Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần Giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng

MỤC LỤC 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 22 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty 23 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. 24 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. 26 2.3. TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỤ THỂ. 27 2.3.1. Tổ chức hạch toán TSCĐ 27 2.3.2.Tổ chức hạch toán tiền và các khoản thanh toán. 30 2.3.3 Kế toán tiền lương 32 PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CT GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG 35 3.1 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN: 35 3.2. ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN. 36 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.2.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung 24 Sơ đồ 2.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 26 Sơ đồ 2.3.1. Sơ đồ quy trình ghi sổ hạch toán TSCĐ. 29 Sơ đồ 2.3.2. Sơ đồ quy trình ghi sổ hạch toán thanh toán 31 Sơ đồ 2.3.3: Sơ đồ quy trình ghi sổ hạch toán lao động tiền lương. 34 Lời nói đầu HiÖn nay n­íc ta ®ang trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi kinh tÕ m¹nh mÏ sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý cña nhµ n­íc. C«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ ®ang ®øng tr­íc yªu cÇu vµ néi dung qu¶n lý cã tÝnh chÊt míi mÎ, ®a d¹ng vµ kh«ng Ýt phøc t¹p. Lµ mét c«ng cô thu thËp xö lý vµ cung cÊp th«ng tin vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ cho nhiÒu ®èi t­îng kh¸c nhau bªn trong còng nh­ bªn ngoµi doanh nghiÖp nªn c«ng t¸c kÕ to¸n còng tr¶i qua nh÷ng c¶i biÕn s©u s¾c, phï hîp víi thùc tr¹ng nÒn kinh tÕ. ViÖc thùc hiÖn tèt hay kh«ng tèt ®Ìu ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c qu¶n lý. Ý thức được vai trò quan trọng đó của kế toán, qua thời gian thực tập tại công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương Hải Phòng, số 5A Hoàng Văn Thụ – Quận Hồng Bàng – Hải Phòng. Em đã tìm hiểu, học hỏi về công tác kế toán của đơn vị mà trọng tâm là khâu hạch toán kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong nền kinh tế thị trường thì tiền lương được sử dụng như một đòn bẩy kinh tế quan trọng, kích thích động viên người lao động gắn bó với công việc, phát huy sáng tạo trong lao động, thúc đẩy sản xuất phát triển. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để biết được công tác tổ chức quản lý sản xuất, hách toán kế toán lao động tiền lương, định mức lao động trong doanh nghiệp, từ đó để biết tình hình sử dụng lao động, tính hiệu quả đúng đắn các giải pháp tiền lương mà doanh nghiệp đã đề ra và thực hiện, phải đảm bảo đúng nguyên tắc chế độ hách toán, quản lý phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Trong quá trình tìm hiểu về lý luận và thực tiễn để hoàn thành chuyên đề này em đã nhận được sự chỉ bảo, giúp đỡ của Ban lãnh đạo, các cô, các chú ở phòng kế toán và các phòng ban khác tại công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương Hải Phòng, được sự hướng dẫn tận tình của TS. Trần Quý Liên, em đã hoàn thành Báo cáo thực tập tổng quan với mong muốn là được học hỏi kinh nghiệm thực tế và áp dụng các kiến thức đã học. Do khả năng nhận thức và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế, vì thế chuyên đề này sẽ không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, Ban lãnh đạo và phòng kế toán tại công ty, để em có đIều kiện bổ sung kiến thức phục vụ tốt trong công tác thực tế sau này. PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG 1.1 LỊCH SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: Công ty Cổ Phần Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương Hải Phòng có tiền thân là: Tổng Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương đường biển ( Sau này đổi tên là Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương ) Trực thuộc Bộ ngoại thương được thành lập từ năm 1970. Năm 1993 trở thành đơn vị thành viên thuộc Công ty giao nhận kho vận ngoại thương theo Quyết định số 337TM/TCCB ngày 31/03/1993 với tên gọi là Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng. Năm 1998 đổi tên là Chi nhánh Công ty giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng trực thuộc Công ty giao nhận kho vận ngoại thương theo quyết định số 0335/1988/QĐ-TM-TCCB ngày 17/03/1998 của Bộ Thương mại. Ngày 08/08/2007 Chi Nhánh Công ty giao nhận kho vận ngoại thương chuyển đổi thành Công ty cổ phần giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng theo Quyết định số 2028/QĐ-BTM ngày 23/11/2006 và Quyết định 1140/QĐ-BTM ngày 19/07/2007 Tên đăng ký hợp pháp của Công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG Tên đăng ký hợp pháp của Công ty bằng tiếng Anh: HAI PHONG FOREIGN TRADE FORWARDING AND WAREHOUSING JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt : VIETRANS HAI PHONG Công ty là công ty cổ phần có tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật Việt Nam. Trụ sở đăng ký của công ty là: Địa chỉ: 5A Hoàng Văn Thụ, Q.Hồng Bàng, TP.HảI Phòng. Điện thoại: 0313.842007 – 842489 Fax: 0313.842277 Email: vietranshaiphong@hn.vnn.vn Vốn điều lệ: 42.000.000.000 Tài khoản giao dịch: 003.1.00.000082.9 tại Ngân hàng Ngoại thương Hải Phòng. Mã số thuế: 02.001.28737 Giấy phép kinh doanh: 0203003359 Đại diện theo pháp luật của Công ty: Ông: Phạm Thanh Minh Chức vụ: Giám đốc. Ông: Phạm Đình Ngoan Chức vụ: Phó Giám đốc 1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH: 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty: Nhận uỷ thác của các đơn vị kinh tế, các tổ chức , cá nhân trong và ngoài nước, tổ chức giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng quá cảnh, hàng ngoại giao, hàng hội chợ triển lãm, thiết bị cho các cuộc biểu diễn văn hoá nghệ thuật, hàng công trình, hành lý cá nhân, hàg biếu tặng, hàng mẫu, hàng quý, tài liệu, chứng từ bằng đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ, đường hàng không từ Việt Nam đi các nước và ngược lại. Kinh doanh các dịch vụ giao nhận kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, ky ốt. Thuê và cho thuê các phương tiện vận tải, bốc xếp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh bằng đường bộ, đường biển, đường sắt và đường hàng không. Thu gom, chia lẻ, bảo quản, đóng gói, phân loại hàng hoá, thủ tục XNK, thủ tục Hải quan, mua bảo hiểm hàng hoá. Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế. Đại lý tàu biển, kinh doanh thiết bị vật liệu xây dựng, sản phẩm đồ mộc, hàng nông sản hàng tiêu dùng. Liên doanh liên kết hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để phát triển các hoạt động kinh doanh về giao nhận vận tải thương mại của công ty. Thuê và cho thuê văn phòng làm việc. Kinh doanh xuất nhập khẩu và nhận làm uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá. Làm đại lý cho các hàng tàu nước ngoài, làm các dịch vụ liên quan đến kho ngoại quan. Thực hiện các dịch vụ thương mại, dịch vụ du lịch, dịch vụ ăn uống giải khát. Kinh doanh khách sạn và dịch vụ khách sạn. Kinh doanh dịch vụ Logistics; dịch vụ vận tải đa phương thức. Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. 1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Hàng hoá trước khi đến tay người tiêu dùng phải trải qua khâu lưu thông, nếu rút ngắn khâu lưu thông cả nhà sản xuất lẫn người tiêu dùng đếu có lợi. Đối với nhà sản xuất vốn sẽ được quay vòng nhanh chóng và hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục không bị gián đoạn, trong khi đó người tiêu dùng sẽ được hưởng lợi khi sử dụng những sản phẩm mới được sản xuất với mức giá hợp lý. Như vậy rõ ràng là thay vì phải lo liệu việc vận chuyển cũng như các thủ tục liên quan đến công tác đưa hàng tới người tiêu thụ, người sản xuất chỉ cần tập trung vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và để phần việc trên cho những người thông thạo về công tác bốc xếp, vận chuyển, làm các thủ tục giấy tờ ...Những người này được gọi là người giao nhận. Có hai định nghĩa phổ biến về hoạt động giao nhận: Theo định nghĩa của FIATA thì "Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến việc vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như dịch vụ tư vấn có liên quan dến các dịch vụ trên kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá". Theo luật thương mại Việt Nam thì: "Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi hàng, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hay người giao nhận khác". Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận. Vậy chức năng của người giao nhận tóm gọn là đưa hàng từ người sản xuất đến người tiêu dùng, từ người xuất khẩu đến nhà nhập khẩu, từ những người bán buôn đến những người bán lẻ .. một cách nhanh chóng và hiệu quả với chi phí hợp lý hoặc tư vấn cho những đối tượng có hàng và đối tượng cần hàng về hoạt động liên quan đến việc xuất hàng và nhập hàng. Để thực hiện tốt công việc nhận ủy thác và tổ chức giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu…công ty đã tận dụng khai thác kho hàng với một quy trình công nghệ xử lý có hệ thống như sau: Nhận dịch vụ của khách hàng Nhận hàng hoá (ghi nhận tình trạng hàng hoá) Theo dõi bảo quản hàng hoá Giao lại hàng hoá cho khách hàng Kết thúc quá trình bảo quản hàng hoá Chênh lệch hàng hoá ( nếu có ) Báo cáo khách hàng Phối hợp với khách hàng giải quyết 1.2.3 Đặc điểm quy trình tổ chức kinh doanh của công ty: Phòng đại lý giao nhận là một trong những phòng ban tiêu biểu của công ty .Hình thành và phát triển cùng với sự phát triển của công ty.Đội ngũ cán bộ công nhân viên của phòng có đầy đủ kinh nghiệm và nghiệp vụ tốt để hoàn thành nhiệm vụ được giao.Đây là phòng hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch một cách sớm nhất, công việc chủ yếu của phòng Đại lý giao nhận là làm đại lý cho M&S VTEC và một số khách hàng lẻ khác. Cán bộ CNV của phòng đã nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc được giao, tuy nhiên trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì phòng cần phải chủ động tìm hường phát triển, một mặt duy trì tốt mối quan hệ với M&S VTEC, mặt khác phải tìm kiếm khách hàng mới, quan tâm đến việc mở rộng dịch vụ giao nhận hàng không, hàng khu công nghiệp. Công việc chủ yếu của phòng đại lý giao nhận là lập các chúng từ nhập và xuất hàng cho khách hàng đồng thời làm các thủ tục với hải quan.Quy trình nhập các chứng từ bao gồm các bước chủ yếu như sau: Tiếp nhận thông tin Xử lý thông tin Phát lệnh cho khách hàng Thu tiền và lập hoá đơn Tiếp nhận thông tin : Đại lý của M&S VTEC ở nước ngoài gom hàng từ các chủ hàng lẻ, thuê tàu để vận chuyển hàng từ nước ngoài tới Việt Nam.Đồng thời cung cấp cho người gửi hàng house B/L.Khi hàng lên tàu hãng tàu cấp vận đơn đường biển cho người gửi hàng( Đại lý nước ngoài). Các chứng từ sẽ được chuyển đến M&S VTEC. Phòng đại lý nhận được giấy báo hàng đến từ phía hãng tàu, đồng thời nhận các chứng từ cần thiết cho lô hàng như Master B/L, các House B/L, Điện giao hàng( nếu lô hàng được giao bằng điện), invoise….. và các giấy tờ khác liên quan tới hàng hoá nhập khẩu…..từ phía M&S VTEC Sài Gòn. Tất cả các thông tin liên quan đến hàng hoá được gửi tới phòng đại lý giao nhận thông qua Email, fax… Nhân viên phòng giao nhận sẽ tiếp nhận thông tin và có quyền yêu cầu M&S VTEC cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để làm các thủ tục tiếp theo cho lô hàng. Nếu lô hàng được giao bằng vận đơn gốc thì M&S VTEC phải chuyển cho phòng đại lý giao nhận Vận đơn gốc bằng chuyển phát nhanh….. Còn nếu giao bằng điện thì cần thông báo điện giao hàng Xử lý thông tin : Khi đã nhận được đầy đủ các thông tin, chứng từ về hàng hoá, phòng giao nhận có nhiệm vụ xử lý thông tin, bằng các công việc sau: Nhận được giấy báo hàng đến từ phí hãng tàu, xem xét dự kiến tàu đến và đến lấy lệnh theo đúng như thông báo của hãng tàu.Sau đố kết hợp với những thông tin nhận được từ M&S VTEC như căn cứ vào House B/L…..chia lẻ lô hàng cho từng người nhận hàng và cấp giấy báo hàng cho từng chủ lẻ, thông báo hàng đến. Làm lệnh giao hàng cho từng khách hàng riêng lẻ. Mỗi một lô hàng làm 3 lệnh giao hàng gốc. Trong đó phải kiểm tra đủ số cân, số kiện…… Thông thường có 3 loại hàng: Hàng nhận nguyên container và giao nguyên container (F/F) Có nghĩa là container chỉ có một người gửi hàng duy nhất và một người nhận hợp pháp. Đây là loại hình đơn giản nhất, đối với loại hình này đại lý giao nhận sẽ nhận thế nào giao thế ấy(điều đó có nghĩa là giao nguyên cont kẹp chì), mà không chịu trách nhiệm về những thiếu sót, hưu hỏng hàng hoá. Khi nhận đầy đủ thông tin về hàng hoá, phòng đại lý giao nhận chỉ có trách nhiệm làm giấy báo hàng cho khách hàng và làm lệnh giao nguyên cont Khi thông báo hàng đến cho khách hàng, thông thường có kèm theo biểu giá lưu container cho một này là như sau: *Đối với cont thường: Từ 0 -5 ngày(Kể từ lúc hàng về đến cảng) : miễn phí Từ 6 -10 ngày : phải nộp lệ phí lưu cont là 6.50USD đối với cont 20’ và 13.00USD đối với cont 40’ Từ 11 ngày trở lên : Phải nộp lệ phí lưu cont là 13.00USD đối với cont 20’ và 26.00USD đố với cont 40’ *Đối với cont lạnh: Từ 0 -2 ngày( Kể từ ngày hàng về tới cảng) : phải nộp lệ phí lưu cont là 33.00USD đôí với cont 20’ và 44.00USD đối với cont 40’ Từ 3 -6 ngày : phải nộp lệ phí lưu cont là 44.00 đối với cont 20’ và 55.00 đối với cont 40’ Từ 7 ngày trở lên :phải nộp lệ phí lưu cont là 55.00USD đối với cont 20’ và 66.00USD đối với cont 40’ Phòng đại lý giao nhận không thu phí lưu cont của khách hàng,khách hàng nộp phí lưu cont tại bãi cont. Hàng nhận nguyên giao lẻ ( F/L) Có nghĩa là hàng hoá trong cont do một người gửi nhưng lại gửi cho nhiều người Khi nhận được thông báo của hãng tàu về một cont nguyên, Phòng đại lý giao nhận làm uỷ thác cho bên đại lý khác như Vijaco khai thác hàng, đưa hàng về kho, đồng thời làm thông báo cho khách hàng, làm lệnh giao cho từng chủ hàng lẻ. Đối với hình thức này thì phòng đại lý giao nhận phải cung cấp cho mỗi một chủ hàng lẻ của cont đó một giấy báo hàng đến và làm một bộ lệnh gồm 3 lệnh gốc, manifest…. Những mất mát, hư hỏng hàng do người khai thác chịu Hàng nhận lẻ giao lẻ (L/L) Có nghĩa là Đại lý nước ngoài phải gom hàng từ nhiều chủ lẻ để xếp vào một cont, và giao cho bấy nhiêu người nhận hàng hợp pháp. Nhận được thông báo của hãng tàu về lô hàng, Căn cứ vào House B/L làm gấy báo thông báo cho từng khách hàng và làm 3 lệnh giao hàng cho mỗi lô hàng Phát lệnh cho khách hàng : Khi đến lấy hàng khách hàng cần chú ý mang theo các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu của công ty Giấy báo nhận hàng của phòng đại lý( Vietrans HP) Vận đơn gốc ( Trừ trường hợp lô hàng giao bằng điện ) Những giấy tờ khách hàng mang đến sẽ được lưu thành bộ lưu.Nó là bằng chứng cho việc sở hữu hàng hoá. Chỉ có xuất trình những giấy tờ đó thì người nhận hàng mới được lấy lệnh để nhận hàng Khi giao lệnh cho khách hàng phòng đại lý sẽ giao cho khách hàng nhưng giấy tờ sau: 2 lệnh gốc ( trong đó một lệnh có giá trị làm thủ tục Hải quan, một lệnh có giá trị nhận hàng ) Một Master B/L gốc ( Do hãng tàu cấp ) Một House B/L photo, có dấu của VietransHP Manifest (nếu là hàng lẻ) Lệnh còn lại, có chữ kí của người nhận lệnh và được lưu cùng với bộ lưu để giải quyết những tranh chấp có liên quan tới lô hàng khi lô hàng có những vướng mắc xảy ra. Trong bộ lệnh trả cho mỗi một lô hàng theo yêu cầu của khách hàng phải có 2 nội dung như sau: Giấy tờ làm thủ tục Hải quan gồm: Một lệnh gốc, Một Master B/L photo có dấu của Phòng đại lý giao nhận, Manifest( nếu là hàng lẻ) Giấy tờ lấy hàng gồm : Một lệnh giao hàng gốc, Một Master B/L gốc do hãng tàu cấp, và một House photo có dấu của phòng đại lý Trong trường hợp hàng được giao theo điện thì có điện giữa các shipper và điện giữa các hãng tàu: các shipper có điện giao hàng mà hãng tàu chưa có thì phòng giao nhận cũng chưa được phép giao lệnh cho khách hàng. Khi có lệnh giao hàng M&S VTEC sẽ thông báo bằng email cho phòng đại lý. Căn cứ vào điện giao hàng giao lệnh lấy hàng cho khách hàng. Thu tiền và lập hoá đơn: Đối với mỗi khách hàng khi đến lấy lệnh cần phải nộp các khoản tiền như phí THC, phí đại lý(nếu có ), phí D/O……có nhiều các khoản thu khác nhau ứng cho mỗi một lô hàng, cụ thể như sau: Đối với hàng nhận nguyên giao lẻ( F/L): đây là hàng tự khai thác, thông thường phòng đại lý thường uỷ thác cho kho vijaco, Vinabridge khai thác hàng.Do vậy phải thu của khách hàng những khoản phí sau: Nếu khách hàng là Forwarder: Không thu phí đại lý(handling fee), mà chỉ thu những khoản phí sau, với lệ phí thông thường là: Phí CFS : 13.00USD * CBM + VAT Phí bốc xếp : 35VND * CBM + VAT Phí D/O : 10.00USD Phí THC : 3.00USD * CBM + VAT Nếu là khách hàng trực tiếp : thông thường thu những phí sau với khoản lệ phí là: - Phí đại lý( Handling fee) : 11.00USD * CBM + VAT - Phí CFS : 14.00USD * CBM + VAT - Phí bốc xếp : 35.000VND * CBM +VAT -Phí THC : 4.00USD * CBM + VAT Đối với hàng nhận nguyên cont giao nguyên cont( F/F) : thu các phí và lệ phí như sau: -Phí đại lý (handling fee) : 25.00USD * CBM + VAT -Phí vệ sinh cont : 40.000VND(cont 20’) * CBM +VAT : 60.000VND(cont 40’) *CBM + VAT -Phí D/O : 300.000 VND -Phí THC : 60.00USD(cont 20’) * CBM + VAT : 90.00USD(cont 40’) *CBM + VAT Đối với hàng nhận lẻ giao lẻ (L/L): thu các khoản lệ phí như sau -phí đại lý (handling fee) : 25.00USD *CBM + VAT -phí CFS : 15.00USD *CBM+VAT -phí bốc xếp : 35.000VND * CBM + VAT -phí D/O : 20.00USD - Phí THC : 4.00USD * CBM + VAT Khi thanh toán với khách hàng Phòng đại đại lý giao nhận lập hoá đơn giá trị gia tăng cho khách hàng bao gồm toàn bộ các phí kể trên. Mục đích của việc lập hoá đơn bàn giao lại cho khách hàng để khách hàng dễ thanh toán và nó cũng là cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp nếu có. 1.3 TỔ CHÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT –KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG: 1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy: Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương Hải Phòng được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan và điều lệ Công ty được Đại hội đồng cổ đông bất thường nhất trí thông qua ngày 06/02/2007. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Trong suốt quá trình hình thành và phát triển đến nay Công Ty cổ phần giao nhận kho vận ngoại Hải Phòng đang hoạt động với mô hình các khối phòng ban chức năng cụ thể như sau: *Khối Giao nhận vận tải: - Phòng Đại lý Giao nhận. - Phòng Ngoại quan. - Phòng Dịch vụ Giao nhận. - Phòng xe Ô tô vận tải. *Khối quản lý văn phòng: - Phòng nhân sự. - Phòng Kế toán tài vụ. - Phòng Tổng hợp. - Phòng quản lý XDCB. - Phòng Hành chính quản trị. *Khối kinh doanh kho hàng: - Phòng Tổng kho 3 Lạc Viên. - Phòng Kho 4B Trần Phú. - Phòng Kho 72 Lạch Tray. 1.3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC KHỐI GIAO NHẬN VẬN TẢI KHỐI QUẢN LÝ VĂN PHÒNG KHỐI KINH DOANH KHO HÀNG BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC Giúp việc Giám đốc Phòng Đại lý Giao nhận Phòng Ngoại quan Phòng D.vụ Giao nhận Phòng xe Ô tô vận tải Phòng nhân sự Phòng kế toán T.vụ Phòng Tổng hợp P.Quản lý XDCB P.Hành chính Q.Trị P.Kho 72 Lạch Tray P.Tổng kho 3 LạcViên P.Kho 4B Trần Phú 1.3.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trong công ty: Đại hội đồng cổ đông: bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ của công ty quy định, đậc biệt các cổ đông sẽ thông qua các Báo cáo tài chính hàng năm của công ty, duyệt ngân sách cho năm tiếp theo. Ngoài ra, đại hội đồng cổ đông còn là cơ quan bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của công ty. Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ, các quy chế nội bộ công ty và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông quy định. Ban kiểm soát: là cơ quan do Đại đội đồng cổ đông bầu ra và trực thuộc Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty; ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban tổng giám đốc Giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật; Phụ trách trực tiếp các phòng ban trong công ty. Phó giám đốc: có trách nhiệm giúp việc và hỗ trợ giám đốc diều hành công và phụ trách các công việc do giám đốc giao phó Các phòng thuộc khối giao nhận vận tải: là các phòng ban trực tiếp nhận ủy thác và thực hiện các nghiệp vụ ủy thác xuất nhập khẩu với khách hàng,vận tải hàng hóa… Các phòng thuộc khối quản lý văn phòng:thực hiện các nhiệm vụ như quản lý nhân sự,kế toán tài chính,kế toán tổng hợp,quản lý XDCB… Các phòng thuộc khối kinh doanh kho hàng:quản lý các vấn đề về kho bãi và bảo quản hàng hóa lưu kho. 1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG 3 NĂM 2007 – 2009: Trong những năm gần đây Công ty cổ phần giao nhận kho vận ngoại thương Hải Phòng (Sau đây gọi tắt là “Vietrans Hải Phòng” ) đã đạt được những thành tựu nhất định thể hiện qua việc tăng trưởng doanh thu luôn đạt ở mức cao và vượt kế hoạch của Công ty đề ra. Cụ thể: STT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 1 Doanh thu thuần 56.592843603 20.333.804.751 24.932.549.691 2 Lợi nhuận trước thuế 1.055.205.598 984.338.840 1.448.331.418 3 Lợi nhuận sau thuế 717.539.807 708.723.965 1.043.243.022 4 Nợ phải trả 5.230.263.700 4.162.470.012 5.392.067.659 5 Nợ phải thu 590.991.590 223.762.990 412.100.953 6 Tỷ suất LNST/Vốn KD 6,6% 5,8% 6,2% 7 Các khoản nộp NSNN 1.919.507.670 1.963.270.044 2.461.750.865 Tốc độ tăng trưởng doanh thu năm 2008 tăng 7,8% so với năm 2007 và tiếp tục tăng mạnh trong năm 2009 với tỷ lệ 22,6% so với năm 2008. Tuy nhiên tốc độ tăng trưởng lợi nhuận lại thấp bởi vì tổng chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý của doanh nghiệp luôn ở mức cao, luôn dao động từ 88% đến 93% trong tổng doanh thu. Đây là một vấn đề mà Công ty cần khắc phục trong giai đoạn tiếp theo. Trong 3 năm gần đây tuy còn nhiều khó khăn như dịch cúm gia cầm, tăng giá đồng loạt các mặt hàng xăng dầu, sự bất ổn của đồng Đô la Mỹ…làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động XNK kéo theo sự sút giảm lượng hàng hoá qua kho và dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hoá. Nhưng với sự lỗ lực của tập thể cán bộ CNV, với sự lãnh đạo sát sao của ban lãnh đạo Công ty, kết quả kinh doanh đều hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra. PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG 2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG HẢI PHÒNG 2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Căn cứ vào tình hình thực tế, Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương đã tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phù hợp với tình hình của đơn vị và theo đúng yêu cầu của Bộ Tài chính. Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi là Phòng Kế toán Tài Vụ. Phòng Kế toán Tài Vụ phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị. Kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành và quản lý công tác kế toán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên. Song song với việc quy định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, trong phòng luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc được giao. Tổng số cán bộ công nhân viên Phòng Kế toán Tài Vụ có 4 người. Trong đó có 1 Kế toán trưởng - Trưởng phòng và 3 Kế toán viên. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY (Sơ đồ 2.1) Kế toán trưởng Kế toán viên phụ trách kế toán Kế toán viên phụ trách tài chính Kế toán viên phụ trách thống kê và kế toán lương 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động với mục tiêu thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán. Kế toán trưởng công ty phụ trách chung trong lĩnh vực thực hiện Luật Kế toán tại công ty. Kế toán trưởng công ty đứng đầu Phòng Kế toán Tài Vụ và trực tiếp phụ trách đầu tư xây dựng cơ bản và phụ trách trong lĩnh vực tài chính đối ngoại. Giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng là các Kế toán viên, các Kế toán viên này phụ trách, kiêm các chức năng khác để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra hiệu quả trong phạm vi mình quản lý. Phòng Kế toán Tài Vụ của công ty tập hợp đội ngũ cán bộ kế toán lành nghề được đào tạo, trải nghiệm qua thực tế lâu dài và có kinh nghiệm trong lĩnh vực hạch toán kế toán. Mỗi một thành viên trong phòng kế toán đều có vị trí, quyền và nghĩa vụ nhất định theo một cơ chế thống nhất từ trên xuống đưới: - Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và các cơ quan pháp luật Nhà nước về toàn bộ công việc của mình cũng như toàn bộ thông tin cung cấp. Kế toán trưởng là kiểm soát viên tài chính của công ty, có trách nhiệm và quyền hạn như sau: + Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế ở công ty. + Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm về quy mô, trình độ và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, tình hình phân cấp và yêu cầu quản lý để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. + Kế toán trưởng có quyền phân công chỉ đạo trực tiếp công việc của các Kế toán viên tại Công ty về các công việc thuộc nghiệp vụ kế toán, thống kê. Trường hợp khen thưởng hoặc kỷ luật, thuyên chuyển hoặc tuyển dụng Kế toán viên phải có ý kiến của Kế toán trưởng + Kế toán trưởng có quyền báo cáo thủ trưởng đơn vị cấp trên, Thanh tra nhà nước, Uỷ viên kiểm soát về các hành vi vi phạm, kỷ luật đã quy định trong quản lý kinh tế tài chính của bất cứ ai trong Công ty. + Kế toán trưởng có quyền không ký duyệt các báo cáo tài chính, các chứng từ không phù hợp với luật lệ, chế độ, và các chỉ thị của cấp trên. + Kế toán trưởng công ty phụ trách chung trong lĩnh vực thực hiện Luật Kế toán tại Công ty. Kế toán trưởng đứng đầu phòng kế toán phụ trách trong lĩnh vực tài chính đối ngoại. Giúp việc đắc lực cho kế toán trưởng là các kế toán viên bao gồm: - 1 Kế toán viên phụ trách kế toán chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, báo biểu kế toán, theo dõi các đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ, trực tiếp làm kế toán tổng hợp. - 1 Kế toán viên phụ trách tài chính chịu trách nhiệm về việc chi tiêu trong nội bộ công ty, theo dõi công nợ nội bộ và lo vốn đảm bảo sản xuất kinh doanh. - 1 Kế toán viên phụ trách thống kê và kế toán lương. Như vậy : Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương sử dụng loại hình thức tổ chức kế toán tập trung thuận tiện cho việc tiến hành thu nhận, xử lý chứng từ để kịp thời vào sổ sách kế toán tổng hợp, chi tiết đảm bảo lãnh đạo tập trung dễ phân công và chỉ đạo trong công tác kế toán. Hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CT GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG: 2.2.1 Các chính sách kế toán chung Là một Công ty các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, do vậy công tác hạch toán của công ty khá phức tạp, tuy vậy việc vận dụng vẫn tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do Bộ Tài chính ban hành: - Niên độ kế toán công ty áp dụng từ ngày 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó, kỳ hạch toán tại Công ty được tính theo tháng. - Đơn vị tiền tệ mà Công ty sử dụng trong ghi chép, báo cáo quyết toán là đồng nội tệ: Việt Nam đồng (VNĐ). - Phương pháp hạch toán : Công ty sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. - phương pháp tính khấu hao TSCĐ: cả TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình đều được công ty áp dụng tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. -Nguyên tắc ghi nhận ngoại tệ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá thực tế của ngân hàng giao dịch tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối niên độ kế toán các khoản mục có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm kết thúc niên độ kế toán - Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương áp dụng chế độ kế toán máy bắt đầu từ tháng 02/2005. Phần mềm kế toán MISA – SME, Phiên bản 7.5 - Phần mềm kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ được Công ty lựa chọn sử dụng. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiên cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Hợp đồng thanh lý TSCĐ, Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…) Quy trình luân chuyển chứng từ: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm: - Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ - Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm các công việc sau: - Lựa chọn địa điểm lưu trữ chứng từ - Lựa chọn các điều kiện để lưu trữ - Xây dựng các yêu cầu về an toàn, bí mật tài liệu - Xác định trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan đến việc lưu trữ chứng từ. Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu: - Nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kế toán trưởng. - Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ng._.