Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9

ết quả học tập và so sánh giữa thực tế và lý thuyết, giữa hai môi trường làm việc và môi trường học tập. Vì thế khi đến cơ sở thực tập ta được tiếp xúc và học tập, với công việc sản xuất kinh doanh cũng như những vấn đề về tài chính doanh nghiệp phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh để có được những kết luận đúng đắn đối với những gì đã được học và nghiên cứu. Vì vậy giai đoạn thực tập tổng hợp là rất cần thiết và bổ ích, nhất là một kế toán – Người có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, mà số liệu liên quan đến các phòng ban. Có hiểu được mối quan hệ đó. Thì mới thấy được các quy trình luôn chuyển chứng từ, và chứng từ phát sinh có hợp lệ không để ghi sổ. Xuất phát từ những lý do trên và có điều kiện tiếp xúc thực tế. Được sự đồng ý của ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần đâu tư xây dựng và phát triển thương mại số 9. Em may mắn được giới thiệu đến thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và phát triển thương mại số 9 – tại Hà Nội là một công ty có lịch sử phát triển và các giai đoạn phát triển lâu dài. Với nhiều khó khăn thăng trầm nhưng với sự đồng lòng đoàn kết của cán bộ công nhân viên Công ty đã tưng bước vượt qua nhiều khó khăn. Với các chính sách áp dụng, phù hợp với nền kinh tế thị trường, hiện nay Công ty đã có uy tín trên thị trường, với đội ngũ công nhân viên lành nghề. Công ty dã có mặt tại hoạt động trong và ngoài nước. Báo cáo tổng hợp là việc tìm hiểu tình hình chung về công tác quản lý, tổ chức bộ máy kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9. Trong quá trình thực tập được sự giúp đỡ tận tình của các bác và các cô chú trong Công ty. Nhưng là một sinh viên mới bắt đầu tiếp xúc với môi trường công việc, nên còn nhiều điều chưa biết và thiếu sót. Em mong được sự đóng góp ý kiến của Cô giáo hướng dẫn thực tập “Thạc Sĩ Bùi Minh Hải” và các cô chú trong công ty hướng dẫn chỉ bảo. Báo cáo tổng hợp gồm ba phần: Phần I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9. Phần II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9. Phần III: Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9. PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI SỐ 9 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Giới thiệu về Công ty: Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9 được thành lập vào ngày 20 tháng 6 năm 1979. Là Công ty cổ phần được hoạt động trong thời kỳ hoà bình, đất nước đang từng bước phát triển. Với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, đã thúc đẩy mở rộng các ngành nghề đặc biệt là Xây dựng thương mại. Từ năm 1979 đến nay với tên gọi là: Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9, trụ sở chính hiện nay của Công ty là số 7A ngõ 42 đường An Dương Vương, tổ 53 cụm 8, Phường Phú Thượng - Quận Tây Hồ - Thành Phố Hà Nội. Ngoài trụ sở chính Công ty còn có các văn phòng đại diện (chi nhánh) trên địa bàn Hà Nội. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9 ra đời sau hoà bình lặp lại. Lúc này Đảng và Nhà nước đã có chủ trương xoá bỏ nền kinh tế bao cấp phát triển sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần. Là một Công ty ra đời và hình thành còn non yếu, song với sự giúp đỡ lúc này các công ty hay doanh nghiệp phải tự đổi mới tư duy kinh tế. Sau 10 năm kể từ ngày thành lập đến nay Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể phục vụ cho ngành xây dựng và từ năm 2000 đến nay trong cơ chế thị trường, Công ty luôn kiện toàn tổ chức sản xuất, mạnh dạn đầu tư thiết bị mới, tuyển chọn đội ngũ cán bộ có phẩm chất, có năng lực với cơ chế thị trường là phương thức của Công ty đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển trong điều kiện nền kinh tế hiện nay. Những công trình thi công đạt được chất lượng cao của Công ty như: Uỷ ban nhà nước... Công trình hạ tầng khu đô thị mới Vinh Tân Thành Phố Vinh, công trình cải tạo ngõ 123, 124... Đường Thụy Khê, Tây Hồ Hà Nội, Công trình thuỷ lợi Đô Lương Nghệ An..... ngoài ra công ty còn buôn bán lắp đặt các thiết bị thuỷ điện, nhiệt điện trong thành phố và ở khắp các tỉnh phía Bắc. Tổ chức số lượng công nhân viên trong công ty gồm: 192 người Trong đó: + Trình độ đại học: 30 người + Trình độ cao đẳng và trung cấp: 50 người + Công nhân: 112 người Là Công ty cổ phần nên cần nhiều các cổ đông tham ra gồm 6 thành viên, cổ đông tham gia với tổng giá trị tài sản hiện có của Công ty tính đến ngày 31/12/2007 là 20 tỷ đồng, có phương tiện máy móc thiết bị tiên tiến, hiện đại đảm bảo cho hoạt động xây dựng và thương mại của Công ty có quy mô, có yêu cầu chất lượng cao và tiến độ nhanh. 1.2. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất Là công ty Xây dựng và thương mại nên ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình thương mại, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, cơ sở hạ tầng, xây lắp mạng lưới điện và trạm biến áp đến 35 kw, san lắp mặt bằng; buôn bán và lắp đặt các vật tư, máy móc, thiết bị cho công trình thuỷ điện, nhiệt điên; mua bán máy móc ngành nghề kinh doanh, mua bán cho thuê máy ủi, máy xúc, máy cẩu, máy dải nhựa đường, máy phục vụ công trình khai khoáng xây dựng, sản xuất buôn bán vật liệu xây dựng, vận tải hàng hoá.... Đầu tư xây dựng kinh doanh trang trí nội thất, ngoài thất và tạo kiến trúc... Do vậy các nguyên vật liệu phục vụ cho Công ty rất đa dạng và phong phú. Do mô hình Công ty là Xây dựng và Thương mại nên quy trình công nghệ của công ty lớn. Với bất kỳ dự án được trúng thầu – các Công ty cần đối và giao cho cán bộ có năng lực phù hợp thực hiện nhiệm vụ. Công ty đã được nâng cấp đầu tư nhiều thiết bị mới kết cấu phù hợp với đào tạo nhân lực kỹ thuật, công nhân tay nghề cao, có chứng chỉ quốc gia, kết cấu sản xuất của Công ty bao gồm: 12 xí nghiệp thực hiện công việc xây dựng, có tên hiệu, có trụ sở hoạt động cố định, hạch toán dạng báo cáo sổ, được Công ty uỷ nhiệm một số hoạt động trực tiếp với khách hàng, hoạt động mua sắm vật tư, trang thiết bị theo quy định lao động. Một Xí nghiệp chuyên về nền móng công trình xây dựng 4 đội trực thuộc công ty có nhiệm vụ thực hiện các dự án xấy dựng, giao thông, thuỷ lợi; Đây là loại hình tổ chức sản xuất dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Công ty nhưng được nhận khoáng gọn toàn bộ chi phí Công ty giao để đội phát huy tinh thần lao động sáng tạo đảm bảo công trình đước chất lượng cao. Hết dự án là hết nghĩa vụ nên chỉ có tên hiệu theo dự án, không có trụ sở cố định và tổ chức của Đội cũng thay đổi tuỳ thuộc vào yêu cầu của dự án tiếp theo. Các xí nghiệp công trình trực thuộc được hình thành để thực hiện tổ chức sản xuất kinh doanh các ngành nghề được nhà nước cho phép, hoạt động kinh tế, hạch toán toàn bộ, chịu sự quản lý, kiểm tra của Công ty. Thủ trưởng trực thuộc Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về quản lý hoạt động của Công ty. Quan hệ giữa các cá nhân trong Công ty đều có hợp đồng kinh tế... Hiện nay sau 10 năm hình thành và phát triển Công ty đã không ngừng lớn mạnh, với quy mô mở rộng và nâng cao năng lực sản xuất, thương mại. Với 192 CBCNV, Công ty đã đạt nhiều thành tích và không ngừng vươn cao. Tính đến năm 2006.Tổng tài sản của Công ty có 20 tỷ đồng, lợi nhuận của Công ty đạt tới 9, 5 tỷ đồng. Nhưng do nỗ lực vươn lên không ngừng học hỏi đến năm 2007 tổng tài sản của Công ty là 30 tỷ đồng, dự kiến năm 2008 Công ty sẽ có mức doanh thu cao hơn là 20 tỷ đồng, giải quyết việc làm cho các lao động và nâng cao mức lương bình quân lên 2.500.000 đồng / tháng / người. Biểu 01: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty 31/12 Đơn vị tính: ngàn đồng STT Các chỉ tiêu 2006 2007 1 Tổng giá trị sản lượng 242.497.000 206.000.000 2 Doanh thu 195.264.000 180.000.000 3 Lợi nhuận 2.115.000 2.200.000 4 Nộp ngân sách 7.745.000 8.551.000 Nguồn số liệu báo cáo kết quả kinh doanh các năm 2006, 2007 trên đây là doanh thu của doanh nghiệp là toàn bộ các khoản tiền thu được do hoạt động kinh doanh mang lại (gồm doanh thu bán hàngg, các khoản doanh thu khác...) Đây là kết quả có ý nghĩa rất lớn đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp. Qua bảng ta thấy, tổng thu nhập của Công ty năm 2007 đã được tăng chứng tỏ, Công ty phát huy hết khản năng của mình, để mở rộng thị trường, chất lượng sản phẩm nâng cao, có uy tín và hơn nữa có những chính sách hợp lý: Giảm giá hàng bán, ... khuyến mại nhiệt tình, đảm bảo khách hàng, bán hàng trả chậm..nhằm để kích cầu thu hút khách hàng.. Bên cạnh đó Công ty còn quan tâm đến công tác tổ chức đào tạo nâng cao trình độ kỹ thuật chuyên môn. Nghĩa vụ CBCNV trong toàn công ty. Đào tạo cán bộ lành nghề có kinh nghiệm tác động ảnh hưởng trực tiếp vào sự phát triển Công ty. Đời sống thu nhập được nâng cao cho từng CBCNV tính đến năm 2006 mức lương thu nhập bình quân của công nhân là 1500.000 đ/ người / tháng. Năm 2007 là 1750.000 đ/ người / tháng. Điều đó càng khẳng định hướng đi đúng đắn của Công ty đã và đang được xác định. Biểu 02: Cơ cấu tài sản nguồn vốn của công ty Đơn vị tính: triệu đồng TT Tên tài sản 2006 2007 1 Tổng tài sản có 1300 1450 2 Tổng tài sản có lưu động 3500 5500 3 Tổng tài sản nợ 400 500 4 Tài sản nợ lưu động 400 500 5 Lợi nhuận trước thuế 109 230 6 Lợi nhuận sau thuế 58 88 Nhìn vào cơ cấu tài sản của Công ty ta thấy năm 2007 tăng đáng kể so với năm 2006. Chứng tỏ Công ty đang từng bước mở rộng quan hệ hợp tác tăng nguồn vốn để đầu tư có hiệu quả. Năm 2007 là năm đánh dấu quá trình hơn 10 năm hình thành và phát triển của Công ty. Bầng sự nỗ lực của cả tập thể cá nhân trong Công ty làm cho Công ty ngày càng phát triển mạnh trong nền kinh tế thị trường nhiều thành phần. 1.2.2 Quy trình công nghệ - Lập biện pháp tiến độ thi công bố trí các vị trí lắp đặt các thiết bị máy móc xây dựng kho tàng, nhà làm việc, lắp đặt điện nước thi công theo biện pháp. - Lập kế hoạch sản xuất, khách hàng tác nghiệp tiến hành phân chia nhiệm vụ sản xuất cho tháng, quý, các đơn vị nhỏ hơn. Phân chia nhiệm vụ cho từng đơn vị. - Bảo đảm công tác sửa chữa thiết bị, tổ chức cung ứng vật tư năng lương cho sản xuất và quản lý dự trữ. Lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, tổ chức hệ thống sửa chữa thiết bị máy móc và các TSCĐ. - Quản lý chất lượng áp dụng các mô hình quản lý chất lượng và quản lý toàn diện. Đảm bảo cho việc thi công đúng tiến độ chất lượng đạt tiêu chuẩn, đảm bảo hiệu quả kinh tế... - Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ quản lý sản xuất, tổ chức hệ thống theo rõi ghi chép tình hình diễn biến thường xuyên của quá trình sản xuất, xây dựng các báo cáo về tình hình sản xuất nhằm giúp lãnh đạo ra quyết định. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, các điều lệ công ty do Hội Đồng quản trị Công ty quy định theo luật doanh nghiệp các công tác quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc được chuyên môn hoá và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhưng đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và mục tiêu chung đã xác định. Cơ cấu tổ chức hình thành bởi hai bộ phận chia chức năng theo chiều ngang, thể hiện chuyên môn hoá trong phân cấp quản lý. Cấp quản lý là chia chức năng theo chiều dọc, thể hiện trình độ tập chung hoá trong quản lý, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo dạng trực tuyến tham mưu. 1.3.1 Đặc điểm tổ chức a. Mô hình tổ chức: Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, 01 Giám đốc và 02 phó giám đốc phụ trách các công việc và 5 phòng quảng lý chức năng.và ngoài ra còn có các phòng ban khác. Sơ đồ 01: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI SỐ 9 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổ chức Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng thương mại Đội xây dựng 1 Đội cơ giới Đội xây dựng 2 Ban khai thác khác hàng Ban Markettinh Đội xây dựng 4 * Hội đồng quản trị: Phụ trách công tác kế hoạch kinh doanh, tài chính, kế hoạch vật tư, điều hành nhân lực, điều hành trực tiếp Giám đốc, các phó giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. * Giám đốc: Phụ trách các công việc, kế hoạch kinh doanh, tài chính kế toán, kế toán vật tư, điều hành nhân lực, điều hành trực tiếp các Phó giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty theo yêu cầu sản xuất kinh doanh . Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật. * Phó giám đốc: Là các giám đốc điều hành các công việc trên các công trình theo kế hoạch, tiến độ, chất lượng. - Điều hành trực tiếp các phòng ban theo lĩnh vực được Giám đốc phân công. - Điều hành các xí nghiệp thi công và thi công phối kết hợp trên công trường * Các phòng ban: - Giúp việc cho Giám đốc Công ty về các lĩnh vực, kế hoạch thanh toán, cấp vốn, kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị, điều động nhân lực chỉ đạo kỹ thuật thi công, quan hệ chức năng giữa các phòng ban. - Là cấp trung gian quan hệ trực tiếp với Đội, Ban để giải quyết, tham mưu cho Giám đốc. * Các Đội, Ban: - Tổ chức thi công các công trình theo kế hoạch được giao theo yêu cầu tiến độ, thời gian và khối lượng thi công của từng đơn vị. - Quan hệ chức năng với nhau để hỗ trợ, kết hợp thi công trên công trường. Mối quan hệ các phòng ban Công ty: Được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp hoạt động theo chế độ trực tuyến tham mưu chiến sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho Giám đốc đảm bảo lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh thông xuất trong toàn Công ty. Hiện nay các phòng ban Công ty chia thành như sau: * Phòng hành chính tổ chức: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức sản xuất, tổ chức các bộ quản lý, các khâu nhân sự, tiền lương và hành chính quản trị của xí nghiệp. - Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy Công ty phù hợp với từng giai đoạn, quản lý và điều động nhân sự theo phân cấp của Công ty. Thực hiện công tác thanh tra bảo vệ quân sự Công ty, tổ chức đào tạo nâng bậc phân cấp của Công ty. Xây dựng quy chế trả lương của Công ty. Thực hiện các nghiệp vụ đóng BHXH, BHYT,... giải quyết các quyền lợi và bảo hiểm cho CBCNV, cùng phòng kế hoạch và đơn vị, quản lý cấp phát trang thiết bị bảo hộ lao động, quản lý hành chính, quản lý trong xí nghiệp.. Tham ra các phong trào hội đồng thi đua... thi đua nâng bậc lương, hội đồng kỷ luật. * Phòng kế hoạch kinh doanh: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về nhiệm vụ tiếp cận thị trường, đa dạng hoá sẩn phẩm, đa phương hoá sản xuất kinh doanh. Mở mang ngành nghề, dịch vụ liên doanh liên kết. Chủ động tìm kiếm công việc, tham mưu với Giám đốc, lập kế hoạch phát triển sản xuất dài hạn, ký kết tham mưu các hợp đồng với Công ty bên ngoài. Đảm bảo đây đủ công việc, thu nhập ổn định và duy trì sự phát triển của Công ty. - Nhiệm vụ: Mở rộng quan hệ để tiếp cận thị trường, nghiên cứu các công trình có thể tham ra đấu thầu và nhân thầu cùng các phòng khác nghiên cứu, tổng hợp tính toán và thiết lập hệ số tham gia đấu thầu, nhận thầu các công trình, nhận làm đại lý cho các công ty khác... tư vấn đầu tư xây dựng, là nhà phân phối... Nghiên cứu các ngành nghề có khả năng đầu tư phát triển để giải quyết các việc làm tạo thu nhập cho CBCNV, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng tháng, quý, năm để phân giao giám sát, đôn đốc các đơn vị thực hiện, lập dự toán ký kết hợp đồng và tham gia quyết toán các công trình khi đã hoàn thành bàn giao cùng phòng kỹ thuật và tổ chức lao động giao điều kiện thi công cho các đơn vị, tính tiền lương và xác định khối lượng để thanh toán quyết toán lương hàng quý cho các đơn vị, cùng phòng vật tư ký các hợp đồng vận tải ngoài năng lực của công ty; phối hợp với các phòng kỹ thuật trong việc phân phối các xe máy thi công, phối hợp các phòng tài chính kế toán thu tiền các khối lượng hoặc công trình đã thi công, tham gia hội đồng thi đua xí nghiệp. * Phòng tài chính kế toán: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc quản lý tổ chức theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của Công ty. Tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của vốn kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có lãi. Thực sự với chức năng giám đốc đồng tiền. - Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tài chính của xí nghiệp, đảm bảo cấp đủ vốn cho xí nghiệp hoạt động, tổ chức hạch toán kế toán đúng chế độ nhà nước và Công ty quy định, tham ra ký kết và thanh toán các hợp đồng kinh tế, hạch toán đây đủ, đúng chế độ các nghiệp vụ kinh tế; thanh toán cấp phát tiền lương cho CBCNV, tổng hợp phân tích báo cáo các hoạt động kinh tế cả Công ty, Công ty quan hệ với ngân hàng và các cơ quan tài chính liên quan khác. Hướng dẫn đơn vị liên quan trong Công ty về công tác thu, chi, tài chính đúng, kịp thời giúp cho công tác hạch toán chung của Công ty được thuận lợi * Phòng kỹ thuật thi công: - Chức năng: Quản lý và giám sát thi công, hướng dẫn kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng công trình và an toàn lao động, quản lý kinh tế xe máy thi công. Đề xuất sáng kiến cải tiến kỹ thuật áp dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty. - Nhiệm vụ: Lập kế hoạch phương án thi công, giám sát kỹ thuật thi công và an toàn lao động, hướng dẫn áp dụng sáng kiến kỹ thuật thi công, hướng dẫn đo đạc thiết kế dụng cụ thi công, nghiệm thu bàn giao công trình. Tham gia đào tạo nâng bậc cho công nhân, cùng các phòng tổ chức lao động khách hàng giao điều kiện thi công ra và xác định chất lượng công trình khi thanh toán lương cho các đội, đơn vị, thực hiện chế độ quản lý kinh tế và công tác nghiệp vụ về quản lý... * Phòng thương mại: - Chức năng: Khai thác thị trường, bán hàng, khách hàng làm ăn cùng ký kết các hợp đồng đầu tư, làm đại lý trung gian, tư vấn giúp đỡ khách hàng. Lấy mục tiêu chất lượng là hoạt động của Công ty. Tham gia vào quảng cáo, marketing... thu hút được hợp đồng với các Công ty bạn... - Nhiệm vụ: Thường xuyên quan hệ với các cơ quan, khách hàng trong và ngoài nước để nắm bắt kịp thời các dự án đầu tư, báo cáo lãnh đạo Công ty về khách hàng dự thầu, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn. Chào giá trên cơ sở biện pháp của công ty. Nắm bắt kịp thời thị trường các mặt hàng xuất nhập... * Các Đội xây dựng: Tham ra trực tiếp vào thi công, sản xuất, hoạt động theo đúng tiến độ hoạt động, phân công công nhân thành các tổ sản xuất, như tổ nề, tổ mộc, tổ bê tông, có kế hoạch điều động công nhân phục vụ cho công trình thi công một cách hợp lý. Các công việc được khoán theo khối lượng, giao cho các tổ trưởng các tổ có trách nhiệm đôn đốc anh em công nhân làm việc; kỹ sư giám sát thì quản lý về mặt chất lượng, kỹ thuật, tiến độ và nghiệm thu chất lượng từng phần việc, ký nhận khối lượng công việc đã làm để tạm ứng lương cho công nhân. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SỐ 9 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Là một Công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân được mở tài khoản tại ngân hàng và sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định của nhà nước, thực hiện cơ chế hạch toán kinh doanh xí nghiệp đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của mình để tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập chung. Theo hình thức này ở Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện ở phòng kế toán tài chính của Công ty, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. Giữa các phòng kế toán và bộ máy quản lý của Công ty có mối quan hệ khăng khít với nhau để xác định được doanh thu, lợi nhuận.... trả lương cho công nhân. Cơ cấu tài chính bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 02: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SỐ 9 Trưởng phòng tài chính kế toán Kế toán thanh toán Kế toán vật tư công nợ Kế toán tổng hợp và tài sản cố đinh Kế toán tổng hợp Nhiệm vụ của các phần hành kế toán: - Trưởng phòng tài chính - kế toán: Làm chức năng lãnh đạo bộ máy kế toán xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước nhà nước về mặt quản lý tài chính của Công ty. Có nhiệm vụ phân công và điều hành bộ máy kế toán thực hiện chức năng quản lý tài chính. - Kế toán tổng hợp kiểm toán tài sản cố định: Hướng dẫn các bộ phận kế toán chi tiết về nghiệp vụ kế toán. Tập hợp số liệu, kiểm tra, hạch toán và vào sổ kế toán tổng hợp, lập các biểu mẫu báo cáo và quyết toán tài chính theo chế độ của nhà nước và quy định của Công ty. Theo dõi tình hình toàn bộ tài sản trong xí nghiệp, ghi chép hạch toán tăng giam TSCĐ, thiết lập khấu hao TSCĐ hàng quý. Theo rõi tình hình hoạt động các loại thiết bị xe, máy. Nắm bắt thường xuyên kịp thời hiện trạng và xác định giá trị còn lại của TSCĐ hàng năm, lập thủ tục thanh lý TSCĐ. - Kế toán vật tư công nợ: Theo rõi việc mua, xuất nhập vật tư và quản lý việc sử dụng vật tư các loại trong quá trình sản xuất. Lập thủ thục xuất, nhập vật tư hàng ngày theo các loại chi tiết và những bảng kê và bản quản vật tư kho tàng. Theo rõi ghi chép và hạch toán các loại công nợ: Công nợ phải thu, công nợ phải trả, vay ngắn hạn, vay dài hạn... Kế toán thanh toán: Lập thủ tục thu, chi theo rõi toàn bộ thu, chi trong Công ty. Kiểm kê việc tính toán ở báo cáo quỹ, quan hệ giao dịch với ngân hàng, ghi chép các khoản tiền gửi, tiền vay... Đối chiếu tiền quỹ tồn và tiền mặt ghi trên sổ sách.. phát hiện kịp thời sai phạm về tiền mặt. Thủ quỹ: Theo rõi, quản lý và thực hiện cấp phát tiền mặt theo số liệu kế toán, căn cứ vào chứng từ thu chi, kiểm tra hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của nó để thực hiện thu, chi... Tổng hợp thu, chi, quỹ tồn vào cuối ngày, lập báo cáo thu, chi theo chế độ nhà nước. 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán của Công ty 2.2.1 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty - Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty. Để vận dụng bằng phương tiện kỹ thuật thanh toán hiện đại Cung cấp thông tin nhanh, chính xác. Hệ thống và quy trình sổ sách kế toán trong Công ty khá chặt chẽ và đầy đủ. Công ty hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ 03: SƠ DỒ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG ÁP DỤNG TRONG CÔNG TY Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt TK (111 – 112) Sổ chi tiết các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Sổ cái các tài khoản Nhật ký chung Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ kế toán tại đơn vị Để nắm bắt được thông tin kịp thời chính xác cho người quản lý nhằm đề ra quyết định quản lý đúng đắn thì mọi biến động về tài sản đều phải được ghi chép trên chứng từ kế toán. Về mặt kế toán: Chứng từ kế toán ghi chép đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ để chứng minh và làm căn cứ ghi sổ. Về mặt pháp lý: Là căn cứ để thanh tra, kiểm toán các chanh chấp phát sinh trong mối quan hệ kế toán. Căn cứ tình hình cụ thể Công ty áp dụng quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. + Chứng từ về tiền tệ gồm: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy thanh toán tiền tạm ứng Uỷ nhiệm thu Giấy lĩnh tiền mặt Hợp đồng kinh tế + Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn NVL - CCDC sử dụng chứng từ: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm kê vật tư Phiếu xin lĩnh vật tư + Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ + Lao động tiền lương: Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng phân công tiền lương và BHXH Giấy đi đường + Bán hàng: Hoá đơn bán hàng Phiếu giao hàng kiểm kê giao nhận hàng... + Theo giá trị gia tăng: Tờ khai thuế GTGT Bảng kê chứng từ hoá đơn các hàng hoá dịch vụ mua vào... Ngoài ra Công ty còn sử dụng các chứng từ khác: Các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán hàng hoá, giấy chứng nhận nghỉ ốm, hưởng BHXH,... trợ cấp đau ốm, thai sản...... 2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. Kế toán sử dụng: TK 152 – Nguyên vật liệu TK 153 – Công cụ dụng cụ TK 151 – Hàng mua đang đi đường TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản từ cấp 2 đến cấp 4 phù hợp với yêu cầu quản lý sản xuất. * TK 152 có thể mở thành 2 loại tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại NVL phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu kinh tế giá trị của doanh nghiệp TK 1521 – NVL chính TK1522 – NVL phụ TK1523 – Nhiên liệu TK1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK1528 – Vật liệu khác * TK 153 “ Công cụ dụng cụ tài khoản 153 sử dụng để phản ánh biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo yêu cầu thực tế. TK153 có ba loại tài khoản cấp 2: TK1531 – Công cụ dụng cụ TK1532 – Bao bì luôn chuyển TK1533 - Đồ dùng cho thuê * TK 151" Hàng mua đang đi đường" . Tài khoản này phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình đang đi đường về nhập kho. * TK331 “Phải trả người bán” . Tài khoản này được sử dụng phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, nhận thầu cắt khoán vật tư. Ngoài ra kế toán còn sử dụng 1 số TK liên quan như: TK 111 – Tiền mặt TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp TK627 – Chi phí sản xuất chung TK641 - Chi phí bán hàng TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp * Vận dụng các chế độ kế toán tài chính - Phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho - Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế - Phương pháp khấu hao: Khấu hao đường thẳng - Kỳ báo cáo các kế toán tài chính: Báo cáo vào cuối mỗi năm - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp đối chiếu luôn chuyển - Phương pháp số dư - Hình thức sổ kế toán: Hình thức nhật ký chung, nhật ký chứng từ - Phương pháp xác định nguyên vật liệu nhập kho: Phương pháp kê khai thường xuyên - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ kế toán: Tiền Việt Nam đồng (VNĐ) * Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty lập báo cáo tài chính theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. Hệ thống báo cáo của Công ty gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01 – DN) Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02 – DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 – DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09 – DN) Các báo cáo này Công ty lập vào cuối mỗi quý, mỗi năm tài chính Ngoài ra công ty còn sử dụng một số báo cáo nhằm phục vụ nhu cầu quản lý điều hành nội bộ công ty. Báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế Báo cáo đối chiếu kiểm kê công nợ Báo cáo kiểm kê vật tư – CCDC Báo cáo tăng giảm TSCĐ Báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng 2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu của Công ty 2.3.1 Kế toán TSCĐ 2.3.1.1. Đặc điểm TSCĐ: Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ ghi chép và tổng hợp số liệu về tình hình tăng, giảm, trích khấu hao các TSCĐ. Công ty có nhiều TSCĐ lớn, tổng giá trị TSCĐ của Công ty là 9.375.445.162 đồng bao gồm các loại máy khác nhau như máy tiện, máy khoan toạ độ, máy cắt CNC... Để tiện việc quản lý TSCĐ và tính khấu hao công ty chia TSCĐ thành: Nhà cửa, vật kiến trúc: Gồm nhà xưởng, khu văn phòng, nhà giới thiệu sản phẩm.... Máy móc thiết bị: Máy tiện, máy ủi, mát xúc,máy lắp ráp, cân.... Phương tiện vận tải truyền dẫn: Ô tô, cẩu trục... Thiết bị phục vụ quản lý: Máy fax, máy photocopy, máy điều hoà... Việc phân loại này tạo điều kiện cho công tác quản lý, xác định tỷ lệ khấu hao cho mỗi loại sản phẩm. Cụ thể thời gian khấu hao như sau: Loại tài sản Máy móc thiết bị Phương tiện vận tải Thiết bị, dụng cụ quản lý Thời gian khấu hao 06 – 10 năm 06 năm 03 – 05 năm 2.3.1.2 Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách sử dụng: * Tài khoản sử dụng: TK 211, TK 213, TK214, TK331, TK111.... * Chứng từ sự dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ - Thẻ TSCĐ... * Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết: Sổ chi tết tăng, giảm TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ - Sổ tổng hợp: + Nhật ký – chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 9, 10 + Bảng kê số 4, 5, 6 2.3.1.3 Sơ đồ luôn chuyển chứng từ và hạch toán trên sổ kế toán: Sơ đồ số 04: QUY TRÌNH LUÔN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ HẠCH TOÁN TSCĐ TRÊN SỔ KẾ TOÁN Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng kê số 1, 2, ... Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 214... Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 9... Thẻ và sổ kế toán chi tiết TK 211, 214 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi Cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.3.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tiền lương là một công cụ rất quan trọng. Tiền lương tạo ra sự say mê nghề nghiệp, vì động cơ tiền lương người lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc. - Tiền lương là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trước và là một yếu tố của chi phí sản xuất. - Tiền lương là một trong những công cụ để quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc trả lương cho người lao động, người sử dụng lao động có thể tiến hành giám sát, theo dõi lao động làm việc theo tổ chức kế hoạch của mình nhưng đảm bảo tiền lương trả phải đem lại hiệu quả cao. Như vậy người sử dụng lao động quản lý một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để tra công xứng đáng. 2.3.2.1 Quy trình tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Công ty Hạch toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên Thủ tục chứng từ hạch toán: Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên được thực hiện tập chung tại văn phòng kế toán Công ty. Các chứng từ mà kê toán Công ty dùng để hạch toán bao gồm: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán tiền thưởng + Bảng than._.