Báo cáo Thực tập tại Công ty Ameco

giao dịch và kỷ thuật: Địa chỉ: số 8, cổng 116/31, Phương Liệt, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam Tel: (84) - 4 - 8687104 Fax: (84) - 4 – 8687589 Phòng trưng bày: Địa chỉ: 350, Trần Khát Trân, Hà Nội, Việt Nam Tel: (84) - 4 - 9722760 Fax: (84) - 4 – 9722761 Nghành nghề kinh doanh: Mua bán, kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị tự động hoá, các phụ tùng dụng cụ đo đạc, hàng điện máy, điện lạnh, thiết bị công nghiệp và các loại vật tư phục vụ cho sản xuất công nghiệp. Cung cấp giải pháp: đầy đủ cho công nghệ cao, trang bị hệ thống đồng bộ cho máy tính, sử lý tốc độ các thiệt bị điều khiển Thực hiện các dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì các thiết bị công nghiệp, dụng cụ đo. Thầu khoán láp đặt các thiết bị tự động hoá, các trang bị cơ sở hạ tầng Vốn kinh doanh ban đầu : 5.789.000.000 đồng Trong đó: Vốn chủ sở hữu : 4.426.000.000 đồng Vốn vay : 1.372.000.000 đồng Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty thì phạm vi hoạt động của công ty bao gồm: - Thư nhất: Hợp tác khoa học công nghệ với nước ngoài. Cụ thể là trao đổi, phân phối nghiên cứu đề tài khoa học, công nghệ, chuyển giao tài liệu, kết quả nghiên cứu, trao đổi tư liệu khoa học công nghệ . - Thứ hai: Kinh doanh trong lĩnh vực khoa học công nghệ và kỹ thuật. Cụ thể là nhập khẩu máy móc, thiết bị, dụng cụ vật tư phục vụ cho nghiên cứu khao học và sản xuất. Nhập khẩu phương tiện vận tải và phụ tùng thay thế, xuất nhập khẩu ấn phẩm thông tin khoa học, công nghệ, thiết bị văn phòng, hàng công nghiệp tiêu dùng, dụng cụ cơ khí, hàng may mặc và hàng thủ công mỹ nghệ. - Thứ ba: Dịch vụ và tổ chức sản xuất. Cụ thể là thực hiện các dịch vụ khoa học kỹ thuật, nhận làm đại lí trong việc giới thiệu thiết bị, sản phẩm khoa học công nghệ tại thị trường Việt Nam, thực hiện dịch vụ sở hữu công nghiệp, lắp ráp thiết bị điện tử, hạt nhân, xây lắp các công trình khoa học kỹ thuật, dân dụng và công nghiệp, kiểm định chất lượng sản phẩm bằng kỹ thuật hạt nhân, tư vấn chuyển giao công nghệ cung ứng và hợp tác lao động kỹ thuật theo qui định hiện hành của Nhà Nước. Công ty AMECO là công ty trách nhiệm hữu hạn, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tiền Việt Nam ở ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Hiện nay công ty tập trung đầu tư kinh doanh nhập khẩu các máy móc thiết bị phục vụ cho nghiên cứu khoa học: Máy vi tính, máy in, thiết bị lạnh, thiết bị bảo vệ môi trường, đo lường kiểm nghiệm...Khách hàng của công ty là các tổng công ty, viện nghiên cứu, trường đại học, các công ty trách nhiệm hữu hạn... đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận. Khách hàng của công ty là những nước phát triển, có kỹ thuật, trình độ công nghệ tiên tiến mà sản phẩm nổi tiếng trong khu vực và trên thế giới, điển hình là Nhật, Mỹ và Hàn quốc... Với cơ chế tự hạch toán kinh doanh, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển. Thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu qua các năm (2003 – 2005) Đơn vị: triệu đồng TT Chỉ tiêu cơ bản 2003 2004 2005 1 Nguyên giáTSCĐ 1.945 2.206 2 Giá trị TSLĐ 60.057 66.324 76.272 3 Vốn chủ sở hữu 6.835 6.987 8.035 4 Các khoản phải thu 17.091 28.927 34.353 5 Các khoản phải trả 54.358 60.503 69.578 6 Tổng doanh thu 179.886 104.625 110.500 7 Tổng lợi nhuận 1.692 1.144 1.200 8 Tổng nộp ngân sách 7.952 4.135 5.600 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty AMECO có tất cả hơn 80 cán bộ, công nhân viên. Trong đó số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chiếm 85%, còn lại là ở trình độ trung cấp kỹ thuật. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ khoa học công nghệ và môi trường phê duyệt. giám đốc công ty Các phòng chức năng Hệ thống kinh doanh Phòng Hành Chính Tổ Chức Phòng Kế Hoạch Thị Trường Phòng Tài Chính Kế toán Phòng SHCN & CGCN Trung Tâm ứng Dụng Và Phát Triển nlhn Chi Nhánh Công Ty Tại t.p.hcm Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Trung Tâm Triển Khai Công Nghệ Mới Sơ đồ 1.1. tổ chức quản lý công ty ameco Trung tâm công nghệ thông tin Giám đốc công ty cũng chính là chủ sở hữu công ty bổ. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, điều hành toàn bộ công ty chịu trách nhiệm pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty .Giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của luật doanh nghiệp nhà nước. Giúp việc cho giám đốc là trưởng phòng chức năng và kế toán trưởng . Các trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và trịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của giám đốc. Các trung tâm là các đơn vị hoạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của giám đốc công ty. Cuối mỗi quý, mỗi niên độ kế toán phải tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính gửi công ty theo quy định. Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhưng giữa các phòng đều có liên hệ mật thiết với nhau, thể hiện từ công việc cung cấp thông tin, giao dịch, ký kết hợp đồng đến thanh lý hợp đồng kinh doanh nhập khẩu của công ty. Theo quyết định của giám đốc công ty mỗi phòng có chức năng cụ thể như sau: Phòng hành chính - tổ chức: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ sau: + Quản lý, trình giám đốc giải quyết các tài liệu công văn đi, đến của công ty, quản lý con dấu của công ty. + Quản lý các bộ, quản lý hồ sơ của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. + Quản lý lao động, đôn đốc nhắc nhở các cán bộ, công nhân viên giữ gìn và tôn trọng kỷ luật lao động, an toàn lao động và bảo vệ tài sản của công ty. + Quản lý tài sản của công ty, mua sắm vật tư, đồ dùng và trang thiết bị mới cũng như kiến nghị thanh lý, hoặc thay thế, sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bị cũ hỏng. Phòng kế hoạch thị trường: gồm một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau: + Tổng hợp và xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng quý, hàng năm và kế hoạch 5 năm, lập tiến độ thực hiện kế hoạch, kiểm tra đôn đốc, giúp đỡ các đơn vị thực hiện kế hoạch đã phê duyệt. + Duy trì và phát triển các đầu mối tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động của công ty. + Soạn thảo các văn bản, hồ sơ dự thầu của công ty, hợp đồng khoán gọn cho các đơn vị cơ sở. + Chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc họp liên quan đến công tác xuất nhập khẩu, phát triển và cân đối kế hoạch - thị trường, vốn, tài sản cố định. + Chủ trì nhiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý các hợp đồng với các đơn vị trực thuộc, thực hiện hợp đồng khoán do công ty giao. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên với các nhiệm vụ sau: + Giúp giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại trong toàn công ty theo đúng quy định của pháp luật và của Nhà nước. + Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong phạm vi giấy phép kinh doanh và điều lệ của công ty. Đó là duy trì và không ngừng phát triển, mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước. Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp, hiệu quả và đúng pháp luật kinh doanh xuất nhập khẩu như: Tham gia đàm phán, soạn thảo văn bản giao dịch, hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký kết, xin giấy phép và làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu, theo dõi thanh toán và thanh lý hợp đồng. Thực hiện các dịch vụ khoa học công nghệ ngoài như: Trao đổi thực tập sinh và các chuyên gia khoa học kĩ thuật, trao đổi thông tin và chuyển giao tào liệu khoa học công nghệ. Phòng kế toán: gồm kế toán trưởng và các kế toán viên có nhiệm vụ sau: + Theo dõi, phản ánh tình hình vốn, tài sản hiện có, sự biến động tài sản của công ty. + Cùng với các phòng chức năng khác thực hiện các hợp đồng kinh doanh đã ký kết, giao dịch với ngân hàng, lập quyết toán hợp đồng. + Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu, theo dõi công nợ thanh toán chính xác với khách hàng, ghi nhận đầy đủ các khoản hoa hồng nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. + Tổ chức ghi chép, nhập máy tính, tính toán số liệu chính xác kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc lấy số liệu tổng hợp, chi tiết lên các báo cáo tài chính kế toán, quyết toán, thống kê của công ty. + Hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí phát sinh để xác định kết quả kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Riêng phòng sở hữu và chuyển giao công nghệ mới có danh sách phòng chức năng trong điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ký chứ trên thực tế phòng này chưa hoạt động, nghiên cứu hoàn thành. 1.3. Đặc điểm chế dộ chính, sách chế độ quản lý của công ty: Do đặc thù công ty là công ty xuất nhập khẩu nên chế độ chính sách và chế độ quản lý của công ty AMECO tuân theo các chính sách, luật pháp nuớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và luật pháp Quốc tế. Chế độ chính sách của công ty trước hết phù hợp với giấy phép kinh doanh, điều lệ công ty. Chế độ lao động và đãi ngộ lao động, BHXH tuân theo quy dịnh của nhà nước và Bộ Thương Binh Lao Động Xã Hội. Chế độ quản lý của công ty quy định quyền hạn và trách nhiệm đối với các cấp quản lý của công ty được phân theo hạn nghạch, cấp bậc và phù hợp với luật doanh nghiệp phần 2: thực trạng tổ chức kế toán tại công ty 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Mô hình tổ chức kế toán của công ty AMECO là mô hình nửa tập trung, nửa phân tán. Bộ máy kế toán chịu trách nhiệm về theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty cũng như hướng dẫn kiểm tra công tác Tài chính - Kế toán, kiểm tra, xét duyệt quyết toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên, tổng hợp vào báo cáo chung toàn công ty. Công ty hiện có 4 đơn vị trực thuộc là: Trung tâm ứng dụng và phát triển năng lượng hạt nhân, trung tâm triển khai công nghệ mới, trung tâm công nghệ thông tin và chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. 2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán của công ty hiện có ba người, mỗi người được phân công, phụ trách những phần việc riêng. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Được thể hiện theo sơ đồ: Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại AMECO Kế toán Trưởng Kế toán Tiền mặt, Công nợ và Tài Sản Cố định Kế toán Tiền Gửi Ngân Hàng, Tiền lương và Chi phí Kế toán các đơn vị Trực thuộc 2.1.2. Đặc điểm tổ chức lao động kế toán: Sự phân công lao động kế toán chưa rõ rệt các kế toán phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán, và khối lượng công việc lớn: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quản lý kinh tế công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt báo cáo của đơn vị trực thuộc, tổng hợp lên báo cáo tài chính của công ty. Kế toán tiền mặt, công nợ, tài sản cố định, chịu trách nhiệm: - Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định. - Lập phiếu thu, phiếu chi, thường xuyên đối chiếu tình hình tình hình tiền mặt với thủ quỹ, cùng thủ quỹ chuyển tiền tới ngân hàng. - Theo dõi tình hình nhập hàng, xuất bán hàng nhập, thanh toán công nợ với khách hàng, lập quyết toán các hợp đồng nội trình kế toán trưởng, gửi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, trình giám đốc phê duyệt. Kế toán tiền lương, chi phí và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm: - Trên cơ sở bảng chấm công của phòng hành chính-tổ chức, kế toán tính ra tiền lương, tiền thưởng trong tháng và tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo đúng tỷ lệ quy định. - Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty. - Thường xuyên cập nhật vào máy các khoản gửi vào, rút ra, phí ngân hàng, lãi suất được nhận, tính ra số dư cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại tiền. Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lượng công việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên. Bộ phận kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kế toán vật tư, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báo cáo tài chính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xét duyệt và tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trưởng. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam đã được đăng ký với nhà nước, đó là hệ thống các chuẩn mực, chính sách theo quy định của nhà nước Việt Nam. Công ty ap dụng các loại chứng từ, sổ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo được ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ-CĐ kế toán ngày 01/1995 của bộ trưởng Bộ Tài Chính. 2.2.1. Vận dụng chế độ tài khoản: Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, AMECO sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - TK 111 : Tiền mặt - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng TK 1121: Tiền Việt Nam TK 1122: Tiền ngoại tệ - TK 1388 : Phải thu khác - TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. - TK 151 : Hàng mua đang trên đường - TK 156 : Hàng hoá - TK 331 : Phải trả người bán TK 3311: Phải trả cho người bán TK 3312: Trả trước cho người bán - TK 144 : Ký quĩ - TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 33311: Thuế GTGGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ. TK 33312: Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá nhập khẩu. TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt. TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu . TK 33332: Thuế nhập khẩu - TK 413 : Chênh lệch tỷ giá - TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 632 : Giá vốn hàng bán - TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính - TK 635 : Chi phí hoạt động tài chính - TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh 2.2.2 Vận dụng chế độ chứng từ: Công ty áp dụng các loại chứng từ được ban hành theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài Chính. Công ty thường dùng các loại chứng từ : Đối với ngân hàng: Uỷ Nhiệm Chi Đối với khách hàng: Phiếu Thu, Phiếu Chi, Hoá Đơn GTGT Đối với nội bộ: Giấy Đề Nghị Tạm ứng, Giấy Thanh Toán Tạm ứng 2.2.3. Vận dụng chế độ sổ kế toán: Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với qui mô hoạt động kinh doanh của công ty. Xuất phát từ yêu cầu đó công ty AMECO đã vận dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Bộ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây Dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lí số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty AMECO: Chứng từ gốc (hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thuế, giấy báo có, giấy báo nợ) Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy vi tính Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 111, 112, 156, 511, 632… Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ Các báo cáo tài chính 2.2.4. Vận dụng chế độ báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính của công ty áp dụng theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính. Bao gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh. Mẫu số: B02- DN - Bảng cân đối kế toán. Mẫu số: B01- DN - Thuyết minh báo cáo tào chính. Mẫu số: B09- DN - Lưu chuyển tiền tệ. Mẫu số: B03- DN Các báo cáo tài chính của công ty được lập vào cuối năm tài chính được sử dụng trong nội bộ công ty và nộp cho cục thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh. 2.3. Tổ chức công tác kế toán trong phần hành nhập khẩu hàng hoá. Kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty AMECO được thực hiện theo cả hai hình thức: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. 2.3.1. Nhập khẩu trực tiếp (NKTT): Thực chất của hoạt động NKTT là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán (hợp đồng nội). Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nước, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trường nước ngoài, công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Hoạt động nhập khẩu của công ty diễn ra thường xuyên và là hoạt động mạnh nhất của công ty hiện nay. Quá trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 2.3: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT). Phòng kinh doanh XNK Giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán Tiến hành giao hàng Ngân hàng bên bán, công ty Ngân hàng Kế toán trưởng (1) (2) (3) (7) (4) (6) (5) Chú thích: (1): Ký hợp đồng nội, lập phương án kinh doanh. (2): Xem xét giá cả, chi phí liên quan. (3): Duyệt phương án. (4): Ký hợp đồng ngoại. (5): Chỉ đạo mở L/C. (6): Mở L/C, gửi cho mỗi bên một bản. (7): Nhận L/C,nếu chấp nhận. Ngay sau khi giao hàng, bên bán gửi cho công ty một bộ chứng từ, thông thường bộ chứng từ này bao gồm: - Hoá đơn thương mại (Commecial invoice) - Vận đơn (Bill of lading) - Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantily, weight) Bộ chứng từ này được qui định rõ về số lượng, chủng loại trong L/C. Công ty xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời chấp nhận uỷ quyền cho công ty đi lấy hàng. Khi nhận được giấy báo hàng về, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng, xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hải quan, thuế… Các chứng từ trong khâu này bao gồm: + Bảng kê tính thuế. + Biên bản giám định của hải quan. + Các chứng từ về phí vận chuyển bốc dỡ… Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng nhập khẩu. Giá mua hàng nhập khẩu ở công ty phần lớn là giá CIF. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp công ty mua theo giá FOB. Khi nhập khẩu, công ty sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ thực tế do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm mở L/C. Đồng thời ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thời điểm khách hàng ứng trước tiền nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh tỷ giá. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được công ty tiến hành như sau: * Nếu thanh toán bằng L/C: - Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàngkế toán ghi bút toán: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 1122 Có TK 1111, 1121. - Khi chuyển tiền ký quĩ mở L/C, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàngngoại thương Nợ TK 144 Có TK 1122. - Nếu ký quĩ toàn bộ giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 151 Có TK 144. - Nếu ký quĩ theo tỷ lệ % đối với giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 151 : Tổng giá trị hợp đồng Có TK 144 : Phần ký quĩ Có TK 3311: Phần còn nợ lại chưa trả. Hoặc: Có TK 1122: Phần trả nốt bằng TGNH. - Khi thanh toán tiền hàng, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 3311 : Tỷ giá ghi nhận nợ. Nợ/Có TK 413 : Phần chênh lệch Có TK 1122 :Tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. * Nếu thanh toán bằng phương thức T/T: công ty thường trả toàn bộ giá trị hợp đồng trước khi nhận hàng. - Khi chuyển tiền cho người bán, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 151 Có TK 1122. - Hàng về đã làm xong thủ tục hải quan, căn cứ tờ khai hải quan kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 1561 Có TK 151. - Nếu mua theo giá FOB, căn cứ vào phiếu chi, kế toán phản ánh cước I & F phải trả: Nợ TK1561 Có TK 1111,1121. - Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế cơ quan Hải quan sử dụng để tính thuế. Nợ TK 33332 Nợ TK 33312 Có TK 1121. - Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 111,112,3311. - Căn cứ vào phiếu chi kế toán phản ánh phí ngân hàng phải trả: Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 111,112. - Căn cứ tờ khai hải quan, hợp đồng nội, ngoại, kế toán phản ánh giá vốn hàng nhập khẩu: Nợ TK 632 Có TK 1561. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. 111,112 (1) (2a) 144 151 1561 632 (2b1) 3311 (2b2) (2b) (3a) (7) (2b) (2c) (3b) 33332 (5a) (4a) 33312 1331 (5b) (4b) 641 (6c) (6a) 642 (6b) (6) Chú thích: (1) : Ký quĩ mở L/C. (2a) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ 100% giá trị L/C). (2b) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ theo tỷ lệ % giá trị L/C). (2b1): Phần ký quĩ tỷ lệ % giá trị L/C. (2b2): Phần còn lại phải trả. (2c) : Chuyển tiền mua hàng (theo phương thức T/T). (3a) : Hàng nhập khẩu sau khi làm thủ tục hải quan. (3b) : Cước I & F (nếu mua theo giá FOB). (4a) : Tính thuế nhập khẩu. (4b) : Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ. (5a) : Nộp thuế nhập khẩu. (5b) : Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu. (6) : Các chi phí nhập khẩu phát sinh: (6a) : Chi phí vận chuyển,bốc dỡ hàng nhập khẩu. (6b) : Phí giao dịch mở L/C. (6c) : Thuế GTGT được khấu trừ. (7) : Xác định giá vốn. Ví dụ: Công ty nhập khẩu thiết bị thí nghiệm của công ty SCHMIDT. - Ngày 23/10/2004, công ty ký hợp đồng ngoại thương với công ty SCHMIDT để nhập khẩu thiết bị thí nghiệm. Tổng giá trị hợp đồng là 149.000 DEM theo giá CIF Nội Bài. - Ngày 24/10/2004, công ty nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương về việc bán cho công ty 149.000 DEM bằng chuyển khoản tiền Việt Nam của công ty. Tỷ giá bán thực tế : 1DEM = 7065 VNĐ. - Ngày 25/10/2004, công ty mở L/C bằng số ngoại tệ mới mua, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thuơng. Tỷ giá thực tế: 1DEM = 7065 VNĐ. - Ngày 19/12/2004, công ty nhận được bbộ chứng từ do bên bán gửi. Sau khi kiểm tra, yêu cầu ngân hàng ngoại thương thanh toán tiền. - Ngày 05/1/2005, Công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên bán. - Ngày 10/1/2005, công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu, đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của hải quan trong đó thuế suất VAT = 5%, được miễn thuế nhập khẩu. Tỷ giá thực tế tính thuế: 1DEM = 7084 VNĐ. Chi phí bốc dỡ, vận chuyển đã trả bằng tiền mặt (có cả thuế VAT) = 825.000 VNĐ. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: (đơn vị: đồng). - Ngày 24/10/2004: Nợ TK 1122 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. - Ngày 25/10/2004: Nợ TK 144 : 1.052.685.000. Có TK 1122 : 1.052.685.000. - Ngày 05/1/2005 : Nợ TK 151 : 1.052.685.000. Có TK 144 : 1.052.685.000. - Ngày 10/1/2005 : Nợ TK 1561 : 1.052.685.000. Có TK 151 : 1.052.685.000. Nợ TK 33312 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Nợ TK 133 : 52.776.000. Có TK 33312: 52.776.000. Nợ TK 641 : 750.000. Nợ TK 133 : 75.000. Có TK 1111 : 825.000. Nợ TK 632 : 1.052.685.000. Có TK 1561 : 1.052.685.000. 2.3.2 Nhập khẩu uỷ thác: Quá trình thực hiện nhập khẩu uỷ thác: Do có giấy phép nhập khẩu nên công ty thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. Khi một công ty có nhu cầu nhận khẩu uỷ thác, EMECO sẽ ký với công ty này một hợp đồng uỷ thác trong đó nêu rõ tên hàng, đơn giá, quy cách, số lương, xuất xứ, địa điểm giao hàng, trách nhiệm mỗi bên, phương thức thanh toán, tỷ lệ hoa hồng… Quá trình nhập khẩu tiếp theo, công ty thực hiện giống như nhập khẩu trực tiếp, chỉ khác là khi ký quĩ để mở L/C, công ty chịu trách nhiệm thanh toán giá trị L/C song thực tế là yêu cầu bên giao uỷ thác phải thanh toán giá trị L/C này. Khi bên bán gửi bộ chứng từ hàng hóa sang, công ty sẽ chuyển bản sao bộ chứng từ đó cho bên uỷ thác. Bên giao uỷ thác phải chuyển tiền vào tài khoản của công ty ngay sau khi nhận được bản sao bộ chứng từ giao hàng để chi trả nhà xuất khẩu. Khi hàng về, công ty sẽ báo cho bên giao uỷ thác đến làm thủ tục nhận hàng ngay tại cảng hoặc chuyển về kho tuỳ theo thoả thuận của hai bên trong hợp đồng. Quá trình luân chuyển chứng từ và các chứng từ liên quan cũng tương tự như hình thức nhập khẩu trực tiếp. Chỉ khác một số chứng từ như: nhập khẩu uỷ thác không có phương án kinh doanh, không có hợp đồng mua bán trong nước mà có hợp đồng uỷ thác. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: Trình tự hạch toán - Khi đơn vị uỷ thác chuyển tiền để mở L/C, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 111,112 Có TK 3388. - Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 1122 Có TK 111,112 - Khi mở L/C thanh toán, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ gi017á mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 144 Có TK 1122. - Khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty gửi bản sao bộ chứng từ cho bên giao uỷ thác để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán, kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 3388 :Tổng giá trị hàng nhập khẩu Có TK 1122 : Phần còn lại đã trả. Có TK 144 : Phần đã ký quĩ. - Khi hàng về đến cửa khẩu, công ty không nhập kho mà tiến hành giao thẳng cho khách hàng. Công ty nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu. Nợ TK 3388 : Thuế nhập khẩu. Nợ TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Có TK 1121 : Tổng số thuế cơ quan HQ tính. - Khi giao hàng cho bên uỷ thác, căn cứ vào hoá đơn: Nợ TK 3388 : Tổng số nợ phải thu Có TK 511 : Hoa hồng uỷ thác Có TK 33311: VAT của hoa hồng uỷ thác. - Bù trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp hộ: Nợ TK 3388 Có TK 33311. - Cuối tháng tính VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ: Nợ TK 1331 Có TK 33312. - Khấu trừ VAT cuối tháng: Nợ TK 33311 Có TK 1331. - Cuối kỳ quyết toán nếu số phát sinh bên nợ của tài khoản 3388 lớn hơn số phát sinh bên có thì kết chuyển phần chênh lệch sang tài khoản1388: Nợ TK 1388 Có TK 3388. Nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác được thể hiện qua sơ đồ sau: 111,112 3388 111,112 144 (3b) (3a) (1) (2) 5113 (4a) 33312 1331 (3c) (5) 33311 (4b) (4c) 1388 (6) Cuối kỳ dư nợ Sơ đồ 2.5: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác. Chú thích: (1) : Khách hàng nộp tiền. (2) : Ký quĩ mở L/C. (3a) : Thanh toán tiền hàng và thuế nhập khẩu. (3b) : Thanh toán tiền hàng trừ vào số tiền ký quĩ. (3c) : Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu. (4a) : Hoa hồng uỷ thác. (4b) : Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng uỷ thác. (4c) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ phải thu. (5) : Khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu. (6) : Cuối kì, khách hàng còn nợ. Ví dụ: - Ngày 5/1/2005, Công ty ký hợp đồng với công ty xây dựng Lũng Lô nhận uỷ thác nhập khẩu 2000 chiếc rồng đá GABION bọc nhựa PVC. Tổng trị giá hợp đồng là 60.000 USD theo giá CIF Hải Phòng. - Ngày 6/1/2005, Công ty xây dựng Lũng Lô chuyển 20% tổng trị giá hợp đồng tương đương với 12.000 USD vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty để công ty tiến hành mở L/C. Tỷ giá thực tế lúc chuyển tiền: 1 USD =15.526. - Ngày 8/1/2005, Công ty làm thủ tục ký quĩ mở L/C với mức 20% tổng trị giá hợp đồng, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương.Tỷ giá thực tế: 1 USD = 15.526. - Ngày19/1/2005, sau khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty đã gửi bản sao bộ chứng từ giao hàng cho công ty xây dựng Lũng Lô để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán. Tỷ giá thực tế: 1 USD = 15.545 - Ngày 22/1/2005, Công ty chuyển tiền thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. - Ngày 7/2/2005, Công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của cơ quan hải quan trong đó thuế suất VAT = 10%, thuế nhập khẩu 30%. Tỷ giá thực tế tính thuế : 1 USD = 15 552. Công ty tiến hành giao hàng thẳng về kho của công ty xây dựng Lũng Lô. Phí uỷ thác và thuế VAT phí uỷ thác là 1% trên tổng trị giá hợp đồng. Phí ngân hàng là 0,08% (gồm cả VAT) tổng trị giá hợp đồng. Tỷ giá thực tế: 1 USD = 15.552. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: - Ngày 6/1/2005: Nợ TK 1121 : 12.000 * 15.526 = 186.312.000. Có TK 3388: 12.000 * 15.526 = 186.312.000. - Ngày 8/1/2005: Nợ TK 144 : 12.000 * 15.526 = 186.312.000. Có TK 1122: 12.000 * 15.526 = 186.312.000. - Ngày 19/1/2005: Nợ TK 1121 : 48.000 * 15.545 = 746.160.000. Có TK 3388: 48.000 * 15.545 = 746.160.000. Nợ TK 1122 : 48.000 * 15.545 = 746.160.000. Có TK 1121: 48.000 * 15.545 = 746.160.000. - Ngày 22/1/2005: Nợ TK 3388 : 932.472.000. Có TK 144 : 186.312.000. Có TK 1122: 48.000 * 15.545 = 746.160.000. - Ngày 7/2/2005: Nợ TK 3388 : 30% * 60.000 * 15.552 =279.936.000. Nợ TK33312: 10% * 60.000 * 15.552 = 93.312.000. Có TK 1121: 373.248.000. Nợ TK 3388: 1,08% * 60.000 * 15.552 =10.077. 696. Có TK 5113 : 9.069.926,4. Có TK 33311: 1.007.769,6. Nợ TK 3388 : 1.007.769,6. Có TK 33311: 1.007.769,6. Nợ TK 1331 : 93.312.000. Có TK 33312: 93.312.000. 2.3.3. Sổ sách kế toán: Hàng ngày căn cứ vào hợp đồng ngoại và tờ khai hải quan, kế toán phân loại và tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hoá (Biểu 1). Biểu 1 Sổ chi tiết hàng hoá Tên hàng: Máy đo định h._.