Báo cáo Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán tài chính do Công ty dịch tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán

đồng giúp Nhà nước củng cố lại nề nếp tài chính, đồng thời cũng tư vấn cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính của đơn vị mình. Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng cần thiết nhất là những thông tin tài chính vì vậy nhu cầu kiểm toán cũng không ngừng tăng lên. Các cơ quan Nhà nước cần có thông tin trung thực để điều tiết vĩ mô nền kinh tế, các nhà đầu tư cần thông tin trung thực để đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn, còn các nhà quản trị doanh nghiệp cần thông tin trung thực để chỉ đạo hoạt động của doanh nghiệp… Do hoạt động kiểm toán đóng vai trò hết sức quan trọng nên việc không ngừng hoàn thiện kiểm toán Báo cáo tài chính là rất cần thiết. Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình kiểm toán quan trọng trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Nhận thức được tầm quan trọng của công việc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung, cũng như kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, qua lý luận được trang bị ở trường, trong thời gian thực tập tại AASC em đã chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện”. Nội dung của luận văn tốt nghiệp bao gồm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính Chương II: Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán-AASC thực hiện Chương III: Nhận xét và kiến nghị về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán-AASC thực hiện Trong bài viết này, do giới hạn về trình độ nên không tránh khỏi những sai sót và hạn chế. Em rất mong sự chỉ bảo của các thầy, các cô, các anh chị kiểm toán viên để bài viết này được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn! CHương I Cơ sở lý luận về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính 1. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán 1.1. ý nghĩa của chu trình mua hàng và thanh toán đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Quá trình kinh doanh là quá trình tái sản xuất và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào đặc điểm và loại hình doanh nghiệp mà quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể chia thành nhiều giai đoạn khác nhau. Đối với đơn vị sản xuất thì quá trình kinh doanh gồm 3 giai đoạn chính: giai đoạn cung ứng, giai đoạn sản xuất, giai đoạn tiêu thụ. Còn đối với đơn vị kinh doanh thương mại thì quá trình kinh doanh gồm 2 giai đoạn là mua vào và bán ra. Xét cho cùng thì dù doanh nghiệp là đơn vị sản xuất hay kinh doanh thương mại thì quá trình mua vào và thanh toán cho hàng hoá và dịch vụ của nhà cung cấp (gọi tắt là chu trình mua hàng và thanh toán) không thể thiếu. Nó là giai đoạn khởi đầu cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó mà mọi yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được cung ứng đầy đủ. Chúng ta biết rằng, quá trình kinh doanh là quá trình diễn ra liên tục, các giai đoạn tiến hành kế tiếp nhau phản ánh sự tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp. Các giai đoạn của quá trình kinh doanh có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đầu ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau đó. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, bất cứ một doanh nghiệp nào đều phải thiết kế cho mình một kế hoạch sản xuất kinh doanh, từ đó xây dựng dự toán chi phí cho các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Chu trình mua hàng và thanh toán mà thực hiện tốt thì kế hoạch sản xuất, kinh doanh mới hoàn thành và tạo điều kiện thuận lợi cho tiêu thụ và kết quả tiêu thụ lại định hướng cho kế hoạch sản xuất và chu trình mua hàng và thanh toán tiếp theo. Do đó, chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không những thế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận không thể thiếu trong kiểm toán Báo cáo tài chính. 1.2. Bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán 1.2.1. Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được. Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì, nghiên cứu và phát triển… Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức. 1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua vào và thanh toán thường bao gồm 4 chức năng cơ bản sau: Xử lý các đơn đặt hàng hoá hay dịch vụ Nhận hàng hoá hay dịch vụ Ghi nhận các khoản nợ người bán Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán 1.2.2.1. Xử lý các đơn đặt hàng hoá và dịch vụ Khi có nhu cầu sử dụng hàng hoá hay dịch vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì bộ phận có nhu cầu phải lập phiếu yêu cầu về hàng hoá và dịch vụ được sự phê duyệt của trưởng bộ phận. Sau đó phiếu yêu cầu này lại được chuyển lên cấp phê duyệt cao hơn là Phòng kế hoạch để xem xét. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh đã được lập, trưởng Phòng kế hoạch sẽ quyết định phê duyệt chấp nhận hay không phiếu yêu cầu này. Khi đã được phê duyệt thì việc tiếp theo là lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá và dịch vụ. ở đó ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá và dịch vụ nhằm đảm bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Mỗi một công ty có quy định khác nhau về việc phê duyệt nghiệp vụ mua hàng. Do đó, để đánh giá việc mua hàng có hợp lý hay không phải căn cứ vào các quy định nội bộ về thẩm quyền phê duyệt đối với nghiệp vụ mua hàng áp dụng trong doanh nghiệp. 1.2.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình mua hàng và thanh toán vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Bộ phận mua hàng của công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành quá trình kiểm soát thích hợp về mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Sau đó sẽ ký nhận trên phiếu giao hàng của người bán, đồng thời bộ phận này cũng lập báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ nhận hàng ghi vào phiếu nhập kho và theo dõi trên thẻ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Để ngăn ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải được độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ. 1.2.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán Việc ghi nhận đúng đắn khoản nợ người bán về hàng hoá hay dịch vụ nhận được là rất quan trọng nên đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Do đó, kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Mặt khác, kế toán các khoản phải trả cần tính toán lại các phép nhân và phép cộng tổng và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. 1.2.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản nợ phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản. Một bản được gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Các chức năng và dòng vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được thể hiện trong sơ đồ 1. 1.3. Kế toán chu trình mua hàng và thanh toán 1.3.1. Chứng từ, sổ sách, các tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ, sổ sách và các tài khoản sau: Chứng từ: Yêu cầu mua: là tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong kinh doanh có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): là tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế. - Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát). Hoá đơn của người bán: là chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao. Một hoá đơn thường bao gồm các chi tiết sau: Tên bên bán và bên mua, mã số thuế Chủng loại hàng hoá hay dịch vụ Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Thuế VAT và các loại thuế khác Ngày lập hoá đơn, chữ ký và đóng dấu Sổ sách: Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó. Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán. Bảng đối chiếu của nhà cung cấp (Bảng đối chiếu công nợ): báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Tài khoản liên quan Thông qua hệ thống tài khoản kế toán, thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán. Đối với chu trình mua vào và thanh toán, có rất nhiều tài khoản được sử dụng nhưng chủ yếu là các tài khoản sau: Vốn bằng tiền: TK 111, TK 112, TK 113,… Hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156… Các khoản phải trả: TK 331, TK 338… Các tài khoản khác: TK 133, TK 515, TK 611, TK 311,… 1.3.2. Quy trình hạch toán kế toán đối với chu trình nghiệp vụ mua vào và thanh toán TK 152,153,611 Quy trình hạch toán kế toán đối với chu trình nghiệp vụ mua vào và thanh toán được thể hiện qua sơ đồ 2: Sơ đồ 2: Quy trình hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp TK 111,112,311 TK 331 Lãi về tỷ giá hối đoái (nợ có gốc ngoại tệ) TK 515 Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng bán trừ vào nợ phải trả người bán TK 152,153,611 Chiết khấu thanh toán được hưởng trừ vào nợ phải trả TK 515 Thanh toán tiền cho người bán, người nhận thầu kể cả số tiền ứng trước TK152,153,156,611 Mua chịu vật tư, công cụ, dịch vụ kể cả nhận vật tư, công cụ theo phương thức ứng trước tiền hàng Thuế GTGT được khấu trừ phải thanh toán Số tiền phải trả cho người nhận thầu XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ Lỗ về tỷ giá hối đoái (nợ gốc ngoại tệ) TK 133 TK 241 TK 635 1.4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không những thế chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm toán. Chính vì vậy kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là một bộ phận không thể tách rời trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 200 thì: . Do vậy mục đích chung của kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không. Từ mục đích chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đối với chu trình. Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình (chung cho cả nghiệp vụ mua hàng và thanh toán) bao gồm các mục tiêu sau: Thứ nhất là: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải trả được bảo đảm bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó. Thứ hai là: Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá và dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài khoản kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý. Thứ ba là: Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ. Thứ tư là: Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết. Thứ năm là: Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên báo cáo tài chính phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. Thứ sáu là: Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng. 2. Quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tế, tính hiệu lực của cuộc kiểm toán cũng như để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực và hợp lý của số liệu trên báo cáo tài chính, cuộc kiểm toán thường được tiến hành theo quy trình gồm ba giai đoạn như sau: lập kế hoạch và thiết kế các phương pháp kiểm toán, thực hiện kế hoạch kiểm toán, hoàn thành cuộc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán. Cũng như các chu trình kiểm toán khác, chu trình kiểm toán mua hàng và thanh toán cũng được tiến hành theo quy trình chung của một cuộc kiểm toán bao gồm 3 bước như sau: 2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán 2.1.1. Lập kế hoạch kiểm toán Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 300- Lập kế hoạch kiểm toán, quy định thì kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách có hiệu quả. Kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán được thiết lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán trợ giúp kiểm toán viên phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với kiểm toán viên và chuyên gia khác về công việc kiểm toán. Chính vì tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kiểm toán mà nó phải tuân theo các bước cơ bản sau: 2.1.1.1.Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán Việc tiếp nhận một khách hàng kiểm toán là điểm khởi đầu của quy trình kiểm toán. Nó ảnh hưởng rất lớn đến rủi ro của hoạt động kiểm toán và uy tín của công ty. Do đó Ban Giám đốc công ty phải hết sức cân nhắc khi có quyết định tiếp nhận khách hàng này. Bởi khi đó kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải chịu trách nhiệm pháp lý về báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán do công ty đưa ra. Trên cơ sở đã xác định được đối tượng khách hàng có thể phục vụ trong tương lai, công ty kiểm toán sẽ tiến hành công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: Đáng giá khả năng chấp nhận kiểm toán Để làm được điều đó, kiểm toán viên phải tiến hành các công việc như sau: Xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng của đơn vị khách hàng Tính liêm chính của Ban Giám đốc công ty khách hàng Liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm đã thực hiện kiểm toán tại đơn vị khách hàng những năm trước Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng là việc xác định người sử dụng Báo cáo tài chính và mục đích sử dụng của họ. Để biết được điều đó, kiểm toán viên có thể phỏng vấn trực tiếp Ban Giám đốc khách hàng hoặc dựa vào kinh nghiệm của cuộc kiểm toán đã được thực hiện trước đó. Và trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán sau này, kiểm toán viên sẽ thu thập thêm thông tin để hiểu biết thêm về lý do kiểm toán của công ty khách hàng. Như vậy thông qua việc nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán cần ước lượng quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện cuộc kiểm toán. Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán Theo Chuẩn mực kiểm toán chung đầu tiên nêu rõ “quá trình kiểm toán phải được thực hiện bởi một hoặc nhiều người đã được đào tạo đầy đủ thành thạo như một kiểm toán viên”. Trong quá trình lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán, công ty kiểm toán cần quan tâm tới 3 vấn đề: Thứ nhất: Nhóm kiểm toán có những người có khả năng giám sát một cách thích đáng các nhân viên mới và chưa có nhiều kinh nghiệm. Thứ hai: Công ty kiểm toán cần tránh thay đổi kiểm toán viên trong các cuộc kiểm toán cho một khách hàng truyền thống. Việc tham gia kiểm toán cho một khách hàng trong nhiều năm có thể giúp cho kiểm toán viên tích luỹ được nhiều kinh nghiệm cũng như có được hiểu biết sâu sắc về ngành nghề kinh doanh của khách hàng đang được kiểm toán. Thứ ba: Khi phân công kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán cần chú ý lựa chọn những kiểm toán viên có kiến thức và kinh nghiệm về ngành nghề kinh doanh của khách hàng. Ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng Khi đã quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng và xem xét các vấn đề nêu trên, bước cuối cùng trong giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán mà công ty kiểm toán phải thực hiện là ký kết hợp đồng kiểm toán. Đây là sự thỏa thuận chính thức giữa công ty kiểm toán và khách hàng về việc thực hiện kiểm toán và các dịch vụ liên quan khác. 2.1.1.2. Thu thập thông tin cơ sở Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành thu thập các thông tin về khách hàng nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán tổng quát cho chu trình. Kiểm toán viên cần thực hiện các công việc sau: Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 310- Hiểu biết về tình hình kinh doanh đã hướng dẫn: "để thực hiện được kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải có hiểu biết về tình hình kinh doanh đủ để có nhận thức và xác định các dữ kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà theo đánh giá của kiểm toán viên, chúng có thể ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính, đến việc kiểm tra của kiểm toán viên hoặc đến báo cáo kiểm toán". Đối với khách hàng kiểm toán truyền thống thì các thông tin cơ sở được cập nhật trong hồ sơ kiểm toán thường niên. Tuy nhiên đối với khách hàng mới thì việc thu thập các thông tin này là rất cần thiết. Để tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên cần tìm hiểu khách hàng đang tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh mặt hàng nào? Dây chuyền sản xuất mặt hàng đó ra sao? Chiến lược sản xuất, kinh doanh như thế nào? Các nhà cung cấp tiềm năng mà khách hàng lựa chọn? Phương thức thanh toán mà đơn vị khách hàng hay áp dụng là gì?... Ngoài ra kiểm toán viên cần phải có những hiểu biết cụ thể hơn về cơ cấu tổ chức, cơ cấu vốn… Đây là những thông tin hỗ trợ rất lớn cho kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán. Xem xét lại kết quả của kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán chung Việc xem xét lại kết quả của kiểm toán năm trước đối với chu trình mua hàng và thanh toán là rất hữu ích vì qua đó kiểm toán viên có thể nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng liên quan đến chu trình, về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác mà không phải tốn thời gian tìm hiểu. Hơn nữa kết quả kiểm toán năm trước đối với chu trình cũng chỉ ra những mặt yếu kém, tồn tại là căn cứ quan trọng để kiểm toán viên định hướng công việc cần đi sâu cũng như những vấn đề không cần xem xét nhiều khi thực hiện kiểm toán chu trình trong năm nay. Tham quan nhà xưởng Đối với đơn vị khách hàng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ thì việc tham quan nhà xưởng ở đây được hiểu là việc quan sát trực tiếp kho dự trữ hàng hoá để đánh giá sự bảo quản hàng hoá mua về, đồng thời quan sát quầy hàng bán buôn, bán lẻ để hiểu quy trình bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra như thế nào? Từ đó đánh giá việc mua hàng hoá có phù hợp với kế hoạch kinh doanh hay không? Đối với đơn vị sản xuất kinh doanh thì việc tham quan nhà xưởng là quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. Điều đó sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những bằng chứng xác thực về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng để từ đó giúp kiểm toán viên xem xét kế hoạch mua vào của khách hàng có phù hợp với kế hoạch sản xuất hay không? Và nó cũng cho phép kiểm toán viên gặp những nhân vật chủ chốt cũng như cung cấp cho kiểm toán viên một cái nhìn tổng thể về quá trình mua vào của đơn vị khách hàng. Nhận diện các bên hữu quan Các bên được hiểu là hữu quan nếu một bên có khả năng điều hành, kiểm soát bên kia hoặc có ảnh hưởng nhiều đến bên kia trong quá trình quyết định và điều hành hoặc quyết định tài chính. Do đó kiểm toán viên phải xác định được các bên hữu quan có ảnh hưởng đến quyết định mua hàng hoá của đơn vị khách hàng. Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài Nếu đơn vị khách hàng hoạt động trong lĩnh vực đặc thù mà không ai trong nhóm kiểm toán có chuyên môn hoặc khả năng về lĩnh vực này, ví dụ như đánh giá về các tác phẩm nghệ thuật, vàng bạc, đá quý… thì công ty kiểm toán có thể quyết định sử dụng chuyên gia bên ngoài. 2.1.1.3. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Nếu các thông tin cơ sở về chu trình mua hàng và thanh toán được thu thập ở trên giúp cho kiểm toán viên hiểu được về các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý giúp cho kiểm toán viên nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng bao gồm các loại sau: Giấy phép thành lập và Điều lệ công ty: tài liệu này giúp kiểm toán viên hiểu được quá trình hình thành, mục tiêu hoạt động và các lĩnh vực kinh doanh cũng như nắm bắt được các vấn đề mang tính chất nội bộ của đơn vị như cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các phòng ban trong đó có bộ phận mua hàng… Các Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hay trong vài năm trước: Các báo cáo tài chính cung cấp các dữ liệu về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị nói chung đồng thời cũng giúp kiểm toán viên đánh giá các thông tin liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán, giúp kiểm toán viên có nhận thức tổng quát và dựa trên cơ sở đó, áp dụng các kỹ thuật phân tích đối với các khoản mục thuộc chu trình mua hàng và thanh toán để nhận thức được xu thế phát triển của khách hàng. Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc: là những tài liệu chính thức và tóm lược về những vấn đề quan trọng đã được thảo luận và quyết định chính thức trong các cuộc họp. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì đó có thể là xét duyệt mua hàng những món có giá trị lớn… Các hợp đồng và cam kết quan trọng: Đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì hợp đồng mua hàng được coi là hợp đồng quan trọng. Trong giai đoạn lập kế hoạch cho chu trình việc xem xét sơ bộ các hợp đồng mua hàng sẽ giúp kiểm toán viên tiếp cận với hoạt động mua hàng chủ yếu của khách hàng, hình dung những khía cạnh pháp lý có ảnh hưởng đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị khách hàng. 2.1.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 520 thì: “Thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng qua đó tìm ra những xu hướng biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến”. Thủ tục phân tích rất có hữu hiệu đối với mọi cuộc kiểm toán và thực hiện ở mọi giai đoạn của quá trình kiểm toán. Do vậy khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên cũng áp dụng triệt để nhằm thu thập được những đánh giá về tính hợp lý của sự biến động. Các thủ tục phân tích được kiểm toán viên sử dụng bao gồm 2 loại cơ bản sau: Phân tích ngang (phân tích xu hướng): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các trị số của cùng một chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Phân tích dọc (phân tích tỷ suất): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ lệ tương quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên báo cáo tài chính. 2.1.1.5. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro a. Đánh giá tính trọng yếu Trọng yếu là khái niệm chỉ tầm cỡ (hay quy mô) và bản chất của các sai phạm (kể cả bỏ sót) của các thông tin tài chính hoặc đơn lẻ hoặc là từng nhóm mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các thông tin này để xét đoán thì không thể chính xác hoặc sẽ rút ra những kết luận sai lầm. Căn cứ vào yếu tố định lượng (quy mô) và yếu tố định tính của tính trọng yếu (chất lượng) kiểm toán viên ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được xem là trọng yếu do đó mức độ trọng yếu cần được phân bổ cho chu trình mua hàng và thanh toán trên cơ sở bản chất của chu trình, rủi ro tiềm tàng và hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình. Việc ước lượng mức độ trọng yếu và phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục trên báo cáo tài chính phụ thuộc rất nhiều vào xét đoán chủ quan của kiểm toán viên do đó thường do những kiểm toán viên có nhiều kinh nghiệm thực hiện. b. Đánh giá rủi ro Chu trình mua hàng và thanh toán được đánh giá là trọng yếu do đó việc xác định rủi ro kiểm toán mong muốn đối với chu trình là hết sức cần thiết. Căn cứ vào mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro là mối quan hệ tỷ lệ nghịch mà kiểm toán viên cân nhắc để xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán thích hợp đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Rủi ro kiểm toán (Audit Risk- AR) là rủi ro do công ty kiểm toán và kiểm toán viên đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi báo cáo tài chính đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu. Rủi ro tiềm tàng (Inherent Risk- IR) là rủi ro tiềm ẩn, vốn có do khả năng từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính chứa đựng sai sót trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp, mặc dù có hay không có hệ thống kiểm soát nội bộ. Rủi ro kiểm soát (Control Risk- CR) là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp mà hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không ngăn ngừa hết hoặc không phát hiện và sửa chữa kịp thời. Rủi ro phát hiện (Detection Risk- DR) là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp mà trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên và công ty kiểm toán không phát hiện được. Giữa các loại rủi ro này có mối quan hệ được thể hiện qua mô hình sau: AR= IR x CR x DR Trong đó: Qua nghiên cứu về quy trình mua hàng và thanh toán của khách hàng cũng như kết quả kiểm toán năm trước đối với chu trình, kiểm toán viên có thể đánh giá IR cho chu trình mua hàng và thanh toán. Còn rủi ro kiểm soát được đánh giá qua việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với chu trình mua hàng và thanh toán (nếu có). Hai loại rủi ro này là cố hữu, kiểm toán chỉ đánh giá được nó mà không tác động làm thay đổi. Chính vì vậy để đạt được rủi ro kiểm toán như mong muốn đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì kiểm toán chỉ có thể tác động vào rủi ro phát hiện thông qua việc thiết kế các thủ tục kiểm toán nhằm phát hiện ra các sai phạm xảy ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán mà thôi. 2.1.1.6. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát n._.ội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát Đối với đơn vị khách hàng mà trong cơ cấu tổ chức có tồn tại bộ phận (phòng) kiểm toán nội bộ thì việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ là việc làm hết sức hữu ích. Thông qua việc đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán mà kiểm toán viên thực hiện kiểm toán chu trình này có thể giảm bớt các thủ tục kiểm toán cơ bản đối với chu trình nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán là hiệu quả. Tuy nhiêu, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán mà không tồn tại hoặc hoạt động kém hiệu quả thì giúp kiểm toán viên có định hướng rõ ràng về các thủ tục kiểm toán bổ sung… Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng đối với chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành theo các bước cơ bản sau: a. Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán của đơn vị khách hàng và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội trên giấy làm việc ở bước công việc này kiểm toán viên cần thu thập các thông tin về sự thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán theo từng yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm toàn bộ các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế quy trình mua hàng, cách thức thanh toán, và quá trình kiểm soát đối với chu trình… Đặc thù quản lý: đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động kinh doanh của các nhà quản lý. Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán là cần thiết thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động mua hàng và tuân thủ quy định, quy chế đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự: Đây là những nhân tố thuộc môi trường kiểm soát, tuy nhiên nó chịu chi phối rất lớn bởi quan điểm của các nhà quản lý. Kiểm toán viên cần xem xét trong cơ cấu tổ chức của đơn vị khách hàng có bộ phận mua hàng được thiết kế riêng biệt hay không? Chính sách nhân sự của khách hàng có áp dụng hợp lý đảm bảo tuyển được những người có năng lực và trình độ chuyên môn thích hợp không? Tìm hiểu hồ sơ nhân sự đối với những nhân viên trong bộ phận mua hàng và nhân viên kế toán phụ trách phần hành này. Công tác kế hoạch: Kiểm toán viên cần tìm hiểu công tác kế hoạch được khách hàng thực hiện đối với chu trình mua hàng và thanh toán như thế nào? Kiểm toán viên cần lưu những thông tin nhận được trên giấy làm việc để làm cơ sở đánh giá tính hợp lý của các nghiệp vụ mua vào. Uỷ ban kiểm soát: Kiểm toán viên tìm hiểu các thành viên của uỷ ban kiểm soát và chức năng nhiệm vụ của họ. Hệ thống kế toán: Kiểm toán viên cần đánh giá hệ thống kế toán được thiết lập và vận hành có đảm bảo các mục tiêu kiểm soát hay không? Quy trình hạch toán chu trình mua hàng và thanh toán được thực hiện như thế nào? Thời điểm ghi sổ của hàng hoá và dịch vụ mua về cũng như các khoản phải trả người bán? Việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán diễn ra có đầy đủ các chứng từ chứng minh hay không? Thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát đơn vị khách hàng áp dụng trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán đối với việc ghi nhận giá trị hàng mua và các khoản phải trả người bán; Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán các khoản phải trả người bán; Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán: như phê chuẩn nghiệp vụ mua hàng, phê duyệt trên các chứng từ như phiếu đề nghị tạm ứng thu mua hàng hoá, phiếu chi tiền thanh toán nợ phải trả người bán; Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài như thường xuyên thực hiện xác nhận công nợ với nhà cung cấp; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán đối với hàng hoá mua về; Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán đối với những người không phụ trách; Phân tích, so sánh chi phí mua hàng, các khoản phải trả người bán giữa dự toán, kế hoạch và thực tế hay giữa các năm. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị đối với chu trình mua hàng và thanh toán dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Kiểm toán viên cần xem xét trong bộ phận mua hàng (nếu có) có bao nhiêu nhân viên, quyền hạn, nhiệm vụ của mỗi người. Ai chịu trách nhiệm hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán? Qua đó kiểm toán viên đánh giá khách hàng được kiểm toán có phân công nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc hay không? Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Để ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn, kiểm toán viên cần xem xét sự cách ly trách nhiệm trong các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán như người có đề nghị mua hàng không thể là người phê duyệt mua hàng, người nhận hàng không thể kiêm là thủ kho… Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Kiểm toán viên cần xem xét các quy định, quy chế nội bộ về quyền hạn phê chuẩn nghiệp vụ mua hàng cũng như những trường hợp cấp dưới được quyền phê duyệt. Kiểm toán nội bộ: Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách, thủ tục về kiểm soát nội bộ. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động mua hàng và thanh toán, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. b. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục trong chu trình mua hàng và thanh toán. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, “sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu của đơn vị cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu”. Để đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên cần nhận diện các mục tiêu kiểm soát mà theo đó quá trình đánh giá vận dụng, nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù, nhận diện và đánh giá các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình. Khi đã nhận diện được quá trình kiểm soát và các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu. Kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm… Tuy nhiên nếu hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán không được áp dụng đúng, hoặc việc đánh giá sự áp dụng của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ được xem là không đủ thì kiểm toán viên thường đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán là cao. c. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Mục đích của thử nghiệm này là thu thập bằng chứng về sự hiện hữu của các quy chế và thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà kiểm toán viên áp dụng những phương pháp cho phù hợp. Nếu các thủ tục kiểm soát thực hiện đối với chu trình mua hàng và thanh toán mà để lại dấu vết trực tiếp trên tài liện thì kiểm toán viên tiến hành kiểm tra tài liệu. Nếu dấu vết để lại gián tiếp thì thực hiện lại các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng là phù hợp. Còn nếu trong trường hợp các thủ tục kiểm soát thực hiện đối với chu trình mà không để lại dấu vết trong tài liệu, kiểm toán viên tiến hành quan sát các hoạt động liên quan đến kiểm soát nội bộ thực hiện cho chu trình hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị về những thủ tục kiểm soát của những người thực thi công việc kiểm soát nội bộ. d. Lập bảng đánh giá kiểm toán nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán Sau khi thực hiện ba bước công việc trên, việc tổng hợp kết quả về khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán được thực hiện thông qua việc lập Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.1.2. Thiết kế chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giữa các kiểm toán viên cũng như dự kiến về các tư liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập. Cũng như các chương trình kiểm toán khác, chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được thiết kế thành 2 phần: thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản. 2.1.2.1. Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Thử nghiệm tuân thủ (hay thử nghiệm kiểm soát) được kiểm toán viên sử dụng để đánh giá mức rủi ro kiểm soát của chu trình. Thực chất của thử nghiệm này là dựa vào kết quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán khi hệ thống này tồn tại và hoạt động có hiệu lực. Các thử nghiệm tuân thủ để thu thập bằng chứng về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán được thực hiện thông qua trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể đối với tình huống sau: Trường hợp thủ tục kế toán, thủ tục quản lý có liên quan tới chu trình mua hàng và thanh toán có dấu vết, kiểm toán viên kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các chữ ký tắt trên hoá đơn bán hàng, các phiếu chi… nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán (trắc nghiệm đạt yêu cầu có dấu vết). Trường hợp không có dấu vết, kiểm toán viên cần phỏng vấn cán bộ công nhân viên có liên quan đến việc thực hiện chu trình, hoặc quan sát công việc thực tế của họ. Cụ thể, kiểm toán viên xem xét việc phân tách trách nhiệm giữa bộ phận lập đơn đặt hàng với người ký duyệt hay sự phân tách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán với thủ quỹ hoặc người ký duyệt lệnh chi tiền trả nhà cung cấp… (trắc nghiệm đạt yêu cầu không có dấu vết). 2.1.2.2. Thiết kế các thử nghiệm cơ bản trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Đây là thử nghiệm then chốt và cốt lõi trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được sử dụng để thẩm tra lại thông tin biểu hiện bằng tiền phản ánh trên Bảng tổng hợp. Thử nghiệm cơ bản được thiết kế cho chu trình mua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm chính: trắc nghiệm độ vững trãi, trắc nghiệm phân tích, trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trắc nghiệm độ vững trãi: để thực hiện trắc nghiệm này, kiểm toán viên rà soát các thông tin về giá trị trong các chứng từ gốc như các đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi,…, tính toán lại và tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết TK331, sổ nhật ký mua hàng… để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của số liệu, kiểm tra xem số tiền thanh toán với trị giá mua có khớp nhau không? Qua đó, kiểm toán viên có thể đưa ra kết luận về độ tin cậy của thông tin. Trắc nghiệm phân tích: Loại trắc nghiệm này được kiểm toán viên thiết kế để đánh giá tính hợp lý chung của số dư các tài khoản: TK152, TK133, TK331… qua các công việc: Xác định số dư tài khoản và sai sót tiềm tàng cần kiểm tra Tính toán giá trị ước tính của tài khoản Xác định giá trị chênh lệch có thể chấp nhận được Xác định chênh lệch trọng yếu cần kiểm tra Kiểm tra số chênh lệch trọng yếu Đánh giá kết quả của độ chính xác các tài khoản đó Trắc nghiệm trực tiếp số dư: được thực hiện thông qua việc kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để khẳng định độ tin cậy của số dư cuối kỳ ở Sổ cái TK331 ghi vào bảng cân đối tài sản. Trắc nghiệm này thường có chi phí lớn nên số lượng trắc nghiệm trực tiếp số dư cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững trãi và trắc nghiệm phân tích. 2.2. Thực hiện kiểm toán Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là việc sử dụng các phương pháp kỹ thuật thích ứng đối với chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng như thực hiện các thủ tục kiểm soát, thủ tục phân tích, thủ tục kiểm tra chi tiết… 2.2.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện với chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng về sự thiết kế các hoạt động kiểm soát cụ thể đối với chu trình có ngăn ngừa, phát hiện được sai phạm trọng yếu và kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội đối với chu trình. 2.2.1.1. Các thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng: Để xem xét các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụ nhận được kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng có thiết kế các thủ tục kiểm soát để kiểm tra tính có thật của đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hoá đơn mua hàng thông qua việc ghi sổ kế toán và phê chuẩn nghiệp vụ mua hàng. Đồng thời kiểm toán viên cần kiểm tra sự hiện hữu của các chứng từ, dấu hiệu phê chuẩn và dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng có được phê chuẩn hay không kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn bởi đúng cấp có thẩm quyền không? Đồng thời kiểm toán viên tiến hành kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn. Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng đã hoàn thành có được ghi sổ đầy đủ hay không kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế các đơn đặt hàng đều được đánh số trước không? Đồng thời kiểm toán cần phải theo dõi một chuỗi các đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng có được đánh số trước và phê chuẩn hay không? Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ đều được đánh giá đúng (mục tiêu tính giá) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế để bảo đảm việc tính toán và kiểm tra số tiền đối với hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở nguyên tắc giá phí. Đồng thời kiểm toán viên theo dõi một chuỗi các nghiệp vụ mua hàng và kiểm tra dấu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn (mục tiêu phân loại) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội của đơn vị khách hàng có thiết kế sơ đồ tài khoản đầy đủ phù hợp với từng nghiệp vụ mua hàng và định kỳ có kiểm tra quá trình sử dụng sơ đồ tài khoản đó không? Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra sơ đồ tài khoản và xem xét dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng có được ghi sổ đúng kỳ hay không (mục tiêu tính đúng kỳ) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có quy định về việc hạch toán và ghi sổ kế toán có được ghi sổ ngay sau khi nhận được hàng hoá và dịch vụ không? Đồng thời kiểm toán viên cần kiểm tra thủ tục vào sổ và quan sát để bảo đảm mọi hoá đơn mua hàng đều được vào sổ và xem xét dấu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng đắn trên sổ kế toán các khoản phải trả, sổ kho và được tổng hợp đúng đắn kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế các thủ tục kiểm soát cũng như đối chiếu định kỳ giữa nhật ký mua hàng, sổ kho, báo cáo nhận hàng, sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho, sổ hạch toán chi tiết TK331. Đồng thời kiểm tra viên kiểm tra dấu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. 2.2.1.2. Các thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán - Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán ghi sổ là của hàng hoá, dịch vụ thực tế nhận được (tính có căn cứ hợp lý) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có tách biệt giữa nhân viên ghi sổ với nhân viên lập và ký các chứng từ thanh toán. Đồng thời kiểm toán viên cần thảo luận với người ghi sổ, quan sát hoạt động và kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và được phê chuẩn đúng đắn (tính phê chuẩn) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiếm soát nội bộ có đảm bảo các khoản chi được phê chuẩn tại thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán. Đồng thời kiểm toán viên cần kiểm tra dấu hiệu của việc phê chuẩn. Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều được ghi sổ (tính đầy đủ) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thực hiện đánh số trước các chứng từ thanh toán hay không? Đồng thời kiểm toán viên theo dõi một chuỗi các chứng từ thanh toán như phiếu chi, uỷ nhiệm chi, kiểm tra bảng đối chiếu với ngân hàng và kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán đều được đánh giá đúng (mục tiêu tính giá) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế các quy trình tính toán các khoản thanh toán hay không? Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán có được phân loại đúng hay không? (mục tiêu phân loại) kiểm toán viên cần kiểm tra xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế và sử dụng một sơ đồ kiểm toán đầy đủ phù hợp với từng loại hình thanh toán. Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra việc vào sổ, kiểm tra sơ đồ tài khoản, kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán có được ghi sổ đúng lúc hay không (mục tiêu đúng kỳ) kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có quy định thủ tục ghi sổ sau khi các phiếu chi và chứng từ thanh toán được thực hiện. Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra các thủ tục vào sổ, quan sát việc ghi sổ các nghiệp vụ thanh toán và kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra các khoản thanh toán có phản ánh đúng đắn vào sổ chi tiết và được tổng hợp đúng đắn vào các sổ tổng hợp không kiểm toán viên cần thu thập xem hệ thống kiểm soát nội bộ có thiết kế quá trình kiểm tra tổng hợp và chuyển sổ đúng đắn trong các sổ chi tiết liên quan. Đồng thời kiểm toán viên kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ. 2.2.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán 2.2.2.1.Thực hiện thủ tục phân tích Chu trình mua hàng và thanh toán được đánh giá là trọng yếu do vậy thực hiện thủ tục phân tích đối với chu trình là rất cần thiết. Việc thiết lập các tỷ lệ, tỷ suất không những giúp cho kiểm toán viên đánh giá được hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh mà còn thấy được những điểm bất hợp lý đối với chu trình để từ đó dựa trên kinh nghiệm của mình mà thực hiện kiểm tra chi tiết trọng tâm vào những khoản mục nào? Khi thực hiện thủ tục phân tích đối với chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên tiến hành: So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch, giữa thực tế với ước tính của kiểm toán viên hay giữa thực tế của đơn vị với các đơn vị cùng ngành, cùng quy mô để xem xét xu thế biến động. Phân tích xu thế tăng hoặc giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ để phát hiện những biến động bất thường. Phân tích tỷ lệ của chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong tháng và các khoản thực tế đã trả trong tháng. Kiểm toán viên cần cân nhắc xem tính thường xuyên của việc phân tích như phân tích biến động theo tháng, theo quý, hay theo năm là có hiệu quả. Nếu có biến động xảy ra đối với chu trình thì kiểm toán viên phải xem tính biến động này là tất yếu hay bất thường. Sau đó phân tích nguyên nhân của sự chênh lệch đó. 2.2.2.2. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều các khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều khoản mục trong số đó có liên quan đến các chu trình kiểm toán khác như kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho…Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ chỉ tập trung tới nợ phải trả người bán (Bảng 1). Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị điện nước, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm. Khả năng sai phạm đối với khoản phải trả người bán: Phản ánh nợ phải trả người bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả người bán hoặc nhận hàng hoá hay dịch vụ mà không phản ánh nợ phải trả người bán. Sai phạm này xảy ra do không tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản và thường dẫn tới sai lệch trên báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh (do chi phí phản ánh không đúng kỳ) và làm tăng một cách giả tạo khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Phản ánh nợ phải trả người bán không có thật (phản ánh khống) cũng làm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận, rút tiền công quỹ đang thực hiện. Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả hay nợ phải thu khi lập báo cáo tài chính: sai sót này không gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của kỳ kế toán nhưng làm người sử dụng báo cáo tài chính hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị được kiểm toán. Bảng 1: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán Mục tiêu kiểm toán Kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán Tính hợp lý chung: Số dư tài khoản nợ phải trả người bán, các số dư chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý. So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trước. Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phải trả có chịu lãi. Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trước (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động. Các mục tiêu đặc thù Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) thống nhất với sổ hạch toán chi tiết Các khoản phải trả. Số tổng cộng được cộng đúng và thống nhất với Sổ cái tổng hợp. Cộng tổng danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả. Đối chiếu số tổng cộng với Sổ cái tổng hợp. Đối chiếu các hoá đơn của từng người bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên người bán và số tiền. Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý. Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và các bảng kê (nếu có) của người bán. Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải trả lớn và bất thường. Các khoản phải trả hiện có đều ở trong danh sách (Bảng kê) Các khoản phải trả (tính đầy đủ). - Kiểm tra chi tiết các khoản nợ quá hạn Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) được đánh giá đúng đắn - Thực hiện các thủ tục tương tự như đối với các khoản nợ quá hạn và đối với tính có căn cứ hợp lý. Các khoản phải trả trong danh sách được phân loại đúng đắn - Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả Việc phản ánh nợ phải trả người bán trong chu kỳ mua hàng và thanh toán được vào sổ đúng kỳ Thực hiện việc kiểm tra công nợ quá hạn Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho, xem xét hồ sơ mua hàng đi đường Tài khoản nợ phải trả người bán trong chu trình mua hàng và thanh toán được trình bày đúng đắn. - Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả người bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) được tách riêng Tuỳ thuộc quy mô cuộc kiểm toán cũng như việc đối chiếu số liệu giữa các phần hành kiểm toán, việc kiểm tra chi tiết các số dư liên quan trong chu trình có thể mở rộng sang kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Các thử nghiệm cơ bản nhằm phát hiện các sai sót về mặt tiền tệ liên quan tới các tài khoản trên sẽ được thiết kế trên cơ sở của việc đánh giá rủi ro kiểm soát tương ứng đối với chu trình nghiệp vụ. Cũng như các chu trình khác, sự chú trọng trong phương pháp luận ở chu trình mua hàng và thanh toán là nhằm vào việc xác định các thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu, các khoản mục được chọn và thời gian thích hợp. 2.3. Kết thúc kiểm toán Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là việc tổng hợp các thông tin đã thu được để đi đến một kết luận chung về sự trình bày các khoản mục có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán trên báo cáo tài chính có trung thực và hợp lý không? Để ý kiến kết luận của kiểm toán viên về chu trình mua hàng và thanh toán được xác thực kiểm toán viên cần thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung như sau: Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán không những ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của đơn vị khách hàng mà còn ảnh hưởng đến kết luận của kiểm toán viên trên báo cáo kiểm toán. Do đó để ý kiến của kiểm toán viên trên báo cáo kiểm toán phản ánh trung thực và hợp lý các thông tin về chu trình mua hàng và thanh toán thì kiểm toán viên cần xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán. Kiểm toán viên cần tiến hành chọn mẫu kiểm tra những nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ từ 5 đến 10 ngày sau khi kết thúc niên độ kế toán. Theo dõi các chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ thanh toán. Kiểm tra sổ chi tiết phải trả người bán, đối chiếu số dư phải trả người bán của từng đối tượng công nợ với biên bản xác nhận công nợ, chọn mẫu các khoản thanh toán với người bán để kiểm tra tính hợp lý… Xem xét giả thuyết về tính liên tục trong hoạt động của đơn vị Theo Chuẩn mực kế toán số 01 “Chuẩn mực chung” quy định: “Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán phải xem xét, đánh giá cụ thể khả năng hoạt động liên tục của đơn vị vì theo giả định là đơn vị hoạt động liên tục thì tài sản và nợ phải trả được ghi nhận dựa trên cơ sở là đơn vị có khả năng thực hiện giá trị của tài sản và thanh toán các khoản nợ phải trả trong điều kiện kinh doanh bình thường”. Thu thập thư giải trình của Ban Giám đốc đơn vị Giải trình của Ban Giám đốc là cam kết về sự tin cậy, hợp lý của các thông tin trên Báo cáo tài chính. Khi phát hành báo cáo kiểm toán để đưa ra ý kiến kết luận thì kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật về tính trung thực và hợp lý của các thông tin phản ánh trên báo cáo tài chính. Tuy nhiên kết luận đó là có cơ sở nếu Ban Giám đốc của đơn vị khách hàng cung cấp đầy đủ các thông tin và đảm bảo rằng thông tin cung cấp là trung thực và hợp lý. Do đó việc thu thập đầy đủ giải trình của Ban Giám đốc là rất cần thiết. Tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán Sau khi các công việc nêu trên đã hoàn tất, kiểm toán viên có kinh nghiệm thường tổng hợp và đưa ra biên bản kiểm toán để nêu ra nhận xét: Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán có phù hợp với các quyết định, các Chuẩn mực kế toán, kiểm toán hiện hành: quy trình nghiệp vụ, quy trình hạch toán, chứng từ, sổ sách có liên quan… Liệt kê các sai phạm phát hiện được khi thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Đề xuất của kiểm toán viên và các bút toán điều chỉnh đối với sai phạm nêu trên. Biên bản kiểm toán được kiểm toán viên và đơn vị khách hàng thống nhất sau đó kiểm toán viên lập báo cáo kiểm toán chính thức và phát hành cho khách hàng. Tuy nhiên không nhất thiết sau khi kết thúc kiểm toán kiểm toán viên phải lập biên bản kiểm toán. Kiểm toán viên chỉ lập biên bản kiểm toán khi có yêu cầu của đơn vị khách hàng. Trong nhiều trường hợp, sau khi kết thúc kiểm toán kiểm toán viên chỉ tổng hợp các phát hiện và các vấn đề phát sinh để trao đổi, thảo luận trực tiếp với Ban Giám đốc công ty khách hàng. Nếu có vấn đề phát hiện sau kiểm toán thì kiểm toán viên cần lập thư quản lý để lưu ý Ban Giám đốc công ty khách hàng để khắc phục và hoàn thiện những yếu kém. Chương II Thực trạng quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán thực hiện 1. Tổng quan về Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán-(AASC) 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của AASC Theo Quyết định số 164TC/QĐ/TCCB của Bộ tài chính ngày 13 tháng 5 năm 1991, Công ty Dịch vụ Kế toán ra đời. Tên giao dịch quốc tế là Accounting Service Company-ASC). Trụ sở chính : Số 10 Phan Huy Chú - Hà Nội. Xã hội ngày càng phát triển mạnh mẽ, các thông tin đầy đủ và chính xác của các doanh nghiệp, của các tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng. Nhờ vào hoạt động kiểm toán các thông tin này mới được cung cấp một cách đầy đủ và chính xác vì vậy tạo niềm tin cho người quan tâm, củng cố nề nếp tài chính kế toán, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý… Do nhu cầu kiểm toán ngày càng lớn đòi hỏi công ty phải mở rộng phạm vi hoạt động. Sau một thời gian hoạt động, để đáp ứng và cùng hoà nhịp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, Bộ trưởng Bộ tài chính ra Quyết định số 238TC/TCCB (ngày 27 tháng 4 năm 1993) và Quyết định số 639 TC/TCCB (ngày 14 tháng 9 năm 1993) bổ sung nhiệm vụ kiểm toán và đổi tên Công ty Dịch vụ Kế toán thành Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán, tên giao dịch quốc tế là Auditing and Accounting consultancy sevices Company (viết tắt là AASC), trụ sở chính nay chuyển về Số 1 Lê Phụng Hiểu, Hà Nội. Tháng 3 năm 1992 công ty quyết định thành lập chi nhánh đầu tiên tại thành phố Hồ Chí Minh nhưng đến tháng 3 năm 1995 được phép của Bộ tài chính chi nhánh này đã tách khỏi AASC thành lập nên Công ty Kiểm toán Sài Gòn (AFC). Đến năm 1997 Công ty ._. và thanh toán. Tuy nhiên trên thực tế kiểm toán viên của AASC không thực hiện nhiều thủ tục phân tích này trong quá trình thực hiện kiểm toán. Do đó để nâng cao hiệu quả kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên cần thực hiện thường xuyên thủ tục phân tích trong tất cả các giai đoạn của quá trình kiểm toán. 2.2.3. Kiến nghị về giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán, ngoài việc đưa ra báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên cần phải xem xét một cách chi tiết các sự kiện phát sinh sau ngày lập Báo cáo tài chính để đưa ra những kết luận chính xác hơn. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 560- Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán lập báo cáo tài chính: “Kiểm toán viên phải xem xét ảnh hưởng của những sự kiện phát sinh sau ngày khoá sổ kế toán lập báo cáo tài chính đối với báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán”. Kiểm toán viên phải xây dựng và thực hiện các thủ tục kiểm toán nhằm thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để xác định tất cả những sự kiện đã phát sinh đến ngày ký báo cáo kiểm toán xét thấy có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, và phải yêu cầu đơn vị điều chỉnh hoặc thuyết minh trong báo cáo tài chính. Kiểm toán viên có thể xem xét các biên bản họp đại hội cổ đông, họp hội đồng quản trị… diễn ra sau ngày lập báo cáo để tìm ra những phát sinh nhưng chưa được lập biên bản mà có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 570- Hoạt động liên tục,kiểm toán viên cần phỏng vấn Ban Giám đốc nhằm xác định giả thiết về khả năng hoạt động kinh doanh liên tục của doanh nghiệp hay về những thay đổi trong bộ máy nhân sự, trong hệ thống kế toán…có ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính. Nếu có sự kiện đặc biệt phát sinh xảy ra sau ngày lập Báo cáo tài chính thì đòi hỏi kiểm toán viên phải: thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp đối với các khoản mục đặc biệt trong báo cáo tài chính và một số sự kiện liên quan khác để tiến hành đưa ra ý kiến kết luận chính xác. 2.2.4. Một số kiến nghị khác Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào thì việc kiểm tra chi tiết bao giờ cũng quan trọng. Phần lớn những sai sót phát sinh trong quá trình hoạt động của khách hàng đều được phát hiện ra trong thủ tục kiểm tra này. Chính vì vậy việc thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết sao cho hiệu quả lại tiết kiệm được thời gian là hết sức cần thiết. Do đó AASC cần tham khảo cách thức áp dụng thủ tục kiểm tra chi tiết tại các công ty kiểm toán khác. Tại KPMG, thủ tục kiểm tra chi tiết được áp dụng nhiều trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Vì độ tin cậy của các bằng chứng thu thập được là cao và có tính thuyết phục nên KPMG rất chú trọng đến vấn đề phát triển thủ tục kiểm tra chi tiết sao cho các bằng chứng thu thập được ngày càng nhiều hơn với mức chi phí không thay đổi hoặc có thể giảm đi. Sau nhiều năm học hỏi kinh nghiệm của các chuyên gia hàng đầu trên thế giới về lĩnh vực kế toán và kiểm toán, KPMG đã đưa vào thực hiện quy trình kiểm tra chi tiết rất hiệu quả trong đó phải kể đến: Chương trình phần mềm Tiêu chuẩn đánh giá kiểm toán (Audit Gauge). Nhờ có sự hỗ trợ của Audit Gauge mà ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, kiểm toán viên đã có thể xác định được các khoản mục trọng yếu cần kiểm tra chi tiết. Kiểm toán viên không mất nhiều thời gian khi phải kiểm tra tổng thể, một điều rất khó đối với doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, hàng mua vào thường xuyên với số lượng lớn mà vẫn thu được bằng chứng về tính đầy đủ (là một hạn chế cố hữu khi kiểm tra toàn bộ tổng thể). Ngay từ bước đầu tiên khi thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết, công ty KPMG đã bám sát các mục tiêu kiểm toán đã lập trước đó. Tất cả các thủ tục kiểm toán đều được lập riêng cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính với mục đích thu thập bằng chứng cho từng mục tiêu kiểm toán cụ thể. Việc thiết kế chương trình kiểm toán theo hướng chi tiết hoá các thủ tục kiểm tra chi tiết đáp ứng từng cơ sở dẫn liệu bị ảnh hưởng bởi các sai sót tương ứng với từng rủi ro đã xác định giúp cho kiểm toán viên dễ dàng tiếp cận các phương pháp kiểm toán để hạn chế những rủi ro tương ứng. Việc làm này tạo cho kiểm toán viên thấy rõ mối quan hệ giữa việc đánh giá rủi ro kiểm toán với việc áp dụng các thủ tục kiểm toán trong chương trình kiểm toán. Ngoài ra nó còn giúp cho chương trình kiểm toán dễ hiểu, đáp ứng hợp lý tình hình thực tế từng đơn vị khách hàng. Trong quá trình thực hiện kiểm tra chi tiết, mặc dù với hình thức là thu thập bằng chứng để đạt được mục tiêu theo các thủ tục kiểm toán đã lập nhưng có thể thấy rõ là kiểm toán viên công ty KPMG thường có sự liên kết giữa các thủ tục với nhau để đạt được bằng chứng có độ tin cậy cao hơn trong quá trình thực hiện mục tiêu chung. Trong quá trình thiết kế và thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết, KPMG đã kết hợp hài hòa và linh động giữa các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế với các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, các chính sách kế toán Việt Nam vào từng điều kiện doanh nghiệp. Cụ thể, KPMG đã áp dụng Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 530- Chọn mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác, vào quá trình xây dựng thủ tục kiểm toán và chọn mẫu kiểm toán, Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, Thông tư 55 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn thực hiện Hệ thống kế toán Việt Nam cho các doanh nghiệp nước ngoài và Chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho nhằm rà soát các chính sách kế toán trong đơn vị được kiểm toán đảm bảo theo đúng luật và các quy định. Tiêu biểu là việc vận dụng Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400. Theo chuẩn mực này thì: “Kiểm toán viên phải căn cứ vào việc đánh giá rủi ro tiềm tàng để dự kiến các công việc, thủ tục kiểm toán sẽ thực hiện cho các nghiệp vụ, các khoản mục trọng yếu trên Báo cáo tài chính, hoặc các nghiệp vụ, các khoản mục mà kiểm toán viên cho là có rủi ro tiềm tàng cao”. Ngay ở bước đánh giá rủi ro của hệ thống kiểm soát nội bộ, KPMG đã dựa trên tiêu chí là rủi ro của các sai phạm trọng yếu, sự kết hợp của IR và CR. Như vậy, kiểm toán viên đã thực hiện đánh giá IR cho các số dư của các khoản mục trên Báo cáo tài chính. Hơn thế, Công ty KPMG còn vận dụng điểm này trong chuẩn mực mở rộng ra đối với đánh giá rủi ro cho các mục tiêu của khoản mục đó trong quá trình kiểm tra chi tiết. Chẳng hạn đối với khoản mục phải trả người bán, rủi ro tiềm tàng là các khoản phải trả bị khai thiếu, trường hợp này thường xảy ra hơn nhiều so với trường hợp các khoản phải trả bị khai tăng. Việc khai giảm các khoản phải trả này ảnh hưởng tới cơ sở dẫn liệu Tính đầy đủ trên Báo cáo tài chính, do đó khi lập thủ tục kiểm tra chi tiết kiểm toán viên sẽ mở rộng mẫu chọn để kiểm tra các khoản phải trả chưa được ghi sổ trọng yếu. Đối với khoản mục hàng tồn kho thì IR là sự khai tăng giá trị hàng tồn kho so với thực tế, ảnh hưởng đến cơ sở dẫn liệu Sự đánh giá. Khác với khoản mục phải thu của khách hàng cũng là sự khai tăng nhưng lại vi phạm cơ sở dẫn liệu Sự hiện hữu. Việc đánh giá IR đúng với mục tiêu từng khoản mục giúp cho quá trình lập thủ tục kiểm tra chi tiết được dễ dàng hơn, thời gian kiểm tra chi tiết được rút ngắn lại và bằng chứng thu được hiệu quả hơn. Các thủ tục kiểm tra chi tiết thường rất phức tạp và tốn thời gian thực hiện. Điều này làm cho việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên gặp nhiều khó khăn. Thực tế làm việc ở KPMG cho thấy, việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành chương trình kiểm toán đúng thời hạn và thu thập bằng chứng có tính thuyết phục cao. Sau khi thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên công ty KPMG ghi chép rất dễ dàng và logich về các bước thực hiện của mình. Chỉ cần thông qua giấy tờ làm việc của kiểm toán viên, người kiểm tra rà soát có thể thấy rõ kiểm toán viên thực hiện thủ tục đó để làm gì, tham chiếu tới đâu, quá trình thực hiện như thế nào và kết luận ra sao. Tất cả đều được làm có trình tự và dễ dàng trong việc tìm kiếm tham chiếu tới các vấn đề có liên quan. Hơn nữa việc ghi chép giấy tờ làm việc cẩn thận và dễ hiểu còn giúp cho cuộc kiểm toán năm sau được dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Công ty KPMG thực hiện rất tốt quá trình kiểm soát chất lượng của tất cả cuộc kiểm toán. Việc lập các thủ tục kiểm tra chi tiết và lựa chọn mẫu cho kiểm tra chi tiết thường được thực hiện bởi những kiểm toán viên có kinh nghiệm lâu năm và có trình độ chuyên môn tốt. Bên cạnh đó, tất cả quá trình thực hiện thủ tục này được làm bởi nhân viên cấp dưới. Những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm ít hơn, đều được giám sát bởi trưởng nhóm kiểm toán. Việc ghi chép trên giấy tờ làm việc cùng với các kiến nghị điều chỉnh và lập Báo cáo kiểm toán, thư quản lý trước khi gửi cho khách hàng đều được kiểm tra lại lần đầu tiên bởi trưởng nhóm kiểm toán, sau đó đến trưởng phòng kiểm toán và cuối cùng là Phó Tổng giám đốc. Sự phân công công việc cho từng nhân viên trong nhóm kiểm toán phụ thuộc vào năng lực chuyên môn và kinh nghiệm làm việc ngay từ trước khi đến công ty khách hàng giúp nhân viên vừa phát huy năng lực, nâng cao sự tìm tòi sáng tạo, vừa phải có trách nhiệm, nâng cao khả năng làm việc theo nhóm, khách hàng với các nghiệp vụ khác trong nhóm đảm bảo chất lượng và thời hạn được giao. Tại KPMG có thủ tục kiểm tra chi tiết được thiết kế rất hữu hiện. Còn tại VACO thì việc sử dụng hệ thống phương pháp kiểm toán AS/2 (Auditing System) làm chất lượng dịch vụ của VACO đạt hiệu quả cao. VACO cùng với AASC là một trong hai công ty kiểm toán hàng đầu Việt Nam. Chất lượng các dịch vụ mà VACO cung cấp luôn chiếm được sự tin tưởng của khách hàng. Yếu tố tạo nên sự thành công đó không phải chỉ ở đội ngũ nhân viên đã qua tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng mà còn ở hệ thống phương pháp kiểm toán mà công ty đang sử dụng- hệ thống phương pháp kiểm toán AS/2 (Auditing system/2). Hệ thống AS/2 bao gồm: Phương pháp kiểm toán Hệ thống hồ sơ kiểm toán Phần mềm kiểm toán Phương pháp kiểm toán: Theo hệ thống AS/2, một cuộc kiểm toán được thực hiện theo các bước: Sơ đồ 7 : Phương pháp kiểm toán AS/2 Công việc thực hiện trước khi kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể Thực hiện kế hoạch kiểm toán Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo Công việc thực hiện sau khi kiểm toán Hệ thống hồ sơ kiểm toán Theo phương pháp AS/2, hệ thống hồ sơ kiểm toán được chia làm các phần nhỏ và được đánh số từ 1000 đến 8000. Sau đây là các chỉ mục chuẩn cho hồ sơ kiểm toán. -1000: Lập kế hoạch kiểm toán -2000: Báo cáo -3000: Quản lý cuộc kiểm toán -4000: Hệ thống kiểm soát -5000: Kiểm tra chi tiết- Tài sản -6000: Kiểm tra chi tiết- Công nợ -7000: Kiểm tra chi tiết- Vốn chủ sở hữu -8000: Kiểm tra chi tiết-Báo cáo lãi lỗ Cấu trúc của hồ sơ kiểm toán đã được nghiên cứu để phù hợp với phương pháp kiểm toán và phần mềm vi tính. Các chỉ mục chuẩn được lập cho hồ sơ kiểm toán với mục đích hình thành các mẫu giấy tờ làm việc chuẩn, thống nhất trong toàn công ty và thống nhất đối với toàn bộ các hãng thành viên của DTT. Sự thống nhất này sẽ đem lại hiệu quả và tính khoa học cho công việc, đồng thời tạo thuận lợi cho kiểm tra, soát xét số liệu và tìm kiếm thống tin. Mỗi chỉ mục lớn ở trên lại được chia ra thành các chỉ mục nhỏ chi tiết hơn. Các chỉ mục từ 5000-8000 là các phần kiểm tra chi tiết. Về hình thức có thể thấy chúng được trình bày theo các tài khoản riêng biệt, nhưng trên thực tế tại VACO, công việc kiểm toán được tiến hành theo chu trình có mối quan hệ nội tại giữa các tài khoản. Vì thế, mỗi giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đều có đánh số tham chiếu chỉ ra mối quan hệ giữa các tài khoản trong chu trình nên có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu. Phần mềm kiểm toán: Cùng với phương pháp kiểm toán và hệ thống hồ sơ kiểm toán, hệ thống AS/2 còn bao gồm một chương trình phần mềm kiểm toán tương ứng. Phần mềm này sẽ trợ giúp đắc lực cho các các công việc của kiểm toán viên, giảm bớt khối lượng tính toán và các công việc mà nếu thực hiện bằng tay có thể mất rất nhiều thời gian, công sức. Tuy nhiêu, kiểm toán viên vẫn là người quyết định trực tiếp chất lượng cuộc kiểm toán. Các kỹ thuật kiểm toán tiên tiến và hiện đại của hệ thống AS/2 được áp dụng tại VACO cũng như tất cả các hãng thành viên của DTT chính là một trong các yếu tố quan trọng góp phần bảo đảm cho công ty trong việc cung cấp các dịch vụ “vượt lên trên sự mong đợi của khách hàng”. Kết luận Kiểm toán là một lĩnh vực còn rất non trẻ đối với nước ta. Ra đời được hơn 10 năm, kiểm toán Việt Nam không ngừng lớn mạnh. Hiện nay hàng loạt các công ty kiểm toán được thành lập. Hành lang pháp lý cho hoạt động kiểm toán cũng không ngừng được củng cố nhằm tạo mọi thuận lợi cho hoạt động kiểm toán phát triển. Trong thời gian thực tập tại AASC, lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện” để nghiên cứu, em đã phần nào hiểu được thực tế một cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán được tiến hành như thế nào. Tìm hiểu quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do AASC thực hiện tại 2 khách hàng cụ thể giúp em hiểu sự khác biệt giữa lý luận và thực tiễn, những thuận lợi cũng như những khó khăn mà kiểm toán viên gặp phải trong cuộc kiểm toán từ đó đưa ra nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng. Kết thúc bài viết này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Ngô Trí Tuệ đã tận tình hướng dẫn em, cùng toàn thể các anh, chị kiểm toán viên tại Phòng kiểm toán các ngành thương mại và dịch vụ đã giúp em hoàn thiện bài viết này. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Trang Thu Phụ lục Chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả người bán Mục tiêu: Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác). Nguyên tắc hạch toán các chi phí được áp dụng chính xác và phù hợp với các chuẩn mực áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán( giá trị, cách trình bày). Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đầy đủ, tính hiện hữu). Các khoản phải trả người bán bao gồm giá trị hàng, dịch vụ mua trả chậm và các khoản nợ đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hoá hay dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hiện hữu, sở hữu). Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán một cách chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác). Có phiếu báo có và các bút toán điều chỉnh là có cơ sở (tính hiện hữu, tính chính xác). Thủ tục kiểm toán Tham chiếu Người thực hiện Ngày thực hiện 1.Thủ tục phân tích 1.1.So sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm nay với năm trước kiểm tra và giải thích những biến động bất thường. 1.2. So sánh thời hạn tín dụng nhà cung cấp với các niên độ trước, với các thời hạn tín dụng đã thương lượng. 1.3.Phát hiện và trao đổi với khách hàng về sự thay đổi nhà cung cấp chính, thường xuyên và lý do sự thay đổi đó (nếu có). 2.Thủ tục kiểm tra chi tiết số dư 2.1.Thu thập hoặc lập bảng tổng hợp chi tiết số dư đầu năm, phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết. Đối chiếu số dư chi tiết đầu năm với số dư chi tiết cuối năm trước. 2.2.Khẳng định số dư bằng cách: -Đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có). -Lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp có khoản phải trả lớn và bất thường, nhà cung cấp chính không còn trong danh sách nợ (nhằm phát hiện không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót). -Đối chiếu số xác nhận với số dư trên sổ chi tiết. Kiểm tra nếu có sự khác biệt trường hợp không nhận được xác nhận, kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập báo cáo tài chính. -Xem xét hồ sơ các số dư tồn tại quá lâu. -Soát xét lại danh sách các khoản phải trả để xác định xem liệu có khoản nào phải trả bị phân loại không đúng. -Đối với các khoản dư nợ: thu thập và kiểm tra các điều khoản trên hoá đơn mua để đảm bảo rằng các số dư này là hợp lý. 2.3.Kiểm tra số phát sinh -Kiểm tra việc phản ánh các khoản phải trả kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán (giá hoá đơn, chi phí thu mua vận chuyển và thuế GTGT đầu vào) nhằm đảm bảo chính sách mua hàng của đơn vị được thực hiện trên thực tế. Chọn mẫu các giao dịch… -Kiểm tra số phát sinh các khoản phải trả tiền mặt, phi tiền mặt, các khoản phải trả liên quan đến bên thứ ba, các khoản cam kết mua dài hạn. -Chọn mẫu…người cung cấp để kiểm tra chi tiết. 2.4.Thu thập hợp đồng mua hàng để kiểm tra xem có khoản lãi chậm trả nào phải ghi nhận không? 2.5.Kiểm tra công nợ niên độ: -Kiểm tra mẫu…giao dịch sau ngày kết thúc niên độ (…ngày từ ngày khóa sổ) có liên quan đến khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản phải trả bị bỏ sót. -Chọn mẫu các hoá đơn chưa được thanh toán (khoảng một vài tuần sau ngày lập bảng cân đối kế toán) và xem xét liệu các khoản phát sinh đó có liên quan tới công nợ phải trả tại thời điểm lập báo cáo không? 2.6.Đối chiếu giữa phân chia niên độ của các khoản phải trả với việc phân chia niên độ của hàng tồn kho. 2.7.Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ và số dư bằng ngoại tệ. Kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá, đánh giá lại số dư cuối kỳ theo quy định. 2.8.Kiểm tra việc trình bày các khoản phải trả trên báo cáo tài chính. 3.Kết luận 3.1.Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý. 3.2.Lập trang kết luận kiểm toán cho các khoản mục thưc hiện. 3.3.Lập lại thuyết minh chi tiết nếu có sự điều chỉnh của kiểm toán. N3 N3/9-N3/14 N3/15 N3/9-N3/14 E3 E3 N3/4-N3/8 N/A N/A N3/4-N3/8 N3S2 NTTH NTTH NTTH NTTH NTTH NTTH NTTH NTTH NTTH Bảng 23 : Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Chương trình kiểm toán Hàng tồn kho và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mục tiêu: Hàng tồn kho được hạch toán, tồn tại và thuộc sở hữu của doanh nghiệp (tính đầy đủ , tính hiện hữu, sở hữu). Giá trị của hàng tồn kho được tính chính xác, dựa theo phương pháp được chấp nhận bởi các chuẩn mực kế toán áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán (FIFO nhập trước xuất trước, PUMP giá bình quân gia quyền. LIFO nhập sau xuất trước) (tính chính xác) Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đầy đủ , tính hiện hữu) Giá trị của hàng tồn kho được xác minh, các khoản dự phòng giảm giá cần thiết được hạch toán (giá trị, cách trình bày) Thủ tục kiểm toán Tham chiếu Người thực hiện Ngày thực hiện 1.Tổng quát Thu thập thông tin về chính sách kế toán áp dụng: phương pháp xác định số lượng hàng tồn kho cuối kỳ (như kế khai thường xuyên, kiểm kê thực tế) và xác minh hàng tồn kho (như giá đích doanh, LIFO, FIFO, giá bình quân) được áp dụng tại đơn vị để phục vụ mục đích lập báo cáo tài chính. 2. Thủ tục phân tích 2.1.So sánh giá trị hàng tồn kho với niên độ kế toán trước và kế hoạch hoặc định mức dự trữ (nếu có). 2.2.So sánh tỷ lệ dự phòng giảm giá hàng tồn kho với niên độ kế toán trước và kế hoạch (nếu có). 2.3.Xem xét sự biến động của hàng mua, hàng xuất qua các tháng và tìm hiểu nguyên nhân nếu có đột biến. 2.4.So sánh vòng quay hàng tồn kho qua các năm, tìm ra những biến động lớn, bất thường và giải thích nguyên nhân. 3.Kiểm tra chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ lao động, thành phẩm và giải thích nguyên nhân 3.1.Chứng kiến vào cuộc kiểm kê thực tế tại thời điểm khoá sổ kế toán (nếu giá trị hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong báo cáo tài chính và nếu thời điểm được chỉ định làm kiểm toán trước thời điểm khoá sổ). 3.1.1.Kiểm tra xem khách hàng có tuân thủ các quy định về kiểm kê hàng tồn không? 3.1.2.Trong khi xem xét việc kiểm kê của khách hàng , chú ý tập trung vào những khoản mục có giá trị lớn. 3.1.3. Thông qua việc phỏng vấn và quan sát, ghi lại trên giấy làm việc các khoản mục hàng tồn kho đã quá hạn, hư hỏng, chậm luân chuyển, lỗi thời hoặc hàng thừa. 3.1.4.Đảm bảo rằng các khoản mục bị loại ra khỏi danh mục hàng tồn kho (hàng giữ hộ người khác…) đã được loại ra trong quá trình kiểm kê, được cộng và ghi sổ một cách chính xác, mô tả đặc điểm và lý do khiến chúng bị loại ra. 3.1.5.Thực hiện xác nhận đối với các mặt hàng do người khác hoặc khách hàng giữ, gửi thư xác nhận bên gửi hàng hoặc giữ hàng về số lượng chất lượng. 3.1.6.Kết luận về độ tin cậy của kết qủa kiểm kê. 3.2.Trường hợp không tham gia kiểm kê tại thời điểm kết thúc niên độ: 3.2.1.Thu thập các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm kê mà khách hàng đã thực hiện (báo cáo kiểm kê, cách thức kiểm kê, các chỉ dẫn đối với nhân viên thực hiện…) 3.2.2.Phỏng vấn khách hàng về các thủ tục kiểm kê mà họ đã thực hiện để đánh giá mức độ tin cậy của tài liệu kiểm kê đã nhận được. 3.2.3.Thực hiện kiểm kê mẫu một số khoản mục quan trọng tại thời điểm kiểm toán (nếu có thể). 3.3.Thu thập danh mục hàng tồn kho tại thời điểm khoá sổ (sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, bảng tổng hợp nhập xuất tồn và Biên bản kiểm kê) và thực hiện các công việc đối chiếu số dư của từng loại mặt hàng trên sổ kế toán chi tiết, đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính và số liệu kiểm kê. 3.4.Kiểm tra các phát hiện trong kiểm kê đã được khách hàng xử lý hay chưa và có hợp lý hay không? Trong trường hợp chưa được xử lý thì cần phải xử lý như thế nào? 3.5.Kiểm tra chi tiết các đối tượng bất thường của các tài khoản hàng tồn kho, giải thích đầy đủ các bút toán bất thường này. 3.6.Kiểm tra chọn mẫu … nghiệp vụ nhập xuất kho để đảm bảo rằng quy định nội bộ của khách hàng về quản lý và mua sắm hàng tồn kho được thực hiện trên thực tế (đảm bảo nguyên tắc phê duyệt, nguyên tắc phân cấp quản lý, nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu nhập phiếu xuất có đầy đủ nội dung quy định và chữ ký của những người có liên quan và phù hợp với chứng từ gốc đi kèm (hoá đơn mua hàng, lệnh xuất kho…) 3.7.Chọn… nghiệp vụ nhập, xuất kho trước và sau ngày khoá sổ kế toán để kiểm tra việc chia cắt niên độ. 3.8.Kiểm tra phương pháp tính giá 3.8.1.Xem xét phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho (nguyên tắc phân bổ các loại chi phí mua hàng). 3.8.2.Kiểm tra phương pháp tính giá hàng tồn kho có được áp dụng đúng trên thực tế hay không, nhất quán trong năm và năm trước hay không? Trường hợp áp dụng không nhất quán trong năm và năm trước cần chỉ ra ảnh hưởng của sự thay đổi này và lý do của sự thay đổi. 3.8.3.Đánh giá tính hợp lý của gía trị ghi sổ hàng tồn kho cuối kỳ bằng cách so sánh đơn giá ghi sổ với đơn giá mua hàng tồn kho và giá bán hàng tồn kho tính đến thời điểm thực hiện cuộc kiểm toán. Trường hợp có sự giảm giá hàng tồn kho hoặc hàng tồn kho thuộc loại hàng thực tế hàng thực tế có những biến động đáng kể từ thời điểm khoá sổ kế toán cần thu thập thêm bằng chứng (hoá đơn mua hàng, thông tin về giá trên các phương tiện thông tin đại chúng…) đồng thời đối chiếu với số dự phòng đã được trích lập. 3.8.4.Thu thập và kiểm tra chênh lệch giá trị hàng tồn kho với các phươg pháp tính giá hàng tồn kho khác nếu doanh nghiệp sử dụng phương pháp nhập sau xuất trước theo quy định của chuẩn mực kế toán. 3.9.Chọn mẫu các khoản mục hàng tồn kho quan trọng thực hiện đối chiếu giữa thẻ kho, sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, biên bản kiểm kê và các tài liệu liên quan khác (nếu có). 3.10.Kiểm tra phiếu nhập kho đầu năm sau đối với hàng mua đang đi đường để đảm bảo rằng giá trị và số lượng ghi sổ cuối năm là hợp lý. 3.11.Thu thập phiếu xuất, biên bản giao nhận, thoả thuận hoặc hợp đồng đại lý có liên quan đến hàng gửi bán tại thời điểm cuối năm. Kiểm tra việc quyết toán các lô hàng này trong đầu năm tiếp theo để đảm bảo rằng việc ghi nhận hàng gửi bán là hợp lý. 3.12.Kiểm tra việc phân loại và trình bày hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. 4.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 4.1.Thu thập bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho 4.2.Kiểm tra mức độ hợp lý của việc lập dự phòng - Kiểm tra cơ sở của việc trích lập dự phòng (tính toán lại một số khoản). - Kiểm tra chi tiết đơn giá ghi sổ, đơn giá lập dự phòng và giá trên thị trường tại thời điểm cuối niên độ kế toán, có xem xét đến đơn giá sau ngày khoá sổ kế toán nếu cần thiết (thực hiện kết hợp với bước 3.8.3) 4.3.Xem xét việc hạch toán dự phòng và hoàn nhập dự phòng. 4.4.Tìm kiếm các hàng tồn kho đủ điều kiện lập dự phòng chưa ghi nhận. Trao đổi với khách hàng về biện pháp xử lý. 5.Thu thập và xem xét các tài liệu liên quan để có được bằng chứng hàng tồn kho được đem ra thế chấp, hoặc hàng tồn kho không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. 6. Kết luận 6.1.Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý. 6.2.Lập trang kết luận kiểm toán cho khoản mục thực hiện. 6.3.Lập lại thuyết minh chi tiết nếu có sự điều chỉnh của kiểm toán . F5 F5/1 N/A N/A F5/2 N/A N/A NTHP NTTT NTHP Bảng 24: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Tài liệu tham khảo Alvil A.arens & Jame K. Loebbeck, Kiểm toán, NXB Thống kê, 2001. GS.TS Nguyễn Quang Quynh, Lý thuyết kiểm toán, NXB Giáo dục, Tháng 11/1999. GS.TS Nguyễn Quang Quynh, Kiểm toán tài chính, NXB Tài chính, Tháng 7/2001. Bộ tài chính, Hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB, tài chính, 2002. Bộ tài chính, Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, Quyển I,II, III, IV, NXB Tài chính. AASC, Các tài liệu đào tạo nội bộ, 2001. AASC, Chương trình kiểm toán. AASC, File kiểm toán của công ty ABC, XYZ, 2004. AASC, Hồ sơ kiểm toán mẫu, 2001. 10. Nghị định 105/BTC. Mục lục Trang Danh mục bảng biểu và sơ đồ Ký hiệu Tên Trang Sơ đồ 1 Quy trình tổ chức chứng từ mua và thanh toán 7 Sơ đồ 2 Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng với nhà cung cấp 9 Sơ đồ 3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của AASC 33 Sơ đồ 4 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty ABC 43 Sơ đồ 5 Tổ chức bộ máy của công ty XYZ 45 Sơ đồ 6 Quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do AASC thực hiện 70 Sơ đồ 7 Sơ đồ kiểm toán AS/2 90 Bảng 1 Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán 28 Bảng 2 Kết quả kinh doanh của công ty AASC 38 Bảng 3 Quy trình kiểm toán thực hiện tại AASC 39 Bảng 4 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về nhân sự kế toán 49 Bảng 5 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải trả 49 Bảng 6 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho 50 Bảng 7 Biến động số dư TK331, TK152 của công ty ABC 51 Bảng 8 Biến động số dư TK331 của công ty XYZ qua các quý 51 Bảng 9 Phân tích tỷ suất thanh toán của công ty ABC,XYZ 52 Bảng 10 Mức trọng yếu áp dụng đối với công ty ABC 53 Bảng 11 Bảng cân đối của công ty ABC năm 2004 54 Bảng 12 Bảng phân bổ mức trọng yếu đối cho các khoản mục 54 Bảng 13 Bảng đánh giá mức độ rủi ro cho từng khoản mục trọng yếu 55 Bảng 14 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 57 Bảng 15 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 57 Bảng 16 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 58 Bảng 17 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 59 Bảng 18 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 61 Bảng 19 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 62 Bảng 20 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 63 Bảng 21 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 64 Bảng 22 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 65 Bảng 23 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 93-94 Bảng 24 Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 95-98 Phòng Hành chính tổng hợp BAN giám đốc Khối văn phòng Công ty Các chi nhánh Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Chi nhánh Vũng Tàu Chi nhánh Quảng Ninh Chi nhánh Thanh Hoá Phòng Tài chính kế toán Phòng Công nghệ thông tin Phòng kiểm toán các ngành TMDV Phòng kiểm toán các ngành SXVC Phòng tư vấn kiểm toán Phòng kiểm toán XDCB Phòng Đào tạo và kiểm soát chất lượng Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – Khoa Kế toán Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Trang Thu- Lớp Kiểm toán 43A 33 Sơ đồ 3: Bộ máy quản lý của Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán- AASC năm 2005 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – Khoa Kế toán Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Trang Thu- Lớp Kiểm toán 43A 7 Đối với nghiệp vụ mua vào Nhu cầu vật liệu hàng hoá Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Trưởng bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán Lưu trữ bảo quản chứng từ Kế hoạch cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ chứng từ Nhu cầu vật liệu hàng hoá Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Trưởng bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán Lưu trữ bảo quản chứng từ Kế hoạch cung ứng Khai thác hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từ Nhập kho Đối với nghiệp vụ thanh toán Nhu cầu thanh toán Kế toán quỹ Thủ trưởng kế toán trưỏng Thủ quỹ Nhân viên thanh toán Kế toán Lập chứng từ chi quỹ Duyệt chứng từ Chi quỹ Nhận tiền và thanh toán Ghi sổ Lưu chứng từ Ghi sổ Sơ đồ 1:Quy trình tổ chức chứng từ mua và thanh toán Thực hiện chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả người bán Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý Đánh giá HT KSNB của khách hàng Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Đánh giá mức độ trọng yếu và rủi ro Thiết kế chương trình kiểm toán mua hàng và thanh toán Lập trang kết luận kiểm toán Thực hiện chương trình kiểm toán bổ sung Khảo sát và đánh giá khách hàng Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Soát xét lại hồ sơ kiểm toán trước khi rời khỏi văn phòng của khách hàng Kết thúc kiểm toán Tổng hợp kết quả công việc đã thực hiện Lập tài liệu soát xét 3 cấp Gửi các bản dự thảo cho khách hàng và họp thông báo kết quả kiểm toán Thông qua các bản dự thảo và phát hành báo cáo chính thức Kiểm tra số phát sinh Thực hiện chương trình kiểm toán Hàng tồn kho Khẳng định số dư Bước tổng hợp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân – Khoa Kế toán Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Trang Thu- Lớp Kiểm toán 43A 70 Sơ đồ 6 : Quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do AASC thực hiện ._.