Báo cáo Thực tập Kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị

ường đang cần gì? để đáp ứng kịp thời với mục đích cuối cùng là tái sản xuất và sản xuất cái mới tạo ra nhiều sản phẩm có giá trị cao, và giá thành đảm bảo thu được lợi nhuận tối đa. Muốn vậy doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt mọi yếu tố liên quan đến sản xuất để tạo ra sản phẩm từ hoạt đ thu mua NVL ban đầu cho đến khi hoàn thành sản phẩm chi phí về NVL phù hợp mà chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo. Vì NVL là đối tượng lao động, yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, nó là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành lên sản phẩm mới. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc phần lớn vào NVL dùng để sản xuất ra sản phẩm đó. Do đó việc ghi chép phản ánh tình hình thu mua, nhập khẩu và dự trữ NVL giữ một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin đề ra các biện pháp quản lý NVL phải nghiêm túc, đúng đắn. Trước thực tế đó nhà máy Bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị luôn coi trọng công tác hạch toán kế toán là khâu quan trọng hàng đầu trong toàn bộ hạch toán của nhà máy từ khi còn bao cấp. Đặc biệt khi chuyển sang cơ chế thị trường, hạch toán kế toán được mua bán chủ yếu trên thị trường với giá cả thoả thuận chịu sự tác động của các quy luật kinh tế như quy luật cung cầu, cạnh tranh, giá trị… Vì thế hạch toán kế toán được coi là yếu tố cơ bản để giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Trong đó công tác kế toán NVL là trọng tâm. Nhà máy luôn tìm ra các biện pháp để hạch toán NVL cho phù hợp. Là một học sinh với kiến thức đã được học ở nhà trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế tại nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, trước tính cấp bách của vấn đề em xin góp một phần nhỏ bé của mình để hoàn thiện công tác kế toán NVL ở nhà máy. Chuyên đề tốt nghiệp này được xây dựng bởi sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo và các cán bộ quản lý của nhà máy. Song do trình độ và thời gian tiếp cận của em còn hạn chế cho nên chuyên đề tốt nghiệp không tránh khỏi những thiết sót. Em mong muốn được thu thập nhiều ý kiến đóng góp để chuyên đề của mình được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I: Lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu I. Đặc điểm tình hình chung của Nhà máy bánh kẹo cao cấp hữu nghị 1. Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Tên giao dịch: Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Tên giao dịch quốc tế: Frienship Confectionery Trụ sở chính: Phường Phương Liệt - quận Thanh Xuân - Hà Nội Tel: 04 8643362/ 04.8646669 Fax: 84-04-8642579 Website: http//www.huunghi.com.Việt Nam a) Quá trình hình thành Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty thực phẩm miền Bắc. Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của công ty thực phẩm miền Bắc. Công ty thực phẩm miền Bắc được thành lập theo quyết định số 699TM-TCCP ngày 13/08/1997 của Bộ Thương mại. Sau khi mới thành lập mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng để vượt qua khó khăn trước mắt và tìm ra hướng đi lâu dài ban giám đốc công ty đã mạnh dạn xin đầu tư dây chuyền sản xuất bánh cookies của Cộng hoà Liên bang Đức với công suất bánh 10 tấn trên một ngày. Đây là một dây truyền tiên tiến và trang thiết bị hiện đại với lò nướng được điều khiển bằng gia tự động. Sau một thời gian lắp đặt và chạy thử nhà máy đã chính thức đi vào hoạt theo quyết định số 1260 ngày 8/12/1997 do Tổng giám đốc Công ty thực phẩm miền Bắc ký với tên gọi "Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu nghị" thực hiện mục tiêu sản xuất các loại bánh kẹo, lương khô, kem xốp… và các loại sản phẩm khác mang tên Hữu Nghị. b. Quá trình phát triển Mặc dù thời gian đi vào hoạt động không dài nhưng với dây truyền sản xuất hiện đại nhà máy đã cho ra những sản phẩm có giá trị mẫu mã đẹp và đa dạng giá cả phù hợp với thị hiếu của khách hàng. Bên cạnh đó nhà máy còn được công ty đầu tư mạnh cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng, thiết bị công nghệ. Trong đó nhà máy được công ty đầu tư 4 trực lăn mới của Italia có thể tạo hình nhiều loại bánh kẹo hoa văn, nhiều loại bánh khác nhau làm cơ sở để thiết kế nhiều loại sản phẩm nhằm phát huy hết công suất thiết kế của nhà máy nhằm mục tiêu hạ giá thành sản phẩm. Ngoài ra nhà máy còn được công ty đầu tư các dây truyền sản xuất bánh kem xốp và sản phẩm khác đáp ứng nhu cầu của thị trường. Cùng với việc thực hiện mới về pháp lệnh hàng hoá nhãn hiệu việc áp dụng các luật thuế mới đã tạo ra thế cạnh tranh bình đẳng hơn giữa các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo. Điều này đã giúp nhà máy yên tâm đi vào sản xuất tạo điều kiện cho nhà máy phát triển vững mạnh. Về quy mô nhà máy: Với một vị thế tốt cho đến nay nhà máy đã phát triển thêm các loại sản phẩm mới như bánh trứng vani, bánh hương cốm, bánh lúc ky… Mặt khác được sự quan tâm của công ty đến nay nhà máy đã có tổng khối lượng kho với diện tích chứa hàng lên tới 600m2 đã được sử dụng tạo điều kiện cho nhà máy trong quá trình sản xuất đặc biệt là trong mùa vụ cao điểm và diện tích đường bê tông vào nhà máy là 2000m2. Về mẫu mã sản phẩm: Tính cho đến nay Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã có hàng trăm loại sản phẩm với mẫu mã đẹp mà khách hàng ưa chuộng. Về đội ngũ kỹ thuật viên: Hiện nay nhà máy có đội ngũ kỹ thuật viên trẻ khoẻ lành nghề để làm chủ được dây truyền công nghệ sản xuất tiên tiến hiện đại được đào tạo kỹ thuật bởi các chuyên gia cấp thế giới. Về đội ngũ công nhân: Hiện nay cán bộ công nhân viên nhà máy lên đến 1100 người, trong đó lao động nữ chiếm 70% lao động, nam chiếm 30%, lao động thường xuyên là 620, lao động thời vụ khoảng 480 người. Về quan hệ với các bạn hàng: Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị quan hệ với các bạn hàng trên khắp cả nước và một số bạn hàng nước ngoài như: Hà Lan, Singapore, Nga, Pháp, Nhật, úc… và các bạn hàng có tên tuổi trên thế giới. Về tốc độ tăng trưởng: Năm 2001 tăng 1110 tấn sản phẩm Năm 2002 tăng 2000 tấn sản phẩm Năm 2003 tăng 3660 tấn sản phẩm Năm 2004 tăng 4000 sản phẩm Dự kiến năm 2005 tăng 4500 tấn sản phẩm Về vốn của Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị năm 2004 khoảng 62.506.000.000 đồng trong đó vốn lưu động khoảng 4.321.000.000, vốn cố định là 58.185.000.000 đồng. Về mục tiêu lâu dài của nhà máy: Phương châm của nhà máy là làm thoả mãn nhu cầu của khách hàng, luôn đạt chất lượng lên hàng đầu và duy trì tốt điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm sao cho có hiệu quả tốt nhất đối với nhà máy đã đạt được những ưu thế. Với khoảng thời gian không dài nhà máy đã đạt được những ưu thế thuận lợi như hiện nay với những tên tuổi và thế mạnh đó chắc chắn nhà máy còn vượt xa hơn nữa để hội nhập nền kinh tế trong cơ chế thị trường mở cửa. Hiện nay nhà máy có hơn 20 chi nhánh và đại lý trên toàn quốc. Sản phẩm của nhà máy đang dần dần chiếm lĩnh thị trường và được khách hàng yêu thích. Một số chỉ tiêu đánh giá của nhà máy trong năm 2003-2004 Chỉ tiêu ĐVT Năm 2003 Năm 2004 Doanh thu triệu đồng 5500 70.000 Lợi nhuận triệu đồng 700 920 Sản lượng triệu đồng 2000 3110 Thu nhập bình quân 1 tháng/người 1000đ/người 850 900 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Để sản xuất tốt hoạt động sản xuất kinh doanh thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh đều đặn phát triển. Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị đã tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất của nhà máy. Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Nhà máy Giám đốc nhà máy PGĐ Kỹ thuật PGĐ Kinh doanh Phòng Thị trường Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Tài chính kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng KCS Phòng Tổ chức hành chính Phân xưởng bánh quy Phân xưởng Kẹo Phân xưởng Kem xốp Phân xưởng Lương khô Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận. + Đứng đầu là giám đốc nhà máy: là người chịu trách nhiệm trực nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về mọi hành vi pháp nhân cùng kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy. Tổ chức thực hiện các phương án sản xuất, phải thực hiện các mục tiêu hàng năm do ban giám đốc công ty giao cho. Giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc và các phòng ban. + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: là người chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác quản lý và trách nhiệm về tình hình tiêu thụ sản phẩm cùng toàn bộ công tác sản xuất kinh doanh của nhà máy. + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: là người trực tiếp phụ trách công tác kỹ thuật sản xuất của nhà máy, chỉ đạo sản xuất và an toàn lao động phụ trách công tác kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm vật tư hàng hoá nhập kho. + Phòng tài chính kế toán: trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ của nhà nước quy định, tham mưu cho giám đốc về các chế độ kế toán của nhà nước hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác trung thực kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản vật tư, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Quản lý tài chính của nhà máy, tính toán trích nộp đầy đủ đúng thời hạn các khoản phải nộp ngân sách nhà nước nộp cấp trên và trích lập các qũy để tại nhà máy. + Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm với giám đốc về kết quả sản xuất kỹ thuật công nghệ của nhà máy, hướng dẫn thực hiện hoạt động của các khâu theo quy định của ISO9002 cùng cộng tác với các phòng khác để lập kế hoạch sản xuất. Thường xuyên kiểm tra theo dõi chất lượng sản phẩm trên dây truyền sản xuất. + Phòng tổ chức hành chính: Phụ trách chung về nhân lực xây dựng mức đơn giá tiền lương, theo dõi quá trình thực hiện định mức kinh tế kế hoạch kỹ thuật. Căn cứ vào yêu cầu phát triển của sản xuất và định hướng phát triển mở rộng của nhà máy để lên kế hoạch đào tạo mới đào tạo lại cán bộ đã có thời gian công tác tại nhà máy ít nhất từ 5 đ10 năm. Đào tạo mới công nhân có kỹ thuật lành nghề có năng lực, đạo đức phẩm chất tốt gắn bó với nhà máy. Quản lý nhân sự con dấu và giấy giới thiệu của nhà máy tham mưu giúp giám đốc soạn thảo các nội dung quy chế hoạt động, quy chế thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật của nhà máy. + Phòng thị trường: Làm nhiệm vụ nghiệm thu và giao hàng hoá thành phẩm cho khách hàng cung cấp đúng chủng loại, quy cách sản phẩm mà khách hàng yêu cầu đảm bảo cho quá trình bán hàng của nhà máy được thuận lợi… + Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra giám sát mọi hoạt động của quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm hh sản xuất ra đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật đã quy định. + Phòng Kế hoạch vật tư: Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch tác hợp, kế hoạch giá thành, điều độ sản xuất hàng ngày cung ứng NVL kịp thời, tiêu thụ sản phẩm. 3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Sản phẩm chính của nhà máy hiện nay đang chiếm lĩnh trên thị trường và được khách hàng ưa chuộng: bánh quy, bánh kem xốp, bánh lương khô… Do thành phần cấu tạo nên nhóm sản phẩm khác nhau. Các loại sản phẩm này được sản xuất trên các dây truyền công nghệ tại 3 phân xưởng chính: Phân xưởng bánh lương khô, phân xưởng kem xốp, phân xưởng bánh quy. Quy trình công nghệ sản xuất được tổ chức theo kiểu chế biến liên tục khép kín không gián đoạn về mặt thời gian kỹ thuật. Mỗi loại sản phẩm ở các phân xưởng được sản xuất theo các công đoạn khác nhau với nhiều thao tác cụ thể được phân chia tỉ mỉ để thuận lợi cho việc xác lập định mức công việc và định mức lao động cho mỗi loại sản phẩm cụ thể: - Dây truyền sản xuất bánh quy: chuyên sản xuất các loại bánh quy như: bánh hương cốm, bánh hương thảo, bánh vani trứng, bánh kẹp kem… - Dây truyền sản xuất bánh kem xốp: kem xốp phủ Socola, kem xốp hộp, kem xốp thỏi… - Dây truyền sản xuất bánh lương khô: sản xuất các loại bánh lương khô: Lương khô ca cao, lương khô dinh dưỡng, lương khô tổng hợp, lương khô đậu xanh… Trong các dây truyền công nghệ sản xuất này từ công đoạn NVL đưa vào đến khi thành sản phẩm là một quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Chất lượng của các sản phẩm này phụ thuộc chủ yếu vào NVL đầu vào. Có thể khái quát một số quy trình công nghệ của Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị như sau: Hoạt động sản xuất tại phân xưởng bánh quy Sơ đồ quy trình công nghệ Nguyên liệu Kiểm tra Nhào trộn Tạo hình Nướng bánh Làm nguội Kiểm tra Xếp khay Đóng gói In date Đóng thùng Kiểm tra Lưu kho bảo quản Kiểm tra Phết kem Đánh kem Sản xuất lương khô Hoạt động sản xuất tại phân xưởng bánh kem xốp Sơ đồ quy trình công nghệ Nguyên liệu Kiểm tra Trả lại kho Trộn bột Nướng bánh Phết kem Kiểm tra KCS Làm lạnh Tạo hình Kiểm tra Đóng gói Lưu kho bảo quản - Nguyên vật liệu dùng để sản xuất kem xốp gồm: Bột mì, đường, bơ, sữa bột, hương liệu, dầu thực vật, phẩm màu… - Nguyên vật liệu để sản xuất bánh quy: Nguyên vật liệu chính, bột mì, đường, dầu thực vật. Nguyên vật liệu phụ: sữa bột, bơ, xiro, lecithin, trứng muối, chất làm nổ, bao bì, thùng carton, hương liệu, phẩm màu… Hoạt động sản xuất tại phân xưởng lương khô Sơ đồ quy trình công nghệ NVL đầu vào NVL đầu vào Nghiền Kiểm tra Phối trộn Đóng thùng ép bánh Xếp thùng Kiểm tra Kiểm tra Bán thành phẩm Gói giấy Bao gói Nguyên liệu dùng để sản xuất lương khô gồm: Bột ngô, đường, bơ, sữa bột, hương liệu, dầu thực vật, phẩm màu… Dựa vào đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm mà đòi hỏi nhà máy phải có biện pháp tổ chức hợp lý cũng như chặt chẽ quá trình sản xuất để giảm tối đa chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Thu được lợi nhuận tối đa. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại nhà máy a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị trực thuộc Công ty thực phẩm miền Bắc do Bộ Thương mại quản lý do vậy nhà máy đã hạch toán phụ thuộc. Tất cả các chi phí sản xuất do nhà máy hạch toán tự chi sau đó báo nợ qua tài khoản 136.8 (phải thu nội bộ khác). Lợi nhuận của nhà máy thu được phải nộp về công ty. Bộ phận kế toán của nhà máy được tổ chức theo hình thức tập trung, có liên quan trực tiếp đến bộ phận quản lý. Toàn bộ công tác kế toán của nhà máy được tập trung tại phòng kế toán. b. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán Phòng Tài chính kế toán góp phần vào việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, chịu trách nhiệm trước công ty về hoạt động kế toán tài chính, cung cấp thông tin về con số chính xác cho ban giám đốc cùng các bộ phận chức năng của công ty để đề ra kế hoạch thực hiện các sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng Tài chính kế toán thực hiện công tác thống kê kế toán về số liệu tài chính trong các hoạt động sản xuất và quản lý của nhà máy theo hướng dẫn cụ thể của công ty ban hành. Tổ chức ghi chép sổ sách chứng từ, phản ánh kịp thời chính xác trung thực và đầy đủ diễn biến hàng ngày về hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy. Báo cáo Ban giám đốc nhà máy và công ty theo chỉ tiêu trong thống kê sản xuất tính toán và trích nộp đầy đủ kịp thời các khoản phải nộp NSNN và các khoản khác thanh toán đúng hạn các khoản nợ sau khi báo cáo phòng Tài chính kế toán của công ty và được giám đốc công ty uỷ quyền. Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu chứng từ, tiền mặt… thuộc lĩnh vực mà phòng quản lý, giữ gìn bí mật số liệu, tài liệu kế toán theo quy định của công ty và trước pháp luật của Nhà nước. Quản lý và sử dụng tốt đội ngũ công nhân trong phòng tổ chức, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên văn phòng. Phòng Tài chính kế toán có quyền yêu cầu các đơn vị thành viên của nhà máy cung cấp thông số, số liệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành sản xuất của nhà máy theo chức năng của phòng. Xác định việc hoàn thành hoặc không hoàn thành kế hoạch của đơn vị trực thuộc nhà máy. Định kỳ hoặc trong thời điểm cần thiết kế toán có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ các thông tin hữu ích thông qua các báo cáo kinh tế tài chính của đơn vị cho các cơ quan có liên quan. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán nhà máy Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Phó phòng kế toán Bộ phận kế toán theo dõi sản xuất Bộ phận kế toán bán hàng Kế toán theo dõi hàng mua công cụ chi phí thống kê Kế toán kho nguyên liệu, bao bì, thành phẩm Kế toán theo dõi thành phẩm Kế toán theo dõi quỹ bán hàng Thủ quỹ Phòng Tài chính kế toán nhà máy gồm 12 người. Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tiếp đó là 2 phó phòng và các nhân viên kế toán, thủ quỹ. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ của kế toán, căn cứ vào yêu cầu quản lý trình độ quản lý, trình độ hạch toán của nhà máy. - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc nhà máy và công ty về mọi mặt hoạt động của phòng. - Các phó phòng: Cùng với trưởng phòng phụ trách điều hành nhân viên trong bộ phận kế toán theo dõi sản xuất, hoạch định kế hoạch công tác hướng dẫn cho từng phần việc của nhân viên trong tuần, tháng, quý… và cùng với kế toán trưởng phụ trách điều hành nhân viên trong bộ phận kế toán bán hàng. - Kế toán theo dõi hàng mua công cụ, chi phí, thống kê, căn cứ vào hoá đơn mua hàng để kiểm tra tính hợp pháp hợp lý đối với NVL, CCDC, thiết bị phụ tùng thay thế… Căn cứ vào lệnh nhập, xuất kho vật tư, NVL, CCDC đã được lãnh đạo phê duyệt để viết phiếu nhập, phiếu xuất, đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kiểm tra tính chính xác, trung thực đối với thủ kho mặt khác luôn đảm bảo hàng nhập trước xuất trước và xuất mới thu chi. Cuối tháng rút số dư tồn kho trên sổ sách kiểm kê thực hiện, tại kho và các phiếu xuất kho trong ca sản xuất phát hiện số chênh lệch thừa thiếu, báo cáo tham mưu ban lãnh đạo có biện pháp xử lý có hiệu quả. Hàng tháng phân bổ khấu hao vật tư dụng cụ rẻ tiền, mau hỏng… theo đúng tỉ lệ nhà máy qui định đồng thời lên cân đối kho quyết toán phân bổ khấu hao và chi phí sản xuất. - Bộ phận kế toán theo dõi bao bì, thành phẩm, NL: Kiểm tra tính hựop pháp, tính hợp lý của hoá đơn căn cứ vào hoá đơn để viết phiếu nhập kho NVL, bao bì… Căn cứ kế hoạch sản xuất đã ban hành được giám đốc đã phê duyệt để viết phiếu xuất kho cho các phân xưởng và các ca sản xuất. + Hàng ngày tập hợp phiếu nghiệm thu các sản phẩm căn cứ phiếu nghiệm thu đó và các chỉ tiêu định mức kỹ thuật kinh tế để tính lương, thưởng, phạt đối với người lao động. + Hàng quỹ đối chiếu số liệu với thủ kho kiểm kê kho NVL + Hàng tuần thống kê đã báo cáo kế toán trưởng và các phó phòng và thường xuyên đối chiếu với NVL, bao bì, bán thành phẩm với thủ kho. - Bộ phận theo dõi thành phẩm: Dựa vào kế toán xuất nhập tồn các loại sản phẩm để viết phiếu xuất cho khách hàng. Cuối tháng rút số dư trên sổ sách, kiểm kê thực tế tại kho và lập biểu kê chênh lệch thừa thiếu báo cáo với kế toán trưởng và các phó phòng. Hàng ngày đối chiếu thành phẩm, lập bảng cân đối và bảng kê kho thành phẩm theo số liệu nhập và xuất của thủ kho. - Bộ phận theo dõi quỹ, bán hàng: Căn cứ vào phiếu xuất hàng của nhân viên theo dõi thành phẩm viết hoá đơn. Theo dõi thu chi của quỹ kê khai thuế hàng tháng thu thập và tổng hợp số liệu bán hàng của nhân viên tiếp thị gửi về phòng tổ chức hành chính để làm lương cuối tháng. Lập báo cáo tổng hợp bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng. - Thủ quỹ: Thu tiền hàng và xuất tiền hàng khi có phiếu thu, phiếu chi, hàng ngày phải kê khai với nhân viên theo dõi quỹ về việc chi trong ngày. Nộp tiền bán hàng cho công ty nhận và phát lương cho toàn bộ CNV trong nhà máy. Tất cả các bộ phận phải đề xuất các vấn đề cần giải quyết nếu cần liên quan đến công việc của mình. 5. Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán tại nhà máy a) Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp - Hình thức kế toán: Mỗi doanh nghiệp lựa chọn cho mình hình thức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện miền Bắc. Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào trình độ cũng như yêu cầu quản lý Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị áp dụng hình thức kế toán 'Nhật ký chứng từ". Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo bên Có của TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. + Kết hợp rộng rãi với việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Hình thức "Nhật ký chứng từ" cho phép giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán và thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho quản lý sản xuất kinh doanh. Do vậy hình thức này rất phù hợp với nhà máy. Sơ đồ hạch toán NVL của Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết 152,331 Bảng phân bổ Sổ quỹ Bảng kê Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết 152,331 Nhật ký chứng từ Sổ Cái TK152, 331 Bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra b. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL Do việc đối chiếu vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho số liệu nhập xuất trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn và báo cáo tồn kho là không khớp nhau nên kế toán phải tiến hành đối chiếu với số liệu ở từng đơn vị. Trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVL của nhà máy sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Phiếu nhập Thẻ kho Phiếu xuất Báo cáo tồn kho VL Bảng tổng hợp N-X-T Sổ chi tiết vật tư Đối chiếu Ghi chú Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra. Qua công tác hạch toán chi tiết vật liệu bằng phương pháp ghi thẻ song song đã giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, dễ kiểm tra đối chiếu và quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật và giá trị của từng vật liệu. Song theo phương pháp này công việc thường dồn vào cuối tháng nên việc kiểm tra kịp thời của kế toán bị hạn chế nhất là công ty có nhiều chủng loại vật liệu. Phần II Thực tế công tác kế toán NVL tại nhà máy bánh kẹo cao cấp hữu nghị I. Đặc điểm và phân loại NVL của nhà máy Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị là một doanh nghiệp Nhà nước, sản phẩm của nhà máy là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp thực phẩm, đa dạng, nhiều chủng loại, khối lượng sản phẩm sản xuất ra nhiều do đó NVL dùng để sản xuất sản phẩm cũng phải lớn. NVL của nhà máy không chi ở thị trường trong nước mà nhà máy phải nhập một số NVL của nước ngoài. NVL của nhà máy là sản phẩm của ngành nông nghiệp và công nghiệp chế biến. Do đặc thù là sản phẩm của ngành nông nghiệp nên nó mang tính chất mùa vụ và chịu sự tác động của thiên nhiên do đó có tính phức tạp. Bởi vậy nhà máy phải mua NVL để dự trữ cho sản xuất. Mặt khác do sản xuất nông nghiệp chịu sự tác động của thiên nhiên nên giá cả sản phẩm nông nghiệp nói chung là biến đổi dẫn đến NVL của nhà máy giá cả mua cũng thay đổi. Chính sách thuế của Nhà nước cũng làm cho giá NVL thay đổi. Nên NVL là sản phẩm của nông nghiệp chịu thuế nông nghiệp. Nếu là sản phẩm của ngành chế biến công nghiệp thì còn phải chịu thuế của ngành chế biến chẳng hạn như đường, bột mỳ, đến khi nhập kho phải chịu ít nhất hai lần đánh thuế… Một số NVL nhập ngoại phải chịu thuế nhập khẩu theo nhóm hàng không kể nhập để sản xuất hay tiêu thụ do đó giá nhập tăng. Do đó nhà máy phải nghiên cứu và xây dựng phù hợp cho mình một phương pháp bảo quản, sử dụng hợp lý tiết kiệm NVL phù hợp với yêu cầu quá trình sản xuất của nhà máy. II. Phân loại NVL tại Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị NVL sử dụng trong nhà máy bao gồm nhiều chủng loại chúng khác về công dụng, tính năng lý hoá, phần cấp chất lượng vật liệu thường xuyên biến động. Do vậy để quản lý và hạch toán vật liệu cần phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là dựa trên những tiêu thức nhất để sắp xếp những vật liệu có cùng một tiêu thức vào mỗi nhóm mỗi loại. Vì thế sẽ có nhiều cách phân loại tương ứng. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất mà nhà máy đã phân loại vật liệu. - NVL chính: (1521) là đối tượng lao động chủ yếu của nhà máy là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới nư đường kính, bột mỳ, bột ngô, sữa, muối… - NVL phụ: (152.2) là đối tượng lao động không cấu thành nền thực thể sản phẩm những có tác dụng nhất định cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm như các loại bơ, hương liệu, giấy gói sản phẩm, bao gói,,, chúng làm tăng chất lượng của NVL chính làm cho sản phẩm hàng hoá dễ tiêu thụ hơn, bảo quản lâu bền hơn. - Nhiên liệu: (152.3) là một loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, nhiên liệu dùng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất kỹ thuật sản phẩm như gas để đốt lò nướng bánh kem xốp… - Phụ tùng thay thế sửa chữa: (152.7) là những chi tiết phục vụ máy móc thiết bị mà nhà máy mua sắm dự trữ, phục vụ cho việc sửa chữa, lắp đặt, chạy thử các phương tiện máy móc thiết bị cho dây truyền sản xuất phương tiện vận tải… như vòng bi, dây curoa. - Phế phẩm: (152.9) là những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất của nhà máy và được thu hồi để sử dụng cho các công việc khác hoặc đưa vào chế biến lại tiếp tục sản xuất Dựa trên cơ sở phân loại này công ty theo dõi được số lượng chất lượng của từng loại NVL. Từ đố đề ra được hình thức hạch toán phù hợp. III. Kế toán nhập - xuất - tồn kho NVL 1. Kế toán nhập kho NVL a. Tính giá NVL nhập kho ở nhà máy NVL dùng cho sản xuất chủ yếu được mua ngoài khi nhập khi NVL nhà máy đã sử dụng giá thực tế. Tại nhà máy các hợp đồng ký kết đều theo phương pháp trả chậm là chủ yếu nên mọi chi phí vận chuyển NVL từ nơi sản xuất đến nhà máy đều do bên bán chịu. Chính vì vậy giá nhập kho bao gồm cả giá vận chuyển và chính là giá ghi trên hoá đơn. + Đối với NVL mua ngoài nhập kho = + +- + Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến = + + Đối với NVL vay mượn tạm thời, do được biếu tặng giá thực tế tính theo giá thị trường hiện hành của NVL đó. + Đối với vật liệu là phế liệu thu hồi, sản phẩm hỏng thì giá vật liệu nhập khi là giá có thể bán được hoặc ước tính + Đối với NVL được cấp: giá thực tế NVL là giá ghi trên biên bản bàn giao và cộng thêm các chi phí khác (nếu có) VD: Ngày 5/5/2005 nhà máy nhập kho của công ty Nam Giang với số phiếu nhập kho 15,16,17 như sau: + Đường với số lượng 9000kg đơn giá 7850đ/kg (bao gồm cả chi phí vận chuyển, thuế 10%) + Bột mỳ với số lượng 63.200 kg đơn giá 4.430 đ/kg (bao gồm cả chi phí vận chuyển thuế 10%) + Phẩm màu với số lượng 250kg đơn giá là 117.120 đ/kg. (bao gồm cả chi phí vận chuyển và thuế 10%) Vậy giá thực tế của từng loại NVL như sau: - Giá thực tế đường nhập kho 9000 x 6850 = 61.650.000 đ - Giá thực tế bột mỳ nhập kho 63.200 x 4.430 = 279.976.000 đ - Giá thực tế phẩm màu nhập kho 250 x 117.120 = 29.280.000 đ b. Thủ tục chứng từ nhập kho Tại nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Mọi NVL khi mua về đến nhà máy phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. - Chứng từ chủ yếu về thu mua và nhập kho NVL + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08 - VT) + Phiếu nhập… + Hoá đơn… + Phiếu nhập kho (mẫu số 01 -VT) + Hoá đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT - 3LL) Hoá đơn GTGT do kế toán nhà máy lập 3 liên Liên 1 : Lưu Liên 2 : Giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3 : Thủ kho giữ lại ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán - Khi nhận được hoá đơn bán hàng giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến hay do nhân viên cung tiêu của nhà máy mang về, phòng kế hoạch vật tư phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyển hàng. Khi vật liệu về đến nhà máy phải thành lập ban kiểm nghiệm về số lượng, chất lương, quy cách vật liệu rồi lập bảng kiểm nghiệm vật tư. Bản kiểm nghiệm vật tư gồm: người nhận, người phụ trách vật tư kiểm tra về mặt chất lượng và quy cách NVL. Đồng thời phải ghi rõ họ tên, quy cách vật tư kiểm nghiệm, đơn vị, số lượng vật liệu. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký. + Biên bản được lập thành 3 liên - Một liên lưu ở phòng kế hoạch vật tư - Một liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho - Một liên giao cho khách hàng - Phiếu nhập kho: trước khi ghi phiếu nhập kho kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nghiệm vật tư + Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên - Một liên: Lưu (ở bộ phận kế toán) - Một liên: giao cho phòng kế toán thanh toán để làm căn cứ ghi sổ thanh toán cho khách hàng, sau đó lưu ở kế toán thanh toán. - Một liên: giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đó giao cho kế toán hạch toán. Trình tự nhập NVL có thể khái quát theo sơ đồ sau NVL Phòng kế hoạch vật tư Kiểm nghiệm Nhập kho PNK HĐ BBKN Công ty thực phẩm Miền Bắc Nhà máy bánh kẹo cao cấp hữu nghị Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 5 tháng 5 năm 2005 Cho hoá đơn số 0009847, 0009848, 0009849 Ban kiểm nghiệm vật tư gồm Ông: Trần Văn Tuấn Cán bộ phòng kế hoạch kinh doanh (trưởng phòng) Bà: Nguyễn Thị Bích Liên Cán bộ tiếp liệu - uỷ viên Bà: Nguyễn Thị Hồng Thủ kho - uỷ viên STT Tên mặt hàng quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng Nhận xét Theo chứng từ Theo thực nhập Đúng quy cách 1 Đường kg 9000 9000 9000 2 Bột mỳ kg 63.200 63.200 63.200 3 Phẩm màu kg 250 250 250 Thủ kho (ký, họ tên) Đã ký Uỷ viên (ký, họ tên) Đã ký Trưởng ban (ký, họ tên) Đã ký Công ty thực phẩm Miền Bắc Nhà máy bánh kẹo cao cấp hữu nghị Hoá đơn Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 5 tháng 5 năm 2005 Ký hiệu: Số: 0009847 Đơn vị bán hàng: công ty Nam Giang Địa chỉ: Hà Nội số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Hữu Dương Đơn vị: nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu nghị Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: chưa thanh toán MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Đường kg 9000 6.850 70.650.000 . . Cộng tiền hàng 70.650.000 Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 7.065.000 Tổng cộng tiền thanh toán 77.715.000 Người mua hàng (ký, họ tên) Đã ký kế toán trưởng (ký, họ tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên đóng dấu) Đã ký Công ty thực phẩm Miền Bắc Nhà máy bánh kẹo cao cấp hữu nghị Phiếu nhập kho Ngày 5 tháng 5 năm 2005 Số 15 Nợ TK 621- 133 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hữu Dương Theo hoá đơn số 0009847 ngày 5 tháng 5 của công ty Nam Giang Nhập tại kho : Nhà máy bánh kẹo cao cấp hữu Nghị STT Tên mặt hàng, phẩm chất quy cá._.