Báo cáo Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ & đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán tài chính

oát được đánh giá ở mức thấp, khi đó kiểm toán viên có thể thu hẹp phạm vi, nội dung, khối lượng công việc kiểm toán đồng thời tiết kiệm chi phí kiểm toán và ngược lại. Mặt khác, nếu đánh giá không đúng về tình hình, độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát thì kiểm toán viên có thể sẽ bỏ sót những nội dung trọng yếu và không tránh khỏi rủi ro kiểm toán. Do vậy việc kiểm toán viên có được sự hiểu biết và cách đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình kiểm toán. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này trong lý luận và thực tiễn, em đã chọn đề tài “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán báo cáo tài chính”. Ngoài lời mở đầu và kết luận, đề án được chia làm hai phần: - Phần 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Phần 2: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát. Phần I Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1. Vai trò của việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng trong quy trình kiểm toán Kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý do chính người quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của mình. Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ của đơn vị có một ảnh hưởng khá lớn đến kiểm toán viên: Đó là một cơ sở để lập kế hoạch kiểm toán và đánh giá rủi ro kiểm soát . Để lập kế hoạch kiểm toán sát với thực tế, kiểm toán viên phải dựa trên những hiểu biết sâu sắc về đơn vị, trong đó hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ là một nội dung quan trọng. Thứ nhất, dựa trên những hiểu biết về thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán và môi trường kiểm soát chung, kiểm toán viên sẽ thiết kế được những thủ tục kiểm soát thích hợp đánh giá được khối lượng và độ phức tạp của công việc kiểm toán để từ đó xác định được kế hoạch thời gian cho cuộc kiểm toán. Thứ hai, qua nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, kiểm toán viên xác định được điểm mạnh điểm yếu của nó để xác định trọng tâm cho cuộc kiểm toán, đây là một nền tảng của kế hoạch kiểm toán. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Rủi ro kiểm soát là khả năng xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trên báo cáo tài chính khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp mà hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị không ngăn ngừa hết hoặc không phát hiện ngăn chặn và sửa chữa kịp thời”. Hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát càng nhỏ, ngược lại rủi ro kiểm soát càng cao thì hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị hoạt động càng yếu kém. Kiểm toán viên phải tìm hiểu và đánh giá rủi ro kiểm soát để xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra. Trong trường hợp rủi ro kiểm soát cao, kiểm toán viên phải tăng cường và mở rộng phạm vi kiểm tra để phát hiện được các sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính. Ngược lại, rủi ro kiểm soát thấp nghĩa là đơn vị có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, kiểm toán viên có thể giới hạn phạm vi kiểm tra mà vẫn đảm bảo giới hạn sai sót ở mức độ cho phép. Chuẩn mực kiểm toán quốc tế đã quy định rõ kiểm toán viên cần nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp một cách thấu đáo, có tổ chức. Kiểm toán viên dựa vào kết qủa nghiên cứu này để xác định nội dung, phạm vi và thời gian cho các phương pháp kiểm toán sẽ thực hiện. Chuẩn mực cũng thừa nhận rằng có những quy chế kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp mà kiểm toán viên không thể tin cậy được. Tuy nhiên ở hầu hết các doanh nghiệp người ta không thể hoàn tất công việc kiểm toán khi không dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đó, vì vậy cần phải nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Hiển nhiên là ở các doanh nghiệp khác nhau thì loại hình và sự phức tạp của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đó cũng khác nhau. Kiểm soát nội bộ là công cụ các nhà quản lý sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Nó được thiết lập ra trước hết không phải chỉ phục vụ cho các kiểm toán viên hoàn tất công tác kiểm toán. Kiểm toán viên cần cân nhắc những phần mà kiểm soát nội bộ có thể giúp ích cho mục đích kiểm toán của mình. 1.2. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 400): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị dược kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; và bảo đảm hiệu qủa của các hoạt động”. Cả hai định nghĩa trên đều cho thấy kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: 1) Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều này cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… 2) Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán cung cấp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Các thông tin này phải đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác, tin cậy, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. 3) Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể là: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai sót và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; - Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và việc lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan. 4) Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết của các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Định kỳ, các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên. Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên cần nhận thức được rằng mọi hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau: - Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không vựơt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại. - Phần lớn các công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến các nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến các nghiệp vụ bất thường. - Sai sót bởi con người thiếu chú ý đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc. - Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ, sự thông đồng của một người trong ban Giám đốc hay một nhân viên với những người khác ở trong hay ngoài đơn vị. - Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc quyền của mình. - Do có sự biến động của tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. 1.3. Các khái niệm cơ bản. Có bốn khái niệm cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát. 1.3.1. Trách nhiệm của ban Giám đốc. Ban Giám đốc, không phải kiểm toán viên, phải xây dựng và duy trì các quá trình kiểm soát của tổ chức. Khái niệm này là phù hợp với quy định là ban Giám đốc, không phải kiểm toán viên, có trách nhiệm đối với việc soạn thảo báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận. 1.3.2. Sự đảm bảo hợp lý Một công ty phải triển khai một hệ thống kiểm soát nội bộ mà cung cấp sự đảm bảo hợp lý, không phải đảm bảo tuyệt đối, là các báo cáo tài chính được trình bày trung thực. Hệ thống kiểm soát nội bộ được Ban Giám đốc khai triển sau khi đã nghiên cứu cả chi phí lẫn lợi ích của quá trình kiểm soát. Ban Giám đốc thường không sẵn sàng thực hiện một hệ thống lý tưởng vì chi phí có thể rất lớn. Ví dụ, đối với kiểm toán viên, trông chờ ban Giám đốc của một công ty nhỏ thuê thêm nhân viên kế toán để mang lại một sự cải tiến nhỏ về độ tin cậy của số liệu kế toán là điều không hợp lý. Thường có nhiều kiểm toán viên để thực hiện các cuộc kiểm toán bao quát hơn sẽ đỡ tốn kém hơn so với việc để phát sinh chi phí kiểm soát nội bộ cao hơn. 1.3.3. Những giới hạn cố hữu Một hệ thống kiểm soát nội bộ không thể được xem là hoàn toàn hiệu quả mà không cần xét đến sự thận trọng đã được tuân thủ khi thiết kế và khi vận dụng nó. Cho dù các hệ thống do con người có thể thiết kế ra là một hệ thống lý tưởng, tính hiệu quả của nó vẫn phụ thuộc vào khả năng và tính độc lập của những người sử dụng nó. Ví dụ, giả sử một thủ tục kiểm kê hàng tồn kho được triển khai một cách thận trọng và qui định hai nhân viên đếm độc lập với nhau. Nếu không ai trong hai người này hiểu được lệnh hoặc nếu cả hai đều bất cẩn khi đếm, thì con số đếm được của hàng tồn kho có khả năng sai. Cho dù con số đếm được là đúng, ban Giám đốc vẫn không thể không quan tâm đến thủ tục đó và chỉ đạo cho một nhân viên tăng con số đếm được lên để nâng mức thu nhập báo cáo. Tương tự các nhân viên có thể quyết định tăng con số đếm được lên một cách cố ý để che dấu việc ăn cắp hàng tồn kho do một người hoặc cả hai người đó thực hiện. Điều này được gọi là sự thông đồng. Vì những hạn chế cố hữu của những quá trình kiểm soát và vì kiểm toán viên không thể có nhiều hơn sự đảm bảo hợp lý về tính hiệu qủa của các quá trình đó, nên hầu như luôn luôn có một mức độ rủi ro kiểm soát. Do đó, cả với hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế hiệu quả nhất, kiểm toán viên vẫn phải thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài việc khảo sát các quá trình kiểm soát đối với hầu hết các mục tiêu kiểm toán của từng tài khoản trọng yếu trên báo cáo tài chính. Nói cách khác, phần rủi ro kiểm soát (CR) của mô hình rủi ro kiểm toán luôn luôn lớn hơn 0. 1.3.4. Phương pháp xử lý số liệu. Các khái niệm kiểm soát được bàn đến áp dụng tương tự như nhau đối với các hệ thống thủ công và hệ thống máy vi tính (EDP). Có một điểm khác nhau chính giữa một hệ thống thủ công đơn giản ở một công ty nhỏ với hệ thống phức tạp EDP ở các doanh nghiệp lớn. Các thử nghiệm kiểm soát không thay đổi, nhưng thủ tục kiểm toán có thể thay đổi khi công việc kế toán và kiểm soát nội bộ được thực hiện trong môi trường tin học hoặc thực hiện thủ công. Khi công việc kế toán và kiểm soát nội bộ được thực hiện trên máy vi tính thì kiểm toán viên có thể sử dụng kỹ thuật kiểm toán bằng máy vi tính để thu thập bằng chứng đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.4. các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 nêu rõ: “Hệ thống kiểm soát nội bao gồm các yếu tố: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”. 1.4.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm toán nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động thì các thành viên trong đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ dảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ . Các nhân tố trong môi trường kiểm soát gồm: a) Các đặc thù về quản lý: Nhân tố này đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì các nhà quản lý và đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng trong doanh nghiệp. b) Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. c) Chính sách nhân sự: Đội ngũ nhân viên gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực và thiếu trung thực thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Vì những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần có chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên.Việc làm này phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. d) Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm có những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy, các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích. e) Bộ phận kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức”. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách có hiệu quả. Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá, giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu: - Về tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. - Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn được những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các qui định hiện hành. f) Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát có nhiệm vụ và quyền hạn: giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty; kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ; giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính; dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban Giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. g) Môi trường bên ngoài: Các nhân tố bên ngoài tuy không phụ thuộc vào sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý. 1.4.2. Hệ thống kế toán Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Mục đích của hệ thống kế toán là nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: - Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. - Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: báo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép theo đúng sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện kịp thời theo qui định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng, chuyển sổ đúng đắn và tổng hợp chính xác. Bảy mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ phải được áp dụng cho từng nghiệp vụ trọng yếu trong cuộc kiểm toán, những nghiệp vụ này gồm nghiệp vụ bán hàng, thu tiền mặt, mua hàng hoá dịch vụ, tiền lương, …Hình 1.1 trình bày các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng cho các nghiệp vụ bán hàng. Hình 1.1: Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng cho các nghiệp vụ bán hàng. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ dạng tổng quát Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ (tính có căn cứ hợp lý) Doanh thu ghi sổ là của những hàng hoá gửi cho những khách hàng có thật Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự cho phép) Các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ (tính đầy đủ) Các nghiệp vụ bán hàng hiện có phải được ghi sổ Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá) Doanh thu ghi sổ là của của số tiền hàng hoá được gửi đi, được tính đúng và ghi sổ chính xác Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn Các loại nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đúng lúc (thời gian) Doanh thu ghi sổ theo căn cứ thời gian Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác (sự chuyển sổ và sự tổng hợp) Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác 1.4.3. Các thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ quy định: “Kiểm toán viên phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán”.Các thủ tục kiểm soát trong doanh nghiệp rất đa dạng như: lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; kiểm tra chương trình ứng dụng vào môi trường tin học; đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch… Có ba nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ khi thiết lập các thủ tục kiểm soát: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và nếu xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ: trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản… Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới đựơc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền tiếp tục được mở rộng xuống cấp các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất đi tính tập trung của doanh nghiệp. Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại, phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Nguyên tắc này yêu cầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp. Trên đây là một số nguyên tắc phổ biến trong việc xây dựng các thủ tục kiểm soát. Ngoài ra còn có một số nguyên tắc khác ít được áp dụng hơn. Ví dụ: nguyên tắc “song ký” yêu cầu một số nghiệp vụ phải có sự thoả hiệp của hai người, một người phê chuẩn và một người kiểm soát. Chẳng hạn trong nghiệp vụ chi quỹ của các xí nghiệp quốc doanh phải có hai chữ ký: một của giám đốc và một của kế toán trưởng là kiểm soát viên nhà nước tại đơn vị. Ngoài quan điểm truyền thống nêu trên về các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, còn có một số quan điểm khác trình bày theo hướng chi tiết hoá theo quan điểm truyền thống. Chẳng hạn công ty kiểm toán Cooper & Lybrand trong tài liệu “Kiểm toán nội bộ” (xuất bản năm 1992) xác định 5 yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền dẫn thông tin; Hệ thống tự giám sát của kiểm soát nội bộ. Phần II đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát 2.1. Khái quát về quá trình thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.1. Các lý do của việc phải hiểu biết đầy đủ hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán Trong kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị. Kiểm toán viên phải đạt được một sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty khách hàng theo bốn vấn đề (hình 2.1): Có thể kiểm toán được. Kiểm toán viên phải thu thập thông tin về tính trung thực của ban Giám đốc với bản chất và phạm vi của sổ sách kế toán để thoả mãn là bằng chứng đầy đủ, thích hợp và có sẵn để chứng minh cho các số dư trên báo cáo tài chính . Các sai phạm nghiêm trọng tiềm tàng. Sự hiểu biết sẽ cho phép kiểm toán viên nhận diện các loại sai phạm tiềm ẩn mà có thể ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính . Rủi ro phát hiện. Rủi ro phát hiện tỷ lệ nghịch với mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao thì rủi ro phát hiện có thể được đánh giá ở mức thấp để giảm rủi ro kiểm toán xuống thấp đến mức có thể chấp nhận được. Ngược lại, khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp thì có thể chấp nhận mức rủi ro phát hiện cao hơn nhưng vẫn đảm bảo rủi ro kiểm toán xuống thấp đến mức có thể chấp nhận được. Thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ được dùng để đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát và rủi ro kiểm soát có ảnh hưởng một cách trực tiếp đến rủi ro phát hiện. Thiết kế các cuộc khảo sát. Thông tin thu được cho phép kiểm toán viên thiết kế các cuộc khảo sát hiệu quả về các số dư trên báo cáo tài chính. Những cuộc khảo sát này gồm các cuộc khảo sát các chi tiết của nghiệp vụ kinh tế và của số dư cùng các thể thức phân tích và được gọi là khảo sát chính thức. Hình 2.1: Khái quát về việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát Đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đủ để lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán các báo cáo tài chính Đánh giá liệu các báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không í kiến từ chối hoặc rút ra khỏi hợp đồng Không thể kiểm toán được Có thể kiểm toán được Đánh giá mức độ của rủi ro kiểm soát từ sự hiểu biết đạt được (đánh giá ban đầu) và chi phí của việc khảo sát các quá trình kiểm soát thích hợp Mở rộng sự hiểu biết nếu cần thiết Lập kế hoạch và thực hiện các khảo sát quá trình kiểm soát (3) Mức thấp hơn có thể chứng minh được (2) Mức được chứng minh bằng sự hiểu biết có được (1) Mức tối đa Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát phải sử dụng Đánh giá xem liệu có khả năng mức độ của rủi ro kiểm soát thấp hơn sẽ được chứng minh hay không, và chi phí để có được sự chứng minh đó Xác định liệu mức đánh giá về rủi ro kiểm soát có được chứng minh bởi các cuộc khảo sát quá trình kiểm soát hay không Không chứng minh Chứng minh Quyết định về rủi ro phát hiện gắn liền với mức tối đa của rủi ro kiểm soát cao hơn mức kế hoạch ban đầu và lập kế hoạch các cuộc khảo sát chính thức để thoả mãn rủi ro phát hiện Quyết định về rủi ro phát hiện tăng lên thích hợp và lập kế hoạch các cuộc khảo sát chính thức để thoả mãn mức rủi ro phát hiện tăng lên này Chứng minh Chứng minh 2.1.2. Hiểu biết về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Từng yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ phải được nghiên cứu và hiểu rõ. Kiểm toán viên phải xem xét hai khía cạnh: (1) thiết kế các chế độ và thể thức khác nhau trong từng yếu tố của hệ thống kiểm soát, và (2) liệu chúng có được đưa vào trong qúa trình hoạt động hay không. Điều này giúp cho kiểm toán viên xác định được khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính cần được kiểm tra cũng như việc thiết lập các thủ tục kiểm tra cần thiết. Hình 2.2: Hiểu biết về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Hiểu biết về hệ thống kế toán Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát Hiểu biết về môi trường kiểm soát ._.