Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần đầu tư và tư vấn xây dựng Constrexim

y trình ghi sổ hạch toán tiền lương Sơ đồ 7: Quy trình ghi sổ hạch toán vật tư Sơ đồ 8: Quy trình ghi sổ hạch toán TSCĐ Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ hạch toán thanh toán Sơ đồ 10: Quy trình ghi sổ hạch toán chi phí – giá thành Sơ đồ 11: Quy trình ghi sổ hạch toán xác định kết quả kinh doanh Ghi chú chung cho các sơ đồ từ 5 đến 11: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CONSTREXIM (CONSTREXIM I.C.C) 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CONSTREXIM I.C.C Công ty cổ phần Đầu tư và Tư vấn xây dựng Constrexim là công ty liên kết của Tổng công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam (Constrexim Holdings). Trong mô hình công ty mẹ và công ty con và các quy định khác được thành lập theo quyết định số 929/QĐ – TTg ngày 30/07/2001 của Thủ tướng chính phủ. Công ty thuộc hình thức công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CONSTREXIM. Tên công ty viết bằng tiếng Anh : CONSTREXIM INVESTMENT AND CONSTRUCTION CONSULTANCE JOINT STOCK COMPANY. Tên công ty viết tắt: CONSTREXIM I.C.C.,JSC Địa chỉ chủ sở chính: Tầng 1 Nhà CT3 Khu đô thị mới Yên Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Vốn điều lệ của công ty là: 10.000.000.000 đồng (mười tỷ đồng Việt Nam). Công ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn Xây dựng Constrexim được cổ phần trong đó có Cổ đông sáng lập là Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng và Đầu tư Phát triển Kiến trúc Đô thị để phát huy trí tuệ, kinh nghiệm trong triển khai công việc, nhất là trong lĩnh vực tư vấn thiết kế nhằm đề xuất phương án thiết kế tối ưu nhất. Định hướng phát triển của công ty là: chất lượng và uy tín là hàng đầu, mục tiêu luôn hướng tới là làm vừa lòng khách hàng, với phương châm: Sáng tạo - Chuyên nghiệp - Đồng bộ. 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CONSTREXIM I.C.C 1.2.1. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Constrexim I.C.C Công ty Constrexim I.C.C hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tư vấn xây dựng, bao gồm: Lập dự án đầu tư. Thiết kế quy hoạch xây dựng. Thiết kế Kiến trúc và Kết cấu công trình. Thiết kế cấp thoát nước. Thiết kế Điện, Điều hoà, Thông gió. Thiết kế Giao thông, san nền, hạ tầng. Tư vấn đấu thầu. Giám sát thi công. Quản lý dự án đầu tư. Thiết kế nội ngoại thất. Ngoài ra Công ty còn hoạt động trong lĩnh vực đo đạc, khảo sát, thí nghiệm xây dựng: Đo đạc địa hình, địa chính; Khoan khảo sát địa chất; Thí nghiệm vật tư, vật liệu. Và một số lĩnh vực khác là: Thi công xây lắp; Kinh doanh xuất nhập khẩu; Kinh doanh dịch vụ vận tải. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Constrexim I.C.C Công ty Constrexim I.C.C hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất độc lập có chức năng tái sản xuất tài sản cố định cho nền kinh tế quốc dân. So với các ngành sản xuất khác, xây dựng cơ bản có những đặc điểm kinh tế kỹ thuật đặc trưng, được thể hiện rất rõ ở sản phẩm xây lắp và quá trình sáng tạo ra sản phẩm của ngành. Đặc điểm của sản phẩm xây lắp là có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài, có giá trị lớn. Quá trình từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao và đưa vào sử dụng thường kéo dài. Do vậy việc tổ chức quản lý và hạch toán nhất thiết phải có các dự toán thiết kết, thi công. Sản phẩm xây dựng là sản phẩm đơn chiếc và được tiêu thụ theo cách riêng. Các sản phẩm được coi như tiêu thụ trước khi được xây dựng theo giá trị dự toán hay giá thoả thuận với chủ đầu tư (giá đấu thầu) do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp không được thể hiện rõ bởi vì sản phẩm xây lắp là hàng hoá đặc biệt. 1.2.3. Đặc điểm quy trình tổ chức kinh doanh của công ty Constrexim I.C.C Công ty với lĩnh vực hoạt động chính là tư vấn xây dựng nên sản phẩm chính là các bản vẽ thiết kế xây dựng hoàn chỉnh giao cho khách hàng. Về cơ bản, bản vẽ thiết kế xây dựng được thực hiện theo quy trình ba bên như sau: SƠ ĐỒ 1: Quy trình tư vấn thiết kế KHÁCH HÀNG TƯ VẤN THIẾT KẾ TƯ VẤN THẨM TRA HỢP ĐỒNG TƯ VẤN THIẾT KẾ BẢN VẼ THIẾT KẾ HỢP ĐỒNG TƯ VẤN THẨM TRA YÊU CẦU THẨM TRA BẢN VẼ HOÀN THIỆN Công ty ký kết hợp đồng và thực hiện thiết kế bản vẽ theo yêu cầu của khách hàng. Bản vẽ thiết kế được giao cho bên tư vấn thẩm tra và sau đó được chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với sự thống nhất của bên tư vấn thẩm tra để trở thành bản vẽ hoàn thiện giao cho khách hàng. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY CONSTREXIM I.C.C Công ty Constrexim I.C.C được tổ chức theo mô hình của một công ty cổ phần với các bộ phận chuyên trách phù hợp với lĩnh vực xây dựng mà công ty đang hoạt động. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như sau: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH BAN KỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TỔNG HỢP BAN QUẢN LÝ ĐẦU TƯ BAN THIẾT KẾ, THI CÔNG TRUNG TÂM KHẢO SÁT – THÍ NGHIỆM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ SƠ ĐỒ 2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty Constrexim I.C.C Đại hội đồng cổ đông: Đại hội cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông đưa ra các chiến lược phát triển cho công ty; các quyết định về thay đổi cơ cấu nguồn vốn, tài sản của công ty; cơ cấu tổ chức, quản lý trong công ty; thông qua các báo cáo tài chính hàng năm và Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và Điều lệ công ty. Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Giám đốc điều hành: Giám đốc điều hành là người đại diện theo pháp luật của công ty, người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các Phó giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần việc được phân công. Trong từng thời kỳ có thể được Giám đốc uỷ nhiệm trực tiếp quyết định một số vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc. Ban kiểm soát: Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. Phòng kế toán: có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: Chịu sự điều hành trực tiếp của Giám đốc công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức hạch toán kế toán về các hoạt động của công ty theo đúng Luật Kế toán của Nhà nước. Quản lý toàn bộ vốn, nguồn vốn, quỹ trong toàn công ty, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, làm chức năng của ngân hàng cho vay và là thung tâm thanh toán của các đơn vị trong nội bộ công ty, tổng hợp báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh, lập báo cáo thống kê, phân tích hoạt động sản xuất – kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty. Kế toán trưởng tham mưu cho Ban giám đốc công ty trong việc đấu thầu và giao khoán cho các đơn vị thi công từng công trình, cơ chế phân phối lợi nhuận, chỉ đạo các đơn vị thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ theo quy định của Bộ Tài chính và các cơ quan quản lý tài chính cấp trên. Lập và quản lý kế hoạch tài chính kế toán theo kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm của công ty. Phản ánh chính xác, kịp thời kết quả sản xuất kinh doanh hàng quý để giúp Giám đốc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ ra những mặt còn yếu kém trong công tác quản lý kinh tế cho công ty. Ban thiết kế, thi công: có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác quản lý kỹ thuật và quản lý chất lượng, an toàn thi công công trình, đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất, cùng phòng nghiệp vụ tham mưu trong công tác đầu tư, mở rộng ngành nghề, đa dạng hoá các sản phẩm xây dựng. Lập thiết kế tổ chức thi công ở dạng sơ đồ công nghệ cho các công trình, phục vụ công tác đấu thầu và thi công công trình có tính khả thi cao được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đề xuất các giải pháp thi công đẩy nhanh tiến độ công trình, nâng cao chất lượng công trình thi công. Quản lý kỹ thuật các công trình, lập phương án thi công, theo dõi khối lượng thực hiện và chất lượng công trình. Lập biên bản xử lý sự cố công trình và biện pháp đảm bảo an toàn lao động. Kiểm tra, ký xác nhận khối lượng theo giai đoạn, giúp Công ty ứng vốn cho các đơn vị thi công kịp thời, chính xác. Ban quản lý đầu tư: có các nhiệm vụ và quyền hạn sau: Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, bộ phận của Công ty lập hồ sơ dự thầu và đấu thầu công trình, khi công trình trúng thầu, bóc tách các chi phí đầu vào gửi các phòng có liên quan theo dõi thực hiện, chuẩn bị các thủ tục tham mưu cho Giám đốc hợp đồng khoán gọn toàn bộ công trình hoặc hạng mục công trình đối với các đợn vị trực thuộc, quyết toán thanh lý các hợp đồng khi công trình hoàn thành. Kiểm tra, hướng dẫn đôn đốc các đơn vị thực hiện đầy đủ các thủ tục đúng trình tự xây dựng cơ bản, đúng với quy định của Nhà nước và công ty, cùng các đơn vị hoàn thành hồ sơ nghiệm thu công trình, hồ sơ hoàn công, thanh quyết toán công trình. Kết hợp với phòng kế toán và các đơn vị thu hồi vốn công trình, quản lý toàn bộ các hợp đồng kinh tế tại công ty. Trung tâm khảo sát – thí nghiệm: có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Thực hiện khảo sát thực địa công trình trước khi xây dựng, đánh giá hiện trạng mặt bằng, cung cấp số liệu chính xác và kịp thời để phục vụ cho công tác thiết kế thi công và xây dựng công trình. Thí nghiệm, thử nghiệm các vật liệu mới, ứng dụng trong công nghệ thi công; kiểm nghiệm đảm bảo tiêu chuẩn, tư vấn sử dụng các nguyên vật liệu tham gia vào quá trình thi công công trình an toàn và hiệu quả. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CONSTREXIM I.C.C Trong những năm qua, công ty Constrexim I.C.C không ngừng phát triển, đã đạt được những kết quả kinh doanh khả quan trong lĩnh vực xây dựng và góp phần thúc đẩy phát triển cơ sở hạ tầng trên địa bàn Hà Nội. Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh trong ba năm từ 2006 đến 2008 của công ty: Bảng số liệu phản ánh tính tình tài chính của công ty Constrexim (đvt: triệu đồng) Qua bảng số liệu và tính toán ở trên ta thấy tình hình tài chính của công ty rất khả quan từ năm 2006 đến năm 2008. Trong đó, tổng doanh liên tục tăng từ 16186 triệu đồng năm 2006 lên tới 26780 triệu đồng trong năm 2008, tốc độ tăng tương đối nhanh, từ 19,7% của năm 2007 so với năm 2006 đã tăng tới 32,7% của năm 2008 so với năm 2007. Trong khi đó, các khoản thuế vẫn được đảm bảo hoàn trả cho nhà nước và nhà nước ngày càng hưởng lợi từ hoạt động kinh doanh có hiệu quả của công ty. Lợi nhuận động lực thúc đẩy công ty tiếp tục phát triển. Lợi nhuận sau thuế của năm sau cao hơn năm trước và tốc độ tăng cũng tương tự, đạt mức 5,9% năm 2007 so với năm 2006 đã tăng lên tới 10% năm 2008 so với năm 2007. Do vậy, nguồn vốn kinh doanh của công ty liên tục được bổ sung từ lợi nhuận và từ sự tín nhiệm của các nhà đầu tư, các cổ đông của công ty. Nguồn vốn kinh doanh đã tăng hơn 2 lần từ năm 2006 đến năm 2008. Những phân tích trên cho thấy tình hình tài chính của công ty Constrexim I.C.C ổn định và công ty đang kinh doanh có hiệu quả. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CONSTREXIM I.C.C 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CONSTREXIM I.C.C Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, hạch toán tập trung. Đây là hình thức tổ chức mà toàn bộ công việc kế toán tập trung thực hiện ở phòng kế toán của công ty. Hình thức kế toán tập trung có nhiều ưu điểm như: tạo điều kiện thuận tiện cho việc chỉ đạo thống nhất từ trên xuống một cách kịp thời, tiết kiệm nhân lực và thuận tiện cho việc áp dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo đúng pháp luật. Phòng kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, hợp lý gồm 3 người gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ kiêm kế toán chi phí. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TOÁN TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP KẾ TOÁN CHI PHÍ – GIÁ THÀNH KẾ TOÁN VẬT TƯ KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH SƠ ĐỒ 3: Bộ máy kế toán công ty Constrexim I.C.C Kế toán trưởng: có các chức năng và quyền hạn sau: Phụ trách chung. Kiểm tra, giám sát, đôn đốc các cán bộ của phòng thực hiện công việc. Giao dịch với các đối tác trong trường hợp cần thiết (cơ quan thuế, ngân hàng, cơ quan tài chính, và các đối tác có liên quan khác). Làm một phần công việc kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp: có các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau: Kiểm tra và nhập chứng từ vào sổ, bảo quản chứng từ gốc. Thực hiện các phần hành kế toán. Giao dịch với các cơ quan tài chính nhà nước. Giao dịch với phòng tài chính kế toán của công ty mẹ (công ty Constrexim Holding). Phối hợp với kế toán trưởng soạn thảo qui định về quản lý tài chính áp dụng cho doanh nghiệp theo kịp với chế độ kế toán hiện hành. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị sản suất về việc mở sổ sách, theo dõi chi phí sản xuất. Lưu trữ hồ sơ (hợp đồng kinh tế, các biên bản nghiệm thu bàn giao, thanh toán khối lượng công trình, quyết toán, thanh lý hợp đồng với những công trình thi công; với công trình thiết kế gồm có hợp đồng kinh tế, các biên bản nghiệm thu bàn giao hồ sơ, thanh lý hợp đồng). Thủ quỹ: có các chức năng, nhiệm vụ sau: Rút và chi tiền. Lập sổ quỹ. Đóng và bảo quản chứng từ quỹ. Hỗ trợ kế toán tổng hợp một số công việc khi có yêu cầu. Quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm của công ty. 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CONSTREXIM I.C.C 2.2.1. Các chính sách kế toán chung Công ty là doanh nghiệp động trong lĩnh vực xây dựng và chịu sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp. Do vậy, công tác kế toán ở công ty được thực hiện theo Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC và các văn bản bổ sung, sửa đổi, hướng dẫn kèm theo. Cụ thể như sau: Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. Đơn vị tiền tệ kế toán: tiền Việt Nam Đồng. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: công ty sử dụng phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất: công ty tính giá nguyên vật liệu xuất theo phương pháp giá thực tế đích danh. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay, công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong Chế độ kế toán. Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ. Người thực hiện Kế toán tổng hợp Yêu cầu công việc Lập chứng từ Kế toán trưởng Ký duyệt Bộ phận liên quan, người thực hiện Thực hiện yêu cầu Kế toán tổng hợp Ghi sổ, bảo quản chứng từ SƠ ĐỒ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ Danh mục các chứng từ kế toán mà công ty sử dụng sẽ được nêu cụ thể trong các phần hành tại mục 2.3. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng đầy đủ, phù hợp với loại hình doanh nghiệp xây dựng theo Chế độ kế toán hiện hành, trong đó có TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công, và không có TK 641 – Chi phí bán hàng. Các tài khoản chi tiết được mở chi tiết cho từng đối tượng, đặc biệt là các đối tượng tính chi phí để tính giá thành sản phẩm, công trình xây dựng. Danh mục các TK kế toán mà công ty sử dụng sẽ được nêu cụ thể trong các phần hành tại mục 2.3. 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, việc tổ chức hạch toán kế toán cần đáp ứng yêu cầu thông tin chính xác và kịp thời, mà hoàn cảnh tổ chức hạch toán kế toán tương đối phức tạp. Chính vì vây, công ty đã lựa chọn sử dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức ghi sổ kế toán đơn giản, phù hợp với công tác tổ chức kế toán của công ty. SƠ ĐỒ 5: Quy trình ghi sổ Nhật ký chung CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ 1 tuần hoặc cuối tháng, tùy vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt, sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt, cùng kỳ. 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hiện nay Công ty áp dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Định kỳ lập báo cáo theo quý. Người chịu trách nhiệm lập báo cáo là kế toán trưởng và kế toán tổng hợp của phòng kế toán. Hiện nay công ty lập báo cáo tài chính gồm 4 biểu mẫu báo cáo: Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B 01 – DN Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B 02 – DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B 03 – DN Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09 – DN 2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ Tổ chức hạch toán tiền lương Chứng từ Chứng từ phản ảnh thay đổi cơ cấu lao động: Quyết định tuyển dụng Quyết định sa thải Quyết định đề bạt Quyết định bãi miễn… Chứng từ phản ánh thời gian lao động: Bảng chấm công Chứng từ phản ánh kết quả lao động: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán Chứng từ phản ánh tiền lương phải trả và chi trả thu nhập cho người lao động: Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh toán tiền thuê ngoài Hợp đồng giao khoán Bản phân bổ tiền lương Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng thanh toán tạm ứng Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng… Tài khoản TK 334 – Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Hạch toán Sổ chi tiết TK 334: mở chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban, công trình. Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận, phòng ban, công trình phản ánh vào phần ghi Có TK 334 trên sổ chi tiết. Căn cứ vào các chứng từ liên quan để khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên, ghi vào phần phát sinh Nợ TK 334 trên sổ chi tiết. Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 334 cho từng bộ phận, phòng ban, công trình để ghi sổ tổng hợp chi tiết TK 334. Sổ chi tiết TK 338: Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận, phòng ban, công trình, xác định các khoản theo lương, tính vào vào chi phí, ghi phát sinh Có TK 338. Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng và một số chứng từ chi khác, ghi Nợ TK 338 trên sổ chi tiết. Cuối tháng cộng sổ chi tiết TK 338 để ghi sổ tổng hợp chi tiết TK 338. Chứng từ gốc về tiền lương, chứng từ thanh toán Bảng phân bổ tiền lương, BHXH NHẬT KÝ CHUNG Sổ chi tiết các TK 334, 338 SỔ CÁI các TK 334, 338 Sổ tổng hợp chi tiết các TK 334, 338 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng thanh toán lương SƠ ĐỒ 6: Quy trình ghi sổ hạch toán tiền lương Sổ tổng hợp chi tiết các TK 334, 338: Căn cứ vào sổ chi tiết các TK 334, 338 để ghi sổ tổng hợp chi tiết. Mỗi bộ phận, phòng ban, công trình được ghi một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết. Cuối tháng cộng sổ tổng hợp chi tiết các TK 334, 338. Sổ tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ Cái các TK 334, 338. Tổ chức hạch toán vật tư Chứng từ Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm nghiệm vật tư Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ vật tư Tài khoản sử dụng: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 153: Công cụ, dụng cụ Hạch toán Thẻ kho: mở cho từng loại vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối ngày, cuối tháng tính số lượng tồn kho theo từng loại vật tư trên thẻ kho. Số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho khớp với số lượng nhập, xuất, tồn trên sổ chi tiết của kế toán. Sổ chi tiết vật tư: mở cho từng loại vật tư theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho, kế toán kiểm tra việc khi thẻ kho, thu thập chứng từ nhập, xuất, phân loại chứng từ để ghi sổ chi tiết. Cuối ngày, cuối tháng, kế toán tính số lượng, giá trị tồn kho của từng loại vật tư trên sổ chi tiết. Số lương nhập, xuất, tồn trên sổ chi tiết phải khớp với thẻ kho của từng loại vật tư. Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn: Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư, mỗi loại vật tư được ghi một òng trên sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn. Cuối tháng cộng sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn, đối chiếu với sổ cái các TK 153. Phiếu nhập kho, xuất kho, hóa đơn bán hàng Nhật ký mua hàng, thu tiền, chi tiền NHẬT KÝ CHUNG Sổ chi tiết các TK 152, 153 SỔ CÁI các TK 153 Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng phân bổ vật tư Thẻ kho SƠ ĐỒ 7: Quy trình ghi sổ hạch toán vật tư Tổ chức hạch toán tài sản cố định Chứng từ Các quyết định điều chuyển, tăng giảm, thanh lý TSCĐ… Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Hóa đơn GTGT Các chứng từ về chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử Biên bản bản kiểm kê TSCĐ Biên bản giao nhập TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tài khoản sử dụng: TK 211 – TSCĐ hữu hình TK 213 – TSCĐ vô hình TK 214 – Khấu hao TSCĐ Hạch toán Thẻ TSCĐ: theo dõi số hiện có về TSCĐ trong doanh nghiệp, mỗi TSCĐ được ghi trên 1 thẻ. Thẻ được bảo quản, lưu trữ từ khi TSCĐ xuất hiện tại công ty cho đến khi không còn được sử dụng nữa, kế toán tiến hành hủy thẻ. Sổ chi tiết TSCĐ cho từng bộ phận, phòng ban, công trình: Căn cứ vào chứng từ tăng giảm TSCĐ tại đơn vị sử dụng, ghi sổ Chi tiết TSCĐ theo nhóm (mỗi TSCĐ được ghi 1 dòng trên sổ). TSCĐ giảm được xóa tên trên sổ Sổ tổng hợp TSCĐ: phản ánh số hiện có, tình hình biến động TSCĐ trong công ty. Sổ được mở căn cứ vào cách thức phân loại theo đối tượng ghi TSCĐ. Căn cứ ghi sổ là chứng từ tăng, giảm TSCĐ trong công ty. Căn cứ vào chứng từ tăng, giảm TSCĐ để ghi vào Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Cuối tháng, dựa vào Bảng phân phổ khấu hao tháng trước để tính số khấu hao TSCĐ tháng này trên Bảng phân bổ khấu hao. Chứng từ tăng, giảm TSCĐ NHẬT KÝ CHUNG Sổ chi tiết TSCĐ cho từng đơn vị SỔ CÁI các TK 211, 213, 214 Sổ TSCĐ BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tính và phân bổ TSCĐ Lập thẻ, hủy thẻ TSCĐ Nhật ký thu tiền, chi tiền SƠ ĐỒ 8: Quy trình ghi sổ hạch toán TSCĐ Tổ chức hạch tạm ứng và toán thanh toán với nhà cung cấp Chứng từ Phiếu thu Phiếu chi Giấy báo nợ Giấy báo có Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ Bảng kê chi tiền Tài khoản sử dụng: TK 141 – Tạm ứng TK 331 – Phải trả cho người bán Hạch toán Sổ chi tiết các TK 141, 331: theo dõi thanh toán tạm ứng công trình, với nhà cung cấp. Căn cứ vào chứng từ thanh toán, mỗi chứng từ gốc ghi 1 dòng trên sổ chi tiết. Cuối tháng cộng sổ chi tiết các TK 141, 331 để ghi sổ tổng hợp chi tiết. Sổ tổng hợp chi tiết các TK 141, 331: theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán tạm ứng công trình, và với nhà cung cấp. Căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, với nhà cung cấp, mỗi đối tượng thanh toán được ghi 1 dòng trên sổ tổng hợp chi tiết. Cuối tháng cộng sổ tổng hợp chi tiết các TK 141, 331, đối chiếu số liệu với sổ cái các TK tương ứng. Chứng từ thanh toán Nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng NHẬT KÝ CHUNG Sổ chi tiết các TK 141, 331 SỔ CÁI các TK 141, 331 Sổ tổng hợp chi tiết các TK 141, 331 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH SƠ ĐỒ 9: Quy trình ghi sổ hạch toán tạm ứng và thanh toán với nhà cung cấp Tổ chức hạch toán chi phí – giá thành Chứng từ Chứng từ phản ánh hao phí về đối tượng lao động và tư liệu lao động: Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật tư Bảng phân bổ vật tư Hóa đơn GTGT Chứng từ phản ánh hao phí về lao động sống: Bảng thanh toán tiền lương và BHXH Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Chứng từ chi tiền… Chứng từ phản ảnh hao phí chi phí khác: Chứng từ chi tiền Hóa đơn mua sản phẩm, dịch vụ Tài khoản sử dụng: TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công TK 627 – Chi phí sản xuất chung TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Tk 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 632 – Giá vốn hàng bán Hạch toán Sổ chi tiết các TK 621, 622, 623, 627: Căn cứ vào chứng từ gốc về chi phí, kế toán phản ánh vào phần phát sinh Nợ các TK này trên sổ chi tiết cột tổng số tiền. Cuối tháng cộng phát sinh nợ các TK 621, 622, 623, 627, kết chuyển chi phí cho từng đối tượng: ghi vào phát sinh Có các TK này, đối ứng Nợ TK 154. Sổ chi tiết TK 154: mở chi tiết cho từng sản phẩm, công trình. Căn cứ vào sổ chi tiết các TK 621, 622, 623, 627, ghi phát sinh Nợ TK 154 trên sổ chi tiết cột Tổng số tiền, trong đó chi tiết theo từng khoản mục chi phí. Cuối tháng cộng phát sinh Nợ TK 154 trên sổ chi tiết. Căn cứ vào kết quả kinh doanh và phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang tính giá thành của từng sản phẩm, hạng mục công trình hoàn thành trong kỳ. Kết quả tính giá thành và giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ ghi vào phần phát sinh Có TK 154, đối ứng Nợ TK 632, ghi vào dòng số dư cuối kỳ trên sổ chi tiết TK 154. Sổ chi tiết TK 642: mở chung cho toàn doanh nghiệp. Căn cứ vào chứng từ gốc về chi phí phát sinh, các chi phí được tập hợp và phân bổ cho từng sản phẩm, công trình theo tiêu thức hợp lý, ghi vào phát sinh Có TK 642, đối ứng Nợ TK 632, ghi vào dòng số dư cuối kỳ trên sổ chi tiết TK 642. Chứng từ gốc về chi phí NHẬT KÝ CHUNG Sổ chi tiết các TK 621, 622, 623, 627, 154, 642, 632 SỔ CÁI các TK 621, 622, 623, 627, 154, 642, 632 Sổ tổng hợp chi tiết các TK 621, 622, 623, 627, 154, 642, 632 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Nhật ký chi tiền SƠ ĐỒ 10: Quy trình ghi sổ hạch toán chi phí – giá thành Tổ chức hạch toán xác định kết quả kinh doanh Chứng từ Chứng từ thu tiền Chứng từ chi tiền Hóa đơn GTGT Tài khoản TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính TK 711 – Thu nhập khác TK 811 – Chi phí khác TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối Hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán NHẬT KÝ CHUNG Sổ chi tiết các TK 511, 515, 711, 811, 911, 421 SỔ CÁI các TK 511, 515, 711, 811, 642, 911, 421 Sổ tổng hợp chi tiết các TK 511, 515, 711, 811, 911, 421 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Nhật ký thu tiền, chi tiền SƠ ĐỒ 11: Quy trình ghi sổ hạch toán xác định kết quả kinh doanh PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CONSTREXIM I.C.C Công ty Constrexim I.C.C có quy mô và trình độ quản lý như hiện nay là cả một quá trình phấn đấu liên tục không ngừng của toàn bộ các cán bộ, công nhân viên trong công ty. Bằng những biện pháp tích cực, công ty đã tìm cách hòa nhập bước đi của mình cùng nhịp điệu phát triển kinh tế chung của đất nước. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự linh hoạt nhạy bén trong công tác quản lý đã trở thành đòn bẩy tích cực cho quá trình phát triển của công ty. Cùng với việc vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế thị trường, thực hiện chủ trương đổi mới, cải cách kinh tế của Đảng và Nhà nước, công ty Constrexim I.C.C đã đạt được nhiều thành tích đáng kể trong lĩnh vực xây dựng, góp phần xây dựng đất nước, đồng thời không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ, công nhân viên trong công ty. Cùng với sự phát triển của công ty Constrexim I.C.C, bộ máy kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất lớn cho công ty về mặt tài chính, giúp cho công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán, sổ sách, báo cáo của công ty luôn hoàn thành thời gian quy định. Công tác hạch toán kế toán trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ các nguyên tắc kế toán, nhờ đó vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý. Công tác kế toán tại công ty Constrexim có nhiều ưu điểm, mặc dù còn một số điểm hạn chế, song đã góp phần tích cực đối với công tác quản lý của doanh nghiệp. Dưới đây là một số đánh giá về công tác kế toán tại công ty Constrexim I.C.C: 3.1. ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC BỘ MÁY K._.