Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần KTC Việt Nam

oạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có nhiều mặt thuận lợi và cũng gặp không ít những khó khăn. Qua bản báo cáo tổng hợp trên chúng ta sẽ biết rõ thêm về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần KTC Việt Nam. I. Giới thiệu tổng quát về Công ty cổ phần KTC Việt Nam 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty cổ phần KTC Việt Nam được sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty cổ phần số 0103007688 lần đầu vào ngày 12 tháng 05 năm 2005 Tên giao dịch: K.T.C VietNam Joint stock company Tên viết tắt : K.T.C CO.,JSC Trụ sở chính của công ty đặt tại: 227- Hà Huy Tập- thị trấn Yên Viên- Gia Lâm- Hà Nội Nhưng sau đó để thuận tiện cho hoạt động kinh doanh công ty đã chuyển trụ sở chính về tại: thôn Du Ngoại- xã Mai Lâm- Đông Anh- Hà Nội theo thay đổi đăng ký kinh doanh lần 2 vào ngày 12 tháng 05 năm 2006. Tuy mới trải qua gần 04 năm hoạt động nhưng công ty đã từng bước khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường trong nước. Trong quá trình xây dựng và phát triển, công ty đã không ngừng đầu tư và mở rộng công ty. Từ chỗ chỉ có một trụ sở chính đặt tại Mai Lâm- Đông Anh- Hà Nội thì nay công ty còn mở rộng thêm ra cả các chi nhánh ở thành phố Hải Dương và thêm một văn phòng giao dịch ở Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội. Các chi nhánh này ngoài việc phát triển mạng lưới khách hàng cho công ty mà còn có nhiệm vụ chính là thực hiện chức năng tuyển dụng nhân viên cho công ty. Kế hoạch trong những năm tới, song song với việc giữ vững và phát triển thị trường đã có sẵn, công ty tiếp tục phát triển ra nhiều tỉnh thành phố trong cả nước nhằm làm tăng số lượng khách hàng và ngày càng khẳng định thương hiệu của công ty hơn nữa. 2. Lĩnh vực kinh doanh và mục tiêu hoạt động của Công ty cổ phần KTC Việt Nam Lĩnh vực kinh doanh của công ty là: Tư vấn, lắp đặt hệ thống chống trộm, báo cháy Kinh doanh dịch vụ bảo vệ Dịch vụ vệ sinh công nghiệp Sản xuất, thiết kế thời trang, hàng may mặc Buôn bán văn phòng phẩm Dịch vụ ăn uống (không bao gồm kinh doanh quán bar) Tư vấn, lắp đặt máy bộ đàm Thi công các công trình dân dụng, giao thông cơ sở hạ tầng Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hoá Cho thuê xe du lịch Tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật) Dịch vụ thu hồi nợ Mặc dù công ty đăng ký kinh doanh trên nhiều lĩnh vực như vậy nhưng nhiệm vụ chính của công ty ngay từ những ngày đầu mới thành lập là cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, bao gồm: Bảo vệ con người: Bao gồm các hoạt động về bảo vệ sự an toàn về tính mạng, sức khoẻ, danh dự, nhân phẩm của người được thuê bảo vệ theo hợp đồng. Bảo vệ về tài sản và hàng hoá: tức là đảm bảo sự an toàn cho tài sản, hàng hoá hợp pháp của các tổ chức, cá nhân được thuê bảo vệ theo hợp đồng. Bảo vệ an toàn cho các cơ quan doanh nghiệp Nhà nước, tư nhân trong nước Bảo vệ an toàn cho các hội chợ, các điểm vui chơi giải trí theo hợp đồng…. Công ty sẽ trực tiếp tuyển dụng nhân viên, tự đào tạo họ có nghiệp vụ bảo vệ thành thạo rồi từ đó cung cấp cho các khách hàng có nhu cầu thuê bảo vệ. Những năm trước đây thì loại hình kinh doanh này còn khá mới mẻ ở nước ta, nhưng trong hai, ba năm gần đây thì loại hình kinh doanh này trở lên khá phổ biến. Điều này đòi hỏi sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt. Đứng trước thách thức đó, công ty luôn đề ra mục tiêu rõ ràng cụ thể là phải luôn cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, không ngừng phát triển mạng lưới kinh doanh khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước nhằm tối đa hoá lợi nhuận cho các cổ đông, cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao thu nhập cho người lao động. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Hội đồng quản trị Ban lãnh đạo công ty Phòng Hành chính-Nhân Sự Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Phòng nghiệp vụ Ban Thanh Tra Các chi nhánh Bảng 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty Từ sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần KTC Việt Nam là theo mô hình trực tuyến chức năng. Với mô hình này đã cho thấy sự phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban, tận dụng các cá nhân giỏi trong từng lĩnh vực, tuy nhiên với mô hình này vẫn cần một đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, trình độ chuyên môn cao để có thể điều hành quản lý công ty có hiệu quả. * Hội đồng quản trị quản lý chỉ đạo việc thực hiện các hoạt động kinh doanh và các công việc của công ty trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty. * Ban lãnh đạo công ty là bộ phận lãnh đạo quản lý trực tiếp mọi hoạt động của công ty, bao gồm tổng giám đốc, phó tổng giám đốc công ty. - Tổng giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Tổng giám đốc là người đại diện của công ty trước pháp luật, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước hội đồng quản trị về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Tổng giám đốc phải trực tiếp phát triển thị trường, xúc tiến và ký kết các hợp đồng kinh tế, thiết lập đường hướng kinh doanh, đường hướng đối ngoại và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.Tổng giám đốc cũng là người vạch kế hoạch công tác cho từng tháng, quý, năm, giao nhiệm vụ và chỉ đạo sát xao để các bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ. - Phó tổng giám đốc được tổng giám đốc uỷ quyền thực hiện một số lĩnh vực cụ thể của công ty như: phụ trách mọi hoạt động tài chính của công ty, đảm bảo nguồn tài chính ổn định, giải quyết các chế độ và quyền lợi của người lao động theo đúng quy định hiện hành của công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước tổng giám đốc về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. * Phòng hành chính nhân sự: gồm có trưởng phòng và các nhân viên trong phòng. Đây là bộ phận có chức năng quản lý hành chính nhân sự, quản lý và lưu trữ các hồ sơ dữ liệu, công văn đi đến, văn bản lưu, quản lý hồ sơ nhân sự, con dấu. Phòng hành chính nhân sự tổ chức thực hiện các hoạt động tuyển dụng nhân sự, mua sắm sửa chữa các trang thiết bị phục vụ công việc, quản lý và đề xuất thực hiện các quy định về phúc lợi cho toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về kết quả làm việc của phòng mình. * Phòng Kinh doanh: gồm trưởng phòng và các nhân viên dưới quyền. Đây là bộ phận có nhiệm vụ lập kế hoạch chiến lược kinh doanh cho công ty và các kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn cụ thể trong chiến lược phát triển của công ty.Tổ chức thực hiện tốt công tác tiếp thị với khách hàng, quan hệ chặt chẽ với phòng Nghiệp vụ để lên phương án bảo vệ cụ thể cho từng mục tiêu, tham mưu cho lãnh đạo trong các cuộc đàm phán với khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về kết quả làm việc của phòng mình. * Phòng kế toán: gồm trưởng phòng và các nhân viên dưới quyền. Đây là bộ phận có chức năng quản lý vấn đề tài chính của công ty. Quyết toán thuế theo quy định, báo cáo hàng tháng tới Phó Giám Đốc một cách trung thực, chính xác, theo dõi thu chi chặt chẽ chỉ xuất tiền khi đã có đầy đủ chữ ký, đôn đốc công nợ với khách hàng, làm lương và trả lương cho cán bộ nhân viên chính xác và đúng ngày. Giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế cho người lao động, giải quyết các chế độ cho các bộ phận khác theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc, tham mưu cố vấn các khoản chi phí bất hợp lý cho lãnh đạo. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về kết quả làm việc của phòng mình. * Phòng nghiệp vụ: gồm 01 trưởng phòng, 02 phó phòng trong đó 01 phó phòng phụ trách về nghiệp vụ làm việc tại mục tiêu và 01 phó phòng phụ trách việc đào tạo nghiệp vụ ban đầu cho nhân viên, và các nhân viên trong phòng. Đây là bộ phận trực tiếp quản lý Chỉ huy trưởng tại các mục tiêu (các điểm mà khách hàng thuê bảo vệ), đôn đốc chỉ đạo sát xao việc thực hiện các nhiệm vụ và duy trì nội quy kỷ luật của công ty. Trực tiếp có mặt tại mục tiêu để chỉ đạo giải quyết các vụ việc phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ. Bộ phận này cũng đảm nhiệm công tác đào tạo cho các nhân viên mới vào về các mặt nghiệp vụ như: Nội quy lao động công ty, Điều lệnh vũ trang, Võ thuật, Ngoại ngữ giao tiếp, Phòng cháy chữa cháy, Pháp luật chính trị, Nghiệp vụ bảo vệ. Quản lý nhân viên chặt chẽ trong thời gian huấn luyện. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về kết quả làm việc của phòng mình. * Ban thanh tra: gồm 05 người- trưởng ban và các thanh tra viên. Đây là bộ phận kiểm tra giám sát, đôn đốc toàn bộ các hoạt động của nhân viên tại mục tiêu để phát hiện xử lý, uốn nắn, nhắc nhở với những nhân viên vi phạm. Có quyền đình chỉ bất cứ nhân viên nào nếu xét thấy mức độ hành vi có thể gây nguy hại cho công ty. Tham gia công tác xét khen thưởng, kỷluật và các nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của công ty. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về kết quả làm việc của phòng mình. * Các chi nhánh: hiện nay công ty mới có 01 chi nhánh ở TP.Hải Dương và 01 văn phòng đại diện ở Thanh Xuân. Các đơn vị trực thuộc này hoạt động trên cơ sở tuân thủ nội quy của công ty và tuân thủ theo pháp luật, có chức năng chính là thực hiện việc tuyển dụng nhân sự đầu vào cho công ty, bên cạnh đó phát triển thương hiệu mạng lưới kinh doanh cho công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về tình hình hoạt động của đơn vị mình. 4. Đặc điểm nguồn vốn của công ty Ngay từ ngày đầu thành lập số vốn điều lệ của công ty là: 5.000.000.000 đồng (Năm tỷ đồng việt nam). Trải qua quá trình hoạt động kinh doanh và để đáp ứng sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường thì hiện nay số vốn điều lệ của công ty đã lên 9.500.000.000 đồng (Chín tỷ năm trăm triệu đồng việt nam). Trong đó 100% vốn thuộc sở hữu các cổ đông sáng lập và góp vốn. 5. Đặc điểm sản phẩm và cơ cấu lao động của công ty * Đặc điểm sản phẩm: Điểm khác biệt so với các công ty ngoài nghành đó là sản phẩm sản xuất kinh doanh của công ty không phải là hàng hoá có thể mua bán trao đổi trên thị trường mà sản phẩm của công ty là những nhân viên được đào tạo bài bản và có trình độ nghiệp vụ bảo vệ chuyên nghiệp nhất. Quá trình cung cấp nhân viên tới khách hàng được tiến hành như sau: Đầu tiên cán bộ tuyển dụng sẽ đi tuyển mộ nhân viên từ khắp các tỉnh thành trong cả nước, sau đó thực hiện việc sơ tuyển (xem có đủ chiều cao,cân nặng hay không?), nếu đạt hình thức nhân viên sẽ nộp hồ sơ và tham gia khoá đào tạo về nghiệp vụ bảo vệ trong vòng 2 đến 3 tháng, kết thúc khoá học toàn bộ nhân viên sẽ làm bài kiểm tra cuối khóa, nếu đạt nhân viên sẽ được ra mục tiêu thực tập một tuần, rồi sau đó nhận công việc chính thức. * Đặc điểm cơ cấu lao động: Lao động của công ty đều có sự thay đổi qua các năm: Chỉ tiêu Năm 2006 (người) Năm 2007 (người) Năm 2008 (người) 1. Trình độ Trên Đại học 0 0 0 Đại học- Cao Đẳng 15 22 30 THCN 10 25 27 Chưa qua đào tạo 100 90 90 Qua đào tạo nghiệp vụ 20 55 90 2. Độ tuổi 18-30 100 135 157 31-50 35 50 75 >50 10 7 5 3. Giới tính Nữ 10 20 25 Tổng 145 192 237 Bảng I.2 Cơ cấu lao động công ty Nguồn: Phòng Hành chính- nhân sự Qua bảng số liệu trên ta thấy quy mô nguồn nhân lực của công ty đều tăng dần qua các năm, điều này rất phù hợp với tình hình phát triển của công ty trong mỗi giai đoạn. Bởi khi số lượng nhân viên tăng lên thì chứng tỏ số lượng nhân viên cung cấp tới khách hàng cũng tăng theo, có nghĩa với việc công ty ngày càng ký kết nhiều hợp đồng, làm doanh thu tăng cao, cho thấy công ty đang phát triển rất tốt. Số lượng nhân viên có trình độ Đại học – Cao đẳng cũng tăng qua các năm, chủ yếu những nhân viên này làm công tác văn phòng, quản lý và điều hành. Một điểm mạnh của công ty là số lượng nhân viên đã qua đào tạo bảo vệ chuyên nghiệp đến làm đều tăng dần, điều này chứng tỏ công ty ngày càng phát triển và đã thu hút được lực lượng lao động ở các công ty khác chuyển đến làm. Như vậy công ty đã giảm thiểu được đáng kể chi phí đào tạo cho những nhân viên mới này. Tuy nhiên cũng như các công ty khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh dịch vụ bảo vệ thì số lượng nhân viên chưa qua đào tạo vẫn chiếm một tỷ lệ khá cao ở cả 3 năm (Năm 2006 chiếm 68.96% tổng số lao động, Năm 2007 chiếm 46.87% tổng số lao động, Năm 2008 chiếm 37.97% tổng số lao động). Về cơ cấu lao động theo độ tuổi của công ty thì độ tuổi từ 18- 30 tuổi chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng số lao động của công ty trong cả 3 năm. Năm 2006 là: 68.96%, năm 2007 là: 70.31%, năm 2008 là 65.4%. Nhóm tuổi từ 31-50 tuổi chiếm khoảng gần 30% tổng số lao động trong cả 3 năm. Đội ngũ lao động này dày dặn kinh nghiệm và có thể kèm cặp chỉ bảo những nhân viên mới vào làm. Như vậy ta thấy đội ngũ lao động của công ty khá trẻ. Đây là lực lượng nòng cốt tương lai của công ty, họ sẽ rất năng động, sáng tạo, khả năng tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm nhanh. Do đó họ có thể cống hiến sức lực cũng như trí tuệ cho công ty nhiều hơn và vì thế công ty cũng cần có những chế độ đào tạo và đãi ngộ thích hợp. Do đặc điểm nghành nghề lĩnh vực kinh doanh của công ty chủ yếu là bảo vệ các nhà máy, xí nghiệp, các công ty do đó tỷ lệ lao động nam là chủ yếu. Lao động nữ chiếm tỷ lệ rất thấp (Năm 2008 chỉ ở mức 10.5%). Điều này cũng rất phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty. Như vậy kể từ khi thành lập đến nay, mặc dù đã trải qua gần 04 năm nhưng gần như không có sự biến động nhiều về nguồn nhân lực của công ty. Điều này tạo điều kiện rất thuận lợi cho sự phát triển của công ty, công ty sẽ không phải lo vấn đề nguồn nhân lực đầu vào mà Ban lãnh đạo sẽ yên tâm phát triển mạng lưới kinh doanh. II. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua và phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 1. Tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2006 đến tháng 6 năm 2008 Chúng ta có thể theo dõi thực trạng hoạt động của công ty qua bảng sau: Đơn vị tính: Đồng Việt Nam Chỉ tiêu 2006 2007 6 tháng đầu 2008 1. Doanh thu bán hàng, DV 2. Các khoản giảm trừ DT 3. Doanh thu thuần 2.167.926.560 3.501.286.834 2.059.297.033 4.Giá vốn hàng bán 1.248.696.205 5. Lợi nhuân gộp 919.230.355 3.501.286.834 2.059.297.033 6.Doanh thu hoạt động TC 7. Chi phí tài chính 9.889.692 20.121.292 15.576.694 8. Chi phí quản lý KD 852.822.548 3.453.734.030 2.026.000.000 9. Lợi nhuận thuần từ HĐSXKD 56.518.225 27.431.512 17.720.339 10. Thu nhập khác 683.643 1.144.439 500.093 11. Chi phí khác 12. Lợi nhuận khác 683.643 1.144.439 500.093 13.Tổng LN trước thuế 57.201.758 28.575.951 18.220.432 14.Chi phí thuế TNDN 16.016.492 8.001.266 5.101.721 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN 41.185.266 20.574.685 13.118.711 Bảng II.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ 2006- 6/2008 Nguồn: Phòng kế toán Do sự hội nhập hoá và toàn cầu hóa của nền kinh tế đang ngày càng cao, nền kinh tế chuyển dịch mạnh từ nông nghiệp sang công nghiệp và dịch vụ do đó ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang kinh doanh các lĩnh vực dịch vụ. Đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp. Tuy mới thành lập gần 04 năm nhưng công ty đã nỗ lực phát triển rất nhiều. Qua bản báo trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đang ngày càng phát triển. Từ năm 2006 đến 06 tháng đầu năm doanh thu thuần đều tăng nhanh, năm 2006 là: 2.167.926.560 đồng nhưng đến năm 2007 đã là: 3.501.286.834 đồng, tăng lên những 61.5%. Trong khi đó lợi nhuận trước thuế giảm đã kéo theo lợi nhuận sau thuế giảm từ 41.185.266 đồng xuống còn 20.574.685 đồng. Doanh thu của công ty tăng cao chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty đang rất thuận lợi, số lượng khách hàng của công ty ngày càng nhiều, điều này đồng nghĩa với việc số lượng nhân viên bảo vệ cung cấp cho khách hàng ngày càng nhiều. Điều này cũng đòi hỏi công ty phải mua sắm trang thiết bị đi kèm để phục vụ nhân viên như: quần áo đồng phục, dây lưng, cầu vai, còng số 8, doi sắt…đồng thời việc trả lương cho nhân viên cũng tăng cao do đó làm tăng chi phí quản lý kinh doanh năm 2006 đến 2007 tăng từ 852.822.548 đồng lên 3.453.734.030 đồng. 6 tháng đầu năm 2008, công ty vẫn giữ được mạng lưới kinh doanh rộng khắp, vẫn giữ chân nhiều khách hàng do vậy doanh thu thuần của công ty tăng là: 2.059.297.033 đồng, bằng 58.8% doanh thu cả năm 2007. Trong khi đó chi phí quản lý kinh doanh vẫn còn ở mức khá cao là: 2.026.000.000 đồng, bằng 98.3% doanh thu, làm lợi nhuận sau thuế giảm nhiều chỉ còn là: 13.118.711 đồng. Điều này cho thấy sang năm 2008 công ty vẫn tiếp tục tăng lương cho nhân viên, tiếp tục đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ nhân viên và văn phòng nhiều. Như vậy đến cuối năm 2008 và trong những năm tiếp theo công ty một mặt phải không ngừng đẩy mạnh doanh thu bằng cách đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, làm tăng số lượng khách hàng. Mặt khác công tác quản lý cần phải thắt chăt hơn nữa để làm sao giảm thiểu tối đa mọi chi phí nhưng vẫn phảI đảm bảo đời sống cho nhân viên bảo vệ. 2. Quy chế về quản lý lao động và cán bộ công ty Người lao động là một trong những nhân tố quan trọng quyết định tới sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh của công ty. Điều này còn quan trọng hơn nữa khi đây lại là một công ty kinh doanh chủ yếu về con người chứ không phải hàng hoá như những công ty khác. Do vậy việc ban hành quy chế quản lý lao động và cán bộ công ty là cực kỳ cần thiết với kế hoạch phát triển hoạt động của công ty. Nội dung của quy chế quản lý lao động và cán bộ của công ty cổ phần KTC việt Nam liên quan đến vấn đề tuyển dụng, đào tạo và bố trí phân công công tác đối với nhân viên bảo vệ; tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng và phân công phân cấp quản lý nhân viên bảo vệ, giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên bảo vệ, nhận xét đánh giá, bổ nhiệm miễn nhiệm, điều động, hạ bậc nâng bậc lương cho cán bộ và nhân viên bảo vệ, khen thưởng kỷ luật lao động, kiểm tra công tác cán bộ lao động giải quyết khiếu nại, tố cáo…. Quy chế quy định rõ các nghĩa vụ, quyền và lợi ích người lao động được hưởng. Đối với cán bộ trong quy chế có chỉ ra sự phân cấp quản lý cán bộ: thẩm quyền của Hội đồng quản trị công ty, của tổng giám đốc công ty, trưởng các phòng ban. Thẩm quyền của các cấp quản lý này vẫn theo nguyên tắc đó là những vấn đề về đánh giá bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng kỷ luật cán bộ phải do Tổng giám đốc quyết định sau khi tham khảo ý kiến của các cấp dưới. Quy chế còn đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể của cán bộ giữ chức vụ lãnh đạo đó là tiêu chuẩn về phẩm chất con người, về năng lực trình độ, đạo đức lối sống, sự tín nhiệm, ngoài ra còn tiêu chuẩn cụ thể với từng chức danh lãnh đạo. Chẳng hạn như đối với chức danh trưởng phòng kế toán : ngoài những tiêu chuẩn chung thì trưởng phòng kế toán cần phải thực hiện tốt việc xây dựng quy chế phân phối tiền lương và thu nhập cho toàn công ty, xây dựng nội quy và quy chế của công ty về lĩnh vực được phân công, xây dựng quy chế quản lý tài chính, công tác thuế và quyết toán thuế, thực hiện việc giải quyết chế độ chính sách cho người lao động sau khi đã được phòng Hành chính nhân sự đề xuất. Nhận xét và đánh giá, bổ nhiệm miễn nhiệm nâng hạ bậc lương và một số công việc khác do yêu cầu của từng thời điểm khác nhau. Ngoài ra bản quy chế lao động và cán bộ quản lý công ty còn quy định về việc đánh giá cán bộ hàng năm, nhằm mục đích nâng cao hơn nữa phẩm chất năng lực và hiệu quả công tác của cán bộ, còn làm căn cứ tuyển chọn, xây dựng quy hoạch đào tạo bồ dưỡng….Mặt khác trong bản quy chế này cũng còn quy định rõ về trình tự cũng như nguyên tắc bổ nhiệm, miễn nhiệm đối với cán bộ lãnh đạo. Hàng năm công ty căn cứ vào kế hoạch nhân sự mà có nhu cầu tuyển dụng lao động và tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Trong quy chế quản lý lao động quy định rõ cách thức, đối tượng và thời hạn ký hợp đồng lao động cho mỗi đối tượng lao động được tuyển vào công ty; tiêu chuẩn tuyển dụng của công ty; chương trình đào tạo nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp Bản quy chế lao động và cán bộ quản lý công ty còn xây dựng nên hình thức khen thưởng và kỷ luật. Có các hình thức khen thưởng với tập thể và hình thức khen thưởng cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác, có thể xét thưởng bằng vật chất hoặc tinh thần cho xứng đáng. Những cán bộ và nhân viên vi phạm quy chế này cũng quy định rõ các hình thức kỷ luật như: phê bình, cảnh cáo, đình chỉ công tác… Các vấn đề trong bản quy chế quản lý lao động và cán bộ công ty trên là những vấn đề đang được công ty rất quan tâm và chú ý thực hiện tốt nhất. Bên cạnh đó đa phần nhân viên trong công ty còn có tuổi đời rất trẻ do vậy công tác quản lý nhân sự cần phải năng động, sáng tạo để làm nhân viên yên tâm công tác và gắn bó lâu dài với công ty. 3. Phương hướng phát triển công ty trong thời gian tới Qua bản báo cáo kết quả tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm vừa qua chúng ta cũng thấy công ty đang ngày càng đi lên. Tuy tuổi đời của công ty còn non trẻ nhưng nhờ có một đường lối kinh doanh đúng đắn và đội ngũ cán bộ quản lý giàu kinh nghiệm đã dần đưa công ty ngày càng phát triển và khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường. Mặc dù không có năm nào công ty làm ăn thua lỗ nhưng lợi nhuận mang về hàng năm của công ty vẫn còn ở mức thấp. Do đó để nâng cao lợi nhuận và phấn đấu hoàn thành kế hoạch nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong thời gian tới công ty có những giải pháp sau: 3.1 Công tác kinh doanh: Thường xuyên khảo sát bám sát thị trường trong nước, tổ chức thực hiện thật tốt công tác tiếp thị với khách hàng, vạch địa bàn hoạt động, xúc tiến có hiệu quả các hoạt động kinh doanh nâng cao hơn nữa thương hiệu của công ty trên thị trường. Chăm sóc và giữ chân các khách hàng then chốt của công ty, khai thác triệt để các khách hàng tiềm năng. Thường xuyên thu thập và lắng nghe ý kiến phản hồi của khách hàng để tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty để từ đó cung cấp một chất lượng dịch vụ tốt nhất tới khách hàng. Xây dựng kế hoạch khuyến khích các đơn vị và cá nhân cả về vốn, con người, cơ chế để mở rộng hoạt động kinh doanh trên cơ sở đảm bảo hiệu quả và bảo toàn được vốn. Những cá nhân, đơn vị mang về được nhiều Hợp đồng kinh tế thì được chia phần trăm cao hơn nữa, như vậy mới thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty. 3.2. Công tác quản lý tài chính Tiếp tục duy trì và mở rộng quan hệ với ngân hàng để đảm bảo hạn mức vốn cho hoạt động kinh doanh. Quản lý sát sao các phương án kinh doanh nhất là quản lý dư nợ cho từng phương án cho từng khách hàng lớn. Đặc biệt chú trọng công tác thu hồi công nợ, tránh để tình trạng nợ đọng kéo dài, củng cố kiện toàn bộ phận quản lý theo dõi. Thực hiện việc trả lương cho nhân viên đúng ngày tháng. Phòng kế toán vừa thực hiện nhiệm vụ quản lý, theo dõi công nợ vừa trực tiếp đốc thúc thu hồi công nợ. Vào cuối hàng tháng, tổng giám đốc cùng phòng kế toán , phòng hành chính nhân sự tổ chức bàn giao với Ban giám đốc và phụ trách kế toán về hiệu quả kinh doanh và thu hồi công nợ. 3.3. Công tác đầu tư phát triển Công ty tiến hành hoàn thiện các thủ tục cần thiết để mở thêm chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh, vì đây là thành phố rất phồn vinh, nhiều công ty nhà máy xí nghiệp đóng tại đây, thành phố này sẽ là thị trường rất tiềm năng. Nếu khai thác thành công thì đây sẽ là một thị trường mang lại nguồn lợi nhuận khá lớn. Ngoài ra công ty còn cho mở các văn phòng đại diện ở Lạng Sơn, Tuyên Quang, Thái nguyên vì đay là những tỉnh sẽ cung cấp nguồn nhân lực rất dồi dào, đáp ứng nhu cầu nhân lực đầu váo cho công ty. 3.4. Công tác tổ chức - cán bộ - lao động tiền lương Triển khai xây dựng chuyên đề “ mô tả công việc” đối với cán bộ văn phòng công ty tạo tiền đề nâng cao năng suất làm việc văn phòng công ty. Chuyên đề này đòi hỏi cná bộ nhân viên phải mô tả được các công việc mình đã làm được hay chưa làm được theo ngày, tháng, quý, năm. Nghiên cứu và xây dựng rõ ràng về việc trả lương, cách tính lương cho nhân viên bảo vệ. Như: một nhân viên bảo vệ trung bình làm 8h/ ngày, nhưng do nhu cầu công việc phải tăng ca thì số tiền lương ngoài giờ sẽ được tính thêm và lương làm đêm phải có thêm hệ số giờ đêm cho nhân viên. Phân phối thu nhập đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện. Ban hành quy chế trả lương và phân phối thu nhập cho khối văn phòng công ty. 3.5 Cơ chế quản lý kinh doanh, tài chính và quản lý giám sát thực hiện Phải khẩn trương cụ thể hoá việc tổ chức quản lý, kiểm tra theo dõi việc ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng kinh tế. Tăng cường hệ thống khách hàng then chốt, chế độ quản lý giá, báo giá…Ngoài ra còn nghiên cứu xây dựng quỹ dự phòng rủi ro trong kinh doanh và quy chế quản lý quỹ này. Chấn chỉnh chế độ báo cáo và thông tin kinh tế, động viên khen chê kịp thời những đơn vị chấp hành tốt và chưa tốt trong công tác thông tin báo cáo. 3.6 Xây dựng nề nếp làm việc và quảng cáo thương hiệu Đa phần nhân viên bảo vệ còn có tuổi đời khá trẻ và phần lớn đều xuất thân từ những vùng nông thôn, vì vậy trình độ học vấn còn thấp, công ty phải thường xuyên tổ chức các buổi toạ đàm về văn hoá doanh nghiệp trong toàn công ty, văn hoá ứng xử giao tiếp với khách hàng. Tổ chức quy hoạch sắp xếp lại các phòng làm việc của văn phòng công ty cũng như của các chi nhanh, các văn phòng đại diện. Sửa sang mới, khang trang đối với các phòng tiếp khách phục vụ đối ngoại và hội họp của công ty. Nghiên cứu xây dựng logo, catalog quảng cáo của công ty, gắn biển quảng cáo thống nhất cho các chinh nhánh, các văn phòng đại diện trong toàn công ty. III. Các hoạt động chính của phòng hành chính nhân sự công ty cổ phần KTC Việt Nam 1. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực Nhân tố lao động có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, một lực lượng lao động được đào tạo bài bản có trình độ nghiệp vụ cao sẽ trở thành một lợi thế cạnh tranh cực lớn của công ty đó. Do vậy công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực của công ty có vai trò quan trọng như kế hoạch hoá về vốn và các nguồn tài chính của công ty. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp công ty xác định nhu cầu nhân lực để đáp ứng kế hoạch kinh doanh của công ty. Các cán bộ của phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ đề xuất các phương án để tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực cho công ty. Cụ thể là đánh giá, xác định nhu cầu về nhân lực: ước tính xem cần có bao nhiêu người có trình độ nghiệp vụ bảo vệ thích ứng để thực hiện nhiệm vụ đã dặt ra, và ước tính xem có bao nhiêu người sẽ ở lại lâu dài làm việc cho tổ chức, từ đó lựa chọn ra các giải pháp để cân đối cung cầu nguồn nhân lực của tổ chức tại thời điểm thích ứng trong tương lai. Khi đưa ra các phương án đề xuất về nhân sự tức lập kế hoạch chiến lược nguồn nhân lực thì phải xuất phát từ kế hoạch kinh doanh và phục vụ cho kế hoạch kinh doanh của công ty. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ là cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng, bố trí sắp xếp lao động và đào tạo phát triển nguồn nhân lực. 2. Tuyển dụng lao động Hàng năm khi các phòng nghiệp vụ, các chi nhánh, các văn phòng đại diện có nhu cầu tăng lao động thì phòng hành chính nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng trình tổng giám đốc công ty. Khi được tổng giám đốc đồng ý và trình hội đồng quản trị , hội đồng quản trị nhất trí duyệt kế hoạch của phòng hành chính nhân sự thì phòng này sẽ tiến hành thủ tục tuyển dụng. Trước tiên công ty thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng hoặc niêm yết thông báo những thông tin những thông tin về tuyển dụng tại văn phòng công ty, các chi nhánh, các văn phòng đại diện. Đồng thời tăng cường cho cná bộ tuyển dụng tới các vùng xâu xa, các vùng nông thôn, miền núi, những vùng có nhiều thanh niên chưa có việc làm để tuyển dụng họ. Nội dung thông báo gồm các chức danh cần tuyển, hồ sơ đăng ký dự tuyển, điều kiện tiêu chuẩn dự tuyển, số lượng người sẽ tuyển dụng, lịch sơ tuyển, hướng dẫn nội dung, địa điểm, lệ phí…Căn cứ vào tiêu chuẩn, hồ sơ cá nhân của người đăng ký thi tuyển phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm sơ tuyển. Việc sơ tuyển gồm việc xét tiêu chuẩn hình thứ như: Với Nam giới phải cao từ 168cm trở lên, nặng 55kg trở lên, lai lịch rõ ràng, sức khoẻ tốt, ngoại hình cân đối, văn hoá 12/12. Với Nữ giớicao 160cm trở lên, nặng 50kg trở lên, lai lịch rõ ràng, ngoại hình cân đối, trình độ văn hoá 12/12. Sau đó tiến hành phỏng vấn trực tiếp những nhân sự đã đạt yêu cầu. 3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Lĩnh vực kinh doanh dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp là lĩnh vực kinh doanh cũng vẫn còn khá mới mẻ ở nước ta. Đây cũng là lĩnh vực đòi hỏi người nhân viên phải được đào tạo thật bài bản, chuyên nghiệp giống như trong quân đội thì họ mới có thể đi làm được. Hơn nữa đa phần nhân viên trong công ty đều khá trẻ do đó công tác đào tạo cần được đặt lên hàng đầu. Việc lên kế hoạch đào tạo là do phòng hành chính nhân sự đảm nhiệm, nhưng để đi vào thực hiện công tác đào tạo thì phòng nghiệp vụ sẽ đảm nhận. Phòng hành chính nhân sự sẽ xây dựng quy hoạch kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, sắp xếp tổ chức các khoá đoà tạo ngắn hạnvà dài hạn tuỳ theo nhu cầu tình hình kinh doanh của công ty, lựa chọn những đối tượng cần đào tạo..cho mỗi khoá đào tạo. 4. Tổ chức lao động tiền lương Người lao động là nhân tố quyết định đến sự thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Điều này còn đóng vai trò quan trọng hơn nữa khi đây lại là một công ty chuyên kinh doanh trong lĩnh vực con người, không giống như những công ty khác kinh doanh trên lĩnh vực sản xuất còn có hàng hoá để mà bán, do vậy yếu tố nhân lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng và nó quyết định tất cả đến sự thành hay bại của công ty. Chính người lao động sẽ tạo ra lợi nhuận cho công ty và công ty dùg lợi nhuận đó để trả lương cho họ. Vì vậy doanh nghiệp cần có chính sách tiền lương hợp lý cho người lao động. Để xác định việc trả lương cho người lao động đã hợp lý và người lao động có xứng đáng nhận mức lương như vậy hay không thì phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm nghiên cứu tìm hiểu. Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiêm tiến hành các hoạt động định biên lao động như: với nhân viên bảo vệ thì không thể chấm công theo ngày vì họ phải trực 24/24, do vậy họ phải làm việc theo ca, và phòng hành chính thực hiện công tác định biên cho nhân viên là: 8h/ca, một tháng 30 ngày làm đủ công là: 208h/ tháng. Bên cạnh đó phòng hàn._.