Báo cáo Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện

hợp lý… Trong cơ chế thị trường của nền kinh tế Việt Nam hiện nay kiểm toán được xem là một công cụ quản lý kinh tế hiệu lực nhất để khắc phục các rủi ro thông tin trong các báo cáo tài chính. Điều đó đặt ra yêu cầu đối với ngành kiểm toán nói chung và các công ty kiểm toán nói riêng là phải không ngừng nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp để phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Kiểm toán Báo cáo tài chính là một trong những dịch vụ chiếm tỷ trọng cao nhất trong các dịch vụ kiểm toán đáp ứng nhu cầu sử dụng trong nền kinh tế. Trước yêu cầu chung đối với sự phát triển của ngành kiểm toán trong bối cảnh hội nhập, việc hoàn thiện chất lượng dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài chính được đặt lên hàng đầu. Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động là một phần hành kiểm toán quan trọng trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Chi phí hoạt động là một yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thông qua đó chỉ tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp được xác định một cách chính xác. Bởi vậy, chi phí hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ, ảnh hưởng tới quyết định cho vay hay đầu tư của những đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp cùng với sự quản lý của Nhà nước… Sự quan trọng đó của chi phí hoạt động đã khiến thiết kế và thực hiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trở thành một trong những vấn đề rất được quan tâm của các cuộc kiểm toán và sự hoàn thiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động là điều tất yếu cần thiết. Các Công ty kiểm toán trong quá trình hoạt động của mình, luôn tìm cách không ngừng hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động. Đây chính là những lý do mà trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam em đã quyết định chọn đề tài “Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện” cho chuyên đề thực tập của mình. Chuyên đề của em gồm có những nội dung chính như sau: Chương I: Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện Chương II: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của TS.Nguyễn Thị Phương Hoa cùng các anh chị tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập để em có thể hoàn thành chuyên đề thực tập này. Tuy nhiên, do điều kiện về thời gian và nhận thức còn hạn chế nên báo cáo chuyên đề thực tập của em chắc chắn mắc phải những sai lầm, thiếu sót. Em kính mong nhận được sự xem xét và hướng dẫn của các thầy cô giáo cùng những ý kiến đóng góp từ các anh chị tại đơn vị thực tập để báo cáo chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 05 năm 2010 Sinh viên Trần Lê Trang CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PKF VIỆT NAM THỰC HIỆN . Mục tiêu kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện Chi phí hoạt động là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mọi loại doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp như doanh nghiệp thương mại, các tập đoàn sản xuất, các Công ty xây dựng… Chi phí hoạt động là chi phí gián tiếp ảnh hưởng lớn đến kết quả thu được trong kỳ của một doanh nghiệp. Chi phí hoạt động xuất hiện trên báo cáo kết kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong các cơ sở để xác định các chỉ tiêu quan trọng, do đó việc phản ánh sai lệch chi phí hoạt động sẽ dẫn đến các chỉ tiêu sau đó như lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp, lợi nhuận sau thuế sẽ bị phản ánh lệch lạc. Với vai trò quan trọng của khoản mục chi phí hoạt động như vậy, do đó trong mọi cuộc kiểm toán, kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động luôn được quan tâm đúng mức. Kiểm toán viên cần thực hiện kiểm tra một cách thận trọng để đảm bảo không bỏ qua những sai sót trọng yếu. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 – “Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán Báo cáo tài chính” (Ban hành theo quyết định số 120/1999/ QĐ-BTC ngày 27/9/1999 của Bộ Tài chính): “Mục tiêu của cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở Chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận hay không, có tuân thủ pháp luật hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên khía cạnh trọng yếu hay không? Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài chính còn giúp đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị”. Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động là một phần hành cụ thể trong kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam. Do vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động là triển khai các chức năng kiểm toán bằng việc vận dụng các phương pháp kiểm toán phù hợp với đặc thù, tính chất của phần hành này trong quy trình kiểm toán. Theo vậy, mục tiêu của kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động mà PKF Việt Nam xác định là kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến nhận xét về tính trung thực hợp lý của việc ghi nhận khoản mục chi phí hoạt động của khách thể kiểm toán nhằm khẳng định cơ sở dẫn liệu liên quan đảm bảo tính đầy đủ, phát sinh, tính chính xác, tính trình bày công bố, tính đúng kỳ cụ thể như sau: */Mục tiêu đầy đủ: Mọi nghiệp vụ chi phí bán hàng và chi phí QLDN thực tế phát sinh đều được bao hàm trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Trên thực tế thì xu hướng khai giảm chi phí hoạt động thường xảy ra để nhằm làm đẹp tình hình tài chính. Khi thử nghiệm đạt yêu cầu chỉ ra rằng công việc kiểm soát nội bộ không được thực hiện đầy đủ thì kiểm toán viên tập trung vào thử nghiệm cơ bản. */Mục tiêu hiện hữu: Mọi nghiệp vụ về khoản mục chi phí hoạt động được ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh thực tế phát sinh. */Mục tiêu đúng kỳ: Các chi phí hoạt động được ghi nhận trong kỳ kế toán là phát sinh đúng kỳ đó và phù hợp với doanh thu được ghi nhận của kỳ tương ứng. */Mục tiêu định giá: Đảm bảo việc ghi chép và phân bổ các yếu tố chi phí dài hạn là nhất quán và phù hợp */Mục tiêu chính xác cơ học: Các con số chi phí hoạt động được tính toán một cách chính xác, số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết khớp đúng với sổ Cái chi phí hoạt động. Các con số chuyển sổ sang trang, cộng dồn là thống nhất. */Mục tiêu trình bày và công bố: Các tài khoản chi phí hoạt động được trình bày trên BCTC, thuyết minh Báo cáo tài chính là phù hợp 1.2. Đặc điểm kế toán khoản mục chi phí hoạt động ở khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam ảnh hưởng tới kiểm toán 1.2.1. Đặc điểm chung về khoản mục chi phí hoạt động ở các khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam Chi phí hoạt động tại một khách hàng của PKF Việt Nam thường bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Để hoạt động trong một doanh nghiệp, một tổ chức diễn ra bình thường, vận hành tốt thì cần thiết phải có hệ thống cán bộ và hệ thống các phương tiện quản lý. Các chi phí bỏ ra để nhằm cho cỗ máy quản lý đó hoạt động giúp cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện được các chức năng nhiệm vụ của mình để tồn tại và phát triển. Khi doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm, hay khi doanh nghiệp mua hàng hóa về để trao đổi. Nếu như khâu tiêu thụ ngưng lại, thì tất yếu dẫn đến việc tiếp tục tái đầu tư là không thể, từ đó làm ngưng trễ mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí hoạt động là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là những chi phí xảy ra trong kỳ hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, là những chi phí gián tiếp và không trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Chi phí hoạt động xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được trong kỳ. Vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ phải giải quyết đó là xác định xem nên tiết kiệm chi phí hoạt động đến mức nào để không ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh mà vẫn đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động như bình thường. Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí bao gói, phân loại, vận chuyển, bảo hành sản phẩm, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng… Toàn bộ chi phí bàn hàng được kết chuyển và trừ vào kết quả trong kỳ Chi phí bán hàng tại các khách hàng của PKF Việt Nam được chi tiết theo qui định BTC bao gồm các loại cụ thể như sau: Thứ nhất – Chi phí nhân viên: Đây là khoản chi phí tiền lương chính, tiền lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Các khoản tính cho quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hóa tiêu thụ. Thứ hai – Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng… Thứ ba – Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các chi phí cho dụng cụ cân, đo, đong, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay… phục vụ cho bán hàng Thứ tư – Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là toàn bộ chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển…) Thứ năm – Chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho sản phẩm trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng. Thứ sáu – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu… Thứ bảy – Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng… Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại các khách hàng của PKF Việt Nam cũng bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Tuân thủ theo qui định của BTC tại các đơn vị này chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết thành: Thứ nhất – Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp. Thứ hai – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ… Thứ ba – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. Thứ tư – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc của các phòng, ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng. Thứ năm – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản phí, lệ phí khác. Thứ sáu – Chi phí dự phòng: Phản ánh khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ bảy – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí này phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như: tiền điện, nước, điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê sữa chữa TSCĐ thuộc văn phòng doanh nghiệp, chi phí kiểm toán, tư vấn. Thứ tám – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của danh nghiệp ngoài các chi phí kể trên như chi phí hội nghị, tiếp khách… 1.2.2. Hạch toán chi phí hoạt động tại khách thể của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam Khách thể của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam bao gồm các công y chứng khoán, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các doanh nghiệp trong nước… Việc hạch toán chi phí hoạt động tại các khách thể của PKF Việt Nam đều tuân thủ theo những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận phổ biến, đồng thời đồng nhất với các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành, các văn bản pháp luật có liên quan. Nhìn chung, tại tất cả các khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam hạch toán chi phí hoạt động là như nhau. Tuy vậy, không phải lúc nào chi phí hoạt động tại các khách thể cũng bao gồm đầy đủ cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể như tại các Công ty xây dựng chỉ hoạt động về xây dựng thì không phát sinh chi phí bán hàng, do đó chi phí hoạt động tại các Công ty này chỉ gồm chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản sử dụng Tại các khách thể của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam, để hạch toán khoản mục chi phí hoạt động kế toán sử dụng chủ yếu những tài khoản sau: TK 641: Tên gọi chi phí bán hàng, gồm các tiểu khoản sau TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác TK 642: Tên gọi chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các tiểu khoản sau TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí, lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Ngoài ra, để hoạch toán chi phí hoạt động tại các khách thể còn sử dụng các tài khoản có liên quan như TK111, TK 112, TK 334… Hệ thống chứng từ sử dụng - Các chứng từ chi phí tiền lương gồm có: Hợp đồng lao động, bảng tính lương, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng... - Các chứng từ liên quan tài sản cố định: Bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản giao nhận TSCĐ… - Chứng từ phản ánh các dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng mua hàng, bảng kê mua hàng… - Chứng từ tiền gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giáy báo có của ngân hàng. - Chứng từ liên quan đến đồ dùng, vật tư: Phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng… Hệ thống sổ sách sử dụng Sổ sách tại các khách thể kiểm toán của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam được sử dụng để hạch toán chi phí hoạt động gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết như: Sổ cái tài khoản 641, sổ Cái TK642; sổ chi tiết các tiểu khoản các khoản mục chi phí như 6411, 6418, 6421, 6422… Sơ đồ hạch toán Sơ đồ 1.1 Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112, 138 … Chi phí lương và các khoản trích Giá trị thu hồi theo lương của nhân viên BH ghi giảm chi phí TK 152, 153 TK 911 Chi phí vật liệu, dụng cụ Kết chuyển chi phí bán hàng TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 1422 Chờ kết chuyển Kết chuyển TK 331, 111, 112 … Các chi phí liên quan khác TK 133 Sơ đồ 1.2: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334, 338 TK 642 TK 111, 112, 138 … Chi phí nhân viên quản lý Các khoản ghi giảm chi phí quản lý TK 152, 153 TK 911 Chi phí vật liệu, dụng cụ Kết chuyển chi phí bán hàng TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 333, 111, 112 … Thuế phí, lệ phí TK 139 Chi phí dự phòng TK 335, 142, 242 Chi phí theo dự toán TK 1422 TK 331, 111, 112… Chờ kết chuyển Kết chuyển Các chi phí liên quan khác TK 133 1.2.3. Kiểm soát nội bộ đối với chi phí hoạt động Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những chỉ tiêu được nhà quản lý của mỗi doanh nghiệp rất quan tâm.Vì nếu chi phí được quản lý tốt đồng nghĩa rằng vấn đề chi tiêu đạt được hiệu quả cao, chi đúng mục đích, chi tiêu phù hợp, lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên và tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Một số thủ tục kiểm soát nội bộ mà khách hàng của PKF Việt Nam áp dụng nhằm kiểm soát chi phí hoạt động có hiệu quả là: */ Thủ tục bất kiêm nhiệm: Thủ tục này cách ly thích hợp về trách nhiệm giữa bốn chức năng phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi sổ. Đây là thủ tục có tác dụng kiểm soát tương đối hữu hiệu vì bản thân việc phân chia trách nhiệm là một yếu tố tạo nên sự kiểm soát hữu hiệu. */ Thủ tục phê duyệt: Biện pháp này cho phép nghiệp vụ về chi phí được phát sinh khi có đầy đủ sự phê duyệt. Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của Công ty, phải đúng thẩm quyền. Khi phê duyệt cần tuân thủ các quy định như cấp phê duyệt chi phí, cơ sở của phê duyệt chi phí, dấu hiệu của phê duyệt chi phí, cấp ủy quyền. */ Thủ tục đối chiếu: Khi phát sinh chi phí các phòng ban trong đơn vị tiến hành đối chiếu từ đó giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong việc ghi nhận các nghiệp vụ chi phí đồng thời cũng góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Trên cơ sở các thủ tục kiểm soát các khách thể kiểm toán của PKF Việt Nam cũng tiến hành một số bước nhằm kiểm soát chi phí hoạt động như: - Lập định mức về chi phí: Định mức cho các khoản chi phí như chi phí bán hàng theo tỷ lệ với doanh thu bán hàng năm trước… Trên cơ sở phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu những năm trước. - Phân tích biến động trong kỳ: Dựa vào các thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập, DN xác định được sự khác biệt giữa chi phí thực tế và định mức đã đề ra, từ đó để nhận thấy những nơi chi phí biến động. - Điều tra nguyên nhân biến động chi phí: Khi đã biết được nơi có biến động chi phí lớn, doanh nghiệp tiến hành xác minh nghuyên nhân biến động chi phí là do nguyên nhân nào? Chủ quan hay khách quan? Đồng thời tìm cách giải quyết vấn đề. 1.2.4. Những sai phạm thường gặp tại các khách thể và rủi ro khi thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động Tại các khách thể của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam công tác kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí hoạt động thường được đặt ra qua một số thủ tục và bước kiểm soát như đã trình bày ở trên. Bên cạnh những khách thể KSNB chi phí hoạt động hiệu quả vẫn còn có những khách thể mà các thủ tục kiểm soát còn chưa phát huy hết tác dụng, hoặc áp dụng chưa mang lại hiệu quả… Khoản mục chi phí hoạt động là một khoản mục với nhiều khoản mục chi phí khác nhau. Các nghiệp vụ chi phí phát sinh một cách thường xuyên, hạch toán khoản mục chi phí hoạt động liên quan tới nhiều phương pháp phân bổ về KH TSCĐ, chi phí trả trước dài hạn… do đó làm tăng cơ hội cho các sai phạm nảy sinh dẫn đến rủi ro cao trong công tác kiểm toán. Đồng thời, chi phí hoạt động có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm. Bởi vậy, khoản mục chi phí hoạt động thường được đánh giá có rủi ro lớn. Các sai phạm vẫn thường còn mắc phải tại các khách thể kiểm toán của PKF Việt Nam */ Chi phí trên sổ sách kế toán được phản ánh cao hơn chi phí thực tế phát sinh Những nguyên nhân dẫn đến sai phạm trên thường là: Thứ nhất – Tại đơn vị kế toán thực hiện hạch toán chi phí hoạt động mà không kèm theo chứng từ hoặc có chứng từ nhưng chứng từ gốc chưa hợp lệ, hợp lý, hợp pháp. Thứ hai – Kế toán thực hiện hạch toán vào chi phí hoạt động cả những khoản chi mà theo qui định của BTC không được tính vào chi phí như các khoản tiền phạt do vi phạm luật, phạt do phá vỡ hợp đồng, phạt do nạp thuế chậm, mua sắm tài sản cố định, chi công tác phí vượt quá định mức của doanh nghiệp, các khoản chi thuộc nguồn kinh phí khác… Thứ ba – Kế toán nhầm lẫn trong việc tính toán và ghi sổ do đó làm cho chi phí trong báo cáo, sổ sách kế toán tăng lên so với số phản ánh trên chứng từ kế toán Thứ tư – Kế toán tiến hành hạch toán vào chi phí các khoản chi mà thực tế chưa phát sinh trong kỳ kế toán Thứ năm – Kế toán thực hiện hạch toán vào chi phí hoạt động trong năm các khoản thực tế đã chi nhưng do nội dung, tính chất và độ lớn của các khoản chi nên theo qui định các khoản chi này phân bổ cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh */ Chi phí phản ánh trên sổ sách kế toán phản ánh thấp hơn chi phí thực tế phát sinh Những nguyên nhân dẫn đến sai phạm trên thường là: Thứ nhất – Một số khoản trên thực tế đã chi nhưng vì nguyên nhân nào đó chứng từ đã bị thất lạc song doanh nghiệp lại không có những biện pháp cần thiết để có chứng từ hợp lệ, bởi vậy khoản chi này vẫn chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ. Thứ hai – Một số khoản trên thực tế đã chi ra nhưng do người được giao nhiệm vụ đã hoàn thành và đến cuối kỳ kế toán người được giao nhiệm vụ này không làm thủ tục thanh toán, do vậy những khoản chi này vẫn chưa được hạch toán vào chi phí trong kỳ. Từ đó dẫn đến chi phí trong kỳ này bị ghi thiếu trong khi chi phí của kỳ sau bi ghi tăng lên. Việc hạch toán như vậy sẽ không đúng kỳ dẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp bị phản ánh sai lệch Thứ ba – Doanh nghiệp không ghi nhận nhưng chi phí đã chi ra kỳ trước nhưng được phân bổ cho chi phí ở kỳ này… */ Chi phí các loại và các đối tượng công việc phản ánh trên sổ sách kế toán có sự nhầm lẫn, không đúng với thực tế Những nguyên nhân dẫn đến sai phạm trên thường là: Tại đơn vị trong quá trình hạch toán các loại chi phí, kế toán đã phân loại nhầm lẫn, điều này dẫn đến chi phí này tăng lên trong khi chi phí khác giảm đi. Từ nhận định về những sai phạm và rủi ro cao có thể xảy ra do đặc điểm kế toán khoản mục chi phí hoạt động tại các khách thể của mình, PKF Việt Nam khi thực hiện bất kỳ một cuộc kiểm toán nào thì khoản mục này rất chú trọng và quan tâm. + Khi rủi ro được xác định là khách hàng có khả năng ghi tăng chi phí hoạt động nhằm giảm lợi nhuận thực tế đồng nghĩa với giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. KTV tiến hành kiểm tra ngược theo trình tự kế toán. KTV cần phải tăng cường kiểm tra theo hướng khai tăng tức là kiểm tra những khoản mục có quy mô lớn, phát sinh bất thường, những khoản mục chi phí phân bổ như chi phí trả trước, KH TSCĐ trong kỳ. + Khi rủi ro được xác định là khách hàng có khả năng ghi giảm chi phí hoạt động nhằm tăng lợi nhuận dẫn đến phải kiểm tra theo hướng ghi thiếu. KTV sẽ tăng cường việc cắt kỳ sớm của chi phí, kiểm tra những khoản mục nhỏ cẩn thận hơn. Bên cạnh đó, do mức độ rủi ro của khoản mục này tại PKF Việt Nam thường giao cho những người có kinh nghiệm chịu trách nhiệm kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động nhằm nhận định rõ các sai phạm. Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động được PKF Việt Nam tiến hành một cách chi tiết đầy đủ các bước theo chương trình kiểm toán đã được thiết lập để đảm bảo các mục tiêu kiểm toán. 1.3. Quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện Mục tiêu của phần hành này là kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến về tính trung thực và hợp lý của việc ghi nhận khoản mục chi phí hoạt động trong kỳ của đơn vị khách hàng thông qua việc thu thập các bằng chứng kiểm toán nhằm khẳng định cơ sở dẫn liệu liên quan đảm bảo tính đầy đủ, tính có thực, tính chính xác, tính đúng kỳ, phân loại và trình bày. Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động cũng đảm bảo tuân theo quy trình kiểm toán BCTC chung của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam, bao gồm ba giai đoạn, được khái quát ngắn gọn như sau: 1.3.1. Giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện 1.3.1.1. Qui trình lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam Giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán do PKF Việt Nam thực hiện theo qui trình như sau: Chấp nhận khách hàng mới hoặc tiếp tục khách hàng cũ, lập kế hoạch kiểm toán sơ bộ, hiểu biết về khách hàng, đánh giá rủi ro và xây dựng chương trình kiểm toán. Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong giai đoạn này KTV chủ yếu thực hiện ba bước công việc là: Thứ nhất: Hiểu biết về khách hàng Ở mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì đặc thù chi phí của chúng có rất nhiều điểm khác biệt, đòi hỏi phải có những yêu cầu khác nhau trong công việc kiểm toán, đòi hỏi phải có những hiểu biết cụ thể tại mỗi khách thể. Bởi vậy, việc am hiểu khách hàng, ngành nghề kinh doanh của khách hàng, các yếu tố pháp lý… là điều kiện cần cho việc thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động một cách đầy đủ. Trong bước thu thập thông tin khách hàng, KTV quan tâm đến cả môi trường bên trong và bên ngoài của đơn vị, những hiểu biết về hệ thống KSNB, thực hiện phân tích soát xét sơ bộ đồng thời có đánh giá về khả năng hoạt động liên tục, xác định mức trọng yếu, và đánh giá sơ bộ ban đầu về các nhân tố rủi ro do gian lận. */Tìm hiểu về môi trường bên trong khách hàng, kiểm toán viên tìm hiểu những thông tin về bản chất của khách hàng như: Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự của khách hàng ra sao, và sự ảnh hưởng đến chi phí hoạt động như thế nào? Doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, nhà nước hay cổ phần… Ngoài ra, KTV còn cần phải quan tâm đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách hàng, các sản phẩm dịch vụ mà nó cung cấp, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp… từ đó sẽ tác động đến tỷ trọng của chi phí hoạt động trong tổng chi phí của doanh nghiệp */ Tìm hiểu về môi trường bên ngoài, KTV tìm hiểu về đặc điểm ngành nghề của khách hàng Khi tìm hiểu về môi trường bên ngoài KTV quan tâm tới các thông tin về thị trường của khách hàng cả về nhà cung cấp chính, các đối thủ cạnh tranh… Các cổ đông của Công ty luôn có một kỳ vọng nhất định như lợi nhuận, tỉ lệ chi trả cổ tức, bởi vậy KTV cần tìm hiểu về các cổ đông của khách hàng, ảnh hưởng của họ đến quyết định của Ban giám đốc. Bên cạnh đó, cách thức Ban giám đốc kiểm tra và đánh giá hoạt động kinh doanh, quan điểm về các vấn đề xã hội cũng cần được xem xét. Ngoài ra, tìm hiểu về hệ thống công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh là một điều không thể thiếu đối với việc tìm hiểu khách hàng của KTV. Ngày nay công nghệ thông tin đã được sử dụng một cách phổ biến trong hoạt động kinh doanh và đã trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. */ Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá hệ thống kiểm soát ở cấp độ tổng quát Ở bước công việc này, kiểm toán viên tìm hiểu hệ thống KSNB như sau: Thu thập hiểu biết về hệ thống KSNB đối với khoản mục chi phí hoạt động và mô tả một cách chi tiết hệ thống KSNB này trên giấy tờ làm việc. Kiểm toán viên có thể thu thập sự hiểu biết này bằng cách dựa vào những hiểu biết trước đây về khách hàng đã được lưu trữ trong file của khách hàng (với khách hàng cũ), có thể phỏng vấn nhân viên trong Công ty, xem xét các qui định trong sổ tay về thủ tục và chế độ chính sách tài chính của Công ty khách hàng (các qui định mà đơn vị áp dụng để hạch toán lương, thưởng cho nhân viên bán hàng, nhân viên bộ phận quản lý; các định mức doanh nghiệp qui định với một số loại chi phí như điện thoại, quần áo đồng phục…), kiểm tra các chứng từ sổ sách chi phí đã hoàn tất, quan sát trình tự từ soát xét chứng từ, hóa đơn đến ghi nhận chi phí của nhân viên kế toán tại khách hàng. Khi thu thập được thông tin KTV sẽ mô tả trên bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ hoặc bảng tường thuật về hệ thống đó. Các câu hỏi thường được sử dụng trong việc đánh giá HTKSNB như là: Có phân cấp phê duyệt các loại chi phí không? Hệ thống kế toán chi phí có theo dõi chi tiết cho từng loại chi phí hay không? Có sự phân tách giữa các phòng ban thực hiện các chức năng phê duyệt, ghi sổ không? ... Đánh giá ban đầu về hoạt động có hiệu quả hay không hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chi phí hoạt động để lập kế hoạch cho việc thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động. Kiểm toán viên cần phải xác định mục tiêu kiểm soát đặc thù đối với khoản mục chi phí hoạt động tại khách hàng, từ đó xác định quá trình kiểm soát chủ yếu tương ứng để đạt được mục tiêu đó. Qua đó, đánh giá các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ bằng cách xem xét sự vắng mặt của quá trình kiểm soát chính. Từ đó, KTV đưa ra được nhận định ban đầu về tính hiệu quả của hệ thống KSNB đối với khoản mục chi phí hoạt động. Nếu như hệ thống KSNB được đánh giá là kém hiệu quả thì đồng nghĩa các thử nghiệm cơ bản cần được tăng cường để đảm bảo tính đầy đủ và phù hợp của bằng chứng cho kết luận kiểm toán và ngược lại. */ Thực hiện thủ tục phân tích soát xét sơ bộ Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam trong bước này KTV thực hiện phân tích một cách tổng quát về các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính, những chỉ tiêu được sử dụng để phân tích có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến chỉ tiêu chi phí hoạt động. KTV tiến hành trên cả hai dạng: - Phân tích ngang: Thực hiện so sánh chi phí kỳ này với chi phí kỳ trước hoặc giữa các tháng trong kỳ. - Phân tích dọc: KTV thực hiện so sánh tỷ lệ từng nhóm chi phí như chi phí lương, vật liệu… với lãi gộp giữa năm nay và năm trước Thông qua thủ tục phân tích kiểm toán viên thấy được những biến động bất thường giữa các tháng trong năm, giữa năm nay so với năm trước, giữa dự toán so với thực tế, trên cơ sở đó KTV xác định những khoản chi phí cần được quan tâm, lưu ý. */ Đánh giá khả năng hoạt động liên tục cũng là một trong những công việc quan trọng ảnh hưởng đến mục tiêu đầy đủ, hiệu lực trong kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động Đánh giá khả năng hoạt động liên tục là một công việc mà kiểm toán viên cần thực hiện vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến các mục tiêu trọn vẹn và hiệu lực khi thực hiện kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động. Tại Công ty PKF Việt Nam, đánh giá về khả năng hoạt động liên tục kiểm toán viên thường lập ra bảng câu hỏi để tìm hiểu. Bảng câu hỏi đó thường bao gồm các câu hỏi sau: - Đơn vị có dự tính tiếp tục hoạt động kinh doanh và có đủ lợi nhuận để cho phép đơn vị hoạt động liên tục không? - Đơn vị có các khoản vay lớn phải đáo hạn trong năm tới hay không? - Đơn vị có bị ảnh hưởng._. bởi sự kiện tụng hay sự thay đổi nào về luật pháp và các qui định hay không? - Sự phát triển nhanh về hoạt động kinh doanh có dẫn đến việc kinh doanh vượt quá khả năng không? ... */ Mức trọng yếu được xác định: Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam mức trọng yếu được đánh giá cho toàn bộ tổng thể báo cáo tài chính và sau đó phân bổ mức trọng yếu đó cho từng khoản mục. Khi thực hiện phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục chi phí hoạt động sẽ giúp kiểm toán viên xác định số lượng bằng chứng kiểm toán thích hợp cần phải thu thập. Xác định mức trọng yếu đòi hỏi kiểm toán viên phải xem xét cả về qui mô và bản chất của khoản mục đối với từng khách hàng cụ thể. PKF Việt Nam hướng dẫn cách thức xác định mức trọng yếu cho khoản mục chi phí hoạt động tương đối cụ thể. + Đối với doanh nghiệp mới hoạt động chưa có doanh thu thì mức trọng yếu được xác định là từ 0,5% đến 1% trên tổng tài sản + Đối với doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thông thường thì mức trọng yếu là từ 0,5% đến 1% doanh thu + Đối với dự án, tổ chức phi lợi nhuận thì mức trọng yếu là từ 0.5% đến 1% trên tổng chi phí Mức trọng yếu được xác định từ tối thiểu đến tối đa, mức trọng yếu cho khoản mục chi phí hoạt động được xác định xong, kiểm toán viên ước tính sai số và so sánh. Nếu tổng hợp sai số nhỏ hơn ước lượng ban đầu về tính trọng yếu thì Báo cáo tài chính sẽ được coi là trung thực, hợp lý. Ngược lại, nếu tổng hợp các sai sót lớn hơn giá trị tối đa thì BCTC không được coi là trung thực, hợp lý. Chi phí hoạt động của doanh nghiệp thường có rất nhiều khoản mục chi phí khác nhau, vì vậy thông qua thủ tục phân tích và đánh giá mức trọng yếu KTV cần xác định được các khoản mục chi phí trọng yếu và mức độ ảnh hưởng của nó đối với Báo cáo tài chính từ đó có biện pháp kiểm tra sao cho phù hợp. */ Hiểu biết và đánh giá về các nhân tố rủi ro do gian lận: Thông qua bước công việc này kiểm toán viên có thể xác định được những chi phí có khả năng sai sót trọng yếu, để từ đó KTV có cơ sở cho việc tiến hành đánh giá rủi ro. Thứ hai: Đánh giá rủi ro Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam đánh giá rủi ro có thể dựa trên cơ sở những hiểu biết về khách hàng ảnh hưởng đến khoản mục chi phí của chi phí hoạt động, xem xét từng cơ sở dẫn liệu đối với chi phí hoạt động và các nhân tố rủi ro liên quan. Công việc đánh giá rủi ro nhằm đánh giá khả năng xảy ra sai sót trọng yếu ở mức độ tổng thể Báo cáo tài chính cũng như đối với khoản mục chi phí hoạt động để việc thiết kế các thủ tục kiểm toán và xây dựng chương trình kiểm toán ở phía sau được phù hợp Thêm vào đó, kiểm toán viên xác định các nhân tố rủi ro liên quan đến toàn thể báo cáo tài chính hay ở mức độ cơ sở dẫn liệu. Một là: Kiểm toán viên tiến hành ghi chép lại các rủi ro và xem xét các thủ tục sẽ áp dụng để chỉ ra những rủi ro ở mức tổng thể nếu như rủi ro đó có liên quan đến tổng thể BCTC. Đối với các rủi ro do gian lận thì kiểm toán viên cần xem xét lại về vấn đề quản lý trong đơn vị như: sự phân công nhiệm vụ và sự giám sát về nhân sự, các chính sách kế toán chi phí được khách hàng áp dụng, mở rộng phạm vi soát xét của thành viên Ban điều hành. Hai là: Nếu như rủi ro liên quan đến cơ sở dẫn liệu, kiểm toán viên phải nghiên cứu Báo cáo kết quả kinh doanh, ghi chép lại và xác định rủi ro ở mức độ cơ sở dẫn liệu thuộc rủi ro trọng yếu hoặc rủi ro mà nếu chỉ áp dụng riêng các thủ tục chi tiết là không đủ hoặc không thuộc một trong hai loại trên. Kiểm toán viên cần phải đánh giá hệ thống KSNB trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán tiếp theo. Kiểm toán viên có thể giảm bớt các thủ tục cơ bản bằng cách tiến hành các thử nghiệm kiểm soát. Thử nghiệm kiểm soát có thể được tiến hành ở giai đoạn này và bổ sung trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán. Thứ ba: Xây dựng chương trình kiểm toán Đây là công việc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Trọng tâm của chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các thủ tục kiểm toán tương ứng với các bước công việc cần thực hiện đối với khoản mục chi phí của chi phí hoạt động. Việc thiết kế chương trình kiểm toán có ý nghĩa rất quan trọng, đòi hỏi sự kết hợp linh hoạt của KTV giữa hướng dẫn chung của PKF Việt Nam với kết quả mà KTV thu được trong các bước trên. Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam xây dựng chương trình kiểm toán cho khoản mục chi phí hoạt động cũng bao gồm hai phần cơ bản: Thiết kế thử nghiệm kiểm soát và thiết kế thử nghiệm cơ bản. Mỗi thủ tục trên được xây dựng trên bốn khía cạnh: thủ tục kiểm toán sẽ thực hiện, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn, thời gian thực hiện. */ Thiết kế thử nghiệm kiểm soát Khi thiết kế thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên dựa trên các hướng dẫn chung của PKF, tuy nhiên vẫn được thực hiện bởi KTV có nhiều kinh nghiệm. Thủ tục kiểm soát sẽ được thiết kế cho riêng khoản mục chi phí hoạt động */ Thiết kế thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục tổng hợp đối chiếu, thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết Việc xác định bản chất, thời gian và quy mô của thử nghiệm cơ bản phụ thuộc vào xét đoán của kiểm toán viên (thông qua việc đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB, thông qua những hiểu biết về ngành nghề…) đối với mỗi khách hàng cụ thể. Thông thường tại PKF Việt Nam các thủ tục cơ bản thiết kế tuân theo chương trình kiểm toán được thiết kế sẵn (phụ lục) 1.3.1.2. Thực trạng lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại Công ty ABC Công ty xây dựng ABC là khách hàng cũ của PKF Việt Nam, các thông tin về Công ty này PKF Việt Nam đã nắm bắt được và lưu giữ trong hồ sơ thường trực của mình. Khi nhận được thư mời kiểm toán, trên cơ sở những hiểu biết trước đó về khách hàng, nhằm mục đích đảm bảo những công việc lặp đi, lặp lại đối với khách hàng không chứa đựng những rủi ro không thể chấp nhận, PKF Việt Nam tiến hành việc đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng ABC. Khi nhận được thư mời kiểm toán PKF Việt Nam tiến hành xem xét các thông tin thay đổi so với năm trước như: - Có sự thay đổi quan trọng về đội ngũ lãnh đạo hoặc hình thức sở hữu của khách hàng không? - Khách hàng thay đổi các chuyên gia tư vấn pháp luật không? - Khách hàng có sự thay đổi cơ bản về hoạt động kinh doanh không? … Trên cơ sở đó, PKF Việt Nam kết luận rằng: PKF Việt Nam nhận thấy không có thông tin nào làm tăng tính rủi ro cho bên kiểm toán và có thể tiếp tục kiểm toán khách hàng này. Phục vụ cho công tác kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại khách hàng ABC trong giai đoạn này KTV tiếp tục tiến hành những bước công việc sau: Thứ nhất: Hiểu biết về khách hàng Các thông tin về khách hàng ABC: Tên Công ty: Công ty cổ phần xây dựng ABC Thành lập theo quyết định số 1456/QĐ – BGTVT ngày 15/12/2002 của Bộ giao thông vận tải thuộc loại hình công ty cổ phần. Giấy đăng ký kinh doanh số 0102008841 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Số vốn điều lệ là 5.000.000.000 VNĐ. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức chung của Công ty ABC Chủ tịch HĐQT Giám đốc Các phòng ban Phó Giám đốc Các xí nghiệp, đội Hội đồng thành viên gồm có 5 người, Ban kiểm soát có 3 người, và có 4 người thuộc thành viên Ban giám đốc. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty ABC là: chuyên sản xuất bê tông đúc sẵn; xây dựng công trình giao thông, công nghiệp, dân dụng, thủy lợi; xây dựng công trình đường ống cấp thoát nước; dọn dẹp, tạo mặt bằng xây dựng; kinh doanh dịch vụ nhà khách, nhà nghỉ. Tại Công ty cổ phần ABC sử dụng kỳ kế toán năm, năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ. Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính. Hình thức sổ kế toán được áp dụng là Nhật ký chứng từ. Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định được áp dụng theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp tính thuế GTGT được tính theo phương pháp giá trị gia tăng được khấu trừ Tại Công ty ABC không sử dụng tài khoản 641. Tài khoản sử dụng để theo dõi chi phí hoạt động ở đây bao gồm: TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6421: Chi phí tiền lương, phụ cấp, trợ cấp TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Tìm hiểu và đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB KTV thông qua những tài liệu trong hồ sơ thường trực của Công ty ABC và phỏng vấn nhân viên trong Công ty để từ đó khẳng định và bổ sung các thông tin về hệ thống KSNB đặc biệt về hệ thống kế toán của Công ty đối với chi phí hoạt động. Qua đó KTV đã thu thập và ghi chép lại trong biểu số 1.2 – Ghi chép hệ thống kế toán đối với chi phí hoạt động tại khách hàng ABC. Tổng hợp các thông tin thu thập được, KTV nhận định: - Công ty có Ban kiểm soát về chi phí hoạt động và hoạt động thực hiện của ban này tương đối thường xuyên và đều đặn - Công ty đã kiểm soát được chi phí - Có sự đối chiếu chéo giữa các phòng ban trong Công ty Kết luận: Hệ thống KSNB đối với chi phí hoạt động của Công ty cổ phần ABC tồn tại và hoạt động hiệu quả, đảm bảo nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn, phân công phân nhiệm. KTV đã đánh giá rủi ro đối với chi phí hoạt động ở mức thấp. Biểu 1.1: Ghi chép hệ thống kế toán đối với chi phí hoạt động tại Công ty ABC PKF Khách hàng: Công ty Cổ phần ABC Người thực hiện: Ngày: Nguyễn Lê 13/03/2010 Tham chiếu D4.5 Người kiểm tra: Ngày: Lê Hải 13/03/2010 Nội Dung Ghi chép hệ thống Chi phí hoạt động Tại Công ty Cổ phần ABC có các loại chi phí phát sinh như chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bằng tiền khác… Đối với những khoản chi phí như chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác mà có phát sinh lớn thì sẽ phải có sự phê duyệt như sau: Quy trình cụ thể: - Bộ phận có nhu cầu kinh phí lập Bản kế hoạch dự trù thời gian kinh phí trình Trưởng bộ phận phê duyệt, sau đó trình Ban giám đốc phê duyệt - Sau khi nhận kinh phí, bộ phận tiến hành chi tiêu, sau đó thu thập hóa đơn chứng từ - Lập giấy đề nghị thanh toán hoặc bản quyết toán kinh phí trình trưởng bộ phận và Ban giám đốc phê duyệt - Sau khi giấy tờ được được phê duyệt, bộ phận chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ liên quan cho bộ phận hạch toán kế toán để bộ phận này tiến hành vào sổ. Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí hoạt động, kiểm toán viên tiến hành phân tích sơ bộ, qua đó có nhận định một cách khái quát về các thông tin trên BCTC để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch kiểm toán về bản chất, thời gian, và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng cho kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động. Bởi mối liên quan chặt chẽ giữa chi phí hoạt động và các phần hành khác nên thủ tục phân tích sơ bộ ngoài thực hiện đối với khoản mục chi phí hoạt động còn được tiến hành thực hiện đối với các khoản mục có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đối với chi phí hoạt động trên BCĐKT và báo cáo KQKD Biểu 1.2: Thực hiện phân tích sơ bộ báo cáo tài chính đối với Công ty ABC PKF KHÁCH HÀNG Công ty Cổ phần ABC Tham chiếu D4.3 NIÊN ĐỘ 01/01/2009- 31/12/2009 NỘI DUNG Chi phí hoạt động Ký Ngày Người TH Nguyễn Lê 13/3/10 Người KT Lê Hải 13/3/10 THỦ TỤC PHÂN TÍCH SƠ BỘ (Số liệu trên BCTC chưa kiểm toán) A. Bảng cân đối kế toán Chỉ tiêu Số liệu chưa kiểm toán Số liệu đã kiểm toán Chênh lệch 31/12/2009 31/12/2008 VNĐ % 1.Hàng tồn kho 4.340.584.707 5.716.485.640 (1.375.900.933) -24% 2. TSCĐ 1.839.091.550 1.320.810.184 518.281.366 39% Nguyên giá 3.849.067.253 3.150.770.096 698.297.157 22% HMLK (2.009.975.703) (1.829.959.912) (180.015.791) 10% Nhận xét: Trong năm 2009 hàng tồn kho của Công ty giảm so với năm 2008 là 1.375.900.933 VNĐ tương ứng với 24%. Về TSCĐ, năm 2009 do công ty mở rộng mua sắm nhiều máy móc thiết bị nên nguyên giá TSCĐ tăng 22%, mức HMLK cũng tăng lên 10%. B. Báo cáo kết quả kinh doanh Chỉ tiêu Số liệu chưa kiểm toán Số liệu đã kiểm toán Chênh lệch 31/12/2009 31/12/2008 VNĐ % 1. Doanh thu thuần 55.528.247.459 36.594.892.366 18.933.355.093 52% 2.Giá vốn hàng bán 52.453.993.005 33.796.563.737 18.657.429.268 55% 3. Chi phí QLDN 2.112.834.890 1.943.502.583 169.332.307 9% Nhận xét về kết quả kinh doanh: Năm 2009 doanh thu thuần của Công ty ABC tăng thêm 18.933.355.093 VNĐ so với năm 2008 tương ứng với tăng 52%. Sự tăng này là phù hợp với biến động tăng giá vốn hàng bán thêm 18.657.429.268 VNĐ. Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2009 cùng có xu hướng tăng như doanh thu và giá vốn. Đây là sự biến động hợp lý, ngoài ra chi phí quản lý doanh nghiệp tăng chỉ 9% thấp so với mức tăng của doanh thu và giá vốn cho thấy tình hình quản lý chi phí của Công ty ABC tốt. Qua đó KTV nhận định số liệu trên BCTC là phù hợp với những hiểu biết của kiểm toán viên về hoạt động kinh doanh của khách hàng ABC. Đồng thời căn cứ vào việc tìm hiểu về các sự kiện và các yếu tố KTV khẳng định không có dấu hiệu nghi ngờ về khả năng hoạt động liên tục của Công ty Cổ phần ABC. Xác định mức trọng yếu Biểu 1.3: Cơ sở xác định trọng yếu PKF KHÁCH HÀNG Công ty Cổ phần ABC Tham chiếu D4.3 NIÊN ĐỘ : 01/01/2009- 31/12/2009 Ký Ngày Người TH Minh Tâm 13/3/10 Người KT Lê Hải 13/3/10 TRỌNG YẾU 2009 2008 2007 Trung bình Doanh thu 55.528.247.459 36.594.892.366 32.066.929.209 41.396.689.678 Tổng tài sản 40.862.369.223 23.265.240.303 25.073.830.852 29.733.813.459 Căn cứ vào doanh thu năm 2009 của Công ty tăng nhiều so với các năm trước KTV lựa chọn doanh thu trung bình của 3 năm làm cơ sở xác định mức trọng yếu - PM (mức trọng yếu ban đầu) = 0.5% Doanh thu trung bình 3 năm = 206.983.448 VNĐ Sau đó, KTV tiến hành phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục chi phí hoạt động như sau: Biểu 1.4: Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục trên Báo cáo KQKD của Công ty ABC Khoản mục Giá trị Hệ số phân bổ Mức trọng yếu ước lượng ban đầu 1. Doanh thu 55.528.247.459 2 1.110.564.949 2. Giá vốn hàng bán 52.453.993.005 2 1.049.079.860 3. Doanh thu tài chính 352.540.060 1 3.525.400 4. Chi phí tài chính 417.736.426 2 8.354.728 5. Chi phí QLDN 2.112.834.890 2 42.256.697 6. Thu nhập khác 94.055.266 1 940.552 7. Chi phí khác 58.926.740 1 589.267 Tổng 111.018.333.800 2.215.311.456 Từ đó KTV xác định được mức trọng yếu phân bổ cho chi phí QLDN 206.983.448./ 2.215.311.456* 42.256.697 = 3.948.174 VNĐ Khi tổng hợp sai sót được dự đoán lớn hơn mức trọng yếu kiểm toán viên có thể kết luận có bằng chứng không đầy đủ để chấp nhận rằng khoản mục là sai sót trọng yếu. Khi tổng sai sót nhỏ hơn mức trọng yếu, kiểm toán viên có thể xác nhận rằng có sai sót thấp và có thể chấp nhận được. Thứ hai: Đánh giá rủi ro Kiểm toán viên tiến hành đánh giá rủi ro đối với cơ sở dẫn liệu đối với những khoản mục chi phí mà KTV cho rằng có khả năng sai phạm cao như chi phí mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, chi phí nhân viên mà không đánh giá rủi ro tổng thể đối với tổng thể Báo cáo tài chính. Biểu 1.5: Đánh giá rủi ro tai Công ty Cổ phần ABC Khoản mục chi phí chứa nhiều rủi ro CSDL Hoạt động kiểm soát liên quan Đánh giá mức độ ảnh hưởng Cao/thấp/trung bình Rủi ro trọng yếu Đánh giá sự kiểm soát Mức độ quan trọng Khả năng xảy ra 1. Chi phí nhân viên Hiện hữu, trọn vẹn, chính xác Quy chế lương Cao Cao Trọng yếu Tốt 2. Chi phí dịch vụ mua ngoài Hiện hữu, trọn vẹn, chính xác Hóa đơn Cao Cao Trọng yếu Tốt 3. Chi phí khác bằng tiền Hiện hữu, trọn vẹn, chính xác Hóa đơn Cao Cao Trọng yếu Tốt Thứ ba: Thiết kế chương trình kiểm toán Thiết kế thử ngiệm kiểm soát gồm có: - Đánh giá hệ thống KSNB theo mẫu của tập đoàn PKF đối với khoản mục chi phí hoạt động - Đối tượng chọn mẫu là chi phí hoạt động phát sinh các tháng đầu kỳ, cuối kỳ, giữa kỳ chú ý ba loại chi phí hay xảy ra sai phạm như ở trên - Sử dụng các kỹ thuật (phỏng vấn, quan sát) để thu thập đầy đủ thông tin điền vào mẫu đánh giá trên Thiết kế thử nghiệm cơ bản: KTV cơ bản sử dụng chương trình kiểm toán được tập đoàn PKF thiết kế chung cho mọi cuộc kiểm toán chi phí hoạt động (phụ lục). Cụ thể kiểm toán viên thiết kế chương trình kiểm toán đối với chi phí QLDN của khách hàng ABC như sau: Thiết kế thủ tục tổng hợp, đối chiếu: Lập bảng tổng hợp chi phí QLDN theo từng khoản mục chi phí Thiết kế thủ tục phân tích: Lập bảng tổng hợp chi phí QLDN theo tháng, đối chiếu số tổng cộng của tất cả các khoản mục chi phí với bảng tổng hợp chi phí theo các khoản mục trên. Các tháng có biến động lớn, kiểm tra, giải thích nguyên nhân Thiết kế thủ tục kiểm tra chi tiết: + Lập bảng tổng hợp chi phí QLDN theo đối ứng tài khoản, tiến hành đối chiếu chéo với các phần hành có liên quan, đồng thời kiểm tra việc kết chuyển chi phí vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. + Chọn mẫu những tháng có biến động lớn các khoản mục chi phí được đánh giá chứa đựng nhiều rủi ro tiến hành kiểm tra chi tiết đồng thời tiến hành kết hợp với các phần hành khác có liên quan như tài sản cố định, chi phí vật liệu… để giảm khối lượng công việc. Ngoài ra, KTV cần tiến hành kiểm tra chi phí QLDN tháng sau niên độ. 1.3.1.3. Thực trạng lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại Công ty XYZ Năm 2008 Công ty XYZ là khách hàng tiềm năng của PKF Việt Nam. Năm 2009, sau khi nhận được thư mời kiểm toán PKF tiến hành một số công việc trước khi cuộc kiểm toán bắt đầu như sau: Để nhằm đảm bảo rằng công việc kiểm toán đối với khách hàng này không chứa đựng những rủi ro lớn, KTV tiến hành xem xét việc có thể tin tưởng vào tính chính trực của Ban lãnh đạo Công ty XYZ được hay không và việc tiếp tục giữ mối quan hệ với khách hàng này có ảnh hưởng xấu đến uy tín của PKF Việt Nam không. Cuối cùng, KTV cho rằng có thể tin tưởng tính chính trực của Công ty XYZ trong việc điều hành và lập BCTC và việc tiếp tục giữ mối quan hệ với khách hàng không ảnh hưởng đến uy tín của PKF Việt Nam. KTV tiến hành các bước trong quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán tại XYZ. Thứ nhất: Hiểu biết về khách hàng: Các thông tin về khách hàng XYZ Công ty XYZ là khách hàng mới của PKF Việt Nam vì vậy hiểu biết khách hàng là một công việc rất cần thiết, ngoài ra những hiểu biết này sẽ được lưu trữ trong hồ sơ thường trực để phục vụ cho kiểm toán những năm sau. Tên Công ty: Công ty Cổ phần XYZ Giấy đăng ký kinh doanh sửa đổi số 021022000013 ngày 14/12/2007. Số vồn điều lệ 56.000.000.000VNĐ. Công ty có trụ sở tại 59 Phả Lại, Chí Linh, Hải Dương. Cơ cầu tổ chức của Công ty như sau: Ban lãnh đạo Công ty gồm hội đồng quản trị gồm 4 người, Ban kiểm soát gồm 3 người, Ban giám đốc (gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc). Tổng số cán bộ nhân viên trong Công ty tại thời điểm 31/12/2009 là 510 người. Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức chung của Công ty XYZ Chủ tịch HĐQT Ban Giám đốc Các phòng ban Phân xưởng SX Công ty XYZ kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau: - Sản xuất, gia công vở học sinh; gia công các sản phẩm về giấy - Sản xuất văn phòng phẩm bao gồm: Các loại bút chì, bút chì màu, các loại bút bi, bút gel mực nước, bút máy, các loại kẹp File, các loại cặp tài liệu, tẩy chì, ghim, giấy gắn, đục lỗ. - Thực hiện quyền xuất khẩu: Giấy, nguyên vật liệu ngành giấy và các sản phẩm về giấy; văn phòng phẩm các loại; vật tư, phụ tùng, nguyên liệu, trang thiết bị ngành in. Đơn vị tiền tệ được Công ty XYZ sử dụng để ghi sổ kế toán và lập BCTC là VNĐ. Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dương lịch. Công ty áp dụng chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán Công ty áp dụng là Nhật ký sổ cái Phương pháp tính khấu hao đối với tài sản cố định được áp dụng theo phương pháp đường thẳng Phương pháp tính thuế GTGT được áp dụng theo phương pháp tính thuế GTGT được khấu trừ Do đặc điểm của hoạt động SXKD, hệ thống tài khoản theo dõi chi phí hoạt động tại Công ty XYZ được chi tiết đến tài khoản cấp 2 như sau: TK641: Chi phí bán hàng TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6421: Chi phí tiền lương, phụ cấp, trợ cấp TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Tìm hiểu và đánh giá về hệ thống KSNB của công ty XYZ Khách hàng XYZ là một khách hàng mới bởi vậy kiểm toán viên cần tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB một cách kĩ lưỡng để nhằm mục đích hiểu rõ hơn về hệ thống KSNB, tạo thuận lợi cho công tác kiểm toán nói chung và kiểm toán chi phí hoạt động nói riêng. KTV tiến hành đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB cũng như hoạt động kiểm soát chi phí hoạt động của Công ty XYZ theo các tiêu thức: phong cách điều hành và triết lý quản lý, sơ đồ tổ chức, đánh giá về phân quyền và trách nhiệm, chính sách nhân sự, báo cáo tài chính Biểu 1.6: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của Công ty XYZ PKF KHÁCH HÀNG Công ty XYZ Tham chiếu D4.5 Kỳ hoạt động 31/12/2009 Người TH NVH 25/03/10 Người KT VMH 25/03/10 ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT I.Phong cách điều hành và triết lý quản lý Yếu Trung bình Mạnh 1.1 Các quyết định điều hành và quản lý Chịu sự chi phối của chủ tịch HĐQT 1.2 Cách tiếp cận rủi ro kinh doanh Thận trọng vừa phải 1.3 Giám sát rủi ro kinh doanh Trung bình 1.4 Thái độ làm việc làm đối với BCTC Rất quan tâm 1.5 Sự sẵn sàng điều chỉnh những sai phạm trọng yếu Chưa bày tỏ quan điểm rõ ràng 1.6 Tham vấn kiểm toán viên về các vấn đề kế toán Không 1.7 Sự ưu tiên cho hệ thống kiểm soát nội bộ Trung bình 1.8 Các chính sách và thủ tục nhằm kiểm soát các ước tính kế toán và giảm thiểu các chênh lệch có thể ảnh hưởng tới ước tính Các chính sách và thủ tục được thiết lập chưa đầy đủ 1.9 Đề cao thái độ đạo đức và thực hiện công việc Nhấn mạnh thái độ quản lý II.Sơ đồ tổ chức 2.1 Sơ đồ tổ chức phù hợp với qui mô và độ phức tạp của đơn vị Tốt 2.2 Sự rõ ràng trong phân quyền, phân nhiệm Phân định rõ ràng trách nhiệm báo cáo trên tất cả các hoạt động chính 2.3 Phân cấp trong đơn vị tổ chức mà ở đó các chính sách và qui trình phê duyệt các nghiệp vụ được thiết lập Thiết lập không chính thức 2.4 Sự tuân thủ các chính sách và thủ tục phân quyền của từng nhóm giao dịch Tốt 2.5 Việc kiểm tra giám sát các hoạt động phân quyền Trung bình 2.6 Sự tham gia của Ban giám đốc trong việc giám sát, xử lý dữ liệu Đầy đủ, phù hợp 2.7 Mối quan hệ thông tin giữa cấp quản lý kế toán với hoạt động xử lý dữ liệu Tốt III. Đánh giá về phân quyền và trách nhiệm 3.1 Thiết lập các chính sách về thông lệ kinh doanh được chấp nhận và chuẩn mực thực hiện Thiết lập không chính thức hoặc không đầy đủ 3.2 Trao đổi về các chính sách và thông lệ kinh doanh được chấp nhận Trao đổi không chính thức hoặc không đầy đủ 3.3 Thiết lập các chính sách về xung đột lợi ích Trao đổi không chính thức hoặc không đầy đủ 3.4 Phân rõ trách nhiệm của người lao động trong thực hiện công việc Thiết lập nhưng chưa đầy đủ, chưa có văn bản cụ thể 3.5 Trao đối về trách nhiệm cảu người lao động Trao đổi không chính thức hoặc không đầy đủ IV Chính sách nhân sự và thực hiện 4.1 Thiết lập các chính sách về nhân sự và thông lệ phù hợp với qui mô của đơn vị Thiết lập không đầy đủ 4.2 Thông tin về kinh nghiệm, bằng cấp, năng lực của nhân viên trong đơn vị Trung bình 4.3 Nhận thức của nhân viên về trách nhiệm của họ và cách thức thực hiện Trung bình 4.4. Giám sát nhân sự Trung bình 4.5. Đào tạo nhân lực Trung bình 4.6. Sự thay đổi nhân sự kế toán Cao 4.8 Khối lượng công việc kế toán Quá tải V. Báo cáo tài chính 5.1 Tuân thủ thời hạn báo cáo Tốt 5.2 Lập sơ đồ tài khoản và sổ tay kế toán Trung bình 5.3 Nhận biết những thay đổi chuẩn mực kế toán và yêu cầu báo cáo Trung bình 5.4 Lập bảng hòa giải giữa BCTC và BCQT Kém 5.5 Đào tạo nhân viên về báo cáo tài chính Không KẾT LUẬN Chỉ tiêu Yếu Trung bình Mạnh 1.Triết lý kinh doanh và phong cách điều hành * 2.Sơ đồ tổ chức * 3.Quyền hạn và phân nhiệm * 4.Chính sách nhân sự và thực hiện chính sách * 5.Báo cáo tài chính ra bên ngoài * Qua quá trính đánh giá và ghi chép hệ thống một số vấn đề mà KTV thu thập được liên quan tới phần hành chi phí hoạt động như sau: - Tại Công ty XYZ có nhiều loại chi phí phát sinh, việc hạch toán các khoản chi phí được thực hiện bằng máy với phần mềm FAST. - Công ty có ban kiểm soát nhưng việc thực hiện của ban kiểm soát không thường xuyên, đều đặn - Không có sự phân công công việc tốt, tình trạng phòng kế toán quá tải - Một số qui trình luân chuyển trong hệ thống kế toán có liên quan đến chi phí hoạt động được KTV ghi chép lại như: Quản lý thu chi tiền mặt: Thu tiền: Khi có người nộp tiền ---- Kế toán thanh toán viết phiếu thu---Chuyển qua cho kế toán trưởng duyệt--- Thủ quỹ thu tiền--- Phiếu thu có chữ ký của người nộp tiền, thủ quỹ, kế toán và chủ tịch hội đồng quản trị Chi tiền: Người thanh toán cần có đề nghị thanh toán trên đề nghị nêu rõ lý do chi tiền cho mục đích nào, kèm theo chứng từ gốc---Chuyển cho kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ---Chuyển cho kế toán trưởng duyệt--- Chuyển cho hội đồng quản trị duyệt--- Kế toán thanh toán hạch toán vào phần mềm in phiếu chi---Thủ quỹ chi tiền Việc tìm hiểu kế toán chi phí hoạt động được thực hiện bằng kỹ thuật quan sát và phỏng vấn nhân viên phòng kế toán và Ban quản lý của Công ty. Thông qua bảng kết luận về hệ thống KSNB cùng những ghi chép hệ thống thu thập được KTV đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB của Công ty XYZ là tồn tại và hoạt động ở mức trung bình. Với sự hiểu biết trên về cách thiết kế và vận hành hoạt động kiểm soát đối với chi phí hoạt động, KTV đánh giá rủi ro đối với chi phí hoạt động ở mức cao. Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ Tương tự như Công ty A, sau khi có được các thông tin cơ bản về khách hàng, KTV thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ để có được nhận định tổng quan về BCTC của khách hàng XYZ, từ đó củng cố thêm các hiểu biết cho KTV về khách hàng. Thủ tục thực hiện với những khoản mục trọng yếu trên BCTC ảnh hưởng tới khoản mục chi phí hoạt động Biểu 1.7: Giấy tờ phân tích sơ bộ các khoản mục của Công ty XYZ PKF KHÁCH HÀNG Công ty XYZ Tham chiếu D4.3 NIÊN ĐỘ 01/01/2009- 31/12/2009 NỘI DUNG Chi phí hoạt động Ký Ngày Người TH LHA 25/3/10 Người KT HMT 25/3/10 THỦ TỤC PHÂN TÍCH SƠ BỘ (Số liệu trên BCTC chưa kiểm toán) A. Bảng cân đối kế toán Chỉ tiêu Số liệu chưa kiểm toán Số liệu đã kiểm toán Chênh lệch 31/12/2009 31/12/2008 VNĐ % 1.Hàng tồn kho 41.602.205.772 20.459.917.396 21.142.288.376 51% 2. TSCĐ 41.792.356.720 15.917.144.429 25.875.212.291 62% Nguyên giá 45.929.257.678 15.917.144.429 30.012.113.249 65% HMLK (4.136.900.958) (4.136.900.958) 100% Nhận xét: Trong năm 2009 hàng tồn kho của Công ty tăng mạnh so với năm 2008 là 21.142.288.376 VNĐ tương ứng với 51%. Về TSCĐ, năm 2009 do công ty mở rộng nên Nguyên giá TSCĐ tăng 65%, B. Báo cáo kết quả kinh doanh Chỉ tiêu Số liệu chưa kiểm toán Số liệu đã kiểm toán Chênh lệch 31/12/2009 31/12/2008 VNĐ % 1. Doanh thu thuần 105.796.316.115 201.898.500 105.594.417.615 100% 2.Giá vốn hàng bán 92.162.710.212 201.898.500 91.960.811.712 100% 3.Chi phí QLDN 3.336.016.403 339.395.870 2.996.620.533 90% 4. Chi phí bán hàng 3.345.456.239 100% Nhận xét về kết quả kinh doanh: Năm 2009 là năm thứ hai doanh nghiệp hoạt động kinh doanh và kết quả thu được rất đáng chú ý. Doanh thu năm 2009 thu được là 105.796.316.115 VNĐ. Bên cạnh đó cả chi phí bán hàng và chi phí QLDN cũng tăng mạnh điều này phù hợp với điều kiện của Công ty XYZ mới hoạt động kinh doanh. Xác định mức trọng yếu KTV lựa chọn cơ sở xác định mức trọng yếu là doanh thu năm hiện tại. Cụ thể: - PM (mức trọng yếu ban đầu) = 0.5% Doanh thu năm hiện tại = 528.981.580 VNĐ Sau khi xác định mức trọng yếu ban đầu KTV tiến hành phân bổ mức trọng yếu cho chi phí QLDN Biểu1.8: Giấy tờ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục trên BCKQKD của Công ty XYZ Khoản mục Giá trị Hệ số phân bổ Mức trọng yếu ước lượng ban đầu 1. Doanh thu 105.796.316.115 2 211.592.632.200 2. Giá vốn hàng bán 92.162.710.212 2 184.325.420.400 3. Doanh thu tài chính 4.691.587.350 1 4.691.587.350 4. Chi phí tài chính 7.780.236.838 2 155.604.736.800 5. Chi phí QLDN 3.336.016.403 2 6.672.032.806 6. Chi phí bán hàng 3.345.456.239 2 6.690.912.478 7. Thu nhập khác 83.739.148 1 83.739.148 Tổng 217.196.062.300 429.616.798.100 Từ đó ta có: +Mức trọng yếu phân bổ cho chi phí bán hàng là: 528.981.580/ 429.616.798.100 *6.690.912.478 = 8.238.433 VNĐ + Mức trọng yếu phân bổ cho chi phí QLDN là: 528.981.580/429.616.798.100 * 6.672.032.806 = 8.215.187 VNĐ Nếu tổng sai sót nhỏ hơn mức trọng yếu, KTV có thể xác nhận rằng có sai sót thấp có thể chấp nhận được và ngược lại. Thứ hai: Đánh giá rủi ro Trên cơ sở đánh giá ban đầu về môi trường kiểm soát tại Công ty ở mức trung bình, kết hợp với Công ty XYZ là một Công ty sản xuất, KTV nhận định những khoản chi phí hoạt động trọng yếu, dễ xảy ra sai phạm là: + Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác đối với chi phí bán hàng + Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác đối với chi phí QLDN KTV tiến hành đánh giá rủi ro đối với cơ sở dẫn liệu đối với chi phí hoạt động theo những khoản mục chi phí dễ xảy ra sai phạm. Biểu 1.9: Đánh giá rủi ro tại Công ty XYZ Khoản mục chi phí chứa nhiều rủi ro CSDL Hoạt động kiểm soát liên quan Đánh giá mức độ ảnh hưởng Cao/thấp/trung bình Rủi ro trọng yếu Đánh giá sự kiểm soát Mức độ quan trọng Khả năng xảy ra 1.Chi phí dịch vụ mua ngoài Hiện hữu, trọn vẹn, phân loại và trình bày, chính xác Hóa đơn Cao Cao Trọng yếu Trung bình 2.Chi phí bằng tiền khác Hiện hữu, trọn vẹn, chính xác Hóa đơn Cao Cao Trọng yếu Trung bình Thứ ba: Thiết kế._.hoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF việt Nam thực hiện Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam với 8 năm hoạt động trong lĩnh vực trong lĩnh vực kiểm toán, tài chính, kế toán và tư vấn. Đến nay, PKF Việt Nam đã có mạng lưới khách hàng rộng khắp trên cả ba miền trong cả nước,có thể tham gia cung cấp dịch vụ kiểm toán cho các dự án, các tổ chức niêm yết trên thị trường chứng khoán, các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực… Quy trình kiểm toán của PKF Việt Nam, đặc biệt là kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động luôn tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và các quy định của Pháp luật. Kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động do PKF Việt Nam thực hiện khá hiệu quả và đảm bảo mục tiêu kiểm toán tổng quát và mục tiêu kiểm toán đặc thù của khoản mục chi phí hoạt động. Tuy nhiên, quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động bên cạnh những điều đã làm được vẫn còn tồn tại một số những nhược điểm cần được khắc phục. Dưới đây là những nét khái quát về ưu điểm và nhược điểm của quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện. 2.2.1. Những ưu điểm trong thực tế - Trong giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam tiến hành đánh giá chấp nhận khách hàng, tìm hiểu khách hàng không chỉ khách hàng mới mà còn cả những khách hàng cũ. Các thông tin về khách hàng như đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức, các TK sử dụng… được chú trọng từ đó giúp kiểm toán viên nắm bắt được cách thức ghi nhận chi phí trong kỳ, nhận biết những khoản chi phí dễ xảy ra sai phạm. Thông qua đó, kiểm toán viên có cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro, căn cứ hợp lý cho việc thiết kế chương trình kiểm toán có hiệu quả. Mức trọng yếu tổng thể ước lượng ban đầu được xác định một cách rõ ràng theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Việc phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục được thực hiện một cách phù hợp, mức trọng yếu này trở thành cơ sở cho KTV thực hiện chọn mẫu kiểm toán và thử nghiệm kiểm toán một cách hiệu quả nhất, đảm bảo không bỏ sót các sai phạm trọng yếu. Đánh giá rủi ro tại PKF Việt Nam đối với khoản mục chi phí hoạt động đã chú trọng tập trung đánh giá khoản mục chi phí trọng yếu. Ngoài ra, chương trình kiểm toán chung đối với khoản mục chi phí hoạt động được thiết kế khá rõ ràng và chi tiết. - Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện phân công công việc một cách rõ ràng và khoa học, các phần hành có mối liên hệ với nhau sẽ tạo điều kiện liên hệ nhau từ đó việc thực hiện kiểm toán khá rõ ràng và hiệu quả. Kiểm toán viên đã thực hiện một cách chính xác theo chương trình kiểm toán đã lập ra trong giai đoạn đầu. Các phát hiện của kiểm toán viên đều phải báo cáo và xin ý kiến của trưởng nhóm kiểm toán, công việc của KTV được thể hiện trên giấy tờ làm việc một cách rõ ràng và khoa học. Hơn nữa, các bước trong quá trình kiểm toán được thực hiện hợp lý, bước ban đầu sẽ làm cơ sở, bổ sung, bổ trợ cho bước sau. Cụ thể như: Thông qua thử nghiệm kiểm soát kiểm toán viên xem xét việc có giảm thiểu được khối lượng công việc của thử nghiệm cơ bản hay không... Nếu có bất kỳ một sự thay đổi nào trong chương trình kiểm toán thì sẽ được toàn bộ nhóm kiểm toán thảo luận và đi đến thống nhất. - Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn này trên thực tế PKF Việt Nam thực hiện hết sức chặt chẽ. Trước khi đưa ra kết luận kiểm toán về khoản mục chi phí hoạt động, KTV tiến hành soát xét giấy tờ làm việc, việc soát xét đó được thực hiện từ chính kiểm toán viên thực hiện phần đó và trưởng nhóm kiểm toán, sau đó tổng hợp những phát hiện. Đồng thời, các sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC cũng được kiểm toán viên xem xét một cách cẩn thận để đảm bảo về sự ảnh hưởng của nó đến khoản mục chi phí hoạt động nói chung và đến BCTC của khách hàng nói riêng. 2.2.3. Những tồn tại trong thực tế - Trong giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán PKF Việt Nam chưa thực hiện thu thập hiểu biết sâu về khách hàng như chỉ dừng lại ở các thông tin về đặc điểm kinh doanh hay cơ cấu tổ chức… mà chưa tìm hiểu về những mối quan hệ của khách hàng đối với những biến động của thị trường hay những yếu tố xã hội ảnh hưởng đến hoạt động của khách hàng. Việc tìm hiểu về nghĩa vụ pháp lý được PKF Việt Nam tiến hành nhưng chỉ ở mức độ sơ lược. Tìm hiểu về hệ thống KSNB được thực hiện bằng phương pháp phỏng vấn, điều tra và quan sát tại đơn vị nhưng còn chưa thật sự đầy đủ và chủ yếu lấy từ tài liệu nội bộ của đơn vị. Quan sát trực tiếp hoạt động kinh doanh của đơn vị như tham quan nhà xưởng, dây chuyền sản xuất… đã được chú trọng nhưng chưa đầy đủ ở tất cả các khách hàng. Kết quả đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB chỉ dựa trên kinh nghiệm của những kiểm toán viên có nhiều kinh nghiệm chứ không có một thước đo chuẩn. Chương trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động được xây dựng cho tất cả các khách hàng, cho mọi loại hình doanh nghiệp kể cả sản xuất kinh doanh, xây dựng, thương mại hay ngân hàng. Do vậy, ít nhiều ảnh hưởng đến sự linh hoạt trong quá trình thực hiện kiểm toán từ đó có thể dẫn đến chất lượng kiểm toán không cao. - Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán Thủ tục phân tích được sử dụng là phân tích ngang mà chưa chú trọng nhiều đến phân tích dọc, phân tích tính hợp lý và thủ tục phân tích dựa vào thông tin tài chính mà chưa sử dụng đến thông tin phi tài chính. Việc tiến hành kiểm toán thực hiện chủ yếu là chọn mẫu kiểm toán. Tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam chưa xây dựng hay sử dụng một phần mềm chọn mẫu nào, việc chọn mẫu được thực hiện trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. Và các mẫu được chọn chủ yếu là những nghiệp vụ phát sinh lớn hoặc nghiệp vụ bất thường chưa thể hiện được tính chất của toàn bộ tổng thể cần đánh giá, vì vậy có thể bỏ qua những sai phạm mang tính chất hệ thống của những khoản phát sinh có giá trị nhỏ. 2.3. Các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF thực hiện Xuất phát từ thực tế quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam còn gặp phải một số hạn chế, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình như sau: - Trong giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán Thứ nhất về việc tìm hiểu khách hàng: Luận cứ: Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 về “ Lập kế hoạch kiểm toán”, trong giai đoạn này kiểm toán viên tiến hành thu thập những hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống KSNB, xem xét nghiệp vụ và thực tế hoạt động của khách hàng, xem xét hồ sơ kiểm toán năm trước, tham quan nhà xưởng và dây chuyền sản xuất, nhận diện các bên liên quan và thu thập thông tin về cơ sở pháp lý của khách hàng. Giải pháp đề xuất: PKF Việt Nam trong giai đoạn này cần tăng cường sự hiểu biết về môi trường bên ngoài khách hàng, thông tin pháp lý như thông tin về đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ với các yếu tố xã hội. Việc tìm hiểu và thu thập thông tin về khách hàng cần tiến hành từ nhiều kênh, từ nội bộ doanh nghiệp và từ các nguồn độc lập bên ngoài như báo đài, internet… Các thông tin này mặc dù không ảnh hưởng trực tiếp nhưng nó tác động đến phong cách và quan điểm quản lý của nhà quản lý, do vậy nó giản tiếp ảnh hưởng đến hạch toán khoản mục chi phí hoạt động. Thêm vào đó, kiểm toán viên cần chú trọng hơn nữa việc xem xét thực trạng hoạt động kinh doanh của đơn vị. Điều kiện vận dụng: Tìm hiểu thông tin về khách hàng đòi hỏi yêu cầu về thời gian và chi phí kiểm toán. Các giải pháp trên được đưa ra sẽ thực hiện tốt trên thực tế nếu kiểm toán viên không bị giới hạn nhiều về mặt thời gian, để từ đó kiểm toán viên có thể sắp xếp thời gian phù hợp cho việc hiểu biết về khách hàng. Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần có kiến thực về ngành nghề, tính chất hoạt động của đơn vị và tạo lập được quan hệ tốt với khách hàng từ đó thuận lợi cho việc thực hiện của mình. Thứ hai: Đánh giá về hệ thống KSNB Luận cứ: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 về Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ chỉ ra rằng:” Kiểm toán viên phải có đầy đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch và thiết kế chương trình kiểm toán phù hợp, có hiệu quả”. Qua đó chúng ta có thể thấy đánh giá hệ thống KSNB là một công việc rất cần thiết mà KTV cần phải tuân thủ. Giải pháp hoàn thiện: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong giai đoạn này PKF Việt Nam nên sử dụng bảng câu hỏi thiết kế cần được cụ thể và chi tiết hóa cho các phần hành cụ thể. Cụ thể đối với đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cho khoản mục chi phí hoạt động nên được thực hiện bởi bảng câu hỏi dành riêng cho khoản mục chi phí hoạt động có thể bao gồm một số câu hỏi như sau: - Có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động trong đơn vị hay không? - Kế toán công ty có được đào tạo bài bản không? - Thường xuyên có sự đối chiếu chéo trong công tác kế toán không, kế toán trưởng có thường xuyên xem xét lại hoạt động của các nhân viên khác không? - Đơn vị có quy chế chi tiêu nội bộ không? - Đơn vị có thực hiện các bước kiểm soát chi phí cần thiết không? - Có qui định phân cấp trách nhiệm cụ thể của từng nhân viên kế toán không? - Có xây dựng hệ thống tài khoản để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không?... Thông qua việc sử dụng bảng câu hỏi cụ thể cho khoản mục chi phí hoạt động để đánh giá về hệ thống KSNB sẽ phục vụ tốt nhất cho xây dựng và thiết kế phương pháp kiểm toán, cũng như việc thực hiện kiểm toán khoản mục này ở các giai đoạn sau Điều kiện vận dụng: KTV thực hiện đánh giá hệ thống KSNB phải là người có kinh nghiệm, có khả năng nhận định tốt. Công việc đánh giá hệ thống KSNB nên linh hoạt tùy thuộc vào từng khách hàng. Cụ thể, bảng câu hỏi có thể phục vụ tốt cho khách hàng đơn giản và ít phức tạp, còn đối với những khách hàng phức tạp kiểm toán viên nên kết hợp giữa sử dụng bảng câu hỏi kết hợp với vẽ lưu đồ để đánh giá hệ thống KSNB. Thứ ba: Xây dựng chương trình kiểm toán Luận cứ: Theo VAS 300: “Chương trình kiểm toán là toàn bộ những chỉ dẫn cho KTV và trợ lý kiểm toán tham gia vào công việc kiểm toán, là phương tiện ghi chép theo dõi kiểm tra tình hình thực hiện kiểm toán…” Thiết kế một chương trình kiểm toán hợp lý sẽ mang lại một cuộc kiểm toán hiệu quả và đạt chất lượng cao, mang tính định hướng tốt. Giải pháp hoàn thiện: Chương trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam áp dụng mẫu chương trình kiểm toán chi phí hoạt động cho toàn bộ khách hàng hoạt động ở tất cả các lĩnh vực do vậy dẫn đền sự cứng nhắc, đôi khi không phù hợp. Do vậy PKF Việt Nam cần vận dụng mẫu chương trình sẵn có đó để xây dựng nên chương trình kiểm toán chi tiết cho tùy từng dạng tổ chức kinh tế. Điều kiện vận dụng: Việc xây dựng chương trình kiểm toán riêng cho mỗi khách hàng dựa trên chương trình kiểm toán chung cần lấy cơ sở từ sự hiểu biết rõ về khách hàng mà mình kiểm toán, đồng thời kết hợp với thủ tục phân tích, đánh giá trọng yếu…đã kiến nghị ở trên - Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: Thủ tục phân tích: Luận cứ: Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 về quy trình phân tích chỉ ra rằng: “Thủ tục phân tích là việc phân tích số liệu, các thông tin, tỉ suất quan trọng, thông qua đó tìm ra những xu hướng biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có chênh lệch lớn so với giá trị dự kiến”. Các loại phân tích được sử dụng chủ yếu là đánh giá tính hợp lý, phân tích xu hướng và phân tích tỉ suất. Giải pháp hoàn thiện: Thực hiện thủ tục phân tích trong quá trình kiểm toán giúp kiểm toán viên thu thập bằng chứng phù hợp và đầy đủ nhanh hơn và không mất nhiều thời gian. Để nâng cao hiệu quả của thủ tục phân tích, góp phần tăng hiệu quả cho cuộc kiểm toán, PKF Việt Nam cần tăng cường hơn nữa thủ tục phân tích để từ đó có thể giảm bớt các công việc kiểm tra chi tiết một cách hiệu quả. Thủ tục phân tích trong giai đoạn này của kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động không nên chỉ dừng lại ở phân tích ngang (phân tích xu hướng) mà có thể tiến hành tăng cường phân tích dọc như tỷ lệ chi phí trên doanh thu của từng tháng, sau đó so sánh tỷ lệ này giữa các tháng sẽ thấy được sự tăng lên hay giảm xuống của chi phí so với doanh thu, từ đó có cơ sở tốt hơn để tiến hành kiểm tra chi tiết hiệu quả. Ngoài ra, nếu như tại đơn vị có kế hoạch, dự toán hoặc định mức về chi phí hoạt động trong kỳ, KTV tiến hành xem xét kế hoạch đó có thiết lập khả thi không, sau đó có tiến hành phân tích giữa số kế hoạch và số thực tế. Việc phân tích cũng nên được thực hiện thông qua việc so sánh các thông tin tài chính với các thông tin phi tài chính như số lượng nhân viên quản lý doanh nghiệp (bán hàng)/ Chi phí tiền lương để thấy được sự tương thích phù hợp. Việc phân tích cần được mở rộng trong nhiều năm tài chính để thấy được xu hướng phát triển của doanh nghiệp, có thể phân tích ngang chi phí hoạt động của năm nay so với năm trước vào cùng một tháng để thấy được xu hướng biến động của nó. Nếu tìm thấy sự chênh lệch thì kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu, phỏng vấn nhân viên kế toán thu thập thông tin hoặc những người có trách nhiệm để lấy giải trình về sự chênh lệch ấy. Đồng thời KTV tiến hành chọn mẫu để kiểm tra tính hợp lý của việc chênh lệch từ đó trình bày ý kiến. Điều kiện vận dụng: Khi áp dụng các thủ tục phân tích, KTV phải xem xét về mục tiêu của thủ tục, đặc điểm của đơn vị và ngành nghề lĩnh vực mà đơn vị đang hoạt động, khả năng thu thập các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính của đơn vị, tính độc lập và có khả năng sử dụng được của thông tin. Chọn mẫu kiểm toán: Luận cứ: Chọn mẫu kiểm toán là một kỹ thuật quan trọng được sử dụng trong kiểm toán BCTC nói chung và kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động nói riêng. Xác định phương pháp chọn mẫu khoa học có ý nghĩa quan trọng trong việc đạt được rủi ro kiểm toán kỳ vọng. Bởi phương pháp chọn mẫu khoa học sẽ giảm thiểu rủi ro chọn mẫu, giảm thiểu ảnh hưởng của mẫu chọn tới kết quả kiểm toán. Theo VSA 530, Lấy mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác: “… Lấy mẫu kiểm toán: Là áp dụng các thủ tục kiểm toán trên số phần tử ít hơn 100 % tổng số phần tử của một số dư tài khoản hay một loại nghiệp vụ, sao cho mọi phần tử đều có cơ hội để được chọn. Lấy mẫu kiểm toán sẽ giúp kiểm toán viên thu thập và đánh giá bằng chứng kiểm toán về các đặc trưng của các phần tử được chọn, nhằm hình thành hay củng cố kết luận về tổng thể. Lấy mẫu kiểm toán có thể tiến hành theo các phương pháp thống kê hoặc phi thống kê … Việc lựa chọn lấy mẫu thống kê hay phi thống kê tùy thuộc vào xét đoán nghề nghiệp của KTV xem phương pháp nào có hiệu quả hơn để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp trong từng điều kiện cụ thể… KTV phải đảm bảo rủi ro kiểm toán áp dụng phương pháp lấy mẫu kiểm toán giảm xuống mức có thể chấp nhận được khi xác định cỡ mẫu…”. Giải pháp hoàn thiện: Để công tác chọn được mẫu kiểm toán điển hình, mang tính đại diện cho toàn bộ tổng thể được tốt hơn, Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam nên xem xét và áp dụng một số phương pháp chọn mẫu khác như chọn mẫu ngẫu nhiên theo phần mềm chọn mẫu để kết hợp các phương pháp chọn mẫu với nhau. Bên cạnh đó, Công ty có thể tham khảo các kỹ thuật chọn mẫu của các công ty kiểm toán khác như kỹ thuật phân tầng. Trong kỹ thuật phân tầng tổng thể mẫu được chia thành các tầng căn cứ vào những đặc tính tương đồng của các phần tử (thường sử dụng quy mô lượng tiền). Các tầng sẽ được chọn mẫu độc lập hoặc kết hợp để suy rộng kết quả cho toàn bộ tổng thể. Thông qua kỹ thuật phân tầng sẽ làm giảm sự khác biệt trong cùng một tầng và giúp KTV tập trung vào những bộ phận chứa đựng khả năng sai phạm. Phương pháp này đòi hỏi kiểm toán viên phải phân định giữa các tầng để mỗi đơn vị mẫu chỉ thuộc một tầng. Việc kết hợp các phương pháp chọn mẫu với nhau sẽ có thể phát hiện các sai phạm tồn tại dưới dạng quy mô nhỏ và phân bổ đều cho các khoản mục. Điều kiện vận dụng: Trước hết, kiểm toán viên cần đánh giá đúng đắn vai trò của mẫu chọn, áp dụng linh hoạt và phối kết hợp các kỹ thuật chọn mẫu trong từng trường hợp cụ thể; nghiên cứu, xây dựng hoặc đầu tư để có được phần mềm chọn mẫu hiệu quả. KẾT LUẬN Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam chính thức đi vào hoạt động từ năm 2002, là một Công ty kiểm toán còn non trẻ về tuổi đời nhưng những gì PKF Việt Nam đã và đang làm được thật đáng tự hào. Công ty đang không ngừng phấn đầu cho mục tiêu trở thành một trong những Công ty kiểm toán hàng đầu Việt Nam. Sau thời gian tham gia thực tập tại Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam, em đã được đi vào thực tế học hỏi, tìm hiểu những kiến thức trên ghế nhà trường được áp dụng vào thực tế ra sao. Đồng thời, em đã có cơ hội tích luỹ được những kinh nghiệm của hoạt động kiểm toán. Khoản mục chi phí hoạt động là một phần hành kiểm toán quan trọng trong kiểm toán BCTC do vậy em đã lựa chọn kiểm toán khoản mục này làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình. Quá trình nghiên cứu và thực hiện chuyên đề đã giúp em hình dung rõ hơn quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam thực hiện, trên cơ sở đó, em đã trình bày những hiểu biết của mình thông qua việc mô phỏng lại quy trình kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động tại hai khách hàng của Công ty. Do hạn chế về thời gian nghiên cứu tìm hiểu đề tài, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên báo cáo chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót, có những vấn đề chưa được đề cập đến, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến để báo cáo chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới T.S Nguyễn Thị Phương Hoa, cùng các anh chị trong Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam, đặc biệt là các anh chị trong phòng Định giá đã tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành báo cáo chuyên đề của mình. Hà Nội, ngày tháng năm Sinh viên Trần Lê Trang PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS. Nguyễn Quang Quynh – TS. Ngô Trí Tuệ (Chủ biên năm 2006) Giáo trình kiểm toán tài chính, NXB Trường đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội GS.TS. Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên năm 2008) Giáo trình kiểm toán cơ bản, NXB Trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội GS.TS. Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên năm 2009) Giáo trình kiểm toán hoạt động, NXB Trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam PGS. Đặng Thị Loan (Chủ biên năm 2006) Giáo trình Kế toán tài chính, NXB Trường đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Tạp chí kiểm toán Tạp chí kế toán Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam hồ sơ kiểm toán, giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, chương trình kiểm toán PHỤ LỤC Chương trình kiểm toán chi tiết khoản mục chi phí hoạt động của Công ty TNHH kiểm toán PKF Việt Nam PKF KHÁCH HÀNG XXX Tham chiếu E220.4 NIÊN ĐỘ 31/12/200X NỘI DUNG CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG Ký Ngày Người TH Người KT Mục tiêu: Mục tiêu của phần hành này là kiểm toán viên phải đưa ra ý kiến nhận xét về tính trung thực hợp lý của việc ghi nhận khoản mục chi phí hoạt động của đơn vị được kiểm toán thông qua việc thu thập các bằng chứng kiểm toán nhằm khẳng định cơ sở dẫn liệu liên quan đảm bảo tính đầy đủ, phát sinh, tính chính xác, tính trình bày và công bố, cụ thể như sau: Đảm bảo các nghiệp vụ về chi phí phát sinh trong năm được ghi chép đầy đủ Đảm bảo các nghiệp vụ về chi phí phát sinh được ghi nhận đúng kỳ Đảm bảo việc ghi chép và phân bổ các yếu tố chi phí dài hạn là chính xác và phù hợp Đảm bảo các khoản mục chi phí của doanh nghiệp được trình bày trên BCTC phù hợp TRÌNH TỰ THỰC HIỆN Cơ sở dẫn liệu Người TH Tham chiếu Thủ tục tổng hợp đối chiếu 1 Lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục chi phí E R O C V M P 2 Thực hiện các thủ tục đối chiếu E R O C V M P Đối chiếu khoản mục chi phí nói trên trên P/L với Sổ cái và Sổ chi tiết các tài khoản chi phí tương ứng Thủ tục phân tích 1 So sánh tỷ lệ từng nhóm chi phí: chi phí lương, vật liệu, khấu hao, công cụ dụng cụ, phí lệ phí, dự phòng, dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, chi phí lãi vay, chênh lệch tỷ giá đã thực hiện, lỗ từ các khoản đầu tư… với lãi gộp giữa năm hiện tại với năm trước E R O C V M P 2 Xem xét sự biến động tăng, giảm của các khoản chi phí nói trên theo từng tháng trong năm E R O C V M P 3 Giải thích và thực hiện các bước kiểm tra cần thiết đối với các trường hợp sau: E R O C V M P - Những chênh lệch lớn so với kế hoạch - Những thay đổi lớn so với năm trước, những biến động lớn giữa các tháng trong năm Thủ tục kiểm tra chi tiết 1 Lập WP tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý theo đối ứng tài khoản E R O C V M P 2 Tiến hành đối chiếu chéo trong mối quan hệ phù hợp đối ứng với các phần hành khác liên quan E R O C V M P 3 Kiểm tra việc tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ và kết chuyển chi phí vào TK xác định kết quả kinh doanh E R O C V M P 4 Thu thập quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Rà soát nhanh các nghiệp vụ phát sinh trên sổ Cái và sổ chi tiết tài khoản tương ứng theo từng khoản mục chi phí để kiểm tra đến chứng từ để khẳng định tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đảm bảo các khoản chi phí này tuân thủ quy chế nội bộ của đơn vị và phù hợp với các thông tư hướng dẫn về thuế thu nhập hiện hành. E R O C V M P a Khoản mục chi phí tiền lương Kết hợp với phần hành kiểm toán tiền lương Lưu ý đến các khoản chi phí tiền lương cho Ban Giám đốc, HĐQT (đối chiếu với các điều khoản trong điều lệ công ty, hoặc biên bản họp HĐQT, quy chế tiền lương…) E R O C V M P Xem xét việc tính toán các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, KPCĐ) được đơn vị trích như thế nào, so sánh với biên bản đối chiếu BHXH hàng quý, hàng năm E R O C V M P Xem xét các khoản chi trả phụ cấp cho người nước ngoài như: chi phí đi lại, ăn ở, điện nước… được phản ánh dưới hình thức tiền lương, so sánh với hợp đồng lao động, các quy định chung của Công ty E R O C V M P b Khoản mục chi phí NVL phục vụ quản lý Kết hợp với phần hành kiểm toán hàng tồn kho Tìm hiều sự cần thiết của các loại NVL xem có thực sự cần thiết phục vụ cho quản lý hay là không? Các quy định về định mức tiêu hao NVL cho quản lý và bán hàng như thế nào? Xem xét việc ghi nhận khoản mục chi phí có vượt quá định mức cho phép hay không? Lựa chọn một vài mẫu điển hình kiểm tra và khẳng định nghiệp vụ thật sự phát sinh. E R O C V M P c Khoản mục chi phí công cụ dụng cụ Kết hợp phần hành kiểm toán hàng tồn kho và TSLĐ khác Kiểm tra bảng phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí, tiêu thức phân bổ mà đơn vị đang áp dụng. Tính toán lại chỉ tiêu chi phí này, so sánh với số liệu hạch toán của đơn vị E R O C V M P d Khoản mục chi phí KH TSCĐ Tham chiếu phần hành kiểm toán TSCĐ, kiểm tra việc phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí quản lý, xem xét việc phân bổ chi phí khấu hao có phù hợp với mục đích sử dụng của tài sản hay không? E R O C V M P e Khoản mục phí, lệ phí Kiểm tra các khoản chi phí, thuế phát sinh đã được hạch toán vào chi phí quản lý là những khoản thuế gì, lưu ý đối với các khoản phạt vi phạm hợp đồng, phạt hành chính… được đơn vị hạch toán ra sao E R O C V M P f Khoản mục dự phòng Kiểm tra các khoản chi phí dự phòng đã được hạch toán trong kỳ kiểm tra mức trích lập và đối tượng trích lập dự phòng, so sánh với quy định hiện hành xem mức và cơ sở lập dự phòng được đảm bảo hay chưa, có thể tham chiếu đến các phần hành khác liên quan (dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán, dự phòng trợ cấp mất việc làm…), lưu ý đến các khoản dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, dự phòng phải trả cho các rủi ro từ tranh chấp hợp đồng... E R O C V M P g Khoản mục chi phí dịch vụ mua ngoài Lựa chọn một số mẫu để kiểm tra chi tiết đến chứng từ để khẳng định rằng nghiệp vụ thực sự phát sinh, lưu ý đến việc hạch toán các khoản chi phí phải trả, cơ sở để hạch toán các khoản chi phí phải trả E R O C V M P h Khoản mục chi phí khác bằng tiền Lựa chọn một số mẫu điển hình và phát sinh bất thường, có quy mô phát sinh lớn để kiểm tra đối chiếu đến chứng từ, kiểm tra việc thanh toán các khoản chi phí này bằng tiền hoặc chuyển khoản E R O C V M P i Kiểm tra việc hạch toán các khoản chi phí như quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp khách, so sánh tỷ trọng khoản chi phí này trên tổng chi phí nhằm đảm bảo các khoản chi phí như lễ tân, giao dịch, tiếp khách không vượt quá mức khống chế tại quy định các văn bản hiện hành E R O C V M P k Kiểm tra các khoản chi phí hoa hồng, khuyến mai, đối chiếu đến chứng từ liên quan như chứng từ nhận tiền hoa hồng, so sánh với chính sách khuyến mại tại đơn vị, cách thức khuyến mại và các thủ tục chi trả khuyến mại cho khách hàng… để đảm bảo rằng các nghiệp vụ này là phù hợp E R O C V M P l Xem xét việc phân bổ các khoản chi phí dài hạn từ các kỳ trước có phù hợp hay là không Trong quá trình kiểm tra phải lưu ý đến tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tính đúng đắn và phù hợp của các yếu tố chi phí, phù hợp mức khống chế theo quy định của nhà nước, xem xét chênh lệch tạm thời và chênh lệch vĩnh viễn nếu có E R O C V M P Lưu ý các giao dịch bằng đồng ngoại tệ được chuyển đổi khi hạch toán sang VND được thực hiện như thế nào? E R O C V M P 5 Chọn mẫu các nghiệp vụ trước và sau thời điểm khoá sổ kiểm tra xem các nghiệp vụ chi phí có được ghi chép đúng kỳ hay không bằng cách kiểm tra việc thanh toán các khoản chi phí bằng tiền mặt và chuyển khoản trước và sau ngày khoá sổ lập BCTC E R O C V M P 6 Kiểm tra việc trình bày chỉ tiêu chi phí bán hàng và chi phí QLDN, lưu ý việc trình bày các giao dịch nội bộ và giao dịch với các bên liên quan trên báo cáo KQKD và thuyết minh Báo cáo tài chính E R O C V M P Kết luận 1 Trên cơ sở kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ, xem xét trên khía cạnh trọng yếu, theo ý kiến của tôi các ghi chép kế toán, trình bày khoản mục chi phí hoạt động của đơn vị đã trung thực, hợp lý 2 Tôi khẳng định rằng tất cả thủ tục kiểm toán cần thiết đã được thực hiện và được ghi chép trên WPs theo các thủ tục kiểm toán của hãng, cung cấp đầy đủ bằng chứng cho kết luận được đưa ra 3 Tôi khẳng định rằng các sai sót và những hạn chế cũng như các kiến nghị đã được nêu ra để đưa vào thư quản lý gửi cho khách hàng 4 Căn cứ trên các công việc kiểm toán các quy trình kiểm toán đã thực hiện, tôi thấy rằng có đủ bằng chứng để đảm bảo sự tin tưởng rằng khoản mục chi phí hoạt động đã được trình bày trung thực, hợp lý cho kỳ hoạt động từ ngày ………… đến ngày……… 5 Căn cứ vào các công việc kiểm toán, các quy trình kiểm toán đã được thực hiện, tôi thấy rằng không có đủ bằng chứng để đảm bảo sự tin tưởng rằng khoản mục chi phí hoạt động đã được trình bày trung thực ,hợp lý cho kỳ hoạt động từ ngày ………… đến ngày………… 6 Căn cứ trên các công việc kiểm toán, các quy trình kiểm toán đã thực hiện, tôi thấy rằng có đủ bằng chứng để đảm bảo sự tin tưởng rằng khoản mục chi phí hoạt động đã được trình bày trung thực, hợp lý cho kỳ hoạt động từ ngày ………… đến ngày…………, ngoại trừ 7 Tôi từ chối không đưa ra ý kiến nhận xét về khoản mục chi phí hoạt động của khách hàng cho kỳ hoạt động từ ngày ………….. đến ngày ………… MỤC LỤC Trang DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Trang Sơ đồ 1.1 Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng 8 Sơ đồ 1.2: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp 9 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức chung của Công ty ABC 19 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức chung của Công ty XYZ 26 Biểu 1.1: Ghi chép hệ thống kế toán đối với chi phí hoạt động tại Công ty ABC 21 Biểu 1.2: Thực hiện phân tích sơ bộ báo cáo tài chính đối với Công ty ABC 22 Biểu 1.3: Cơ sở xác định trọng yếu 23 Biểu 1.4: Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục trên Báo cáo KQKD của Công ty ABC 24 Biểu 1.5: Đánh giá rủi ro tai Công ty Cổ phần ABC 24 Biểu 1.6: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của Công ty XYZ 28 Biểu 1.7: Giấy tờ phân tích sơ bộ các khoản mục của Công ty XYZ 32 Biểu1.8: Giấy tờ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục trên BCKQKD của Công ty XYZ 33 Biểu 1.9: Đánh giá rủi ro tại Công ty XYZ 34 Biểu 1.10: Thử nghiệm kiểm soát đối với chi phí hoạt động tại Công ty ABC 37 Biểu 1.11: Giấy tờ tổng hợp, đối chiếu chi phí QLDN của Công ty Cổ phần ABC 40 Biểu 1.12: Giấy tờ phân tích đối với chi phí QLDN tại Công ty Cổ phần ABC 41 Biểu 1.13: Giấy tờ tổng hợp chi phí QLDN theo đối ứng tài khoản tại Công ty Cổ phần ABC 43 Biểu 1.14: Giấy tờ kiểm tra chi tiết chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác tại khách hàng ABC 45 Biểu 1.15: Giấy tờ kiểm tra chi tiết chi phí QLDN tháng 01/2010 tại khách hàng ABC 46 Biểu 1.16: Giấy tờ tổng hợp, đối chiếu đối với chi phí bán hàng tại Công ty XYZ 48 Biểu 1.17: Giấy tờ tổng hợp, đối chiếu đối với chi phí QLDN tại Công ty XYZ 49 Biểu 1.18: Giấy tờ phân tích đối với chi phí bán hàng tại Công ty XYZ 50 Biểu 1.19: Giấy tờ phân tích đối với chi phí QLDN tại Công ty XYZ 51 Biểu 1.20: Giấy tờ kiểm tra chi tiết TK 6417 54 Biểu 1.21: Giấy tờ tổng hợp chi phí QLDN dối ứng theo tài khoản tại Công ty XYZ 56 Biểu 1.22: Giấy tờ kiểm tra chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp 57 Biểu 1.23: Tổng hợp sai sót phần hành chi phí hoạt động 60 Biểu 1.24: Biểu chỉ đạo chi phí hoạt động 61 Biểu 1.25: Tổng hợp sai sót phần hành chi phí hoạt động 62 Biểu 1.26: Biểu chỉ đạo chi phí hoạt động 63 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT KTV : Kiểm toán viên BCTC : Báo cáo tài chính KSNB : Kiểm soát nội bộ TSCĐ : Tài sản cố định KH : Khấu hao BCĐKT : Bảng cân đối kế toán BCKQKD : Báo cáo kết quả kinh doanh BCQT : Báo cáo quản trị QLDN : Quản lý doanh nghiệp BH : Bán hàng TT : Thanh toán TK : Tài khoản SXKD : Sản xuất kinh doanh HĐQT : Hội đồng quản trị PX : Phân xưởng PC : Phiếu chi UNC : Ủy nhiệm chi CT : Chứng từ BTC : Bộ Tài chính TH : Thực hiện KT : Kiểm tra ._.