Báo cáo Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý quy trình bảo trì, bảo dưỡng và hỗ trợ thông tin cho việc lên tại Công ty Ford Hà Nội

iều đó được thể hiện qua số lượng công ty phần mềm thành lập ngày càng gia tăng trong mấy năm gần đây. Một số công ty hoạt động rất có hiệu quả ví dụ như công ty School Net chuyên về phần mềm giáo dục đào tạo, công ty CardPro chuyên về lĩnh vực đồ họa, hay công ty mà tôi thực tập đó là công ty Cybersoft chuyên về phần mềm kế toán với phần mềm Cyber Accounting đã trở thành phần mềm ứng dụng hiệu quả cao cho nhiều công ty khách hàng. Có thể nói việc tin học hóa có một tầm quan trọng rất lớn, nó phải đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp cũng như phải thật linh hoạt, chính xác, kịp thời và phù hợp cho từng doanh nghiệp. Hệ thống thông tin hiện nay đáp ứng được như cầu của hầu hết các lĩnh vực trong đó có cả lĩnh vực kinh doanh ôtô, rất nhiều công ty ứng dụng công nghệ để quản lý khách hàng hay như công ty Ford Ha Noi có nhu cầu về phần mềm để quản lý quy trình bảo dưỡng nhằm giảm bớt khâu xử lý bằng thủ công quá phức tạp, giúp cho quá trình lên báo cáo hàng tháng được thuận tiện cũng như tạo sức mạnh cạnh tranh với nhiều công ty khá. Chính vì thế việc tin học hóa là nhu cầu thiết yếu của công ty. Trong thời gian thực tập tôi đã khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý quy trình bảo trì, bảo dưỡng cho công ty Ford Hà Nội dưới sự hướng dẫn và giúp đỡ của cán bộ công ty Cybersoft. Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài sau làm báo cáo tốt nghiệp “ Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý quy trình bảo trì, bảo dưỡng và hỗ trợ thông tin cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng lên báo cáo tại công ty Ford Hà Nội”. Với thực trạng của công ty, tin học hóa công tác quản lý quy trình bảo trì bảo dưỡng là một giải pháp hướng tới các nội dung sau: Nâng cao hiệu suất xử lý công việc góp phần tăng năng suất lao động cũng như tăng hiệu quả kinh doanh cho công ty. Tự động hóa báo cáo và luân chuyển thông tin giữa nhân viên trong phòng, các phòng với nhau cũng như các phòng với ban giám đốc công ty. Bài viết được chia thành các chương sau: Chương I: Tổng quan về công ty Cybersoft. Chương II: Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Chương III: Phân tích hệ thống thông tin tại công ty Ford Hà Nội. Vì điều kiện thời gian và khả năng có hạn cho nên bản bài viết này không thể tránh khỏi nhầm lẫn và thiếu sót, tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của các thày cô giáo để bài viết của tôi ngày càng hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của Thạc Sỹ Trần Công Uẩn. Qua đây tôi cũng xin cảm ơn chị Đỗ Quý Anh trưởng nhóm dịch vụ Ford Hà Nội, chị Đỗ Việt nga nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng Ford Hà Nội, anh Lê Cảnh Toàn giám đốc công ty Cybersoft, anh Phạm Văn Minh phó giám đốc công ty Cybersoft, cùng toàn thể anh chị trong công ty Cybersoft đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành đề tài này. Hà Nội ngày 24 tháng 04 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Nhung Chương I Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Quản Trị Doanh Nghiệp Cybersoft. I. Giới thiệu về công ty Cybersoft được thành lập năm 2003 bởi đội ngũ nhân viên trẻ nhưng giàu kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực như kế toán, ngân hàng… Công ty luôn cố gắng mang lại cho khách hàng sự thỏa mãn cao nhất bởi sự phục vụ tận tình, sự hiểu biết chuyên sâu về nghiệp vụ cũng như tính chuyên nghiệp trong các sản phẩm phần mềm. Đây là một công ty chuyên sâu về phần mềm kế toán nhưng trong tương lai sẽ mở rộng thêm nhiều lĩnh vực khác. Cán bộ nhân viên trong công ty không ngừng cập nhật và trau dồi kiến thức để mang lại sự thỏa mãn cao nhất cho khách hàng. Sau một thời gian ngắn thành lập công ty đã có mạng lưới khách hàng trên toàn quốc đặc biệt là ở Hà Nội và thành phố Vinh. Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft Tên tiếng anh: Cyber Software for business management joint stock company. Tên giao dịch: Cybersoft Trụ sở chính của công ty: 413 Nguyễn Khang, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội. Điện thoại: (04)784 7223 Fax:(04) 784 7224 E-mail: Cyber-soft@hn.vnn.vn Website: www.cybersoft.com.vn II. Sơ đồ tổ chức của công ty 1. Sơ đồ tổ chức của công ty Giám đốc điều hành Chủ tịch hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Phòng giải pháp doanh nghiệp Phòng dự án Phòng phát triển sản phẩm Phòng bảo hành Phòng kế toàn tài chính Phòng kinh doanh Văn phòng, tổ chức nhân sự Văn phòng đại diện Vinh 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban Giống như tất cả các công ty cổ phần khác, Cybersoft có sự chuyên biệt hóa giữa các phòng ban. Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng lại luôn hỗ trợ cho nhau khi cần ra quyết định. Tất cả các phòng ban của công ty đều áp dụng các phần mềm hỗ trợ. Phòng giải pháp doanh nghiệp: Phòng giải pháp doanh nghiệp là phòng mà các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ đưa ra các giải pháp phần mềm phù hợp với từng doanh nghiệp khách hàng. Phòng sẽ có nhiệm vụ tiếp xúc với khách hàng, lắng nghe yêu cầu của họ và phác thảo ra một giải pháp hợp lý nhất. Đây là giai đoạn quan trọng của quá trình xây dựng phần mềm cũng như thuyết phục khách hàng. Các nhân viên trong phòng là những người có chuyên môn cao có thể đưa ra những ý kiến hay ý tưởng chính xác một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó họ cúng đòi hỏi phải có khả năng thuyết phục người khác. Có thể nói đây là phòng có tầm quan trọng trong công ty. Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm nghiên cứu và mở rộng thị trường sản phẩm. Sản phẩm của công ty được sản xuất ra dựa trên những công nghệ mới nhất nên thị trường tiêu thụ chúng rất rộng lớn, khách hàng thường thấy rất hài lòng về sản phẩm đã mua tại công ty. Bên cạnh đó phòng kinh doanh có nhân viên chịu trách nhiệm về mảng kế toán, công ty chuyên về phần mếm kế toán nên nhân viên kế toán của công ty làm việc trên phẩn mềm do công ty tự viết. Phòng dự án:Các nhân viên phòng dự án sẽ làm việc theo nhóm và được phân chia công việc một cách rõ ràng mỗi khi có dự án mới. Nhân viên trong phòng phải có kỹ năng làm việc theo nhóm, có tinh thần trách nhiêm, tính tự giác cao vì nếu một sai lầm do một nhân viên gây ra sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm Phòng phát triển sản phẩm:Đây là phòng có số lượng máy vi tính tập trung nhiều nhất trong công ty. Phòng cũng là nơi họp hay đào tạo nhân viên cho các khóa học mới hỗ trợ cho công việc. Sau khi các nhân viên ở phòng dự án đã họp và phân công công việc cụ thể họ sẽ triển khai công việc của mình tại phòng phát triển sản phẩm này. Đây là phòng mà công ty bố trí cho các sinh viên thực tập học và làm việc. Mỗi sinh viên thực tập được bố trí một máy tính và được nhân viên công ty đào tạo một số kiến thức mới về ngôn ngữ cũng như được biết đến một quy trình làm việc chuyên nghiệp. Văn phòng tổ chức nhân sự: Phòng có nhiệm vụ quản lý nhân sự của công ty cũng như quá trình tuyển nhân viên mới hay sa thải nhân viên vi phạm nguyên tắc dựa trên sự đồng ý của giám đốc công ty. Phòng bảo hành: Đây là phòng dành cho khâu cuối cùng trước khi đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng cũng như quá trình hoàn thiện sản phẩm theo yêu cầu khách hàng. Nhân viên trong phòng có nhiệm vụ kiểm tra lại sản phẩm phần mềm trước khi giao cho khách hàng. Bên cạnh đó phòng cũng có nhiệm vụ quản lý khách hàng bảo hành hay lịch bảo hành của nhân viên trong công ty. Phòng này sẽ cho giám đốc công ty biết phần mềm nào đã hoàn thiện phần mềm nào vẫn đang trong quá trình test hay hoàn thiện. Phòng kế toán tài chính:Phòng quản lý khoản chi và khoản thu của công ty cũng như việc tính lương cho công ty. Hàng tháng hay quý phòng luôn có những báo cáo về doanh thu cho giám đốc. Phòng kinh doanh:Nhân viên trong phòng có nhiệm vụ mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty cũng như việc gặp gỡ khách hàng và tìm hiểu yêu cầu của họ. Đây còn gọi là phòng ngoại giao của công ty. 3. Hệ thống khách hàng Sau một thời gian hoạt động Cybersoft có một mạng lưới khách hàng rất rộng lớn : Công ty Xi Măng Hoàng Mai Công ty Xi Măng Hải Phòng Công ty Hùng Long Công ty cổ phần thị trường số 1 xây dựng Hà Tĩnh Công ty thuốc lá Thanh Hóa Công ty sản xuất đường Bình ĐỊnh Liên hiệp công ty truyền thông công công Hà Nội Liên hiệp công ty chè quốc gia Việt Nam Liên Hiệp Sông Mã Viện nghiên cứu dầu thô (HN, SG) Công ty dệt Nam Định Công ty len sợi Đông Xuân Công ty dệt cơ khí nam Định Cơ sở sản xuất chăn len Nam Định Công ty cao su Đà Nẵng Công ty cổ phần đại lý xe máy GMN Công ty Takanichi Công ty NCI Công ty TS-ARI Công ty Toyota Hoàn Kiếm Công ty Ford Hà Nội Công ty Ford Thăng Long Công ty Ford Thủ Đô Công ty Dược Vĩnh PhúcVĩnh Phúc Công ty cổ phần thị trường dược Hà Nội 4. Sản phẩm của công ty Công ty có 3 dòng sản phẩm chính chủ yếu dành cho nghiệp vụ kế toán: Sản phẩm Cyber Accounting 2005 gồm các phân hệ:        Hệ Thống        Phân hệ kế toán tổng hợp        Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền vay ngân hàng        Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu        Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả        Phân hệ kế toán tồn kho        Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành        Phân hệ kế toán TSCĐ        Phân hệ báo cáo thuế        Phân hệ báo cáo tài chính Cyber Business 9.0        Phân hệ kế toán tài chính        Phân hệ kế bán hàng        Phân hệ quản lý kho        Phân hệ quản lý dự án        Phân hệ quản lý cá nhân        Phân hệ bán hàng và phân phối sản phẩm        Phân hệ quản lý dịch vụ        Công cụ dự báo, phân tích và lập kế hoạch Cyber Corperate 2005 package: là phần mềm đang đuợc hoàn thiện 5. Kế hoạch phát triển sản phẩm Với mục tiêu trong một thời gian ngắn tới sẽ trở thành đơn vị số 1 cung cấp phần mềm cho các công ty trên toàn quốc cũng như sẽ mở rộng thị trường sang các nước bạn. Công ty đã sớm xây dựng một kế hoạch phát triển sản phẩm một cách chi tiết nhất. Sản phẩm phải đảm bảo sự phù hợp cho từng đối tượng khách hàng và quan trọng phải làm cho khách hàng hài lòng. Vì lý do đó lãnh đạo công ty đã tiến hành định kỳ các cuộc họp xem xét về hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn được duy trì, liên tục và tăng nguồn lực khi cần thiết Toàn bộ các chiến lược cũng như kế hoạch phát triển sản phẩm của nhằm đem lại sự thỏa mãn cho khách hàng và qua đó tạo thành công cho công ty. Chương II Phương Pháp Luận Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý I. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý 1. Khái niệm thông tin quản lý Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các họat động của con người. Không có thông tin, con người sẽ không có sự dẫn dắt cho các hoạt động quản lý của mình. Có rất nhiều định nghĩa về thông tin tuy nhiên ở dạng chung nhất, thông tin được hiểu như các thông báo đem lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận thông tin. Tính chất của thông tin đó là phản ánh. Khi nói đến thông tin là phải nói đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (đối tượng truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó. Cái vỏ vật chất chuyên chở thông tin là vật mang tin. Các vật mang tin thông dụng là ngôn ngữ, chữ số, các ký hiệu…Còn khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung của thông tin đó. Thông tin có thể là dữ liệu được xử lý thành dạng dễ hiểu, có ý nghĩa và có giá trị với người nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của bộ phận này có thể lại là dữ liệu của bộ phận khác. Do vậy mà thông tin có những đặc điểm là thông tin mang tính có hướng, tính thời điểm, tính cục bộ và tính tương đối. 2. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức doanh nghiệp Tổ chức là hệ thống được tạo ra từ các cá thể để đạt mục tiêu bằng sự quản lý, phân công lao động và hợp tác một cách dễ dàng. Chủ thể quản lý tiếp nhận thông tin từ bên ngoài và từ đối tượng quản lý để xây dựng những mục tiêu, kế hoạch, định hướng, phân công lao động, kiểm tra, giám sát những hoạt động đang diễn ra trong toàn bộ tổ chức. Kết quả đó là những quyết định tác động lên các đối tượng trong tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu, phù hợp với quan điểm của tổ chức đã đề ra. Thông tin có thể được ví như nguồn năng lượng cần thiết cung cấp cho việc hoạt động hệ thống, điều hành tổ chức. Vì vậy mà người ta có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống thông tin quản lý . Người ta thường chia quyết định của một tổ chức thành ba loại: quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp. Các cấp quản lý khác nhau cần có những thông tin khác nhau nhằm đưa ra những quyết định ở từng cấp quản lý cho phù hợp. Do đó việc khái quát hóa thành nguyên tắc những tính chất của thông tin cung cấp cho từng cấp quản lý là rất quan trọng và có ý nghĩa thực tế. 3. Hệ thống thông tin 3.1 Khái niệm Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destinations) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). 3.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin quản lý Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin là rất quan trọng nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện như xử lý tính khấu hao tài sản góp phần vào việc tính chi phí kinh doanh của công ty, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra như kho dữ liệu về những thông tin trích khấu hao. Mô hình trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Mô hình không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như thời gian của nó. Mô hình vật lý ngoài mô tả dưới góc độ nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang tin, các hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cùng với những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu. Nó trả lời cho câu hỏi “Cái gì ở đâu?” và “Khi nào?”. Các mẫu báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng như báo cáo khấu hao tài sản, báo cáo phân bổ tài sản là được thực hiện theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới các khía cạnh vật lý, dưới góc nhìn kỹ thuật. Nó trả lời cho câu hỏi “Như thế nào?”. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, tốc độ xử lý của các thiết bị, cấu hình phần cứng… 4. Ứng dụng tin học trong công tác xây dựng HTTTQL 4.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Những nguyên nhân chính dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin đó là -HTTT có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đồi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới HTTT. -Nhà quản lý HTTT có những yêu cầu mới đưa ra nhằm thay đổi lạo thiết kế của hệ thống có chất lượng hơn. -HTTT có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động có hiệu quả hơn. -HTTT có nhũng yêu cầu mời về nhiều lĩnh vực cần thiết phải thay đổi lại thiết kế của hệ thống. Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ nhận thấy rằng từ sự hoạt động kém của hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Muốn khắc phục sự yếu kém trong quản lý thì hệ thống thông tin mới ra đời là lẽ tất yếu. Mục tiêu của những cố gắng phát triển hệ thông tin là cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Khi xảy ra yêu cầu mới trong quản lý hệ thống mới sẽ phù hợp với sự thay đổi mới. Sự thay đổi về công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân dần đến sự thay đổi. Khi một công nghệ mới ra đời cùng với sự nhận thức những công nghệ mới đáp ứng ngày càng cao cho sự quản lý thì việc thay đổi đã đem lại một hệ thống thông tin hoàn thiện, đáp ứng đúng như cầu của tổ chức là quyết định hoàn toàn đúng Sách lược chính trị cũng là một nguyên nhân khiến cho một hệ thống thông tin được phát triển. 4.2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tác cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình Những mô hình để đáp ứng nguyên tắc 1 đó là mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài. Ba mô hình này được xây dựng dựa trên sự quan tâm đối tượng từ những góc độ khác nhau (từ góc nhìn quản lý, góc nhìn kỹ thuật và góc nhìn người sử dụng). Nguyên tắc 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Sự cần thiết để áp dụng phương pháp này là hiển nhiên. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tác đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Giả sử muốn tạo chương trình tính khấu hao tài sản cố định thì sẽ phải tìm hiểu hệ thống thông thông tin nào sẽ tích hợp với chương trình tính khấu hao. Phải tìm hiểu rằng chương trình quản lý tài sản là cái chung mới dẫn đến việc tính khấu hao là cái chi tiết. Nguyên tắc 3. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic Nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế Trên đây là một số những quy tắc mà một hệ thống thông tin cần phải tuân thủ, vậy những công đoạn phát triển hệ thống là gì để đáp ứng được những nguyên tắc đó. 4.2.1 Ứng dụng tin học trong quản lý Hiện nay trong điều kiện thông tin quản lý ngày càng phát triển việc áp dụng phương pháp quản lý không phải là giải pháp tốt nhất cho các nhà lãnh đạo. Thông tin không kịp thời sẽ làm thay đổi tính chất của các quyết định có thể dẫn tời những quyết định sai lầm và làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Việc áp dụng tin học là giải pháp hữu hiệu nhất cho các nhà quản lý điều đó cũng dễ nhận thấy qua số lượng các công ty từng bước tin học hóa gần đây đang tăng rất nhanh. Việc tin học hóa mang lại rất nhiều lợi ích cho hệ thống cũng như thúc đẩy các hoạt động khách ngày càng phát triển. 4.2.1.1 Phương pháp tin học hóa từng phần Đây là một quá trình tin học hóa chức năng công tác quản lý theo một trật tự nhất định theo yêu cầu của các bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những giải pháp riêng cho so với các phân hệ khác. Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện vì công việc được phát triển tương đối độc lập với nhau, đầu tư ban đầu không lớn. Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và sư thừa thông tin. 4.2.1.2 Phương pháp tin học hóa toàn phần Ưu điểm: Các chức năng được tin học hóa một cách triệt để, đảm bảo tính nhất quán cho toàn bộ hệ thống. Nhược điểm: Thực hiện mất thời gian, khó khăn, đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống cứng nhắc khi phải theo một khuôn mẫu. 4.2.2 Các công đoạn của việc phát triển hệ thống Với những lý do thiết kế mới HTTTQL, các nhà quản lý và thiết kế đã đưa ra các công đoạn phân tích thiết kế một hệ thống thông tin tương lai với các giai đoạn như sau: Giai đoạn 1. Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Chi phí ở giai đoạn này không lớn. Các nhiệm vụ của giai đoạn -Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu -Làm rõ yêu cầu -Đánh giá khả năng khả thi -Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2. Phân tích chi tiết Được tiến hành ngay sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích của giai đoạn này là hiểu rõ những vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đế đó, xác định những đòi hỏi, những ràng buộc áo đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Nhiệm vụ: -Lập kế hoạch phân tích chi tiết -Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại -Nghiên cứu hệ thống thực tại -Đứa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp -Đánh giá lại tính khả thi -Thay đổi đề xuất của dự án -Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3. Thiết kế logic Đây là giai đoạn xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng chấp nhận. Thiết kế logic có nhiệm vụ sau: -Thiết kế cơ sở dữ liệu -Thiết kế xử lý -Thiết kế các luồng dữ liệu vào -Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic -Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn 4. Đề xuất các phương án của giải pháp Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi một phương án khác nhau là phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý nào tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây thì phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Nhiệm vụ của giai đoạn này đó là -Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức -Xây dựng các phương án của giải pháp -Đáng giá các phương án của giải pháp. -Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; một tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Những công việc của giai đoạn này là -Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài -Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) -Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa -Thiết kế các thủ tục thủ công -Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống bao gồm các công việc -Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật -Thiết kế vật lý trong -Lập trình -Thử nghiệm hệ thống -Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạn bao gồm có nhiệm vụ sau: -Lập kế hoạch cài đặt -Chuyển đổi -Khai thác và bảo trì -Đánh giá Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. 5. Phân tích hệ thống thông tin quản lý 5.1 Phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích Thu thập thông tin về hệ thống quản lý là công cụ đầu tiên cho quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu theo đuổi của phần này là làm sao để có được các thông tin liên quan đến mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chính xác nhất. Có một số phương pháp khảo sát nhưng cho dù áp dụng phương pháp nào thì càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động làm việc của tổ chức thì càng dễ hiểu được các vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn đề được xem xét. Phương pháp 1. Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Nhiệm vụ chính của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu thập các thông tin về các thành phần của hệ thống hiện tại và sự hoạt động của chúng. Để có một hình ảnh đầy đủ về các thành phần của hệ thống người ta phải nghiên cứu các khía cạnh sau -Hoạt động của hệ thống -Thông tin vào của hệ thống -Thông tin ra của hệ thống -Quá trình xử lý -Cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống -Quan hệ giữa các phòng, ban -Khối lượng công việc -Những khó khăn trong công việc Phương pháp 2. Quan sát hệ thống Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được áp dụng. Có những thông tin phân tích viết rất muốn biết nhưng không thế thấy trong các phương pháp khác, trong tài liệu của hệ thống cũng không có, vì vậy mà người ta phải quan sát hệ thống. Việc quan sát có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lú các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên phương pháp này có những hạn chế. Một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi phương pháo và các chi tiết thao tác khiến cho phương pháp làm cũ không còn mấy ý nghĩa. Một hạn chế nữa đó là người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu và thường thay đổi hành động. Phương pháp 3. Phỏng vấn Là phương pháp thu thập thông tin trực tiếp từ đối tượng phỏng vấn. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô hình trong tài liệu, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thẻ nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Phương pháp 4. Sử dụng phiếu điều tra Là phương pháp lấy thông tin từ một khối lượng lớn các đối tượng trên phạm vi địa lý rộng lớn bằng cách sử dụng phiếu điều tra, có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra để thu được thông tin cần thiết một cách nhanh nhất. Một trong những cách sử dụng việc thu thập thông tin cho quá trình phân tích mang lại hiệu quả nhất mà hầu hết các công ty phát triển phần mềm của Việt Nam áp dụng đó là việc kết hợp những phương pháp thu thập trên. Bằng cách như vậy, thông tin luôn đem lại độ chính xác cao góp phần vào việc phát triển phần mềm một cách hoàn hảo, không đem lại thiếu sót cho người quản lý. 5.2. Công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin quản lý 5.2.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng. Mỗi chức năng có một tên duy nhất, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tên chức năng cần phản ánh được nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dùng nó. 5.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin -Xử lý Thủ công Giao tác người-máy Tin học hóa hoàn toàn -Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa -Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu 5.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵn những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một hàm hay quá trình. DFD là một sơ đồ tĩnh nên đương nhiên nó không bao hàm được các tham số thời gian, không bao hàm cả địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Tên người/bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ: Để mô tả chi tiết người ta sử dụng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1… 6. Thiết kế logic của hệ thống quản lý 6.1 Thiết kế logic đi từ các thông tin ra Bước 1. Xác định các đầu ra -Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra -Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra, đánh dấu các thuộc tính lặp - là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – những thuộc tính được tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách chỉ để lại thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Các quy tắc chuẩn hóa Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con. Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuọc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm cho danh sách mới. Đặt cho danh sách này một tên riêng cho phù hợp với nội dung các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có phải tách riêng chúng. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới 6.2 Thiết kế bằng phương pháp mô hình hóa Khái niệm cơ bản Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà._.