Báo cáo Quy trình kiểm toán bán hàng- Thu tiền trong kiểm toán tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng Công ty Sông Đà

lượng thông tin kinh tế, tài chính của bản thân đơn vị. Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa rất to lớn là một bộ phận có liên quan đến rất nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị hợp lý cho đơn vị và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh, tiêu thụ của đơn vị cho Tổng giám đốc. Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho Ban lãnh đạo thấy được những sai sót, yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đối với Nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, có chính sách hợp lý hơn để phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền và xuất phát từ mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn nữa quy trình này trong quá trình thực tập tại Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ kế toán của Tổng công ty Sông Đà em đã chọn đề tài: "Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà" Ngoài phần mở đầu và phần kết luận luận văn bao gồm 3 phần: Phần I: Lí luận chung về kiểm toán nội bộ và quy trình bán hàng-thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ tại các đơn vị hạch toán độc lập - Tổng công ty Sông Đà. Phần III: Một số bài học kinh nghiệm và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm tra nội bộ tại các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà. Luận văn được hoàn thành với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Hồng Thuý, do vốn kiến thức còn hạn chế và bước đầu đi vào thực tế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót, em rất mong được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn. Phần I Lý luận chung về kiểm toán nội bộ và kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính I. khái quát chung về kiểm toán nội bộ 1.Bản chất của kiểm toán nội bộ. Hoạt động kiểm toán trên thế giới đã có trên 100 năm nay và ngày càng phát triển mạnh mẽ, thâm nhập vào mọi ngành, mọi lĩnh vực kinh tế. Kiểm toán là một hoạt động mới xuất hiện ở nước ta khoảng 10 năm nhưng đã có bước phát triển lớn mà ngày càng khẳng định rõ vai trò của mình trong việc xác minh và bày tỏ ý kiến, tạo niềm tin cho những người quan tâm, củng cố nề nếp hoạt động tài chính và góp phần nâng cao hiệu qủa, năng lực quản lý. Kiểm toán là quá trình mà theo đó các cá nhân độc lập, có thẩm quyền thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin số lượng có liên quan đến một tổ chức kinh tế cụ thể nhằm mục đích xác định và báo cáo mức độ phù hợp giữa các thông tin số lượng đó với các chuẩn mực đã được xây dựng. Ngày nay trên thế giới xuất hiện nhiều loại hình kiểm toán khác nhau, nếu phân loại theo chủ thể kiểm toán có kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ. Cùng với sự ra đời và phát triển của các tổ chức kiểm toán độc lập, tổ chức kiểm toán Nhà nước, hoạt động kiểm toán nội bộ cũng phát triển rộng khắp và đem lại những trợ giúp tích cực, góp phần đáp ứng nhu cầu bảo vệ, tồn tại của doanh nghiệp nói riêng, của chính phủ cũng như xã hội nói chung đồng thời củng cố nền nếp hoạt động tài chính kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho các doanh nghiệp. Cho đến nay kiểm toán nội bộ có nhiều cách hiểu khác nhau: Theo liên đoàn kế toán quốc tế ( IFAC): “ Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra cho một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Theo Các Chuẩn mực hành nghề Kiểm Toán Nội Bộ ban hành tháng 5 năm 1978: “Kiểm toấn nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tư cách là một sự trợ giúp cho tổ chức đó". Như vậy ta có thể hiểu kiểm toán nội bộ như sau: Kiểm toán nội bộ là hoạt động kiểm tra giám sát của một bộ phận độc lập với bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp nhằm đánh giá tính hiệu quả, hiệu năng, tính kinh tế của các loại hình nghiệp vụ, đơn vị, bộ phận và tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu qủa hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ là một hoạt động chuyên sâu cần được đào tạo hướng dẫn được thực hiện bởi những người có trình độ và nghiệp vụ tương xứng. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tại Việt Nam, Sau Quyết định 832-TC/QĐ/CĐkT ngày 28 tháng 10 năm 1997 hàng loạt các Tổng công ty thành lập kiểm toán nội bộ, đồng thời quy chế kiểm toán nội bộ cũng được ban hành kèm theo nhằm hướng dẫn các Tổng công ty Nhà nước tổ chức thực hiện công tác kiểm toán nội bộ của Tổng công ty và từng công ty thành viên. Trong quy chế đó có quy định rõ: Doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kế toán, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách chế độ của Nhà nước cũng như các quyết định, nghị quyết của Hội đồng quản trị của Ban giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ Chức năng của kiểm toán nội bộ : Kiểm toán nội bộ có 3 chức năng: - Kiểm tra - Xác nhận - Đánh giá Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ: Theo Điều 6 Quy chế Kiểm toán nội bộ (áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước) Kiểm toán nội bộ có các nhiệm vụ sau: Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính, Báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt. Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp. - Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu thoả mãn 2 điều kiện: Về tổ chức: Kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự: Kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. 3.Loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ có ba loại hình hoạt động: Kiểm toán hoạt động: Là việc kiểm tra, xác nhận và đưa ra đánh giá về hoạt động, tính hiệu quả của các hoạt động từ đó đưa ra kiến nghị nhằm cải tiến, và hoàn thiện hoạt động của mỗi đơn vị. Kiểm tra việc huy động phân phối sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật tư, tài sản, nguồn vốn, lợi thế kinh doanh). Kiểm tra tính hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và sử dụng thu thập kết quả bảo toàn phát triển vốn. Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm toán tuân thủ: Là việc kiểm tra xác nhận và đưa ra những đánh giá về việc: Tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý của Nhà nước. Ban hành các chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định, quy chế của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc cũng như lãnh đạo các đơn vị thành viên có phù hợp với luật pháp, chính sách chế độ đó của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty. Tuân thủ các quy định về nguyên tắc, chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị đến việc lưu trữ tài liệu kế toán. Kiểm toán Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và của các đơn vị thành viên. Đây là việc kiểm tra, xác nhận và đánh giá kịp thời đầy đủ, khách quan, độ tin cậy của Báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên, các đại diện, chi nhánh của Tổng công ty, cơ quan Tổng công ty, Báo cáo tài chính hợp nhất của toàn Tổng công ty trước khi Tổng giám đốc ký duyệt; đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả. Việc kiểm toán Báo cáo tài chính có thể được tiến hành theo quý, năm tùy thuộc vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên và toàn Tổng công ty, yêu cầu của Tổng giám đốc hay Hội đồng quản trị. II. Quy trình kiểm toán bán hàng và thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính 1. Nội dung kiểm toán bán hàng- thu tiền 1.1. Chức năng của chu trình bán hàng- thu tiền : Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng- tiền. Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng- thu tiền gồm: Xử lý đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua- bán hàng hoá, dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng. Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ buôn bán trong hợp đồng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty trước khi vận chuyển hàng hoá do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu. Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các cơ quan thuế quan thường quy định: khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá đơn bán hàng. Trong trường hợp này hoá đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển. Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hoá đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng. Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp. Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ. Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được: Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả kháng”, cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó. Dự phòng nợ khó đòi: Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu được trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền. 1.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố bên trong đơn vị bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát. Các nhân tố bên ngoài đơn vị bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán giữ một vai trò quan trọng nhằm cung cấp thông tin quản lý (bao gồm các thông tin về kế toán tài chính của đơn vị và các kết quả hoạt động kinh doanh khác) và thực hiện nhiều mặt hoạt động của đơn vị) thực hiện nhiệm vụ là nhận biết, thu nhập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán. Hệ thống này bao gồm : Hệ thống chứng từ kế toán: Trong chu trình bán hàng- thu tiền, hệ thống chứng từ kế toán thể hiện ở số lượng các loại chứng từ được lập khi có các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền phát sinh tại doanh nghiệp như: Hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá, phiếu vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu thu… và quy trình luân chuyển các loại chứng từ này trong các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp. Bảng số 1: Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng-thu tiền Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Phòng kinh doanh Nhu cầu Đơn đặt hàng của Phê chuẩn phương Lập hoá đơn mua hàng khách- phiếu tiêu thụ thức bán chịu, tiêu thụ thuế GTGT Thủ kho Phòng kinh doanh Phòng kế toán Lưu trữ và bảo Xuất kho Vận chuyển Ghi các loại sổ, quản chứng từ hàng, lập vận đơn định kỳ lập báo cáo Hệ thống tài khoản kế toán: Với cách tiếp cận báo cáo tài chính theo các chu trình nghiệp vụ cơ bản thì các tài khoản liên quan đến chu trình sẽ giới hạn về phạm vi đối tượng kiểm toán, theo đó không có khoản mục nào bị KTV bỏ qua. Các tài khoản này chính là kết quả xử lý các thông tin số liệu liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền được thể hiện trên sổ sách kế toán. Các khoản mục này bao gồm: Tài khoản Tiền mặt, Tài khoản Tiền gửi ngân hàng Tài khoản Phải thu khách hàng Tài khoản Dự phòng nợ phải thu khó đòi Tài khoản Doanh thu bán hàng Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, thuế VAT Ngoài ra còn một số thông tin liên quan khác được trình bày ngoài báo cáo tài chính mà được thể hiện trên hệ thống sổ sách kế toán như các khoản chi phí dự phòng liên quan đến khoản nợ không thu hồi được, chi phí bán hàng, giá vốn hàng bán, xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi. Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống này dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng-thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan, phát sinh trong một niên độ kế toán mà cơ sở để ghi sổ là các chứng từ đã được lập trước đó bao gồm: Nhật ký bán hàng, các sổ hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng, nhật ký thu tiền, sổ chi phí bán hàng, sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho.. Hệ thống báo cáo kế toán:. Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho các nhà quản lý cấp trên nắm bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán nhất định hay qua một thời kỳ nhất định. Cụ thể đó là các báo cáo tài chính nộp cho cơ quan thuế, cho Bộ chủ quản, cho Tổng công ty…hay các báo cáo bán hàng, tình hình thanh toán nợ của khách hàng.. cung cấp cho Ban quản trị hay Ban giám đốc biết hoặc những người quan tâm. Thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Khi thiết lập thủ tục kiểm soát phải đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. Đặc biệt đối với chu trình bán hàng và thu tiền, việc hiểu được những đặc điểm cũng như những biểu hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả kiểm toán chu trình này. Đó cũng là lý do để chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin trên trong khi đi vào thực hành kiểm toán chu trình. 1.3. Mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền. Chức năng của kiểm toán đã được cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán. Do chu trình bán hàng và thu tiền được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành các khoản mục trên các Báo cáo tài chính nên các mục tiêu đặc thù của kiểm toán bán hàng và thu tiền cần cụ thể hoá cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với các đặc điểm của phần hành kiểm toán này. Mặt khác, mặc dù các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định, song mỗi loại nghiệp vụ này lại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ sách kế toán riêng theo trình tự độc lập tương đối. Do đó, mục tiêu đặc thù cho các khoản mục, nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền cần có định hướng cụ thể qua các mục tiêu kiểm toán đặc thù riêng biệt. Có thể khái quát các mục tiêu kiểm toán đặc thù phổ biến của 2 loại nghiệp vụ và khoản mục này theo bảng sau: Bảng số 2: Mục tiêu kiểm toán đặc thù của kiểm toán nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm Toán chung Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng Các khoản thu tiền đều đảm bảo hợp lý chung Mục tiêu hợp lý chung Các nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ hợp lý Các mục tiêu chung khác Các khoản phải thu khách hàng là có thực Hiệu lực Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật Mọi khoản phải thu ở khách hàng đều được ghi sổ Trọn vẹn Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ Các khoản phải thu được đánh giá đúng Định giá Hàng đã vận chuyển và có hoá đơn ghi giá bán được thoả thuận Các khoản phải thu có người sở hữu Quyền và nghĩa vụ Hàng hoá đã bán thuộc sở hữu của đơn vị Các khoản phải thu được phân loại đúng Phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp Các khoản phải thu được tính toán đúng Chính xác cơ học Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết thích hợp và khớp đúng các số cộng Các mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Những thay đổi về thể thức, thời gian, thủ tục thanh toán tiền hàng đều được cho phép đúng đắn Cho phép Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển được cho phép đúng đắn Các nghiệp vụ phải thu được ghi sổ đúng kỳ Kịp thời Các khoản bán hàng được ghi sổ đúng thời gian 2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền. 2.1. Lập kế hoạch kiểm toán. ý nghĩa của lập kế hoạch kiểm toán : Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn cuộc kiểm toán. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 300, Kế hoạch kiểm toán, " KTV và Công ty kiểm toán cần lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo được rằng cuộc kiểm toán đã được tiến hành một cách có hiệu qủa". Đối với chu trình bán hàng- thu tiền việc lập kế hoạch kiểm toán sẽ giúp KTV thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đưa ra ý kiến xác đáng về các khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính từ đó giúp các KTV hạn chế các sai sót, giảm thiểu trách nhiệm pháp lý, nâng cao hiệu quả công việc và giữ vững được uy tín nghề nghiệp đối với khách hàng. Trình tự lập kế hoạch kiểm toán bao gồm các bước sau: Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán: Công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. Thu thập thông tin cơ sở: KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán cũng như các chính sách kế toán đối với việc tiêu thụ của khách hàng. Xem xét lại kết quả của các cuộc kiểm toán trước đối với khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng cũng như hồ sơ kiểm toán chung. KTV tiến hành tham quan nhà xưởng kho bãi, nhận diện các bên liên quan như danh sách khách hàng và những người nợ. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: Giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này, những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc công ty khách hàng như: giấy phép thành lập và điều lệ hoạt động của công ty, các Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành và năm trước, các hợp đồng và cam kết quan trọng. Thực hiện các thủ tục phân tích: Thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động quan trọng và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. KTV thường áp dụng hai phương pháp phân tích là phân tích ngang và phân tích dọc. Trong giai đoạn lập kế hoạch này KTV thường tiến hành so sánh doanh thu, các khoản phải thu giữa kỳ này so với kỳ trước, tính toán tỷ lệ phải thu khó đòi… Đánh giá trọng yếu và rủi ro : Đánh giá trọng yếu: Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin, một số liệu kế toán trong báo cáo tài chính. Mức độ trọng yếu phụ thuộc tầm quan trọng của thông tin hay của sai sót đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Để xác định mức trọng yếu KTV tiến hành các bước sau:. - ước lượng ban đầu về mức trọng yếu: Mức ước lượng ban đầu về tính trọng yếu là lượng tối đa mà KTV tin rằng, ở mức đó các báo cáo tài chính có thể bị sai lệch nhưng vẫn chưa ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng thông tin tài chính. Có thể ước tính theo quy mô hoặc ước tính theo bản chất. - Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục: Doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. Việc phân bổ được thực hiện theo cả hai chiều hướng mà các sai phạm có thể diễn ra đó là tình trạng khai khống và khia thiếu. Cơ sở để tiến hành phân bổ là bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát dựa vào kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục này. Đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng- thu tiền. Rủi ro kiểm toán là rủi ro do Công ty kiểm toán hoặc KTV đưa ra ý kiến không thích hợp khi báo cáo tài chính đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu Rủi ro tiềm tàng của chu trình bán hàng- thu tiền (IR):. Là sự tồn tại sai sót trọng yếu trong bản thân chu trình bán hàng- thu tiền mà chưa tính đến sự tác động của bất kỳ hoạt động kiểm toán nào để cả hoạt động kiểm toán nội bộ. Trong khi tiến hành kiểm toán, KTV cần phải dự đoán nơi nào của chu trình bán hàng- thu tiền có khả năng sai sót nhất. Qua đó KTV có thể thu thập và phân bổ bằng chứng kiểm toán một cách hợp lý. Trong khi đánh giá rủi ro tiềm tàng KTV cần xem xét một số yếu tố sau: ` Bản chất công việc bán hàng- thu tiền của khách hàng ` Động cơ của khách hàng trong chu trình bán hàng- thu tiền ` Các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền có thường xuyên liên tục xảy ra ` Kết quả những lần kiểm toán trước của chu trình bán hàng-thu tiền. ` Số dư của các tài khoản doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền (CR): Là sự tồn tại những sai sót trọng yếu mà hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện và ngăn ngừa kịp thời, do hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể kiểm toán không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính. Rủi ro kiểm soát đại diện cho sự đánh giá về cơ cấu kiểm toán nội bộ của khách hàng có hiệu quả đối với việc phát hiện và ngăn ngừa các sai sót xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền hay không? Khi tiến hành kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền để đánh giá được rủi ro kiểm toán trong chu trình thì KTV cần hiểu được cơ cấu kiểm soát nội bộ, đánh giá mức rủi ro kiểm soát và sử dụng mô hình rủi ro kiểm toán. Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền thường gặp là: ` Các phương thức phê duyệt hàng bán trả chậm, giảm giá, xoá sổ các khoản phải thu khó đòi có được cấp có thẩm quyền phê duyệt hay do kế toán đơn vị tự ý làm các công việc này khi chưa có quyết định của cấp trên. ` Các hoá đơn, chứng từ có được đánh số trước hay không, có đầy đủ chữ ký, phê duyệt của cấp trên hay không. ` Có sự phân công rõ ràng giữa các công việc trong một bộ phận hay không, một người có thể làm các công việc liên quan đến một nghiệp vụ hay không? ví dụ vừa bán hàng vừa thu tiền. Rủi ro phát hiện của chu trình bán hàng-thu tiền (DR): Là khả năng xảy ra các sai sót gian lận của các khoản mục của chu trình bán hàng-thu tiền trên Báo cáo tài chính mà không ngăn chặn hay phát hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ và cũng không được KTV phát hiện trong quá trình kiểm toán. Các loại rủi ro phát hiện trong chu trình bán hàng- thu tiền: ` Số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, phức tạp và có liên quan đến nhiều nghiệp vụ của chu trình khác mà KTV không thể kiểm tra được mọi hóa đơn chứng từ. ` Một số nghiệp vụ bán hàng có phát sinh nhỏ nhưng lại là gian lận mà KTV không phát hiện ra khi kiểm toán. ` Trình độ của KTV còn kém nên không phát hiện ra sai sót hoặc gian lận ở một nghiệp vụ có số dư lớn làm ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính. Khi tiến hành kiểm toán KTV cần phải xem xét đến quan hệ giữa các loại rủi ro kiểm toán, mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro để thu thập bằng chứng một cách hợp lý. Mối quan hệ giữa các loại rủi ro : AR = IR* CR*DR. Mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro: Trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngược chiều. Khi rủi ro được đánh giá ở mức cao thì KTV phải ước tính trọng yếu ở mức thấp để thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán và ngược lại. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát: Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là một phần việc hết sức quan trọng. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, "KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán có hiệu qủa". Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ: KTV tiến hành xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát liên quan đến chu trình bán hàng-thu tiền trên cơ sở dựa vào kinh nghiệm trước đây của KTV đối với kiểm toán. Thẩm vấn nhân viên của công ty khách hàng, xem xét các sổ tay về thủ tục chế độ liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ. KTV kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất, quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty khách hàng. Để miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV sử dụng một trong 3 phương pháp hoặc kết hợp cả 3 phương pháp sau tuỳ thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán: Vẽ lưu đồ, lập bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ, Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát: để lập kế hoạch cho từng khoản mục phải thu khách hàng và doanh thu bán hàng. Đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm của khách hàng. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, "Sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, KTV phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu". Việc đánh giá rủi ro kiểm soát được tiến hành thông qua các bước: ` Nhận diện mục tiêu kiểm soát của chu trình bán hàng-thu tiền: nhận định mục tiêu nào nên áp dụng và có mục tiêu nào không tồn tại không ` Nhận diện quá trình kiểm soát đặc thù của chu trình: xem xét tác động của các chế độ và thể thức đó đến mục tiêu như thế n._.ào? Xem xét chính sách quản lý tiền mặt, việc ghi nhận doanh thu, các khoản nợ được quản lý thế nào, việc trích lập dự phòng được quy định ra sao? Từ đó đánh giá các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá rủi ro kiểm soát theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc tỷ lệ phần trăm. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán: Chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giữa các KTV cũng như dự kiến về những tư liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Đối với chu trình bán hàng và thu tiền thì trọng tâm của chương trình kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với hai khoản mục là doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính. Chương trình kiểm toán được thiết kế thành ba phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Một chương trình kiểm toán được thiết kế phù hợp sẽ đem lại nhiều lợi ích như sắp xếp một cách có kế hoạch các công việc và nhân lực, là phương tiện để chủ nhiệm kiểm toán quản lý, giám sát cuộc kiểm toán thông qua việc xác định các bước công việc được thực hiện. Là bằng chứng để chứng minh các thủ tục kiểm toán đã được thực hiện. 2.2. Thực hiện kiểm toán. 2.2.1. Kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với chu trình bán hàng-thu tiền. 2.2.1.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng Sự đồng bộ của sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ và do đó, các trình tự kế toán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Tất nhiên, với mọi đơn vị, khung pháp lý về kế toán là như nhau và được quy định trước. Tuy nhiên, mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán, các phương thức kế toán khác nhau dẫn đến trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau. Hơn nữa, mọi văn bản pháp lý vẫn chỉ là khung tối thiểu còn thực tế của mỗi đơn vị lại rất đa dạng, phong phú. Do đó, mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống sổ sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu lực. Tương ứng với công việc kiểm soát này trắc nghiệm đạt yêu cầu dựa vào quy định về trình tự ghi sổ đã nêu để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị được kiểm toán. Ví dụ : Quy ước khi nhận hàng của người mua, công ty lập hoá đơn bán hàng đánh số trước và lập nhiều liên: Liên đầu giao cho người mua, các liên sau dùng để ghi sổ theo dõi bán hàng và thu tiền, cũng có thể dùng để duyệt bán chịu, cho phép vận chuyển. Hoặc có công ty lại quy ước hoá đơn bán hàng chỉ lập sau khi hàng vận chuyển. Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng. Tất nhiên việc đánh số trước phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực để đạt mục đích đó. Trắc nghiệm đạt yêu cầu cho việc kiểm soát này là chọn ra một dãy liên tục các chu trình khác nhau. Ví dụ: Khi bán hàng và vận chuyển diễn ra với tần suất lớn cần kiểm soát qua số thứ tự liên tục của vận đơn để tránh bỏ sót các nghiệp vụ thu tiền cần phân công nhân viên làm hoá đơn lưu trữ tất cả chu trình vận chuyển đã thu tiền và cùng một người khác định kỳ soát lại tất cả các số thứ tự và tìm nguyên nhân của bất kỳ sự bỏ sót nào. Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua : Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản thu tiền, và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua- bán đã phát sinh trong tháng. Để bảo đảm tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công cho người không có liên quan lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng trả lời ngay cả khi có sai sót. Trong trường hợp này, lập và xác nhận các bảng cân đối hàng, tiền và phải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Trắc nghiệm đạt yêu cầu trong trường hợp này là sự xem xét và đưa ra ý kiến của KTV về việc lập và xác nhận các bảng cân đối trên. Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: Kiểm soát nội bộ tập trung vào 3 điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng. Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt đầy đủ chứng cứ. Công việc kiểm soát này nhằm ngăn ngừa tổn thất do vận chuyển đến người mua không thật sự hoặc không có điều kiện thanh toán. Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán. Điều này nhằm tránh thất thu, kích thích thoả đáng tăng thu và giải quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua bán. Tương ứng với việc kiểm soát nội bộ này trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện qua xem xét chu trình với thủ tục xét duyệt tương ứng Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán: Đây là công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa những sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và lĩnh vực bán hàng-thu tiền nói riêng. Ví dụ: Nếu sổ bán hàng với sổ thu tiền được 2 kế toán theo dõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kỳ với Sổ cái và Sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Mặt khác để ngăn ngừa gian lận. Đồng thời giữa chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong khâu thanh toán. Trắc nghiệm đạt yêu cầu là xem xét chung sự phân công trong công tác kế toán và quan sát thực tế công việc kế toán. Tính độc lập của người kiểm tra- kiểm soát: Đây là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soát nội bộ. Thông thường sử dụng KTV nội bộ để kiểm soát việc xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ bảo đảm chất lượng kiểm soát phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán. Trắc nghiệm đạt yêu cầu được thực hiện thông qua xem xét báo cáo của KTV nội bộ và xem xét sự xuất hiện các dấu hiệu của KTV nội bộ đã ký hoặc ghi dấu quy ước trên các chứng từ sổ sách. 2.2.1.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền Các khoản thu tiền được ghi sổ thực tế đã nhận (mục tiêu về tính hiệu lực, tính có thực): Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ, đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là : KTV thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổ. Xem xét việc thực hiện đối chiếu với một ngân hàng. Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn (mục tiêu được phép): Kiểm soát nội bộ phải có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn. Duyệt các khoản chiết khấu. Đối chiếu chu trình gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là xem xét quy chế thu tiền hàng hoặc trao đổi với giám đốc phụ trách tài chính hoặc kinh doanh. Xem xét giấy báo nhận tiền trước hạn. khảo sát trình tự lập phiếu thu tiền. Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền (mục tiêu về tính trọn vẹn). Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời. Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là KTV thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Xem xét thủ tục kiểm tra nội bộ tại các bộ phận có thu tiền hàng. Xem xét dãy liên tục các giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước. Rà soát quan hệ giữa các Séc và bảng kê. Các khoản thu tiền đã vào sổ đều phù hợp với giá bán (mục tiêu về định giá) Kiểm soát nội bộ theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chu trình bán hàng và thu tiền. Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về khoản tiền bán hàng. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là khảo sát tổ chức kế toán chi tiết các khoản phải thu. Xem xét việc đối chiếu hàng tháng với ngân hàng. Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn (mục tiêu về phân loại): Kiểm soát nội bộ phải sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền. Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại chú ý định khoản đặc biệt. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là KTV kiểm tra việc tổ chức thực hiện sơ đồ tài khoản và quy định về đối ứng. Xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian (tính kịp thời): Kiểm soát nội bộ phải quy định rõ ràng việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổ quỹ. Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là quan sát việc tổ chức ghi thu, chế độ báo cáo thu tiền ở các bộ phận có liên quan. Xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ về thu tiền. Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng (mục tiêu về tính chính xác máy móc): Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ ghi Sổ quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng. Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn. Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ và cộng sổ. Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là xem xét việc phân cách nhiệm vụ giữa người ghi sổ quỹ với người ghi sổ thanh toán. Thẩm tra việc gửi các bảng cân đối thu tiền. Xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. 2.2.2. Phân tích và đánh giá tổng quát: Căn cứ vào các tài liệu trên Báo cáo tài chính, sổ cái tài khoản KTV tiến hành thực hiện một số thủ tục phân tích như sau: So sánh doanh thu bán hàng của từng loại hàng hoá dịch vụ kỳ này so với kỳ trước. So sánh tỉ lệ lãi gộp năm nay so với năm trước. So sánh tỷ lệ doanh thu hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu giảm giá trên tổng doanh thu của kỳ này so với kỳ trước. So sánh tỉ lệ dự phòng nợ phải thu trên tổng doanh thu của kỳ này so với kỳ trước… Từ đó KTV có thể rút ra các biến động bất thường và tiến hành tìm hiểu rõ nguyên nhân để có những kiến nghị và xử lý phù hợp 2.2.3. Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình bán hàng- thu tiền. 2.2.3.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng. Các khoản bán hàng đã ghi sổ đếu có hiệu lực. Nhìn chung việc ghi sổ những khoản bán hàng không có thật thường ít xảy ra do các khoản doanh thu hay thu nhập tương ứng được xem là căn cứ để tính thuế. Tuy nhiên, tình huống đó vẫn có thể xảy ra khi có những thay đổi trong chính sách thuế nói chung hay mức thuế suất nói riêng giữa các thời kỳ kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh thu hay thu nhập không chỉ được xem là căn cứ tính thuế mà còn là cơ sở xem xét bổ sung vốn lưu động để vay vốn hoặc thu hút thêm vốn. Trắc nghiệm độ vững trãi với mục tiêu này theo hướng sau: Sai sót do sơ suất hoặc do các hạn chế khác của người ghi sổ chưa được phát hiện và điều chỉnh hết nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cố tình ghi các nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳ quyết toán, ghi sổ các khoản bán hàng nhưng trên thực tế hàng hoá chưa vận chuyển hoặc dịch vụ chưa cung cấp, vận chuyển hàng hoá hay cung ứng dịch vụ theo những biên bản giao nhận khống mà vẫn được ghi nhận như một khoản bán hàng. Các nghiệp vụ bán hàng đều được phê chuẩn đúng đắn: Mục tiêu được phép trong bán hàng thường có liên quan trực tiếp đến các quyết định về bán chịu về vận chuyển và về giá cả. Trắc nghiệm độ vững trãi chính là việc ra soát các quyết định về chính sách chung cũng như những thay đổi trong từng thương vụ. Các trắc nghiệm này có quan hệ và tác động tích cực đến việc triển khai các mục tiêu khác có liên quan đặc biệt là trắc nghiệm về định giá. Trắc nghiệm độ vững trãi về định giá là so sánh giá thực tế của hàng bán bao gồm cả phí vận chuyển, khoản bớt giá với bảng giá đã được duyệt. Nếu giá cả được thoả thuận qua từng thương vụ cần xem xét quyền hạn của người cho phép thay đổi này. Các hợp đồng mua bán hàng hoá cũng được xem xét tương tự hoặc có thể qua xác nhận của người mua. Các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy đủ: Trong một số trường hợp, chính sách tài chính của doanh nghiệp có xu hướng dấu diếm doanh thu hoặc không phản ánh đầy đủ doanh thu bán hàng. Theo đó KTV phải thực hiện kiểm tra chi tiết nếu kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu cho thấy kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các thủ tục kiểm soát đối với việc phản ánh các khoản bán hàng trong năm. Để khẳng định có hiện tượng bỏ sót nghiệp vụ bán hàng, hướng chủ đạo trong kiểm toán là soát xét lại các chứng từ theo một dãy liên tục, đặc biệt ở các thời điểm đầu kỳ kế toán sau, trên cơ sở đó thực hiện đối chiếu giữa ba loại sổ sách: chứng từ vận chuyển, liên 2 của hoá đơn bán hàng có liên quan, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền hoặc sổ hạch toán chi tiết các khoản phải thu. Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều được định giá đúng: Việc kiểm tra chi tiết quá trình định giá đối với từng nghiệp vụ bán hàng chỉ được thực hiện nếu kết quả của trắc nghiệm đạt yêu cầu cho thấy doanh nghiệp không có các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với việc tính giá bán hàng. Việc kiểm tra chi tiết được bắt đầu từ việc rà soát các bút toán trong nhật ký bán hàng với nhật ký thu tiền, với sổ hạch toán các khoản phải thu và đặc biệt với hoá đơn bán hàng. Trong đó, cần quan tâm tới giá bán hàng, chế độ bán hàng và việc phê chuẩn các yếu tố đó. Các khoản bán hàng đã ghi sổ đều được phân loại thích hợp: Đối với nghiệp vụ bán hàng, việc phân loại đúng các nghiệp vụ vào các tài khoản tiểu khoản thích hợp thường không phát sinh những vấn đề phức tạp như nhiều loại nghiệp vụ khác. Trắc nghiệm độ vững trãi các nghiệp vụ bán hàng theo mục tiêu phân loại thường gắn liền với việc kiểm tra quá trình định giá và tính giá thông qua nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, sổ hạch toán chi tiết các khoản phải thu và hoá đơn bán hàng. Các khoản bán hàng được ghi sổ kịp thời: Để ngăn ngừa bỏ sót nghiệp vụ, việc ghi sổ của nghiệp vụ bán hàng được thực hiện theo nguyên tắc cập nhật. Theo đó, đồng thời với việc kiểm tra chi tiết các mục tiêu về định giá, phân loại, tính hiệu lực và tính trọn vẹn, KTV cần đối chiếu ngày ghi trên các chứng từ chi tiết vận chuyển đã được chọn với ngày ghi trên hoá đơn bán hàng, nhật ký bán hàng và sổ quỹ. Những chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ có thể chứa đựng khả năng gian lận trong sử dụng tiền bán hàng hoặc kê khai hàng hoá hay doanh số bán hàng. Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác: Ghi sổ đúng tất cả các nghiệp vụ bán hàng vào nhật ký thu tiền và các sổ hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng có thể được coi là đòi hỏi chính xác cơ học trong việc phản ánh tương quan giữa hàng bán với tiền đã thu và tiền còn phải thu, đặc biệt với các khoản tồn đọng. Tương tự như vậy, tất cả các nghiệp vụ bán hàng phải được phản ánh trên sổ cái tổng hợp một cách chính xác, các số dư phải được cộng sổ và chuyển sổ chính xác tuyệt đối về mặt cơ học. 2.2.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền. Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận : Trắc nghiệm độ vững trãi đối với mục tiêu này là kiểm tra nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết các khoản phải thu đối với các nghiệp vụ thu tiền có quy mô lớn hoặc bất thường. Đối chiếu các khoản thu tiền đã ghi sổ với phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng. Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn: Đối chiếu riêng các khoản chiết khấu đã thanh toán với chính sách của công ty về chiết khấu thanh toán trước hạn. Đối chiếu phiếu thu tiền với các chứng từ gốc và giấy báo Có của ngân hàng, với các hợp đồng và các chứng từ bán hàng khác. Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền: Đối chiếu giấy báo nhận tiền hoặc bảng sao kê tiền nhận được với các khoản mục đã ghi vào nhật ký thu tiền. Đối chiếu các giấy báo Có của ngân hàng với sổ sách tương ứng của công ty. Các khoản tiền thu đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá hàng bán: Soát xét các chứng từ về thu tiền. Đối chiếu khoản thực thu với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng. Đối chiếu giấy báo có của ngân hàng với bảng kê hoặc nhật ký bán hàng. Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng: Kiểm tra các chứng từ thu tiền và đối chiếu với thực tế phân loại trên của tài khoản cấp 2. Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian: Chọn một chuỗi các chứng từ và đối chiếu ngày thu được tiền với ngày ghi trên nhật ký thu tiền và bảng kê hoặc báo cáo thu tiền hoặc bảng kê tiền nhận được. Các khoản thu tiền ghi đúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp đúng: Đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với sổ theo dõi thanh toán tiền hàng, với báo cáo thu tiền hoặc bảng kê tiền nhận được. Cộng lại các khoản phải thu trên tài khoản 131 và cộng dồn lại sổ quỹ rồi đối chiếu với tài khoản tổng hợp 111. 2.2.4. Kiểm toán nợ phải thu khách hàng Các khoản phải thu của người mua phát sinh từ quá trình bán hàng nên có quan hệ chặt chẽ với việc phản ánh doanh thu tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền. Tuy nhiên, do “ độ trễ “ của quá trình thu tiền so với quá trình bán hàng nên số tiền ghi trên khoản mục này của Bảng cân đối tài sản là số dư các khoản phải thu với khách hàng được tính bằng luỹ kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kỳ kinh doanh này. Vì vậy, việc theo dõi trình bày thuyết minh rõ các khoản phải thu là công việc được thực hiện thường xuyên của kiểm soát nội bộ. Dưới đây là mục tiêu và thủ tục kiểm toán đối với nợ phải thu khách hàng: Bảng số 3: Mục tiêu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu ở khách hàng Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu kiểm toán khoản phải thu Ví dụ về thủ tục kiểm toán tương ứng thường dùng Sự hợp lý chung Số dư các tài khoản bán hàng và thu tiền đều hợp lý - Kiểm tra bảng kê hoặc bảng cân đối về thu tiền ở những khoản có quy mô lớn hoặc dấu hiệu bất thường. - Tính toán các tỷ suất và theo dõi những biến đổi lớn so với năm trước Chính xác cơ học Các khoản phải thu trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn khớp đúng với sổ theo dõi thu tiền và số tổng cộng được chuyển đúng vào sổ Cái. - Chọn ra một số tài khoản phải thu đối chiếu với sổ thu tiền và Sổ cái. - Cộng lại các trang và cộng dồn bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền và đối chiếu các tài khoản liên quan trên Sổ cái. Hiệu lực Các khoản phải thu ghi trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều có thật Lấy và theo dõi xác nhận của người mua về khoản phải thu có quy mô lớn kết hợp chọn ra các khoản có quy mô nhỏ điển hình. Trọn vẹn Chọn ra một số tài khoản (người mua) từ bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền để đối chiếu với sổ chi tiết về thu tiền. Cộng lại bảng kê hoặc bảng cân đối các khoản phải thu và đối chiếu với Sổ cái Đối chiếu hoá đơn bán hàng và vận chuyển với sổ thu tiền và sổ theo dõi khoản phải thu Các khoản phải thu đã phát sinh trong quá trình bán hàng chưa được xử lý đều ghi đầy đủ. Quyền và nghĩa vụ Kiểm tra dấu hiệu đã ghi sổ các bản lưu hoá đơn liên quan đến khoản phải thu có chú ý khoản chiết khấu, hồi khấu - Các khoản phải thu trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều thuộc sở hữu của công ty. Tính giá Các khoản phải thu trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn đều được tính giá đúng Lấy và theo dõi xác nhận của người mua về các khoản phải thu có quy mô lớn kết hợp với chọn điển hình các khoản phải thu có quy mô nhỏ. Trao đổi với các nhà quản lý bán chịu về khả năng thu tiền ở các khoản quá hạn và đánh giá khả năng thu được tiền. Phân loại Các khoản phải thu trong bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn được phân loại đúng Đối chiếu các khoản phải thu trên bảng kê hoặc bảng cân đối thu tiền theo thời hạn với chứng từ và sổ chi tiết. Điều tra qua tiếp xúc với các nhà quản lý về các khoản phải thu trên các chứng từ và sổ chi tiết để xác minh việc phân loại. Trình bày Các khoản phải thu đều được trình bày và thuyết minh rõ Đối chiếu các bảng cân đối về khoản phải thu với phân loại các khoản mục trên Bảng Cân đối tài sản và Bản giải trình. Kiểm tra các hoá đơn thu tiền, các biên bản họp giao ban có liên quan và trao đổi với nhà quản lý về các khoản phải thu không rõ ràng và xác minh lại các giải trình của Giám đốc. Kịp thời Các nghiệp vụ về thu tiền đều ghi đúng thời hạn trong quan hệ với nghiệp vụ bán hàng Chọn các nghiệp vụ bán hàng ở cuối kỳ này và đầu kỳ sau để đối chiếu với chứng từ vận chuyển có liên quan có chú ý ngày vận chuyển thực tế và ngày ghi sổ Kiểm tra các lô hàng trả lại sau ngày lập bảng khai tài chính và quan hệ đến kỳ quyết toán. Trong kiểm toán các khoản nợ phải thu của khách hàng phương pháp kiểm toán được sử dụng là phương pháp điều tra thông qua chọn mẫu và lấy xác nhận. Đây là đặc thù riêng đối với việc thực hiện các mục tiêu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu. Xác nhận các khoản phải thu: Là thủ tục quan trọng nhất để đáp ứng các mục tiêu hiệu lực, định giá và kịp thời. Cùng với việc kiểm kê tài sản thì xác nhận các khoản phải thu là hai yêu cầu phổ biến nhằm phát hiện những sai phạm liên quan đến các khoản không có thật, đến số tiền chưa rõ ràng hoặc đã trở thành các khoản nợ khó đòi hoặc không đòi được. Khi áp dụng thủ tục xác nhận cho khoản phải thu, KTV phải quyết định về loại xác nhận, về ngày thực hiện và về kích cỡ mẫu chọn và những khoản mục phải chọn. Về loại xác nhận: Có 2 loại xác nhận thông dụng cho xác nhận các khoản phải thu là xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định. Xác nhận khẳng định: Đòi hỏi thông báo quả quyết của người nợ trên mọi giấy yêu cầu xác nhận về khoản nợ tiền hàng của chủ nợ: hoặc đúng, hoặc sai, hoặc có phần lưu ý. Trong trường hợp này, mọi giấy yêu cầu xác nhận của KTV đều được trả lời. Với loại xác nhận này khi chưa nhận được trả lời, KTV thường phải làm thêm những trình tự xác minh để có được bằng chứng đáng tin cậy. Xác nhận phủ định: Chỉ đòi hỏi thông báo của người mua khi họ không đồng tình với số tiền ghi trên giấy yêu cầu xác nhận và găm trên báo cáo hàng năm của người mua. Loại xác nhận này có chi phí ít hơn tuy nhiên việc không trả lời cũng không coi là phủ định ngay cả khi người mua không biết có yêu cầu xác nhận. Do vậy bằng chứng chưa được coi là bằng chứng đáng tin cậy và cần phải xác minh bổ sung. Việc quyết định loại xác nhận nào là tuỳ thuộc vào phán đoán của KTV, bên cạnh đó cũng có thể kết hợp cả 2 loại xác nhận trên theo hướng chung là xác nhận khẳng định sử dụng trong những tài khoản trọng yếu (quy mô lớn và khả năng sai phạm nhiều), còn xác nhận phủ định dùng trong những trường hợp bổ sung khác. Về thời gian xác nhận: Giấy xác nhận được gửi đến người mua để trắc nghiệm số dư của các tài khoản phải thu ghi trên Bảng cân đối tài sản. Do đó ngày gửi thư xác nhận cần gần với ngày lập bảng, tuy nhiên trong một số trường hợp giấy xác nhận có thể gửi vào ngày trước khi lập bảng. Về kích cỡ mẫu chọn: Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến số lượng các xác nhận phải gửi đi như: Tính trọng yếu của các khoản phải thu: Nếu số dư các khoản phải thu có quy mô lớn so với số dư các tài sản khác thì kích cỡ mẫu chọn lớn hơn. Số lượng các khoản phải thu: Số xác nhận gửi đi sẽ nhiều với đơn vị chuyên bán hàng với quy mô lớn, chủng loại hàng hoá nhiều và quan hệ mua bán mở rộng ở nhiều người mua và ngược lại. Mức đồng đều về quy mô các khoản phải thu: Nếu tất cả các khoản phải thu có quy mô xấp xỉ nhau thì xác nhận cần có sẽ ít hơn khi quy mô các tài khoản này rải ra hàng loạt số tiền khác nhau. Những kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cùng các trắc nghiệm ứng dụng. Những kết quả xác nhận của những năm trước. Khả năng phá sản của khách hàng và những nhân tố tương tự ảnh hưởng đến rủi ro kiểm toán dự kiến. Về các khoản mục phải chọn để xác nhận: Xem xét đến quy mô của số dư và độ dài của các khoản phải thu. Thông thường trọng điểm của xác nhận là những số dư lớn và đã kéo dài nhiều tháng. Tuy nhiên cũng cần kết hợp chọn ngẫu nhiên các khoản còn lại. Duy trì việc kiểm soát của KTV trong xác nhận: Để đảm bảo chất lượng của các bằng chứng xác nhận thì KTV phải nắm quyền kiểm soát từ khâu gửi đến khâu nhận giấy xác nhận. Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời: Công việc này được thực hiện theo trình tự chặt chẽ. Nếu không nhận được giấy gửi xác nhận lần thứ nhất, cần gửi tiếp lần thứ hai. Nếu sau lần thứ hai vẫn không nhận được cần phải có những cách thức hỗ trợ để xét tính hiệu lực của số dư tài khoản như: Trắc nghiệm các khoản thu tiền mặt tiếp sau: thông qua đối chiếu các chứng từ nhận tiền và sổ chi tiết các khoản phải thu. Thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền như: Hoá đơn bán hàng để định rõ bên mua và ngày lập hoá đơn để tính tiền cho người mua; chứng từ vận chuyển để xác định hiệu lực của nghiệp vụ vận chuyển. Khi có kết quả xác nhận cần xác định lý do dẫn đến các khoản chênh lệch giữa sổ sách và xác nhận. Thông thường chênh lệch này bao gồm : khoản tiền phải thu ghi sổ đã được thanh toán, người mua chưa hoặc không nhận được hàng, hàng bán bị trả lại, sai lệch trong quá trình ghi sổ hoặc bán hàng Kết thúc việc xác nhận: Sau khi thu thập và xử lý các xác nhận cần thẩm tra lại hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở phân tích sự phù hợp giữa những sai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát này. Trên cơ sở đó có quyết định cuối cùng về số dư các khoản phải thu qua xác nhận và tập hợp những bằng chứng kèm theo. Thủ tục kiểm toán dự phòng nợ phải thu khó đòi: Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi là những khoản do doanh nghiệp lập ra cho những khoản phải thu mà theo ước tính của doanh nghiệp trong tương lai không thể thu hồi được. Các khoản tiền bán hàng không thu được cần xoá sổ và tổn thất tài chính do rất nhiều nguyên nhân khác nhau kể cả khả năng xảy ra sai sót trong thủ tục bán hàng đến khả năng gian lận biển thủ khoản tiền thực tế đã thu. Do vậy, cần kiểm tra toàn diện các tiền hàng đã xoá sổ. Thẩm tra lại việc xét duyệt xoá sổ của người có trách nhiệm. Xem xét môi trường kiểm soát và thủ tục kiểm soát đặc biệt là đặc tính của người được giao quyền xét duyệt và quan hệ kinh tế cùng sự phân cách nhiệm vụ giữa người ghi sổ với người xoá sổ. 2.3. Kết thúc kiểm toán: 2.3.1. Chuẩn bị lập Báo cáo kiểm toán Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán tại các bộ phận riêng lẻ KTV chuẩn bị lập Báo cáo kiểm toán. sự chuẩn bị này bao gồm việc xem xét: - Các khoản công nợ ngoài dự kiến - Các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ - Về giả thuyết hoạt động liên tục - Đánh giá kết quả. Xem xét các khoản công nợ ngoài dự kiến: Trong thực tế có những sự kiện đã phát sinh trong năm và có thể dẫn đến một khoản công nợ hay thiệt hại mà cho đến thời điểm khoá sổ vẫn chưa thể xác định là có chắc chắn xẩy ra hay không và số tiền cụ thể là bao nhiêu như: Vụ kiện chưa xét xử do vi phạm quyền sở hữu cá nhân và trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm. Các vụ tranh chấp về thuế và cơ quan thuế vụ. Các bảo lãnh về công nợ của người khác. Thủ tục kiểm toán để tìm kiếm các khoản công nợ ngoài dự kiến: - Trao đổi với nhà quản lý về khả năng phát sinh các khoản nợ ngoài dự kiến chưa được công bố KTV cần yêu cầu nhà quản lý cung cấp thư giải trình xác định đã công bố đầy đủ các khoản công nợ ngoài dự kiến. - Phỏng vấn luật sư hay tư vấn pháp lý của đơn vị - Xem xét các biên bản họp Hội đồng quản trị của Ban giám đốc. Xem xét các dự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ Từ ngày kết thúc niên độ đến ngày ký Báo cáo kiểm toán có thể xảy ra những sự kiện quan trọng và có ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính. Có hai sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ cần được quan tâm bởi người quản lý đơn vị và KTV: Các sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến Báo cáo tài chính và đòi hỏi phải điều chỉnh lại Báo cáo tài chính: Là những sự kiện hay nghiêp vụ cung cấp những bằng chứng bổ sung về những sự kiện xảy ra trước ngày kết thúc niên độ và ảnh hưởng trọng yếu đến các khoản mục trên Báo cáo tài chính. Chuẩn mực về kiểm toán thường yêu cầu điều chỉnh lại các Báo cáo tài chính tuỳ theo sự đánh giá về ảnh hưởng của các bằng chứng bổ sung về các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ kế toán.Bao gồm: - Kết quả của các khoản công nợ ngoài dự kiến được đánh giá là trọng yếu. - Những tài sản cố định không sử dụng và được nhượng bán trong ngày khoá sổ với giá thấp hơn nguyên giá ghi trên sổ sách. - Các khách hàng có số dư nợ lớn nhưng đến đầu năm sau mới phát hiện không có khả năng thanh toán Các sự kiện không ảnh hưởng trực tiếp đến Báo cáo tài chính nhưng cần kê khai trên Báo cáo tài chính. Những sự kiện này mang tính khách quan không liên quan hoặc bắt nguồn từ những sự kiện kết thúc trước ngày kết thúc niên độ kế toán nên KTV không thể điều chỉnh trực tiếp sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính. Bởi vậy cần phải khai báo trên Báo cáo tài chính để tránh sự hiểu lầm khi sử dụng Báo cáo tài chính. Các thủ tục xem xét Kiểm tra các nghiệp vụ xảy ra tại giao điểm các kỳ quyết toán. Xem xét các biện pháp mà nhà quản lý đã áp dụng nhằm bảo đảm mọi sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ đều đã được xác định. Đọc các biên bản họp Hội đồng quản trị…Đọc và so sánh các Báo cáo tài chính định kỳ gần nhất của doanh nghiệp. Phỏng vấn nhà quản lý về những sự kiện lớn chuẩn bị tuyên bố, xác lập, giải thể… Về giả định hoạt động liên tục Giả định hoạt động liên tục là cơ sở cho việc lập Báo cáo tài chính. Có một số nguyên nhân dẫn đến giả định này bị vi phạm: doanh nghiệp bị lỗ liên tục và không có khả năng thanh toán những khoản nợ đáo hạn; doanh nghiệp bị tai nạn nghiêm trọng như hoả hoạn, thiên tai; doanh nghiệp bị dính vào những vụ tranh chấp, kiện tụng tại tòa án, nếu thua kiện thì gánh chịu những khủng hoảng nghiêm trọng. Theo ASC 570 khi kiểm toán nhất là khi đánh giá kết quả công việc, KTV cần đề phòng khả năng giả định hoạt động liên tục không được thực hiện các thủ tục cần thiết nhằm thu thập bằng chứng đảm bảo rằng giả định này sẽ không bị vi phạm. Nếu vẫn còn nghi vấn KTV phải xem xét đến thuyết minh Báo cáo tài chính. Nếu đơn vị mô tả đúng đắn trong thuyết minh thì KTV sẽ phát hành báo cáo dạng chấp nhận toàn phần nhưng vẫn phải nêu nhận xét. Đánh giá kết quả KTV đánh giá tổng quát về các kết quả thu thập đượ._.t và hoàn thiện hệ thống kế toán của doanh nghiệp cũng như giúp ban lãnh đạo có những quyết định đúng đắn hơn. Phần III Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền của kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà 1. Đánh giá công tác kiểm toán nội bộ nói chung và kiểm toán quy trình bán hàng- thu tiền nói riêng tại Tổng công ty Sông Đà 1.1.Tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ Cùng với sự đổi mới và phát triển của nền kinh tế đất nước, hàng loạt các Tổng công ty Nhà nước được thành lập và ngày càng hoạt động rộng khắp trên các lĩnh vực. Xuất phát từ nhu cầu bảo đảm sự chính xác của các hồ sơ, số liệu, sự tuân thủ các quy tắc, kiểm soát gian lận và sai sót, phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp đồng thời giúp các nhà quản lý đơn vị ra những quyết định chính xác, kiểm toán nội bộ đã sớm hình thành và ngày càng phát triển khẳng định vị trí và vai trò tích cực của mình trong đời sống kinh tế nói chung và đối với các doanh nghiệp nói riêng. Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành KTNB trên thế giới, KTNB ở Việt Nam cũng đang dần trở thành một hoạt động quen thuộc và đóng vai trò nhất định trong các công ty, Tổng công ty lớn và là một yêu cầu thiết yếu mà Bộ tài chính đặt ra với các doanh nghiệp. - Sau quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 cùng với sự ra đời của hàng loạt kiểm toán nội bộ tại các Tổng công ty, Tổng công ty Sông Đà cũng thành lập phòng kiểm toán nội bộ. Đây là yêu cầu khách quan cho việc đảm bảo chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của bản thân Tổng công ty. Sau 7 năm hoạt động kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã khẳng định được mình là một nhân tố không thể thiếu trong sự phát triển chung của Tổng công ty. Sau quyết định số 21, phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã tách riêng thành Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình đã thực hiện tốt nhiệm vụ do Tổng công ty giao. Hàng năm tiến hành kiểm toán quyết toán các dự án đầu tư của các đơn vị thành viên, các ban quản lý, ban điều hành của Tổng công ty. Trong quá trình hoạt động kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã góp phần quan trọng trong việc giúp Ban giám đốc, Hội đồng quản trị nắm bắt rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, tham gia tư vấn, tham mưu, góp ý cho Bộ Tài chính và các cơ quan quản lý Nhà nước về các vấn đề có liên quan đến nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, đặc biệt là về kiểm toán nội bộ; góp ý cho Tổng giám đốc và các Ban ngành liên quan trong việc ban hành các chế độ, quy định về quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh trong nội bộ Tổng công ty. Mặc dù trong quá trình tổ chức và hoạt động, công ty còn gặp nhiều khó khăn song với sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Tổng công ty nên công ty vẫn thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao - Bên cạnh những kết quả trên, thực trạng mô hình tổ chức và hoạt động của công ty vẫn còn tồn tại những mặt cần tiếp tục được hoàn thiện Chất lượng nghiệp vụ và chất lượng dịch vụ của công ty chưa đạt hiệu quả cao. Khả năng đào tạo còn hạn chế, chủ yếu đào tạo qua thực tế, nhân viên kiểm toán chủ yếu lấy từ các phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Chưa ai có chứng chỉ KTV. Trình độ tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán- kiểm toán tư vấn tài chính của công ty còn nhiều hạn chế. Tổng công ty chưa có hướng dẫn cụ thể về mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ. Với khả năng của cán bộ, KTV hiện nay thì chỉ thực hiện kiểm toán có quy mô nhỏ và hiệu quả kiểm toán chưa cao. Loại hình hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính là chủ yếu, các lĩnh vực kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ thực hiện còn ít. Nghiệp vụ kiểm toán chưa cao, khả năng rủi ro trong các Báo cáo kiểm toán vẫn còn nhiều. 1.2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền Qua thực tiễn kiểm toán Báo cáo tài chính tại hai công ty cho thấy thực tế quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty kiểm toán và Tư vấn dịch vụ tài chính kế toán- Tổng công ty Sông Đà là tương đối phù hợp và hiệu quả đối với hoạt động chung của các công ty thành viên trong Tổng công ty. Bên cạnh đó cũng còn nhiều vấn đề vướng mắc và bất cập. Nhìn chung quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền tại Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ tài chính kế toán còn tương đối đơn giản và chưa thực sự có một mô hình hoàn thiện. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Giai đoạn này được tiến hành tương nhanh chóng và chi tiết. Việc phân công lựa chọn nhân lực rất hợp lý, tất cả các KTV được thường xuyên thay nhau thiết lập chương trình kiểm toán cụ thể đối với từng đơn vị thành viên. Điều này giúp cho tất cả các KTV đều có thể tăng trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình. Kế hoạch kiểm toán được gửi cho đơn vị khá chi tiết về mặt thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sẽ có sự chuẩn bị trước để công việc kiểm toán không làm ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên kế hoạch này cần xác định thêm các bước công việc, quy định về trách nhiệm của KTV trong khi tiến hành kiểm toán từng khoản mục của mình trong đề cương do chính KTV thực hiện. Do Công ty chủ yếu tiến hành kiểm toán các đơn vị thành viên trong Tổng công ty mà công việc này được thực hiện thường niên do đó việc thu thập thông tin cơ sở của đơn vị được kiểm toán cũng gặp nhiều thuận lợi. Việc thu thập thông tin cơ sở về đơn vị thường lấy từ các file kiểm toán năm trước và KTV chỉ xem xét đến những thay đổi, chính sách chế độ mới mà thôi, do vậy tiết kiệm được thời gian, việc lập kế hoạch diễn ra nhanh chóng. Trong giai này, nhóm KTV đã tiếp cận với cuộc kiểm toán qua các chương trình kiểm toán khoản mục cụ thể và phân chia nhiệm vụ, thời gian. Kế hoạch kiểm toán có sự thống nhất giữa các KTV phần hành chịu trách nhiệm đảm nhận một phần hành nhất định, và được duyệt cuối cùng thông qua trưởng đoàn kiểm toán. Tuy nhiên trong giai đoạn này ở Tổng công ty Sông Đà việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đã được tiến hành thông qua việc soát xét các tài liệu nhưng việc miêu tả hệ thống kiểm soát còn chưa khoa học, sự đánh giá do vậy ít nhiều mang tính chủ quan. Việc đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán chưa thực sự được thực hiện một cách hoàn chỉnh do các KTV nội bộ chưa có đủ khả năng cũng như chưa có đủ phương tiện, thiết bị để đánh giá một cách chính xác và chất lượng chưa cao. Hầu hết việc tiến hành đánh giá trọng yếu của các khoản mục phần hành kiểm toán đều được thực hiện khi tiến hành kiểm toán và do nhận định của KTV.. Giai đoạn thực hiện kiểm toán Quy trình kiểm toán bán hàng ở Tổng công ty Sông Đà về cơ bản KTV cũng đã thực hiện các bước công việc tương tự như trong lý luận về quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền. Trong giai đoạn này KTV nội bộ đã phát hiện được nhiều gian lận và sai sót, từ đó đưa ra ý kiến hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kế toán nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ của đơn vị. Hầu hết các khoản mục đều được kiểm tra chi tiết nên hạn chế được sai sót. Tuy nhiên đơn vị cũng chưa sử dụng nhiều thủ tục phân tích nên chất lượng chưa cao. Trên cơ sở lập kế hoạch đầy đủ về thời gian và phạm vi tiến hành kiểm toán và dựa trên các chương trình kiểm toán được xây dựng thì việc thực hiện kiểm toán được dựa trên cơ sở đánh giá của KTV về các tài khoản được kiểm toán. Khi tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính việc kiểm tra các tài khoản về hình thức là riêng biệt nhưng KTV luôn xem xét các tài khoản trong mối quan hệ nội tại có ảnh hưởng đến kiểm toán. Vừa nghiên cứu tổng quan, vừa đi sâu vào chi tiết với tổng hợp, kết hợp với phân tích. Bản chất của chu trình bán hàng- thu tiền thể hiện mối quan hệ phức tạp bên trong cùng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó việc kiểm tra các khoản mục được KTV kết hợp chặt chẽ với nhau như tài khoản Doanh thu, tài khoản Phải thu khách hàng đồng thời xem xét các mối quan hệ kinh tế giữa các công ty với khách hàng của họ. Trong giai đoạn này, KTV đã tiến hành : - Kiểm tra tổng quát các tài khoản: Soát xét toàn bộ 12 tháng trong năm về các số liệu tổng quát nhằm tìm ra những biến động lớn của những tháng trong năm làm cơ sở cho việc kiểm tra chi tiết. Tuy nhiên KTV ít sử dụng các thủ tục phân tích như phân tích sự biến động của các chỉ tiêu như: giá vốn, tỷ lệ lãi gộp/ doanh thu, tỷ lệ giá vốn trên doanh thu… Đối với khoản mục phải thu khách hàng đã tiến hành so sánh tỷ lệ phải thu khách hàng/ doanh thu thuần để xem xét sự tương quan về biến động của hai khoản mục này. Tuy nhiên cũng chưa tiến hành một số thủ tục phân tích với chất lượng cao hơn. Việc phân tích sơ sài các khoản mục này có thể dẫn đến các bước kiểm toán tiếp theo không thực sự chính xác. Đặc biệt là đối với khoản mục phải thu khách hàng, việc tiến hành phân tích đơn giản không giúp cho KTV nhận biết được khoản thu nào là trọng điểm và khách hàng nào là chủ yếu. - Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền: Trong công việc này các KTV đã tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh và với mỗi mẫu được chọn sẽ tiến hành đối chiếu các số liệu để phát hiện ra gian lận và sai sót. Một ưu điểm lớn nhất trong công việc này ở Công ty kiểm toán đó là mỗi một công việc được tiến hành qua hai lần: một KTV tiến hành kiểm tra chi tiết và ghi chép trên các giấy tờ làm việc; sau đó giấy tờ làm việc đó sẽ được một KTV có trình độ nghiệp vụ cao hơn tiến hành soát xét, nếu có thiếu sót KTV sẽ tiến hành điều chỉnh lại. Điều này sẽ hạn chế được một cách tối đa các rủi ro kiểm toán. + Công việc chọn mẫu ở Công ty: Trong quá trình tiến hành kiểm tra chi tiết việc xác định số mẫu kiểm tra còn mang tính nhận định chủ quan, dựa vào khả năng xét đoán cũng như kinh nghiệm của KTV. Việc xác định số mẫu chọn chủ yếu theo quy luật số lớn và thực hiện kiểm toán đối với những mẫu có khả năng gian lận và sai sót nhiều hơn, công ty chưa thực sự có một chương trình tính toán cụ thể. Điều này có thể dẫn đến những sai sót nhỏ thường ít được phát hiện và nếu như vậy cũng có khả năng ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính. + Việc gửi thư xác nhận: Theo quy định của Tổng công ty Sông Đà cho các đơn vị thành viên, hàng quý hoặc 6 tháng các đơn vị này phải tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng. KTV lấy đó làm bằng chứng cho việc đánh giá tính có thực của khoản phải thu nên việc gửi thư xác nhận không được KTV sử dụng như một công cụ hữu hiệu. Giai đoạn kết thúc kiểm toán Giai đoạn này được KTV thực hiện tương đối tốt. Quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền chỉ là một phần trong kiểm toán Báo cáo tài chính, nên thông thường KTV sẽ chú ý đến việc tổng hợp kết quả kiểm toán cho từng khoản mục “doanh thu” và “phải thu khách hàng”, đưa ra các bút toán điều chỉnh chính xác và đánh giá chung về các khoản mục này có được trình bày một cách trung thực hợp lý hay không. Ngoài ra KTV nội bộ còn đưa ra những kiến nghị chi tiết cho việc quản lý các khoản mục doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng cũng như việc thực hiện chế độ, quy chế quản lý của Tổng công ty trên các thư quản lý. KTV gửi biên bản kiểm toán cho các đối tượng kiểm toán để họ ký xác nhận. Thực trạng này có thể gây bất cập cho việc gửi báo cáo kiểm toán cho ban lãnh đạo Tổng công ty trong trường hợp các đối tượng này trì hoãn. Bên cạnh đó báo cáo kiểm toán và biên bản kiểm toán còn chưa có sự phân biệt rạch ròi về hình thức và nội dung. Như vậy báo cáo kiểm toán chưa đảm bảo tính súc tích. Việc ghi chép trên giấy tờ làm việc của KTV: nhìn chung chưa khoa học trong việc đối chiếu, so sánh sự khớp đúng số liệu. Việc tập hợp và quản lý hồ sơ đã được thực hiện đầy đủ và cẩn thận. Nhìn chung quy trình kiểm toán bán hàng và thu tiền tại Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ tài chính kế toán được thực hiện khá tốt phù hợp với tính chất quan trọng của hai khoản mục này trên Báo cáo tài chính. Quy trình kiểm toán được thực hiện lần lượt và phù hợp với các chuẩn mực kế toán và kiểm toán quốc tế và của Việt Nam và đúng với qui chế kiểm toán nội bộ do bộ tài chính ban hành. Việc tập hợp các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán tương đối là đầy đủ. Tuy nhiên cũng còn có một số hạn chế như khi tiến hành kiểm tra chi tiết, việc ghi chép của KTV chỉ trên một bảng kiểm tra chi tiết trong đó không thực sự nêu rõ những nghiệp vụ sai sót gian lận do nguyên nhân nào và nghiệp vụ nào chưa xác minh rõ nguyên nhân. 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện. 2.1.Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà. Ngày nay trên thế giới sự phát triển từng ngày của ngành kiểm toán nói chung và KTNB nói riêng thể hiện ở sự thay đổi về bản chất và phạm vi hoạt động kiểm toán. Sự ra đời của KTNB trong các tổ chức lúc ban đầu xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sự chính xác của các hồ sơ, số liệu, sự tuân thủ các quy tắc, kiểm soát gian lận, sai sót. Qua thời gian, KTNB đã trở thành một công việc có phạm vi ngày càng rộng lớn đối với các tổ chức thuộc tất cả các lĩnh vực. KTNB do đó cũng gặt hái được rất nhiều thành tựu trong nghiên cứu cũng như trong phương pháp tiếp cận. KTNB được nhìn nhận như một nhiệm vụ không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của tổ chức. Sự mở rộng về loại hình hoạt động của KTNB đã được các đơn vị thừa nhận. Điều đó thể hiện ở vị trí cao hơn trong tổ chức, ngân sách hoạt động lớn hơn để phục vụ cho nhiều loại hình hoạt động khác nhau. Trong hầu hết các công ty, chuyên viên kiểm toán và các nhân viên khác được nhìn nhận như những cộng sự quan trọng trong hoạt động chung của công ty. Tất cả thừa nhận trên chứng tỏ công việc của KTNB đang ngày càng mở rộng và trở nên độc lập hơn. Đứng trước tình hình trên, Kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà cũng phải có những thay đổi chiến lược để có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của Ban lãnh đạo Tổng công ty, phù hợp với xu thế phát triển của thế giới. Theo đó kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã có những hướng phát triển rộng hơn mà điển hình là việc tách Phòng kiểm toán nội bộ thành một Công ty hoạt động độc lập trực thuộc Tổng công ty, mở rộng lĩnh vực hoạt động và tiến tới hoạt động mang tính chất độc lập hơn. Đồng thời công ty cũng ngày càng nâng cao chất lượng của các cuộc kiểm toán và tư vấn dịch vụ tài chính kế toán. Không ngừng đào tạo nâng cao nghiệp vụ của KTV, tuyển thêm các KTV có trình độ chuyên môn cao. 2.2. Quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào. Kết quả của chu trình này là một chỉ tiêu biểu hiện cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp và luôn là đối tượng quan tâm của nhiều người. Dưới giác độ của các KTV chu trình này còn là đối tượng của quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính. Chu trình này cung cấp các khoản mục quan trọng thể hiện trong Bảng cân đối kế toán hay Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Do đó việc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền nói riêng phải được thực hiện có hiệu quả, không chỉ là việc phát hiện ra sai sót, những yếu kém của đơn vị mà qua đó việc tìm ra những tồn tại này để giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn. Với mỗi một cuộc kiểm toán cho dù trình độ chuyên môn và khả năng phán đoán nghề nghiệp của KTV cao nhưng vẫn không thể không tồn tại những khiếm khuyết. Vì vậy mà hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng -thu tiền là một vấn đề luôn được quan tâm. 3 Giải pháp và phương hướng hoàn thiện 3.1.Kiến nghị Qua nghiên cứu, tìm hiểu từ lý luận đến thực tiễn hoạt động kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán - Tổng công ty Sông Đà với những tồn tại đã nêu ở phần trên em xin đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện chu trình này như sau: Về tổ chức và hoạt động của kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà : Do mới chuyển thành một công ty hạch toán độc lập với Tổng công ty nên cơ cấu tổ chức cũng như đội ngũ nhân viên của Công ty cần phải được tiếp tục tăng cường; hơn thế nữa Tổng công ty Sông Đà là một Tổng công ty lớn mạnh với rất nhiều đơn vị thành viên hoạt động trên nhiều lĩnh vực khắp địa bàn toàn quốc. Với đội ngũ nhân viên công ty hiện nay còn rất mỏng (khoảng hơn 30 người) do đó chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm toán với một khối lượng rất lớn như vậy. Để có thể hoàn thành tốt công việc của mình công ty cần có đội ngũ KTV có trình độ chuyên môn cao về tài chính kế toán, cần bổ sung thêm những người có kinh nghiệm năng lực trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán của Tổng công ty vì họ sẽ hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh của Tổng công ty nhiều hơn. Tuyển chọn đội ngũ nhân viên trẻ, có sức khoẻ và nhiệt tình trong công tác đặc biệt là được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ. KTV của công ty cần phải được tiếp tục đào tạo một cách cơ bản và có hệ thống về kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng. Về lâu dài cần tổ chức các khoá học bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên, tổ chức các cuộc tiếp xúc trao đổi với các chuyên gia kiểm toán thuộc các lĩnh vực khác nhau nhằm trau dồi và nâng cao trình độ của KTV nội bộ. Về công tác kiểm toán cần mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động kiểm toán nội bộ như kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động. Về quy trình bán hàng-thu tiền - Vấn đề đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, và rủi ro kiểm soát: Tài liệu mô tả về hệ thống kiểm soát nói chung và mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ từng khoản mục hay bộ phận riêng rẽ sẽ là những bằng chứng chứng minh mức độ hiểu biết của KTV về hệ thống kiểm soát nội bộ khách hàng. Để thực hiện có hiệu qủa công việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong lập kế hoạch kiểm toán công ty nên có một mẫu sẵn đối với mọi cuộc kiểm toán, KTV đều có thể áp dụng đảm bảo thu thập được những thông tin cơ sở cần thiết một cách hiệu quả mà vẫn bảo đảm hạn chế rủi ro có thể xảy ra. KTV có thể thực hiện cách này thông qua việc sử dụng Bảng câu hỏi đóng về hệ thống kiểm soát nội bộ với nội dung cụ thể, cố định đối với mọi trường hợp với câu trả lời "Có" hoặc "Không". Trên cơ sở đó KTV sẽ đưa ra nhận xét sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng nói chung hoặc với từng chu trình. Qua đó KTV có thể đánh giá được rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục. Bảng số 25: Bảng câu hỏi đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu Câu hỏi Có Không Không áp dụng 1- Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu của khách hàng không? 2- Có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng không? 3- Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có được tham gia giao hàng hay không? 4- Khách hàng có dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi chưa? 5- Thường xuyên rà soát các khoản công nợ phải thu đối chiếu với khách hàng không? 6- Việc hạch toán các khoản phải thu có dựa trên căn cứ chứng từ không? 7- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đúng kỳ không? Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu Ghi chú: Rủi ro kiểm soát đối với các khoản phải thu Khá Thấp Bảng số 26: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với doanh thu bán hàng Câu hỏi Có Không Không áp dụng 1- Việc ghi sổ doanh thu có căn cứ các hoá đơn bán hàng (hoặc các chứng từ hợp lệ khác), các hợp đồng mua hàng không? 2- Có chữ ký của khách hàng trong hoá đơn giao hàng không? 3- Việc sử dụng hóa đơn bán hàng có theo đúng quy định hiện hành (STT hoá đơn, NT hoá đơn) không? 4- Các chức năng giao hàng và viết hoá đơn có cách biệt hay không 5- Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại có được phê chuẩn của người phụ trách không? 6- Khách hàng có theo dõi hàng gửi đi bán hay không? 7- Có theo dõi riêng từng khoản doanh thu không? 8- Việc phản ánh doanh thu có theo đúng kỳ kế toán không? Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của các khoản doanh thu Ghi chú: Rủi ro kiểm soát các khoản doanh thu Trung bình Trung bình - Vấn đề đánh giá tính trọng yếu: Trọng yếu là khái niệm quan trọng của kiểm toán. Phương pháp tiếp cận kiểm toán dựa vào mức độ trọng yếu và rủi ro là phương pháp khoa học hợp lý phù hợp với bản chất và mục tiêu kiểm toán. Tuy nhiên, tại Công ty kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán KTV thường đánh giá mức độ trọng yếu định tính hơn là định lượng, dựa trên kinh nghiệm và phán đoán nghề nghiệp. Do vậy với những KTV khác nhau, trong cùng một điều kiện kiểm toán có thể đánh giá mức trọng yếu khác nhau do các thủ tục kiểm toán được thực hiện cũng không như nhau. Để vận dụng việc đánh giá tính trọng yếu có hiệu quả hơn Công ty kiểm toán cần xây dựng thành những "Biểu chỉ đạo về tính trọng yếu" nhằm hướng dẫn cụ thể cho nhân viên Công ty vận dụng đánh giá sai sót, chênh lệch với các bước tiến hành như đã trình bày ở phần lí luận. - Trong quá trình phân tích, đánh giá khoản phải thu KTV cần lập bảng phân tích công nợ theo từng nhóm tuổi, phân tích và đối chiếu với sổ chi tiết và sổ cái: Bảng số 27: Bảng phân tích công nợ theo nhóm tuổi Tên khách hàng Nợ hiện còn Nợ trong hạn Nợ quá hạn 1 –30 ngày Nợ quá hạn 31 – 60 ngày Nợ quá hạn 61- 90 ngày Nợ quá hạn 91-120 Ngày Nợ quá hạn trên 120 ngày … … .. … … … … … Tổng cộng Vấn đề chọn mẫu kiểm toán trong chu trình bán hàng thu tiền: Trong quá trình kiểm toán với một số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn KTV không có đủ thời gian cũng như chi phí để tiến hành kiểm tra toàn bộ vì vậy cần phải sử dụng kỹ thuật chọn mẫu sao cho vẫn phải đáp ứng yêu cầu về tính đầy đủ và hiệu lực của bằng chứng cần thu thập trong quá trình kiểm toán. Đối với Công ty kiểm toán và dịch vụ tài chính kế toán việc chọn mẫu thường áp dụng cách chọn mẫu theo quy luật số lớn. Phương pháp này tiết kiệm được thời gian, giảm chi phí nhưng cũng có hạn chế vì sai sót đôi khi vẫn chứa đựng trong nhiều mẫu nhỏ và tổng cộng sai sót đó sẽ gây ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính. Do vậy KTV nên tìm hiểu và áp dụng thêm nhiều phương pháp chọn mẫu khác áp dụng cho từng đối tượng kiểm toán khác nhau: + Chọn ngẫu nhiên: Tất cả các yếu tố của đối tượng đều có cơ may được chọn, ví dụ sử dụng một chương trình chọn mẫu ngẫu nhiên hoặc bảng ngẫu nhiên. + Lựa chọn theo hệ thống: Chọn các yếu tố bằng cách áp dụng bước nhảy không đổi giữa các yếu tố chọn. Để sử dụng phương pháp hệ thống KTV phải đảm bảo rằng đối tượng không có một cơ cấu khiến cho bước nhảy chọn mẫu ứng với một đặc điểm riêng nào đó của đối tượng. + Lựa chọn bất kỳ: KTV lựa chọn mẫu không theo một trật tự nào nhưng phải tránh bất kỳ sự thiên lệch hoặc định kiến chủ quan nào. - Về giấy tờ làm việc của KTV: Khi tiến hành kiểm tra chi tiết các tài khoản KTV nên tổng hợp các sai sót khi phát hiện vào bảng kê chênh lệch với những sai sót đã được xác minh và bảng kê xác minh với những sai phạm chưa được xác minh. Điều này sẽ giúp cho trưởng đoàn kiểm toán dễ dàng tổng hợp và đối chiếu kết quả kiểm toán. Bảng số 28: Bảng kê chênh lệch Chứng từ Diễn giải Chênh lệch Mức độ sai phạm SH NT Sổ sách Thực tế Chênh lệch Bảng số 29 : Bảng kê xác minh Chứng từ Diễn giải Số tiền Đối tượng xác minh Mức độ sai phạm SH NT Trực tiếp Gián tiếp 3.2.Điều kiện thực hiện kiến nghị: Để có thể hoàn thiện được công tác tổ chức kiểm toán nội bộ nói chung cũng như quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền nói riêng cần phải có sự phối hợp từ nhiều phía Về phía Nhà nước: Bộ Tài Chính là cơ quan thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đốivới hoạt động kiểm toán trong nền kinh tế quốc dân và hơn thế nữa còn là cơ quan trực tiếp quản lý vốn và nguồn phí của Nhà nước tại các doanh nghiệp Nhà nước nên có vai trò rất quan trọng đối với việc phát triển và hoàn thiện kiểm toán nội bộ. Vì vậy để thực hiện các giải pháp hoàn thiện Nhà nước cần quan tâm đến những vấn đề sau: Ban hành và hướng dẫn thực hiện các nguyên tắc, chuẩn mực và phương pháp chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán đối với kiểm toán nội bộ. Ban hành và chỉ đạo thực hiện chương trình và nội dung đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho kiểm toán nội bộ; các quy chế thi tuyển và cấp chứng chỉ kiểm toán nội bộ. Tổ chức đăng ký và quản lý thống nhất danh sách KTV nội bộ. Yêu cầu tất cả các Tổng công ty phải tổ chức hệ thống kiểm toán nội bộ do đây là yêu cầu tất yếu giúp cho các Tổng công ty hoạt động có hiệu quả hơn. Tiến hành soạn thảo, ban hành và công bố các Chuẩn mực kế toán, kiểm toán tiếp theo. Đây chính là cơ sở để vận dụng vào các hoạt động của kiểm toán nội bộ. Trên cơ sở đó nghiên cứu, soạn thảo, ban hành và công bố các chuẩn mực về kiểm toán nội bộ làm căn cứ cho kiểm toán nội bộ được thực hiện và hoạt động đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Tổ chức các buổi hội thảo về kiểm toán nội bộ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phản ánh, trao đổi kinh nghiệm về thực trạng tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó tại Việt Nam Hội Kế toán Việt Nam có vai trò to lớn trong việc phát triển kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng, tham gia vào soạn thảo, ban hành các Chuẩn mực kế toán kiểm toán, quy trình đào tạo, thi cấp chứng chỉ, do vậy để thực hiện tốt công việc trên Hội Kế toán Việt Nam phải không ngừng phối hợp và nhận sự hỗ trợ của các tổ chức quốc tế. Từ phía Tổng công ty Sông Đà: Ban lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa và có những chính sách phù hợp nhằm tạo điều kiện tốt cho Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ tài chính kế toán có điều kiện thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình.. Thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ một cách thích hợp và có hiệu quả, ban hành quy chế kiểm toán nội bộ trong Tổng công ty phù hợp với quy chế của Nhà nước như: chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, nội dung hoạt động… Tuyển chọn và đào tạo các KTV có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu kiểm toán của Tổng công ty. Kết luận Trong quá trình thực tập vừa qua, em đã có dịp tiếp cận với công việc thực tế tại Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ tài chính kế toán - Tổng công ty Sông Đà và tìm hiểu, phân tích các bước thực hiện quy trình kiểm toán bán hàng và thu tiền. Với những hiểu biết qua đợt thực tập, bản thân em đã có những nhận xét, đánh giá, rút ra bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị với mong muốn đóng góp ý kiến của mình để nâng cao hoạt động kiểm toán nội bộ, và đặc biệt là quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền tại các đơn vị hạch toán độc lập của Tổng công ty Sông Đà. Em xin chân thành cảm ơn: Cô giáo Nguyễn Hồng Thuý và các thầy cô trong khoa Kế toán - Kiểm toán của trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Các cô chú và anh chị trong Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ kế toán - Tổng công ty Sông Đà đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em trong quá trình thực hiện luận văn thực tập này. Mặc dù đã có những nỗ lực của bản thân nhưng do vốn kiến thức còn hạn chế cũng như bước đầu đi vào thực tế nên luận văn không tránh khỏi những sai sót. Rất mong được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 01 Kiểm toán tài chính- Chủ biên: GS-TS Nguyễn Quang Quynh 02 Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam I - Bộ tài chính - Nhà xuất bản Tài chính 03 Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam II- Bộ tài chính - Nhà xuất bản Tài chính 04 Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam III - Bộ tài chính- Nhà xuất bản Tài chính 05 Kiểm toán nội bộ hiện đại – Victor Z. Brink, Herbert Witt- NXB Tài chính 06 Kiểm toán – Vương Đình Huệ – Nhà xuất bản Tài chính 07 Những quy định pháp luật về Kiểm toán – Nhà xuất bản Tài chính 08 Kiểm toán – Alvin A. Arens, Jame K.Loebbecke – NXB Thông kê 09 Lý thuyết kiểm toán – Nguyễn Quang Quynh NXB Tài chính 10 Tạp chí kiểm toán 2002, 2003, 2004 Mục lục Lời mở đầu 1 PhầnI: Lí luận chung về kiểm toán nội bộ và kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính 3 I. Khái quát chung về kiểm toán nội bộ 3 Bản chất của kiểm toán nội bộ 3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ 5 Loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ 5 II. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính 7 Nội dung kiểm toán bán hàng- thu tiền 7 Chức năng của chu trình bán hàng- thu tiền 7 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền 9 Mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền 12 Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền 13 Lập kế hoạch kiểm toán 13 Thực hiện kiểm toán 18 Kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với chu trình bán hàng- thu tiền 18 Đối với nghiệp vụ bán hàng…………………………………………...18 Đối với nghiệp vụ thu tiền…………………………………………….21 Phân tích và đánh giá tổng quát 22 Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình bán hàng- thu tiền 23 Đối với nghiệp vụ bán hàng…………………………………………...23 Đối với nghiệp vụ thu tiền…………………………………………….25 Kiểm toán nợ phải thu khách hàng 26 Kết thúc kiểm toán 31 Chuẩn bị lập báo cáo kiểm toán 31 Lập báo cáo kiểm toán 34 Phần II: Thực tế kiểm toán quy trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà 36 I. Đặc điểm của Tổng công ty Sông Đà 36 Quá trình hình thành và phát triển 36 Cơ cấu tổ chức 37 Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà 38 Đặc điểm chung 38 Quy trình kiểm toán 41 Đặc điểm của các đơn vị hạch toán độc lập ảnh hưởng đến kiểm toán………...41 Lập kế hoạch kiểm toán 42 Thực hiện kiểm toán 42 Kết thúc kiểm toán 42 II. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà tại Công ty cổ phần và cung ứng NLQT&TM Sông Đà, Trung tâm NC&ƯD KHCN Sông Đà 43 Lập kế hoạch kiểm toán 43 Thực hiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền 47 Đối với Trung tâm NC&ƯD KHCN Sông Đà 48 Kiểm toán khoản mục Doanh thu 48 Kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng 56 Đối với Công ty cổ phần và cung ứng NLQT&TM Sông Đà 67 Đối với khoản mục Doanh thu bán hàng 67 Đối với khoản mục Phải thu khách hàng 72 Kết thúc kiểm toán 75 Phần III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền của kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà 79 Đánh giá công tác kiểm toán nội bộ nói chung và kiểm toán quy trình bán hàng- thu tiền nói riêng tại Tổng công ty Sông Đà 79 Tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ 79 Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền 80 Sự cần thiết phải hoàn thiện 84 Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà 84 Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền 85 Giải pháp và phương hướng hoàn thiện 86 Kiến nghị 86 Điều kiện thực hiện kiến nghị 90 Kết luận…………………………………………………………………….……93 ._.