Báo cáo Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco ()

Nghiệp, tinh thần sáng tạo, dám nghĩ dám làm không ngừng được phát huy. Thương hiệu “TRAPHACO” đã trở thành niềm tự hào và gắn bó thân thiết, tin yêu của CBCNV, các bạn hàng cũng như người tiêu dùng trong và ngoài nước. Qua tiếp cận thực tế của Công ty TRAPHACO, vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và thực tiễn em đã được củng cố thêm kiến thức đã học và nắm bắt được cách tổ chức công tác Kế Toán trong từng loại hình doanh nghiệp cụ thể. Báo cáo thực tập tổng hợp dưới đây của em gồm 3 phần: Phần I :Giới thiệu về công ty cổ phần TRAPHACO. Phần II :Thực trạng về công tác Kế Toán của Công ty. Phần III: Đánh giá, nhận xét và một số kiến nghị sơ bộ về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty. Do thời gian thực tập cùng kiến thức của bản thân em còn nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập của em không tránh khỏi còn thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của cô giáo cùng các bạn để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo- Thạc Sỹ Nguyễn Thanh Quý cùng ban lãnh đạo, các cán bộ nhân viên phòng Hành Chính, phòng Kế Toán Công ty cổ phần TRAPHACO đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này. Sinh viên: Phan Thị Lan Anh Phần I I-GIỚI THIỆU VỀ công ty CỔ PHẦN TRAPHACO Quá trình hình thành và phát triển. Tên công ty: Công ty Cổ Phần TRAPHACO Trụ sở chính: 75 Yên Ninh- Quận Ba Đình - Hà Nội Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Traphaco được chia làm 3 giai đoạn như sau: 1- Giai đoạn 1 ( Từ 28/11/1972 đến tháng 6/1993). Tiền thân của Công ty cổ phần TRAPHACO là tổ sản xuất thuốc thuộc Ty Y tế Đường sắt, thành lập ngày 28/11/1972. Khi đó toàn bộ tổ chỉ có 15 cán bộ nhân viên (trong đó chỉ có 3 người có trình độ Đại học) với chức năng chủ yếu là pha chế thuốc theo đơn, phục vụ cho CBCNV Đường sắt. Những năm 80, qui mô sản xuất bắt đầu mở rộng, ngày 28/5/1981 tổ được nâng cấp thành xưởng sản xuất thuốc Đường sắt, tiếp tục phục vụ y tế Đường sắt. Tuy nhiên, do chịu ảnh hưởng nặng nề của nền kinh tế bao cấp nên sự phát triển và mở rộng của xưởng cũng hạn chế, sản phẩm chủ yếu của xưởng là các sản phẩm đông dược, bào chế theo phương pháp cổ truyền. 2- Giai đoạn 2 ( T ừ tháng 6/1993 đến hết tháng 9/1999). Tháng 6 năm 1993, do có sự chuyển đổi nền kinh tế nên xưởng đã được mở rộng và thành lập xí nghiệp sản xuất thuốc đường sắt với tên giao dịch là Traphaco. Xí nghiệp đã chủ động về vốn và chuyển sang kinh doanh đảm bảo có lãi, thực hiện theo nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng với chức năng sản xuất thuốc và thu mua dược liệu. Tháng 5/1994 do cơ cấu tổ chức Sở y tế Đường sắt chuyển đổi thành Sở y tế Giao thông vận tải, xí nghiệp dược phẩm Đường sắt cũng được chuyển đổi thành Công ty Dược Traphaco. Năm 1997 theo quyết định số 535Q Đ/TCCB-LĐ của Bộ GTVT, Công ty Dược Traphaco đó đổi tên thành Công ty Dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco. Giai đoạn này Công ty đã chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo có lãi. Chính vì vậy thu nhập cũng như đời sống của CBCNV trong Công ty ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, lúc này hệ thống máy móc thiết bị của Công ty vẫn chưa được cải thiện nâng cấp, lao động theo phương pháp thủ công vẫn được sử dụng phổ biến. Thị trường tiêu thụ chủ yếu là thị trường nội địa, thị trường nước ngoài vẫn chưa được chú ý khai thác. Số lượng sản phẩm lưu hành của Công ty năm 1993 là 28 sản phẩm, năm 1999 số lượng CBCNV của Công ty là 320 người. 3- Giai đoạn 3 ( T ừ tháng 9 năm 1999 đến nay). Tháng 9/1999 nhận thức được tầm quan trọng và hiệu quả của việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước trong nền kinh tế thị trường, cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty đã tiến hành cổ phần hóa thành Công ty cổ phần Dược và thiết bị vật tư y tế Traphaco với vốn điều lệ là 9,9 tỷ VNĐ trong đó 45% là vốn Nhà Nước, 55% bán cho các cổ đông theo QĐ số 2566/1999 của Bộ GTVT. Thời kỳ này Công ty đã có những thay đổi mạnh bạo về mặt chiến lược, với những hướng phát triển chủ yếu tập trung vào nhóm y học cổ truyền. Đây thực sự là một bước chuyển đổi lớn về mọi mặt của Công ty, đánh dấu hiệu quả của việc cổ phần hóa. Tháng 7/2001 Công ty đã đổi tên thành Công ty cổ phần Traphaco. Việc đổi tên thành Công ty cổ phần Traphaco có nhiều ý nghĩa rất lớn đối với Công ty và phù hợp với xu hướng hội nhập hiện nay. Có thể nói rằng qua hơn 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cổ phần Traphaco đã có nhiều biến đổi cả về tên tuổi, quy mô lẫn hình thức hoạt động. Trong 10 năm gần đây Traphaco luôn giữ mức tăng trưởng đều đặn . Cụ thể: Doanh thu bình quân hàng năm tăng 47,68% Nộp Ngân sách Nhà Nước hàng năm tăng 59,8% Thu nhập hàng năm của CBCNV tăng 26.5% Vốn bình quân tăng 89% mỗi năm. Đầu tư trên 5% cho nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Những thành tựu, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty được thể hiện rõ hơn qua bảng sau: Bảng 1: Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của Công ty trong những năm vừa qua. Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2000 2001 2002 2003 2004 2005 1. Tổng DT 44.883 55.940 78.191 141.047 189.861 240.285 2.DT thuần 42.098 54.982 77.294 139.800 187.309 232.267 3.LN trước thuế 11.898 13.078 16.353 20.230 23.362 29.658 4.Nộp NSNN 3.130 4.395 5.521 6.479 8.395 11.694 5. LN sau thuế 8.7628 8.683 10.832 13.751 14.967 17.964 6.Tổng nguồn vốn CSH 21.158 29.365 36.257 48.253 53.664 56.238 7. Tổng tài sản 68.242 77.265 85.557 92.564 98.268 103.568 8. Thu nhập bình quân/người/tháng 2.1 2.2 2.4 2.5 2.8 2.9 (Trích tài liệu phòng Kế Toán Công ty cổ phần Traphaco) Với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty , mạng lưới khách hàng của Traphaco ngày càng mở rộng. Sản phẩm của Traphaco đã có mặt trên 64 tỉnh thành cả nước. Traphaco đã xây dựng được các mối quan hệ với những khách hàng như: Công ty Dược phẩm, dược liệu Nghệ An, Công ty Dược và thiết bị vật tư y tế Hà Tĩnh, Xí nghiệp Dược phẩm TW1, Xí nghiệp Dược phẩm TW2, Công ty Dược Lào Cai…khi thị trường trong nước đã bắt đầu ổn định, thương hiệu Traphaco đã được nhiều người tin dùng thì con đường trước mắt của Công ty là tiến đến thị trường Quốc tế. Trong thời gian vừa qua Công ty cổ phần Traphaco đã có nhiều hoạt động tích cực để tìm thị trường mới, đối tác mới trên Thế Giới và quảng cáo sản phẩm của mình như tham gia Hội chợ Myanma, Nga, Ucraina. Đối với thị trường khó tính như Hàn Quốc, Indonexia, Nam phi…Traphaco cũng đã có những bước thâm nhập ban đầu khi chủ động liên hệ và gửi hàng mẫu, hồ sơ sản phẩm đến các đối tác ở đây. Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường trong và ngoài nước đang có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, sản phẩm sản xuất ra có các chức năng tương đối với các sản phẩm của Traphaco. Chính vì vậy để luôn giữ được lòng tin của khách hàng cũng như giữ được thị trường nội địa và ngày càng mở rộng thị trường Thế Giới đòi hỏi Công ty cần phải luôn luôn phấn đấu nỗ lực không ngừng để có thể nghiên cứu và sản xuất ra các loại sản phẩm đáp ứng kịp thời nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, từng bước xây dựng cho mình được chỗ đứng vững chắc trong các thị trường này. Với những thành tựu đã đạt được, Công ty Cổ phần Traphaco luôn nhận được sự đánh giá cao của khách hàng cũng như các cơ quan quản lý. Nhìn vào bảng thành tích của Công ty mới thấy hết được những nỗ lực mà Công ty đã đạt được trong hơn 30 năm qua: - Liên tục 7 năm liền đạt danh hiệu “ Hàng Việt Nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn (từ năm 1998 đến năm 2004). Từ năm 1999 đến 2001 được Thủ Tướng chính phủ nước CHXHCN Việt Nam tặng thưởng huân chương lao động hạng 3. Đặc biệt vào ngày 1/9/2004 Công ty cổ phần Traphaco là Công ty Dược phẩm duy nhất nhận giải thưởng cao quý này. - Công ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp đầu tiên của Miền Bắc đạt tiêu chuẩn GMP ASEAN. Ngoài ra Traphaco còn nhận được nhiều bằng khen và phần thưởng cao quý khác. II- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN Lý VÀ SẢN XUẤT 1-Đặc điểm sản xuất a- Đặc điểm ngành nghề kinh doanh - Sản xuất kinh doanh dược phẩm hóa chất, vật tư và thiết bị y tế. - Thu mua, chế biến Dược liệu. - Tư vấn sản xuất, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược. - Kinh doanh xuất nhập khẩu. b- Sản phẩm kinh doanh Cho đến nay, Công ty sản xuất được trờn 200 loại sản phẩm để chữa nhiều căn bệnh cho con người như thuốc an thần, thuốc bảo vệ gan, lợi mật và bài sỏi, thuốc chống dị ứng, thuốc chống ung thư và tăng cường miễn dịch, thuốc dùng cho mắt, thuốc dùng ngoài da, thuốc đường hô hấp, thuốc thần kinh… Trong đó với các sản phẩm chủ yếu như: Hoạt huyết dưỡng não, Hà thủ ô, nhân sâm tam thất… Do hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Dược phẩm, chăm sóc chữa bệnh cho con người, loại hàng hóa đặc biệt có hàm lượng kỹ thuật cao, ảnh hưởng của xã hội rộng lớn đòi hỏi không chỉ tri thức đa ngành mà còn đòi hỏi cả tính nhân đạo sâu sắc. Nhận thức được điều này Công ty cổ phần Traphaco đã không ngừng cố gắng nghiên cứu nguồn Dược liệu có nguồn gốc thiên nhiên, sạch, an toàn để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm chữa được nhiều bệnh cho người dân. Từ những nguồn tài nguyên kinh điển được trồng và sử dụng kinh nghiệm như chè dây, Atiso, Hà thủ ô, thậm chí là tỏi, nghệ, gừng, cho đến Bạch quả, Đan sâm Traphaco đã áp dụng công nghệ chiết xuất, bào chế thành những sản phẩm hết sức gần gũi như Boganic, hoạt huyết dưỡng não , đan sâm tam thất. Từ kinh nghiệm uống là chè dây để chữa đau bụng, ợ chua của đồng bào dân tộc, các nhà khoa học Việt Nam đó nghiên cứu trong 10 năm để đưa ra chế phẩm viên nang như Ampelop điều trị bệnh viêm loét tá tràng. Một công trình điển hình được nghiên cứu thành công sau 20 năm là Cadef sự kết hợp rất nhiều các dược liệu ( nhân sâm, tam thất, dừa cạn, tỏi, mầm thóc, men bia…) sử dụng trong ngăn ngừa và điều trị bệnh ung thư, tăng cường khả năng miễn dịch cho cơ thể đó được chứng minh trên lâm sàng, mở ra một niềm hy vọng đối với những người không may mắc phải căn bệnh hiểm nghèo này. Chính những nỗ lực không ngừng mệt mỏi, với phương châm “thỏa mãn khách hàng là mục tiêu mà chúng tôi luôn hướng tới” đó làm cho sản phẩm của Traphaco luôn được người dân tin cậy. 2- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp ra quyết định từ trên xuống dưới, tổ chức quản lý theo một cấp, chức năng cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, rồi đến hội đồng quản trị, ban kiểm soát, sau đó là ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành những công việc chính của Công ty. Ngoài ra còn có các phòng ban chịu trách nhiệm tham mưu và giúp việc cho ban Giám đốc trong việc ra quyết định quản lý. Có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ sau : Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức quản lý chung của Công ty. Phòng tổ chức hành chính Phân xưởng Tây Y Phòng kinh doanh Phân xưởng viên nén Ban kiểm soát ĐH đồng cổ đông Hội đồng QT Ban Giám Đốc Phòng tài vụ Phòng nghiên cứu và phát triển Phòng đảm bảo chất lượng Phòng kiểm tra chất lượng Phòng kế hoạch Phân xưởng thuốc ống Phân xưởng thuốc mỡ Phân xưởng thuốc bột Phân xưởng sơ chế Phân xưởng thực nghiệm Phân xưởng viên hoàn Chức năng cụ thể của các phòng ban như sau: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG: là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, Đại hội đồng cổ đông có quyền và nhiệm vụ sau: - Quyết định loại cổ phần và số cổ phần được chào bán của từng loại, quy định lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần. - Quyết định bổ sung sửa đổi điều lệ của Công ty trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được chào bán quy định tại điều lệ Công ty. HÔỊ ĐỒNG QUẢN TRỊ: là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định những vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên: BAN GIáM ĐỐC: + Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm và là người đại diện cho pháp luật của Công ty. + Ba phó Giám đốc: 1- Phó Giám đốc sản xuất: là người có quyền chỉ đạo kiểm tra các phân xưởng sản xuất theo đóng quy trình công nghệ sản xuất, đảm bảo cả chất lượng lẫn số lượng cho hệ thống bán hàng và phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và sản phẩm sản xuất ra. 2- Phó Giám đốc Tổ chức hành chính: Là người có quyền chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi về mặt hoạt động nhân sự, giải quyết về các vấn đề chính sách, chế độ CBCNV làm công tác hành chính của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhân sự. 3- Phó Giám đốc kinh doanh: là người có quyền lên kế hoạch tiếp thị tiêu thụ sản phẩm của Công ty và sản phẩm của hãng mà Công ty làm đại lý phân phối và chịu trách nhiệm trước giám đốc và kết quả kinh doanh của Công ty. BAN KIỂM SOÁT: do HĐQT bầu ra có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong ghi chép Kế toán, Báo cóa tài chính và việc chấp nhận điều lệ của công ty, nghị quyết, nghị định của HĐQT. Trong ban kiểm soát phải có ít nhất một kiểm toán viên có trình độ chuyên môn về Kế toán. Công ty Traphaco có 7 phòng ban, cụ thể: Phòng tổ chức hành chính: làm nhiệm vụ quản lý hành chính, quản lý nhân sự và các công việc có liên quan đến nhân sự. + Phòng tài vụ: Có chức năng hạch toán kế toán, tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực quản lý tài chính, kế hoạch vay vốn Ngân hàng nhằm đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho việc kiểm tra sử dụng, bảo quản các loại vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm các chính sách, chế độ tài chính của Nhà nước. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế phục vụ cho việc lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế. Giúp cho Giám đốc thấy rõ được mọi hoạt động kinh tế của công ty. + Phòng kế hoạch cung tiêu: đảm bảo kế hoạch sản xuất sản phẩm, kế hoạch đầu ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lên kế hoạch bao tiêu sản phẩm của Công ty. + Phòng đảm bảo chất lượng: giám sát phân xưởng thực hiện đóng quy trình kỹ thuật để sản phẩm đạt yêu cầu về chất lượng và sản phẩm theo đóng tiêu chuẩn GMP ASEAN. Xem xét các sai lệch sự cố kỹ thuật, các điểm không phù hợp về chất lượng, đề xuất các biện pháp xử lý, giám sát sử dụng vật tư, lao động để xác định vật tư, định mức lao động. + Phòng kiểm tra chất lượng: kiểm tra chất lượng thuốc, kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào và đảm bảo không có thuốc kém chất lượng trước khi đưa ra thị trường. + Phòng nghiên cứu và phát triển: có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, xây dựng và thử nghiệm sản phẩm mới cho các phân xưởng. + Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất, bảo đảm về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại với giá cả hợp lý. Tổ chức công tác bốc dỡ trong nội bộ Công ty, quản lý kho vật tư, thành phẩm. Thực hiện chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp các loại vật tư, thành phẩm. Tổ chức bán hàng tại Công ty, lập các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Tích cực quan hệ với bạn hàng để mở rộng mạng lưới tiêu thụ. Tiến hành tiếp thị, quảng cáo sản phẩm nhằm thu hút thêm khách hàng. Đồng thời theo dõi, kiểm tra các đại lý tiêu thụ để kịp thời cung ứng sản phẩm và thu tiền hàng. Để sản xuất ra các sản phẩm Công ty cổ phần Traphaco sử dụng 8 phân xưởng sản xuất chính bao gồm: Phân xưởng viên nén, phân xưởng viên hoàn, phân xưởng thực nghiệm, phân xưởng sơ chế, phân xưởng thuốc bột, phân xưởng thuốc mỡ, phân xưởng thuốc ống, phân xưởng tây y. Các phân xưởng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó mỗi phân xưởng lại có các chức năng nhiệm vụ riêng biệt. III-ĐẶC ĐIỂM QUY TRINH CÔNG NGHỆ Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty là quy trình sản xuất giản đơn, diễn ra một cách khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng sản xuất ra sản phẩm hoàn thành. Do thuốc là sản phẩm đặc biệt, quy trình công đoạn chế biến phải đảm bảo khép kín vô trùng. Chất lượng các loại sản phẩm thuốc phụ thuộc khá nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu. Sản phẩm thuốc tuy nhỏ bé có thể tính đến mg hoặc ml nhưng có giá trị lớn nên phải đảm bảo tiêu chuẩn của Dược điển Việt Nam và phải được tổ chức sản xuất trên dây chuyền đồng bộ khép kín. Quy trình công nghệ có thể chia thành 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất mà tổ trưởng tổ pha chế sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như: viết phiếu lĩnh vật tư, vào kho lĩnh vật tư (phải cân đong, đo, đếm thật chính xác) có giám sát của kỹ thuật viên nằm tại xưởng sản xuất, các nguyên vật liệu đưa vào đều phải đạt tiêu chuẩn chất lượng, các dụng cụ pha chế phải rửa sạch, khô ráo, đối với một số loại bột trước khi đưa vào pha chế phải rây qua các cỡ rây. + Giai đoạn sản xuất: tổ trưởng tổ sản xuất, kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát công việc pha chế đầu tiên mà công nhân bắt đầu làm, cần thiết có thể chia thành các mẻ nhỏ sau cùng phải trộn đều theo lô. Tất cả các công việc này đều được Phòng kỹ thuật quản lý có hồ sơ lô. Khi pha chế xong, công việc của kỹ thuật viên là phải kiểm nghiệm bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành quy định thì công việc mới tiếp tục được tiến hành tiếp. Đó là một bước giao nhận bán thành phẩm- cốm- từ tổ pha chế giao cho tổ dập viên và ép vỉ (nếu có), tất cả đều có sổ giao nhận 2 bên. Sau khi dập viên và ép vỉ xong được chuyển sang tổ đóng gói. + Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: khi chuyển về tổ đóng gói, kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và phải có phiếu kiểm nghiệm sau đó mới tiến hành công việc đóng gói và nhập kho. Do tính đặc thù riêng của sản xuất dược phẩm, mỗi loại sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật sản xuất về công thức chế phối nguyên vật liệu riêng, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu và kỹ thuật sản xuất. Có thể khái quát quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Lệnh sản xuất Xuất nguyên phụ liệu Sản xuất pha chế Đóng gói Nhập kho Đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện qui trình kỹ thuật Kiểm nghiệm thành phẩm PHẦN II Thực trạng về công tác kế toán của công ty I- Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần Traphaco là đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động mặc dầu phân tán nhưng do đã được trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại cho tổ chức công tác kế toán nên để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất kế toán của đơn vị, dễ phân công công việc kế toán, thuận lợi cho cơ giới hóa công tác kế toán Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì tại các địa bàn xung quanh Hà Nội xí nghiệp Dược phẩm Hoàng Việt, xí nghiệp Đông Dược Văn Lâm, các cửa hàng bán lẻ…có bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định ký chuyển về phòng kế toán trung tâm tại trụ sở chính là 75 Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội. Toàn bộ Công ty có 18 nhân viên kế toán, mỗi người thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau, cụ thể là : * 1 kế toán trưởng : Ở Công ty cổ phần Traphaco, kế toán trưởng kiêm phó Chủ tịch HĐQT, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, đảm bảo tổ chức bộ máy gọn, nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Kế toán trưởng có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về thông tin kế toán cung cấp. * 2 kế toán tổng hợp : Ở Công ty, kế toán tổng hợp kiêm phó phòng, có nhiệm vụ tổng hợp, tính giá thành sản xuất, lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm, theo dõi kiểm tra đối chiếu công nợ đối với từng bộ phận, ký nộp vật tư, tài sản, hàng khai thác, kiểm tra việc hạch toán kết quả kinh doanh hàng khai thác và trong nội bộ Công ty. * 1 kế toán tiền mặt : Có nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh toán đóng chế độ tài chính, kiểm kê quỹ theo định kỳ, lưu giữ và quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin về thu chi tiền mặt, vào máy vi tính chứng từ tiền mặt. * 1 kế toán tiền gửi : Có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi tại ngân hàng, kiểm tra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của các ngân hàng, giao dịch với các ngân hàng ( kể cả vay ngắn hạn ) theo dõi khế ước vay và thời gian trả nợ, lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin về tiền gửi vào chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính của văn Phòng. * 4 kế toán công nợ : Có nhiệm vụ mở sổ theo dõi từng khách hàng mua và bán, quản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công nợ khách hàng, kiểm tra xác nhận về tiền thanh toán cho khách hàng khi có yêu cầu, thực hiện đầy đủ báo cáo theo đóng chế độ, giải trình bằng sổ và chứng từ có liên quan khi có yêu cầu kiểm tra về công nợ và thanh quyết toán công nợ, định kỳ lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng. Cập nhật thông tin về công nợ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của văn phòng. * 1 kế toán vật tư kiêm tài sản cố định : Có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ đang sử dụng ở các bộ phận trong doanh nghiệp, tính trị giá vốn vật liệu xuất kho, mở sổ sách, lập thẻ tài sản cố định theo dõi từng nhóm danh mục TSCĐ của Công ty, trích lập khấu hao TSCĐ, đánh giá lại TSCĐ theo định kỳ và yêu cầu đột xuất của cấp trên, cập nhật thông tin về tình hình nhập, xuất vật tư, tình hình quản lý TSCĐ chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng. * 6 kế toán bán hàng : Kiểm tra, định khoản và lưu giữ các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm vào phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng. * 1 kế toán tiền lương : Hàng tháng, căn cứ vào kết quả hoạt động của các bộ phận, phòng ban, phân xưởng và đơn giá tiền lương, hệ số cấp bậc của từng người lao động để tính thu nhập cho từng người. Tính tổng tiền lương, các khoản thu nhập khác của cán bộ công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Tính và trích các khoản phải nộp theo lương. Lập bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận, phòng ban, phân xưởng trong Công ty. * 1 thủ quỹ : Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đóng quy định, thu chi tiền mặt (kể cả ngoại tệ) theo đóng phiếu thu, phiếu chi, đóng người nộp và người nhận tiền,cập nhật sổ quỹ, lập báo cáo quỹ hàng ngày, kiểm quỹ định kỳ và đột xuất (nếu có lệnh), lập biên bản kiểm quỹ có chứng kiến của các thành phần theo quy định. Phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, có nhiệm vụ thực hiện tổ chức công tác kế toán, giúp giám đốc tổ chức thực hiện công tác thông tin kinh tế. Để quản lý có hiệu quả thì phòng kế toán của Công ty còn có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban chức năng để phối hợp cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ. Tất cả mọi công việc của một nhân viên kế toán muốn làm tốt thì vấn đề đầu tiên là phải yêu ngành, yêu nghề, phải nắm vững lý luận và hiểu rõ mọi chủ trương, đường lối của Đảng. Nắm được chế độ, chính sách, nghĩa vụ đối với nhà nước. Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty phải được ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác, đóng đối tượng theo trình tự thời gian. Cuối tháng,công việc phải được ghi vào sổ đầy đủ, đối chiếu trên các phần liên quan và khóa sổ kế toán, nếu có sai sót phải tìm đủ nguyên nhân giải quyết giúp việc hạch toán được chính xác. Có thể khái quát sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ 3: sơ đồ bộ máy Kế toán của Công ty kế toán trưởng kế toán tổng hợp kế toán tiền mặt kế toán tiền gửi kế toán công nợ kế toán tiền lương kế toán vật tư kiêm TSCĐ kế toán bán hàng Thủ quỹ Nhân viên kiểm kê ở các đơn vị trực thuộc II- đặc điểm tổ chức sổ kế toán 1-Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay, Công ty áp dụng chế độ Kế toán 1441/ TC/QĐ-CĐKT do Bộ tài chính ban hành. Công ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp thực hiện toàn bộ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ cuối cùng nên hệ thống tài khoản của công ty khá lớn. Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản do bộ tài chính ban hành. Bên cạnh đó một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong Công ty. 2-Hệ thống chứng từ Kế toán Hiện nay, Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ Kế toán do Bộ tài chính ban hành, cụ thể chia thành 5 loại chứng từ như sau: Loại 1: chứng từ về lao động, tiền lương. Loại 2: chứng từ về hàng tồn kho. Loại 3: chứng từ về bán hàng. Loại 4: chứng từ về tiền tệ. Loại 5: chứng từ về tài sản cố định. 3-Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty Xuất phát từ đặc điểm cụ thể của Công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy Kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của Công ty đá quyết định lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm: * Sổ Nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, bên cạnh đó việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ ghi sổ cái. * Sổ cái: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dựng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. * Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra các thông tin mà kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Có thể khái quát trình tự vào sổ theo hình thức Nhật ký chung của Công ty như sau: Sơ đồ 4: sơ đồ hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết Sổ cái tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Đối chiếu III- tổ chức kế toán vốn bằng tiền 1-Đặc điểm hạch toán vốn bằng tiền Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa để sản xuất, kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua, bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ và trong quá trình luân chuyển rất đễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải được tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học. Xuất phát từ đặc điểm quản lý vốn bằng tiền nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi và tiền quỹ, tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. - Phản ánh tình hình tăng giảm, số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. - Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có giải pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời. Để quản lý tốt vốn bằng tiền, Traphaco đó tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt, tiền gửi. Đặc điểm hạch toán liên quan đến ngoại tệ: Hiện nay, các loại tiền mà Công ty cổ phần mà Công ty Traphaco đang sử dụng bao gồm tiền Việt nam và một số ngoại tệ. Đặc biệt, khi Nhà nước thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế thì các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu của doanh nghiệp diễn ra ngày càng nhiều. Vì vậy, các nghiệp vụ liên quan đến các ngoại tệ cũng diễn ra thường xuyên hơn. Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ kế toán phải qui đổi ngoại tệ thành tiền Việt nam theo tỷ giá hối đoái hợp lý để ghi sổ kế toán. Ở Công ty cổ phần Traphaco, việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá hạch toán dược quy định và cài sẵn trong phần mềm kế toán fast accouting của phòng kế toán. Cuối năm tài chính, kế toán phải điều chỉnh số dư tài khoản tiền có gốc ngoại tệ, nợ phải thu, phải trả, tiền vay có gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm, phần chênh lệch tỷ giá ( nếu có) kế toán phản ánh vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí hoạt động tài chính của năm tài chính đó. 2-Tài khoản sử dụng Để hạch toán vốn bằng tiền, kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu là TK 111 (tiền mặt) và TK 112 ( TGNH), TK 113 (tiền đang chuyển) cùng một số tài khoản khác có liên quan như TK 115, TK 331, TK 334… IV-ĐẶC ĐIỂM KẾ TOáN NGUYÊN VẬT LIỆU 1-Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu (NVL). Công ty cổ phần Traphaco là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ GTVT, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm chữa bệnh cho con người, sản phẩm cho Công ty là rất đa dạng, phong phú. Hiện nay Công ty đang sản xuất và kinh doanh trên 200 loại sản phẩm khác nhau, chính vì vậy NVL để sản xuất ra các loại sản phẩm cũng rất đa dạng và phong phú với khối lượng lớn và khi NVL tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của nó được chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm. Trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm thì chi phí về NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất. Việc nhập kho NVL chủ yếu là do mua ngoài, chỉ có một số loại là nhập do tự chế. Đối với những sản phẩm làm ra từ thực vật như chè dây, tỏi, nghệ, gừng, hà thủ ô, astiso… là những thứ mà trong nước sản xuất được thì Công ty mua trong nước, với những NVL mà giá cả ít biến động thì khối lượng dự trữ sẽ ít, còn đối với những loại NVL mang tính thời vụ thì doanh nghiệp phải có kế họach thu mua đóng thời vụ để đảm bảo mua rẻ, đủ số lượng để sản xuất trong thời kỳ khan hiếm, có như vậy mới tiết kiệm được giá thành nhằm giảm thiểu chi phí và gúp phần làm tăng lợi nhuận cho công ty. Còn lại phần lớn là các loại ._.