Báo cáo Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ Phần chuyển phát nhanh Tín Thành ( nghiệp vụ)

kinh tế hoạt động nhằm cung cấp các hàng hóa, dịch vụ để thoả mãn nhu cầu sinh hoạt của con người và nhu cầu sản suất kinh doanh của toàn xã hội. Đối với các doanh nghiệp này, tiêu thụ là giai đoạn cực kì quan trọng trong mỗi chu kì kinh doanh vì nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, tiêu thụ là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản nhất chi phối mọi loại nghiệp vụ khác. Các chu kì kinh doanh có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng khi các doanh nghiệp thực hiện tốt khâu tiêu thụ, đó cũng là cơ sở tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Từ những ý nghĩa nói trên của vấn đề tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp có thể nhận thấy rằng đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm luôn là vấn đề được đặt ra đối với doanh nghiệp. Để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi tình hình thị trường để kịp thời nắm bắt nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ mà doanh nghiệp đang có khả năng sản xuất trên cơ sở đó kịp thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh, cải tiến chất lượng sản phẩm hay dịch vụ hiện tại, tung ra thị trường những sản phẩm mới nhằm thoả mãn tốt nhất Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức tiêu thụ hàng hoá nói chung và hạch toán tiêu thụ nói riêng. Với mong muốn tiếp tục củng cố và nâng cao hiểu biết về hạch toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Được sự giúp đỡ tận tình của cô Phạm Thị Bích Chi cùng Phòng kế toán tài chính công ty Cổ Phần chuyển phát nhanh Tín Thành, em đã chọn đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ Phần chuyển phát nhanh Tín Thành”. Báo cáo thực tập nghiệp vụ của em được trình bày theo ba chương cơ bản sau: Chương I: Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành. Chương II: Thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành. Chương III: Nhận xét đánh giá chung về kế toán luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh tiêu thụ hàng hoá công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành Chương I: đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành 1. Một vài nét về công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành. Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành là một công ty hoạt động trên lĩnh vực dịch vụ, nghành nghề kinh doanh chính của công ty là dịch vụ vận chuyển, chuyển phát nhanh các tài liệu, hàng hoá, dịch vụ điện hoa. Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành đăng ký thành lập vào ngày 26/02/2001 tại Hà Nội theo quyết định số 0102002022 của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội và đăng ký thành lập lại ngày 11/11/2004. Sau một thời gian hoạt động công ty có rất nhiều chi nhánh đặt tại các tỉnh thành trên khắp cả nước. Từ trước ngày 01/04/2006 công ty hoạt động dưới hình thức là công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. Hiện nay để đẩy mạnh sự phát triển của công ty và tăng khả năng cạnh tranh đối với các công ty khác trên thị trường dịch vụ, công ty Trách nhiệm hữu hạn chuyển phát nhanh Tín Thành đã chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ công ty Trách nhiệm hữu hạn chuyển phát nhanh Tín Thành sang công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành. 2. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy Kế toán. 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Kế toán. Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán thanh toán, kiêm kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ và quản lý vận đơn Kế toán nhập liệu Thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng Kế toán theo dõi các chi nhánh và đại lý 2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. 2.2.1. Kế toán trưởng: Bà Phạm Thị Hoàng Yến. Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp đầy đủ kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng. Có ý kiến bằng văn bản với giám đốc về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ. Kiểm tra và ký tất cả các loại chứng từ kế toán, tờ trình, hợp đồng và các văn bản liên quan trước khi chuyển sang Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền) ký duyệt. … 2.2.2. Kế toán theo dõi các chi nhánh và đại lý: Nguyễn Thị Thanh Nga Giúp Kế toán trưởng điều hành hoạt động công tác tài chính, kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt tại cơ quan hoặc uỷ quyền. Kiểm tra, đôn đốc các kế toán viên thực hiện đúng chức trách nhiệm vụ được giao và các chi nhánh, đại lý, trung tâm, thanh toán chi phí, hạch toán giá thành, doanh thu. Theo dõi và giải thích số dư tài khoản: 136 – 336 của các đại lý và chi nhánh 2.2.3. Kế toán tổng hợp: Nguyễn Thị Vân. Căn cứ vào kế hoạch doanh thu quý, năm, phối hợp với phòng Kế hoạch và kế toán giá thành trực tiếp đôn đốc các cơ quan, đơn vị hoàn công hồ sơ, nghiệm thu, thanh lý thanh quyết toán với bên A để tính doanh thu. Thu thập xử lý ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của công ty, lập báo cáo tài chính. Theo dõi và giải thích số dư tài khoản: 133, 333, 152, 153, 156, 211, 214, 009, 131, 511, 711, 811, 911 2.2.4. Kế toán thanh toán và tiền lương: Ngô Thị Tuất. Viết phiếu thu – chi. Giao dịch với khách hàng đến thanh toán, đối chiếu công nợ. Thực hiện thu và chi tiền mặt theo phiếu thu, chi. Chấp hành nghiêm công tác quản lý tiền mặt và kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định. Cấp phát lương, phụ cấp theo bảng lương, phụ cấp. Tổng hợp tiền lương phụ cấp thực cấp chuyển sang kế toán thanh toán viết phiếu chi. Theo dõi và giải thích số dư các tài khoản: 334, 3382, 3383, 3384. … 2.2.5. Kế toán Ngân hàng và Thủ quỹ: Trần Thị Hường. Viết Séc, uỷ nhiệm chi, phiếu chi séc, và các thủ tục trình tự chuyển tiền bảo lãnh tại ngân hàng. Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thu - chi tiền mặt khi kế toán thanh toán viết phiếu thu - chi. Theo dõi và giải thích số dư các Tài khoản 111, 112, 341(Vay NH Sài Gòn Thương Tín). … 2.2.6. Kế toán công nợ và quản lý hóa đơn: Nguyễn Thị Hồng Nhung Quản lý các khoản phải thu của khách hàng thanh toán sau. Viết hoá đơn GTGT khi có đề nghị viết hoá đơn, kèm theo bảng kê vận đơn vận chuyển. Theo dõi và giải thích số dư của các tài khoản: 131, 138, ... .... 2.2.7. Kế toán nhập liệu:Dương Thuỳ Linh - Phản ánh tất các các thông tin và số liệu trên các vận đơn vào trong phần mền máy tính - Kiểm tra, quản lý các vận đơn 3. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. 3.1. Đặc điểm về tổ chức sổ sách kế toán tại công ty. * Sổ tổng hợp: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát triển theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh + Sổ cái: Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo các tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một hay một số trang liên tiếp trong toàn niên độ. Sổ cái cung cấp thông tin về ngày tháng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số hiệu và ngày tháng của chứng từ, nội dung các nghiệp vụ, trang sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, số hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản này, số tiền phát sinh nợ có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đầu kì, kế toán tổng hợp phải đưa số dư của tài khoản này vào sổ cái, cuối trang sổ cái phải cộng chuyển mang sang trang sau, đầu trang sau phải ghi sổ tổng cộng của trang trước. Cơ sở để ghi là thông tin trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và nhật ký đặc biệt cuối kỳ cộng lấy sổ tổng cộng để chuyển sang bảng cân đối số phát sinh. + Bảng cân đối số phát sinh: Là bảng kiểm tra tính chính xác trong việc ghi sổ của kế toán thông qua việc kiểm tra tính cân đối của các cặp số liệu trên bảng. Cơ sở để lập là các số phát sinh là số dư cuối kỳ từ các sổ cái. * Sổ chi tiết: Sổ chi tiết thường được lập tuỳ thuộc vào nhu cầu quản lý cũng như sử dụng thông tin của doanh nghiệp. Với hình thức ghi sổ “ Chứng từ ghi sổ”, đơn vị hiện nay đang sử dụng các sổ chi tiết như sau: + Sổ quỹ tiền mặt : theo dõi thu chi tồn quỹ hàng ngày. + Sổ chi tiết vật tư : được mở để theo dõi tình hình nhập, xuất của từng loại NVL. Được mở chi tiết cho từng loại vật tư xác định. + Sổ chi tiết tài sản cố định: được mở để theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định. + Sổ chi tiết công nợ phải trả: được mở để theo dõi tình hình công nợ của đơn vị với các khách hàng và nhà cung cấp , mở chi tiết cho từng khách hàng và nhà cung cấp. + Sổ chi tiết các tài khoản thanh toán với công nhân viên: được mở để theo dõi các khoản thanh toán với công nhân viên tại Công ty. + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh được mở để theo dõi tình hình phát sinh chi phí của từng đối tượng theo dõi tính giá thành. Mỗi tài khoản 621, 622, 627 được mở riêng một sổ, chi tiết theo nơi phát sinh chi phí . Số liệu từ các sổ chi tiết trên được tập hợp chuyển về sổ chi tiết tài khoản 154, và số liệu trên tài khoản 154 được dùng để lập bảng tính giá thành sản phẩm. + Sổ chi tiết giá vốn hàng bán: được mở để theo dõi giá vốn hàng đã tiêu thụ, sổ được mở chi tiết cho từng mặt hàng tiêu thụ. Cơ sở để ghi vào sổ này là các phiếu xuất kho, hoá đơn, và các chứng từ khác liên quan. + Sổ chi tiết doanh thu: sổ này được mở chi tiết cho từng loại hàng bán. Cơ sở để ghi chép là các hoá đơn bán hàng, và các chứng từ ghi giảm doanh thu. + Sổ tổng hợp chi tiết hàng bán. …. + Bảng kê chừng từ phát sinh theo ngày, theo mã khách hàng , theo vụ việc hợp đồng, theo kho, theo vật tư ... Được mở cho từng tháng để theo dõi cho kế toán quản trị doanh nghiệp. Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu, lập báo cáo tài chính có liên quan phục vụ cho công tác quản lý của Công ty và tổng hợp số liệu kế toán toàn Công ty để nộp cấp trên 3.2. đặc điểm vận dụng chứng từ. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Công ty CP Tín Thành áp dụng hình thức chứng từ - ghi sổ. Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán như sau: + Chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo đúng vụ chế độ kế toán – Bộ Tài Chính qui định. - Phương pháp kế toán tài sản cố định của công ty: + Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Giá mua thực tế cộng các Chi phí liên quan + Phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng hữu ích, hoặc tỷ lệ khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, tỷ lệ khấu hao được xác định theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kế toán tại công ty áp dụng chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho (ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC ) và thông tư hướng dẫn chuẩn mực kế toán số 02 (Thông tư số 89/2002/TT-BTC) + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho của công ty là theo giá thực tế nhập kho. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: sử dụng phương pháp bình quân gia quuyền. + Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01/ hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 năm đó. Đơn vị tính sử dụng trong ghi chép là đồng kế toán là đồng tiền Việt Nam kí hiệu quốc gia là (đ), ký hiệu quốc tế là “VNĐ”. Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh là ngoại tệ thì nguyên tắc chuyển đổi đồng tiền khác sang đồng tiền Việt Nam: theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế phát sinh để ghi sổ kế toán. Khi phát sinh chênh lệch tỷ giá kế toán sử dụng tài khoản 413 – chênh lệch tỷ giá để hạch toán. 3.3. Đặc điểm báo cáo tài chính tại công ty. Các báo cáo tài chính được lập theo mẫu ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của BTC, mang tính bắt buộc, trừ bản thuyết minh báo cáo tài chính không bắt buộc, tuỳ theo yêu cầu quản lý hoặc yêu cầu của công ty cấp trên. Việc lập báo cáo tài chính được thực hiện vào cuối các quí. Thực tế việc lập báo cáo tài chính tại Công ty thường sớm hơn hoặc muộn hơn thời điểm trên. Các chi nhánh và các đại lý có nhiệm vụ phải nộp báo cáo này cho công ty cổ phần CPN Tín Thành để hoàn thành báo cáo tài chính hợp nhất. Công ty áp dụng các qui định về lập báo cáo tài chính: hình thức, mẫu loại, thời điểm lập, thời hạn lập và nội dung công khai. Việc công khai báo cáo tài chính do công ty cấp trên quyết định sau khi tiến hành hợp nhất báo cáo tài chính của các thành viên. Hiện nay Công ty Cổ phần CPN Tín Thành đang sử dụng các loại báo cáo là: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Định kỳ, khi công việc lập các báo cáo tài chính phải tiến hành, các kế toán viên phần hành lập các báo cáo tổng hợp chi tiết của phần hành và bảng cân đối số phát sinh các tài khoản do mình phụ trách rồi giao lại cho kế toán tổng hợp, thông qua việc xem xét, đối chiếu với sổ tổng hợp các loại kế toán tổng hợp lên các báo cáo tài chính. Các phát sinh sau ngày lập báo cáo tài chính được nộp lên cấp trên được tính vào kỳ sau đối với báo cáo tài chính tại thời điểm cuối kỳ. Công việc lập báo cáo tài chính do kế toán tổng hợp đảm nhiệm với sự hỗ trợ của máy vi tính. Thông qua việc xem xét quy trình lập báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán chúng ta có thể thấy rõ hơn được mối quan hệ của các phần hành kế toán trong việc lập các báo cáo này: * Quy trình lập báo cáo kết quả kinh doanh: Phần 1- Lãi, lỗ: Căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản từ loại 5 đến 9, các bảng tổng hợp chi tiết (Do các phần hành thành phẩm tiêu thụ, chi phí giá thành,… cung cấp), kế toán ghi vào cột “ Kỳ này”. - Dựa trên cơ sở số liệu của cột “ Kỳ này” của báo cáo kỳ trớc để ghi vào cột “ Kỳ trước” của báo cáo kỳ này. - Từ số liệu của cột “ Kỳ này” và “ Kỳ trước” của báo cáo kỳ này kế toán vào số liệu cột “ Luỹ kế từ đầu năm”. Phần 2- Tình hình thực hiện với nhà nước - Dựa trên cơ sở số liệu của cột “ Số còn phải nộp cuối kỳ” trong báo cáo kỳ trước ghi vào cột “ Số còn phải nộp đầu kỳ” của báo cáo kỳ này. - Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, các bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái sổ chi tiết TK 133, 333( do các phần hành thành phẩm - tiêu thụ, chi phí- giá thành, NVL, … cung cấp) kế toán ghi vào cột “ Số phải nộp đầu kỳ” của báo cáo kỳ này. - Căn cứ vào số liệu của cột “ Luỹ kế từ đầu năm” của báo cáo kỳ trước, cột “ Số còn phải nộp đầu kỳ” và “ Số phát sinh trong kỳ” của báo cáo kỳ này kế toán tình và ghi vào cột “ Luỹ kế từ đầu năm” của báo cáo kỳ này. Sau đó tính ra cột “ Số còn phải nộp cuối kỳ” của kỳ này. Phần 3- Thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa: - Căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, các bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái sổ chi tiết TK 133, 333 (do các phần hành thành phẩm - tiêu thụ, chi phí- giá thành, NVL, … cung cấp) kế toán ghi vào cột “ Kỳ này” của báo cáo kỳ này. - Căn cứ vào cột “ Luỹ kế từ đầu năm” của báo cáo kỳ trước và “ Kỳ này” của báo cáo kỳ này kế toán tính và ghi vào cột “ Luỹ kế từ đầu năm” của báo cáo kỳ này. Chương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ PHầN CHUYểN PHáT NHANH Tín Thành. 1 Đặc điểm luân chuyển hàng hoá ở Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành. Công ty Cổ Phần chuyển phát nhanh Tín Thành là công ty hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực thương mại dịch vụ. Nhiệm vụ chính của công ty là cung cấp dịch vụ vận chuyển và chuyển phát nhanh, phục vụ mọi nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của tất cả mọi tổ chức cá nhân, vì vậy Công ty rất coi trọng phương thức bán hàng đến tay người tiêu dùng với những thủ tục và chi phí hợp lý nhất. Hiện nay ở Công ty có các phương thức bán hàng sau: Trình tự tiêu thụ hàng hoá thường là theo hình thức ký kết hợp đồng và bán hàng trả chậm. Cụ thể phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, chủ động tham gia đấu thầu nhằm ký kết hợp đồng kinh tế về tiêu thụ hàng hoá. Hoặc khi có yêu cầu mua hàng hoá của khách hàng có nhu cầu gửi đến. Phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng kinh tế sau đó gửi cho phòng Tài chính - Kế toán một bản. Lúc này phòng kế toán có trách nhiệm thực hiện những nội dung ghi trong hợp đồng đã ký. Sau khi đã giao hàng đầy đủ như hợp đồng đã ký, dựa trên biên bản giao nhận hàng đã lập, hai bên tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng và kết quả được biểu hiện qua bản thanh lý hợp đồng. Lúc này kế toán mới viết hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) – Hoá đơn bán hàng cho khách hàng để căn cứ ghi doanh thu, Thuế GTGT đầu ra và hạch toán giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng quá lớn và được thực hiện trong một thời gian dài, sau khi nhận được biên bản giao nhận hàng hoá của từng đợt giao hàng, kế toán viết hoá đơn GTGT cho từng đợt giao hàng và căn cứ vào đó để hạch toán doanh thu, thuế GTGT và giá vốn hàng bán. Đối với những khách hàng vận chuyển thường xuyên, không có hợp đồng vận chuyển sử dụng dịch vụ công ty thì kế toán viết hoá đơn GTGT cho khách hàng thanh toán ngay dựa trên giấy đề nghị viết hoá đơn. 2. Hạch toán luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Tín Thành Sơ đồ 02: Sơ đồ quy trình hạch toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 632, 511,911… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ chi tiết chi tiết TK511, 632,911… Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc * Sơ đồ quy trình hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả: * Giải trình sơ đồ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hoá và bảng kê chứng từ tiêu thụ hàng hoá, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ cái theo các tài khoản 632, 511, 911,… Căn cứ vào chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hoá, kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả. Cuối tháng khoá sổ cái tính số phát sinh và số dư cuối ký các tài khoản 632, 511, 911,…trên sổ cái, cộng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được đối chiếu với bảng cấn đối số phát sinh (được lập trên cơ sở số phát sinh và số dư cuối ký của các tài khoản 632, 511, 911, …) Cuối tháng cộng sổ chi tiết các tài khoản 632, 511, 911,…, lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu với kế toán tổng hợp với số liệu trên sổ cái các tài khoản 632, 511, 911, … để đảm bảo tính chính xác giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Sau khi đảm bảo tính khớp đúng của số liệu kế toán lập các báo cáo tài chính. 2.1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng. 2.1.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng. * Tài khoản sử dụng. - TK154: Chi phí sản, xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản này dùng để theo dõi tất cả các khoản chi phí liên quan tới công việc vận chuyển. TK 1541: Chi phí vận chuyển TK 1542: Chi phí chuyển phát nhanh trong nước TK 1543: Chi phí chuyển phát nhanh quốc tế TK 1544: Chi phí điện hoa - TK511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu bán dịch vụ vận chuyển và chuyển phát nhanh. Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 5111- doanh thu vận chuyển. TK 5112 - doanh thu chuyển phát nhanh trong nước TK 5113 - doanh thu chuyển phát nhanh quốc tế TK 5114 – doanh thu từ hoạt động kinh doanh điện hoa - TK512: Doanh thu tiêu thụ nội bộ: tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm tiêu thụ giữa công ty với các đơn vị thành viên. - TK 632: Giá vốn hàng bán: tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của sản phẩm. Tài khoản này cũng dùng để theo dõi chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Những tài khoản chi tiết của TK này: TK 6321 – giá vốn dịch vụ vận chuyển TK 6322 – giá vốn CPN trong nuớc TK 6323 – giá vốn CPN quốc tế TK 6324 – giá vốn từ HĐKD điện hoa. - TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp - TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ - TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng - TK 131 - Phải thu của khách hàng… * Hệ thống chứng từ sử dụng. Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ bao gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ Tài Chính hoặc do Công ty tự lập như sau: Hợp đồng kinh tế, các vận đơn, biên bản giao nhận hàng hoá, Báo cáo hàng gửi, báo cáo hàng nhận tại các đại lý và các chi nhánh, biên bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn giá trị gia tăng, báo cáo doanh thu bán hàng, bảng kê tài khoản... Để thuận tiện cho việc kiểm soát các chuyến hàng giao nhận công ty Cổ Phần Tín Thành sử dụng hoá đơn vận chuyển (vận đơn) đặc thù riêng của công ty. Một vận đơn bao gồm 04 liên: Liên 1 màu trắng: lưu tại phòng điều độ Liên 2 màu xanh: giao cho khách hàng gửi Liên 3 màu vàng: giao cho khách hàng nhận Liên 4 màu hồng: lưu tại kế toán (Biểu 1, phần phụ lục: vận đơn vận chuyển sử dụng tại công ty CP chuyển phát nhanh Tín Thành ) Trình tự luân chuyển chứng từ thường được bắt đầu từ việc ký kết các hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kế toán tiến hành lập Hoá đơn GTGT. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ số 03 sau đây: (1) (3) (4) (5) (6) (7) Nghiệp vụ bán hàng hoá Người mua Đề nghị viết hoá đơn Kế toán công nợ & QL HĐ Lập hoá đơn GTGT Giám đốc, Kế toán trưởng Ký hoá đơn GTGT Kế toán thanh toán Lập phiếu thu Thủ quỹ Thu tiền Kế toán Ghi sổ Bảo quản lưu trữ (2) Nhân viên Giao nhận Viết vận đơn &vận chuyển Sơ đồ 03: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hoá. Giải trình sơ đồ: Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng có thể là đề nghị trực tiếp hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng với nhân viên kinh doanh. Với trường hợp mua hàng theo hợp đ)ồng thì căn cứ ở đây là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu mua hàng và phòng kinh doanh. Bước 2: Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh ký kết, phòng điều độ điều nhân viên giao nhận đi nhận hàng và trả hàng. Nhân viên giao nhận nhận hàng, viết vận đơn vận chuyển chuyến hàng, giao 1 liên vận đơn (liên hồng) cho khách hàng ký nhận. Bước 3: Căn cứ vào những thông tin trên vận đơn và bản đề nghị viết hoá đơn của nhân viên giao nhận kế toán lập hoá đơn GTGT. Bước 4: kế toán thanh toán chuyển Hoá đơn GTGT lên Thủ trưởng, Kế toán trưởng để ký Bước 5, 6: Kế toán thanh toán viết phiếu thu, ký tên rồi chuyển sang cho thủ quỹ thu tiền (Biểu 02: Phiếu thu của công ty CP CPN Tín Thành). Trường hợp khách hàng chưa thanh toán tiền không thực hiện hai bước này. Bước 7: Phòng điều độ điều hành các tổ vận chuyển hàng trên cơ sở Hoá đơn GTGT đã hoàn thành thủ tục thu tiền, hoặc khách hàng chưa thanh toán. Bước 8: Kế toán ghi sổ với các chỉ tiêu: Giá vốn hàng bán, Doanh thu, Thuế GTGT,… Ví dụ: Hợp đồng kinh tế số 002133 được thực hiện tại Công ty CP Tín Thành (Phụ lục): Sau mỗi đợt giao hàng, kế toán nhận được biên bản giao nhận hàng do bộ phận vận chuyển mang về, phòng kế toán tài chính lưu lại và tương tự như vậy cho tới khi thực hiện xong hợp đồng. Kết thúc hợp đồng, theo đúng thủ tục hai bên sẽ lập ra Bản thanh lý hợp đồng để làm căn cứ cho kế toán ghi doanh thu và giá vốn. Trên đây là những khách hàng thanh toán ngay được gọi là hợp đồng Apolo. Còn đối với những khách hàng thanh toán sau thì kế toán căn cứ vào bản thanh lý hợp đồng kinh tế, kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Trường hợp khách hàng mua hàng trực tiếp theo phương thức bán lẻ (bán trực tiếp) thì kế toán (nhân viên bán hàng) căn cứ vào lượng hàng thực tế giao cho khách hàng để lập Hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT sẽ là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, thuế VAT. Hiện tại Công ty đang sử Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01-BTC của Bộ Tài Chính ban hành. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại quyển. ( liên màu trắng ) - Liên 2: Giao cho khách hàng. ( liên màu hồng ) - Liên 3: Dùng cho kế toán thanh toán. ( liên màu xanh ) Biểu 03: Hoá đơn GTGT sử dụng Công ty CP CPN Tín Thành (phần phụ lục) 2.1.2. Hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp giá vốn và doanh thu 2.1.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán Khi cung cấp dịch vụ căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, các chứng từ khác…) kế toán vào sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154) được chi tiết từng khoản mục chi phí, cuối kỳ, số liệu được kết chuyển vào TK632. Cụ thể TK154 được chi tiết theo khoản mục chi phí như sau: - Lương lái xe - Xăng phục vụ vận chuyển - Khấu hao phương tiện vận chuyển - Chi phí vật tư sửa chữa - Chi phí đồng phục, bảo hiểm lao động - Chi phí bến bãi điểm dỗ - Chi phí bảo hiểm tài sản - Chi phí công cụ dụng cụ - Chi phí dịch vụ thuê ngoài - Phí và lệ phí giao thông - Quảng cáo và khuyến mại. Sau mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, số liệu được tổng hợp lại và cuối kỳ kết chuyển sang TK632: Giá vốn hàng bán. Cuối kỳ, dựa vào tỷ trọng của từng loại doanh thu mà phân bổ giá vốn hàng bán cho từng loại doanh thu cụ thể. Ví dụ khoản mục lương lái xe: Ngày 15/12/2005 phát sinh nghiệp vụ mà lương phải trả cho lái xe là 25.933.600 đ Kế toán ghi: Nợ 141: 12.996.800 Có 111 : 12.996.800 Kế toán vào phiếu chi số tiền lương khoán phải trả cho lái xe: Bảng số 1 Công ty TNHH TíN Thành Kho E3 – E5, 930-932 Bạch Đằng, Quận HBT – HN Mẫu số: 01-TT Ban hành theo QĐ số: 167/2000/QĐ-BTC Ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Phiếu Chi Ngày 15/12/2005 số:002 Nợ:141 Có: 111 Liên: 1 Họ và tên: Phạm Thành Đạt Địa chỉ: Công ty TNHH Tín Thành Lý do: Tạm ứng lương lái xe T12 Số tiền: 12.996.800 VNĐ Viết bằng chữ: Mười hai triệu chín trăm chín mươi sáu nghìn tám trăm đồng. Kèm theo:..................................(Chứng từ gốc).................................................. Đã chi đủ số tiền (viết bằng chữ)........................................................................ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán căn cứ vào Phiếu chi hoàn ứng tiền lương lái xe vào sổ chi tiết TK154(Chi tiết lương lái xe) Nợ TK154 : 12.996.800 Có TK141 : 12.996.800 Sau đó, cuối kỳ, toàn bộ phát sinh chi phí sản xuất kinh doanh dở dang sẽ được kết chuyển vào TK 632 Căn cứ vào Phiếu kế toán khác: Bảng số 2 Công ty TNHH TíN Thành Kho E3 – E5, 930-932 Bạch Đằng, Quận HBT – HN Số: 0026 Phiếu kế toán Khác Ngày 31/12/2005 Chứng từ Nội dung Tài Khoản Số tiền Ghi chú Ngày Số Nợ Có 31/12/05 0025 K/c chi phí sản xuất kinh doanh 6321 1541 389.643.126 31/12/05 0027 K/c chi phí sản xuất kinh doanh 6322 1542 6.019.595.553 31/12/05 0028 K/c chi phí sản xuất kinh doanh 6323 1543 1.890.309.080 31/12/05 0027 K/c chi phí sản xuất kinh doanh 6324 1544 193.379.389 ... Tổng cộng 8.492.747.148 Người lập kế toán trưởng Số liệu được chuyển vào Sổ chi tiết TK632: Bảng số 3 Công Ty cổ phần tín thành Kho E3 – E5, 930-932 Bạch Đằng, Quận HBT – HN sổ chi tiết tài khoản 632 Từ ngày 01/12/2005 – 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày tháng Số Nợ Có 31/12 001 Kết chuyển CPSCKD 1541 389.643.126 31/12 002 Kết chuyển CPSCKD 1542 6.019.595.553 31/12 003 Kết chuyển CPSCKD 1543 1.890.309.080 31/12 004 Kết chuyển CPSCKD 1544 193.379.389 ... Tổng 8.492.747.148 Kế toán trưởng (đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm2005 Người ghi sổ (đã ký) Ví dụ khoản mục chi phí vật tư sửa chữa: Ngày 28/12/2004 phát sinh nghiệp vụ sau: Mua vậy tư (lốp ôtô) theo hoá đơn số 021652, kế toán viết “phiếu kế toán khác”: Nợ 1521 : 18.400.000 Nợ 1331 : 1.840.000 Có 331 : 20.240.000 Căn cứ vào phiếu kế toán , số liệu được chuyển vào sổ chi tiết TK154( chi tiết vật tư sửa chữa): Nợ TK 154 :18.400.000 Có TK 1521 : 18.400.000 Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số liệu trên (đã được tổng hợp trong chi phí SXKD dở dang) vào sổ chi tiết TK 632, kế toán lập sổ tổng hợp TK632: Bảng số 04 Công ty TNHH TíN Thành Kho E3 – E5, 930-932 Bạch Đằng, Quận HBT – HN Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 632 Từ ngày01/12/05 Đến ngày 31/12/05 Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Phát sinh trong kỳ SH NT Nợ Có 001 31/12 KC chi phí SXKD 154 8.492.747.148 002 31/12 KC GVHB sang TK xác định kết quả 911 8.492.747.148 Tổng 8.492.747.148 8.492.747.148 Ngày31 tháng 12 năm 2004 Ngưòi lập Kế toán trưởng Thủ trưởng ( chữ ký,họ tên) (chữ ký,họ tên) (chữ ký,họ tên) Song song với kế toán chi tiết kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán tổng hợp giá vốn hàng bán, căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ cho từng nghiệp vụ kế toán diễn ra trong ngày Ví dụ: Bảng số 05: Chứng từ ghi sổ Công ty TNHH TíN Thành Kho E3 – E5, 930-932 Bạch Đằng, Quận HBT – HN Chứng từ ghi sổ Số: 123 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 CT gốc Nội dung Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có … 007 008 … … 31/12 31/12 … KC chi phí SXKD KC Gía vốn hàng bán … 6322 911 … … 1542 6322 … … 6.019.595.553 6.019.595.553 … Tổng 7.435.638.965 Người lập ( chữ ký, họ tên) Ngày 31 tháng12 năm 2004 Kế toán trưởng (chữ ký, họ tên) Bảng số 06 Công ty TNHH TíN Thành Kho E3 – E5, 930-932 Bạch Đằng, Quận HBT – HN Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Năm 2005 CTGS Số tiền CTGS Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 1 2 3 ... 06 … 31/06 … ... 1.635.568.984 … … 12 … … 31/12 … … 7.435.638.965 … Cộng 19.365.587.365 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng chữ ký,họ tên) (chữ ký,họ tên) (chữ ký,họ tên) Căn cứ vào các sổ sách trên kế toán vào sổ cái TK632: Bảng số 07 Công Ty cổ phần tín thành Kho E3 – E5, 930-932 Bạch Đằng, Quận HBT – HN Sổ cái tài khoản TK 632: Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền._.