Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần đào tạo và tư vấn truyền thông AAA

c truyền thông và đào tạo kỹ năng và là một công ty cổ phần làm ăn có hiệu quả. Các sản phầm về truyền thông và đào tạo của công ty chất lượng và có uy tín, đẳng cấp cao được khách hàng công nhận, hàng năm đem lại cho công ty doanh thu cũng như lợi nhuận cao. Trong thời gian thực tập, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tìm hiểu của chị Nguyễn Thị Minh Châu - Trưởng phòng kế toán, chị Nguyễn Thị Nhung – Nhân viên phòng kế toán cùng tập thể cán bộ nhân viên phòng kế toán Công ty cổ phần đào tạo và tư vấn truyền thông AAA và sự hướng dẫn rất nhiệt tình của Thạc sỹ Tạ Thu Trang đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin về công ty, những nghiệp vụ kế toán áp dụng và hoàn thành tốt báo cáo thực tập này. Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với việc tìm hiểu và công việc thực tế và hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình tìm hiểu, trình bày và đánh giá về Công ty cổ phần đào tạo và tư vấn truyền thông AAA nên rất mong sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn! Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Hoàng Thị Minh Phượng DANH MỤC VIẾT TẮT ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông HĐQT : Hội đồng quản trị TK : Tài khoản CCDC : Công cụ dụng cụ NVL : Nguyên vật liệu BHXH : Bảo hiểm xã hội GTGT : Giá trị gia tăng XNK : Xuất nhập khẩu DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1.3 : Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty AAA Hình 2.1 : Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Hình 2.2.4 : Quy trình hạch toán chứng từ ghi sổ tại công ty PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÀO TẠO VÀ TƯ VẤN TRUYỀN THÔNG AAA (TÊN CŨ : CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ GIÁO DỤC VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ AAA) Tên giao dịch: AAA TRAINING AND COMMUNICATION CONSULTANCY JSC. Tên viết tắt: AAA CIM..,JSC Trụ sở chính: 45 Thụy Khuê, phường Thụy Khuê, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 04. 7346577/7346578 Fax: 04. 7346596 Vốn điều lệ: 5.000.000.000 (Năm tỷ đồng) Công ty cổ phần đào tạo và tư vấn truyền thông AAA là một công ty cổ phần được các cổ đông sáng lập và được Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103016817 cấp ngày 16 tháng 04 năm 2007. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của công ty như sau: - Từ năm 2004 đến năm 2005: Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các dịch vụ như: dịch vụ tư vấn pháp luật, tư vấn thuế, dịch vụ đào tạo không chính quy…Giai đoạn này mang tính chất thăm dò. - Từ năm 2006 đến nay: Đây là giai đoạn phát triển mạnh của các hoạt động dịch vụ đào tạo (Đấu thầu, kế toán, quản trị doanh nghiệp, quản trị dự án…). Và là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Dịch vụ đào tạo đi dần vào ổn định đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho công ty. Công ty Cổ phần Đào tạo và Tư vấn Truyền thông AAA là công ty có thế mạnh trong cung cấp các dịch vụ truyền thông, quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện, đào tạo và tư vấn do các chuyên gia có uy tín và kinh nghiệm thành lập, điều hành. Tổng Giám đốc Công ty Trần An Duyệt - Nguyên Trưởng Ban Thời sự, Đài Truyền hình Việt Nam – là người đảm bảo và chịu trách nhiệm cao nhất về chất lượng các dịch vụ của AAA. Với bề dày nhiều năm kinh nghiệm của đội ngũ các chuyên gia, giảng viên, chuyên viên tư vấn, cùng mạng lưới các cộng tác viên có uy tín, AAA cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp, sáng tạo và các lợi ích gia tăng cho Khách hàng trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và có nhiều biến động. Để đạt được mục tiêu đó, AAA luôn cố gắng phát huy tất cả tài năng và tâm huyết nhằm phục vụ Khách hàng. 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Để đáp ứng các nhu cầu cần thiết của các doanh nghiệp. Công ty cổ phần đào tạo và tư vấn truyền thông AAA ra đời nhằm mục đích phục vụ nhu cầu đổi mới, nâng cao kiến thức cho các lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên. Với phương châm minh bạch và cân bằng lợi ích hướng đến mục tiêu hỗ trợ các khách hàng. Cùng với đội ngũ cộng tác viên là các chuyên gia kinh tế, quản trị doanh nghiệp hàng đầu, Công ty AAA cam kết luôn đổi mới và hoàn thiện để phục vụ khách hàng. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm các lĩnh vực cụ thể: - Tư vấn về quản lý doanh nghiệp (không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, kiểm toán và thuế) - Tư vấn đầu tư (không bao gồm các dịch vụ tư vấn pháp luật và tư vấn tài chính) - Giáo dục đào tạo cập nhật kiến thức kỹ năng (Doanh nghiệp chỉ hoạt động sau khi được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép) - Dịch vụ quan hệ công chúng, tổ chức sự kiện. - Tư vấn du học - Dịch vụ lữ hành nội địa. - Đại lý mua, bán, kỹ gửi hàng hóa - Tư vấn định giá tài sản (không bao gồm định giá tài sản theo tố tụng) - Tư vấn và xác định giá trị doanh nghiệp (trừ các trường hợp thuộc thẩm quyền của cơ quan Nhà nước) - Tư vấn cổ phần khóa (không bao gồm dịch vụ tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, kiểm toán và thuế) - Dịch vụ lữ hành quốc tế - Tổ chức biểu diễn nghệ thuật (trừ loại hình Nhà nước cấm) - Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận - Đại lý bán sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác Các thành tựu cơ bản của công ty : Chỉ qua quá trình phát triển được 3 năm và với mục tiêu của Công ty AAA là nhằm đến đối tượng khách hàng lớn thuộc Tập đoàn, Công ty Nhà nước và Phi Chính Phủ, NGO,… Với khối lượng lớn các Doanh nghiệp lớn đã và đang sử dụng những dịch vụ của AAA như : Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam, Tập đoàn dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Viettel, Công ty viễn thông di động (VMS Mobifone), Tổng công ty hàng không Việt Nam (Vietnam Airlines), Crown, Viglacera, Hermes, Vinamilk,… Đánh giá của khách hàng chính về dịch vụ của AAA AAA đã nhận được các ý kiến đánh giá khách quan của khách hàng về dịch vụ của AAA thông qua việc tổng hợp các ý kiến phản hồi trong các phiếu điều tra sự hài lòng của khách hàng. Một số kết quả dưới đây thể hiện được sự thoả mãn của khách hàng đã sử dụng dịch vụ của AAA. 87% khách hàng sử dụng dịch vụ của AAA đều cảm thấy hài lòng và cho rằng các sản phẩm dịch vụ truyền thông của AAA là hấp dẫn, lôi cuốn, sang trọng, có tính thực tiễn 82% khách hàng hài lòng về các chuyên gia tư vấn. Các giảng viên và chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm thực tiễn sâu rộng, nhiệt tình giải đáp các thắc mắc về nhu cầu của khách hàng. 93% cảm thấy hài lòng về cách tổ chức và thái độ phục vụ nhiệt tình, tận tâm, chu đáo và có tính chuyên nghiệp của cán bộ công ty AAA. 57% khách hàng sử dụng hơn một lần các dịch vụ của Công ty AAA. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – Kinh doanh của công ty Công ty cổ phần đào tạo và tư vấn truyền thông AAA hiện nay hoạt động với 2 mảng chính : Truyền thông, tổ chức sự kiện Đào tạo các kỹ năng mềm cho doanh nghiệp Với khẩu hiệu : “Chia sẻ niềm tin nhân đôi giá trị”, với phương châm và chỉ tiêu đặt ra cho từng năm. Trong năm 2009 toàn bộ Công ty đã có những thành tích vượt trội trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong đó + Năm 2007 đạt chỉ tiêu đề ra + Năm 2008 vượt 10,4% kế hoạch + Năm 2009 vượt 15% kế hoạch + Với nhận định đầu năm 2010, Công ty sẽ phát triển lớn mạnh với doanh thu lớn và định hướng trong năm sẽ phát triền ra thành 2 Công ty con. 1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty Dịch vụ Truyền thông, PR & Tổ chức sự kiện Công ty AAA đã không ngừng nghiên cứu và hoàn thiện các dịch vụ về truyền thông, quan hệ công chúng để cung cấp cho Khách hàng. Công ty nhận tư vấn, triển khai thực hiện các vụ việc cụ thể và ngắn hạn như xây dựng kịch bản, tổ chức các sự kiện lớn như hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt thương hiệu, sản phẩm mới, lễ khai trương, động thổ…tổ chức chiến dịch truyền thông, xử lý sự cố truyền thông. Các dịch vụ Truyền thông, PR & Tổ chức sự kiện của AAA bao gồm : Quản trị truyền thông Nghiên cứu, tư vấn chiến lược PR dài hạn, Tổ chức, thực hiện các hoạt động PR, Quản trị truyền thông Tổ chức sự kiện Xây dựng kịch bản, mời tài trợ, tổ chức biểu diễn, Sản xuất và tổ chức các chương trình ca nhạc, thời trang, Sản xuất phim tư liệu cho Doanh nghiệp, Tổ chức hội nghị, hội thảo, Tổ chức giới thiệu sản phẩm mới, triển lãm, Tổ chức lễ khai trương, khởi công, động thổ, Quảng cáo qua các sự kiện văn hoá, thể thao, trò chơi truyền hình,… Yêu cầu về chương trình khách hàng gửi đến Bộ phận PR nghiên cứu đưa ra phương án và các bước thực hiện Bộ phận thực hiện chương trình tiến hành chuẩn bị thực hiện Gửi Demo chương trình KH duyệt và thực hiện hiện chương trình Hình 1.2.3.1 . Quy trình sản xuất sản phẩm về truyền thông tổ chức sự kiện Bước 1 : Nhận yêu cầu khách hàng gửi đến về nội dung và mong muốn của khách hàng gửi đến, Phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và đưa ra phương án thực hiện khái quát sau đó khách hàng nhận xét và góp ý Bước 2 : Sau khi được khách hàng chấp nhận và các yếu tố của chương trình, phòng phụ trách tổ chức sự kiện sẽ đưa ra ý tưởng và cách thức thực hiện (tất nhiên luôn thông qua yêu cầu khách hàng sao cho phù hợp). Sau đó đưa ra cách thức thực hiện. Bước 3 : Phòng thực hiện chương trình truyền thông sẽ lo về hậu cần tổ chức chương trình, liên hệ các đối tác cung cấp các dịch vụ liên quan đến nội dung chương trình, bao quát và giám sát chặt chẽ các bước thực hiện, đảm bảo tiến độ khi đến ngày thực hiện chương trình, đảm bảo các bước thực hiện cẩn thận và hoàn hảo nhất tại thị trường VN. Bước 4 : Sau khi hoàn tất khâu chuẩn bị, phòng kỹ thuật lên chương trình Demo cho KH duyệt, lấy thêm góp ý hoàn thiện và thực hiện chương trình theo đúng tiến độ khách hàng yêu cầu. Dịch vụ Đào tạo Với đội ngũ chuyên gia đào tạo, giảng viên giàu kinh nghiệm và phương pháp giảng dạy hiện đại, AAA là đem đến cho Khách hàng các chương trình đào tạo được phát triển bên trong và dựa trên nhu cầu của Khách hàng. Tất cả các chương trình này đều được xem xét và được chấp nhận bởi Hội đồng cố vấn và khi triển khai thực tế tại các Doanh nghiệp đều được đánh giá cao. Các chương trình đào tạo được sắp xếp thành các module nhằm tạo sự tiện lợi cho khách hàng. Khách hàng có thể lựa chọn những chương trình học khác nhau phù hợp với đặc thù của Doanh nghiệp mình. Nội dung đào tạo của Công ty AAA gồm có: Quản trị Doanh nghiệp Tư duy quản lý thành công, Quản trị sự thay đổi, Quản trị chiến lược, Quản lý hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, Quản trị tài chính, Quản trị Marketing, Quản lý hệ thống chất lượng, Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, Quản trị nhân sự Kỹ năng và nghiệp vụ Kỹ năng giao tiếp nội bộ và kỹ năng giao tiếp khách hàng, Kỹ năng bán hàng, Thiết lập và quản trị kênh phân phối sản phẩm, Quan hệ Công chúng, Kỹ năng nói trước công chúng, Kỹ năng đàm phán, Kỹ năng xử lý khủng hoảng trong truyền thông, Kỹ năng chăm sóc khách hàng, Xây dựng hệ thống dịch vụ chất lượng và hiệu quả, Kỹ năng giao tiếp điện thoại, Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, Kỹ năng lập kế hoạch và giám sát thực hiện kế hoạch Các chuyên đề hỗ trợ khác Văn hoá doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại, Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam khi gia nhập WTO, An toàn tín dụng trong ngân hàng, Tư vấn và phương thức sử dụng tư vấn, Giải quyết tranh chấp trong doanh nghiệp Ngoài các chương trình trên, AAA cũng liên tục xây dựng các chương trình mới nhằm cập nhật kiến thức và các chương trình đào tạo theo yêu cầu riêng phù hợp với từng Khách hàng cụ thể. Yêu cầu về chương trình khách hàng gửi đến Phòng Đào tạo lên nội dung cơ bản và cách thức thực hiện để Kh duyệt Sau khi duyệt Phòng đào tạo lên nội dung, bài giảng, và Giảng viên phù hợp với từng khóa đào tạo Thực hiện chương trình Hình 1.2.3.2. Quy trình sản xuất sản phầm Đào tạo Kỹ năng Với mỗi khóa học về Kỹ năng mềm chỉ thực hiện trong thời gian ngắn hạn (từ 1 – 5 ngày) nên về yêu cầu cũng như cách thức thực hiện không mất nhiều chi phí và thời gian như 1 chương trình về Sự kiện truyền thông. Bước 1 : Nhận yêu cầu của khách hàng về 1 nội dung chương trình đào tạo kỹ năng mềm Bước 2 : Khảo sát nhu cầu đào tạo,Phòng đào tạo sẽ lên nội dung cơ bản sẽ đào tạo xuyên suốt trong quá trình thực hiện bao gồm nội dung và mục đích chương trình cũng như phương pháp sẽ áp dụng để giảng dạy trong khóa học gửi đến KH duyệt (đảm bảo tính phù hợp với từng doanh nghiệp) Bước 3 : Sau khi KH duyệt chương trình, Phòng đào tạo cam kết thực hiện bất kỳ một chương trình nào cũng phải theo 1 tiêu chuẩn của AAA (cam kết về chất lượng sản phẩm và chất lượng dịch vụ). Kết hợp cùng giảng viên lên chi tiết về nội dung bài giảng cũng như phương pháp sẽ áp dụng trong khóa đào tạo, khảo sát địa điểm đào tạo, chuẩn bị hậu cần cho lớp học Bước 4 : Thực hiện các chương trình đào tạo đạt tiêu chuẩn theo đúng cam kết Theo dõi chất lượng công việc thể hiện và tiến hành hỗ trợ nhằm cải thiện chất lượng và hiệu quả và đào tạo lại Phương pháp đào tạo Sử dụng những phương pháp học qua trải nghiệm, lấy học viên làm trung tâm, nội dung và các phương pháp đa dạng, linh hoạt nhằm đáp ứng theo nhu cầu của học viên trước và ngay trong khóa học về độ tuổi, cấp bậc, trình độ, kiến thức, kinh nghiệm liên quan đến nội dung giảng dạy. Thời gian dành cho học viên thực hành chiếm 70% thời lượng khóa học. AAA sẽ xây dựng tài liệu và giáo trình đồng bộ cho cả chương trình trên từng kỹ năng. Tài liệu này được xây dựng trên chuẩn quốc tế do các giảng viên tham gia trong chương trình biên soạn và được Hội đồng cố vẫn thẩm định nhưng sẽ tính đến yếu tố đặc thù của Khách hàng và điều chỉnh đề phù hợp với đại đa số học viên theo học. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG PHÒNG DỊCH VỤ ĐÀO TẠO PHÒNG DỊCH VỤ TRUYỀN THÔNG, PR & TCSK HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHÒNG HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TƯ VẤN & CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH HỘI ĐỒNG CỐ VẤN Công ty AAA hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, chịu sự quản lý của Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà nội. Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Hình 1.3 . Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty AAA * Đại hội đồng cổ đông : Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho các năm tiếp theo * Hội đồng quản trị: Đứng đầu Công ty là Chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện trước pháp luật của công ty, có quyền triệu tập và chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, có quyền quyết định và ký kết các hợp đồng kinh tế theo đề nghị của giám đốc. Tiếp đến là Giám đốc công ty là người trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giúp việc cho Giám đốc có một Phó Giám đốc. Cả Giám đốc và Phó Giám đốc đều do Hội đồng quản trị trực tiếp bổ nhiệm và bãi nhiệm. * Ban Tổng giám đốc Tổng giám đốc điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc điều hành là người giúp việc cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng giám đốc ủy quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty * Các phòng ban thuộc Công ty: Các phòng ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Tổng giám đốc, trực tiếp điều hành theo đúng chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban giám đốc. Phòng Tổ chức Hành chính: Quản lý vấn đề nhân sự của Công ty, theo dõi thực hiện nội quy của cán bộ, công nhân viên trong Công ty. Phòng Kế toán Tài vụ: - Tham mưu cho Ban Giám đốc về các chính sách tài chính, ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinh doanh có hiệu quả hơn. - Tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của Bộ Tài chính, Tổng cục thuế, Ngân hàng về các chế độ kế toán tài chính và ngân hàng - Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuế hiện hành đúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nước quy định, góp phần làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước. Phòng Đào tạo: Chịu trách nhiệm kinh doanh dịch vụ đào tạo của Công ty trong mọi lĩnh vực đào tạo như Luật Doanh nghiệp, Quản trị doanh nghiệp, Đấu thầu, ngoại ngữ, kế toán, Quản trị dự án đầu tư… Phòng tư vấn: Chịu trách nhiệm kinh doanh dịch vụ tư vấn của Công ty trong lĩnh vực tư vấn thuế và kế toán, tư vấn doanh nghiệp, tư vấn pháp lý. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY Một số chỉ tiêu phát triển của công ty trong thời gian qua: Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Lao động Người 20 25 50 Tổng doanh thu Đồng 2.430.620.000 5.302.309.780 7.346.045.580 Chi phí Đồng 1.134.400.000 3.543.876.800 5.876.469.890 TSCĐ Đồng 547.870.000 730.573.800 950.678.090 NVCSH Đồng 126.790.000 180.589.000 258.979.000 Nộp ngân sách Đồng 10.187.684 60.974.369 61.415.025 Thu nhập bình quân Đồng 3.423.000 4.587.000 4.605.000 PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thực hiện các báo cáo theo quy định của Trung ương và thành phố, của các ngành về các hoạt động tài chính của Công ty. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình, gồm: Một Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Một kế toán tiền lương kiêm TSCĐ, vật tư, hàng hoá Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ Thủ quỹ *Kế toán trưởng (Trưởng phòng): - Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán, phân công công việc cụ thể cho từng phần hành kế toán. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng như chế dộ trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty. - Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Trung ương và Thành phố cũng như của các ngành chức năng. * Kế toán tiền lương kiêm kế toán vật tư, hàng hoá, tài sản cố định: - Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHYT, BHXH. Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thực hiện quỹ lương và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lương. - Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kê tài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công ty trong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm tài sản cố định. - Về vật tư, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có và biến động từng loại vật tư, hàng hoá. đồng thời chấp hành đầy đủ quy định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật tư, hàng hoá. Cuối tháng lập bảng kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật tư, hàng hoá. * Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán tiền ngân hàng..., hướng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật tư hàng hoá của Công ty. Cuối kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ. * Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạo xét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty. * Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục kê khai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ của khách hàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinh doanh. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Hàng ngày phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng Kế toán tiền lương kiêm TSCĐ, vật tư, hàng hóa Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.2.1. Các chính sách kế toán chung Chính sách và chế độ kế toán áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được xây dựng trên cơ sở áp dụng đầy đủ 7 chuẩn mực kế toán thông dụng, áp dụng không đầy đủ 12 chuẩn mực kế toán và không áp dụng 7 chuẩn mực kế toán do không phát sinh ở doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc do quá phức tạp không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa - Kỳ kế toán năm : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam (VNĐ) - Chế độ kế toán áp dụng : Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam - Hình thức kế toán áp dụng : Kế toán máy - Hình thức sổ sách kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ - Phương pháp khấu hao tài sản cố định : Tài sản cố định của công ty bao gồm tài sản hữu hình và tài sản cố định vô hình. Tài sản cố định được theo nguyên giá và khấu hao lũy kế. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp : đường thẳng - Phương pháp áp dụng thuế : Phương pháp khấu trừ - Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền : trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VND thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Nguyên tắc tính thuế : + Thuế GTGT : 10% + Thuế suất Thuế thu nhập doanh nghiệp tỷ lệ theo quy định của Nhà nước tính trên Thu nhập chịu thuế + Dịch vụ đào tạo : Không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. + Dịch vụ truyền thông: Chịu thuế GTGT theo quy định của Nhà nước. + Các loại thuế khác theo quy định hiện hành 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Tổ chức hệ thống chứng từ theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị. Công ty AAA đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. * Các chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty AAA như sau: a) Các chứng từ về tiền tệ gồm: - Phiếu thu: là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- Tiền mặt. - Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111-Tiền mặt - Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời đIểm kiểm kê. b) Các chứng từ về tài sản cố định gồm: - Biên bản kiểm kê tài sản cố định Biên bản đánh giá lại tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản bàn giao tài sản cố định Hoá đơn VAT Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định c) Các chứng từ về lao động tiền lương gồm: - Bảng thanh toán tiền lương: là căn cứ để thanh toán tiền lương và phụ cấp cho người lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lương và lao động trong Công ty. - Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lương và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà nước cho cán bộ công nhân viên. d) Các chứng từ về bán hàng gồm: - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT - Bảng kê bán hàng - Sổ chi tiết bán hàng e) Các chứng từ về vật tư, hàng hoá gồm: - Thẻ kho: làm căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số lượng và thẻ kho. Mỗi loại vật tư được mở một thẻ kho riêng. - Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật tư, hàng hóa, và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 153, 154. - Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tư, hàng hoá, ghi thẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 153, 154. * Quy trình kế toán trong Công ty được tổ chức theo các bước sau: - Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh chứng từ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay không để dùng làm chứng từ kế toán. - Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội dung thuộc phần công việc mình được giao như số vật tư, hàng hoá nhập, xuất, tồn, số tiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các khoản BHYT, BHXH trích nộp theo lương… tổng hợp số liệu và định khoản kế toán. - Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ được luân chuyển về các bộ phận được quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộ phận đó vào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đáp ứng yêu cầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác. - Lưu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một cách khoa học, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sử dụng. 2.2.3. Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính. Số hiệu TK Tên Tài khoản Số hiệu TK Tên Tài khoản Loại 1: Tài sản lưu động Loại 3: Nợ phải trả 111 1111 1112 Tiền mặt Tiền Việt nam Ngoại tệ 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 112 1121 1122 Tiền gửi ngân hàng Tiền Việt Nam Ngoại tệ 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 113 1131 1132 131 Tiền đang chuyển Tiền Việt nam Ngoại tệ Phải thu của khách hàng 3331 3334 3335 3338 Thuế GTGT phải nộp Thuế thu nhập DN Thuế TNCN Các thuế khác 133 1331 1332 Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 138 Phải thu khác 334 Phải trả công nhân viên 141 Tạm ứng 335 Chi phí phải trả 142 1421 1422 154 Chi phí trả trước Chi phí trả trước Chi phí chờ kết chuyển Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 338 3381 3382 3383 3384 3388 Phải trả phải nộp khác Tài sản thừa chờ xử lý Kinh phí công đoàn BHXH BHYT Phải trả khác 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Loại 4: Vốn chủ sở hữu Loại 2: tài sản cố định 411 Nguồn vốn kinh doanh 211 2112 2113 2115 Tài sản cố định hữu hình Nhà cửa (Văn phòng, kho ) Máy móc, thiết bị Thiết bị, dụng cụ quản lý 412 Chlệch đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệch tỷ giá 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 213 TSCĐ vô hình 511 Doanh thu 214 2141 2142 Hao mòn TSCĐ Hao mòn TSCĐ hữu hình Hao mòn TSCĐ vô hình 521 Chiết khấu bán hàng 515 Doanh thu hoạt động tài chính 311 Vay ngắn hạn 611 Mua hàng 341 Vay dài hạn 632 Giá vốn hàng hoá 711 Thu nhập hoạt động tài chính 641 Chi phí bán hàng 721 Các khoản thu nhập bất thường 642 Chi phí quản lý DN 811 Chi phí hoạt động tài chính 001 Tài sản thuê ngoài 821 Chi phí bất thường 007 Ngoại tệ các loại 911 Xác định kết quả kinh doanh Công ty hiện đang sử dụng tài khoản cấp hai của TK 333, TK 338. + TK333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước TK 3331: Thuế GTGT phải nộp nhà nước TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân + TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: BHXH TK 3384: BHYT TK 3388: Phải trả khác 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, Công ty AAA áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức này gồm có: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ chi tiết tài khoản. * Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 133, TK 138, TK 141, TK 142, TK 154, TK 159, TK 211, TK 331, TK 333, TK 334, TK 411, TK 412, TK 413, TK 511, TK 515, TK 521, TK 632, TK 642,. - Sổ cái: Mỗi tài khoản được sử dụng một số trang sổ riêng như TK 111, TK 511. TK 641, TK 642. - Bảng tổng hợp chi tiết Để thích hợp với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ, điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hóa cán bộ kế toán, thích hợp với việc kế toán bằng máy tại Công ty cổ phần đào tạo và tư vấn truyền thông AAA, Công ty lựa chọn tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ. Với việc áp dụng hình thức này, sổ Nhật ký – Chứng từ được mở hàng tháng cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập bảng tổng hợp cân đối. Nhật ký chứng từ được mở theo sổ phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ của Tài khoản liên quan, ._.