Báo cáo Kiểm toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm toán tài chính do Công ty AASC thực hiện (86tr)

hiên do sự địi hỏi ngày càng cao của xã hội, sự quan tâm của Chính phủ cùng với sự nỗ lực thực sự của bản thân các Cơng ty kiểm tốn, hoạt động kiểm tốn đang ngày càng khẳng định đợc mình trên con đờng phát triển. Trong đĩ cĩ sự đĩng gĩp của Cơng ty Dịch vụ t vấn tài chính Kế tốn Kiểm tốn (AASC), một trong những Cơng ty kiểm tốn hàng đầu Việt Nam. Hoạt động kiểm tốn bao gồm kiểm tốn doanh thu, nguồn vốn, tài sản… và đặc biệt là chi phí. Với t cách là một bộ phận khơng nhỏ cấu thành chi phí sản xuất và giá thành hàng hố dịch vụ, chi phí nhân cơng cĩ mối quan hệ mật thiết với các phần hành khác và ảnh hởng lớn đến các thơng tin trên Báo cáo tài chính. Cũng chính vì lý do trên nên trong quá trình thực tập ở Cơng ty AASC em đã chọn đề tài: “Kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm tốn Báo cáo tài chính do Cơng ty AASC thực hiện” Bố cục của chuyên đề bao gồm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận về kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm tốn Báo cáo tài chính. Phần II: Thực trạng về kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm tốn Báo cáo tài chính do Cơng ty AASC thực hiện Phần III: Nhận xét và một số ý kiến nhằm hồn thiện quy trình kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trong kiểm tốn Báo cáo tài chính. Để hồn thành chuyên đề thực tập của mình, em đã kết hợp những kiến thức mang tính lý luận đã đợc học ở trờng với sự nhìn nhận một cách thực tế thơng qua quá trình thực tập ở Cơng ty Dịch vụ t vấn tài chính kế tốn – kiểm tốn Việt Nam. Đồng thời tuân thủ những hỡng dẫn mang tính chuyên mơn của giáo viên hớng dẫn, ngời đi trớc và những hỡng dân thực tiễn của các cơ, chú và các anh chị ở Cơng ty AASC. Cũng nhân dịp này, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cơ giáo khoa Kế tốn đã tạo điều kiện thuận lợi cho em tồn thành bài viết của mình. Đặc biệt là giáo viên hớng dẫn Trần Mạnh Dũng đã tận tình giúp đỡ, đĩng gĩp những ý kiến quý báu cũng nh mang đến cho em một cái nhìn cụ thể hơn về đối tợng thực hiện bài viết của em. Em xin chân thành cảm ơn các anh, các chị ở Cơng ty AASC, đặc biệt là các anh chị phịng Thơng mại Dịch vụ đã giúp đỡ em nhiệt tình đối với cơng tác tra cứu tài liệu, cũng nh tạo điều kiện cho em đợc đi thực tế. Tuy nhiên với một thời gian thực tế (14 tuần) cha đủ để cho em cĩ một cái nhìn tồn diện vừa mang tính tổng hơp và chi tiết về diện mạo của hoạt động kiểm tốn tại AASC, cho nên em khơng thể tránh khỏi những sai sĩt trong quá trình thực hiện bài viết của mình. Rât mong đợc sự đĩng gĩp và những lời khuyên từ phía ngời đọc. Em xin chân thành cám ơn. Hà Nội 4-2003 PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Khái niệm và bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tợng lao động và t liệu lao động). Trong đĩ lao động với t cách là lao động chân tay và trí ĩc của con ngời sử dụng các t liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tợng lao động thành các vật phẩm cĩ ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình. Để đảm bảo liên tục quá trình tái sản xuất, trớc hết phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con ngời bỏ ra phải đợc bồi hồn dới dạng thù lao lao động. Tiền lương (tiền cơng) chính là phần thù lao lao động căn cứ vào thời gian, khối lợng và chất lợng của cơng việc của họ. Về bản chất tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động. Mặt khác, tiền lương cịn là địn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động đến kết quả cơng việc của họ. Nĩi cách khác, tiền lương chính là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Trên thực tế, thờng áp dụng các hình thức lương theo thời gian, lương theo sản phẩm và tiền lương khốn. Ngồi tiền lương, cơng nhân viên chức cịn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đĩ cĩ trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT). Quỹ bảo hiểm xã hội đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của cơng nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đĩ 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, đợc tính vào chi phí kinh doanh; 5% cịn lại là do ngời lao động đĩng gĩp và đợc trừ vào lương tháng. Quỹ BHXH đợc chi tiêu trong trờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hu trí, tử tuất. Qũy này do cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý. Quỹ BHYT đợc sử dụng để thanh tốn các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho ngời lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương cơ bản của cơng nhân viên chức trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT theo quy định hiện hành là 3%, trong đĩ 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của ngời lao động. Ngồi ra, để cĩ nguồn chi phí lao động cơng đồn, hàng tháng, doanh nghiệp cịn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số quỹ tiền lương, tiền cơng và phụ cấp (Phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiêm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phịng an ninh) thực tế phải trả cho ngời lao động – kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí cơng đồn (KPCĐ). Tỷ lệ KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2%. 2. Vai trị của tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương và các khoản trích theo lương đĩng một vai trị quan trọng vì một số nguyên nhân sau đây: Thứ nhất, tiền lương và các khoản trích theo lương là một khoản chi phí rất lớn trong hầu hết các doanh nghiệp cũng nh các tổ chức. Thứ hai, Trong các cuộc kiểm tốn mà tiền lương là một bộ phận đáng kể của hàng tồn kho tại các cơng ty sản xuất và chế biến và cơng ty xây dựng…, việc phân loại khơng đúng đắn tài khoản tiền lương cĩ thể ảnh hởng đáng kể đến quá trình đánh giá tài sản của một số tài khoản nh sản phẩm đang chế tạo, thành phẩm hoặc các cơng trình đang xây dựng dở dang. Thí dụ, chi phí sản xuất chung phân bổ cho hàng tồn kho vào ngày lập bảng cân đối tài sản cĩ thể bị báo cáo d nếu tiền lương của nhân viên quản lý hành chính vơ tình phân bổ vào chi phí sản xuât chung. Tơng tự, quá trình đánh giá hàng tồn kho bị ảnh hởng nếu chi phí lao động trực tiếp của các cá nhân, nhân viên khơng phân bổ cho đúng cơng việc hoặc đúng quá trình sản xuất. Khi một số cơng việc đợc tính hố đơn theo phơng pháp cộng chi phí, thu nhập và giá trị của hàng tồn kho đều bị ảnh hởng bởi việc phân bổ chi phí lao động khơng đúng cơng việc. Khi chi phí lao động là một yếu tố trọng yếu trong quá trình đánh giá hàng tồn kho thì phải cĩ một sự chú trọng đặc biệt vào việc khảo sát các quá trình kiểm sốt nội, bộ cách phân loại đúng đắn các nghiệp vụ tiền lương. Tính chất nhất quán từ kỳ này qua kỳ khác, một tính chất cơ bản của cách phân loại, cĩ thể đợc khảo sát bằng việc xem xét lại sơ đồ tài khoản và các thể thức thủ cơng. Điều cũng nên làm là đối chiếu các phiếu cơng việc hoặc bằng chứng khác về sự cĩ làm việc của nhân viên trong một cơng việc hoặc quá trình sản xuất cá biệt với sổ sách kế tốn mà cĩ ảnh hởng đến quá trình đánh giá hàng tồn kho. Thứ ba, tiền lương là một trong các khoản mục cĩ thể xảy ra các hình thức gian lận của nhân viên làm cho một lợng tiền lớn của cơng ty bị sử dụng kém hiệu quả hoặc bị thất thốt. Với những lý do trên nên kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương thờng đợc kiểm tốn viên chú trọng trong các cuộc kiểm tốn tài chính. 3. Chức năng của tiền lương và các khoản trích theo lương Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho ngời lao động theo thời gian hoặc theo khối lợng cơng việc, lao vụ mà ngời lao động đã đĩng gĩp cho doanh nghiệp. Tiền lương của một doanh nghiệp bao gồm lương nhân viên hành chính, lương hởng theo giờ lao động/sản lợng cơng việc thực tế, các khoản thởng, hoa hồng, các khoản phúc lợi và những khoản trích theo tiền lương theo quy định hiện hành của pháp luật hoặc theo sự thoả thuận của đơi bên. Các chức năng liên quan tới chu trình tiền lương và nhân viên gồm cĩ việc tuyển dụng và thuê mớn nhân viên; phê duyệt về các mức lương, bậc lương và sự thay đổi trong mức lương và bậc lương; theo dõi và tính tốn thời gian lao động, cơng việc/lao vụ hồn thành của nhân viên; tính tốn tiền lương và lập bảng thanh tốn tiền lương; ghi chép sổ sách tiền lương; thanh tốn tiền lương và đảm bảo số lương cha thanh tốn. - Thuê mớn và tuyển dụng nhân viên: việc tuyển dụng và thuê mớn nhân viên đợc tiến hành bởi bộ phận nhân sự. Tất cả những trờng hợp tuyển dụng và thuê mớn đều đợc ghi chép trên một bản báo cáo phê duyệt bởi ban quản lý. Bảo báo cáo này cần phải chỉ rõ về phân cơng vị trí và trách nhiệm cơng viêc, mức lương khởi điểm, các khoản thởng, các khoản phúc lợi và các khoản khấu trừ đã đợc phê chuẩn. Bản báo cáo này đơc lập thành hai bản, một bản dùng để vào sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên và lu ở phịng nhân sự. Một bản cịn lại đợc gửi xuống phịng kế tốn tiền lương để làm căn cứ tính lương. Việc phân chia tách bạch giữa chức năng nhân sự với chức năng thanh tốn tiền lương là hết sức cần thiết nhằm kiểm sốt rủi ro của việc thanh tốn cho những nhân viên khống. Bởi vì chỉ cĩ phịng nhân sự mới cĩ điều kiện để đa thêm danh sách các nhân viên vào sổ nhân sự và chỉ cĩ phịng kế tốn tiền lương mới cĩ điều kiện thanh tốn tiền lương cho ngời lao động. Nên việc tách bạch trách nhiệm này sẽ hạn chế nhân viên của bộ phận nhân sự làm các hồ sơ nhân sự giả tạo, đồng thời các nhân viên bộ phận tiền lương chỉ cĩ thể thanh tốn cho những ai cĩ tên trong danh sách của sổ nhân viên với các mức lương đã đợc ấn định cụ thể. Sự kết hợp của hai chức năng này lại làm một sẽ tạo điều kiện để gian lận và sai phạm nảy sinh. - Phê duyệt các thay đổi của mức lương, bậc lương, thởng và các khoản phúc lợi: Những thay đổi mức lương, bậc lương và các khoản đi kèm thờng xảy ra khi các nhân viên đợc thăng chức, thuyên chuyển cơng tác hoặc tăng bậc tay nghề v.v…Khi đĩ, các nhà quản đốc hoặc đốc cống sẽ đề xuất với Ban quản trị về sự thay đổi mức lương hoặc bậc lương cho cấp dới của họ. Tuy nhiên, tất cả các sự thay đổi đĩ đều phải đợc ký duyệt bởi phịng nhân sự hoặc ngời cĩ thẩm quyền trớc khi ghi vào sổ nhân sự. Việc kiểm sốt đối với những thay đổi này nhằm đảm bảo tính chính xác về các khoản thanh tốn tiền lương. Bộ phận nhân sự cũng cần phải cơng bố những trờng hợp đã mãn hạn hợp đồng hoặc bị đuổi việc hoặc thơi việc nhằm tránh tình trạng những nhân viên đã rời khỏi cơng ty rồi nhng vẫn đợc tính lương. - Theo dõi, tính tốn thời gian lao động và khối lợng cơng việc, sản phẩm hoặc lao vụ hồn thành: Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày cơng, giờ cơng làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc và số lợng cơng việc/lao vụ hồn thành của ngời lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phịng ban trong doanh nghiệp cĩ ý nghĩa rất lớn trong quản lý lao động tiền lương. Đây chính là căn cứ tính lương, tính thởng và các khoản trích trên tiền lương cho các nhân viên. Đối với các doanh nghiệp áp dụng chứng từ kế tốn Việt Nam thì chứng từ ban đầu sử dụng để hạch tốn thời gian lao động và khối lợng cơng việc/lao vụ dịch vụ hồn thành là Bảng chấm cơng (Mẫu số 02- LĐTL- Chế độ chứng từ kế tốn) và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ hồn thành (mẫu số 06-LĐTL-Chế độ chứng từ kế tốn). Ngồi ra, doanh nghiệp cịn sử dụng các chứng từ khác cĩ liên quan nh thẻ thời gian, Giấy chứng nhận nghỉ ốm, thai sản, hoặc nghỉ phép.v.v… để làm căn cứ tính lương và các khoản trích theo lương. Thơng thờng, Bảng chấm cơng đợc lập riêng cho từng bộ phận (sản xuất, phịng, ban, tổ, nhĩm .v.v…) và dùng cho một kỳ thanh tốn (thờng là một tháng). Mọi thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt ngời lao động đều đợc ghi chép hằng ngày vào Bảng chấm cơng. Ngời giám sát (đốc cơng, quản đốc, đội trởng…) của bộ phận thực hiện cơng tác chấm cơng cho nhân viên của mình căn cứ vào số nhân viên cĩ mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Bảng chấm cơng phải để tại một địa điểm cơng khai để ngời lao động cĩ thể giám sát thời gian lao động của mình. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hồn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc lao vụ hồn thành của đơn vị, cá nhân ngời lao động. Do ngời giao việc lập, phải cĩ đầy đủ chữ ký của ngời giao việc, ngời nhận việc, và ngời kiểm tra chất lợng sản phẩm hoặc lao vụ và ngời duyệt. Phiếu đợc chuyển cho kế tốn để tính lương. Hợp đồng giao khốn là bản ký duyệt giữa ngời giao khốn và ngời nhận khốn về một lợng cơng việc cụ thể, thời gian làm việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên khi thực hiện hợp đồng. Chứng từ chính là cơ sở để thanh tốn lương. Tất cả các trờng hợp ngừng sản xuất, ngừng việc đều phải cĩ biên bản ngừng sản xuất, ngừng việc để phản ánh rõ tình hình về thời gian kéo dài, thiệt hại gây ra và những nguyên nhân làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại. Ngồi ra, các trờng hợp ốm đau, thai sản hay tai nạn lao động đều cần phải cĩ phiếu nghỉ ốm, phiếu nghỉ thai sản hoặc phiếu xác nhận tai nạn lao động và đợc chứng nhận bởi các cơ quan cĩ thẩm quyền để làm căn cứ ghi vào bảng chấm cơng theo ký hiệu riêng. - Tính tốn tiền lương và lập bảng thanh tốn lương: Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và kết quả cơng việc, sản phẩm hoặc lao vụ hồn thành cũng nh các chứng từ liên quan khác gửi từ bộ phận hoạt động tới bộ phận kế tốn tiền lương, kế tốn tiền lương phải kiểm tra tất cả các chứng từ trớc khi tính tiền lương, thởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ bằng việc lấy số thời gian lao động thực tế hoặc khối lợng cơng việc, sản phẩm hoặc lao vụ hồn thành nhân với mức lương hoặc bậc lương hoặc đơn giá đã đợc phê duyệt bởi phịng nhân sự cho từng lao động, từng bộ phận. Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ nh bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, và thuế thu nhập cá nhân v.v… đều phải đợc tính dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành hoặc thoả thuận giữa ngời sử dụng lao động hoặc ngời lao động. Sau khi tính tốn xong thì kế tốn phải lập thành các Bảng thanh tốn tiền lương, Bảng thanh tốn tiền thởng ( Theo các mẫu số 02 và 03-LĐ tiền lương- Chế độ chứng từ kế tốn) để làm căn cứ thanh tốn tiền lương, phụ cấp và thởng cho ngời lao động. Bên cạnh đĩ kế tốn cũng phải lập Bảng khai các tài khoản phải nộp phải trả về các khoản phải trích theo lương. Đồng thời nĩ cũng chính là cơ sở để kiểm tra việc thanh tốn lương cho ngời lao động và thanh tốn các nghĩa vụ với các cơ quan chức năng. Trong quá trình lập các bảng thanh tốn tiền lương, tiền thởng cho ngời lao động thì kế tốn phải tiến hành phân loại các loại tiền lương, tiền thởng phải trả cho từng nhĩm ngời lao động theo bộ phận sử dụng lao động và chức năng của ngời lao động nh lao động trực tiếp, lao động phục vụ quản lý ở bộ phận sản xuất, lao động phục vụ bán hàng, hay lao động phịng ban để làm căn cứ phân loại tiền lương, thởng vào chi phí một cách hợp lý và đúng đắn. - Ghi chép sổ sách tiền lương: Trên cơ sở các bảng thanh tốn tiền lương, thởng và các chứng từ gốc đính kèm kế tốn tiến hành vào sổ nhật ký tiền lương. Định kỳ, Sổ nhật ký tiền lương sẽ đợc kết chuyển sang Sổ cái. Đồng thời với việc vào sổ, kế tốn tiền lương viết các phiếu chi hoặc séc chi kèm theo Bảng thanh tốn tiền lương cho thủ quỹ sau khi đã đợc phê duyệt bởi ngời cĩ thẩm quyền ( Kế tốn trởng, giám đốc tài chính…). - Thanh tốn tiền lương và bảo đảm những khoản lương cha thanh tốn: khi thủ quỹ nhận đợc phiếu chi hoặc séc chi lương kèm theo bảng thanh tốn tiền lương, tiền thởng thì thủ quỹ phải kiểm tra đối chiếu tên và số tiền đợc nhận giữa phiếu chi hoặc séc chi lương với danh sách thanh tốn trên bảng tiền lương, thởng. Các phiếu chi hoặc séc chi phải đợc ký duyệt bởi ngời mà khơng trực tiếp tính tốn tiền lương hay vào sổ sách kế tốn tiền lương. Sau khi thủ quỹ đã kiểm tra xong phiếu chi hoặc séc chi lương thì tiến hành chi lương cho nhân viên và yêu cầu ngời nhận ký vào phiếu chi hoặc séc chi đồng thời thủ quỹ phải ký vào phiếu và đĩng dấu “Đã chi tiền”. Các phiếu chi hoặc séc chi phải đợc đánh theo số thứ tự cho mỗi chu trình thanh tốn. Đối với những phiếu chi hoặc séc chi lương cha đợc thanh tốn thì đợc cất trữ cẩn thận và bảo đảm đồng thời phải đợc ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ sách kế tốn. Đối với các phiếu chi hoặc séc chi hỏng thì phải đợc cắt gĩc và lu lại nhằm đảm bảo ngăn ngừa các phiếu chi hoặc séc chi giả mạo. Sơ đồ 1.1 sẽ tĩm tắt lại các chức năng của chu trình tiền lương và nhân viên để thấy rõ đợc mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận hoạt động, bộ phận nhân sự và bộ phận kế tốn tiền lương và bản chất của chu trình. Sơ đồ 1.1. Chu trình tiền lương và nhân viên. Bộ phận hoạt động: Chức năng là theo dõi thời gian, khối lọng cơng việc lao vụ hồn thành: Chấm cơng, theo dõi thời gian lao động Xác nhận cơng việc/lao vụ hồn thành Duyệt thời gian nghỉ ốm, thai sản tai nạn lao động, ngừng sản xuất, ngừng việc Bộ phận nhân sự: Chức năng là tuyển dụng và thuê mớn tuyển chọn thuê mớn lập báo cáo tình hình nhân sự lập sổ nhân sự lập hồ sơ nhân sự BỘ PHẬN KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG Tính lương, thởng và lập bảng thanh tốn lương, thởng và các khoản phải trả phải nộp Ghi chép sổ sách kế tốn Thanh tốn lương thởng và các khoản liên quan. 4. Nguyên tắc hạch tốn, chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương 4.1 Nguyên tắc hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương Tại các doanh nghiệp sản xuất, hạch tốn chi phí về lao động là một bộ phận cơng việc phức tạp trong hạch tốn chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả thù lao lao động thờng khơng thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các thời kỳ… Việc hạch tốn chính xác chi phí về lao động cĩ vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời, nĩ cịn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Vì thế, để đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời cho quản lý, địi hỏi hạch tốn lao động và tiền lương phải quán triệt các nguyên tắc sau: a. Phân loại lao động hợp lý Do lao động trong doanh nghiệp cĩ nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch tốn, cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhĩm khác nhau theo những đặc trng nhất định. Về mặt quản lý và hạch tốn, lao động thờng đợc phân theo các tiêu thức sau: - Phân theo thời gian lao động Theo thời gian lao động, tồn bộ lao động cĩ thể chia thành lao động thờng xuyên, trong danh sách (gồm cả số hợp đồng ngắn hạn và dài hạn) và lao động tạm thời, mang tính thời vụ. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm đợc tổng số lao động của mình, từ đĩ cĩ kế hoạch sử dụng, bồi dỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với ngời lao động và với nhà nớc đợc chính xác. - Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, cĩ thể phân lao động của doanh nghiệp thành hai loại: Lao động trực tiếp sản xuất: lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ phân cơng nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ. Thuộc loại này bao gồm những ngời điều khiển thiết bị, máy mĩc để sản xuất sản phẩm (kể cả cán bộ kỹ thuật trực tiếp sử dụng), những ngời phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu trong nội bộ; sơ chế nguyên, vật liệu trớc khi đa vào dây chuyền sản xuất…) Lao động gián tiếp sản xuất: Đây là bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Thuộc bộ phận này bao gơm nhân viên kỹ thuật (trực tiếp làm cơng tác kỹ thuật hoặc tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất và kinh doanh nh giám đốc, phĩ giám đốc kinh doanh; cán bộ phịng ban kế tốn, thống kê, cung tiêu…), nhân viên quản lý hành chính (những ngời làm cơng tác tổ chức, nhân sự, văn th, đánh máy, quản trị…). Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá đợc tính hợp lý của cơ cấu lao động. Từ đĩ, cĩ biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với yêu cầu cơng việc, tinh giản bộ máy gián tiếp. - Phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách này, tồn bộ lao động trong doanh nghiệp cĩ thể chia thành ba loại: Lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến: Bao gồm những lao động tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ nh cơng nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xởng… Lao động thực hiện chức năng bán hàng: Là những lao động tham gia hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hố, lao vụ, dịch vụ nh nhân viên bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trờng… Lao động thực hiện chức năng quản lý: Là những lao động tham gia hoạt động quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của các doanh nghiệp nh các nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính… Cách phân loại này cĩ tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động đợc kịp thời, chính xác, phân định đợc chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. b. Phân loại tiền lương một cách phù hợp Do tiền lương cĩ nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối tợng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên thực tế cĩ rất nhiều cách phân loại tiền lương nh phân loại tiền lương theo cách thức trả lương (lương sản phẩm, lương thời gian), phân loại tiền lương theo đối tợng trả lương (lương gián tiếp, lương trực tiếp), phân loại theo chức năng tiền lương (lương sản xuất, lương bán hàng, lương quản lý)…Mỗi cách phân loại đều cĩ một tác dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên, để thuận lợi cho cơng tác hạch tốn nĩi riêng và quản lý nĩi chung, xét về mặt hiệu quả, tiền lương đợc chia làm hai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ. Trong đĩ, tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế cĩ làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thởng và các khoản phụ cấp cĩ tính chất tiền lương. Ngợc lại, tiền lương phụ là bộ phận tiền lương trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế khơng làm việc nhng đợc chế độ quy định nh nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, ngừng sản xuất… Cách phân loại này khơng những giúp cho việc tính tốn, phân bổ chi phí tiền lương đợc chính xác mà cịn cung cấp thơng tin cho việc phân tích chi phí tiền lương. 4.2. Các chế độ tiền lương Việc tính lương và trả chi phí lao động cĩ thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất cơng việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, thờng áp dụng các hình thức (chế độ) tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khốn. a. Tiền lương theo thời gian Thờng áp dụng cho các lao động làm cơng tác văn phịng nh hành chính quản trị, tổ chức lao động, thơng kê, tài vụ- kế tốn… Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho ngời lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Tiền lương theo thời gian cĩ thể chia ra: tiền lương tháng; tiền lương tuần; tiền lương ngày; tiền lương giờ. Do những hạn chế của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, cha thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn chế đĩ, trả lương theo thời gian cĩ thể đợc kết hợp với chế độ tiền thởng để khuyến khích ngời lao động hăng hái làm việc. b. Tiền lương theo sản phẩm: Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho ngời lao động căn cứ vào số lợng, chất lợng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm cĩ thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau nh trả theo sản phẩm trực tiếp khơng hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm cĩ thởng, theo sản phẩm luỹ tiến. c. Tiền lương khốn: Tiền lương khốn là hình thức trả lương cho ngời lao động theo khối lợng và chất lợng cơng việc mà họ hồn thành. Ngồi chế độ tiền lương, các doanh nghiệp cịn tiến hành xây dựng chế độ tiền thởng cho các cá nhân, tập thể cĩ thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thởng bao gồm thởng thi đua (lấy từ quỹ khen thởng) và thởng trong sản xuất kinh doanh (thởng nâng cao chất lợng sản phẩm, thởng tiết kiểm vật t, thởng phát minh, sáng kiến…). Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thởng đợc hởng trong quá trình kinh doanh, ngời lao động cịn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc qữy bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong các trờng hợp ốm đau, thai sản… Các quỹ này đợc hình thành một phần do ngời lao động đĩng gĩp, phần cịn lại đợc tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. 5. Hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương 5.1. Thủ tục, chứng từ hạch tốn Để thanh tốn tiền lương, tiền cơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động, hàng tháng kế tốn doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh tốn tiền lương” cho từng tổ, đội, phân xởng sản xuất và các phịng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng ngời. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động cịn đợc lĩnh. Khoản thanh tốn về trợ cấp BHXH cũng đợc lập tơng tự. Sau khi kế tốn trởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, “Bảng thanh tốn tiền lương và BHXH” sẽ đợc làm căn cứ để thanh tốn tiền lương và BHXH cho ngời lao động. Thơng thờng, tại các doanh nghiệp, việc thanh tốn lương và các khoản khác cho ngời lao động đợc chia làm hai kỳ: Kỳ 1 tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhận số cịn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ và thu nhập. Các khoản thanh tốn lương, thanh tốn BHXH, bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phịng kế tốn để kiểm tra, ghi sổ. 5.2. Tài khoản hạch tốn Để hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương, kế tốn sử dụng tài khoản sau: Tài khoản 334 “Phải trả cơng nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh tốn với cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền cơng, phụ cấp, BHXH, tiền thởng và các khoản thuộc về thu nhập của họ. Tài khoản 338 “Phải trả phải nộp khác” Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đồn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí cơng đồn, BHXH, BHYT; doanh thu nhận trớc của khách hàng; các khoản khấu trừ lương theo quyết định của tồ án; giá trị tài sản thừa chờ xử lý; các khoản vay mợn tạm thời; các khoản nhận ký quỹ, ký cợc ngắn hạn của phía đối tác; các khoản thu hộ, giữ hộ, các khoản vay mợn tạm thời… 5.3. Phơng pháp hạch tốn Hàng tháng, tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho cơng nhân viên (bao gồm tiền lương, tiền cơng, phụ cấp khu vực…) và phân bổ cho các đối tợng sử dụng, kế tốn hạch tốn theo sơ đồ 5.3a “Các khoản hạch tốn với cơng nhân viên” và sơ đồ 5.3b “Hạch tốn thanh tốn BHXH, BHYT, KPCĐ”. Sơ đồ5.3a. Các khoản hạch tốn với cơng nhân viên Tiền lương, thởng, BHXH, và các khoản phải trả cho cơng nhân viên TK 141,138,333 TK 334 TK622 Các khoản khấu trừ vào Cơng nhân trực thu nhập của CNV tiếp sản xuất TK 6271TK 3383, 3384 Nhân viên Phần đĩng gĩp cho quỹ phân xởng BHXH,BHYT TK641, 642 Nhân viên bán hàng TK111, 512 quản lý DN TK4311 Tiền thởng Thanh tốn lương, thởng BHXH, khoản # cho NV TK 3383 BHXH phải trả trực tiếp Sơ đồ5.3b. Hạch tốn thanh tốn BHXH, BHYT, KPCĐ TK 334 TK338 TK622, 627,641, 642 Số BHXH phải trả Trích KPCĐ, BHYT trực tiếp cho CNV theo tỷ lệ quy định tính vào CF kinh doanh TK 334 TK 111,112… Trích BHYT trừ vào Nộp KPCĐ, BHXH, thu nhập của CNV BHYT cho cơ quan quan lý TK111,112… Chi tiêu KPCĐ tại Số BHXH, KPCĐ cơ sở chi vợt đợc cấp II. MỤC TIÊU KIỂM TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Mục tiêu chung 1.1. Mục tiêu kiểm tốn chung Là một loại hình kiểm tốn, kiểm tốn tài chính cũng thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về đối tợng kiểm tốn. Đối tợng kiểm tốn nĩi chung và đối tợng kiểm tốn tài chính nĩi riêng luơn chứa đựng nhiều mối quan hệ về kinh tế và pháp lý phong phú và đa dạng. Do đĩ nên chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến cần đợc xác định thật khoa học. Hơn nữa, trong kiểm tốn tài chính, ý kiến hay kết luận kiểm tốn khơng phải phục vụ cho bản thân ngời lập hay ngời xác minh mà phục vụ cho ngời quan tâm đến tính trung thực và hợp pháp của báo cáo tài chính. Do đĩ kết luận này phải dựa trên bằng chứng đầy đủ và cĩ hiệu lực với chi phí kiểm tốn ít nhất. Do vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu kiểm tốn khoa học trên cơ sở các mối quan hệ vốn cĩ của đối tợng và của khách thể kiểm tốn sẽ giúp kiểm tốn viên thực hiện đúng hớng và cĩ hiệu quả hoạt động kiểm tốn. Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 200, Khoản 11 xác định: “Mục tiêu kiểm tốn báo cáo tài chính là giúp cho kiểm tốn viên và Cơng ty kiểm tốn đa ra ý kiến xác nhận rằng (khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương) trên Báo cáo tài chính cĩ đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành hoặc đợc chấp nhận, cĩ tuân thủ pháp luật liên quan và cĩ phản ánh trung thực và hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay khơng”. 1.2. Các mục tiêu chung khác về kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương trên Báo cáo tài chính Mục tiêu hiệu lực: Là hớng xác minh vào tính cĩ thật của số tiền trên các khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Cĩ thể xem mục tiêu này là hớng tới tính đúng đắn về nội dung kinh tế của nĩ trong quan hệ với các nghiệp vụ, các bộ phận cấu thành. Từ đĩ, số tiền ghi vào Báo cáo tài chính phải là con số thực tế. Mục tiêu trọn vẹn: Là hớng xác minh vào sự đầy đủ về thành phần (nội dung) cấu thành số tiền ghi trên các khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Cụ thể mục tiêu này liên quan đến._. tính đầy đủ của các nghiệp vụ, tài sản và vốn cần đợc tính vào khoản mục. Mục tiêu này cũng là phần bổ sung cho xác nhận về tính trọn vẹn của nhà quản lý. Mục tiêu quyền và nghĩa vụ: Bổ sung cho cam kết về quyền và nghĩa vụ giữa ngời sử dụng lao động và ngời lao động cũng nh những quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp phải thực hiện đối với các cơ quan chức năng liên quan. Thực chất của các mục tiêu này là hớng tới mối liên hệ giữa các bộ phận và giữa các khoản mục trong và ngồi bảng cân đối tài sản. Mục tiêu định giá: Là hớng xác minh vào cách thức và kết quả biểu hiện về mức lương và các khoản trích theo lương đợc tính tốn và trích lập cĩ đúng theo phơng diện tốn học hay khơng. Mục tiêu phân loại: Là hớng xem xét lại việc xác định các bộ phận, nghiệp vụ đợc đa vào tài khoản cùng việc sắp xếp các tài khoản trong các Báo cáo tài chính theo bản chất kinh tế của chúng đợc thể hiện bằng các văn bản pháp lý cụ thể đang cĩ hiệu lực. Trong các văn bản này hệ thống tài khoản là cơ sở ban đầu để thẩm tra, phân loại tài sản, nghiệp vụ và vốn của khách hàng. Đồng thời giới hạn về thời gian, đặc biệt là những nghiệp vụ xảy ra cuối kỳ kế tốn cũng là một trọng tâm rà sốt việc ghi chép vào các tài khoản. Với nội dung trên, mục tiêu này là sự bổ sung cần thiết vào cam kết về phân loại và trình bày. Mục tiêu chính xác cơ học: Là hớng xác minh về sự đúng đắn tuyệt đối qua các con số cộng sổ và chuyển sổ; các chi tiết trong số d (cộng số phát sinh) của tài khoản cần nhất trí với các con số trên các sổ phụ tơng đơng; số cộng gộp của tài khoản trùng hợp với số tổng cộng trên các sổ phụ cĩ liên quan; các con số chuyển sổ sang trang phải thống nhất. Bảng 2.2. Mối quan hệ giữa mục tiêu chung và mục tiêu đặc thù Mục tiêu chung Mục tiêu đặc thù Mục tiêu về sự hiện hữu và cĩ thực Các nghiệp vụ tiền lương đã đợc ghi chép thì thực sự đã xảy ra. Các khoản chi phí tiền lương và các khoản tiền lương cha thanh tốn thực sự tồn tại Mục tiêu trọn vẹn Tất cả các nghiệp vụ xảy ra thì đều đợc ghi chép đầy đủ và đúng với thực tế Mục tiêu về quyền và nghĩa vụ Doanh nghiệp cĩ nghĩa vụ thanh tốn lương và các khoản trích theo lương Mục tiêu đo lờng và đánh giá Những giá trị đã ghi chép về các nghiệp vụ tiền lương hợp lệ là đúng Ảnh hởng tới việc lập các báo cáo các khoản phải nộp, các khoản phải nộp khác cĩ liên quan. Mục tiêu phân loại và trình bày Tất cả các khoản chi lương và các khoản thanh tốn cho cơng nhân viên phải đợc trình bày vào các tài khoản thích hợp. Mục tiêu trình bày: Hớng xác minh vào cách ghi và thuyết trình các số d (hoặc tổng số phát sinh các tài khoản) vào Báo cáo tài chính. Thực hiện mục tiêu này địi hỏi kiểm tốn viên thử nghiệm chắc chắn là tất cả các tài khoản thuộc bảng cân đối tài sản và Báo cáo kết quả kinh doanh cùng các thơng tin cĩ liên quan đã đợc trình bày đúng và thuyết minh rõ trong các bảng và các giải trình kèm theo. Với ý nghĩa đĩ mục tiêu này là phần bổ sung của kiểm tốn viên vào xác nhận của nhà quản lý về sự trình bày và thuyết minh. 2. Mục tiêu kiểm tốn đặc thù Từ các mục tiêu chung của kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương cĩ thể cụ thể hố mục tiêu đặc thù của nĩ nh Bảng 2.2 “Bảng mối quan hệ giữa mục tiêu chung và mục tiêu dặc thù” III. QUY TRÌNH KIỂM TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Lập kế hoạch kiểm tốn Theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 300 chĩ rõ Lập kế hoạch kiểm tốn phải đợc lập cho mọi cuộc kiểm tốn. Kế hoạch kiểm tốn phải đợc lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm tốn; phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn; và đảm bảo cuộc kiểm tốn đợc tiến hành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm tốn trợ giúp phân cơng cơng việc cho trợ lý kiểm tốn và phối hợp với kiểm tốn viên và các chuyên gia khác về cơng việc kiểm tốn. Kế hoạch kiểm tốn bao gồm ba bộ phận cấu thành: Kế hoạch chiến lợc; Kế hoạch kiểm tốn tổng thể; Chơng trình kiểm tốn Lập kế hoạch kiểm tốn tiền lương gồm các bớc cơng việc nh sau: Chuẩn bị kế hoạch kiểm tốn Thu thập thơng tin cơ sở Thu thập thơng tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích Đánh giá trọng yếu rủi ro kiểm sốt Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm sốt Lập kế hoạch kiểm tốn tồn diện và soạn thảo chơng trình kiểm tốn 1.1. Chuẩn bị kế hoạch kiểm tốn Quy trình bắt đầu khi Cơng ty kiểm tốn tiếp nhận một khách hàng. Thu nhận khách hàng là quá trình gồm hai bớc: thứ nhất, phải cĩ sự liên hệ giữa Cơng ty kiểm tốn và khách hàng tiềm năng mà khách hàng này yêu cầu đợc kiểm tốn và khi cĩ yêu cầu kiểm tốn, kiểm tốn viên phải đánh giá liệu cĩ chấp nhận yêu cầu đĩ hay khơng. Cịn đối với những khách hàng hiện tại, kiểm tốn viên phải quyết định liệu cĩ tiếp tục kiểm tốn hay khơng? Trên cơ sở xác định đợc đối tợng khách hàng cĩ thể phục vụ trong tơng lai, cơng ty kiểm tốn sẽ tiến hành các cơng việc cần thiết để tiến hành lập kế hoạch kiểm tốn, bao gồm: đánh giá khả năng chấp nhận kiểm tốn, nhận diện các lý do kiểm tốn, lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm tốn và kí kết hợp đồng kiểm tốn. - Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm tốn Kiểm tốn viên phải đánh giá xem việc chấp nhận một khách hàng mới hay tiếp tục kiểm tốn cho một khách hàng cũ cĩ làm tăng rủi ro cho hoạt động của kiểm tốn viên hay làm hại đến uy tín của Cơng ty kiểm tốn hay khơng? Để làm đợc điều đĩ, kiểm tốn viến phải tiến hành các cơng việc nh sau: - Xem xét hệ thống kiểm sốt chất lợng + Tính liêm chính của ban giám đốc + Liên lạc với kiểm tốn viên tiền nhiệm - Nhận diện lý do kiểm tốn của cơng ty khách hàng - Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm tốn - Hợp đồng kiểm tốn 1.2. Thu thập thơng tin cơ sở Sau khi đã ký kết hợp đồng kiểm tốn, kiểm tốn viên bắt đầu thực hiện lập kế hoạch kiểm tốn tổng quát. Trớc hết kiểm tốn viên sẽ thu thập thơng tin cơ sở để nhằm đạt đợc sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Chuẩn mực kiểm tốn quốc tế số 310 đã quy định “để thực hiện kiểm tốn báo cáo tài chính, kiểm tốn viên phải cĩ hoặc thu thập để hiểu biết đầy đủ về hoạt động kinh doanh của khách hàng để cĩ thể nhận thức và xác định các sự kiện nghiệp vụ, thực tiễn của đơn vị…”. Trong giai đoạn này kiểm tốn viên đánh giá cĩ khả năng cĩ sai sĩt trọng yếu, đa ra những mức đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết để thực hiện cơng việc kiểm tốn và việc mở rộng các thủ tục kiểm tốn khác. Tìm hiểu ngành nghề hoạt động kinh doanh của khách hàng Xem xét kết quả của cuộc kiểm tốn trớc và hồ sơ kiểm tốn chung Tham quan nhà xởng Nhận diện các bên hữu quan Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngồi Riêng đối với kiểm tốn tiền lương và nhân viên thì kiểm tốn viên cần thu thập những thơng tin chủ yếu về việc tuyển dụng và thuê mớn nhân cơng, số lợng, chất lợng lao động, sự phân bổ nhân lực… 1.3. Thu thập thơng tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Thu thập thơng tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho kiểm tốn viên nắm bắt đợc quy trình mang tính chất pháp lý cĩ ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. Những thơng tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc Cơng ty khách hàng bao gồm những loại sau: Giấy phép thành lập và điều lệ cơng ty Các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm tốn, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hay trong vài năm trớc. Biên bản các cuộc họp cổ đơng, hội đồng quản trị và ban giám đốc Các hợp đồng và các cam kết quan trọng Đối với kiểm tốn tiền lương và nhân viên thì kiểm tốn viên cần thu thập tìm hiểu về hợp đồng, khế ớc, định mức lao động và các văn bản liên quan đến thanh tốn tiền lương, các quy định của pháp luật, các chính sách tài chính liên quan đến tiền lương và nhân viên, quy chế nhân viên… 1.4. Thực hiện thủ tục phân tích Theo chuẩn mực kiểm tốn hiện hành các thủ tục phẩn tích đợc áp dụng cho tất cả các cuộc kiểm tốn và chúng thờng đợc thực hiện trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm tốn. Thủ tục phân tích, theo đinh nghĩa của chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 520, “là việc phân tích các số liệu, thơng tin, các tỷ suất quan trọng, qua đĩ tìm ra những xu hớng biến động và tìm ra mối quan hệ cĩ mâu thuẫn với các thơng tin liên quan khác hoặc cĩ sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến”. Các thủ tục phân tích đợc kiểm tốn viên sử dụng gồm hai loại cơ bản: - Phân tích ngang (phân tích xu hớng): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các trị số của cùng một chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính. Các chỉ tiêu đợc sử dụng ngang bao gồm: So sánh số liệu kỳ này với số liệu kỳ trớc hoặc giữa các kỳ với nhau và qua đĩ kiểm tốn viên thấy đợc những biến động bất thờng và xác định đợc các lĩnh vực cần quan tâm. Ví dụ, tỷ số thanh tốn hiện hành giảm đột ngột với quy mơ lớn cho thấy doanh nghiệp đang gặp khĩ khăn về tình hình tài chính, khả năng thanh tốn cơng nợ… So sánh số liệu thực tế với số liệu dự tốn hoặc số liệu ớc tính của kiểm tốn viên. So sánh dữ kiện của Cơng ty khách hàng với dữ kiện chung của ngành. - Phân tích dọc (phân tích tỷ suất): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ lệ tơng quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên Báo cáo tài chính. Các tỉ suất tài chính thờng dùng trong phân tích dọc cĩ thể là các tỷ suất về khả năng thanh tốn, các tỷ suất về khả năng sinh lời… 1.5. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro 1.5.1. Đánh giá tính trọng yếu Các bớc thực hiện ở trên chỉ thu thập đợc các thơng tin mang tính chất khách quan về khách hàng, đến bớc này kiểm tốn viên sẽ căn cứ vào thơng tin đã thu thập đợc để đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm tốn phù hợp. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn, kiểm tốn viên phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớc tính mức độ sai sĩt của báo cáo tài chính cĩ thể chấp nhận đợc, xác định phạm vi của cuộc kiểm tốn và ảnh hởng của các sai sĩt lên báo cáo tài chính để từ đĩ xác định bản chất, thời gian và phạm vi thực hiện các thử nghiệm kiểm tốn. ở đây kiểm tốn viên cần đánh giá mức độ trọng yếu cho tồn bộ Báo cáo tài chính và phân bổ mức ảnh hởng đĩ cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính. Ước lợng ban đầu về trọng yếu Ước lợng ban đầu về trọng yếu là lợng tối đa mà kiểm tốn viên tin rằng ở mức đĩ các Báo cáo tài chính cĩ thể bị sai lệch nhng vẩn cha ảnh hởng đến quyết định của ngời sử dụng thơng tin tài chính. Nĩi cách khác là những sai sĩt đĩ cĩ thể chấp nhận đợc đối với tồn bộ Báo cáo tài chính. ớc lợng sơ bộ và phân bổ mức trọng yếu ban đầu cho các bộ phận: Xây dựng ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu để giúp cho kiểm tốn viên lập kế hoạch thu thập bằng chứng thích hợp. Sự ớc lợng này là một trong những ớc lợng quan trọng nhất mà kiểm tốn viên phải làm. Thơng thờng các bằng chứng đợc thu thập theo các bộ phận hơn là thu thập tổng hợp cho tồn bộ Báo cáo tài chính. Do vậy, việc phân bổ mức trọng yếu cho mỗi bộ phận là điều thiết yếu. Hơn nữa, nĩ giúp cho kiểm tốn viên xác địinh đợc trọng tâm các bộ phận tiến hành và từ đĩ đa ra mức bằng chứng hợp lý cần thu thập. Xác định mức trọng yếu cho khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương: Việc xác định mức trọng yếu đối với tiền lương và các khoản trích theo lương là một yếu tố quan trọng trong tổ chức cơng tác kiểm tốn. Cơng việc này khơng những cĩ ý nghĩa rất lớn đối với tính chính xác và trung thực của các thơng tin trên báo cáo tài chính mà là yếu tố gĩp phần nâng cao hiệu quả của cơng tác kiểm tốn. Tuy nhiên mức trọng yếu đối với tiền lương và các khoản trích theo lương đợc xây dựng trên nhiều yếu tố khác nhau. Việc đa ra một mức trọng yếu ban đầu phụ thuộc vào: Mức độ lớn của tiền lương và các khoản trích theo lương và tỉ trọng của nĩ trong sản xuất kinh doanh. Sự cân nhắc, xét đốn nghề nghiệp của kiểm tốn viên. Thơng thờng, đối với khoản mục tiền lương và các khoản mục trích theo lương kiểm tốn viên thờng xác định mức trọng yếu với quy mơ tơng đối lớn, tổng thể thờng đợc chọn để xác định mức trọng yếu cho các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương là doanh thu hoặc giá vốn. 1.5.2. Đánh giá rủi ro kiểm tốn Rủi ro kiểm tốn là rủi ro do Cơng ty kiểm tốn và kiểm tốn viên đa ra nhận xét khơng thích hợp khi Báo cáo tài chính đã đợc kiểm tốn cịn cĩ những sai sĩt trọng yếu. Do sự giới hạn của chọn mẫu kiểm tốn và việc phát hiện ra các sai phạm cùng với những gian lận đợc che dấu kỹ là rất khĩ khăn nên kiểm tốn viên khơng thể phát hiện ra tất cả các sai sĩt trọng yếu trên Báo cáo tài chính. Vì vậy luơn cĩ rủi ro kiểm tốn ngay cả khi kiểm tốn viên tuân thủ các chuẩn mực kiểm tốn đã đợc chấp nhận chung. Việc đa ra mức rủi ro kiểm tốn mong muốn cĩ ý nghĩa quan trọng đối với giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn nĩi riêng và tồn bộ cơng tác kiểm tốn nĩi chung. Trọng yếu và rủi ro kiểm tốn cĩ mối liên hệ chặt chẽ với nhau và ngợc chiều nhau, nghĩa là mức trọng yếu càng cao thì mức rủi ro càng thấp và ngợc lại. Nếu mức độ trọng yếu cĩ thể chấp nhận đợc tăng lên thì mức rủi ro kiểm tốn sẽ giảm xuống, vì khi giá trị sai sĩt cĩ thể bỏ qua tăng lên thì khả năng xảy ra sai sĩt đĩ sẽ giảm xuống. Ngợc lại, cĩ thể giảm mức độ trọng yếu cĩ thể chấp nhận, rủi ro kiểm tốn sẽ tăng lên. Trọng yếu và rủi ro đều cĩ tác động đến lợng bằng chứng cần thu thập. Khi kiểm tốn viên ớc lợng mức độ trọng yếu càng thấp và rủi ro càng cao thì lợng bằng chứng cần thu thập càng nhiều và ngợc lại. Đối với tiền lương và nhân viên, rủi ro của khoản mục này nhỏ nên tính trọng yếu lớn và do đĩ số lợng bằng chứng cần thu thập sẽ nhỏ. 1.6. Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm sốt Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 400: “kiểm tốn viên phải cĩ đủ hiểu biết về hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch tổng thể và chơng trình kiểm tốn thích hợp, cĩ hiệu quả. Kiểm tốn viên phải sử dụng khả năng xét đốn chuyên mơn của mình để đánh giá rủi ro kiểm sốt và xác định các thủ tục kiểm tốn nhằm giảm rủi ro kiểm tốn xuống mức thấp nhất cĩ thể chấp nhận đợc”. Nghiên cứu hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm sốt là một phần hết sức quan trọng mà kiểm tốn viên cần thực hiện trong một cuộc kiểm tốn. Sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế tốn và hệ thống kiểm sốt nội bộ sẽ giúp cho kiểm tốn viên xây dựng cách tiếp cận kiểm tốn cĩ hiệu quả. Việc đánh giá chính xác rủi ro kiểm sốt cĩ ý nghĩa thực tiễn rất lớn đối với cơng tác kiểm tốn. Mức độ rủi ro kiểm sốt quyết định nội dung, thời hạn, phạm vi của các phơng pháp kiểm tốn cần tiến hành cũng nh quyết định khối lợng cơng tác kiểm tốn cần thiết. Nếu rủi ro kiểm sốt cao kiểm tốn viên sẽ khơng tin tởng vào hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp và áp dụng phơng pháp cơ bản và khối lợng thử nghiệm cơ bản cũng tăng lên rất nhiều so với lúc kiểm tốn viên dựa vào hệ thống kiểm sốt nội bộ. Và ngợc lại rủi ro kiểm tốn đợc đánh giá thấp thì kiểm tốn viên cĩ thể dựa vào kiểm sốt nội bộ để giảm các thử nghiệm cơ bản. Do vậy, sự hiểu biết về hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng nh sự đánh giá chính xác rủi ro kiểm sốt sẽ giúp cho kiểm tốn viên: Xác định đợc các loại thơng tin sai sĩt nghiêm trọng cĩ thể xảy ra trên báo cáo tài chính. Xem xét các nhân tố tác động đến khả năng để xảy ra các sai sĩt nghiêm trọng. Thiết kê phơng pháp thích hợp. Việc đánh giá rủi ro kiểm sốt đợc thực hiện theo các bớc sau: - Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm sốt. - Thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm sốt. - Đánh giá lại rủi ro kiểm sốt và thiết kế các thử nghiệm cơ bản. 1.7. Thiết kế chơng trình kiểm tốn. Theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 300 thì chơng trình kiểm tốn phải đợc lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểm tốn, trong đĩ xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm tốn cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm tốn tổng thể. Chơng trình kiểm tốn của hầu hết các Cơng ty kiểm tốn đợc thiết kế thành ba phần: Trắc nghiệm cơng việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số d. Mỗi phần chia nhỏ thành các chu kỳ nghiệp vụ hoặc các khoản mục trên Báo cáo tài chính. Chúng cĩ mối quan hệ với nhau nh sơ đồ 1.7. Các trắc nghiệm kiểm tốn sau: Thiết kế trắc nghiệm cơng việc: Các thủ tục kiểm tốn: Việc thiết kế các thủ tục kiểm tốn của trắc nghiệm cơng việc thờng tuân theo phơng pháp luận với bốn bớc sau: Cụ thể hố các mục tiêu kiểm sốt nội bộ cho các khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương; Nhận diện các quá trình kiểm sốt đặc thù mà cĩ tác dụng làm giảm rủi ro kiểm sốt của từng mục tiêu kiểm sốt nội bộ; Thiết kế các thử nghiệm kiểm sốt đối với từng quá trình kiểm sốt đặc thù nĩi trên; Thiết kế các trắc nghiệm cơng việc theo mục tiêu kiểm sốt nội bộ cĩ xét đến nhợc điểm của hệ thống kiểm sốt nội bộ và kết quả ớc tính của thử nghiểm kiểm sốt. Sơ đồ 1.7. Các trắc nghiệm kiểm tốn Trắc nghiệm cơng việc Trắc nghiệm độ vững chãi Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm trực tiếp số d Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm độ vững chãi Trăc nghiệm phân tích Trắc nghiệm độ vững chãi Bằng chứng đầy đủ, cĩ hiệu lực với chi phí kiểm tốn thấp Quy mơ mẫu chọn: thờng dùng phơng pháp chọn mẫu thuộc tính đợc sử dụng để ớc tính tỷ lệ phần tử trong tổng thể cĩ chứa một đặc điểm hoặc thuộc tính đợc quan tâm. Khoản mục đợc chọn: sau khi xác định quy mơ mẫu chọn, kiểm tốn viên phải xác định các phần tử cá biệt mang tính đại diện cao cho tổng thể. Thời gian thực hiện: Thờng đợc tiến hành vào giữa năm (nếu hợp đồng kiểm tốn dài hạn) hoặc vào thời điểm kết thúc năm. Thiết kế các thủ tục phân tích Các trắc nghiệm phân tích đợc thiết kế để đánh giá tính hợp lý chung của các tài khoản đang đợc kiểm tốn (cụ thể ở đây là các tài khoản liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương). Trên cơ sở của kết quả của thực hiện các trắc nghiệm phân tích đĩ kiểm tốn viên sẽ quyết định mở rộng hày thu hẹp các trắc nghiệm trực tiếp số d. Trong giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm tốn, quy trình phân tích cịn bao hàm những thủ tục phân tích chi tiết đối với số d các tài khoản đĩ và đợc thực hiện qua các bớc sau: Xác định số d tài khoản và sai sĩt tiềm tàng cần đợc kiểm tra. Tính tốn giá trị ớc tính của các tài khoản cần kiểm tra. Xác định giá trị chênh lệch cĩ thể chấp nhận đợc. Xác định số chênh lệch trọng yếu cần đợc kiểm tra. Kiểm tra số chênh lệch trọng yếu Đánh giá kết quả kiểm tra. Thiết kế các trắc nghiệm trực tiếp số d. Việc thiết kế các trắc nghiệm trực tiếp số d cho từng khoản mục trến Báo cáo tài chính đợc tiến hành theo bảng phơng pháp luận nh sau: Phơng pháp luận thiết kế các khảo sát chi tiết số d Đánh giá trọng yếu và rủi ro của các tài khoản tiền lương. Đánh giá rủi ro kiểm tốn đối với chu trình tiền lương và nhân viên Thiết kế trắc nghiệm trực tiếp số d của các khoản mục tiền lương để thoả mãn các mục tiêu kiểm tốn đặc thù: Các thủ tục kiểm tốn; Quy mơ mẫu chọn; Khoản mục đợc chọn Đánh giá trọng yếu và rủi ro đối với tiền lương và các khoản trích theo lương: Thơng qua việc ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu và phân bổ ớc lợng này cho khoản mục liên quan trên Báo cáo tài chính, kiểm tốn viên sẽ xác định sai số cho khoản mục. Sai số chấp nhận cho từng khoản mục càng thấp thì địi hỏi số lợng bằng chứng kiểm tốn càng nhiều và do đĩ các trắc nghiệm trực tiếp số d và nghiệp vụ sẽ đợc mở rộng và ngợc lại. Rủi ro cố hữu của khoản mục càng cao thì số lợng bằng chững kiểm tốn càng nhiều và trắc nghiệm trực tiếp số d sẽ đợc mở rộng và ngợc lại. Đánh giá rủi ro kiểm sốt: quá trình kiểm sốt hiệu quả sẽ làm giảm rủi ro kiểm sốt, do đĩ số lợng bằng chứng kiểm tốn cần thu thập trong các trắc nghiệm trực tiếp số d và nghiệp vụ sẽ giảm xuống, theo đĩ chi phí kiểm tốn sẽ giảm và ngợc lại. Thiết kế và dự đốn kết quả trắc nghiệm cơng việc và trắc nghiệm phân tích: các hình thức trắc nghiệm này đợc thiết kế với dự kiến đạt đợc một số kết quả nhất định. Các kết quả này theo dự kiến của kiểm tốn viên sẽ ảnh hởng đến việc thiết kế các trắc nghiệm trực tiếp số d tiếp theo. Thiết kế các trắc nghiệm trực tiếp số d để thoả mãn các mục tiêu kiểm tốn đặc thù: các trắc nghiệm trực tiếp số d đợc thiết kế dựa trên kết quả ớc tính của trắc nghiệm kiểm tốn trớc đĩ và chúng đợc thiết kế thành các thành phần: - Các thủ tục kiểm tốn: đợc dựa trên các kỷ thuật thu thập bằng chứng kiểm tốn và đợc thiết kế dựa vào những xét đốn nghề nghiệp quan trọng. - Quy mơ mẫu chọn: đợc xác định thẹo phơng pháp chọn mẫu thơng dụng để ớc tính sai số bằng tiền trong tổng thể đang đợc kiểm tốn để từ đĩ chọn ra quy mơ mẫu thích hợp. - Khoản mục đợc chọn: sau khi xác định đợc quy mơ mẫu chọn các kiểm tốn viên thờng chọn mẫu ngẫu nhiên bằng bảng số ngẫu nhiên, chơng trình máy tính hoặc phơng pháp chọn mẫu hệ thống để xác định các phần tử đại diện trong những trờng hợp cụ thể, kiểm tốn viên cĩ thể sử dụng phơng pháp chọn mẫu phi sản xuất để xác định các phần tử đại diện với chi phí thấp hơn cho cuộc kiểm tốn. - Thời gian thực hiện: thờng đợc tiến hành vào giữa năm: (nếu hợp đồng kiểm tốn dài hạn) hoặc vào thời điểm kết thúc năm. Kế hoạch kiểm tốn tổng thể và chơng trình kiểm tốn sẽ đợc sửa đổi, bổ sung trong quá trình kiểm tốn nếu cĩ những thay đổi về tình huống hoặc do kết quả ngồi dự đốn của các thủ tục kiểm tốn. 2. Thực hiện kế hoạch kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1. Thực hiện thủ tục kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương Quá trình kiểm sốt cũng nh cơ cấu kiểm sốt nội bộ của mỗi doanh nghiệp khơng giống nhau, do vậy khi kiểm tốn viên thực hiện khảo sát trớc hết phải nhận diện đợc các quá trình kiểm sốt và những nhợc điểm của từng bộ phận. Kiểm tốn viên thực hiện các thủ tục khảo sát trớc hết phải nhận diện đợc quá trình kiểm sốt và những nhợc điểm của từng bộ phận. Kiểm tốn viên sử dụng các khảo sát kiểm sốt để đánh giá mức độ rủi ro kiểm sốt. Sau khi đánh giá mức độ rủi ro kiểm sốt và tuỳ vào mức độ rủi ro để thực hiện các thủ tục khảo sát nghiệp vụ chính thức và các xem xét khác của cuộc kiểm tốn. Quá trình thực hiện thủ tục khảo sát kiểm sốt đợc tĩm tắt qua bảng “Các mục tiêu, khả năng sai phạm và các thủ tục kiểm sốt” dới đây: Các mục tiêu, khả năng sai phạm và các thủ tục kiểm sốt Mục tiêu Khả năng sai phạm Các thủ tục kiểm sốt Nghiệp vụ phê chuẩn Các nhân viên cần đợc tuyển dụng dựa trên các tiêu chuẩn đã phê duyệt bởi ban quản lý Các khoản tiền lương, thởng, những khoản trích theo tiền lương, cũng nhứ các khoản khấu trừ cần phải đợc thực hiện tuân theo sự phê chuẩn của Ban quản lý Các điều chỉnh đối với việc ghi chép sổ sách hay báo cáo về tiền lương và nhân viên nhât thiết phải đợc thực hiện tuân theo sự phệ duyệt của Ban quản lý Cĩ thể tuyển dụng phải những nhân viên kém năgn lực và sẽ dẫn đến chi phí đào tạo lớn, những khoản chi phí khơng đáng cĩ, hoặc những khoản tiền bị phạt do vi phạm pháp luật Các nhân viên cĩ thể đợc trả với số tiền mà cha đợc phê duyệt dẫn tới tăng chi phí nhân cơng hoặc vi phạm hợp đồng với cơng đồn. Các khoản cộng dồn với tiền hu trí, nghỉ phép, hoặc phúc lợi cĩ thể bị tính khơng đúng do sử dụng sai thơng tin Những điều chỉnh cha đợc phê duyệt về việc tăng mức lương của một nhân viên nào đĩ cĩ thể dẫn tới khoản chi vơ lý và tăng mức chi phí nhân cơng khơng đúng với thực tế Thàn lập chính sách và thủ tục tuyển dụng và thuê mớn một cách rõ ràng Cập nhật sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên liên tục đối với mọi nhân viên Xác minh về các nhấn viên đợc tuyển dụng. Duy trì một danh sách đã đợc cập nhật và phê duyệt về các mức lương, bậc lương và các khoản khấu trừ. Thiết lập các chính sách và thủ tục điều chỉnh rõ ràng. Ghi sổ Các khoản chi liên quan tới tiền lương, thởng, các khoản trích theo tiền lương, khoản khấu trừ, thuế, phúc lợi phải đợc ghi chép chính xác về số học, đúng thời kỳ và thích hợp về phân loại Những chi phí nhân cơng, chi phí tiền lương và các khoản liên quan cĩ thể khơng chính xác dẫn tới các khoản chi phí và nợ sau đĩ bị trình bày sai theo Những bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương và nhật ký lương cĩ thể khơng khơp nhau dẫn tới việc phân bổ chi phí nhân cơng sẽ khơng chính xác Thiết lập, xây dựng một sơ đồ tài khoản hạch tốn và các thủ tục hạch tốn rõ ràng Thơng nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí nhân cơng, nhật ký tiền lương, sổ thanh tốn tiền lương và sổ cái Thực chi: Việc thiết lập các thủ tục tiền lương và nhân viên cần phải tuân thủ theo sự phê chuẩn của Ban quản lý Tất cả các khoản chi lương đều phải căn cứ vào các khoản nợ đã đợc ghi nhận Nhân viên cĩ thể viết các chi phiếu cho những nhân viên đã thơi việc hoặc khơng cĩ thực dẫn tới các khoản chi phí phi lý Tiền chi cĩ thể chi ra cho những dịch vụ khơng cĩ thật, dẫn đến các khoản chi phí lý làm tăng chi phí nhân cơng khơng đúng với thực tế Thiết lập một hệ thống hớng dẫn cũng nh các thủ tục về tiền lương và các khoản trích theo lương Định kỳ xác minh sự phân cơng lại về nhân sự cũng nh các báo cáo hoạt động về nhân sự Đánh số trớc và kiểm tra các bảng chấm cơng, thẻ thời gian, phiếu hồn thành sản phẩm/ lao vụ, các phiếu chi cũng nhứ các bản báo cáo về sự điều chỉnh Yêu cầu phải cĩ chữ ký của các bên liên quan đối vơi tất cả các khoản chi tiền lương mà lớn hơn một số cụ thể nào đĩ đã xác định trớc Tiếp cận hệ thống sổ sách Việc tiếp cận tới sổ sách tiền lương và nhân sự, cũng nh các báo cáo và tài liệu cần phải giới hạn ở những nhân viên đã đợc phân cơng bởi ban quản lý Các sổ sách, báo cáo và tài liệu cĩ thể sử dụng bởi những nhân viên khơng cĩ thẩm quyền cho những mục đích vụ lợi dẫn tới những khoản chi phí và chi phí nhân cơng tăng quá cao so với thực tế Thiết lập một hệ thống bảo đảm khỏi bị lấy cắp hoặc bị lấy trộm Đánh số trớc và kiểm sốt các báo cáo và tài liệu tách bạch các trách nhiệm đối với quyền phê duyệt, quyền ghi sổ, quyền thanh tốn tiền lương và các nghiệp vụ nhân sự Duy trì một danh sách chữ ký của nhân viên 2.2. Thực hiện thủ tục phân tích tiền lương và các khoản trích theo lương So sánh số liệu các tài khoản chi phí về tiền lương với các niên độ khác: Việc so sánh này nhằm phát hiện những biến động bất thờng qua đĩ thu thập những bằng chứng cĩ thể cĩ hoặc xác định phạm vi kiểm tra chi tiết đối với các tài khoản chi phí tiền lương cĩ biến động bất thờng. Trong quá trình so sánh kiểm tốn viên phải tính đến số lao động thay đồi trong kỳ kế tốn, khối lợng cơng việc hoặc sản phẩm hồn thành hoặc sự thay đổi trong định mức thay đổi chi trả lương. So sánh tỉ lệ chi phí về tiền lương trong giá thàng sản xuất hoặc doanh thu giữa kỳ này với kỳ trớc, và với các kỳ trớc. Việc so sánh này nhằm khẳng định tính hợp lý về cơ cấu chi phí giữa các kỳ kế tốn. Tuy nhiên khi so sánh đối chiếu tỉ lệ này kiểm tốn viên cũng phải tính đến điều kiện hoạt động trong điêu kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn nếu doanh nghiệp gặp khĩ khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm thỉ doanh thu cĩ thể giảm nhng chi phí về tiền lương vẫn giữ nguyên nh các kỳ trớc hoặc những biến động về nguyên vật liệu, về chi phí khấu hao tài sản cố định mới đa vào sử dụng cúng cĩ thể làm thay đổi cơ cấu chi phí về tiền lương trong giá thành của sản phẩm hồn thành giữa các kỳ kế tốn. Thủ tục phân tích Khả năng sai phạm So sánh chi phí tiền lương với các năm trớc. Sai phạm trong chi phí tiền lương. So sánh tỉ lệ chi phí nhân cơng trực tiếp trong giá thành hoặc doanh thu kỷ trớc Sai phạm về chi phí nhân cơng trực tiếp. So sánh số d TK BHXH,BHYT, KPCĐ các kỳ trớc. Sai phạm về các khoản trích theo lương. So sánh số d các tài khoản BHXH, BHYT, KPCĐ giữa các kỳ kế tốn nhằm phát hiện ra các sai sĩt trong hạch tốn các khoản trích theo lương. Sự biến động về các khoản trích theo lương thờng rất ít xảy ra do phụ thuộc vào số lợng nhân viên trong doanh nghiệp, phụ thuộc vào mức lương cơ bản, phụ thuộc vào các văn bản quy định của nhà nớc. Những việc biến động và việc kiểm tra phát hiện các biến động liên quan đến các khoản trích theo tiền lương là dấu hiệu để phát hiện ra các phát sinh tăng hoặc giảm của các tài khoản BHXH, BHYT, KPCĐ. 2.3. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 2.3.1. Kiểm tra tiền lương khống. Việc kiểm tra tiền lương khống thơng qua kiểm tra số lợng nhân viên khống và thời gian hay khối lợng sản phẩm hồn thành. 2.3.1.1. Kiểm tra số lợng nhân viên khống. So sánh tên ngời lao động trong các bảng thanh tốn tiền lương với bảng chấm cơng hoặc bảng kê khai sản phẩm hồn thành (chứng từ kết quả động trong đố đối chiếu chữ ký của ngời lĩnh tiền với chữ ký trong hồ sơ nhân viên để phát hiện các trờng hợp doanh nghiệp kê khai khơng nhân viên. Cụ thể là tăng chi phí tiền lương. Đối chiếu danh sách chi trả tiền lương với danh sách nhân viên đợc theo dõi trong phịng tổ chức nhân sự cĩ tơng ứng với các quyết định hay các hợp động thuê mớn lao động hay khơng. Đối với những nhân viên đã hết hạn hợp đồng hoặc thơi khơng làm việc kiểm tốn viên đối chiếu giữa thời điểm thơi việc với thời điểm quyết tốn tiền lương. Ngồi ra kiểm tra số lương và bảng thanh tốn tiền lương kỳ sau xem ngời đĩ cịn đợc chi trả lương hay khơng. 2.3.1.2. Kiểm tra thời gian khống. Để phát hiện giờ cơng lao động hoặc khối lợng cơng việc hồn thành bị xác nhận khống thì kiểm tốn viên thực hiện các thủ tục sau: Cân đối tổng số giờ cơng, ngày cơng, hoặc khối lợng cơng việc hồn thành đợc thanh tốn theo sổ lương với số liệu đợc ghi chép độc lập và đợc kiểm tra thờng xuyên của bộ phận kiểm sốt sản xuất ghi chép độc lập. Tiếp cận với các nhân viên chịu trách nhiệm chấm cơng hoặc kê khai và xác nhận khối lợng cơng việc hồn thành để thu thập thơng tin về việc tập hợp số liệu vào các chứng từ về kết quả lao động. 2.3.2. Khảo sát việc phân bổ và chi phí tiền lương. Việc tính và phân bơ tiền lương cho các đối tợng sử dụng lao động khơng đúng đắn sẽ dẫn đến việc đánh giá lệch giá trị tài sản trên bảng Cân đối kế tốn, sai lệch trên bảng kết quả kinh doanh (sẽ ảnh hởng đến chi tiêu sản phẩm dở dang, giá trị thành phẩm, giá vốn hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…). Đối với việc phân bổ tiền lương cho đối tợng chịu ._.g đợc kiểm tốn viên thực hiện trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm tốn bởi những sự kiện xảy ra sau ngày lập bảng tổng kết tài sản cho tới khi phát hành Báo cáo kiểm tốn cĩ thể ảnh hởng tới tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính đợc kiểm tốn. Đối với Cơng ty dịch vụ hàng khơng ABC số việc sốt xét này là khơng cần thiết bởi đây là khách hàng thờng xuyên của Cơng ty. Theo hơp đồng kiểm tốn đã ký với khách hàng, AASC đa ra báo cáo kiểm tốn theo đúng thoả thuận với khách hàng. Báo cáo kiểm tốn đối với Cơng ty ABC đợc lập cho Báo cáo tài chính kết thúc ngày 31/12/2002 đợc kiểm tốn đã đợc Cơng ty AASC lập nh sau: Báo cáo kiểm tốn đợc AASC lập dựa trên ý kiến nhận xét về hoạt động kế tốn và hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng. Bằng kết quả kết hợp của các phần hành kiểm tốn, kiểm tốn viên lập báo cáo kiểm tốn với ý kiến chấp nhận tồn phần cho Cơng ty dịch vụ ABC. AASC lập th quản lý để đa ra một số nhận xét, đánh giá và ý kiến của kiểm tốn viên về các hoạt động kiểm sốt, cơng tác kế tốn của khách hàng nhằm t vấn cho ban giám đốc khách hàng hồn thiện hơn cơng tác kế tốn. CƠNG TY T VẤN TÀI CHÍNH KẾ TỐN VÀ KIỂM TỐN 01 Lê Phụng Hiểu- Hà nội Tel: Fax: Email: Số 36 BCKT/TC BÁO CÁO KIỂM TỐN Về Báo cáo tài chính năm 2002 của Cơng ty dịch vụ hàng khơng ABC Kính gửi: Ban giám đốc Cơng ty dịch vụ hàng khơng ABC Chúng tơi đã tiến hành kiểm tốn Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2002 của Cơng ty dịch vụ hàng khơng ABC (sau đây gọi tắt là Cơng ty), đợc đánh số từ trang … đến trang… bao gồm: Bảng cân đối kế tốn tại ngày 31/12/2002, kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002, Báo cao lu chuyển tiền tệ và Thuyết minh Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2002. Việc lập Báo cáo tài chính thuộc trách nhiệm của Ban giám đốc Cơng ty. Trách nhiệm của chúng tơi là đa ra ý kiến nhận xét độc lập về tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính dựa trên kết quả kiểm tốn của mình. Cơ sở ý kiến: Cơng việc kiểm tốn của chúng tơi đợc tiến hành theo đúng chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam. Các chuẩn mực này yêu cầu cơng việc kiểm tốn lập kế hoạch và thực hiện để cĩ sự đảm bảo hợp lý rằng các Báo cáo tài chính khơng cịn chứa đựng các sai sĩt trọng yếu. Chúng tơi đã thực hiện việc kiểm tra theo phơng pháp chọn mẫu và áp dụng các thử nghiệm cần thiết, thu thập các bằng chứng xác minh những thơng tin trên Báo cáo tài chính; đánh giá việc tuân thủ các chuẩn mực và các chế độ kế tốn hiện hành, các nguyên tắc và phơng pháp kế tốn đợc áp dụng, các ớc tính và xét đốn quan trọng của Giám đốc cũng nh cách trình bày của Báo cáo tài chính. Chúng tơi cho rằng cơng việc kiểm tốn của chúng tơi đã đa ra những cơ sở hợp lý để làm căn cứ cho ý kiến của chúng tơi. Ý kiến của kiểm tốn viên: Theo ý kiến chúng tơi Báo cáo tài chính của Cơng ty dịch vụ hàng khơng ABC đã phán ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu tình hình tài chính tại thời điểm 31/12/2002 của Cơng ty. Các Báo cáo đợc soạn thảo phủ hợp với chuẩn mực và chế độ kiểm tốn Việt Nam hiện hành và các quy định pháp lý cĩ liên quan. Hà nội, ngày 29 tháng 03 năm 2002 CƠNG TY DỊCH VỤ T VẤN TÀI CHÍNH KIỂM TỐN VIÊN KẾ TỐN VÀ KIỂM TỐN (Đã ký) GIÁM ĐỐC (Đã ký) NGƠ ĐỨC ĐỒN TRỊNH THỊ THUẬN Chứng chỉ kiểm tốn viên số… Chứng chỉ kiểm tốn viên số… PHẦN III. NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY AASC. 1. Một số nhận xét về cơng tác kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty AASC. Kiểm tốn báo cáo tài chính trong những năm gần đây của AASC là loại hình chiếm tỷ lệ lớn về doanh thu trong các loại hình dịch vụ của AASC. Đây là minh chứng để thấy rõ vai trị của cơng tác kiểm tốn, hơn nữa nĩ cịn khẳng định sự tín nhiệm của khách hàng đối với Cơng ty. Giữ đợc sự tín nhiệm này đồng thời thu hút nhiều khách hàng về phía mình là một trong những vấn đề quan trọng mà Ban giám đốc cũng nh cán bộ cơng nhân viên của Cơng ty quan tâm. Trên cơ sở các điều kiện thực tế ở Việt Nam Cơng ty đã từng bớc xây dựng, cải cách hoạt động kiểm tốn Báo cáo tài chính của mình nhằm đáp ứng địi hỏi trong tiến trình nâng cao vị trí và vai trị của kiểm tốn tại Việt Nam. Kiểm tốn Báo cáo tài chính thực hiện từng bớc phù hợp với tình hình chung trong lĩnh vực tài chính kế tốn tại Việt Nam. Tuy nhiên, sự phù hợp ở đây khơng cĩ nghĩa là kiểm tốn Báo cáo tài chính phải tuân thủ theo những hạn chế về tổ chức hệ thống kế tốn tài chính tại Việt Nam. Mà ở đây, kiểm tốn Báo cáo tài chính phải dựa trên điều kiện thực tế để xác định các phơng pháp, thủ tục kiểm tốn phù hợp để khơng chỉ đa ra ý kiến xác minh mà cịn nhằm từng bớc hồn thiện, đổi mới tính chất tài chính kế tốn. Qua thực tiễn kiểm tốn Báo cáo tài chính tại Cơng ty dịch vụ hàng khơng ABC cho thấy thực tế kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương đợc thực hiện thống nhất trên cơ sở quy trình kiểm tốn do AASC xây dựng. Tuy nhiên, do nét đặc thù riêng của từng khách hàng nên nội dung của từng bớc cơng việc thực hiện đã đợc kiểm tốn viên vận dụng linh hoạt phù hợp với từng điều kiện cụ thể. - Giai đoạn chuẩn bị kiểm tốn Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm tốn các bớc kiểm tốn viên thực hiện gồm cĩ: tiếp cận với khách hàng, xây dựng chiến lợc kiểm tốn và lập kế hoạch kiểm tốn. AASC chủ trơng thực hiện tốt ngay từ cơng tác tiếp cận với khách hàng nhằm đảm bảo cho cơng tác xây dựng chiến lợc và kế hoạch kiểm tốn. Cơng tác tiếp cận khách hàng đợc AASC thực hiện nhanh, gọn thơng qua quan sát, phỏng vấn và thu thập tài liệu về khách hàng. Khi tiến hành lập chiến lợc kiểm tốn, tính thận trọng nghề nghiệp địi hỏi thực hiện đầy đủ các bớc trong cơng việc này, lấy đĩ làm cơ sở để lập kế hoạch kiểm tốn cụ thể, đảm bảo tính khoa học và hiệu quả. Trong bớc này, AASC kết hợp việc thu thập thơng tin về hệ thống kiểm sốt nội bộ và tình hình kinh doanh của khách hàng với các biến động nền kinh tế nĩi chung và các đối tợng liên quan đến khách hàng để từ đĩ xác định phơng pháp tiếp cận và lựa chọn thủ tục kiểm tốn thích hợp. Nhờ chiến lợc kiểm tốn và cách tiếp cận phù hợp nên AASC luơn duy trì đợc sự đánh giá cao từ phía khách hàng. Đối với khách hàng thờng xuyên nh Cơng ty dịch vụ hàng khơng ABC kiểm tốn viên cĩ thể bỏ qua một số cơng việc trong việc lập kế hoạch kiểm tốn vì đã định hớng đợc từ những lần kiểm tốn trớc. Tuy nhiên những thơng tin phán ánh và khẳng định sự tồn tại và tính hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ, những thay đổi trong kinh doanh và chiến lợc kinh doanh của các Cơng ty ảnh hởng đến báo cáo tài chính trong trong năm kiểm tốn thì luơn luơn là một vấn đề mà các kiểm tốn viên thực hiện đúng theo quy trình đã để ra. Điều này thể hiện sự linh hoạt, sáng tạo trong quá trình thực hiện kiểm tốn của AASC phù hợp với đối tợng kế tốn nhng vấn bám sát theo quy định trong chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 310. Trong kế hoạch kiểm tốn, nhĩm kiểm tốn đã tiếp cận với các kiểm tốn thơng qua các khoản mục kiểm tốn cụ thể và phân chia nhiệm vụ, thời gian cho các kiểm tốn viên và các trợ lý kiểm tốn. Trong cơng tác phân cơng cơng việc, AASC luơn duy trì cùng kiểm tốn viên cho một khách hàng qua các năm. + Giai đoạn thực hiện kiểm tốn Trên cơ sở lập kế hoạch đầy đủ về thời gian, mục tiêu, phạm vi tiến hành kiểm tốn và dựa trên chơng trình kiểm tốn của mình AASC tiến hành kiểm tốn chi tiết một cách tồn diện. Trởng nhĩm kiểm tốn luơn bám sát cơng việc của các trợ lý và kiểm tra cơng việc cụ thể của các trợ lý. Các vấn đề thảo luận luơn đợc thảo luận kỹ càng cùng thống nhất cách giải quyết. Các tài liệu thu đợc đợc đánh số tham chiếu một cách hệ thống giúp cho kiểm tốn viên và ngời sốt xét luơn cĩ bằng chứng khi tra cứu. + Giai đoạn kết thúc kiểm tốn Sau mỗi cuộc kiểm tốn kiểm tốn viên chính đều thực hiện tổng hợp và sốt xét cơng việc của từng trợ lý kiểm tốn và so sánh với chơng trình kiểm tốn nhằm đảm bảo khơng cịn khoản mục nào trên báo cáo tài chính mà cha đợc kiểm tốn. Đánh giá về tính đầy đủ và hợp lý của bằng chứng kiểm tốn thu thập luơn đợc trởng nhĩm kiểm tốn chú ý. Tuy nhiên do kiểm tốn viên cĩ trình độ chuyên mơn cao thì trong bất cứ cuộc kiểm tốn nào cũng cĩ thể xảy ra những sai sĩt mà kiểm tốn viên khơng phát hiện đợc hoặc nếu cĩ xử lý cũng khơng đạt đợc mức hồn hảo. Bên cạnh đĩ các yếu tố khách quan cũng cĩ thể tác động theo chiều hớng tích cực hoặc tiêu cực đến chất lợng của kiểm tốn. Nhận thức đợc điều này, đội ngũ kiểm tốn viên của AASC bao giờ cũng thực hiện đánh giá, nhận xét trớc khi kết thúc một cuộc kiểm tốn để tìm ra sái sĩt cịn tồn tại để cĩ hớng khắc phục hồn thiện. Hoạt động này đĩng vai trị quan trọng trong cơng việc nâng cao khơng ngừng hiệu quả kiểm tốn đồng thời qua đĩ trình độ chuyên mơn, khả năng phán đốn nghề nghiệp của kiểm tốn viên đợc nâng cao dần lên. Thực tế tại AASC luơn thực hiện đúng theo những mục tiêu đã để ra và từng bớc tạo đợc hiệu quả trong kiểm tốn tiền lương nĩi riêng và kiểm tốn Báo cáo tài chính nĩi chung. Sự hiệu quả đĩ đợc hội tụ bởi các nhân tố: Sự lãnh đạo của Ban Giám đốc Yếu tố trớc tiên quyết định sự thành cơng của Cơng ty là Ban lãnh đạo bởi đây là những ngời cĩ năng lực nghiệp vụ và năng lực quản lý tốt. Ban lãnh đạo của AASC là những ngời cĩ tầm nhìn chiến lợc về khả năng hoạt động của Cơng ty để từ đĩ cĩ những kế hoạch, chơng trình cũng nh các biện pháp hỗ trợ đắc lực cho các kế hoạch đề ra. Khơng chỉ giữ vai trị chủ đạo trong điều hành hoạt động Cơng ty, Ban lãnh đạo cịn trực tiếp tham gia vào các giai đoạn khác nhau của cuộc kiểm tốn từ khi lập kế hoạch cho đến khi kết thúc cuộc kiểm tốn. Một trong những chiến lợc quan trọng và đúng đắn mà Ban lãnh đạo đề ra là AASC khơng chờ đợi khách hàng tự tìm đến đặt yêu cầu mà chủ động gửi th chào hàng trong đĩ nêu rõ những quyền lợi mà khách hàng sẽ đợc hởng nếu tiếp nhận dịch vụ của Cơng ty. Việc lập kế hoạch đợc cân nhăc chi tiết, đầy đủ và hợp lý Việc lập kế hoạch kiểm tốn đợc cân nhắc đầy đủ, chi tiết và hợp lý. Chất lợng của kiểm tốn báo cáo tài chính là nhân tố đợc quan tâm hàng đầu. Bên cạnh cĩ sự cân nhắc doanh thu và chi phí bỏ ra cũng là yếu tố sống cịn của AASC. Chính vì vậy, trong bớc lập kế hoạch kiểm tốn, việc cân nhắc, tìm hiểu sơ bộ về khách hàng làm căn cứ để ký kết hợp đồng kiểm tốn đợc thực hiện nhằm hạn chế tối đa rủi ro đối với Cơng ty từ phía doanh nghiệp mang lại. Tại Cơng ty, chuẩn bị các tài liệu cho kiểm tốn Báo cáo tài chính, hàng tuần các kiểm tốn viên, chuyên gia và trợ lý kiểm tốn đều đợc cập nhật các thơng tin liên quan đến chế độ tài chính kế tốn. Việc tìm hiểu khách hàng từ sơ bộ đến chi tiết đợc tuân thủ đầy đủ. Cơng việc giúp cho nhĩm kiểm tốn lập đợc chơng trình kiểm tốn với các thủ tục và phơng pháp kiểm tốn phù hợp, định đợc thời gian cần thiết. Cơng việc tìm hiểu khách hàng đợc phân bổ cho từng bộ phận kiểm tốn trong nhĩm kiểm tốn. Sau khi tiến hành thu thập xong các tin tức về khách hàng nhĩm kiểm tốn sẽ họp bàn đi đến thống nhất và định ra cơng việc tiếp. Cơng tác tổ chức kiểm tốn khoa học, hiệu quả Tổ chức phân cơng cho các thành viên trong nhĩm, phân cơng cơng việc cho các kiểm tốn viên một cách khoa học, hợp lý là yêu cầu đạt đợc trong mỗi cuộc kiểm tốn báo cáo tài chính tại AASC. Thơng thờng tại AASC, nhĩm kiểm tốn viên bao gồm các kiểm tốn viên, chuyên gia kiểm tốn và các trợ lý kiểm tốn viên. Mỗi cá nhân đợc phân cơng cơng việc phù hợp với khả năng và chức năng của mình. Một kiểm tốn viên cĩ khả năng tổng hợp đợc cử làm nhĩm trởng nhĩm kiểm tốn. Các kiểm tốn viên khác và các trợ lý kiểm tốn sẽ đợc phân cơng cơng việc. Đối với các lĩnh vực về thuế, dự án, chờng trình… các chuyên gia kiểm tốn sẽ đợc phân bổ kèm theo. Sự phối hợp cơng việc của các cá nhân trong chơng trình kiểm tốn làm việc theo nhĩm luơn là hỗ trợ tích cực trong việc nâng cao hiệu quả và hiệu năng của cuộc kiểm tốn Báo cáo tài chính. Một mặt nĩ cĩ tác dụng phát huy đầy đủ tiềm năng của mỗi cá nhân trong nhĩm, mặt khác nĩ cĩ tác động lớn trong việc đa ra các ý kiến chung nhất địi hỏi tính phán quyết nghề nghiệp cao. Xây dựng thủ tục kiểm tốn hợp lý, phù hợp với từng chu trình, từng khoản mục, từng khách hàng Trong kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương các thủ tục phân tích đợc các kiểm tốn viên trong nhĩm xây dựng và thực hiện cĩ hiệu quả. Việc áp dụng các thủ tục phân tích trong tồn bộ cuộc kiểm tốn giúp kiểm tốn viên giảm tối đa các thủ tục kiểm tốn khơng cần thiết. Điều này giúp cho việc đảm bảo chất lợng cuộc kiểm tốn trong một khoảng thời gian tơng đối hạn hẹp. Các thủ tục phân tích đợc các kiểm tốn viên sử dụng đầy đủ và linh hoạt đối với từng khách hàng, bằng các xét đốn nghề nghiệp, sự xét đốn một cách khoa học, logic kết hợp với sự thống nhất của kiểm tốn viên nên các thủ tục phân tích đợc áp dụng trong kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương đã phát huy đợc tác dụng của mình. Cụ thể trong kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty dịch vu hàng khơng ABC. Các thủ tục phân tích đã giúp cho kiểm tốn viên chỉ ra đợc cơng việc trọng tâm đối với Cơng ty dịch vụ hàng khơng ABC và đối với từng giai đoạn của cuộc kiểm tốn. Kết quả của việc áp dụng của các thủ tục kiểm tốn tiếp theo đã chứng minh cho các nhận định từ các thủ tục phân tích là hợp lý, hoản hảo và chính xác. Việc sử dụng giấy tờ làm việc của kiểm tốn viên Giấy tờ làm việc của kiểm tốn viên đợc thiết kế khoa học giúp cho kiểm tốn viên linh hoạt trong cơng việc và cũng thuận lợi trong quá trình ghi chép. Việc ghi chép giấy tờ làm việc với các tham chiếu cĩ u điểm vừa giúp các kiểm tốn viên cĩ căn cứ để so sánh, phối hợp với nhau nhng đồng thời cũng tạo ra tính linh hoạt độc lập và chủ động sáng tạo trong cơng việc. Điều này đợc thể hiện rõ nhất khi các kiểm tốn viên sử dụng các kết quả kiểm tốn của các phân hành cĩ liên quan đến phần hành kiểm tốn của mình, vừa tiết kiệm đợc thời gian, vừa tiết kiệm đợc chi phí kiểm tốn. Trên đây là những nhân tố thể hiện những u điểm mà AASC đã xây dựng và đạt đợc trong kiểm tốn Báo cáo tài chính. Bên cạnh đĩ, một số hạn chế khĩ khăn gặp phải trong cơng tác kiểm tốn mà AASC cần khắc phục nhằm hồn thiện cơng tác kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương, gĩp phần nâng cao hiểu quả kiểm tốn Báo cáo tài chính. Hiện nay, nhiều khách hàng hiểu về kiểm tốn vẫn cha đầy đủ đã gây khơng ít khĩ khăn và ảnh hởng trực tiếp đến việc kiểm tốn của kiểm tốn viên. Điều này gây khĩ khăn trong quá trình thực hiện mà cịn cản trở kiểm tốn viên đa ra ý kiến của mình trên Báo cáo kiểm tốn. Do cha thực sự hiểu biết về kiểm tốn độc lập nên số lợng các doanh nghiệp cĩ nhu cầu kiểm tốn hiện nay vẫn cịn hạn chế, do đĩ các doanh nghiệp cần kiểm tốn mới chỉ là các Cơng ty liên doanh, các doanh nghiệp Nhà nớc lớn. Trong rất nhiều trờng hợp, khách hàng ghi nhận ý kiến đề xuất của kiểm tốn viên nhng sau đĩ lại khơng tiến hành điều chỉnh các sai sĩt này dẫn đến gây khĩ khăn cho kiểm tốn viên khi tiến hành kiểm tốn trong những lần tiếp theo. Điều này cũng cho thấy rằng bản thân khách hàng cha thực sự hiểu biết về kiểm tốn viên độc lập rằng đĩ chính là những ngời t vấn, giúp đỡ doanh nghiệp trong việc ổn định cơng tác kiểm tốn đồng thời giúp cho họ phát hiện ra những hạn chế yếu kém để từ đĩ cĩ biện pháp khắc phục nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiềp. Mặt khác, phần lớn trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, hệ thống kiểm sốt nội bộ của các Cơng ty vẫn cịn tồn tại một số điểm cịn khắc phục. Hệ thống này mới chỉ đợc xây dựng một cách đơn giản và cĩ tác dụng trớc mắt chứ cha mang lại tính lâu dài. Tuy đã thiết kế đợc một số chính sách, thủ tục kiểm sốt trong cơng tác quản lý nhng việc thực hiện các chính sách, các thủ tục này vẩn cịn cha đầy đủ. Điều này gây cản trở cho kiểm tốn viên khi xác định tính hiện hữu, đánh giá tính hiệu quả của chính sách, thủ tục cũng nh hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng. 2. một số ý kiến nhằm hồn thiện quy trình kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại AASC. Trong những năm gần đây kiểm tốn đã hình thành và phát triển nhanh chĩng thích ứng với yêu cầu của nền kinh tế thị trờng và hội nhập quốc tế. Để tạo hành lang pháp lý cho việc phát triền và hội nhập kinh tế nĩi chung và hội nhập về chuyên ngành kế tốn - kiểm tốn nĩi riêng Nhà nớc đã ban hành các văn bản hớng dẫn quy chế kiểm tốn độc lập trong nền kinh tế quốc dân, quy chế đăng ký hành nghề kiểm tốn viên…Vừa qua, Bộ tài chính đã ban hành 16 chuẩn mực kiểm tốn và 14 chuẩn mực về kế tốn trong hệ thống chuẩn mực tài chính kiểm tốn – kiểm tốn Việt Nam. Đây là điều kiện cần thiết để phát triển và đa hoạt động kiểm tốn từng bớc hội nhập với khu vực và trên thế giới. Chúng ta biết rằng một quy trình kiểm tốn hiệu quả luơn là một lợi thế đối với bất kỳ một Cơng ty kiểm tốn nào. Nĩ cĩ thể giảm thiểu rủi ro một cách tối đa, tiết kiểm đợc chi phí đồng thời tạo uy tín đối với dịch vụ cung câp cho khách hàng. Mặt khác khi vấn đề hội nhập trở thành xu hớng tất yếu của thời đại và chính nĩ cũng đang đặt ra cơ hội và thách thức lớn đối với loại hình dịch vụ kiểm tốn. Làm thế nào để các Cơng ty kiểm tốn Việt Nam cĩ thể cạnh tranh với các Cơng ty kiểm tốn nớc ngồi khi các hiệp định thơng mại cĩ hiệu lực tại Việt Nam. Đĩ chính là nội lực của chính bản thân các Cơng ty. Xuất phát từ điều đĩ, hồn thiện quy trình kiểm tốn sao cho khoa học hơn và phù hợp hơn luơn là vấn đề mà AASC quan tâm. Kiểm tốn khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương đĩng vai trị quan trọng trong kiểm tốn Báo cáo tài chính và ảnh hởng trực tiếp tới ý kiến cuối cùng của kiểm tốn viên. Chính vì lý do đĩ mà hồn thiện quy trình kiểm tốn các khoản mục trong kiểm tốn Báo cáo tài chính đặc biệt đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương là hết sức cần thiết khơng chỉ đối với Cơng ty kiểm tốn và cịn đối với khách hàng đợc cung câp dịch vụ này. Mặt khác, khi tiến hành kiểm tốn khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương trong quy trình kiểm tốn Báo cáo tài chính của AASC, ta thấy rằng Cơng ty mới chỉ đi sâu vào kiểm tốn tính chính xác của số liệu, tình trung thực, hợp lý của các nghiệp vụ chi phí phát sinh. Ngồi ra, hiện nay khách hàng kiểm tốn luơn địi hỏi phải cĩ đợc dịch vụ kiểm tốn chất lợng cao, giá cả hợp lý nên hồn thiện quá trình kiểm tốn toản mục này trong kiểm tốn Báo cáo tài chính là một nhu cầu cân thiết khơng chỉ đối với AASC mà cịn đối với các Cơng ty kiểm tốn khác khi tham gia vào thị trờng kiểm tốn Việt Nam. Qua thời gian tìm hiểu và tiếp cận thực tế tại Cơng ty, kết hợp với những kiến thức mang tính lý luận ở trờng, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hồn thiện quá trình kiểm tốn khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Kiến nghị về quy trình kiểm tốn khoản mục tiền lương và các khoản tích theo lương: Hiện nay các Cơng ty kiểm tốn thờng xây dựng một quy trình kiểm tốn riêng cho mình nhng chỉ cĩ các Cơng ty kiểm tốn nớc ngồi mới bắt buộc lấy quy trình làm cơ sở để thực hiện cung cấp dịch vụ kiểm tốn. Trong khi đĩ AASC nĩi riêng và các Cơng ty kiểm tốn Việt Nam nĩi chung đã xây dựng đợc các quy trình kiểm tốn riêng cho mình nhng việc thực hiện kiểm tốn theo quy trình cịn ở mức hạn chế. Một trong những lý do của thực trạng này là các Cơng ty kiểm tốn Việt Nam hiên nay chủ yếu tập trung vào tính tuân thủ và chính xác số liệu trong kiểm tốn Báo cáo tài chính trong khi các Cơng ty kiểm tốn ở nớc ngồi tập trung nhiều vào tính hệ thống và mục đích t vấn. Mặt khác do giá phí đối với Cơng ty kiểm tốn trong nớc cịn thấp và thời gian thực hiện một hợp đồng kiểm tốn do phía khách hàng yêu cầu cũng rất ngắn nên việc áp dụng quy trình thực hiện vào thực hiện kiểm tốn rất khĩ khăn. Điều này đã ảnh hởng khơng nhỏ đến việc nâng cao chất lợng và hiệu quả cuộc kiểm tốn do khả năng bỏ sĩt các vấn đề trọng yếu và cĩ thể gặp rủi ro kiểm tốn và giảm uy tín của Cơng ty khi thực hiện các cuộc kiểm sốt chất lợng giữa các Cơng ty kiểm tốn. Hơn nữa vấn đề hợp tác với các Cơng ty kiểm tốn nớc ngồi và khả năng cung cấp dịch vụ cho mọi loại hình khách thể kiểm tốn cũng địi hỏi các Cơng ty kiểm tốn Việt Nam phải thiết lập một quy trình kiểm tốn mang tính hội nhập, khoa học và hiệu quả đồng thời phải áp dụng nĩ vào thực tiễn cơng việc. Đặc biệt dới tác động của hiệp định thơng mại Việt – Mỹ đến năm 2003 Việt Nam mở cửa khơng han chế loại hình dịch vụ kiểm tốn đối với Mỹ và hiện nay chúng ta đã cĩ khả năng thâm thập vào thị trờng Mỹ loại hình dịch vụ này thì vấn đề áp dụng quy trình kiểm tốn vào thực tế là một yêu cầu vơ cùng cần thiết. Để giải quyêt vấn đề này AASC cần cĩ biện pháp để các kiểm tốn viên phải áp dụng quy trình kiểm tốn đặc biệt đối với các Cơng ty, khách hàng lớn thì việc áp dụng quy trình kiểm tốn là điều bắt buộc. Cơng ty cĩ thể cĩ những chính sách khuyến khích các kiểm tốn viên thực hiện kiểm tốn theo quy trình hoặc cĩ thể hợp tác với các Cơng ty kiểm tốn nớc ngồi để học tập cách thức làm việc theo quy trình của họ. Đối với kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm tốn, kiểm tốn viên phải lập đợc quy trình kiểm tốn chi tiết đối với các khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương. Quy trình này phải đợc lập riêng cho từng khách hàng và đợc lu vào hồ sơ kiểm tốn của khách hàng đĩ. Khi thực hiện kiểm tốn các kiểm tốn viên phải bám sát theo quy trình và tham chiếu các cơng việc đã làm, những cơng việc bỏ qua hay khơng áp dụng phải đợc ghi chú và giải thích đầy đủ. Trong tơng lai để nâng cao chất lợng dịch vụ cung cấp và tăng cờng đợc uy tín của Cơng ty trên thị trờng kiểm tốn Việt Nam AASC sẽ dần thực hiện kiểm tốn theo quy trình đã xây dựng. Tuy nhiên, trớc mắt kiểm tốn theo quy trình chỉ cĩ thể đợc áp dụng đối với các khách hàng mà đồn kiểm tốn cĩ đủ thời gian thực hiện và giảm bớt khối lợng cơng việc của kiểm tốn viên. Cơng việc chọn mẫu kiểm tốn Khi cơng việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng nh việc xác định mức độ trọng yếu trên Báo cáo tài chính đợc đảm bảo là tốt thì đơng nhiên số lợng mẫu chọn sẽ giảm đi. Song trên thực tế do số lợng mẫu chọn nhiều khi quá lớn và hạn chế về mặt thời gian nên kiểm tốn viên khơng cĩ điều kiện để kiểm tốn tồn bộ các chứng từ chi phí phát sinh do vậy chọn mẫu nh thế nào để mang lại tính chính xác cao nhất chính là vấn đề mà các kiểm tốn viên quan tâm. Thực tế khi tiến hành chọn mẫu kiểm tốn, kiểm tốn viên thờng tiến hành chọn các nghiệp vụ cĩ số phát sinh lớn vì chúng cĩ rủi ro cao. Mặt khác, kiểm tốn viên cũng căn cứ trên kinh nghiệm kiểm tốn của mình để tiến hành chọn mẫu đối với những nghiệp vụ bất thờng và điều này hồn tồn mang tính xét đốn nghề nghiệp, chủ quan của kiểm tốn viên. Trong trờng hợp đối với khách hàng thờng xuyên thì nguyên tắc chọn mẫu này rất giễ bị khách hàng nắm băt. Ngồi ra, đơi khi khơng chắc chắn sai sĩt xảy ra ở những nghiệp vụ cĩ số d lớn mà lại xảy ra ở những nghiệp vụ cĩ số d nhỏ nhng tần suất sai sĩt lại tơng đối lớn. Từ những điều trên mà đa dạng hố các phơng pháp chọn mẫu là hết sức cần thiết. Đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương nĩi riêng và các khoản mục khác nĩi chung kiểm tốn viên cĩ thể tiến hành chọn mẫu theo phơng pháp dựa vào bảng số ngẫu nhiên bởi đối tợng của mẫu hầu hết là các chứng từ đợc đánh số trớc hoặc cĩ thể chọn mẫu qua máy tính bằng các chơng trình cụ thể. Cách chọn mẫu này mang tính khoa học cao đảm bảo đợc mẫu chọn cĩ tính đại diện cao và các phần tử trong tổng thể đợc chọn vào mẫu, tiết kiểm đợc thời gian, chi phí và giảm đợc rủi ro chọn mẫu. Việc chọn mẫu theo phơng pháp này đảm bảo tính ngẫu nhiên, tránh lặp lại theo thĩi quen cũ của kiểm tốn viên và tránh khả năng phỏng đốn của khách hàng về chọn mẫu. Vấn đề ghi chép trên giấy làm việc của kiểm tốn viên Khi kiểm tra chi tiết cũng nh so sánh giá trị của số liệu kỳ này với số liệu kỳ trớc, đơi khi kiểm tốn viên khơng ghi chép số liệu kỳ này ra giấy tờ làm việc của mình. Điều này sẽ khiến cho quá trình kiểm tra sau này gặp phải một số khĩ khăn nhất định. Vì vậy, để thống nhất và tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra của kiểm tốn viên và nâng cao hiệu quả cơng việc, kiểm tốn viên cĩ thể áp dụng mẫu bảng kê chênh lệch sau khi đã phát hiện ra chênh lệch, hoặc bản kê xác minh đối với những khoản chênh lệch cha đợc xác minh rõ ràng trong quá trình kiểm tra hay những sai phạm cụ thể thì nên đợc đa vào bảng kê xác minh. Phơng pháp kiểm tốn ngồi chứng từ: Các phơng pháp kiểm tra chứng từ đã đợc AASC thực hiện vận dụng đầy đủ và hợp lý trong kiểm tốn tiền lương vá các khoản trích theo lương đã giúp Cơng ty đạt đợc hiệu quả trong kiểm tốn. Ở Cơng ty AASC cũng đã thực hiện phơng pháp kiểm tra ngồi chứng từ song vẫn cịn một số vấn đề đang tồn tại nh việc thực hiện các phơng pháp này chỉ mang tính thủ tục, hình thức. Đơi khi cịn bỏ qua đối với những khoản mục mà đáng lẽ ra phải đợc tiến hành nh đối với kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương. Cha tiến hành điều tra, khảo sát việc chấm cơng điều này cĩ thể gây ảnh hởng đến các thơng tin trên Báo cáo tài chính. Thực tế do việc này mất nhiều thời gian trong khi thời gian kiểm tốn lại hạn hẹp và cũng rất tốn kém ảnh hởng đến chi phí kiểm tốn. Để khắc phục đợc hạn chế đối với việc sử dụng phơng pháp kiểm tra ngồi chứng từ Cơng ty cĩ thể cân nhắc và xem xét các giải pháp theo các hớng sau: Khảo sát việc chấm cơng của đốc cơng: trong quá trình tìm hiểu và thực hiện kiểm tốn thì kiểm tốn viên cĩ thể tiến hành khảo sát cơng việc chấm cơng tại các phịng, ban ,tổ, đội. Gặp trực tiếp đối tợng cần xác minh: kiểm tốn viên yêu cầu Cơng ty bố trí tạo điều kiện gặp trực tiếp các đối tợng xác minh. Vấn để kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ: Trong một cuộc kiểm tốn Báo cáo tài chính, bao giờ cũng phải cĩ bớc tiến hành kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng để từ đĩ xem xét rủi ro kiểm sốt và rủi ro tiềm tàng. Khi tiến hành kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm tốn viên thờng quan tấm tới các yếu tố nh: Mơi trờng kiểm sốt, Hệ thống kế tốn, các thủ tục kế tốn. Hệ thống kiểm sốt đợc thiết kế phải cĩ lợi về mặt chi phí tức là chi phí bỏ ra phải tơng xứng với hệ thống này mang lại. Do đĩ đánh giá về tình hiệu quả và sự hoạt động cĩ hiệu lực một cách liên tục của nĩ là một vấn đề luơn đợc các kiểm tốn viên quan tâm. Để giải quyết vấn đề này, Cơng ty nên xây dựng Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm sốt nội bộ một cách cụ thể và đầy đủ hơn nữa. Cụ thể đối với mỗi phần hành/khoản mục khác nhau phải thiết kế các câu hỏi cho riêng từng phần hành hay khoản mục đĩ. Cơng việc này cĩ thể đợc thực hiện trớc khi tiến hành thực hiện kiểm tốn và do kiểm tốn viên các phần hành đảm nhiệm. Ưu điểm của phơng pháp này sẽ cho thấy sự đa dạng của hệ thống kiểm sốt nội bộ từng phần hành khác nhau. Bảng câu hỏi cĩ thể đợc lập giản đơn với các câu hỏi mở với các câu trả lời cĩ hoặc khơng hay đúng hoặc sai…với mục đích và thời gian thực hiện thủ tục này khơng quá nhiều. Cơng ty cũng cĩ thể sử dụng lu đồ và bảng tờng trình để hệ thống kiểm sốt nội bộ của khách hàng kiểm tốn đợc hiệu quả hơn. KẾT LUẬN Mặc dù kiểm tốn độc lập đã cĩ những bớc phát triển vợt bậc trong những năm gần đây nhng để cĩ thể nâng cao hơn nữa chất lợng của các cuộc kiểm tốn Báo cáo tài chính địi hỏi sự nổ lực khơng nhỏ từ phía Nhà nớc, các doanh nghiệp cũng nh các Cơng ty kiểm tốn. Các doanh nghiệp muốn sản xuất, kinh doanh cĩ hiệu quả thì cần phải cĩ sự quản lý chặt chẽ đối với các khoản chi phí nhằm giảm tối đa các khoản chi khơng hợp lý, lãng phí đồng thời sử dụng tối đa các nguồn lức sẵn cĩ của doanh nghiệp. Điều này rất cần tới sự hỗ trợ của các Cơng ty kiểm tốn độc lập với các chức năng kiểm tốn Báo cáo tài chính và t vấn. Trong hoạt động kiểm tốn Báo cáo tài chính tiền lương là một khoản mục rất quan trọng, kết quả của việc hạch tốn tiền lương liên quan đến khoản mục chi phí nhân cơng, từ đĩ ảnh hởng đến kết quả sản xuất, kinh doanh. Nếu tiền lương khơng đợc hạch tốn đúng đắn, chính xác sẽ làm sai lệch các khoản liên quan trên Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh cũng nh trên Bảng cân đối kế tốn của doanh nghiệp. Từ đĩ các doanh nghiệp đa ra các thơng tin khơng chính xác. Vì vậy, kiểm tốn tiền lương và nhân viên cĩ một vị trí quan trọng trong kiểm tốn Báo cáo tài chính và cần đợc chú trọng khi thực hiện kiểm tốn. Trong quá trình thực tập, tuy đã cố gắng nhiều song do hạn chế về kiến thức cũng nh cha cĩ một cái nhìn tồn diện tình hình thực tế diện mạo của nền kiểm tốn Việt Nam nĩi chung cũng nh những gì mà Cơng ty kiểm tốn AASC đã làm trong những năm qua. Do đĩ, em khơng thể tránh khỏi sự sai sĩt, thậm chí cĩ thể sai sĩt về mặt bản chất. Em rất mong đợc sự giúp đỡ và đĩng gĩp ý kiến của Nhà trờng (đặc biệt từ phía giáo viên hỡng dẫn) và của Cơng ty kiểm tốn AASC (các anh, các chị phịng kiểm tốn thơng mại dịch vụ) để bài viết của em đợc hồn chỉnh. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Cơng ty AASC, các anh chị phịng kiểm tốn thơng mại dịch vụ đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong việc tiếp cận và tìm hiểu thực tế để hồn thiện chuyên đề thực tập của mình. Đồng thời, em cũng xin đợc gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy giáo Trần Mạnh Dũng đã tận tình đa em vợt qua những khĩ khăn và vớng mắc trong suốt thời gian qua. Hà nội, Tháng 4-2003 Sinh viên thực hiện: Trần Mạnh Hải MỘT SỐ KÝ HIỆU VIẾT TẮT ĐÃ SỬ DỤNG Ký hiệu Nội dung KPCĐ BHYT BHXH CPQLDN CPSXC AASC TK KTV Kinh phí cơng đồn Bảo hiểm y tế Bảo hiểm xã hội Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí sản xuất chung Cơng ty dịch vụ T vấn Tài chính Kế Tốn Kiểm tốn Tài khoản Kiểm tốn viên DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ĐÃ SỰ DỤNG. Alvin A. Aren, James K. Loebbecke: KIỂM TỐN – Nhà xuất bản Thống Kê. Chủ biên: Gs. Ts. Nguyễn Quang Quynh: KIỂM TỐN TÀI CHÍNH- Nhà xuất bản Tài chính- 7/2001. PGs. Ts. Vơng Đình Huệ, Pts. Đồn Xuân Tiên: THỰC HÀNH KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP – Nhà xuất bản tài chính Hà Nội 1997. Hệ thống các chuẩn mực kế tốn, kiểm tốn Việt Nam. Và một số tài liệu tham khảo khác. ._.