Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần sản xuất- Thương mại Hưng Phát Nghệ An

- 3: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 2- 1: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ 2- 2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký chung Bảng 2- 1: Một số danh mục sổ kế toán áp dụng tại Công ty Bảng 2- 2: Một số danh mục chứng từ kế toán của Công ty Sơ đồ 2- 3: Quy trình ghi sổ hạch toán chi tiết Sơ đồ 2- 4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Sơ đồ 2- 5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang hướng tới là nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội Chủ nghĩa, vì thế các doanh nghiệp Việt Nam luôn phải thay đổi để theo kịp với cơ chế thị trường. Các phương án sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải hướng đến phương châm là “sản xuất những cái thị trường cần chứ không phải là sản xuất những cái mình có”. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì các cơ chế, chính sách của Chính phủ cũng không ngừng được thay đổi và hoàn thiện hơn để phù hợp. Bộ tài chính cũng đang trong quá trình hoàn thiện chế độ kế toán để phù hợp với tình hình mới, thể hiện là sự ra đời của chế độ kế toán mới năm 2006. Hạch toán kế toán đã và đang là một công cụ quản lý kinh tế- tài chính quan trọng, đặc biệt là trong tình hình nước ta hiện nay, việc thực hiện thống nhất và đồng bộ công tác hạch toán kế toán là điều hết sức quan trọng. Công ty Cổ Phần sản xuất- thương mại Hưng Phát Austdoor Nghệ An là một doanh nghiệp mới thành lập, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và thương mại. Sản phẩm chính của công ty là các loại cửa cuốn công nghệ Úc và cửa nhựa lõi thép gia cường, đã từng bước nắm bắt được sự tin dùng của thị trường. Để tiếp tục tồn tại, phát triển và tạo dựng được thương hiệu, Công ty phải không ngừng hoàn thiện và phát triển về mọi mặt, đặc biệt là trong công tác quản lý với những định hướng và hoạt động đúng đắn. Tổ chức và thực hiện công tác kế toán đóng một vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp và hiệu quả đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch, tránh tình trạng ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết, góp phần quan trọng trong các quyết định quản trị. Với mục đích đi tìm hiểu thực tế về công tác tổ chức quản lý và tổ chức kế toán của Công ty Cổ Phần Hưng Phát, tìm hiểu tình hình áp dụng chế độ kế toán tại Công ty và vận dụng vào từng phần hành cụ thể, từ đó đúc rút những kinh nghiệm cho bản thân và đề xuất những ý kiến cho những điểm còn hạn chế để hoàn thiện hơn bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại Công ty. Báo cáo tổng hợp gồm 3 phần chính: Phần 1: Giới thiệu tổng hợp về Công ty cổ phần sản xuất- thương mại Hưng Phát Nghệ An Phần 2: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phần 3: Đánh giá tổng quát công tác kế toán tại Công ty Do trình độ còn hạn chế, đặc biệt là thời gian thực tập chưa nhiều, nên mặc dù có nhiều cố gắng nhưng báo cáo không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp của thầy hướng dẫn và của các cô chú anh chị trong toàn Công ty. Em xin chân thành cảm ơn GVHD Nguyễn Quốc Trung và cán bộ công nhân viên trong Công ty Hưng Phát đã giúp đõ em hoàn thành bài viết này! PHẦN 1: GIỚI THIỆU TỔNG HỢP VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT- THƯƠNG MẠI HƯNG PHÁT AUSTDOOR NGHỆ AN 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, mỗi một ngành kinh doanh đã và đang đảm nhận một nhiệm vụ nhất định. Ngành sản xuất các loại cửa là một trong những ngành nghề đóng vai trò quan trọng, phục vụ cho nhu cầu không ngừng phát triển của con người. Công ty CP sản xuất và thương mại Hưng Phát là doanh nghiệp hàng đầu trong cả nước về thương hiệu cửa cuốn cao cấp, cửa nhựa uPVC. Tiền thân cho thương hiệu Hưng phát Nghệ An là Công ty TNHH sản xuất- thương mại Hưng Phát AUSTDOOR có trụ sở đặt tại Hà Nội, ban đầu sản xuất trong lĩnh vực máy in phun công nghiệp. Nắm bắt được nhu cầu đang ngày càng phát triển của con người, năm 2003 công ty đã tiên phong đầu tư dây chuyền sản xuất cửa cuốn công nghệ Úc với dây chuyền máy móc đồng bộ và hiện đại nhập khẩu từ Úc và Đài Loan. Sản phẩm cửa cuốn tấm liền thương hiệu AUSTDOOR ngay từ khi xuất hiện với nhiều tính năng vượt trội như êm, nhẹ, bền, nhanh, an toàn, thuận tiện đã được khách hàng trong cả nước tin dùng. Để đáp ứng nhu cầu đang ngày càng tăng lên và để mở rộng thị trường tiêu thụ trong cả nước, năm 2004 Công ty đã xây dựng hệ thống 3 nhà máy đặt trong cả ba miền của Tổ quốc. Công ty Hưng Phát Nghệ An tiền thân là từ nhà máy số 3 được xây dựng tại thành phố Vinh, Nghệ AN. Công ty Hưng Phát Austdoor Nghệ An được thành lập dưới hình thức góp vốn cổ phần, lấy thương hiệu là AUSTDOOR. Hưng Phát Nghệ An là doanh nghiệp hạch toán độc lập, có con dấu riêng và có tư cách pháp nhân đầy đủ, thành lập năm 2004. Với vốn điều lệ là: 6.000.000.000 đ. * Trụ sở và địa bàn hoạt động: Tên công ty: Công ty CP sản xuất- thương mại Hưng Phát Austdoor Nghệ An Trụ sở chính: Lô số 4, Khu công nghiệp Nghi Phú, Thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An Điện thoại: 0383.518777 Fax: 0383.518666 Website: Tuy chỉ mới thành lập, nhưng Công ty Hưng Phát NA đã không ngừng nổ lực phát triển và trưởng thành. Năm 2005, ngoài hệ thống các sản phẩm cửa cuốn của Úc, Công ty đã tiếp tục đầu tư thêm dây chuyền sản xuất cửa nhựa cao cấp uPVC với lõi thép gia cường, góp phần đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường. Năm 2007, Công ty tiếp tục hướng tới nghiên cứu các sản phẩm cửa cuốn phục vụ cho lĩnh vực công nghiệp cao: cửa cuốn chống cháy, cửa cuốn siêu tốc… Đồng thời kiện toàn phát triển hệ thống kinh doanh trên toàn quốc Năm 2008, 2009: Mục tiêu phát triển hướng tới các sản phẩm phục vụ cho dân dụng và các dự án xây dựng. Xuất phát từ chất lượng sản phẩm, thương hiệu Austdoor của Hưng Phát nói chung và Hưng Phát Nghệ An nói riêng đã và đang từng bước khẳng định vị thế của mình trong niềm tin của người tiêu dùng. Không ngừng đổi mới công nghệ và hoàn thiện sản phẩm, Công ty đang tiếp tục tạo nên lợi thế cạnh tranh trong thị trường và là nền tảng để xây dựng hình ảnh tin cậy và phát triển một thương hiệu tích cực. 1.2. Chức năng, đặc điểm kinh doanh cơ bản của công ty CP sản xuất- thương mại Hưng Phát Nghệ An 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Công ty thực hiện chức năng thiết kế, sản xuất các bộ sản phẩm cửa của các công trình xây dựng theo các đơn đặt hàng và sản xuất sản phẩm theo nhu cầu thị trường. Nhiệm vụ chính của công ty: - Sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao - Hoạt động theo nguyên tắc dân chủ, công khai, thống nhất. Chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật. - Tạo công ăn việc làm cho người lao động - Kinh doanh hiệu quả, tăng lợi tức cho các cổ đông - Nộp thuế, đóng góp cho Ngân sách của Nhà nước theo luật định - Phát triển Công ty ngày càng vững mạnh trên các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 1.2.2. Đặc điểm kinh doanh cơ bản Công ty CP sản xuất- thương mại Hưng phát NA là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập được mở tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng để hoạt động. Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ trong quan hệ giao dịch, kí kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ với các tổ chức kinh tế khác và với các cơ quan Nhà nước. Công ty Hưng Phát là một doanh nghiệp sản xuất và thương mại, chuyên sản xuất các loại cữa gỗ và kim loại, phụ kiện cơ khí, mô tơ điện. Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi (đê, đập, kênh, mương), điện năng, trang trí nội thât, ngoại thất. Sản phẩm của Công ty là loại cửa cuốn Austdoor khe thoáng, cửa cuốn tấm liền Austdoor, cửa nhựa lõi thép uPVC… được sản xuất theo công nghệ của Đức và Úc. Doanh nghiệp có hai phân xưởng sản xuất là phân xưởng sản xuất cửa cuốn và phân xưởng sản xuất các loại cửa nhựa… Sản phẩm của Công ty chủ yếu được sản xuất theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp nhận thiết kế và lắp đặt các bộ sản phẩm tại các công trình. Doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm qua hệ thống các đại lý và hệ thống các kênh bán lẻ trên toàn quốc. Với dây chuyền công nghệ sản xuất hiện đại, toàn bộ thiết bị, vật tư, linh phụ kiện sản xuất được nhập khẩu từ những hãng nổi tiếng của Châu Âu và Châu Á, Công ty đã không ngừng cho ra những sản phẩm có chất lượng cao, tiện lợi, an toàn và thẩm mỹ. Chỉ hơn 4 năm hoạt động, các chỉ tiêu của Công ty đã không ngừng tăng trưởng qua các năm, như các chỉ tiêu về kết quả kinh doanh, các chỉ tiêu về tài sản, về nguồn vốn, về lao động, về thu nhập bình quân.. Dưới đây là một số số liệu cụ thể của các chỉ tiêu qua một số năm hoạt động: Bảng 1-1: MỘT SỐ CHỈ TIÊU HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2006- 2008 Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu thuần 20.370.045.708 25.820.160.500 36.943.967.180 2. Giá vốn 16.055.326.400 19.100.859.040 27.531.116.750 3. Lãi thuần 3.018.960.820 5.460.301.000 7.425.600.520 4. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 3.560.272.000 5.940.205.450 7.540.219.300 5. Tài sản cố định 1.820.174.515 2.970.600.250 4.820.550.000 6. Tài sản lưu động 13.738.800.207 15.400.260.300 18.250.400.240 7. Thu nhập Bình quân/người 1.500.000 1.700.000 1. 850.000 ( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính- Kế toán) Nhìn một cách tổng quát ta thấy rằng, hầu như các chỉ tiêu đều vượt qua các năm, chứng tỏ doanh nghiệp đã phát triển đều về mọi mặt. Doanh nghiệp không ngừng mở rộng không chỉ về quy mô Tài sản, quy mô vốn, quy mô lao động.. mà kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đạt hiệu quả cao, thu nhập bình quân của nhân viên trong Công ty cũng tăng lên, do vậy đời sống của lao động ngày càng được cải thiện. Cụ thể đối với các chỉ tiêu ta thấy: - Doanh thu tiêu thụ thành phẩm và hàng hoá tăng qua các năm. Năm 2008, doanh thu bán hàng tăng so với năm 2007 là 1.4 lần, doanh thu bán hàng năm 2007 tăng 1.26 lần so với năm 2006. Chứng tỏ năng lực sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của Công ty rất tốt. Do tốc độ tăng giá vốn hàng bán năm 2008 so với năm 2007 tăng chậm hơn so với doanh thu bán hàng (tăng 1,3 lần), do đó lợi nhuận gộp đạt được năm 2008 lớn hơn năm 2007. - Lãi thuần năm 2008 tăng nhanh so vơi năm 2007 và năm 2006. Hoạt động tài chính của doanh nghiệp được mở rộng hơn trong năm 2008, thể hiện ở chi phí và doanh thu hoạt động tài chính đều tăng lên. - Các chỉ tiêu phản ánh tài sản của doanh nghiệp cũng tăng đều qua các năm. Để tiếp tục phát triển được sản phẩm về chất lượng, về tính năng, an toàn, tiện lợi… và để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, Công ty đã không ngừng đầu tư trang thiết bị, các dây chuyền công nghệ sản xuất hiện đại có xuất xứ từ nước ngoài. Do đặc điểm của Công ty là một doanh nghiệp sản xuất, do vậy việc đầu tư tài sản cố định, đầu tư trang thiết bị sản xuất phù hợp là rất quan trọng. - Về chỉ tiêu lao động: Ban đầu mới đi vào hoạt động, số lượng lao động của Công ty (cả lao động trực tiếp và lao động gián tiếp) chỉ mới ở con số là hơn 50 người. Hiện nay, với quy mô sản xuất ngày càng lớn, và để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, thị trường tiêu thụ… số lượng lao động của Công ty đã lên đến hơn 100 người, bộ phận lao động gián tiếp của Công ty chiếm gần 20%. Ngoài lao động trực tiếp sản xuất trong các phân xưởng, Công ty còn có một đội lắp đặt chuyên về lắp đặt sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Với quá trình phát triển của Công ty, thu nhập của người lao động cũng tăng đều qua các năm. Nhìn chung, các chỉ tiêu hoạt động của Công ty tăng trưởng qua các năm. Tuy vậy, quy mô doanh nghiệp chưa thực sự lớn, các điều kiện về nguồn vốn, tài sản, lao động.. chưa được mở rộng nhiều. Phù hợp với quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp thì tổ chức bộ máy doanh nghiệp nói chung, bộ máy kế toán nói riêng vẫn còn đơn giản. Sự phân hoá lao động trong bộ phận đang ở mức tương đối. 1.3. Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất và quy trình công nghệ chế biến sản phẩm tại công ty CP sản xuất- thương mại Hưng Phát NA 1.3.1. Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất Công ty CP sản xuất- thương mại Hưng Phát NA là doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại cửa cuốn Austdoor và cửa nhựa lõi thép uPVC. Hai phân xưởng sản xuất của Công ty được xây dựng trong khu vực trụ sở của Công ty, đặt tại khu công nghiệp Nghi Phú, thành phố Vinh, Nghệ An. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được chia làm hai bộ phận: Sản xuất và thương mại. * Bộ Phận sản xuất: Có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm cửa căn cứ vào các đơn đặt hàng và căn cứ vào tình hình tiêu thụ của thị trường. Hoạt động sản xuất được thực hiện ngay tại các phân xưởng của công ty. Sau khi các sản phẩm cửa hoàn thành thì bộ phận lắp đặt sẽ tiến hành đi lắp đặt theo yêu cầu của khách hàng. Do quy mô sản xuất chưa lớn, công tác tập hợp chi phí sản xuất cũng như tính giá thành được chi tiết theo từng loại sản phẩm. * Bộ phận thương mại: Có nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu, các loại linh phụ kiện cần thiết cho sản xuất sản phẩm, khai thác các kênh tiêu thụ thành phẩm tạo thành. Hai bộ phận này có mối liên hệ chặt chẽ, gắn kết với nhau. Dựa vào kế hoạch tiêu thụ từng tháng của bộ phận thương mại mà bộ phận sản xuất sẽ tiến hành sản xuất. Đồng thời bộ phận sản xuất quản lý chi tiết từng lô, từng đợt sản xuất để thông báo tình hình tồn kho cho bộ phận thương mại. Vì Công ty nhận các đơn đặt hàng, thiết kế các bộ sản phẩm cửa theo các công trình nhà ở, các công trình xây dựng khác.. do đó bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành thiết kế và tính toán các chỉ tiêu phù hợp để gửi lệnh sản xuất cho bộ phận sản xuất dưới phân xưởng. 1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại công ty Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty là quy trình sản xuất giản đơn, được tiến hành tại các phân xưởng. Hai loại sản phẩm của Công ty là cửa cuốn Austdoor công nghệ Úc và cửa nhựa lõi thép uPVC được sản xuất theo hai Phân xưởng khác nhau, có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau. Trong mỗi loại cửa lại bao gồm nhiều loại cửa khác, như cửa cuốn thì có cửa cuốn khe thoáng, cửa cuốn tấm liền... đối với cửa nhựa thì có các loại cửa đi mở quay, cửa đi mở trượt, cửa sổ mở đi, cửa sổ mở trượt.. * Đối với các sản phẩm cửa cuốn: Từ nguyên vật liệu đầu vào là Tôn (Các loại tôn màu), các phụ kiện chính, phụ.. quy trình sản xuất sản phẩm theo trình tự như sau: Sơ đồ 1.1: ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM CỬA CUỐN Nguyên vật liệu sản xuất Cắt, ghép tôn Làm chốt, khoá Bắn dây Poligai Quấn lô Bóc xốp Thành phẩm cửa cuốn * Đối với các sản phẩm cửa nhựa: Từ nguyên vật liệu đầu vào là nhựa, thép gia cường và các loại phụ kiện.. quy trình sản xuất sản phẩm theo quy trình như sau: Sơ đồ 1.2: ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM CỬA NHỰA Nguyên vật liệu sản xuất Cắt phô nhựa thành sản phẩm Bắt vít định vị Cắt thép gia cường lồng vào nhựa Hàn liên kết giữa các góc cắt, tạo khung Làm sạch các góc hàn Bỏ roăng Cắt nẹp kính 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP sản xuất- thương mại Hưng Phát NA Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến. Nghĩa là quyết định của giám đốc xuống thẳng các phòng ban và các phân xưởng sản xuất. Làm việc tại văn phòng Công ty gồm có 20 cán bộ công nhân viên, bao gồm: * Giám đốc Công ty: Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giữ chức vụ giám đốc công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo, điều hành hoạt động của các phòng ban và toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty thông qua chỉ thị, mệnh lệnh, kế hoạch sản xuất; chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước về công việc sản xuất kinh doanh của công ty. * Các phòng ban chức năng của công ty: Phòng tổ chức hành chính: quản lý trực tiếp công tác tổ chức, công tác quản trị hành chính; triển khai, thực hiện các chế độ chính sách; thực hiện công tác quản lý hành chính pháp chế, công văn, thư từ, báo chí; phụ trách công tác đào tạo, tuyển dụng và đề bạt cán bộ công nhân viên theo yêu cầu công việc của từng bộ phận; xây dựng định mức tiền lương chung của công ty; theo dõi quản lý, thực hiện các nghiệp vụ về chính sách cho người lao động; tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị của Công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ: + Tổ chức, quản lý, điều hành công tác kinh doanh. + Tìm kiếm, triển khai và mở rộng thị trường. + Phụ trách về việc liên hệ với khách hàng, với cơ quan chức năng Nhà nước có liên quan. + Tìm kiếm, khai thác khả năng đầu tư bên ngoài - Phòng kế toán có nhiệm vụ: Ghi chép, phản ánh và tính toán một cách đầy đủ, chính xác, trung thực kịp thời, liên tục và có hệ thống về tình hình hiện có về tài sản và nguồn vốn của Công ty, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn, lao động, vật tư, tính toán chi phí sản xuất, tính giá thành theo đúng chế độ kế toán thống kê và đảm bảo thông tin kinh tế. Thu thập, tổng hợp số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, lập báo cáo tài chính theo đúng chế độ tài chính kế toán, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác phục vụ yêu câu quản lý cho Ban Giám đốc và các cấp có thẩm quyền cũng như của những người sử dụng thông tin ngoài đơn vị. Ngoài ra phòng kế toán còn có nhiệm vụ: Tham mưu cho giám đốc công ty về hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty. Tổ chức và quản lý nguồn tài chính và thu chi tổng hợp, phân tích các hoạt động kinh tế tài chính trong sản xuất kinh doanh. Xây dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả, các định mức trong sản xuất. Phòng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, hàng hoá, các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất; thiết kế các chỉ tiêu kỹ thuật của sản phẩm, bảo đảm sự ổn định và chính xác của các thông số. Quản đốc phân xưởng: Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành bộ phận sản xuất trong các phân xưởng sản xuất. Các phân xưởng sản xuất của công ty được tổ chức chuyên môn hoá theo chức năng và công nghệ. + Phân xưởng sản xuất số 1: Chuyên sản xuất cửa cuốn với các sản phẩm cửa cuốn Austdoor khe thoáng, cửa cuốn tấm liền… + Phân xưởng sản xuất số 2: Mới được đầu tư dây chuyền công nghệ sản xuất cửa nhựa uPVC cao cấp lõi thép gia cường. Mỗi một phòng ban giữ một nhiệm vụ nhất định, tách biệt, nhưng có mối quan hệ mật thiêt, gắn bó với nhau, đảm bảo cho Công ty luôn trong tình trạng hoạt động tốt. Sơ đồ 1.3 : TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CP SẢN XUẤT- THƯƠNG MẠI HƯNG PHÁT NGHỆ AN Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Phân xưởng sản xuất số 1 Phân xưởng sản xuất số 2 Giám đốc công ty Ghi chú: : Mối quan hệ quản lý giữa các phòng ban PHẦN 2: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT- THƯƠNG MẠI HƯNG PHÁT NGHỆ AN 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, chịu sự giám sát của ban giám đốc. Toàn bộ nhân viên kế toán được lãnh đạo tập trung thống nhất, chuyên môn hoá và cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời cho ban lãnh đạo. Phòng kế toán là cơ quan đầu mối về công tác kế toán, lực lượng cũng như tài liệu được tập trung ở văn phòng Công ty, chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc. Hiện nay, bộ máy kế toán gồm có 7 nhân viên cùng phối hợp làm việc. - Kế toán trưởng: Chị Trần Thị Hiệp giữ chức vụ trưởng phòng, là người tổ chức bộ máy kế toán và chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán- tài chính của Công ty một cách hợp lý, khoa học, phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời các thông tin tài chính của Công ty. Với chức năng này, chị là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc. Chịu trách nhiệm phân công, bố trí công việc cho các nhân viên phòng kế toán. Cuối kỳ tiến hành lập các báo cáo tài chính của Công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh… và cũng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ, việc tính và trích khấu hao TSCĐ. - Kế toán vật tư, sản phẩm, chi phí và giá thành: do chị Hường và chị Hạnh phối hợp thực hiện. Chịu trách nhiệm tổng hợp về lĩnh vực liên quan đến sản xuất và tiêu thụ thành phẩm: hạch toán chi phí nguyên vật liệu sản xuất, nhân công sản xuất, chi phí sản xuất chung… tính giá thành sản xuất sản phẩm. Đồng thời theo dõi doanh thu hoạt động của Công ty. Định kỳ lên sổ cái các tài khoản thích hợp, lập các báo cáo liên quan đến phần hành của mình. - Kế toán ngân hàng, công nợ phải thu, phải trả và kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm giao dịch với Ngân hàng và các bên liên quan; theo dõi vốn bằng tiền của Công ty, tình hình tăng, giảm, tồn đầu kỳ, dư cuối kỳ của tiền gửi Ngân hàng. Đồng thời có nhiệm vụ thực hiện các khoản vay, theo dõi công nợ với khách hàng, với các đại lý. Những phần hành này do chị Yến và chị Nguyệt phụ trách. Đinh kỳ tiến hành lên sổ và lập các báo cáo cần thiết. - Kế toán thuế: do chị Hạnh đảm nhiệm cùng phối hợp với chị Hiệp để thực hiện các nghĩa vụ về thuế, làm việc với các cơ quan thuế và cơ quan hải quan. - Kế toán lương: do chị Dung phòng hành chính chịu trách nhiệm thực hiện, theo dõi và hạch toán lương và các khoản trích theo lương theo đúng chế độ. - Thủ quỹ: theo dõi tình hình tăng, giảm tiền mặt; quản lý quỹ tiền mặt hiện có tại Công ty. Thực hiện các nghiệp vụ thu chi quỹ hàng ngày, cuối kỳ lập các báo cáo cần thiết. Phần hành này do chú Sơn đảm nhận. Do khối lượng công việc tương đối lớn nên một người còn phải đảm nhận nhiều công việc cùng một lúc. Nhưng nhìn chung, với đội ngũ nhân viên có trình độ, có tính chuyên môn hoá và sự phối hợp chặt chẽ, có trách nhiệm với công việc nên họ đều hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc. ( sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty- trang bên) Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Kế toán trưởng Kế toán vật tư, sản phẩm, chi phí và giá thành Kế toán ngân hàng, công nợ và thanh toán Kế toán thuế Kế toán TSCĐ Kế toán lương Thủ quỹ 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1. Đặc điểm chung trong việc vận dụng chế độ kế toán tại công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và những quy định, hướng dẫn cụ thể trong chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Niên độ kế toán của Công ty trùng vào năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 của năm đó. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên; nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho là theo giá gốc; phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ là phương pháp bình quân gia quyền. Công ty đăng kí tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tài sản cố định được xác định theo nguyên giá, được phản ánh trên bảng cân đối kế toán theo các chỉ tiêu nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ sử dụng: Công ty tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Doanh nghiệp chưa thực hiện các nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay, chi phí phải trả, các khoản dự phòng phải trả và chưa thực hiện nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái. 2.2.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty CP sản xuất- thương mại Hưng phát NA Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán tại đơn vị mà hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, với hệ thống sổ sách sử dụng tương đối phù hợp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Hệ thống sổ Công ty sử dụng bao gồm: sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Trong đó, sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ Nhật ký, sổ Cái; sổ kế toán chi tiết gồm: sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Sổ Nhật ký là căn cứ để vào Sổ Cái các tài khoản. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Sơ đồ 2.2: SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THE0 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra * Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày, các chứng từ kế toán liên quan đến các phần hành kế toán khác nhau được các nhân viên phụ trách mỗi phần hành đó kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng được phản ánh vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đến các phần hành kế toán cụ thể. Công ty có mở các sổ nhật ký đặc biệt, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ tập hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, loại trừ các nghiệp vụ kinh tế ghi trùng lắp. - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản và hệ thống chứng từ trong Công ty - Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp Công ty Hưng Phát vận dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ tài Chính và vận dụng cho phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. * Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp bao gồm: Tài khoản phản ánh tài sản và tài khoản phản ánh nguồn vốn. Trong đó tài khoản phản ánh tài sản bao gồm tài khoản phản ánh tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn, tài khoản phản ánh nguồn vốn bao gồm tài khoản phản ánh nợ phải trả và nguồn vốn chủ sỡ hữu. Một số tài khoản phản ánh tài sản ngắn hạn doanh nghiệp sử dụng: TK 111- Tiền mặt TK 112- Tiền gửi ngân hàng TK 131- Phải thu khách hàng TK 138- Phải thu khác TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi TK 155- Thành phẩm TK 156- Hàng hoá… Một số tài khoản phản ánh tài sản dài hạn mà doanh nghiệp sử dụng: TK 211- Tài sản cố định hữu hình TK 213- Tài sản cố định vô hình … Tài khoản phản ánh nguồn vốn bao gồm tài khoản phản ánh nợ phải trả ngắn hạn, dài hạn và tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sở hữu. Một số tài khoản phản ánh nợ phải trả: TK 331- Phải trả người bán TK 333- Thuế phải nộp TK 334- Phải trả công nhân viên TK 311, 341… Tài khoản phản ánh nguồn vốn chủ sỡ hữu: TK 411- Nguồn vốn kinh doanh TK 431- Quỹ khen thưởng phúc lợi TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối Tài khoản phản ánh chi phí và giá thành: TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, TK 632, TK 154 Tài khoản phản ánh kết quả kinh doanh: TK 511, TK 515.. Các tài khoản ngoài bảng * Công ty CP sản xuất- thương mại Hưng Phát Nghệ An là một doanh nghiệp vừa, do vậy hệ thống tài khoản sử dụng chủ yếu là tài khoản tổng hợp. Doanh nghiệp có chi tiết thành các tiểu khoản và chi tiết theo đối tượng cụ thể, phù hợp với chế độ và đặc điểm của doanh nghiệp. - Đối với TK loại 1: Doanh nghiệp theo dõi chủ yếu trên tài khoản cấp 1, một số tài khoản cấp 2 và cấp 3, chi tiết theo đối tượng sử dụng. Cụ thể như: Tài khoản theo dõi công nợ phải thu, doanh nghiệp chi tiết theo từng loại sản phẩm (Cửa nhựa hoặc cửa cuốn), đồng thời theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, từng đại lý. Ví dụ: chi tiết công nợ phải thu cửa cuốn TK 131: Phải thu Đại lý Bá Tuấn, chi tiết 131: Phải thu Đại lý Phú Cường… Đồng thời doanh nghiệp theo dõi trên TK tổng hợp 131 công nợ phải thu cửa cuốn, cửa nhựa. Đối với Tài khoản theo dõi nguyên vật liệu: TK 152, doanh nghiệp chi tiết thành hai TK cấp 2 là: TK 1521: nguyên vật liệu chính; TK1522: nguyên vật liệu phụ. Trong đó TK 1521,1522 được chi tiết thành các tài khoản cấp 3, theo dõi chi tiết theo đối tượng sử dụng, cụ thể là: TK 15211: Nguyên vật liệu chính sản xuất cửa cuốn TK 1521 TK 15212: Nguyên vật liệu chính sản xuất cửa nhựa Tương tự đối với TK 1522, doanh nghiệp chi tiết thành: TK 15221- Nguyên vật liệu phụ sản xuất cửa cuốn, TK 15222- Nguyên vật liệu phụ sản xuất cửa nhựa. Doanh nghiệp theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dỡ dang và thành phẩm theo hai loại sản phẩm sản xuất chính, là chi tiết theo cửa cuốn Austdoor và cửa nhựa lõi thép: Tk 1541: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang phân xưởng sản xuất cửa cuốn, Tk 1542: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang phân xưởng sản xuất cửa nhựa. - Đối với tài khoản loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, loại 6: Doanh nghiệp cũng theo dõi chủ yếu trên TK cấp 1, và mở chi tiết thêm theo TK cấp 2, cấp 3 như quy định và theo yêu cầu quản lý. Do quy mô và đặc điểm kinh doanh mà Công ty CP sản xuất- thương mại Hưng Phát NA vận dụng hệ thống tài khoản như trên, cũng do đặc điểm như vậy mà doanh nghiệp hình thành nên hệ thống sổ tương ứng để theo dõi, phù hợp với chế độ và phù hợp với doanh nghiệp. Danh mục sổ mà Công ty áp dụng theo hình thức sổ Nhật ký chung như là: Bảng 2.1: MỘT SỐ DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY STT TÊN SỔ KÝ HIỆU 01 Sổ Nhật ký chung S03a- DN 02 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1- DN 03 Sổ Nhật ký chi tiền S03a2- DN 04 Sổ Nhật ký ._.