Báo cáo KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VỚI VIỆC LẬP DỰ TOÁN VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3

ủa thông tin mà kế toán tài chính không thể đảm trách được, kế toán quản trị ra đời như là một tất yếu khách quan của cơ chế thị trường. Kế toán quản trị ở các nước phát triển được ứng dụng một cách rộng rãi trong công tác quản lý và điều hành nội bộ của doanh nghiệp. Ngành Dệt may nói chung và Công ty Dệt May 29/3 (HACHIBA) nói riêng đã và đang chịu áp lực cạnh tranh rất lớn từ sau 31/12/2004 khi thị trường Dệt may đã hội nhập hoàn toàn. Trong điều kiện Việt Nam chưa là thành viên của WTO sẽ khiến cho hàng dệt may xuất khẩu mất đi lợi thế mà các thành viên WTO được hưởng nhất là sự cạnh tranh từ các nước xuất khẩu lớn như: Trung Quốc, Ấn Độ. Do đó để tồn tại và phát triển chỉ có những sản phẩm có sức cạnh tranh cao, giá cả phù hợp mới có cơ may chiếm lĩnh được thị trường. Vấn đề trước mắt cần đặt ra cho Công ty Dệt May 29/3 là phải tiết kiệm chi phí. Chính vì lẽ đó mà trong thời gian gần đây Công ty Dệt May 29/3 bước đầu tổ chức công tác kế toán quản trị mà tập trung vào công tác lập dự toán và kiểm soát chi phí. Tuy nhiên trên thực tế từ trong phương hướng xây dựng đến tổ chức thực hiện thì việc ứng dụng kế toán quản trị trong việc lập dự toán chi phí và báo cáo kiểm soát chi phí vẫn chưa được tổ chức khoa học, quy cũ vẫn còn mang nặng nội dung của KTTC hay nói cách khác là nó chưa được vận dụng và tổ chức thực hiện tại công ty với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế và cung cấp thông tin kinh tế tài chính. Các nội dung của kế toán quản trị chi phí được thực hiện đan xen giữa nhiều bộ phân và chưa có bộ phận chuyên trách. Vì vậy xuất phát từ nhu cầu khách quan về mặt lý luận và thực tiễn trong quá trình thực tập em đã chọn đề tài: "Kế toán quản trị với việc lập dự toán và báo cáo chi phí tại Công ty Dệt May 29/3". Chương I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ CỦA DOANH NGHIỆP I. BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ 1. Bản chất của kế toán quản trị Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán quản trị nhưng nếu đứng trên góc độ sử dụng thông tin để phục vụ cho chức năng quản lý thì: "Kế toán quản trị là một chuyên ngành kế toán thực hiện việc ghi chép, đo lường, tính toán, thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế có thể định lượng nhằm phục vụ chủ yếu cho các nhà quản trị trong quá trình hoạch định, kiểm soát và ra quyết định kinh doanh". Qua đó ta thấy rõ bản chất của kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống kế toán nhằm cung cấp thông tin chủ yếu cho các nhà quản trị nội bộ ở mỗi tổ chức. Kế toán quản trị không chỉ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phản ánh quá khứ mà cả thông tin hướng về tương lai mà các nhà KTTC không thể đảm trách được. Đó là những thông tin được xử lý dựa vào những thành tựu của công cụ quản lý, phương tiện tính toán hiện đại nhằm tăng cường tính linh hoạt, kịp thời, hữu ích nhưng đơn giản. Đồng thời kế toán quản trị hợp nhất với KTTC làm cho quy trình công việc kế toán hoàn thiện và phong phú hơn. 2. Bản chất của kế toán quản trị chi phí Thông qua quá trình hình thành và phát triển của kế toán quản trị thì chúng ta nhận ra rằng kế toán quản trị chi phí trước hết phải là kế toán chi phí. Nếu như những thông tin mà kế toán chi phí cung cấp là những thông tin đã xảy ra trước đó thông qua việc lập các báo cáo chi phí và giá thành nhằm kiểm soát chi phí, hạ giá thành thì thông tin mà kế toán quản trị chi phí cung cấp bao gồm cả thông tin quá khứ và những thông tin có tính dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán chi phí trên cơ sở các định mức chi phí làm căn cứ để ra các quyết định thích hợp về giá bán, ký kết hợp đồng, tự làm hay mua ngoài, có nên ngừng sản xuất hay không... Kế toán quản trị chi phí nhấn mạnh đến tính dự báo của thông tin và trách nhiệm của nhà quản trị các cấp nhằm gắn trách nhiệm của họ với chi phí phát sinh thông qua hệ thống thông tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm quản lý chi phí được hình thành trong đơn vị. Kế toán quản trị chi phí sẽ cung cấp thông tin về lượng chi phí bỏ ra như thế nào khi có sự thay đổi về lượng sản xuất, khi có sự thay đổi hay biến động chi phí thì sẽ ảnh hưởng như thế nào đến lợi nhuận và ai sẽ là người đứng ra gánh chịu trách nhiệm về sự thay đổi đó và giải pháp cần được đưa ra để điều chỉnh kịp thời. Điều này cho thấy kế toán quản trị chi phí mang nặng bản chất của kế toán quản trị hơn là kế toán chi phí thuần tuý. 3. Kế toán quản trị chi phí với chức năng quản lý Thông tin kế toán cung cấp về bản chất thường là thông tin kinh tế tài chính định lượng và thông tin này giúp cho các nhà quản trị hoàn thành các chức năng lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Vai trò của thông tin kế toán về chi phí với nhà quản trị có thể biểu hiện qua những vấn đề cơ bản sau: - Với chức năng lập kế hoạch: nhà quản trị phải thiết lập các loại dự toán, kế hoạch như: chiến lược sản xuất kinh doanh, dự toán ngân sách linh hoạt hàng năm. Các kế hoạch, dự toán được thực hiện dưới sự điều khiển của trưởng phòng kế toán và sự giúp đỡ của nhân viên kế toán. Ví dụ: thông qua dự toán nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung... giúp nhà quản trị tiên liệu, liên kết các nguồn lực và hạn chế rủi ro trong kinh doanh để đảm bảo lợi nhuận trong kỳ. - Với chức năng tổ chức và điều hành: là quá trình tạo ra cơ cấu mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức cùng phối hợp để đạt mục tiêu chung của tổ chức. Kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin để thực hiện chức năng này thông qua việc thiết lập các bộ phận, xác lập quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong bộ máy hoạt động của tổ chức để giám sát việc thực hiện các kế hoạch chi phí đã đề ra trong từng khâu, từng bước công việc. - Với chức năng kiểm tra: khi kế hoạch đã được lập để đảm bảo tính khả thi đòi hỏi phải so sánh với thực tế. Kế toán quản trị chi phí sẽ cung cấp cho nhà quản trị những thông tin thực tế, thông tin chênh lệch giữa thực tế với kế hoạch. Ví dụ: báo cáo chi phí, báo cáo tình hình thực hiện định mức. Nếu giữa báo cáo thực hiện với mục tiêu đề ra có sự sai biệt lớn thì phải tiến hành điều tra để tìm hiểu nguyên nhân nhằm tìm ra hướng giải quyết. - Với chức năng ra quyết định: Để có thông tin thích hợp đáp ứng nhu cầu ra quyết định của các nhà quản trị, kế toán quản trị chi phí sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết thích hợp rồi tổng hợp trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu giải trình cho các nhà quản trị. Kế toán quản trị chi phí không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin, số liệu mà còn phải thực hiện với phân tích, đánh giá và nêu lên kiến nghị, đề xuất tư vấn cho các nhà quản trị ra các quyết định phù hợp. 4. Các kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản trong kế toán quản trị chi phí Có bốn phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản: - Thiết kế thông tin ở dạng so sánh được: Thông tin sẽ không phát huy hết tác dụng của nó nếu không có tiêu chuẩn để so sánh. Do vậy kế toán quản trị phải thiết kế thông tin dưới dạng những báo cáo có thể so sánh được làm cho thông tin có ích với nhà quản trị. - Nhận diện và phân loại chi phí: Nhận diện các cách phân loại chi phí sao cho thích hợp và hữu ích, là một phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ của kế toán quản trị. Chi phí được phân loại theo nhiều cách khác nhau nhằm thoả mãn yêu cầu của các nhà quản trị. - Sử dụng các kỹ thuật phân tích để cung cấp các thông tin có dạng đặc thù: phương pháp so sánh, phương pháp xác định các nhân tố ảnh hưởng.... - Trình bày thông tin dưới dạng mô hình, phương trình, đồ thị: đây là cách trình bày dễ thấy, dễ hiểu, và rõ ràng nhất các mối quan hệ và xu hướng biến động của thông tin đang nghiên cứu. II. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Đặc điểm của chi phí Chi phí là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Chi phí là những phí tổn về nguồn lực, tài sản cụ thể sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Những nhận thức về chi phí có thể khác nhau về quan điểm hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung, chi phí là phí tổn về tài nguyên, vật chất, lao động và phải phát sinh gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh. Đây chính là đặc điểm cơ bản của chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu như chi phí trong KTTC được đặt trong mối quan hệ với tài sản, vốn sở hữu của doanh nghiệp và thường được đảm bảo bằng những chứng từ nhất định chứng minh là phí tổn thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì đứng trên phương diện kế toán quản trị thì chi phí được nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định. Với lý do này thì chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một hoạt động sản xuất kinh doanh, những phí tổn mất đi do chọn lựa phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh. Như vậy trong kế toán quản trị, khi nhận thức chi phí cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, ra quyết định kinh doanh hơn là chú trọng vào chứng cứ. 2. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất Có nhiều cách phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau: a. Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu - Chi phí nhân công. - Chi phí nguyên vật liệu. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Chi phí dịch vụ thuê ngoài. - Chi phí khác bằng tiền. b. Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế (theo khoản mục) - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung. - Chi phí bán hàng. - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khác. c. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ tính kết quả - Chi phí thời kỳ. - Chi phí sản phẩm. d. Phân loại chi phí theo phương pháp quy nạp - Chi phí trực tiếp. - Chi phí gián tiếp. e. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động Đây là cách phân loại chi phí phổ biến nhất trong kế toán quản trị. Theo cách phân loại này, chi phí trong kỳ kế toán bao gồm: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp: - Biến phí: Biến phí là những chi phí nếu xét về tổng số sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với mức hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số giờ máy vận hành... Ngược lại nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì biến phí là một hằng số. Trong một doanh nghiệp sản xuất, biến phí tồn tại khá phổ biến như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Nếu khảo sát tỉ mĩ về biến phí, nhận thức rằng biến phí tồn tại dưới nhiều hình thức ứng xử khác nhau: + Biến phí thực thụ: là biến phí mà sự biến động của chúng thay đổi tỉ lệ thuận và biến động tuyến tính với mức độ hoạt động như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp... Với cách ứng xử tuyến tính theo biến động đơn vị và mức độ hoạt động nên điều quan tâm và để kiểm soát tốt hơn biến phí thực thụ, chúng ta không chỉ kiểm soát tổng số mà còn phải kiểm soát tốt hơn biến phí trên một đơn vị mức độ hoạt động (định mức biến phí) ở các mức độ khác nhau. Xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí thực thụ sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát cách thức ứng xử của biến phí thực thụ. + Biến phí cấp bậc: là những biến phí mà sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn, phạm vi nhất định. Ví dụ: chi phí lương thợ bảo trì, chi phí điện năng... những chi phí này cùng thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động nhưng chỉ khi quy mô sản xuất, mức độ hoạt động của máy móc thiết bị tăng giảm đến một giới hạn nhất định. - Định phí: Định phí là những chi phí mà xét về tổng số ít thay đổi hoặc không thay đổi theo mức độ hoạt động nhưng nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Tuy nhiên cũng cần phải lưu ý là những đặc điểm trên của định phí chỉ thích hợp trong từng phạm vi nhất định. Một khi mức độ hoạt động vượt khỏi giới hạn thì nó có thể xuất hiện những thay đổi đột biến. Khảo sát tỉ mỉ về định phí, nhận thấy định phí tồn tại dưới nhiều hình thức ứng xử khác nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Định phí bắt buộc: là những loại chi phí liên quan đến việc sử dụng tài sản dài hạn như: khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo dưỡng... + Định phí không bắt buộc: còn được xem như định phí quản trị. Chi phí này phát sinh gắn liền với quyết định hàng năm của nhà quản trị: chi phí quảng cáo, nghiên cứu, giao tế. Về phương diện quản lý, nhà quản trị không bị ràng buộc bởi quyết định về định phí không bắt buộc. Định phí không bắt buộc có bản chất ngắn hạn trong những trường hợp cần thiết có thể bị cắt giảm. - Chi phí hỗn hợp: Là những chi phí ở một mức độ hoạt động nào đó, chi phí hỗn hợp là định phí, thể hiện đặc điểm của định phí ở mức độ hoạt động khác, nó có thể bao gồm cả định phí và biến phí. Vì vậy để quản lý chi phí hỗn hợp phải kết hợp hai phạm vi ứng xử tương ứng, phải cân nhắc, khảo sát chi tiết, tỉ mỉ tính hữu dụng của chi phí hỗn hợp trong tương lai để tránh lãng phí, khi tiến hành phải tăng công suất hoạt động để đơn giá bình quân của chúng giảm xuống. Để xác định các thành phần biến phí và định phí trong chi phí hỗn hợp theo từng phạm vi hoạt động, có thể dùng các mô hình toán học để kiểm định, phân tích hoặc thực nghiệm. Dưới đây là các phương pháp cơ bản thường được sử dụng: - Phương pháp cực đại - cực tiểu. - Phương pháp bình phương bé nhất. - Phương pháp đồ thị phân tán. f. Các cách phân loại khác về chi phí - Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. - Chi phí chênh lệch - Chi phí chìm - Chi phí cơ hội III. NỘI DUNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VÀ BÁO CÁO KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG KTQT CHI PHÍ 1. Lập dự toán chi phí sản xuất Dự toán là những tính toán dự kiến một cách toàn diện và phối hợp cách thức huy động cũng như sử dụng nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ và được biểu hiện một cách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị. Dự toán chi phí sản xuất là phương tiện thông tin cung cấp cho các chức năng hoạch định và kiểm soát chi phí của nhà quản trị nhằm đo lường, chấn chỉnh quá trình tổ chức thực hiện chi phí trong từng bộ phận cụ thể đảm bảo cho quá trình thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. 1.1. Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa trên cơ sở dự toán sản lượng sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Dự toán chi phí NVL trực tiếp = Dự toán lượng sản phẩm sản xuất x Định mức tiêu hao NVL trực tiếp x Định mức giá của mỗi đơn vị NVLTT 1.2. Dự toán nhân công trực tiếp Dự toán thời gian lao động (giờ) = Dự toán SPSX x Định mức thời gian sản xuất sản phẩm Dự toán CPNC trực tiếp = Dự toán thời gian lao động x Định mức giá của mỗi đơn vị thời gian lao động 1.3. Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán chi phí sản xuất chung: Bao gồm dự toán biến phí sản xuất chung và dự toán định phí sản xuất chung. · Dự toán biến phí sản xuất chung: Trường hợp biến phí sản xuất chung được xây dựng theo từng yếu tố chi phí (chi phí vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp...) theo mỗi đơn vị hoạt động thì quá trình lập dự toán biến phí sản xuất chung được thực hiện tương tự như dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp. Ví dụ: biến phí sản xuất chung cho 1 giờ máy hoạt động là 2000đ, dự toán số giờ máy hoạt động trong kỳ là 6000 giờ, dự toán biến phí sản xuất chung là 6000 x 2000 = 12.000.000đ - Trường hợp biến phí sản xuất chung được xác định bằng một tỷ lệ trên biến phí trực tiếp thì dựa vào dự toán biến phí trực tiếp, tỷ lệ biến phí sản xuất để lập dự toán biến phí sản xuất chung. Dự toán biến phí sản xuất chung = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí sản xuất chung · Dự toán định phí sản xuất chung: Đối với các yếu tố định phí sản xuất chung bắt buộc, căn cứ vào định phí sản xuất chung hàng năm chia đều cho 4 quý để xác định định phí sản xuất chung hàng quý. Đối với các yếu tố định phí sản xuất chung tuỳ ý, căn cứ vào hành động nhà quản trị xác định thời điểm chi tiêu để tính vào chi phí cho kỳ dự toán thích hợp. Căn cứ vào dự toán biến phí và dự toán định phí sản xuất chung tổng hợp thành dự toán chi phí sản xuất chung: Dự toán chi phí sản xuất chung = Dự toán biến phí sản xuất chung + Dự toán định phí sản xuất chung 1.4. Dự toán chi phí bán hàng · Dự toán biến phí bán hàng: Dự toán biến phí bán hàng = Dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ x Định mức biến phí bán hàng · Dự toán định phí bán hàng: tương tự như lập dự toán định phí sản xuất chung. Điều này có nghĩa là dự toán định phí bán hàng chính là tổng hợp dự toán định phí bắt buộc và định phí quản trị cần thiết cho kỳ bán hàng. Dự toán chi phí bán hàng = Dự toán biến phí bán hàng + Dự toán định phí bán hàng 1.5. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí quản lý doanh nghiệp · Dự toán định phí quản lý doanh nghiệp: Tương tự như dự toán định phí sản xuất chung: Vậy: Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp = Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp + Dự toán định phí quản lý DN · Dự toán linh hoạt: Từ đầu đến giờ chúng ta giả định là làm việc với ngân sách cố định. Nghĩa là các chi phí dự báo trong kỳ được giữ nguyên không đổi bất chấp mọi việc xảy ra trong thời kỳ đó. Nhưng với ngân sách linh hoạt, chúng ta có thể điều chỉnh các chi phí nếu hoạt động sản xuất và doanh số bán hàng có thay đổi so với ngân sách ban đầu. Ngân sách linh hoạt được Viện kế toán quản trị công chứng Anh Quốc (CIMA) định nghĩa như sau: "Ngân sách linh hoạt là ngân sách được hoạch định sao cho có thể thay đổi tương ứng với mức độ hoạt động thực tế đạt được" Trong thực tế một ngân sách linh hoạt bao gồm nhiều ngân sách ứng với mức độ hoạt động thực tế đạt được sản xuất kinh doanh khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp có thể lập ngân sách cho 3 mức sản lượng có thể xảy ra, khi đó chi phí được tính toán cho các mức này. Mặc dù phải tốn thêm công sức để tính toán, ngân sách linh hoạt có thể rất hữu ích. Hiện nay, máy tính đã làm cho việc tính toán này trở nên rất nhẹ nhàng. Việc đầu tiên phải làm khi hoạch định ngân sách linh hoạt là phân loại chi phí thành: - Chi phí cố định: là chi phí mà nó không đổi khi mức sản xuất và tiêu thụ thay đổi. - Chi phí biến đổi: là chi phí thay đổi cùng với mức sản xuất và tiêu thụ. Ví dụ minh hoạ: Biến phí sản xuất: 50 triệu Chi phí cố định : 50 triệu 2000 sản phẩm => Biến phí đơn vị: = 25.000 đồng/sản phẩm Ngân sách linh hoạt: SX/ tiêu thụ (đvsp) chi phí (đồng Ngân sách 1 2000 100 triệu Ngân sách 2 3000 (50tr+25.000 x 3.000) 125 triệu Báo cáo kiểm soát thực hiện ngân sách: SX/ tiêu thụ (đvsp) chi phí (đồng Ngân sách 2700 (50tr+25000x2700) 117,5tr Thực tế 2700 130tr Biến động 0 (130-117,5) = 12,5tr. Bất lợi Tóm lại nếu như dự toán là cơ sở cung cấp thông tin cho chức năng hoạch định của nhà quản trị thì dự toán chi phí cũng là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của bộ phận quản lý. Thông qua việc lập và phân tích các báo cáo bộ phận nhằm chỉ ra đâu là nơi có vấn đề, trách nhiệm thuộc về ai, và nguyên nhân của những biến động chi phí nhằm kiểm soát tốt hơn các chi phí sản xuất phát sinh. 2. Kiểm tra, đánh giá thực hiện chi phí thông qua các báo cáo bộ phận Kiểm tra đánh giá việc thực hiện chi phí là yêu cầu cần thiết đối với doanh nghiệp. Thông qua quá trình kiểm soát chi phí giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận, nâng cấp hiệu quả sản xuất kinh doanh. Qua việc phân tích tình hình biến động chi phí có thể xác định được các khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng giảm chi phí thực tế so với chi phí tiêu chuẩn đặt ra trước đó từ đó để ra các giải pháp khắc phục những tồn tại, khai thác khả năng tiềm tàng góp phần tiết kiệm chi phí. Chi phí sản xuất kinh doanh rất đa dạng, phong phú bao gồm nhiều loại, mỗi loại có đặc điểm vận động yêu cầu quản lý khác nhau. Để tạo điều kiện kiểm soát chi phí và khai thác tốt hơn những tiềm năng trong hoạt động thì chúng ta cần phải đi sâu vào công tác phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất theo từng khoản mục chi phí để hướng đến việc đánh giá những nguồn gốc, nguyên nhân, trách nhiệm trong việc thực hiện dự toán. Quá trình tính toán phân tích có thể thiết lập thành các bảng biểu phân tích thích hợp để hệ thống thông tin sự tác động của các nhân tố để thuận lợi cho quá trình đánh giá. 2.1. Báo cáo về nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, kể cả bán thành phẩm mua ngoài dùng trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm trong ngành công nghiệp nhẹ cho nên việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có ý nghĩa lớn đến việc hạ giá thành. CPNVLTT = SLSPSX x Định mức tiêu hao NVLTT x Đơn giá mua Do đó mà chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng của 3 nhân tố: - Số lượng sản phẩm sản xuất . - Định mức tiêu hao. - Đơn giá mua. Tuy nhiên, sự tăng giảm của chi phí sản xuất không phản ánh kết quả tiết kiệm hay lãng phí, vì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí khả biến nên sản phẩm sản xuất tăng thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tăng và ngược lại. vì vậy cần phải đảm bảo sự phối hợp một cách chặt chẽ giữa khâu sản xuất và khâu tiêu thụ đảm bảo chi phí tồn kho tối thiểu. Vì vậy để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì chúng ta cần phải kiểm soát được định mức tiêu hao nguyên vật liệu và đơn giá nguyên vật liệu. Để làm rõ mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng loại sản phẩm, tỏng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của doanh nghiệp giúp cho nhà quản trị trong việc kiểm soát chi phí chúng ta có thể xây dựng bảng báo cáo và phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như sau: BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Chỉ tiêu Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm ... Dự toán Thực hiện Chênh lệch Mức độ ảnh hưởng Dự toán Thực hiện Chênh lệch Mức độ ảnh hưởng 1. Số lượng SPSX 2. Định mức tiêu hao NVL - Vật liệu X - Vật liệu Y .... 3. Đơn giá NVL - Vật liệu X - Vật liệu Y .... Để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ta có thể sử dụng các phương pháp kỹ thuật tính toán như phương pháp so sánh, phương pháp thay thế liên hoàn. Thông qua bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chỉ ra những biến động bất lợi hay thuận lợi của định mức tiêu hao nguyên vật liệu và giá cả nguyên liệu từ đó bộ phận quản lý phải có trách nhiệm giải thích rõ nguyên nhân chủ quan hay khách quan tác động đến sự biến động này và đồng thời đề ra các giải pháp thích hợp để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu ở đầu vào và khai thác các khả năng còn tiềm tàng. 2.2. Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là biểu hiện bằng tiền khoản hao phí về lao động sống mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất bao gồm: tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp theo lương và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được trích theo tỷ lệ trên tiền lương và tính vào chi phí. Do chi phí nhân công trực tiếp là chi phí khả biến nên mức độ hoạt động tăng lên, chi phí tăng lên và ngược lại. Thông qua quá trình phân tích chi phí nhân công trực tiếp giúp cho nhà quản trị kiểm sóat chi phí hiệu quả hơn. Ta có: Tổng CPNCTT = x CP nhân công bình quân Do vậy khi phân tích chi phí nhân công trực tiếp cần phải so sánh chi phí nhân công với đại lượng kết quả hoàn thành như chỉ tiêu số lượng sản phẩm, giá trị sản xuất hay doanh thu, so sánh mức độ tăng năng suất lao động với mức độ tăng của chi phí nhân công bình quân cho thấy việc tuyển dụng và sử dụng lao động có hiệu quả hơn, lao động đem lại nhiều lợi ích hơn và ngược lại. Như chúng ta đã biết hệ thống các báo cáo về lao động hiện nay tại các doanh nghiệp chỉ mới tập trung vào việc cung cấp thông tin cho việc tính lượng chứ chưa đi vào phân tích và đánh giá nguyên nhân của những biến động của chi phí lao động theo hướng bất lợi hay có lợi. Để đáp ứng yêu cầu trên thì chúng ta có thể áp dụng bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp theo mẫu sau: BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Chỉ tiêu Kế hoạch năm X1 Thực tế năm X1 Mức chênh lệch Tỷ lệ (%) chênh lệch Mức độ ảnh hưởng (D) 1. Giá trị sản xuất 2. Tổng CPNCTT 3. Số lao động bình quân 4. CPNC BQ cho một lao động 5. năng suất lao động bình quân 6. Tỷ trọng CPNCTT (%) Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố được xác định như sau: DTCPNCTT - GTSX = (GTSX1 - GTSX0) x x CPNC0 DTCPNCTT - NSLĐ = GTSX1 x x CPNC0 DTCPNCTT - CPNC = GTSX1 x x (CPNC1 - CPNC0) Thông qua số liệu trên bảng cho thấy việc sử dụng lao động chi trả lương của doanh nghiệp thực tế có hiệu quả so với kế hoạch hay không có đảm bảo kết hợp lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của người lao động hay không. Đồng thời cũng cho thấy doanh nghiệp có tiết kiệm hay lãng phí chi phí nhân công trực tiếp từ đó chỉ có các nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên. 2.3. Báo cáo về chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ và quản lý liên quan đến quá trình phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất. Đây là khoản mục chi phí được cấu thành từ nhiều yếu tố chi phí có đặc điểm vận động khác nhau và được nhiều người quản lý khác nhau. Sự phát sinh của chi phí sản xuất chung có thể gắn liền với mức độ hoạt động khác nhau như số lượng sản phẩm sản xuất, số giờ lao động, số giờ hoạt động của máy móc thiết bị. Với sự phức tạp của chi phí sản xuất chung, việc phân tích chi phí này có nhiều hướng tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên để đánh giá mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí sản xuất chung nhằm kiểm soát chi phí sản xuất chung, doanh nghiệp có thể phân tích tổng hợp trên bảng kê phân tích như sau: BẢNG KÊ PHÂN TÍCH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Chỉ tiêu Thực tế Dự toán Dự toán điều chỉnh Tổng chênh lệch Mức độ ảnh hưởng Chênh lệch do giá Chênh lệch do khối lượng 1. Biến phí SXC - CP vật liệu - Nhiên liệu - Công cụ - Tiền lương .......................... 2. Định phí SX chung - Vật liệu gián tiếp - Tiền lương - Khấu hao TSCĐ - Tiền thuê nhà xưởng - Tiền bảo hiểm tài sản .......................... * Chênh lệch do giá = - Mức hoạt động thực tế Mức hoạt động thực tế x Đơn giá thực tế x Đơn giá dự toán * Chênh lệch do khối lượng = - Mức độ HĐ thực tế Mức độ HĐ tiêu chuẩn x Đơn giá dự toán x Đơn giá dự toán Bảng phân tích chi phí sản xuất chung cho thấy chi phí sản xuất chung biến động theo chiều hướng có lợi hay bất lợi qua đó tìm hiểu nguyên nhân chủ quan hay khách quan dẫn đến sự biến động đó và đề ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt các chi phí sản xuất chung phát sinh. 2.4. Lập báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo phương pháp số dư đảm phí Báo cáo bộ phận là một bộ phận cung cấp thông tin doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong nội bộ của doanh nghiệp. Báo cáo bộ phận được thành lập theo mô hình ứng xử chi phí, nghĩa là toàn bộ chi phí phát sinh phải tách ra thành biến phí và định phí nhằm tạo điều kiện thuận lợi để nhận thức về cách ứng xử chi phí với những mức độ hoạt động khác nhau. Báo cáo bộ phận phản ánh kết quả kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp và các bộ phận trong tổ chức cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp hoặc kết quả kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp với các sản phẩm, dịch vụ, khu vực kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo bộ phận cũng có thể thể hiện thu nhập, chi phí, kết quả một khu vực, một đơn vị, phòng ban hay một mặt hoạt động nào đó trong doanh nghiệp. Báo cáo bộ phận có thể được xây dựng gợi ý dưới những hình thức sau: 1. Thể hiện các chỉ tiêu theo tổng giá trị và tỷ lệ: Chỉ tiêu Toàn công ty (bộ phận) Bộ phận (SP, khu vực) Bộ phận (SP, khu vực) Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ 1. Doanh thu 2. Các khoản giảm trừ DT 3. Biến phí bộ phận 4. Số dư đảm phí 5. Định phí bộ phận 6. Số dư bộ phận (LN bộ phận) 7. Chi phí cấp trên phân bổ 8. Lợi nhuận sau phân bổ chi phí cấp trên Ngày .... tháng .... năm .......... Kế toán phụ trách Giám đốc Với hình thức báo cáo theo tổng giá trị và tỷ lệ giúp nhà quản trị có những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản trị như tổng mức giá trị và tỷ lệ của doanh thu biến phí, số dư đảm phí, định phí từng cấp, lợi nhuận từng phạm vi. 2. Hình thức thứ hai: Thể hiện các chỉ tiêu theo giá trị và đơn vị: Chỉ tiêu Toàn công ty (bộ phận) Bộ phận sản phẩm, khu vực Bộ phận (sản phẩm, khu vực) Số tiền Số tiền Đơn vị Số tiền Đơn vị 1. Doanh thu 2. Các khoản giảm trừ DT 3. Biến phí bộ phận 4. Số dư đảm phí 5. Định phí bộ phận 6. Số dư bộ phận (LN bộ phận) 7. Chi phí cấp trên phân bổ 8. Lợi nhuận sau phân bổ chi phí cấp trên Ngày .... tháng .... năm .......... Kế toán phụ trách Giám đốc Với hình thức báo cáo thể hiện theo tổng giá trị và đơn vị giúp nhà quản trị có những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản trị như tổng mức giá trị và giá trị đơn vị của doanh thu, biến phí, số dư đảm phí, định phí từng cấp, lợi nhuận từng phạm vi. 3. Các phương pháp xác định chi phí trong doanh nghiệp sản xuất Phương pháp xác định chi phí là phương pháp tổng hợp các chi phí có liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm (hay còn gọi là phương pháp tính giá). Mục đích của việc tổng hợp chi phí nhằm cung cấp thông tin về chi phí đơn vị cần thiết cho nhà quản trị để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Định giá bán sản phẩm, định giá hàng tồn kho cuối kỳ, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ và là cơ sở cho các nhà quản trị lập các dự toán chi phí ở các mức độ hoạt động khác nhau, đồng thời làm căn cứ để đánh giá chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh. Để xác định chi phí đơn vị cho từng loại sản phẩm kế toán quản trị có thể sử dụng phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp toàn bộ. 3.1. Xác định chi phí theo phương pháp toàn bộ Phương pháp này dựa trên cơ s._.ở coi các chi phí của quá trình sản xuất như là các chi phí sản xuất mà không cần quan tâm là nó có bản chất khả biến hay là bất biến. Chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung bất biến và khả biến. Chi phí sản xuất trên báo cáo kết quả = Tổng chi phí SX trong kỳ x Mức độ tiêu thụ trong kỳ Mức hoạt động SX trong kỳ Do nhu cầu phải kịp thời có số liệu chi phí đơn vị để đánh giá công việc hoàn thành và cho các quyết định kinh doanh khác mà chi phí sản xuất chung đến cuối kỳ mới tập hợp được, nên các doanh nghiệp ước tính chi phí sản xuất chung ngay từ đầu và dựa vào mức sản lượng dự kiến để tiến hành phân bổ mức chi phí sản xuất chung ước tính. Đến cuối kỳ xử lý chênh lệch chi phí sản xuất chung. Có hai trường hợp. - Chi phí sản xuất chung thực tế lớn hơn chi phí sản xuất chung ước tính trường hợp này làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận. - Ngược lại chi phí sản xuất chung thực tế nhỏ hơn chi phí sản xuất chung ước tính trường hợp này ghi giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Phương pháp tính giá toàn bộ cung cấp số liệu cho các doanh nghiệp lập các báo cáo tài chính theo quy định, song xét về góc độ quản trị phương pháp này không đáp ứng được yêu cầu cho các nhà quản trị trong việc lập các kế hoạch linh hoạt đáp ứng nhu cầu thông tin về chi phí đơn vị trong các tình huống quy mô sản xuất khác nhau và các quyết định về giá bán sản phẩm với mức sản lượng khác nhau. Phương pháp tính chi phí thứ hai sẽ giúp các doanh nghiệp khắc phục được hạn chế này. Đó là phương pháp tính chi phí trực tiếp. 3.2. Xác định chi phí theo phương pháp trực tiếp Phương pháp xác định chi phí toàn bộ là phương pháp phân bổ một phần chi phí sản xuất chung bất biến cho từng đơn vị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ cùng với chi phí khả biến. Chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm cả chi phí sản xuất chung khả biến và bất biến. Khác với phương pháp trên, theo phương pháp tính giá trực tiếp thì chỉ có những chi phí của quá trình sản xuất mà trực tiếp biến động theo hoạt động sản xuất mới được xem là chi phí sản xuất. Như vậy sẽ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung khả biến. Chi phí sản xuất chung bất biến không được xem là chi phí sản xuất theo phương pháp này. Đúng hơn là chúng được xem là chi phí thời kỳ và được trừ ra khỏi thu nhập như chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Vì vậy trong giá trị hàng tồn kho của đơn vị sản phẩm theo phương pháp trực tiếp không chứa đựng một yếu tố nào của chi phí sản xuất bất biến. Phương pháp trực tiếp chỉ tính các biến phí nguyên liệu, biến phí nhân công và biến phí sản xuất chung nên có thể cung cấp thông tin nhanh về chi phí đơn vị cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định ngắn hạn như: các quyết định về giá bán sản phẩm, lập dự toán nhanh hay quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thêm một đơn đặt hàng. KẾT LUẬN CHƯƠNG I Kế toán quản trị chi phí là một trong những công cụ khoa học hữu hiệu cung cấp thông tin chi phí liên quan đến việc ra quyết định của nhà quản trị trong điều kiện nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh. Trong đó công tác lập dự toán và báo cáo chi phí là 2 khâu chủ yếu của toàn bộ công tác kế toán quản trị chi phí. Chương I của luận văn đã dành phần lớn nội dung đi sâu phân tích bản chất của kế toán quản trị chi phí, khái quát các loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất, xác định nội dung của công tác kế toán quản trị chi phí mà trọng tâm là phương pháp lập dự toán chi phí sản xuất, phương pháp kế toán và đánh giá thực hiện chi phí thông qua việc lập báo cáo chi phí. Đồng thời luận văn cũng nêu lên các phương pháp xác định chi phí trong doanh nghiệp sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin về chi phí đơn vị trong các tình huống quy mô sản xuất khác nhau và các quy định về giá bán sản phẩm với mức sản lượng khác nhau đặc biệt là khi mà doanh nghiệp hiện nay đang phải đương đầu với sự cạnh tranh gay gắt của giá trong việc tìm kiếm bạn hàng. Chương II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VÀ BÁO CÁO KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY DỆT MAY 29/3 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY DỆT MAY 29/3 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dệt may 29/3 Sau ngày đất nước hoàn toàn giải phóng, trước nhu cầu khách quan về sự phát triển của nền kinh tế và nhu cầu làm đẹp ngày càng tăng, đồng thời nhằm xây dựng nền kinh tế đồng bộ và hoàn chỉnh. Các nhà tiểu thương Đà Nẵng đã cùng nhau góp vốn thành lập nên "Tổ Hợp dệt 29/3". Lúc bấy giờ, cơ sở vật chất còn thô sơ và mang tính thủ công. Toàn cơ sở chỉ có 12 máy dệt, 40 nhân viên hoạt động hoàn toàn bằng kỹ thuật thủ công do 38 cổ đông đóng góp. Ngày 29/3/1976 nhân dịp kỉ niệm 1 năm ngày giải phóng Đà Nẵng "Tổ hợp dệt" đã chính thức được khánh thành. Từ những năm 1976 đến năm 1978, kỹ nghệ dệt khăn bông còn khá mới mẻ. Để có điều kiện để phát triển và mở rộng sản xuất, ngày 28/01/1978 "Tổ hợp dệt" được chuyển thành "Công ty hợp doanh 29/3" vói tổng số vốn trên 1 tỷ đồng và đã sản xuất ra hàng triệu khăn mặt, mặc dù chất lượng chưa cao nhưng đáp ứng được nhu cầu thị trường trong nước, góp được phần nào vào nền kinh tế trong thời kỳ bao cấp khó khăn của đất nước. Hoà cùng xu thế của nền kinh tế đang phát triển , ngày 29/3/1984 xí nghiệp được cho phép chuyển thành đơn vị quốc doanh và được đổi tên thành "Nhà máy Dệt 29/3". Nhà máy dệt 29/3 hoạt động với mục tiêu tạo công ăn việc làm cho người lao động tỉnh nhà nâng cao mức thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong nhà máy. Đây là thời kỳ "Nhà máy dệt 29/3" đạt tốc độ phát triển hàng năm lên đến 20% với mô hình hoạt động quản lý tiên tiến và 70% hàng hoá được xuất khẩu ra nước ngoài. Nhà máy dệt 29/3 được khối công nghiệp bầu là lá cờ đầu và được Nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng 2. Nhưng từ năm 90 - 92 do sự biến động của nền kinh tế thị trường trong và ngoài nước đã làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh xuất khẩu của nhà máy thị trường xuất khẩu bị hạn chế. Đức và Liên Xô đơn phương huỷ hợp đồng, nhà máy liên tục gặp khó khăn do thị trường tiêu thụ bị mất. Hàng hoá ứ động nguyên liệu vật liệu chính tồn kho quản lý giá cả tăng vọt làm cho hoạt động kinh doanh của nhà máy bị trì trệ. Thất thoát 1 lượng vốn lớn ảnh hưởng đến việc làm của hàng trăm công nhân. Bên cạnh đó nhà máy phải cạnh tranh quyết liệt với các doanh nghiệp tư nhân đơn vị ngoài quốc doanh... không thể khoanh tay đứng nhìn nhà máy ngày càng rơi vào tình trạng bế tắc, giám đốc và công nhân nhà máy đã huy động vốn góp trong cán bộ công nhân viên bằng các giải pháp kỹ thuật quản lý cũng với số vốn huy động được, nhà máy đã hình thành xưởng may và giải quyết được việc làm cho gần 300 công nhân nhà máy đã mở rộng thêm thị trường ở Lào và Campuchia, khuyến khúch tiêu thụ sản phẩm bằng cách đưa ra những phương thức thanh toán thuận lợi cho khách hàng. Cùng với sự phát triển của ngành may mặc nhà máy đã thành lập thêm xưởng may xuất khẩu, kịp thời giải quyết việc làm cho hơn 700 công nhân. Ngày 3/01/1992 theo quyết định số 3156/QĐUB của UBND tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng nhà máy chính thức đổi tên thành "Công ty dệt may 29/3" với tên giao dịch là HACHIBA có tư cách pháp nhân và quyền xuất khẩu trực tiếp với tổng số vốn trên 7 tỷ đồng. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty dệt may 29/3 Gia công các mặt hàng may mặc như áo jacket, áo sơ mi, quần short, và các mặt hàng dệt kim. Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng khăn bông gồm khăn tắm, khăn tay, khăn mặt... Phục vụ sản xuất và tiêu dùng nội địa. Thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. II. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY DỆT MAY 29/3 Trong giai đoạn nền kinh tế đang trên đà phát triển cùng với sự cạnh tranh gay gắt của thị trường, công ty đã không ngừng đầu tư mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, trang bị máy móc thiết bị mới, thay đổi quy trình công nghệ hiện đại... Hiện nay công ty đầu tư mở rộng chủ yếu hai lĩnh vực dệt và may mặc. 1. Đặc điểm ngành dệt Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, ngành dệt có những bước thay đổi đáng kể, sản phẩm ngành dệt rất đa dạng và phong phú: các loại khăn mặt, khăn tay, khăn trải giường, áo choàng tắm... sản lượng sản xuất ngày càng tăng lên, chất lượng sản phẩm ngày càng cao, thị trường tiêu thụ không ngừng được mở rộng sang các nước như: Thái Lan, Nhật... sản phẩm đa dạng về màu sắc và đều được sản xuất chung bằng loại nguyên liệu vật liệu chính là cotton 100% với nhiều kích cỡ và kiểu dáng khác nhau. 1.1. Nguyên liệu vật liệu ngành dệt Nguyên liệu vật liệu dùng cho sản xuất khăn bông bao gồm: sợi (chủ yếu là sợi cotton Nm34). Nguồn cung cấp sợi cho công ty hiện nay là: - Công ty dệt Hoà Thọ. - Công ty Dệt Huế. Ngoài ra công ty còn nhập sợi từ các nước: Ấn độ, Pakistan... 1.2. Sản phẩm Sản phẩm ngành dệt của công ty bao gồm nhiều loại khác nhau: khăn mặt, khăn tắm, áo choàng tắm... với kích cỡ, kiểu dáng, màu sắc khác nhau. Mặc dù có nhiều chủng loại nhưng sản phẩm khăn bông chủ yếu của công ty có thể quy về hai dạng chung là khăn jaquad và khăn trơn. MỘT SỐ SẢN PHẨM KHĂN CHỦ YẾU CỦA CÔNG TY STT Loại khăn Quy cách Trọng lượng 1 2 3 4 5 6 Khăn mặt Khăn mặt Khăn tay Khăn tắm Khăn tắm Ao choàng tắm 28x40 28x41 33x33 35x70 60x120 S,M,XL 450gr/tá 380gr/tá 600gr/tá 100gr/tá 2. Đặc điểm ngành may mặc Đến năm 1992, ngành may mặc mới chính thức đi vào hoạt động kinh doanh ở Công ty dệt may 29/3, chủ yếu dưới hình thức nhận gia công các mặt hàng xuất khẩu cho các đơn vị trong và ngoài nước. Sự ra đời của ngành may mặc đã đem lại nhiều lợi ích cho công ty, đem lại doanh thu đáng kể cho công ty và đã trang trải được sự thiếu hụt về tài chính. Tuy mới đi vào hoạt động vài năm nhưng ngành đã đem lại nhiều hiệu quả tốt, chất lượng sản phẩm ngày càng cao với hệ thống thiết bị tiên tiến. Mặt khác toàn bộ nguyên vật liệu đều do nước ngoài cung cấp nên vấn đề chất lượng và cung ứng nguyên vật liệu đều được đảm bảo. Trong năm 2000, công ty sản xuất xuất khẩu gần 4 triệu sản phẩm xâm nhập vào nhiều thị trường, Nhật, Đài Loan, Úc, và trong tương lai sẽ mở rộng sang nhiều thị trường nước ngoài khác. 2.1. Nguyên liệu vật liệu Nguyên liệu vật liệu chính là vải được sản xuất tại nước ngoài với chất lượng cao. 2.2. Sản phẩm: Sản phẩm may ở công ty gồm áo jacket, áo sơ mi và quần... III. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 1. Tổ chức sản xuất 1.1. Bộ phận sản xuất chính Phân xưởng dệt: là nơi trực tiếp chế biến nguyên liệu vật liệu chính là sợi mộc bằng cách kết hợp sợi ngang sợi dọc để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh. Phân xưởng may: khi nhận nguyên liệu vật liệu từ khách hàng sẽ tiến hành gia công tạo ra thành phẩm theo đúng quy định trong đơn đặt hàng thực hiện may từng công đoạn. Phân xưởng tẩy nhuộm: thực hiện tẩy nhuộm sợi theo từng mẫu hàng khác nhau. Phân xưởng cắt. Phân xưởng hoàn thành: hoàn thành sản phẩm, tiến hành đóng gói và nhập kho. 1.2. Bộ phận phục vụ sản xuất Gồm các tổ cơ điện, tổ lò hơi, lò mộc, tổ cơ khí... phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục, có nhiệm vụ cung cấp hơi điện, động cơ máy nổ ... trong từng ca sản xuất. 1.3. Bộ phận sản xuất phụ: Có nhiệm vụ xử lý phế phẩm phế liệu. CÔNG TY BỘ PHẬN SẢN XUẤT CHÍNH BỘ PHẬN SẢN XUẤT PHỤ BỘ PHẬN PHỤC VỤ SẢN XUẤT PHÂN XƯỞNG MAY PHÂN XƯỞNG DỆT PX cắt PX may PX Hoàn tất PX Tẩy nhuộm PX dệt PX Hoàn thành Tổ cơ điện Tổ lò hơi Tổ mộc Nhà kho Đội xe Xử lý phế liệu SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY Giám đốc công ty Ph giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phng tổ chức hănh chnh Phng kế toân thống kí Phng kinh doanh XNK Phng kỹ thuật sản xuất Phng xđy dựng cơ bản Giám đốc xí nghiệp may XK Giám đốc xí nghiệp dệt Ban kỹ thuậtvă KCS X.cắt X. May1 X. hoăn tất X. May2 X. hoăn tất Ban cng nghệ vă KCS X. cơ điện X. tẩy nhuộm X. dệt Ghi chú: Quan hệ rtực tuyến Quan hệ chức năng 2. Tổ chức bộ máy quản lý công ty Hiện nay công ty áp dụng mô hình tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng. Giám đốc toàn quyền quyết định mọi việc liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, với sự giúp đỡ của ban tham mưu gồm hai phó giám đốc, trưởng phòng và phó phòng... triển khai thực hiện kế hoạch theo phạm vi quyền hạn của mình. Những quyết định quản lý do các phòng ban chức năng đề xuất sẽ được giám đốc công ty cân nhắc để tiến hành ra quyết định truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. * Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức: + Ban giám đốc gồm: Giám đốc: Có trách nhiệm quản lý và điều hành m,ọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phó giám đốc 1: Kiêm giám đốc xí nghiệp dệt, quản lý và điều hành công việc sản xuất ở xí nghiệp dệt. Phó giám đốc 2: Kiêm giám đốc xí nghiệp may xuất khẩu, quản lý và điều hành công việc sản xuất ở xí nghiệp may. Phòng tổ chức hành chính: Quản lý nhân sự, nghiên cứu đề xuất với giám đốc, bố trí sắp xếp lao động phù hợp yêu cầu sản xuất. Phòng tài chính kế toán: Tổ chức hạch toán kế toán, theo dõi thu chi, quản lý tài sản của công ty. Phòng kinh doanh: Theo dõi, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tham mưu cho giám đốc về giá cả vật tư, hàng hoá sản phẩm mới. Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết bị, thiết lế mẫu theo đúng đơn đặt hàng về đề xuất việc bổ sung hay thanh lý thiết bị cũ lạc hậu. Phòng XDCB và quản lý công trình: Quản lý các công trình đã xây dựng, những công trình mới và thực hiện công việc sửa chữa nhỏ. Ban quản trị đời sống: Chăm lo đời sống, thực hiện quản lý việc ăn trưa cho công nhân, nhà trẻ y tế... IV. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ phận kế toán tại công ty hiện được áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, mọi công tác kế toán đều được tập trung tại phòng kế toán. Các bộ phận như: kho, các phân xưởng có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp số liệu... rồi định kỳ chuyển số liệu lên phòng kế toán. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN K to¸n tr­ịng Phê k to¸n tr­ịng (K to¸n tưng hp, k to¸n gi¸ thµnh) K to¸n tin mƯt K to¸n vỊt t­ dt K to¸n vỊt t­ may K to¸n tiªu th K to¸n TG NH K to¸n c«ng n K to¸n TSC§XDCB Th qu S¬ ®ơ bĩ m¸y k to¸n Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng kế toán .Bĩ m¸y k to¸n ca C«ng ty dt may 29-3 ®­c x©y dng theo m« h×nh k to¸n tỊp trung, môi c«ng t¸c k to¸n ca c«ng ty ®u ®­c thc hin tỊp trung t¹i phßng k to¸n. c¸c bĩ phỊn kh¸c nh­ phßng kinh doanh, kho, ph©n x­ịng ®Þnh k× tỊp hp sỉ liu chuyn lªn cho phßng k to¸n ® phßng k to¸n tin hµnh ghi sư c¸c nghip v kinh t ph¸t sinh. K to¸n tr­ịng: ph tr¸ch c«ng t¸c k to¸n, chÞu tr¸ch nhim ph¶m ¸nh chÝnh x¸c, trung thc t×nh h×nh tµi chÝnh t¹i c«ng ty, tham m­u cho gi¸m ®ỉc v k ho¹ch tµi chÝnh phc v cho vic ra c¸c quyt ®Þnh. Phê k to¸n tr­ịng: hì tr k to¸n tr­ịng trong vic thc hin nhim v ca m×nh; h­ng dĨn, hì tr cho c¸c k to¸n viªn thc hin c¸c nghip v; tỊp hp sỉ liu tÝnh gi¸ thµnh phỈm, x¸c ®Þnh kt qu¶ kinh doanh; lỊp c¸c b¸o c¸o k to¸n cÌn thit. K to¸n tin mƯt: theo dđi t×nh h×nh toµn bĩ c¸c nghip v liªn quan ®n vic thanh to¸n cng nh­ c¸c kho¶n c«ng n b»ng tin mƯt t¹i c«ng ty. K to¸n vỊt t­ dt: theo dđi t×nh h×nh nhỊp-xuÍt-tơn c¸c nguyªn vỊt liu phc v cho bĩ phỊn dt vµ toµn bĩ c«ng c dng c s dng trong nhµ m¸y vµ cung cÍp sỉ liu cho k to¸n tưng hp ® tÝnh gi¸ thµnh. §ơng thíi k to¸n vỊt t­ cßn theo dđi phÌn c«ng n vi c¸c nhµ cung ng nguyªn vỊt liu dt. K to¸n vỊt t­ may: theo dđi t×nh h×nh nhỊp-xuÍt-tơn c¸c nguyªn vỊt liu phc v cho bĩ phỊn may, ®ơng thíi theo dđi vic thanh to¸n c«ng n cho c¸c nhµ cung ng nguyªn vỊt liu may. K to¸n tiªu th: theo dđi thµnh phỈm vµ t×nh h×nh tiªu th thµnh phỈm ị c«ng ty. K to¸n TGNH: theo dđi t×nh h×nh thanh to¸n cng nh­ c¸c kho¶n c«ng n liªn quan ®n TGNH, theo dđi sỉ d­ tin gi ca c«ng ty ị c¸c ng©n hµng kh¸c nhau. K to¸n c«ng n: theo dđi tinh h×nh c«ng n, c¸c kho¶n ph¶i thu kh¸ch hµng, ®«n ®ỉc trong vic thu c¸c kho¶n n. K to¸n TSC§ vµ ®Ìu t­ XDCB: cê nhim v theo dđi s bin ®ĩng TSC§, tÝnh khÍu hao TSC§, theo dđi t×nh h×nh ®Ìu t­ XDCB vµ c¸c nguơn vỉn XDCB. 3. Hình thức sổ kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cải biên, các sổ kế toán được áp dụng chủ yếu là: sổ cái, sổ kế toán, nhật ký chứng từ và các báo cáo tài chính. SƠ ĐỒ HÌNH THỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối quý Nhật ký chứng từ Bảng kê * Trình tự ghi chép: Hằng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ gốc, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ theo bên có của tài khoản kết hợp phân tích đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết, căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào các sổ chi tiết. B. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VÀ BÁO CÁO KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 Chuyển sang cơ chế thị trường các Công ty dệt may đó nói chung và công ty Dệt may 29/3 nói riêng phải đối đầu với sự cạnh tranh gay gắt về thị trường nguyên liệu và thị trường tiêu thụ sản phẩm. Để tồn tại được đòi hỏi công ty phải nỗ lực trong công tác kiểm soát được chi phí để đảm bảo có lợi nhuận, đồng thời phải nhanh chóng đưa ra các quyết định về giá bán sản phẩm giúp cho việc đàm phán ký kết hợp đồng. Để đáp ứng được nhu cầu thông tin về chi phí cho các nhà quản trị trong Công ty Dệt may 29/3 công tác lập dự toán chi phí và báo cáo kiểm soát chi phí được hình thành một cách tự phát, xuất phát từ nhu cầu thực tiễn sản xuất kinh doanh. Hiện nay công tác lập dự toán chi phí và báo cáo kiểm soát chi phí tại Công ty Dệt may 29/3 có những điểm chung như sau: - Công ty đã bước đầu ứng dụng kế toán quản trị chi phí trong công tác lập dự toán chi phí nhưng chưa có một bộ phận chuyên trách thực hiện. - Nội dung các công việc thuộc kế toán quản trị chi phí được thực hiện đan xen tại các bộ phận: phòng kế hoạch, phòng kinh doanh và bộ phận thống kê phân xưởng. Nội dung của công tác lập dự toán chi phí và thực hiện kiểm soát chi phí thông qua các báo cáo bộ phận bao gồm: - Công tổ chức lập kế hoạch giá thành đơn vị sản phẩm do hai nhóm sản phẩm chính là khăn bông (dệt) và quầu âu tiêu chuẩn (may) cung cấp thông tin cho bộ phận kinh doanh ký kết các hợp đồng cung cấp sản phẩm, đồng thời làm căn cứ để kiểm soát việc thực hiện định mức chi phí. - Thực hiện việc kiểm soát chi phí trong sản xuất thông qua việc lập và phân tích báo cáo bộ phận như: báo cáo về nguyên liệu, báo cáo về chi phí nhân công, báo cáo về chi phí sản xuất chung , báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận. 1. Công tác lập kế hoạch giá thành Hiện nay tại Công ty Dệt may 29/3 công tác lập kế hoạch giá thành là một trong những nội dung cơ bản nhất của công tác kế toán quản trị chi phí, thông tin về giá thành kế hoạch là căn cứ để phòng kinh doanh xác định giá bán trong các hợp đồng sản xuất sản phẩm hay gia công cho khách hàng. Công tác lập kế hoạch giá thành được tiến hành vào đầu mỗi năm và được xây dựng cho cả năm do bộ phận kế toán thực hiện kết hợp với phòng kinh doanh và phòng kế hoạch. Công ty tiến hành lập kế hoạch giá thành cho 2 mặt hàng kinh doanh đó là khăn bông đại diện cho sản phẩm dệt, quần âu tiêu chuẩn đại diện cho sản phẩm may. Đối với mặt hàng khăn bông giá thành kế hoạch được lập tính trên 1 kg khăn bông, còn đối với sản phẩm may thì giá thành được lập tính cho 1 chiếc quần âu tiêu chuẩn, điều này có nghĩa là các sản phẩm may mặc khác sẽ được quy đổi ra quần âu tiêu chuẩn theo một tỷ lệ nhất định. Ví dụ: 3.500.000 sản phẩm quần âu tương đương với 7.000.000 sản phẩm sơ mi. Sau đây là bảng dự toán giá thành sản phẩm dệt và may mặc năm 2005 TT Khoản mục Khăn bông (USD/kg) Sản phẩm may (USD/quần âu ) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nguyên liệu chính Vật liệu phụ Nhiên liệu, năng lượng nước Phụ tùng thay thế + CCLĐ Lương + BHXH Khấu hao TSCĐ Chi phí QLPX + QL công ty Bao gói vận chuyển Lãi vay 2,23 0,38 0,32 0,05 0,87 0,46 0,06 0,09 0,31 4,450 0,090 0,145 0,050 0,600 0,127 0,095 0,050 0,384 Giá thành toàn bộ 4,77 5,991 Cách xây dựng được thực hiện như sau: - Chi phí nguyên liệu chính được xác định căn cứ trên giá mua và định mức tiêu hao khi sản xuất ra 1 đơn vị thành phẩm (kg khăn bông hoặc quần âu). Giá mua nguyên liệu thì do bộ phận kinh doanh khảo sát trên thị trường. Tình hình thị trường nguyên liệu luôn thay đổi vì vậy đòi hỏi bộ phận kinh doanh phải dự báo được mức biến động này để tránh được những rủi ro (bị phạt vi phạm hợp đồng, lỗ...). Định mức tiêu hao dựa trên định mức tiêu hao trung bình theo tài liệu thống kê của kỳ trước. - Vật liệu phụ, nhiên liệu, năng lượng, nước căn cứ vào định mức tiêu hao tính cho từng loại sản phẩm hoặc yêu cầu đặt hàng của khách hàng. - Phụ tùng thay thế + công cụ dụng cụ: được xác đinh định mức chi phí dự toán cho cả năm (dựa vào năm trước và dự kiến sự biến động tăng hay giảm chi phí của năm kế hoạch) rồi sau đó tiến hành phân bổ cho 1 đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến sản xuất sản phẩm của năm kế hoạch. - Lương và BHXH: căn cứ vào đơn giá lương kế hoạch do bộ phận tổ chức xây dựng trước kỳ kế hoạch. - Khấu hao TSCĐ: xác định mức khấu hao dự kiến theo chế độ quy định rồi sau đó tiến hành phân bổ cho đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến của năm kế hoạch. - Chi phí QLDN và chi phí quản lý phân xưởng: được xác định định mức chi phí dự toán cho cả năm sau đó tiến hành phân bổ cho 1 đơn vị sản phẩm. - Bao gói vận chuyển: dựa trên định mức sử dụng. - Lãi vay: dựa vào năm trước và dự kiến biến động tăng, giảm của năm kế hoạch rồi sau đó tiến hành phân bổ cho 1 đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến. Như giá thành kế hoạch sẽ là căn cứ để xác định giá bán theo hợp đồng. Đồng thời với công tác lập dự toán chi phí giúp cho việc định giá, ký kết hợp đồng thì các dự toán chi phí cũng là căn cứ để kiểm soát các chi phí thực tế phát sinh tại các bộ phận sản xuất thông qua các báo cáo chi phí. Tuy nhiên bên cạnh đó công tác lập kế hoạch giá thành tại công ty cũng bộc lộ một số hạn chế sau: + Phương pháp lập kế hoạch giá thành là phương pháp tính giá toàn bộ vì vậy trong trường hợp sản lượng thực tế thay đổi thì chi phí đơn vị dự kiến sẽ không chính xác nữa. + Thực chất kế hoạch của công ty là kế hoạch tĩnh - thiếu tính linh hoạt trong việc ứng phó với các tình huống có thể xảy ra trong năm kế hoạch. 2. Thực hiện kiểm soát chi phí thông qua việc lập báo cáo bộ phận tại Công ty Phần lớn các mặt hàng mà công ty Dệt may 29/3 sản xuất là những mặt hàng đã được khách hàng đặt hàng, giá bán đã được xác định. Vì vậy biện pháp tốt nhất để gia tăng lợi nhuận cho công ty là phải kiểm soát được chi phí phát sinh. chi phí phát sinh tại công ty chủ yếu là chi phí sản xuất. Trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng trên 60% giá thành sản phẩm, còn lại là chi phí chế biến quy trình kiểm soát hiện tại của Công ty Dệt may 29/3 tập trung vào các mặt kiểm soát các chi phí nguyên liệu phát sinh trong khâu thu mua, chế biến và các chi phí phát sinh trong quá trình chế biến như tiền lương công nhân, các chi phí về vật tư dựa trên cơ sở xem xét định mức tiêu hao thực tế so với định mức trung bình, năng suất lao động của tổ sản xuất, tình hình sử dụng các loại vật tư tiết kiệm hay lãng phí. Tại công ty các báo cáo từ phân xưởng sản xuất được lập định kỳ chuyển về phòng kinh doanh giúp cho việc theo dõi tình hình thực hiện định mức chi phí, trường hợp phát sinh vượt mức cho phép thì phòng kinh doanh phải tìm hiểu nguyên nhân và kịp thời có biện pháp điều chỉnh. Các báo cáo được lập tại các phân xưởng sản xuất bao gồm: - Các báo cáo về tình hình sử dụng nguyên liệu. - Báo cáo về lao động. - Báo cáo về vật tư. - Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận. 2.1. Các báo cáo về nguyên liệu Để cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu kiểm soát chi phí nguyên liệu và đánh giá trách nhiệm của các bộ phận liên quan, Công ty Dệt may 29/3 lập các báo cáo về tình hình sử dụng nguyên liệu theo sơ đồ sau: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU TT Loại báo cáo Trình tự lập Trách nhiệm 1 Bảng kê nguyên liệu mua vào Người bán và tổ tiếp nhận (lập phiếu tiếp nhận), bộ phận dự kiến lập bảng kê nguyên vật liệu Tổ mua và tổ tiếp nhận 2 Bảng kê định mức bán thành phẩm Bộ phận chế biến lập bảng kê tình hình thực hiện định mức chi phí vật liệu Tổ sản xuất 3 Báo cáo kết quả sản xuất Bảng kê định mức bán thành phẩm -> lập báo cáo KQSX -> phiếu nhập kho Tổ sản xuất Cụ thể nội dung của các bản báo cáo như sau: - Bảng kê nguyên liệu mua vào: xác định số nguyên liệu mua vào sử dụng cung cấp thông tin chi phí nguyên vật liệu và là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của tổ mua và tổ tiếp nhận sau khi đối chiếu với bảng kê định mức bán thành phẩm . BẢNG KÊ NGUYÊN LIỆU KHĂN BÔNG Người bán Nguyên liệu mua vào Họ tên Địa chỉ Tên mặt hàng Số lượng Đơn giá Tổng giá thanh toán Dệt may HT Dệt may HT Dệt may HT CKHT AD HT Sợi cotton 20/1 Sợi cotton 20/2 Sợi cotton 23/2 Sợi cotton 26/2 Sợi cotton 32/2 Sợi Ne 20/1 Sợi Peco 42595.00 8946.90 3065.20 26410.30 26410.30 34473.60 53.00 27127.22 30873.32 36600.00 36359.50 30359.50 27776.32 35000 1155483735 276220490 112186320 960265317 960265317 95749800 1855000 Tổng cộng 141964.3 4423859979 Số nguyên liệu trên được đưa vào sản xuất, định mức chế biến được theo dõi trên bảng kê định mức bán thành phẩm như sau: BẢNG KÊ ĐỊNH MỨC BÁN THÀNH PHẨM DỆT Công đoạn: Dệt Tên khăn Định mức tiêu hao sợi Năng suất (kh/ca/máy) Chất lượng (%A) Dệt ATM 1. K28x28/2 (TT) 2. J38,5x74,5/18/19, J38,5x74,6/16 3. K65 x130/13 4. K70x145/1; K70x150/1 5. AC/16(TT) 1,23 1,19 1,04 1,09 1,08 200 30 19 18m/ca/máy 94 88 78 81 Dệt kiếm K89x152,5/4/5/6 (điều chỉnh ) 1,11 25 73,3 Chi phí nguyên vật liệu tăng thường do: các nguyên nhân giá mua nguyên liệu cao hoặc định mức chế biến tăng. Giá cả nguyên vật liệu phụ thuộc rất lớn vào thị trường, ngoài tầm kiểm soát của công ty. Song giá của nguyên vật liệu tăng nếu bộ phận thu mua đánh giá nguyên liệu xấu thành nguyên liệu tốt. Mặt khác qua bảng kê định mức bán thành phẩm giúp cho bộ phận kinh doanh kiểm soát được tình hình thực hiện định mức tiêu hao về nguyên liệu. Từ bảng kê định mức bán thành phẩm thống kê phân xưởng sẽ lên báo cáo kết quả sản xuất như sau: BÁO CÁO KẾT QUẢ SẢN XUẤT Phân xưởng dệt Loại nguyên liệu: Sợi Cotton 32/2 Số lượng: 25017. Thành tiền : 909605611,5. Ngày nhập nguyên liệu: 3/7 ngày sản xuất 5/7 Thành phẩm: khăn TT Tên mặt hàng Quy cách (m/chiếc) Trọng lượng (gr/ch) Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 KD28x40 KM28x41/6 KM28/41/2 KT34x75/1 KT40x80 KT45x100 KT60x120/8 KT65/120/4 28x40 28x41 28/41 34x75 40x80 45x100 60x120 65/120 25,0 29,0 48,0 90,0 78,0 120,0 250,0 250,0 50.000 100.000 150.000 50.000 50.000 3.000 1.000 30.000 Đủ 3 màu Dệt mộc Đủ 5 màu Đủ 5 màu Dệt mộc Dệt mộc Hồng + cam Dệt mộc Kiểm soát chi phí nguyên liệu mua vào qua bảng kê nguyên liệu mua vào với bảng kê định mức chi phí đã giúp cho việc kiểm soát được số lượng và chất lượng của vật liệu mua vào, là căn cứ để quy trách nhiệm cho từng bộ phận hoạt động liên quan. Đây là khâu rất quan trọng và rất khó quản lý, để xảy ra vấn đề tiêu cực. 2.2. Các báo cáo về lao động Trong điều kiện hiện nay tại Công ty Dệt may 29/3 đều sử dụng lao động thủ công trong toàn bộ các giai đoạn của quy trình sản xuất (sản phẩm may mặc) Vì vậy ngoài chi phí nguyên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành thì chi phí về lao động cũng là một trong những chi phí cơ bản. Kiểm soát chi phí lao động chính là kiểm soát đơn giá lương, thời gian làm việc của người lao động qua bảng chấm công, kiểm soát năng suất lao động thông qua báo cáo thực hiện các bộ phận. Quy trình kiểm soát chi phí lao động như sau: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ LAO ĐỘNG TT Loại báo cáo Bộ phận lập Nội dung kiểm soát 1 Bảng định mức đơn giá lương Bộ phận tổ chức hành chính Kiểm soát chi phí tiền lương ở từng bộ phận 2 Báo cáo kết quả thực hiện của các bộ phận cung cấp Tổ hoặc bộ phận theo từng hoạt động Kiểm soát năng suất lao động của từng bộ phận 3 Bảng theo dõi lao động Thống kê của tổ bộ phận Kiểm soát thời gian lao động và năng suất của từng nhân viên theo từng ngày 4 Bảng chấm công Thống kê tổ hoặc bộ phận Kiểm soát tiển công, ngày công lao động trong tháng 5 Bảng thanh toán lương chi tiết Thống kê tổ hoặc bộ phận được Kiểm soát tiển công, ngày công lao động trong tháng Cụ thể nội dung các báo cáo về lao động của Công ty Dệt may 29/3 như sau: BẢNG ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ LƯƠNG Ở CÔNG ĐOẠN HOÀN THÀNH DỆT TT Loại khăn Đơn giá May Kiểm hoá Xếp gói Đóng thùng XK/ND Rd Md Rn Mn Tổng 1 K28x2//2(TT) 4 5 4,5 34 47,5 13 - 1619 2 J38,5x74,5/18/19 5 12 7 37 61 20,5 485 2200,1619 3 K65x130/13 12,5 25,5 14 62 114 30,5 - 1700 4 K70x145/1 17 30 20 80 147 30,5 - 1700 5 K70x150/1 17 30 20 80 147 30,5 - 1700 6 K89x152,5/6 22 75 30 168 295 87 548 1700,1700 Đơn giá lương do bộ phận tổ chức hành chính xây dựng: đơn giá lương cao hay thấp sẽ ảnh hưởng đến chi phí tiền lương. Đơn giá lương tính cho người lao động trên cơ sở năng suất tổ và ngày công lao động từng người, vì vậy báo cáo kết quả sản xuất của từng tổ và bảng theo dõi thời gian lao động là căn cứ để kiểm soát năng suất và chất lượng công việc của từng bộ phận sản xuất và từng người lao động. Cụ thể báo cáo kết quả sản xuất của các tổ như sau: BẢNG BÁO CÁO SẢN XUẤT CỦA TỔ MAY 1 TT Loại khăn Sản lượng hoàn thành Ghi chú Tên khăn KCS chuyển lên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 28*41/2 28*41/6 25/10 40.5*6/4 30/12 35*70 30/17 34*75/3 75/1 ... 248557 54416 79002 79002 17766 26112 1400 3920 112914 ... 249029 58478 79002 17766 26112 1400 5280 3._.át trên thị trường. Tình hình thị trường nguyên liệu luôn thay đổi vì vậy đòi hỏi bộ phận kinh doanh phải dự báo được mức biến động này để tránh được những rủi ro (bị phạt, lỗ...) Định mức tiêu hao dựa trên định mức tiêu hao trung bình theo tài liệu thống kê của kỳ trước. - Vật liệu phụ, nhiên liệu, năng lượng, nước căn cứ vào định mức tiêu hao tính cho từng loại sản phẩm hoặc yêu cầu đặt hàng của khách hàng. - Phụ tùng thay thế + công cụ dụng cụ: được xác đinh định mức chi phí dự toán cho cả năm (dựa vào năm trước và dự kiến sự biến động tăng hay giảm chi phí của năm kế hoạch) rồi sau đó tiến hành phân bổ cho 1 đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến sản xuất sản phẩm của năm kế hoạch. - Lương và BHXH: căn cứ đánh giá lương kế hoạch do bộ phận lao động - tiền lương xây dựng trước cho kỳ kế hoạch. - Khấu hao TSCĐ: xác định mức khấu hao dự kiến theo chế độ quy định rồi sau đó tiến hành phân bổ cho đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến của năm kế hoạch. - Chi phí QLDN và chi phí quản lý phân xưởng: tương tự như công cụ dụng cụ. - Bao gói vận chuyển. - Lãi vay: dựa vào năm trước và dự kiến biến động tăng, giảm của năm kế hoạch rồi sau đó tiến hành phân bổ cho 1 đơn vị sản phẩm theo sản lượng dự kiến. Như giá thành kế hoạch sẽ là căn cứ để xác định giá bán theo hợp đồng. Đồng thời với công tác lập dự toán chi phí cũng là căn cứ để kiểm soát các chi phí thực tế phát sinh tại các bộ phận sản xuất. Tuy nhiên bên cạnh đó công tác lập kế hoạch giá thành tại công ty cũng bộc lộ một số hạn chế sau: + Phương pháp lập kế hoạch giá thành là phương pháp tính giá toàn bộ vì vậy trong trường hợp sản lượng thực tế thay đổi thì chi phí đơn vị dự kiến sẽ không chính xác nữa. + Thực chất kế hoạch của doanh nghiệp là kế hoạch tĩnh - thiếu tính linh hoạt trong việc ứng phó với các tình huống có thể xảy ra trong năm kế hoạch. 2. Thực hiện kiểm soát chi phí thông qua việc lập báo cáo bộ phận tại Công ty: Quy trình kiểm soát hiện tại của công ty Dệt may 29/3 tập trung vào các mặt kiểm soát các chi phí nguyên liệu phát sinh trong khâu mua hàng, chế biến và các chi phí phát sinh trong quá trình chế biến như tiền lương công nhân, các chi phí và vật tư dựa trên cơ sở xem xét định mức tiêu hao thực tế so với định mức trung bình, năng suất lao động của tổ sản xuất, tình hình sử dụng các loại vật tư tiết kiệm hay lãng phí. Tại Công ty các báo cáo từ các phân xưởng sản xuất được lập định kỳ (5 ngày) chuyển về phòng kinh doanh giúp cho việc theo dõi tình hình thực hiện định mức chi phí, trường hợp phát sinh vượt mức cho phép thì phòng kinh doanh phải tìm hiểu nguyên nhân và kịp thời có biện pháp điều chỉnh. Các báo cáo được lập tại các phân xưởng sản xuất bao gồm: - Các báo cáo về tình hình sử dụng nguyên liệu. - Báo cáo về lao động. - Báo cáo vật tư. 2.2. Các báo cá về nguyên liệu: Quy trình kiểm soát chi phí nguyên liệu: TT Loại báo cáo Trình tự lập Trách nhiệm 1 Bảng kê nguyên liệu mua vào Người bán và tổ tiếp nhận (lập phiếu tiếp nhận), bộ phận dự kiến lập bảng kê nguyên vật liệu Tổ mua và tổ tiếp nhận 2 Bảng kê định mức bán thành phẩm Bộ phận chế biến lập bảng kê tình hình thực hiện định mức chi phí vật liệu Tổ sản xuất 3 Báo cáo kết quả sản xuất Bảng kê định mức bán thành phẩm -> lập báo cáo KQSX -> phiếu nhập kho Tổ sản xuất Cụ thể nội dung của các bản báo cáo như sau: - Bảng kê nguyên liệu mua vào: xác định số nguyên liệu mua vào sử dụng cung cấp thông tin chi phí nguyên vật liệu và là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của tổ mua và tổ tiếp nhận sau khi đối chiếu với bảng kê định mức bán thành phẩm . BẢNG KÊ NGUYÊN LIỆU KHĂN BÔNG Người bán Nguyên liệu mua vào Họ tên Địa chỉ Tên mặt hàng Số lượng Đơn giá Tổng giá thanh toán Dệt may HT Dệt may HT Dệt may HT CKHT AD HT Sợi cotton 20/1 Sợi cotton 20/2 Sợi cotton 23/2 Sợi cotton 26/2 Sợi cotton 32/2 Sợi Ne 20/1 Sợi Peco 42595.00 8946.90 3065.20 26410.30 26410.30 34473.60 53.00 27127.22 30873.32 36600.00 36359.50 30359.50 27776.32 35000 1155483735 276220490 112186320 960265317 960265317 95749800 1855000 Tổng cộng 141964.3 4423859979 Khi số nguyên liệu được đưa vào sản xuất, định mức sản xuất được theo dõi trên bảng kê định mức bán thành phẩm. BẢNG KÊ ĐỊNH MỨC BÁN THÀNH PHẨM DỆT Công đoạn: Dệt Tên khăn Định mức tiêu hao sợi Năng suất (kh/ca/máy) Chất lượng (%A) Dệt ATM 1. K28x28/2 (TT) 2. J38,5x74,5/18/19, J38,5x74,6/16 3. K65 x130/13 4. K70x145/1; K70x150/1 5. AC/16(TT) 1,23 1,19 1,04 1,09 1,08 200 30 19 18m/ca/máy 94 88 78 81 Dệt kiếm K89x152,5/4/5/6 (điều chỉnh ) 1,11 25 73,3 Chi phí nguyên vật liệu tăng thường do: các nguiyên nhân giá mua nguyên liệu cao hoặc định mức chế biến tăng. Giá cả nguyên liệu phụ thuộc rất lớn vào thị trường, ngoài tầm kiểm soáy của doanh nghiệp. Song giá của nguyên liệu tăng nếu bộ phận thu mua đánh giá nguyên liệu xấu thành nguyên liệu tốt. Mặt khác qua bảng kê định mức bán thành phẩm giúp cho bộ phận kinh doanh kiểm soát được tình hình thực hiện định mức tiêu hao về nguyên liệu. Căn cứ vào bảng theo dõi tình hình sản xuất hàng ngày so với bảng kê định mức bán thành phẩm để xác định xem có những biến động tăng giảm. Sau đây là bảng theo dõi tình hình sản xuất hàng ngày. Từ bảng kê định mức bán thành phẩm thống kê phân xưởng sẽ lên báo cáo kết quả sản xuất như sau: BÁO CÁO KẾT QUẢ SẢN XUẤT Phân xưởng dệt Loại nguyên liệu: Sợi Cotton 32/2 Số lượng: 25017. Thành tiền : 909605611,5. Ngày nhập nguyên liệu: 3/7 ngày sản xuất 5/7 Thành phẩm: khăn TT Tên mặt hàng Quy cách (m/chiếc) Trọng ợng (gr/ch) Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 KD28x40 KM28x41/6 KM28/41/2 KT34x75/1 KT40x80 KT45x100 KT60x120/8 KT65/120/4 28x40 28x41 28/41 34x75 40x80 45x100 60x120 65/120 25,0 29,0 48,0 90,0 78,0 120,0 250,0 250,0 50.000 100.000 150.000 50.000 50.000 3.000 1.000 30.000 Đủ 3 màu Dệt mộc Đủ 5 màu Đủ 5 màu Dệt mộc Dệt mộc Hồng + cam Dệt mộc Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu mua vào qua bảng kê nguyên liệu mua vào với bảng kê định mức chi phí đã giúp cho việc kiểm soát được chất lượng và số lượng của vật liệu mua vào, là căn cứ để quy trách nhiệm cho từng bộ phận hoạt động liên quan. Đây là khâu rất quan trọng và rất khó quản lý, để xảy ra vấn đề tiêu cực. 2.3. Các báo cáo về lao động: Trong điều kiện hiện nay các công ty dệt may đều sử dụng lao động thủ công trong toàn bộ các giai đoạn của quy trình sản xuất (sản phẩm may mặc) Vì vậy ngoài chi phí nguyên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành thì chi phí về lao động cũng là một trong những chi phí cơ bản. Kiểm soát chi phí lao động chính là kiểm soát đơn giá lương, thời gian làm việc của người lao động qua bảng chấm công, kiểm soát năng suất lao động thông qua báo cáo thực hiện các bộ phận. Quy trình kiểm soát chi phí lao động như sau: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHI PHÍ LAO ĐỘNG TT Loại báo cáo Bộ phận lập Nội dung kiểm soát 1 Bảng định mức đơn giá lương Bộ phận tổ chức hành chính Kiểm soát chi phí tiền lương ở từng bộ phận 2 Báo cáo kết quả thực hiện của các bộ phận cung cấp Tổ hoặc bộ phận theo từng hoạt động Kiểm soát năng suất lao động của từng bộ phận 3 Bảng theo dõi lao động Thống kê của tổ bộ phận Kiểm soát thời gian lao động và năng suất của từng nhân viên theo từng ngày 4 Bảng chấm công Thống kê tổ hoặc bộ phận Kiểm soát tiển công, ngày công lao động trong tháng BẢNG ĐỊNH MỨC ĐƠN GIÁ LƯƠNG Ở CÔNG ĐOẠN DỆT Dệt ATM Dệt kiếm: điều chỉnh 1. K28x28/2 (TT) : 83đ/ch 2. J38,5x74,5/18 : 245đ/ch 3. J38,5x74,5/19 : 245đ/ch 4. K65 x130/13 : 585đ/ch 5. 70x145/1 (TT) : 1043đ/ch 6. 70x150/1 (TT) : 1043đ/ch 5. AC/16(TT) : 1060đ/m 1. K89x152,5/4/5/6: 618đ/c (341 - 159 - 46 - 54 - 18) Đơn giá lương do bộ phận tổ chức hành chính xây dựng: đơn giá lương cao hay thấp sẽ ảnh hưởng đến chi phí tiền lương. Qua đó kiểm soát chi phí tiền lương cho từng hoạt động cụ thể: báo cáo kết quả sản xuất bộ phận là căn cứ để tính lương cho các tổ và qua báo cáo của từng tổ có thể đánh giá được chất lượng lao động. Từ báo cáo sản xuất của tổ để tính ra tiền lương cho từng người công nhân, công ty đã sử dụng bảng chấm công, căn cứ vào bảng chấm công để lập bảng lương chi tiết cho từng bộ phận. Từ bảng theo dõi lao động thực tế của từng người sẽ được chuyển vào bảng chấm công: Công ty dệt may 29/3 BẢNG CHẤM CÔNG Đơn vị: Xí nghiệp dệt Tháng 7/2004 Bộ phận: Dệt ATM TT Họ và tên Mã Ngày trong tháng Quy ra công Nghỉ K0 lý do Ghi chú 1 2 3 ... 30 31 Công thời gian K sản phẩm Thêm giờ F,R L,H 70% lương BHXH Cô,Ô R0 A B C 1 2 3 ... 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 1 Phạm Thị A 8 8 4 ... 8 8 25,5 2 Bùi Văn B 8 F Ô ... Ô 8 23 1 2 ..... Từ bảng chấm công quy ra lương thông qua bảng lương chi tiết: LƯƠNG CHI TIẾT MAY 1 Tháng 3/2005 Loại khăn 28* 41/2 28* 41/6 25/10 40.5* 64 30/12 35* 70 30/ 17 34* 75/3 34* 75/1 38.5/ 12;19 30*56 40* 80/3 152.5/6 80* 160 28* 28 35* 35 28* 41/10 40* 70/3 38* 74/2A 40* 60 40.5* 64 KCS lên 248557 54416 79002 17766 26112 1400 3920 2082 112914 3324 100364 70764 5862 464 2196 1030 68910 803 376 5472 Đơn giá Lương SP 6.5 7 5 25 5 45 6 13 13 12 9 14 75 278 5 25 7 52 16 77 25 Huệ 700.300 10036 5036 19371 1161 2588 220 196 8000 9700 5763 340 27 240 6408 140 184 414 Lộc 605.400 7552 1280 1614 1062 2552 155 100 3448 7304 4021 902 79 3792 119 120 888 Thu Thuỷ 846.200 20787 5016 3246 1338 468 150 172 10542 12968 5802 646 360 400 6673 40 408 Thanh Thuỷ 714.400 15674 4448 6344 1035 5700 265 320 336 7830 261 11752 6651 526 200 200 3048 34 402 Việc kiểm soát chi phí lao động ở đây không có nghĩa là cắt giảm chi phí mà có thể gia tăng các chi phí trên cơ sở đem lại hiệu quả, thể hiện việc tăng năng suất lao động dẫn đến giảm chi phí tính trên đơn vị sản phẩm. 3. Báo cáo về vật tư: Báo cáo vật tư nhằm theo dõi lượng vật tư được xuất dùng đưa vào sản xuất cung cấp thông tin về chi phí vật tư, qua đó đánh giá tình hình sử dụng vật tư tại phân xưởng so với định mức là tiết kiệm hay lãng phí nhằm xác định trách nhiệm vật chất cho bộ phận sử dụng. Để quản lý và kiểm soát đối với các loại vật tư khi xuất dùng tránh mất mát hư hỏng... các phân xưởng khi nhận vật tư và phục vụ sản xuất, người nhận phải ký vào phiếu xuất vật tư và viết phiếu vật tư sử dụng cho sản xuất hay các phòng ban liên quan trên phiếu phải có xác nhận của thủ kho, quản đốc phân xưởng, giúp cho việc quy trách nhiệm về sau: PHIẾU THEO DÕI VẬT TƯ Bộ phận: Từ ngày 5 đến ngày 7 tháng 6 năm 2004 TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Định mức Thừa (thiếu) Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 Dao cắt Băng keo Kéo Inox Chỉ Thùng carton 30x10 Găng tay Nút Cái Cuộn Cái Cuộn Cái Cái Chiếc 15 35 17 50 20 15 120 15 32 17 45 20 15 110 +3 +5 +5 Cột đối chiếu thừa thiếu so với định mức được sử dụng để theo dõi vật tư lãng phí hay tiết kiệm, giúp cho việc xác định nguyên nhân và trách nhiệm của bộ phận phục vụ cho kiểm soáy và quản lý vật tư ở từng bộ phận sử dụng cụ thể. 4. Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo sản phẩm: Định kỳ hàng tháng các báo cáo kết quả tính theo sản phẩm định kỳ hàng tháng nhằm cung cấp thông tin làm cơ sở ra quyết định điều chỉnh các hoạt động kinh doanh của công ty trong tình huống lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp có chiều hướng bất lợi. Doanh thu theo sản phẩm được bộ phận kế toán tiêu thụ của đơn vị theo dõi cụ thể tại công ty Dệt may 29/3 cách tính kết quả kinh doanh như sau: KQ = DT - CF Doanh thu (DT): cản cứ vào lương sản phẩm đã sản xuất hoàn thành được cung cấp bởi các phân xưởng dệt, phân xưởng may và giá bán theo hợp đồng. + Chi phí nguyên liệu được cung cấp từ báo cáo tổng hợp, từ các bảng kê nguyên liệu do thống kê nguyên liệu báo cáo. Các chi phí gia công được báo cáo tổng hợp phí hàng tháng do kế toán tổng hợp cung cấp rồi sau đó phân bổ cho từng loại theo tiêu thức sản xuất. Như vậy trên sổ sách như trên tại công ty Dệt may 29/3 lập báo cáo kết quả kinh doanh như sau: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Từ ngày 1 đến ngày 31/8/2004 TT Mặt hàng Lượng nguyên liệu (kg) Giá trị nguyên liệu (USD) Đơn giá trung bình Lương Tphẩm (kg hoặc chiếc) Giá bán (USD) Doanh thu (USD) Phí gia công (USD) Lãi (lỗ) đồng (USD) Quy VN đồng 1 Khăn bông 80587,14 185350,4 36359,50 65518 4,95 324314,1 211225,5 113088,6 1786800300 2 SP May mặc theo giá FOB 21725 73425 53400 16500 6,64 109560 25575 10560 166848000 3 SP May mặc theo giá gia công 275000 467500 423500 44000 695200000 Tổng cộng 258775,4 901374,1 660300,5 167648,6 2648848300 Từ bảng trên có thể đánh giá được kết quả kinh doanh từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp xác định được nguyên nhân của hiện tượng lợi nhuận giảm sút hoặc thua lỗ có biện pháp điều chỉnh và kiểm soát chi phí đối với những mặt hàng bị thua lỗ hoặc không có lợi nhuận. CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 Dựa trên cơ sở phân tích thực trạng công tác quản trị chi phí tại Công ty dệt may 29/3, tác giả xin đề xuất một số giải pháp hoàn thiện như sau: - Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí. - Hoàn thiện công tác lập báo cáo bộ phận phục vụ yêu cầu quản trị. 1. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí: Như đã phân tích ở phần thực trạng mặt hạn chế cơ bản của các dự toán chi phí tại Công ty Dệt may 29/3 là nó chưa đảm bảo tính linh hoạt, chủ đọng cho các nhà quản trị trong việc ra các quyết định ở những tình huống và quy mô hoạt động khác nhau. Để đáp ứng yêu cầu lập dự toán linh hoạt trong những điều kiện có quy mô hoạt động khác nhau, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện việc phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí. + Thực hiện phân loại chi phí theo cách ứng xử: Chi phí tại Công ty Dệt may 29/3 bao gồm: chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, lương công nhân, lương bộ phận quản lý công ty, lương bộ phận quản lý phân xưởng, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ, điện, nước, điện thoại, fax, công tác phí, phí vận chuyển và bốc vác, phí kiểm hoá, phí thuê ngoài gia công, sửa chữa thường xuyên, ăn ca và độc hại, lãi vay... Căn cứ vào tài liệu chi tiết của KTTC, chi phí được phân loại theo cách ứng xử chi phí theo bảng sau: BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ CHI PHÍ Số hiệu TK Loại chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp 6211 6212 622 6271 6279 6274 6273 6277 6277 6277 6278 6411 6412 6413 6414 6415 6416 6417 6421 6422 6423 6424 6425 6427 6428 6428 6428 6428 Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu phụ Lương công nhân và các khoản trích theo lương Lương quản lý và các khoản trích theo lương Bồi dưỡng độc hại Khấu hao TSCĐ Chi phí dụng cụ Điện Nước Sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên Các chi phí bằng tiền khác (PCCC...) Lương nhân viên bán hàng Chi phí vật liệu bao bì Chi phí dung cụ đồ dùng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí bảo hành Chi phí bằng tiền khác Chi phí vận chuyển, bốc vác, xuất khan Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dự phòng Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí lãi vay Chi phí tiếp tân, tiếp khách, hội nghị Công tác phí Quảng cáo, y tế, đào tạo x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Các chi phí bao gồm: nguyên vật liệu chính (sợi), vật liệu phụ (nút, chỉ, khuy...) bao bì đóng gói, chi phí vận chuyển, bốc vác... là những chi phí biến đổi theo sản lượng sản xuất nên thuộc chi phí biến đổi. Các chi phí phục vụ quản lý như lương quản lý, khấu hao TSCĐ, chi phí dụng cụ đồ dùng, điện thoại, sửa chữa, lãi vay, dự phòng, công tác phí... là những chi phí không bị ảnh hưởng trực tiếp bởi sản lượng sản xuất được coi là chi phí cố định. Như vậy đối với chi phí hỗn hợp phải dùng một trong các phương pháp như phương pháp cực đại, cực tiểu, phương pháp bình phương bé nhất hoặc dùng hàm hồi quy để tách riêng phần biến phí và định phí. Theo tài liệu thống kê 6 tháng cuối năm 2003 tại Công ty Dệt may 29/3 có hai loại chi phí hỗn hợp cần phải tách ra đó là chi phí điện, chi phí nước ở phân xưởng sản xuất. Cụ thể các chi phí hỗn hợp được thống kê như sau: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ HỖN HỢP Từ tháng 7 đến tháng 12 năm 2003 ĐVT: 1000đ Tháng Sản lượng sản xuất (kg) (X) Tổng chi phí điện (Y) Tổng chi phí nước 7 8 9 10 11 12 Tổng 53584,6 99069,36 129218,89 151820,02 93917,69 97347,24 624957,8 65049,58 76107,76 109604,35 155938,87 123303,34 116724,48 646728,38 33905,65 32936,11 25970,79 39118,34 4160,66 36910,32 173000,74 Em xin dùng phương pháp cực đại cực tiểu để tách biến phí và định phí trong từng loại chi phí kết quả như sau: Chi phí Biến phí đơn vị (1000đ) Định phí tính cho 1 tháng (1000đ) Điện Nước 0,925 0,053 15505,35 31065,67 Việc tiến hành phân loại chi phí tại công ty Dệt may 29/3 theo cách ứng xử chi phí làm căn cứ cho việc lập dự toán linh hoạt cho các mặt hàng dệt may giúp cho nhà quản trị có các quyết định kịp thời trong các tình huống quy mô sản xuất khác nhau hoặc chủ động linh hoạt trong việc định giá ở các mức độ đặt hàng khác nhau. + Lập dự toán chi phí linh hoạt là dự toán chi phí được lập cho các quy mô hoạt động khác nhau giúp cho nhà quản trị có thể so sánh chi phí thực tế ở các mức hoạt động khác nhau, từ đó có thể đưa ra các quyết định về giá bán sản phẩm trong điều kiện các mức sản lượng khác nhau, đảm bảo công ty vẫn có lợi nhuận và có thể đưa ra các mức giá có thể cạnh tranh được với đối thủ. Đồng thời dự toán chi phí linh hoạt là căn cứ để đánh giá hiệu quả kinh doanh chính xác hơn là một kế hoạch tĩnh. Một kế hoạch tĩnh chỉ được lập ở một mức độ hoạt động và chọn mức độ kế hoạch làm gốc so sánh vì vậy sự so sánh sẽ thiếu chính xác do so sánh chi phí ở mức độ hoạt động khác nhau. Để lập một dự toán chi phí linh hoạt cần phải tiến hành các công việc sau: + Xác định phạm vi hoạt động trong kỳ kế hoạch. + Phân tích các chi phí có thể sẽ phát sinh trong phạm vi phù hợp theo mô hình ứng xử chi phí (khả biến, bất biến, hỗn hợp) Biến phí đơn vị kế hoạch = Lập kế hoạch linh hoạt điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế: Tổng biến phí đã điều chỉnh = mức hoạt động thực tế x Biến phí đơn vị kế hoạch Đối với định phí thường không thay đổi khi lập kế hoạch kinh doanh do mức hoạt động thực tế vẫn nămg trong phạm vi điều chỉnh mà trong đó định phí chưa thay đổi. Dựa vào kế hoạch linh hoạt tính theo mức hoạt động thực tế, việc đánh giá tình hình chi phí tại đơn vị có ý nghĩa hơn chi phí thực tế mà kế hoạch linh hoạt đều dựa vào một mức hoạt động tương đương. Cụ thể phương pháp lập dự toán chi phí linh hoạt tại Công ty Dệt may 29/3 được thực hiện như sau: - Đối với biến phí nguyên liệu chính căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên liệu và đơn giá dự kiến nguyên liệu mua vào. - Đối với biến phí tiền lương căn cứ đơn giá lương do bộ phận tổ chức hành chính xây dựng theo kế hoạch hàng năm và tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định (19%/ tiền lương) - Đối với biến phí như: biến phí điện, nước, vận chuyển bốc vác, tiền thuê ngoài gia công... căn cứ vào tài liệu thống kê năm trước và kết quả tách các chi phí hỗn hợp theo phương pháp cực đại - cực tiểu. - Đối với chi phí cố định bao gồm hai bộ phận: + Một phần nằm trong các chi phí hỗn hợp được tách theo phương pháp cựcđại - cực tiểu như điện, nước, xác định được phần định phí nằm trong tổng chi phí của các kỳ trước làm căn cứ xác định chi phí cho kỳ kế hoạch. + Một phần là các chi phí cố định độc lập căn cứ vào tổng dự toán năm để xác định như: Chi phí khấu hao TSCĐ, lương quản lý, chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng, dự phòng, chi phí lãi vay, chi phí bảo dưỡng sửa chữa thường xuyên. Trên cơ sở mức dự toán phân bổ cho 12 thángd xác định được dự toán chi phí ước tính cho 1 tháng. Từ kết quả tách chi phí hỗn hợp và bảng tổng hợp chi phí tháng 9/2003 của Công ty Dệt may 29/3 ta có thể phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí như sau: BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ Tháng 1/2004 (ĐVT: 1000đ) TT Diễn giải Chi phí Biến phí Định phí I 1 2 II 1 2 3 4 5 6 7 8 9 III 1 2 3 4 IV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Lương, BHXH,BHYT,KPCĐ Lương BHXH,BHYT,KPCĐ Chi phí sản xuất chung Khấu hao cơ bản Điện Nước Sửa chữa bảo dưỡng Công cụ dụng cụ Vật tư sản xuất Thuê ngoài gia công Ca 3 + độc hại Chi phí khác Chi phí tiêu thụ Vận chuyển, bốc vác Vật liệu, bao bì Phí kiểm hoá Chi phí khác Chi phí quản lý Vật liệu quản lý Điện thoại, fax, internet Dự phòng Phí tiếp tân, khánh tiết... Công tác phí Đồ dùng văn phòng Lãi vay ngân hàng Chi phí khác Phí chuyển tiền 517037,15 434485 82552,15 685407,82 299450 161924,48 48210,32 3118,8 37685,5 50445 8530,37 37685,5 38357,85 47775,67 23168,39 15569,54 3209,2 5828,54 240833,13 3549,8 13430,05 15600 24558,44 5889,56 7082 82119 81169,03 4435,25 427158,75 358956,93 68201,816 172094,15 146419,13 17144,65 8330,37 41947,13 23168,39 15569,54 3209,2 4435,25 4435,25 89878,40 75528,07 14350,33 513313,67 299450 15505,35 31064,67 3118,8 37685,5 50445 37685,5 38357,85 5828,54 5828,54 236397,88 3549,8 13430,05 15600 27558,44 5889,56 7082 82119 81169,03 843418,49 Trên cơ sở phân loại chi phí theo cách ứng xử, xác định được mức biến phí đơn vị của các chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể theo tài liệu tháng 1/2004 ta có sản lượng sản xuất khăn bông trong tháng là 65518kg thành phẩm các loại. Do đó mức biến phí đơn vị như sau: + Biến phí sản xuất chung : = 2,63 ngàn đồng/1kg khăn bông + Biến phí tiêu thụ : = 0,64 ngàn đồng/1kg khăn bông + Biến phí quản lý : = 0,068 ngàn đồng/1kg khăn bông Tổng định phí là: 845418,49 ngàn đồng. BẢNG DỰ TOÁN BIẾN PHÍ ĐƠN VỊ CHO CÁC MẶT HÀNG Tháng 1/2004 ĐVT: đồng TT Mặt hàng Sản lượng (kg) Biến phí nguyên liệu Biến phí tiền lương Biến phí sản xuất chung Cộng biến phí sản xuất Định mức Đơn giá Thành tiền Đơn giá BHXH,BHYT, KPCĐ Cộng 1 2 3 4 5 K28x2812 J38,5x74,5 K65x130/13 K70x145/1 K70x150/1 48557 3324 500 12375 762 1,23 1,19 1,04 1,09 1,08 27127,2 30873,3 36600 36359,5 27776,3 33256 36914 38072 39567 30129 7970 7203 8626 6344 5842 1514 1368 1639 1205 1111 9484 8571 10265 7549 6952 2630 2630 2630 2630 2630 45370 48115 50967 49746 39711 BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ LINH HOẠT CHO CÁC MẶT HÀNG ĐVT: 1000đ TT Mặt hàng Biến phí SX Biến phí quản lý Biến phí tiêu thụ Cộng biến phí Tổng định phí Sản lượng thực tế SL giảm 15% SL tăng 15% SL (kg) Zđ.vị SL (kg) Zđ.vị SL (kg) Zđ.vị 1 2 3 4 5 K28x2812 J38,5x74,5 K65x130/13 K70x145/1 K70x150/1 45,370 48,115 50,967 49,746 39,711 0,068 0,068 0,068 0,068 0,068 0,64 0,64 0,64 0,64 0,64 46,078 48,823 51,675 50,454 40,419 843418,49 48557 3324 500 12375 762 65518 58,982 61,723 64,575 63,334 53,319 41273,45 2825,4 425 10518,75 647,7 55690,3 61,26 64,003 66,855 65,634 55,599 55840,55 3822,6 375 14231,25 876,3 73345,7 37,298 60,043 62,895 61,674 51,639 Như vậy trên cơ sở bảng dự toán chi phí linh hoạt giúp doanh nghiệp có thể xác định được chi phí đơn vị ở các tình huống khác nhau, khi quy mô sản xuất gia tăng hoặc thu hẹp kéo theo chi phí đơn vị cũng thay đổi. Như quan sát bảng dự toán trên đây ta thấy khăn bông loại 28x28/2 với mức sản lượng là 48557 (kg) chi phí đơn vị dự toán là 458,982 (ngàn đồng)/1kg, nhưng nếu sản lượng giảm 15% chi phí đơn vị là 61,26 (ngàn đồng/kg) ngược lại nếu sản lượng tăng 15% chi phí đơn vị giảm còn 57,298. Rõ ràng trong trường hợp sản lượng gia tăng sẽ làm cho chi phí đơn vị giảm do doanh nghiệp có thể chấp nhận mức giá trong hợp đồng thấp hơn vẫn có lãi. Đây là cơ sở quyết định giá bán trong những điều kiện sản xuất thay đổi. + Xây dựng phương trình chi phí. Trên cơ sở xác định được biến phí đơn vị và dự toán tổng thể định phí chung. Có thể xác định phương trình chi phí đơn vị sản phẩm như sau: Ci = Ai + B/Q Trong đó: Ci: chi phí dự toán cho đơn vị sản phẩm i. Ai: biến phí đơn vị sản phẩm B: Tổng định phí dự toán cả năm Q: Sản lượng dự kiến sản xuất năm kế hoạch Phương trình trên có thể dự toán nhanh chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm cụ thể: phương pháp lập dự toán nhanh căn cứ phương trình chi phí thường được áp dụng trong trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin nhanh cho các quyết định lựa chọn giá bán khi đàm phán ký kết hợp đồng. 2. Hoàn thiện các báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho yêu cầu quản trị: 2.1. Hoàn thiện báo cáo về chi phí nguyên liệu: Chi phí nguyên vật liệu chịu tác động trực tiếp của lượng nguyên liệu tiêu hao và đơn giá nguyên liệu mua vào. Nếu biến động về giá nguyên liệu thay đổi thì bộ phận thu mua phải có trách nhiệm giải thích, nếu có sự biến động các định mức tiêu hao nguyên liệu thì đó là thuộc phạm vi trách nhiệm bộ phận sản xuất song cũng có thể thuộc về bộ phận thu mua nếu chất lượng nguyên liệu mua vào kém, dẫn đến làm tăng định mức. Thực tế hiện nay tại Công ty Dệt may 29/3 thông qua các bảng kê nguyên liệu mua vào chưa đáp ứng được yêu cầu xác định trách nhiệm của từng cá nhân cũng như nhà cung cấp có liên quan. Em xin đề xuất quy trình kiểm soát đối với chi phí nguyên liệu tại công ty như sau: Bảng kê nguyên liệu -> Bảng kê định mức bán thành phẩm -> Báo cáo kết quả sản xuất -> Bảng phân tích chi phí nguyên liệu. BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN LIỆU Chỉ tiêu K28x28/2 K38,5x74,5 Dự toán Thực hiện Chênh lệch Dự toán Thực hiện Chênh lệch 1. SLSPSX (kg) 2. Định mức tiêu hao(kg) - Sợi cotton 20/1 - Sợi cotton 20/2 3. Đơn giá NVL - Sợi cotton 20/1 - Sợi cotton 20/2 48557 1,23 27127,2 49070 1,25 28000 +513 +0,02 +872,8 3324 1,19 30873,3 3254 1,2 28559 -70 +0,01 -2314,3 Bảng phân tích chênh lệch định mức và đơn giá nguyên vật liệu chỉ ra những biến động bất lợi hay thuận lợi định mức tiêu hao nguyên liệu và giá cả nguyên liệu, bộ phận quản lý có trách nhiệm phải giải thích rõ nguyên nhân chủ quan hay khách quan tác động đến sự biến động này và đồng thời đề ra các giải pháp thích hợp để kiểm soát. 2.2. Hoàn thiện báo cáo về chi phí lao động: Công tác lập báo cáo cung cấp thông tin về chi phí lao động hiện nay tại Công ty Dệt may 29/3 thông qua các bảng chấm công và báo cáo sản xuất của các tổ sản xuất. Nó mới chỉ tập trung vào việc cung cấp thông tin cho việc tính lương chưa đi vào phân tích và đánh giá nguyên nhân của những biến động của chi phí lao động theo hướng bất lợi hay có lợi. Để đáp ứng được yêu cầu trên công ty nên sử dụng bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp theo mẫu sau: BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2004 Thực tế năm 2004 Mức chênh lệch Tỷ lệ (%) chênh lệch 1. Giá trị sản xuất (triệu đồng) 2. Tổng CP nhân công trực tiếp 3. Số LĐ bình quân (người) 4. CP nhân công bình quân cho một lao động (triệu đồng) 5. Năng suất LĐ b/quân(triệu đ) 6. Tỷ trọng CPNCTT (%) 93.000 48.000 4.000 12 23,25 51,61 93473 48310 4010 12,047 23,31 51,68 +473 +310 +10 +0,047 +0,06 -0,07 +0,51 +0,65 +0,25 +0,39 0,258 -0,136 Bảng phân tích chi phí nhân công cung cấp thông tin để đánh giá mức tăng, giảm chi phí nhân công trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất qua đó để kiểm tra tính hợp lý của việc tuyển dụng và sử dụng lao động. Mặt khác mức tăng năng suất lao động được xem xét trong mối quan hệ với mức tăng chi phí nhân công trực tiếp bình quân cho một lao động và tỷ trọng chi phí nhân công trực tiếp tính trên giá trị sản xuất đánh giá việc chi trả lương cho người lao động có hiệu qủa so với kế hoạch hay không, có đảm bảo kết hợp lợi ích của công ty với lợi ích của người lao động hay không. Đồng thời cũng cho thấy công ty có tiết kiệm hay lãng phí chi phí nhân công trực tiếp, từ đó chỉ rõ nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên. 2.3. Hoàn thiện báo cáo chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung phát sinh rất lớn không chỉ gồm chi phí nguyên liệu, vật tư, lao động mà còn nhiều chi phí khác. Báo cáo chi phí sản xuất chung sẽ được chi tiết theo yếu tố chi phí trên cơ sở phân loại thành biến phí và định phí . Mỗi yếu tố có biến động ảnh hưởng đến tăng chi phí sản xuất chung đều được xem xét là ảnh hưởng của nhân tố giá hay nhân tố lương giữa dự toán và thực hiện để xác định nguyên nhân của các biến động và có biện pháp khắc phục kịp thời. Do vậy báo cáo chi phí sản xuất chung phục vụ kiểm soát cần được xây dựng như sau: BẢNG BÁO CÁO CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Chỉ tiêu Thực tế Dự toá n Tổng chênh lệch Mức độ ảnh hưởng CL do giá CL do lương 1. Biến phí SXC - Biến phí điện - Biến phí nước - Thuê ngoài gia công 2. Định phí SX chung - Lương - Khấu hao TSCĐ - Sửa chữa - Công cụ dụng cụ 120599 22689 405555 66839 265000 21324 33945 120000 20000 400000 70000 265000 22432 30000 +599 2689 -445 +3161 0 1108 +3945 +399 +2389 -620 0 0 +1108 +3945 +200 0 +175 +3161 0 Cộng 935951 933432 +11057 +7521 +3536 Bảng phân tích chi phí sản xuất chung cho thấy chi phí sản xuất chung biến động theo chiều hướng có lợi hay bất lợi, qua đó tìm hiểu nguyên nhân chủ quan hay khách quan dẫn đến sự biến động đó và đề ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt các chi phí sản xuất chung phát sinh. 2.4. Lập báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo phương pháp số dư đảm phí: Như phân tích ở phần thực trạng ta thấy báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận của Công ty Dệt may 29/3 có những mặt hạn chế sau: - Phạm vi xác định chi phí để tính vào chi phí để xác định kết quả kinh doanh đôi lúc chưa chính xác do dựa vào bảng tổng hợp chi phí của phòng kế toán để làm căn cứ tính, vì vậy sẽ có những chi phí phát sinh trong kỳ này nhưng lại liên quan đến sản phẩm của kỳ trước hoặc kỳ sau và ngược lại có thể có những ._.