Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp

i là một điều dễ dàng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, nhưng Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp đã có những bước chuyển biến mạnh mẽ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ngày càng xác lập vai trò, vị trí của mình trên thương trường. Trên thị trường hiện nay, mặt hàng kinh doanh của Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp có nhiều doanh nghiệp cùng kinh doanh. Để giành được thắng lợi trong cạnh tranh, Công ty đã xây dựng những chiến lược, chính sách trong kinh doanh; đồng thời củng cố và hoàn thiện mạng lưới kinh doanh để cho quá trình sản xuất, kinh doanh và dịch vụ diễn ra một cách nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi giữa hai bên (doanh nghiệp và khách hàng) nâng cao uy tín, cho Công ty trong việc chiếm lĩnh thị trường. Sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp, được sự giúp đỡ tận tình của Giám đốc công ty, ban lãnh đạo công ty, cán bộ công nhân viên chức trong công ty. Đặc biệt là sự tận tình hướng dẫn của cô giáo PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, đã giúp em hoàn thành nội dung bài: "Báo cáo thực tập tổng hợp" của mình, bao gồm những phần sau: Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hạch toán kế toán tại công ty. Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tại công ty. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHÀN BAO BÌ VÀ IN NÔNG NGHIỆP. 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY. 1.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp (tên giao dịch quốc tế: Agriculture Printing and Packing Joint Stock Company (APPprint)) được thành lập vào ngày 1-7-2004 với hoạt động kinh doanh chủ yếu là in ấn các sản phẩm như tem nhãn, sách báo, tạp chí và đặc biệt là bao bì hộp trên các loại chất liệu - carton - giấy phủ nhôm. Ngoài ra, công ty còn cung cấp cho khách hàng tất cả vật tư ngành in đa dạng và phong phú của các hãng trong nước và các hãng nổi tiếng thế giới. 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty qua các thời kỳ - Năm 1963: Xí nghiệp in Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực Phẩm được thành lập từ một tổ in thuộc Vụ quản lý ruộng đất Bộ Nông Nghiệp. Với cơ sở vật chất thiếu thốn, máy móc cũ kỹ lạc hậu, số lượng lao động ít. Hàng năm xí nghiệp chỉ giải quyết được một số ấn phẩm in bản đồ phục vụ ngành Nông nghiệp. Tổ in này đóng trên địa bàn phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội. - Từ năm 1963-1969: Là xưởng in vẽ bản đồ thuộc vụ quản lý ruộng đất- Bộ Nông nghiệp. Nhiệm vụ chính của xí nghiệp là in vẽ bản đồ nông nghiệp và tài liệu trong ngành. - Năm 1970: Xí nghiệp được đổi tên thành Xưởng in vẽ Bản đồ và Khung ảnh I thuộc Vụ tuyên giáo- Bộ Nông Nghiệp. Nhiệm vụ chính của công ty trong giai đoạn này là in vẽ bản đồ địa hình nông nghiệp các loại phục vụ Bộ Nông nghiệp, biểu bảng quản lý kinh tế kỹ thuật và các tài liệu giấy tờ quản lý ngành khác có liên quan. Thời gian này nhà in từng bước được mở rộng: số lượng thiết bị được tăng lên, cán bộ công nhân viên được tăng lên cả về mặt số lượng và chất lượng. Nhà in được Cục xuất bản- Bộ Văn hóa thông tin cho phép sản xuất kinh doanh ngành in offset. - Năm 1974: Hạch toán kinh doanh tại nhà in cho kết quả về số vốn ban đầu như sau: + Vốn lưu động: 140.000 đồng. + Tài sản cố định: 350.000 đồng. Với tổng tài sản và vốn lưu động như trên, Nhà in được đổi tên thành Xưởng in vẽ bản đồ và khung ảnh I. - Ngày 12-5-1983: Theo quyết định số 150/1983/QĐ-BNN, Xưởng in vẽ Bản đồ và Khung ảnh I được chính thức đổi tên thành Xí nghiệp in Nông nghiệp I, trực thuộc Bộ Nông Nghiệp. Nhiệm vụ của Xí nghiệp lúc này là in các tài liệu, sách báo, bản đồ cho ngành và hỗ trợ in ấn cho một số các nhà xuất bản khác. Ngoài ra, xí nghiệp còn in bao bì và tem nhãn hàng hóa nhưng với số lượng không nhiều. Song song với việc áp dụng công nghệ in Typo sắp chữ thủ công, thời gian này, công ty cũng đã bước đầu áp dụng công nghệ in offset. - Năm 1989: Xí nghiệp được Bộ Nông Nghiệp và Tổ chức lương nông Liên hợp quốc- FAO (Food and Agriculture Organization) đầu tư một máy offset tờ rời mới Heidelberg một màu của Cộng hòa Dân chủ Đức. Sự xuất hiện của máy offset này đã làm cho năng xuất in của Xí nghiệp tăng lên gấp nhiều lần. Năm 1990, Xí nghiệp tiếp tục đầu tư mới máy dập hộp của Italy và một số máy in của Đức. Nhờ vậy, Xí nghiệp không chỉ hoàn thành nhiệm vụ in ấn của Bộ Nông nghiệp mà còn có thể nhận các đơn đặt hàng về sản phẩm bao bì, hàng hóa. Sự chuyển hướng sang in ấn các loại bao bì, nhãn mác, hàng hóa cũng bắt đầu từ thời gian này. - Ngày 24-3-1993: Xí nghiệp in Nông Nghiệp I đổi tên thành Xí nghiệp in Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm. Cũng trong năm 1993, Xí nghiệp cũng đầu tư thêm một máy Heidelberg màu khổ lớn của Đức. Với công nghệ và máy móc thiết bị mới, Xí nghiệp đã loại bỏ hoàn toàn công nghệ in Typo thủ công và tập trung chủ yếu vào in bao bì và tem nhãn hàng hóa. - Ngày 20-3-2002: Xí nghiệp một lần nữa đổi tên thành Công ty in Nông nghiệp và Công nghiệp Thực phẩm thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Năm 2004, lần đầu tiên, công ty đã đầu tư 16 tỷ đồng để đầu tư mua sắm thiết bị và máy móc mới, trong đó có máy in Flexo 6 mày hiện đại của Mỹ. Công nghệ mới này không chỉ giúp công ty tăng năng suất lao động mà còn giúp sản phẩm in bao bì và tem nhãn hàng hóa của công ty trở nên tinh tế và hợp thị hiếu hơn. - Ngày 1-7-2004: Cùng với xu hướng cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động quản lý, công ty quyết định chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần và đổi tên thành Công ty cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp (APPprint) với số vốn điều lệ là 27 tỷ. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hiện trở thành một trong những cổ đông của công ty, sở hữu khoảng 25% số cổ phần. Có thể nói, sau 5 năm cổ phần hóa Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp (APPprint) đã không ngừng cố gắng vượt lên khó khăn thử thách, hòa nhịp với nền kinh tế thị trường và đã vươn lên đạt được nhiều thành tựu to lớn. Tiêu biểu, năm 1995 tập thể công ty được Bộ nông nghiệp và phát triển Nông thôn tặng cờ thi đua xuất sắc, được tặng bằng khen của Thủ tướng chính phủ, Năm 1996 công ty được Nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng Ba, cũng trong năm 1996 công ty đạt danh hiệu xanh-sạch-đẹp, an toàn lao động và được Tổng liên đoàn lao động tặng bằng khen. Cổ phần hóa được coi là một hướng đi đúng của công ty. Hiện nay Nhà nước chỉ đóng vai trò là một cổ đông của công ty, hàng năm được chia cổ tức. Hoạt động của công ty được điều hành bởi Hội đồng quản trị vì lợi ích của các cổ đông và toàn bộ lao động trong toàn công ty. Chính kết quả sản xuất kinh doanh khả quan của công ty sau 5 năm cổ phần hóa đã tạo một cơ hội rất lớn để công ty tiếp tục mở rộng và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY. 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty APPprint là một doanh nghiệp chuyên in các tài liệu, sách báo phục vụ ngành Nông nghiệp, in vẽ bản đồ và các loại bao bì, tem nhãn cao cấp trên các loại giấy theo quy trình công nghệ khép kín với các loại máy móc chuyên dùng trên loại nguyên liệu chính là giấy và mực in. Sản phẩm của công ty được sản xuất hàng loạt theo số lượng của đơn đặt hàng, chu kỳ sản xuất ngắn, quy mô sản xuất vừa. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ nêu trên, mô hình hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty như sau: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kế hoạch sẽ dựa trên sự phức tạp, số lượng, yêu cầu chất lượng…của sản phẩm cần in để tính toán chi phí cho đơn đặt hàng đó dựa trên một số định mức chi phí mà công ty xây dựng được. Sau đó, căn cứ thêm vào mức lợi nhuận mong muốn, công ty thỏa thuận về giá cho đơn đặt hàng đó. Mô hình sản xuất của công ty gồm ba phân xưởng sản xuất, trong đó gồm nhiều tổ đội sản xuất đảm nhận các chức năng nhiệm vụ cụ thể khác nhau nhằm phù hợp với quy trình công nghệ. Cụ thể: - Phân xưởng chế bản in: có nhiệm vụ chế bản khuôn in. - Phân xưởng in: Trong phân xưởng in có nhiều tổ máy in cùng đảm nhận công việc in ấn sản phẩm. - Phân xưởng thành phẩm: có nhiệm vụ hỗ trợ cho phân xưởng in các khâu công việc trước và sau khi in. Nó bao gồm 4 tổ: Tổ tuyển chọn, Tổ máy xén và bao gói, Tổ bế hộp, Tổ phục vụ thành phẩm. Khách hàng Phân xưởng thành phẩm Tổ tuyển chọn Tổ máy xén và bao gói Tổ bế hộp Tổ phục vụ thành phẩm Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật sản xuất Phân xưởng chế bản in Phân xưởng in Phòng kinh doanh Hình 1.1: Quy trình hoạt động - sản xuất tại đơn vị. Các khách hàng của công ty chủ yếu ở miền Bắc như: Công ty thuốc lá Thăng Long, Công ty CP Bóng đèn phích nước Rạng Đông, Công ty CP Dược Traphaco, Công ty thuốc lá Bắc Sơn, Công ty bánh kẹo Hải Hà, Công ty TNHH Dược phẩm Nata Hoa Linh, Công ty Dược phẩm Nam Hà, Công ty CP CNC Traphaco,… Sản phẩm của công ty dựa trên hai loại nguyên liệu chủ yếu là giấy và mực in các loại. Ngoài ra, còn có một số loại nguyên liệu phụ như: Axeton, Amiang, dầu pha mực,…Nguồn cung cấp nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là thị trường trong nước như: Công ty giấy Việt Trì, Công ty giấy Bãi Bằng,… ngoài ra cũng có một số nhà cung cấp nước ngoài. Để việc thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được nhanh chóng, thuận lợi công ty có mở tài khoản và thư tín dụng tại Ngân hàng đầu tư và phát triển chi nhánh tại Hà Nội, Ngân hàng ngoại thương Việt Nam. 1.2.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty. Cũng giống như nhiều ngành kỹ thuật khác, in là một ngành có công nghệ sản xuất rất đặc trưng và riêng biệt. Ở thời điểm ban đầu khi ngành in chưa phát triển và chưa có sự hỗ trợ của máy tính thì công nghệ in phổ biến là công nghệ in Typo sắp chữ thủ công. Hiện nay, công nghệ in Typo sắp chữ thủ công đã không còn được sử dụng nữa mà thay vào đó là công nghệ in offset và công nghệ in Flexo. Cho dù sử dụng công nghệ in offset hay công nghệ in Flexo, một sản phẩm in hoàn chỉnh đều phải qua các quy trình công nghệ sau: (Hình 1.2) Thiết kế mẫu mã: Đây là khâu đầu tiên của quy trình in sản phẩm. Khách hàng có nhu cầu in sẽ mang đến mẫu in (hay maket) hoặc nhờ DN thiết kế mẫu in riêng cho mình. Đây là giai đoạn mà công ty in dựa trên mẫu thiết kế của khách hàng để ước lượng, tính toán ra lượng giấy, mực và vật tư in được sử dụng và từ đó tính toán ra giá bán của sản phẩm in. Thiết kế mẫu mã Chế Bản Bình Bản Phơi Bản IN Hoàn thiện sau In Dập hộp Cán láng Đóng quyển Bế Dán nhãn Cắt, xén… SẢN PHẨM IN Hình 1.2: Sơ đồ quy trình công nghệ In. Chế bản: Khâu chế bản bao gồm hai khâu nhỏ là đồ họa vi tính và chế bản phân màu. Sau khi thiết kế mẫu cho khách hàng, các kỹ thuật viên của công ty sẽ đưa mẫu in lên máy tính, sử dụng cho phần mềm đồ họa để chỉnh sửa, pha trộn màu sắc, lựa chọn độ tương phản, đậm nhạt…theo đúng yêu cầu của khách hàng. Khâu chế bản là một khâu vô cùng quan trọng, quyết định đến màu sắc và chất lượng sản phẩm in theo đúng yêu cầu của khách hàng. Bình bản: Bình bản là quá trình sắp xếp các đối tượng (chữ, hình ảnh, họa tiết…) theo một cách trình bày nào đó sao cho trên một khuôn giấy in được nhiều sản phẩm nhất. Khâu bình bản sẽ quyết định đến số lượng giấy in cũng như lượng vật tư cần in, vì vậy có thể nói đây là một khâu quan trọng giúp tiết kiệm giá thành sản phẩm… Phơi bản: Trong giai đoạn phơi bản, phim được tạo ra trong khâu chế bản và bình bản sẽ được tráng lên một tấm kẽm có phủ hóa chất chuyên dụng. Dưới tác dụng của đèn tia cực tím, các phần tử in sẽ bám lên bề mặt của tấm kẽm. Sau khi làm đủ các bước, ta sẽ được một bản kẽm đúng tiêu chuẩn và chuyển sang bộ phận in. In: Đây là khâu quan trọng nhất của toàn bộ quá trình in sản phẩm. Tấm kẽm tạo ra từ khâu phơi bản sẽ được cuộn vào những lô tròn trên máy in. Cùng với mực in, các lô tròn này sẽ lăn trên bề mặt của giấy in và in thành những sản phẩm theo đúng yêu cầu. Hoàn thiện sau in: Sau khi sản phẩm đã được in ra, tùy vào yêu cầu riêng của khách hàng mà sản phẩm in sẽ được tiếp tục gia công và hoàn thiện thành sản phẩm hoàn chỉnh như cắt, xén, bế… Sau khâu gia công và chế biến này, ta mới có được một sản phẩm in hoàn chỉnh. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp. Là một công ty cổ phần, quyền hạn tối cao trong công ty thuộc về Đại Hội Đồng Cổ Đông. Hội đồng Quản trị sẽ thay mặt các cổ đông điều hành mọi hoạt động của Công ty. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp được chia thành 4 cấp quản lý chính và 1 ban kiểm soát, bao gồm: (Hình 1.3) Ÿ Hội Đồng Quản Trị công ty và ban lãnh đạo công ty. Ÿ Các phòng ban chức năng. Ÿ Phân xưởng sản xuất và các tổ trực thuộc Giám đốc. Ÿ Các tổ sản xuất chủ yếu (trực thuộc các phân xưởng sản xuất). Ÿ Ban kiểm soát. 1.3.1. Hội Đồng Quản Trị công ty HĐQT công ty sẽ thay mặt các cổ đông điều hành mọi hoạt động cũng như phương hướng sản xuất kinh doanh của công ty. HĐQT công ty có quyền bầu ra Giám đốc, Phó giám đốc cũng như đội ngũ lãnh đạo các phòng ban trong công ty. Giám đốc, Phó giám đốc và lãnh đạo các phòng ban phải báo cáo công việc của mình cũng như chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước Hội đồng Quản trị. Bên cạnh đó, Hội đồng quản trị công ty phải chịu trách nhiệm trước toàn bộ cổ đông trong công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 1.3.2. Ban lãnh đạo công ty 1.3.2.1. Giám đốc công ty Giám đốc công ty được HĐQT bầu ra để thay mặt HĐQT điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất của công ty theo pháp luật của Nhà nước và Điều lệ của công ty. Giám đốc chỉ đạo và giám sát các phòng ban trong quá trình hoạt động sản xuất, đề ra các chính sách động viên, khen thưởng, ký luật cũng như các yêu cầu trong tuyển dụng lao động. Giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và người lao động về các quyết định của mình. Đối với công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp, Giám đốc công ty kiêm chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị. 1.3.2.2. Phó giám đốc công ty Phó giám đốc công ty là người giúp việc, hỗ trọ cho Giám đốc và tham gia vào việc ra các quyết định quản lý và phát triển của công ty. Đối với công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp, Phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo phòng Kỹ thuật Công nghệ và chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, ứng dụng công nghệ mới và xây dựng các quy phạm về kỹ thuật và an toàn lao động. 1.3.3. Ban kiểm soát Ban kiểm soát công ty được thành lập với mục đích kiểm tra giám sát tình hình hoạt động, tình hình tài chính và quản lý của công ty. Thông qua hoạt động của mình, ban kiểm soát có thể phát hiện ra những sai sót hoặc đánh giá hiệu quả của các quyết định và tính liêm chính của ban lãnh đạo công ty. Có thể nói, hiệu quả hoạt động của ban kiểm soát sẽ quyết định hiệu quả của toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (HĐQT) Phòng Tổ chức Hành chính GIÁM ĐỐC (kiêm CHỦ TỊCH HĐQT) PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng sản xuất Kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Phòng XNK và Phát triển thị trường Phòng Kỹ thuật Công nghệ BAN KIỂM SOÁT Phân Xưởng In Tổ Phân Cấp sản phẩm Tổ Cơ điện Phân Xưởng Thành phẩm Tổ in offset Đức 1, 2, 3,4 ,5 Tổ in Flexo Tổ Phục Vụ Tổ Bế 1, 2, 3, 4 Tổ Cán láng Tổ Xén Tiệp, Xén Đức Tổ Dán 1,2 Tổ Phục vụ Hình 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Bao bì và in Nông nghiệp. 1.3.4. Các phòng ban chức năng, phân xưởng sản xuất và các tổ trực thuộc Giám đốc 1.3.4.1. Phòng Tổ chức Hành Chính Là một trong những bộ phận quan trọng của công ty, phòng Tổ chức Hành chính có nhiệm vụ quản lý nhân sự, tính tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên đồng thời điều hành công tác hành chính, quản trị và thư ký của công ty. Đối với công tác tổ chức lao động tiền lương: phòng Tổ chức hành chính không chỉ quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, tính tiền lương, tiền thưởng mà còn xây dựng các tiêu chuẩn thi đua, khen thưởng, tổ chức các khóa học nâng cao trình độ chuyên môn cũng như tổ chức các kỳ thi để tăng lương, bậc hàng năm. Thông qua các kỳ thi này, phòng sẽ tham mưu, giúp Giám đốc trong việc bổ nhiệm các chức danh quản lý, tăng lương, phụ cấp khen thưởng cho nhân viên trong công ty. Đối với công tác hành chính quản trị: phòng Quản lý con dấu, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, giấy tờ, soạn thảo các công văn, tài liệu cũng như chuyển tải các chỉ thị và thông báo của Ban giám đốc đến cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Công tác duy tu, sửa chữa lớn TSCĐ, bảo vệ an ninh, trật tự, kỷ luật lao động, phòng cháy chữa cháy… cũng thuộc sự quản lý và điều hành của phòng Tổ chức hành chính. 1.3.4.2. Phòng Kế Toán Tài Chính Toàn bộ các thông tin về tài chính liên quan đến hoạt động thu, chi, sử dụng nguồn vốn… của công ty đều nằm dưới sự quản lý của phòng Kế toán Tài chính. Phòng Kế toán Tài chính có nhiệm vụ mở sổ kế toán, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày để giúp phản ánh tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn của công ty. Phòng Kế toán Tài chính cũng thực hiện hạch toán và quản lý việc xuất nhập vật tư, thành phẩm và quản lý toàn bộ quỹ tiền mặt của công ty. Phòng Kế toán Tài chính còn có nhiệm vụ chi trả các khoản lương, thưởng, cổ tức… cho cán bộ công nhân viên và các cổ đông của công ty, cũng như tính và nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản nộp ngân sách, các khoản thuế, quỹ, thanh toán các khoản vay, các khoản nợ, phải trả… Định kỳ, phòng Kế toán Tài chính phải lập và phân tích các báo cáo tài chính, báo cáo tình hình công nợ, phải thu, phải trả, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cổ đông về sự chính xác của các số liệu trên các báo cáo này. 1.3.4.3. Phòng Sản Xuất Kinh Doanh Phòng Sản Xuất Kinh Doanh có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu, đơn đặt hàng từ phía khách hàng, tính toán giá cả, thực hiện hợp đồng kinh tế và cung cấp thông tin về các yêu cầu của khách hàng cho lãnh đạo công ty. Phòng Sản Xuất Kinh Doanh điều hành sản xuất thông qua lệnh sản xuất đối với bộ phận sản xuất trực tiếp theo đúng hợp đồng đã ký kết và chịu trách nhiệm trong việc giao nhận và vận chuyển hàng hóa, thành phẩm đến cho khách hàng. Bên cạnh đó, phòng còn được giao nhiệm vụ quản lý kho tàng, vật tư, thành phẩm, dự báo vật tư tồn kho cũng như định kỳ tính toán lượng vật tư thừa thiếu theo định mức của công ty. Phòng Sản xuất kinh doanh còn phối hợp với phòng Xuất nhập khẩu và Phát triển thị trường và phòng Kỹ thuật Công nghệ trong việc tìm kiếm nguồn hàng, khai thác nguồn vật tư, kiểm nghiệm chất lượng, số lượng vật tư, thành phẩm xuất xưởng. 1.3.4.4. Phòng Xuất nhập khẩu và Phát triển thị trường Phòng Xuất nhập khẩu và Phát triển thị trường có nhiệm vụ lập kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và cung cấp vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh, thực hiện ký kết các hợp đồng mua vật tư với các đối tác trong và ngoài nước đồng thời thường xuyên cập nhật thông tin về giá cả thị trường để có kế hoạch dự trữ vật tư hợp lý. Không chỉ lo đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phòng Xuất nhập khẩu và Phát triển thị trường còn chủ động, tìm kiếm đầu ra cho các sản phẩm thông qua việc khuyếch trương và quảng bá thương hiệu và tìm kiếm các khách hàng mới. 1.3.4.5. Phòng Kỹ thuật Công nghệ Phòng Kỹ thuật Công nghệ có nhiệm vụ lập phương án kỹ thuật, chuẩn bị mẫu, phim, theo dõi và hướng dẫn kỹ thuật trong các quy trình sản xuất. Bên cạnh đó, phòng còn thường xuyên nghiên cứu, thử nghiệm các mẫu mới cũng như thiết kế, tạo mẫu in cho khách hàng. Phòng Kỹ thuật Công nghệ còn có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá vật tư hàng hóa nhập kho, chất lượng thành phẩm, bán thành phẩm cuối cùng trước khi lưu kho hoặc trả hàng (bộ phận KCS). 1.3.4.6. Bộ phận sản xuất trực tiếp Phân xưởng in gồm các máy in offset công nghệ của Đức sẽ tiến hành in bao bì cho sản phẩm dùng trong nước và một máy flexo của Mỹ được sử dụng để in ấn các sản phẩm bao bì chất lượng cao phục vụ việc sản xuất các hàng hóa xuất khẩu. Sản phẩm bao bì sau khi đã được in ấn sẽ chuyển sang phân xưởng thành phẩm để tiến hành gia công và hoàn thiện. Phân xưởng thành phẩm sẽ căn cứ vào lệnh sản xuất hoặc phương án sản xuất để tiến hành cắt xén, cán láng nylon lên bề mặt tờ in, dập tem nhãn hay dán hộp thành phẩm… Thành phẩm và bán thành phẩm sau khi được kiểm tra kỹ lưỡng bởi bộ phận KCS sẽ được tiến hành nhập kho hoặc giao tận tay khách hàng. 1.3.4.7. Các tổ chức thuộc Giám đốc Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất cũng như quản lý, công ty còn có hai tổ phụ trợ là tổ cơ điện và tổ phân cấp sản phẩm. Tổ cơ điện chịu trách nhiệm về việc sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng, quản lý hệ thống máy móc và các thiết bị cho công ty. Tổ phân cấp sản phẩm chịu sự chỉ đạo về chuyên môn của phòng Kỹ thuật Công nghệ và sự điều tiết của phòng Sản xuất Kinh doanh để đảm bảo các sản phẩm giao cho khách hàng đạt chất lượng tốt nhất. 1.4. TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY. Trong 3 năm vừa qua, tổng tài sản và vốn chủ sở hữu của APPprint không ngừng tăng lên mạnh mẽ. Tính đến thời điểm 31/12/2009, tổng tài sản và vốn chủ sở hữu của APPprint đã tương ứng tăng 23% và 11% so với năm 2008. Cùng với đà phát triển chung của ngành bao bì, in ấn và chiến lược mở rộng sản xuất kinh doanh sang một lĩnh vực mới của Ban lãnh đạo, khả năng quy mô tài sản và vốn chủ sở hữu của APPprint sẽ tiếp tục tăng trong các năm tới nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước và tăng cường khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Đơn vị: triệu đồng. CÁC CHỈ TIÊU 31/12/2007 31/12/2008 CHÊNH LỆCH 31/12/2009 CHÊNH LỆCH Lượng % Lượng % A B C= B-A D=C/A E F=E-B G=F/B 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 5,024 7,847 2,823 56% 18,449 10,602 135% 2. Phải thu khách hàng 35,881 16,568 (19,313) -54% 21,610 5,042 30% 3. Hàng tồn kho 22,051 23,238 1,187 5% 31,663 8,425 36% 4. Tài sản lưu động 40 406 366 915% 1,075 1,299 319% 5. Tổng tài sản lưu động 62,995 48,059 (14,936) -24% 73,426 25,367 53% 6. Tổng TSCĐ(thuần) 35,848 59,496 23,648 66% 58,867 (629) -1% 7. Tài sản dài hạn khác 660 1,038 378 57% 795 (243) -23% 8. Tổng Tài Sản 99,514 108,603 9,089 9% 133,098 24,495 23% 9. Nợ ngắn hạn 31,394 27,079 (4,315) -14% 43,472 16,393 61% 10. Nợ dài hạn 24,444 8,075 (16,369) -67% 7,859 (216) -3% 11. Tổng nợ phải trả 55,838 35,154 (20,684) -37% 51,331 16,177 46% 12. Tổng vốn chủ sở hữu 43,676 73,450 29,774 68% 81,767 8,317 11% Biểu số 1.1: Các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán trong 3 năm. Năm 2008, 2009 được nhận định là năm khó khăn chung của kinh tế Việt nam và thế giới nhưng kết quả kinh doanh của công ty CP Bao bì và in Nông nghiệp vẫn duy trình được mức tăng trưởng khá cao so với các năm trước. So với năm 2007, tổng tài sản của công ty trong năm 2008 tăng 9%, trong đó TSCĐ tăng gấp 1.65 lần, các khoản nợ phải trả giảm mạnh, đặc biệt là nợ dài hạn giảm mạnh nhất (67%). Sang năm 2009, tổng tài sản của công ty tăng tới 23%, nguồn vốn chủ sở hữu tăng đạt 11%, nợ phải trả tăng lên 46% (Biểu số 1.1). Doanh thu và lợi nhuận năm 2008 đạt 115,2 tỷ đồng và 10,5 tỷ đồng, tương ứng tăng 54.7% và 45.9% so với năm 2007. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng tăng rõ rệt, thể hiện doanh thu năm 2009 so với năm 2008 tăng 36% và lợi nhuận sau thuế tăng đến 61% (Biểu số 1.2). CÁC CHỈ TIÊU 31/12/2007 31/12/2008 CHÊNH LỆCH 31/12/2009 CHÊNH LỆCH Lượng % Lượng % A B C= B-A D=C/A E F=E-B G=F/B 1. Doanh thu thuần 74,456 115,178 40,722 55% 156,905 41,727 36% 2. Lợi nhuận gộp 13,501 20,672 7,171 53% 28,655 7,983 39% 3. Lợi nhuận thuần trước thuế 7,770 12,080 4,310 56% 18,166 6,086 50% 4. Tổng lợi nhuận trước thuế TNDN 7,790 12,062 4,812 62% 18,573 5,971 47% 5. Lợi nhuận thuần sau thuế 7,219 10,531 3,312 46% 16,948 6,417 61% Biểu số 1.2: Các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm. CÁC CHỈ TIÊU 31/12/2007 31/12/2008 CHÊNH LỆCH 31/12/2009 CHÊNH LỆCH Lượng % Lượng % A B C= B-A D=C/A E F=E-B G=F/B 1. Tỷ số nợ phải trả so với tổng Tài Sản 56.11 32.37 (23.74) -42% 38.57 6.2 19% 2. Tỷ số thanh toàn hiện thời ([Tổng TSLĐ/Nợ ngắn hạn]) 2 1.77 (0.23) -12% 1.37 (0.4) -23% 3. Tỷ số thanh toán nhanh([Tổng TSLĐ- Hàng tồn kho]/ Nợ ngắn hạn) 1.3 0.91 (0.39) -30% 0.64 (0.27) -30% 4. ROA (Lợi nhuận sau thuế/ Tổng Tài sản) 0.07 0.09 0.02 29% 0.13 0.04 44% 5. ROE (Lợi nhuận sau thuế/VCSH) 0.16 0.14 (0.02) -13% 0.21 0.07 50% Biếu số 1.3: Các chỉ tiêu phân tích tài chính của DN trong 3 năm. (Xem thêm Phụ lục 1 để có số liệu chi tiết của các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính của công ty) Các chỉ tiêu đánh giá tình hình tài chính (Biểu số 1.3) cũng cho thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng rất khả quan. Chỉ tiêu nợ phải trả trên tổng tài sản vào khoảng 56% vào năm 2007 và 32% vào năm 2008, khoảng 39% trong năm 2009. Điều này chứng tỏ mức độ sử dụng nợ để tài trợ cho tài sản của công ty tương đối tốt, giúp cho công ty chủ động về tài chính và đảm bảo khả năng chi trả. Công ty đã tận dụng được các khoản vay bên ngoài để tài trợ cho tài sản của mình nhằm tăng thu nhập. Các chỉ tiêu sinh lời của APPprint sau khi sụt giảm trong năm 2007 đã phục hồi và tăng trở lại vào năm 2009 đạt mức (ROA 44% và ROE 50%). Thông qua phân tích một vài chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của công ty, có thể thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là tương đối tốt. Hiện tại, công ty đang xúc tiến xây dựng và đầu tư thiết bị cho một phân xưởng in mới để đáp ứng ngày càng nhiều các đơn đặt hàng. Ngoài ra, công ty đang có chiến lược kinh doanh thương mại các vật tư ngành in. Từ năm 2004 đến nay, công ty đã tiến hành kinh doanh xuất khẩu nội địa các loại vật tư ngành in cho một số doanh nghiệp trong khu chế xuất. Nguồn doanh thu từ xuất khẩu chiếm một phần nhỏ trong tổng doanh thu nhưng là một hướng đi hợp lý để giúp cho công ty tăng trưởng hoạt động sau này. Đến thời điểm 30/12/2009, tổng số lao động làm việc tại Công ty là 180 người, trong đó có 116 lao động trực tiếp và 64 lao động gián tiếp. Xét về trình độ lao động, Công ty có 38 lao động đạt trình độ Đại học và trên đại học, 21 lao động trình độ cao đẳng và 121 lao động trình độ trung cấp & công nhân kỹ thuật. Người lao động tại Công ty được đảm bảo đầy đủ các chế độ lương thưởng và chế độ xã hội theo quy định của Nhà nước đối với các hợp đồng lao động được ký kết từ 1 năm trở lên với mức lương bình quân năm 2008 đạt ở mức 3 triệu VND/ người/ tháng. PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY. 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Cơ cấu tổ chức của Phòng Kế toán Tài chính gồm có Kế toán trưởng, Bốn kế toán viên và một thủ quỹ (Hình 2.1). Mỗi một nhân viên trong phòng kế toán tài chính đều đảm nhiệm những phần hành ké toán khác nhau, bao gồm: Ÿ Kế toán vật tư và công nợ phải trả Ÿ Kế toán tiền mặt Ÿ Kế toán tiền gửi và công nợ phải thu Ÿ Kế toán tổng hợp, bán hàng và tài sản cố định Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo và quản lý phòng kế toán, Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý và phân công các công việc trong phòng kế toán. Kế toán trưởng là người ký duyệt và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nghiệp vụ tài chính quan trọng phát sinh. Kế toán vật tư và công nợ phải trả: Là một doanh nghiệp với chức năng sản xuất là chủ yếu, các nghiệp vụ mua vật tư của công ty diễn ra hầu như hàng ngày. Kế toán vật tư tiến hành quản lý và ghi sổ vật tư nhập xuất trong kỳ, lên báo cáo vật tư, quản lý vật tư tồn kho… Bên cạnh đó, do cùng lưu trữ một bộ chứng từ nên kế toán vật tư còn kiêm luôn nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải trả. Trong trường hợp này, kế toán vật tư sẽ phổi hợp với kế toán tiền mặt và tiền gửi để tiến hành thanh toán tiền hàng cho người bán. GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán Tiền mặt Kế toán vật tư và công nợ phải trả Kế toán tổng hợp, bán hàng và tài sản cố định Thủ quỹ Kế toán tiền gửi ngân hàng và công nợ phải thu Hình 2.1: Sơ đồ lao động kế toán tại công ty CP bao bì và in Nông nghiệp. Kế toán tiền gửi và công nợ phải thu: Các khách hàng của công ty chủ yếu thanh toán tiền mua hàng thông qua chuyển khoản. Với các đặc điểm như vậy, kế toán tiền gửi ngoài việc theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng như lưu trữ các chứng từ ngân hàng, ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán qua ngân hàng, vay nợ ngân hàng… sẽ đăm nhiệm luôn phần hành kế toán công nợ phải thu. Theo đó, kế toán viên không chỉ hạch toán các nghiệp vụ khi khách hàng mua chịu và thanh toán mà định kỳ còn phải lập các bảng chi tiết đánh giá tuổi nợ cũng như phân tích tình hình tài chính của công ty mua chịu để hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh giao dịch với khách hàng. Ngoài ra, kế toán tiền gửi cũng đảm nhận việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt trên sổ quỹ và cuối kỳ lên các báo cáo để từ đó kế toán trưởng có thể quản lý và đưa ra các quyết định về lượng tiền mặt có tại quỹ cần thiết cho các nghiệp vụ chi tiêu phát sinh. Khi có nhu cầu thu, chi bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ lập chứng từ liên quan và đưa cho thủ quỹ để tiến hành thanh toán. Kế toán tiền mặt cũng sẽ đảm nhiệm luôn việc hạch toán liên quan đến các khoản tạm ứng. Kế toán tổng hợp sẽ phụ trách các phần hành kế toán còn lại như kế toàn tài sản cố định, kế toán bán hàng. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành các bút toán phân bổ, kết chuyển, tập hợp số liệu từ các sổ chi tiết để lên các sổ tổng hợp cũng như các báo cáo kế toán cho từng quý. Trong quá trình lên các sổ tổng hợp, nếu phát hiện ra các bút toán bị ghi nhận sai trong kỳ, kế toán tổng hợp sẽ th._.