Báo cáo Thực tập tại Công ty cao su Sao Vàng

ng phát triển. Cũng góp phần vào quá trình đó công ty Cao Su Sao Vàng đã có những bước đổi mới đáng kể trên nhiều phương diện như :quy trình máy móc, công nghệ, thiết bị ;phát triển thị trường;phương thức tổ choc quản lý sản xuất, kinh doanh …. Trong đó có công cụ kế toán. Qua thời gian thực tập tại công ty được sự giúp đỡ của các bác, các cô, các chú và các anh chỉtong phòng kế toán cùng với sự hướng dẫn của cô giáo Phạm Thị Thuỷ, em đã có những hiểu biết ban đầu về bộ máy quản lý ; bộ máy tổ choc sản xuất kinh doanh đặc biệt là công tác quản lý và hạch toán kế toán ở công ty Cao su Sao Vàng để hoàn thành bài Báo cáo tổng hợp này. Bài báo cáo tổng hợp này gồm có 4 chương, cụ thể như sau: Chương I: Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh ở công ty cao su sao vàng Chương II.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cao su sao vàng Chương III- Thực trạng tổ chức công tác hạch toán một số phần hành kế toán tại công ty cao su Sao Vàng. Chương IV.Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty Cao Su Sao Vàng. CHƯƠng I: đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty cao su sao vàng I- Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cao su Sao Vàng 1- Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cao su Sao Vàng tiền thân là nhà máy cao su Sao Vàng trực thuộc tổng công ty hoá chất, thuộc bộ công nghiệp Việt Nam. Tên giao dịch: Sao Vàng Rubbe Company. Địa chỉ: 213 - Đường Nguyễn Trãi - Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Công ty được khởi công xây dựng vào ngày 22/12/1958. Đầu năm 1960, bộ công nghiệp quyết định sát nhập xưởng đắp lốp số 2- Đặng Thái Thân (nguyên là xưởng Indoto của quân đội Pháp). Ngày 6/4/1960 công việc lắp đặt máy móc được hoàn thành và những sản phẩp săm lốp xe đạp đầu tiên mang nhăn hiệu Sao Vàng ra đời. Ngày 23/5/1960 nhà máy được chính thức cắt băng khánh thành và được lấy làm ngày truyền thống-ngày thành lập công ty. Ngay từ khi mới ra đời, dù chỉ trong thời gian ngắn công ty đã nhanh chóng khẳng định được vai trò của mình và từng bước đi lên. Cụ thể: Năm 1961 sản lượng của nhà máy tăng 3 lần so với năm 1960. Sản xuất vượt kế hoạch 161%. Đến năm 1963 năng suất lao động tăng từ 15% đến 300%, giá thành hạ 20%. Từ 1988 đến nay đất nước ta chuyển từ cơ chế hành chính tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước nên đã phát sinh và tồn tại rất nhiều khó khăn, đặc biệt là đối với khu vực quốc doanh. Nhiều xí nghiệp tỏ ra bỡ ngỡ, lúng túng, làm ăn thua lỗ, kém hiệu quả nhưng công ty cao su Sao Vàng đã có rất nhiều cố gắng nhằm đưa công ty đứng vững trên thị trường và đạt được những kết quả khả quan, qua đó tháo gỡ những ách tắc trong cơ chế bao cấp, từng bước thực hiện một số vấn đề quan trọng trong quá trình sản xuất. Ngày 27/8/1992 theo quyết định số 645/ CNNG của bộ công nghiệp nặng đổi tên nhà máy cao su Sao Vàng thành công ty cao su Sao Vàng. Năm 1995 công ty cao su Thái Bình đã sát nhập vào công ty Năm 1997 công ty liên doanh với công ty Asian Inoue Rubbe Co. Ltd và Inoue Pulic Co.Ltd thành lập công ty liên doanh cao su ở Việt Nam. Ngày 6/12/1999 công ty được cấp chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002 do BVQI vương quốc Anh cấp và là đơn vị đầu tiên trong ngành cao su ở Việt Nam được cấp chứng chỉ này. Công ty cao su sao vàng có các sản phẩm chủ yếu mang tính truyền thống, đạt chất lượng cao, có uy tín trên thị trường và được người tiêu dùng mến mộ bao gồm : Sản phẩm lốp xe đạp 650 đỏ lòng vàng được cấp dấu chất lượng nhà nước lần thứ 2. Ba sản phẩm: Lốp xe đạp, lốp ô tô, lốp xe máy được tặng huy chương vàng tại hội chợ quốc tế hàng công nghiệp năm 1993 tại hội chợ thương mại 1997. Sản phẩm vỏ, ruột Sao Vàng nằm trong TOPTEN 1995- 1996 do báo Đại Đoàn Kết tổ chức và là một trong mười sản phẩm có chất lượng khách hàng tín nhiệm. Ngoài ra công ty còn sản xuất nhiều các loại sản phẩm khác như săm, lốp máy bay, pin,các linh kiện cao su khác. 2-Các chỉ tiêu sản xuất, tiêu thụ của công ty qua các năm Đơn vị : Triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 2000 Thực hiện 2001 So sánh tuyệt đối 2001/ 2000 So sánh % thực hiện 2001/ 2000 Giá trị tổng sản lượng 332.894 335.325 2.431 100,7 Doanh thu 334.761 341.461 6.700 102 Nộp ngân sách 13.232 13.936 704 105,3 Thu nhập bình quân 1.191 1.334 143 112 Lợi nhuận 2.191 2.748 557 125 Qua bảng trên ta thấy trong 2 năm vừa qua hoạt động kinh doanh của công ty đã diễn ra với chiều hướng tích cực. Doanh thu bán hàng của công ty năm 2000 là :334.766 triệu đồng, 2001 là 341.461 triệu đồng, tăng 2% (6.700 triệu đồng ) so với năm 2000. Bên cạnh đó lợi nhuận của công ty cũng tăng lên đáng kể, 25% tương ứng với 557 triệu đồng. Đây là một thắng lợi lớn của công ty. Điều đó đã củng cố vai trò quan trọng,và tăng thêm uy tín của công ty trên thị trường. Giá trị tổng sản lượng năm 2000 là 332.894 triệu đồng, 2001 là 335.325 triệu đồng, tăng 0, 7% (2.431 triệu đồng ). Nhờ đó mà các khoản nộp ngân sách nhà nước hàng năm của công ty cũng tăng theo, năm 2000 là :13. 232 triệu đồng, năm 2001 là 13.936 triệu đồng, tăng 704 triệu, tương ứng 5,3%. Điều đó chứng tỏ tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước của công ty là tốt. Thu nhập bình quân cũng tăng lên qua các năm, năm 2000 là 1. 191 triệu đồng, năm 2001 là 1.334 triệu đồng, tăng 12% tương ứng 143 triệu. II-cơ cấu tổ chức bộ máy quản ký và sản xuất kinh doanh 1-.Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất. Là một doanh nghiệp nhà nước, bước vào cơ chế thị trường Công ty Cao Su Sao Vàng đã tiến hành sắp xếp lại bộ máy quản lý để phù hợp với hoàn cảnh của công ty trong nền kinh tế thị trường từ đó nâng cao năng lực bộ máy gián tiếp tham mưu, chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh. Hoạt động theo mô hình trực tuyến tham mưu, cơ cấu bbộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là Ban Giám Đốc ( Giám Đốc và các phó Giám Đốc phụ trách chuyên môn) với nghiệp vụ quản lý vĩ mô,tiếp theo là các phòng ban chức năng và các xí nghiệp thành viên. Cụ thể, hiện tại Ban Giám Đốc Công ty gồm Giám đốc và 05 Phó giám đốc cùng các phòng ban, đoàn thể, xí nghiệp với chức năng nhiệm vụ như sau: Giám đốc Công ty : Có quyền hạn lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và sản xuất của Công ty và chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động của Công ty. Phó giám đốc phụ trách sản xuất và bảo vệ ;có trách nhiệm giúp Giám đốc Công ty trong định hướng xây dựng kế hoạch sản xuất ngắn hạn,trung hạn và dài hạn ;điều hành các đơn vị cơ sở thực hiện kế hoạch sản xuất cũng như công tác bảo vệ an toàn cho sản xuất khi được uỷ quyền ;duyệt danh sách công nhận được đào tạo nâng bậc, kết quả nâng bậc, giúp Giám đốc Công ty khi Giám đốc đi vắng. Phó giám đốc Công ty phụ trách kinh doanh đời sống :Có nhiệm vụ xem xét tồn kho và yêu cầu sản xuất ; ký hợp đồng cung cấp sản phẩm cho khách hàng ;duyệt nhu cầu mua nguyên vật liệu ;duyệt danh sách nhà thầu phụ được chấp nhận ;ký đơn hàng ;ký hợp đồng mua nguyên vật liệu (khi được uỷ quyền). Quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, giúp cho họ an tâm sản xuất. Phó giám đốc công ty phụ trách kỹ thuật và xuất khẩu : Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường xuất khẩu sản phẩm của Công ty ;xem xét nhu cầu và năng lực đáp ứng của Công ty về sản phẩm xuất khẩu.Giúp Giám đốc Công ty điều hành các công việc có liên quan đến công tác kỹ thuật ; kiểm tra nội dung, phê duyệt tài liệu có liên quan đến kỹ thuật, công tác xuất khẩu (khi được uỷ quyền). Phó giám đốc công ty phụ trách công tác xây dựng cơ bản :có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty điều hành các công việc có liên quan đến công tác xây dưng cơ bản ;kiểm tra nội dung phê duyệt tài liệu có liên quan đến công tác xây dựng cơ bản (khi được uỷ quyền). Phó giám đốc Công ty phụ trách công tác xây dựng cơ bản tại chi nhánh cao su Thái Bình kiêm Giám đốc chi nhánh cao su Thái Bình : có nhiệm vụ điều hành các công việc có liên quan đến công tác xây dựng cơ bản tại chi nhánh cao su Thái Bình ;điều hành các công việc có liên quan đến công tác sản xuất, công tác bảo vệ sản xuất cũng như kiểm tra, phê duyệt tài liệu có liên quan đến sản xuất và bảo vệ sản xuất của chi nhánh cao su Thái Bình. Bí thư Đảng uỷ và văn phòng Đảng uỷ Công ty : thực hiện vai trò lãnh đạo của Đảng trong Công ty thông qua văn phòng Đảng uỷ. Chủ tịch Công doàn và văn phòng Công đoàn Công ty :Làm công tác Công đoàn trong công ty ;có trách nhiệm cùng giám đốc quản lý lao động trong công ty thông qua văn phòng Công đoàn. Phòng tổ chức hành chính :Làm chức năng tham mưu cho Giám đốc và lãnh đạo công ty về tổ chức lao động, tiền lương.đào tạo và công tác văn phòng. Đó chính là công tác tổ chức, sắp xếp,bố trí cán bộ công nhân viên hợp lý trong toàn công ty nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh,thực hiện đúng chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động. Nghiên cứu, đề xuất các phương án về lao động, tiền lương, đào tạo phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng tài chính kế toán Có nhiệm vụ thông tin và kiểm tra tài sản của Công ty với hai mặt của nó là tài sản và nguồn hình thành tài sản đó.Phòng nắm vững tình hình tài chính của Công ty, khả năng thanh toán cũng như khả năng chi trả của Công ty với khách hàng và nhà cung cấp. 1.11.phòng kế hoạch vật tư : Có nhiệm vụ tổng hợp kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính hàng năm và theo dõi thực hiện mua bán vật tư, thiết bị cho sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá.Phong lấy các thông tin về thị trường làm cơ sở cho việc đưa ra kế hoạch giá thành, sản lượng sản phẩm sản xuất ra nhằm thu lợi nhuận tối đa ;bảo đảm cuung ứng vật tư,quản lý kho và cấp phát vật tư cho sản xuất. 1.12 Phòng đối ngoại xuất nhập khẩu:Phòng có nhiệm vụ nhập khẩu vật tư hàng hoá, công nghệ cần thiết mà trong nước chưa sản xuất hoặc sản xuất được nhưng chưa đạt yêu cầu ;xuất khẩu các sản phẩm của công ty. 1.13 Phòng kỹ thuật cao su : Chịu trách nhiệm về kỹ thuật công nghệ sản xuất sản phẩm mới ;đồng thời có nhiệm vụ xây dựng hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật kiểm tra chất lượng thông qua các thí nghiệm nhanh trong sản xuất ; kiểm tra, ổng hợp, nghiên cứu công nghệ sản xuất có hiệu quả nhất nhằm tạo ra các sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng. 1.14 Phòng kỹ thuật cơ năng :Phụ trách các hoạt động cơ khí, năng lượng, động lực và an toàn lao động. 1.15 Phòng xây dựng cơ bản :tổ chức thực hiện các đề án xây dựng cơ bản theo chiều rộng và theo chiều sâu, nghiên cứu và đưa ra các dự án khă thi trình Giám đốc xem xét để có kế hoạch đầu tư. 1.16 phòng kiểm tra chất lượng :kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hoá đầu vào, đầu ra;thí nghiệm nhanh để đánh giá chất lượng sản phẩm. 1.17 Phòng điều độ sản xuất :thưch hiện việc đôn đốc, giám sát tiến độ sản xuất kinh doanh ;điều tiết sản xuất có số lượng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng để Công ty có phương án kịp thời. 1.18 phòng đời sống :Thực hiện công tác khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên ; thực hiện kế hoạch phòng dịch, sơ cứu các trường hợp tai nạn ;chăm lo sức khoẻ.công tác y tế môi trường làm việc của cán bộ công nhân viên toàn công ty. 1.19 Phòng quân sự bảo vệ : Thực hiện công tác bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá của Công ty ;phòng chống cháy nổ, xây dựng, huấn luyệnlực lượng tự vệ hàng năm,thực hiện nghĩa vụ quân sự vơi nhà nước. 2- Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh Cơ cấu sản xuất của công ty được chia thành 3 nhóm: sản xuất chính, sản xuất phụ và sản xuất phụ trợ. Bao gồm nhiều xí nghiệp và phân xưởng sản xuất. Mỗi xí nghiệp và phân xưởng là một đơn vị sản xuất độc lập về mặt hành chính của công ty. - Xí nghiệp cao su số 1: Chuyên sản xuất lốp xe đạp mầu các loại, săm lốp ô tô và các sản phẩm cao su khác như băng tải, dây cua roa... - Xí nghiệp cao su số 2: Chuyên sản xuất lốp xe đạp các loại. - Xí nghiệp cao su số 3: Chuyên sản xuất lốp, yếm ô tô, máy bay. - Xí nghiệp cao su số 4: Chuyên sản xuất săm xe đạp các loại. Đây là 4 xí nghiệp sản xuất chính của công ty tại Hà Nội. Mỗi xí nghiệp tiến hành sản xuất độc lập theo kỹ thuật riêng và chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Trong mỗi xí nghiệp có một giám đốc và một bộ máy giúp việc. Các xí nghiệp này không có tư cách pháp nhân, hoạt động trên nguyên tắc nhập vật tư, kỹ thuật và các điều kiện khác, tiến hành sản xuất rồi giao nộp sản phẩm cho công ty. Ngoài 4 xí nghiệp chính còn có các xí nghiệp sản xuất phụ, tạo điều kiện cho các xí nghiệp và công ty hoạt động liên tục. Bao gồm: -Xí nghiệp năng lượng -Xí nghiệp cơ điện -Xí nghiệp dịch vụ và thương mại -Phân xưởng kiến thiết nội bộ và vệ sinh công nghiệp Bên cạnh các xí nghiệp sản xuất tại Hà Nội, công ty còn có các chi nhánh là xí nghiệp cao su Thái Bình và nhà máy pin-cao su Xuân Hoà. 3-Quy trình công nghệ sản xuất của công ty Công ty có quy trình sản xuất phức tạp theo kiểu chế biến liên tục gồm nhiều công đoạn chế biến và có thể chia làm 2 giai đoạn như sau: Giai đoạn 1: Từ nguyên vật liệu chính là cao su, hoá chất, vải mành, dây thép tanh qua khâu luyện để chế tạo ra các bán thành phẩm. Giai đoạn 2: Bán thành phẩm từ giai đoạn 1 được lưu hoá... để tạo ra một thành phẩm hoàn thành. Sơ đồ quy trình sản xuất săm xe đạp Cao su sơ luyện Hoá chất Kt cao su định hình đục lỗ van Nhiệt luyện ép suất Hỗn luyện Nối đầu đóng gói Lưu hoá kcs Nhập kho Quy trình sản xuất lốp xe đạp Cao su sống Hoá chất Vải mành Sợi cao su Sơ luyện Kiểm tra Sàng sấy Hỗn luyện Nhiệt luyện Xé vải Cán tráng Sấy vải Cán hình mặt lốp Định hình Vải phin gót lốp Vải mànhthân lốp Thành hình Lưu hoá KCS Bao gói Nhập kho Đột nhập BTP tanh Luồn ống Lăn tanh Chặt tanh Đảo tanh Tanh ép cốt hơi Chương ii.đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cao su sao vàng. I- Cơ cấu tổ chức Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phân cấp quản lý cũng như để đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất, sử dụng tốt năng lực đội ngũ kế toán của công ty, đồng thời bảo đảm thông tin nhanh gọn, chính xác và theo dõi kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty đã áp dụng kiểu tổ chức bộ máy kế toán kết hợp giữa kế toán phân tán và kế toán tập trung. - Kế toán phân tán: Được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc. Nhiệm vụ của kế toán phân tán là thu thập, xử lý chứng từ ban đầu và ghi vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các bộ phận, đến cuối tháng gửi chúng lên phòng kế toán của công ty. - Kế toán tập trung: Cuối tháng phòng kế toán căn cứ vào những chứng từ nhận được từ các đơn vị kế toán phân tán gửi lên để thực hiện việc đối chiếu, so sánh và điều chỉnh cho phù hợp, từ đó lập các bảng, biểu kế toán chung của công ty. Tại công ty cao su Sao Vàng (trụ sở tại Hà Nội) các xí nghiệp sản xuất chính, sản xuất phụ và sản xuất phụ trợ không có tổ chức kế toán riêng mà bố trí một số nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, xử lý, kiểm tra chứng từ sau đó gửi về phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở công ty và ở các xí nghiệp không có tổ chức kế toán riêng, tổng hợp báo cáo kế toán của chi nhánh cao su Thái Bình và nhà máy pin Xuân Hoà, lập báo cáo kế toán của công ty. Hiện nay phòng kế toán có 17 người phụ trách các phần hành kế toán riêng biệt. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán tài chính: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán trước ban giám đốc công ty, chỉ đạo chung toàn bộ công việc kế toán của phòng kế toán, hàng quý lập báo cáo kế toán. Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ theo dõi, xử lý sổ sách tổng hợp và lập báo cáo tài chính vào cuối quý. Phó phòng kế toán kiêm kế toán phụ trách tiêu thụ Một kế toán tiền mặt: Theo dõi tình hình thu - chi tiền mặt trong kỳ Kế toán tiền gửi ngân hàng : có nhiệm vụ giao dịch và theo dõi các khoản tiền gửi trong ngân hàng của công ty. Kế toán huy động vốn : theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ của công ty. Kế toán lương và bảo hiểm xã hội : có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Kế toán tài sản cố định : Theo dõi tình hình tăng và giảm tài sản cố định, tính toán trích khấu hao theo quy định, từ đó lập bảng phân bổ khấu hao. Hai kế toán nguyên vật liệu : Một kế toán theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, tồn kho nguyên vật liệu và thanh toán với người bán và một kế toán theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu và lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hai kế toán giá thành : Một kế toán tập hợp chi phí và một kế toán tính giá thành Hai kế toán tiêu thụ : Một kế toán theo dõi nhập, xuất, tồn thành phẩm một kế toán hạch toán tiêu thụ, xác định kết quả và theo dõi công nợ với người mua. Một kế toán xây dựng cơ bản dở dang Một thủ quỹ thực hiện việc quản lý quỹ, quản lý thu chi và làm chứng từ báo cáo quỹ Cùng với việc quy định cụ thể phạm vi trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, kế toán trưởng còn quy định rõ các loại chứng từ, sổ sách được lưu trữ và ghi chép, trình tự thực hiện và thời hạn hoàn thành công việc của từng người, đảm bảo giữa các khâu, các bộ phận kế toán có sự phân công và phối hợp chặt chẽ, đem lại hiệu quả cao. Các chi nhánh tại Thái Bình, Xuân Hoà và các đại lý tiêu thụ sản phẩm đều hạch toán độc lập, đánh giá thành tựu rồi báo biểu về công ty để lập báo cáo quyết toán rồi vào bảng cân đối kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kt tập hợp chi phí, giá thành Kt huy động vốn Kế toán tiêu thụ thủ quỹ Kế toán tgnh Kế toán tiền mặt Kế toán Tscđ Kế Toán Vật Tư kế toán các xí nghiêp thành viên Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Phó phòng kế toán kiêm kế toán giá thành Kế toán lương và bảo hiểm xã hội II- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Công ty cao su Sao Vàng là một doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ quản lý cao và bộ máy kế toán được chuyên môn hoá, do đó hình thức sổ kế toán đang được áp dụng tại công ty là hình thức “ Nhật ký - chứng từ”. Hiện nay, công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Những năm gần đây, hệ thống máy vi tính đã được sử dụng phục vụ công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, giúp cho việc ghi chép, cập nhật, tổng hợp thông tin một cách chính xác, nhanh gọn, kịp thời, nâng cao chất lượng của các thông tin kế toán tài chính. Tuy nhiên, công ty vẫn thực hiện mở sổ theo qui định hiện hành của bộ tài chính.Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong công ty bao gồm hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hệ thống sổ tổng hợp của công ty bao gồm: - Bảng kê: Căn cứ vào các chứng từ gốc, cuối tháng kế toán ghi vào các bảng kê, các sổ chi tiết có liên quan - Sổ Nhật ký - chứng từ: Căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng kế toán chuyển số liệu tổng hợp của bảng kê, sổ chi tiết vào sổ Nhật ký-chứng từ phù hợp. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ Nhật ký-chứng từ vối các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. Số liệu dòng cộng các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái tài khoản. Hệ thống sổ chi tiết bao gồm: Các sổ chi tiết như sổ chi tiết thanh toán, tiêu thụ, các loại chi phí... Hệ thống tài khoản kế toán hiện nay công ty đang áp dụng về cơ bản là hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ 1141/ CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ tài chính và một số quyết định khác. Các tài khoản ở công ty được chi tiết tới tài khoản cấp 3. Do công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng các tài khoản dùng cho phương pháp kê khai định kỳ. Bên cạnh đó, có một số tài khoản không được sử dụng : Tài khoản 129,229, 139... Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký – chứng từ đang được áp dụng tại công ty Cao Su Sao Vàng Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu máy tính Sổ quỹ Bảng kê Bảng phân bổ Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – chứng từ Sổ cái Chứng từ mã hoá các bút toán Báo cáo kế toán Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chương III- Thực trạng tổ chức công tác hạch toán một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty cao su Sao Vàng. I. kế toán nguyên vật liệu 1 Chứng từ sủ dụng và luân chuyển chứng từ Tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu ở công ty diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn, giá trị cao nên việc quản lý sao cho tránh được tình trạng thất thoát, hỏng hóc, sử dụng lãng phí được lãnh đạo công ty rất quan tâm. Do vậy thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu được tiến hành một cách đầy đủ và chặt chẽ. a- Nhập kho nguyện vật liệu. Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu Nhu cầu nhập kho Phòng kế hoạch kinh doanh Thủ kho Kế toán vật liệu Lưu + Lập phiếu nhập kho + Kiểm tra chứng từ, nguồn hàng + Kiểm tra chứng từ + Lập biên bản nhận hàng nhập kho + Ghi sổ số thực nhập + Kiểm tra chứng từ + Ghi sổ kế toán Nguồn cung cấp NVL cho sản xuất sản phẩm chủ yếu là từ mua ngoài. Kế toán vật liệu sử dụng “Phiếu nhập vật tư” để theo dõi tình hình nhập vật liệu. Việc mua vật liệu được thực hiện thông qua “Hợp đồng mua bán” do giám đốc ký duyệt. Trước khi viết phiếu nhập kho, vật tư mua về phải được đưa lên phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) và phòng kỹ thuật cao su để tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách vật liệu, lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Những vật tư không đạt tiêu chuẩn được phòng KCS thông báo để trả lại cho nhà cung cấp. Sau khi kiểm tra, vât tư được đưa đến kho, trên cơ sở hoá đơn (do người bán cung cấp) cùng các chứng từ liên quan khác, bộ phận vật tư của phòng kế hoạch kinh doanh lập “Phiếu nhập vật tư” gồm 2 liên: + 1 liên giữ tại phòng kế hoạch kinh doanh. + 1 liên sau khi thủ kho dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho được chuyển về phòng kế toán cùng với các hoá đơn (nếu có) để hạch toán ghi đơn giá và ghi sổ kế toán. - Phiếu nhập kho được dùng làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán Đối với vật tư không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của công ty là “ Phiếu trả lại vật tư” do bộ phận có vật liệu nhập kho lập. Phiếu này cũng được lập thành 2 liên: + 1 liên giữ tại phòng kế hoạch kinh doanh. + 1 liên sau khi thủ kho dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho được chuyển về phòng kế toán cùng với các hoá đơn (nếu có) để hạch toán ghi đơn giá và ghi sổ kế toán. Định kỳ kế toán vật tư tập hợp “Phiếu nhập vật tư” và “Phiếu trả lại vật tư” đưa vào máy để in ra bảng “Tập hợp hoá đơn nhập vật tư” và “Tập hợp hoá đơn trả lại vật tư”. Các hoá đơn này được tập hợp theo từng khách hàng để dễ đối chiếu với các sổ theo dõi chi tiết khác. b Xuất kho nguyện vật liệu. Sơ đồ luân chuyển: Nhu cầu xuất kho Người có nhu cầu sử dụng Xin lệnh xuất Thủ trưởng Phòng kế hoạch-KD Thủ kho Kế toán vật liệu Lưu Ký duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Kiểm tra chứng từ Xuất kho, ghi sổ Kiểm tra chứng từ Ghi đơn giá, thành tiền, ghi sổ kế toán Nguyên vật liệu xuất dùng của công ty chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất, ngoài ra còn được xuất bán nội bộ hoặc bán ra ngoài. Tuỳ theo mục đích và phương pháp sử dụng, kế toán vật tư áp dụng các loại chứng từ cho phù hợp. - Vật liệu xuất kho được theo dõi trên các loại chứng từ “Phiếu xuất kho”, “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức”, “Phiếu vận chuyển xuất dùng nội bộ”. Phiếu xuất kho do phòng kế hoạch kinh doanh trên cơ sở đơn xin xuất đã được ký duyệt của các bộ phận và được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch kinh doanh. + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. +Liên 3: Giao cho người nhận để ghi sổ kế toán bô phận sử dụng. Phiếu xuất kho dùng làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Đối với vật liệu xuất bán kế toán sử dụng chứng từ “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”. Phiếu này được lập thành 3 liên: + 1 liên giao cho khách hàng + 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán, 1 liên lưu tại cuống Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để công ty hạch toán doanh thu - Đối với vật tư cần chuyển giữa các kho trong công ty hoặc giữa các xí nghiệp với nhau, kế toán công ty sử dụng chứng từ “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Đây là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết và làm chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu được lập thành 3 liên: + Liên 1 và 2 được chuyển cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó: liên 1 được chuyển cho phòng kế toán, liên 2 được chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh + Liên 3 dùng thanh toán nội bộ. - Đối với vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm: Trên cơ sở định mức được xuất dùng do phòng kỹ thuật cao su lập, các xí nghiệp sẽ xin xuất thông qua “Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức”. Phiếu do phòng kinh doanh duyệt cho từng thứ vật liệu, cho từng phân xưởng, xí nghiệp. Nó được dùng để lĩnh vật tư nhiều lần trong tháng và được lập thành 2 liên: +1 liên giao cho đơn vị xin lĩnh +1 liên giao cho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho và ghi số lượng xuất vào cột số lượng (thực tế lĩnh). Cuối tháng hoặc hết hạn mức ghi trên phiếu, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, đối chiếu với thẻ kho, chuyển 1 bản cho phòng kế toán, 1 bản cho phòng kinh doanh. Trong trường hợp chưa hết tháng mà phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đã hết, tại công ty được ghi thêm vào dưới phiếu đó để lĩnh thêm chứ không cần lập phiếu khác. Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch và theo định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm. Hạn mức Số lượng sản phẩm Định mức sử dụng = sản xuất theo x vật tư cho một được duyệt kế hoạch trong tháng đơn vị sản phẩm Số lượng thực xuất trong tháng do thẻ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. Các phiếu xuất kho được tập hợp vào cuối tháng, phân loại theo từng kho, từng đơn vị sử dụng và từng loại chính, phụ. Kế toán nhập các dữ liệu vào máy để in ra “Tập hợp hoá đơn xuất vật liệu”. 2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cao Su Sao Vàng. Kế toán chi tiết tại công ty cao su Sao Vàng được áp dụng theo phương pháp sổ số dư với trình tự như sau: - Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ vật liệu về mặt số lượng Mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho, thủ kho xắp xếp thẻ kho theo từng loại, thứ vật liệu để tiện cho việc ghi chép thẻ kho, kiểm tra, đối chiếu và quản lý. Mỗi thẻ kho được mở trên một tờ hoặc một số tờ tùy thuộc vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi chép trên thẻ kho đó. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho và tính ra số tồn ghi trên thẻ kho. - Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho thu nhận các chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp của chúng rồi phân loại, định khoản cho từng chứng từ, nhập số liệu vào máy, máy vi tính sẽ tính giá cho từng loại vật liệu. Cuối tháng khi nhận thẻ kho của các thủ kho, kế toán lấy số liệu ở cột tồn kho trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư về mặt số lượng. Cột giá trị ở sổ này được tính trên cơ sở số lượng tồn của từng loại và đơn giá. “Sổ số dư” được dùng để theo dõi vật liệu ở từng kho, từng tài khoản cấp 2 về cả số lượng và giá trị. Số thứ tự trên sổ được bắt đầu từ 01 đến hết sổ. Kế toán chi tiết vật liệu tại công ty không sử dụng “ Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn”. Các chứng từ nhập xuất kho được đối chiếu trực tiếp với thẻ kho. Điều này gây khó khăn và làm mất thời gian của công tác kế toán. Đồng thời còn làm việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán trùng lặp. Kế toán vật tư tại công ty lập thẻ kho cho từng loại vật tư cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Thẻ kho được dùng để theo dõi số lượng nhập-xuất-tồn kho của từng thứ vật tư ở từng kho, làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho ghi vào các cột tương ứng trên thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng cuối ngày tính ra số tồn kho.Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp Sổ số dư Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sổ Số DƯ Danh điểm vật liệu Tên vật tư SP HH ĐVT Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng... Tối đa Tối thiể SL T T S L T T S L T T Ngày... tháng... năm … Người lập biểu Kế toán trưởng Đây là loại sổ được tự thiết kế phục vụ cho công tác kế toán nguyên vật liệu. 3- Hạch toán tổng hợp NVL tại công ty cao su Sao Vàng Như chúng ta đã biết hạch toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các TK kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát (theo chỉ tiêu giá trị). Các tài khoản được sử đụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cao su Sao Vàng như sau : TK 152 :“Nguyên vật liệu”: Tài khoản này được chi tiết thành 8 tài khoản cấp hai để tiện cho việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu. Bao gồm: + TK 1521 : Bán thành phẩm + TK 1522 : Nguyên vật liệu chính + TK 1523 : Nguyên vật liệu phụ + TK 1524 : Nhiên liệu + TK 1525 : Phụ tùng thay thế +TK 1526 : Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1527 : Van các loại + TK 1528 : Phế liệu, phế phẩm TK 331 : “Phải trả người bán” TK 111 : “Tiền mặt” TK 112 : “Tiền gửi ngân hàng” TK 621 : “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” TK 627 : “Chi phí sản xuất chung” TK 641 : “Chi phí bán hàng” TK 642 : “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Sơ dồ hạch toán NVL theo hương pháp “Nhật ký - Chứng từ” Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu Tập hợp hoá đơn nhập, trả lại VL Bảng phân bổ nguyên vật liệu Sổ chi tiết TK 331 Thẻ kho Tập hợp hoá đơ._.