Báo cáo Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính do Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính (ACCA) thực hiện

LỜI NÓI ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam đã và đang có sự tăng trưởng đáng kể trong thời gian qua, cùng với đó là cơ hội và điều kiện để phát sinh các ngành kinh tế. Kiểm toán đã góp phần quan trọng vào việc hoàn thiện hệ thống pháp luật, nâng cao vai trò quản lý của Nhà nước đối với thực trạng kinh tế tài chính trong hơn 10 năm qua. Kiểm toán còn thúc đẩy khu vực doanh nghiệp phát triển, hình thành hệ thống kiểm tra, giám sát và cảnh báo tài chính đồng bộ, hiệu quả. Ngoài ra, kiểm toán còn góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin tài chính cần thiết cho các đối tượng quan tâm. Một yêu cầu cấp bách hiện nay đặt ra không chỉ cho những nhà chính sách mà còn ở chính bản thân các công ty kiểm toán là phát triển một thị trường kiểm toán năng động, hiệu quả, cạnh tranh lành mạnh và ngày càng nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp . Tuy các dịch vụ kiểm toán tại Việt Nam ngày càng đa dạng nhưng kiểm toán BCTC vẫn là hoạt động chủ yếu của các công ty. Một cuộc kiểm toán BCTC bao gồm sự tổng hợp kết quả của nhiều chu trình kinh tế riêng biệt, trong đó chu trình mua hàng- thanh toán là một bộ phận cấu thành nên BCTC, góp phần quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Hoạt động mua hàng- thanh toán tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh và kết quả của chu trình này còn ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác như hàng tồn kho, vốn bằng tiền… Chính vì thế, kết quả kiểm toán chu trình này có ảnh hưởng rất lớn kết quả chung của một cuộc kiểm toán. Với mục đích tìm hiểu quy trình BCTC nói chung và quy trình kiểm toán chu trình mua hàng- thanh toán nói riêng, em đã thực tập tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính (ACCA). Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu lý luận và thực tiễn trong thời gian thực tập, với sự hướng dẫn nhiệt tình của Ths. Phan Trung Kiên và sự giúp đỡ của anh chị KTV ACCA, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và tư vấn tài chính (ACCA) thực hiện” làm luận văn tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu gồm ba chương. Cụ thể gồm những nội dung sau: Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính. Chương II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính do công ty kiểm toán và tư vấn tài chính thực hiện Chương III: Nhận xét và kiến nghị về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty kiểm toán và tư vấn tài chính. Với kết cấu như trên, do giới hạn về thời gian và phương pháp nghiên cứu, chuyên đề chỉ tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận chung và nội dung thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán bởi các KTV độc lập. Cũng do giới hạn về trình độ nên bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ý của thầy cô, anh chị KTV và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Phạm Thị Lan Anh CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH I. CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN 1. Ý nghĩa của chu trình mua hàng - thanh toán Quá trình sản xuất của mỗi doanh nghiệp bao gồm các hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất. Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm các chu trình nghiệp vụ cụ thể. Quá trình mua hàng- thanh toán là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi tiền- hàng giữa khách thể kiểm toán và nhà cung cấp của họ. Chu trình được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách thể kiểm toán (đơn đặt hàng) và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được. Trong mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh thì quá trình mua hàng cung cấp các yếu tố đầu vào giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện. Giá cả, chất lượng cũng như sự kịp thời của các nhân tố đầu vào có ảnh hưởng quyết định đến các yếu tố đầu ra. Do đó, doanh nghiệp muốn đạt được hiệu quả kinh doanh tối đa thì cần thiết phải tối thiểu hóa chi phí đầu vào. Muốn đạt được điều này thì doanh nghiệp cần có biện pháp thực hiện có hiệu quả chu trình mua hàng và thanh toán. Việc quản lý và thực hiện tốt chu trình này là điều kiện cần để doanh nghiệp phát triển . 2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì ,… Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức . Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa hay dịch vụ nhận được. Có nhiều phương thức mua hàng khác nhau: Phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại kho hoặc các phân xưởng sản xuất của người bán và được chuyển quyền sở hữu. Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng ký kết, số hàng đó chỉ được nhận khi doanh nghiệp thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ. Phương thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hóa được trả góp từng kỳ. Ngoài ra còn nhiều hình thức mua hàng khác như mua hàng hóa trong nội bộ doanh nghiệp ... Với hình thức mua hàng phong phú, phương thức thanh toán cũng như việc tổ chức hạch toán rất đa dạng. Do đó có thể nói, chu trình mua hàng và thanh toán là một trong các giai đoạn quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Chu trình mua vào và thanh toán thường bao gồm 4 chức năng cơ bản sau: - Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ; - Nhận hàng hoá hay dịch vụ; - Ghi nhận các khoản nợ người bán; - Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. 2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chủ yếu của chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiêt. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung ở mức cho phép (phù hợp với định mức hàng tồn kho). Sau khi việc mua đã được phê duyệt thì phải có đơn để đặt mua hàng hoá hoặc dịch vụ. Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định. Đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hay dịch vụ) được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Đây là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá hay dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán mới có mối quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. 2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Đây là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được, việc kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác cần được kiểm soát thích hợp. Việc tiếp nhận hàng hóa thường do một bộ phận hay một phòng đảm nhiệm như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng. Nhân viên trong phòng tiếp nhận, thủ kho và phòng kế toán phải độc lập với nhau. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ. 2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán Việc ghi nhận các khoản nợ về hàng hoá, dịch vụ nhận được một cách đúng đắn đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Vì việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến BCTC và đến khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Trách nhiệm của kế toán các khoản phải trả là kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Khi kế toán nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (các hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thông thường các phép nhân và các phép cộng tổng được kiểm tra lại và ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. 2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Việc thanh toán được thực hiện khi đã thực hiện đầy đủ các yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và biên bản giao nhận hàng. Phương thức thanh toán thường là uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản mà một bản được gửi cho người thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu chi bởi đúng cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt trong công việc giữa người ký phiếu chi với người chi tiền. Các phiếu chi phải được đánh số trước, cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không có hiệu lực. 3. Tổ chức chứng từ kế toán 3.1. Chứng từ Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau: - Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ. - Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao hàng phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế. - Báo cáo nhận hàng: bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng. - Hoá đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao. - Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó. - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán . - Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Sơ đồ 1: Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng Nhu cầu vật liệu hàng hóa Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Trưởng bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán Đơn đề nghị mua hàng Đơn đặt hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ Lưu trữ bảo quản chứng từ Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán Ghi sổ Nhận tiền và thanh toán Chi quỹ Lập phiếu chi Hóa đơn bán hàng Nhu cầu thanh toán Cán bộ thu mua Kế toán quỹ Thủ trưởng, kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Lưu chứng từ 3.2. Tài khoản sử dụng và cách hạch toán Chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên BCĐKT như các tài khoản trong mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả. Nhưng về cơ bản gồm các loại tài khoản sau: TK 111: tiền mặt tồn quỹ TK 112: tiền gửi ngân hàng TK 113: thuế GTGT đầu vào TK 152,153,156,331... Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong chu trình mua hàng và thanh toán theo phương thức trả chậm Phải trả người bán Vật tư, hàng hoá Tiền mặt, TGNH Mua hàng nhập kho Ứng trước tiền cho người bán hoặc trả nợ người bán Tài sản cố định Đầu tư tài sản cố định Vật tư, hàng hoá Hàng trả lại hoặc được giảm giá Chi phí SXKD Mua hàng hoá, dịch vụ xuất dùng ngay không qua kho Thu nhập tàichính chính chính chi phí trích trước Chiết khấu mua hàng được hưởng Bảo hiểm trích trước 4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Mục tiêu của kiểm toán BCTC là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của các thông tin và tính tuân thủ các nguyên tắc trong việc lập và trình bày BCTC. Do vậy, mục tiêu chung của chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không. Từ mục đích chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù sau: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó. Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý. Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên lai giao nhận hàng hoá và dịch vụ. Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán: xem xét tính tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản. Các mục tiêu kiểm toán nói trên là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào mục tiêu đó, KTV phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Qua đó đánh giá lại rủi ro kiểm toán theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng. II. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Khái quát về kiểm toán báo cáo tài chính Kiểm toán BCTC là quá trình xác minh và bày tỏ ý kiến về tính trung thực và hợp lý của BCTC cũng như tính tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán được thừa nhận của BCTC. Kiểm toán BCTC là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ “sắc thái kiểm toán” ngay từ khi ra đời cũng như trong quá trình phát triển. Kiểm toán BCTC hướng tới công khai tài chính giữa các bên có lợi ích khác nhau và từ đó nhu cầu thu thập bằng chứng đầy đủ và tin cậy được quán triệt trong một quá trình thực hiện chức năng chung của kiểm toán. Với kiểm toán BCTC có hai cách cơ bản để phân chia các BCTC thành các phần hành kiểm toán: phân chia theo khoản mục hoặc phân chia theo chu trình. Phân chia theo khoản mục là cách tiếp cận máy móc từng khoản mục hoặc nhóm các khoản mục theo thứ tự trong Bảng khai vào một phần hành. Cách tiếp cận này đơn giản song không hiệu quả do tách biệt những khoản mục ở vị trí khác nhau nhưng có liên hệ chặt chẽ nhau. Phân chia theo chu trình là cách tiếp cận thông dụng hơn căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tài chính. Theo cách phân chia theo chu trình, kiểm toán Bảng khai tài chính thường bao gồm những phần hành cơ bản sau: Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền (tiêu thụ); Kiểm toán tiền mặt ( tại két, tại ngân hàng hoặc đang chuyển); Kiểm toán chu trình mua hàng – trả tiền (cung ứng và thanh toán); Kiểm toán chu trình thuê mướn nhân công và trả lương (tiền lương và nhân viên); Kiểm toán hàng tồn kho; Kiểm toán huy động – hoàn trả vốn. Cách tiếp cận này hiệu quả hơn do xuất phát từ mối liên hệ vốn có của các nghiệp vụ và từ đó thu gom được các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế và trong ghi sổ kế toán chứa đựng trong Bảng khai tài chính. Sơ đồ 4: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán TIỀN Huy động – hoàn trả vốn Mua hàng – trả tiền Tiền lương và nhân viên Bán hàng – thu tiền HÀNG TỒN KHO Để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tế và tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toán cũng như để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết luận của KTV về tính trung thực và hợp lý của số liệu trên BCTC, cuộc kiểm toán thường được tiến hành theo quy trình gồm ba bước sau: Bước 1: Chuẩn bị kiểm toán: từ thư mời kiểm toán, KTV tìm hiểu khách hàng với mục đích hình thành hợp đồng hoặc kế hoạch chung cho cuộc kiểm toán. Tiếp đó, KTV thu thập các thông tin về khách hàng, tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của khách thể kiểm toán để xây dựng kế hoạch cụ thể và chương trình kiểm toán cho từng phần hành, đồng thời chuẩn bị phương tiện cùng lực lượng giúp việc để triển khai kế hoạch và chương trình kiểm toán đã xây dựng. Bước 2: Thực hiện công việc kiểm toán: sử dụng các trắc nghiệm vào việc xác minh các thông tin hình thành và phản ánh trên BCTC. Trình tự kết hợp các trắc nghiệm này trước hết tùy thuộc vào kết quả đánh giá hệ thống KSNB ở bước I: nếu hệ thống KSNB được đánh giá là không có hiệu lực thì các trắc nghiệm vững chãi sẽ được thực hiện luôn với số lượng lớn. Ngược lại, nếu hệ thống KSNB được đánh giá có hiệu lực thì trước hết trắc nghiệm đạt yêu cầu được sử dụng để xác minh khả năng sai phạm và tiếp đó các trắc nghiệm vững chãi được ứng dụng (với số lượng ít) để xác minh những sai sót có thể có. Nếu trắc nghiệm đạt yêu cầu lại đưa ra kết luận là hệ thống KSNB kém hiệu quả thì trắc nghiệm vững chãi sẽ lại thực hiện với số lượng lớn. Quy mô cụ thể của các trắc nghiệm cũng như trình tự và cách thức kết hợp giữa chúng phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả năng phán đoán của KTV với mục đích có được bằng chứng đầy đủ và tin cậy với chi phí kiểm toán thấp nhất. Bước 3: Hoàn tất công việc kiểm toán: Kết quả các trắc nghiệm trên phải được xem xét trong quan hệ hợp lý chung và kiểm nghiệm trong quan hệ với các sự việc bất thường, những nghiệp vụ phát sinh sau ngày lập BCTC. Chỉ trên cơ sở đó mới đưa được kết luận cuối cùng và lập báo cáo kiểm toán. 2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV cần tuân thủ theo qui trình sau: Sơ đồ 5: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán Kết thúc công việc kiểm toán Các giai đoạn trong qui trình kiểm toán có thể chi tiết như sau: 2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán và có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Có bốn lý do chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng đắn: Kế hoạch kiểm toán giúp KTV có thể thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đưa ra các ý kiến xác đáng về chu trình mua hàng và thanh toán . Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức hợp lý. Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ để công ty kiểm toán tránh xảy ra những bất đồng với khách hàng. Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán đã được lập, KTV có thể kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán đã và đang thực hiện để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán. Đoạn 08, VSA số 300, Lập kế hoạch kiểm toán nêu rõ “Kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán và lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo: bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán còn trợ giúp KTV phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với KTV và chuyên gia khác về công việc kiểm toán”. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của giai đoạn này là xây dựng được một chiến lược kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với bản chất, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ áp dụng. Việc lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện theo quy trình như sau: Sơ đồ 6: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán Chuẩn bị kiểm toán Thu thập thông tin cơ sở Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và lập chương trình kiểm toán 2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán Quy trình kiểm toán được bắt đầu khi KTV và công ty kiểm toán thu nhận một khách hàng. Trên cơ sở đó, các công việc cần thiết để chuẩn bị cho lập kế hoạch kiểm toán được tiến hành như sau: Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán Nhằm đánh giá xem việc chấp nhận một khách hàng mới hay tiếp tục khách hàng thường xuyên có làm tăng rủi ro cho hoạt động của KTV hay làm hại đến uy tín của công ty, KTV phải thực hiện các công việc sau: - Xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng; - Tính liêm chính của Ban giám đốc công ty khách hàng; - Liên lạc với KTV tiền nhiệm. Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng Thông qua việc phỏng vấn trực tiếp Ban giám đốc khách hàng hoặc dựa vào kinh nghiệm của cuộc kiểm toán đã được thực hiện trước đó, KTV xác định người sử dụng BCTC và mục đích sử dụng của họ. Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán Lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp cho cuộc kiểm toán không chỉ hướng tới hiệu quả và chất lượng của cuộc kiểm toán mà còn tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán chung được thừa nhận. Hợp đồng kiểm toán Việc cuối cùng trong giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán là ký kết hợp đồng kiểm toán. Đây là sự thỏa thuận chính thức giữa công ty kiểm toán và khách hàng về việc thực hiện kiểm toán và các dịch vụ liên quan khác. 2.1.2. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng KTV tiến hành các bước sau: (a) Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV đi sâu tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt: lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, dây chuyền và các dịch vụ sản xuất, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của KSNB… Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết được những chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh đúng như trong các cam kết bằng văn bản, trong giấy phép đầu tư… hay không. Những hiểu biết đó sẽ giúp cho KTV đánh giá rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh doanh, xác định mức độ trọng yếu, đánh giá về sự đầy đủ và tính thích hợp của bằng chứng kiểm toán. Qua đó, xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán, xác định những vùng trọng điểm phải chú ý khi kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. (b) Xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung Các hồ sơ kiểm toán năm trước ngoài việc cung cấp các thông tin chung về khách hàng, về công việc kinh doanh và các đặc điểm khác của khách hàng còn cung cấp cho KTV toàn bộ quy trình kiểm toán của một cuộc kiểm toán nói chung và chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng. Mặt khác, qua các tài liệu này, KTV thấy được những vấn đề cần lưu ý: những yếu kém trong việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng – thanh toán hay sự kiểm soát lỏng lẻo đối với chu trình này. Trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán năm trước, KTV sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán cho năm hiện hành. (c) Thăm quan nhà xưởng Việc này giúp KTV tiếp cận với hệ thống KSNB, có sự hình dung về quá trình sản xuất sản phẩm và phong cách kinh doanh của khách hàng để hình thành nên những đánh giá về tính hợp lý chung. Chẳng hạn qua thị sát, KTV có thể đánh giá chủng loại hàng hoá doanh nghiệp mua vào có còn phù hợp với nhu cầu sản xuất hay đã lỗi thời, lượng hàng hoá còn tồn đọng trong kho là quá nhiều (gây ứ đọng vốn) hay ngược lại quá ít (gây gián đoạn sản xuất). 2.1.3. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng. Ngoài việc xem xét các thông tin về nghĩa vụ pháp lý chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán BCTC như giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các BCTC, báo cáo kiểm toán, Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, KTV cần tập trung xem xét các hợp đồng và cam kết quan trọng đó là các hợp đồng mua… Việc xem xét các hợp đồng giúp KTV tiếp cận với các nhà cung cấp thường xuyên của khách hàng, hình dung được khía cạnh pháp lý có ảnh hưởng đến tình hình tài chính của đơn vị khách hàng, từ đó ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các khoản nợ của khách hàng đối với nhà cung cấp. 2.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích Theo VSA số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09, đã nêu rõ: “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro”. Như vậy, với các thông tin cơ sở thu thập được, KTV có thể tìm ra những xu hướng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác…bằng việc áp dụng thủ tục phân tích sơ bộ. Với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thường được thực hiện như sau: So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trước để xem xét những biến động bất thường. Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của yếu tố chi phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thường. Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán. 2.1.5. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập được các thông tin mang tính khách quan về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp. (a) Đánh giá tính trọng yếu Theo VSA số 320 – Tính trọng yếu trong kiểm toán, đoạn 04: “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng BCTC...”. Thông qua việc đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của BCTC, KTV có thể xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán. Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên BCTC. Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và liên quan tới nhiều tài sản như: tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền... mà hầu hết chúng đều trọng yếu. Trên thực tế, việc ước lượng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Do đó để đảm bảo tính thận trọng nghề nghiệp, các Công ty kiểm toán thường xây dựng sẵn những căn cứ để xác định mức độ trọng yếu cho từng khoản mục trên BCTC. Có thể khái quát các bước đánh giá tính trọng yếu theo trình tự sau: Sơ đồ 6: Các bước trong quá trình đánh giá tính trọng yếu Bước 1 Ước lượng sơ bộ về tính trọng yếu Bước 2 Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các bộ phận Bước 3 Ước tính tổng số sai trong bộ phận Bước 4 Ước tính sai số kết hợp Bước 5 So sánh sai số tổng hợp ước tính với ước lượng ban đầu (b) Đánh giá rủi ro Theo VSA số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV là Công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu". Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC được kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR) căn cứ vào mối quan hệ được phản ánh trong mô hình dưới đây: DR = Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ được KTV đánh giá đối với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ bản thường gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình này là: Giá trị hàng hoá, dịch vụ, chi phí mua hàng thấp hơn thực tế Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận. Giá trị h._.àng hoá, dịch vụ, chi phí mua hàng được ghi sổ thấp hơn thực tế. Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này nhưng ghi sổ vào kỳ sau. Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp mặc dù hàng chưa trả lại. Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế. Hàng trả lại vào kỳ sau nhưng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này. Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế Ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền. Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế. Trả tiền kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán vào kỳ này. Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý Phản ánh nợ phải trả không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả người bán hoặc nhận hàng hóa hay dịch vụ mà không phản ánh. Phản ánh nợ phải trả người bán không có thật làm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản. Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả làm người sử dụng BCTC hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị. Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán vì các khoản nợ phải trả luôn được đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ tỷ lệ nghịch nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngược lại. Do đó, trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng – thanh toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán. Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng như phán đoán của KTV. 2.1.6. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát Theo VSA số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: “ KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả.” Trong chu trình mua hàng – thanh toán, tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quan trọng. Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát được áp dụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình như đã trình bày trong phần “Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán”. Qua đó, KTV xác định được các nhược điểm của hệ thống KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Nếu hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ thấp và ngược lại. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố trong và ngoài đơn vị: đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hưởng của các chính sách từ bên ngoài của Nhà nước… Hiểu biết về hệ thống kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác. Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. VSA số 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 26, quy định: “KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Việc tìm hiểu về hệ thống KSNB là bước công việc quan trọng trong quá trình đánh giá hệ thống KSNB giúp KTV có thể đưa ra được ước lượng ban đầu về rủi ro kiểm soát. VSA số 400 - Đánh giá rủi ro và KSNB, đoạn 28, chỉ ra rằng: “Dựa trên sự hiểu biết hệ thống kế toán và KSNB, KTV phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dẫn liệu cho từng số dư của tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu”. Đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các công việc : Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình, và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra. Trên cơ sở đó, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục. Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống KSNB đối với chu trình này. KTV cần phải nhận diện những hạn chế của hệ thống như sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trong chu trình. Đánh giá rủi ro kiểm soát: dựa vào các phán đoán bên trên, KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ trong chu trình. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao khi KTV cho rằng hệ thống KSNB không đầy đủ và không hiệu quả. Ngược lại, rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp khi KTV có đủ cơ sở để kết luận hệ thống KSNB đối với chu trình được thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu. 2.1.7. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán Sau khi đã có được những hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng, đã xác định được mức trọng yếu và rủi ro…, đây là bước cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch. KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị, phân tích, triển khai kế hoạch và soạn thảo chương trình kiểm toán cho chu trình. Trong thực tiễn kiểm toán, để thiết kế chương trình kiểm toán cho chu trình, KTV căn cứ vào các rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Thực chất của việc soạn thảo chương trình kiểm toán chính là việc thiết kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với 4 nội dung chính: xác định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện. (a) Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanh toán Thử nghiệm kiểm soát (hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ) là loại thử nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Do đó, trong quá trình xây dựng chương trình kiểm toán, KTV cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán. Phạm vi các thử nghiệm tuân thủ phụ thuộc vào việc đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu. Khi rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp, thử nghiệm tuân thủ phải thực hiện càng nhiều và thử nghiệm cơ bản có thể thu hẹp. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao thì thử nghiệm tuân thủ là không cần thiết, còn thử nghiệm cơ bản là chủ yếu. (b) Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán Các thử nghiệm cơ bản được thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý. Căn cứ vào các bằng chứng thu thập được qua các thử nghiệm tuân thủ ở trên, KTV sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát và sau đó thiết kế các thử nghiệm cơ bản cho chu trình mua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độ vững chãi, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trắc nghiệm độ vững chãi: KTV rà soát thông tin về giá trị trong các chứng từ gốc như các đơn đặt hàng, hoá đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi…để kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng như có sự phê duyệt không, giá trị số lượng hàng mua vào với số tiền cần thanh toán có khớp nhau không. Bên cạnh đó, KTV cũng phải tính toán lại số tiền trên các chứng từ và tiến hành đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ. Qua đó đưa ra kết luận về độ tin cậy của các số liệu kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán. Trắc nghiệm phân tích: Trắc nghiệm phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động, những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. Trong thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thường sử dụng các trắc nghiệm phân tích là: So sánh số lượng hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trước hoặc với kế hoạch cung ứng. So sánh các khoản nợ phải trả từng nhà cung cấp năm nay với năm trước. So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình quân ngành để phát hiện những biến động bất thường. Trắc nghiệm trực tiếp số dư: Bản chất của trắc nghiệm này là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ ở sổ cái ghi vào BCĐTK. KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp... Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên số lượng trắc nghiệm trực tiếp số dư cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãi và trắc nghiệm phân tích. 2.2. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán Đây là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán phù hợp với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán. 2.2.1.Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát Các trắc nghiệm đối với chu trình mua hàng – thanh toán được chia thành 2 phần hành cơ bản: trắc nghiệm đối với các nghiệp vụ mua hàng và trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng quan tâm đến 3 trong 4 chức năng của chu trình đã được nghiên cứu trong phần “Chức năng chu trình mua hàng và thanh toán” là: xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ, nhận hàng hóa hay dịch vụ, ghi nhận các khoản nợ người bán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán quan tâm đến chức năng thứ tư: xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. (a) Trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng là các khoản mua hàng có thể bị ghi tăng giả tạo để hình thành các khoản thanh toán phụ trội hoặc chính sách của công ty khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa các năm tài chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng được thể hiện qua bảng 1. Bảng 1: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ mua hàng MỤC TIÊU KIỂM TOÁN QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHỦ YẾU TRẮC NGHIỆM ĐẠT YÊU CẦU TRẮC NGHIỆM ĐỘ VỮNG CHÃI Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hoá và dịch vụ nhận được (tính có căn cứ hợp lí) Sự có thật của yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng mua, báo cáo nhận hàng và HĐ của người bán. Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền. Huỷ bỏ các chứng từ đề phòng việc sử dụng lại. Kiểm soát nội bộ HĐ của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua và các yêu cầu mua hàng. - Kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ. Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn. Kiểm tra dấu hiệu của việc huỷ bỏ. Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Xem xét lại sổ nhật kí mua hàng, sổ cái tổng hợp và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thường. Kiểm tra tính hợp lí và tính xác thực của các chứng từ chứng minh (HĐ của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng) Đối chiếu hàng tồn kho mua vào với các sổ sách kế toán. Kiểm tra các tài sản mua vào. Các nghiệp vụ mua vào được phê chuẩn Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn. Kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ chứng minh. Các nghiệp vụ mua hàng hiện có đều được vào sổ Các đơn đặt mua đều được đánh số trước và theo dõi. Các báo cáo nhận hàng đều được đánh số trước và theo dõi. Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua. Theo dõi một chuỗi các báo cáo nhận hàng. Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật kí mua hàng. Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ đều được đánh giá đúng Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và số tiền. Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ. So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật kí mua hàng với HĐ của người bán, báo cáo nhận hàng, các chứng từ chứng minh khác và thực hiện tính toán lại các thông tin TC trên HĐ người bán. Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn. Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ. Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại. Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và sơ đồ tài khoản. Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ. - So sánh sự phân loại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản tham chiếu theo HĐ của từng người bán. Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc Doanh nghiệp có các thủ tục qui định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hoá và dịch vụ. Quá trình kiểm tra nội bộ. Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và quan sát liệu có hoá đơn nào của người bán chưa được ghi sổ hay không. - Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ. So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hoá đơn của người bán với ngày trên sổ nhật kí mua hàng. Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng đắn trên sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả và sổ kho; chúng được tổng hợp đúng đắn. - Quá trình kiểm tra nội bộ. - Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ. - Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong sổ nhật kí và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả và sổ kho. Trắc nghiệm phân tích đối với nghiệp vụ mua hàng được thực hiện qua việc so sánh đối chiếu các chi phí mua hàng giữa các năm tài chính trong điều kiện ít có thay đổi trong kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cũng có thể liên hệ các chỉ tiêu này với doanh số hoặc những chỉ tiêu phi tài chính khác như giờ công của công nhân sản xuất trên tổng số nguyên vật liệu mua vào để phát hiện những biến động bất thường. Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng được bắt đầu bằng việc chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ được trích từ các chi phí mua hàng. Từ đó, KTV tiến hành đối chiếu hoá đơn của người bán với nhật ký mua hàng, với phiếu nhập kho do thủ kho lập và sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đối với những lô hàng được chọn để kiểm toán. (b) Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán Việc thực hiện các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán cũng được thực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán đối với nghiệp vụ thanh toán và các quá trình KSNB chủ yếu tại doanh nghiệp. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán được trình bày qua bảng số 2 Bảng 2: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ thanh toán MỤC TIÊU KIỂM TOÁN QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHỦ YẾU TRẮC NGHIỆM ĐẠT YÊU CẦU TRẮC NGHIỆM ĐỘ VỮNG CHÃI Các khoản thanh toán và ghi sổ là của hàng hoá và dịch vụ thực tế nhận được. Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm giữa nhân viên ghi sổ và các khoản phải trả với người kí phiếu chi và các chứng từ thanh toán. Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện. Sự kiểm soát nội bộ. Thảo luận với người ghi sổ và quan sát các hoạt động. Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ. Xem lại sổ NK chi tiền, sổ tổng hợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và bất thường. Đối chiếu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện với bút toán trong NK mua vào liên quan và kiểm tra tên và số tiền cuả người được thanh toán. Kiểm tra chữ kí và phê chuẩn tính đúng đắn của các phiếu chi và chứng từ thanh toán đã thực hiện. Nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn các khoản chi trên chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán. Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn. Kiểm tra các chứng từ đi kèm. Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều được ghi sổ. Phiếu chi và các chứng từ thanh toán (séc, uỷ nhiệm chi) được đánh số trước và theo dõi. Bảng đối chiếu với ngân hàng được lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi sổ các khoản chi tiền mặt hoặc thanh toán. Theo dõi một chuỗi các phiếu chi và các chứng từ thanh toán. Kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu. Cân đối các khoản chi tiền ghi sổ với các khoản chi trên bảng kê (sổ phụ) của ngân hàng và sổ sách của kế toán tiền mặt (bằng chứng của các khoản thanh toán) Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng đắn. Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền. Hàng tháng lập một bảng đối chiếu với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện. Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ. Kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng và quan sát quá trính chuẩn bị cho việc đối chiếu. So sánh các phiếu chi đã lĩnh tiền, các chứng từ thanh toán đã thực hiện với sổ NK mua hàng và các bút toán chi tiền liên quan. Lập một bằng chứng khẳng định các khoản chi tiền được định giá đúng. Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại đúng đắn Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ. Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại. Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và kiểm tra sơ đồ tài khoản. Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ. So sánh sự phân loại phù hợp với sơ đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với sổ theo dõi chi tiết vốn bằng tiền, các HĐ của người bán và sổ NK mua hàng. Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ đúng lúc. Doanh nghiệp có các thủ tục qui định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã được thực hiện. Quá trình kiểm tra nội bộ. Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán có khả năng chưa vào sổ không. Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ. So sánh ngày trên các phiếu chi đã thực hiện với sổ nhật kí chi tiền mặt. So sánh ngày trên các chứng từ thanh toánđã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền tại ngân hàng. Các nghiệp vụ thanh toán được phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tương ứng và cúng được tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổng hợp. Kiểm tra nội bộ Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật kí và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phải trả. 2.2.2. Khảo sát chi tiết số dư tài khoản trong chu trình mua hàng – thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoản mục quan trọng trên BCTC của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mục trong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác như kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho... Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận được trong tiến trình kinh doanh bình thường. Các rủi ro cơ bản liên quan đến Nợ phải trả người bán trong kiểm toán BCTC: Nợ phải trả nói chung và nợ phải trả người bán nói riêng là khoản mục trọng yếu trên BCTC của doanh nghiệp vì chúng được coi là nguồn tài trợ cho sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nợ phải trả được quản lý một cách đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho đơn vị trong việc huy động và sử dụng vốn. Tuy nhiên, nếu nợ phải trả không được quản lý chặt chẽ sẽ góp phần làm doanh nghiệp mất cân đối về tài chính và mất khả năng thanh toán. Phản ánh nợ phải trả người bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả người bán hoặc nhận hàng hoá và dịch vụ mà không phản ánh nợ phải trả người bán. Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản và tạo ra các sai lệch trên BCTC ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh (do chi phí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng giả tạo khả năng thanh Stoán của doanh nghiệp. Phản ánh nợ phải trả người bán không có thật (phản ánh khống) cũng làm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận, rút tiền công quỹ đang thực hiện. Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập BCTC (ví dụ phải trả người bán có số dư nợ cuối kỳ): sai sót này không gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toán nhưng làm người sử dụng BCTC hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị được kiểm toán. Do đó, nội dung kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ của chu trình này đi vào tìm hiểu việc kiểm tra chi tiết đối với Nợ phải trả người bán được trình bày trong bảng số 3. Bảng 3: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán MỤC TIÊU KIỂM TOÁN KIỂM TRA CHI TIẾT SỐ DƯ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN - Tính hợp lý chung Số dư tài khoản nợ phải trả người bán, các số dư chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các tài khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý. So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trước. Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phải có chịu lãi. Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trước (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động. - Các mục tiêu đặc thù Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) thống nhất với sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Số tổng cộng được cộng đúng và thống nhất với sổ cái tổng hợp. Cộng tổng danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả. Đối chiếu tổng cộng với Sổ cái tổng hợp. Đối chiếu với các hoá đơn của từng người bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên người bán và số tiền. Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý. Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và bảng kê (nếu có) của người bán. Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải trả lớn và bất thường. Các khoản phải trả hiện có đều ở trong danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả (tính đầy đủ) Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn. Các khoản phải trả trong danh sách được đánh giá đúng đắn. Thực hiện các thủ tục tương tự như đối với các khoản nợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý. Các khoản phải trả trong danh sách được phân loại đúng đắn. Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Việc phản ánh nợ phải trả người bán trong chu trình mua hàng và thanh toán được vào sổ đúng kỳ. Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn. Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đường. Tài khoản nợ phải trả người bán trong chu trình mua hàng và thanh toán được trình bày đúng đắn. Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả người bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) được tách riêng. 2.3. Kết thúc công việc kiểm toán Đây là khâu cuối cùng của quá trình kiểm toán BCTC. Sau khi hoàn thành các công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng, để đảm bảo tính thận trọng trong nghề nghiệp, thông thường KTV không lập ngay Báo cáo kiểm toán mà thực hiện các công việc sau: 2.3.1. Bình luận về nợ ngoài ý muốn Nợ ngoài ý muốn là một khoản nợ tiềm ẩn trong tương lai đối với một thành phần ở bên ngoài về một số tiền chưa biết sinh ra từ các hoạt động đã xảy ra. Công việc này rất quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán vì nó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra các khoản nợ ngoài ý muốn. Việc xác định các khoản nợ ngoài ý muốn là rất khó nên các thủ tục kiểm toán thích hợp cho việc khảo sát các khoản nợ ngoài ý muốn không được xác định rõ ràng. Dưới đây là một số thủ tục thường được sử dụng nhưng không phải là mẫu chung cho tất cả các cuộc kiểm toán: Thẩm vấn Ban quản trị về khả năng của các khoản nợ ngoài ý muốn chưa ghi sổ. Xem xét các báo cáo năm hiện hành và báo cáo các năm trước của cơ quan thuế về các khoản nộp thuế lợi tức. Xem xét biên bản họp của HĐQT và của cổ đông để tìm các dấu hiệu của các vụ kiện hoặc các khoản ngoài ý muốn khác. Xem xét lại các tư liệu hiện có của bất kì thông tin nào mà có thể chỉ ra một sự kiện ngoài ý muốn tiềm ẩn. Ví dụ như các bản xác nhận của ngân hàng có thể chỉ rõ các phiếu nợ phải thu được chiết khấu hay sự bảo lãnh nợ vay. Thu thập các thư tín dụng đang hiệu lực vào ngày lập bảng cân đối tài sản và thu thập bản xác nhận về số dư đã sử dụng và chưa sử dụng. 2.3.2. Đánh giá kết quả Kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được đánh giá theo các mặt: Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán là phù hợp với các thông lệ quốc tế và tuân thủ các quy định về chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận. Các hoạt động của doanh nghiệp có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán phải phù hợp với các đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Các chứng từ, sổ sách liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán phải thể hiện được sự vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, và hợp lý. Các thông tin về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả người bán đảm bảo trung thực và hợp lý. Trên cơ sở kết quả của tất cả công việc đã thực hiện, KTV đưa ra kết luận cuối cùng và lập Báo cáo kiểm toán. CHƯƠNG II: KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MH – TT TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACCA) THỰC HIỆN I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ACCA 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. ACCA (hay ACCAGroup) là công ty kiểm toán và tư vấn tài chính chuyên nghiệp, có đội ngũ nhân viên và cộng tác viên thành thạo và chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, có khả năng cung cấp những giải pháp toàn diện cho khách hàng. ACCAGroup được thành lập từ năm 2001, tiền thân là công ty ACC. Một số thông tin hiện tại: - Tên đầy đủ : Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Tài chính. - Tên giao dịch: Auditing, Financial Consulting Company& Associate - Tên viết tắt: ACCA - Địa chỉ trụ sở chính: Số 14/14, phố Yên Lạc, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội - Điện thoại: (84 4) 6364166 – Fax: (84 4) 6364169 - Email: accagroup@vnn.vn Hiện tại ban giám đốc củacông ty gồm 4 người: + Ông Trần Văn Dũng – CPA, MBA, LLB + Bà Vũ Thị Bội Lan – CPA + Ông Trần Văn Thức – CPA + Ông chu Quang Tùng – CPA Cơ cấu vốn góp hiện tại của các thành viên Ban gián đốc theo tỷ lệ sau: Thành viên Ban gián đốc Vốn góp Ông Trần Văn Dũng Bà Vũ Thị Bội Lan Ông Trần Văn Thức Ông chu Quang Tùng 50% 20% 15% 15% Do yêu cầu hoạt động, trong quá trình hoạt động của mình, công ty đã trải qua 4 lần thay đổi: + Lần 1: Thay đổi về trụ sở công ty. Theo quyết định số 86/TB ngày 19 tháng 3 năm 2002 chuyển về số 105, phố Nghi Tàm, phường Yên Phụ, quận Tây Hồ, Hà Nội. + Lần 2: Thay đổi về số thành viên góp vốn. Theo quyết định số 216/TB ngày 20 tháng 7 năm 2002. + Lần 3: Thay đổi địa chỉ, chuyển trụ sở về số 2, E11, Quỳnh Mai, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. + Lần 4: Thay đổi về trụ sở công ty và cơ cấu thành viên góp vốn. Theo quyết định số 08/ACCA - HDTV ngày 26 tháng 11 năm 2005. Công ty lấy tên là ACCAGroup, trụ sở chính tại số 14/14, đường Yên Lạc, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Trên cơ sở tập hợp những chuyên gia giỏi và giàu kinh nghiệm, ACCA đang ngày một vững mạnh với mục tiêu là cung cập những dịch vụ chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp Viêt Nam., các tổ chực quốc tế. Với kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng của mình, các chuyên gia của ACCA đã và đang cung cấp cho các chủ đầu tư, các doanh nghiệp, các nhà tài trợ thực hiện dự án, cac công trình tại Viêt Nam có hiệu quả kinh tế nhất. Hình thành và phát triển trong điều kiện rất nhiều công ty TNHH ra đời sau Nghị định 105 của Bộ tài chính và xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế. Ban giám đốc và nhân viên công ty hiểu rằng, khẳng định được uy tín và vị trí của mình trên thị trường là điều không dễ dàng và cần có nỗ lực lớn cũng như sự chuẩn bị những điều kiện thật chu đáo và đúng đắn. Vì vậy hiện tại ACCA đang xây dựng cho mình một chiến lược phát triển dài hạn hướng tới tương lai, trong đó có thể kể đến chiến lược hoàn thiện hoá chương trình kiểm toán, chiến lược phát triển nhân viên, chiến lược mở rộng quy mô hoạt động, đa dạng hoá các loại hình dịch vụ cung cấp và chiến lược thu hút khách hàng. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và khách hàng của công ty: Với tôn chỉ “ Cộng tác toàn cầu, giải pháp thiết thực “ (GlobalRelationship - LocalSolutions) trong việc triển khai cung cấp các dịch vụ chuyên ngành, ACCA có đủ khả năng cung cấp các dịch vụ chuyên ngành với chất lượng cao cho khách hàng. Để đáp ứng mong muốn của khách hàng, ACCA không ngừng mở rộng các loại hình dịch vụ và nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ. Hiện nay,ACCA hoạt động mạnh trong 4 lĩnh vực: dịch vụ kiểm toán, dịch vụ tư vấn, dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp, dịch vụ tư vấn thuế. Dịch vụ kiểm toán. Kiểm toán BCTC; Kiểm toán dự toán và quyết toán công trình xây dựng cơ bản; Thẩm định giá trị tài sản và góp vốn liên doanh. Dịch vụ tư vấn. Dịch vụ tư vấn mà ACCA cung cấp bao gồm dịch vụ tư vấn giải pháp doanh nghiệp, dịch vụ kế toán. - Dịch vụ tư vấn giải pháp doanh nghiệp mang đến cho khách hàng chiến lược kinh doanh, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để cùng với doanh nghiệp tìm ra giải pháp trong mọi thách thức. ACCA trợ giúp doanh nghiệp thông qua các dịch vụ chủ yếu sau: + Tư vấn thiết lập hệ thống kiểm soát hiệu quả. + Xây dưng quy chế tài chính cho doanh nghiệp. + Xác định cơ cấu và chiến lược kinh doanh. + Tư vấn quản lý tiết kiệm cho doanh nghiệp. + Tư vấn lập dự án khả thi cho các doanh nghiệp. + Tư vấn đầu tư, lựa chọn phương án kinh doanh cho doanh nghiệp. - Dịch vụ kế toán: ACCAGroup cung cấp cho khách hàng mọi loại hình dịch vụ kế toán từ ghi sổ, lập kế hoạch ngân sách đến BCTC. Đồng thời hộ trợ doanh nghiệp chuyển đổi BCTC lập theo Chế độ kiểm toán Việt Nam sang hình thức phù hợp với Chuẩn mực BCTC quốc tế. Điểm nổi bật có thể nhận thấy trong dịch vụ kế toán của ACCAGroup là khả năng xây dựng hệ thống kiểm toán đáp ứng các yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn tài chính doanh nghiệp của ACCA chủ yếu tập trung vào: Cổ phần hoá, tư nhân hoá, tư vấn nghiệp vụ kinh doanh; tư vấn sát nhập và mua lại doanh nghiệp; tư vấn thành lập doanh nghiệp và văn phòng đại diện… Dịch vụ tư vấn thuế. . Lĩnh vực chủ yếu trong tư vấn thuế của ACCA là: lập kế hoạch, tính toán và kê._.nguyên tắc kế toán và không có sự giới hạn nào về phạm vi kiểm toán vào không có sự nghiêm trọng nào xảy ra sau ngày lập BCTC ảnh hưởng đến BCTC nên đã phát hành báo cáo kiểm toán có ý kiến chấp nhận toàn phần theo mẫu sau: Bảng 25: Báo cáo kiểm toán CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH 14/14 Phố Yên Lạc, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số. /ACCA-KT BÁO CÁO KIỂM TOÁN VIÊN Kính gửi: Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc Công ty X Chúng tôi đã tiến hành kiểm toán Bảng cân đối kế toán tại ngày 31 tháng 12 năm 2005 cùng với các Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh và Lưu chuyển tiền tệ cho năm tài chính kết thúc cùng ngày của Công ty X. Như đã trình bày tại Ghi chú số 2 của phần Thuyết minh BCTC, BCTC kèm theo không nhằm phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán được chấp nhận chung tại các nước khác ngoài Việt Nam. Trách nhiệm của Ban Giám đốc và KTV Như đã trình bày trong Báo cáo của Ban Giám đốc tại trang 1 và 2, Ban Giám đốc Công ty có trách nhiệm lập BCTC. Trách nhiệm của chúng tôi là đưa ra ý kiến về BCTC này dựa trên kết quả của cuộc kiểm toán. Cở sở của ý kiến Ngoại trừ những vấn đề hạn chế phạm vi kiểm toán được trình bày dưới đây, chúng tôi đã thực hiện công việc kiểm toán theo các Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam và các Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế chưa có trong Hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam. Các Chuẩn mực này yêu cầu chúng tôi phải lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán để đạt được sự đảm bảo hợp lý rằng BCTC không có các sai sót trọng yếu. Công việc kiểm toán bao gồm việc kiểm tra, trên cơ sở chọn mẫu, các bằng chứng xác minh cho các số liệu và các Thuyết minh trên BCTC. Chúng tôi cũng đồng thời tiến hành đánh giá các nguyên tắc kế toán được áp dụng và những ước tính quan trọng của Ban Giám đốc cũng như đánh giá về việc trình bày các thông tin trên BCTC. Chúng tôi tin tưởng rằng công việc kiểm toán đã cung cấp những cơ sở hợp lý cho ý kiến của chúng tôi. Ý kiến: Theo ý kiến của chúng tôi, ngoại trừ ảnh hưởng (nếu có) do việc không tham gia kiểm kê tài sản, BCTC kèm theo đã phản ánh trung thực và hợp lý, trên các khía cạnh trọng yếu, tình hình tài chính của Công ty tại ngày 31 tháng 12 năm 2005 cũng như kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ cho năm tài chính kết thúc cùng ngày, phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam. Trần Văn Dũng Tổng Giám đốc Chứng chỉ KTV số 283/KTV Thay mặt và đại diện cho CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH (ACCA) Ngày 9 tháng 03 năm 2006 Hà Nội, CHXHCN Việt Nam Trần Văn Thức KTV Chứng chỉ KTV số 554/KTV 4. Tổng kết quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do ACCA thực hiện tại 2 khách hàng X và Y Trên đây là toàn bộ quy trình và kết quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực hiện tại hai khách hàng X và Y. Khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng này, KTV của ACCA luôn tuân thủ chương trình kiểm toán đã được xây dựng sẵn. Do đó, đòi hỏi KTV phải có sự linh hoạt và sáng tạo trong việc lựa chọn những thủ tục áp dụng. Tùy thuộc vào những nét đặc thù của từng khách hàng mà KTV có thể áp dụng thủ tục này hay bỏ qua thủ tục kia. Ở phần trên là công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại 2 khách hàng là công ty X và Y. Trong đó, X là công ty sản xuất phụ tùng xe máy, là khách hàng truyền thống của ACCA. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phát sinh nhiều với giá trị tương đối lớn. Quy trình mua hàng được quản lý chặt chẽ. Còn đối với công ty Y là công ty 100% vốn nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu là chủ yếu. Nghiệp vụ mua hàng chủ yếu là nhập khẩu với số lượng lớn và giá trị cao nên việc hạch toán phức tạp hơn. Xuất phát từ những đặc điểm khác nhau đó nên công việc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại hai khách hàng này có những điểm đặc trưng khác nhau. Công ty X là khách hàng truyền thống của ACCA, việc thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành hàng năm và do cùng một KTV thực hiện. Do đó, KTV nắm rất rõ những thông tin về khách hàng có liên quan dến chu trình mua hàng và thanh toán như thông báo cơ sở thông tin về nghĩa vụ pháp lý, đánh giá hệ thống KSNB có liên quan đến chu trình... thông qua file hồ sơ kiểm toán thường niên. Chính vì vậy mà KTV có thể giảm bớt thời gian thu thập những hiểu biết về khách hàng. Khác với công ty X, công ty Y là khách hàng mới lại thực hiện kiểm toán năm tài chính đầu tiên nên mọi hiểu biết về khách hàng, KTV phải thu thập thật kỹ lưỡng theo đúng VSA 310 – Hiểu biết về tình hình kinh doanh: “ Để thực hiện kiểm toán BCTC, KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà theo KTV thì có ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC, đến việc kiểm tra của KTV hoặc đế BCKT”. KTV của ACCA đã nghiên cứu lĩnh vực kinh doanh của công ty Y, quy trình mua hàng, quy trình hạch toán và luật đầu tư nước ngoài ở Việt Nam... Việc công ty X là khách hàng truyền thống, còn công ty Y là khách hàng mới là nguyên nhân dẫn đến công việc tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán diễn ra khác nhau. Ban giám đốc công ty X luôn mong muốn kiểm toán phát hiện ra những sai sót, những yếu kém để kịp thời chỉ đạo khắc phục và dần dần đi tới hoàn thiện chu trình mua hàng và thanh toán. Từ đó những sai phạm xảy ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán ngày càng ít đi. Chính vì thế, KTV của ACCA xác định giảm bớt thủ tục kiểm tra chi tiết và chỉ tập trung kiểm tra chi tiết các khoản phải trả người bán vì KTV cho rằng khoản mục này dễ xảy ra sai sót hơn. Còn đối vói công ty Y, do công ty hoạt động sản xuất nên mật độ hàng nhập kho, xuất kho là thường xuyên với số lượng lớn. Do đó, KTV của ACCA cho rằng, việc quản lý hàng tồn kho đối với công ty là rất quan trọng và dễ xảy ra sai sót. Vì vậy, ngoài việc thực hiện kiểm toán Các khoản phải trả người bán, KTV cần thực hiện bổ sung kiểm toán Hàng tồn kho. Trên đây là những điểm khác nhau khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại 2 khách hàng X và Y. Tuy nhiên, dù là khách hàng nào thì quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực hiện cũng tuân thủ theo quy trình kiểm toán chung của kiểm toán BCTC do ACCA thực hiện. CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH THỰC HIỆN I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN DO ACCA THỰC HIỆN Với phương châm “hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan, chính trực, bí mật” và “chất lượng trong từng dịch vụ cung cấp” khi hoạt động, ACCA đã đáp ứng mọi yêu cầu và sự tin cậy của khách hàng. Trong quá trình kiểm toán, các KTV luôn tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận. Tuy nhiên, trong quá trình vận dụng các KTV luôn có sự sáng tạo và linh hoạt vào các thủ tục kiểm toán trong những điều kiện cụ thể với mục đích đạt được hiệu quả so với thời gian và chi phí bỏ ra. Theo đó, quy trình kiểm toán được thực hiện gồm 3 bước: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, kết thúc kiểm toán. Có thể nhận xét khái quát về quy trình kiểm toán do ACCA thực hiện như sau: Giai đoạn tiếp cận và lập kế hoạch kiểm toán tổng quát Việc thực hiện tốt ngay từ công tác tiếp cận với khách hàng sẽ đảm bảo cho việc lập kế hoạch kiểm toán của ACCA đạt hiệu quả cao. Do đó, ACCA thường cử các lãnh đạo cao cấp của mình tham gia vào giai đoạn này. Thực tế cho thấy công tác tiếp cận với khách hàng được ACCA tiến hành nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, đưa ra các yêu cầu phù hợp do đó việc ký kết hợp đồng được diễn ra một cách nhanh chóng Công việc lập kế hoạch kiểm toán cũng đã được ACCA tiến hành một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả, tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 - Lập kế hoạch kiểm toán. Trong bước này, KTV đã rất chú trọng thu thập, tìm hiểu các thông tin chi tiết về khách hàng thông qua việc quan sát, phỏng vấn, gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc khách hàng. Kết thúc giai đoạn này, trưởng nhóm kiểm toán sẽ xác định những khoản mục trọng yếu trên BCTC và phân chia nhiệm vụ, thời gian cho các KTV và trợ lý kiểm toán thực hiện kiểm toán các khoản mục này Giai đoạn thực hiện kiểm toán Trên cơ sở chương trình kiểm toán đã xây dựng, trong quá trình thực hiện kiểm toán, các KTV đã thực hiện đầy đủ, đúng các thủ tục đã đưa ra mặc dù bị giới hạn về mặt thời gian. Trong suốt quá trình kiểm toán thực hiện kiểm toán, KTV ghi chép số liệu trên GTLV và áp dụng triệt để các phương pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng chứng minh cho số liệu đã đưa ra. Những GTLV của KTV liên tục được chủ nhiệm soát xét, bảo đảm tính đúng đắn của các kết luận. Ngoài ra, KTV của ACCA luôn tuân theo những quy định mang tính chất nghề nghiệp như: Luôn tuân thủ sự lãnh đạo thống nhất của Ban giám đốc. Thực hiện công việc có tính tập trung cao, năng động và quyết đoán. Giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng. Giai đoạn kết thúc kiểm toán Với phương châm đặt chất lượng cuộc kiểm toán lên hàng đầu do đó trong giai đoạn kết thúc kiểm toán này, ACCA luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của các giai đoạn trước đó. Công việc này đã giúp cho Công ty có thể phát hiện ra được các điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình để không ngừng nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Công ty đã xây dựng được cơ chế kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán như yêu cầu Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220 - Kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán. Trong đó, ở mỗi cuộc kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán giám sát công việc của từng KTV trong nhóm, phân công công việc phù hợp với trình độ của từng người, đồng thời soát xét kết quả làm việc của họ sau khi kết thúc giai đoạn thực hiện kiểm toán. Báo cáo kiểm toán do ACCA phát hành luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 700 - Báo cáo kiểm toán về BCTC. Trong đó, các kết luận kiểm toán được đưa ra độc lập khách quan, chính xác với thực tế, mang tính xây dựng cao và tạo được sự tin cậy của những người quan tâm. Với những ưu điểm ở trên, có thể thấy rằng đây là một quy trình kiểm toán tốt mà các công ty kiểm toán khác nên tham khảo và học tập. Song bên cạnh những ưu điểm đáng chú ý ở trên thì quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại ACCA vẫn còn những điểm cần lưu ý sẽ được trình bày trong các kiến nghị dưới đây. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MH – TT TRONG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH DO CÔNG TY ACCA THỰC HIỆN. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện, đổi mới các thủ tục, phương pháp kiểm toán. Nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang có những chuyển biến mạnh mẽ, tích cực được bạn bè quốc tế thừa nhận và đánh giá cao. Để mở rộng hợp tác với thị trường quốc tế cũng như thu hút vốn đầu tư của các nhà đầu tư nước ngoài, một yêu cầu đặt ra là quốc tế hóa các thông tin tài chính nói chung và thông tin kế toán, kiểm toán nói riêng. Để đáp ứng yêu cầu này, chúng ta cần đổi mới chính sách, chế độ kế toán, kiểm toán phù hợp với các chuẩn mực kế toán, kiểm toán quốc tế áp dụng cụ thể cho điều kiện Việt Nam. Trong hơn 10 năm qua, kiểm toán đã và đang trở thành một nghề có tiềm năng phát triển rất cao và yêu cầu cho sự phát triển ngày càng lớn nhằm đáp ứng sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế Việt Nam. Số lượng và quy mô của các doanh nghiệp kiểm toán không ngừng được mở rộng, chất lượng dịch vụ cung cấp được nâng lên, đội ngũ KTV ngày càng đông đảo và có những tiến bộ rõ rệt về trình độ chuyên môn. Yếu tố cạnh tranh trong lĩnh vực kiểm toán vì thế mà ngày càng cao, đòi hỏi các công ty kiểm toán dù lớn hay nhỏ phải hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp, xây dựng các chiến lược phát triển lâu dài. Bên cạnh đó, ACCA cũng gặp phải không ít khó khăn trong quá trình hoạt động.So với hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế, hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam còn thiếu cả về số và chất lượng.Dịch vụ kiểm toán tại Việt Nam còn là ngành nghề mới mẻ. Vì vậy, nhận thức của nhiều doanh nghiệp Việt Nam về hoạt động tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán còn chưa đầy đủ. Điều này sẽ gây khó khăn cho KTV trong quá trình thực hiện công việc kiểm toán. ACCA không nằm ngoài sự vận động chung của thị trường kiểm toán. Công ty đã và đang xây dựng cho mình những kế hoạch cụ thể nhằm nâng cao hơn nữa vị thế của mình trên lĩnh vực kiểm toán. Là một phần trong toàn bộ cuộc kiểm toán, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò trong việc kiểm toán quá trình cung cấp đầu vào cho một doanh nghiệp và đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản công nợ phải trả. Chính vì vậy, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Cùng với yêu cầu ngày càng cao về việc lành mạnh hóa các thông tin tài chính nói chung, thông tin kế toán nói riêng và sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực kiểm toán, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do ACCA thực hiện phải được hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu hiện nay. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính tại ACCA. 2.1. Vấn đề đánh giá hệ thống KSNB Để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB, các thông tin thu thập trong giai đoạn khảo sát chỉ đơn thuần là các thông tin tài chính và một vài quy chế tài chính của đối tượng kiểm toán, và các thông tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán...Các thông tin này chưa đủ để phản ánh hệ thống KSNB, do đó chưa thể giúp KTV đánh giá chính xác chất lượng hệ thống KSNB của khách hàng hoạt động tốt hay xấu. Trong khi đó, các Công ty kiểm toán quốc tế đặc biệt rất chú trọng công tác đánh giá hệ thống KSNB, do đây là công việc cần thiết đầu tiên phải làm trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán nhằm giảm bớt thời gian, chi phí cho cuộc kiểm toán. Còn ở ACCA, công việc tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu được tiến hành dựa vào trình độ và kinh nghiệm của KTV. Vì thế, công việc này được tiến hành với chi phí khá lớn. Việc thiết lập bảng câu hỏi KSNB cho chu trình mua hàng và thanh toán là cần thiết. Tuy nhiên, ACCA chưa có bảng tổng hợp câu hỏi này mà việc đánh giá hệ thống KSNB thực tế được tiến hành dựa trên sự hiểu biết của KTV. Bảng 26: Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB có thể được thiết kế Bước công việc Có Không Không áp dụng Ghi chú 1. Có thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo đúng quy định không? 2. Có thực hiện mang hàng tồn kho đi thế chấp để vay vốn không? 3. Bảo vệ cơ quan có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hóa đơn giao hàng không ? 4. Địa điểm bố trí kho có an toàn không? 5.Hệ thống thẻ kho có được duy trì không? 6. Thủ kho có được đào tạo chính quy không? 7. Có phiếu nhập, xuất kho có được ghi sổ kế toán kịp thời không? 8. Việc xác định giá trị HTK có nhất quán với năm trước không? 9.Định kỳ hay thường xuyên kế toán HTK có đối chiếu nhập xuất tồn về số lượng và chủng loại với thủ kho 2.2.Về công tác hoàn thiện GTLV của KTV và cập nhật vào hồ sơ kiểm toán Tuy công ty đã có những quy định về việc trình bày GTLV của KTV và việc cập nhật các giấy tờ đó vào hồ sơ kiểm toán nhưng công việc này vẫn còn chủ yếu được thực hiện thủ công nên khá mất nhiều thời gian, đôi khi còn thiếu sự đồng bộ và gây khó khăn cho người soát xét. Hơn nữa, khi thực hiện kiểm tra, rà soát hồ sơ, người kiểm tra phải rà soát, tham chiếu, đồng thời phải theo dõi việc liên kết số liệu của các phần hành theo sự trình bày trên GTLV nên sẽ khó khăn và mất nhiều thời gian hơn. Công ty nên phát triển và sử dụng một chương trình phần mềm cho phép KTV có thể thể hiện GTLV hoàn toàn trên máy và số liệu giữa các phần được liên kết với nhau. Khi đó, người kiểm tra có thể trực tiếp kiểm tra trên máy và khi tiến hành tham chiếu hoặc sử dụng số liệu của một phần hành khác sẽ được chương trình hỗ trợ giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, nhanh chóng hơn như một số công ty kiểm toán khác đã làm. Mọi GTLV của ACCA đã có khuôn mẫu sẵn về các thông tin như tên khách hàng, khoản mục kiểm toán, bước công việc,... Qua tìm hiểu hồ sơ kiểm toán của công ty cho thấy, các hồ sơ đã được tổ chức sắp xếp khoa học ở các phòng nghiệp vụ khác nhau và các giấy tờ được ghi chép đầy đủ nhưng chưa dùng một số bảng kế để dùng trong công việc kiểm toán hay bảng theo dõi công nợ theo nhóm tuổi. Với những sai sót mà KTV phát hiện được mà đây là những khoản chênh lệch thì KTV nên đưa vào bảng kê chênh lệch theo mẫu sau: Bảng 27: Bảng kê chênh lệch Chứng từ Diễn giải Chênh lệch Ghi chú SH NT Sổ sách Thực tế Chênh lệch Với những sai sót chưa xác minh được chênh lệch hoặc sai phạm cụ thể, chưa có bằng chứng cụ thể về các sai phạm trong việc hạch toán kế toán của khách hàng có thể ghi vào bảng kê xác minh như sau: Bảng 28: Bảng kê xác minh Chứng từ Diễn giải Số tiền Đối tượng xác minh Mức độ sai phạm SH NT Trực tiếp Gián tiếp Với việc sử dụng Bảng kê xác minh và Bảng kê chênh lệch sẽ giúp cho KTV ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ sai phạm hoặc các nghiệp vụ có dấu hiệu các sai phạm trên GTLV một cách có hệ thống. Từ đó, giúp KTV thu thập bằng chứng phục vụ cho việc ra kết luận kiểm toán. 2.3. Về việc kiểm tra số dư đầu kỳ Theo VSA số 510, Kiểm toán năm đầu tiên – số dư đầu năm tài chính, thì “Khi thực hiện kiểm toán BCTC năm đầu tiên, KTV phải thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp nhằm đảm bảo: Số dư đầu năm không có sai sót làm ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC năm nay; Số dư cuối năm tài chính trước hết được kết chuyển chính xác hoặc được phân loại một cách phù hợp trong trường hợp cần thiết.” Để thủ tục kiểm tra chi tiết có được kết quả đáng tin cậy thì bước đầu tiên của kiểm tra chi tiết là phải xác định sự đúng đắn của số dư đầu kỳ. Nếu số dư đầu kỳ sai sẽ ảnh hưởng tới số dư cuối kỳ, số KTV dùng để kiểm tra chi tiết và sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình kiểm tra chi tiết vì làm sai lệch các khoản mục đã chọn. Trong quá trình thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết đối với chu trình MH – TT , KTV của ACCA có thực hiện kiểm tra lại tất cả các số dư đầu kỳ bằng cách đối chiếu với số liệu trên BCTC trong báo cáo kiểm toán năm trước mà công ty lưu lại, xem xét trên thực tế khách hàng có điều chỉnh theo ý kiến của KTV hay không, hoặc đối với các khách hàng mà năm trước chưa thực hiện kiểm toán bởi một công ty khác, KTV cũng sẽ dựa vào số liệu trên báo cáo kiểm toán của công ty đó. Tuy nhiên, vì công việc kiểm toán được tiến hành sau khi đơn vị đã khóa sổ kế toán nên rất nhiều công ty số liệu điều chỉnh được thực hiện vào năm tiếp theo. Mặt khác, đối với các khách hàng mới, KTV kiểm tra số dư đầu kỳ chủ yếu dựa vào sự tin tưởng đối với hệ thống KSNB, KTV chưa có cơ sở kiểm tra lại sự đúng đắn và chính xác của số dư đầu kỳ này. Do vậy, để nâng cao hiệu quả của các thủ tục kiểm tra chi tiết chu trình MH – TT, ACCA nên quy định chi tiết hơn về việc kiểm tra số dư đầu kỳ của các khoản mục trong chu trình này đặc biệt là đối với khoản mục phải trả người bán, KTV cần thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán để làm rõ các vấn đề sau: Các số dư đầu kỳ không có sai lệch nào lớn có thể ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC năm nay. Số dư cuối kỳ trước được kết chuyển sang đầu kỳ này là chính xác. Các chế độ kế toán được áp dụng trong đơn vị là thống nhất. KTV có thể tin tưởng vào số liệu do khách hàng cung cấp dựa trên hệ thống KSNB được thiết kế và hoạt động có hiệu quả. Để kiểm tra số dư đầu kỳ của các khoản mục trong chu trình MH – TT, KTV có thể gửi thư xác nhận số dư đầu kỳ cùng với xác nhận số dư cuối kỳ cho các nhà cung cấp thường xuyên của công ty khách hàng đối với khoản mục phải trả người bán hoặc phải trả các đơn vị nội bộ. Đối với nghiệp vụ thanh toán, KTV có thể dựa trên số dư tiền gửi ngân hàng đầu năm đã được đối chiếu với ngân hàng, còn đối với nghiệp vụ mua hàng, KTV có thể kiểm tra số dư đầu kỳ thông qua kết quả kiểm kê kỳ này cùng với đánh giá hệ thống KSNB để xem xét tính trung thực của biên bản kiểm kê hàng tồn kho năm trước của khách hàng. 2.4.Về chương trình kiểm toán Mua hàng là nghiệp vụ quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một mặt là bởi các nghiệp vụ mua hàng thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cho quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời cung cấp những yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kết quả của giai đoạn cung ứng có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc phát sịnh chi phí cũng như ghi nhận chúng. Do đó, cần kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ này và không ngừng hoàn thiện chúng. ACCA tiến hành kiểm toán theo các khoản mục cấu thành nên BCTC. Do đó, khi KTV tiến hành kiểm toán theo chu trình MH – TT, KTV cần kết hợp kiểm toán khoản mục Hàng tồn kho và kiểm toán Các khoản phải trả người bán. Tại ACCA không xây dựng chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng. Nghiệp vụ mua hàng, chi phí mua hàng được thực hiện ở chương trình kiểm toán Hàng tồn kho. Như vậy ta thấy rằng có sự không đồng nhất giữa chương trình kiểm toán và quy trình thực hiện kiểm toán. Hơn nữa, kiểm toán nghiệp vụ mua hàng không thực hiện riêng rẽ giữa giá mua và chi phí mua hàng nên có thể khó phát hiện sai sót xảy ra đối với nghiệp vụ mua hàng. Ta biết rằng, tài khoản “hàng hóa” bao gồm 2 tiểu khoản là “giá mua hàng hóa” và “chi phí thu mua hàng hóa”. Do đó để kiểm toán nghiệp vụ mua hàng, KTV cần kiểm tra chi tiết từng yếu tố cấu thành. Để nâng cao hiệu quả, KTV nên thực hiện kiểm toán giá mua và chi phí mua hàng tách biệt đồng thời luôn đặt trong mối quan hệ với các khoản phải trả người bán. 2.5. Vấn đề áp dụng thủ tục phân tích Việc áp dụng các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình MH – TT không những giúp KTV hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của khách hàng, phán đoán những rủi ro có thể xảy ra với các tài khoản trong chu trình mà còn cho phép KTV nhận diện được những yếu kém trong hoạt động của đơn vị khách hàng, từ đó đưa ra những nhận xét và tư vấn hợp lý giúp khách hàng có thể cải tiến một cách hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Theo VSA 520, Quy trình phân tích, “thủ tục phân tích có thể được áp dụng như là một thử nghiệm cơ bản khi việc thực hiện các thủ tục này có hiệu quả hơn so với kiểm tra chi tiết trong việc giảm bớt rủi ro chi tiết phát hiện liên quan đến cơ sở dẫn liệu của BCTC”. Điều này có nghĩa là thủ tục phân tích trong một số trường hợp có thể thay thế được thủ tục kiểm tra chi tiết nếu việc thực hiện các thủ tục này có hiệu quả hơn trong việc phát hiện các sai sót trên BCTC. Và kết quả các thủ tục phân tích sẽ được sử dụng làm bằng chứng kiểm toán chứng minh cho ý kiến của KTV. Các thủ tục phân tích bao gồm 2 loại: phân tích dọc và phân tích ngang. Tại ACCA, thủ tục chủ yếu là phân tích ngang, phân tích dọc cũng đã được sử dụng nhưng không nhiều. Đối với chu trình MH – TT, KTV có thể tiến hành phân tích biến động hàng mua qua các tháng hoặc theo năm cho từng loại mặt hàng chính trong mối liên hệ vói thực tế sản xuất của khách hàng nhằm phát hiện ra những biến động bất thường qua các mặt hàng được mua. Ngoài ra, KTV có thể phân tích các dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác so với niên độ trước. KTV cũng có thể phân tích tỷ lệ chiết khấu được hưởng bình quân trên tổng giá trị hàng mua giữa các kỳ kế toán. một thủ tục phân tích có hiệu quả nữa là KTV thực hiện so sánh các khoản phải trả lớn chưa thanh toán hoặc đã quá hạn mà vẫn chưa thanh toán với năm trước, so sánh tỷ lệ phần trăm của các khoản phải trả theo bảng phân tích tuổi nợ trên tổng các khoản phải trả năm nay so với năm trước. Ngoài ra, KTV có thể thực hiện phân tích theo các số liệu thống kê của ngành nhằm so sánh tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng với các công ty cùng ngành. Bên cạnh đó, để đảm bảo tính hợp lý chung của nợ phải trả đồng thời xem xét tác động của nó tới các chỉ tiêu tài chính của khách hàng, KTV có thể tính một số chỉ tiên như: Tỷ lệ nợ phải trả trên tổng số nợ ngắn hạn, tỷ lệ nợ phải trả quá hạn, các hệ số thanh toán... Hiện nay, các bằng chứng thu được từ thủ tục phân tích chưa được các KTV của ACCA coi là bằng chứng có tính thuyết phục cao như bằng chứng thu được từ thủ tục kiểm tra chi tiết cho nên việc sử dụng thủ tục phân tích khi kiểm toán chu trình MH – TT phần nào bị hạn chế và chưa thực sự có hiệu quả. Để thực hiện có hiệu quả thủ tục phân tích nhằm giảm bớt quy mô áp dụng thủ tục kiểm tra chi tiết, điều tiên quyết là KTV phải phát triển được mô hình phân tích đảm bảo tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ. do tính độc lập của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của các dự đoán và ảnh hưởng tới các bằng chứng kiểm toán thu thập được khi áp dụng các thủ tục phân tích nên KTV cần phải đảm bảo tính độc lập và tin cậy của dữ liệu tài chính và nghiệp vụ sử dụng để phân tích. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp, các tổ chức nói riêng và của đất nước nói chung. Thực tiễn trong những năm qua chứng tỏ quá trình kiểm toán đã giúp cho các doanh nghiệp, các tổ chức thấy được thực trạng hoạt động, phát hiện những điểm còn sai sót, yếu kém của mình để từ đó đề ra những giải pháp khắc phục, sửa chữa. Cũng qua quá trình kiểm toán, môi trường Tài chính – kế toán được lành mạnh hóa, lòng tin của những đối tượng quan tâm được củng cố và các doanh nghiệp, tổ chức tìm ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Trong kiểm toán BCTC, chu trình mua hàng và thanh toán luôn được coi là một trong những chu trình quan trọng nhất. Việc kiểm toán có hiệu quả chu trình này sẽ góp phần vào việc hoàn thành cuộc kiểm toán, góp phần giảm chi phí cũng như thời gian thực hiện cuộc kiểm toán, hơn nữa kết quả của chu trình này cũng ảnh hưởng đến các chu trình khác. Do đó, qua quá trình thực tập tại công ty ACCA, em đã viết luận văn với đề tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do công ty Kiểm toán và tư vấn tài chính (ACCA) thực hiện” Mặc dù kiểm toán là một ngành mới xuất hiện ở Việt Nam nhưng được sự chỉ bảo ân cần của Ths. Phan Trung Kiên, sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo công ty ACCA và các anh chị KTV trong công ty, em đã hoàn thành luận văn này. Tuy đã cố gắng nhưng bài viết vẫn còn những hạn chế, thiếu sót, em rất mong được sự thông cảm và sự chỉ bảo của các thầy, cô để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, Quyển I, II, III, IV – Bộ Tài chính – NXB Tài chính Hồ sơ kiểm toán mẫu – ACCA Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Ts. Đặng Thị Loan – NXB Giáo dục, 2001 Kiểm toán – Alvin A.Arens, James K.Loebbecke – NXB Thống kê, 2000 Kiểm toán tài chính – Gs.Ts Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài chính, 2001 Lý thuyết kiểm toán – Gs.Ts Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài chính, 2001 Tìm hiểu về kiểm toán độc lập ở Việt Nam – Bùi Văn Mai – NXB Tài chính, 1998 Tạp chí kiểm toán Tạp chí kế toán Môc lôc Trang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ACCA : Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính BCTC : Báo cáo tài chính BCĐKT : Bảng cân đối kế toán GTLV : Giấy tờ làm việc KSNB : Kiểm soát nội bộ KTV : KTV VSA : Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này, bên cạnh những nỗ lực rất lớn của bản thân, em còn rất may mắn nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chia sẻ tận tình của các cá nhân, tập thể trong và ngoài trường. Trước tiên, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ths. Phan Trung Kiên đã trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn tốt nghiệp này. Tiếp theo, em xin cảm ơn các anh chị Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính đã chỉ bảo tận tình cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho em trong việc tìm hiểu thực tế và thu thập, tra cứu tài liệu thông tin có liên quan đến đề tài. Đồng thời, em cũng xin cảm ơn gia đình và bạn bè đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 6 năm 2006 Sinh viên Phạm Thị Lan Anh DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1: Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng 8 Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán 8 Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong chu trình mua hàng và thanh toán theo phương thức trả chậm 9 Sơ đồ 4: Mối quan hệ giữa các chu trình kiểm toán 12 Sơ đồ 5: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán 13 Sơ đồ 6: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán 15 Sơ đồ 6: Các bước trong quá trình đánh giá tính trọng yếu 19 Bảng 1: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ mua hàng 26 Bảng 2: Các trắc nghiệm thực hiện đối với nghiệp vụ thanh toán 29 Bảng 3: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán 32 Bảng 4: Tình hình hoat động kinh doanh của công ty trong 5 năm qua 39 Sơ đồ 7: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty ACCA 40 Sơ đồ 8:Quy trình kiểm toán tại ACCA 41 Bảng 5: GTLV của KTV 44 Sơ đồ 9:Tổ chức bộ máy quản lý của công ty X 44 Bảng 6: GTLV của KTV 46 Sơ đồ 10:Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Y 46 Bảng 7: GTLV của KTV 48 Bảng 8: Chi tiết các khoản phải trả 49 Bảng 9: GTLV của KTV 51 Bảng 10: ước lượng tính trọng yếu 52 Bảng 11: ước lượng mức độ trọng yếu 52 Bảng 12: Bảng phân bổ mức độ trọng yếu cho các khoản mục 53 Bảng13 : Bảng đánh giá mức độ rủi ro cho từng khoản mục trọng yếu 54 Bảng 14: Mẫu chương trình kiểm toán Phải trả người bán 55 Bảng 15: GTLV của KTV 57 Bảng 16: GTLV của KTV 58 Bảng 17:GTLV của KTV 59 Bảng 18: GTLV của KTV 60 Bảng 19: GTLV của KTV 62 Bảng 20: GTLV của KTV 63 Bảng 21: GTLV của KTV 65 Bảng 22: GTLV của KTV 66 Bảng 23: Giấy tờ làm việc của KTV 67 Bảng 24: GTLV của KTV 68 Bảng 25: Báo cáo kiểm toán 69 Bảng 26: Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB có thể được thiết kế 72 Bảng 27: Bảng kê chênh lệch 78 Bảng 28: Bảng kê xác minh 78 ._.