Báo cáo Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng - Thanh toán trong kiểm toán tài chính do Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học (AISC)

trò của kiểm toán ngày càng được nâng cao. Hiện nay có khoảng trên 40 công ty kiểm toán với các loại hình dịch vụ kiểm toán độc lập như kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán chương trình đầu tư xây dựng cơ bản, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán dự án...Trong đó, kiểm toán báo cáo tài chính là hoạt động chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn. Báo cáo kiểm toán tài chính là kết quả tổng hợp kiểm toán các chu trình nghiệp vụ. Chu trình mua hàng – thanh toán là một trong các chu trình đó và cũng là một khâu quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính. Với việc tìm hiểu quy trình kiểm toán báo cáo tài chính nói chung và qui trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng, em đã được thực tập tại Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học (AISC). Trong thời gian thực tập, với sự giúp đỡ của các anh chị kiểm toán viên trong Công ty và sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo – THS. Phan Trung Kiên em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học (AISC) thực hiện” trong luận văn tốt nghiệp. Nội dung luận văn gồm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính. Chương II: Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học thực hiện. Chương III: Bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học thực hiện. Do giới hạn về thời gian và trình độ nên bài viết của em chắc còn nhiều thiếu sót. Em mong nhận được sự nhận xét, góp ý của các anh chị kiểm toán viên và thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thanh Vân Chương I Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính I. Đặc điểm của chu trình mua hàng – thanh toán 1. Vị trí và vai trò của chu trình mua hàng và thanh toán Quá trình sản xuất của mỗi doanh nghiệp bao gồm các hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tròn tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất. Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm rất nhiều các chu trình nghiệp vụ cụ thể, mỗi chu trình nghiệp vụ lại được cấu thành bởi tập hợp những nghiệp vụ kinh tế có liên quan chặt chẽ với nhau. Trước hết, doanh nghiệp huy động các nguồn vốn có thể có trên cơ sở tự có, vay mượn trả lãi (chu trình huy động hoàn trả vốn), các nguồn này được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ như tiền mặt, tiền gửi, các khoản tương đương tiền (chu trình vốn bằng tiền). Nguồn vốn bằng tiền đó được dùng để mua sắm tư liệu sản xuất, các hàng hoá, dịch vụ (chu trình mua hàng – thanh toán) và thuê nhân công (chu trình tiền lương nhân viên) để tiến hành sản xuất và tích trữ sản phẩm hàng hoá (chu trình hàng tồn kho) và kết thúc một chu kỳ kinh doanh là chu kỳ bán hàng thu tiền. Tiền mặt Chu trình huy động và hoàn trả vốn Chu trình bán hàng và thu tiền Chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình tiền lương và nhân viên Chu trình hàng tồn kho Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa các chu trình Sơ đồ trên cho thấy chu trình mua hàng - thanh toán là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một chu trình nghiệp vụ mua hàng thanh toán có hiệu quả có nghĩa là vốn được huy động đúng mức tạo tiền đề cho sản xuất và cho các chu trình tiếp theo được thực hiện một cách hợp lý. 2. Bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu trình này không bao gồm quá trình mua hàng và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được. Có nhiều phương thức mua hàng khác nhau: Phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại kho hoặc các phân xưởng sản xuất của người bán và được chuyển quyền sở hữu. Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp đồng ký kết, số hàng này chỉ được nhận khi doanh nghiệp thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ. Phương thức mua hàng trả góp: số tiền mua hàng hoá được trả góp từng kỳ. Ngoài ra, còn có các hình thức mua hàng khác như mua hàng hoá trong nội bộ doanh nghiệp...Với hình thức mua hàng phong phú, phương thức thanh toán cũng như việc tổ chức hạch toán rất đa dạng. Có thể nói, chu trình mua hàng thanh toán là một trong những giai đoạn quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Chu trình mua hàng thanh toán bao gồm 4 chức năng cơ bản: * Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ Thông thường, ở các doanh nghiệp việc xác định nhu cầu hàng hoá hay dịch vụ do phòng kế hoạch đảm nhiệm, đảm bảo chất lượng thích hợp của hàng hoá và dịch vụ với giá thấp. Bộ phận kế hoạch thường xuyên lên kế hoạch mua hàng hoá, dịch vụ đảm bảo đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất diễn ra liên tục mà không gây ứ đọng vốn. Sau khi xác định nhu cầu mua hàng, bộ phận kế hoạch lập đơn yêu cầu mua hàng để trình cho Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sự phê chuẩn đúng đắn là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của doanh nghiệp, tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Sau khi được phê duyệt đơn yêu cầu mua hàng được chuyển cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và giao đơn đặt hàng. Như vậy, đơn đặt hàng được lập bởi người mua là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá hay dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp nhằm đảm bảo thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. * Nhận hàng hoá hay dịch vụ Đây là thời điểm quyết định trong chu trình vì đây là thời điểm bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Việc tiếp nhận hàng hoá thường do một bộ phận hay một phòng đảm nhiệm để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Hàng hoá phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận cho đến khi chuyển đi, nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. * Ghi nhận các khoản nợ người bán Việc ghi nhận khoản nợ người bán đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng, kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép cộng tổng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. * Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Việc thanh toán được thực hiện khi đã thực hiện đầy đủ các yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng và biên bản giao nhận hàng. Phương thức thanh toán có thể được thực hiện qua uỷ nhiệm chi, séc hoặc tiền mặt. Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này là việc ký phiếu chi do đúng cá nhân có trách nhiệm, việc tách biệt trong công việc giữa người ký phiếu chi với người chi tiền. Các phiếu chi phải được đánh số trước, cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không có hiệu lực. Tổ chức chứng từ kế toán 3.1 Chứng từ Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau: - Yêu cầu mua: tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ. - Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế. - Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát). - Hoá đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao - Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó. - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán. - Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán Đối với nghiệp vụ mua hàng Bộ phận kế hoạch Bộ phận cung ứng Cán bộ thu mua Trưởng bộphận cung ứng Thủ kho Kế toán Nhu cầu vật liệu hàng hoa Đơn đề nghị mua hàng Đơn đặt hàng Lập chứng từ kho Ký duyệt chứng từ Nhập kho Ghi sổ Lưu trữ, bảo quản chứng từ Đối với nghiệp vụ thanh toán Cán bộ thu mua Kế toán quỹ Thủ trưởng, kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Hoá đơn bán hàng Nhu cầu thanh toán Lập phiếu chi Ký duyệt Chi quỹ Ghi sổ Lưu chứng từ 3.2 Tài khoản sử dụng và cách hạch toán Chu trình mua hàng và thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân đối kế toán như các tài khoản trong mục vốn bằng tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả. Nhưng về cơ bản gồm các loại tài khoản sau: TK 111: tiền mặt tồn quỹ TK 112: tiền gửi ngân hàng TK 133: thuế GTGT đầu vào TK 152, 153, 156, 331... Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán theo phương thức trả chậm: TK 111, 112 TK 331 ứng trước tiền cho người bán Hoặc trẩ nợ người bán TK 152, 153, 156, 611 Giảm giá hàng mua Trả lại hàng cho người bán TK 133 VAT của hàng chiết khấu Hoặc giảm giá Mua hàng nhập kho TK 133 VAT đầu vào Dịch vụ mua chịu TK 152,153,156,611 TK 627, 641, ... 4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh đoanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc xác định mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán là việc làm cần thiết, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 – Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối Báo cáo tài chính đã xác định: “...Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài chính là giúp kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không...”. Do vậy mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không. Từ mục tiêu chung cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù sau: - Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán: với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó. - Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thức tế hàng nhập kho:được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ. - Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng như các koản phải trả người bán: với ý nghĩa tuân thủ các qui định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết. - Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên Báo cáo tài chính phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. - Tính chính xác về cơ học: là tính chính xác trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng. II. kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính. 1. Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà cuộc kiểm toán vẫn thực hiện trong mỗi cuộc kiểm toán nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng như những điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán không chỉ xuất pháp từ yêu cầu chính của cuộc kiểm toán nhằm chuẩn bị những điều kiện cơ bản trong công tác kiểm toán, cho cuộc kiểm toán mà còn là nguyên tắc cơ bản trong công tác kiểm toán đã được quy định thành chuẩn mực, có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. 1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán Quy trình kiểm toán bắt đầu khi kiểm toán viên và công ty kiểm toán thu nhận một khách hàng. Các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồm: Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán. Kiểm toán viên phải đánh giá xem việc chấp nhận một khách hàng mới hay tiếp tục kiểm toán cho một khách hàng cũ có làm tăng rủi ro cho hoạt động của kiểm toán viên hay làm hại đến uy tín của công ty kiểm toán hay không? Để làm được điều đó, kiểm toán viên phải tiến hành các công việc như sau: - Xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng Tính liêm chính của Ban giám đốc công ty khách hàng Liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm Nhận diện các lí do kiểm toán của công ty khách hàng: là việc xác định người sử dụng Báo cáo tài chính và mục đích sử dụng của họ. Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán: lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán thích hợp cho cuộc kiểm toán không chỉ hướng tới hiệu quả của cuộc kiểm toán mà còn tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán chung được thừa nhận. Hợp đồng kiểm toán: khi đã quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng và xem xét các vấn đề nêu trên, bước cuối cùng trong giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán mà công ty kiểm toán phải thực hiện là ký kết hợp đồng kiểm toán. Đây là sự thoả thuận chính thức giữa công ty kiểm toán và khách hàng về việc thực hiện kiểm toán và các dịch vụ liên quan khác. 1.2. Thu thập thông tin cơ sở Trong giai đoạn này, kiểm toán viên thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên quan để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán. kiểm toán viên đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu, đưa ra đánh giá đầu về mức trọng yếu và thực hiện các thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết để thực hiện kiểm toán và việc mở rộng các thủ tục kiểm toán khác. Những hiểu biết về ngành nghề kinh doanh bao gồm những hiểu biết chung về nền kinh tế, lĩnh vực hoạt động của đơn vị và sự hiểu biết cụ thể hơn về tổ chức và hoạt động của đơn vị kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên cần đi sâu để hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt như: cơ cấu tổ chức, dây chuyền và các dịch vụ sản xuất, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của kiểm toán nội bộ...để hiểu rõ các sự kiện, các nghiệp vụ và các hoạt động có thể tác động đến báo cáo tài chính và để thực hiện quá trình so sánh khách hàng này với các đơn vị khác trong ngành nghề, lĩnh vực sản xuất kinh doanh đó. - Xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán chung: các hồ sơ kiểm toán năm trước thường chứa đựng rất nhiều thông tin về khách hàng, về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác. Qua việc xem xét kiểm toán viên sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích về công việc kinh doanh của khách hàng. Qua các tài liệu này, kiểm toán viên sẽ thấy được những vấn đề cần chú ý như sự yếu kém trong việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán hay sự yếu kém trong kiểm soát đối với chu trình này. - Tham quan nhà xưởng: việc tham quan nhà xưởng, quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng và nó cũng cho phép kiểm toán viên gặp các nhân vật chủ chốt cũng như cung cấp cho kiểm toán viên một cái nhìn tổng thể về công việc kinh doanh của khách hàng. Qua đó, kiểm toán viên có thể đánh giá chủng loại hàng hoá doanh nghiệp đang sản xuất, lượng hàng tồn kho có đúng như định mức dự trữ hay không, doanh nghiệp có tuân thủ đầy đủ các qui định về bảo quản hàng mua hay không... - Nhận diện các bên hữu quan: kiểm toán viên phải xác định các bên hữu quan và nhận định sơ bộ về mối quan hệ này ngay trong giai đoạn lập kế hoạch thông qua phỏng vấn Ban giám đốc, xem sổ theo dõi cổ đông, sổ theo dõi khách hàng...từ đó bước đầu dự đoán các vấn đề có thể phát sinh giữa các bên hữu quan để có thể hoạch định một kế hoạch kiểm toán phù hợp. - Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài: nếu công ty kiểm toán cho rằng không ai trong nhóm kiểm toán có chuyên môn hoặc khả năng về lĩnh vực nào đó để thực hiện các thủ tục kiểm toán cần thiết nhất định, ví dụ như khi đánh giá về các tác phẩm nghệ thuật, vàng bạc, đá quý, hoặc khi cần tư vấn pháp lý về các hợp đồng... khi đó công ty kiểm toán có thể quyết định sử dụng chuyên gia bên ngoài. 1.3. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. Việc thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho kiểm toán viên nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này, những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc công ty khách hàng như giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, các hợp đồng mua bán...Qua đó sẽ giúp kiểm toán viên biết được những nhà cung cấp thường xuyên, khả năng thanh toán các khoản nợ của khách hàng. 1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích Sau khi đã thu thập được các thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán. Các thủ tục phân tích được kiểm toán viên sử dụng gồm hai loại cơ bản: Phân tích ngang (phân tích xu hướng): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các trị số của cùng một chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính bao gồm so sánh những thông tin có thể so sánh được, chẳng hạn như: * So sánh giữa các thông tin tài chính kỳ này với thông tin tài chính kỳ trước: kiểm toán viên có thể so sánh số dư, hoặc số phát sinh của tài khoản giữa các kỳ để phát hiện các tài khoản có sự biến động bất thường. * So sánh số liệu thực tế với số liệu dự toán hoặc số liệu ước tính của kiểm toán viên: việc điều tra những sai biệt lớn giữa số liệu thực tế và kế hoạch có thể cho thấy những sai sót trong báo cáo tài chính, hoặc các biến động lớn trong tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. * So sánh giữa các chỉ tiêu của đơn vị với chỉ tiêu bình quân trong ngành: về nguyên tắc, giữa một số chỉ tiêu của đơn vị và chỉ tiêu bình quân của ngành có mối quan hệ tương đồng trong một phạm vi nhất định. Do đó việc nghiên cứu những sai biệt lớn giữa chỉ tiêu đơn vị và chỉ tiêu bình quân ngành sẽ phát hiện các sai sót, hoặc giúp cho kiểm toán viên hiểu biết sâu hơn về hoạt động của đơn vị. Phân tích dọc (phân tích tỷ suất): là việc phân tích dựa trên cơ sở so sánh các tỷ lệ tương quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên Báo cáo tài chỉnh. Phân tích tỷ suất tập trung vào phân tích mối quan hệ của các số dư tài khoản và những loại hình nghiệp vụ. Các tỷ suất tài chính thường dùng trong phân tích dọc là các tỷ suất về khả năng thanh toán, các tỷ suất về khả năng sinh lời ... 1.5. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro Đánh giá trọng yếu Khái niệm trọng yếu được định nghĩa trong IAG 25 như sau: “ Trọng yếu là khái niệm về tầm cỡ, bản chất của sai phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tài chính, hoặc là riêng lẻ, hoặc là từng nhóm khi mà trong một bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các thông tin này để xét đoán thì sẽ không chính xác, hoặc là sẽ đi đến những kết luận sai lầm”. Còn theo ISA 320, tính trọng yếu được định nghĩa như sau: “ Thông tin là trọng yếu nếu việc bỏ sót hoặc sai sót của thông tin đó có thể ảnh hưởng tới quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào mức độ quan trọng của khoản mục hay sai sót được đánh giá theo bối cảnh cụ thể tạo ra việc bỏ sót hoặc sai sót đó”. Để đánh giá tính trọng yếu, kiểm toán viên đưa ra mức trọng yếu tổng quan cho tất cả báo cáo tài chính sau đó phân bổ tính trọng yếu cho các khoản mục hàng hoá, khoản phải trả và tiến tới đánh giá tính trọng yếu cho các khoản mục này. Việc đánh giá tính trọng yếu và phân bổ chủ yếu phụ thuộc vào các xét đoán nghề nghiệp cũng như kinh nghiệm của kiểm toán viên. Có thể đánh giá tính trọng yếu theo các bước sau: Sơ đồ 4: Các bước trong quá trình đánh giá tính trọng yếu Ước tính ban đầu về tính trọng yếu Phân bổ ước tính ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục Ước tính sai sót trong từng khoản mục Ước tính sai sót tổng hợp So sánh mức sai sót tổng hợp với ước tính ban đầu về trọng yếu (có thể có sự điều chỉnh) Ghi chú: : Trình tự thực hiện Trong các bước trên thì hai bước đầu tiên thuộc giai đoạn lập kế hoạch. Đánh giá rủi ro: Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “ rủi ro kiểm toán là rủi ro do Công ty kiểm toán và kiểm toán viên đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi Báo cáo tài chính đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu”. Còn theo ISA 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “ hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát nội bộ”. Việc đánh giá rủi ro kiểm toán (AR) được đánh giá thông qua rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR), rủi ro phát hiện (DR) theo mối quan hệ: DR = AR IR x CR Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá đối với từng khoản mục. Một số rủi ro cơ bản trong chu trình: - Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận. - Hàng hoá, dịch vụ đã phát sinh trong kỳ này nhưng lại ghi sổ vào kỳ sau. - Nợ phải trả không được quản lý chặt chẽ sẽ làm doanh nghiệp mất cân đối về tài chính và mất khả năng thanh toán. - Phản ánh nợ phải trả người bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải trả người bán hoặc nhận hàng hoá hay dịch vụ mà không phản ánh nợ phải trả người bán. - Phản ánh nợ phải trả người bán không có thật làm thay đổi các tỷ suất tài chính cơ bản và là dấu hiệu về một hành vi gian lận, rút tiền công quĩ đang thực hiện. - Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả làm người sử dụng báo cáo tài chính hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị được kiểm toán. Trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngược chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngược lại.Việc nắm vững mối quan hệ này rất hữu ích, vì nó sẽ giúp cho kiểm toán viên xác định nội dung, phạm vi, và thời gian của các thủ tục kiểm toán, cũng như điều chỉnh kế hoạch và chương trình làm việc. 1.6. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát. Trong chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh gia rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Kiêm toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán có hiệu quả”. Qua tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ xác định được nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ thấp và ngược lại. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, môi trường kiểm soát là toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch, mua hàng thanh toán và xử lý số liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Thủ tục kiểm soát: do các nhà quản lý qui định, được thiết kế tuỳ thuộc vào nét đặc thù của cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh...Chúng thường được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc: + Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Cụ thể kiểm toán viên phải tìm hiểu sự phân chia trách nhiệm, tính độc lập giữa nhân viên tiếp nhận với thủ kho và kế toán vật tư, giữa kế toán tiền mặt với thủ quỹ, kế toán công nợ. + Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Cụ thể kế toán vật tư không được kiêm nhiệm là thủ kho, thủ quỹ... + Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định.Ví dụ như việc phê chuẩn mua hàng có đúng cấp có thẩm quyền không... + Hệ thống kế toán: trong chu trình mua hàng – thanh toán, hệ thống kế toán phải ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển sổ các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời. Một hệ thống kế toán với chu trình mua hàng và thanh toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu sau: - Tính có thực: chỉ được phép ghi những nghiệp vụ mua hàng, thanh toán có thật, không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo. - Sự phê chuẩn: việc mua hàng phải có sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền - Tính đầy đủ: không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ mua hàng, thanh toán phát sinh. - Sự đánh giá: không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng chính sách kế toán. - Sự phân loại: bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan. - Đúng hạn: Việc ghi nhận chi phí mua hàng phải đúng kỳ - Chuyển sổ và tổng hợp sổ chính xác: mọi nghiệp vụ mua hàng, thanh toán phải ghi vào sổ phụ đúng đắn và chính xác. Kiểm toán nội bộ: bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện sự kiểm tra, giam sát và đánh giá thường xuyên về hoạt động của đơn vị nói chung và chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. 1.7. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán. Đây là bước cuối cùng trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, với những thông tin thu thập được kiểm toán viên sẽ xây dựng kế hoạch kiểm toán. Chương trình kiểm toán của chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ, được kiểm toán viên thực hiện thông qua các thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản. - Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ: trong quá trình xây dựng chương trình kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của kiểm soát nội bộ trong quá trình mua hàng và thanh toán. Nếu các thủ tục kiểm soát để lại dấu vết trên tài liệu như các chữ ký phê duyệt, hoá đơn lưu...kiểm toán viên sử dụng phương pháp kiểm tra tài liệu ví dụ như kiểm tra các chứng từ liên quan đến phiếu chi tiền có được phê duyệt đầy đủ không. Trong trường hợp các dấu vết để lại là gián tiếp, kiểm toán viên thực hiện lại các thủ tục kiểm soát. Ví dụ kiểm tra bảng đối chiếu tiền gửi của đơn vị với ngân hàng, xem xét bảng kiểm kê quĩ, đối chiếu công nợ... Nếu các thủ tục kiểm soát không để lại dấu vết trong tài liệu, kiểm toán viên tiến hành quan sát các hoạt động l._.iên quan đến kiểm soát nội bô hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị về các thủ tục kiểm soát của những người thực hiện thi công việc kiểm soát nội bộ. - Thiết kế các thử nghiệm cơ bản: các thử nghiệm này được thiết kế để thu thập các bằng chứng vế sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý. Thử nghiệm cơ bản được thiết kế cho chu trình mua hàng và thanh toán thông qua các loại trắc nghiệm: trắc nghiệm độ vững trãi, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư. Trắc nghiệm độ vững chãi: kiểm toán viên rà soát các thông tin về giá trị trong các chứng từ như đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho...Trong trường hợp này kiểm toán viên phải tính toán lại số tiền trên các chứng từ với đối chiếu với sổ chi tiết TK 331, sổ nhật ký mua hàng... để kiểm tra tính đúng đắn của các con số ghi sổ. Trắc nghiệm phân tích: là việc phân tích các số liệu, thông tin, tỷ suất để tìm ra những xu hướng biến động của các chỉ tiêu. Trong chu trình mua hàng – thanh toán thường sử dụng các trắc nghiệm phân tích sau: - So sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm nay với năm trước, kiểm tra và giải thích những biến động bất thường. - So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình quân ngành để phát hiện những biến động bất thường. - So sánh lượng hàng hoá hoặc dịch vụ mua vào năm nay với năm trước. Trắc nghiệm trực tiếp số dư: là cách thức kết hợp các phương pháp cân đối, phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy của số dư cuối kỳ (hoặc tổng số phát sinh) ở Sổ cái TK 331 ghi vào Bảng cân đối tài sản hoặc Báo cáo kết quả kinh doanh. 2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán. Thực hiện kế hoạch kiểm toán là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán thích ứng với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán. 2.1. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. Đối với các nghiệp vụ mua hàng: liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, các rủi ro là các khoản mua hàng có thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thành các khoản thanh toán phụ trội hoặc khách hàng muốn điều hoà lợi nhuận giữa các năm tài chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng quan tâm đến 3 chức năng của chu trình gồm: xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận các khoản nợ người bán được thể hiện qua bảng sau: Bảng số 1: Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng (1) Mục tiêu kiểm toán Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm độ vững chãi Tính có căn cứ hợp lý: Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của hàng hoá dịch vụ nhận được - Sự có thật của yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng mua, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của người bán - Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền - Huỷ bỏ các chứng từ để phòng ngừa việc sử dụng lại - Kiểm soát nội bộ hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt mua và các yêu cầu mua hàng Kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn Kiểm tra dấu hiệu của việc huỷ bỏ Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ - Xem xét lại nhật ký mua hàng, sổ Cái tổng hợp và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thường. - Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh (hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng). - Đối chiếu hàng tồn kho mua vào với các sổ sách kế toán - Kiểm tra các tài sản mua vào. Sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn - Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng ở đúng cấp có thẩm quyền - Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn - Kiểm tra tính đúng đắn của các chứng từ chứng minh Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ mua hàng hiện có đều được vào sổ Tính giá: Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đều được đánh giá đúng - Các đơn đặt mua đều được đánh số trước và theo dõi. - Các báo cáo nhận hàng đếu được đánh số trước và theo dõi - Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền - Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua - Theo dõi một chuỗi các báo cáo nhận hàng. - Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ - Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua hàng - So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên Sổ nhật ký mua hàng với hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ minh chứng khác và thực hiện tính toán lại các thông tin tài chính trên hoá đơn người bán Sự phân loại: Các nghiệp vụ mua hàng được phân loại đúng đắn - Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ - Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và sơ đồ tài khoản - Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ. - So sánh sự phân loại nghiệp vụ mua hàng với sơ đồ tài khoản tham chiếu theo hoá đơn của từng người bán. Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng lúc - Doanh nghiệp có các thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hoá hay dịch vụ - Quá trình kiểm tra nội bộ - Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và quan sát liệu có hoá đơn nào của người bán chưa được ghi sổ hay không - Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ - So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hoá đơn của người bán với ngày trên sổ nhật ký mua hàng. Chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đúng đắn trên sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả và sổ kho; chúng được tổng hợp đúng đắn - Quá trình kiểm tra nội bộ - Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ - Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách tổng cộng số trong sổ nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phải trả (1): trang 208, 209 GT Kiểm toán tài chính Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng. Sự đánh giá này là cơ sở để kiểm toán viên lựa chọn các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng vào thời điểm khoá sổ. Đối với các nghiệp vụ thanh toán Việc thực hiện các trắc nghiệm đối với các nghiệp vụ thanh toán cũng được thực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán đối với nghiệp vụ thanh toán và các quá trình Kiểm soát nội bộ chủ yếu tại doanh nghiệp. Bảng số 2: Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán (2) Mục tiêu kiểm toán Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm độ vững chãi Tính có căn cứ hợp lý: Các khoản thanh toán ghi sổ là của hàng hoá và dịch vụ thực tế nhận được - Sự tách biệt trách nhiệm thích hợp giữa nhân viên ghi sổ các khoản phải trả với người ký phiếu chi và các chứng từ thanh toán - Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện - Sự kiểm soát nội bộ - Thảo luận với người ghi sổ và quan sát các hoạt động - Thảo luận với người ghi sổ và quan sát các hoạt động - Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ - Xem lại sổ nhật ký chi tiết, sổ Cái tổng hợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và bất thường - Đối chiếu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện với bút toán trong nhật ký mua vào liên quan và kiểm tra tên và số tiền của người được thanh toán - Kiểm tra chữ ký phê chuẩn tính đúng đắn của các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện Sự phê chuẩn: Nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và được phê chuẩn đúng đắn - Sự phê chuẩn các khoản chi trên chứng từ vào thời điểm lập phiếu chi và các chứng từ thanh toán - Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn - Kiểm tra các chứng từ đi kèm Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ thanh toán hiện có đều được ghi sổ - Phiếu chi và các chứng từ thanh toán ( séc, uỷ nhiệm chi) được đánh số trước và theo dõi - Bảng đối chiếu với ngân hàng được lập hàng tháng bởi một nhân viên độc lập với việc ghi sổ các khoản chi tiền mặt hoặc thanh toán - Theo dõi một chuỗi các phiếu chi và các chứng từ thanh toán - Kiểm tra các bảng đối chiếu với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu - Cân đối các khoản chi tiền ghi sổ với các khoản chi tiền trên bảng kê( sổ phụ) của ngân hàng và sổ sách của kế toán tiền mặt ( bằng chứng của các khoản thanh toán) Sự đánh giá: Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng đắn - Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán và các số tiền. - Hàng tháng lập một bảng đối chiếu với ngân hàng do một cá nhân độc lập thực hiện - Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ - Kiểm tra các khoản đối chiếu với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị cho việc đối chiếu - So sánh các phiếu chi đã lĩnh tiền, các chứng từ thanh toán đã thực hiện với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán chi tiền mặt có liên quan - Lập một bằng chứng khẳng định các khoản chi tiền được định giá đúng. Sự phân loại: Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại đúng đắn - Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy đủ - Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại - Kiểm tra các thủ tục vào sổ thủ công và sơ đồ tài khoản. - Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ. - So sánh sự phân loại phù hợp với sơ đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với sổ theo dõi chi tiết vốn bằng tiền, các hoá đơn của người bán và sổ nhật ký mua hàng. Tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ đúng lúc - Doanh nghiệp có các thủ tục quy định ghi sổ ngay sau khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã được thực hiện - Quá trình kiểm tra nội bộ - Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán có khả năng chưa được vào sổ không - Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ - So sánh ngày trên các phiếu chi đã thực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt. - So sánh ngày trên các chứng từ thanh toán đã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền tại ngân hàng. Chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ thanh toán được phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tương ứng và chúng được tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổng hợp - Kiểm tra nội bộ - Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm tra nội bộ - Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phải trả. (2): trang 210, 211 GT Kiểm toán tài chính Sau khi hoàn thành các thủ tục trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho các khoản nợ phải trả người bán. Sự đánh giá này là cơ sở để kiểm toán viên lựa chọn các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tra các khoản phải trả vào thời điểm khoá sổ. Thông thường, mức rủi ro kiểm soát thấp đối với nợ phải trả là khi kiểm toán viên nhận thấy rằng các phiếu nhập kho đánh số một cách liên tục và được lập tức thời cho mọi hàng hoá nhập kho, các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn, và ghi chép kịp thời vào nhật ký và sổ chi tiết. Cuối tháng, một nhân viên độc lập với bộ phận kế toán nợ phải trả sẽ so sánh các sổ chi tiết người bán với bảng kê hàng tháng của người bán, và đối chiếu tổng số các số dư chi tiết với sổ cái. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu như trên sẽ là bằng chứng để kiểm toán viên giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản. Ngược lại, mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi kiểm toán viên phát hiện rằng sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái; phiếu nhập kho không được đánh số liên tục và được sử dụng một cách tuỳ tiện; các nghiệp vụ mua hàng không được ghi chép mà để đến khi trả tiền mới ghi; các khoản phải trả thường thanh toán chậm trễ, quá hạn...Trong trường hợp này kiểm toán viên phải mở rộng các thử nghiệm cơ bản để có thể xác định xem báo cáo tài chính có phản ánh trung thực mọi khoản phải trả của đơn vị vào thời điểm khoá sổ không. 2.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản. 2.2.1. Thực hiện thủ tục phân tích. Đối với nghiệp vụ mua hàng Đối với nghiệp vụ mua hàng thủ tục phân tích được thực hiện như sau: - So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem những biến động bất thường. - Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường. - Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi từng tháng hoặc với các khoản mục đã thanh toán. Đối với các khoản phải trả khi mua hàng: Để bảo đảm tính hợp lý chung của nợ phải trả, kiểm toán viên có thể tính một số chỉ tiêu dưới đây và so sánh với năm trước để nhận dạng các biến động bất thường, và tìm hiểu nguyên nhân: Tỷ lệ nợ phải trả trên tổng hàng mua trong kỳ = Nợ phải trả cuối kỳ Tổng giá trị mua hàng trong kỳ Tỷ lệ nợ phải trả trên tổng nợ ngắn hạn = Nợ phải trả cuối kỳ Tổng nợ ngắn hạn Tỷ nợ phải trả quá hạn = Nợ phải trả quá hạn cuối kỳ Tổng nợ phải trả cuối kỳ Một thủ tục phân tích khác là kiểm toán viên nghiên cứu số liệu chi tiết nợ phải trả theo từng người bán để phát hiện những điểm bất thường. Chẳng hạn so sánh số liệu của từng người bán với số liệu của chính họ trong các năm trước, như so sánh số liệu mua vào, số dư cuối kỳ... Kiểm toán viên cũng cần xem xét sự hợp lý của các khoản chiết khấu mua hàng bằng cách tính tỷ lệ chiết khấu bình quân trên tổng giá trị hàng mua, và so sánh với các thời kỳ trước. Một sự giảm sút đáng kể của tỷ lệ này cần được xem xét, vì đó có thể là do sự thay đổi kết cấu hàng mua, nhưng cũng có thể là một sai phạm trong ghi chép chiết khấu mua hàng. 2.2.2. .Kiểm tra chi tiết nợ phải trả người bán. Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính, nhưng trong đó nhiều khoản mục liên quan đến các chu trình kiểm toán khác như kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho...Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết số dư của chu trình này chủ yếu đề cập tới nợ phải trả người bán. Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận được trong quá trình kinh doanh. Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên liệu, thiết bị, điện nước, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm. Bảng số 3: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán Mục tiêu kiểm toán Kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán -Tính hợp lý chung Số dư tài khoản nợ phải trả người bán, các só dư chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý. So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trước. Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phải trả có chịu lãi. Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trước (theo từng khách hàng) để phát hiện các biến động. Các mục tiêu đặc thù Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) thống nhất với sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Số tổng cộng được cộng đúng và thống nhất với sổ Cái tổng hợp. Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số dư chi tiết nợ phải trả người bán vào thời điểm khoá sổ, sau đó kiểm tra tổng cộng và đối chiếu với sổ Cái và các sổ Chi tiết. Nếu số liệu trên bảng không thống nhất với sổ cái hoặc các sổ chi tiết. Nếu số liệu trên bảng không thống nhất phải tìm hiểu nguyên nhân, thí dụ có thể trao đổi với nhân viên của khách hàng để tìm kiếm sai sót, và có sự điều chỉnh thích hợp. Đối chiếu các hoá đơn của từng người bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên người bán và số tiền. Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý. Đối chiếu danh sách các khoản pảhi trả với cá hoá đơn và các bảng kê (nếu có) của người bán, Lấy xác nhận các khoản phải trả có tính chất bất thường, lớn, có liên quan đến các bên hữu quan. Ngoài ra, việc xác nhận còn được thực hiện đối với các nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị, dù rằng số dư cuối kỳ có thể rất thấp hoặc không có. Để nhận biết các đối tượng này, kiểm toán viên có thể xem trên sổ chi tiết, hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị. Các khoản phải trả hiện có đều ở trong danh sách (Bảng kê) các khoản phải trả (tính đầy đủ) - Kiểm tra chi tiết các khoản nợ qúa hạn. - Tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép: + Kiểm tra các nghiệp vụ sau thời điểm khoá sổ: thông qua việc xem xét các khoản chi quĩ cho các nghiệp vụ mua hàng ở niên độ này, ví dụ như các nghiệp vụ mua hàng của tháng cuối niên độ kiểm toán. Các khoản này đáng lẽ phải được đơn vị phải ghi sổ để phản ánh đầy đủ các khoản phải trả cuối kỳ. + Xem xét các tài liệu có khả năng ẩn giấu các khoản nợ phải trả không được ghi chép: . Trường hợp hàng về nhưng chưa có hoá đơn, hay hoá đơn đã về mà hàng chưa nhận được. . Các hoá đơn của người bán nhạn được sau ngày kết thúc niên độ, do người bán có thể gửi hoá đơn chậm trễ vài ngày sau khi đã gửi hàng đi, do đó có thể những hoá đơn này thực sự thuộc niên độ kiểm toán, và chúng phải được ghi vào nợ phải trả cuối năm. Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) được đánh giá đúng đắn. - Thực hiện các thủ tục tương tự như đối với các khoản nợ quá hạn với tính có căn cứ hợp lý. Các khoản phải trả trong danh sách được phân loại đúng đắn. - Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. - Xem xét các trường hợp số phát sinh số dư bên nợ trên TK 331, ví dụ như ứng trước tiền cho người bán, trả lại hàng cho người bán sau khi đã thanh toán tiền...Những trường hợp này phải được trình bày trong khoản nợ phải thu của bảng cân đối kế toán để đảm bảo trình bày đúng tình hình tài chính của đơn vị. Việc phản ánh nợ phải trả người bán trong chu kỳ mua hàng thanh toán được vào sổ đúng kỳ. Thực hiện việc kiểm tra nợ quá hạn. Sự phân kỳ của nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với sự khoá sổ của hoá đơn mua hàng để xác định số dư hàng tồn kho. Khi quan sát kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm khoá sổ, kiểm toán viên nên ghi chép lại số liệu của các phiếu nhập cuối cùng, chúng sẽ được đối chiếu tương ứng với các hoá đơn của người bán theo bảng kê các khoản phải trả vào thời điểm khoá sổ: . Các hoá đơn tương ứng với các phiếu nhập trước phiếu nhập cuối cùng sẽ phải ghi nhận trong khoản nợ phải trả cuối kỳ. . Ngược lại, các hoá đơn tương ứng với các phiếu nhập sau phiếu nhập cuối cùng sẽ không được tính vào khoản nợ phải trả cuối kỳ. Nói cách khác, việc khoá sổ cuối năm phải đảm bảo rằng các lô hàng đã nhận vào ngày cuối niên độ sẽ được ghi chép vào nợ phải trả và được ghi nhận vào biên bản kiểm kê tồn kho. Tài khoản nợ phải trả người bán trong chu trinh mua hàng và thanh toán được trình bày đúng đắn. - Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả người bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) được tách riêng. 3. Kết thúc kiểm toán Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ, kiểm toán viên chuẩn bị lập báo cáo kiểm toán. Trước khi lập báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên cần tổng hợp các kết quả thu thập được và thực hiện một số thử nghiệm bổ sung có tính chất tổng quát. 3.1. Xem xét các khoản công nợ ngoài dự kiến. Trong thực tế, có những sự kiện phát sinh trong năm có thể dẫn đến một khoản công nợ hay thiệt hại mà cho đến thời điểm khoá sổ vẫn chưa thể xác định liệu có chắc chắn xảy ra hay không, và số tiền cụ thể là bao nhiêu.Ví dụ như, các cam kết mua hàng...là những hợp đồng cam kết duy trì những điều kiện cố định mà bất chấp các biến động tương lai. Do đó, các cam kết sẽ trở thành thiệt hại nếu xảy ra các biến đổi không thuận lợi, chẳng hạn giá cả giảm sẽ làm cam kết mua hàng với giá cố định trở thành thiệt hại. Một số thủ tục có thể dùng để tìm kiếm các khoản công nợ ngoài dự kiến: - Trao đổi với người quản lý đơn vị về khả năng có các khoản công nợ ngoài dự kiến chưa được khai báo. Thủ tục phỏng vấn này dĩ nhiên chỉ hữu ích nếu người quản lý đơn vị không có chủ định giấu các khoản công nợ này. Cuối cùng, kiểm toán viên sẽ yêu cầu người quản lý đơn vị cung cấp một thư giải trình xác định đã khai báo đầy đủ các khoản công nợ ngoài dự kiến mà đơn vị đã biết. - Xem xét các biên bản họp Hội đồng quản trị để biết được các hợp đồng. Sau cùng, kiểm toán viên cần đánh giá tầm quan trọng của các khoản công nợ ngoài dự kiến và nội dung cần thiết khai báo trên báo cáo tài chinh. 3.2. Xem xét sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ. Từ ngày kết thúc niên độ cho đến khi hoàn thành báo cáo kiểm toán, có thể xảy ra những sự kiện trong chu trình mua hàng – thanh toán có ảnh hưởng đến việc đánh giá hoặc khai báo trên báo cáo tài chính. Ví dụ như nhận hàng đi đường về kho, hàng kém phẩm chất phải trả lại...kiểm toán viên phải có trách nhiệm xem xét các sự kiện xảy ra trong thời gian này. 3.3. Đánh giá kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán Trước khi lập báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên cần phải đánh giá tổng quát về các kết quả thu thập được. Công việc này nhằm soát xét lại toàn bộ quá trình kiểm toán, kết quả thu được và cân nhắc các cơ sở để đưa ra ý kiến về báo cáo tài chính. Chu trình mua hàng – thanh toán được đánh giá trên những khía cạnh sau: - Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán được hạch toán phù hợp với chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành. - Các chứng, từ sổ sách trong chu trình mua hàng – thanh toán được thực hiện theo đúng quy định. - Các thông tin về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán, các khoản nợ phải trả người bán đảm bảo trình bảy trung thực hợp lý. Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán chu trình, kiểm toán viên tổng hợp kết quả kiểm toán và chuyển cho trưởng nhóm kiểm toán. Kết hợp kết quả kiểm toán của các phần hành khác và căn cứ vào kết quả thống nhất với khách hàng và kết quả soát xét lần cuối của Ban Giám đốc, kiểm toán viên tiến hành lập và phát hành báo cáo kiểm toán. Chương II kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học thực hiện. I. Tổng quan chung về Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học, tên giao dịch quốc tế là Auditing & Informatic Services Company (viết tắt là AISC), là một tổ chức tư vấn, kiểm toán độc lập hợp pháp có quy mô lớn, hoạt động trên toàn quốc. Công ty được thành lập theo Thông báo số 637/TC /CĐ ngày 21/03/1994 của Bộ Tài Chính và Quyết định số 1292/QĐ_UB_TM ngày 29/04/1994 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh. AISC cũng là một trong những công ty kiểm toán độc lập đầu tiên được Uỷ ban chứng khoán nhà nước cho phép kiểm toán các tổ chức phát hành và kinh doanh chứng khoán theo QĐ số 51/2000/QĐ_UBUC ngày 19/06/2000 của Chủ tịch Uỷ ban chứng khoán Nhà nước. Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 103020 do Trọng tài kinh tế thành phố HCM cấp ngày 04/05/1994. Trụ sở giao dịch chính của Công ty tại 142 Nguyễn Thị Minh Khai – Quận 3 – TP HCM. Tel: (84.8) 9305163 Fax: (84.8)9304281 Ngay từ khi ra đời, AISC đã đề ra phương châm hoạt động là: “hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan, chính trực, bảo vệ quyền lợi và bí mật kinh doanh của khách hàng như quyền lợi của chính bản thân mình trên cơ sở tuân thủ pháp luật quy định. Nguyên tắc, đạo đức nghề nghiệp, chất lượng dịch vụ cung cấp và uy tín của Công ty là những tiêu chuẩn hàng đầu mà mọi nhân viên của AISC luôn thực hiện”. Về tài chính, Công ty cũng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ, được ngân hàng cho vay vốn ban đầu và được trích lập các quỹ theo quy định của Nhà Nước. Tổng số vốn đầu tư ban đầu: 2 tỷ (vốn pháp định là 300 triệu VNĐ). Trong đó: Vốn cố định: 600 triệu VNĐ Vốn lưu động: 1.400 triệu VNĐ Vốn ngân sách: 436.224 triệu VNĐ Và để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm và nâng cao thêm hiểu biết, kỹ năng trong công việc, Công ty luôn chú trọng đến vấn đề giao lưu và mở rộng quan hệ hợp tác với các công ty kiểm toán và tổ chức nghề nghiệp khác. AISC là công ty kiểm toán duy nhất tại Việt Nam có liên doanh với Công ty kiểm toán quốc tế trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn đó là công ty Price Waterhouse Coopers. Năm 1995, AISC chính thức liên doanh với công ty kiểm toán quốc tế Price Waterhouse Coopers, thành lập công ty liên doanh Price Waterhouse Cooper – AISC. Chính vì vậy, Công ty đã có nhiều bước phát triển ngày càng hoàn thiện trong lĩnh vực hoạt động của mình. Hiện nay công ty có 3 chi nhánh tại các tỉnh và thành phố: Chi nhánh tại Đà Nẵng: 92A – Quang Trung thành phố Đà Nẵng - ĐT: (084.511)895619 – Fax: (84.8)823891, được thành lập năm 1998 với số lượng nhân viên là 13 người. Chi nhánh tại Hà Nội: 39B - Thụy Khuê - Hà Nội - ĐT: (04)8473960 – (04)8473961 – Fax: (04)8236697, được thành lập năm 2001 với số lượng nhân viên là 25 người. Văn phòng đại diện tại Cần Thơ: 64 - Nam Kỳ Khởi Nghĩa – TP Cần Thơ - ĐT: (84.71)813004 – Fax: (84.71)828765, được thành lập năm 2002 với số lượng nhân viên là 5 người. Với chi nhánh ở ba miền, số lượng khách hàng của AISC càng ngày càng tăng ở hầu hết các ngành nghề như: Ngân hàng - Thương mại - Xây dựng - Dịch vụ - Bưu chính viễn thông - Công nghiệp thuộc nhiều thành phần kinh tế khác nhau, sử dụng tất cả các dịch vụ của AISC cung cấp. Các dịch vụ do Công ty cung cấp gồm: *Kiểm toán: Kiểm toán báo cáo tài chính Kiểm toán dự toán và quyết toán công trình xây dựng cơ bản. Xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá theo luật định. Thẩm dịnh giá trị tài sản và góp vốn liên doanh. Kiểm tra và xác định sự đúng đắn và cơ sở pháp lý của việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, nộp thuế và các khoản nộp khác của doanh nghiệp. Thực hiện kiểm toán theo yêu cầu trong đơn đặt hàng của các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức xã hội. Làm giám định về tài chính, kế toán theo yêu cầu của khách hàng. * Tư vấn Quản lý – Tài chính - Thống kê - Thuế theo luật định Tiến hành đăng ký chế độ kế toán. Hướng dẫn áp dụng chế độ Kế toán – Tài chính - Thống kê - Thuế theo luật định. Tư vấn đầu tư. Tư vấn về quản lý. Tư vấn cải tổ hệ thống kế toán và quản trị kinh doanh, môi trường kiểm soát nội bộ. Tư vấn thuế. Hướng dấn và thực hiện kế toán, lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Đào tạo bồi dưỡng kế toán trưởng và kiểm toán viên nội bộ. Xây dựng và thực hiện các mô hình tổ chức bộ máy, tổ chức công tác Kế toán – Tài chính, thông tin kinh tế nội bộ, quy trình kế toán các phần hành. Chỉ dẫn, giải thích, giải đáp các văn bản pháp luật về nghiệp vụ tài chính kế toán, thuế,...theo yêu cầu của khách hàng. Cung cấp cho khách hàng các văn bản pháp quy, các chế độ thề lệ, các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ tài chính kế toán, thống kê và các nghiệp vụ có liên quan khác. - Tư vấn về đầu tư. Đào tạo, bồi dưỡng kế toán trưởng và kiểm toán viên nội bộ. * Dịch vụ tin học: Cung cấp và hướng dẫn sử dụng các kỹ thuật công nghệ viễn thông tiên tiến của thế giới. + Xây dựng và cài đặt các phần mềm tin học quản lý kinh tế + Xây dựng và cài đặt các phần mềm quản lý xã hội + Lắp ráp các mặt hàng điện, điện tử, sửa chữa bảo hành, bảo trì các loại máy vi tính, các thiết bị điện tử. + Sản xuất và in ấn các loại giấy máy tính, giấy văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng chính tại thành phố Hồ Chí Minh. Với dịch vụ cung cấp phong phú, đa dạng như trên cùng với chất lượng dịch vụ mang tính chuyên nghiệp, Công ty đã tạo được niềm tin cho khách hàng. Hiện nay AISC có trên 500 khách hàng thuộc các thành phần kinh tế khác nhau. Có thể mô hình hoá cơ cấu khách hàng của Công ty theo biểu đồ sau: Doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài Doanh nghiệp Nhà nước Các loại hình doanh nghiệp khác 18% 40% 42% Biểu đồ: Thị phần các khách hàng Qua biểu đồ trên cho thấy tỷ lệ doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 18%. Hiện nay, đây là khách hàng có tiềm năng rất lớn, Công ty đang có kế hoạch tăng tỷ lệ khách hàng này trong cơ cấu khách hàng của mình. 2. Vài nét về AISC – chi nhánh Hà Nội Chi nhánh AISC tại Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 4485/QĐ - UB ngày 09 – 08 – 2001 của UBND thành phố Hà Nội. Chi nhánh hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 314886 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 04 – 08 – 2001. Khách hàng của chi nhánh bao gồm các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, hoạt động hầu hết trong tất cả các ngành nghề như ngân hàng, thương mại, xây dựng, dịch vụ, bưu chính viễn thông, công nghiệp trên tất cả các địa bàn trong cả nước. Chi nhánh có khoảng 34 người, Giám đốc chi nhánh Hà Nội là Ông Đào Tiến Đạt chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về hoạt động của chi nhánh. Giúp việc cho Giám đốc chi nhánh có một Phó giám đốc kiêm Kế toán trưởng. Nguyên tắc hoạt động của Chi nhánh là độc lập về nghiệp vụ chuyên môn, tự chủ về tài chính, khách quan, chính trực, chịu sự kiểm tra và kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước theo luật pháp Nhà nước Việt Nam quy định. Chi nhánh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực và chính xác, bí mật của những số liệu, tài liệu do Chi nhánh kiểm tra cho các doanh nghiệp. 3. Kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của AISC Với những bước phát triển, những cố gắng không ngừng nâng cao và khẳng định tên tuổi của mình, từ năm 1998, hàng năm Công ty đã tăng doanh thu lên tới gần 20 tỷ VND, tỷ lệ tăng bình quân là 12%. Một số chỉ tiêu kinh doanh của AISC trong 3 năm 2001, 2002, 2003 như sau: Bảng số 4: Một số chỉ tiêu kinh doanh của AISC Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Doanh thu 15.832,00 17.732,00 19.860,00 Kiểm toán 9.024,24 10.816,52 12.114,60 Tư vấn 3.166,40 3.014,44 3.574,80 Dịch vụ tin học 3.641,36 3.901,04 4.170,60 Chi phí 13.482,00 14.186,00 16.285,00 Lợi nhuận 2.350,00 3.546,00 3.575,00 Thu nhập bình quân 2,20 2,50 2,70 Trong đó, tại AISC Hà Nội, doanh thu bình quân hàng năm: 2 tỷ đồng, lợi nhuận đạt trung bình khoảng 400 - 500 triệu đồng. Doanh thu bình quân hàng năm: 8%/1 năm. Với mức doanh thu tăng đều đặn hàng năm như trên, Công ty đã đóng góp một khoản đáng kể vào ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay, Công ty cũng gặp một số khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường, do không phải tất cả các doanh nghiệp đều hiểu rõ về hoạt động và vai trò của kiểm toán. Vì vậy, AISC đang từng bước khắc phục khó khăn để khẳng định vị trí của mình. Qui trình kiểm toán chung của AISC Để tạo nên uy tín và thu hút được nhiều khách hàng thì một trong những yếu tố qua trọng là công ty kiểm toán phải đưa ra được qui trình kiểm toán phù hợp với đối tượng kiểm toán. AISC đã xây dựng quy trình kiểm toán chung, theo đó tuỳ vào mỗi khách hàng mà có sự điều chỉnh cho phù hợp. Sơ đồ 5: Quy trình ._.thấy Công ty X không giao dịch bằng ngoại tệ, vì vậy không phát sinh các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Công ty Y là doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, vì vậy các hoạt động giao dịch của Công ty cũng có liên quan đến ngoại tệ. Công ty hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thanh toán tại ngày phát sinh. Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên xác định tỷ giá chuyển đổi được áp dụng và việc hạch toán chênh lệch tỷ giá, sau đó kiêm tra các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đều có chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng. Bảng 19: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y Khoản mục: TK 431 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Nội dung TKĐƯ Số phát sinh Ghi chú Nợ Có Chênh lệch tỷ giá quí I 635 7.560.450 3 Chênh lệch tỷ giá quí II 515 4.513.200 3 Chênh lệch tỷ giá quí III 515 2.015.670 3 Chênh lệch tỷ giá quí IV 635 3.159.200 3 3: khớp với bảng tính chênh lệch tỷ giá NX: khoản phải trả có gốc ngoại tệ được tính đúng, hạch toán đầy đủ v Kiểm tra số phát sinh các khoản phải trả thương mại, phi thương mại, các khoản phải trả liên quan đến bên thứ ba, các khoản cam kết mua dài hạn Qua kiểm tra kiểm toán viên thấy tại Công ty X và Công ty không phát sinh các nghiệp vụ này. v Kiểm tra công nợ ngoài niên độ: Mục đích thủ tục này là tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép. Để kiểm tra, kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu các phiếu chi và giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2005 đến thời điểm kiểm toán, kiểm tra các tài liệu gốc đính kèm, đối chiếu sổ Chi tiết TK 331... Tại Công ty Y số dư khoản phải trả nhà cung cấp đều có biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004, vì vậy tại Công ty Y kiểm toán viên không thực hiện thủ tục này. Tại Công ty X kết qủa kiểm tra được thể hiện trên giấy làm việc của kiểm toán viên như sau: Bảng 20: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: kiểm tra chi tiết Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 56 56 58 19/01/2005 21/01/2005 28/01/2005 Chuyển trả tiền mua dây néo DN 16 – 13 cho Công ty TNHH Vĩnh Thuận Trả tiền mua thép tấm 28 ly cho Cty cổ phần xây lắp và thương mại Trả tiền mua vòng treo dầu tròn 9 cho Cửa hàng số 15 Minh Khai 111 111 111 1.320.000 2.823.700 4.005.100 (1) (2) (3) (1): đã kiểm tra phiếu chi, hoá đơn mua hàng kèm theo, thấy rằng hoá đơn mua hàng là từ ngày 28/12/2004, đối chiếu lên sổ chi tiết TK 331 không thấy ghi nhận khoản phải trả này. NX: kế toán đã không ghi chép nghiệp vụ mua hàng này, trao đổi với kế toán công nợ cho biết nguyên nhân là do hoá đơn của người bán nhận được sau ngày kết thúc niên độ do người bán gửi hoá đơn chậm trễ vài ngày sau khi đã gửi hàng đi. Đây chính là khoản chênh lệch giữa sổ Chi tiết TK 331(nhà cung cấp Cty TNHH Vĩnh Thuận) với thư phúc đáp thư xác nhận. (2),(3): khớp với phiếu chi, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, sổ chi tiết TK 331 KL: trừ khoản phải trả Cty TNHH Vĩnh Thuận ở trên, các khoản phải trả nhà cung cấp đã được ghi sổ đầy đủ tại ngày 31/12/2004. 3. Kết thúc kiểm toán. Sau khi công việc kiểm tra chi tiết kết thúc, kiểm toán viên tập hợp lại và lập tờ tổng hợp, trong đó kiểm toán viên đưa ra những nhận xét, kiến nghị về những hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức và hạch toán chu trình mua hàng – thanh toán. Bảng số 21: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X Khoản mục: TK 331 Bước công việc: tổng hợp Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Nhận xét: Các nghiệp vụ mua hàng: Một số nghiệp vụ mua hàng không có đơn đề nghị mua hàng. Kế toán không phản ánh nghiệp vụ mua hàng của Cty TNHH Vĩnh Thuận ngày 28/12/2004 trị giá 1.320.000 đồng. Các khoản phải trả người bán -Các khoản phải trả người bán tại thời điểm 31/12/2004 chưa được đối chiếu đầy đủ, số dư được đối chiếu chiếm 56.9 % Kế toán phản ánh thiếu khoản phải trả Cty TNHH Vĩnh Thuận trị giá 1.320.000 đồng Khoản ứng trước cho người bán: Khoản ứng trước cho Cty TNHH Trường Dân trị giá 132.000.000 đồng theo hợp đồng kinh tế số K23307, thời hạn hợp đồng là 30/11/2004 nhưng đến 31/12/2004 hai bên thoả thuận gia hạn thêm hợp đồng,nhưng chưa làm gia hạn hợp đồng Kiến nghị: Cty cần xúc tiến làm gia hạn hợp đồng với Cty TNHH Trường Dân. Qua trao đổi với kiểm toán viên phụ trách kiểm toán hàng tồn kho thấy rằng lượng dây néo DN16 - 13trị giá 1.320.000 đ của Vĩnh Thuận vẫn ở trong kho, vì vậy Công ty bổ sung bút toán điều chỉnh sau: Nợ TK 152 : 1.200.000 Nợ TK 1331: 120.000 Có TK 331 : 1.320.000 (Cty TNHH Vĩnh Thuận) Bảng 22: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y Khoản mục: TK 331 Bước công việc: tổng hợp Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Người TH Người KT Mã số: Trang: Nhận xét: Các nghiệp vụ mua hàng: Các nghiệp vụ mua hàng được ghi chép đầy đủ, đúng thủ tục Các khoản phải trả người bán Số dư các khoản phải trả người bán đều có biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004 Các khoản phải trả người bán được ghi chép đầy đủ, có hoá đơn chứng từ hợp lệ Sau khi hoàn thành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, kết hợp với kết quả kiểm toán các phần hành khác, kiểm toán viên tiến hành tổng hợp các bằng chứng và kết qủa thu được, lập bản thảo kiểm toán gửi cho khách hàng tham khảo trước khi bố trí một buổi tổng kết và trao đổi với Công ty X và Công ty Yđể đi tới một quyết định thống nhất. Quyết định này sẽ là căn cứ để kiểm toán viên phát hành báo cáo kiểm toán. Đối với Công ty X và Công ty Y, sau khi đánh giá kết qủa kiểm toán và có sự điều chỉnh của họ theo yêu cầu của kiểm toán viên, AISC thấy không có sự loại trừ trọng yếu nào về việc áp dụng các nguyên tắc kế toán và không có sự giới hạn nào về phạm vi kiểm toán và không có sự kiện nghiêm trọng nào xảy ra sau ngày lập báo cáo tài chính ảnh hưởng đến báo cáo tài chính nên đã phát hành báo cáo kiểm toán có ý kiến chấp nhận toàn phần theo mẫu sau: Bảng số 23: Báo cáo kiểm toán Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Địa chỉ: 39 – thụy Khê - Hà Nội ĐT: (04)8473960 – (04)8473961, Fax: (04)8236697 Số: 41/BCKT - TC Hà Nội, ngày 28 tháng 03 năm 2005 Báo cáo kiểm toán Về báo cáo tài chính cho kỳ hoạt động từ 01/01/2004 đến 31/12/2004 của Công ty X Kính gửi: Hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty X Chúng tôi đã tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2004, Báo cáo kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính cho kỳ hoạt động từ 01/01/2004 đến 31/12/2004 của Công ty X được trình bày từ trang 6 đến trang 20 kèm theo. Việc lập và trình bày báo cáo tài chính này thuộc trách nhiệm của Ban Giám đốc Công ty X. Trách nhiệm của chúng tôi là đưa ra ý kiến về báo cáo này dựa trên kết quả kiểm toán của chúng tôi. Cơ sở ý kiến Chúng tôi đã thực hiện công việc kiểm toán độc lập theo các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Các chuân mực này yêu cầu công việc kiểm toán lập kế hoạch và thực hiện để có sự đảm bảo hợp lý rằng báo cáo tài chính không còn chứa đựng các sai sót trọng yếu. Chúng tôi đã thực hiện việc kiểm tra theo phương pháp chọn mẫu và áp dụng các thử nghiệm cần thiết, thu thập các bằng chứng xác minh những thông tin trên Báo cáo tài chính; đánh giá việc tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, các nguyên tắc và phương pháp kế được áp dụng, các ước tính và xét đoán quan trọng của Giám đốc cũng như cách trình bày tổng quát các báo cáo tài chính. Chúng tôi cho rằng công việc kiểm toán của chúng tôi đã đưa ra những cơ sở hợp lý để làm căn cứ cho ý kiến của chúng tôi. ý kiến của kiểm toán viên Theo ý kiến của chúng tôi, Báo cáo tài chính cho kỳ hoạt động từ 01/01/2004 đến 31/12/2004 đã phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ hoạt động nêu trên. Các báo cáo được lập và trình bày phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam hiện hành và các quy định pháp lý có liên quan. Giám đốc Đào Tiến Đạt Chứng chỉ kiểm toán viên số 0313/KTV Kiểm toán viên Nguyễn Thị Thanh Huế Chứng chỉ kiểm toán viên số 0770/KTV Chương III Bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học thực hiện. I. Một số nhận xét chung về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán. Với phương châm “hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan, chính trực, bảo vệ quyền lợi và bí mật kinh doanh của khách hàng như quyền lợi của chính bản thân mình trên cơ sở tuân thủ luật pháp quy định, coi uy tín và chất lượng là yếu tố hàng đầu, phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi nhất”, bên cạnh đó cùng với sự không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp, Công ty đã đáp ứng mọi yêu cầu và sự tin cậy của khách hàng. Từ thực tiễn quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty X và Công ty Y cho thấy quy trình kiểm toán được thực hiện một cách thống nhất theo trình tự kiểm toán được xây dựng trong chương trình kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán , các kiểm toán viên luôn tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận. Tuy nhiên, trong quá trình vận dụng các kiểm toán viên luôn có sự sáng tạo và linh hoạt vào các thủ tục kiểm toán trong những điều kiện cụ thể với mục đích đạt được hiệu quả so với thời gian và chi phí bỏ ra. Qua thời gian thực tập tại AISC, với việc tìm hiểu quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty X và Công ty Y, em có một số kinh nghiệm rút ra từ quy trình kiểm toán này như sau: 1. Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên cần thiết cho một cuộc kiểm toán. Giai đoạn lập kế hoạch được tiến hành chu đáo, chuẩn xác sẽ giúp cho tiến hành các giai đoạn sau có kết quả tốt. Nhận thức rõ được vấn đề này, ngay từ khi tiếp cận với khách hàng, AISC đã cử những kiểm toán viên có năng lực và kinh nghiệm, các Phó giám đốc, trưởng phòng kiểm toán, phó phòng, kiểm toán viên cao cấp làm công tác khảo sát và giới thiệu chung về AISC. Với việc thực hiện tốt, nhanh chóng, hiệu qủa với mức phí đề xuất hợp lý, số khách hàng sử dụng dịch vụ của Công ty ngày càng tăng. Việc lập kế hoạch kiểm toán được AISC tiến hành một cách nhanh chóng, hiệu quả. Khi tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, các kiểm toán viên của AISC thường lưu ý sự khác biệt giữa khách hàng mới và khách hàng thường xuyên. Với khách hàng mới như Công ty Y, tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hàng một cách kỹ lưỡng, việc lập kế hoạch được tiến hành cẩn thận và đầy đủ để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán và uy tín đối với khách hàng. Với khách hàng đã kiểm toán như Công ty X, kiểm toán viên chủ yếu tập trung vào những sự thay đổi lớn về nhân sự hoặc môi trường hoạt động vì sau mỗi đợt kiểm soát, kiểm toán viên đã có được những hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, từ đó đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống. Những mặt mạnh sẽ được kiểm toán viên dựa vào khi thực hiện kiểm toán nhằm giảm bớt khối lượng công việc phải thực hiện, tiết kiệm chi phí kiểm toán. Những mặt yếu của hệ thống sẽ được kiểm toán viên ghi chép lại để làm cơ sở đưa ra kiến nghị trong thư quản lý vào giai đoạn kết thúc kiểm toán nhằm tư vấn cho khách hàng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc lập kế hoạch được thực hiện tốt giúp cho kiểm toán viên triển khai công việc một cách hiệu quả. 2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán. Trên cơ sở chương trình kiểm toán đã xây dựng, trong quá trình thực hiện kiểm toán, thực tiễn quá trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty X và Công ty Y cho thấy các kiểm toán viên của AISC đã thực hiện đầy đủ, đúng các thủ tục đã đưa ra mặc dù thời gian cho một cuộc kiểm toán là có hạn. Trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên ghi chép số liệu trên giấy tờ làm việc và áp dụng triệt để các phương pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng chứng minh cho số liệu đưa ra. Những giấy tờ làm việc của kiểm toán viên liên tục được chủ nhiệm soát xét, vì vậy luôn bảo đảm tính đúng đắn của các kết luận. Quá trình kiểm toán được thực hiện theo khoản mục và được thực hiện bởi các kiểm toán viên khác nhau nhưng luôn có sự đối chiếu phối hợp chặt chẽ. 3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán. Để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, AISC luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của giai đoạn trước đó. Việc soát xét trước được thực hiện bởi trưởng nhóm kiểm toán, sau đó là Ban Giám đốc Công ty trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức. Công việc này đã giúp cho Công ty phát hành báo cáo kiểm toán một cách đáng tin cậy và có thể phát hiện được các điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình để không ngừng nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán và dịch vụ tin học thực hiện. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Cùng với sự phát triển kinh tế của đất nước và sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế tài chính, kiểm toán Việt Nam đã từng bước phát triển phù hợp với cơ chế quản lý, phù hợp với tiền trình cải cách, đổi mới và hội nhập quốc tế. Công cuộc cải cách và đổi mới dịch vụ kiểm toán đang diễn ra sôi động, có những thay đổi nhanh chóng và mạnh mẽ, góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính quốc gia, quản lý và điều hành các doanh nghiệp, mở ra một thời kỳ mới, nhiều triển vọng mới trong lĩnh vực kiểm toán. Sự đổi mới đó là một sự cố gắng lớn, một yêu cầu không thể thiếu được đối với nền kinh tế chuyển đổi. Tuy vậy, trên thực tế sự phát triển của hoạt động dịch vụ kiểm toán hiện nay vẫn còn nhiều bất cập, gây trở ngại không ít đối với quá trình hội nhập quốc tế và khu vực. Trình độ, năng lực kinh nghiệm hành nghề và năng lực quản lý của nhiều công ty kiểm toán còn hạn chế, dịch vụ còn đơn điệu, chưa đủ sức cạnh tranh với các công ty quốc tế. Bên cạnh đó, nhận thức của xác hội về dịch vụ kiểm toán còn nhiều hạn chế. Để tạo ra khung pháp lí cho sự phát triển và hội nhập của nền kinh tế, Nhà nước ta đã ban hành các văn bản hướng dẫn hoạt động kế toán, kiểm toán và thường xuyên cập nhật sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn. Mới đây Bộ tài chính đã ban hành Nghị định số 105/2004/NĐ_CP ngày 30/03/2004 về kiểm toán độc lập. Theo đó thị trường kiểm toán đã được mở rộng hơn với các công ty kiểm toán vì những đối tượng bắt buộc phải kiểm toán hàng năm tăng lên đáng kể. Ngoài ra các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức hoạt động tín dụng, ngân hàng và Quỹ hộ trợ phát triển, tổ chức tài chính và doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm, các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn có tham gia niêm yết và kinh doanh trên thị trường chứng khoán thì thị trường kiểm toán này còn được bổ sung thêm các doanh nghiệp nhà nước, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng của các dự án thuộc nhóm A. Điều này đã mở ra một thị trường tiềm năng cho các công ty kiểm toán. Trước tình hình đó, việc hoàn thiện quy trình kiểm toán nói chung và quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng là thực sự cần thiết. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán * Vấn đề đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Để đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ, các thông tin thu thập trong giai đoạn khảo sát chỉ đơn thuần là các thông tin tài chính và một vài quy chế tài chính của đối tượng kiểm toán, và các thông tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán...Các thông tin này chưa đủ để phản ánh hệ thống kiểm soát nội bộ do đó chưa thể giúp kiểm toán viên đánh giá chính xác chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của khánh hàng hoạt động tốt hay xấu có tin cậy hay không. Trong khi đó các các Công ty kiểm toán quốc tế đặc biệt rất chú trọng công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, do đây là công việc cần thiết đầu tiên phải làm trước khi tiến hành các thủ tục kiểm toán nhằm giảm bớt thời gian cũng như chi phí cho cuộc kiểm toán. Các công ty kiểm toán quốc tế đã xây dựng được những phần mềm đánh giá rủi ro kiểm soát làm cho công việc này được tiến hành nhanh chóng, tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán. Còn ở AISC, công việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh gía rủi ro kiểm soát chủ yếu được tiến hành dựa vào trình độ và kinh nghiệm của kiểm toán viên. Vì thế công việc này được tiến hành với chi phí khá lớn. Với thực tế như vậy, AISC cần thiết lập một bộ phận chuyên đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Trong đó bao gồm những người có năng lực và có cái nhìn khái quát, có nhận biết rõ đặc điểm của các loại hình doanh nghiệp. Những đánh giá từ bộ phận chuyên môn này sẽ có độ chính xác cao hơn, do có thời gian tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn, với những thiết kế để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn. Việc thiết lập bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ cho chu trình mua hàng – thanh toán là cần thiết. Tuy nhiên, AISC chưa có bảng tổng hợp câu hỏi này mà việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực tế được tiến hành dựa trên sự hiểu biết của kiểm toán viên. Điều này sẽ làm tăng rủi ro trong quá trình thực hiện kiểm toán, là một khó khăn đối với những trợ lý kiểm toán khi mới tiếp cận với nghề kiểm toán. Bảng câu hỏi về hệ thống KSNB có thể được thiết kế như sau: Trình tự các câu hỏi Có Không Không áp dụng 1. Khoản phải trả nhà cung cấp có theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp không ? 2. Có thường xuyên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp không ? 3. Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán có dựa trên căn cứ chứng từ không ? 4. Việc hạch toán các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán có đúng kỳ không ? 5. Cuối kỳ các khoản phải trả có gốc ngoại tệ có được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không ? KL: hệ thống KSNB của các khoản phải trả người bán của nhà khách hàng: Yếu TB Tốt Đối với mỗi khách hàng cụ thể, kiểm toán viên có thể bớt một số câu hỏi không cần thiết, bổ sung những câu hỏi phù hợp với tính chất hoạt động. Với cách làm này, hiệu quả cuộc kiểm toán sẽ tăng lên, rủi ro kiểm toán giảm xuống. Ngoài ra, khi thực hành kiểm toán, kiểm toán viên vẫn có thể thu thập được các bằng chứng về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB, nhưng kiểm toán viên hầu như chỉ lưu lại trên giấy tờ làm việc các kết quả kiểm toán khoản mục. Điều này dẫn đến việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán năm sau không bao quát và có thể nhiều sai sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng không được kiểm toán viên mới ghi nhận. Và để khẳng định lại chắc chắn về rủi ro kiểm soát mà mình đưa ra hợp lý, AISC nên đánh giá việc đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ giai đoạn kết thúc kiểm toán. Việc đánh giá chỉ cần căn cứ vào các bằng chứng và thông tin thu được để đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm soát để bảo đảm đã nghiên cứu đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ, đã đánh giá đúng về rủi ro kiểm soát để kiểm toán viên có thể yên tâm về kết quả đánh giá của mình. * Thiết kế chương trình kiểm toán Chương trình kiểm toán là việc hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện và thời gian hoàn thành, với trọng tâm là các thủ tục kiểm toán cần thực hiện đối với từng khoản mục, hay bộ phận được kiểm toán. Chương trình kiểm toán còn đặc biệt quan trọng đối với trợ lý kiểm toán, do họ chưa có kinh nghiệm nghề nghiệp cũng như chưa định hình được các công việc phải làm. Như vậy việc thiết kế một chương trình kiểm toán hợp lý là cơ sở cho việc thực hiện kiểm toán, và giảm thiểu rủi ro kiểm toán. Hiện nay, chương trình kiểm toán cho chu trình mua hàng – thanh toán của AISC chưa bao gồm thử nghiệm kiểm soát. Các thủ tục kiểm toán cũng chưa được xác định tương ứng với mỗi mục tiêu kiểm toán. Như vậy sẽ gây khó khăn cho kiểm toán viên khi thực hiện các thủ tục kiểm toán. Vì vậy, để chương trình được hoàn thiện cần phải bổ sung thêm các thử nghiệm kiểm soát nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức thấp và chương trình kiểm toán nên được thiết kế theo từng mục tiêu kiểm toán. Thiết lập một chương trình kiểm toán hợp lý cùng với một trình tự kiểm toán thích hợp sẽ đạt được mức phí và thời gian kiểm toán hợp lý. * Vấn đề chọn mẫu kiểm toán Qua thực tiễn quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty X cho thấy việc chọn mẫu, kiểm tra các nghiệp vụ, hoá đơn, chứng từ chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. Phương pháp này đơn giản, chi phí thấp, tuy nhiên tính đại diện của mẫu chọn chưa cao đặc biệt với các kiểm toán viên mới vào nghề thì việc chọn mẫu còn ít kinh nghiệm. Không có một công thức chung nào cho chọn mẫu song AISC có thể xây dựng quy trình chọn mẫu chung để kiểm toán viên có thể tham khảo và thực hiện cho phù hợp. Hiện nay đã có một số công ty kiểm toán sử dụng phần mềm chọn mẫu trong quá trình kiểm toán. Đây là công cụ hữu ích, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong mẫu trong phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên. Để viết phần mềm chọn mẫu cần có sự đầu tư cả về chi phí và nhân lực, đặc biệt người viết phải có nhiều kinh nghiệm cả trong lĩnh vực kiểm toán lẫn lĩnh vực tin học. AISC có đầy đủ các điều kiện này, vì vậy AISC có thể thực hiện được điều này. * Thực hiện các thủ tục phân tích Trong chu trình mua hàng – thanh toán, việc áp dụng các dụng các thủ tục phân tích được AISC thực hiện còn hạn chế, chưa phong phú đa dạng. Việc so sánh với số liệu bình quân ngành, nghiên cứu mối quan hệ giữa các thông tin tài chính và phi tài chính còn ít sử dụng. Để tăng tính hiệu quả, Công ty có thể tham khảo một số thủ tục phân tích sau: - So sánh số liệu của khách hàng với số liệu ước tính của kiểm toán viên - So sánh số liệu của khách hàng với số liệu của ngành hoặc những công ty khác hoạt động trong cùng ngành. - So sánh số liệu của khách hàng với số dự toán hoặc kế hoạch * Về giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Tất cả giấy tờ làm việc của kiểm toán viên là bằng chứng chứng minh cho các bước công việc mà kiểm toán viên đã thực hiện trong quá trình kiểm toán và giấy tờ làm việc là cơ sở để hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng chuẩn mực kiểm toán. Mọi giấy tờ làm việc của AISC đã có khuôn mẫu sẵn về các thông tin như tên khách hàng, khoản mục kiểm toán, bước công việc, người thực hiện, người soát xét. Qua tìm hiểu các hồ sơ kiểm toán của Công ty em thấy các hồ sơ đã được tổ chức sắp xếp khoa học ở các phòng nghiệp vụ khác nhau và các giấy tờ được ghi chép đầy đủ nhưng chưa dùng một số bảng kê để dùng trong công việc kiểm toán hay bảng theo dõi công nợ theo nhóm tuổi. Với những sai sót mà kiểm toán viên phát hiện được mà đây là những khoản chênh lệch thì kiểm toán viên nên đưa vào bảng kê chênh lệch theo mẫu sau: Chứng từ Diễn giải Chênh lệch Ghi chú SH NT Sổ sách Thực tế Chênh lệch ..... ....... ..................... ........... ........... ................. ............. Với những sai sót chưa xác minh được chênh lệch hoặc sai phạm cụ thể thì kiểm toán viên có thể ghi vào bảng kê xác minh như sau: Chứng từ Diễn giải Số tiền Đối tượng xác minh Mức độ sai phạm SH NT Trực tiếp Gián tiếp ..... ....... ..................... ........... ........... .............. ............. * Vấn đề nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Để ngày càng thu hút thị trường khách hàng giàu tiềm năng như hiện nay thì AISC phải ngày càng hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán và kiểm soát tốt mọi hoạt động kiểm toán của công ty mình để nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán. Muốn vậy thì Công ty phải có một đội ngũ kiểm toán viên chuyên nghiệp giỏi và giàu kinh nghiệm. Công ty cần khuyến khích hơn nữa công tác đào tạo và nâng cao trình độ đội ngũ kiểm toán viên, có chính sách thưởng phạt hợp lý, từng bước hoàn thiện cơ sở vật chất cũng như môi trường làm việc để thu hút khách hàng. AISC cần tăng cường bồi dưỡng thông qua các khoá học nghiệp vụ nâng cao trình độ cho các kiểm toán viên, thực hiện sát hạch định kỳ năng lực của kiểm toán viên, qua đó nâng cao được ý thức tự đào tạo và tính cạnh tranh của nhân viên. Mặt khác thường xuyên theo dõi, kiểm tra để nắm được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có thể phân công công việc, có hướng đào tạo cho phù hợp và có chính sách đãi ngộ xứng đáng để người lao động gắn bó và cống hiến cho Công ty nhiều hơn. * Kiến nghị về phía cơ quan Nhà nước Việc hoàn thiện quy trình kiểm toán không chỉ phụ thuộc vào sự nỗ lực của AISC mà còn phụ thuộc vào nhiều nhân tố bên ngoài trong đó có sự chỉ đạo của các văn bản của các cơ quan Nhà nước giữ một vai trò quan trọng. Các giải pháp trọng điểm quan trọng điểm liên quan đến vai trò của Nhà nước: - Cần khẩn trương tạo dựng và hoàn thiện đầy đủ, đồng bộ khuôn khổ pháp lý cho hoạt động và sử dụng kết quả của kiểm toán độc lập. - Các chuẩn mực kế toán, kiểm toán được công bố cần phải kịp thời có các thông tư hướng dẫn cụ thể, đảm bảo tính khả thi đối với các doanh nghiệp, các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp và các tổ chức kinh tế. Việc xây dựng và ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán, ngoài việc đảm bảo tính “hoà nhập” quốc tế còn phải chú trọng đến đặc thù của nền kinh tế Việt Nam và nhất thiết phải tính đến xu hướng đổi mới cơ chế, chính sách tài chính trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. - Nhanh chóng bổ sung, sửa đổi quy chế quản lý hoạt động nghề nghiệp của các tổ chức, cá nhân hành nghề kiểm toán, phù hợp với các quyđịnh và Nghị định về kiểm toán độc lập và kiểm toán bắt buộc. - Nhà nước cần có những quy định bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc mọi thành phần kinh tế phải được kiểm toán thông qua hợp đồng kiểm toán. - Đổi mới chương trình nội dung đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn về kiểm toán. - Tiếp tục duy trì và mở rộng quan hệ quốc tế về kế toán và kiểm toán với các nước trong khu vực và trên thế giới, đặc biệt học tập kinh nghiệm của các nước trong khu vực có đặc điểm và điều kiện tập quán...tương tự Việt Nam trong cải cách công tác kiểm toán. Kết luận Hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán tài chính nói riêng tuy còn khá mới mẻ ở nước ta nhưng cho đến nay lĩnh vực kiểm toán đang ngày càng khẳng định vị trí của mình. Và để hội nhập tài chính một cách sâu rộng góp phần thúc đẩy tăng trưởng và phát triển nền kinh tế đất nước, làm lành mạnh tình hình tài chính của các doanh nghiệp, yêu cầu phát triển và hoàn thiện quy trình kiểm toán của các công ty kiểm toán độc lập là một tất yếu khách quan. Trong đó, việc hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính cũng là một trong những yêu cầu đó. Tại các doanh nghiệp, giai đoạn mua hàng và thanh toán là một giai đoạn quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc lập và thực hiện tốt quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán góp phần quan trọng trong việc hoàn thành công việc kiểm toán nói chung. Trong quá trình thực tập tại AISC em đã có cơ hội hiểu rõ hơn thực tế của quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, thấy được sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế và có được một số bài học kinh nghiệm quý báu. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các anh chị kiểm toán viên trong Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học và sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo – Ths. Phan Trung Kiên. Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2005 Danh mục tài liệu tham khảo Kiểm toán tài chính – GS.TS Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài Chính, 2001 Kiểm toán – NXB Tài Chính TP HCM, 1997 Lý thuyết kiểm toán – GS.TS Nguyễn Quang Quynh – NXB Tài Chính, 2001 Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế – NXB Tài Chính, 2002 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam – Bộ Tài Chính, NXB Tài Chính Auditing - ALVIN A.ARENS - NXB Thống kê, 2000 Các tạp chí: Kế toán, Kiểm toán, Kinh tế phát triển Danh mục sơ đồ, bảng, biểu Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa các chương trình 3 Sơ đồ 2: Qui trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán 8 Sơ đồ 3: Qui trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong chu trình mua hàng thanh toán theo phương thức trả chậm 9 Sơ đồ 4: Các bước trong quá trình đánh giá tính trọng yếu 16 Sơ đồ 5: Qui trình kiểm toán của AISC 41 Sơ đồ 6: Các bước thực hiện gửi thư xác nhận 62 Bảng số 1: Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng 22 Bảng số 2: Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán 25 Bảng số 3: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số dư nợ phải trả người bán 30 Bảng số 4: Một số chỉ tiêu kinh doanh của AISC 40 Bảng số 5: Tình hình biến động số dư TK331 của Công ty X 48 Bảng số 6: Tình hình biến động số dư TK331 của Công ty Y 48 Bảng số 7: Mẫu chương trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán 51 Bảng số 8: Báo cáo chi tiết phải trả người bán của Công ty X 56 Bảng số 9: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 58 Bảng số 10: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 59 Bảng số 11: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 60 Bảng số 12: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 61 Bảng số 13: Mẫu thư xác nhận 63 Bảng số 14: Bảng tổng hợp thư xác nhận 64 Bảng số 15: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 66 Bảng số 16: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 67 Bảng số 17: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 68 Bảng số 18: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 69 Bảng số 19: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 70 Bảng số 20: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 72 Bảng số 21: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 73 Bảng số 22: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên 74 Bảng số 23: Báo cáo kiểm toán 75 Biểu đồ: Thị phần khách hàng 39 Mục lục Trang ._.