Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần Kim Tín

ng hợp, trong thời gian thực tập ở Công ty Cổ phần Kim Tín em đã nghiên cứu tìm hiểu về hệ thống kế toán của Công ty, dưới sự chỉ bảo tận tình của các anh chị phòng kế toán và của Giáo viên hướng dẫn PGS.TS.Nguyễn Văn Công. Em đã tìm hiểu, thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp. Báo cáo của em ngoài mở đầu và kết luận gồm có 3 phần sau : Phần 1 : Tổng quan về Công ty Cổ phần Kim Tín Phần 2 : Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín Phần 3 : Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín Tuy đã cố gắng học hỏi, tìm hiểu nghiên cứu để hoàn thành bản báo cáo này song thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế nhiều nên báo cáo của em không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Công ty và Giáo viên hướng dẫn để báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN 1:TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1.1 Giai đoạn đầu thành lập Công ty Cổ phần Kim Tín tiền thân là Công ty TNHH Thương mại Linh Anh, Công ty TNHH Thương mại Linh Anh ra đời xuất phát từ chính nhu cầu đòi hỏi của thị trường và của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cũng như các cửa hàng chuyên dụng về thiết bị, vật liệu ngành hàn, vật liệu kim khí là phải đảm bảo về chất lượng thiết bị hàn cũng như mẫu mã phải đa dạng phong phú. Bước đầu quy mô hoạt động của Công ty còn nhỏ, số lượng lao động chỉ có hơn mười người. Sau những năm đầu xây dựng và trưởng thành với phương châm yếu tố con người được coi trọng, Công ty đã thu hút được nguồn nhân lực từ khắp nơi với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao. Cùng với đó, Công ty ra đời trong giai đoạn Đất nước đang bước vào thời kỳ đổi mới, định hướng XHCN ngày càng phát triển và mở rộng theo theo xu hướng hội nhập kinh tế khu vực và Quốc tế. Đặc biệt việc trở thành thành viên của tổ chức Thương mại thế giới WTO là mốc quan trọng cho sự nghiệp đổi mới nền kinh tế nước ta. Việc gia nhập WTO và với cơ chế hiện nay các thành phần kinh tế tự do được Nhà nước ưu tiên khuyến khích tư nhân hóa, cổ phần hóa, đó vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong nước. Nắm bắt được xu thế đó, Công ty TNHH Thương mại Linh Anh đã có một bước chuyển đổi lớn, quyết định chuyển đổi Công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Công ty Cổ phần Kim Tín. 1.1.2 Giai đoạn từ năm 2006 đến nay Năm 2006, căn cứ theo quyết định số 046/2006/QĐ-LIAN của chủ tịch hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại Linh Anh quyết định chuyển công ty TNHH Thương mại Linh Anh thành Công ty Cổ phần Kim Tín. Công ty Cổ phần Kim Tín là một trong mười công ty thuộc tập đoàn Kim Tín với thương hiệu “Que hàn điện Kim Tín”. Công ty có quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng lớn mạnh, đã và đang tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Hiện nay Công ty đã có gần 100 nhân viên với trình độ đại học, cao đẳng có kinh nghiệm trong các lĩnh vực kinh doanh của Công ty. Công ty có tên giao dịch là : Công ty Cổ phần Kim Tín; trụ sở : Số 3, A11, khu Đầm Trấu, phường Bạch Đằng, Hai Bà Trưng, Hà Nội; vốn điều lệ là 3 tỷ VNĐ. Là một tập đoàn doanh nghiệp giàu truyền thống, tập đoàn Kim Tín cũng như Công ty Cổ phần Kim Tín đã tạo được cho mình uy tín mà không phải doanh nghiệp nào cũng có được. Với trang thiết bị cơ giới đa dạng và hiện đại cùng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, những hàng hóa của Công ty ngày càng chiếm được lòng tin của người tiêu dùng, có mặt hầu hết trên tất cả các tỉnh thành trên cả nước. Từ năm 2006 đến nay tại các hội chợ triển lãm quốc tế Việt build, Kim Tín đã đạt được Cúp vàng thương hiệu Việt ngành xây dựng Việt Nam; giải thưởng sao vàng Đất Việt. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty là : buôn bán tư liệu sản xuất. chủ yếu là vật tư, nguyên vật liệu phục vụ ngành chế tạo thiết bị điện và cơ khí; dịch vụ môi giới và xúc tiến thương mại; kinh doanh hàng kim khí điện máy, công nghệ thực phẩm; sản xuất và mua bán vật liệu, dụng cụ, thiết bị trong ngành hàn, nối. Trong đó hoạt động sản xuất và mua bán vật liệu, dụng cụ, thiết bị trong ngành hàn nối chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động của Công ty. Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính của Công ty trong hai năm qua: Bảng 1.1. Bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu tại Công ty Cổ phần Kim Tín qua các năm như sau: ( Trích báo cáo tài chính các năm) Đơn vị tính: VNĐ TT CHỈ TIÊU Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch CN/ĐN Số tiền Tỷ lệ % 1 Doanh thu thuần 7.409.818.840 10.627.956.423 3.218.137.580 43,4 2 Giá vốn hàng bán 7.006.664.366 9.992.937.163 2.986.272.827 42,6 3 Chi phí quản lý 323.232.323 547.872.964 224.640.641 69,5 4 Chi phí tài chính 21.875.000 25.563.000 3.688.000 16,8 5 LN thuần từ HĐKD 58.047.151 61.583.296 3.536.145 6,1 6 Tổng LN trước thuế 58.144.751 61.583.296 3.438.545 5,9 7 Thuế TNDN 16.280.530 17.243.323 962.793 5,9 8 LN sau thuế 41.864.221 44.339.973 2.475.752 5,9 9 Thu nhập bình quân 1.531.000 1.800.000 269.000 17,5 Qua bảng trên ta thấy sự kinh doanh có hiệu quả của Công ty trong những năm gần đây. Tuy năm 2007 Công ty đạt được tổng lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế cao hơn năm 2006 nhưng với tỷ lệ 5,9 % là chưa cao. Sở dĩ như thế là vì doanh thu thuần tăng rất cao (43,4 %) nhưng giá vốn hàng bán cũng tăng cao không kém. Mặt khác Công ty có chi phi quản lý và chi phí tài chính tăng cao so vơi năm 2006 dẫn đến tình trạng doanh thu thuần tăng cao nhưng chưa thật sự đạt được hiệu quả tốt nhất. Công ty cần xem xét để cắt giảm, tiết kiệm những chi phí không cần thiết để tăng cao lợi nhuận trước thuế hơn nữa. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh Để quản lý tốt hoạt động kinh doanh Công ty được tổ chức theo các bộ phận chuyên môn hóa cụ thể theo chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban. Công ty thực hiện chế độ lãnh đạo một thủ trưởng với sự tư vấn của các bộ phận chức năng. Ban giám đốc gồm có Giám đốc và Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị Công ty là cơ quan cao nhất của Công ty; Hội đồng quản trị quyết định phương hướng sản xuất, phương hướng tổ chức và cơ chế quản lý của Công ty. Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Hội đồng quản trị về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời Giám đốc có trách nhiệm điều hành chung hoạt động mua bán hàng hóa, hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động kinh doanh của Công ty dưới sự trợ giúp của hai Phó giám đốc và các phòng ban. Phó giám đốc kinh doanh giúp Giám đốc phụ trách các công việc cụ thể về kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, quản lý tình hình kinh doanh ở các chi nhánh, là cố vấn trực tiếp cho Giám đốc về phương án kinh doanh. Phó giám đốc kỹ thuật giúp Giám đốc phụ trách về công tác kỹ thuật, về hành chính nhân sự. Bộ máy của công ty được chia thành các phòng ban: phòng kinh doanh; phòng kế toán; phòng xuất nhập khẩu; phòng kho vận và phòng hành chính nhân sự. Phòng Kinh doanh: Có chức năng xây dựng chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh của Công ty. Liên hệ trực tiếp và mật thiết với khách hàng. Hiện nay, Công ty có 3 phòng kinh doanh, mỗi phòng có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, giới thiệu và bán sản phẩm, chăm sóc khách hàng trên khu vực mình phụ trách. Phòng Kế toán: Có chức năng hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác, kip thời đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quy định hiện hành. Xác định chi phí kết quả hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo quy định Công ty và pháp luật. Kiểm soát tình hình công nợ khách hàng, giá bán sản phẩm theo quy định Công ty. Theo dõi việc thực hiện trả nợ, lãi vay theo các điều kiện, quy định trong hợp đồng tín dụng với tổ chức tín dụng. Xây dựng và thực hiện các chiến lược vốn nhằm sử dụng một cách hiệu quả các nguồn vốn mà công ty có thể sử dụng. Lập kế hoạch tài chính và kiểm soát thực hiện kế hoạch tài chính Công ty. Phòng Xuất Nhập khẩu: Có chức năng liên hệ tìm kiếm đối tác theo đúng quy trình Xuất nhập khẩu. Đảm bảo chỉ tiêu số lượng hàng nhập khẩu và phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Kiểm tra giám sát quá trình nhận hàng tại cảng của nhân viên giao nhận. Kịp thời xử lý các phát sinh về chứng từ tại Cảng. Khiếu nại về sự cố hàng hóa đúng nơi, đúng hạn định. Đảm bảo dư nợ L/C không vượt quá mức quy định cho phép và không quá 45 ngày trước ngày hàng về. Phòng Kho vận: Quản lý sắp xếp kho bãi hàng hóa. Quản lý đội xe tải Công ty. Điều phối hàng hóa, phương tiện vận tải theo lệnh giao hàng một cách chính xác, đúng hạn và hiệu quả. Phòng Hành chính Nhân sự: Có chức năng điều chỉnh cơ cấu tổ chức và hoạch định nguồn nhân lực nhằm thực hiện chiến lược lâu dài của Công ty. Xây dựng hệ thống các chính sách, quy định, thủ tục và quy trình quản lý các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự trong công ty theo luật pháp Việt Nam. Bộ máy quản lý của Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH PGĐ KINH DOANH PGĐ KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG XNK PHÒNG KHO VẬN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HCNS Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Từ sơ đồ trên ta có thể thấy tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Kim Tín tuy đơn giản nhưng rất chặt chẽ. Tuy mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng có cùng mục đích tham mưu, đưa ra kế hoạch tối ưu nhất và giúp cho Giám đốc điều hành bộ máy Công ty suôn sẻ. Là doanh nghiệp thương mại nên phòng kinh doanh của Công ty có đội ngũ nhân viên nhiều nhất được phân bổ theo từng khu vực quản lý kinh doanh khác nhau và theo ngành hàng phụ trách như: Khu vực Hà Nội, khu vực Nam Sông Hồng, Đông Bắc, Tây Bắc, phụ trách ngành hàng Dự Án, ngành hàng Nhập khẩu…nhằm bao phủ và khai thác thị trường phía Bắc đưa hàng hóa của Công ty tới trực tiếp cho người sử dụng. Tương ứng với mỗi vùng kinh doanh phòng kế toán có các kế toán chuyên quản và kế toán kho ở từng vùng phụ trách, kiểm soát và hỗ trợ cùng với phòng kho vận chuyển hàng tới khách hàng một cách nhanh nhất. 1.2.2 Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính Để đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ của thị trường cũng như với mục tiêu mở rộng kinh doanh, Công ty có rất nhiều chi nhánh ở các vùng như Tây Bắc, Đông Bắc, Nam sông Hồng. Mỗi kho hàng trực thuộc Công ty tại các chi nhánh ở các tỉnh đều có một kế toán theo dõi tình hình nhập xuất hàng, công nợ, chính sách chiết khấu đối với khách hàng. Các chi nhánh này phải hạch toán phụ thuộc thông qua tài khoản phải thu, phải trả nội bộ ( TK 136, TK 336 ). Phòng kế toán ở các kho hàng trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các kho hàng đó, định kỳ gửi báo cáo về cho kế toán và thư ký kinh doanh có liên quan của Công ty ( hàng tuần ). Đồng thời chuyển tiền mặt nếu có về tài khoản Công ty để số dư trong quỹ tại các không được quá mười triệu tại mỗi chi nhánh. Mặt khác, toàn bộ vấn đề về thu chi mua quà khuyến mãi cho khách hàng hay quà tặng dịp lế tết đối với những khách hàng lớn tại mỗi chi nhánh đều phải thông qua kế toán trưởng Công ty, được sự phê duyệt của kê toán trưởng thì ở các chi nhánh mới được thực hiện. 1.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh, hàng hóa và thị trường tiêu thụ 1.3.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh Quy trình tổ chức kinh doanh của công ty bắt đầu từ khâu nhập hàng cho đến khâu tiêu thụ. Lượng hàng được nhập chủ yếu theo hai hình thức là nhập của các công ty trong nước và nhập khẩu. Đối với mặt hàng cáp thép, que hàn đặc chủng, dây hàn inox…được nhập khẩu tại các nước như Trung Quốc, Malaysia. Đối với que hàn thường, thiết bị điện được nhập từ các công ty có uy tín trong nước như công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Lâm Hưng Phát, nhà máy vật liệu hàn Công ty TNHH Kim Tín tại khu công nghiệp Phố Nối A Văn Lâm-Hưng yên. Sau khi lượng hàng được nhập về kho, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng thư ký kinh doanh hoặc kế toán bán hàng kiểm tra lượng hàng thực tế có trong kho để lên đơn hàng. Đơn hàng sẽ được chuyển xuống kho vận. Kho vận có trách nhiệm điều chuyển nhân viên đi giao hàng. Cuối cùng căn cứ vào biên bản giao nhận giữa bên giao hàng và bên nhận hàng, kế toán sẽ vào công nợ của từng khách hàng. Nhập kho Biên bản giao nhận Lên đơn hàng Đơn đặt hàng Công nợ Tiêu thụ Sơ đồ 1.2: Quy trình bán hàng cung cấp dịch vụ tại Công ty Cổ phần Kim Tín 1.3.2 Đặc điểm hàng hóa và thị trường tiêu thụ Sản phẩm chủ lực mà công ty cung cấp thị trường là các hàng hoá về que hàn và dây hàn. Về que hàn, công ty đang có: que hàn sắt gồm các loại như KT6013; KT421; KT3000…(tiêu chuẩn AWSE6013); được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn sắt, xây dựng, chế tạo máy, công nghiệp đóng tàu,…Que hàn gang thép: GL52 (tiêu chuẩn AWES7016) được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn công nghiệp, cầu đường, đóng tàu. Về dây hàn, công ty đang có loại Gemini 70s, là loại dây hàn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hàn công nghiệp, cầu đường, đóng tàu với nhu cầu sử dụng rất lớn. Các hàng hóa của công ty được bảo quản tại các kho hàng đảm bảo điều kiện thoáng mát, khô ráo, tránh bị rỉ, bị oxi hoá. Hiện nay công ty CP Kim Tín tại Miền Bắc có 9 kho hàng trực thuộc. Vùng Đông Bắc gồm tỉnh Hải Dương, Hải Phòng, Bắc Giang; vùng Tây Bắc gồm các tỉnh Thái Nguyên, Việt Trì, Sơn La; vùng Nam sông Hồng gồm các tỉnh Nam Định, Thanh Hoá, Vinh. Có thể khái quát mạng lưới kinh doanh của Công ty Cổ phần Kim Tín theo sơ đồ sau: Marketing Phòng kinh doanh Hành chính bán hàng Nhập khẩu Dự án Khu vực HN Nam sông Hồng Đông Bắc Tây Bắc Vật liệu điện Kim loại tổng hợp Nam Định Thanh Hóa Vinh Hải Phòng BG TN Việt Trì Sơn La Hải Dương Sơ đồ 1.3 Mạng lưới kinh doanh của Công ty Cổ phần Kim Tín PHẦN 2:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN 2.1 Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán Phòng tài chính kế toán của công ty ra đời ngay từ khi công ty được thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện nay bộ phận kế toán của công ty gồm có 15 người; trong đó có 9 kế toán kho tại 9 tỉnh thành và 6 kế toán tại văn phòng công ty. Tất cả kế toán kho tại các tỉnh chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán; đứng đầu là kế toán trưởng, chị Nguyễn Thị Thu Hiền, tốt nghiệp Đại học Thương mại, chị đã làm kế toán tổng hợp được 5 năm trước khi được bổ nhiệm làm kế toán trưởng; kế toán tổng hợp, chị Nguyễn Thị Nhi, tốt nghiệp Học viện Tài chính; kế toán quản lý 9 kho hàng thuộc 9 tỉnh, chị Trịnh Thị Tăng, tốt nghiệp Đại học Thương mại; kế toán phụ trách Khách hàng dự án và ngành hàng nhập khẩu, chị Nguyễn Thị Hoa, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và đã tốt nghiệp ĐHKTQD văn bằng 2; kế toán khu vực Hà Nội và kiêm kiểm soát quỹ tiền mặt, chị Phạm Thị Hoài, tốt nghiệp Đại học Thương mại; kế toán kho tổng C4, chị Nguyễn Quỳnh Hương, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và văn bằng 2 KTQD; kế toán thuế kiêm thủ quỹ, chị Đào Thị Huyền, tốt nghiệp Cao đẳng kinh tế kĩ thuật Thương mại và văn bằng 2 KTQD. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính kế toán: Chỉ đạo công tác tài chính kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty, tham mưu cho Ban Giám Đốc trong mọi công việc có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; ký các chứng từ thu, chi, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khuyến mãi và các báo cáo tài chính. Dưới Kế toán trưởng có Kế toán tổng hợp là người tổng hợp số liệu từ các kế toán chuyên quản báo cáo lên vào sổ sách, theo dõi giám sát và hạch toán doanh thu, kết chuyển giá vốn hàng bán và xác định kết quả kinh doanh. Số liệu kế toán tổng hợp có được từ các Kế toán chuyên quản (kế toán quản lý 9 kho ở 9 tỉnh trực thuộc, kế toán dự án và ngành hàng nhập khẩu, kế toán khu vực Hà Nội kiêm kiểm soát quỹ tiền mặt); các kế toán chuyên quản có nhiệm vụ nhận các đơn hàng từ Thư ký kinh doanh và kế toán kho ở các tỉnh tiến hành đối chiếu và kiểm tra công nợ, lập phiếu xuất kho, sau đó trình lên thủ trưởng hoặc kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chưyển xuống phòng kho vận xuất hàng và giao hàng cho khách. Đồng thời hàng tuần hoặc hàng tháng tiến hành đối chiếu công nợ với thư ký kinh doanh và khách hàng, báo cáo lên cho Kế toán tổng hợp và nhân viên kinh doanh số nợ còn lại của khách hàng đẻ NVKH đi thu nợ. Riêng kế toán phụ trách Khu vực Hà Nội còn có nhiệm vụ cập nhật phiếu thu, phiếu chi hàng ngày và kiểm soát lượng tiền ra vào tồn quỹ báo cáo với Kế toán trưởng để kiểm soát vòng quay vốn và sử dụng vốn có hiệu quả nhất. Kế toán kho C4 (kho tổng công ty): nhận phiếu xuất kho từ kế toán bán hàng, kiểm tra thẻ kho và hàng thực tế trong kho có đủ và đúng chủng loại hay không, địa chỉ giao hàng đã rõ ràng chưa sau đó báo cho thủ kho xuất hàng. Hàng ngaỳ kế toán kho tiến hành vào thẻ kho rồi kiểm tra đối chiếu thẻ kho với thực tế để biết được chính xác lượng nhập và xuất trong ngày. Đồng thời lập báo cáo kho và nhập biên bản và tiền thu được ( nếu có) từ nhân viên giao nhận hàng ngày chuyển lên cho kế toán chuyên quản, thư ký kinh doanh để cung cấp hàng kịp thời và tốt nhất cho khách hàng. Mỗi kho hàng thực thuộc công ty tại các tỉnh đều có một kế toán theo dõi tình hình nhập xuất hàng, công nợ, chính sách chiết khấu đối với khách hàng. Các kho hàng này hạch toán phụ thuộc thông qua tài khoản phải thu phải trả nội bộ. Phòng kế toán ở các kho hàng trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các kho hàng đó, định kỳ gửi báo cáo về cho kế toán và thư ký kinh doanh có liên quan của công ty. Đồng thời chuyển tiền mặt nếu có về tài khoản của công ty để số dư trong quỹ tại các chi nhánh không được quá 10 triệu đồng tại mỗi chi nhánh. Thủ quỹ có trách nhiệm giữ quỹ tiền mặt của công ty, nắm được lượng tiền ra vào hàng ngày và cuối tháng đối chiếu kiểm kê quỹ cùng với kế toán phụ trách kiểm soát quỹ. 2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng Chế độ kế toán 2.2.1 Khái quát chung Công ty áp dụng các chính sách kế toán dựa theo Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán đã ban hành và các thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính. Công ty đã vận dụng phù hợp dựa vào đặc điểm, tình hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của công ty, theo đó hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách và các báo cáo tài chính cũng được vận dụng phù hợp. Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin tài chính một cách nhanh chóng kịp thời, Công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán, việc ứng dụng tin học đã giúp cho Ban giám đốc và những người quan tâm dễ dang nắm bắt được tình hình kinh doanh và các số liệu có liên quan. Công ty áp dụng các chính sách kế toán thống nhất qua các kỳ kế toán : Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách, hóa đơn là đồng Việt Nam (VNĐ). Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, và được tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. Hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung và tài sản cố định được tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng. 2.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Công ty sử dụng các chứng từ sổ sách theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, gồm 5 loại chứng từ là : Chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về cung cấp dịch vụ, chứng từ về tài sản cố định và chứng từ về tiền tệ. Là doanh nghiệp thương mại, với số lượng hàng hóa nhập xuất mỗi ngày là rất lớn, Công ty sử dụng chứng từ Đơn hàng để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Mỗi khi có khách hàng đặt mua hàng, nhân viên kinh doanh phải viết vào đơn hàng và nộp lại cho phòng kế toán, kế toán công nợ sẽ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng cũng như số lượng hàng đặt mua để xét giảm giá cho khách hàng. Công ty còn có sổ đăng ký mẫu chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng và những người được ủy quyền như các nhân viên kinh doanh và kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều lập chứng từ kế toán và chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ theo đủ số liên quy định, đủ chữ ký của người lập, người có thẩm quyền. 2.2.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Theo chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ Công ty sử dụng hệ thống tài khoản tuân thủ theo chế độ kế toán đã ban hành của Bộ tài chính. Do Công ty sử dụng kế toán máy nên để có thể sử dụng thì phải khai báo tham số hệ thống và hệ thống danh mục phù hợp với phần mềm. Các đối tượng khách hàng sẽ được xếp vào các nhóm có đặc điểm giống nhau và được mã hóa để dễ tìm thông tin và dễ theo dõi, ví dụ như xếp theo khu vực địa lý, theo đối tượng kinh doanh của khách hàng. Công ty hiện nay đang kinh doanh tiêu thụ hàng trăm mặt hàng khác nhau trong lĩnh vực vật liệu điện, hàn và kim khí, nên mỗi mặt hàng đều được mở mã cấp riêng ( từ cấp 1 đến cấp 6). Khi cần tra cứu lượng hàng tiêu thụ và công nợ của khách hàng nào thì chỉ cần đánh tên khách hàng đó là ta có thể biết chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2.2.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty CP Kim Tín hiện nay là hình thức Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để chuyển ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Ngoài ra do số lượng khách hàng lớn và nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên Công ty có hệ thống sổ theo dõi chi tiết của từng khách hàng để đối chiếu với kế toán máy tránh nhầm lẫn do kế toán quên phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. 2.2.5 Đặc điểm tổ chức vận dụng Báo cáo kế toán Công ty có kỳ lập báo cáo tài chính theo năm, hệ thống báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Công ty tiến hành lập các báo cáo kế toán khi kết thúc kỳ kế toán năm và nộp cho Bộ tài chính sau khi kết thúc kỳ kế toán là 3 tháng. Ngoài ra kế toán phải tiến hành lập các báo cáo chi tiết về tình hình bán hàng, tình hình khách hàng và tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng như những khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại để Giám đốc và những người có trách nhiệm theo dõi hiệu quả kinh doanh một cách chi tiết hơn. Theo quy định của Công ty những khách hàng thanh toán trong vòng 7 ngày đều được hưởng chiết khấu. 2.3 Đặc điểm tổ chức kế toán trên một số phần hành chủ yếu 2.3.1 Đặc điểm tổ chức kế toán mua hàng nhập kho Hàng hoá mà công ty cung cấp cho thị trường chủ yếu là các que hàn và dây hàn. Lượng hàng được nhập chủ yếu theo 2 hình thức là nhập của các công ty trong nước và nhập khẩu. Chứng từ sử dụng gồm có: Phiếu đề nghị mua hàng; phiếu nhập kho; phiếu chi; hoá đơn GTGT; biên bản giao hàng; giấy báo của ngân hàng. Kế toán mua hàng tại công ty sử dụng chủ yếu 2 tài khoản TK 156 và TK 331. Trong đó TK 156 có 2 Tk cấp 2 là TK 1561: trị giá hàng hoá mua vào; TK 1562: chi phí mua hàng. Trong tài khoản 1561 sẽ được chi tiết theo từng mặt hàng và từng chủng loại. Hàng hóa mua về sẽ được nhân viên kinh doanh kiểm tra chất lượng mẫu mã có theo đúng yêu cầu không và tiến hành nhập kho nếu đã đảm bảo yêu cầu. Kế toán sẽ phản ánh vào máy lượng hàng nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho và biên bản giao nhận. Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng nhập kho như sau: Phiếu đề nghị mua hàng Hóa đơn mua hàng Biên bản giao nhận Phiếu nhập kho Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng nhập kho 2.3.2 Đặc điểm tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh Với lượng hàng hoá phong phú và đa dạng nên công ty đã áp dụng cả 2 phương thức tiêu thụ chủ yếu trong các doanh nghiệp là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuấnt để tiếp tục sản xuất. Đặc điểm của nghiệp vụ này là hàng chưa đến tay người dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ. Hiện nay công ty đang sử dụng 2 hình thức bán buôn là bán hàng qua kho và bán hàng không qua kho. Theo phương thức bán buôn các khách hàng lấy số lượng lớn theo chính sách của công ty đưa ra sẽ được hưởng chiết khấu theo mức chiết khấu nhất định. Bán lẻ hàng hoá là hình thức khách hàng mua lẻ các mặt hàng kinh doanh của công ty; chủ yếu là bán hàng thu bằng tiền mặt, và thường là bán hàng thu tiền ngay. Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hàng hóa giao cho khách. Lượng khách hàng mua nhỏ lẻ này không ký hợp đồng chiết khấu với công ty nên không được hưởng chiết khấu mà phải thanh toán ngay và lấy bằng giá niêm yết của công ty. Kế toán tiêu thụ hàng hóa liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, tuy nhiên, dù là loại chứng từ gì thì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán. Chứng từ kế toán sử dụng liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá gồm có: phiếu đề nghị xuất hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, hoá đơn GTGT, biên bản giao hàng, giấy báo của ngân hàng... Phiếu đề nghị xuất hàng được Công ty đặt in theo mẫu công ty quy định có đánh số quyển và số thứ tự. Mỗi nhân viên kinh doanh được giữ một quyển, lúc lên đơn hàng phiếu này được lập làm 2 liên đặt giấy than viết một lần, có chữ ký của nhân viên kinh doanh: 1 liên giao cho Thư ký bán hàng, 1 liên giữ lại quyển. Phiếu xuất kho, phiếu thu, hóa đơn GTGT được sử dùng theo mẫu quy định chung của Bộ Tài Chính. Cả 3 loại phiếu này đều được viết làm 3 liên đặt giấy than viết 1 lần: Liên 1 chuyển cho phòng kế toán, liên 2 chuyển cho khách hàng và liên 3 giữ lại quyển.Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo, kế toán trưởng, người nhận hàng, thủ quỹ ...Biên bản giao hàng: Mẫu này cũng do Công ty đặt in theo mẫu của công ty quy định. Mỗi nhân viên giao nhận được giữ một quyển, Phiếu này được lập làm 3 liên: Liên 1 giao cho thứ ký bán hàng , liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để lại quyển, khi đi giao hàng nhân viên giao nhận ghi đầy đủ thông tin từ phiếu xuất kho như : tên người mua. địa chỉ giao hàng, quy cách hàng hóa, giá cả, thành tiền ... .Sau khi giao hàng xong yêu cầu khách hàng ký vào biên bản giao hàng để xác nhận hàng đã đúng và đủ theo đơn đặt hàng. Quy trình tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Kim Tín : Đối với phương thức bán buôn qua kho : Nhân viên kinh doanh đi thị trường nhận đơn hàng từ khách hàng làm phiếu đề nghị xuất hàng chuyển cho bộ phận hành chính bán hàng, Thư ký chuyên trách từng loại mặt hàng sẽ tiến hành rà soát lại các điều kiện xuất hàng như: Tồn kho, giá bán, công nợ, hình thức giao hàng, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, yêu cầu viết hóa đơn….Nếu đủ điều kiện sẽ chuyển phiếu Đề nghị giao hàng tới phòng Kế toán kiểm tra xác nhận phiếu xuất hàng sau đó chuyển tới phòng kho vận xuất hàng, Phòng kho vận có trách nhiệm giao đúng, đủ số lượng theo phiếu xuất và thu tiền nếu khách hàng thanh toán ngay. Kế toán bán hàng tiến hàng viết hóa đơn cho khách hàng. Sau khi giao hàng xong biên bản giao hàng có ký nhận của khách hàng và hàng thu về được nhân viên chuyển nộp cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu, rồi chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan để giảm trừ hoặc ghi tăng công nợ. Các bước xuất hàng được thực hiện theo các biểu mẫu sau:  Mẫu 01: Đề nghị xuất hàng ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG số : 00722 Kính gửi : Phòng kế toán Công ty Cp Kim Tín NVKD: Đình Đắc STT Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành Tiền Thực thu Tên & địa chỉ khách hàng 1 Que hàn KT421- 3.2 4.000 13.000 52.000.000 Cty Hiệp Hòa – Xã Minh Đức – Mỹ Hào – Hưng Yên Tổng cộng 4.000 52.000.000 Hà nội, ngày 01 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng Kế toán trưởng TKKD Người đề nghị (Đã ký) (Đã ký ) (Đã ký ) (Đã ký) Mẫu 02: Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính PHIẾU XUẤT KHO Số: 54829 Ngày 01 tháng 2 năm 2008 Họ tên người nhận hàng : Cty TNHH ôtô Hiệp Hòa . Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên. Lý do xuất kho: Xuất bán cho Cty ôtô Hiệp Hòa. Xuất tại kho: C4 Đường Bạch Đằng – Hai Bà Trưng – Hà Nội. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền A B C 1 2 3 1 Que hàn KT 421 – 3.2 Kg 4.000 11.818,18 47.272.720 Tổng cộng : 47.272.720 Thuế GTGT : 4.727.280 Tổng hóa đơn : 52.000.000 Số tiền bằng chữ: Năm mươi hai triệu đồng chẵn ./. Ngày 01 tháng 02 năm 2008 Thủ kho Người nhận Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng Mẫu 03: Hoá đơn GTGT _ 3 liên. HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT -3LL AX/2006 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 65151 Liên 1: Lưu Ngày 01 tháng 2 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Kim Tín Địa chỉ : Lô 3 A 11 Khu Đô Thị Đầm Trấu – Hai Bà Trưng – HN Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 1 0 0 9 8 9 6 8 3 Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Cty TNHH ôtô chuyên dùng Hiệp Hòa Địa chỉ: Xã Minh Đức - Mỹ Hào - Hưng Yên. Số tài khoản : Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0 3 0 1 2 9 2 2 7 5 . STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền A B C 1 2 3 1 Que hàn KT 421 – 3.2 Kg 4000 11.818,18 47.272.720 Cộng tiền hàng : 47.272.720 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 4.727.280 Tổng cộng tiền thanh toán: 52.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi hai triệu đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Mẫu 04: Biên bản giao nhận hàng hoá. BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA Số: 1740 ( Liên 1 – Kế toán) BÊN GIAO HÀNG: CÔNG TY CỔ P._.