Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần Kinh doanh nhà và đô thị Hà Nội

iển nhà Hà nội. + Địa chỉ: Xã Tứ hiệp – Huyện Thanh trì - Hà nội + Điện thoại: 8614141 - 8615957 + Fax: 8617522 + Tài khoản: 7301- 0045G Tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thanh trì Vốn pháp định ( Khi mới thành lập): 673.000.000 đ Trong đó: + Vốn cố định: 647.000.000 đ + Vốn lưu động: 26.000.000 đ * Ngày 3/2/2005 có Quyết định của UBND Thành phố Hà nội số 756/QĐ-UB Quyết định chuyển doanh nghiệp nhà nước Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội thành Công ty cổ phần: - Tên gọi đầy đủ bằng tiếng việt: Công ty cổ phần Kinh doanh phát triển Nhà Hà nội - Tên Viết tắt: HANDICO - Địa chỉ đặt trụ sở chính: Tứ Hiệp - Thanh Trì – Hà nội Vốn điều lệ khi thành lập: 21.000.000.000 đ ( Hai mươi mốt tỷ đồng chẵn) * Ngày 1/6/2005 Quyết định số 796/QĐ - TCT quyết định đổi tên Công ty cổ phần Kinh doanh và phát triển nhà Hà nội thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà nội như sau: - Tên cũ: Công ty Cổ phần kinh doanh phát triển Nhà Hà nội - Tên mới: Công ty Cổ phần kinh doanh phát triển Nhà và Đô thị Hà Nội. Tên viết tắt: HAN HUN. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ của công ty 1/ Cơ cấu tổ chức Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc Các đơn vị trực thuộc Các phòng ban chức năng Xí nghiệp xây lắp số 1 Phòng hành chính quản trị Xí nghiệp xây lắp số 2 Phòng tổ chức lao động Xí nghiệp xây lắp số 3 Phòng tài chính kế toán Xí nghiệp xây lắp số 4 Phòng kế hoạch tổng hợp Xí nghiệp xây lắp số 5 Phòng Quản lý dự án XN khai thác và QL đô thị Ban quản lý dự án “x-y” XN ĐTKD và TV nhà đất số 1 2/ Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty: Xây dựng nhà ở, kinh doanh nhà Lập dự án, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư Tổng thầu xây dựng các công trình hạ tầng kỹ thuật, dân dụng, công nghiệp ( điện cao thế 35KV), giao thông, thuỷ lợi, trạm cấp nước sạch, bưu điện, thể dục thể thao và vui chơi giải trí, kinh doanh khách sạn, thương mại và kinh doanh vận tải hàng hoá đường bộ Tổ chức dịch vụ tư vấn xây dựng nhà đất Sản suất kinh doanh vật liệu xây dựng, trang trí nội, ngoại thất. 3/ Nhiệm vụ cụ thể của từng tổ chức: 3.1: Hội đồng quản trị: - Quyền hạn và trách nhiệm của Hội đồng quản trị: + Xem xét, phê duyệt các quy chế bao gồm: Quy chế bổ nhiệm. bổ nhiệm lại các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT theo điều lệ Công ty. Quy chế tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Công ty, Quy chế quản lý tài chính, quy chế giao nhận thầu xây lắp, quy chế khen thưởng kỷ luật, quy chế quản lý nội bộ, quy chế chuyển nhượng cổ phần. + Phê duyệt kế hoạch tiền lương, định biên lao động hàng năm do Ban giám đốc xây dựng. + Triệu tập, tổ chức và chuẩn bị nội dung các phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. + Phê duyệt mô hình tổ chức của Công ty. Quyết định việc tiến hành nghiên cứu, triển khai thực hiện, các dự án phát triển Công ty. + Xét duyệt kế hoạch xây dựng, mua sắm, trạng bị tài sản cố định và các phương tiện làm việc hàng năm, hoặc các nhu cầu mua sắm bổ sung phát sinh trong năm nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh theo đề nghị của Giám đốc công ty. + Xét duyệt phương án thanh lý các tài sản cố định hư hỏng, mất mát hoặc không có nhu cầu sử dụng, nhưng chưa khấu hao hết theo đề nghị của Giám đốc Công ty. + Thông qua ý kiến cuả Tổng Công ty về bổ nhiệm, miễm nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng( Hoặc trưởng phòng tài chính kế toán) Công ty và trực tiếp bổ nhiệm Trưởng các Phòng ban, Đơn vị trực thuộc và người đại diện cho phần vốn góp của Công ty tại các tổ chức khác. + Xét duyệt các kế hoạch đào tạo, hình thức đào tạo và chi phí đào tạo do Giám đốc điều hành đề xuất. Quyết định việc cử các cán bộ thuộc chức danh do HĐQT quản lý đi công tác, học tập ở nước ngoài. Quyền hạn và trách nhiệm của thành viên HĐQT: + Cùng nhau cộng tác, phối hợp để quản trị Công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước, Điều lệ tổ chức và hoạt động công ty và các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. + Chủ động thực hiện các nhiệm vụ và phần việc theo sự phân công của Chủ tịch HĐQT theo các nguyên tắc sau: Có trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi, giám sát các hoạt động của Công ty thuộc lĩnh vực được giao phụ trách . Khi có công việc phát sinh, Chủ tịch HĐQT có thể phân giao cho các thành viên HĐQT trực tiếp nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải quyết, sau đó báo cáo HĐQT xem xét để quyết định. + Tham dự các cuộc họp của HĐQT, thảo luận và biểu quyết các vấn đề mà cuộc họp nêu ra, đóng góp ý kiến đối với những vấn đề mà Chủ tịch HĐQT trưng cầu ý kiến qua thư tín, Fax hoặc điện thoại. Trường hợp thành viên HĐQT không thể tham dự cuộc họp của HĐQT, có thể uỷ quyền lại cho thành viên khác không phải là Chủ tịch HĐQT tham dự hoặc gửi văn bản đóng góp ý kiến về những vấn đề mà cuộc họp dự kiến thảo luận. Sự uỷ quyền phải được làm bằng văn bản. + Khi phát hiện hoặc biết được các hiện tượng tiêu cực trong hoạt động kinh doanh của Công ty, phải thông báo kịp thời cho HĐQT biết để có biện pháp sử lý. * Quyền hạn và trách nhiệm của Chủ tịch HĐQT: + Chủ tịch HĐQT là người chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của HĐQT; phân công và giao nhiệm vụ cho các thành viên HĐQT để thực hiện chức năng quản trị Công ty theo đúng các quy định về quyền hạn và nhiệm vụ của HĐQT đã được quy định tại điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty và các quy định tại quy chế này. + Ký văn bản duyệt báo cáo tài chính hành năm đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua. + Ký giấy chứng nhận góp vốn của các cổ đông; Ký hoặc uỷ quyền cho người khác ký giấy thông báo chuyển nhượng cổ phiếu; Xác nhận các văn bản có liên quan đến vốn, quyền sở hữu. + Quyết định các vấn đề khi được HĐQT uỷ quyền. + Đối với các vấn đề cần phải quyết định ngay mà không thể triệu tập được cuộc họp HĐQT hoặc xin ý kiến bằng thư tín, fax thì chủ tịch HĐQT sẽ xử lý kịp thời bằng cách hội ý các thành viên HĐQT ( hội ý trực tiếp có biên bản hoặc hội ý qua điên thoại). Sau đó, Chủ tịch HĐQT có trách nhiệm báo cáo lại HĐQT trong phiên họp gần nhất và chịu trách nhiệm trước HĐQT, trước cổ đông và trước pháp luật về các quy định này. + Tuỳ theo tính chất từng cuộc họp, Chủ tịch HĐQT có thể mở rộng thêm thành phần mời dự họp HĐQT. Trong giấy mời họp gửi cho các thành viên HĐQT cần nêu rõ thành phần dự kiến mời họp mở rộng, phải có ý kiến gửi Chủ tịch HĐQT chậm nhất 3 ngày trước khi phiên họp bắt đầu. 3.2. Ban kiểm soát: Quyền hạn và trách nhiệm của thành viên ban kiểm soát (BKS) + Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty; kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. + Kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết của HĐQT và của Đại hội đồng cổ đông. + Báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu trữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của Công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước. + Kiến nghị hợp pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. + Bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác của tất cả các hồ sơ, sổ sách, chứng từ, báo cáo mà Công ty giao cho BKS. + Không được cung cấp các thông tin, tài liệu thuộc diện bảo mật của Công ty trừ trường hợp được phép của Đại hội đồng cổ đông. 3.3. Ban giám đốc công ty: Giám đốc Công ty: * Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của Công ty + Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo nghị quyết của Hội đồng Quản trị trên cơ sở điều lệ Công ty. Giám đốc có thể là thành viên Hội đồng Quản trị. + Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm cá nhân trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. + Nhiệm kỳ của Giám đốc là 3 năm trừ khi Hội đồng Quản trị có quy định khác và có thể bãi nhiệm trước nhiệm kỳ theo quyết định của Hội đồng Quản trị. + Mức lương, thù lao, quyền lợi của Giám đốc sẽ do Hội đồng Qảun trị quyết định. * Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của Giám đốc: + Tổ chức chỉ đạo thực hiện các nghị quyết của Hội đồng Quản trị. + Xây dựng quy định hoạt động, phân công nhiệm vụ cho các Phó giám đốc, lập phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty trình Hội đồng Quản trị thông qua. + Tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch kinh doanh và các phương án đầu tư của Công ty. + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty trừ các chức danh do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm, miễm nhiệm, cách chức. + Tuyển dụng, bố trí, xắp sếp lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh phù hợp với bộ luật lao động. + Quyết định lương và phụ cấp ( nếu có) đối với người lao động trong Công ty và các cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc. + Kỷ luật, chấm dứt hợp đồng lao động, cho thôi việc đối với công nhân viên theo đúng quy định của Bộ luật lao động. + Tổ chức chỉ đạo công tác thống kê, kế toán tài chính trong Công ty, xây dựng báo cáo quyết toán hàng năm. + Chịu sự quản lý trực tiếp của Hội đồng Quản trị và sự kiểm soát của Ban Kiểm soát Công ty. Giám đốc được hưởng tiền lương, thưởng và các phụ cấp khác (nếu có) theo quyết định của Hội đồng Quản trị. b. Các phó giám đốc Công ty Các Phó Giám đốc công ty là người giúp Giám đốc Công ty điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công: Liên đới cùng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước, UBND Thành phố, Tổng Công ty và Hội đồng Quản trị Công ty về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. b1. Phó giám đốc phụ trách đầu tư kinh doanh xây lắp. Được Ban Giám đốc phân công giúp Giám đốc Công ty công tác lập kế hoạch, triển khai thực hiện và kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch, kiểm tra quản lý xây lắp, quản lý chất lượng công trình, ký thuật thi công công trình. Quản lý thực hiện công tác an toàn lao động và phòng chống thiên tai. * Trách nhiệm và quyền hạn: + Chỉ đạo các phòng ban chức năng xây dựng các kế hoạch đầu tư ngắn hạn, dài hạn cho toàn Công ty trên cơ sở: - Chỉ tiêu kế hoạch của Tổng Công ty giao cho Công ty. - Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc trình Hội đồng quản trị, Tổng Công ty phê duyệt đúng tiến độ. + Chỉ đạo việc giao kế hoạch, giao nhận thầu xây lắp cho các đơn vị trực thuộc trên cơ sở: Nguồn lực máy móc, thiết bị và vốn thực hiện có của các đơn vị đó. + Chỉ đạo các Phòng quản lý chức năng đôn đốc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch được giao của các đơn vị theo đúng quy trình, quy phạm của Nhà nước và Tổng Công ty. + Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, mỹ thuật, chất lượng các công trình xây lắp mà Công ty thi công. + Thường xuyên kiểm tra, phát hiện kịp thời những yếu tố gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện kế hoạch, đề xuất phương hướng và biện pháp giải quyết. + Lập và định hướng cho các đơn vị trực thuộc thực hiện: Công tác SXKD, kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị, vật tư sản xuất dây truyền công nghệ mới phù hợp với năng lực sở trường và yêu cầu phát triển Công ty. + Báo cáo tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh với Giám đốc, Hội đồng Quản trị Công ty. + Phụ trách và chỉ đạo các đơn vị tham gia dự thầu (hồ sơ, năng lực, hợp đồng). Tìm kiếm khai thác các công việc liên quan tới kinh doanh, xây lắp, mở rộng thị trường. + Chịu trách nhiệm các mặt liên quan công tác quản lý xây lắp, quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng, quản lý sử dụng thiết bị, đánh giá sản phẩm…. trong xây lắp, thi công các công trình của Công ty ký kết. + Chịu trách nhiệm chủ trì tổ chức các hội nghị, hội thảo về khoa học kỹ thuật, nắm bắt công nghệ mới, tập huấn an toàn lao động, bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho CBCNV. + Tổ chức chỉ đạo các buổi ký kết các hợp đồng, nghiệm thu thanh quyết toán từng phần, giai đoạn hoặc toàn bộ dự án, công trình. + Được Giám đốc Công ty uỷ quyền tham dự các hội nghị, hội thảo mà Tổng Công ty tổ chức khi Giám đốc đi vắng. b2. Phó Giám đốc quản lý các dự án, tư vấn đầu tư kinh doanh nhà và đô thị: Được ban Giám đốc phân công giúp Giám đốc Công ty các hoạt động kinh doanh, phát triển dự án, Đầu tư kinh doanh nhà và quản lý đô thị. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và liên đới trách nhiệm trước Nhà nước, UBND Thành phố, Tổng Công ty và Hội đồng Quản trị Công ty về lĩnh vực mình phụ trách. * Trách nhiệm và quyền hạn: -. Quản lý dự án: Quản lý theo dõi tất cả mọi diễn biến của các dự án trong công ty đã, đang, sắp triển khai thực hiện theo kế hoạch của Công ty và Tổng Công ty. + Chịu trách nhiệm đôn đốc, tổ chức triển khai thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan của các dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. + Chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra các nội dung dự án đầu tư xây dựng; Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, Tổng dự toán của các công trình, các hạng mục trong dự án và các thủ tục pháp lý liên quan khác trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. + Chỉ đạo các phòng Quản lý chức năng phối hợp với hội đồng giải phóng mặt bằng, Ban quản lý dự án và chính quyền nơi có dự án, lập phương pháp đền bù, giải phóng mặt bằng, nhận đất, giao đất theo đúng quy định của Nhà nước, địa phương và của Công ty. + Lập kế hoạch tìm kiếm, khai thác các nguồn dự án về đầu tư nhà ở, đất ở, hạ tầng kỹ thuật các khu dân cư, đô thị. + Trực tiếp điều hành chỉ đạo phòng QLDA Công ty, phối kết hợp với các phòng, ban chức năng khác quản lý các hoạt động nghiệm thu, thanh quyết toán các hợp đồng xây lắp, những hạng mục công trình trong các dự án đầu tư xây dựng. + Theo uỷ quyền của Giám đốc Công ty cùng với trưởng Phòng tài chính Kế toán Công ty, lập kế hoạch huy động vốn và sử dụng vốn đầu tư trong việc triển khai kinh doanh các dự án và chịu trách nhiệm trực tiếp về kế hoạch này. + Theo uỷ quyền của Giám đốc Công ty chỉ đạo các Ban quản lý dự án soạn thảo các hợp đồng về mua bán: Nhà đất có hạ tầng kỹ thuật trên cơ sở giá thống nhất trong Ban Giám đốc Công ty hoặc được Hội đồng quản trị định giá công ty lập tại phương án kinh doanh của dự án. + Chịu trách nhiệm trước giám đốc và Hội đồng quản trị Công ty về hoạt động của các Ban quản lý dự án trong: Quản lý quy hoạch, quản lý đất đai, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản…đối với chủ đầu tư thứ phát. Đề nghị Giám đốc xác nhận các thủ tục pháp lý về quyền sở hữu công trình, sở hữu đất có hạ tầng kỹ thuật thuộc phân cấp quản lý của công ty. + Tổng hợp báo cáo và báo cáo trước Giám đốc Công ty, Hội đồng quản trị Công ty, Tổng Công ty về các hoạt động dự án được giao. + Chịu trách nhiệm soạn thảo và ra các văn bản có liên quan đến việc quản lý dự án, lưu giữ hồ sơ số liệu các dự án tham gia quản lý theo hệ thống quản lý ISO 9001-2000. - Quản lý đầu tư kinh doanh nhà và đô thị: + Khai thác, lập dự án, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng theo quy định của Thành phố, Tổng Công ty và Công ty. + Khai thác, lập phương án kinh doanh nhà. + Chỉ đạo tư vấn về đất và nhà ở. + Chỉ đạo thực hiện tư vấn xây dựng và giám sát thi công xây dựng dân dụng. + Chỉ đạo việc chuẩn bị hồ sơ nhận thầu xây lắp các công trình dân dụng. + Khai thác và tư vấn quản lý đô thị và chịu trách nhiệm về ý kiến tư vấn của mình. + Lập phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh chỉ đạo thực hiện theo kế hoạch Công ty và Tổng Công ty giao. Tổng hợp báo cáo hoạt động về kế hoạch Đầu tư kinh doanh nhà và Quản lý Đô thị báo cáo Giám đốc Công ty theo định kỳ hoặc thường xuyên. + Chịu trách nhiệm soạn thảo và ra các văn bản liên quan đến công tác đầu tư kinh doanh nhà và quản lý Đô thị. Ngoài ra được uỷ quyền của giám đốc tham gia các hội nghị, hội thảo, giao ban các cấp hoặc điều hành Công ty khi giám đốc yêu cầu. Được Giám đốc Công ty uỷ quyền điều hành hoạt động của Công ty khi Giám đốc Công ty đi vắng 3 ngày trở lên. b3. Phó giám đốc Phụ trách nội chính: Được Ban Giám đốc phân công giúp giám đốc Công ty quản lý Nhà nước về mặt hoạt động nội chính trong Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, HĐQT Công ty và liên đới chịu trách nhiệm trước Nhà nước, UBND Thành phố, Tổng Công ty về các việc mà mình phụ trách. * Trách nhiệm và quyền hạn: - Về quản lý Nhà nước quản lý hành chính: + Xây dựng và chỉ đạo các Phòng quản lý chức năng, trưởng các đơn vị trực thuộc thực hiện theo đúng quy chế Quản lý hành chính và các quy định nội bộ của Công ty . + Chịu trách nhiệm xây dựng và chỉ đạo việc sắp xếp đổi mới doanh nghiệp theo tinh thần điều lệ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần kinh doanh phát tiển nhà và Đô thị Hà nội. + Chịu trách nhiệm về quản lý: Lực lượng cán bộ công nhân viên trong giờ làm việc Toàn bộ cơ sở vật chất như vật tư, thiết bị, nhà cửa, kho tàng, ô tô, máy văn phòng. Trật tự an ninh, nội vụ trong và ngoài công ty. An toàn lao động trong công ty và ngoài công trường. Quản lý về giao tiếp đối nội, đối ngoại…. Về phòng chống thiên tai, cháy nổ khi xảy ra. Bảo đảm mọi quyền lợi và nghĩa vụ của CBCNV. - Về quản lý tài chính nội bộ: + Tham gia quản lý tài chính của Công ty trong các lĩnh vực: Chi phí hội nghị, Hội thảo, giao ban, phát động các phong trào…Chi phí nghỉ chế độ, dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ, tham quan nghỉ mát, nghỉ phép và các ngày lễ tết,…Chi phí trong thi đua khen thưởng, Đề xuất quyết định các chi phí sửa chữa lớn: như trụ sở công ty, sân vườn, nhà gara ôtô, xe máy, đường đi nội bộ…. Thay thế phụ tùng ôtô và sửa chữa nhỏ. + Mua sắm vật tư văn phòng và thiết bị văn phòng trang bị phục vụ công tác quản lý, SXKD của Công ty. - Tổng hợp báo cáo và báo cáo Giám đốc Công ty định kỳ về biến động nội vụ, tài sản thiết bị của Công ty. - Thừa uỷ quyền của Giám đốc Công ty tham gia các buổi giao ban, hội nghị, hội thảo các cấp…khi Giám đốc Công ty yêu cầu. * Ban Giám đốc Công ty là một khối thống nhất điều hành mọi hoạt động của Công ty có quan hệ mật thiết với Ban chấp Hành Đảng Uỷ, Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành đoàn thanh niên. Công ty cổ phần Kinh doanh Phát triền nhà và Đô thị Hà nội là thành viên của Tổng Công ty đầu tư và Phát triển Nhà Hà hội. Do đó công ty chịu sự hướng dẫn và kiểm tra về mặt nghiệp vụ của các Phòng, Ban của Tổng Công ty. Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chủ tài chính theo quy định tại luật Danh nghiệp song không chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi với Tổng Công ty. 3.4. Quy chế hoạt động của các phòng quản lý. a. Phòng hành chính - quản trị: Trưởng phòng * Sơ đồ tổ chức: Phụ trách công tác HC-QT Văn thư Tạp vụ Bảo vệ Nhà ăn Lái xe Y tế Văn * Chức năng, nhiệm vụ: - Chức năng: + Tham mưu giúp giám đốc công ty theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động chung, hoạt động hành chính, kinh tế – xã hội của toàn Công ty và các đơn vị trực thuộc theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần, theo đúng pháp luật và thủ tục hành chính Nhà nước. - Nhiệm vụ: + Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động Hành chính và sản xuất kinh doanh, kinh tế – xã hội ở các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Công ty. Báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo để có chủ trương chỉ đạo quản lý, kiểm tra đôn đốc triển khai thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị, nghị quyết của Thành phố, Tổng Công ty, Công ty đến các đơn vị thành viên. + Tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy định của công ty. + Phối hợp với các phòng, ban thường xuyên kiểm tra công tác thực hiện hệ quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISo 9001-2000 mà công ty đã xây dựng. + Quản lý con đấu của cơ quan (kể cả dấu chức danh), đồng thời với việc giải quyết các thủ tục hành chính pháp lý và sử dụng con dấu. + Đặt tiếp nhận bao, tạp chí và các loại công văn, giấy tờ đến cơ quan sau đó phân loại, vào sổ trình lãnh đạo và chuyển giao theo chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. + Quản lý hồ sơ lưu trữ theo số danh mục dễ tìm; xây dựng quy chế quản lý, vận hành máy văn phòng: Máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. + Trực tiếp làm việc với lãnh đạo lập và thông báo kế hoạch hàng tuần của toàn Công ty. + Mua sắm vật tư, trang thiết bị văn phòng theo kế hoạch được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt. + Theo dõi phong trào thi đua sản xuất kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc tổ chức phát động sơ kết các đợt thi đua, khen thưởng kịp thời. Đề xuất với Giám đốc các biện pháp xem xét, sử lý các vụ việc vi phạm kỷ luật. + Phối hợp với các phòng, ban theo dõi công tác an toàn lao động, an ninh trật tự, lập biên bản sử lý các vụ việc vi phạm và đề ra quy chế sử lý. * Công tác quản trị: + Bố trí, sắp xếp hợp lý phòng làm việc của các Phòng, Ban trong công ty. + Quản lý, điểu hành đội xe, điều động xe đúng quy chế. + Lập kế hoạch duy tu, bảo trì bảo dưỡng và phối hợp với các phòng liên quan để bảo đảm có xe thường xuyên phục vụ công tác điều hành sản xuất kinh doanh và ngoại giao. + Tham gia quản lý tài sản tại chỗ cho cơ quan: Phòng có trách nhiệm thực hiện các quy định của Nhà nước, quán triệt tới từng thành viên trong tổ bảo vệ, nghiên cứu đề xuất phương án bảo vệ tài sản, phòng chống cháy nổ và các tệ nạn xã hội khác. * Công tác phục vụ: + Phục vụ hội nghị, hội thảo theo lịch, dọn dẹp hội trường, phòng họp. + Phục vụ ăn uống, điện nước. + Lễ tân, tiếp khách, giao dịch tạp vụ, vệ sinh môi trường, cờ hoa khẩu hiệu….. b. Phòng kế hoạch tổng hợp: * Sơ đồ phòng kế hoạch tổng hợp: Trưởng phòng Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng Chuyên viên 6 Chuyên viên 5 Chuyên viên 4 Chuyên viên 3 Chuyên viên 2 Chuyên viên 1 * Chức năng: + Tham mưu giúp lãnh đạo Công ty trong quản lý thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua. + Lập kế hoạch, tổ chức triển khai, kiểm tra thực hiện, tổng hợp đánh giá kết qủa thực hiện, căn cứ vào nghị quyết về sản xuất kinh doanh của Đại hội đồng cổ đông và các văn bản điều hành của Giám đốc Công ty. + Quản lý thực hiện đầu tư dự án, công trình xây lắp về chất lượng, kỹ thuật xây lắp. + Đầu tư và quản lý công nghệ. * Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, lãnh đạo Công ty, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những nhiệm vụ được giao sau: - Về kế hoạch: + Định hướng lập kế hoạch đầu tư ngắn hạn, trung hạn, dài hạn với tất cả các dự án, công trình do công ty làm chủ đầu tư. + Tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện, đánh giá hiệu qủa thực hiện kế hoạch. +Đề xuất, điều chỉnh bổ sung các nguồn lực và cơ sở pháp lý cho Ban Giám đốc Công ty để chỉ đạo thực hiện đảm bảo đáp ứng yêu cầu và đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. + Xây dựng các chỉ tiêu, kế hoạch cụ thể của Công ty và tổ chức thực hiện phù hợp với yêu cầu phát triển và khả năng của Công ty. + Chuẩn bị hồ sơ giao các chỉ tiêu kinh tế, kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc. + Cấp phát hồ sơ năng lực công ty. + Lập và phê duyệt kế hoạch đầu tư, áp dụng công nghệ mới. + Tổng hợp, kiểm tra hồ sơ quyết toán đầu tư xây lắp và hoạt động sau dự án đã đầu tư. + Hoạt động tư vấn và dịch vụ. + Lập và phổ biến các quy trình, quy phạm mới. - Quản lý hoạt đọng xây lắp: + Kiểm tra, giám sát, đôn đốc các đơn vị trực thuộc trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh trên cơ sở mục tiêu kế hoạch của Công ty và khả năng thực hiện của các đơn vị. + Xây dựng và áp dụng các quy định quản lý chất lượng công trình xây lắp phù hợp với quy định quản lý của Nhà nước và từng giai đoạn phát triển của Công ty. + Lập hồ sơ giao thầu, đấu thầu công trình xây lắp thuộc Công ty làm chủ đầu tư. + Định kỳ, đột xuất thực hiện kiểm tra tiến độ, chất lượng, kỹ thuật thi công công trình. + Trang thiết bị thi công, ứng dụng công nghệ mới trong thi công. + Tổng hợp kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức thi công xây lắp. + Nghiệm thu, bàn giao, thanh lý hợp đồng… thực hiện đầu tư. - Quản lý vật tư, thiết bị: + Lập kế hoạch đổi mới trang thiết bị, dây truyền công nghệ theo tốc độ phát triển của Công ty. + Phối hợp với các phòng chức năng tổ chức kiểm tra định kỳ đánh giá lại chất lượng vật tư, máy móc, thiết bị mà công ty có. Báo cáo và đề xuất kiến nghị kịp thời các tình huống phát sinh. + Các Phòng, Ban đơn vị trực thuộc có nhu cầu đầu tư tài sản cố định phải có ý kiến bằng văn bản của Trưởng phòng kế hoạch Tổng hợp xác nhận tài sản đó cần thiết phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh. Ngoài ra còn thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của công việc và tiến độ kế hoạch trực tiếp hoặc đột xuất do chủ tịch hội đồng quản trị hoặc Giám đốc giao. Phối hợp với các Phòng, Ban chức năng thẩm định phương án đầu tư, phương án kinh doanh và kiểm tra, đánh giá hiệu qủa đầu tư, kinh doanh của Công ty. Báo cáo thường xuyên và định kỳ với các cấp theo yêu cầu và các quy định hiện hành c. Phòng tài chính kế toán: * Sơ đồ tổ chức hoạt động: Trưởng phòng Phó phòng Tổng hợp BCTC NV 5 Thủ quỹ công ty, kiên thủ quỹ từ 1đến 2 dự án, kiêm văn thư, lưu trữ công văn đi đến… NV 4 Kế toán các dự án, lập và theo dõi thực hiện các báo cáo quản trị NV 3 KT doanh thu, KT thuế, KT vật tư, KT kinh phí CT, theo dõi 2 đến 3 đơn vị trực thuộc NV 2 Kế toán NH,TSCĐ kế toán 2 đến 3 DA, theo dõi 2 đến 3 đơn vị trực thuộc NV 1 Kế toán quỹ TM, KT công nợ, KT1 đến 2 DA, theo dõi 2 đến 3 đơn vị trực thuộc * Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính của Công ty gồm: + Quản lý vốn và sử dụng vốn + Quản lý tài sản, sử dụng tài sản. + Quản lý doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh. + Quản lý sử dụng và phân phối lợi nhuận. + Lập, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính, chế độ kế toán, thống kê và kiểm toán. + Theo dõi kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế trong toàn Công ty với Nhà nước. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Pháp luật Nhà nước về công tác quản lý của mình. * Nhiệm vụ: - Quản lý vốn và sử dụng vốn điều lệ công ty: + Thường xuyên cập nhật và báo cáo trực tiếp với Giám đốc Công ty về biến động của vốn: tăng, giảm…Đồng thời đề xuất, tham mưu, xử lý tình huống quản lý vốn và điều chỉnh vốn cho phù hợp với quá trình phát triển của Công ty trong từng thời kỳ. + Tham mưu cho Giám đốc Công ty quản lý, sử dụng vốn nhà nước giao, các loại vốn khác, các quỹ có do hoạt động xản xuất kinh doanh có và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về bảo toàn, phát triển vốn theo đúng quy định của pháp luật về quản lý tài chính hiện hành. + Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn tại các đơn vị trực thuộc. - Huy động vốn: Căn cứ vào yêu cầu thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, kế hoạch được giao, chủ trương đầu tư của Công ty và các đơn vị trực thuộc: + Căn cứ quy chế tài chính hiện hành. + Lập kế hoạch tài chính. + Cân đối các nguồn huy động + Hiệu quả các nguồn vốn huy động - Quản lý các khoản nợ phải trả: Mở sổ theo dõi đầy đủ các khoản nợ và thông tin đầy đủ, kịp thời cho giám đốc các khoản nợ. + Công ty nợ cấp trên, nợ vay ngoài của tổ chức, cá nhân. + Các đơn vị, tổ chức, cá nhân nợ Công ty. + Đánh giá khả năng trả và thu hồi nợ. - Bảo toàn và phát triển vốn: + Xây dựng quy chế quản lý, sử dụng vốn, tài sản, phân phối lợi nhuận, các quy chế quản lý tài chính khác trình Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện. + Xây dựng quy chức kiểm toán và tổ chức thực hiện theo quy định của Pháp luật. + Thường xuyên báo cáo những tổn thất về tài sản, nợ khó đòi và trích lập các quỹ dự phòng theo quy định. + Hiệu quả của vốn đầu tư: Liên doanh, liên kết, mua trái phiếu, lãi vay, lãi gửi… - Quản lý và sử dụng tài sản: + Cân đối các nguồn tài chính đối với đầu tư dự án, công trình, đánh giá hiệu quả báo cáo cho Giám đốc Công ty. + Tham gia xây dựng quy chế quản lý tài sản cố định và đầu tư tài sản, khấu hao và tỷ lệ trích nộp khấu hao. + Quy định cho thuê và thế chấp tài sản đối với công ty và các đơn vị trực thuộc công ty. + Thanh lý, nhượng bán tài sản, sử lý tài sản thất thoát, tồn kho… + Định kỳ kiểm kê và báo cáo để Giám đốc Công ty sử lý. - Quản lý doanh thu, chi phí, và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy chế quản lý tài chính. + Danh thu: Doanh thu trong hoạt động kinh doanh dự án, công trình, doanh thu từ hoạt động tài chính và thu nhập khác. + Chi phí: Chi phí sản xuất kimh doanh dự án, công trình, chi phí khác. Định kỳ tổ chức báo cáo, phân tích chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, đánh giá các yếu kém trong quản lý, những yếu tố làm tăng chi phí giá thành, biện pháp khắc phục. Xây dựng, triển khai và hướng dẫn thực hiện quy chế quản lý tài chính, hoạt động tài chính đối với các đơn vị trực thuộc và các Phòng ban quản lý của Công ty. d. Phòng tổ chức lao động: * Sơ đồ tổ chức lao động: Trưởng phòng Trưởng phòng Phó phòng đào tạo tuyển dụng Chuyên viên Phụ trách lao động tiền lương Chuyên viên Phụ trách chế độ chính sách Chuyên viên Phụ trách bảo hộ lao động * Chức năng: Tham mưu giúp hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty quản lý Nhà nước về các mặt: + Công tác tổ chức cán bộ + Công tác quản lý lao động, tiền lương. + Quản lý thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động. + Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các đơn thư tố cáo, khiếu nại, công tác quân sự, bảo vệ an ninh nội bộ. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty những công việc được giao. * Nhiệm vụ: - Công tác tổ chức cán bộ: + Đề xuất với Giám đốc công tác sắp xếp lại các phòng quản lý điều hành Công ty, các Xí nghiệp, phòng, ban đơn vị trực thuộc phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty theo các phương án cổ phần hoá được duyệt. + Đề xuất, tuyển chọn, bố trí phân công công tác đối với cán bộ trong Công ty với Giám đốc và Hội đồng Quản trị. + Tổ chức việc thực hiện quản lý, sử dụng và phân công, phân cấp quản lý cán bộ. + Thực hiện việc lập quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ kế cận, thay thế. + Làm thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm và luân chuyển cán bộ theo công việc và yêu cầu của Giám đốc Công ty. + Tổ chức, thực hiện công tác nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm, lập báo cáo gửi cấp quản lý. + Thực hiện các chế độ, chính sách cán bộ khen thưởng, kỷ luật cán bộ. + Thực hiện kiểm tra công tác cán bộ, giải quyết các khiếu nại, tố cáo cán bộ. - Công tác quản lý lao động và tiền lương: + Đề xuất xây dựng chức danh công việc và định biên lao động cho các phòng quản lý, các đơn vị trực thuộc phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty cổ phần. + Bố trí sắp xếp lao động, đ._.