Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần điện máy hoá chất Thanh Hoá

LỜI MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp là một trong những bước quan trọng giúp sinh viên không những có thể vận dụng những kiến thức đã được học trong trường vào thực tế mà còn giúp sinh viên có thể va chạm thực tế và rút ra được những bài học quý báu cho bản thân. Tuy thời gian thực tập không dài và những công việc được giao tại đơn vị thực tập không nhiều nhưng em đã bước đầu thu thập được một số thông tin cơ bản vể đơn vị và công tác kế toán tại đơn vị thực tập của mình. Em xin trình bày những hiểu biết của mình về công ty trong bản báo cáo thực tập này như sau : Bố cục của báo cáo thực tập tổng hợp : Lời mở đầu. I _ Khái quát chung về hoạt động kinh doanh và quản lý của công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa II _ Đặc điểm kế toán một số phần hành chủ yếu. III_ Đánh giá và một số kiến nghị sơ bộ. Kết luận. Mục lục. I. Khái quát chung về hoạt động kinh doanh và quản lý của công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty điện máy hóa chất Thanh Hóa được thành lập từ năm 1967 với nhiệm vụ phân phối các mặt hàng điện máy vật liệu xây dựng, xăng dầu. Trong công cuộc đổi mới đất nước, nền kinh tế được chuyển đổi từ nền kinh tế quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có nhiều thành phần kinh tế tham gia. Đây cũng là cơ hội cho các doanh nghiệp thể hiện mình, công ty điện máy hóa chất cũng dần lớn mạnh và thích ứng với cơ chế mới . Năm 1992 thực hiện Quyết định số 1236TC/UBTH ngày 28/9/1992 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa, công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Sở thương mại, hạch toán độc lập Khi nền kinh tế thị trường đang có những bước chuyển biến mạnh mẽ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh,thực hiện chủ trương của Đảng, nhà nước về sắp xếp, đổi mới nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Nhà nước, đồng thời theo Nghị định 64/CP ngày 19/06/2002 của Chính Phủ về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành công ty Cổ phần. Công ty điện máy hóa chất Thanh Hóa chọn hình thức cổ phần hóa là : Giữ nguyên phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp, phát hành thêm cổ phiếu thành lập công ty cổ phần.Để hợp pháp hóa quá trình chuyển đổi công ty căn cứ vào các quyết định , văn bản, công văn sau đây: Căn cứ nghị định số 64/2002/NĐ – CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần. Căn cứ văn bản số 3395/VP.CP – ĐMDN ngày 29/08/1998 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn quy trình và phương án mẫu cổ phần hóa. Căn cứ thông tư số 76/2002/TT – BCT ngày 9/09/2002 của Bộ tài chính hướng dẫn những vấn đề tài chính chuyển doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần. Căn cứ quyết định số 664/QĐCT ngày 05/03/2003 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa về việc tiến hành cổ phần hóa Công ty điện máy hóa chất Thanh Hóa. Công văn số 2334 UB – ĐMDN ngày 22/06/2004 của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc thay đổi thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp. Căn cứ vào quyết định số 2233/QĐ – CT ngày 15/07/2004 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa về việc phê duyệt giá trị doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa. Công ty điện máy hóa chất Thanh Hóa chính thức hoạt động ngày 01/01/2005. - Tên công ty : Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa - Mã số thuế : 2800116423 - Địa chỉ : Trụ sở chính là số 5 – phố Hàng Đồng Phường Điện Biên – Thành phố Thanh Hóa. - Điện thoại : 0373.852.732 ; 0372.850.235. - Fax : 0373.756.441 - Thời gian hoạt động : 50 năm - Vốn điều lệ : Tổng số vốn điều lệ : 5.555.000.000 đ Trong đó + Vốn nhà nước : 0 đ + Vốn cổ đông khác : 5..555.000.000 đ - Giá trị mỗi cổ phần: 100.000 đ - Số cổ phần phát hành: 55.550 cổ phần Công ty phát hành 2 loại cổ phiếu: Cổ phiếu ghi danh và cổ phiếu không ghi danh Cổ phiếu ghi danh: Phát hành cho cổ đông là thành viên Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, cổ phần bán theo giá ưu đãi cho người lao động trong tổng công ty Cổ phiếu không ghi danh: Phát hành cho cổ đông khác trong và ngoài công ty, cổ đông là những người lao động ngèo trong công ty được mua cổ phần ưu đãi trả chậm và họ đã trả hết nợ cho nhà nước. Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa được kế thừa và phát triển thị trường, các mối quan hệ bạn bè tốt đẹp, uy tín trong kinh doanh. Đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, cần cù, chịu khó, được đào tạo và có kinh nghiệm trong thực tiễn kinh doanh, đồng thời được thừa kế kinh nghiệm tổ chức kinh doanh và quản lý ngành hang điện máy, vật liệu xây dựng, công nghiệp tiêu dùng và các dịch vụ từ Công ty điện máy hóa chất Thanh Hóa. Đặc biệt là kinh nghiện tạo lập, phát triển thị trương trong nền kinh tế nhiều thành phần, cạnh tranh sôi động trong gần hai chục năm đổi mới vừa qua. Công ty cổ phần sẽ có cơ cấu kinh doanh hợp lý hơn, phương thức được không ngừng đổi mới phù hợp với thực tiễn và hướng tới hiệu quả. Bộ máy quản lý tinh gọn, năng động.Đội ngũ cán bộ được trẻ hóa, có trình độ. Công ty đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kinh doanh, tạo điều kiện tổ chức kinh doanh hiện đạị, hợp tác phát triển, mở rộng thị trường. Hiện nay trực thuộc tổng có 5 chi nhánh với mạng lưới kinh doanh đuợc phân bổ rộng rãi trên địa bàn của tỉnh : Chi nhánh điện máy số 2 : Gồm 13 nhân viên Địa chỉ : 175 Trần Phú thành phố Thanh Hóa Giám đốc chi nhánh: Vũ Thị Định Chi nhánh điên may số 5 : gồm 7 nhân viên Địa chỉ : 175 Trần Phú thành phố Thanh Hóa Giám đốc chi nhánh : Nguyễn Tài Đức Chi nhánh điện máy xăng dầu Bỉm Sơn : Gồn 13 nhân viên Địa chỉ : Phường Ngọc Trạo – Thị xã Bỉm Sơn Giám đốc chi nhánh : Lê Thị Nhung Chi nhánh xăng dầu Trần Phú : Gồm 15 nhân viên Địa chỉ :157 Trần Phú thành phố Thanh Hóa Giám đốc chi nhánh : Nguyễn Thị Thúy - Chi nhánh nội thất Hồng Kong số 9 : Gồm 15 nhân viên Địa chỉ : 107 Tống Duy Tân Giám đốc chi nhánh : Đinh Thị Nhung 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Để hoạt động có hiệu quả và tăng năng suất cho cán bộ công nhân viên trong công ty và tìm chỗ đứng vững chắc trong cơ chế thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới các hoạt động, tổ chức kinh doanh đa dạng, phong phú hơn. Với thời gian hơn 8 năm hoạt động theo hình thức cổ phần hóa, đến nay công ty đã phát triển và mang lại một số lợi nhuận đáng kể. Các ngành hàng kinh doanh của công ty: Kinh doanh, sản xuất mua bán hàng điện máy hóa chất, vật liệu xây dựng, vât tư thiết bị máy móc phụ tùng, xăng dầu, mỡ, gas hóa lỏng. Kinh doanh vật liệu xây dựng, sắt thép,xi măng, giấy dầu, than củi. Kinh doanh gia công các mặt hàng trang trí nội thất bằng vật liệu từ nhôm, kính, gỗ, nhựa, tự nhiên và nhân tạo Sản xuất kinh doanh phần mềm máy vi tính. Kinh doanh xuất nhập khẩu vât tư phục vụ sản xuất và đời sống. Kinh doanh dịch vụ du lich, khách sạn, tư vấn. 1.3. Đặc điểm về bộ máy tổ chức. Nhân tố con người giữ vị trí vô cùng quan trọng đối với sự thành công và phát triển của doanh nghiệp. Hướng tới xây dựng một công ty cổ phần phắt triển vững mạnh, công ty không ngừng tuyên truyền giáo dục giúp cán bộ công nhân viên, cổ đông trong công công ty nhận thức ngày càng đầy đủ, đúng đắn hơn về quyền sở hữu, cơ chế và phương thức hoạt động của công ty, quyền lợi và nghĩa vụ của cổ đông, cán bộ công nhân viên. Do vậy, ngay từ ban đầu, cổ đông, cán bộ công nhân viên đã phải nhận thức được trách nhiệm, hình thức và nội dung hoạt động của công ty cổ phần. Mọi hoạt động của các phòng ban đều tuân thủ theo luật doanh nghiệp và điều lệ của công ty . Bộ máy của doanh nghiệp không những thể hiện cơ cấu của công ty mà còn đưa ra cái nhìn tổng thể về công ty từ đó sẽ dễ dàng, thuận tiện hơn trong công tác quản lý Do đó bộ máy của công ty cần được sắp xếp trên cơ sở tinh giản, gọn nhẹ có hiệu quả cao, phù hợp với việc cổ phần hóa. Bộ máy tổ chức của công ty gồm có đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban kiểm soát, phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng tài chính. Trong đó mỗi một bộ phận đều có chức năng và nhiệm vụ riêng nhằm giúp công ty hoạt động có hiệu quả nhất Có thể khái quát bộ máy tổ chức của công ty theo sơ đồ 1-1 như sau Sơ đồ 1-1 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI CHÍNH ĐIỆN MÁY SỐ 2 NỘI THẤT HONG KONG XĂNG DẦU TRẦN PHÚ ĐIỆN MÁY VLXD BỈM SƠN ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG ĐIỆN MÁY SỐ 5 Ghi chú: : Quan hệ qua lại : Quan hệ chỉ đạo 1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ chính : - Đại hội đồng cổ đông : Quyết định mọi hoạt động trong công ty - Hội đồng quản trị : Chịu trách nhiệm điều hành theo điều lệ của đại hội đồng cổ đông quyết đinh. Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt đông theo quyết định của hội đồng quản trị ủy nhiệm. Phó chủ tịch hội đồng quản trị giúp việc cho hội đồng quản trị khi đi vắng và phụ trách việc kinh doanh của toàn công ty. - Ban kiểm soát : Do đại hội đồng cổ đông bầu ra và họ có trách nhiệm kiểm tra mọi hoạt động về tài chính và chịu trách nhiêm trước hội đồng quản trị về việc xử lý công tác tài chính của mình trong toàn công ty. - Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểm tra kế toán nội bộ công ty và các chi nhánh nhằm giúp cho giám đốc điều hành nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thực hiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước. - Phòng tài chính : Có nhiệm vụ sắp xếp tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện các chỉ thị của cấp trên về công tác tổ chức hành chính, quản trị văn phòng, làm báo cáo rồi gửi lên cấp trên. - Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tiếp thị giúp tổng giám đốc nắm được thông tin kinh doanh về thị trường, lập phương án kinh doanh của toàn công ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các cửa hàng và trực tiếp khai thác các nguồn hàng theo yêu cầu của thị trường. - Ở 5 chi nhánh của công ty có giám đốc và kế toán chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kinh doanh theo phương án kinh doanh của công ty, khai thác trên thị trường và nguồn hàng mới để kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. 1.3.2 Trình độ cán bộ công nhân viên Để hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tiến hành thường xuyên liên tục, doanh nghiệp đang sử dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên có tay nghề. Mỗi cán bộ công nhân viên đều có chức năng nhiệm vụ riêng tùy thuộc vào trình độ chuyên môn kỹ thuật của từng người mà công ty đã bố trí công việc hợp lý để tất cả các công nhân viên đều hoàn thành tốt công việc được giao. Tính đến ngày 31/12/2009 số nhân viên trong công ty là 78 nhân viên. Trong đó đảng viên 16 người, trình độ chuyên môn như sau : Đại học : 48 Trung cấp: 22 Sơ cấp : 18 Trong tổng số nhân viên trong công ty, có 41 nhân viên nam và 37 nhân viên nữ. Toàn bộ nhân viên trong công ty đều đã qua đào tạo cơ bản ở các trường đại học, cao đẳng, trung học, chính quy và tại chức, đã có nhều năm thực tế. Đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo của công ty đã có rất nhiều năm kinh doanh, thành thạo và nhạy bén với cơ chế thị trường. Điều này sẽ giúp cho Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa hoạt động ngày càng hiệu quả. 1.3.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2009 Vượt qua khó khăn trước cơn khủng hoảng tài chính năm 2008, trong năm 2009 Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa đã đạt được khá nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh của mình. Công ty đã thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra và mang lại khá nhiều lợi nhuận cho công ty. Tuy đã hoạt động theo hình thức cổ phần nhưng sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên và tăng nhanh quy mô kinh doanh các mặt hàng truyền thống nên công ty vẫn giữ được tốc độ phát triển mạnh, phấn đấu tăng doanh thu hơn nữa, đẩy mạnh chu chuyển vốn. Do sự duy trì và tăng nhanh quy mô kinh doanh các mặt hàng truyền thống, công ty đã không ngừng mở rộng, đa dạng hóa các mặt hàng,mở rộng và phát triển kinh doanh khách sạn, chuyển giao công nghệ phần mềm máy vi tính … Với phương châm mở rộng mạng lưới kinh doanh, mở rộng ngành hàng, coi trọng khâu bán buôn. Tăng cường mở rộng khâu bán lẻ, hiện đại văn minh, xây dựng kế hoạch tiếp thị, quảng cáo, mở rộng thị trường cả trong và ngoài nước, ưu tiên khách hàng, mở rộng bạn hàng. Bên cạnh đó từ khi cổ phần hóa công ty đã tranh thủ nguồn vốn tín dụng của nhà nước, các tổ chức trong và ngoài nước trong việc vay vốn, huy động vốn trong cán bộ công nhân viên, cổ đông trong công ty để kinh doanh. Vì vậy công ty cụ thể đã đạt được kết quả như sau : Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa Năm 2009 Đơn vị tính : nghìn đồng STT Chỉ tiêu Mã số 31/12/2009 01 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 5.066.207.000 02 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 03 Doanh thu thuần và cung cấp dịch vụ 10 5.066.207.000 04 Giá vốn hàng bán 11 4.453.831.660 05 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 612.375.340 06 Doanh thu về hoạt động tài chinh 21 166.683.496 07 Chi phí tài chính 22 115.136.042 Trong đó chi phí lãi vay 23 115.136.042 08 Chi phí bán hàng 24 289.146.822 09 Chi phí quản lý doanh ngiệp 25 131.901.592 10 Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh 30 139.779.472 11 Thu nhập khác 31 12 Chi phí khác 32 13 Lợi nhuận khác 40 14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 139.779.472 15 Chi phí thuế thu nhập hiện tại 51 34944868 16 Chi phí thuế thu nhập hoãn lại 52 17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 60 104.834.604 18 Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại đơn vị 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chínhvới chức năng và nhiệm vụ là ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời. Bộ máy kế toán có vai trò tích cực trong việc điều hành, quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vây, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải tổ chức bộ máy kế toán một cách đúng đắn phù hợp với đặc điểm quy mô kinh doanh đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự chuyển mình của đất nước cũng như các ngành kinh tế, kỹ thuật trong cả nước ngành công nghiệp hóa chất nói chung và Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa nói riêng đang có những nỗ lực trong việc đổi mới phương thức hoạt động, hình thức tổ chức kinh doanh mới để phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của mình. Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau : sơ đồ 1-2 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN QUỸ Kế toán CN Điện máy số 02 Kế toán CN Điện máy số 05 Kế toán CN Nội thất Hong Kong Kế toán xăng dầu Trần Phú Kế toán điện máy vật liệu XD Bỉm Sơn Ghi chú: : Quan hệ qua lại : Quan hệ chỉ đạo Chứng từ phát sinh ở đơn vị nào thì lưu lại ở đơn vị đó, các đơn vị vào sổ sách đến bản kê cuối tháng các kế toán đơn vị báo cáo thuế, báo cáo sử dụng hóa đơn, vào bảng kê, cân đối tài khoản, lập thành hai bản, công ty một bản,chi nhánh một bản chuyển lên công ty và tổng hợp thanh toán. Khi đã kiểm tra số liệu chứng từ kế toán về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ định thì kế toán định khoản kế toán vào các sổ sách có liên quan tính kết quả tài chính của chi nhánh để làm căn cứ chi lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Tại phòng kế toán của công ty gồm 3 nhân viên kế toán với số lượng công việc nhiều nên mỗi người cần phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau như: Kế toán trưởng :Chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp chỉ đạo toàn bộ hoạt động của công ty xuống đến các cửa hàng, giúp tổng giám đốc phân tích hoạt động kinh tế trong tổng công ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúng đắn hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty. Đồng thời kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và nhà nước về công tác thông tin số liệu mà kế toán cung cấp Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ tổng hợp từ các phần hành kế toán như : xuất, nhập, tồn kho hàng hóa; tình hình tăng giảm tiền mặt, tình hình chi trả khoản bảo hiểm xã hội cho người lao động … Kế toán tổng hợp phải chiụ trách nhiệm trước cấp trên về tính trung thực, chính xác của số liệu trong báo cáo, sổ sách kế toán. Kế toán quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, phải kiểm tra, theo dõi đảm bảo thu chi đúng mục đích, có hiệu quả. Ở mỗi đơn vị trực thuộc đều có kế toán để hạch toán kết quả kinh doanh của từng cửa hàng. Các đơn vị phụ thuộc tập hợp chứng từ ban đầu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bảng kê các tài khoản. Mỗi tài khoản vào một bảng kê, kế toán tập hợp các bảng kê theo yêu cầu hạch toán kế toán cuả công ty rồi gửi về phòng kế toán để phòng kế toán tổng hợp chứng từ gốc, kiểm tra độ chính xác, từ đó tổng hợp toàn bộ và lập báo cáo tài chính. Như vậy số liệu sẽ mang tính chính xác và trung thực cao. Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán như hiện trạng của công ty là rất phù hợp cho việc quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị. Vì mỗi kế toán có phần hành, trách nhiệm rõ ràng cụ thể. Điều này cũng giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được những thông tin, số liệu một cách kịp thời, nhanh chóng để có biện pháo chỉ đạo cụ thể. Hình thức tổ chức hạch toán kế toán. Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là hình thức “nhật kí chứng từ”, được hỗ trợ bằng các phần mềm Office như Microsoft Word, Excel. Sơ đồ 1-3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức “nhật kí chứng từ” Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ NHẬT KÍ CHỨNG TỪ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật kí- chứng từ hoặc Bẳng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của Bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật kí- Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật kí- Chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật kí- Chứng từ. (2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật kí- Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật kí- Chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật kí- Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan tới các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ, thẻ chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật kí- Chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC. Việc áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là hoàn toàn phù hợp với tổng số vốn điều lệ và số lượng nhân viên trong công ty giúp công ty đơn giản hơn trong công tác hạch toán kế toán. Niên độ kế toán: theo năm tài chính từ 01/01 tới 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam đồng. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp tính giá xuất kho : Phương pháp thực tế đích danh Hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo bắt buộc gửi cho cơ quan thuế: - Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DNN - Bảng cân đối tài khoản: Mẫu số F01 – DNN - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DNN Thời hạn nộp báo cáo tài chính là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính nên thời hạn nộp báo cáo của công ty thường là cuối tháng 3. II. Một số phần hành kế toán chủ yếu 2.1. Kế toán vốn bằng tiền Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Vì thề vốn bằng tiền của đơn vị luôn được tồn quỹ với số lượng lớn để đảm bảo cho việc thanh toán được kịp thời do việc sử dụng tiền trong các hoạt động là rất lớn. Tuy nhiên công ty vẫn chưa có định mức cụ thể cho lượng tiền tồn két. Tại công ty có một kế toán theo dõi về phần hành vốn bằng tiền và một thủ quỹ có nhiệm vụ giữ tiền mặt, hai người này ghi chép một cách tách biệt do đó có sự đối chiếu giữa hai người. Vì vậy, kiểm kê quỹ chỉ thực hiện khi có yêu cầu của cấp trên và tại thời điểm cuối năm chứ không thực hiện kiểm kê hàng tháng, hàng quý. Trong thời kỳ tín dụng đang phát triển như vũ bão, việc thanh toán qua ngân hàng là một trong những hình thức thanh toán đang được ưa chuộng và sử dụng phổ biến hiện nay . Vì thế việc sử dụng tài khoản trong ngân hàng vừa giúp công ty tránh khỏi rủi ro, vừa thuận tiện trong mua bán. Hiện nay Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa đang giao dịch chủ yếu tại ba ngân hàng là ngân hàng Techcombank, Agribank và Vietcombank. Tuy nhiên giao dịch thanh toán chủ yếu là tại ngân hàng Agribank còn hai ngân hàng còn lại chủ yếu là tiền gửi. Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa cũng thường xuyên có các giao dịch bằng ngoại tệ, vì thế công ty có sử dụng TK ngoài bảng 007 để hạch toán ngoại tệ. Khi sử dụng thanh toán theo giá tại thời điểm phát sinh, cuối niên độ công ty không đánh giá lại tỷ giá ngoại tệ. Chứng từ sử dụng: Phiếu thu mẫu 01 – TT Phiếu chi mẫu 02 – TT Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán Giấy thanh toán tiền tạm ứng mẫu 04 – TT Giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Tài khoản sử dụng: TK 111 – Tiền mặt bao gồm hai tài khoản cấp II: - TK 1111 – Tiền Việt Nam - TK 1112 – Ngoại tệ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng bao gồm tài khoản cấp II: - TK1121 – Tiền Việt Nam - TK1122 – Ngoại tệ. Đồng thời sử dụng TK 007 để theo dõi ngoại tệ. Quy trình luân chuyển và ghi sổ Quy trình luân chuyển Tiền mặt Sơ đồ 1 – 4 : Quy trình luân chuyển chứng từ vốn bằng tiền: Người hoặc bộ phận có nhu cầu chi tiền hoạc nộp tiền vào quỹ Giấy đề nghị tạm ứng hoặc hóa đơn và bán hàng giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thu tiền… Giám đốc và kế toán trưởng Ký và phê duyệt Kế toán quỹ Phiếu thu, phiếu chi Thủ quỹ Thu, chi tiền và ghi sổ quỹ Kế toán quỹ Ghi sổ và lưu trữ Tiền gửi ngân hàng Kế toán tổng hợp có trách nhiệm giao dịch chính với Ngân hàng. Với các nghiệp vụ thanh toán qua Ngân hàng như: trả tiền khách hàng trong nước, trả tiền khách hàng nước ngoài, vay ngân hàng, rút tiền gửi về nhập quỹ, … Kế toán lập chứng từ chi theo đúng mẫu của Ngân hàng, chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc duyệt chi và chuyển cho ngân hàng. Hàng tuần, kế toán lấy sổ phụ tại Ngân hàng và tiến hành vào sổ. Quy trình ghi sổ: Để hạch toán chi tiết vốn bằng tiền kế toán phần hành vốn bằng tiền mở các sổ chi tiết TK 111, TK 112 và sổ cái TK 111, sổ cái TK 112. Quy trình ghi sổ như sau: Phiếu thu, phiếu chi NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 1, 2 Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi NH Sổ cái TK 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê số 1, 2, 2.2. Kế toán lương và các khoản trích theo lương Công ty đang sử dụng hai hình thức lương là lương cố định và lương hưởng theo doanh thu. Theo quy định của công ty tiền lương bao gồm: Lương theo quy định của nhà nước là lương cơ bản x hệ số cấp bậc Lương bổ sung theo quy định của Công ty gồm lương cơ bản x hệ số lương bổ sung x hệ số phụ cấp . Riêng bộ phận kinh doanh, công ty cũng căn cứ vào doanh số bán hàng để xếp hệ số hoàn thành công việc x với lương bổ sung, và phụ cấp thêm khoản tiền phụ cấp tiếp khách. Chứng từ sử dụng: - Chứng từ lao động gồm: + Chứng từ theo dõi cơ cấu lao động: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, … + Chứng từ theo dõi thời gian lao động: Bảng chấm công. + Chứng từ theo dõi kết quả lao động: Biên bản đánh giá mức độ hoàn thành công việc - Chứng từ tiền lương gồm: + Bảng thanh toán lương và BHXH. + Bảng thanh toán tiền thưởng + Các chứng từ chi tiền thanh toán. + Các chứng từ đền bù thiệt hại, khấu trừ vào lương. Tài khoản sử dụng: TK 334 – Phải trả công nhân viên, dùng để theo dõi tình hình thanh toán với công nhân viên, được chi tiết ra thành các tiểu khoản: TK 338 – Phải trả, phải nộp khác, dùng để theo dõi các khoản trích theo lương, các khoản phải trả khác và tình hình thanh toán với công nhân viên được chi tiết thành các tiểu khoản sau: - TK 3382: Kinh phí công đoàn. - TK 3383: Bảo hiểm xã hội. - TK 3384: Bảo hiểm y tế. - TK 3388: Phải trả, phải nộp khác. Quy trình luân chuyển và ghi sổ Sử dụng bảng phân bổ tiền lương và sổ cái các TK 334, 335, 338. Căn cứ vào chứng từ lương do kế toán tiền lương cung cấp, kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và tiến hành vào sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp vào phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để hạch toán chi lương, sau đó vào phân hệ kế toán tổng hợp, rồi vào phiếu hạch toán để tiến hành phân bổ tiền lương. Sau khi hạch toán xong kế toán làm công tác chuyển số liệu vào tài khoản 334, 338 và các tài khoản chi phí có liên quan, và lên báo cáo tổng hợp. Chứng từ gốc về lao động và tiền lương, chứng từ thanh toán NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 1, 2, 7 Sổ kế toán chi tiết chi phí, thanh toán Sổ cái TK 334, 335, 338 Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê số 1, 2, 2.3 Kế toán TSCĐ Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên tài sản cố định của công ty chiếm tỷ trọng không nhiều. Tài sản cố định của Công ty chủ yếu là phương tiện vận chuyển, thiết bị phục vụ việc bán hàng. Công ty thực hiện khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng Chứng từ sử dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 03-TSCĐ) - Chứng từ khấu hao TSCĐ gồm bảng tính và phân bổ khấu hao. Tài khoản sử dụng: TK 211 – TSCĐHH: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng, giảm của toàn bộ TSCĐHH của Công ty theo nguyên giá. Tài khoản này được chi tiết thành những tiểu khoản sau: - 2113: Máy móc, thiết bị - 2114: Phương tiện vận tải - 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý - 2118: TSCĐHH khác TK 214: Hao mòn TSCĐ: TK này dùng để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng do trích khấu hao và các khoản tăng, giảm hao mòn khác của các loại TSCĐ của Công ty như TSCĐHH, TSCĐVH và TSCĐ thuê tài chính. Tài khoản này được chi tiết thành những tiểu khoản sau: - TK 2141: Hao mòn TSCĐHH TK 009 - Nguồn vốn khấu hao: là TK ghi đơn Quy trình luân chuyển và ghi sổ - Hạch toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ: TSCĐ của Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa trong những năm qua chủ yếu là do công ty mua sắm. Vì vậy khi TSCĐ nhập về, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc xác định nguyên giá của TSCĐ. Sau khi xác định được nguyên giá của TSCĐ, kế toán sẽ nhập vào sổ Cái TK 211, 214 - Hạch toán khấu hao TSCĐ: Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, định kỳ mỗi tháng, kế toán tính trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh đồng thời phản ánh hao mòn TSCĐ, ghi: Nợ TK 641: KHTSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642: KHTSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp Có TK 214: Căn cứ vào tổng mức khấu hao TSCĐ dùng cho kinh doanh, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009: nguồn vốn khấu hao. Sổ sách sử dụng : Nhật kí chứng từ số 9, sổ cái Tk 211, 214 Chứng từ gốc về TSCĐ, (hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận thanh lý TS), bảng tính và phân bổ khấu hao NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 9 Sổ, thẻ TSCĐ Sổ cái TK 334, 335, 338 Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê số 1, 2 2.4. Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán Chứng từ sử dụng: - Chứng từ mua: Hóa đơn mua hàng, Tờ khai HQ, bảng kê mua hàng - Chứng từ hàng tồn kho, chi phí nhập kho, biên bản kiểm nghiệm - Chứng từ thanh toán: TM, TGNH - Phiếu chi, Giấy báo nợ ngân hàng, thanh toán bằng tiền tạm ứng Tài khoản sử dụng: TK 151 : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Tài khoản 151 chi tiết theo từng loại vật tư hàng hóa, từng lô hàng, từng hợp đồng kinh tế. TK 156 : Tài khoản này dung để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản. TK 156 chi tiết thành 3 TK cấp 2 : - Tài khoản 1561 : Giá mua hàng hóa - Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa - Tài khoản 1567 : Hàng hóa bất động sản TK 331 : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vât tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Tài khoản 331 chi tiết theo từng đối tượng. Quy trình luân chuyển và ghi sổ * Hàng tồn kho Sau khi ký kết hợp đồng, phòng kinh doanh tiến hành làm thủ tục nhập hàng. Khi hàng về kho, thủ kho tiến hành viết phiếu kho sau đó ghi sổ kho, và chuyển một liên cho kế toán, kế toán căn cứ vào Hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho tiến hành ghi sổ. - Sổ chi tiết và trình tự hạch toán: Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. + Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cho từng loại hàng hóa về mặt số lượng. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ. Cuối tháng tiến hành cộng nhập, xuất và tính ra số tồn kho trên từng thẻ. THẺ KHO Năm ……. Loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa: ………………………………….. Chủng loại, quy cách ……………………………………………… Ngày tháng Chứng từ Nội dung Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Cộng phát sinh Tồn kho cuối kỳ + Tại phòng kế toán: Sau khi, nhận phiếu nhập kho của thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào phiếu nhập này và hóa đơn khách hàng gửi, tiến hành vào sổ chi tiết. Sau khi nhận được các chứng từ nhập (hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho) kế toán tiến hành nhập số liệu vào phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả với cá._.