Báo cáo Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán tài chính do Công ty TNHH Ernst và Young Việt Nam thực hiện

ần hành này trước nhất là giúp cho việc kiểm toán được phân công hợp lý cho từng thành viên trong đoàn kiểm toán, đồng thời cũng dễ dàng trong việc chia tách công việc, cũng như tiếp cận kế toán của kiểm toán viên. Chính vì thế, mục đích của giai đoạn này đó là giúp sinh viên có định hướng cụ thể và có cái nhìn sâu sắc hơn về một phần việc trong tiến hành một cuộc kiểm toán. Đây chính là những tiền đề giúp em lựa chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp là: Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là công việc soát xét tính trung thực, hợp lý về khoản mục liên quan đến chi phí tiền lương và nhân viên của công ty, như thế phần hành này liên quan mật thiết đến khoản mục chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của đơn vị, như thế đồng thời cũng liên quan đến khoản mục giá vốn hàng bán. Chính vì tính chất quan trọng đó, khoản mục liên quan đến bảng lương được coi là một khoản mục khó, đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ không chỉ đứng riêng ở góc độ về tính trung thực số liệu mà còn xem xét đến tính logic khi đối chiếu với các phần hành khác có liên quan. Nhận thấy được tính phức tạp của phần hành này, em đã cố gắng tham khảo các tài liệu kiểm toán của công ty, cũng như tham vấn từ các anh chị đã từng tham gia thực hiện phần hành này để có thêm được những hiểu biết về các công việc cụ thể cũng như trình tự thực hiện và nội dung của các công việc để đi đến mục đích cuối cùng là xác minh của kiểm toán về tính trung thực, hợp lý của BCTC, và có thể từ đặc điểm của kế toán tại doanh nghiệp, bày tỏ ý kiến để khách hàng có thể quản lý tốt hơn và khắc phục được những sai sót hoặc lược giản hệ thống cồng kềnh không cần thiết trong việc hạch toán. Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm hai chương: Chương 1: Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện Chương 2: Nhận xét và các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện CHƯƠNG 1: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH ERNST & YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN Mục tiêu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện Trước khi bắt đầu thực hiện một cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải xác định rõ ràng mục tiêu của cuộc kiểm toán đó, bắt đầu từ những mục tiêu chung cho đến những mục tiêu cụ thể cho từng phần hành kiểm toán, kết hợp với những hiểu biết về đơn vị để quyết định mục tiêu trọng yếu và cần tập trung vào phần hành nào. Mục tiêu kiểm toán có giá trị giúp kiểm toán viên vạch ra nền tảng của cuộc kiểm toán, từ đó xác định khối lượng công việc, thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp phục vụ cho việc thực hiện kiểm toán và hoàn thành công việc trong tiến độ. Trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, cụ thể các mục tiêu kiểm toán được xác định như sau. Mục tiêu kiểm toán chung: Khẳng định tính trung thực hợp lý của các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và nhân viên, phù hợp với nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành, để có đủ bằng chứng kết luận về con số của các khoản mục phải trả liên quan đến tiền lương trên BCTC của đơn vị. Tính trọn vẹn: Những khoản phải trả công nhân viên phát sinh trong kỳ đã được hạch toán đầy đủ trên sổ sách kế toán của đơn vị. Tính hiện hữu: Số dư phải trả công nhân viên, tức con số được trình bày trên BCTC là có thực, là kết quả của các nghiệp vụ thực tế đã phát sinh trong niên độ tài chính. Tính phân loại và trình bày: Việc hạch toán chi phí vào khoản phải trả công nhân viên (TK 334), và các khoản trích theo lương (TK 3382, 3383, 3384, TK BHTN) là đúng đắn, phù hợp với tính chất hạch toán của tài khoản. Tính chính xác cơ học: Việc đặt công thức tính lương (kế toán trên excel) và các khoản trích theo lương là đúng đắn, các công thức cộng tổng là đầy đủ và không bỏ sót để đảm bảo con số tổng hợp cuối cùng được tính toán chính xác. Tính định giá: Việc tính toán lương theo quy định đã đúng hay chưa, mức lương cơ bản áp dụng như thế nào, có đúng như trong hợp đồng lao động hay không (chọn mẫu để xem xét việc thực hiện này, chủ yếu được thực hiện trong thử nghiệm kiểm soát). Tính quyền và nghĩa vụ: Số dư của TK 334 và 338 thể hiện nghĩa vụ của đơn vị về chi trả tiền lương và thực hiện việc quản lý các khoản trích theo lương. Đặc biệt trong phần hành này, kiểm toán viên phải hết sức chú ý đến việc trích thuế thu nhập cá nhân của nhân viên có ký hợp đồng với công ty theo văn bản pháp luật, thông tư mới nhất ban hành và được áp dụng hiện hành. Đặc biệt, phần lương còn có liên hệ đến phần thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, cụ thể là thuế thu nhập cá nhân (TK 3335), trong phần kiểm toán này sẽ đề cập đến việc kiểm toán tính thuế thu nhập cá nhân, để thể hiện tính gắn kết của các khoản mục. Như vậy, việc xác định mục tiêu kiểm toán trong chu trình tiền lương và nhân viên, đi từ tính có thực của các nghiệp vụ, cho đến tính có thực của số dư cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán. Kiểm toán viên phải xác định được đối với doanh nghiệp được kiểm toán, phần chi phí chiếm tỷ trọng bao nhiêu, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh như thế nào. Trả lời được những câu hỏi đó, nghĩa là kiểm toán viên có thể xác định được tính chất quan trọng của chu trình trong hoạt động của đơn vị được kiểm toán, cũng như phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương trên bảng cân đối kế toán. Đặc điểm kế toán nghiệp vụ hạch toán tính lương và chi trả lương, các khoản trích theo lương ở khách thể kiểm toán của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam có ảnh hưởng đến kiểm toán Trong phần hành kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, điều quan trọng đó là kế toán phải tìm hiểu được đặc điểm kế toán của đơn vị được kiểm toán để nắm bắt được rủi ro tiềm tàng cũng như rủi ro kiểm soát đối với chu trình này. Từ đó, kiểm toán viên có thể khoanh vùng và tập trung, chú ý đến những phần mà theo nhận định có thể sai phạm. Ví dụ, về tính cập nhật thông tin và thực hiện thông tư, như quyết định về tăng mức lương cơ bản của Nhà nước, các thông tư hướng dẫn về thuế, như thuế thu nhập doanh nghiệp và đặc biệt trong thời gian gần đây khi có những điều chỉnh về thuế thu nhập cá nhân thì vấn đề này đang hết sức được quan tâm và các cuộc kiểm toán cũng chú trọng hơn đến việc thực hiện thể hiện tính cập nhật và sự hiểu biết của doanh nghiệp đối với thông tư. Bên cạnh đó, kiểm toán viên luôn phải quan tâm đến tình hình chi trả, sự phân công phân nhiệm, tính kiểm soát và quy trình tại đơn vị để phản ánh về tính trung thực hợp lý trong thực hiện chu trình này ở đơn vị. Cụ thể kiểm toán viên cần phải xem xét đến những vấn đề như sau: Về công tác kế toán chung thực hiện việc tính và chi trả lương: Ở mức độ này, kiểm toán viên cần xem xét những đặc điểm về nhân sự thực hiện các công đoạn được miêu tả trong quy trình thực hiện của đơn vị, từ đó có kết luận về tính phân công, phân nhiệm và phân cách trách nhiệm, cũng như khả năng sai sót, gian lận có thể xảy ra từ tính chất kế toán này. Đi sâu hơn vào công tác tổ chức thực hiện, kiểm toán viên có thể xem xét hình thức kiểm soát hồ sơ nhân viên để chi trả lương, việc cập nhật danh sách và quản lý về cấp bậc lương, lương cơ bản để trích lập bảo hiểm, các yếu tố liên quan đến thuế thu nhập cá nhân bằng cách phỏng vấn khách hàng và cập nhật những quyết định có liên quan đến vấn đề chi trả lương từ Ban giám đốc của đơn vị để đối chiếu việc thực hiện và hiểu biết thêm về quy chế thực hiện. Tiếp theo, kiểm toán viên có thể tìm hiểu hệ thống thông tư, văn bản tính và trích lập lương được đơn vị sử dụng và tính cập nhật của các văn bản này (mức trợ cấp thất nghiệp…), ví dụ như trong thời gian gần đây, việc doanh nghiệp cũng như cá nhân phải đóng thêm bảo hiểm trợ cấp thất nghiệp cho người lao động cũng như họ phải trích thêm từ lương của mình để chi trả cho loại bảo hiểm bảo vệ quyền lợi người lao động này. Sau khi đạt những thông tin về tổng quan, kiểm toán viên có thể tiến hành tìm hiểu những đặc điểm về số lượng nhân viên của đơn vị, việc phân chia thành tổ đội, phòng ban và việc phân bổ hạch toán chi phí của đơn vị cũng như chia đầu mục hạch toán tài khoản tương ứng đối với cách phân chia này, từ đó xem xét đến tính hợp lý của hệ thống tài khoản này của đơn vị. Thông thường, tiền lương chỉ được ghi nhận là chi phí khi đã có lao động sống phát sinh của người lao động trong kỳ, như vậy kế toán phải ghi nhận khoản phải trả đối với những lao động sống phát sinh mà chưa được chi trả, chính vì lẽ đó, đối với phần hành này, kiểm toán viên cần đặc biệt chú ý tới việc ghi nhận phải trả để phản ánh đúng chi phí phát sinh trong kỳ, dẫn tới việc tính toán đúng đắn giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp để có được con số phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị (lãi, lỗ). Từ đó, kiểm toán viên phải xác định được tính trung thực, hợp lý của các khoản mục tương ứng trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) cũng như các khoản trích thuế thu nhập cá nhân với những đối tượng được cơ quan Thuế quy định. Ngoài ra, kiểm toán viên còn cần quan tâm đến việc thực hiện chi trả lương để đảm bảo tiêu chí của phần hành này là đúng người-đúng thời gian-đúng lượng. Nghĩa là kiểm toán viên phải xem xét các giấy tờ, thủ tục từ thông lệ quy định của công ty (ngày trả lương, mức thưởng, phương thức thanh toán,…) cho đến việc thực hiện trong thực tế thông qua các giấy tờ kế toán (bảng tính lương, bảng chi trả lương, chữ ký của những người có thẩm quyền, chữ ký ký nhận của nhân viên), ngoài ra còn cần phải chú ý đến việc xử lý các khoản giữ lương, hoặc chưa chi trả cho nhân viên trong trường hợp họ chưa kịp ký nhận. Như thế, trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên phải vạch ra được trình tự thực hiện chu trình tiền lương và nhân viên của đơn vị, thủ tục này được gọi là “walkthrough”, tức vạch ra sơ đồ, thể hiện các bước từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc chu trình. Phần này sẽ được trình bày chi tiết hơn ở trong các bước thuộc quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán BCTC dưới đây. Quy trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam thực hiện Chuẩn bị kiểm toán Phân công công việc Đoàn kiểm toán gồm 4 người. Danh sách được lập nên trước khi tiến hành kiểm toán để trình giám đốc kiểm toán phê duyệt. Trong đó phần hành kiểm toán chu tình tiền lương và nhân viên do một trợ lý kiểm toán bậc 2 (staff2) thực hiện, việc phân công được dựa trên tài liệu “Phân công công việc” (Work allocation), phần hành được đánh ký hiệu là VB-payroll, giấy tờ làm việc của kiểm toán đều được chuẩn bị bằng Tiếng Anh để phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng hàng năm do Ernst & Young khu vực Châu Á- Thái Bình Dương tiến hành. Mọi giấy tờ được trích dẫn sau đây đều đã được dịch từ bản gốc Tiếng Anh sang Tiếng Việt, bên cạnh đó, để đảm bảo tính bí mật về thông tin cho khách hàng, tên của Công ty được kiểm toán sẽ không được công bố, thay vào đó, tên ABC sẽ được dùng đại diện cho tất cả tài liệu kiểm toán được sử dụng trong bài chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán là một công đoạn hết sức quan trọng trong một cuộc kiểm toán. Có thể coi đây là tiền đề cho việc thực hiện kiểm toán, bởi những công việc mang tính nền tảng được thực hiện trong giai đoạn này. Chuẩn bị kiểm toán cho một cuộc kiểm toán nói chung là việc tìm hiểu hệ thống và xác lập các mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC, còn đối với cá thể phần hành tiền lương và nhân viên, công việc cụ thể được thực hiện để đạt được mục đích tìm hiểu về: Đặc điểm về quy mô nhân sự của khách hàng Tìm hiểu quy mô nhân sự của khách hàng là bước đầu tiên để xác định tính trọng yếu của khoản mục phải trả công nhân viên trên bảng cân đối kế toán, cũng như khả năng sai phạm khi hạch toán của kế toán. Nắm được số nhân viên của công ty có nghĩa là kiểm toán viên có thể thực hiện thủ tục ước lượng từ một tháng lương đến cả năm và xác định mức thu nhập trung bình để xem xét về tính hợp lý của con số. Tìm hiểu đặc điểm quy mô nhân sự cho phép kiểm toán viên biết được mức độ phức tạp của các nghiệp vụ liên quan, tính trọng yếu của khoản mục, từ đó có những quyết định trong phân công nhiệm vụ cho thành viên thuộc đoàn kiểm toán. Tìm hiểu về tổ chức phòng ban, tổ chức sản xuất, bố trí nhân sự Sau khi tìm hiểu về quy mô nhân sự, kiểm toán viên có cái nhìn tổng thể về đơn vị, ngay sau đó, kiểm toán viên cần tìm hiểu chi tiết hơn về việc tổ chức phòng ban, bố trí tổ chức sản xuất, phân chia nhân sự theo những chỉ tiêu nào, ví dụ nhân viên văn phòng và công nhân sản xuất, việc sản xuất được bố trí theo nhà máy, theo tổ đội, theo khu vực, hay theo tính chất công việc,v.v… Tìm hiểu về công tác kế toán tiền lương tại đơn vị Công tác kế toán tiền lương nói chung đó là việc thực hiện ghi sổ, chi trả tiền lương ở đươn vị. Bắt đầu từ người tiến hành, những người có liên quan, thủ tục cần thiết thực hiện ghi sổ, chi trả. Hình thức hạch toán ghi sổ, hình thức chi trả, định kỳ chi trả. Việc tìm hiểu này bao gồm cả phương pháp tính lương được áp dụng tại đơn vị được kiểm toán. Thông thường, ở các công ty lương thường được ấn định trả vào một ngày cố định trong tháng, có thể là cuối tháng này hoặc đầu tháng sau. Ngoài ra, ở một số công ty, lương thường được chia làm 2 kỳ để nhân viên nhận trong tháng, kỳ một vào giữa tháng và kỳ 2 vào cuối tháng. Từ tháng 9 năm 2007, Nhà nước ta đã bắt đầu thực hiện chi trả lương qua tài khoản cho cán bộ công nhân viên chức, và bắt đầu triển khai mở màn việc chi trả lương qua hệ thống TK ngân hàng, do đó xuất hiện hai hình thức chi trả tiền lương cho nhân viên, đó là chi trả bằng tiền mặt và chi trả thông qua TK của nhân viên. Như thế, để kiểm tra được việc chi trả lương cho nhân viên, đồng nghĩa với mục tiêu kiểm tra về tính có thực của nghiệp vụ phát sinh, hay còn được biết đến như thủ tục kiểm tra nhân viên khống, kiểm toán viên phải có hai hướng nhìn nhận đối với hai phương thức chi trả này. Cụ thể, đối với chi trả lương trực tiếp bằng quỹ tiền mặt, kiểm toán viên phải quan tâm đến thủ tục chi trả và nhận tiền lương của công ty, quy trình này có đảm bảo sự phân tách trách nhiệm, khả năng gian lận, biển thủ có thể xảy ra hay không. Mặt khác, đối với chi trả lương qua hệ thống TK ngân hàng, kiểm toán viên phải tiến hành đối chiếu việc lập bảng lương tương ứng với quản lý số TK của từng cá nhân, thông qua đó có thể kiểm tra thông qua sổ phụ của ngân hàng, được coi như là bằng chứng về nhận tiền lương của nhân viên công ty. Ở bước này, nhân viên kiểm toán có thể cập nhật hệ thống tài khoản hạch toán và quy trình hướng dẫn hạch toán ở đơn vị. Bố trí nhân sự kiểm toán thực hiện phần hành Sau khi đã tìm hiểu những đặc điểm về nhân viên trong đơn vị, lúc này kiểm toán đã có kết luận ban đầu về tính trọng yếu của khoản mục tiền lương và nhân viên. Trước đó, kiểm toán viên đã tính ra được mức trọng yếu ban đầu cho toàn bộ BCTC, từ đó phân bổ vào khoản mục tiền lương và nhân viên. Đây là phần hành đòi hỏi những hiểu biết từ bảo hiểm đến thuế thu nhập để thực hiện công việc đối chiếu và tính toán lại của kế toán. Tùy theo mức độ lớn của phần hành, kiểm toán viên có thể xem xét để giao nhiệm vụ cho người có đủ khả năng và kinh nghiệm để thực hiện phần hành này. Lập kế hoạch và thiết kế các thủ tục kiểm toán Cuối cùng, song song với việc đưa ra kế hoạch kiểm toán tổng quát, kế hoạch kiểm toán chi tiết cho từng phần hành cũng được thiết lập ra. STT Miêu tả những thay đổi trọng yếu đối với chu trình Miêu tả ứng dụng Công nghệ thông tin vào những bước trọng yếu thuộc chu trình 1 Tuyển dụng hoặc cho thôi việc được phê duyệt Giám đốc hoạt động 2 Mức lương được kiểm tra và phê duyệt Giám đốc hoạt động 3 Thẻ hoặc báo cáo chấm công được chuẩn bị và thông tin được nhập vào hệ thống bảng lương Chương trình ghi nhận số lượng sản phẩm hoàn thành của nhân viên 4 Thẻ thời gian được kiểm tra và phê duyệt Bộ phận nhân sự 5 Tính toán bảng lương sử dụng mức lương được lưu trong hồ sơ nhân viên Kế toán lương 6 Bảng tính lương được chuẩn bị Kế toán lương 7 Bảng lương được phê duyệt Kế toán trưởng, Giám đốc hoạt động 8 Trả lương được thực hiện thông qua chuyển khoản Kế toán lương 9 Nghiệp vụ được ghi nhận vào hệ thống Kế toán lương Bảng 1.1 Các nghiệp vụ liên quan đến phần hành tính lương tại doanh nghiệp Những tài khoản có liên quan đến kiểm toán bảng lương Chi phí tiền lương Tài khoản phải trả Tiền Thuế thu nhập cá nhân và BHXH và BHYT, BHTN. Chi tiết thủ tục Ngày thực hiện Quá trình thực hiện từ đầu đến cuối bao gồm toàn bộ chu trình Bắt đầu Xét duyệt Ghi nhận Xử lý Lên báo cáo Những nghiệp vụ đơn lẻ và hoạt động kiểm soát tương ứng Chúng tôi đã phỏng vấn nhân viên của Công ty về hiểu biết của họ về những thủ tục theo quy định và thủ tục kiểm soát để xác định chu trình xử lý số liệu, lên sổ là đúng với bản chất nghiệp vụ và đúng kỳ. Chúng tôi đã lưu ý những ngoại lệ đối với thủ tục cũng như hệ thống kiểm soát của Công ty. Nếu chúng tôi xác định mức rủi ro kiểm soát theo kế hoạch ít hơn mức tối đa hoặc chúng tôi tiến hành kiểm toán liên kết, thì chúng rôi đã xác định chất lượng của bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện thủ tục “từ đầu đến cuối” phù hợp với việc xác định tính hiệu lực của thiết kế hệ thủ tục kiểm soát và xác định thủ tục kiểm soát có được tiến hành hay không. Chúng tôi sử dụng cùng một nguồn tài liệu và công nghệ thông tin mà nhân viên của khách hàng sử dụng trong việc xử lý các nghiệp vụ. Những câu hỏi của chúng tôi đối với nhân viên của Công ty bao gồm những câu hỏi mang tính chất hướng theo để xác định được những lỗ hổng trong kiểm soát hoặc dấu vết của gian lận. Khi chúng tôi xác định những thay đổi lớn trong việc thực hiện xử lý nghiệp vụ, chúng tôi xác định bản chất của thay đổi để xem xét việc thực hiện thủ tục “từ đầu đến cuối” đối với cả nghiệp vụ được xử lý trước và sau thay đổi này. Bảng 1.2 Thủ tục kiểm toán tiến hành để tìm hiểu về thực hiện phần hành lương ở khách hàng Xác định rủi ro kiểm toán kết hợp Công ty ABC GAMx- Xác định rủi ro kết hợp Tài khoản quan trọng VB- Bảng lương Tên IR CR CRA Phạm vi Nhận xét về IR Nhận xét về CR VB-Bảng lương Trung bình Thấp Thấp Ước lượng Nghiệp vụ phát sinh có tính chu kỳ, số lượng ít Tiến hành thủ tục kiểm soát toàn phần Bảng 1.3 Xác định rủi ro kết hợp trong kiểm toán Thực hiện kiểm toán Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát là một trong những công việc được thực hiện để khẳng định tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Thử nghiệm này chỉ được áp dụng khi kiểm toán viên có sự tin cậy cao vào hệ thống của đơn vị. Như thế, thử nghiệm này sẽ không được áp dụng đối với đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá là yếu- tức không thể tin tưởng để dựa vào đó thực hiện kiểm toán Xem xét và đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ Tìm hiểu quy trình về tiền lương nhân viên bằng cách chọn một vài nhân viên, truy xuất các tài liệu đi từ hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng tính lương, giấy tờ nghỉ (nghỉ thai sản, nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ hết nguyên vật liệu,…) đến giấy tờ thanh toán lương. Nếu có ngoại lệ khác với đánh giá ban đầu, phải tăng cương thử nghiệm cơ bản. Thử nghiệm kiểm soát thường được tiến hành trong giai đoạn kiểm toán giữa kỳ, công việc cụ thể trong giai đoạn này, kiểm toán viên có thể sử dụng đến những phương thức hữu dụng kiểm toán như: Điều tra Quan sát Phỏng vấn Thực hiện lại Tiến hành thủ tục phân tích Đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán, kiểm toán viên có thể sử dụng CAAT (Computer-Assisted Audit Techniques) để kiểm tra hệ thống của đơn vị bằng cách cài vào hệ thống một phần mềm kiểm toán để xme xét tính chính xác trong việc xử lý số liệu. Việc xem xét hệ thống công nghệ thông tin của đơn vị là việc cực kỳ quan trọng, sự trung thực của số liệu chỉ là một phần bảo đảm tính trung thực của BCTC, vấn đề xử lý số liệu của phần mềm là phần còn lại để đảm bảo điều đó, và với khối lượng tính toán khổng lồ, kiểm toán viên không thể tiến hành tự xử lý toàn bộ để đảm bảo con số cuối cùng trên BCTC, khi đó phần mềm được cài vào hệ thống để phát hiện và báo lỗi những bất thường xảy ra trong hệ thống sẽ giúp việc kiểm tra vấn đề kiểm soát của doanh nghiệp và ước đoán mức rủi ro kiểm soát của doanh nghiệp. Bảng các câu hỏi là sản phẩm thường thấy của giai đoạn này, kiểm toán viên thông qua quá trình quan sát, phỏng vấn, thực hiện lại để có thể tổng hợp thực tiễn kiểm soát của doanh nghiệp. Đối với phần hành lương, việc tiến hành thủ tục kiểm soát sẽ tương ứng với việc thực hiện việc phân tích về tất cả các đặc điểm về hệ thống kiểm soát, hệ thống vận hành của doanh nghiệp, môi trường doanh nghiệp cho tới tính liêm chính của thành viên Ban giám đốc. Cơ cấu của một bản tường trình về hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Thông thường việc kiểm soát hệ thống nội bộ sẽ được đi kèm với việc quan sát và xác định rủi ro gian lận của doanh nghiệp. Kết luận về tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ ở mức doanh nghiệp Bảng kết luận về thủ tục kiểm soát và xác định rủi ro gian lận Phần 1 – Xem xét thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ ở mức doanh nghiệp * Môi trường kiểm soát -Tính liêm chính, giá trị đạo đức, và hành xử của các nhà quản trị cấp cao -Tính chất hoạt động và ý thức kiểm soát của Nhà quản lý -Sự quan tâm của nhà quản trị đến tính cạnh tranh, khả năng của doanh nghiệp -Sự tham gia Ban giám đốc và/ hoặc Ủy ban kiểm toán (hay Cơ quan có thẩm quyền giám sát) vào việc giám sát và điều hành -Cơ cấu tổ chức và tính phân quyền và trách nhiệm -Chính sách nguồn nhân lực * Xác định rủi ro * Hoạt động kiểm soát, thông tin và liên * Giám sát Phần 2 – Xác định khả năng rủi ro của sai phạm trọng yếu do cố tình gian lận * Thảo luận trong đoàn kiểm toán * Nhân tố rủi ro liên quan đến gian lận trong BCTC * Nhân tố rủi ro liên quan đến khả năng biển thủ tài sản * Kết quả của thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch * Phỏng vấn các nhà quản trị cấp cao, Ủy ban kiểm toán (hoặc cơ quan có thẩm quyền), Kiểm toán nội bộ và các thành phần khác * Các thông tin khác. Bảng 1.4 Bảng kết luận về thủ tục kiểm soát và xác định rủi ro gian lận Trên đây là nội dung đầy đủ của thủ tục kiểm soát và xác định rủi ro gian lận, tuy nhiên đối với từng khách hàng cụ thể, kiểm toán viên chỉ thực hiện một phần nội dung của thủ tục kiểm toán, nhấn mạnh vào tính trọng yếu và ứng dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Cụ thể về chu trình tiền lương và nhân viên, phần thủ tục kiểm soát sẽ giúp cho kiểm toán viên kết luận về tính hiệu quả trong việc thực hiện tính toán và chi trả lương cho nhân viên. Có thể nói, thủ tục kiểm soát mang tính hệ thống, mọi thủ tục cũng như kết luận tương ứng đều phục vụ cho việc đưa ra phương án về thủ tục kiểm toán cần áp dụng, đối với công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam, thể hiện tính thận trọng nghề nghiệp cao, vì thế khi tiến hành thủ tục kiểm soát, kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ ở mức đánh giá tối đa là khá. Khi thực hiện thủ tục kiểm soát, phân tích ảnh hưởng của từng nội dung của thủ tục đến việc kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên nói riêng Thứ nhất, là về môi trường kiểm soát, cụ thể từ tính liêm khiết của bản thân nhà quản trị cho đến trách nhiệm, sự tham gia vào việc xây dựng doanh nghiệp, vào hoạt động điều hành, giám sát của doanh nghiệp. Kiểm toán viên có thể sử dụng các mẫu câu hỏi để quyết định tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát. Doanh nghiệp có quy định bằng văn bản về nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp đối với toàn bộ nhân viên hay không? Môi trường doanh nghiệp có nhấn mạnh tầm quan trọng của tính liêm chính và hành xử đạo đức hay không? Ví dụ, những người có hành động bạo lực có ngay lập tức bị sa thải hay không? Nhà quản lý có thể hiện như một tấm gương tốt đối với nhân viên hay không? Nhà quản lý cấp cao có luôn giữ những chuẩn mực cao nhất? Nhà quản lý có ra những quyết định phù hợp để phản hồi lại các phòng ban từ những chính sách và thủ tục được ký duyệt hay từ quy định đạo đức nghề nghiệp hay không? Nhà quản lý có dành sự quan tâm phù hợp đến bộ phận kiểm soát nội bộ, trong đó bao gồm kiểm soát công nghệ thông tin hay không? Có tình trạng một hoặc rất ít người chi phối quyền quản lý mà không có sự tham khảo hiệu quả từ phía Ban giám đốc hay ủy ban kiểm soát (hoặc bộ phận có trách nhiệm điều hành) hay không? Nhà quản trị có trao đổi với kiểm toán viên về những vấn đề quan trọng liên quan đến kiểm soát nội bộ và thực hiện kế toán, hay họ thường xuyên có những bất đồng (hoặc, với cuộc kiểm toán năm đầu, ban giám đốc có mâu thuẫn với kiểm toán viên tiền nhiệm)? Nhân viên kế toán, tài chính và công nghệ thông tin có đủ năng lực và được đào tạo đầy đủ để xử lý được với những vấn đề phức tạp đặc thù của hoạt động doanh nghiệp hay không? Những sai sót lặp lại có được khắc phục bằng việc thay đổi nhân sự hay hệ thống hay không? Nhà quản lý có cam kết cung cấp nhân viên kế toán, tài chính, và công nghệ thông tin để đáp ứng sự tăng trưởng hay tính phức tạp của loại hình doanh nghiệp cũng như yêu cầu từ phía nhà đầu tư hay không? Nhân viên kế toán, tài chính, công nghệ thông tin có đạt được những kỹ năng nghề nghiệp để tiếp nhận những thay đổi mới về kế toán, luật, hay hệ thống công nghệ thông tin hay không? Thành viên thuộc ủy ban kiểm soát có kinh nghiệm và những phẩm chất phù hợp hay không? Thành viên ban giám đốc (và ủy ban kiểm soát) có độc lập với nhà quản lý hay không? Liệu ủy ban kiểm soát (và/hoặc ban giám đốc) có dành sự quan tâm phù hợp đến việc giám sát rủi ro kinh doanh ảnh hưởng đến doanh nghiệp và quy trình xác định rủi ro của nhà quản lý (bao gồm cả rủi ro gian lận) hay không? Thành viên ban giám đốc có sự thay đổi thường xuyên hay không? Có cơ cấu phù hợp trong phân công việc quản lý dữ liệu, bao gồm những người có thẩm quyền bắt đầu và/ hoặc thay đổi nghiệp vụ hay không? Doanh nghiệp có tiêu chuẩn và thủ tục phù hợp để thuê mướn, đào tạo, khuyến khích, đánh giá, đề đạt, bồi thường, chuyển giao hay cho thôi việc đối với nhân viên (đặc biệt là trong hệ thống kế toán, tài chính, và công nghệ thông tin)? Doanh nghiệp có những hướng dẫn chi tiết về công việc hoặc sổ tay hướng dẫn để thông báo cho nhân viên trách nhiệm của họ (hoặc, trong trường hợp không có tài liệu hướng dẫn, thì có những trao đổi về nhiệm vụ và kỳ vọng trong công việc) hay không? Chính sách và thủ tục có rõ ràng và được cập nhật, thay đổi phù hợp hay không? Doanh nghiệp có chính sách và thủ tục để kiểm soát hoạt động của nhân viên hợp đồng và bảo vệ tài sản về thông tin của công ty bằng chức năng công nghệ thông tin hay không? Dựa vào mẫu câu hỏi dùng để tiến hành thủ tục kiểm soát như trên, một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát tốt nghĩa là: Doanh nghiệp đã có quy định về nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp đối với nhân viên công ty, và quy định này được theo dõi thường xuyên đối với nhân viên của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã có những miêu tả chi tiết về công việc, hướng dẫn tương ứng và những cách thức khác để thông báo cho nhân viên về nhiệm vụ của họ. Ủy ban kiểm soát của doanh nghiệp đã thể hiện việc giám sát hiệu quả trong việc thực hiện lập BCTC và báo cáo kế toán quản trị. Nhà quản lý có duy trì, giám sát và có biện pháp phù hợp đối với khả năng gian lận. Ban giám đốc đã thiết lập chính sách khuyến khích trình báo những hành vi sai phạm từ phía nhân viên đồng thời có sự giám sát phù hợp và giải quyết khiếu nại từ phía nhân viên. Nhà quản lý có thiết lập quy trình xử lý những khiếu nại về kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và công nghệ thông tin. Hoạt động của công ty củng cố thông điệp về chính sách và môi trường tương ứng. Nhà quản trị có biện pháp khắc phục kịp thời những thiếu sót về kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp có những chính sách phù hợp đối với những vấn đề như: Chấp nhận một kế hoạch kinh doanh mới, mâu thuẫn về lợi ích, và thực hiện vấn đề bảo mật trong toàn bộ cơ cấu của doanh nghiệp. Việc thực hiện công việc được định kỳ đánh giá, nhận định đối với mỗi nhân viên. Thứ hai, trong công đoạn xác định rủi ro Nhân tố cần quan tâm Quy trình xác định rủi ro có được thiết lập bao gồm ước tính mức ảnh hưởng của rủi ro hay không? Quy trình xác định rủi ro của doanh nghiệp bao gồm việc xác định và tìm hiểu rủi ro liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin (ví dụ như tìm hiểu tác động của doanh nghiệp có được thực hiện trên cơ sở xem xét ảnh hưởng của thất bại hệ thống trong việc lập BCTC) hay không? Bộ phận công nghệ thông tin có quy trình xác định người sử dụng hệ thống cuối cùng (ví dụ: đối với phần mềm kế toán) khi có thay đổi lớn trong cài đặt hệ thống ảnh hưởng đến phương pháp hoặc quy trình ghi nhận nghiệp vụ hay không? Bộ phận kế toán có thiết lập quy trình xác định những thay đổi quan trọng trong khung BCTC được công bố bởi cơ quan có thẩm quyền tương ứng hay không? Kênh thông tin có được thiết lập để thông báo cho bộ phận công nghệ thông tin và bộ phận kế toán về những thay đổi trong môi trường hoạt động của doanh nghiệp mà có thể gây ảnh hưởng đến phương pháp hoặc quy trình ghi chép nghiệp vụ hay không? Bộ phận kế toán có quy trình để xác định thay đổi lớn đối với môi trường hoạt động, bao gồm cả môi trường pháp luật hay không? Điển hình về một môi trường kiểm sáot rủi ro tốt trong doanh nghiệp Doanh nghiệp có cơ chế thích hợp để xác định rủi ro doanh nghiệp như: Tham gia vào thị trường mới, đưa ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới, quy chế bảo mật tài liệu, và những thay đổi khác trong công việc kinh doanh, môi trường chính trị, kinh tế. Nhà quản lý ước đoán được rủi ro BCTC trong đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ (hoặc một nhóm trong doanh nghiệp) thực hiệ._.