Báo cáo Hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán tài chính

lý càng lớn. Trước những yêu cầu đó hệ thống kiểm soát nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng đã ra đời và giúp cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả. Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế Việt Nam đang cố gắng vươn lên và khẳng định vị trí của mình. Thông qua những báo cáo tài chính đã được kiểm toán, các doanh nghiệp Việt Nam mong muốn chứng tỏ mình nhằm thu hút các hoạt động đầu tư của các nhà đầu tư cả trong và ngoài nước. Một hệ thống kiểm soát nội bộ được kiểm toán viên đánh giá là hoạt động có hiệu quả sẽ là cơ sở cho việc kết luận các hoạt động kinh doanh của đơn vị đó có tốt hay không. Đó sẽ là cơ sở để thu hút đầu tư từ các đơn vị kinh doanh bên ngoài, tạo động lực tiếp tục phát triển cho đơn vị. Nhận thức được vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động của các doanh nghiệp cũng như trong việc đưa ra kết luận của kiểm toán viên, em đã quyết định chọn đề tài: “Hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính”. Qua quá trình thực hiện đề tài, em đã bổ sung thêm kién thức về ngành học, cụ thể hơn là việc đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ. Nội dung của đề tài bao gồm các phần sau: Lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ Đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội bộ Liên hệ thực tiễn-Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của thầy giáo: ts.Ngô Trí Tuệ đã giúp em hoàn thành đề tài này. Phần nội dung I. Lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ Hoạt động kiểm tra, kiểm soát ra đời từ yêu cầu quản lý các hoạt động sản xuất và phục vụ cho quá trình quản lý. Nhằm có cái nhìn tổng quát và chính xác về các hoạt động tài chính trong đơn vị mình, giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời và thực hiện các yêu cầu đó. Việc nghiên cứu có sự hiểu hiết về hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình điều hành các hoạt động kinh doanh của nhà quản lý cũng như trong quá trình kiểm toán của các kiểm toán viên. Thứ nhất, nhằm giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của họ hoạt động như thế nào và giúp cho các nhà quản lý đưa ra những quyết định xây dựng, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Thứ hai, giúp cho các kiểm toán viên đánh giá đúng về hệ thống này nhằm tránh (hạn chế) bỏ sót những nội dung trọng yếu và tránh được những rủi ro kiểm toán. 1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ. Do quá trình nhận thức từng bước về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau về hoạt động này. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IAFC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vi; đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả hoạt động. Theo COSO (Uỷ ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận khi lập báo cáo tài chính). Theo Uỷ ban này thì định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ được chấp nhận khá rộng rãi là: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và có hiệu qủa. Tại Việt Nam khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đựơc quy định trong hệ thống chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA400). Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị mình. 2. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo các quan niệm trên về hệ thống kiểm soát nội bộ thì kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, một tổ chức với mục đích xác định các rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện tất cả các mục tiêu của đơn vị. - Bảo đảm an toàn tài sản. - Bảo đảm tin cậy của các thông tin. - Bảo đảm việc chấp hành pháp luật. - Bảo đảm hiệu quả, hiệu năng của đơn vị. Từ các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ, ta cần hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ hướng tới: 2.1. Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát được thực hiện ở mọi nơi trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ có thể phát hiện và ngăn chặn những sai sót có thể xảy ra trên phạm vi toàn đơn vị. Nó là phương tiện giúp cho các nhà quản lý và đơn vị đạt được tất cả các mục tiêu đã đề ra. 2.2. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu được áp dụng mà nói còn bao gồm cả yếu tố con người. Đó là những thành viên trong Hội đồng quản trị, ban Giám đốc và các nhân viên trong hệ thống, những người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. 2.3. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ trên cơ sở xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu qủa tất cả các mục tiêu của đơn vị. Bao gồm 4 mục tiêu sau: Thứ nhất: bảo vệ tài sản của đơn vị Tài sản của đơn vị không chỉ bao gồm những tài sản hữu hình mà còn có tài sản vô hình. Những tài sản đó có thể bị trộm cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống thích hợp. Đối với các tài sản khác của đơn vị như các tài liệu, sổ sách kế toán cũng có thể xảy ra những điều tương tự. Do vậy việc bảo vệ tài sản và sổ sách của đơn vị là điều rất quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động của đơn vị. Thứ hai: bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. Ban quản trị phải có thông tin chính xác để điều hành các mặt hoạt động, kinh doanh. Tuỳ theo mức độ của các thông tin mà các nhà quản lý sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng hay không. Các thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý là những căn cứ quan trong cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Chính vì vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. Thứ ba: đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý. Ban quản trị xây dựng các thể thức nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong đơn vị phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phải được tuân thủ đúng mức. Do vậy hệ thống kiểm soát nội bộ cần thực hiện - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai sót hoặc gian lận có thể xảy ra cũng như xử lý các sai phạm và gian lận đã xảy ra trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác các nội dung hoạt động kinh tế, đồng thời đảm bảo việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Thứ tư: bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý các hoạt động kiểm soát nội bộ cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và việc sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ cùng với các nhà quản lý định kỳ đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Qua đó nâng cao uy tín thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị... Trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị đôi khi có sự mâu thuẫn. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ là kết hợp hài hoà tất cả các mục tiêu trên để hiệu quả kinh doanh của đơn vị đạt tối ưu. 2.4. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự bảo đảm hợp lý. Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sự sai phạm có thể xảy ra khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con người dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nộ bộ có thể phát hiện và ngăn chặn những sai lầm nhưng không thể đảm bảo là những sai lầm đó không bao giờ xảy ra do những hạn chế cố hữu của bản thân hệ thống này. 3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong mỗi đơn vị có thể có những điểm khác nhau tuỳ theo quy mô, tính chất hoạt động của đơn vị. Nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nộ bộ nào cũng bao gồm những yếu tố sau: 3.1. Môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị đó. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức, hành động của các nhà quản lý trong đơn vị. Nếu công tác kiểm tra, kiểm soát được sự quan tân chú trọng từ các nhà quản lý thì mọi hoạt động trong đơn vị sẽ được đảm bảo tuân thủ các quy định cúng như chế độ đề ra. Nếu các hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ thì các quy chế về kiểm tra kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: 3.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào trực tiếp vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hành vi ứng xử, tính trung thực của nhân viên trong công việc và độ tin cậy của các thông tin thu thập được cũng như độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ và báo cáo tài chính. Đáp ứng yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức, các nhà quản lý trong đơn vị phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử đúng đắn để có thể ngăn ngừa các hoạt động của nhân viên mà được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Để đảm bảo hiệu quả hơn, các nhà quản lý phải là người đi đầu về việc tuân thủ các chuẩn mực đã đề ra và phổ biến đến tất cả các nhân viên trong đơn vị. 3.1.2. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhân thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và cả thái độ của nhà quản lý khi điều hành đơn vị. Các quan điểm của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại doanh nghiệp. Triết lý quản lý và phong cáh điều hành còn được thể hiện ở quá trình đào tạo và việc nắm bắt các nội dung kiểm soát. Nếu những nhà quản lý được đào tạo chuyên nghiệp thì họ sẽ có những hiểu biết về công việc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách, thủ tục kiểm soát được ban hành đầy đủ. Sự quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát của các nhà quản lý sẽ đảm bảo cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả. 3.1.3. Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong công việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Điều này có nghĩa là một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chưc hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn có tác dụng góp phần ngăn chặn các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính, kế toán của doanh nghiệp. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm (được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức) cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức phù hợp phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp không bị chồng chéo hoặc bỏ trống. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Một là: thiết lập được sự điều hànhvà sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. Hai là: thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản. Ba là: đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. 3.1.4. Chính sách nhân sự. Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyên, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thưởng cho các nhân viên. Đội ngũ nhân viên luôn gắn liền với sự phát triển của doanh nghiệp. Họ là yêú tố quan trọng đóng góp vào việc thực hiện các mục tiêu, đồng thời họ cũng là chủ thể thực hiện các tuân thủ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó đội ngũ nhân viên luôn là nhân tố quan trong trong môi trường kiểm soát. Nếu một doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên có năng lực và tin cậy sẽ đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ mặc dù không cần thực hiện quá trình kiểm soát. Ngược lại nếu doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên kém năng lực và thiếu trung thực thì dù có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Do đó các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể trong việc tuyển dụng đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiêmj vịu được giao và phải giám sát, huấn luyệncho họ thật đầy đủ và thường xuyên. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần chú ý rằng, một chính sách đôid đãi,thăng chức và đào tạo tốt sẽ đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát được thực hiện nghiêm túc và có hiệu lực. 3.1.5. Uỷ ban kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người hoạt động trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như: thành viên của Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành của đơn vị và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát có những nhiệm vụ và quyền hạn sau: Một là: giám sát sự chấp hành luật pháp của các công ty. Hai là: kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. Ba là: giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. Bốn là: dung hoà những bất đồng ( nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Với những nhiệm vụ và quyền hạn trên, uỷ ban kiểm soát có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị thông qua việc giám sát các hoạt động của đơn vị. Do đó Uỷ ban kiểm soát có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. 3.1.6. Công tác kế hoạch. Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quý, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoácch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Do đó việc lập kế hoạch là một trong những công tác quan trọng trong tiến trình hoạt động của công ty. Nếu việc lập cũng như thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Sự quan tâm thích đáng của nhà quản lý đối với công tác kế hoạch sẽ đảm bảo việc phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. 3.1.7. Môi trường bên ngoài. Môi trường bên ngoài bao gồm các nhân tố như: Pháp luật, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, sự thay đổi của các chủ nợ, môi trường pháp lý... Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cáh điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Nếu như sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước được tiến hành sát sao thì các nhà quản lý sẽ phải tăng cường sự giám sát đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. 3.2. Hệ thống kế toán. Trong thời đại thông tin hiện nay, thông tin và truyền thông là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Trong hệ thống thông tin và truyền thông, hệ thồng kế toán cói vai trò rất quan trọng. Thông qua việc ghi chép, tính toán, phân loại và chuyển vào các sổ tổng hợp, chi tiết để lập các báo cáo tài chính, hệ thồng kế toán chẳng những cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng cho quá trinhg kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Do đó hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. 3.2.1. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết. Một là, tính có thực: xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật, cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. Hai là, sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. Sự phê chuẩn ở đây có thể biểu hiện bởi chữ ký của những người có quyền hạn hoặc có sự uỷ quyển hợp lệ. Ba là, tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không dấu hoặc bỏ ngoài sổ sách. Bốn là, sự đánh giá: bảo đảm không có sự sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. Kế toán phải sử dụng đúng các phương pháp đo lường giá trị các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị của chúng Năm là, sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ đựoc ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. Để đảm bảo mục tiêu này, kế toán phải thực hiện diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ đẻ cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ. Sáu là, tính đúng kỳ: xác định đúng kù hạn của các nghiệp cụ kinh tế đã xảy ra để đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo đúng quy định. Bảy là, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác số liệu kế toán đựoc ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn. Trình bày đúng đắn các nghiệp vụ và tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 3.2.2. Ngoài các mục tiêu kể trên cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán. Thứ nhất là các chứng từ kế toán: với đặc trưng là đăng ký từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủ tục lập chứng từ. Chứng từ được xem như là một bằng chứng chứng minh sự tồn tại của các nghiệp vụ. Do đó nó cho phép ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị. Đồng thời nó còn được xem là căn cứ để giải quyết các vụ tranh chấp giữa các đối tượng, kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Thứ hai là hệ thống sổ sách kế toán: hệ thống sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên các chứng từ, từ đó xử lý và hình thành các thông tin tổng hợp trên các báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị. Một hệ thống sổ sách kế toán đựoc tổ chức khoa học sẽ góp phần rất lớn trong việc bảo vệ tài sản của đơn vị. Bởi vì thông qua các chức năng kiểm tra giám sát ngay trong quá trình thực hiện từng nghiệp vụ, nhà quản lý sẽ tìm thấy những sai phạm trong hệ thống kế toán, từ đó có các biện pháp thích hợp nhằm đảm bảo an toàn tài sản của đơn vị. Tóm lại: Chứng từ và sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung của đơn vị. 3.3. Các thủ tục kiểm soát: Để thực hiện được các mục tiêu kiểm soát các nhà quản trị còn phải quy định, thiết kế các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể. 3.3.1. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu: - Kiểm tra tính chính xác cuả các số liệu tính toán. - Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. - Kiểm tra số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. - Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. - So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu kế toán. - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán - Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế vơí dự toán kế hoạch. 3.3.2. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu: Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bắt kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng cho rằng: trách nhiệm và công việc cần đựoc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Dựa trên các nguyên tắc ngày các thủ tục kiểm soát được thiết lập và được thực hiện thông qua các hoạt động kiểm soát. Sau đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu thích hợp cho việc kiểm soát kế toán của đơn vị. Một là: phân chia trách nhiệm đầy đủ: Hoạt động này đựoc thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là: nguyên tắc phân công, phân nhiệm và nguyên tắc bắt kiêm nhiệm nghĩa là không để cho một bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc mà phải được phân chia cho nhiều người, nhiều bộ phận thực hiện; không một cá nhân nào được thực hiện nhiều hơn một trong các chức năng: phê chuẩn, thực hiện, ghi sổ nghiệp vụ và bảo quản tài sản của đơn vị. Thông qua việc phân chia trách nhiệm này, các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau. Do đó các sai sót sảy ra có thể đựoc phát hiện một cách nhanh chóng và giảm thiểu cơ hội cho bất kỳ cá nhân nào đó có thể gây ra những sai sót và gian lận trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây: - Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: nhằm ngăn chặn những hành vi tham ô tài sản. - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: ngăn chặn khả năng thâm lạm, chiếm đoạt tài sản của đơn vị. - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: nhằm không để cho thông tin bị phản ánh sai lệch trên các sổ sách kế toán hoặc các báo cáo tài chính. Hai là: kiểm soát quá trình xử lý thông tin. Để đảm bảo cung cấp một hệ thống thông tin đáng tin cậy, nhất là các thông tin kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ phải thực hiện liên tiếp các hoạt động kiểm soát. Thông qua các hoạt động cụ thể như kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp những thông tin mà tưf các nhà quản lý có thể đưa ra những kết luận chính xác. Các hoạt động kiểm soát có thể được áp dụng cho tất cả các hoạt động có liên quan đến quá trình xử lý thông tin (kiểm soát chung) hoặc chỉ được áp dụng cho từng hoạt động cụ thể (kiểm soát ứng dụng). Các hoạt động kiểm soát cụ thể cần đảm bảo hai nội dung sau: Thứ nhất: có một hệ thống chứng từ và sổ sách đầy đủ: Nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. Muốn có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt cần chủ ý những vấn đề sau: - Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy nhập khi cần thiết. - Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Khoảng thời gian giữa lúc nghiệp vụ phát sinh và khi ghi sổ càng ngắn càng giảm cơ hội sai lầm. - Chứng từ cần được kẽ rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học và kịp thời, tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn. Thứ hai: phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Tất các các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thoả mãn các quá trình kiểm soát, các nghiệp vụ phát sinh phải đựoc phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi và quyền hạn cho phép. Sự phê chuẩn có thể chung chung (áp dụng cho toàn đơn vị) hoặc cụ thể (áp dụng cho từng nghiệp vụ riêng biệt) Các cá nhân hoặc bộ phận được uỷ quyền để thực hiện phê chuẩn phải giữ chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ Ba là: kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách. Biện pháp bảo vệ quan trong nhất để bảo vệ tài sản và sổ sách là việc sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất. Các hình thức bảo vệ vật chất cũng cần thiết đối với sổ sách và chứng từ. Hoạt động kiểm soát này đựoc thực hiện cho sổ sách và tất cả những tài sản khác, kể cả những chứng từ đã được đánh số. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ. Nếu phát hiện có bất kỳ sự chênh lệch nào đó thì hệ thống kiểm soát nội bộ phải tìm ra được nguyên nhân. Từ đó phát hiện ra những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ và tìm cách khắc phục. Bốn là: kiểm soát độc lập việc thực hiện. Đây là công việc tiến hành bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác với các cá nhân và bộ phận không thực hiện nghiệp vụ. Yêu cầu đối với cá nhân hoặc bộ phận thực hiện công việc kiểm tra là họ phải độc lập đối với các đối tượng được kiểm tra. Đối với một hệ thống kiểm soát nội bộ có khuynh hướng ngày càng giảm sút tính hữu hiệu thì nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập càng tăng. Tuy nhiên sự hữu hiệu của hoạt động kiểm soát sẽ mất đi nếu người thực hiện kiểm tra thiếu đi tính độc lập vì bất cứ lý do nào. Năm là: soát xét lại việc thực hiện. Hoạt động này là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế hoạch, dự toán, số liệu ở những kỳ trước và những dữ liệu khác có liên quan; đồng thời xem xét lại một cách tống quát các hoạt động để đánh giá quá trình thực hiện. Từ hoạt động này nhà quản lý biết được một cách tổng quát mọi hoạt động của các thành viên và các hoạt động đó có đạt hiệu quả hay không. Qua đó nhà quản lý có những thay đổi kịp thời, có những điều chỉnh thích hợp các kế hoạch hay chiến lược hoạt động của doanh nghiệp. 3.4. Kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, nó cung cấp sự giám sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. 3.4.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ. Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IAFC): Kiểm toán là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ. Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa kỳ ban hành năm 1978 “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả. 3.4.2. Chức năng của kiểm toán nội bộ. Với hai chức năng của mình, kiểm toán nội bộ cung cấp sự quan sát đánh giá về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thông qua như hoạt động hữu hiệu của bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp, chất lưọng hoạt động kiểm soát nhằm điều chỉnh kịp thời và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Phạm vi của hai chức năng kiểm tra và đánh giá luôn gắn liền với những công việc cụ thể mà các kiểm toán viên nội bộ phải thực hiện. Thông qua việc kiểm tra, đánh giá mức độ thực hiện các mục tiêu của tổ chức, kiểm toán nội bội rút ra kết luận, nhận xét tất cả các hoạt động của đơn vị. Từ đó giúp cho các nhà quản lý có những biện pháp điều chỉnh các hành vi, hoạt động trong doanh nghiệp. Chức năng kiểm tra, đánh giá được thực hiện cụ thể như sau: Xem xét về mức độ tin cậy và trung thực của các thông tin tài chính và thông tin hoạt động, phương pháp được sử dụng để ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo những thông tin đó. Xem xét hệ thống được thành lập có phù hợp với kế hoạch, chính sách và quy định của đơn vị không? Đồng thời tiến hành việc xác định mức độ tuân thủ chúng của đơn vị. Xem xét phương thức bảo vệ tài sản và sự hiện hữu của những tài sản này. Đánh giá việc sử dụng các nguồn lực có tiết kiệm và hiệu quả hay không? Xem xét những hoạt động có đáp ứng được mục tiêu đề ra không? 4. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. Một hệ thống kiểm soát nội bộ đựoc thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện mọi sự sai phạm có thể xảy ra. Đó là những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nộ bộ. Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ nào hoàn hảo._.