Báo cáo Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán tài chính do Công ty kiểm toán Ernst và Young Việt Nam thực hiện

ỏ ý kiến về thực trạng hoạt động của đơn vị được kiểm toán, kiểm toán tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các nhà quản trị doanh nghiệp, khách hàng và những người quan tâm, góp phần hướng dẫn nghiệp vụ và củng cố nền nếp hoạt động tài chính, kế toán nói riêng và hoạt động quản lí nói chung. Hơn hết, hoạt động kiểm toán góp phần nâng cao năng lực và hiệu quả quản lí, từ đó đóng góp vào sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Công ty TNHH Ernst & Young là một trong bốn công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính. Xuất hiện tại Việt Nam từ năm 1992, công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam đã có những bước tiến vượt bậc và trở thành một trong những công ty kiểm toán hàng đầu Việt Nam. Như chúng ta đã biết, trong mỗi doanh nghiệp, tiền lương đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó không chỉ là một khoản chi phí lớn của doanh nghiệp mà nó còn là nguồn động lực khuyến khích người lao động làm việc. Mỗi doanh nghiệp đều có chính sách lương khác nhau, chính sách lương thể hiện chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động và khuyến khích họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Làm thế nào để có một chính sách lương hợp lý để khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối đa cho doanh nghiệp luôn là một câu hỏi lớn của các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên sau một thời gian thực tập tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện” là chuyên đề thực tập của mình. Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập của em gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam. Chương 2: Thực trạng kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị đối với công ty Ernst & Young Việt Nam nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KIỂM TOÁN ERNST & YOUNG VIỆT NAM Lịch sử hình thành và phát triển của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam Công ty TNHH Ernst & Young là một trong những công ty kế toán kiểm toán hàng đầu trên thế giới với hơn 105000 nhân viên tại 700 thành phố trên 140 quốc gia trải khắp trên toàn thế giới. Công ty đã và đang phát triển việc cung cấp ngày càng đa dạng các dịch vụ mang tính chuyên nghiệp trong lĩnh vực tài chính, kế toán, kiểm toán đáp ứng các nhu cầu ngày càng chuyên sâu của khách hàng. Ernst & Young là tên ghép của hai người có công lớn tạo tiền đề cho việc thành lập công ty đó là A.C.Ernst và Athur Young. Hiện nay, các công ty thành viên của Ernst & Young toàn cầu thuộc một trong bảy khu vực sau: Châu Mỹ Bắc Âu, Trung Đông, Ấn Độ và Châu Phi. Trung và Đông Âu. Lục địa Tây Âu Viến Đông Châu Đại Dương Nhật. Mỗi vùng nằm dưới sự quản lí của một nhóm quản lí do Partner vùng lãnh đạo. Tất cả các công ty thành viên đều hoạt động theo mô hình thống nhất của Ernst & Young toàn cầu đã đề ra. Từ giữa năm 1989, văn phòng đại diện của Ernst & Young đã xuất hiện ở Việt Nam, công ty chính thức đi vào hoạt động từ năm 1992 và trở thành công ty kiểm toán và dịch vụ chuyên nghiệp quốc tế 100% vốn nước ngoài đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn tài chính tại Viêt Nam theo giấy phép đầu tư số 448/GP ngày 3/11/1992 và giấy phép đầu tư điều chỉnh số 448/GPDC1 ngày 23/1/2002 do Ủy Ban Nhà Nước và hợp tác đầu tư nay là Bộ Kế hoạch và đầu tư cấp với số vốn ban đầu là 1 tỷ USD. Công ty có: + Trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh đặt tại lầu 8, trung tâm Sài Gòn Riverside office – 2A - 4A Tôn Đức Thắng – quận 1, thành phố Hồ Chí Minh. + Chi nhánh tại Hà Nội: lầu 15 Daeha Business Centre – 360 Kim Mã – Hà Nội. Trong những năm đầu mới thành lập, ở Việt Nam có rất ít các công ty cổ phần, thị trường chứng khoán chưa phát triển, vấn đề về tính minh bạch trong kinh doanh chưa được đề cao nên nhu cầu kiểm toán còn rất ít.Vì vậy, qui mô của công ty Ernst & Young Việt Nam trong những năm đầu hoạt động vẫn còn hạn chế. Khi mới thành lập công ty chỉ có 10 người (năm 1992) và 12 người (năm 1995) còn hiện nay thì qui mô đựợc mở rộng ra rất nhiều với gần 500 nhân viên chất lượng cao ở trong và ngoài nước với 12 partner. Trong vòng 16 năm qua công ty Ernst & Young Việt Nam đã không ngừng lớn mạnh trong việc học hỏi và tích lũy kinh nghiệm từ chính thực tiễn kiểm toán tại Việt Nam như việc tìm hiểu các chính sách của Nhà Nước,các chính sách và qui định của Bộ Tài Chính Việt Nam , Tổng cục thuế. Những kinh nghiệm này cùng với những kinh nghiệm quốc tế trong việc cung cấp dịch vụ kiểm toán đã giúp công ty dần khẳng định vị trí hàng đầu trong lĩnh vực này tại Việt Nam. Cơ cấu tổ chức của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam: Ernst & Young luôn có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý, một đội ngũ lãnh đạo trẻ, năng động, sáng tạo và đoàn kết. Sau đây là mô hình của Ernst &Young Việt Nam, mô hình này được áp dụng theo mô hình của Ernst & Yong toàn cầu nhưng có những thay đổi phù hợp với các điều kiện của Việt Nam. 1.2.1 Khái quát mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh theo sơ đồ Partner Tổng Giám Đốc Bộ phận kế toán Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận Hành Chính Bộ phận văn phòng Bộ phận tin học Bộ phận nhân sự Phòng tư vấn thuế Phòng tư vấn kế toán và tài chính Phòng kiểm toán Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Ernst & Young 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Tổng giám đốc là người quản lý toàn diện các mặt hoạt động của công ty tại Việt Nam mà cụ thể là 2 văn phòng Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, Tổng giám đốc còn là người phụ trách việc xây dựng các chiến lược kinh doanh, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ cung cấp. Các thành viên trong Ban Giám đốc của công ty đều là các chủ phần hùn (partner). Họ là người trực tiếp đánh giá rủi ro kiểm toán, quyết định kí hợp đồng kiểm toán, thực hiện việc soát xét cuối cùng với mọi hồ sơ kiểm toán, và là người đại diện của công ty ký và ban hành Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý đối với khách hàng. Hệ thống các phòng ban của công ty có thể được chia thành hai bộ phận chính là bộ phận hành chính và bộ phận nghiệp vụ. Bộ phận hành chính của công ty bao gồm bộ phận kế toán, tin học và văn phòng. Trong đó: Bộ phận kế toán có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình tài chính kế toán của công ty. Bộ phận văn phòng có chức năng quản lý các công văn đến và đi, quản lý bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi công tác của các nhân viên trong công ty đồng thời có nhiệm vụ chuẩn bị và cung cấp cho nhân viên văn phòng phẩm cần thiết cho công việc như các loại bút, giấy in, mực in. Bộ phận tin học chịu trách nhiệm cung cấp các thiết bị phần cứng, phần mềm, quản lý, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ và trợ giúp các nhân viên khi máy tính của họ cần sửa chữa. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý nhân viên của công ty cũng như việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên cho công ty, đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng, ổn định cho mọi hoạt động của công ty. Bộ phận nghiệp vụ hiện nay bao gồm phòng kiểm toán, phòng tư vấn và phòng thuế.Trong đó: Phòng kiểm toán: Công ty có bốn nhóm kiểm toán nghiệp vụ thực hiện dịch vụ kiểm toán với số lượng nhân viên lớn nhất cung cấp dịch vụ cho một khối lượng khách hàng lớn hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngành sản xuất, các công trình xây dựng cơ bản, các doanh nghiệp Nhà Nước, các Ngân hàng, các dự án, các công ty có vốn đầu tư nước ngoài… Các nhân viên và lãnh đạo các nhóm kiểm toán có thể hỗ trợ và kết hợp với nhau trong cùng một cuộc kiểm toán để đảm bảo đáp ứng đủ nhân lực và hiểu biết cho mọi cuộc kiểm toán. Đứng đầu các nhóm kiểm toán là các trưởng nhóm (các chủ nhiệm kiểm toán cao cấp). Các nhân viên trong nhóm tùy theo số năm kinh nghiệm và khả năng công tác được phân công làm việc ở các mức độ khác nhau. Như vậy, có thể chia các nhân viên thành từng nhóm: Chủ nhiệm kiểm toán cao cấp, chủ nhiệm kiểm toán, kiểm toán viên được cấp chứng chỉ CPA của bộ tài chính, kiểm toán viên chưa có chứng chỉ CPA và các trợ lý kiểm toán viên. Phòng tư vấn kế toán và tài chính: thực hiện tư vấn kế toán và tư vấn tài chính doanh nghiệp, trong đó tư vấn quản trị doanh nghiệp là thế mạnh với dịch vụ tư vấn công nghệ thông tin trong quản lý và tư vấn nguồn nhân lực nhằm tìm kiếm những ứng cử viên vào vị trí thích hợp và nâng cao trình độ quản lý nhân viên của từng khách hàng. Phòng tư vấn thuế: cung cấp các dịch vụ tư vấn thuế nhằm nâng cao trình độ quản lý thuế và tài chính đối với từng khách hàng. Cả 3 bộ phận nghiệp vụ trên (kiểm toán, tư vấn kế toán và tài chính và tư vấn thuế) đều có cơ cấu như sau Sơ đồ 2: Cơ cấu nhân sự trong bộ phận nghiệp vụ Giám đốc bộ phận ( Director) Quản lý cấp cao ( Senior manager) Quản lý (Manager) Kiểm toán viên ( Senior) Trợ lý kiểm toán viên (Staff) ( staff) Cơ cấu tổ chức của từng bộ phận nghiệp vụ dựa trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của các kiểm toán viên. - Đứng đầu là giám đốc bộ phận (Director), giám đốc bộ phận cùng với tổng giám đốc (hoặc phó tổng giám đốc) là những người soát xét các giấy tờ làm việc, ký và phát hành báo cáo kiểm toán hay thư quản lý. - Dưới giám đốc bộ phận là Quản lý cấp cao (Senior manager), mỗi quản lý cấp cao được giao phụ trách một số khách hàng lớn trong nhiều năm. - Tiếp đến là quản lý (Manager), KTV quản lý thường được giao phụ trách một cuộc kiểm toán nhất định. Manager có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện cuộc kiểm toán cho Senior manager. - Kiểm toán viên (Senior): Senior là những người có kinh nghiệm ít nhất là 2 năm trong nghề. Senior sẽ trực tiếp theo dõi, phân công công việc, điều hành cuộc kiểm toán tại khách hàng và báo cáo cho Manager hoặc Senior manager. Trong bậc Senior được chia ra nhiều cấp độ : + Senior 1: những KTV có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên + Senior 2: KTV có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên + Senior 3: KTV có kinh nghiệm từ 4 năm trở lên - Trợ lý kiểm toán viên (Staff): là những người thực hiện cuộc kiểm toán theo kế hoạch đã đề ra dưới sự giám sát của senior và manager. Tương tự như senior, staff cũng được chia thành hai cấp: + Trợ lý kiểm toán viên cấp 1 (Staff 1): là những nhân viên mới tuyển dụng, thời gian làm việc tại công ty dưới 1 năm. + Trợ lý kiểm toán viên cấp 2 (Staff 2) : nhân viên có thời gian làm việc từ 1-2 năm. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của công ty là khoa học, hợp lý, phù hợp với trình độ và năng lực chuyên môn của nhân viên, tạo ra mối quan hệ trong-ngoài và đảm bảo các nguyên tắc cơ bản: tập trung, dân chủ, thích ứng với từng bộ phận. Để được xét duyệt nâng bậc, mỗi nhân viên phải hoàn thành một khóa học bắt buộc, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và có một số năm kinh nghiệm nhất định. Việc phân chia cấp bậc theo trình độ, khả năng và kinh nghiệm của KTV như vậy đã tạo động lực thúc đẩy nhân viên không ngừng nâng cao năng lực và gắn bó với công ty. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hướng vào khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế, các loại hình dịch vụ cung cấp đa dạng, toàn diện đảm bảo trọn gói các nhu cầu liên quan đến hoạt động kế toán, kiểm toán, tài chính của một doanh nghiệp. Điều này quyết định các loại hình dịch vụ cung cấp cũng như chiến lược tham gia thị trường của công ty. 1.3.1Các loại hình dịch vụ Công ty đã và đang cung cấp danh sách các dịch vụ hết sức phong phú và đa dạng như dịch vụ kiểm toán, dịch vụ tư vấn, dịch vụ thuế … Điều này cho thấy năng lực chuyên môn cũng như tiềm năng phát triển của công ty. Việc đa dạng hóa các loại hình dịch vụ nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng được ngày càng cao nhu cầu của khách hàng từ đó góp phần tăng doanh thu và qui mô hoạt động của công ty. Dịch vụ kiểm toán Đây là dịch vụ chính chiếm tỉ lệ doanh thu lớn nhất trong kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (70%). Dịch vụ kiểm toán được chia thành các khối chuyên sâu bao gồm: Kiểm toán báo cáo tài chính Kiểm toán quyết toán công trình XDCB hoàn thành Kiểm toán hoạt động Kiểm toán nội bộ Kiểm toán quyết toán vốn đầu tư Ngoài ra công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam còn cung cấp các dịch vụ như thực hiện việc soát xét về khả năng sáp nhập và mua bán doanh nghiệp, soát xét Báo cáo tài chính hàng quý, thực hiện hợp nhất báo cáo tài chính trong tập đoàn tài chính, tập đoàn quốc tế … Dịch vụ tư vấn Ernst & Young Việt Nam cung cấp các dịch vụ tư vấn về kế toán và tài chính trong đó: Các dịch vụ tư vấn kế toán có thể bao gồm việc ghi chép, giữ sổ, lập báo cáo tài chính quý, năm phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh theo yêu cầu của các cơ quan Nhà Nước Việt Nam và của công ty mẹ. Loại hình dịch vụ tư vấn tài chính được công ty đa dạng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong những tình huống cụ thể như tư vấn cho các doanh nghiệp về xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ , quy chế quản lý, quy chế kiểm soát, tư vấn cho doanh nghiệp về chiến lược phát triển kinh doanh bao gồm các vấn đề về hình thức đầu tư, phương thức đầu tư nhằm hướng đến tính hiệu quả cao nhất có thể, tư vấn về pháp lý, tư vấn về rủi ro tài chính và các loại hình dịch vụ khác… Đây là loại hình còn rất mới mẻ tại Việt Nam nhưng nó cũng góp phần tạo ra những hướng đi mới trong việc mở rộng thị trường và đa dạng hóa các loại hình dịch vụ. Dịch vụ thuế Môi trường kinh doanh ở Việt Nam còn chưa được hoàn thiện và các chính sách thuế còn chồng chéo nhau hoặc chưa bao phủ hết các mối quan hệ kinh tế. Từ đó mà Ernst & Young Việt Nam đã cung cấp các dịch vụ về thuế cho khách hàng. Với phương châm “Quality in everything we do”, với đội ngũ chuyên gia tư vấn Việt Nam và nước ngoài am hiểu về luật pháp và chế độ ở Việt Nam công ty đang phát triển rất tốt loại hình dịch vụ này. Dịch vụ tư vấn thuế bao gồm nhiều loại hình cụ thể như tư vấn lập báo cáo thuế, tư vấn hướng dẫn xử lý những vướng mắc về thuế, tư vấn về thủ tục xin miễn giảm thuế và hoàn thuế… Mặc dù đây là loại hình dịch vụ còn khá mới mẻ và chiếm một tỉ trọng thấp trong tổng doanh thu của công ty nhưng công ty luôn coi việc cung cấp các loại hình dịch vụ này là loại hình hoạt động lâu dài và mang lại hiệu quả cao trong tương lai. 1.3.2 Thị trường hoạt động Khách hàng của công ty Trong những năm qua, công ty ngày càng thu hút được một lượng khách hàng lớn trên phạm vi cả nước bởi chính uy tín và chất lượng trong những dịch vụ của mình. Số lượng khách hàng thường xuyên hàng năm của công ty lên đến hơn 300 khách hàng và ngày càng có xu hướng tăng lên đặc biệt là trong những năm gần đây. Khách hàng của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (chiếm khoảng 70% lượng khách hàng của công ty), các doanh nghiệp Nhà Nước và các công ty trách nhiệm hữu hạn khác hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam. Các khách hàng quốc tế như: Harley Davidson, Fedex, Eli Lilly, Sanofi – Aventis,UBS, Wal Mart… Các khách hàng trong nước như: Ngân hàng ngoại thương Việt Nam, ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam, ngân hàng phát triển nhà Đồng Bằng Sông Cửu Long, ngân hàng công thương Việt Nam, bảo hiểm Bảo Việt, Phở 24, công ty Kinh Đô … Dưới sự giúp đỡ của Ernst & Young toàn cầu, Ernst & Young Việt Nam đang cố gắng hơn nữa trong việc mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Trong năm vừa qua, Ernst & Young Việt Nam đã kí kết được hợp đồng với các khách hàng ở Lào và Campuchia… Đối thủ cạnh tranh Ernst & Young là một trong các tứ đại gia kiểm toán trên thế giới do đó việc mở rộng thị trường cũng như khẳng định tên tuổi của mình là một điều hết sức quan trọng đối với Ernst & Young toàn cầu và Ernst & Young Việt Nam. Trên thế giới công ty luôn có các đối thủ cạnh tranh tầm cỡ quốc tế như: KPMG, Deloitte, PriceWaterHouseCoopers, Grant Thornton…. Tại Việt Nam, bên cạnh các tên tuổi lớn thì Ernst & Young Việt Nam cũng đang phải cạnh tranh với các công ty nội địa như AASC, V&E, PNT, A&C. ACPA… Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Năm 2007, tổng doanh thu của Ernst & Young toàn cầu đạt hơn 22 tỉ USD, tăng 2,7 tỉ USD so với năm 2006, đạt tốc độ tăng trưởng 15%/năm. Trong đó, lĩnh vực kiểm toán vẫn chứng tỏ là thế mạnh của công ty chiếm tỷ trọng 64% tổng doanh thu, tiếp đến là tư vấn thuế (25%) và cuối cùng là tư vấn doanh nghiệp (11%). Bảng 1: Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh công ty TNHH Ernst & Young toàn cầu Đơn vị: tỉ USD Lĩnh vực hoạt động Năm 2007 % tăng trưởng % tổng doanh thu Kiểm toán 14.530 16 64 Thuế 5.566 18 25 Tư vấn doanh nghiệp 2.463 19 11 Tổng 22.559 15 100 Tổ chức công tác kiểm toán tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam Phương thức áp dụng phần mềm GAM có thể khái quát chương trình kiểm toán của Ernst & Young theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Khái quát chương trình kiểm toán tại công ty Ernst & Young Hoàn thành hồ sơ kiểm toán Chuẩn bị phát hành báo cáo Hoàn thành việc xoát xét và phê duyệt bản tóm tắt Lập Summary review memorandom Soát xét báo cáo tài chính tổng thể Đánh giá lại rủi ro kết hợp ban đầu Tổng cộng các chênh lệch kiểm toán được phát hiện Kết luận và phát hành báo cáo kiểm toán Thực hiện thủ tục kiểm toán tổng quát Thực hiện thủ tục kiểm toán chi tiết ( Leadsheets và audit plan) Cập nhật thông tin về test về ITGCS Cập nhật thông tin từ các trắc nghiệm tuân thủ Thực hiện thủ tục kiểm tra ghi chép sổ sách và các thủ tục bắt buộc dễ xảy ra gian lận Xem xét các sự kiện giữa năm tài chính Thực hiện kiểm toán Chuẩn bị Audit strategies memorandum Thiết kế thủ tục kiểm toán tổng quát Thiết kế trắc nghiệm cơ bản Thiết kế thủ tục kiểm tra về ghi chép sổ sách kế toán và các qui trình bắt buộc khác dễ xảy ra gian lận Thiết kế trắc nghiệm kiểm soát (Test of control) Đánh giá rủi ro kết hợp Đánh giá ITGCS Thiết kế và thực hiện test về ITGCS Tìm hiểu ITGCS Lựa chọn các thủ tục kiểm soát để kiểm tra Thực hiên Walkthroughs Tìm hiểu qui trình nghiệp vụ, các sai sót có thể gặp phải và kiểm soát Họp thảo luận trong nhóm kiểm toán (team planing event) Xây dựng chiến lược và đánh giá rủi ro kiểm toán Tìm hiểu và đánh giá qúa trình FSCP Xác định các khoản mục trọng yếu và các cơ sở quan trọng có liên quan Xác địnhk MP,TE, SAD, và norminal amount Tìm hiểu yêu cầu của dịch vụ, quyết định phạm vi kiểm toán và lập nhóm kiểm toán Lập kế hoạch và nhận diện rủi ro Thảo luận giữa nhóm kiểm toán và khách hàng Nhận diện rủi ro gian lận Đánh giá kiểm soát nội bộ ở mức độ công ty Đánh giá môi trường công nghệ thông tin của khách hàng Tìm hiểu lĩnh vực kinh doanh của khách hàng Như vậy ba bước cơ bản trong kiểm toán là lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán được chi tiết hơn thành bốn bước. Lập kế hoạch và nhận diện rủi ro: Đây là giai đoạn đầu tiên của cuộc kiểm toán và chỉ được thực hiện bởi trưởng nhóm kiểm toán và các cấp cao hơn. Giai đoạn này bao gồm hai bước là xem xét chấp nhận hợp đồng kiểm toán, lập nhóm kiểm toán và lên kế hoạch. Để có thể chấp nhận được hợp đồng kiểm toán thì trưởng nhóm kiểm toán và các cấp cao hơn sẽ xem xét đặc điểm của cuộc kiểm toán trên một số khía cạnh như: Nhận diện lý do kiểm toán của công ty khách hàng. Thảo luận về các điều khoản của hợp đồng. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng và lập kế hoạch kiểm toán. Đây là bước hết sức quan trọng bao gồm: + Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng: các KTV thực hiện thủ tục thu thập thông tin cơ sở và các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng một cách chung nhất. Sau đó KTV tiến hành các thủ tục phân tích đối với các thông tin thu thập được nhằm hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập làm bằng chứng kiểm toán. + Đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ được các kiểm toán viên tiến hành dựa trên 4 yếu tố là môi trường kiểm soát, các thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán và kiểm toán viên nội bộ để nhận diện ra gian lận, rủi ro. + Thông qua phần mềm kiểm toán GAMX, kiểm toán viên có thể ước lượng được PM (mức trọng yếu kế hoạch) cho toàn bộ báo cáo tài chính, TE (sai sót có thể chấp nhận được) được xác định cho từng tài khoản, SAD (tóm tắt chênh lệch kiểm toán) và nominal amount (khoản mục nhỏ). Khi KTV xác định được các chênh lệch kiểm toán trên các khoản mục thì trước tiên kiểm toán viên so sánh chênh lệch này với nominal amount, nếu các chênh lệch này lớn hơn nominal amount thì chúng được tập hợp vào SAD, tổng SAD được so sánh với TE, nếu SAD lớn hơn TE thì những chênh lệch này ảnh hưởng trọng yếu đến tài khoản được kiểm toán, cuối cùng, cộng tổng TE của tất cả các tài khoản để so sánh với PM, nếu tổng TE lớn hơn PM thì những chênh lệch này ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và dựa vào đó thì KTV có thể xác định được những khoản mục mang tính trọng yếu cũng như cơ sở dẫn liệu thích hợp. Lập kế hoạch kiểm toán sơ bộ do các trưởng nhóm kiểm toán và các cấp cao hơn thực hiện dựa vào kết quả thu được từ thủ tục phân tích để xác định rủi ro, trách nhiệm và các trọng tâm cần phải tập trung cho cuộc kiểm toán. Xây dựng chiến lược và đánh giá rủi ro kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán sơ bộ do các trưởng nhóm kiểm toán và các cấp cao hơn thực hiện dựa vào kết quả thu được từ thủ tục phân tích để xác định các trọng tâm cần phải tập trung cho cuộc kiểm toán. Sau khi hướng sự chú ý vào các khoản mục mang tính trọng yếu, kiểm toán viên cần phải: Theo dõi và tìm hiểu qui trình nghiệp vụ, các sai sót có thể xảy ra và kiểm soát chúng bằng cách kiểm tra từ đầu đến cuối (walkthroughs test) hoặc thực hiện thử nghiệm kiểm soát thông qua việc tìm hiểu thông tin kĩ thuật chung của hệ thống kiểm soát (ITGCS) từ đó thiết kế thử nghiệm chi tiết đối với ITGCS và đánh giá chúng. Từ những bước trên thì trưởng nhóm kiểm toán đánh giá được rủi ro kết hợp và có thể thiết kế đựợc thử nghiệm kiểm soát, thủ tục kiểm tra về ghi chép sổ sách kế toán, thiết kế các trắc nghiệm cơ bản và thủ tục kiểm toán tổng quát. Thực hiện kiểm toán Trên cơ sở các kế hoạch lập ra về mặt thời gian, phạm vi tiến hành kiểm toán và dựa trên các thủ tục kiểm toán đã được xây dựng ở các bước trên, công ty đã tiến hành thực hiện một cách toàn diện theo đúng kế hoạch bắt đầu từ việc thực hiện thủ tục kiểm soát để đưa ra mức trọng yếu, rủi ro và thực hiện các thủ tục kiểm toán cơ bản bao gồm các thủ tục phân tích và các thủ tục kiểm tra chi tiết. Kiểm toán viên đã kết hợp giữa kiểm tra chi tiết với tổng hợp, kết hợp giữa tổng hợp với phân tích. Vừa nghiên cứu tổng quan, vừa đi sâu điều tra chọn mẫu, khai thác tối đa những biên bản, những kết luận sẵn có. Kết luận và phát hành báo cáo kiểm toán Kết thúc kiểm toán, trưởng nhóm tiến hành tổng hợp kết quả như tổng cộng các chênh lệch kiểm toán được phát hiện, soát xét báo cáo tài chính một cách tổng thể để chuẩn bị đưa ra bản báo cáo tóm tắt cho người kiểm tra lại. Xem xét các sự kiện diễn ra sau ngày lập báo cáo tài chính. Từ đó, trưởng nhóm kiểm toán có thể đánh giá lại rủi ro kết hợp ban đầu để xem xét những rủi ro này có còn ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính không? Trưởng nhóm kiểm toán cũng là người chịu trách nhiệm lập thư quản lý và Báo cáo kiểm toán trình lên cấp cao hơn để xét duyệt sau đó gửi cho khách hàng. Việc lập báo cáo kiểm toán tuân thủ theo các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và các chuẩn mực quốc tế được Việt Nam chấp thuận. Công việc kiểm toán sau khi kết thúc luôn góp phần làm cho tình hình tài chính của khách hàng trở nên tốt hơn, việc ghi chép sổ sách khoa học hơn. Sau khi công việc kiểm toán kết thúc vẫn có công việc thực hiện sau kiểm toán là đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán, mức độ thỏa mãn của khách hàng với dịch vụ mà công ty cung cấp.Chất lượng công việc của nhân viên được đánh giá theo những tiêu thức khác nhau qua đó đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng đối với cuộc kiểm toán. Kiểm soát chất lượng kiểm toán Để nâng cao uy tín và hình ảnh trên thị trường, với phương châm “Chất lượng trong mọi công việc”, ngay từ khi mới thành lập, công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam đã chú trọng đến việc quản lý chất lượng công tác kiểm toán. Việc kiểm soát chất lượng được thực hiện xuyên suốt cuộc kiểm toán trên nhiều mặt bao gồm tổ chức nhóm kiểm toán, lập kế hoạch, giám sát thực hiện cuộc kiểm toán, kiểm tra kết quả cuộc kiểm toán…thông qua chương trình AQR (audit quality review). Về nhân sự: Trước tiên là trong công tác tuyển dụng, công ty thường xuyên tổ chức các cuộc thi mang tính chuyên nghiệp và đòi hỏi chuyên môn cao thông qua bài thi viết và phỏng vấn trực tiếp với các kiểm toán viên cấp cao. Chương trình đào tạo của công ty được thực hiện chuyên nghiệp, kĩ lưỡng với sự tham gia của các kiểm toán viên trong và ngoài nước trong vòng 2 tuần, tạo tiền đề và nền tảng cho nhân viên trong công việc kiểm toán. Việc lựa chọn KTV cho từng cuộc kiểm toán cũng phải phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người. KTV phải có hiểu biết nhất định về khách hàng, về lĩnh vực mình kiểm toán, về công việc cần thực hiện. Về lập kế hoạch thực hiện kiểm toán: Đây là bước quan trọng nhất, quyết định đến chất lượng cuộc kiểm toán. Căn cứ vào kế hoạch đã đề ra, giám đốc, quản lý cao cấp sẽ giám sát được thời gian và tiến độ thực hiện công việc. Chính vì tầm quan trọng nên lập kế hoạch kiểm toán thường do giám đốc và quản lý cấp cao thực hiện. Quá trình thực hiện cuộc kiểm toán, luôn có sự giám sát và báo cáo tình hình giữa các cấp: trưởng nhóm kiểm toán kiểm tra công việc của các thành viên, sau đó báo cáo lại cho quản lý cấp cao (senior manager), quản lý cấp cao sẽ báo cáo tình hình cho giám đốc bộ phận. Nhờ đó, mọi vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện luôn được cập nhật thường xuyên và được giải quyết kịp thời, đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán. Kết thúc cuộc kiểm toán, kết quả kiểm toán sẽ được kiểm tra, xem xét lại bởi tổng giám đốc (hoặc phó tổng giám đốc) và Giám đốc bộ phận. Ngoài ra còn có một tổng giám đốc (partner) đóng vai trò là người kiểm tra độc lập (Independent Reviewer) sẽ xem xét lại toàn bộ quá trình thực hiện cuộc kiểm toán, kiểm tra toàn bộ các giấy tờ làm việc của nhóm kiểm tóan, cách thức thực hiện cuộc kiểm toán và xem xét kết luận kiểm toán có phù hợp không. Để kiểm soát và nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán, công ty Ernst & Young VN còn thiết lập mạng nội bộ trong đó áp dụng nhiều phần mềm tiện ích trong quá trình kiểm toán, gồm: - Phần mềm GAMx: Tất cả các giấy tờ làm việc đều được đưa lên Gamx. Đây là phần mềm lưu trữ tất cả các file kiểm toán. - Groove Virtual Office: các thành viên trong nhóm kiểm toán có thể trao đổi thông tin, giấy tờ làm việc qua mạng. Bằng việc kết nối vào mạng này, các partners hay quản lý cấp cao luôn kiểm soát được công việc kiểm toán đang diễn ra. - EY/Microstart : Đây là một phần mềm giúp KTV lập kế hoạch chọn mẫu cho các khoản mục trọng yếu. - GAAIT: hướng dẫn thực hiện các thủ tục kiểm toán, giúp KTV luôn thực hiện đúng theo phương pháp kiểm toán đã đề ra. Tổ chức giấy tờ làm việc Giấy tờ làm việc của công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam đều được qui định theo một mẫu chuẩn riêng do Ernst & Young toàn cầu thiết kế. Trong mỗi thủ tục kiểm toán, giấy tờ kiểm toán được thiết kế rất khoa học và dễ hiểu, có thể phản ánh được mọi nội dung cần thiết. Thông thường, một workingpaper gồm các yếu tố: tên khách hàng, năm kiểm toán, tiêu đề của workingpaper, người thực hiện, ngày lập, PBC (Provide by client- nếu là tài liệu do khách hàng cung cấp), ký hiệu (index) của workingpaper. Pbc /NVT ABC co. P-1 Account Payable 14.1.2008 Account balance USD 37.379 USD 2.648 …. USD 50.000 Customer A Customer B …. Total A/R Tại công ty E&Y VN, mỗi phần hành kiểm toán được ký hiệu bằng một ký tự nhất định. Ví dụ: Bảng 2: Bảng kí hiệu các phần hành Phần hành Ký hiệu Tiền C Phải thu khách hàng E Hàng tồn kho F Tài sản cố định K Phải trả người bán P Khi đó, tất cả các giấy tờ làm việc liên quan đến phần hành nào sẽ được ký hiệu bắt đầu bằng chữ cái đó cộng với chỉ số. Các giấy tờ đều được kí hiệu riêng (gọi là Ref) để có thể đối chiếu một cách dễ dàng theo nguyên tắc : Tất cả giấy tờ làm việc tại công ty Errnst & Young Việt Nam đều được lưu trữ dưới cả hai dạng là bản mềm (softcopy) và bản cứng (hardcopy). Thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 7 năm. Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu hết sức quan trọng đối với các công ty kiểm toán và nó được coi như tài sản của công ty. Hồ sơ kiểm toán được phân thành hai loại là hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Bên cạnh đó, các công việc do các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên đều được quản lý đầy đủ trên mạng GAMX do chính những kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán viên lưu lại trong quá trình làm để chia sẻ thông tin, kiến thức, kinh nghiệm cho mọi người trong công ty cũng như phục vụ đắc lực cho công việc kiểm toán mà không phải mất nhiều thời gian. Công ty cử người quản lý và lưu file hồ sơ trong thư viện của Công ty. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUI TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY KIỂM TOÁN ERNST & YOUNG VIỆT NAM THỰC HIỆN 2.1 Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán Ernst & Young thực hiện tại công ty ABC 2.1.1 Lập kế hoạch kiểm toán a. Phân công công việc: Tiến hành kiểm toán tại công ty ABC, công ty Ernst&Young đã cử ra một nhóm kiểm toán gồm 5 người trong đó có một người phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên. b.Xây dựng phương pháp tiếp cận Chu trình tiền lương và nhân viên là chu trình quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính vì vậy để kiểm toán chu trình tiền lương thì đoàn kiểm toán đã xây dựng phương pháp tiếp cận thu thập thông tin nhằm phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó làm căn cứ để xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp. c. Tìm hiểu về khách hàng Thông tin chung và tình hình hoạt động của doanh nghiệp Công ty ABC là một công ty cổ phần hoạt động tại Việt Nam được chính thức thành lập vào ngày 23 tháng 11 năm 20._.04 với số vốn đầu tư trên 600 tỷ đồng. Hoạt động chính trong lĩnh vực thương mại như vui chơi giải trí, cho thuê văn phòng, và kinh doanh siêu thị. Cho đến cuối tháng 11 công ty cổ phần ABC có tổng số 395 nhân viên bao gồm nhân viên kĩ thuật, nhân viên văn phòng và nhân viên của công ty chứng khoán (là công ty con của công ty ABC). Tuy nhiên, lương của nhân viên công ty chứng khoán được coi như một khoản được thanh toán bởi công ty ABC thay mặt cho công ty chứng khoán ABC do đó khoản lương này được ghi nhận vào tài khoản 142 (chi phí trả trước ngắn hạn). Trong suốt năm 2007( tính đến tháng 6 năm 2007), có một vài sự thay đổi lớn trong lực lượng lao động của công ty do chính sách nhân sự mới của công ty. Số lượng lao động tăng lên 140 người để đáp ứng nhu cầu của bộ phận chứng khoán vừa mới được thành lập thay vì phải sử dụng nhân lực chứng khoán từ bên ngoài. Cũng vì thế, trong năm vừa qua, số lượng nhân viên tăng lên 33 người chủ yếu là bộ phận văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu về quản lý. Thêm vào đó, từ tháng 8 năm 2007, công ty chứng khoán ABC ra đời đã tạo ra một sự tăng lên về số lượng nhân viên. Hiện nay, công ty chưa có chiến lược cụ thể nào trong việc tăng lực lượng lao động của công ty. Chính sách lương của công ty: Số giờ lao động qui định là 44 giờ/tuần tức là 5.5 ngày/tuần đối với nhân viên văn phòng và 48 giờ/tuần đối với nhân viên khác. Trưởng phòng của mỗi phòng ban sẽ là người phê duyệt số giờ làm cho nhân viên của họ. Lương của nhân viên văn phòng và nhân viên được tính toán dựa trên số giờ làm việc trên bảng chấm công. Tất cả nhân viên đều được trả lương qua tài khoản ngân hàng và lương sẽ được trả một lần vào ngày đầu tháng ( thường là ngày 7 hàng tháng) do đó rủi ro của việc trả lương không đúng thời gian rất có thể xảy ra, trong quá trình kiểm tra hợp đồng lao động và việc thanh toán lương KTV sẽ chú trọng kiểm tra tính đúng kỳ của việc thanh toán lương. Việc làm thêm giờ chỉ được tính khi có sự yêu cầu làm thêm của trưởng phòng và yêu cầu tính thêm giờ cần có sự phê duyệt của trưởng phòng. Cuối tháng bảng chấm công đã có chữ kí của trưởng phòng sẽ được tập hợp và gửi cho phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ tính lương cho từng người dựa trên hợp đồng lao động, tỉ lệ trả lương và được đưa cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng xem xét lại một lần nữa sau đó đưa cho giám đốc phê duyệt trước khi vào Sổ Cái. Chu trình tiền lương – nhân viên của công ty ABC được mô tả như sau: + Qui trình tuyển dụng Khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lao động, phòng nhân sự sẽ tiến hành các thủ tục từ việc thông báo tuyển dụng, nhận đơn đăng kí, kiểm tra trình độ và phỏng vấn. Khi được nhận vào công ty, mỗi nhân viên sẽ được tham dự một khóa đào tạo trong vòng 1 tháng và nhân viên của công ty sẽ phải trải qua 2 tháng thử việc. + Chính sách đãi ngộ đối với người lao động Hiện tại công ty chưa có chính sách lương thưởng rõ ràng cho nhân viên ngoài việc thưởng tháng lương thứ mười ba được phòng nhân sự tính theo số tháng lao động. + Quản lý nhân viên và ghi nhận thời gian làm việc Nhân viên trong công ty sẽ được quản lý dưới quyền của trưởng các phòng ban thông qua bảng chấm theo dõi thời gian lao động của từng người. Trưởng phòng quản lý số giờ lao động của nhân viên thông qua việc phê chuẩn vào các bảng này hàng tuần. Cuối tháng trưởng phòng sẽ nộp toàn bộ bảng chấm công của từng nhân viên trong phòng ban mình cho bộ phận nhân sự để phòng nhân sự tính lương cho mọi người. + Tính lương Khi nhận được bảng chấm công đã có chữ kí của trưởng phòng, nhân viên tính lương sẽ tính toán tiền lương thông qua phần mềm. Người lao động sẽ được nhận tổng lương gồm: lương cơ bản, lương làm thêm ngoài giờ sau khi trừ đi bảo hiểm xã hội (5% lương cơ bản), bảo hiểm y tế (1% lương cơ bản), thuế thu nhập cá nhân… Chi phí bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế (17%) sẽ được tính toán và đưa vào chi phí lương . Thuế thu nhập cá nhân được tính toán bằng phần mềm của phòng nhân sự và thực hiện theo luật lao động của Việt Nam. Sau khi được tính toán, kiểm tra và phê duyệt bởi trưởng phòng nhân sự (bà Ngọc) và Tổng giám đốc, lương sẽ được trả thông qua dịch vụ rút tiền mặt của ngân hàng. Bên cạnh lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động, chi phí cho nhân viên còn bao gồm các chi phí khác như chi phí đồng phục cho nhân viên, thưởng cho một số cá nhân có thành tích tốt, chi phí đào tạo và các chi phí khác… Kế toán tiền lương dựa trên các chi phí phát sinh từ các phòng ban và phân bổ trực tiếp vào giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. + Khái quát chu trình tiền lương và nhân viên của công ty ABC Chu trình tiền lương và nhân viên của công ty ABC được khái quát như sau: Sơ đồ 4: Chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC Phòng nhân sự Bảng tính thời gian làm việc được phê duyệt bởi trưởng phòng - Thông báo tuyển dụng - Thi và phỏng vấn - Hợp đồng lao động + Thường xuyên + Tạm thời + 1 năm Kiểm soát hàng ngày + Bảng chấm công + Hồ sơ nhân viên + Quyết định tăng lương + Báo cáo làm thêm giờ. + Đơn xin nghỉ - Kiểm tra phê duyệt của cấp trên - Tổng giám đốc phê duyệt Lương hàng tháng - Người lao động kí vào bảng lương - Xác nhận của ngân hàng Trả lương cho người lao động - Kế toán tiền lương phân bổ - Kế toán trưởng phê duyệt - Đưa vào sổ Cái Phân bổ vào chi phí khác d. Thực hiện thủ tục phân tích Thủ tục phân tích được áp dụng cho tất cả các cuộc kiểm toán và tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 “thủ tục phân tích là quá trình đánh giá các thông tin tài chính được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu tài chính và các dữ liệu phi tài chính. Nó bao hàm cả việc so sánh số liệu trên sổ Cái với các số liệu ước tính của KTV”. Để có thể đánh giá một cách sơ bộ và xác định các khoản mục có biến động bất thường, KTV tiến hành thực hiện thủ tục phân tích trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kình doanh thông qua việc phân tích ngang và phân tích dọc. Trước tiên KTV so sánh chi phí lương của năm trước và năm nay trên bảng cân đối kế toán thông qua tài khoản phải trả công nhân viên (tài khoản 334) các khoản trích theo lương ( tài khoản 338) và thuế thu nhập cá nhân và các khoản phải trả phải nộp khác cho người lao động. Bảng 3: Bảng phân tích chi phí lương Chi phí lương Năm 2006 Năm 2007 Năm 2007so với năm 2006 Chênh lệch số tiền Tỉ trọng (%) Lương phải trả CNV 14,824,060,930 15,875,808,750 1,051,747,820 7,09 Các khoản trích theo lương 1,774,981,536 2,040,535,037 265,553,501 15 Thuế thu nhập cá nhân 1,233,001,794 1,088,757,197 (144,244,597) (11,7) Các khoản chi phí khác 730,967,102 1,349,767,496 618,800,394 84,66 Tổng 18,563,011,360 20,354,868,481 1,791,857,121 9.65 Qua bảng so sánh chi phí lương của doanh nghiệp qua hai năm 2006 và 2007 KTV nhận thấy chi phí lương của doanh nghiệp tăng lên 1,791,857,121 tức là tăng 9,65%, sự tăng lên này là do trong năm 2007, công ty mới mở thêm công ty con là công ty chứng khoán ABC nên số lượng nhân viên tăng lên do đó chi phí lương cho số lượng nhân viên mới này là nguyên nhân của việc chi phí lương tăng lên. Bên cạnh đó KTV cũng tiến hành phân tích tỉ lệ tổng chi phí lương trên doanh thu như sau: Bảng 4: Bảng phân tích tổng chi phí lương so với doanh thu Năm Năm 2006 Năm 2007 Tổng chi phí lương 18,563,011,360 20,354,868,481 Doanh thu 131,296,920,200 180,242,544,075 Tổng chi phí lương / doanh thu (%) 14,14 11,29 Như vậy, qua bảng phân tích trên KTV nhận thấy cả doanh thu và tổng chi phí lương của doanh nghiệp đều tăng lên tuy nhiên tỉ lệ tổng chi phí lương/doanh thu của năm 2007 nhỏ hơn năm 2006. Trên cơ sở chính sách lương và qui chế quản lý nhân viên trong công ty đã cho thấy doanh nghiệp đã quản lý chặt chẽ quỹ lương và chi quĩ lương một cách hợp lý, phù hợp với kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, qua việc phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán, KTV rút ra kết luận sự thay đổi trong chi phí lương của doanh nghiệp không có biến động bất thường và sự thay đổi là tương đối hợp lý. e. Xác định mức độ rủi ro chung ảnh hưởng đến quá trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC Công ty ABC là khách hàng thường niên của Ernst & Young Việt Nam nên việc đánh giá hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ không mất nhiều thời gian của KTV. KTV đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên 3 tiêu chí: Quản lý thời gian làm việc của người lao động. Tính lương cho người lao động. Ghi chép phân bổ tiền lương vào chi phí. KTV chọn ra một số phòng ban và xem xét cách quản lý và phê chuẩn thời gian làm việc của nhân viên trong 6 tháng cuối năm thông qua bảng thời gian làm việc của nhân viên được chuyển đến phòng nhân sự vào cuối tháng, bảng tính lương hàng tháng đã có sự phê duyệt của tổng giám đốc. Bảng 5: Soát xét hệ thống KSNB tại công ty ABC Các nghiệp vụ Sai phạm có thể xảy ra Mô tả hệ thống kiểm soát Tình hình thực hiện Thời gian làm việc của người lao động - Thời gian lao động có thể ghi chép không đúng. - Trưởng các bộ phận phòng ban có xem xét phê duyệt bảng chấm công hàng tuần cho các nhân viên của mình hay không. Thời gian lao động lao động được cập nhật hàng ngày trên hệ thống do nhân viên tự làm. Bảng thời gian lao động được in ra và kiểm tra, phê duyệt bởi trưởng phòng để đảm bảo rằng thời gian làm việc thực sự của nhân viên. Thời gian lao động được ghi chép đầy đủ, được phê duyệt đúng thời gian. Tính lương cho người lao động - Lương có thể tính toán không chính xác. - Bảng lương hàng tháng có được xem xét phê duyệt của kế toán trưởng và tổng giám đốc không? Vào cuối tháng, các bảng thời gian lao động của nhân viên đã được phê duyệt của trưởng các phòng ban sẽ được chuyển đến phòng nhân sự để kế toán tiền lương tính lương. Bảng lương tổng hợp của được trưởng phòng kế toán xem xét và chuyển cho tổng giám đốc ký phê duyệt. Lương của nhân viên được tính toán đúng theo qui định trong hợp đồng lao động Ghi chép và phân bổ chi phí tiền lương Chứng từ hàng ngày cũng như các khoản thu chi liên quan đến tiền lương có được xem xét phê duyệt không và do ai? Để đảm bảo chi phí lương được phân bổ đúng tài khoản, kế toán trưởng xem xét chứng từ và phê duyệt vào cuối tháng. Bảng lương hàng tháng đều được kế toán trưởng xem xét, ký phê duyệt. Dựa trên việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên, KTV xác định rủi ro kiểm soát xảy ra các sai phạm trọng yếu ở mức độ thấp vì việc xem xét phê chuẩn đối với các nghiệp vụ tiền lương và nhân viên đều được thực hiện đầy đủ theo đúng qui trình cụ thể của công ty ABC. Bản chất kinh doanh của khách hàng là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, chi phí lương được tính theo số giờ công lao động nên việc tính và trả lương tương đối rõ ràng. Bên cạnh đó, qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV thấy các chi phí lương phát sinh được phê chuẩn đầy đủ, các nghiệp vụ đã ghi chép và phân bổ được xem xét, kí duyệt một cách đầy đủ của kế toán trưởng và giám đốc. Hơn nữa, đây là khách hàng thường niên của công ty, dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước và xem xét các nghiệp vụ bất thường phát sinh trong năm nay ( không có nghiệp vụ bất thường), KTV kết luận rủi ro tiềm tàng trong chu trình tiền lương là thấp. Qua quá trình quan sát, phỏng vấn và xác định được rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát là thấp. Rủi ro kiểm toán chung được xác định cho chu trình tiền lương là trung bình, do đó rủi ro phát hiện tương đối cao, KTV cần phải tập trung thu thập bằng chứng đầy đủ, hợp lý và sát thực nhằm giảm tối đa rủi ro kiểm toán có thể xảy ra. Việc xác định số lượng bằng chứng cần phải thu thập sẽ được KTV thực hiện trong chương trình Micro Start và phần mềm Ernst & Young Random sẽ xác định chính xác những chứng từ, nhân viên nào cần được kiểm tra xem xét kĩ lưỡng. f. Xác định mức trọng yếu MP,TE, SAD Dựa vào phần mềm GAMX, trưởng nhóm kiểm toán – người lập kế hoạch kiểm toán xác định mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính của công ty ABC (PM – mức trọng yếu kế hoạch). Do khách hàng phải chịu sức ép tăng lợi nhuận chuẩn bị cho việc niêm yết chứng khoán trong năm nay nên việc xác định mức trọng yếu này dựa trên cơ sở lợi nhuận sau thuế và phân bổ cho từng chu trình được kiểm toán (TE: mức sai sót có thể chấp nhận được cho từng khoản mục = 50% PM), những chênh lệch xuất hiện trong quá trình kiểm toán nếu nhỏ hơn TE sẽ được tập hợp vào SAD ( mức sai phạm cho tổng các chênh lệch kiểm toán) để xác định mức độ trọng yếu của tổng những chênh lệch này liệu có ảnh hưởng trọng yếu đến chu trình được kiểm toán hay không. Ta có bảng giá trị các ước tính mức độ trọng yếu của KTV như sau Bảng 6: Xác định mức độ trọng yếu cho khoản mục tiền lương Mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính (PM) 6.292.500.000 Mức độ trọng yếu cho khoản mục tiền lương (TE) 3,146,250,000 Mức sai phạm cho tổng các chênh lệch (SAD) 314.625.000 g. Thiết kế chương trình kiểm toán Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định rủi ro kiểm soát, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm toán và tính toán được số lượng bằng chứng cần phải thu thập đối với chu trình tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể bao gồm các thủ tục sau: - Thử nghiệm kiểm soát + Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên Để khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên, KTV thu thập bảng tính lương và bảng chấm công của 12 nhân viên ở các phòng ban khác nhau và của các tháng khác nhau để đảm bảo việc tính lương có chính xác hay không, đồng thời KTV cũng đối chiếu với hợp đồng lao động xem các mức lương và bậc lương, các khoản khấu trừ theo lương có khớp với nhau không. Bên cạnh đó, KTV cũng kiểm tra tính hợp lý trong việc phân bổ chi phí lương vào các tài khoản và kiểm tra sự phê duyệt trong các bảng tính lương có phù hợp với chính sách của công ty hay không. + Khảo sát tiền lương khống Để kiểm tra tiền lương khống thì KTV kiểm tra số giờ lao động khống, do đặc điểm của doanh nghiệp, người theo dõi thời gian lao động và người trả lương cho người lao động được tách biệt rõ ràng, việc thông báo chấm dứt thanh toán cho nhân viên đã kết thúc hợp đồng cho phòng nhân sự được thực hiện tương đối tốt do đó khả năng có nhân viên khống là thấp. Do công ty có tính thêm giờ làm thêm cho người lao động nên khả năng khai tăng số giờ làm thêm rất dễ bị xảy ra. KTV tiến hành kiểm tra việc phê chuẩn của trưởng các phòng ban trong các bảng chấm công đồng thời KTV quan sát tình hình làm thêm giờ của một phòng ban bất kỳ. - Thủ tục phân tích KTV thực hiện phân tích ngang thông qua việc so sánh tổng chi phí lương và số lượng nhân viên của từng tháng trong năm để có một cái nhìn tổng quan về sự biến động của quĩ lương và số lượng nhân viên qua 12 tháng từ đó phát hiện ra những tháng có biến động bất thường. Nếu tổng chi phí lương lớn thì KTV chú trọng vào việc phân bổ chi phí lương xem có thích hợp không. Thử nghiệm kiểm tra chi tiết KTV thực hiện kiểm tra chi tiết chi phí lương trên Sổ Cái các tài khoản 334, 338 và các tài khoản đầu 6 nhằm đảm bảo các mục tiêu: phân loại và trình bày, hiện hữu và phát sinh, chính xác số học ,đầy đủ. + Khớp số liệu với Sổ Cái nhằm đảm bảo mục tiêu chi phí lương được tính toán và kết chuyển đầy đủ, chính xác. KTV liệt kê chi tiết các khoản mục chi phí trên Số Cái các tài khoản chi phí của 12 tháng và kiểm tra chéo tổng của các khoản chi phí này với bảng tính lương xem số liệu có khớp nhau. + Xem xét tính dồn tích của chi phí trên các tài khoản 334,338 và các tài khoản chi phí nhằm đảm bảo mục tiêu chính xác số học, đầy đủ, hiện hữu và phát sinh. 2.1.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán 2.1.2.1 Thực hiện thủ tục kiểm soát Thực hiện khảo sát tổng quan chu trình tiền lương nhân viên và khảo sát tiền lương khống, KTV chọn ngẫu nhiên 12 nhân viên ở các phòng ban khác nhau từ bảng tính lương và bảng chấm công để xem xét: Đảm bảo tiền lương cơ bản của từng nhân viên khớp với hợp đồng lao động và chính sách tăng lương có chữ kí phê duyệt của Tổng Giám Đốc. Bảng theo dõi thời gian lao động và yêu cầu làm thêm giờ phải có chữ kí phê duyệt của trưởng các phòng ban. Đối chiếu giữa bảng thanh toán lương ròng cho người lao động phải khớp với tài khoản ngân hàng của từng người. KTV đã tổng hợp kết quả kiểm tra vào bảng sau: Bảng 7: Khảo sát các thủ tục kiểm soát tại công ty ABC STT Họ tên nhân viên Phòng ban Ngày bắt đầu Lương cơ bản Trợ cấp khác Lương ròng tháng Hợp đồng và quyết định tăng lương Bảng chấm công Bảng tính lương Hóa đơn chuyển khoản được phê duyệt bởi kế toán trưởng Hóa đơn chứng từ chung Chung Trưởng phòng Kế toán trưởng Tổng giám đốc Người lập Kiểm sóat Kế toán trưởng 1 A Đâu tư 7.11.07 5,500,000 5,315,000 12.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 2 B Kế toán 6.8.06 4,000,000 3,865,000 1.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 3 C Kĩ thuật 11.4.06 3,500,000 3,365,000 8.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 4 D Kinh doanh 6.7.07 5,000,000 4,865,000 9.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 5 E Bảo vệ 25.9.05 2,000,000 1,865,000 3.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 6 F Hành chính 10.5.06 3,000,000 2,865,000 6.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 7 G Marketing 28.4.05 5,060,000 4,919,000 10.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 8 H Chứng khoán 26.8.04 5,500,000 5,315,000 11.07 Có Có Có Có Có Có Có Có Qua bảng trên KTV thấy các thủ tục kiểm soát nội bộ của công ty được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ từ đó KTV rút ra kết luận hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ABC là hiệu quả, rủi ro kiểm soát ở mức thấp. 2.1.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích cơ bản Sau khi thu thập đầy đủ các chứng từ, thông tin và các chính sách liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ chung cúa công ty, KTV bắt đầu thực hiện thủ tục phân tích thông qua việc so sánh tiền lương trung bình của một nhân viên và số lượng nhân viên qua 12 tháng trong năm nhằm đảm bảo tiền lương nhân viên trong công ty ABC là hợp lý. Như vậy công việc cần làm là thu thập bảng danh sách nhân viên hàng tháng của công ty để thực hiện việc tính lương trung bình của nhân viên và theo dõi sự biến động số lượng nhân viên trong công ty. Biểu đồ 1: Biểu đồ phân tích thu nhập và tình hình biến động của nhân viên tại công ty ABC Nhìn chung chí phí tiền lương biến động cùng với số lượng nhân viên. Cụ thể trong tháng 1 chi phí tiền lương thấp hơn so với các tháng khác vì trên thực tế trong tháng 1 công ty mở thêm dịch vụ chứng khoán và sau đó dịch vụ này đã được tách ra thành một bộ phận chứng khoán của công ty ABC vào tháng 2 với trên 130 nhân viên chứng khoán. Bên cạnh đó, có một sự tăng lên nhỏ trong chi phí tiền lương từ tháng 4 vì công ty bắt đầu thực hiện chính sách tăng lương mới (lương cơ bản tăng từ 750 nghìn lên 900 nghìn và khoản trợ cấp thêm cho nhân viên đã được KTV kiểm tra trên quyết định phê duyệt của ban giám đốc) đối với công ty chứng khoán. Trong tháng tiếp theo có một biến động nhỏ trong chi phí tiền lương là do một số nhân viên nghỉ việc và nghỉ thai sản. - So sánh với kỳ trước, chi phí tiền lương tăng gần gấp đôi: + Giá vốn hàng bán: tăng 84% do việc thành lập phòng chứng khoán từ tháng 2 năm 2007 + Chi phí bán hàng: tăng 210% do bộ phận quan hệ khách hàng mới chỉ được thành lập từ tháng 10 năm 2006 và số lượng nhân viên năm nay tăng gấp đôi so với năm 2006. + Chi phí quản lý chung: tăng 58% do dự tăng lên đột ngột (gần gấp đôi) về số lượng nhân viên văn phòng ( nhằm đáp ứng được yêu cầu của dự án quản lý). Bên cạnh đó, tỉ lệ trả lương cho nhân viên tăng mà chủ yếu là bộ phận văn phòng. Từ tháng 7 đến tháng 8 có xu hướng tăng lên về số lượng nhân viên do công ty mở thêm công ty chứng khoán ABC bao gồm 2 chi nhánh Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, tình hình này khá ổn định trong những tháng tiếp theo. Từ tháng 10 đến tháng 11, số lượng nhân viên tăng lên tuy nhiên những nhân viên mới thì chưa được tính bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội do đó mà chi phí lương của công ty không tăng lên trong 2 tháng này. Từ tháng 11 đến tháng 12 có một sự tăng lên đáng kể về số lượng nhân viên của công ty chứng khoán ABC của cả 2 chi nhánh Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, do vậy mà tổng chi phí lương có xu hướng tăng lên. Như vậy thông qua thủ tục phân tích kết hợp với chính sách lương và hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty nhận thấy không có một biến động nào bất thường xảy ra trong qui trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC. Ngoài việc thực hiện thủ tục phân tích tiền lương và nhân viên trong suốt 12 tháng năm 2007, KTV còn thực hiện thủ tục phân tích đối với thuế thu nhập cá nhân tại công ty ABC bằng cách thu thập số liệu thuế thu nhập cá nhân của các phòng ban trong 2 tháng là tháng 9 và tháng 10. Bảng 8: Bảng phân tích thuế thu nhập cá nhân của công ty ABC tháng 9, 10 Tháng Phòng ban Thuế thu nhập cá nhân(PIT) 9 Chứng khoán 1,000,000 Kĩ thuật Văn phòng 89,686,012 Xử lý rác thải Tổng 90,686,012 10 Chứng khoán Kĩ thuật 1,250,000 Văn phòng 92,152,393 Xử lý rác thải Tổng 93,402,393 Thuế thu nhập cá nhân trung bình: 92,044,202 Dự toán thuế thu nhập cá nhân trong 6 tháng 552,265,212 Số liệu theo sổ cái 468,699,516 Chênh lệch 83,565,696 Trong đó: PIT của công ty chứng khoán 71,654,715 PIT của công ty quản lý quĩ 3,088,889 => Chênh lệch còn lại 8,822,095 Tóm lại khoản chênh lệch này tương đối nhỏ, không trọng yếu do đó có thể kết luận là thuế thu nhập cá nhân tại công ty ABC được trình bày một cách hợp lý. 2.1.2.2 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Sau khi thực hiện thủ tục phân tích và đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV đã có được những kết luận sơ bộ về qui trình hạch toán tại công ty là phù hợp với nguyên tắc kế toán và được thực hiện đúng theo chính sách của công ty ABC. Để kiểm tra tính trung thực và hợp lý của qui trình lương và nhân viên tại công ty ABC, KTV tiến hành thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết về tiền lương và các khoản trích theo lương bằng cách thu thập bảng lương chi tiết của ít nhất 5 nhân viên và xem xét tính dồn tích trong tài khoản phải trả công nhân viên và các tài khoản chi phí. Khớp số liệu với Sổ Cái: Với mục tiêu đảm bảo các khoản chi phí lương được cộng và chuyển sổ chính xác, KTV thu thập bảng lương, bảng chi tiết chi phí tiền lương hàng tháng trong sổ cái và so sánh tổng chi phí lương hàng tháng với bảng lương. Bảng 9: Bảng kiểm tra chi tiết kết chuyển chi phí tiền lương lên sổ cái Tháng TB Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý chung Tổng cộng trên cân đối Theo bảng lương Chi phí lương Phải trả CNV 1 320,484,525 208,595,919 535,065,352 1,064,145,796 1,097,813,241 854,149,087 2 676,733,108 374,149,501 688,820,699 1,739,703,308 1,364,506,463 1,250,045,667 3 619,860,881 221,395,585 676,594,909 1,517,851,375 1,393,744,633 1,164,613,343 4 622,123,794 286,608,483 731,898,297 1,640,630,574 1,592,456,574 1,347,751,190 5 582,446,563 223,359,159 900,770,329 1,706,576,051 1,575,396,360 1,378,759,587 6 482,831,400 145,187,031 984,580,148 1,612,598,579 1,423,856,759 1,345,637,784 7 537,122,320 189,064,798 873,341,144 1,599,528,262 1,561,018,400 1,303,278,283 8 583,849,871 161,518,370 858,411,205 1,603,779,446 1,526,713,072 1,277,360,713 9 531,003,504 189,809,271 1,081,684,726 1,802,497,501 1,624,050,941 1,356,015,319 10 554,131,084 162,182,259 1,050,570,398 1,766,883,741 1,740,289,611 1,454,090,264 11 580,722,067 204,767,158 1,179,536,054 1,965,025,279 1,883,503,485 1,567,906,576 12 759,614,925 201,162,824 1,374,870,820 2,335,648,569 2,001,951,577 1,664,585,879 6 tháng cuối 3,546,443,771 1,108,504,680 6,418,414,347 11,073,362,798 10,337,527,086 8,623,237,033 Tổng 6,850,924,042 2,567,800,358 10,936,144,081 20,354,868,481 18,785,301,115 15,964,193,691 Do số liệu của 6 tháng đầu năm đã được kiểm toán nên KTV chú trọng vào việc kiểm tra số liệu của 6 tháng cuối năm. Theo bảng lương thì tổng chi phí lương chỉ bao gồm tiền lương phải trả cho công nhân viên ( lương cơ bản và thu nhập khác), thuế thu nhập cá nhân và các khoản trích theo lương ( bao gồm 13% bảo hiểm xã hội, 2% kinh phí công đoàn và 2% bảo hiểm y tế) mà không bao gồm các khoản chi phí khác (đồng phục, phí đào tạo…) cho cán bộ công nhân viên => Chênh lệch = 11,073,362,798 – 10,337,527,086 = 735,835,712 Khoản chênh lệch này bao gồm các chi phi: Đồng phục cho nhân viên: 186,942,653 Chi phí khác cho nhân viên: 547,645,210 Chênh lệch còn lại: 1,247,849 Chênh lệch này nhỏ hơn SAD nên phần chênh lệch này là không trọng yếu chứng tỏ tài khoản phải trả công nhân viên được trình bày không có sai phạm trọng yếu. Xem xét tính dồn tích của chi phí trên cơ sở kiểm tra chi tiết các tài khoản (TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 642, TK 641) Tài khoản 334: Với mục tiêu đảm bảo tính trung thực của tài khoản phải trả công nhân viên, KTV tiến hành chọn một số nhân viên trong các phòng ban đồng thời thu thập hợp đồng lao động, bảng lương, các khoản phải trả công nhân viên, ủy nhiệm chi và phiếu chuyển khoản ngân hàng. Chi tiết trên tài khoản 334, ta có: Số dư đầu kì: 1,345,637,786 Nợ 9,970,060,937 Có 9,262,005,696 Số dư cuối kì: 2,053,693,027 KTV xem xét số liệu bên nợ của tài khoản 334 Trên cân đối thì khoản tiền thanh toán cho nhân viên: 9,970,060,937 Lương đã trả cho công nhân viên 8,623,237,033 công ty ABC ( theo bảng lương) Chênh lệch : 1,346,823,904 (a) Qua việc đối chiếu giữa bảng lương và số liệu trên tài khoản 142, KTV thấy trong phần chênh lệch này bao gồm: Lương của nhân viên công ty chứng khoán ABC : 1,330,620,978 Lương của công ty quản lý quĩ ABC : 44,800,000 Tổng 1,375,420,978 (b) Chênh lệch ròng (a) – (b) = (28,597,073) Tóm lại, khoản chênh lệch này không trọng yếu như vậy bên nợ của tài khoản 334 được trình bày một cách hợp lý. KTV xem xét số liệu bên có của tài khoản 334 bằng việc thu thập tài liệu hợp đồng lao động, bảng lương và ủy nhiệm chi liên quan đến việc thanh toán lương trong tháng 7,8,9,10 và 11 năm 2007. Bảng 10: Chi tiết phát sinh bên có của tài khoản 334 Ngày tháng Mã chứng từ Nghiệp vụ Số tiền Tài liệu liên quan Hợp đồng ủy nhiệm chi Bảng lương Tài liêu khác 2/8/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 7/07 1,052,407,058 Có Có Có Có 31/8/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 8/07 1,112,681,214 Có Có Có Có 4/10/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 9/07 1,213,695,276 Có Có Có Có 5/11/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 10/07 1,399,832,577 Có Có Có Có 5/12/2007 BN-ABC TT lương NV tháng 11/07 1,685,911,669 Có Có Có Có Bảng trên cho thấy việc thanh toán lương cho công nhân viên công ty được thực hiện đúng và đủ trong hợp đồng, bảng tính lương và ủy nhiệm chi cho thấy bên nợ của tài khoản 334 được trình bày một cách đúng đắn. Tóm lại tài khoản 334 được trình bày một cách trung thực và hợp lý. Tài khoản 338: Với mục tiêu đảm bảo tính trung thực của tài khoản bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội, KTV thực hiện kiểm tra chi tiết số liệu của tài khoản bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội trong 6 tháng cuối năm (số liệu 6 tháng đầu năm đã được kiểm toán) như sau Bảng 11: Bảng liệt kê BHXH, BHYT 6 tháng cuối năm 2007 Tháng Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo bảng tính lương Tổng số nhân viên 7 168,518,010 353 8 168,262,710 339 9 176,549,610 347 10 191,552,510 352 11 202,065,810 354 12 210,692,410 343 Tổng 1,117,641,060 2,088 Theo cân đối (không bao gồm chi phí của nhân viên công ty chứng khoán) 1,110,051,060 Chênh lệch (7,590,000) Nhìn chung chi phí bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế dao động theo số lượng nhân viên, khoản chênh lệch giữa số liệu được kiểm toán và số liệu trên cân đối không trọng yếu nên có thể kết luận tài khoản chi phí bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế được trình bày một cách trung thực và hợp lý. Tài khoản chi phí (các tài khoản đầu 6) Với mục tiêu bảo đảm không có sai phạm trọng yếu trong tài khoản trong chi phí lương, KTV thu thập chi tiết chi phí lương của tài khoản giá vốn, tài khoản chi phí bán hàng và tài khoản chi phí quản lý chung. Sau đó, KTV xem xét các khoản lương thưởng cho nhân viên công ty tuy nhiên công ty ABC không có bất kì một khoản lương thưởng nào. KTV đã tổng hợp bảng chi tiết số liệu trong các tài khoản chi phí được tập hợp từ bảng tính lương và số liệu đã được kiểm toán của tài khoản 334, tài khoản 338 và thuế thu nhập cá nhân của nhân viên trong công ty ABC. Bảng 12: Bảng chi tiết số liệu các tài khoản chi phí 6 tháng cuối năm Số liệu kiểm toán 300607 Số liệu chưa được kiểm toán 311207 Số liệu kiểm toán 311207 Giá vốn hàng bán Chi phí tiền lương trong giờ 2,524,337,268 2,733,356,516 2,733,356,516 Chi phí tiền lương thêm giờ 143,899,393 69,857,118 69,857,118 Chi phí thuế thu nhập cá nhân 143,136,035 20,871,973 20,871,973 Chi phí BHYT, BHXH 327,181,575 410,603,160 410,603,160 Trang phục, bảo hộ lao động 10,090,000 156,679,400 156,679,400 Chi khác cho CBNV 155,836,000 155,075,604 155,075,604 Tổng 3,304,480,271 3,546,443,771 3,546,443,771 Chí phí bán hàng - Chi phí tiền lương trong giờ BP bán hàng & marketing 1,174,858,434 895,880,328 895,880,328 - Chi phí lương thêm giờ BP bán hàng & marketing 12,254,076 18,371,892 18,371,892 - Thuế TNCN BP quản lý bán hàng & marketing 89,497,551 75,732,360 75,732,360 - Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ BP bán hàng & marketing 146,877,753 116,810,100 116,810,100 - Chi phí đồng phục, BHLĐ cho NV bán hàng 0 0 0 - Chi phí khác cho CBNV bán hàng & marketing 35,807,864 1,710,000 1,710,000 Tổng 1,459,295,678 1,108,504,680 1,108,504,680 Chi phí quản lý Chi phí lương trong giờ BP văn phòng 3,475,582,000 4,817,097,927 4,817,097,927 Chi phí lương thêm giờ BP văn phòng 81,099,296 101,876,179 101,876,179 Thuế TNCN BP văn phòng 383,867,31._.u thủ tục hơn. Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ công ty XYZ cũng phức tạp hơn do số lượng nhân viên và các bộ phận trong công ty có chính sách lương riêng biệt cho nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng và công nhân sản xuất. Nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty XYZ, ngoài việc theo dõi qui trình quản lý và phê duyệt thời gian làm việc của nhân viên như công ty ABC, KTV phải tập trung vào việc kiểm tra cách thức quản lý, phê duyệt số lượng sản phẩm của công nhân ở bộ phận sản xuất để tính lương cho công nhân ở bộ phận sản xuất. Trong khi đó, công ty ABC có quy trình hoạt động đơn giản hơn, việc lập kế hoạch cũng đơn giản hơn do chính sách lương của công ty là trả lương cho tất cả nhân viên theo thời gian làm việc. Trong khi xây dựng chương trình kiểm toán cụ thể cho công ty XYZ, KTV phải chú trọng đến những khoản trợ cấp lương hưu và việc thanh toán những khoản này. Trong khi ở công ty ABC, chương trình kiểm toán cho kiểm tra chi tiết được xây dựng tương đối kỹ do trong năm 2007, công ty ABC có thành lập công ty con là công ty chứng khoán ABC nên việc tuyển dụng và thanh toán lương cần phải được chú trọng. Thực hiện kế hoạch kiểm toán Trước tiên là qui trình thực hiện thủ tục kiểm soát, do công ty XYZ có những khoản trợ cấp cho nhân viên nên đòi hỏi KTV phải kiểm tra tính hợp lý, sự phê duyệt của nhưng khoản trợ cấp này tại công ty XYZ trong khi ở công ty ABC KTV không phải kiểm tra những khoản này. Quá trình thực hiện thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên ở công ty XYZ đòi hỏi mất nhiều thời gian do hệ thống thông tin phức tạp bao gồm chi phí lương cho nhiều bộ phận trong khi việc thực hiện thủ tục phân tích tiền lương tại công ty ABC tương đối đơn giản. Bên cạnh đó việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết tại công ty XYZ lại phức tạp hơn so với công ty ABC do công ty có 2 chi nhánh là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, thành phần chi phí lương cũng phức tạp và đa dạng hơn. Tuy nhiên, công ty ABC có hai công ty con là công ty chứng khoán ABC và công ty quản lý quĩ ABC nên việc kiểm tra chi tiết đòi hỏi mất nhiều thời gian và nhiều công đoạn hơn. Nhìn chung, qua việc so sánh một số điểm cơ bản trong quá trình kiểm toán chu trình tiền lương của hai khách hàng cho thấy công ty Ernst & Young đã áp dụng một cách linh hoạt phương pháp kiểm toán đối với từng khách hàng cụ thể. Cũng chính nhờ cách thực hiện một cách khoa học và sáng tạo đã mang lại chất lượng kiểm toán và uy tín cho Ernst & Young Việt Nam. Kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, ngoài việc soát xét giấy tờ làm việc, xem xét các bằng chứng kiểm toán, phát hành báo kiểm toán và thư quản lý tại cả hai công ty ABC và XYZ thì KTV còn tiến hành xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán tại công ty XYZ tuy nhiên các sự kiện này không làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. 2.4 Khái quát qui trình chung kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty Ernst & Young Việt Nam Sau khi tìm hiểu về kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai khách hàng của Ernst & Young Việt Nam là công ty ABC và công ty XYZ, ta có thể khái quát qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên của công ty Ernst & Young Việt Nam qua 4 bước như sau: Bước 1: Tìm hiểu thông tin chung và thu thập chính sách lương của khách hàng đồng thời đánh giá ban đầu về rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu. Công việc này được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Việc tìm hiểu thông tin chung và chính sách lương của khách hàng giúp cho KTV hiểu rõ về hoạt động của chu trình từ đó giúp cho việc xác định mục tiêu kiểm toán và những đánh giá ban đầu về rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu một cách sát thực làm cơ sở cho việc thiết kế các thử nghiệm cơ bản. KTV tiến hành tìm hiểu chu trình trên các khía cạnh sau: Thứ nhất để hiểu rõ chu trình tiền lương và nhân viên, KTV phải tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng như những rủi ro mà khách hàng có thể gặp phải trong quá trình kinh doanh. Từ đó KTV có thể xác định được các nhóm nghiệp vụ chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của khách hàng. Việc thu thập chính sách lương của khách hàng giúp cho KTV có được hiểu biết cơ bản về qui trinh tiền lương và nhân viên của khách hàng, qui trình tuyển dụng, cách thức tính lương, trả lương, khả năng quản lý chi phí lương và số lượng nhân viên của khách hàng. Như vậy, KTV biết được những khó khăn trước mắt và rủi ro tiềm tàng trong các nhóm nghiệp vụ chính của chu trình. Đây cũng là cơ sở cho sự phân tích sau này về tính hợp lý chung trong biến động của các khoản mục trong chu trình. Trong bước này KTV xác định các rủi ro kiểm toán, đánh giá rủi ro tiềm tàng gắn liền với bản chất kinh doanh của khách hàng và kết hợp với rủi ro kiểm soát ( đã được đánh giá sơ bộ qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ) từ đó KTV xác định rủi ro phát hiện. Sau đó, KTV xác định mức độ trọng yếu PM, TE, SAD, norminal amount, việc xác định này thường dựa trên cơ sở là lợi nhuận kế toán trước thuế, đối với doanh nghiệp nào có sự biến động doanh thu nhiều thì xác định mức độ trọng yếu sẽ dựa trên doanh thu của khách hàng. Thứ hai, sau khi có được hiểu biết ban đầu về khách hàng, KTV tiến hành tìm hiểu sâu hơn về hoạt động của chu trình, các thủ tục kiểm soát được áp dụng trong chu trình và đưa ra đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc tìm hiểu và đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ sở quan trọng cho KTV trong việc thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể. Bước 2: Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể Nếu rủi ro xảy ra các sai phạm trọng yếu được đánh giá ở mức thấp và trung bình thì KTV sẽ tập trung vào việc thiết kế thử nghiệm kiểm soát nhàm đánh giá lại nhận định ban đầu Tiếp đến, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao thì KTV sẽ tập trung vào việc thực hiện thủ nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết. Trong chu trình tiền lương và nhân viên, thủ tục phân tích tập trung vào việc phân tích lương nhân viên trong 12 tháng và sự biến động về số lượng nhân viên để tìm ra những biến động bất thường. Thủ tục kiểm tra chi tiết sẽ được lên kế hoạch cho từng khoản mục như khoản mục chi phí lương, lương phải trả công nhân viên và các khoản trích theo lương. Ngoài ra, để kiểm tra chi tiết tính hợp lý của chi phí lương, KTV thường chọn ít nhất 5 nhân viên trong công ty thực hiện đối chiếu chi tiết tiền lương, các khoản trích theo lương và các khoản chi phí khác nếu có. Bước 3: Thực hiện chương trình kiểm toán Thực hiện chương trình kiểm toán bao gồm thử nghiệm kiểm soát, thử nghiệm cơ bản (thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết) Thực hiện thủ tục kiểm soát: KTV tiến hành thu thập những hồ sơ, chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, việc tính lương và trả lương cho nhân viên, ngoài ra KTV còn phỏng vấn các nhân viên liên quan, quan sát việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, xem xét bảng lương, bảng theo dõi thời gian lao động để tìm thấy dấu hiệu của thủ tục kiểm soát (dấu vết của sự phê duyệt) nhằm khẳng định tính đáng tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thực hiện thử nghiệm cơ bản bao gồm thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết trong đó: Thủ tục phân tích được thực hiện trên số tiền lương của công ty qua các tháng đồng thời tiến hành phân tích số lượng nhân viên, công việc phân tích còn được thực hiện thông qua việc so sánh tiền lương trung bình của nhân viên năm nay so với năm trước nhằm đảm bảo mức độ hợp lý trên khoản mục tiền lương. Thủ tục kiểm tra chi tiết được áp dụng cho các khoản mục chi phí lương như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, bên cạnh đó, các khoản trích theo lương, thưởng và thuế thu nhập cá nhân cũng được Ernst & Young tiến hành kiểm tra chi tiết. Thông thường KTV chọn mẫu xác suất 5 nhân viên và tính toán lại tiền lương theo đúng hợp đồng lao động và chính sách tăng lương, thưởng cho nhân viên trong công ty. Sau đó KTV thực hiện đối chiếu lại những số liệu này với tài khoản phải trả công nhân viên ( tính hiện hữu và phát sinh), bảng lương (tính chính xác số học), tài khoản chi phí lương ( kết chuyển và vào sổ đúng), báo cáo chuyển khoản của ngân hàng (tính đúng kì). Các kết quả kiểm tra trên được kết hợp, đối chiếu và bổ sung cho nhau nhằm thu được bằng chứng có hiệu lực nhất. Bước 4: Kết thúc kiểm toán KTV tổng hợp bút toán điều chỉnh và các chênh lệch giữa số liệu của KTV với khách hàng vào SAD ( summary of audit differences), lập bảng tổng hợp sau điều chỉnh và cung cấp cho trưởng nhóm kiểm toán phục vụ cho việc phát hành báo cáo kiểm toán. KTV trưởng tổng hợp số liệu , soát xét lại giấy tờ làm việc xem có trình bày đúng và đủ không. Bên cạnh đó, KTV xem xét lại các bằng chứng thu thập được xem có đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực hay không. Công việc này rất quan trọng nhằm thống nhất giữa bằng chứng, giấy tờ làm việc với ý kiến kiểm toán mà kiểm toán viên đưa ra về tính trung thực và hợp lý của các khoản mục trong của các khoản mục, nghiệp vụ trong chu trình. Cuối cùng kiểm toán viên xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán, các kết luận kiểm toán có thể được sửa đổi sau khi các sự kiện này ảnh hưởng trọng yếu đến khoản mục tiền lương và nhân viên. Ta có thể khái quát qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do Ernst & Young thực hiện qua sơ đồ sau: Thực hiện thủ tục phân tích So sánh sự biến động của tiền lương và nhân viên qua các tháng và các niên độ Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Kiểm tra số phát sinh tăng và số phát sinh giảm của các khoản mục chi phí lương, phải trả CNV, các khoản trích theo lương, thuế thu nhập cá nhân Kiểm tra tình hình trả lương cho nhân viên thông qua bảng lương, phiếu đề nghị thanh toán, báo cáo chuyển khoản của ngân hàng. Sơ đồ 5: Tóm tắt qui trình kiểm toán tiền lương và nhân viên của công ty Ernst & Young Kết thúc kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán - Phân công công việc cho nhóm kiểm toán - Xây dựng phương pháp tiếp cận - Tìm hiểu về khách hàng - Xác định PM, TE, SAD - Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. - Thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể Thực hiện chương trình kiểm toán Tổng hợp kết quả và các chênh lệch Soát xét giấy tờ làm việc và xem xét lại các bằng chứng kiểm toán Xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ. Đưa ra ý kiến kiểm toán, phát hành thư quản lý và báo cáo kiểm toán CHƯƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TY ERNST & YOUNG VIỆT NAM NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN. 3.1 Nhận xét về qui trình chung Như đã trình bày ở trên, chu trình tiền lương và nhân viên có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó có ảnh hưởng lớn đến các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của người lao động. Do đó kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, nó thể hiện chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp qua chính sách đãi ngộ, tuyển dụng nhân viên và điều hành chi phí của doanh nghiệp. Chu trình tiền lương và nhân viên tuy là chu trình mang tính rủi ro thấp nhưng việc kiểm toán chu trình này tương đối phức tạp và mất nhiều thời gian đặc biệt là trong công tác thu thập thông tin về chính sách lương và nhân viên của doanh nghiệp. Kiểm toán chu trình tiền lương là hết sức cần thiết và hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên nói chung không chỉ cần sự nỗ lực của công ty kiểm toán mà còn ở các cơ quan chức năng và bản thân doanh nghiệp như việc đề ra hanh lang pháp lý cho hoạt động kiểm toán và ban hành đầy đủ các chuẩn mực Kế toán và Kiểm toán cũng như việc áp dụng và tuân theo các qui định đó tại doanh nghiệp. Nhìn chung, tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam, kiểm toán qui trình tiền lương và nhân viên được thực hiện một cách khoa học, đầy đủ, tuân thủ chặt chẽ chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các chuẩn mực kiểm toán quốc tế. Việc có một qui trình kiểm toán hiệu quả là lợi thế rất lớn cho các công ty kiểm toán trong vấn đề giảm rủi ro kiểm toán, tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo uy tín cho công ty trên thị trường tài chính. Qui trình kiểm toán tiền lương của Ernst & Young được thực hiện chặt chẽ theo ba giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. 3.2 Nhận xét riêng về phần hành Từ thực tiễn kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính tại hai công ty ABC và XYZ đã cho thấy việc thực hiện kiẻm toán chu trình tiền lương và nhân viên được tuân thủ một cách thống nhất, chặt chẽ theo các hướng dẫn trong chương trình kiểm toán và theo phần mềm GAM. Tuy nhiên do khách hàng có đặc điểm kinh doanh khác nhau do đó họ có chính sách lương và hệ thống nhân viên khác nhau nên KTV có sự vận dụng linh hoạt chương trình kiểm toán chung vào từng hoàn cảnh cụ thể để có thể đạt hiệu quả một cách tốt nhất. Qua quá tình tìm hiểu kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại hai công ty ABC và XYZ do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện, em có một số nhận xét như sau: 3.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn hết sức quan trọng trước khi tiến hành kiểm toán bât cứ một chu trình nào nên công việc lập kế hoạch là do trưởng nhóm kiểm toán hoặc những người có nhiều kinh nghiệm lập ra nhằm lên kế hoạch cho tất cả các bước công việc từ việc phân công công việc đến việc lên chương trình kiểm toán một cách chi tiết. Sau khi kí kết hợp đồng với khách hàng, thông thường trước khi bắt đầu thực hiện kiểm toán với khách hàng, công ty sẽ cử ra một người liên lạc trước với khách hàng về ngày bắt đầu đến kiểm toán và đưa cho khách hàng một bản danh sách các tài liệu mà khách hàng cần cung cấp cho kiểm toán. Bắt đầu từ công việc tiếp cận với khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới của công ty được công ty rất coi trọng vì đây là bước đầu tiên tạo ấn tượng và niềm tin cho khách hàng. Thông thường tùy theo qui mô của công ty hay dự án mà nhóm kiểm toán được cử đi sẽ gồm có bao nhiêu người trong đó có một chủ nhiệm kiểm toán là người có kinh nghiệm hoặc là người có kinh nghiệm kiểm toán khách hàng này từ các năm trước, người này cũng là người có trách nhiệm giám sát cuộc kiểm toán từ đầu đến cuối và sẽ có từ một đến hai người phụ trách kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên và được chia thành hai phần: phần đầu (interim) và phần cuối (final) Ngay từ ban đầu khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV đã phải thực hiện công việc phỏng vấn bộ phận nhân sự để thu thập thông tin về các chính sách lương thưởng, qui trình tuyển dụng và chính sách tăng lương của Ban Giám Đốc. Cụ thể trong hai công ty ABC và XYZ, Ernst & Young đều phân công nhóm kiểm toán từ 5 đến 10 người trong đó người trưởng nhóm kiểm toán là các kiểm toán viên cấp cao và trợ lý kiểm toán là những người có kinh nghiệm kiểm toán trên hai năm trở lên. Đặc biệt là kiểm toán báo cáo tài chính công ty XYZ là khách hàng mới của công ty nhưng việc thu thập tài liệu rất đầy đủ và không bị mất nhiều thời gian do nhóm kiểm toán là những người giàu kinh nghiệm và thực hiện phỏng vấn khách hàng rất tốt. Công ty còn thực hiện việc ước lượng mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính (PM) và phân bổ cho từng khoản mục trên báo cáo tài chính (TE và SAD). Việc xác định này được thực hiện dựa trên nhiều cơ sở tùy thuộc vào bản chất và động cơ của công ty trong từng thời kỳ ( ví dụ: lợi nhuận trước thuế, doanh thu thuần….) Qua việc thực hiện phỏng vấn, điều tra các chính sách và quan sát việc áp dụng các chính sách trong doanh nghiệp, KTV có thể đánh giá một cách sát thực những rủi ro có thể xảy ra tập trung chủ yếu vào nhóm nghiệp vụ nào cũng như đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Kế hoạch kiểm toán tổng quát sẽ được gửi trước cho khách hàng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa khách hàng và kiểm toán. Tóm lại, công tác lập kế hoạch của công ty Ernst & Young được thực hiện hết sức cẩn thận, khoa học và chặt chẽ tạo tiền đề thuận lợi cho việc thực hiện kiểm toán. 3.2.2 Thực hiện kiểm toán Công ty Ernst & Young theo chuẩn mực kiểm toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam làm cơ sở thực hiện kiểm toán. Công tác lưu trữ hồ sơ và bảo mật của công ty rất tốt nên khi thực hiện kiểm toán từ những năm trước, KTV có thể biết được những chiến lược và mục tiêu của khách hàng trong năm nay từ đó biết được các mục tiêu đó ảnh hưởng như thế nào đến các chỉ tiêu tài chính năm nay của khách hàng do vậy chương trình kiểm toán của công ty được thay đổi, cập nhật và điều chỉnh sao cho phù hợp với từng thời kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện kế hoạch kiểm toán luôn được tiến hành sát với chương trình kiểm toán đã được đề ra trong phần lập kế hoạch. Thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết luôn được tiến hành một cách kỹ lưỡng và được kết hợp một cách nhuần nhuyễn tạo ra sự thuận lợi trong việc kiểm tra đối chiếu và soát xét tính hợp lý giữa kết quả phân tích và kết quả kiểm tra chi tiết. Trong kiểm tra chi tiết, các tiêu thức chọn mẫu được Ernst & Young áp dụng mang tính đại diện cao thông qua phần mềm GAM và kinh nghiệm xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên. Điều này cho thấy hiệu quả mà phần mềm kiểm toán của Ernst & Young mang lại cũng như trình độ và kinh nghiệm của KTV. Bên cạnh đó, trong kiểm tra chi tiết, việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu bảng lương, bảng theo dõi thời gian làm việc, sao kê của ngân hàng là việc rất được KTV coi trọng, , số lượng mẫu chọn thường lớn thậm chí là toàn bộ các nghiệp vụ bởi các nghiệp vụ về tiền lương thường không nhiều do đó mọi dấu hiệu nghi ngờ đều được phát hiện, các chênh lệch đều được đưa vào SAD và so sánh với mức độ trọng yếu đã được xác định từ trước để đưa ra bút toán điều chỉnh phù hợp. 3.2.3 Kết thúc kiểm toán Giai đoạn kết thúc kiểm toán cũng được công ty Ernst & Young thực hiện đầy đủ từ việc soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán xem có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo kiểm toán và nếu ảnh hưởng thì KTV sẽ có những chỉnh sửa phù hợp nhất. Sau đó, KTV soát xét giấy tờ làm việc và xem xét lại các bằng chứng kiểm toán xem có phù hợp và thống nhất với ý kiến kiểm toán đưa ra hay không. Công việc cuối cùng là KTV đưa ra ý kiến kiểm toán, phát hành báo cáo kiểm toán và thư quản lý gửi cho Ban giám đốc. 3.3 Bài học kinh nghiệm từ kiểm toán chu trình tiền lương và hướng thực hiện qui trình hiệu quả Những nhận xét ở trên là những nhận định của em khi được tìm hiểu thực tế kiểm toán chu trình tiền lương trong kiểm toán báo cáo tài chính do công ty Ernst & Young thực hiện. Do là một trong bốn hãng kiểm toán hàng đầu quốc tế nên công nghệ và qui trình kiểm toán của công ty Ernst & Young tương đối hoàn thiện, mang tính hiệu quả cao. Sau đây chỉ là một vài bài học kinh nghiệm mà em rút ra trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện. Thứ nhất, công nghệ kiểm toán của Ernst & Young Việt Nam bắt nguồn và xây dựng trên cơ sở công nghệ kiểm toán Ernst & Young toàn cầu được xây dựng hàng trăm năm nay, công nghệ này thường thích hợp với các nước có nền kinh tế phát triển cao, có hành lang pháp lý tốt, hệ thống kế toán đồng bộ, đầy đủ và nhất quán. Khi áp dụng các kỹ thuật kiểm toán này có một số sự không tương thích do hệ thống kế toán và hành lang pháp lý của Việt Nam vẫn đang trong thời kỳ xây dựng và hoàn thiện nên vẫn còn nhiều bất cập. Thứ hai, chương trình kiểm toán cụ thể do KTV lập ra chỉ đề cập đến mục tiêu chung của cả chu trình chứ không đề cập đến mục tiêu riêng của từng thủ tục. Cụ thể là trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên, mục tiêu chung của cả qui trình là đảm bảo không có sai phạm trọng yếu nào liên quan đến tính hợp lý,tính có thật, tính đúng kỳ, tính chính xác, tính phân loại và trình bày trên các khoản mục phải trả công nhân viên, chi phí lương, các khoản trích theo lương, trợ cấp thất nghiệp, thưởng và trợ cấp khác. Tuy nhiên, khi thực hiện chương trình kiểm toán do không có mục tiêu kiểm toán cụ thể cho từng khoản mục nên gây khó khăn cho trợ lý kiểm toán trong định hướng thu thập bằng chứng kiểm toán đảm bảo cho mục tiêu chung đó. Thứ ba là về phương pháp chọn mẫu kiểm toán, mẫu được chọn phải có tính đại diện cao, thông thường có hai phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu sác xuất và chọn mẫu phi sác xuất. Trong phương thức chọn mẫu của Ernst & Young Việt Nam, công ty thường sử dụng phầm mềm GAM để có được mẫu chọn hoặc sử dụng theo xét đoán nghề nghiệp của KTV là chọn mẫu theo đơn vị tiền tệ. trong một số trường hợp do tổng thể mẫu quá lớn, KTV thường chọn những mẫu có giá trị lớn nên những phần tử nhỏ ít khi được kiểm tra, xem xét. Với cách chọn mẫu như vậy, rủi ro chọn mẫu rất cao do các phần tử nhỏ có thể chứa đựng các gian lận, sai sót mang tính hệ thống. Thứ tư là việc thực hiện các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty thực hiện. Cụ thể trong kiểm toán chu trình tiền lương tại hai công ty ABC và công ty XYZ, thủ tục phân tích được áp dụng thường là thủ tục phân tích ngang thông qua việc xem xét sự biến động của tiền lương và nhân viên giữa các tháng trong năm hoặc so sánh tiền lương trung bình của nhân viên giữa năm nay và năm trước. Theo VSA 520 : “trong quá trình thực hiện qui trình phân tích, KTV được phép sử dụng nhiều phương pháp khác nhau từ việc so sánh đơn giản đến những phân tích phức tạp đòi hỏi phải sử dụng kĩ thuật thống kê tiên tiến” Trong việc tiến hành thủ tục phân tích qui trình tiền lương, KTV đã bỏ qua rất nhiều chỉ tiêu liên quan đến sức hao phí như chi phí tiền lương/lợi nhuận sau thuế, chi phí tiền lương/ tổng chi phí… Việc phân tích nhiều chỉ tiêu phi tài chính và tài chính giúp cho KTV có được cái nhìn rõ ràng hơn về những sự kiện bất thường xảy ra, ngoài ra, KTV có thể kết hợp giữa phân tích ngang và phân tích dọc để có thể khoanh vùng rủi ro chính xác, thu thập các bằng chứng thích hợp từ đó giúp giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty. Thứ năm là việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết, công ty thường thực hiện thủ tục này rất kĩ, với các khoản mục nhỏ, KTV thường tiến hành kiểm tra hầu như toàn bộ các chứng từ hóa đơn, việc này làm tăng chi phí của cuộc kiểm toán. Thứ sáu là việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh gía hệ thống kiểm soát nội bộ là công việc rất quan trọng được KTV thực hiện ngay từ khi lập kế hoạch kiểm toán. Tuy nhiên, trong chu trình tiền lương và nhân viên thì rủi ro bản chất của chu trình được đánh giá thấp nên phần thực hiện các thủ tục kiểm soát trong chu trình này chưa được chú trọng, công ty chưa đưa ra một hệ thống các câu hỏi phỏng vấn, thủ tục kiểm soát được thực hiện tương đối sơ sài. 3.4 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty kiểm toán Ernst & Young thực hiện Từ những bài học kinh nghiệm rút ra trong chu trình tiền lương và nhân viên đã được đề cập đến ở trên, em xin đề xuất một số giải pháp, phương hướng nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên do công ty Ernst & Young Việt Nam thực hiện. 3.4.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Qua thực tế hai khách hàng của công ty, công ty chưa thiết kế thủ tục kiểm soát chung cho mọi cuộc kiểm toán do đó công ty nên đưa ra một kế hoạch chung cho việc thực hiện thủ tục kiểm soát để KTV có thể áp dụng linh hoạt vào từng khách hàng cụ thể có qui mô và hoạt động khác nhau. Để thu thập được sự hiểu biết về khách hàng và về các thủ tục kiểm soát, công ty cần đưa ra các kỹ thuật thu thập bằng chứng và qui cách áp dụng kĩ thuật này như thế nào một cách hiệu quả nhất như: - Quan sát, phỏng vấn: qui định về thái độ phỏng vấn vừa lịch sự, nhã nhặn nhưng cũng có phần cứng rắn nhằm đạt được mối quan hệ lâu dài với khách hàng và tìm được những thông tin hữu ích nhất. - Bảng câu hỏi: cùng với thái độ và phong cách làm việc, công ty có thể lập ra một bảng các câu hỏi sát thực nhất nhằm trợ giúp cho KTV làm việc hiệu quả và không làm mất thời gian của khách hàng. Các câu hỏi có thể lập dưới dạng đóng và có ghi chú bên cạnh nhằm tối đa hoá số lượng thông tin đạt được và không gây trở ngại cho khách hàng. Bảng 25: Câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên STT Câu hỏi Có Không Ghi chú 1 1 Nhu cầu tuyển dụng lao động có được giám đốc hay tổng giám đốc phê duyệt không 2 Qui trình tuyển dụng có được giám đốc phê duyệt không? 3 Giám đốc hay tổng giám đốc có tham gia vào việc tuyển dụng các vị trí quan trọng không? 4 Bộ phận nhân sự có được thông báo thường xuyên về việc chấm dứt lao động không 5 Các chính sách tăng lương, bổ nhiệm, bãi nhiệm có được sự phê duyệt của các cấp các phòng ban và chuyển xuống cho phòng nhân sự không? 6 Bảng theo dõi thời gian làm việc có được sự phê duyệt của trưởng phòng không? 7 Công ty có chính sách lương dành riêng cho từng bộ phận hay không? 8 Người chấm công lao động có độc lập với bộ phận tính lương không? 9 Bộ phận kế toán có thường xuyên đối chiếu bảng chấm công lao động, bảng tính lưong và bảng thanh toán lương hay không? 10 Công ty có chế độ khen thưởngm đãi ngộ gì không? 11 Công ty có cung cấp các khoản trợ cấp công tác, trợ cấp thất nghiệp hay các khoản trợ cấp nào khác cho nhân viên hay không? … … Ngoài những câu hỏi đóng như thế này, KTV có thể hỏi khách hàng những câu hỏi mở để thu thập thêm những chứng từ, tài liệu cần thiết. 3.4.2 Thủ tục phân tích Thủ tục phân tích là thủ tục không thể thiếu được trong mọi cuộc kiểm toán và trong mọi giai đoạn của một cuộc kiểm toán, nó giúp cho KTV khoanh vùng được những khoản mục, nghiệp vụ bất thường từ đó xác định được phương hướng để thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết khác. Trong khi thực hiện thủ tục phân tích, ngoài việc thực hiện phân tích ngang, so sánh số liệu chi phí tiền lương và số lượng nhân viên qua các kì, KTV có thể sử dụng nhiều phương pháp khác như phân tích dọc, so sánh các chỉ tiêu tài chính liên quan đến chi phí tiền lương và số lượng nhân viên. Việc thực hiện thủ tục phân tích còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như - Mức độ trọng yếu của các khoản mục trong chu trình. - Mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát của qui trình tiền lương và nhân viên. - Độ chính xác và tin cậy của quy trình phân tích. Sau khi phân tích các số liệu mà KTV phát hiện ra những chênh lệch trọng yếu hoặc những biến động bất thường vượt ra ngoài sự xét đoán của KTV ( không ngoại trừ các hiện tượng không có sự biến động mà theo xét đoán của KTV đáng ra cần phải có) Bên cạnh đó, KTV có thể sử dụng các thông tin, chỉ số tiêu chuẩn của ngành làm cơ sở so sánh với những chỉ tiêu mà KTV tính toán được. KTV có thể sử dụng số liệu của các công ty khác trong ngành và so sánh với những thông tin của khách hàng để có cái nhìn chung nhất về tình hình tiền lương và nhân viên tại công ty được kiểm toán. Bên cạnh đó, KTV cũng cần xem xét xu hướng chung của ngành hiện nay hoặc sử dụng các thông tin phi tài chính như các chính sách của Nhà Nước về việc tăng lương cơ bản hay điều kiện kinh tế xã hội … nhằm đưa ra được lời giải thích cho những khoản chênh lệch hay những biến động bất thường. 3.4.3 Thủ tục kiểm tra chi tiết Sau khi thực hiện thủ tục phân tích, KTV thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết bằng cách thu thập số dư, số phát sinh của các tài khoản 334, 338 trên sổ Cái và đối chiếu số liệu này với bảng tính lương và sao kê của ngân hàng xem có khớp số liệu hay không nhằm đáp ứng mục tiêu hiện hữu và phát sinh, đầy đủ và hợp lý. Bên cạnh đó, KTV chọn sác xuất 5 nhân viên để kiểm tra hợp đồng lao động, thời gian làm việc và tình hình thanh toán lương của khách hàng nhằm đảm bảo mục tiêu tính chính xác số học, tính đúng kì. Khoản mục tiền lương chứa đựng rủi ro thấp tuy nhiên rủi ro tiềm tàng của khoản mục này là việc khách hàng trình bày và khai báo số dư tiền lương sai nên việc thu thập xác nhận của người lao động là hết sức quan trọng. KTV thu thập bảng thanh toán lương có chữ kí xác nhận của nhân viên, thủ tục này còn có thể xác định được công nợ của công ty với công nhân viên tại doanh nghiệp nhằm đáp ứng mục tiêu chính xác số học, trình bày và khai báo trên báo cáo tài chính, phản ánh một cách trung thực công nợ và thu nhập của nhân viên trong công ty. KẾT LUẬN Tiền lương và nhân viên trong các doanh nghiệp không chỉ là một khoản chi phí lớn của doanh nghiệp mà nó còn là động lực chính của người lao động. Do đó chính sách tiền lương trong mỗi doanh nghiệp thể hiện chiến lược phát triển con người cũng như trình độ quản lý chi phí của chính doanh nghiệp đó. Chính vì nguyên nhân trên mà chu trình tiền lương và nhân viên là một chu trình có ý nghĩa hết sức quan trọng và chi phí tiền lương là khoản mục trọng yếu trên báo cáo tài chính của các công ty. Nhận thức được tầm quan trọng trong việc quản lý nhân viên và chi phí, kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là một bộ phận quan trọng của kiểm toán báo cáo tài chính và nó là điều cần thiết và tất yếu đối với các doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu thực tiễn qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam kết hợp với những kiến thức đã học được trong nhà trường em đã hoàn thiện chuyên đề thực tập “Hoàn thiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam thực hiện ”. Công ty Ernst & Young có một qui trình kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên tương đối hoàn thiện, chặt chẽ kết hợp với đội ngũ nhân viên giỏi, giàu kinh nghiệm, chính điều này đã làm nên uy tín và chất lượng của công ty. Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian và kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót trong chuyên đề này. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của cô giáo để em có thể hoàn hiện được chuyên đề này. Em xin cảm ơn cô giáo Th.S Tạ Thu Trang và các anh chị kiểm toán viên tại công ty kiểm toán Ernst & Young Việt Nam đã giúp đỡ em trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Danh mục viết tắt Danh mục bảng biểu ._.