Báo cáo Phân tích và thiết kế chương trình quản lý điểm sinh viên

ủa công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc các sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học này. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin... ở nước ta hiện nay, việc áp dụng tin học trong việc quản lý tại các cơ quan, trường học, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu, bởi mỗi trường học,mỗi xí nghiệp, mỗi cơ quan là một cách xử lý khác nhau. ở đây em muốn đề cập tới tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý nhờ tin học hoá. Với mong muốn hiểu tìm hiểu xây dựng một hệ thống thông tin quản lý có áp dụng tin học, em muốn trình bày nội dung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin trong bài toán quản lý điểm sinh viên, tiến tới thiết kế một chương trình quản lý điểm sinh viên trên máy tính. Đây cũng chỉ là một bản đồ án nên so với hệ thống thực kết quả làm được có thể chưa được hoàn thiện, nhưng cũng phần nào đấy làm nổi rõ được vai trò của việc phân tích thiết kế trong bài toán quản lý nói chung. Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc khảo sát thực tế và phân tích thiết kế còn có nhiều thiếu xót cần được bổ xung. Vì vậy, em mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy và bạn bè để đề tài ngày càng hoàn thiện. Em xin chân thành cám ơn thầy giáo Phan Trung Huy đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đồ án này! Hà nội, ngày 30 tháng 4 năm 2003 Sinh viên thực hiện Đặng Thị Thu Trang Chương 1 Tìm hiểu bài toán 1.1. Bài toán quản lý. 1.1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong quản lý. 1.1.1.1. Một số khái niệm về quản lý Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế tổ chức xã hội... Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động: - Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kê sách, bảng biểu. - Lao động mang tính chất sáng tạo như việc đề ra các phương pháp mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn. Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4, chỉ còn lại 1/4 cho loại hình lao động thứ 2. 1.1.1.2. ứng dụng tin học trong công tác quản lý Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thời gian cho họ dốc sức vào quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ. ư. Tin học hóa toàn bộ Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa đồng thời các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. ưu điểm của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí đầu tư ban đầu lớn. ư. Tin học hóa từng phần Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau. ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầukhông lớn. Nhược điểm của phương pháp này là không bảo đảm tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể. Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hóa phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất. ư. Những đặc điểm của hệ thống quản lý ỉ. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Hệ thống được phân thành nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới. ỉ. Luồng thông tin vào: ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhật là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán. Có thể phân thông tin ra làm 3 loại: - Thông tin dùng cho tra cứu: Là loại thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này. - Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịp thời. - Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô và mang nhiều thông tin. ỉ. Luồng thông tin ra - Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải bảo đảm chính xác kịp thời. - Các thông tin đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị. - Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý. 1.1.2. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý 1.1.2.1. Nhu cầu tin học hóa thông tin quản lý Trong khoảng thời gian gần đây, ngành công nghiệp máy tính đã có những bước tiến nhanh chóng và đạt được nhiều thành tựu to lớn. Tin học đã đang thâm nhập ngày càng sâu vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người. Các hệ thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu trong các hoạt động của các cơ quan, đơn vị, xí nghiệp, trường học... vì tin học có khả năng lưu trữ, xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất. Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo sát hệ thống. Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống thông tin quản lý. Đây là một hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà còn góp phần vào việc điều hành hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó. Xem xét hệ thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó rút ra những phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa. Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà trường, xí nghiệp... Các hồ sơ, các mẫu biểu bảng, các loại hóa đơn, chứng từ, văn bản... thường được lưu trữ dưới dạng những tập hồ sơ và khi cần tìm người quản lý phải tìm theo cách tổ chức và sắp xếp của mình một cách thủ công. Chính vì thế các nhà nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên. Việc quản lý các loại hồ sơ, hóa đơn, tài liệu... đang được vi tính hóa nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác. Việc lưu trữ và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê các biểu bảng và nhất là có thể tìm được một hay hồ sơ, hoá đơn tài liệu... với bất kỳ một yêu cầu nào một cách nhanh chóng và thuận tiện. 1.1.2.2. Phương án xây dựng mô hình thông tin Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các phương án xây dựng mô hình thông tin ư. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin * Các bước tiến hành. - Xây dựng chiến lược hệ thống từ đó xác định mục tiêu quản lý của hệ thống, bao gồm: + Phạm vi của việc quản lý. + Lưu lượng thông tin. + Đối tượng sử dụng hệ thống. - Phân tích: Có hai luồng thông tin + Số lượng quản lý trong hệ thống. + Cách quản lý. - Dữ liệu trong hệ thống: Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình dữ liệu. - Chức năng: Sơ đồ phân rã chức năng. - Sơ đồ luồng dữ liệu: Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng. Từ mô hình này có thể phản ánh cả hai môhình trên. - Tiến trình của việc phân tích: + Khảo sát hệ thống cũ làm việc như thế nào. + Tìm hiểu thêm những yêu cầu của hệ thống mới. - Thiết kế: + Chức năng: Mô tả chi tiết cách thực hiện. + Dữ liệu: Đưa ra những CSDL, tệp chỉ số. + Phạm vi sử dụng của người sử dụng. + Khối lượng thông tin của hệ thống. - Cài đặt: Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì sẽ được cài đặt lên hệ thống. ư. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin: - Nhu cầu của toàn xã hội: + Phải phù hợp với chiến lược kinh tế + Hỗ trợ cho việc quản lý tốt. + Giảm chi phí và hoàn vốn đầu tư cho hệ thống. - Hỗ trợ tác nghiệp: + Cải tiến thông tin. + Tăng chất lượng thông tin. + Đưa ra được thông tin mới. - Nhu cầu của người sử dụng: + Thấy được hiệu quả tốt. + Nhiều chức năng. + Dễ sử dụng và dễ chấp nhận. - Yêu cầu kỹ thuật: + Xử lý được với khối lượng thông tin cần thiết. + Tính đến tần suất sử dụng. + Độ phức tạp, độ chính xác. + Độ tin cậy cao. + Bộ hướng dẫn cho người dùng đầy đủ, dễ hiểu. 1.2. Khảo sát hệ thống 1.2.1. Tổng quan về hệ thống quản lý. Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể các hiện tượng. Đó là việc tạo ra các sự kiện,thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc phát. Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức. Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phương pháp thủ công và hệ thống quản lý điểm của sinh viên cũng nằm trong số đó. 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý điểm sinh viên. * Hệ thống quản lý điểm của sinh viên có chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh đạo về các mặt công tác: quản lý điểm ,sinh viên, tình hình học tập của sinh viên trước khi tổng kết và sau khi tổng kết... hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng khoa sau đó là đến ban giám hiệu. Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý điểm của sinh viên có nhiệm vụ luôn cập nhật điểm của sinh viên theo quy định, thường xuyên bổ xung những thông tin thay đổi trong quá trình học tập của sinh viên trong trường học. Việc theo dõi và quản lý điểm của sinh viên để kịp thời phát hiện những sai sót và xử lý nghiêm khắc các trường hợp gian lận điểm là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của trưởng khoa và ban giám hiệu cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý điểm sinh viên. 1.2.3. Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn Trước một khối lượng sinh viên nhiều như hiện nay thì các yêu cầu đặt ra cho việc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được, do đó công việc gặp rất nhiều khó khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và công sức, mỗi sinh viên đều có một bảng điểm riêng cho nên việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng có khi còn có cả nhầm lẫn và sai xót. Từ những nhược điểm trên ta nhận thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lý điểm sinh viên cũng như các hệ thống quản lý khác. 1.2.4. Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới. Cùng với sự phát triển của xã hội , công tác tổ chức quản lý cũng cần được đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp cấp lãnh đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ giáo viên nhà trường. Trước hết để quản lý được một khối lượng lớn sinh viên của một trường học, phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được những yêu cầu: tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi. Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật. 1.3. Mục đích của đề tài Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang triển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dần tiến tới tin học hóa tất cả các hoạt động trong mọi lĩnh vực của các ngành nghề. Máy tính thực sự là công cụ đáng tin cậy không thể thiếu được trong mọi hoạt động của xã hội trong thời đại thông tin này. Chính vì thế việc quản lý sinh viên nói chung hay quản lý điểm sinh viên nói riêng trong các trường ĐạI HọC, CAO ĐẳNG phải được tin học hóa toàn bộ, không còn làm theo lối thủ công để quản lý sổ sách, giấy tờ,... chậm chạp trong việc khai thác thông tin và chiếm nhiều không gian lưu giữ. Mục đích của việc xây dựng đề tài này là: - Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác. - Thực hiện sửa dữ liệu rất thuận tiện. - Tận dụng tối đa khả năng tính đã có. - Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian. - Công việc của cán bộ không còn vất vả, hiệu suất lao động cao. 1.4. Yêu cầu phạm vi của đề tài Dựa vào các thông tin đã thu thập được và những đặc điểm cơ bản của hệ thống quản lý sinh viên của tất cả các trường ĐạI HọC, CAO ĐẳNG nói chung, cần thực hiện quản lý các thông tin sau: - Quản lý hồ sơ sinh viên. - Quản lý điểm. 1.4.1. Quản lý hồ sơ sinh viên: - Hồ sơ sinh viên là nơi lưu trữ tất cả các thông tin về một sinh viên như: Họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, địa chỉ.... - Trong hồ sơ sinh viên ghi lại chi tiết quá trình học tập của sinh viên (bao gồm hạnh kiểm, học lực). - Các diễn biến về điểm, quá trình học tập của sinh viên sẽ do phòng giáo vụ quản lý. - Cuối các học kỳ phòng giáo vụ làm bảng điểm tổng hợp và tiến hành phân loại sinh viên sau đó báo cáo với trưởng khoa ,ban giám hiệu. 1.4.2. Quản lý điểm: Sau khi điểm các môn thi đã có, Giáo viên bộ môn và phòng giáo vụ tiến hành vào điểm của từng môn học. Sinh viên sẽ đương nhiên bị điểm 0 đối với mỗi môn thi nếu: + Không dự thi, xin hoãn thi. + Không thuộc diện được học hai trường, được nghỉ học một số môn mà nghỉ quá 30% số giờ của học phần (dù có phép hay không có phép). Điểm thi sẽ tính theo thang điểm 10. Điểm tổng kết sẽ được tính bằng điểm các môn nhân với số đơn vị học trình tương ứng và chia cho tổng số đơn vị học trình. Sinh viên có thể dự thi các học phần tích để có điểm cao hơn vào những kỳ thi chính thức tiếp theo. Sau khi học lại hay thi lại hoặc thi nâng điểm, điểm tổng kết mới sẽ được tính theo điểm cao nhất của từng môn. Sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5 và thi lại những môn có điểm thi lần đầu < 5 vào thời điểm sớm nhất của nhà trường. Nếu phải học lại một học phần làm cơ sở cho các học phần tiếp theo sau, sinh viên không được học và dự thi các học phần tiếp sau nếu nhà trường không cho phép. Sau mỗi học kỳ các khoa sẽ tiến hành xét khen thưởng/ kỷ luật, xếp loại cho sinh viên. Cách tính điểm tổng kết môn học và điểm tổng kết học kỳ: + Công thức tính điểm tổng kết môn học: ĐTKMH= max(điểm thi lần 1, điểm thi lần2) Trong đó ĐTKMH: Điểm tổng kết môn học + Công thức tính điểm tổng kết học kỳ: M1 * H1 + M2 * H2 + Mn * HnĐTKHK = S H1 + H2 + ... Hn Trong đó ĐTKHK: Điểm tổng kết học kỳ M1, M2: Điểm thi môn 1, môn 2 Mn : Điểm thi môn thứ n H1, H2: Số đơn vị học trình môn1, môn 2 Hn: Số đơn vị học trình môn thứ n - Xếp loại học tập: 9.00 -> 10.00 xếp loại Xuất sắc 8.00 -> 8.99 xếp loại Giỏi 7.00 -> 7.99 xếp loại Khá 6.00 -> 6.99 xếp loại Trung bình - Khá 5.00 -> 5.99 xếp loại Trung bình < 5 xếp loại Yếu ( thi lại và học lại) Xét loại học bổng: + Loại 1: Đạt điểm trung bình từ 8.00 trở lên và không có môn nào có điểm dưới 7. + Loại 2: Đạt điểm trung bình từ 7.00 -> 7.99 và không có môn nào có điểm dưới 6. Chương 2 Phân tích, thiết kế hệ thống và tổ chức cơ sở dữ liệu. 2.1. Mục đích của việc phân tích và thiết kế hệ thống 2.1.1. Mục đích: Phân tích là công việc đầu tiên không thể thiếu được trong quá trình xây dựng hệ quản trị trên máy tính. Không thể đưa tin học hoá trong vấn đề quản lý mà không qua quá trình phân tích. Hiệu quả mang lại của hệ thống phụ thuộc vào độ nông sâu của quá trình phân tích ban đầu. Mục đích của nó là xác định xem bộ phận nào của hệ thống nên xử lý bằng máy tính, và bộ phận nào đó con người thực hiện. Tổng quan về các công tác quản lý ở trên, ta thấy rằng quản lý sinh viên khi chưa sử dụng máy tính, các công việc như quản lý hồ sơ, ghi chép lưu điểm của sinh viên đều do con người làm dựa trên các hồ sơ lưu trữ cồng kềnh và phức tạp, nên việc nhập thêm, lưu trữ và tìm kiếm rất khó và chậm chạp vì số lượng sinh viên 2.1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu: Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin vận chuyển qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau. Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết được yêu cầu lấy thông tin đầu ra, trước khi thực hiện một quá trình nào đó. Qua phân tích ở trên thì toàn bộ hoạt động của hệ thống có thể chia làm 2 phần: Luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. ư. Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm: Nhập số môn học. Nhập thông tin về lớp, khoa. Nhập thông tin về điểm. Nhập thông tin khen thưởng, kỷ luật. Nhập thông tin số ngày nghỉ. ư. Luồng thông tin ra của hệ thống: Bao gồm các báo cáo thống kê cần thiết: Là tất cả các thông tin đều có thể xem trên màn hình và in ra giấy như: Báo cáo, Danh sách Sinh viên, Bảng điểm, Danh sách sinh viên thi lại, Danh sách Sinh Viên học lại... theo từng lớp, theo từng khoa, theo từng ngành.... Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu ỉ Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng dể chỉ ra một chức năng hay một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó. Kí hiệu: ỉ Tác nhân ngoài: Là m–ột người, một nhóm người ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Kí hiệu: ỉ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Kí hiệu: ỉ Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin lưu trữ một quá trình hoặc một chức năng xử lý, mũi tên chỉ ra hướng của luồng thông tin. Kí hiệu: ỉ Kho dữ liệu: Là luồng thông tin lưu trữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu được lưu trữ trong máy tính. Kí hiệu: Việc thiết kế hệ thống nhằm giúp chúng ta hiểu rõ hơn về hệ thống, nhất là hệ thống lớn phức tạp hơn. Để có thể tác động hoặc điều khiển chúng một cách có hiệu quả, đồng thời để hoàn thiện và phát triển những hệ thống mới tốt hơn nhằm đáp ứng các yêu cầu của thực tế đặt ra. 2.1.3. Các tính chất của hệ thống - Phạm vi và quy mô được xác định theo một thể thống nhất - Hệ thống tạo ra những đặc trưng chung để thể hiện một số nhiệm vụ nhằm đạt được mục đích nào đó mà từng thành phần đơn lẻ của nó không thể có được. - Thông thường những hệ thống bao giờ cũng là một hệ thống con của một hệ thống lớn hơn và chính nó bao gồm một tập của một hệ thống con. - Giữa các thành phần của hệ thống có thể sắp xếp theo một quan hệ nào - Việc mô hình hóa hệ thống là một hình ảnh thực tại của bài toán mà chúng ta đang nghiên cứu được biểu diễn và diễn đạt dưới hình thức dễ hiểu việc thực hiện bằng văn bản, biểu đồ, đồ thị hay phương trình. - Mô hình hóa giúp chúng ta hiểu và thực hiện được sự trìu tượng hóa khái niệm để khống chế hóa độ phức tạp của bài toán đặt ra nhằm trả lời những câu hỏi: là gì? Hoạt động như thế nào? Do vậy quá trình phát triển hệ thống là việc xác định bài toán và thiết lập kế hoạch dự án. 2.1.4. Các chức năng cơ bản của hệ thống: ư. Cập nhật Chương trình cho phép nhập thêm các khoa, lớp, môn mới, với điều kiện không được trùng mã (chương trình sẽ tự động kiểm tra mã mỗi khi người sử dụng nhập vào mã mới để tránh việc mã đó đã được nhập rồi, và sẽ báo với người sử dụng khi họ nhập trùng mã). Nhập thêm những sinh viên mới và điểm, số đơn vị học trình cho các môn học. Người sử dụng có thể chọn lựa để nhập theo từng lớp thuộc khoa tương ứng hay theo hệ. ư. Chỉnh sửa/xóa Khi những thông tin về sinh viên vì một lý do nào đó trong quá trình học tập có thể bị thay đổi như quê quán, điểm thi lại, học lại, xếp loại, học bổng, lớp ,khoa v.v… người thực hiện sẽ sử dụng chức năng này để cập nhật những thông tin mới nhất về họ. Thông tin hiện lên bao gồm toàn bộ các mục như trong hồ sơ sinh viên, những thông tin này cho phép thay đổi, cập nhật mới. Những thông tin mới sẽ được ghi lại và tra cứu về sau. Chức năng chỉnh sửa được thiết kế ở các form nhập, để tiện cho việc sửa những thông tin mà người sử dụng cần thay đổi. Người sử dụng có thể dùng chức năng xóa để xóa các thông tin nếu muốn, chương trình sẽ tự động loại những thông tin bị xóa ra khỏi dữ liệu. ư. Tra cứu Chương trình cho phép tra cứu sinh viên theo tên, theo họ đệm, ngày sinh, giới tính, theo hồ sơ sinh viên, tra cứu nhanh. Ngoài ra còn cho phép người sử dụng tìm kiếm những sinh viên được học bổng, danh sách sinh viên thi lại, học lại, sinh viên làm luận văn, thi tốt nghiệp. ỉTra cứu theo cá nhân: Được sử dụng khi bạn muốn tìm một, hay nhiều sinh viên nào đó có hồ sơ cá nhân như (họ đệm, tên, ngày sinh, giới tính,…vv). Khi đó người sử dụng sẽ nhập một trong số các thông tin về cá nhân trên, hoặc gộp các thông tin lại. Chức năng này tương tự chức năng cập nhật chỉ khác là không cho phép thay đổi cập nhật mà chỉ cho phép đọc. ỉTra cứu nhanh: Chức năng này tương tự như tra cứu theo cá nhân, chỉ khác là người sử dụng có thể tìm kiếm sinh viên bằng cách chỉ cần nhập vào một ký tự hoặc nhiều ký tự của họ tên sinh viên đó. VD: Khi nhập vào ký tự “ N ” vào mục Họ Đệm, chương trình sẽ tự động tìm và hiện lên tất cả các sinh viên có Họ Đệm mà ký tự đầu tiên là “N”. ư. Thống kê ỉTổng kết học kỳ / năm học: Chức năng này được dùng khi đã vào hết điểm các môn của mỗi khoa/ nghành và khóa học tương ứng. Với bảng điểm của mỗi sinh viên, chương trình sẽ tính điểm trung bình theo số đơn vị học trình của các môn thi trong học kỳ đó. Dựa vào kết quả đó để in danh sách sinh viên thuộc diện xét duyệt được nhận học bổng nếu điểm các môn của sinh viên đó từ 6 trở lên và điểm trung bình học kỳ >= 7.0 ( Các sinh viên có thể được 3 mức học bổng: khá, giỏi, xuất sắc ). Ngoài ra có thể thêm các chức năng con như in bảng điểm theo lớp, theo khoa/ nghành, thông tin ra sẽ báo cho sinh viên biết điểm trung bình của học kỳ cùng tổng số đơn vị học trình đã tích lũy trong học kỳ được chọn. ỉTổng kết tình hình học lực: Sau khi chọn toàn trường hoặc hệ và chọn học kỳ, năm học, chương trình sẽ tính toán và hiện ra số phần trăm học sinh xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, yếu. ỉXét tốt nghiệp: Chức năng được sử dụng để xét tốt nghiệp cho từng sinh viên đang theo học. Hàng năm nhà trường sẽ tiến hành xét tốt nghiệp cho từng sinh viên năm cuối. Nhà trường sẽ căn cứ vào nghành đào tạo mà sinh viên đang theo học, tổng số đơn vị học trình mà sinh viên đã tích luỹ được theo cấu trúc chương trình mà nghành đó yêu cầu và điểm tổng kết chung của tất cả các môn chuyên nghành. Khi chọn hệ, khóa hay lớp, máy sẽ hiện lên danh sách sinh viên với các thông tin về họ. Với các thông tin hiển thị, nhà trường sẽ quyết định ai được tốt nghiệp, ai không, ai được làm luận văn, ai phải thi tốt nghiệp. ỉ Sinh viên thi lại: Sau khi thi học kì và điểm các môn học được nhập vào máy tính thì người dùng có thể sử dụng chức năng này để xem danh sách sinh viên thi lại của từng môn, tức là bị điểm < 5 của môn đó. Chọn hệ, chọn khóa, chọn lớp, học kì và môn học, danh sách sinh viên theo môn đó sẽ được đưa ra màn hình kết quả. ỉ Sinh viên học lại môn: Tương tự như các chức năng thống kê danh sách sinh viên thi lại nhưng ở đây là các sinh viên đã thi lại số lần mà nhà trường quy định nhưng vẫn không đạt yêu cầu của môn đó, buộc sinh viên đăng kí với phòng giáo vụ để được học lại môn đó với sinh viên khóa sau. Sau khi chọn khoa, lớp, học kì và tên môn học ta sẽ có được danh sách này. ỉ Sinh viên được nhận học bổng: Cuối mỗi học kì, phòng giáo vụ khoa lại lên danh sách những sinh viên có kết quả học tập từ khá trở lên để nhà trường xét duyệt học bổng. Thông tin đánh giá để xét học bổng đối với từng sinh viên được quy định theo bộ giáo dục và đào tạo. ỉ Sinh viên làm luận văn / thi tốt nghiệp: Khi chọn chức năng này chương trình sẽ hiện lên danh sách những sinh viên được làm luận văn hay phải thi tốt nghiệp. ư. In bảng điểm Tại đây người sử dụng có thể đưa ra các thông tin dựa trên kết quả sơ kết học kì, hay thông tin các sinh viên được khen thưởng, sinh viên đủ điều kiện làm luận văn tốt nghiệp hay làm bài tập tốt nghiệp…vv. Chức năng này cho phép in bảng điểm theo toàn khóa, giai đoạn một, cả năm, học kỳ một, học kỳ hai, theo hệ, theo khóa, theo môn. Đây là chức năng tổng kết không thể thiếu với chương trình quản lý điểm sinh viên, thường được sử dụng vào cuối mỗi học kì. ư. Mật khẩu Chức năng này có nhiệm vụ bảo vệ chương trình. Khi chương trình bắt đầu khởi động, máy sẽ tự động yêu cầu người sử dụng nhập mật khẩu, nếu nhập đúng thì chương trình sẽ tiếp tục chạy, ngược lại nó sẽ yêu cầu phải nhập lại mật khẩu. Ngoài ra chức năng này còn cho phép thay đổi mật khẩu nếu người dùng muốn. Sơ đồ phân cấp chức năng chung Quản lý điểm sinh viên Cập nhật Tổng kết In bảng điểm Tra cứu Danh sách SV Cập nhật hồ sơ In D/S Sinh Viên Theo Mã số SV Thi lại Cập nhật Môn Học Theo Tên Theo Họ Tên Tốt nghiệp Theo Lớp Cập nhật điểm Theo Lớp K Thưởng-Kỷ Luật Cập nhật KTKL 2.2. Thiết kế tổng thể chương trình. 2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh tổng quát: Phòng giáo vụ Hệ thống quản lý điểm SV Thông tin vào Ban giám hiệu Thông tin yêu cầu Báo biểu Giải thích: Tác nhân ngoài là phòng giáo vụ sẽ đưa các thông tin vào của một sinh viên như: HSSV, Môn học, Điểm,....vào hệ thống cập nhật và xử lý. Tác nhân ngoài là Ban giám hiệu sẽ đưa thông tin yêu cầu cho hệ thống và nhận được các báo cáo và kết quả trả lời từ hệ thống là các báo biểu. 2.2.2. Sơ đồ phân rã chức năng tổng quát Ban giám hiệu Tra cứu Tổng kết Cập nhật In bảng điểm Phòng giáo vụ Sinh viên HSSV Khen thưởng Kỷ luật Điểm SV Môn học Giải thích: Chức năng cập nhật thực hiện cập nhật thông tin vào từ tác nhân ngoài là Phòng giáo vụ và đưa thông tin cập nhật vào các kho: - Nếu là cập nhật HSSV thì đưa vào kho HSSV. Nếu là cập nhật Điểm SV thì đưa vào kho Điểm SV. Nếu là cập nhật Môn học thì đưa vào kho Môn học. Nếu là cập nhật Khen thưởng kỷ luật thì đưa vào kho Khen thưởng Kỷ luật. Chức năng tra cứu nhận yêu cầu của ban giám hiệu sẽ lấy các thông tin cần tra cứu từ kho HSSV và đưa kết quả cho Ban giám hiệu . Chức năng tổng kết nhận yêu cầu của Ban giám hiệu sẽ lấy các thông tin cần tổng kết từ các kho Khen thưởng Kỷ luật và ĐiểmSV rồi đưa kết quả cho Ban giám hiệu. Chức năng in bảng điểm nhận được yêu cầu của Ban giám hiệu sẽ lấy thông tin trong các kho ĐiểmSV và Môn học đưa ra kết quả cho Ban giám hiệu. 2.2.3. Chức năng cập nhật hồ sơ Cập nhật điểm Sinh viên Cập nhật HSSV Cập nhật khen thưởng KL Cập nhật môn học KTKL Điểm SV HSSV Môn học Khoa 2.2.4. Chức năng tra cứu HSSV Ban giám hiệu Mã sinh viên Họ đệm Tên Giới tính 2.2.5. Chức năng in bảng điểm Ban giám hiệu Theo trường Theo khoa Theo khóa Theo lớp Điểm SV 2.2.6. Chức năng tổng kết Ban giám hiệu Danh sách SV D/S SV thi lại SV tốt nghiệp Điểm SV Khen thưởng kỷ luật HSSV Môn học Khen thưởng kỷ luật 2.2.7. Sơ đồ thuật toán: ư. Sơ đồ thuật toán: Nhập dữ liệu Begin Nhập dữ liệu Kiểm tra F T T Ghi dữ liệu Tiếp tục F End ư. Sơ đồ thuật toán: Sửa dữ liệu Begin Tìm hồ sơ Nhập dữ liệu cần sửa Hợp lệ F T Ghi dữ liệu mới sửa Tiếp tục T F End ư. Sơ đồ thuật toán : Xem Begin Nhập mã Sv cần xem Kiểm tra F T Hiển thị thông tin T Tiếp tục F End ư. Sơ đồ thuật toán tìm kiếm Begin Nhập mã hs cần tìm Kiểm tra F T Hiển thị thông tin T Tiếp tục F End 2.3. Tổ chức hệ thống cơ sở dữ liệu 2.3.1. Mô hình thực thể liên kết thực thể. Môn học MSMon TenMon HocKy SoTrinh Bảng điểm MSSV MSMon Diem1 Diem2 DiemTK Sinh viên MSSV HoTen NgaySinh GioiTinh ThuongTru MSLop NguyenQuan HoTenCha NgheNghiepCha HoTenMe NgheNghiepMe Lớp học MSLop TenLop KhoaHoc 2.3.2. Thiết kế file cơ sở dữ liệu. File CSDL Database.mdb. Bảng Sinhvien Lưu trữ các thông tin của một sinh viên Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MSSV Text 10 Mã số sinh viên (Primary key) HoTen Text 25 Họ tên sinh viên NgaySinh Date/Time Ngày sinh của sinh viên GioiTinh Boolean True=>Nam, False=>Nữ ThuongTru Text 60 Nơi thường trú NguyenQuan Text 60 Quê quán MSLop Text 5 Mã số lớp học HoTenCha Text 30 Họ tên cha NgheNghiepCha Text 50 Nghề nghiệp của cha HoTenMe Text 30 Họ tên mẹ NgheNghiepMe Text 50 Nghề nghiệp của mẹ Bảng BangDiem lưu trữ thông tin về điểm của sinh viên Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích MSSV Text 10 Mã số sinh viên MSMon Text 10 Mã số môn học Diem1 Single Điểm thi lần 1 Diem2 Single Điểm thi lần 2 DiemTK Single Điểm tổng kết Bảng LopH._.