Báo cáo Thực tập tại Công ty cổ phần 26 - Bộ Quốc Phòng

ậc nhanh chóng trở thành ngành sản xuất mũi nhọn, thu hút được công nhân lao động cao nhất, tốc độ tăng trưởng nhanh, có giá trị xuất khẩu cao đã góp một phần đáng kể cho nền kinh tế quốc gia. Trong thành quả chung của ngành có sự đóng góp nhỏ bé của Công ty cổ phần 26 - Bộ quốc phòng, là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng Cục Hậu Cần. Hiện nay Công ty cổ phần 26 - Bộ quốc phòng là một trong những Doanh nghiệp. Sản xuất phục vụ cho nganh Quân đội nộp ngân sách Nhà nước luôn vượt chỉ tiêu hàng năm. Công ty cổ phần 26 - Bộ quốc phòng đã khẳng định được vị trí của mình trong khắc nghiệt của cơ chế thị trường. Qua thời gian nghiên cứu thực tập tại Công ty cổ phần 26 - Bộ quốc phòng, dưới sự hướng dẫn giảng dạy tận tình của giáo viên hướng dẫn TH.S Vũ Cương và sự giúp đỡ chỉ bảo của các nhà quản lý tại Công ty, tôi đã hoàn thành báo cáo thực tập tại Công ty cổ phần 26 - Bộ quốc phòng. Do thời gian có hạn nên trong phần báo cáo thực tập này không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong được sự giúp đỡ quý báu của giáo viên hướng dẫn và các nhà quản lý Công ty cổ phần 26 - Bộ quốc phòng. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Chương 1:GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN 26 - Tên giao dịch : Công ty cổ phần 26 – Bộ Quốc Phòng - Tên giao dịch quốc tế : 26 Join Stock Company - Trụ sở chính : Khu công nghiệp Sài Đồng, Phường Phúc Đồng, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội. - Điện thoại : 04-8751460; 04-751461 - Fax : 04-751460 - Giấy phép kinh doanh số : 0103017307 do Sở Kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 15/05/2007. - Mã số thuế : 0100108818 Công ty cổ phần 26 là doanh nghiệp cổ phần trực thuộc Tổng cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng. Được thành lập theo quyết định số: 3614/ QĐ-QP ngày 16/12/2006 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng. Công ty cổ phần 26 có con dấu riêng và tư cách pháp nhân theo luật pháp của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. I . LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Giai đoạn 1 (1978-1985) Những năm đầu thành lập Sau ngày giải phóng hoàn toàn miền Nam thống nhất Tổ quốc, trước yêu cầu của công tác đảm bảo hậu cần đáp ứng tình hình mới của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ Quốc Việt Nam XHCN. Ngày 18 tháng 7 năm 1978 Xưởng quân dụng 26 ra đời theo chỉ thị của Cục trưởng Cục quân nhu nhằm đáp ứng nhu cầu quân trang của quân đội phía Bắc. Địa điểm đóng quân của Xưởng quân dụng 26 tại Gò Đầm thuộc xã Xuân Đỉnh - Từ Liêm – Hà Nội. Đầu năm 1979 thì chuyển địa điểm tới thôn Gia thượng - Ngọc Thuỵ - Gia Lâm – Hà Nội( nay là phương Ngọc Thuỵ - quận Long Biên – Hà Nội), với nhiệm vụ sản xuất các loại mũ, giầy, đồ gia dụng, cáng võng, ba lô, nhà bạt cung cấp cho các đơn vị ở phía Bắc, trong đó tập trung trước mắt là sản xuất mũ cứng. Cuối năm 1981 Xưởng quân dụng 26 đổi tên thành Xí nghiệp 26. Đây là bước đánh dấu về sự trưởng thành về sự trưởng thành tổ chức, trọng trách của Xí nghiệp trước Quân đội và nhà nước. Cuối giai đoạn này mới làm thêm phù cấp hiệu, mũ kêpi phục vụ cho duyệt binh 1985. Trong giai đoạn này do tính quá độ của thời kỳ bao cấp nên xí nghiệp chỉ sản xuất theo kế hoạch được cấp trên giao. Giai đoạn 2 (1986-1995) Xí nghiệp 26 vững bước đi lên trong công cuộc đổi mới đất nước. Về cơ bảncũng giống giai đoạn 78-85 nhưng gặp nhiều khó khăn hơn đặc biệt là năm 1988 xí nghiệp rơi vào tình trạng hết sức khó khăn, có lúc tưởng chừng như giải thể, công nhân không có việc làm. Thời điểm này trong cả nước có rất nhiều Doanh nghiệp nằm trong tình trạng gống như xí nghiệp 26. Chính vì vậy, Nhà nước buộc phải đổi mới cơ chế, xoá bỏ chế độ quan liêu bao cấp, sản xuất theo kế hoạch sang chế độ hạch toán kinh tế theo cơ chế thị trường. Năm 1987 Xí nghiệp chuyển từ Cục Quân trang về trực thuộc tổng cục Hậu cần. Năm 1990 Xí nghiệp đi vào lĩnh vực sản xuất giầy da. Năm 1991 sản phẩm dép nhựa chính thức được ký hợp đồng sản xuất. Cũng trong năm 1991 Xí nghiệp được giao nhiệm vụ sản xuất áo mưa dán PVC thay thế loại bạt tráng nhựa. Đến năm 1992 xí nghiệp đưa thêm vào ngành giầy vải vào sản xuất. Giai đoạn 3 ( 1996-2005) Công ty 26 tiếp tục củng cố, phát triển trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Ngày 19/4/1996 Công ty 26 Trực thuộc Tổng cục Hậu cần được thành lập trên cơ sở sát nhập xí nghiệp 26 chuyên sản xuất các mặt hàng quân trang và Xí nghiệp 804 chuyên sản xuất các sản phẩm doanh cụ, nên địa bàn hoạt động của công ty rộng hơn, do đó đòi hỏi công tác quản lý và chỉ đạo sản xuất phải ở mức độ cao hơn. Trong giai đoạn này thu nhập bình quân và doanh thu của công ty tăng rất nhiều so với giai đoạn trước. Để đảm bảo tính ổn định vững chắc, Công ty chủ trương đi vào củng cố chiều sâu, nâng cao chất lượng, tiếp tục đầu tư đổi mới công nghệ, nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của đội nguc quản lý, nâng cao tay nghề người thợ. Năm 2001 đánh dấu một quyết tâm của Công ty trong việc triển khai áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001- 2000. Chính nhờ chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước, với quyết tâm mạnh dạn tìm bước đi thích hợp với điều kiện của xí nghiệp để đa dạng hoá các mặt hàng, từng bước nắm vững công nghệ phát triển sản xuất, đổi mới công nghệ nâng cao chất lượng sản phẩm như các sản phẩm: nhựa, giầy da,…nhìn chung các sản phẩm trong giai đoạn này đã ổn định và chiếm được uy tín với khách hàng, thu nhập của người lao động ổn định và từng bước nâng cao doanh thu, tăng trưởng rõ rệt. KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH (1998-2002) Tên danh mục Đơn vị Năm 1998 1999 2000 2001 2002 1.Tổng doanh thu tỷ đồng 72 71 87 89 100 Trong đó: Quốc phòng " 65 49.5 76.5 80 75 Kinh tế " 7 20.6 10.6 9 25 2. Các khoản phải nộp ngân sách " 7.5 6.9 7 6.4 6.8 3 Vốn kinh doanh " 21 25 36 40.7 42 4. Quân số người 669 678 820 1057 1180 5. Thu nhập bình quân/người/tháng ngàn đồng 908 962 1170 1108 1135 Giai đoạn 4 (2006- nay) Năm 2005 trước yêu cầu đổi mới doanh nghiệp chuẩn bị bước vào hội nhập tổ chức thương mại thế giới, thủ tướng chính phủ đã ký quyết định số 98/2005/QĐTtg về việc phê duyệt phương án điều chỉnh sắp xếp, đổi mới công ty nhà nước trực thuộc Bộ Quốc Phòng, trên cơ sở đó bộ trưởng Bộ Quốc Phòng đã ban hành quyết định số 1358/QĐ-BQP ngày 1/7/2007 về việc cổ phần hoá công ty 26 thuộc Tổng cục Hậu cần. Được sự chỉ đạo của BQP và TCHC sau gần hai năm thực hiện quá trình chuyển đổi đến ngày 15/05/2007 công ty cổ phần 26 được cấp đăng ký kinh doanh đánh dấu sự ra đời của công ty cổ phần, ngày 16/06/2007 công ty cổ phần 26 đã tổ chức lễ ra mắt, chính thức đi vào hoạt động. Công ty cổ phần 26 có vốn điều lệ 50 tỷ đồng trong đó nhà nước nắm giữ 51%. Công ty là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đa nghành nghề tập trung vào một số nhóm sản phẩm là giầy, dép, may mặc, chế biến gỗ, sản phẩm nhựa, cho thuê văn phòng trong đó có một số sản phẩm đặc thù như nhà bạt, cáng võng, mũ cứng, mũ kêpi, cấp hiệu, phao áo cứu sinh, trang phục của các ngành. Như vậy, từ một xưởng quân dụng chuyên sản xuất mũ cứng với cơ ngơi là nhà cấp 4 tận dụng, quân số chỉ có gần 200 CBCNV. đến nay công ty có gần 1000 CBCNV và công nhân lao động với 4 phòng nghiệp vụ và 4 xí nghiệp thành viên sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng phục vụ bộ đội và đời sống dân sinh với doanh thu hàng năm gần 200 tỷ đồng và ngày một tăng cao. Đời sống vật chất và tinh thần của người lao động luôn được giữ vững và không ngừng cải thiện, hài hoà với lợi ích của nhà đầu tư. Truyền thống của công ty được đúc kết qua 30 năm xây dựng và phát triển là Đoàn kết - Vượt khó - Sáng tạo. Qua 30 năm xây dựng và phát triển, công ty cổ phần 26 đã đạt được nhiều thành tích to lớn của Đảng, nhà nước, Bộ Quốc phòng và Tổng cục hậu cần ghi nhận bằng những phần thưởng cao quý: - 2 huân chương chiến công hạng Hai, hạng Ba năm 1982 và 1984. - Cờ thi đua của HĐBT năm 1985. - Huân chương lao động hạng Ba năm 1985 - Huân chương Lao động hạng Nhì năm 2003 - Hàng trăm bằng khen, giấy khen cờ thưởng thi đua khác trên tất cả các lĩnh vực. Hàng ngàn lượt tập thể và cá nhân được tặng Huân huy chương và các danh hiệu thi đua. Hàng chục sản phẩm được tặng Huy chương vàng tại các hội chợ triển lãm có uy tín. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 26 2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty - Nghiên cứu, xây dựng, quy hoạch đầu tư, chiến lược phát triển, tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty về ngành nghề, sản phẩm, thị trường, thiết bị công nghệ sản xuất, kế hoạch tổ chức kinh doanh dài hạn, ngắn hạn, tuân thủ các quy định và phù hợp với định hướng quy hoạch của Tổng cục Hậu cần, Bộ Quốc phòng, phù hợp với quy mô, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh. - Được trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, làm dịch vụ trong và ngoài nước theo quy định của Pháp luật và quy định của Bộ Quốc phòng, Điều lệ công ty cổ phần. - Sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, tài sản mà Nhà nước, Bộ Quốc phòng –Tổng cục hậu cần giao cho công ty. Đảm bảo và phát triển vốn theo chế độ quản lý tài chính của Nhà nước và quy định của Bộ Quốc phòng. - Chỉ đạo hoạt động của các tổ chức, đoàn thể trong công ty phát huy sức mạnh tổng hợp của toàn thể các thành viên trong công ty, nhằm hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao. - Đảm bảo chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên về vật chất cũng như về tinh thần theo đúng Luật Lao động, chế độ chính sách của Nhà nước, quy định của quân đội. - Thực hiện đầy đủ các khoản thuế và các nghĩa vụ đóng góp khác theo đúng quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng. - Bảo vệ môi trường sinh thái, giữ gìn an ninh trật tự xã hội tại nơi công ty đóng quân. 2.2. Kết quả hoàn thành công việc của Công ty trong năm 2008 và phương hướng phát triển năm 2009 a. Những kết quả đã đạt được trong năm 2008 Năm 2008 là một năm hết sức khó khăn đối với toàn nền kinh tế nói chung và đối với Công ty CP 26 nói riêng. Tuy gặp nhiều khó khăn như đây là năm bước đầu triển khai mô hình công ty cổ phần, đồng thời Việt Nam ra nhập WTO, những biến động thị trường rồi khủng hoảng kinh tế đã gây ra không ít những khó khăn trở ngại cho công ty trong việc triển khai hoàn thành nhiệm vụ, nhưng cán bộ công nhân viên trong toàn công ty đã nỗ lực, đoàn kết, sáng tạo, chủ động cùng nhau khắc phục khó khăn, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, vượt kế hoạch một số các chỉ tiêu như: - Doanh thu đạt :181,644 tỷ đồng (103%KH) Trong đó thu từ sp Quốc phòng :135,541 tỷ đồng (118,3%KH) - Nộp ngân sách là : 10,263 tỷ đồng - Lợi nhuận đạt :11,590 tỷ đồng ( 113,0% KH) - Tỉ lệ cổ tức :14,62% - Thu nhập bình quân :2,177 triệu đồng Về chất lượng sản phẩm thì ngoài mũ cứng công ty đã và đang nghiên cứu cải tiến, thì nhìn chung các sản phẩm khác chất lượng đều ổn định, tỷ lệ sản phẩm A1 được duy trì ở mức 98,5%- 99%, không có sản phẩm loại A3. Về công tác quản lý thì căn cứ vào các kế hoạch đã được Thủ trưởng Tổng cục Hậu cần phê duyệt và hàng hợp đồng với các Cục chuyên ngành, cân đối lượng hàng kinh tế cần thiết, Công ty đã chủ động xây dựng, phân bổ kế hoạch cho từng Xí nghiệp phù hợp với tình hình nhiệm vụ thực tế, đảm bảo không chồng chéo, mất cân đối giữa các tháng, đảm bảo đúng tiến độ cấp phát cũng như nhập kho. b. Phương hướng cho năm 2009 Bước vào năm 2009, Công ty định hướng: - Tiếp tục duy trì mức tăng trưởng hợp lý phù hợp với điều kiện, khả năng của công ty, tập trung năng lực cho sản xuất Quốc phòng đặc biệt là đúng tiến độ. - Tiếp tục cung cấp và kiện toàn hệ thống quản lý kinh tế ổn định công nghệ sản xuất các sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. - Chủ động bám sát các cơ quan chức năng để ký được các hợp đồng sản xuất các mặt hàng Quốc phòng, chủ động mở rộng thị trường hàng hoá trang bị cho các cơ quan đơn vị trong và ngoài quaan đội, tập trung vào các sản phẩm giầy da, giầy vải, quần áo đồng phục, bảo hộ lao động…Đồng thời cũng tìm kiếm bạn hàng nước ngoài để phát triển mặt hàng giầy, may mặc, đồ gỗ xuất khẩu. - Kiểm soát chặt chẽ thực hiện các quy trình công nghệ sản xuất chất lượng sản phẩm. Phấn đầu tỉ lệ trung bình các sản phẩm loại A1 đạt 99% trở lên. - Đầu tư đổi mới trang thiết bị, công nghệ, phương thức sản xuất, phấn đấu doanh thu đạt 185 tỷ đồng và lợi nhuận 6% trở lên trong năm 2009. Một số chỉ tiêu phấn đấu đạt được trong năm 2009 như sau: - Doanh thu 185,235 tỷ đồng Trong đó: Quốc phòng : 117,266 tỷ đồng Kinh tế : 67,976 tỷ đồng - Nộp ngân sách : 14,668 tỷ đồng Ngân sách quốc phòng : 0,935 tỷ đồng Ngân sách Nhà nước : 13,753 tỷ đồng - Lợi nhuận đạt : 11,115 tỷ đồng - Tỷ lệ cổ tức : 13,58% - Thu nhập bình quân : 2,250 triệu đồng Trong đó: Lương : 1,900 Triệu đồng III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Căn cứ vào chức năng nhiêm vụ được giao và cơ chế quản lý nhà nước, Luật doanh nghiệp, điều lệ công ty cổ phần, sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần 26 như sau: HĐQT BAN KS TỔNG GĐ Các phòng NV Các XNTV Xí nghiệp TMDV Ban nghiệp vụ Ban TCHC Xưởng may Xưởng Mũ-Nhựa Xí nghiệp 1 Ban TCSX Xí nghiệp 3 Ban TCSX Ban TCHC Xưởng Giầy da Xưởng Giầy vải Các tổ sản xuất Ban TCHC Ban TCSXKT Xí nghiệp 4 Ban thị trường Phòng KHSXKD Phòng TCHC Phòng TCKT Phòng TCHC Trong đó: - Tổng Giám đốc Công ty : Là người đai diện cho pháp nhân của Công ty, do Hội đồng Quản trị quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm. Tổng Giám đốc Công ty là người điều hành cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, Bộ Quốc phòng và Tổng cục Hậu cần, Hội đồng Quản trị và Cổ đông về mọi hoạt động của Công ty. - Phó Tổng giám đốc Công ty: Là người được HĐQT bổ nhiệm, bãi nhiệm, được Tổng Giám đốc Công ty uỷ quyền hoặc phân công chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn, chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Đảng uỷ, Tổng Giám đốc công ty, HĐQT về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao và các quyết định thuộc thẩm quyền của mình. Và các phòng chức năng là: - Phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh: Là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Tổng Giám đốc về mọi mặt trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các mặt: công tác kế hoạch, điều hành công tác sản xuất – tiêu thụ sản phẩm, quản lý vật tư – hàng hoá, công tác xuất nhập khẩu, công tác quản lý lao động, tiền lương và thu nhập. - Phòng kỹ thuật công nghệ: là cơ quan tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác nghiên cứu, quản lý khoa học, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lượng sản phẩm. Nghiên cứu mẫu, chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiết bị, bồi dưỡng đào tạo công nhân kỹ thuật trong toàn công ty, tham mưu các biện pháp có tính chất kỹ thuật nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh môi trường và một số lĩnh vực hoạt động khác. - Phòng Tài chính- kế toán Là cơ quan tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác tài chính - kế toán, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty, là cơ quan sử dụng chức năng Giám đốc đồng tiền để kiểm tra giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. - Phòng Tổ chức Hành chính Là cơ quan đảm nhiệm công tác Đảng, công tác chính trị ở Công ty, thực hiện các mặt công tác quản lý hành chính hậu cần, xây dựng cơ bản và giải quyết các chế độ chính sách liên quan đến người lao động trong toàn Công ty Các xí nghiệp thành viên: Công ty CP 26 có 4 xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc bao gồm: - Xí nghiệp 26.1 Nằm trên địa bàn phường Ngọc Thuỵ - quận Long Biên – Hà Nội, với tổng diện tích 2,0ha, chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc xuất khẩu và sản phẩm đặc thù như nhà bạt, cáng võng, mũ, cấp hiệu, áo phao cứu sinh … - Xí nghiệp 26.3: Đặt tại Khu Công nghiệp Sài Đồng B - phường Phúc Đồng - quận Long Biên – Hà Nội, với tổng diện tích 3,2ha, chuyên sản xuất giầy da, giầy vải các loại trên dây chuyền hiện đại của Đài Loan, Italia, dây chuyền sản xuất giầy Goodyear của Cộng hoà Séc. - Xí nghiệp 26.4: Đóng tại địa bàn xã Liên Ninh – Thanh Trì – Hà Nội, với tổng diện tích là 2,7ha, chuyên chế biến gỗ xuất khẩu, sản xuất bao bì, sản xuất lắp dựng khuôn và cánh cửa các công trình lớn… - Xí nghiệp Thương Mại: Địa chỉ tại Khu CN Sài Đồng B, phường Phúc Đồng, quận Long Biên, Hà Nội, Kinh doanh các loại hàng hoá, dịch vụ theo nghành nghề sản xuất kinh doanh của công ty Các xí nghiệp thành viên là những đơn vị có tổ chức bộ máy độc lập với nhau. Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phục vụ sản xuất do công ty duyệt, giao. Chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc trên tất cả các lĩnh vực hoạt động. Chương 2:Đánh giá chi tiết về Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh I. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH Phòng KHSXKD là cơ quan tham mưu tổng hợp cho tổng giám đốc về mọi mặt trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các mặt: công tác kế hoạch điều hành công tác sản xuất tiêu thụ sản phẩm, quảnlý vật tư hàng hoá, công tác xuát nhập khẩu, công tác quản lý lao động, tiền lương và thu nhập… 1.1. Nhiệm vụ - Tham mưu cho tổng giám đốc trong việc xây dựng chiến lược phát triển công ty, xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, phương án sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển mở rộng sản xuất, tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh theo định hướng phát triển của Đảng uỷ công ty, HĐQT và Tổng cục hậu cần. - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trong việc lập và bảo vệ kế hoạch SXKD hàng năm cuả Công ty trước cơ quan cấp trên. Quản lý và tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh và các nhhiệm vụ phục vụ quốc phòng của cấp trên giao cho công ty. - Chỉ đạo hướng dẫn các Xí nghiệp thành viên xây dựng và bảo vệ kế hoạch tháng, quý, năm. Đôn đốc, theo dõi, kiểm tra giám sát các Xí nghiệp thành viên thực hiện kế hoạch đã được Tổng giám đốc phê duyệt. Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm của công ty và báo cáo tiến độ thực hiện cho Tổng giám đốc và cấp trên. - Soạn thảo và chịu trách nhiệm thẩm định tính pháp lý, nội dung các Hợp đồng do Công ty quản lý về mua sắm vật tư, hàng hoá, gia công sản phẩm hàng hoá và theo dõi việc thực hiện các Hợp đồng đó. - Xây dựng và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư đảm bảo cho sản xuất hàng Quốc phòng và hàng do công ty khai thác theo tiến độ kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý, năm của Công ty. Theo dõi, quản lý về chất lượng các loại vật tư đó. - Phối hợp với phòng Tài chính - kế toán xây dựng giá thành, ban hành các quy định về khoán chi phí đối với các sản phẩm do Công ty sản xuất, kinh doanh đảm bảo được mục tiêu và hiệu quả đề ra. Thẩm định, thẩm tra giá bán các sản phẩm của các XNTV. - Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về hoạt động xuất nhập khẩu trong toàn công ty, thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và BQP. - Chủ trì việc xây dựng thương hiệu và tổ chức việc quản lý nhãn mác các sản phẩm trong toàn công ty. - Quản lý hồ sơ lý lịch và lao động trong toàn Công ty. Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong công tác tuyển dụng, thôi việc, sử dụng, bố trí, sắp xếp. Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, thi tay nghề, thi nâng lương nâng bậc cho cán bộ, nhân viên và người lao động trong toàn Công ty và theo dõi kiểm tra thực hiện . - Chủ trì và phối hợp với các Phòng chức năng , XNTV xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch bảo đảm công tác bảo hộ lao động trong công ty, tiến hành giải quyết các thủ tục tai nạn, bệnh nghề nghiệp và các vấn đề liên quan đến người lao động. - Xây dựng kế hoạch quỹ lương và phương án trả lương ( Gián tiếp và trực tiếp) trong toàn Công ty . Theo dõi việc thực hiện hàng năm . tổng hợp tiền lương hàng tháng và báo cáo thu nhập bình quân. 1.2. Quyền hạn của phòng - Chỉ đạo, theo dõi, hướng dẫn về nghiệp vụ các mặt công tác đối với các đơn vị thành viên. - Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo định kỳ của các phòng nghiệp vụ và các XNTV về kết quả SXKD để tổng hợp báo cáo theo quy định. - Kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý vật tư nguyên vật liệu ở các đơn vị thành viên. Nếu phát hiện các sai phạm nghiêm trọng ở các đơn vị thì được quyền tạm thời đình chỉ việc cấp phát sử dụng của đơn vị báo cáo Tổng giám đốc giải quyết kịp thời. - Đề nghị Tổng Giám đốc đình chỉ công việc của các đơn vị thành viên có sai phạm nghiêm trọng trong việc thực hiện SXKD, vi phạm quy định quản lý tài sản , quản lý chất lượng sản phẩm, an toàn lao động …đồng thời đề xuất biện pháp xử lý để Tổng Giám đốc ra quyết định. - Kiến nghị các phương án tổ chức biên chế, bố trí sắp xếp lao động. Đề nghị Tổng Giám đốc điều động lực lượng lao động cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, công tác của các đơn vị trong toàn Công ty. - Hướng dẫn và kiểm tra công tác sử dụng lao động, có thẩm quyền kiến nghị Tổng Giám đốc và các đơn vị về các biện pháp, xử lý sai phạm trong quản lý, sử dụng lao động . - Xác nhận đề nghị thanh toán tiền lương, thanh toán lao BHXH, phê duyệt bảng chấm công và giấy chứng nhận ốm đau, thai sản, lao động của CB, NV, NLĐ khối cơ quan Công ty. - Kiểm tra việc thực hiện quy chế trả lương của các XNTV II. TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA PHÒNG KHSXKD Phòng KHSXKD gồm 6 nhân viên 1. Trưởng phòng - Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc quản lý và điều hành mọi hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của Phòng đã được phê duyệt cũng như hoạt động của các thành viên trong Phòng. - Trực tiếp quản lý công tác quản lý nhân sự, công tác chính sách, công tác ATBHLĐ. - Tham mưu cho Tổng Giám đốc xây dựng phương án tổ chức sản xuất, phương án giá, kế hoạch quỹ lương với cơ quan chủ quản. 2. Phó trưởng phòng - Thay mặt cho Trưởng phòng khi Trưởng phòng vắng mặt. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưởng phòng về các hoạt động được phân công và uỷ quyền. - Chịu trách nhiệm theo dõi giá thành các sản phẩm trong công ty, kiểm tra, rà soát việc thực hiện các yếu tố chi phí của các XNTV theo phương án hạch toán trong công ty. - Thẩm định các Hợp đồng của các XNTV, giám sát, chỉ đạo công tác tạo nguồn, quản lý vật tư, hàng hoá của các XNTV về số lượng, chất lượng, giá cả theo phân cấp. - Bám bắt cơ quan cấp trên về kế hoạch sản xuất sản phẩm Quốc phòng. - Theo dõi và quản lý danh sách cổ đông của công ty. Chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục trong việc sở hữu cổ phần của công ty. - Chịu trách nhiệm trong việc duy trì, đôn đốc việc thực hiện Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 của phòng. 3. Trợ lý KD – XNK Chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản lý vật tư, hàng hoá và chi phí sản xuất trong giá thành các sản phẩm, bao gồm: - Chịu trách nhiệm việc khảo sát lập các địa chỉ cung ứng vật tư, sản phẩm Quốc phòng trình chỉ huy Công ty phê duyệt. Xây dựng kế hoạch, ký kết, theo dõi, thanh lý các hợp đồng mua sắm vật tư, hàng hoá theo chức năng nhiệm vụ Phòng được phân công. - Giám sát, chỉ đạo công tác tạo nguồn, quản lý vật tư, hàng hoá của các XNTV về số lượng, chất lượng, giá cả theo phân cấp. - Thanh quyết toán vật tư hàng tháng với các XNTV theo gia công phí của công ty. Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, chịu trách nhiệm thực hiện công tác xuất nhập khẩu trong toàn công ty. Phối hợp với các đơn vị xây dựng thương hiệu của Công ty, tìm kiếm các đơn hàng, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu. 4. Trợ lý kế hoạch điều độ Chịu trách nhiệm thực hiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh và công tác thống kê lao động trong công ty, bao gồm: - Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quí, năm và theo dõi tiến độ sản xuất trên cơ sở kế hoạch đã được Giám Đốc công ty phê duyệt. - Chịu trách nhiệm trong việc lập các báo cáo kế hoạch trong công ty và với cơ quan cấp trên. - Xây dựng các phương án trả lương trong toàn công ty và xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lương với các cơ quan cấp trên. 5. Trợ lý lao động - tiền lương Chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản lý lao động, tuyển dụng lao động mới, thuyên chuyển và thôi việc cho người lao động trong công ty, thực hiện công tác tiền lương, bao gồm: - Quản lý hồ sơ lao động trong toàn công ty. - Xây dựng kế hoạch và triển khai công tác ký hợp đồng với người lao động khi tuyển dụng - Xây dựng kế hoạch huấn luyện, đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động như: thi nâng lương, nâng bậc…và lập các báo các theo quy định - Thường xuyên cập nhật số quân tăng giảm và thực hiện thống kê lao động trong toàn công ty về số lượng, chất lượng, cơ cấu và các tiêu thức khác. 6. Trợ lý chế độ chính sách Chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản lý lao động, giải quyết chế độ chính sách cho người lao động trong toàn Công ty, bao gồm: - Quản lý hồ sơ lao động trong toàn công ty. - Chịu trách nhiệm giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến BHXH cho người lao động,thanh quyết toán chi phí BHXH đối với cơ quan Bảo hiểm quận, đảm bảo theo đúng qui định của Luật và điều lệ BHXH. - Theo dõi và thực hiện giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động, phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến thi đua – khen thưởng, chế độ thôi việc. III. ĐÁNH GIÁ VỀ NĂNG LỰC CÔNG TÁC CỦA PHÒNG KHSXKD 1. Về nhân lực Phòng KHSXKD gồm 6 cán bộ - Về trình độ: tất cả đều tốt nghiệp đại học chính quy. - Về độ tuổi: Trưởng phòng trên 50 tuổi, là một trong những cán bộ đầu tiên của công ty, đã làm việc, gắn bó với công ty qua 30 năm, có nhiều kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch, tổ chức sản xuất. Còn lại Phó Trưởng phòng và các trợ lý đều có độ tuổi không quá 30, trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc. Tuy nhiên do tuổi đời còn trẻ, lại chưa có nhiều kinh nghiệm, nên trong quá trình làm việc còn gặp nhiều khó khăn. Hàng năm các cán bộ, nhân viên trong phòng đều được công ty tổ chức cho tập huấn về nghiệp vụ để nâng cao trình độ bằng các hình thức cử cán bộ công nhân viên theo học các chương trình đào tạo ngắn hạn, dài hạn tại các trường, trung tâm, và tại công ty về các chuyên ngành như xuất nhập khẩu, xúc tiến thương mại, đấu thầu… 2. Về điều kiện làm việc - Cơ sở vật chất. Phòng KHSXKD nằm ở khu nhà quản lý, diện tích phòng rộng khoảng 42m, thoáng mát, có 6 bàn làm việc riêng biệt, mỗi bàn làm việc đều được trang bị 1 máy tính hiện đại có nối mạng Lan và mạng Internet, ngoài ra phòng còn có 1 máy in, 1 điều hoà, 5 tủ lưu trữ hồ sơ, giấy tờ văn bản quan trọng. - Do điều kiện công việc thường xuyên lập các báo cáo, lên các kế hoạch sản xuất, cập nhật thông tin về tình hình sản xuất liên tục,…nên mức độ sử dụng máy tính là rất thường xuyên. - Khả năng cập nhật thông tin là rất kịp thời. Các báo cáo về kết quả và tình hình hoạt động SXKD được cập nhật thường xuyên thí dụ báo cáo hàng ngày: Các XNTV phải báo cáo về phòng KHSXKD + 8h30: kết quả sản xuất của ngày hôm trước và tình hình quân số trong ngày. + 16h00: những vấn đề phát sinh trong ngày. Ngoài ra thông tin còn được lấy từ nhiều nguồn khác như báo chí, trang Web của công ty, từ Internet… IV. GIỚI THIỆU VỀ NGHIỆP VỤ: THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA PHÒNG KHSXKD Một trong những nghiệp vụ quan trọng mà phòng KHSXKD phải thực hiện đó là: Thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư đầu vào nhằm đảm bảo, đáp ứng nhu cầu của kế hoạch sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất hàng Quốc phòng và hàng do công ty khai thác kịp tiến độ sản xuất hàng tháng, quý, năm. 1. Quy trình thực hiện nghiệp vụ: Việc thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư bao gồm 2 bước: - Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng vật tư - Quy trình mua hàng. a. Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng. - Đây là một khâu quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra của công ty. Quy trình đánh giá và lựa chọn bao gồm: + Căn cứ vào nhu cầu mua các chủng loại hàng của công ty, phòng KHSXKD phối hợp với phòng KTCN xác lập chuẩn mực lựa chọn nhà cung ứng để lập phiếu đánh giá cung ứng. Thông tin về nhu cầu mua hàng sẽ được công bố trên trang web của công ty. + Nhà cung ứng sẽ điền vào mẫu khả năng đáp ứng các chuẩn mực của mình rồi gửi lại. + Phòng KHSXKD sẽ phối hợp cùng phòng KTCN xem xét, đánh giá lựa chọn ra các nhà cung ứng đủ tiêu chuẩn rồi lập báo cáo đánh giá để trình Tổng Giám đốc và Giám đốc XN phê duyệt. Sau đó đến khâu cuối cùng là lập ra danh sách cuối cùng những nhà cung ứng tốt. - Nhà cung ứng phải đạt các tiêu chí sau mới được chấp nhận: chất lượng sản phẩm, giá cả sản phẩm, tiến độ giao hàng. Tiêu chí ưu tiên trong việc lựa chọn nhà cung ứng: Các đơn vị có hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, điều kiện giao hàng và thời hạn thanh toán, các dịch vụ kèm theo. - Các nhà cung ứng sẽ được đánh giá lại 1 lần/năm ( trừ trường hợp người cung ứng có vi phạm nghiêm trọng thì lập tức đánh giá lại ngay) Khi cần có sự đánh giá người cung ứng mới thì sẽ được thực hiện tuần tự lại các bước trên. - Sau 1 năm theo dõi phòng KHSXKD phối hợp cùng với phòng KTCN đánh giá nhà cung ứng để báo cáo Tổng Giám đốc công ty phê duyệt tiếp tục cung ứng cho năm sau. Sau khi đánh giá các nhà cung ứng phải đạt được các tiêu chí sau thì đạt tiêu chuẩn xin phê duyệt lại: + Chất lượng sản phẩm đạt trên 90% số lượng cung ứng trong năm + Tiến độ giao hàng đảm bảo trên 80% số lần giao hàng trong năm + Các dịch vụ khác b. Trình tự mua hàng + Phòng KHSXKD căn cứ vào kế hoạch sản xuất ( quí, năm, các đơn hàng) đã được Tổng Giám đốc công ty phê duyệt, lập kế hoạch mua hàng của công ty theo định mức nguyên vật liệu để xác định nhu cầu mua hàng. + Sau khi có được nhu cầu mua hàng, phòng KHSXKD sẽ căn cứ vào danh sách nhà cung ứng đã có được đánh giá và lựa chọn sẵn từ bước trên để chọn ra nhà cung ứng thích hợp cho sản xuất của công ty, và từ đó lập ra kế hoạch mua hàng. + Kế hoạch mua hàng sẽ được Tổng Giám đốc và Giám đốc các XN có liên quan xem xét, phê duyệt bản kế hoạch. + Tổng Giám đốc công ty là người ký hợp đồng, đơn hàng do phòng KHSXKD soạn thảo và trình lên. + Phòng KHSXKD có trách nhiệm theo dõi tiến độ giao hàng từ phía nhà cung ứng và tiếp nhận vật tư. Đơn hàng được giao cho XNTV khi hàng được chuyển đến. Nhân viên kĩ thuật phối hợp cùng thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hoá, đơn bán hàng, chứng từ khác để đối chiếu với đơn đặt hàng. + Hồ sơ về đơn hàng hợp đồng sẽ được lưu lại phòng KHSXKD, kết thúc quy trình mua hàng. 2. Phương pháp sử dụng để thực hiện từng bước nghiệp vụ a. Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng Công ty căn cứ vào mức độ ảnh hưởng của nguyên vật liệu và sản phẩm được mua đến chất lượng của sản phẩm tiếp theo hoặc thành phẩm để áp dụng cách thức và mức._.