Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần LICOGI 12

đầu: 1981 (Đơn vị tiền thân: Xí nghiệp Thi công cơ giới số 12). Vốn điều lệ: 50.000.000.000 VNĐ (Năm mươi tỷ Việt Nam Đồng). Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần LICOGI 12 Công ty cổ phần LICOGI 12 là công ty được cổ phần hoá từ doanh nghiệp Nhà nước là Công ty cơ giới và xây lắp số 12 trực thuộc Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng LICOGI - Bộ Xây dựng theo quyết định số 1523/QĐ – BXD 29/09/2004 của Bộ Xây dựng. Là một doanh nghiệp nhà nước thành lập ngày 24/2/2004 với tên gọi: Xí nghiệp thi công cơ giới số 12 tại Hoà Bình. Xí nghiệp có nhiệm vụ tham gia thi công các hạng mục chính của nhà máy thuỷ điện Hoà Bình. Với trên 1500 CBCNV trong đó có hàng trăm kỹ sư, trung cấp, hàng ngàn công nhân kỹ thuật lành nghề, được trang bị hàng trăm ô tô, máy đào, máy ủi hạng nặng của Liên Xô và các nước Đông Âu. Trong 10 năm (1981-1991) Xí nghiệp đã khoan nổ, phá đá, đào, vận chuyển hàng chục triệu mét khối đất đá, đập đập lõi đất - tuyến năng lượng nhà máy thuỷ điện Hoà Bình. Kết thúc thắng lợi nhiệm vụ thi công nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, Xí nghiệp đã chuyển trụ sở và địa bàn hoạt động về Hà Đông (QĐ số 567BXD-TCLĐ ngày 10/10/1991 của Bộ Xây dựng) và về Hà Nội (QĐ số 99 BXD-TCLĐ ngày 1/3/1995); đổi tên thành Xí nghiệp cơ giới và xây lắp số 12 (QĐ số 289BXD-TCLĐ ngày 7/5/1995), thành Công ty cơ giới và xây lắp số 12 (QĐ số 01BXD-TCLĐ ngày 2/11/1995). Đây là giai đoạn chuyển đổi của nên kinh tế từ kinh tế kế hoạch sang nền kinh tế thị trường. Công ty cơ giới và xây lắp số 12 đã nhanh chóng chuyển hướng, đa dạng hoá sản phẩm, tổ chức lại lực lượng, đầu tư nâng cấp máy móc thiết bị, từng bước chiếm lĩnh thị trường, tham gia thi công rất nhiều công trình lớn nhỏ thuộc nhiều ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước như thuỷ điện, nhiệt điện, công trình giao thông, thuỷ lợi, các nhà máy, khu công nghiệp, các khu đô thị, công sở và các công trình dân dụng… Tháng 9 năm 2004, Công ty đã tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp, chuyển thành Công ty cổ phần Cơ giới và Xây lắp số 12 – LICOGI 12. Tháng 8 năm 2006 đổi tên thành Công ty cổ phân LICOGI 12. Cùng với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức, Công ty đã đổi mới toàn diện lực lượng cán bộ, công nhân kỹ thuật, máy móc thiết bị, công nghệ - áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000, tạo ra năng lực và khả năng cạnh tranh to lớn, đa dạng hoá sản phẩm từ san nền, xử lý nền móng, xây dựng, sản xuất và lắp đặt kết cấu thép, đủ khả năng thi công nhiều công trình trọng điểm nhà nước như thuỷ điện Sơn La, Trung tâm hội nghị Quốc gia và hàng loạt công trình khác cùng lúc. Tốc độ tăng trưởng bình quân của công ty đạt 30% / năm, giá trị sản lượng đạt trên 350 tỷ VNĐ/năm, lợi nhuận đạt trên 6 tỷ VNĐ/ năm. Công ty đã được Đảng và Nhà Nước tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý: Huân chương lao động hạng nhất năm 1998 Huân chương lao động hạng hai năm 1995 Cờ thi đua xuất sắc toàn quốc năm 2003, 2006 Cờ thi đua xuất sắc ngành xây dựng năm 2001, 2002, 2004, 2005, 2007. Nhiều bằng khen của Thủ tướng chính phủ, bộ trưởng Bộ xây dựng, Tổng liên đoàn và công đoàn xây dựng Việt Nam. Nhiều công trình do công ty thi công đạt huy chương vàng chất lượng. Tổng quan về tình hình tài chính của Công ty cổ phần LICOGI 12 Tóm tắt các tài sản và các khoản nợ trên cơ sở báo cáo tài chính đã được phê duyệt quyết toán trong 3 năm tài chính vừa qua: Bảng 1-1 Kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần LICOGI 12 giai đoạn 2005 - 2007 STT Tài sản Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Tổng tài sản 319.069.376.077 294.990.168.682 354.629.385.191 2 Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 194.285.129.636 193.222.620.108 229.614.748.916 3 Tổng cộng nguồn vốn 319.069.376.077 294.990.168.682 354.629.385.191 4 Lợi nhuận trước thuế 2.579.785.743 2.657.503.826 7.147.858.544 5 Lợi nhuận sau thuế 2.579.785.743 2.657.503.826 6.146.477.734 6 Giá trị tổng sản lượng 331.140.501.000 312.384.567.000 348.488.000.000 7 Doanh thu 248.151.660.514 252.793.417.820 332.644.528.790 Nguồn: Phòng tài chính kế toán Bình luận về thông tin trên bảng tóm tắt: Theo bảng trên ta nhận thấy: Tổng tài sản và Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn năm 2006 giảm so với năm 2005. Do đầu tư tài sản giảm nên giá trị tổng sản lượng năm 2006 giảm so với năm 2005. Tuy nhiên giá trị sản lượng, các công trình thi công hoàn thành được thanh toán năm 2006 tăng lên so với năm 2005 nên doanh thu năm 2006 tăng so với 2005, từ đó dẫn đến lợi nhuận sau thuế năm 2006 tăng lên so với năm 2005. Trong năm 2007 đầu tư về Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn tăng lên; Tổng tài sản cũng tăng vượt so với năm 2005 và năm 2006. Điều này làm gia tăng Giá trị tổng sản lượng năm 2007 so với năm 2005, và năm 2006. Đồng thời, doanh thu năm 2007 tăng lên so với năm 2005, 2006. Bên cạnh đó, năm 2007 với kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm chi phí, Lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2007 tăng lên gấp gần 3 lần so với năm 2005 và năm 2006. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần LICOGI 12 Các ngành kinh doanh chính của Công ty cổ phần LICOGI 12 Các ngành kinh doanh chính Vận chuyển, san lấp nền móng các loại công trình xây dựng bằng phương tiện cơ giới xây dựng. Xử lý nền móng bằng phương tiện Cơ giới ( Khoan nhồi, đóng cọc bê tông cốt thép, ván thép, ống thép các loại, cọc Baretter) Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông ( Cầu, đường bộ, sân bay, bến cảng, đường hầm…). Xây dựng các công trình thuỷ điện, nhiệt điện, xây lắp đường dây và trạm biến thế, hệ thống điện, điện lạnh, hệ thống thông tin liên lạc. Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà ở, hạ tầng khu đô thị, hạ tầng khu công nghiệp. Sản xuất và chế biến, khai thác và kinh doanh vật liệu xây dựng (Đá xây dựng, bê tông thương phẩm, cấu kiện bê tông đúc sẵn). Sản xuất và kinh doanh sản phẩm cơ khí, kết cấu thép, vật tư và thiết bị xây dựng, sản xuất cầu trục và thiết bị nâng. Đầu tư kinh doanh dịch vụ khách sạn, khu du lịch, vui chơi giải trí. Đầu tư xây dựng và kinh doanh các công trình thuỷ điện vừa và nhỏ. Xuất nhập khẩu thiết bị, vật liệu xây dựng. Tổ chức đưa lao động Việt Nam đi lao động có thời hạn tại nước ngoài. Tư vấn thiết kế, giám sát các công trình xây dựng. Thí nghiệm vật liệu xây dựng, khảo sát địa chất công trình. Xây dựng hệ thống thiết bị công nghiệp, kinh doanh xăng, dầu, mỡ. Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật. Trong quá trình kinh doanh và phát triển, công ty cổ phần LICOGI 12 đã thi công hàng trăm công trình quan trọng, trọng điểm của nền kinh tế quốc dân; LICOGI 12 liên tục nhận thầu thi công các công trình lớn đạt tiêu chuẩn quốc tế và các công trình trọng điểm của nhà nước trên mọi lĩnh vực. Thuỷ điện: Tham gia xây dựng thuỷ điện Sông Đà, thủy điện Thác Mơ, thuỷ điện Sơn La, thuỷ điện A Vương… Nhiệt điện: Tham gia xây dựng nhà máy nhiệt điện Phả Lại Khu công nghiệp: Khu công nghiệp Phúc Khánh, thị xã Thái Bình - Tỉnh Thái Bình, khu công nghiệp Bắc Thăng Long, khu công nghiệp Sài Đồng… Giao thông: tham gia xây dựng tuyến đường 1, đường 5 và các tuyến đường trọng điểm liên tỉnh, liên huyện trên cả nước. Công trình công cộng: San lấp mặt bằng liên hiệp thể thao quốc gia, sân vận động Mỹ Đình - Từ Liêm – Hà Nội. Công trình văn hoá thể thao tổng hợp Hà Tĩnh, trung tâm phục hồi hỗ trợ phát triển nhạc cụ dân tộc, bảo tàng mỹ thuật Việt Nam, trung tâm đào tạo vận động viên cấp cao dân tộc Hà Nội. Xây dựng nhà cao tầng đô thị: Toà nhà trung tâm giao dịch công nghệ thông tin thành phố Hà Nội ( 17 tấng), nhà ở No 3 Dịch Vọng - Cầu Giây – Hà Nội. Xây dựng điện: Tại khu tái định cư Đồng Tầu – Thành phố Hà Nội… Công trình công nghiệp: Nhà máy thức ăn gia súc Cargill Việt Nam. Các dự án xử lý nền móng bằng khoan cọc nhồi, đúc đóng cọc cho nhà cao tầng các khu đô thị mới: Linh Đàm, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình 2, nhà máy xi măng Hoàng Mai, Cầu Thanh Trì – Hà Nội. Xây dựng hạ tầng kỹ thuật khu tái định cư Đồng Tàu (gói thầu CP13), trung tâm địa ốc Sài Gòn, đúc, đóng cọc và khoan nhồi gia cố nền khu đô thị mới Mỹ Đình II, xây dựng nhà máy thức ăn gia súc Cargill Việt Nam, xây dựng hạ tầng kỹ thuật chính trung tâm vận động viên cao cấp thành phố Hà Nội… Năng lực của Công ty LICOGI 12 Với bề dày trên 20 năm, với đội ngũ cán bộ lãnh đạo, chuyên gia giàu kinh nghiệm và công nhân kỹ thuật lành nghề. LICOGI 12 có đủ khả năng thi công các công trình với yêu cầu kỹ thuật, chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Trong nhiều năm qua, LICOGI 12 đã và đang nhận được sự tín nhiệm của các khách hàng trong và ngoài nước và là một trong những nhà thầu có uy tín nhất trong lĩnh vực xây dựng. Nguồn nhân lực: Công ty hiện có gần 7000 cán bộ công nhân viên trong đó 230 người có trình độ đại học và trên đại học, 470 người là công nhân kỹ thuật lao động lành nghề. Thiết bị: Máy khoan cọc nhồi: Sumitomo 570, Hitachi KH125, Hitachi KH100D, ED 5500 sản xuất tại Nhật Bản Các loại máy đóng cọc: Nipppsanio D480/D308, Hitachi CP 46 sản xuất tại Nhật Bản Các loại búa đóng cọc có trọng lượng từ 1,8 tấn đến 4,5 tấn sản xuất tại Nhật Bản và Trung Quốc. Các loại cẩu trục, cẩu tháp, cẩu bánh xích sản xuất tại Pháp, Nhật Bản, Nga. Các loại máy xúc, máy đào, maý xúc lật, máy san sản xuất tại Mỹ, Nhật Bản, Nga. Các loại ô tô tự đổ như Hyundai, Kpaz, Kamaz sản xuất tại Nga, Volvo sản xuất tại Thụy Điển. Các loại lu lốp, lu rung… Máy phát điện, máy nén khí… Trạm trộn bê tông, máy trộn bê tông, máy nghiền đá, máy cắt bê tông, máy cắt tôn thép… Ngoài ra công ty còn sở hữu các loại thiết bị thí nghiệm, thiết bị trắc đạc hiện đại và những thiết bị khác phục vụ công tác thi công xây dựng, san nền và các công tác khác như hệ thống giàn giáo, cốp pha định hình chất lượng cao. Quy trình triển khai dịch vụ của Công ty cổ phần LICOGI 12 Hoạch định quá trình triển khai Mục đích: Đảm bảo các dịch vụ được thực hiện theo các bước đã xác định nhằm kiểm soát được chất lượng. Nội dung: Xây dựng kế hoạch chất lượng bao gồm: + Xác định các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu cụ thể cho dịch vụ. + Phân công trách nhiệm và quyền hạn cụ thể trong các công đoạn khác nhau của quá trình hoặc các giai đoạn của dịch vụ. + Xác định nhu cầu thiết lập các hoạt động, các tài liệu và các nguồn lực cần thiết cho dịch vụ. + Xác định các biện pháp kiểm tra, giám sát thực hiện. + Quy trình các hồ sơ chất lượng cần lưu trữ. Quy trình cung cấp các dịch vụ chính của Công ty LICOGI 12 Quy trình tổ chức thực hiện dịch vụ: Sơ đồ 1-1 Tổ chức thực hiện dịch vụ của Công ty LICOGI 12 Thiết lập các mục tiêu kế hoạch năm Phê duyệt/Giao kế hoạch năm cho các phòng, ban Theo dõi tình hình thực hiện và xử lý tình huống Điều chỉnh các sai lệch so với thực hiện Nguồn: Quy trình chất lượng Công ty cổ phần LICOGI 12 Thiết lập các mục tiêu kế hoạch năm – phê duyệt kế hoạch năm cho các phòng ban - điều chỉnh các sai lệch so với thực hiện: Phòng kinh tế kế hoạch có chức năng theo dõi về kế hoạch thực hiện của các phòng, ban. Theo dõi tình hình thực hiện và hỗ trợ kỹ thuật cho các phòng ban: Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ theo dõi về mặt nhân sự và hỗ trợ cán bộ kỹ thuật khi cần thiết. Phòng cơ giới vật tư có trách nhiệm theo dõi, điều phối xe máy, thiết bị tạo điều kiện về năng lực máy móc cho các phòng, ban. Quản lý dự án: Nội dung các hoạt động với công tác đấu thầu: Xử lý thông tin và làm hồ sơ dự thầu: Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ lập hồ sơ thầu dưới sự chỉ đạo chung của công ty. Đàm phán hợp đồng: Khi có thông báo trúng thầu hoặc chỉ định thầu, phòng Kinh tế Kế hoạch có nhiệm vụ thương thảo đi đến ký kết hợp đồng. Triển khai thực hiện – theo dõi thực hiện dự án - kiểm tra nghiệm thu – thanh toán: Ban lãnh đạo Công ty bổ nhiệm đội trưởng, chủ công trình, trưởng ban điều hành dự án tuỳ theo tính chất của công trình. Phòng TCHC có nhiệm vụ lập và trình lãnh đạo cơ cấu tổ chức và biên chế các thành viên trong Ban điều hành. Phòng KTKH sẽ tiến hành: Phân chia công việc, thanh toán khối lượng công việc. Thiết lập đơn giá, định mức mới và quyết toán Hợp đồng. Phòng TCKT có nhiệm vụ giám sát quy trình thi công, xử lý sai hỏng, phòng ngừa, phê duyệt biện pháp thi công chi tiết và nghiệm thu bàn giao. Phòng CG có chức năng quản lý điều phối và cung ứng xe máy, thiết bị. Phòng VT cung cấp vật tư, bảo hộ lao động cho công trường. Mối liên hệ giữa các quy trình dịch vụ và yêu cầu của tiêu chuẩn: Công ty LICOGI 12 quản lý và cung cấp dịch vụ cho nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau do đó mỗi quy trình cung cấp dịch vụ và chuyển giao đến khách hàng và tất cả các khâu này của quy trình dịch vụ đều đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001-2000 theo nguyên tắc chung như sau: Quá trình liên quan đến khách hàng: Khái quát: Đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng được ghi nhận, được xem xét về khả năng đáp ứng mọi thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện đều được thực hiện. Nội dung: Các yêu cầu của khách hàng được xác định rõ và ghi thành văn bản. Các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm được nhận biết đầy đủ. Việc xem xét được Ban lãnh đạo Công ty thực hiện nhằm bảo đảm cho Công ty có đủ năng lực để thực hiện các yêu cầu của khách hàng trước khi nộp Hồ sơ dự thầu. Sau khi giám đốc Công ty chấp nhận các yêu cầu của khách hàng, thông tin về yêu cầu đó được chuyển tới tất cả các bộ phận có liên quan để thực hiện yêu cầu. Trong trường hợp có sự thay đổi về yêu cầu, Giám đốc Công ty thực hiện xem xét lại năng lực cung cấp và lập bản phụ lục hợp đồng, thông tin nào cũng được chuyển tới tất cả các phòng, ban liên quan để tiến hành giải quyết. Phòng KTKH thực hiện việc giao dịch với khách hàng để thu nhận ý kiến và giải quyết các khiếu nại theo quy trình tiếp nhận và xử lý các ý kiến của khách hàng. Tất cả các hồ sơ liên quan được lưu trữ đầy đủ. Quá trình thi công: Khái quát: Đảm bảo toàn bộ quá trình thi công từ lúc nhận thông tin đầu vào đến lúc bàn giao sản phẩm phải được quản lý, kiểm soát chặt chẽ. Mọi sự thay đổi phát sinh đều được giải quyết nhằm thoả mãn khách hàng cao nhất. Nội dung: Các yêu cầu về thi công của khách hàng đều được xác định rõ và được ghi thành văn bản. Kế hoạch thi công được thiết lập và thường xuyên cập nhật nhằm kiểm soát các giai đoạn và thông tin trong quá trình thi công. Việc xem xét, kiểm tra quá trình thi công đều được thực hiện tại mỗi giai đoạn nhằm đảm bảo đầu ra công trình là phù hợp với dữ liệu đầu vào và phù hợp với yêu cầu sử dụng, Các nội dung thay đổi được giải quyết và được ghi thành văn bản. Tất cả các tài liệu, hồ sơ liên quan được lưu trữ đầy đủ. Kiểm soát các phương tiện theo dõi và đo lường: Để đảm bảo các dịch vụ cung cấp cho khách hàng đạt chất lượng, đáp ứng các yêu cầu đề ra. Công ty LICOGI 12 đã đưa ra các quy định cụ thể phục vụ cho công tác theo dõi và đo lường chất lượng dịch vụ, đó chính là các kế hoạch thực hiện, trách nhiệm của cán bộ kiểm tra và phê duyệt trước khi bàn giao cho khách hàng. Các quy định và trách nhiệm này phải được phê duyệt và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu đề ra. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng công tác kiểm tra định kỳ, đánh giá nội bộ như những công cụ theo dõi đo lường và các công cụ này luôn được điều chỉnh, phê duyệt trước khi tiến hành. Quy trình thực hiện hợp đồng kinh tế Biểu đồ thực hiện hợp đồng Mục đích: Quy trình nhằm mục đích kiểm soát việc xem xét các Hợp đồng kinh tế của Công ty với đối tác ký kết hợp đồng, nhằm xác định các yêu cầu do đối tác đưa ra hoặc thoả mãn các yêu cầu của Công ty, các yêu cầu chế tài và pháp luật liên quan đến nội dung Hợp đồng và các yêu cầu bổ sung khác. Quy trình này còn xác định và sắp xếp một cách hiệu quả trao đổi các thông tin với đối tác có liên quan đến sản phẩm cung cấp và xử lý các yêu cẩu và xử lý các yêu cầu và sửa đổi trong quá trình tiến hành xem xét Hợp đồng. Phạm vi áp dụng: Áp dụng đối với các loại Hợp đồng kinh tế do Công ty cổ phần LICOGI 12 ký kết. Định nghĩa: “Đối tác”: ở đây là Pháp nhân có thể là Chủ đầu tư của dự án Nhà thầu chính đảm nhận việc thực hiện toàn bộ dự án. “Sản phẩm”: Là các công việc, hạng mục hoặc công trình thuộc các lĩnh vực hoạt động của Công ty được quy định trong giấy phép hành nghề. “Hợp đồng”: Là những cam kết, ràng buộc giữa Công ty LICOGI 12 và Khách hàng đối với việc đảm nhận thực hiện dự án. Trách nhiệm: Giám đốc hoặc người được uỷ quyền: Đàm phán với khách hàng khi có yêu cầu . Ký kết Hợp đồng. Phê duyệt việc thay đổi Hợp đồng. Trưởng phòng KTKH hay người được uỷ quyền: Tiếp nhận và xem xét các yêu cầu của Khách hàng. Đàm phán với khách hàng về các nội dung của Hợp đồng. Chỉnh lý bản thảo Hợp đồng sau đó trình giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt. Nhân viên phòng KTKH: Lập dự thoả Hợp đồng theo yêu cầu của Trưởng phòng KTKH. Vào sổ theo dõi hồ sơ hợp đồng để thuận tiện cho việc sửa đổi, bổ sung. Bộ phận chức năng có nhiệm vụ thu thập thông tin về dự án (qua quá trình đầu thầu) hoặc các thông tin về giá cả, chủng loại, các nhà cung cấp ,… đối với các hợp đồng mua bán vật tư, máy móc, thiết bị và các điều kiện liên quan khác gửi về Phòng KTKH và phối hợp với Phòng KTKH trong quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin. Mô tả quy trình thực hiện hợp đồng kinh tế Sơ đồ 1-2 Quy trình thực hiện hợp đồng kinh tế tài Công ty cổ phần LICOGI 12 Tiếp nhận thông tin Đấu thầu Đàm phán Ký hợp đồng Hợp đồng giao khoán Theo dõi thực hiện hợp đồng Nghiệm thu, thanh quyết toán Lưu hồ sơ Trúng thầu Các phòng ban, CBCNV Phòng Kỹ thuật, Phòng KT-KH Giám đốc, Phòng KT-KH Giám đốc Giám đốc, Phòng KT-KH Phòng KT-KH, Phòng Kỹ thuật Phòng KT-KH, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế Toán Phòng KT-KH, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế Toán Nguồn: Quy trình chất lượng Công ty cổ phần LICOGI 12 Mô tả quy trình: Tiếp xúc, thu thập thông tin: Các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm thu thập thông tin về đối tác. Đối với hợp đồng nhận thầu thi công xây lắp: Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm tiếp xúc và thu thập thông tin về dự án và yêu cầu của khách hàng qua việc tiếp nhận thư mời thầu và tổ chức đấu thầu. Đối với các Hợp đồng mua bán vật tư của Công ty: Phòng cơ giới - vật tư có trách nhiệm lập dự trù vật tư, tập hợp các bản chào giá, và các yêu cầu khác. Tiếp nhận và xử lý thông tin: Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin về công việc, hàng hoá cung cấp, các bộ phận chức năng có trách nhiệm chuyển toàn bộ các thông tin đó về phòng KTKH để xử lý các thông tin đó. Đối với các công trình nhận thầu thi công xây lắp: Khách hàng gửi thông báo trúng thầu hoặc văn bản chỉ định thầu tới Công ty cổ phần LICOGI 12. Phòng KTKH trình Giám đốc, báo cáo Giám đốc về việc trúng thầu trên, chuẩn bị thương thảo ký hợp đồng với khách hàng và chuẩn bị các nguồn lực để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc của dự án. Đồng thời với việc tiếp nhận thông báo trúng thầu hoặc văn bản chỉ định thầu từ khách hàng, phòng KTKH tiếp nhận các hồ sơ, tài liệu khác liên quan đến dự án như: Hồ sơ dự thầu, các bản vẽ, các quy định từ phía khách hàng hoặc từ phòng Kỹ thuật thi công. Đối với các hợp đồng mua bán vật tư nhập về kho của Công ty: Phòng cơ giới – vật tư sẽ chuyển về phòng KTKH toàn bộ các thông tin liên quan như kế hoạch dự trù mua bán vật tư đã được duyệt, các báo giá, các thông tin, yêu cầu từ phía Nhà cung cấp và cả Hợp đồng. Đối với các hợp đồng mua bán xe máy thiết bị thi công: Phòng cơ giới - vật tư sẽ thực hiện các bước thủ tục để mua thiết bị sau đó chuyển các thông tin có được về phòng KTKH để xử lý thông tin đó. Đàm phán nội dung Hợp đồng kinh tế: Phòng KTKH tiến hành đàm phán với đối tác ký kết hợp đồng các nội dung Hợp đồng, bao gồm: + Nội dung chi tiết các công việc cần thực hiện + Giá cả hợp đồng + Tiến độ thực hiện Hợp đồng + Trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên Soạn dự thảo Hợp đồng: Sau khi cả hai bên đã thống nhất và các yêu cầu của khách hàng đã được xem xét thoả đáng, tiến hành soạn thảo Hợp đồng theo những nội dung đã thoả thuận. Người soạn thảo tiến hành soạn thảo Hợp đồng theo các yêu cầu đã được xem xét và thống nhất giữa các bên. Sau khi soạn thảo xong, Trưởng phòng KTKH hoặc người được uỷ quyền sẽ kiểm tra, xem xét các nội dung của Hợp đồng. Xem xét và phê duyệt Hợp đồng; Nếu Hợp đồng đạt được đủ mọi yêu cầu thì phòng KTKH trình Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền xem xét phê duyệt. Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền xem xét và ký phê duyệt Hợp đồng. Đăng ký Hợp đồng: Hợp đồng sau khi được Giám đốc hoặc người uỷ quyền ký sẽ lưu lại Phòng KTKH 01bản, chuyển 06 bản cho đối tác ký. Nhân viên quản lý Hợp đồng sẽ vào sổ theo dõi Hợp đồng, đánh số hợp đồng, ghi ngày tháng ký kết hợp đồng. Phòng KTKH có trách nhiệm theo dõi đôn đốc khách hàng ký Hợp đồng và mang đủ ít nhất 03 bộ về công ty. Trong thời gian 03 ngày chuyển cho Phòng TCKT 01 bộ, 01 bộ chuyển cho phòng chức năng có liên quan, sao gửi Phòng KT 01 bản và Phó giám đốc phụ trách thi công 01 bản. Thay đổi nội dung Hợp đồng đã ký Nếu đối tác có yêu cầu thay đổi nội dung Hợp đồng đã ký thì phải lập thành văn bản, trong đó nêu rõ nội dung chi tiết các yêu cầu thay đổi đó. Khi nhận được yêu cầu thay đổi nội dung Hợp đồng đã ký kết từ phía đối tác, phòng KTKH sẽ xem xét và cùng các bộ phận phòng ban chức năng liên quan, người phụ trách thi công trực tiếp công trình đưa ra phương án giải quyết. Sau khi làm việc lại và thống nhất với khách hàng về những nội dung chính thức các yêu cầu cần phải sửa đổi trong Hợp đồng, Phòng KTKH lập phụ lục Hợp đồng, Thủ tục kiểm tra, xem xét, ký duyệt, quản lý, lưu trữ Phụ lục Hợp đồng theo các bước như được quy định đối với Hợp đồng. Lưu trữ hồ sơ: Nhân viên lưu trữ hồ sơ sẽ lập File riêng để lưu Hợp đồng cùng các hồ sơ liên quan đến Hợp đồng sau này. Việc lưu trữ tuân thủ theo quy trình lưu trữ. Sơ đồ tổ chức hiện trường thi công Sơ đồ 1-3 Tổ chức hiện trường thi công tại Công ty cổ phần LICOGI 12 Tổng Giám Đốc Công ty Cổ phần LICOGI 12 Ths. DƯƠNG XUÂN QUANG Các phòng ban nghiệp vụ Ban chỉ huy công trường LICOGI12 Chỉ huy trưởng công trường Các kỹ sư thuộc tổ đội kỹ thuật hiện trường Giám sát của chủ đầu tư Đội thi công cọc An toàn lao động, vệ sinh lao động và các công việc khác Đội thi công điện nước Đội thi công bê tông, xây, hoàn thiện Đội thi công cốt pha cốt thép Đội thi công mộc - thép Nguồn: Phòng kỹ thuật của Công ty Thuyết minh sơ đồ tổ chức hiện trường Khi trúng thầu Công ty cổ phần LICOGI 12 sẽ thành lập Ban chỉ huy công trường để trực tiếp chỉ đạo thi công công trình. Ban chỉ huy công trường gồm có Chỉ huy trưởng công trường và các cán bộ chuyên nghành giúp việc cho Ban chỉ huy công trường điều hành trực tiếp với các tổ đội thi công. Mối quan hệ giữa trụ sở chính và việc quản lý hiện trường: Tại trụ sở chính: Công ty cổ phần LICOGI 12 nắm các yêu cầu của Chủ đầu tư để điều hành các phòng ban chức năng Công ty. BCH công trường hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài hiện trường: Ban chỉ huy công trường bao gồm: Chỉ huy trưởng, các bộ phận nghiệp vụ giúp việc như Tổ kỹ thuật, an toàn, kiểm tra chất lượng, bộ phận vật tư, tài vụ… tại công trường để phối hợp quản lý điều hành các tổ đội thi công. Đồng thời, Ban chỉ huy công trường cũng trực tiếp quan hệ với BQL của chủ đầu tư giám sát công việc thi công hàng ngày. Mô tả quan hệ giữa trụ sở chính và việc quản lý ngoài hiện trường: Chỉ huy trưởng công trường quản lý hiện trường chịu sự lãnh đạo của Công ty có trách nhiệm: Tổ chức thực hiện sản xuất, đảm bảo an toàn cho người và thiết bị trong quá trình thi công. Giải quyết mọi vấn đề vướng mắc giữa A-B và các bên có liên quan trong phạm vi được giao. Thường xuyên phải báo cáo tình hình công việc về Công t. Trách nhiệm và thẩm quyền được giao phó cho quản lý hiện trường: a. Chỉ huy trưởng: Là người chỉ huy cao nhất tại công trường thay mặt cho Công ty trực tiếp phối hợp với BQL của Chủ đầu tư điều hành mọi công việc thi công trên công trường. Trình độ: Đại học Trách nhiệm: Điều hành chung toàn công trường Công tác quản lý: các kỹ sư kỹ thuật chuyên môn, quản lý gián tiếp với các đội. Cán bộ kỹ thuật, chất lượng an toàn: Trình độ: Đại học. Trách nhiệm: trực tiếp chỉ đạo thi công toàn bộ dự án. Quản lý điều hành các công việc chuyên môn toàn công trường. Cán bộ kế hoạch: Trình độ: Đại học. Trách nhệm: Quản lý khối lượng thi công và làm hồ sơ đơn giá thanh toán. Công tác quản lý: Quản lý trực tiếp khối lượng công việc và chuyên môn và gián tiếp các bộ phận trên công trường. Các tổ đội thi công: Trình độ: Kỹ sư, cán bộ kỹ thuật Trách nhiệm: Trực tiếp điều hành công việc với từng công nhân, tổ nhóm. Xây dựng kế hoạch tuần, tháng về nhân lực tiến độ, sử dụng vật tư tài chính để phục vụ thi công công trình theo tiến độ. Quản lý: trực tiếp quản lý, chăm lo đời sống CBCNV trong đội. Tổ chức lao động: Người đứng đầu chịu trách nhiệm chính tại công trình là chỉ huy trưởng công trình thay mặt Công ty giải quyết các công việc trên công trường, giúp việc cho chỉ huy trưởng công trường là các kỹ sư và các đội sản xuất. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần LICOGI 12 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần LICOGI 12 Sơ đồ 1-4 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần LICOGI 12 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính của Công ty Thuyết minh sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, Đại hội đồng cổ đông được tổ chức và hoạt động theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty. Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ giám sát Tổng giám đốc điều hành và những người quản lý khác trong Công ty. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật và Điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quyết định. Ban kiểm soát: Là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong hoạt động quản lý của Hội đồng quản trị, hoạt động điều hành kinh doanh của Tổng Giám Đốc; trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Tổng Giám Đốc. Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị của Công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Các Phó Tổng Giám đốc: Giúp việc Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám đốc uỷ quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty. Kế toán trưởng: Có trách nhiệm đề xuất tham mưu các vấn đề liên quan đên kế toán, tài chính của Công ty, tổ chức điều hành công tác kế toán, chịu trách nhiệm về các hoạt động tài chính kế toán và đảm bảo tuân thủ và thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Luật kế toán hiện hành. Các phòng, ban: Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong các lĩnh vực chuyên môn. Tổ chức thực hiện công tác chuyên môn theo sự điều hành của Tổng Giám đốc và Phó Giám đốc trực tiếp chỉ đạo. Các đơn vị trực thuộc Công ty: Thực hiện công việc dưới sự chỉ đạo, điều hành của Tổng Giám đốc, và thông qua các phòng, ban liên quan. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Mục tiêu của từng bộ phận: Phòng tổ chức hành chính: Đảm bảo cung cấp đầy đủ cán bộ công nhân đúng trình độ, đúng chuyên môn cho các bộ phận sản xuất. Phòng kinh tế kế hoạch: Đề ra kế hoạch sản xuất, tổng kết việc thực hiện kế hoạch sản xuất của các đơn vị thi công. Phòng cơ giới vật tư: Điều phối thiết bị kịp thời cho các đơn vị thi công bảo đảm không có phiếu yêu cầu thiết bị tồn đọng. Đảm bảo đầy đủ công tác dự trữ vật tư tồn kho tối thiểu. Phòng Dự án đầu tư: Điều phối dự án đầu tư kịp thời theo tình hình thực tế, lập tiến độ thực hiện các dự án. Phòng Kỹ thuật: Quản lý chặt chẽ thiết bị đo lường, cung cấp đầy đủ bảo hộ lao động cho cán bộ công nhân viên theo yêu cầu. 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: a. Chủ tịch Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị trong số thành viên của Hội đồng quản trị. Quyền và nghĩa vụ của chủ tịch Hội đồng quản trị: Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị. Chuẩn bị chương trình, nội dung các tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng quản trị. Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị Theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị Chủ toạ họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Điều lệ Lập chương trình công tác và phân công các thành viên thực hiện việc kiểm tra, giám sát hoạt động của Công ty Thay mặt Hội đồng quản trị ký duyệt các văn bản, quy định, thoả thuận thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị và đã được Hội đồng quản trị phê duyệt. Được uỷ quyền và chịu trách nhiệm về sự uỷ quyền của mình Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Pháp luật. b. Thành viên Hội đồng quản trị Thành viên Hội đồng quản trị trực tiếp thực thi nhiệm vụ đã được Hội đồng quản trị phân công, không uỷ quyền cho người khác. Nhiệm vụ và quyền hạn của thành viên Hội đồng quản trị như sau: Nghiên cứu, đánh giá tình hình, kết quả hoạt động và đóng góp vào công việc xây dựng phương hướng phát triển, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ. Được uỷ quyền yêu cầu các cán bộ chức danh trong Công ty cung cấp đầy đủ mọi tài liệu có liên quan đến hoạt động của Công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình. Tham dự phiên họp của Hội đồng quản trị, thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc nội dung phiên họp, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông và trước Hội đồng quản trị về những quyết định của mình. Thực hiện điều lệ của Công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Nghị quyết của Hội đồng quản trị có liên quan đến từng thành viên theo sự phân công của Hội đồng quản trị. Thành viên Hội đồng quản trị là đại diện quản lý phần vốn Nhà nước tại Côn._.