Báo cáo Công tác kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán tài chính do Công ty DV Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán

LỜI MỞ ĐẦU Từ khi ra đời cho đến nay, lĩnh vực kiểm toán đã không ngừng phát triển cả trên thế giới cũng như ở Việt Nam. Sự xuất hiện ngày càng nhiều các công ty kiểm toán và nhu cầu kiểm toán ngày một gia tăng trong những năm gần đây là thực tế chứng minh vài trò và tầm quan trọng của loại hình dịch vụ này trong nền kinh tế hiện nay. Cùng với xu thế phát triển chung đó, một số công ty kiểm toán đã thể hiện rõ sự phát triển vượt bậc của mình trong số đó phải kể đến sự phát triển không ngừng cũng như bề dầy lịch sử hoạt động trong lĩnh vực kế toán kiểm toán của Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC). Qua thời gian thực tập tại Công ty em đã tìm hiểu, nghiên cứu lý luận và thực tiễn tại các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty AASC thực hiện. Em nhận thấy rằng chu trình kiểm toán mua hàng thanh toán là chu trình kiểm toán có ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên Báo cáo tài chính và có ảnh hưởng lớn đến cuộc kiểm toán nên em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện” Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm tiếp cận lý luận về kiểm toán báo cáo tài chính nói chung cũng như kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán nói riêng, mô tả thực tế kiểm toán của chu trình do Công ty AASC thực hiện, từ đó đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiện cứu chuyên đề là lý luận về kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính và thực tiễn hoạt động kiểm toán chu trình tại Công ty AASC. Phạm vi nghiên cứu: Em nghiên cứu đề tài này trong phạm vi tìm hiểu và thực tiễn hoạt động kiểm tóan chu trình mua hàng thanh toán tại hai khách hàng ABC và XYZ. Trong đó khách hàng ABC là khách hàng thường niên của công ty và khách hàng XYZ là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên do AASC thực hiện Khóa luận của em gồm 3 phần: Phần I: Những lý luận chung về vấn đề kiểm toán mua hàng thanh toán Phần II: Thực trạng công tác kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán BCTC tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC). Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán mua hàng thanh toán tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC). Để có thể hoàn thành khóa luận này, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Hồng Thúy và các anh chị nhân viên phòng kiểm toán 1 Công ty AASC. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo và các anh chị trong Công ty. Do hạn chế về thời gian cũng như trình độ, bản khóa luận tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo, các anh chị trong Công ty và các bạn để bản khóa luận tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Chu trình mua hàng thanh toán với vấn đề kiểm toán 1.1.1 Bản chất của chu trình mua hàng thanh toán Có thể nhìn nhận một cách khái quát rằng quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là quá trình luân chuyển vốn mà kết quả là doanh nghiệp luôn mong muốn khoản thu được lớn hơn chi phí mình bỏ ra. Trong quá trình luân chuyển đó, chu trình mua hàng thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung ứng các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Chúng trở thành những phần hành cơ bản của kiểm toán tài chính và có mối liên quan mật thiết với nhau. Đứng trên góc độ luân chuyển vốn của doanh nghiệp, mua hàng cùng với tiền lương nhân viên được xem là chi phí, nguồn sử dụng vốn không thể thiếu trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Các hoạt động của các chu trình này là liên tục, tuần hoàn lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quy mô, tính chất của các chi phí này phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng hoạt động kinh doanh. Chu trình mua hàng thanh toán được đề cập trong khóa luận này là chu trình nghiệp vụ kinh tế của các doanh nghiệp thực hiện quá trình mua hàng thanh toán cho hàng hóa và dịch vụ của nhà cung cấp. Quá trình mua vào của hàng hóa dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước,… Chu trình này không bao gồm quá trình mua hàng thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ chi phí bên trong tổ chức. Nó bao gồm các quyết định, các quá trình cần thiết để có được hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó chuyển đổi quyền sở hữu hàng hóa từ nhà cung cấp sang doanh nghiệp, doanh nghiệp có được nguyên nhiên vật liệu hàng hóa để sản xuất, đổi lại doanh nghiệp phải mất 1 khoản vốn khi thanh toán số tiền mua hàng. 1.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán Với mỗi doanh nghiệp, tùy vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình mà thiết kế chu trình mua hàng thanh toán sao cho phù hợp. Tuy nhiên, mọi sơ đồ hoạt động của chu trình đều nhằm mục đích kiểm soát hoạt động và đem lại hiệu quả cao nhất cho mua hàng- thanh toán. Hiệu quả của quá trình này mà doanh nghiệp hướng tới là thu mua được hàng hóa phù hợp yêu cầu sản xuất với giả cả hợp lý và đáp ứng thời gian sản xuất. Với mục đích đó, thông thường chức năng của chu trình mua hàng thanh toán được khái quát theo sơ đồ 1.1 Sơ đồ 1.1 Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán Ghi nhận các khoản nợ phải trả Giao nhận hàng hóa, dịch vụ Thanh toán Xác định nhu cầu mua từ các bộ phận Tổng hợp nhu cầu mua Cân đối với thực tế để lập đơn đặt hàng Xét duyệt của giám đốc Thu thập báo giá Dự toán ngân sách Ký kết hợp đồng mua bán Giao nhận hàng : lập biên bản kiểm nhận và báo cáo nhận hàng Viết phiếu nhập kho Phản ánh lên sổ sách: sổ chi tiết vật tư, thẻ kho, sổ cái tài khoản HTK Thanh toán ngay: Lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi —> duyệt chi —> ghi sổ liên quan. Chưa thanh toán : ghi nhận trên sổ chi tiết 331 Căn cứ vào hóa đơn, vận đơn, biên bản kiểm nhận để ghi nhận khoản nợ phải trả Lập và xử lý đơn đặt hàng 1.1.2.1 Lập và xử lý đơn đặt hàng Xác định nhu cầu mua hàng Nhu cầu mua hàng được xây dựng từ từng bộ phận trong đó bộ phận sản xuất thường đóng vai trò quan trọng và bước công việc này nhằm hướng tới nhu cầu của bộ phận này. Bộ phận sản xuất, nhu cầu về hàng hóa được xác định dựa trên : Kế hoạch sản xuất : với kế hoạch đặt ra thì nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ là bao nhiêu. Nhu cầu này có thể được xác định bởi bộ phận kế hoạch đã được trình bày trong bản kế hoạch sản xuất, hoặc cũng có thể do bộ phận sản xuất thực hiện tính ra chi phí liên quan dựa trên sản phẩm kế hoạch mà bộ phận kế hoạch đã đặt ra. Dự trữ : yêu cầu dự trữ của công ty quy định mức dự trữ tối thiểu trong kho là bao nhiêu mà bộ phận kho đưa ra nhu cầu về dự trữ cho phù hợp Phục vụ sản xuất : Đây được xem là nhu cầu lớn nhất trong sản xuất, nó phản ảnh nhu cầu về hàng hóa dịch vụ cho thực tại sản xuất tại doanh nghiệp Tiêu thụ thực tế : Mục đích của sản xuất là phải tiêu thụ được sản phẩm mình làm ra, do đó dựa trên mức tiêu thụ thực tế là cở sở chính xác nhất cho sản xuất. Bộ phận khác : nhu cầu về hàng hóa dịch vụ, thiết bị,… được dựa trên nhu cầu sử dụng và hạn mức sử dụng đã được quy định trong các văn bản của công ty. Tổng hợp nhu cầu Dựa trên các nhu cầu đã được đưa lên, phòng cung ứng vật tư có nhiệm vụ tổng hợp các nhu cầu này, đây là nhu cầu thực tế của các bộ phận nhưng chưa phải là nhu cầu mà doanh nghiệp cần lập đơn đặt hàng. Phòng vật tư phải xem xét tình hình dự trữ đang có của doanh nghiệp đồng thời căn cứ vào kế hoạch sản xuất xem đã cần thiết hay chưa. Sau khi tổng hợp và phân tích nhu cầu phòng vật tư sẽ đưa ra nhu cầu hàng hóa, dịch vụ để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng nêu rõ chủng loại , số lượng, quy cách hàng mua và thời điểm mua. Xét duyệt của ban giám đốc: mọi đơn đặt hàng đều phải được sự phê duyệt của Ban giám đốc. Xử lý đơn đặt hàng Thu thập báo giá : đây là bước công việc lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo cung cấp chất lượng hàng hóa dịch vụ phù hợp với chi phí thấp nhất. Để đảm bảo hiệu quả và tránh câu kết gian lận trong bước này doanh nghiệp lựa chọn tối thiểu 3 báo giá của 3 nhà cung cấp khác nhau Dự toán ngân sách: dựa trên nhu cầu của đơn đặt hàng cùng báo giá thu thập được , bộ phận tài chính, kế toán cần thực hiện cân đối tiền hiện đang có của doanh nghiệp, phân tích phương thức mua hàng hiệu quả nhất và nguồn mua hàng từ đâu. Kết thúc xử lý đơn đặt hàng doanh nghiệp đưa ra được hợp đồng mua bán với nhà cung cấp đảm bảo các chỉ tiêu: giả cả hợp lý, chất lượng hàng phù hợp, phương thức mua hàng và phương thức thanh toán là tối ưu, đảm bảo được nguồn ngân sách phục vụ thanh toán, thời gian cung cấp hàng đáp ứng được sản xuất của doanh nghiệp. Hợp đồng mua bán quy định rõ về số lượng, chủng loại, giá cả, thời gian cung ứng và cần được ban giám đốc phê duyệt. 1.1.2.2 Nhận hàng Khi thực hiện giao nhận hàng, bộ phận nhận hàng cần lập “ biên bản kiểm nhận “. Đây là chứng từ then chốt trong bước giao nhận hàng, biên bản kiểm nhận là bằng chứng cho sự nhận hàng và kiểm tra hàng của công ty. Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận hàng thực hiện công việc này. Dựa vào biên bản kiểm nhận thực hiện lập phiếu nhập kho do phòng vật tư lập mẫu mã chủng loại và thủ kho ghi số lượng nhập. Phiếu nhập kho và biên bản kiểm nhận phải đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm. Đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm, nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và nhân viên kế toán. 1.1.2.3 Ghi nhận các khoản phải trả Căn cứ vào các chứng từ : hóa đơn, vận đơn, phiếu nhập kho, kế toán mua hàng ghi nhận các khoản nợ phải trả theo nguyên tắc : ghi đúng, ghi đủ, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ. Để đảm bảo các nguyên tắc này, kế toán phải đối chiếu số liệu giữa các chứng từ, thực hiện các phép tính để kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách 1.1.2.4 Thực hiện thanh toán Thanh toán ngay: dựa trên hóa đơn, vận đơn, biên bản kiểm nhận hoặc điều khoản thanh toán trong hợp đồng, kế toán lập phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt, hoặc lập ủy nhiệm chi nếu thanh toán chuyển khoản. Phiếu chi và ủy nhiệm chi phải được phê duyệt của giám đốc. Sau khi thanh toán, kế toán phản ánh chính xác và đầy đủ trên sổ kế toán liên quan Chưa thanh toán: kế toán thực hiện bút toán phản ánh nghĩa vụ phải trả trên sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 331. Khi thực hiện thanh toán, thực hiện các bước tương tự như trên. 1.1.3 Chứng từ sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình 1.1.3.1 Chứng từ Yêu cầu mua : tài liệu được lập bởi bộ phân có nhu cầu hàng hóa dịch vụ để đề nghị mua Đơn đặt hàng : được lập sau khi đã tổng hợp , cân đối nhu cầu mua. Trong đơn đặt hàng phản ánh đầy đủ chi tiết yêu cầu với nhà cung cấp về mặt hàng hoặc loại hình dịch vụ doanh nghiệp đang cần đồng thời cũng là cơ sở để nhà cung cấp chuẩn bị đáp ứng hàng hóa dịch vụ cho khách hàng. Hợp đồng mua hàng: Sau khi thỏa thuận về các điều khoản cung ứng doanh nghiệp và nhà cung cấp cần ký hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hóa dịch vụ. Đây chính là cở sở pháp lý phản ánh quyền và nghĩa vụ các bên liên quan có trong hợp đồng. Chứng từ nhận hàng: bao gồm Hóa đơn bán hàng, vận đơn : là cơ sở để kế toán hạch toán chi phí thu mua hàng hóa, dịch vụ Biên bản kiểm nhận hàng hóa : là chứng từ quan trọng khẳng định hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã nhận của nhà cung cấp, là cơ sở để viết phiếu nhập kho. Nhật ký mua hàng : ghi chép đầu tiên trong hạch toán chi phí mua hàng. Nhật ký mua hàng liệt kê danh sách các hóa đơn cùng với tên nhà cung cấp, ngày của hóa đơn và khoản tiền của hóa đơn đó Sổ cái phải trả nhà cung cấp: liệt kê các khoản phải trả đối với mỗi nhà cung cấp, phản ánh cả dư nợ và dư có của mỗi nhà cung cấp. Tổng dư có và tổng dư nợ trên sổ cái bằng số liệu tương ứng trên sổ tổng hợp tài khoản 331 Sơ đồ 1.2 : Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng (1) Nhu cầu vật liệu hàng hóa Lưu trữ và bảo quản chứng từ Bộ phận kế hoạch Lập chứng từ kho Cán bộ thu mua Đơn đặt hàng Bộ phận cung ứng Đơn đề nghị mua hàng Trưởng bộ phận cung ứng Ký duyệt Nhập kho và ghi thẻ kho Thủ kho Ghi sổ và hạch toán Kế toán Sơ đồ 1 .3 : Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán (2) Nhu cầu thanh toán Lưu trữ bảo quản chứng từ Kế toán quỹ Nhận tiền và thanh toán Chi quỹ Duyệt chứng từ Lập chứng từ quỹ Kế toán trưởng Thủ quỹ Nhân viên thanh toán Ghi sổ Kế toán (1),(2) : Giáo trình kiểm toán tài chính, Đại học KTQD, 2006 1.1.3.2 Quy trình hạch toán Chu trình mua hàng thanh toán được bắt đầu từ xác định nhu cầu mua đến thực hiện thanh toán với nhà cung cấp. Tài khoản liên quan Tài khoản liên quan đến mua hàng : TK HTK: TK 156, TK 152, TK 153, TK 151 TK Tài sản : TK 211, TK 213… TK chi phí : TK 627, TK 642, TK 641 Tài khoản liên quan đến thanh toán: TK 331: phải trả nhà cung cấp TK 111, TK 112: tiền mặt; TGNH TK 113: Thuế GTGT được khấu trừ Nghiệp vụ mua hàng thanh toán phát sinh được hạch toán theo sơ đồ 1.5 sau : Sơ đồ 1.4: Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng thanh toán TK 331 TK 111, 112 TK 156, 152, 153... TK 156, 152, 153.. TK 627, 642, 641 TK 211, 213 TK 515 TK 142, 242 ứng trước hoặc trả nợ người bán Hàng trả lại hoặc được giảm giá Mua hàng nhập kho Đầu tư TSCĐ Mua hàng hóa dịch vụ xuất dùng không qua kho Bảo hiểm trích trước Chiết khấu mua hàng được hưởng 1.2 Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính 1.2.1 Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán Mục đích của kiểm toán bảng khai tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy của thông tin và tính tuân thủ nguyên tắc. Chu trình mua hàng thanh toán liên quan đến nhiều tài khoản và khoản mục thuộc bảng khai tài chính, do đó mục đích kiểm toán của chu trình cũng không nằm ngoài mục đích chung là đánh giá, xác minh về các số liệu bị ảnh hưởng bởi chu trình có được trình bày trung thực phù hợp nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận hay không. Từ mục đích chung của kiểm toán có thể phát triển thành các mục tiêu đặc thù: Tính hiệu lực: Nghiệp vụ mua hàng là có thật, quy trình mua đã xảy ra, thể hiện ở biên bản kiểm nhận Tính trọn vẹn : các nghiệp vụ mua hàng đã được phản ánh đày đủ trên sổ sách và có căn cứ hợp lý cho những ghi chép như hóa đơn, chứng từ Tính giá : hàng mua và dịch vụ mua vào phải được ghi đúng theo chuẩn mực tính giá nhập kho và ghi nhận các khoản nợ phải trả đúng bản chất nghiệp vụ Quyền và nghĩa vụ: Hàng hóa và dịch vụ đã mua phải thuộc quyền sử dụng và sở hữu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải trả với nhà cung cấp khi nhận hàng hóa dịch vụ từ họ theo hóa đơn và hợp đồng. Phân loại trình bày: đảm bảo phân loại đúng bản chất hàng mua, hạch toán đúng tài khoản. Tính chính xác cơ học: các số liệu ghi trên sổ sách phải khớp đúng và phù hợp Tính đúng kỳ : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải thực hiện đúng chia cắt niên độ theo chuẩn mực kế toán chung được chấp nhận rộng rãi 1.2.2 Những sai sót có thể xảy ra trong hạch toán chu trình mua hàng thanh toán Vi phạm tính hiệu lực , trọn vẹn : Các nghiệp vụ mua hàng không có đù chứng từ kèm theo như hóa đơn hay biên bản kiểm nhận hàng mua vào; Sai sót trong ghi sổ chi tiết, có thể nhầm lẫn các nhà cung cấp khi ghi sổ Vi phạm tính giá : Sai lệch trong phản ánh giá trị hàng mua, có sự sai lệch giữa hóa đơn , biên bản kiểm nhận và số liệu đơn vị phản ánh trên sổ sách Vi phạm quyền và nghĩa vụ về hàng hóa : đơn vị phản ánh hàng nhận giữ hộ trong kho là của đơn vị mình. Vi phạm tính phân loại trình bày cũng làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ như phản ánh nhầm lẫn giữa tài khoản phải trả nhà cung cấp với tài khoản phải trả khác, phản ánh sai bản chất tài khoản tạm ứng khi trả trước cho người bán nhưng hạch toán vào tài khoản tạm ứng Vi phạm tính phân loại và trình bày: Trong hạch toán mua hàng và hạch toán thanh toán sai sót chủ yếu là vi phạm tính phân loại và trình bày. Bên nguồn vốn, các tài khoản thuộc nhóm nợ phải trả nói chung đều phản ánh nghĩa vụ khoản nợ của doanh nghiệp. Tìm hiểu chu trình mua hàng thanh toán ta cần quan tâm đến khoản nợ phải trả nhà cung cấp nằm trong nợ ngắn hạn. Phân biệt tài khoản này với tài khoản chi phí phải trả ở chỗ: Ta ghi nhận khoản nợ ngắn hạn với bên ngoài khi nhận được hoá đơn hoặc chứng từ đòi nợ từ bên ngoài trong kỳ hạch toán. Còn với chi phí phải trả là chi phí dự tính phát sinh trong kỳ và thực tế doanh nghiệp chưa chi trả số tiền này và chưa có đủ bằng chứng chính xác để ghi nhận giá trị ( ví dụ : trích trước lãi trả sau, trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản…). Vì vậy số phải trả chỉ là số ước tính, mục đích là để khi thực tế chi phí phát sinh thì không gây đột biết lớn. Thông thường các doanh nghiệp phân loại không đúng một số loại chi phí giữa khoản phải trả và chi phí phải trả. Vi phạm tính chính xác cơ học : các số liệu khi cộng sổ hoặc cộng trên các hóa đơn bị sai Vi phạm tính đúng kỳ : Các khoản nợ vi phạm tính đúng kỳ khi hoá đơn và thời điểm nhận hàng khác nhau Ngoài ra, tuỳ theo đặc điểm của loại hình kinh doanh hay mục đích của người lập báo cáo mà các sai phạm có thể phát sinh theo chiều hướng khác nhau. Nhưng nhìn chung, các doanh nghiệp luôn mong muốn tình hình tài chính của mình là khả quan do đó sai phạm liên quan đến TK phải trả nhà cung cấp có xu hướng phản ánh không đầy đủ, giảm số dư bên có. Sai sót này khiến khả năng thanh toán của doanh nghiệp tăng lên giả tạo, một số khoản chi phí phản ánh ko đầy đủ làm cho lợi nhuận của doanh nghiệp cũng được tăng lên. 1.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng thanh toán Lập và xử lý đơn đặt mua Phòng vật tư có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu đồng thời xem xét thực tế để cân đối đưa ra đơn đặt hàng đảm bảo vừa đáp ứng nhu cầu trong sản xuất vừa tránh lãng phí vốn. Dựa trên những cân đối đã thực hiện, phòng vật tư đưa ra được đơn đặt hàng và có chữ ký phê duyệt của ban giám đốc. Giám đốc phê duyệt cả về số lượng mua, nhà cung cấp được lựa chọn và ngân sách cho đơn đặt mua đó. Mục tiêu của kiểm soát trong giai đoạn này là đảm bảo hàng mua đáp ứng đủ nhu cầu của các bộ phận trong doanh nghiệp đồng thời thu thập báo giá và dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp tìm ra được nhà cung cấp phù hợp với giá hợp lý nhất , xem xét nguồn tài chính của mình có đáp ứng được đơn đặt hàng đó hay không và nguồn nào sử dụng để mua hàng là tối ưu nhất. Thông thường nguồn vốn từ lợi nhuận để lại phục vụ đầu tư tài sản cố định, nguồn vốn kinh doanh để mua hàng hóa, nguyên vật liệu. Giao nhận hàng Hợp đồng mua bán : đây là cơ sở pháp lý ghi nhận sự giàng buộc giữa quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp với nhà cung cấp trong hoạt động kinh tế mua bán hàng hóa, dịch vụ. Hợp đồng mua bán phải có xét duyệt của ban giám đốc, của trưởng phòng vật tư về số lượng chủng loại, chất lượng , giá và thời gian. Khi nhận hàng, doanh nghiệp và người giao hàng cùng ký vào biên bản kiểm nhận và biên bản giao hàng chứng minh cho các quy định liên quan đến hàng hóa, dịch vụ đã ghi trong hợp đồng. Kiểm soát quá trình nhập kho: PNK do phòng vật tư lập còn thủ kho là người ghi số lượng nhập. PNK đủ chữ kỳ của phụ trách vật tư và thủ kho. Mục tiêu kiểm soát này nhằm đảm bảo hàng nhập kho phù hợp với hóa đơn, hợp đồng, đảm bảo chất lượng, đúng quy cách mẫu mã. Ghi chép sổ sách và hạch toán: Để đảm bảo chính xác trong ghi chép, kế toán, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra và thực hiện các phép tính tối thiểu 3 lần với số tổng cộng. Thực hiện đối chiếu biên lại, biên bản kiểm nhận với hóa đơn của người bán về mẫu mã, giá, số lượng và chủng loại. Mục tiêu kiểm soát là đảm bảo mọi ghi chép sổ sách đều có kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng nhằm đảm bảo tính thống nhất và phát hiện sai sót kịp thời sửa chữa. Kiểm soát thanh toán Thanh toán thông thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi. Nhằm kiểm soát quá trình này mọi ủy nhiệm chi và phiếu chi đều phải có chữ ký của kế toán trưởng. Chứng từ này được viết thành nhiều bản nhưng thông thường 1 bản đưa cho người được thanh toán, 1 bản lưu lại trong bộ chứng từ của doanh nghiệp, 1 bản dùng để luân chuyên khi hạch toán. Với những khoản chưa thanh toán ngay,doanh nghiệp theo dõi trên sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp đồng thời hàng tháng có giấy đòi nợ của nhà cung cấp, kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt chi trả. Việc thực hiện thanh toán thực hiện tương tự như trên. Kiểm soát trong giai đoạn này giúp doanh nghiệp thực hiện chi đúng mục đích, đúng số tiền và thanh toán kịp thời những khoản nợ đến hạn trả tránh bị phạt tiền lãi, cân đối chi cho phù hợp 1.2.4 Vị trí của kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính Kiểm toán là lĩnh vực khá mới mẻ và mới chỉ xuất hiện ở Việt Nam trong hơn chục năm trở lại đây. Xuất phát từ chức năng và vai trò của kiểm toán đã có nhiều cách hiểu về khái niệm kiểm toán. Theo giáo trình “ lý thuyết kiểm toán “ trường Đại học kinh tế Quốc dân xuất bản thì kiểm toán được định nghĩa như sau: “ Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động cần được kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ do các kiểm toán viên có năng lực và trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở pháp lý có hiệu lực. “ Khái niệm trên đã thể hiện khá đầy đủ các yếu tố của kiểm toán. Nằm trong hệ thống kiểm toán chung, Kiểm toán tài chính là hoạt động đặc trưng nhất của kiểm toán bởi nó chứa đựng đầy đủ sắc thái của kiểm toán. Xác minh và bày tỏ ý kiến : Kiểm toán tài chính cũng như bất kỳ cuộc kiểm toán nào khác, kết quả của cuộc kiểm toán là báo cáo kiểm toán mà ở đó các thông tin đã được thực hiện kiểm tra xác minh, kiểm toán viên là người đưa ra ý kiến dựa trên sự xác minh được thực hiện trong cuộc kiểm toán. Thực trạng hoạt động cần kiểm toán hay đối tượng của kiểm toán tài chính là bảng khai tài chính mà bộ phận quan trọng nhất của bảng khai này là báo cáo tài chính. Theo định nghĩa trong Chuẩn mực Kiểm toán số 200 “ Báo cáo tài chính là hệ thống báo cáo được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành phản ảnh thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị” Phương pháp kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính : Theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế 8500 và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 phương pháp kiểm toán được hiểu là những cách thức cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán. Cũng như các loại hình kiểm toán khác, kiểm toán báo cáo tài chính cũng sử dụng phương pháp kiểm toán chứng từ ( cân đối, đối chiếu trực tiếp, đối chiếu logic) và phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ ( kiểm kê, thực nghiệm, điều tra ) để thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến. Thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, ta có 2 cách tiếp cận là theo khoản mục và theo chu trình. - Phân chia theo khoản mục là cách tiếp cận từng khoản mục hay nhóm khoản mục theo thứ tự trong bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Cách tiếp cận này đơn giản xong không hiệu quả do tách biệt các khoản mục. - Phân chia theo chu trình: là cách tiếp cận căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình hoạt động tài chính. Theo cách tiếp cận này, công việc kiểm toán tiết kiệm hơn về thời gian và giúp kiểm toán viên thực bao quát hơn dó đó nó được thực hiện phổ biến trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Theo các phân chia theo chu trình, kiểm toán báo cáo tài chính thường bao gồm các phần hành cơ bản sau: - Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền - Kiểm toán chu trình mua hành thanh toán - Kiểm toán chu trình tiền lương nhân viên - Kiểm toán chu trình hàng tồn kho - Kiểm toán chu trình tiếp nhận và hoàn trả vốn Mối liên hệ của các chu trình đã được thể hiện ở sơ đồ 1.5 Sơ đồ 1.5 : Phần hành kiểm toán cơ bản của kiểm toán tài chính (3) Bán hàng—thu tiền Tiền Huy động—hoàn trả vốn Mua hàng—thanh toán Tiền lương —nhân viên Hàng tồn kho 1.2.2 Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán được tìm hiểu thông qua 3 giai đoạn của cuộc kiểm toán: Sơ đồ 1.6: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán Lập kế hoạch và thiết kế các thử nghiệm kiểm toán chu trình Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán Kết thúc công việc kiểm toán 1.2.2.1 Lập kế hoạch và thiết kế các thử nghiệm kiểm toán Lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên của cuộc kiểm toán và có vai trò quan trọng chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán. Theo VSA 300 về lập kế hoạch kiểm toán nêu rõ “ Kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán và lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo báo quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, đảm bảo cuộc kiểm toán được hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán còn trợ giúp KTV phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với kiểm toán viên và chuyên gia khác về công việc kiểm toán.” Đối với chu trình mua hàng thanh toán mục đích của giai đoạn này là tìm hiểu hoạt động của chu trình ở công ty khách hàng từ đó xây dựng một phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với quy mô, thời gian và đặc điểm của chu trình. Việc lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện theo quy trình như sau : Sơ đồ 1.7 : Các bước trong lập kế hoạch kiểm toán Chuẩn bị kiểm toán Thu thập thông tin cơ sở Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý và thực hiện phân tích sơ bộ Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát Lập chương trình kiểm toán Chuẩn bị kiểm toán Một cuộc kiểm toán được bắt đầu khi KTV và công ty kiểm toán thu nhận một khách hàng. Trên cơ sở đó, các công việc cần thiết để chuẩn bị cho lập kế hoạch kiểm toán được tiến hành như sau: Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán: KTV cân nhắc mức độ rủi ro có thể chấp nhận đối với cuộc kiểm toán. Nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng: thực chất là xác định người sử dụng báo cáo và mục đích của họ. Qua công việc này, KTV có thể xác định được hướng sai phạm có thể xảy ra với báo cáo tài chính của doanh nghiệp Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán : việc lựa chọn này dựa trên yêu cầu về số lượng và trình độ chuyên môn Hợp đồng kiểm toán : là sự thỏa thuận chính thức giữa công ty kiểm toán và khách hàng về thực hiện kiểm toán Thu thập thông tin cơ sở Một trong những thông tin đầu tiên cần thu thập là tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng. Những khía cạnh đặc thù của khách hàng cũng cần được quan tâm như cơ cấu tổ chức, dịch vụ sản xuất… Phục vụ cho kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, trong bước này KTV sẽ biết được chủng loại hàng hóa mà doanh nghiệp đang sử dụng cho hoạt động kinh doanh của mình, đánh giá thêm thông qua đối chiếu với các cam kết bằng văn bản hay giấy phép đầu tư. Các thông tin này sẽ giúp kiểm toán viên đánh giá sự ảnh hưởng tới báo cáo tài chính nói chung và chu trình mua hàng thanh toán nói riêng đồng thời phân tích được rủi ro trong hoạt động kinh doanh của khách hàng. - Xem xét lại hồ sơ kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung ( nếu có): Qua hồ sơ kiểm toán năm trước KTV sẽ nắm bắt rõ nhất tình hình và đặc điểm hoạt động của chu trình mua hàng thanh toán. Nếu khách hàng là khách hàng cũ , KTV đã có hồ sơ năm trước sẽ giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều cho nhận diện và phân tích những bất thường của chu trình thông qua những vấn đề lưu ý của cuộc kiểm toán năm trước. - Thăm quan nhà xưởng Thủ tục quan sát này giúp KTV tiếp cận hệ thống kiểm soát nội bộ và có hình dung về quy trình sản xuất và phong cách kinh doanh của khách hàng. Chẳng hạn, khi quan sát KTV có thể nắm bắt được quy trình tiếp nhận hàng từ bên ngoài của doanh nghiệp hoặc nhiệm vụ của các bộ phận trong thực hiện tiếp nhận hàng đó. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Nếu các thông tin cở sở được thu thập giúp kiểm toán viên hiểu được hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý giúp KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng thanh toán. Những thông tin về nghĩa vụ pháp lý mà kiểm toán viên cần thu thập bao gồm : giấy phép đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, biên bản họp hội nghị cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Phục vụ cho kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, KTV tập trung xem xét các hợp đồng kinh tế mua bán giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Qua đó, KTV có thể tìm hiểu được nhà cung cấp chủ yếu cũng như phương thức thanh toán hay thời hạn thanh toán chủ yếu trong mua hàng thanh toán. Thực hiện thủ tục phân tích Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 – Quy trình phân tích, nêu rõ “ KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể có rủi ro” . Với chu trình mua hàng thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thường thực hiện như sau - So sánh chi phí mua hàng kỳ này với kỳ trước để xem xét biến động bất thường - Phân tích xu hướng tăng , giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của yếu tố chi phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thường - Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với khoản thực tế đã thanh toán - Phân tích chi phí mua hàng với các yếu tố khác như : chi phí sản xuất kinh doanh, doanh thu tiêu thụ, chi phí nhân công… Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán - Đánh giá trọng yếu KTV căn cứ vào các thông tin đã thu thập được ở các bước trên, thực hiện tổng hợp và đánh giá. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 320- Tính trọng yếu trong kiểm toán : “ Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin trong báo cáo tài chính. Thông tin được voi là trọng yếu nếu thông tin đó hoặc nếu độ thiếu chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng tới quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính….” Thông qua xác định tính trọng yếu của thông tin KTV đưa ra lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán Đánh giá mức trọng yếu trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, trước hết KTV phải đưa ra mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính, sau đó phân bổ mức trọng yếu này cho từng khoản mục trên báo cáo tài chính. Cở sở để tiến hành phân bổ là: bản chất và quy mô các khoản mục, sự ảnh hưởng của khoản mục đó đến các thông tin khác, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ trong bước trên và một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phân bổ này là kinh nghiệm làm việc._. của KTV , thời gian thực hiện và chi phí của cuộc kiểm toán. Khoản mục các có tính trọng yếu cao, tức là sai phạm của nó ảnh hưởng lớn đến các khoản mục khác hoặc có thể dẫn đến sai lầm cho người ra quyết định dựa trên những số liệu sai đó thì khoản mục đó có mức trọng yếu thấp và ngược lại. - Đánh giá rủi ro Theo VSA số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ đã nêu “ Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV v à công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán vẫn còn những sai phạm trọng yếu “. Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn cho toàn bộ báo cáo tài chính. Việc xác định rủi ro kiểm toán mong muốn dựa vào công thức: AR = DR x IR x CR Trong đó : AR : rủi ro kiểm toán mong muốn DR: rủi ro kiểm toán thực hiện IR : rủi ro tiềm tàng CR : rủi ro kiểm soát Từ công thức trên ta có thể suy ra DR= AR/ IR x CR Có thể thấy, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát là do hoạt động kinh doanh của khách hàng quyết định. Khi IR và CR được đánh giá là cao thì để AR ở mức mong muốn, KTV phải thực hiện nhiều hơn nữa các thu tục kiểm toán để DR ở mức thấp. Và ngược lại, khi IR và CR ở mức thấp, cho phép KTV giảm thủ tục kiểm toán. Mối liên hệ giữa trọng yếu và rủi ro kiểm toán: Mức độ trọng yếu và rủi ro kiểm toán có mối liên hệ ngược chiều nhau. Trong VSA 320 - tính trọng yếu trong kiểm toán cũng đã nêu “ Trong một cuộc kiểm toán, mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán có mối quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau: mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngược lại. Kiểm toán viên phải cân nhắc đến mối quan hệ này khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán một cách thích hợp” Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Theo VSA số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “ KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và KSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp có hiệu quả.” Để hiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình mua hàng thanh toán, KTV cần nắm bắt được nguyên tắc hoạt động, quản lý, hạch toán hàng mua, ghi nhận nợ phải trả, và thanh toán với nhà cung cấp cũng như nắm bắt được chính sách của đơn vị liên quan đến chu trình này. Trên cở sở nắm bắt được hoạt động của hệ thống KSNB, KTV đưa ra đánh giá của mình cho hệ thống này, nếu KSNB của doanh nghiệp khách hàng hoạt động tốt thì rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp và ngược lại. Điều này có ý nghĩa quan trọng khi thiết kế các thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản. Khi đánh giá hệ thống KSNB, KTV cần tìm hiểu các nội dung sau: - Môi trường kiểm soát : Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong như: quản lý của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, ủy ban kiểm soát, công tác kế hoạch… và bên ngoài như chính sách của Nhà nước, thị trường hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đang thu mua,… ảnh hưởng đến hoạt động chu trình mua hàng thanh toán của doanh nghiệp. - Hiểu biết về hệ thống, chính sách kế toán Hệ thống kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh và kiểm soát hoạt động của đơn vị nói chung cũng như của chu trình nói riêng. Để tìm hiểu về hệ thống kế toán của doanh nghiệp liên quan đến chu trình KTV cần nắm được : chính sách kế toán, hệ thống chứng từ sổ sách kế toán, sự phân công phân nhiệm trong thực hiện các công việc kế toán, cơ cấu hoạt động của bộ phận này. - Tìm hiểu thủ tục kiểm soát liên quan đến chu trình: Thủ tục kiểm soát là tất cả những yêu cầu cần phải làm khi thực hiện các hoạt động trong doanh nghiệp do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm thực hiện mục tiêu quản lý. Việc tìm hiểu các thủ tục kiểm soát và bước công việc quan trọng trong quá trình đánh giá hệ thống KSNB. VSA số 400- Đánh giá rủi ro và KSNB đã chỉ ra rằng “ Dựa trên sự hiểu biết hệ thống kế toán và KSNB, KTV phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với cơ sở dẫn liệu cho từng số dư của tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.” Đánh giá rủi ro kiểm soát trong chu trình mua hàng thanh toán bao gồm các công việc sau đây : + Nắm bắt được hoạt động của chu trình qua đó nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra + Đánh giá khả năng ngăn chặn các sai phạm của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình này. Tức là khi không có hoạt động kiểm soát này thì sẽ xảy ra những sai phạm gì và rủi ro có thể mắc phải, từ đó nhận diện thực tế hoạt động kiểm soát đó có đang hữu hiệu hay không. Dựa vào những phân tích và phán đoán trên KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với chu trình mua hàng thanh toán. KTV có thể đánh giá theo định tính như mức thấp, trung bình, khá và cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp khi KTV nhận đinh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đầy đủ và hiệu quả. Ngược lại khi hệ thống này không tồn tại hoặc hoạt động không ngăn ngừa được các sai phạm thì rủi ro kiểm soát được đánh giá cao. Thiết kế chương trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán Chương trình kiểm toán được thiết kế trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán trong đó nêu ra các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản cần thực hiện trong cuộc kiểm toán với 4 nội dung chính : xác định thủ tục kiểm toán, đối tượng thực hiện , quy mô mẫu chọn, và thời gian thực hiện Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng thanh toán: Thử nghiệm kiểm soát ( thử nghiệm tuân thủ ) được thiết kế để thu thập bằng chứng chứng minh cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Trong giai đoạn lập kế hoạch, thiết kế các thử nghiệm kiểm soát gồm: - KTV lập sẵn bảng câu hỏi để thực hiện phỏng vấn về hệ thống kiểm soát trong đó chỉ ra người được phỏng vấn, thời gian thực hiện. Mục tiêu là đưa ra được nhận xét về việc áp dụng thủ tục kiểm soát đối với chu trình - Thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối : phân công KTV hoặc trợ lý kiểm toán thực hiện, thời gian thực hiện kiểm tra chọn mẫu một vài nghiệp vụ từ khi bắt đầu đến khi kết thúc chu trình mua hàng thanh toán. Mục tiêu là vẽ lại được sơ đồ hoạt động thực tế của chu trình, đối chiếu với những đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ - Các bước tiến hành kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ như kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn, dấu hiệu của kiểm tra nội bộ… Thực hiện thử nghiệm kiểm soát là cở sở để KTV thu hẹp hay mở rộng các thử nghiệm cơ bản. Khi hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá tốt, rủi ro kiểm soát là thấp, ta có thể tăng cường các thử nghiệm kiểm soát để chứng minh cho đánh giá đó, từ đó giảm các thử nghiệm cơ bản. Ngược lại, khi hệ thống KSNB được đánh giá thấp, rủi ro kiểm soát cao, khi đó thử nghiệm cơ bản là chủ yếu, kiểm toán tuân thủ là không cần thiết. Thiết kế thử nghiệm cơ bản: Thử nghiệm cơ bản được thiết kế để thu thập các bằng chứng về sự hoàn chỉnh, chính xác và hiệu lực của các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý.. Các thử nghiệm cơ bản được thực hiện thông qua các trắc nghiệm : trắc nghiệm độ vững chãi, trắc nghiệm phân tích, trắc nghiệm trực tiếp số dư. - Trắc nghiệm độ vững chãi: KTV rà soát thông tin về giá trị, tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ gốc như hóa đơn của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi, hợp đồng kinh tế mua bán với nhà cung cấp,… KTV thực hiện đối chiếu giá trị và số lượng hàng mua trên các chứng từ xem có khớp đúng hay không, kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ chi. Ngoài ra, KTV cũng cần tính toán lại số tiền trên các chứng từ nếu có nghi ngờ, thực hiện tính số tổng và đối chiếu sổ chi tiết các khoản phải trả, sổ nhật ký mua hàng, bảng cân đối tài khoản 331. Qua đó kiểm tra tính đúng đắn và độ tin cậy của các số liệu kế toán trong chu trình mua hàng thanh toán - Trắc nghiệm phân tích: Trắc nghiệm phân tích là việc phân tích dựa trên các số liệu , thông tin phản ánh cùng một đối tượng giữa các thời kỳ hoặc các đơn vị khác nhau để tìm ra xu hướng biến động ; những mối quan hệ có tính mâu thuẫn với nhau hoặc có sự chênh lệch lớn. Trong kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, KTV cần sử dụng các phân tích là: + So sánh số lượng hàng hóa, dịch vụ mua vào trong năm nay với năm trước để tìm ra biến động hành mua so với kỳ trước + So sánh các khoản nợ phải trả nhà cung cấp năm nay với năm trước nhằm tìm ra sự thay đổi trong quan hệ kinh tế với nhà cung cấp đó + Phân tích tỷ suất của các nhà cung cấp trong tổng số khoản phải trả nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp chính rồi đối chiếu với năm trước để tìm ra biến động + So sánh các tỷ suất về khả năng thanh toán năm nay với năm trước, với chỉ tiêu bình quân của ngành vừa là để phân tích tình hình thanh toán của doanh nghiệp, vừa đánh giá được khả năng thanh toán của doanh nghiệp so với bình quân chung của ngành. So sánh năm nay với năm trước có thể đánh giá được chính sách về tài chính của doanh nghiệp có biến động so với năm trước hay không - Trắc nghiệm trực tiếp số dư: Bản chất của trắc nghiệm này là cách thức hay các phương pháp mà KTV cần thực hiện để xác định độ tin cậy của số dư tài khoản. Để xác định được điều đó, KTV có thể phải vận dụng tất cả các phương pháp kiểm toán thích hợp, vì thế mà trắc nghiệm trực tiếp số dư thường tốn rất nhiều thời gian, và thường được thực hiện với số dư mang tính trọng yếu hoặc các khoản có xảy ra nhiều có tính chất bất thường, điều này tùy thuộc kết quả của trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm độ vững chãi. Trong kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, để xác định độ tin cậy của các số dư của khoản mục hàng mua, phải trả nhà cung cấp, KTV phải thu thập đủ chứng từ chứng minh như hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận, hợp đồng, đơn đặt hàng, kiểm tra sự hiện hữu của hàng mua và phỏng vấn người có liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa. Các thử nghiệm cơ bản đi sâu vào kiểm tra chi tiết nên thường tốn nhiều thời gian và chi phí. Do đó KTV cần thực hiện đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng trước khi soạn thảo chương trình kiểm toán, KSNB được đánh giá tốt thì trong chương trình kiểm toán , KTV giảm thử nghiệm cơ bản 1.2.2.2 Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán Thực hiện kiểm toán chu trình, KTV vận dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán phù hợp theo nội dung đã được nêu trong chương trình kiểm toán với mục tiêu tìm ra bằng chứng kiểm toán cụ thể có độ tin cậy cao. Các trắc nghiệm thực hiện riêng với 2 phần hành : mua hàng và thanh toán. Trong đó với phần hành mua hàng, trắc nghiệm được thực hiện quan tâm đến chức năng : lập và xử lý đơn đặt hàng, nhận hàng và ghi nhận nợ phải trả còn với phân hành thanh toán, trắc nghiệm quan tâm tới chức năng : xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Các trắc nghiệm thực hiện với nghiệp vụ mua hàng Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng được thể hiện trong bảng 1 sau đây : Bảng 1.1 : Bảng tổng hợp trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng Mục tiêu kiểm toán Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm độ vững chãi Các nghiệp vụ mua vào hàng hóa dịch vụ được ghi nhận là có căn cứ hợp lý, thực hiện lợi ích cao nhất của công ty Phải có đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn kèm theo của nhà cung cấp đã được phê chuẩn mua Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua vào là đúng cấp thẩm quyền Có dấu hiệu chứng tỏ chứng từ đã sử dụng, đã kiểm tra hoặc đã hủy bỏ Kiểm soát nội bộ đối với yêu cầu mua, đơn đặt mua, hợp đồng mua bán, hóa đơn, báo cáo nhận hàng. Kiểm tra sự hiện diện, có thật của chứng từ Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn ( chữ ký và chức vụ người ký ) Kiểm tra dấu hiệu của hủy bỏ Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ Xem xét, đối chiếu sổ nhật ký mua hàng, sổ cái và sổ phụ khoản phải trả nhà cung cấp với những khoản tiền lớn và có dấu hiệu bất thường Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của chứng từ ( hóa đơn, vận đơn, biên bản kiểm nhận, đơn đặt hàng, yêu cầu mua hàng ) Đối chiếu hàng tồn kho mua vào trên thẻ kho với sổ sách trên Kiểm tra các tài sản mua vào có tình chất lâu dài hoặc giá trị lớn Các nghiệp vụ mua vào được phê chuẩn đúng cấp thẩm quyền Các yêu cầu mua, đơn đặt mua và quyết định mua phải có sự phê chuẩn đúng cấp thẩm quyền thì mới đảm bảo có hiệu lực Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ chứng minh ( các chứng từ đã phù hợp với sự phê chuẩn đó hay chưa về tất cả các mặt như : giá trị, số lượng, thời gian, nhà cung cấp.. ) Tất cả các nghiệp vụ mua vào đều đã được phản ánh trên sổ sách Các đơn đặt mua đều được đánh số trước và theo dõi Các biên bản kiểm nhận đều được đánh số trước và theo dõi Theo dõi một chuỗi liên tục các đơn đặt mua, các biên bản kiểm nhận Đối chiếu một chuỗi các biên bản kiểm nhận với sổ nhật kỳ mua hàng Các nghiệp vụ mua vào đều được ghi sổ đúng Thực hiện các phép tính tối thiểu 3 lần trước khi ghi sổ Thực hiện phân công phân nhiệm để kiểm tra chéo lẫn nhau ( kiểm soát nội bộ ) Theo dõi một chuỗi các biên lai, Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ So sánh các nghiệp vụ ghi trên sổ nhật ký mua hàng với Các nghiệp vụ mua vào được phân loại đúng đắn Sơ đồ hạch toán đầy đủ Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại Kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ tài khoản Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ Đối chiếu sự phân loại giữa sơ đồ tài khoản mà doanh nghiệp đang hạch toán với hóa đơn của nhà cung cấp Các nghiệp vụ ghi sổ đảm bảo tính đúng kỳ Thủ tục quy định việc ghi sổ càng sớm càng tốt sau khi nhận được hàng hóa dịch vụ Quá trình kiểm tra nội bộ Kiểm tra các thủ tục tiến hành ghi sổ hàng mua vào và quan sát hóa đơn, biên bản kiểm nhận xem đã ghi sổ hay chưa Kiểm tra dấu hiệu của kiểm tra nội bộ Đối chiếu ngày của báo cáo nhận hàng và hóa đơn của người bán với ngày trên sổ nhật ký mua hàng Các nghiệp vụ mua vào được ghi đầy đủ và đúng đắn trên sổ kho, sổ phụ, sổ cái TK 331 Quá trình kiểm tra nội bộ, tổng hợp đối chiếu thường xuyên giữa các sổ sách Kiểm tra dấu hiệu của kiểm tra nội bộ ( phỏng vấn , quan sát, ) Kiểm tra tính chính xác trong tổng hợp và chuyển sổ bằng cách bằng cách cộng tổng và đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Trắc nghiệm phân tích thực hiện với nghiệp vụ mua hàng : Sử dụng kết hợp cả phân tích ngang và phân tích dọc nhằm tìm ra những biến động bất thường và xu hướng hàng mua của doanh nghiệp trong kỳ kiểm toán. Thực hiện phân tích dọc bằng cách so sánh các loại hàng mua năm nay so với năm trước theo cả số tuyệt đối và tỷ lệ chênh lệch. Qua phân tích này có thể tìm ra những mặt hàng tăng giảm đột biến năm nay so với năm trước, KTV cần tìm ra nguyên nhân của những chênh lệch xem xét nguyên nhân đó đã phù hợp hay chưa. Kết hợp với phân tích dọc, KTV sử dụng phân tích ngang thông qua phân tích tỷ lệ mặt hàng mua so với tổng hàng mua để tìm ra loại hàng chính của doanh nghiệp rồi đối chiếu với năm trước xem có thay đổi bất thường hay không. Nếu doanh nghiệp thay đổi nguyên vật liệu hoặc hàng mua chính, KTV phải tìm rõ nguyên nhân, vì thay đổi này thường là không hợp lý do nó liên quan đến cả quá trình sản xuất, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kết hợp việc phân tích của KTV với phỏng vấn điều tra những thay đổi trong chính sách hoạt động của công ty thông qua các cuộc họp của hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc từ đó tìm ra những dấu hiệu bất thường trong nghiệp vụ mua hàng Ngoài ra KTV cũng cần thực hiện những phân tích khác như liên hệ với doanh số, chi phí sản xuất, chi phí nhân công hoặc các chỉ tiêu phi tài chính ví dụ như tổng số giờ làm việc, ca làm việc của công nhân so với tổng số nguyên vật liệu thu mua. Kiểm tra chi tiết với nghiệp vụ mua hàng : Dựa vào những phát hiện nghiệp vụ bất thường từ thủ tục phân tích trên, KTV chọn mẫu các nghiệp vụ để kiểm tra chi tiết. Chọn mẫu được trích từ sổ nhật ký mua hàng, từ đó KTV tiếng hành kiểm tra chứng từ kèm theo đảm bảo các mục tiêu kiểm toán đã đề ra. Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ bao gồm : - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ như hóa đơn, biên bản kiểm nhận , phiếu nhập kho đảm bảo tính hiện hữu phát sinh - Đối chiếu số tiền, số lượng hàng mua ghi trên các chứng từ với sổ chi tiết mua hàng đảm bảo tính đúng giá - Kiểm tra thời gian của ghi trên các chứng từ với thời gian hạch toán đảm bảo tính đúng kỳ - Nếu hàng mua gồm nhiều hóa đơn, cần thực hiện cộng lại số tiền trên các hóa đơn đảm bảo tính chính xác cơ học Trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán Việc thực hiện trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán cũng được thực hiện tương tự như trên, căn cứ vào mục tiêu kiểm toán và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu. Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán được trình bày trong bảng sau: Bảng 1.2 : Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán Mục tiêu kiểm toán Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu Trắc nghiệm đạt yêu cầu Trắc nghiệm độ vững chãi Các khoản chi tiền mua hàng hóa dịch vụ đã ghi sổ có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ Sự tách biệt thích hợp giữa nhân viên ghi sổ khoản phải trả với nhân viên ký phiếu chi Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi ký phê duyệt ( do người có thẩm quyền ký ) Phỏng vấn và quan sát sự phân công phân nhiệm giữa người ghi sổ và người thực hiện chi Kiểm tra dấu hiệu của kiểm tra nội bộ Xem xét sổ nhật ký chi tiền với sổ tổng hợp và sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp Đối chiếu phiếu chi, ủy nhiệm chi với đã thực hiện chi vói sổ nhật ký mua hàng, kiểm tra tên và số tiền của người được thanh toán Nghiệp vụ chi tiền ghi sổ đã được phê duyệt đúng đắn Phải có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền mới được thực hiện chi Người phê chuẩn phải kiểm tra đủ chứng từ chứng minh cho khoản chi mới được ký phiếu chi Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn trên phiếu chi Kiểm tra dấu hiệu của kiểm tra nội bộ Kiểm tra các chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ chi ( cả về số tiền , thời gian và nội dung nghiệp vụ) Các nghiệp vụ chi tiền đều được ghi sổ đầy đủ Phiếu chi phải được đánh số liên tục từ trước Bảng cân đối với ngân hàng được lập hàng tháng bởi nhân viên khác người ghi sổ các khoản chi Theo dõi một chuỗi các phiếu chi, kiểm tra tính liên tục Kiểm tra bảng cân đối với ngân hàng, quan sát, phỏng vấn quá trình chuẩn bị chúng Đối chiếu khoản chi tiền trên sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, với sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ Các nghiệp vụ chi tiền mặt được chi đúng số tiền Kiểm tra nội bộ quá trình tính toán và tổng hợp các số tiền Hàng tháng lập bảng cân đối với ngân hàng do cá nhân độc lập với ghi sổ thực hiện Kiểm tra dấu hiệu cảu kiểm tra nội bộ Kiểm tra các bảng cân đối với ngân hàng và quan sát việc chuẩn bị chúng So sánh phiếu chi đã lĩnh hoặc các ủy nhiệm chi đã chi với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán liên quan Tính lại các khoản chiết khấu tiền mặt Kiểm tra bộ chứng từ là bằng chứng cho khoản chi đó Các nghiệp vụ chi tiền được phản ánh trên sổ sách đúng kỳ Tuân thủ quy định ghi sổ càng sớm càng tốt sau khi đã thực hiện chi Quá trình kiểm tra nội bộ Kiểm tra thủ tục thủ công và quan sát việc quá trình ghi sổ khoản chi Kiểm tra dấu hiệu của kiểm tra nội bộ So sánh ngày trên sổ nhật ký chi tiền với phiếu chi đã lĩnh So sánh ngày trên các phiếu chi đã lĩnh với ngày ngân hàng thực hiện chuyển tiền Chuyển sổ và tổng hợp được thực hiện đúng đắn và đẩy đủ Kiểm tra nội bộ Cuối kỳ có lấy xác nhận khoản phải trả của từng nhà cung cấp Kiểm tra dấu hiệu của kiểm tra nội bộ Kiểm tra xác nhận của nhà cung cấp Đối chiếu số tổng cộng khi chuyển sổ và đối chiếu giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp các khoản phải trả Đối chiếu xác nhận của nhà cung cấp với sổ sách, hạch toán của đơn vị Trắc nghiệm phân tích với nghiệp vụ thanh toán : Phân tích chủ yếu đối với nghiệp vụ thanh toán chủ yếu dựa trên các tỷ suất về khả năng thanh toán : khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán hiện thời và khả năng thanh toán nợ ngắn hạn. Thực hiện so sánh với năm trước để tìm ra chênh lệch cả về số tuyệt đối và số tương đối. Qua đó đánh giá khái quát về tình hình thanh toán của doanh nghiệp và xu hướng biến đổi so với năm trước đồng thời tìm hiểu sự thay đổi trong chính sách thanh toán của doanh nghiệp trong kỳ kế toán đó. Để tìm hiểu thêm về nhà cung cấp chính và sự thay đổi về tỷ trọng các khoản phải trả trong năm, KTV thực hiện phân tích dọc bằng cách xác định tỷ lệ khoản phải trả nhà cung cấp trên tổng khoản phải trả, đối chiếu với năm trước để đánh giá sự thay đổi của tỷ lệ đó. Qua phân tích khả năng thanh toán cũng như tình hình thanh toán với nhà cung cấp, KTV có thể phát hiện ra những thay đổi bất thường từ đó tập trung kiểm tra chi tiết, thực hiện trắc nghiệm trực tiếp số dư. Kiểm tra chi tiết khoản phải trả nhà cung cấp Sự chính xác của số dư khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp có vai trò qua trọng trong báo cáo tài chính vì nó liên quan đến nhiều khoản mục của các chu trình khác như vốn bằng tiền, hàng tồn kho.. Vì thế việc xác minh số dư của khoản mục này cần được thực hiện đảm bảo không bỏ qua những sai phạm trọng yếu. Nợ phải trả nhà cung cấp là những khoản chưa thanh toán với nhà cung cấp khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ của họ theo hóa đơn, hợp đồng. Việc kiểm tra chi tiết thường tốn rất nhiều thời gian do đó KTV không thể kiểm tra tất cả các số dư, vì thế KTV phải thực hiện chọn mẫu các nghiệp vụ khi thực hiện trắc nghiệm này. Mẫu được chọn phụ thuộc vào những bất thường mà KTV phát hiện từ những trắc nghiệm đã thực hiện bên trên. Kiểm tra chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp được tiến hành đảm bảo các mục tiêu trong kiểm toán , được trình bày trong bảng 3 sau: Bảng1.3 Kiểm tra chi tiết số dư Nợ phải trả nhà cung cấp Mục tiêu kiểm toán Kiểm tra chi tiết Tính hợp lý chung : Số dư tài khoản nợ phải trả nhà cung cấp, số dư trong sổ chi tiết và sổ tổng hợp phải trả, các tài khoản tài sản liên quan và chi phí liên quan đều hợp lý - Xem xét các khoản phải trả trên sổ chi tiết nhằm tìm những khoản bất hợp lý như không có bên bán, hàng mua không phù hợp hoạt động kinh doanh, số tiền quá lớn có dấu hiệu bất thường hoặc những khoản phải trả có chịu lãi.. - Sử dụng những kết quả đã được thực hiện trong trắc nghiệm phân tích tìm ra những khoản phải trả có dấu hiệu bất thường Các khoản phải trả trong bảng kê thống nhất với sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Số tổng cộng được cộng đúng và thống nhất với sổ tổng hợp Các khoản phải trả nhà cung cấp được ghi sổ là có căn cứ hợp lý Các khoản phải trả phải được ghi nhận đầy đủ trong danh sách và được đánh giá đúng đắn Các khoản phải trả được phân loại đúng đắn Các khoản nợ phải trả được ghi nhận đúng kỳ Các khoản phải trả được trình bày đúng đắn - Cộng danh sách các khoản phải trả, đối chiếu với sổ cái TK 331 - Đối chiếu hóa đơn của từng người bán với hạch toán trên sổ chi tiết nhằm kiểm tra sự khớp đúng giữa chứng từ và sổ sách kế toán - Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với hóa đơn - Lấy xác nhận các khoản phải trả - Kiểm tra toàn bộ chứng từ kèm theo chứng minh cho nghiệp vụ ghi nhận nợ phải trả để hiểu được bản chất nghiệp vụ, thời gian thực hiện Đối chiếu với số liệu kiểm toán chu trình hàng tồn kho Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo các khoản phải trả có tĩnh được theo dõi riêng Thực hiện kiểm toán bổ sung Sau khi thực hiện kiểm tra chi tiết, để đảm bảo cho các số liệu, thông tin có ảnh hưởng đến kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán KTV có thể cần thực hiện thêm chương trình kiểm toán bổ sung. Kiểm toán bổ sung chủ yếu là kiểm toán hàng tồn kho nhằm xác minh và đánh giá chính xác hơn nghiệp vụ mua hàng. Trong chương trình kiểm toán bổ sung, KTV cần nắm thêm thông tin chính xác về số hàng mua, cơ sở xác định nhu cầu mua, lượng dự trữ và lượng hàng thực tế đang tồn kho. Thực hiện kiểm toán bổ sung, KTV tiến hành thực hiện các trắc nghiệm tương tự trên nhưng tập trung ở hàng mua trong kỳ. - Thực hiện thủ tục phân tích : đối chiếu hàng tồn kho dư cuối kỳ so với năm trước tìm ra biến động trong năm. Dựa vào những biến động đó thực hiện phân tích với các chỉ tiêu tài chính khác như : chi phí sản xuất, hàng tiêu thụ, chi phí nhân công và tìm hiểu những thay đổi liên quan sản xuất kinh doanh trong năm dựa trêng các tài liệu như : kế hoạch sản xuất, dự toán ngân sách… - Đối chiếu số tổng hợp trên sổ chi tiết tài khoản HTK với sổ cái tương ứng, đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính khớp đúng giữa các sổ này - Xác minh các số phát sinh các tài khoản kho bằng cách kiểm tra chọn mẫu PNK, PXK tương ứng các lần nhập, xuất trong kỳ - Thực hiện kiểm kê xác minh lượng hàng tồn kho cuối kỳ - Quan sát quy trình sản xuất tính toán sơ bộ lượng hàng hay nguyên vật liệu mua vào cần dùng cho một chu kỳ sản xuất sản phẩm 1.2.2.3 Kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán chu trình nói riêng là đưa ra được đánh giá nhận xét về tính trung thực của thông tin dựa trên những bằng chứng đã thu thập được trong cuộc kiểm toán. Cũng như vậy, kết thúc kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, KTV phải đưa ra được ý kiến cho phần hành mà mình thực hiện đồng thời đưa ra được bằng chứng kiểm toán chứng minh cho ý kiến đó. Những ý kiến và bằng chứng kiểm toán thu được về phần hành được trình bày trong giấy làm. Kết thúc kiểm toán KTV cần thực hiện: - Tổng hợp và soát xét giấy làm việc về kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán - Đưa ra nhận xét và những sai phạm về chu trình mua hàng thanh toán của khách hàng - Đưa ra bút toán điều chỉnh dựa trên chuẩn mực kế toán, kiểm toán hiện hành - Thảo luận với khách hàng về những sai phạm và điều chỉnh trên. Nếu khách hàng chấp nhận điều chỉnh, KTV thu thập báo cáo sau điều chỉnh và đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần về phần hành này cho báo cáo đó. Nếu khách hàng không thực hiện điều chỉnh theo số liệu của KTV, KTV đưa ra ý kiến không chấp nhận hoặc ý kiến ngoại trừ. Số liệu sau điều chỉnh của kiểm toán viên phải đảm bảo không còn những sai phạm trọng yếu ảnh hưởng đến người ra quyết định khi sử dụng thông tin này. - Ngoài ra để đánh giá những ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài, KTV phải tìm hiểu thêm về những khoản nợ đầu kỳ sau, xu hướng biến động của thi trường bên ngoài ảnh hưởng đến số dư khoản phải thanh toán trong kỳ. PHẦN II : THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO AASC THỰC HIỆN 2.1 Tổng quan về công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán AASC 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Tên giao dịch tiếng anh: Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company Tên gọi tắt : AASC Trụ sở giao dịch tại Hà Nội : số 1 Lê Phụng Hiểu, Hoàn Kiếm ,Hà Nội Sự ra đời và phát triển của AASC gắn liền với sự thay đổi của nền kinh tế nói chung khi nước ta chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường Xã hội Chủ nghĩa và sự phát triển của ngành tài chính nói riêng. Do thực tế khách quan thay đổi nên giai đoạn từ năm 1991 đến nay chính là thời gian mà hệ thống kế toán tài chính nước ta có những bước phát triển cao nhất và hoàn thiện nhất. Sự phát triển vượt bậc này được đánh dấu bởi sự ra đời của Luật kế toán Việt Nam do quốc hội khoá XI kỳ họp thứ 3 thông qua cũng như các chuẩn mực về kế toán tài chính riêng của Việt Nam đã được ban hành. Đứng trước tình hình đó ngày13/05/1991 Bộ Tài chính ra quyết định số 164/TC/QĐ/TCCB thành lập Công ty Dịch vụ Kế toán(ASC). Đây là tiền thân của công ty AASC hiện nay. Có thể thấy dịch vụ ban đầu của công ty là lĩnh vực kế toán, nó phù hợp với sự phát triển của nền tài chính nước ta thời đó. Theo xu hướng lành mạnh hóa nền kinh tế, lĩnh vực kiểm toán bước đầu hình thành, AASC cùng với công ty kiểm toán Việt Nam (VACO) trở thành hai tổ chức kiểm toán đầu tiên và lớn nhất tại Việt Nam hoạt động lập độc trong lĩnh vực dịch vụ kế toán, kiểm toán, và tư vấn tài chính, thuế. Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) được thể hiện qua 3 giai đoạn : Giai đoạn 1 : Từ 13/05/1991 đến tháng 9 năm 1993 Ngày 13 tháng 05 năm 1991 Bộ Tài chính ra Quyết định số 164 TC/TCCB chính thức thành lập Công ty Dịch vụ Kế toán tên giao dịch tiếng anh là Accounting Service Company. Đây là tên ban đầu của Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) hiện nay. Đây được xem là cơ sở pháp lý đầu tiên cho sự ra đời của công ty, chính thức đến ngày 14 tháng 9 năm 1991 công ty bắt đầu đi vào hoạt động Tháng 3/1992, Công ty thành lập chi nhánh đầu tiên tại thành phố Hồ Chí Minh đặt tại số 29 đường Võ Thị Sáu, Quận 1 Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 4 năm 1993 mở các chi nhánh tại Vũng Tàu và Đà Nẵng. Chi nhánh Vũng Tàu đặt tại số 42 đường Thống Nhất, Thành phố Vũng Tàu. Giai đoạn 2: Từ 14 tháng 9 năm 1993 đến tháng 7 năm 2005 Sau hơn hai năm đi vào hoạt động, nhận thấy sự cần thiết của kiểm toán độc lập tại Việt Nam và sự lớn mạnh về đội ngũ và trình độ năng lực của các nhân viên đến 14/09/1993 Bộ trưởng Bộ Tài chính ra Quyết định số 639/TC/QĐ/TCCB cho phép bổ sung thêm dịch vụ kiểm toán và đổi tên Công ty thành Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán có tên giao dịch quốc tế là Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (gọi tắt là AASC). Như vậy sau khi chuyển đổi công ty chính thức cung cấp thêm dịch vụ kiểm toán trong hoạt động của mình Tháng 3 năm 1995, chi nhánh AASC tại thành phố Hồ Chí Minh tách ra thành lập Công ty tư vấn Tài chính và Kiểm toán Sài Gòn (AFC Sài Gòn). Cũng trong thời gian đó, chi nhánh AASC tại Đà Nẵng kết hợp với chi nhánh Công ty Kiểm toán Việt Nam (VACO) tại Đà Nẵng thành lập Công ty Tư vấn và Kiểm toán (A&C). Tháng 4 năm 1995 thành lập chi nhánh tại Thanh Hóa đặt tại số 25A, đường Phan Chu Trinh, Thành phố Thanh Hoá. Tháng 2 năm 1996 thành lập văn phòng đại diện ở Hải Phòng. Đến năm 2003 văn phòng đại diện tại Hải Phòng được nâng cấp nên thành chi nhánh. Nhưng từ 31 tháng 12 năm 2004 chi nhánh tại Hải Phòng không hoạt động nữa. Tháng 3/1997, AASC tái lập văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh và tháng 5/1998 nâng cấp từ văn phòng đại diện lên chi nhánh lớn nhất của Công ty tại TP Hồ Chí Minh. Giai đoạn 3: Tháng 7 năm._.iệp, cơ quan , đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức kinh tế đồng thời quản lý nghiệm ngặt việc tuân thủ chuẩn mực ban hành. Việc xây dựng , ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán , kiểm toán ngoài việc đảm bảo hội nhập quốc tế còn cần chú trọng đến đặc thù nền kinh tế Việt Nam, và nhất là phải tính đến xu hướng đổi mới cơ chế chính sách tài chính trong giai đoạn công nghiêp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế đất nước. Nhà nước cần nhanh chóng bổ sung, sửa đổi quy chế quản lý hoạt động nghề nghiệp của các tổ chức hành nghề kiểm toán, phù hợp với các quy định và Nghị định về kiểm toán độc lập Nhà nước cần ban hành những quy định về tính bắt buộc đối với việc sử dụng báo cáo kiểm toán trong hoạt động trên thị trường tài chính Đổi mới chương trình đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho kiểm toán viên đảm bảo các KTV phải nắm bắt được các chuẩn mực và vững vàng trong nghiệp vụ. Trong các bài thi kiểm toán viên hoặc đào tạo chuyên môn kế toán cần chú trọng hơn phần thực hành nghiệp vụ Duy trì và mở rộng quan hệ quốc tế về kế toán và kiểm toán với các nước trong khu vực và trên thế giới, đặc biệt học tập và chia sẻ kinh nghiệm với các nước trong khu vực có điều kiện tập quán kinh tế tương tự Việt Nam để cải cách công tác kiểm toán Bên cạnh các chính sách, quy định có tính chất bắt buộc của nhà nước, các hiệp hội nghề nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng kiểm toán. Hiệp hội nghề nghiệp vừa là nơi quy tụ những người làm nghề kế toán kiểm toán vừa là nơi các thành viên tham gia có thể trao đổi kinh nghiệm học hỏi lẫn nhau. Hiện nay trên thế giới đã có rất nhiều hiệp hội kế toán kiểm toán đang hoạt động có uy tín như hiệp hội Kế toán công chứng Anh quốc ( ACCA ), hiệp hội Kế toán công chứng Đài Loan ( TWCPA )... Phát huy vai trò của hiệp hội kiểm toán viên hành nghề, tại Việt Nam cũng đã có hiệp hội kiểm toán viên hành nghề Viêt Nam ( VACPA ) hay hội kế toán viên TP Hồ Chí Minh... Sự hoạt động của các hiệp hội này có vai trò quan trọng cho các kế toán , kiểm toán viên Việt Nam tra đổi kinh nghiệm cũng như gặp gỡ, giao lưu với quốc tế. Để tạo điều kiện cho việc nâng cao trình độ của KTV, các tổ chức nghệ nghiệp nên tổ chức nhiều chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng nghề nghiệp, có nhiều buổi giao lưu hoặc tổ chức các cuộc thi kiểm toán viên, kế toán viên giỏi để mọi người có cơ hội học tâp, nâng cao chuyên môn. Các tổ chức quốc tế cần có nhiều buổi giao lưu đồng thời tạo cơ hội, điều kiện cho KTV được học tập tại môi trường chuyên nghiệp thông qua các chương trình học bổng. 3.4.2 Về phía công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC ) Để hoàn thiện quy trình kiểm toán nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán nói riêng, công ty AASC không thể chỉ mong đợi vào sự đổi mới từ phía cơ quan nhà nước mà cần có sự cải thiện trong chính bản thân công ty. Điều đầu tiên cần nói đến là Công ty cần hoàn thiện hơn nữa phương pháp và cách tiếp cận vấn đề kiểm toán. Cách tiếp cận nên đi từ tổng quát, từ nhận diện đánh giá tình hình chung, rủi ro kiểm toán và ước lượng tính trọng yếu, định hướng những nghiệp vụ bất thường rồi tiến hành kiểm tra chi tiết đảm bảo không còn những sai sót trọng yếu. Theo VSA số 330 - Thủ tục kiểm toán trên cở sở đánh giá rủi ro đã chỉ ra “ Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải có đủ hiểu biết về đơn vị được kiểm toán cũng như môi trường kinh doanh của đơn vị, trong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ để đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu làm cơ sở đề ra các thủ tục kiểm toán “ và “ Để giảm rủi ro kiểm toán xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải đưa ra phương pháp tiếp cận tổng quát trên cơ sở đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính; phải thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm toán để xử lý các rủi ro có sai sót trọng yếu trong các cơ sở dẫn liệu “. Đây là cơ hội để AASC xây dựng nền tảng phương pháp tiếp cận của mình khoa học hơn, hệ thống hơn và thực sự đem lại hiệu quả cao hơn. Bồi dưỡng nâng cao năng lực trình độ cho KTV : với công tác kiểm toán, trình độ chuyên môn của KTV có ý nghĩa vô cùng quan trọng quyết định đến thời gian và chất lượng cuộc kiểm toán. Để có đội ngũ kiểm toán viên giỏi, AASC phải có tiêu chuẩn lựa chọn kiểm toán viên ngay từ đầu, cùng với chương trình đào tạo cụ thể các nhân viên đã tuyển dụng. Bản thân công ty cũng nên tạo điều kiện môi trường làm việc vừa chuyên nghiệp vừa thân thiện để mỗi nhân viêc có thể phát huy tốt nhất khả năng của mình Tăng cường trang thiết bị, máy tình vào hoạt động kiểm toán : AASC cũng nên chú trọng đổi mới và trang bị cho KTV, trợ lý kiểm toán máy tính cá nhân hoặc trợ giúp chi phí mua máy. Việc sử dụng máy tính giúp KTV tiết kiệm thời gian làm việc đồng thời tăng độ chính xác trong công việc. 3.4.3 Về phía cá nhân các kiểm toán viên Nguồn nhân lực là yếu tố chủ đạo trong công ty kiểm toán và trong bản thân cuộc kiểm toán. Nó là yếu tố tạo nên hình ảnh và thương hiệu cho các công ty kiểm toán. Trình độ, kỹ năng của nhân viên kiểm toán chính là cơ sở để nâng cao sự tín nhiệm của khách hàng. Nhân viên trong công ty phải thường xuyên trao đổi kinh nghiệm học hỏi lẫn nhau, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn. Tuân thủ tính độc lập trong hành nghề, KTV không được chi phối bởi bất kỳ lợi ích nào từ phía công ty khách hàng. Mỗi KTV không ngừng tu dưỡng đạo đức, nhìn nhận vấn đề khách quan. Luôn thẳng thắn trung thực, tôn trọng sự thật và có chính kiến rõ ràng. KẾT LUẬN Đối với mỗi doanh nghiệp, mua hàng- thanh toán được xem là quy trình cung cấp các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, trên báo cáo tài chính nó vừa phản ánh hàng hóa mà DN đang có vừa phản ánh nghĩa vụ phải trả của DN. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán có vai trò hết sức quan trọng trong thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính. Qua thực tiễn cuộc kiểm toán 2 công ty ABC và XYZ trong thời gian thực tập tại AASC, em đã có cơ hội được vận dụng những kiến thức mình được học ở trường vào một phần công việc đồng thời cũng nâng cao được hiểu biết của bản thân về quy trình kiểm toán nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán nói riêng. Trong quá trình thực tập em đã được các anh chị trong Công ty tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ rất nhiệt tình. Chính vì vậy em đã có thể thực hiện tốt công việc của mình tại Công ty. Bên cạnh đó, nhờ có sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Hồng Thúy, em đã hoàn tất chuyên đề thực tập của mình. Mặc dù đã cố gắng nhiều nhưng do những hạn chế nhất định nên trong quá trình viết chuyên đề, chắc chắn em còn nhiều thiếu sót. Rất mong cô giáo nhận xét, góp ý cho chuyên đề thực tập chuyên ngành này để em có thể rút kinh nghiệm cho những lần nghiên cứu sau. Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Công ty AASC và giáo viên hướng dẫn Thạc sỹ Nguyễn Thị Hồng Thúy đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập chuyên ngành một cách tốt nhất. MỤC LỤC Phụ lục tài liệu tham khảo Giáo trình kiểm toán tài chính – NXB Đại học Kinh tế quốc dân- Hà nội 2006 Auditing: An Integrated approach – Alvin A.Arens & James K.Loebbecke Tài liệu về công ty AASC : - Giới thiệu công ty - Hồ sơ kiểm toán chung - Giấy làm việc về khách hàng ABC và XYZ - Website : kiemtoan.com.vn Aasc.com.vn Webketoan.com.vn DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1 Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán…………………… 2 Sơ đồ 1.2 : Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng ………. 8 Sơ đồ 1.3 : Quy trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng ……... ..8 Sơ đồ 1.4 : Quy trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng thanh toán…………… 9 Sơ đồ 1.5 : Phần hành kiểm toán cơ bản của kiểm toán tài chính………….. 15 Sơ đồ 1.6: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán ………… ...16 Sơ đồ 1.7 : Các bước trong lập kế hoạch kiểm toán ……………………….. 17 Bảng 1.1 : Bảng tổng hợp trắc nghiệm đối với nghiệp vụ mua vào ………. 25 Bảng 1.2 : Các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán ………………… 29 Bảng1.3 Kiểm tra chi tiết số dư Nợ phải trả nhà cung cấp ………………… 32 Biểu 2.1: Tỷ lệ khách hàng của AASC ………………………………… ….46 Bảng 2.2 : Doanh thu của công ty trong 5 năm gần đây (*) …………….......48 Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty AASC …………...……….. 48 Sơ đồ 2.2 : Khái quát quy trình kiểm toán BCTC tại công ty AASC ...…….50 Sơ đồ 2.3 : Khái quát quy trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do công ty AASC thực hiện ………………………………………………..… 108 Bảng 2.1.1: Tìm hiểu về ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng ABC ( trích) ………………………………………………………………... 61 Bảng 2.1.2 Tìm hiểu những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh..62 Bảng 2.1.3: Bảng phân bổ trọng yếu cho các khoản mục trên BCTC tại khách hàng ABC……………………………………………………… .................. 66 Bảng 2.1.4 : Thực hiện thử nghiệm kiểm soát tại khách hàng ABC ……..... 68 Bảng 2.1.5 : Thực hiện thủ tục phân tích hàng mua trong kỳ của công ty ABC ( trích )……………………………………………………………………… 70 Bảng 2.1.6: Thủ tục phân tích nghiệp vụ thanh toán tại khách hàng ABC …72 Bảng 2.1.7: Tổng hợp số dưa tài khoản 331của công ty ABC ……………...74 Bảng 2.1.8 : Bảng tổng hợp đối chiếu xác nhận công nợ công ty ABC……. 75 Bảng 2.1.9: Kiểm tra hàng mua trả lại của công ty ABC………………...… 79 Bảng 2.1.10: Kiểm tra các số dư có gốc ngoại tệ…………………………... 79 Bảng 2.1.11: Kiểm tra chia cắt niên độ của công ty ABC………...…….......80 Bảng 2.1.12 : Kết luận kiểm toán khoản phải trả nhà cung cấp của công ty ABC………………………………………………………………………… 82 Bảng 2.1.13: Thuyết minh chênh lệch sau kiểm toán tại khách hàng XYZ... 83 Bảng 2.2.1 : Tìm hiểu về ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng XYZ……………………………………………………………….….. 85 Bảng 2.2.2 Bảng phân bổ trọng yếu cho các khoản mục trên BCTC tại khách hàng ABC…………………………………………………………………... 87 Bảng 2.2.3 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát khách hàng XYZ……………. 90 Bảng 2.2.4 : Thực hiện thủ tục phân tích hàng mua trong kỳ của công ty XYZ( trích )………………………………………………………………… 92 Bảng 2.2.5: Thủ tục phân tích nghiệp vụ thanh toán của công ty XYZ….… 93 Bảng 2.2.6: Tổng hợp số dư tài khoản 331của công ty XYZ………...…….. 95 Bảng 2.2.7 : Bảng tổng hợp đối chiếu xác nhận công nợ công ty XYZ……. 96 Bảng 2.2.8: Kiểm tra hàng mua trả lại của công ty XYZ…………………... 97 Bảng 2.2.9: Kiểm tra chia cắt niên độ của công ty XYZ……………………99 Bảng 2.2.10 : Tổng hợp tài khoản 156……………………………...…......110 Bảng 2.2.11: Kết luận kiểm toán khoản phải trả người bán công ty XYZ....112 Bảng 2.2.12: Thuyết minh chênh lệch sau kiểm toán tại khách hàng XYZ..113 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT DIỄN GIẢI KTV Kiểm toán viên GLV Giấy làm việc BCTC Báo cáo tài chính TSCĐ Tài sản cố định HTK Hàng tồn kho KSNB Kiểm soát nội bộ BCĐKT Bảng cân đối kế toán GTGT Giá trị gia tăng KH Khách hàng TK Tài khoản Phục lục 1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng ABC Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) §¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé Tªn kh¸ch hµng công ty TNHH ABC Tham chiÕu: Niªn ®é kÕ to¸n: 01/1/2008- 31/12/2008 Ng­êi thùc hiÖn: DTT Ng­êi ®­îc pháng vÊn: Ngày thực hiện: 5/2/09 Bộ phận kế toán ( Trích ) Các chỉ dẫn và yêu cầu Nh÷ng c©u hái d­íi ®©y nh»m trî gióp cho viÖc ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña kh¸ch hµng ®Ó gióp kiÓm to¸n viªn x¸c ®Þnh møc ®é träng yÕu khi kiÓm to¸n B¸o c¸o tµi chÝnh cña kh¸ch hµng. Nh÷ng c©u hái nµy kh«ng nh÷ng cung cÊp cho kiÓm to¸n viªn sù hiÓu biÕt vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña kh¸ch hµng mµ cßn gióp cho kiÓm to¸n viªn trong viÖc lËp kÕ ho¹ch kiÓm to¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c thñ tôc kiÓm to¸n. Tr­íc tiªn kiÓm to¸n viªn cÇn thu thËp c¸c c©u tr¶ lêi b»ng c¸ch pháng vÊn nh©n sù chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý hoÆc ban hµnh c¸c quy ®Þnh cña kh¸ch hµng. Mçi c©u hái cÇn ®­îc tr¶ lêi b»ng c¸ch ®iÒn vµo c¸c cét, dßng t­¬ng øng: Cã = Cã ¸p dông thñ tôc kiÓm so¸t Kh«ng = Thñ tôc kiÓm so¸t lµ cÇn thiÕt ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp nh­ng kh«ng ®­îc ¸p dông Kh«ng ¸p dông = Thñ tôc kiÓm so¸t lµ kh«ng cÇn thiÕt ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp Víi nh÷ng thñ tôc cã c©u tr¶ lêi "Cã" cÇn thu thËp b¶n copy v¨n b¶n quy ®Þnh cña kh¸ch hµng hoÆc m« t¶ l¹i mét c¸ch cô thÓ trªn c¸c giÊy lµm viÖc kh¸c. Víi nh÷ng thñ tôc cã c©u tr¶ lêi " Kh«ng" hoÆc "Kh«ng ¸p dông" cÇn chØ râ ¶nh h­ëng cña nã ®Õn rñi ro kiÓm to¸n vµ nh÷ng ®iÓm cÇn khuyÕn nghÞ trong TQL ®Ó hoµn thiÖn hÖ thèng KSNB. Bộ phận kế toán ( Trích ) Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng Các chức danh trong bộ máy kế toán có hợp lý không? X C«ng viÖc ®­îc ph©n c«ng, nhiÖm vô cña tõng nh©n viªn kÕ to¸n cã ®­îc quy®Þnh b»ng v¨n b¶n kh«ng? X KÕ to¸n tr­ëng cã ®­îc ®µo t¹o theo ®óng chuyªn ngµnh kÕ to¸n, tµi chÝnh hay kh«ng? X KÕ to¸n tổng hîp cã ®­îc ®µo t¹o theo ®óng chuyªn ngµnh kÕ to¸n, tµi chÝnh hay kh«ng? X Các nhân viên có được gửi đi đào tạo lại hoặc tham gia các khóa học cập nhật các kiến thức mới về TCKT, thuế hay không? X 10. Mọi thư từ, tài liệu gửi đến Bộ phận kế toán có được Ban lãnh đạo xem xét trước khi chuyển tới các bộ phận thực thi không? X Công ty có quy định khi cung cấp các tài liệu, thông tin tài chính kế toán ra bên ngoài phải được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo không? X Mua hàng Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng Công ty có văn bản quy định về các thủ tục mua sắm không? X Công ty có quy định phân cấp trong việc quyết định/phê duyệt mua sắm không? XX X X Các hóa đơn mua hàng có được giao cho một người chịu trách nhiệm đối chiếu lại với đơn đặt hàng ban đầu, biên bản giao nhận không? X Chủng loại, số lượng và chất lượng hàng có được kiểm tra lại với các thoả thuận trên hợp đồng/ đơn đặt hàng không? X Công ty có quy định việc nhận hàng phải được lập biên bản giao nhận không? X Công ty có giao cho một bộ phận chuyên chịu trách nhiệm mua sắm không? X Các hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ đề nghị thanh toán có được kiểm tra lại về giá cả, số lượng hàng thực tế giao nhận, các phép tính số học, tính hợp lý hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán không? X Các hoá đơn trên có dấu tích chứng tỏ chúng đã được kiểm tra không (ví dụ: chữ ký của người kiểm tra, hoặc dấu Đà KIỂM TRA)? X Công ty có theo dõi thời hạn thanh toán các khoản nợ để kịp thời phát hiện các khoản nợ quá hạn không? X Công ty có chủ động thanh toán nợ trong hạn để được hưởng các khoản chiết khấu thanh toán không? X Người chịu trách nhiệm theo dõi và thanh toán công nợ có đồng thời là người chịu trách nhiệm mua và nhận hàng không? X Công ty có quy định đối chiếu công nợ….. một lần hoặc thực hiện đối chiếu ít nhất một lần vào cuối năm không? X Có báo cáo thường xuyên các khoản phải trả có gốc ngoại tệ không? X Người chịu trách nhiệm theo dõi thanh toán nợ phải trả có theo dõi thường xuyên biến động tỷ giá của các ngoại tệ mà Công ty đang nhận nợ không? X Công ty có sử dụng các biện pháp tài chính để ngăn ngừa rủi ro hối đoái không? X X Việc mua hàng có được căn cứ trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng trong tương lai, mức dự trữ quy định, lượng hàng tồn kho thực tế của Công ty không? X X Công ty có quy định mức giá trị gói mua sắm cần phải đấu thầu, trào hàng cạnh tranh không? X X Kho ( trích ) Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng Công việc kiểm kê có được lập kế hoạch trước thành văn bản và có tài liệu hướng dẫn cho các thành viên tham gia kiểm kê không? X Có sử dụng hệ thống an ninh (khu vực kho riêng, có khoá, có bảo vệ, có camera quan sát, hàng rào…) bảo vệ hàng hoá khỏi mất mát không? X Khu vực kho bảo quản có lối ra vào riêng để đảm bảo chỉ những người được phép hoặc có nhiệm vụ liên quan mới được vào kho không? X Công ty có mua bảo hiểm cho tài sản, hàng hoá trong kho không? X Hệ thống thẻ kho có được duy trì, ghi chép thường xuyên và đầy đủ đối với những loại đang có trong kho cũng như những loại đang cho vay mượn tạm thời không? X Các hàng hoá trong kho có được đánh [Mà QUẢN LÝ] không? X Các thông số, mô tả , chỉ dẫn trên thẻ kho, sổ quản lý hàng hoá trong kho có đầy đủ để có thể tìm được hàng tồn kho trên hiện trường không? X Hàng tồn kho có được sắp xếp khoa học, hợp lý để dễ tìm kiếm và kiểm tra không? X Hàng tồn kho lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng, kém phẩm chất có được báo cáo thường xuyên về số lượng và tình trạng để kịp thời ra các quyết định xử lý không? X Có quy định thủ kho chỉ được nhập những hàng hoá đã qua kiểm tra của bộ phận chịu trách nhiệm về chất lượng hàng mua hoặc phải có phê duyệt cho phép nhập kho không? X Có quy định thủ kho chỉ được xuất hàng ra khỏi kho khi đã có phê duyệt (lệnh) xuất kho của cấp lãnh đạo đủ thẩm quyền không? X Có quy định trên các Biên bản giao hàng /Phiếu xuất kho phải có chữ ký của người nhận hàng không? X Công ty có quy định về mức dự trữ hàng tồn kho tối thiểu không? X Nhân viên quản lý kho có thường xuyên đối chiếu lượng hàng tồn kho thực tế và mức dự trữ quy định để kịp thời đề xuất những mặt hàng cần phải mua không? X Các quy định về quản lý hàng tồn kho có được tập hợp thành văn bản không? Nếu có hãy photo. X Ngân quỹ ( trích ) Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộˠˠˠ Có Không Không áp dụng Công việc thủ quỹ và kế toán tiền mặt có do cùng một người đảm nhận không? X Các khoản chi tiêu có được lên kế hoạch để giám đốc phê duyệt trước không? Nếu có kế hoạch chi tiêu được lập theo tuần / tháng/ quý (gạch chân phương án thực hiện) Hàng tháng kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ quỹ không? X Việc đối chiếu giữa kế toán và thủ quỹ có được lập thành văn bản không? X Tiền mặt tồn quỹ được kiểm kê 1 tháng / 1 quý / 1năm (gạch chân phương án thực hiện) một lần? Việc đối chiếu với ngân hàng có được thực hiện hàng tháng không? X Các khoản chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán và sổ phụ ngân hàng có được ghi chép lại để tìm nguyên nhân và giải quyết không? X Các phiếu chi và chứng từ kèm theo có được đóng dấu [Đà THANH TOÁN] để tránh việc thanh toán trùng, tái sử dụng không? X Các phiếu thu, phiếu chi bị hủy bỏ có dấu hiệu huỷ bỏ để tránh việc sử dụng không? tất cả các liên có được lưu tại cuống không? X PHỤ LỤC 2 Thiết kế các thử nghiệm cơ bản của công ty ABC AASC Chương trình kiểm toán Tên khách hàng: Công ty ABC Niên độ kế toán: 01/01/2008 – 31/12/2008 Tham chiếu ____________________ MUA HÀNG, CHI PHÍ MUA HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Mục tiêu: - Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác) - Nguyên tắc hạch toán các chi phí được áp chính xác và phù hợp với các chuẩn mực áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán (giá trị, cách trình bày) - Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đầy đủ, tính hiện hữu) - Các khoản phải trả người bán bao gồm giá trị hàng, dịch vụ mua trả chậm và các khoản nợ đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hay dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hiện hữu, sở hữu) - Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán một cách chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác) - Các phiếu báo có và các bút toán điều chỉnh là có cơ sở (tình hiện hữu, tính chính xác). Thủ tục kiểm toán Tham chiếu Ngày thực hiện Người thực hiện 1. Thủ tục phân tích 1.1 So sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm nay với năm trước, kiểm tra và giải thích những biến động bất thường 1.2 So sánh thời hạn tín dụng nhà cung cấp với các niên độ trước, với các thời hạn tín dụng đã thương lượng. 1.3 Phát hiện và trao đổi với khách hàng về sự thay đổi nhà cung cấp chính, thường xuyên và lý do sự thay đổi đó (nếu có). 2. Thủ tục kiểm tra chi tiết số dư 2.1 Thu thập hoặc lập bảng tổng hợp chi tiết số dư đầu năm, phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết. Đối chiếu số dư chi tiết đầu năm với số dư chi tiết cuối năm trước. 2.2. Khẳng định số dư bằng cách: - Đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có). - Lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp có khoản tiền phải trả lớn và bất thường, nhà cung cấp chính không còn trong danh sách nợ (nhằm phát hiện không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót) - Đối chiếu số xác nhận với số dư trên sổ chi tiết. Kiểm tra nếu có sự khác biệt. Trường hợp không nhận được thư xác nhận, kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập báo cáo tài chính. - Xem xét hồ sơ các số dư tồn tại quá lâu - Soát xét, lại danh sách các khoản phải trả để xác định xem liệu có khoản nào phải trả bị phân loại đúng không đúng - Đối với các khoản dư nợ : thu thập và kiểm tra các điều khoản trên hợp đồng mua để đảm bảo rằng các số dư này là hợp lý.  - Chon mẫu người cung cấp để kiểm tra chi tiết. 2.4. Kiểm tra công nợ ngoài niên độ - Kiểm ta chọn mẫu giao dịch sau ngày kết thúc niên độ (. 60 ngày từ ngày khóa sổ) có liên quan đến khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản phải trả bị bỏ sót. - Chọn mẫu các hoá đơn chưa được thanh toán ( khoảng một vài tuần sau ngày lập bảng cân đối kế toán) và xem xét liệu các khoản phát sinh đó có liên quan tới công nợ phải trả tại thời điểm lập báo cáo không ?  2.6. Đối chiếu giữa phân chia niên độ của các khoản phải trả với việc phân chia niên độ của hàng tồn kho. 2.7. Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ và số dư bằng ngoại tê : Kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá, đánh giá lại số dư cuối kỳ theo qui định. 2.8. Kiểm tra việc trình bày các khoản phải trả trên BCTC. 3. Kết luận 3.1. Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý. 3.2. Lập trang kết luận kiểm toán cho khoản mục thực hiện. 3.3 Lập lại Thuyết minh chi tiết nếu có sự điều chỉnh của kiểm toán N1 N2 N3 N4 N5 NS1  6/2/09 7/2/09 9/2/09  DTT Phục lục 3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng XYZ Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) §¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé Tªn kh¸ch hµng công ty XYZ Tham chiÕu: Niªn ®é kÕ to¸n: 01/1/2008- 31/12/2008 Ng­êi thùc hiÖn: DTT Ng­êi ®­îc pháng vÊn: Ngày thực hiện: 15/2/09 Bộ phận kế toán ( Trích ) Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng Các chức danh trong bộ máy kế toán có hợp lý không? * C«ng viÖc ®­îc ph©n c«ng, nhiÖm vô cña tõng nh©n viªn kÕ to¸n cã ®­îc quy®Þnh b»ng v¨n b¶n kh«ng? * KÕ to¸n tr­ëng cã ®­îc ®µo t¹o theo ®óng chuyªn ngµnh kÕ to¸n, tµi chÝnh hay kh«ng? * KÕ to¸n tổng hîp cã ®­îc ®µo t¹o theo ®óng chuyªn ngµnh kÕ to¸n, tµi chÝnh hay kh«ng? * Các nhân viên có được gửi đi đào tạo lại hoặc tham gia các khóa học cập nhật các kiến thức mới về TCKT, thuế hay không? * 10. Mọi thư từ, tài liệu gửi đến Bộ phận kế toán có được Ban lãnh đạo xem xét trước khi chuyển tới các bộ phận thực thi không? * Công ty có quy định khi cung cấp các tài liệu, thông tin tài chính kế toán ra bên ngoài phải được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo không? * Mua hàng Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng Công ty có văn bản quy định về các thủ tục mua sắm không? * Công ty có quy định phân cấp trong việc quyết định/phê duyệt mua sắm không? * Các hóa đơn mua hàng có được giao cho một người chịu trách nhiệm đối chiếu lại với đơn đặt hàng ban đầu, biên bản giao nhận không? * Chủng loại, số lượng và chất lượng hàng có được kiểm tra lại với các thoả thuận trên hợp đồng/ đơn đặt hàng không? * Công ty có quy định việc nhận hàng phải được lập biên bản giao nhận không? * Công ty có giao cho một bộ phận chuyên chịu trách nhiệm mua sắm không? * Các hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ đề nghị thanh toán có được kiểm tra lại về giá cả, số lượng hàng thực tế giao nhận, các phép tính số học, tính hợp lý hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán không? * Các hoá đơn trên có dấu tích chứng tỏ chúng đã được kiểm tra không (ví dụ: chữ ký của người kiểm tra, hoặc dấu Đà KIỂM TRA)? * Công ty có theo dõi thời hạn thanh toán các khoản nợ để kịp thời phát hiện các khoản nợ quá hạn không? * Công ty có chủ động thanh toán nợ trong hạn để được hưởng các khoản chiết khấu thanh toán không? * Người chịu trách nhiệm theo dõi và thanh toán công nợ có đồng thời là người chịu trách nhiệm mua và nhận hàng không? * Công ty có quy định đối chiếu công nợ….. một lần hoặc thực hiện đối chiếu ít nhất một lần vào cuối năm không? * Có báo cáo thường xuyên các khoản phải trả có gốc ngoại tệ không? * Người chịu trách nhiệm theo dõi thanh toán nợ phải trả có theo dõi thường xuyên biến động tỷ giá của các ngoại tệ mà Công ty đang nhận nợ không? * Công ty có sử dụng các biện pháp tài chính để ngăn ngừa rủi ro hối đoái không? * * Việc mua hàng có được căn cứ trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng trong tương lai, mức dự trữ quy định, lượng hàng tồn kho thực tế của Công ty không? * * Kho ( trích ) Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng Công việc kiểm kê có được lập kế hoạch trước thành văn bản và có tài liệu hướng dẫn cho các thành viên tham gia kiểm kê không? * Khu vực kho bảo quản có lối ra vào riêng để đảm bảo chỉ những người được phép hoặc có nhiệm vụ liên quan mới được vào kho không? * Công ty có mua bảo hiểm cho tài sản, hàng hoá trong kho không? * Các hàng hoá trong kho có được đánh [Mà QUẢN LÝ] không? * Các thông số, mô tả , chỉ dẫn trên thẻ kho, sổ quản lý hàng hoá trong kho có đầy đủ để có thể tìm được hàng tồn kho trên hiện trường không? * Hàng tồn kho có được sắp xếp khoa học, hợp lý để dễ tìm kiếm và kiểm tra không? * Hàng tồn kho lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng, kém phẩm chất có được báo cáo thường xuyên về số lượng và tình trạng để kịp thời ra các quyết định xử lý không? * Có quy định thủ kho chỉ được nhập những hàng hoá đã qua kiểm tra của bộ phận chịu trách nhiệm về chất lượng hàng mua hoặc phải có phê duyệt cho phép nhập kho không? * Có quy định thủ kho chỉ được xuất hàng ra khỏi kho khi đã có phê duyệt (lệnh) xuất kho của cấp lãnh đạo đủ thẩm quyền không? * Có quy định trên các Biên bản giao hàng /Phiếu xuất kho phải có chữ ký của người nhận hàng không? * Công ty có quy định về mức dự trữ hàng tồn kho tối thiểu không? * Nhân viên quản lý kho có thường xuyên đối chiếu lượng hàng tồn kho thực tế và mức dự trữ quy định để kịp thời đề xuất những mặt hàng cần phải mua không? * Các quy định về quản lý hàng tồn kho có được tập hợp thành văn bản không? Nếu có hãy photo. * Ngân quỹ ( trích ) Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Có Không Không áp dụng Công việc thủ quỹ và kế toán tiền mặt có do cùng một người đảm nhận không? * Các khoản chi tiêu có được lên kế hoạch để giám đốc phê duyệt trước không? Nếu có kế hoạch chi tiêu được lập theo tuần / tháng/ quý (gạch chân phương án thực hiện) * Hàng tháng kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ quỹ không? * Việc đối chiếu giữa kế toán và thủ quỹ có được lập thành văn bản không? * Tiền mặt tồn quỹ được kiểm kê 1 tháng / 1 quý / 1năm (gạch chân phương án thực hiện) một lần? Việc đối chiếu với ngân hàng có được thực hiện hàng tháng không? * Các khoản chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán và sổ phụ ngân hàng có được ghi chép lại để tìm nguyên nhân và giải quyết không? * Các phiếu chi và chứng từ kèm theo có được đóng dấu [Đà THANH TOÁN] để tránh việc thanh toán trùng, tái sử dụng không? * Các phiếu thu, phiếu chi bị hủy bỏ có dấu hiệu huỷ bỏ để tránh việc sử dụng không? tất cả các liên có được lưu tại cuống không? * Phụ lục 4 Thử nghiệm cơ bản trong chương trình kiểm toán của AASC Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Chương trình kiểm toán Tên khách hàng: Công ty XYZ Niên độ kế toán: 01/01/2008 – 31/12/2008 Tham chiếu ____________________ Thủ tục kiểm toán Tham chiếu Ngày thực hiện Người thực hiện 1. Thủ tục phân tích 1.1 So sánh khoản phải trả của từng đối tượng năm nay với năm trước, kiểm tra và giải thích những biến động bất thường 1.2 So sánh thời hạn tín dụng nhà cung cấp với các niên độ trước, với các thời hạn tín dụng đã thương lượng. 1.3 Phát hiện và trao đổi với khách hàng về sự thay đổi nhà cung cấp chính, thường xuyên và lý do sự thay đổi đó (nếu có). 2. Thủ tục kiểm tra chi tiết số dư 2.1 Thu thập hoặc lập bảng tổng hợp chi tiết số dư đầu năm, phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết. Đối chiếu số dư chi tiết đầu năm với số dư chi tiết cuối năm trước. 2.2. Khẳng định số dư bằng cách: - Đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có). - Lập và gửi thư xác nhận đến một số nhà cung cấp có khoản tiền phải trả lớn và bất thường, nhà cung cấp chính không còn trong danh sách nợ (nhằm phát hiện không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót) - Đối chiếu số xác nhận với số dư trên sổ chi tiết. Kiểm tra nếu có sự khác biệt. Trường hợp không nhận được thư xác nhận, kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập báo cáo tài chính. - Xem xét hồ sơ các số dư tồn tại quá lâu - Soát xét, lại danh sách các khoản phải trả để xác định xem liệu có khoản nào phải trả bị phân loại đúng không đúng - Đối với các khoản dư nợ : thu thập và kiểm tra các điều khoản trên hợp đồng mua để đảm bảo rằng các số dư này là hợp lý.  - Chon mẫu người cung cấp để kiểm tra chi tiết.  2.4 Thu thập hợp đồng mua hàng để kiểm tra xem có khoản lãi chậm trả nào phải ghi nhận không ? 2.5. Kiểm tra công nợ ngoài niên độ - Kiểm ta chọn mẫu giao dịch sau ngày kết thúc niên độ (. 60 ngày từ ngày khóa sổ) có liên quan đến khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản phải trả bị bỏ sót. - Chọn mẫu các hoá đơn chưa được thanh toán ( khoảng một vài tuần sau ngày lập bảng cân đối kế toán) và xem xét liệu các khoản phát sinh đó có liên quan tới công nợ phải trả tại thời điểm lập báo cáo không ? 2.6. Kiểm tra việc trình bày các khoản phải trả trên BCTC. 3. Kết luận 3.1. Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý. 3.2. Lập trang kết luận kiểm toán cho khoản mục thực hiện. 3.3 Lập lại Thuyết minh chi tiết nếu có sự điều chỉnh của kiểm toán  N1 N2 N3 N4 N5 N6 DTT   14/2/09 ._.