Báo cáo Thực tập tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương2

ãi trong nhiều năm, một điều mà ít doanh nghiệp nào có được khi bước vào nền kinh tế thị trường, vào thời kỳ hội nhập. Trong thời gian thực tập tại Công ty là quá trình để em tìm hiểu sâu hơn chuyên ngành của mình, được tiếp cân với thực tế. Sau thời gian thực tập nghiêm túc, cố gắng, học hỏi, tìm tòi cùng với sự giúp đỡ tận tình của các bác các anh chị phòng Tài chính- kế toán Công ty em đã nắm bắt được tương đối đầy đủ công tác kế toán ở Công ty. Đây là báo cáo tổng hợp tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2. Báo cáo gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Dược TW 2. Phần II: Thực trạng hạch toán một số phần hành chủ yếu tại Công ty. Phần III: Một số vấn đề tồn tại và kiến nghị giải pháp hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn phòng Tài chính- kế toán của Công ty, đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn cô giáo Ths. Trần Thị Nam Thanh đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập tốt nghiệp này. Phần i: tổng quan về công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 I. Khái quát đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý 1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, tên giao dịch quốc tế là DOPHAMA, là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam, trực thuộc Bộ Y tế, Doanh nghiệp có trụ sở tại số 9 Trần Thánh Tông - Hà Nội, được xây dựng trên khu đất rộng 12000m2. Công ty được thành lập và cấp giấy kinh doanh số 0103006888 ngày 3/3/2005 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp và hoạt động theo luật Doanh nghiệp. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một công ty cổ phần dưới hình thức cổ phần chi phối với 51% vốn nhà nước hoạt động theo các quy định, điều lệ, luật định về công ty cổ phần. Tiền thân của công ty là Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2, mà tiền thân của Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 là một xưởng bào chế quân dược của Cục Quân y, thuộc Bộ Quốc phòng có nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ quân đội. Thời gian này, thuốc tân dược từ nước ngoài tuy có chất lượng tốt nhưng lại rất khan hiếm. Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị trong giai đoạn này là nghiên cứu và sản xuất các loại thuốc phục vụ chiến trường. Năm 1954 đơn vị được chuyển về Hà Nội và tiếp tục được Đảng và Nhà nước đầu tư, lấy tên là Xí nghiệp Dược phẩm 6-1 (mùng sáu tháng giêng). Năm 1960, Xí nghiệp Dược phẩm 6-1 được chuyển sang Bộ Y tế quản lý và đổi tên thành Xí nghiệp Dược phẩm số 2. Trong suốt những năm chiến tranh, Xí nghiệp Dược phẩm đã có những đóng góp to lớn trong việc sản xuất và cung cấp thuốc cho bộ đội cũng như nhân dân, phục vụ cho công cuộc kháng chiến của cả dân tộc. Đầu năm 1985, công trình xây dựng Xí nghiệp Dược phẩm số 2 hoàn thành trên diện tích 12000m2 tại số 9 Trần Thánh Tông - Hà Nội. Máy móc thiết bị và dụng cụ hóa chất của công ty do nhà máy Hóa dược phẩm số I - Matxcova và công ty Dược phẩm leningrat giúp đỡ. Năm 1985 Xí nghiệp được Nhà nước phong tặng danh hiệu "Đơn vị anh hùng" do những đóng góp to lớn của đơn vị trong những năm đầu xây dựng đất nước từ sau khi giành được độc lập. Ngày 7 tháng 5 năm 1992, Hội đồng Bộ trưởng ra quyết định 338/QĐ- HĐBT công nhận Xí nghiệp Dược phẩm số 2 là doanh nghiệp Nhà nước và được phép hạch toán độc lập để tăng tính tự chủ về tài chính. Từ đây Xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 và cũng bước sang một giai đoạn phát triển mới , giai đoạn tự hạch toán kinh doanh trong thời kỳ đất nước ta đang xây dựng một nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Trong những năm đầu, Xí nghiệp chỉ là một xưởng sản xuất nhỏ với máy móc thiết bị đơn sơ và số lượng công nhân vài chục người. Xí nghiệp cũng đã gặp phải những khó khăn tưởng chừng như không thể vượt qua trong những năm đầu hoạt động với tư cách là một đơn vị hạch toán độc lập. Nhưng cho đến nay, sau hơn 10 năm hoạt động trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 đã vượt qua được những khó khăn và ngày càng vững mạnh, giành được uy tín trên thị trường. Ngày nay, Xí nghiệp đã có một hệ thống máy móc trang thiết bị hiện đại với công nghệ hoàn thiện và quy mô mở rộng với hơn 500 cán bộ công nhân viên chức hoạt động trong các phân xưởng và phòng ban khác nhau. Năm 2003, được sự đầu tư của Nhà nước, Xí nghiệp đã xây dựng và đưa vào sử dụng Nhà máy sản xuất thuốc đạt tiêu chuẩn GMP (Good Phamarceutical Manufacturing Practice - Cơ sở sản xuất thuốc tốt). Xí nghiệp đã có một cơ sở kỹ thuật sản xuất thuốc tương đối hiện đại với quy trình công nghệ khép kín, sản xuất trong môi trường vô trùng, kỹ thuật xử lý nước tinh khiết, các công đoạn sản xuất nhanh, các kỹ thuật kiểm tra hóa - lý cao, chuẩn xác đáp ứng nhu cầu về số lượng và chất lượng sản phẩm. Xí nghiệp luôn tăng cường đầu tư đổi mới, nâng cấp, tăng cường trang thiết bị nhằm hiện đại hóa dây chuyền sản xuất, hạ giá thành và nâng cao chất lượng sản phẩm, đồng thời tích cực và năng động tìm kiếm các thị trường nhằm duy trì cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Đồng thời Xí nghiệp cũng có những chính sách thưởng phạt phù hợp đã khuyến khích được đội ngũ công nhân viên làm việc tích cực có hiệu quả. Đầu tháng 3 năm 2005, Xí nghiệp đã có quyết định của Bộ Y tế cho phép chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần, tên chính thức của Xí nghiệp hiện nay là Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Hiện nay Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 là một trong những đơn vị hàng đầu trong khối doanh nghiệp Nhà nước. Sản lượng tiêu thụ hàng năm của công ty chiếm khoảng 1/5 tổng sản lượng của cả 20 đơn vị thành viên Tổng công ty Dược Việt Nam. Hàng tháng, Công ty sản xuất và tiêu thụ khoảng 50 loại thuốc tiêm, 95 loại thuốc viên, 5 loại cao xoa, thuốc nước. Các mặt hàng có doanh thu lớn phải kể đến Ampicilin, Amoxcilin, Vitamin B1, Vitamin C, Cloxit… Những năm gần đây sản phẩm của công ty liên tục giành được danh hiệu "Hàng Việt Nam chất lượng cao" tại các hội chợ triển lãm và có uy tín cao ở cả trong và ngoài nước. Thị trường chủ yếu của Công ty là ở các tỉnh phía Bắc và các tỉnh miền Trung. Từ phía Thanh Hóa trở ra có tới 50 đơn vị là khách hàng thường xuyên của Công ty với lượng mua lớn nhất là 300tr/tháng, còn trung bình là 100 triệu. Khu vực từ Thanh Hóa tới Quảng Bình có khoảng 24 đơn vị với lượng mua trung bình là 150tr/tháng. Công ty đã xây dựng được một kênh phân phối đa cấp khá hoàn chỉnh trên thị trường nhằm đảm bảo đầu ra cho sản phẩm của mình. Sản phẩm của Công ty được phân phối đến các công ty dược phẩm các tỉnh huyện, bệnh viện trung ương, bệnh viện tỉnh huyện, đại lý các cấp, nhà thuốc, cửa hàng bán buôn, rồi đến tận tay người tiêu dùng. Với những thành tích đã đạt được công ty đã đón nhận nhiều huân chương và quan trọng hơn là sự tin tưởng của khách hàng vào chất lượng sản phẩm của công ty. Từ khi được công nhận là doanh nghiệp nhà nước và hạch toán độc lập, Công ty luôn cố gắng lao động sản xuất, tìm kiếm thị trường đầu ra cho sản phẩm đồng thời có những chính sách thích hợp nhằm khuyến khích công nhân viên hăng say lao động, thu hút khách hàng. Điều này đã giúp cho công ty đạt kết quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Nhiệm vụ, chức năng. - Sản xuất kinh doanh dược phẩm. Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại thuốc tiêm, thuốc viên và các loại hóa phẩm như: Vitamin A, B1, B6, B12, Ampicilin, thuốc cảm cúm, cao xoa được đóng trong các lọ thủy tinh, lọ nhựa hay các vỉ. Ngoài ra Công ty còn sản xuất một số thuốc gây nghiện, có độc tính cao theo chương trình của Nhà nước như Codeinbazo, Nacotin, Hồng Hoàng, Moocphin. Sản lượng hàng năm của Công ty đạt gần 2 tỷ thuốc viên và 100 triệu thuốc tiêm và hàng tấn dung môi hóa chất phục vụ thị trường trong và ngoài nước. Công ty đã nghiên cứu và đưa ra thị trường nhiều loại dược phẩm mới hiện nay đã trở nên thông dụng như Rotunda, RutinC. - Xuất nhập khẩu dược phẩm. - Tư vấn dịch vụ khoa học trong lĩnh vực dược. - Kinh doanh các ngành khác theo quy định của pháp luật. 3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. Do thuốc là lọai sản phẩm có tác dụng trực tiếp đến cơ thể con người, ảnh hưởng đến sức khỏe nên quy trình sản xuất thuốc phải đảm bảo khép kín và tuyệt đối vô trùng, tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh phải chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí, sản phẩm được kiểm tra bằng những tiêu chuẩn. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 có 4 phân xưởng: phân xưởng thuốc tiêm, phân xưởng thuốc viên, phân xưởng chế phẩm và phân xưởng cơ điện. Các phân xưởng thuốc tiêm, thuốc viên và chế phẩm là các phân xưởng sản xuất chính sản xuất ra các sản phẩm tiêu thụ trên thị trường. Phân xưởng cơ điện là phân xưởng phụ, có nhiệm vụ sản xuất ra các lao vụ cung cấp cho cả ba phân xưởng trên chứ không bán ra thị trường. Quá trình sản xuất ra sản phẩm phải trải qua 3 giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất của phòng kinh doanh, phân xưởng sản xuất bắt đầu tập hợp các yếu tố liên quan trong quá trình sản xuất vào kế hoạch sản xuất (có ghi rõ số lô, số lượng thành phẩm và các thành phần như nguyên liệu chính, tá dược và quy cách đóng gói, khối lượng trung bình viên). Sau đó, Tổ trưởng tổ pha chế sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như phiếu lĩnh vật tư. Các loại vật tư đó phải được cân đo đong đếm thật chính xác với sự giám sát của kỹ thuật viên của phân xưởng sản xuất. - Giai đoạn sản xuất: tổ trưởng tổ sản xuất và kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát công việc pha chế mà công nhân làm. Khi pha chế xong, công việc của kỹ thuật viên là phải kiểm nghiệm bán thành phẩm. Nếu đạt tiêu chuẩn quy định thì tiếp tục sản xuất. - Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất. Khi công đoạn sản xuất đã hoàn tất thì bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm. Sau khi thành phẩm đã đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và có phiếu kiểm nghiệm kèm theo thì mới tiến hành công việc đóng gói. Công việc đóng gói hoàn tất, lúc bấy giờ mới chuyển thành phẩm lên kho cung với phiếu kiểm nghiệm và nhập vào kho của công ty. Do sản phẩm gồm nhiều loại thuốc khác nhau nên có quy trình khác nhau. Mỗi loại thuốc có những tiêu chuẩn định mức riêng. Tuy nhiên nói chung các quy trình sản xuất các loại dược phẩm tại Công ty đều là quy trình khép kín, chu kỳ ngắn với số lượng lớn đối với từng loại dược phẩm. Tại phân xưởng thuốc tiêm, ngoài công việc pha chế dược liệu còn có các công việc như cắt ống, rửa ống, soi ống, kiểm tra đóng gói, được tiến hành theo 2 dây chuyền, ứng với mỗi loại dây chuyền sẽ sản xuất ra 2 loại sản phẩm thuốc tiêm trên các loại ống 1ml và ống 2ml, 5ml. Sơ đồ 1: Dây chuyền sản xuất loại ống 1ml ống rỗng Cắt ống Rửa ống NVL Pha chế Đóng ống Hàn, soi, in ống Đóng gói hộp Kiểm tra, đóng gói Giao nhận Sơ đồ 2: Dây chuyền sản xuất ống 2ml và 5ml ống rỗng Rửa ống Đóng gói hộp Kiểm tra, đóng gói Giao nhận NVL Pha chế Đóng ống Hàn, soi, in ống Tại phân xưởng thuốc viên, sản phẩm gồm các lọai thuốc viên nén hay viên con nhộng như: Vitamin A, B, C, Ampicilin, kháng sinh… Sơ đồ 3: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên con nhộng NVL Xay, rây Pha chế Đóng bao Đóng gói Đóng gói hộp Giao nhận Kiểm tra, đóng gói Sơ đồ 4: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên nén. NVL Pha chế Xay, rây Dập viên Đóng gói Đóng gói hộp Kiểm tra, đóng gói Giao nhận Tại phân xưởng chế phẩm, sản phẩm là các loại thuốc mỡ, thuốc nhỏ mắt, nhỏ mũi, các loại cao xoa. Phân xưởng có tổ mỡ và tổ hóa dược. Sơ đồ 5: Quy trình sản xuất các loại chế phẩm NVL Xử lý Chiết suất Tinh chế Đóng gói hộp Giao nhân Kiểm tra, đóng gói Sấy khô Phân xưởng cơ khí là phân xưởng phụ, chuyên phục vụ sửa chữa định kỳ, thường xuyên, phục vụ điện nước và sản xuất hơi cho các phân xưởng sản xuất chính. Phân xưởng này bao gồm các tổ tiện, gò hàn, nồi hơi,… Các phân xưởng được trang bị dây chuyền công nghệ hiện đại khép kín. Công tác sản xuất đạt trình độ chuyên môn hóa cao, các tổ sản xuất trong một phân xưởng quan hệ mật thiết với nhau theo từng dây chuyền. 4.Tổ chức bộ máy quản lý. Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 nằm trên khu đất rộng gần 12000m2 gồm các phân xưởng, kho bãi, nhà cửa. Đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của công ty hiện nay có trên 500 người, trong đó có khoảng gần 200 người có trình độ đại học trở lên. Công ty áp dụng mô hình quản lý trực tuyến - chức năng,tập thể lãnh đạo, cấp dưới trực tiếp chịu sự quản lý của cấp trên theo chế độ một thủ trưởng. Việc lựa chọn này nhằm thống nhất mệnh lệnh để tránh sự rối loạn, gắn trách nhiệm đối với người cụ thể và để cung cấp những thông tin rõ ràng trong tổ chức.Hiện nay, Công ty đã cổ phần, cơ quan có quyền hành cao nhất ở công ty là Hội đồng quản trị.Bên cạnh đó Công ty còn thành lập Ban kiểm soát nhằm kiểm tra, giám sát những hoạt động của Hội đồng quản trị có phù hợp với mục tiêu và lợi ích của Công ty. Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc có thể trực tiếp chỉ đạo đến các phòng ban, các phân xưởng. Tại các phòng ban, trưởng phòng là người đứng đầu và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc. Dưới trưởng phòng là các phó phòng, có trách nhiệm trợ giúp trưởng phòng đối với mọi công việc của phòng. Tại các phân xưởng sản xuất, đứng đầu là quản đốc phân xưởng, có nhiệm vụ đôn đốc công nhân làm việc và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất với người quản lý cấp trên trực tiếp là Giám đốc. Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau: - Hội đồng quản trị: gồm 5 thành viên trong đó có 1 Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc điều hành, 1 Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Kế toán trưởng, 3 thành viên ở các mảng kinh doanh, kỹ thuật, sản xuất. Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định mọi vấn đề quan trọng trong Công ty, gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong Công ty. Đại hội đồng cổ đông được triệu tập họp ít nhất mỗi năm 1 lần do Hội đồng quản trị triệu tập hoặc do Ban kiểm soát triệu tập. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị theo niên khóa của Đại hội đồng cổ đông là 3 năm. - Giám đốc của Công ty kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Công ty chưa có Phó giám đốc. Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trong việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể người lao động về kết quả hoạt động của Công ty. - Ban kiểm soát gồm 3 người trong đó có 1 trưởng Ban kiểm soát kiêm Phó phòng tài chính - kế toán. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động điều hành của Giám đốc Công ty cũng như của Hội đồng quản trị. - Các phòng ban trong Công ty gồm có: + Phòng nghiên cứu triển khai: có nhiệm vụ chính là nghiên cứu các mặt hàng Công ty đang sản xuất, theo dõi việc tiêu thụ các mặt hàng này và phối hợp cùng với phòng thị trường thường xuyên nắm bắt nhu cầu thị trường thay đổi, mẫu mã, tên thuốc, thị hiếu khách hàng. Việc nghiên cứu và tiến hành sản xuất các loại sản phẩm mới thuộc trách nhiệm của phòng. Chính vì vậy đòi hỏi phải có các cán bộ có trình độ và say mê nghề nghiệp. + Phòng kiểm tra chất lượng (KCS): có nhiệm vụ kiểm tra tất cả các nguyên vật liệu nhập vào Công ty, kiểm tra việc các công việc kiểm tra hàm lượng các hóa chất đưa vào pha chế thuốc, kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn thành về bao bì, mẫu mã theo quy định của Bộ Y tế và viện kiểm nghiệm trước khi nhập kho và đưa vào tiêu thụ. + Phòng đảm bảo chất lượng: kiểm tra các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm hoàn thành từ đó đưa ra các kiến nghị để thay đổi, có trách nhiệm ban hành các quy chế dược chính vì các công ty dược nói chung hoạt động theo nguyên tắc Dược điểm Việt Nam , tiêu chuẩn sản xuất thuốc theo quy định của Nhà nước, cục Dược và Bộ Y tế, xây dựng các quy định định mức kỹ thuật dược: định mức kinh tế kỹ thuật thuốc tiêm, thuốc viên, chiết suất, cao xoa, soạn thảo các bài giảng cho công nhân dược để nâng bậc, theo dõi tình hình biến động với phòng nghiên cứu để ban hành quy trình sản xuất thuốc. Ngoài ra còn có nhiệm vụ quy hoạch về đầu tư công nghệ, máy móc trang thiết bị cho Công ty, đồng thời tiến hành sửa chửa thường xuyên, sửa chữa lớn máy móc trang thiết bị tại Công ty. + Phòng kế hoạch cung ứng: do Giám đốc chỉ đạo, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch lao động, tiền lương cho các phân xưởng và toàn Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm thu mua và quản lý các loại vật tư, nhiên liệu đảm bảo nguyên liệu, bao bì về mọi mặt số lượng và chất lượng phục vụ cho sản xuất. + Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp bộ máy nhân sự, thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của người lao động và các cổ đông, xây dựng và tham mưu về tiêu chuẩn lương, thưởng, bảo hiểm, điều hành bộ máy hành chính, các công việc chung liên quan đến các vấn đề xã hội cũng như đời sống tinh thần của người lao động trong Công ty. + Phòng thị trường: chịu trách nhiệm thực hiện tiêu thụ mọi sản phẩm Công ty sản xuất ra. Công việc của phòng thị trường là tìm kiếm nguồn đầu ra cho sản phẩm, xây dựng hệ thống phân phối hoàn chỉnh và ổn định., tiến hành quảng cáo… Đồng thời phòng thị trường có nhiệm vụ cố vấn cho Giám đốc ra các quyết định về sản xuất, tiêu thụ sau khi đã tiến hành nghiên cứu, thăm dò thị trường. + Phòng tài chính - kế toán: có nhiệm vụ hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, thống kê, lưu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình sử dụng vốn của Công ty trong mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận có liên quan nhằm phục vụ công tác quản lý kinh tế, trên cơ sở đó giúp Giám đốc phân tích hoạt động kinh tế để đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý. + Phòng bảo vệ: phụ trách việc bảo quản mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý của Công ty, kiểm tra hàng hóa, vật tư xuất ra, mua vào có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định hay không. Các phân xưởng sản xuất của Công ty chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Công ty có 3 phân xưởng sản xuất chính sản xuất các loại thuốc tiêm, thuốc viên và các loại hóa chất. Phân xưởng phụ cơ điện phục vụ về điện nước, hơi cho hoạt động của các phân xưởng chính. Sơ đồ 6: Hệ thống tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần Dược phẩm TƯ 2 Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc Phòng đảm bảo chất lượng Phòng kế hoạch cung ứng Phòng kiểm tra chất lượng Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng bảo vệ Phòng nghiên cứu PX thuốc tiêm PX thuốc viên PX chế phẩm PX cơ điện Do tiến hành cổ phần hóa nên Công ty đã tiến hành tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại các phòng ban, phân xưởng, cụ thể: trước đây công ty phòng tổ chức, phòng y tế, phòng hành chính tổng hợp và nhà ăn, nay các phòng này đã được ghép với nhau làm thành phòng tổ chức hành chính. 5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 3 năm gần đây. Đơn vị tính: 1.000đ Chỉ tiêu 2003 2004 2005 1.Giá trị sản xuất 95.000.000 98.000.000 110.000.000 2. Tổng doanh thu 86.385.454 83.040.568 93.838.472 3. Các khoản giảm trừ + Giảm giá hàng bán +Hàng bán bị trả lại 465.465 13.121 452.344 371.658 195.712 175.946 713.460 33.176 680.624 4. Doanh thu thuần 85.919.989 82.668.910 93.125.012 5. Giá vốn hàng bán 77.868.725 71.760.426 82.296.076 6. Lợi nhuận gộp 8.051.264 10.908.284 10.829.936 7. Chi phí bán hàng 1.824.472 1.622.332 1.468.528 8. Chi phí QLDN 3.733.469 6.028.554 5.350.240 9. LN thuần từ HĐSXKD 2.493.323 3.257.398 4.011.168 10. Thu nhập hđ tài chính 160.118 238.448 119.640 11. Chi phí hoạt động tài chính 2.210.180 2.882.476 2.128.524 12. LN thuần từ hđ tài chính -2.050.062 -2.584.028 - 2.008.884 13. Các khoản thu nhập khác 162.388 312.498 434804 14. Chi phí khác 26.243 28.103 32.168 15. Lợi nhuận khác 136.145 284.395 402.636 16. Tổng lợi nhuận trước thuế 579.406 957.765 2.404.920 17. Phải nộp NS Nhà nước 1.040.000 1.350.000 18. Vốn kinh doanh +Vốn cố định + Vốn lưu động 8.500.650 46.390.000 11.650.778 44.665.872 11.750.072 46.420.000 19. TN bq đầu người/tháng 950.000 1.300.000 1.500.000 Ta thấy tổng lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp liên tục tăng trong ba năm qua, năm 2004 tăng 65% so với năm 2003, năm 2005 tăng 150% so với năm 2004, tương ứng với tốc độ tăng đó thu nhập bình quân đầu người tăng mạnh,năm2004 tăng 350.000 đ/người/tháng so với 2003, năm 2005 tăng 200.000 đ/ người/ tháng II. Thực tế tổ chức hạch toán kế toán. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy phải cần thiết tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị - trên cơ sở định hình khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt được về hệ thống thông tin kế toán. Khối lượng công tác kế toán và phần hành kế toán là căn cứ để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, xuất phát từ cơ cấu lao động kế toán cũng như trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, chịu sự chỉ đạo của Giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Kế toán trưởng đứng đầu phòng tài chính - kế toán. Dưới Kế toán trưởng là một phó phòng và các nhân viên kế toán. Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tài chính kế toán của Công ty nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chính sách, hợp lý và phục vụ cho sản xuất có hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán và thống kê trong phạm vi doanh nghiệp, giúp người lãnh đạo Công ty tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hợp đồng kinh tế: hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép, sổ sách, hạch toán và quản lý kinh tế. Phòng tài chính kế toán gồm 10 nhân viên kế toán chịu sự quản lý của Kế toán trưởng và phó phòng. Ngoài ra có 4 nhân viên kinh tế phân xưởng ứng với 4 phân xưởng sản xuất, có nhiệm vụ thu thập thông tin tại từng phân xưởng cho kế toán. + Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: có nhiệm vu theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của Công ty. Kế toán trưởng phụ trách chung mọi hoạt động của phòng và quản lý về tài chính tại các phân xưởng sản xuất. Đồng thời Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên cùng các đối tượng quan tâm đến các báo cáo tài chính và có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của Công ty. +Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng: có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán phần hành để lên bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối kỳ. Phó phòng phụ trách các nhân viên kế toán các phần hành TSCĐ, giá thành, tiêu thụ, thanh toán, kho. Ngoài ra, phó phòng còn quản lý về mặt tài chính của các đề tài, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi đề tài, làm báo cáo thống kê các loại. + Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với những nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng. Định kỳ kế toán thanh toán tập hợp toàn bộ VAT đầu vào chuyển cho kế toán tiêu thụ lập báo cáo VAT hàng tháng. Kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi: theo dõi các khoản phát sinh tăng giảm liên quan đến tiền mặt, tiền gửi,các khoản vay ngân hàng. + Kế toán vật tư: theo dõi việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, nhập nguyên vật liệu từ ngoài vào. Kế toán vật tư phải tập hợp, lưu trữ các chứng từ liên quan, tập hợp chi phí NVL và công cụ dụng cụ. Mặt khác, kế toán vật tư theo dõi việc xuất nhập các thành phẩm, hàng hóa từ ngoài vào kho và ngược lại. + Kế toán lương: có nhiệm vụ tính lương, thưởng và các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty dựa trên các quy định của Nhà nước. Kế toán lương có mối quan hệ chặt chẽ với phòng tổ chức cán bộ. + Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về TSCĐ và tính khấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại TSCĐ phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao theo quy định. + Thu ngân: hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ dưới cửa hàng của Công ty và nộp cho thủ quỹ. + Kế toán giá thành: có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ các chi phí baogồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để tính giá thành sản phẩm. Đối tượng tập hợp chi phí là theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, từng thời điểm, từng khoản mục chi phí. Kế toán giá thành cũng có nhiệm vụ theo dõi tình hình giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, xem xét giá thành của một số mặt hàng mới, định kỳ lập báo cáo chi phí - giá thành theo các khoản mục yếu tố. + Thủ quỹ: là người quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, thu chi tiền mặt phải có chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ. Sơ đồ 7: Bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Máy tính Phó phòng TC-KT Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Thu ngân Kế toán lương Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành Kế toán tiêu thụ Kế toán thanh toán Kế toán kho Nhân viên kinh tế phân xưỏng tiêm Nhân viên kinh tế phân xưởng viên Nhân viên kinh tế phân xưởng chế phẩm Nhân viên kinh tế phân xưỏng cơ khí 2. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty. 2.1. Chính sách kế toán tại Công ty. - Niên độ kế toán: Để tiện cho việc hạch toán kế toán Công ty tính niên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu một niên độ kế toán mới là ngày 1/1 dương lịch và ngày kết thúc niên độ là ngày 31/12 của năm. - Kỳ kế toán của Công ty tính theo tháng. - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp theo dõi vật tư là phương pháp kê khai thường xuyên. - Giá vật tư, thành phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. - Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang là đánh giá theo nguyên vật liệu chính. Theo phương pháp này, toàn bộ chi phí chế biến được tính hết cho thành phẩm. Do vậy, trong sản phẩm dở dang chỉ bao gồm giá trị vật liệu chính mà thôi. - Phương pháp hạch toán ngoại tệ là phương pháp tỷ giá hạch toán. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Teo phương pháp đường thẳng. 2.2. Hệ thống chứng từ. Hệ thống chứng từ mà Công ty đang sử dụng bao gồm các chứng từ theo biểu mẫu đã có quy định chung của Bộ Tài chính. Ngoài ra, để phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị, Công ty còn quy định thêm một số chứng từ riêng. Các chứng từ theo quy định chung của Bộ Tài chính gồm có: - Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. - Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Chứng từ về tiền: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền, Bảng kiêm kê quỹ, Khế ước cho vay. - Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng thanh toán lương độc hại, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Biên bản điều tra tai nạn lao động. - Chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi), Thẻ quầy hàng. Công ty còn quy định một số chứng từ khác: - Về thanh toán, Công ty quy định lập Bảng kê thanh toán nợ để theo dõi chi tiết về tạm ứng, thanh toán theo từng đối tượng (các khách hàng hoặc cán bộ công nhân viên). Bảng kê này được kế toán lập ra với số liệu trên các sổ theo dõi chi tiết về tạm ứng và thanh toán theo từng đối tượng. - Do hoạt động của Công ty có nhiều khi bán chịu cho khách hàng, Công ty đã quy định lập Giấy xin khất nợ, mục đích xác định chắc chắn nghĩa vụ trả tiền của người nhận nợ. Mẫu Giấy xin khất nợ Tên tôi là: Chức vụ: Đơn vị công tác: Xin khất: Số tiền xin khất :……………………………………………………... Số hóa đơn: Hình thức thanh toán Ngày ….tháng …năm… Ký tên 2.3. Hệ thống tài khoản. Công ty đang hiện sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/ CĐkiểm toán ra ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 của Công ty được mở theo đúng ký hiệu TK đã quy định. Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, Công ty đã đăng ký một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. SHTK Tên TK SHTK Tên TK Loại I-TS lưu động 141 Tạm ứng 111 Tiền mặt 141 Chi phí trả trước 1111 Tiền Việt Nam 1421 CP của phòng nghiên cứu 1112 Ngoại tệ 152 Nguyên vật liệu 1113 Vàng bạc, kim khí, đá quý 1521 NVL chính 112 Tiền gửi ngân hàng 1522 NVL phụ 11211 Tiền VNĐ gửi NH Công thương 1523 Nhiên liệu 11221 Ngọai tệ gửi NH Công thương 1524 Phụ tùng 11212 Tiền VNĐ gửi NH Ngoại thương 1525 Vật liệu cho XDCB 11222 Ngoại tệ gửi NH Ngoại thương 1527 Bao bì 131 Phải thu của khách hàng 153 Công cụ dụng cụ 133 Thuế GTGT được khấu trừ 154 Chi phí SXKDDD 1331 VAT được khấu trừ của vật tư 1541 CPSX ở PX tiêm 1332 VAT được khấu trừ của TSCĐ 1542 CPSX ở PX viên 138 Phải thu khác 1543 CPSX ở PX chế phẩm 1381 TS thiếu chờ xử lý 1544 CPSX ở PX cơ điện 1388 Phải thu khác 1547 CP quản ký công trình, XDCB, sửa chữa nhà xưởng 139 (*) Dự phòng phải thu khó đòi 1548 CPSX ở tổ giặt máy 155 Thành phẩm 3382 Kinh phí công đoàn 157 Hàng gửi bán 3383 Bảo hiểm xã hội 159 (*) Dự phòng giảm ._.