Bàn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các Doanh nghiệp hiện nay

các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của con người. Để đảm bảo quá trình tái sản xuất liên tục cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động dưới dạng tiền lương (hay thù lao lao động). Tiền lương là phạm trù tổng hợp, luôn luôn động vì nó nằm ở tất cả các khâu từ quá trình sản xuất, trao đổi, phân phối đến tiêu dùng. Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một phần của chi phí sản xuất. Do đó, doanh nghiệp cần tính đúng, tính đủ và hạch toán, ghi sổ chính xác, hợp lý để từ đó tính giá thành sản phẩm. Đối với người lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chính, là nguồn tái sản xuất sức lao động, kích thích mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nhận thấy vai trò to lớn của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp, em chọn đề tài ”Bàn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp hiện nay”. Đề án được chia thành ba phần với những nội dung chính sau: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phần 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp hiện nay. Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp hiện nay. Do thời gian cũng như kiến thức còn hạn chế, bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để đề án của em được hoàn thiện hơn! Qua đây em xin chân thành cảm ơn Thầy Trần Đức Vinh đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề án này. PHẦN 1LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1.1. Tiền lương 1.1.1. Khái niệm tiền lương Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm tác động, biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm đáp ứng cho nhu cầu sinh hoạt của con người. Trong mọi chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động. Lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người là yếu tố cơ bản nhất, quyết định nhất trong quá trình sản xuất. Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất –kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên, liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải trả thù lao động cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị và gọi là tiền lương. Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc và chất lượng lao động mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp. 1 1. 2 Vai trò của tiền lương Đối với các chủ doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phi sản xuất. Còn đối với người cung ứng lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu. Mục tiêu của doanh nghiệp là lợi nhuận, còn mục đích của người cung ứng lao động là tiền lương. Với ý nghĩa này, tiền lương không chỉ mang bản chất chi phí mà nó trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới, hay đúng hơn là nguồn cung ứng sự sang tạo sức sản xuất, năng lực của người lao động, năng lực của người lao động trong quá trình sản sinh ra các giá trị gia tăng. Đối với người lao động, tiền lương nhận được thoả đáng, sẽ là động lực kích thích năng lực sang tạo để làm tăng năng suất lao động. Mặt khác, khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận doanh nghiệp sẽ tăng. Do đó, nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động nhận được cũng tăng lên, nó là phần bổ sung thêm cho tiền lương, làm tăng thu nhập và tăng lợi ích cho người cung ứng lao động. Hơn nữa khi lợi ích của người lao động được đảm bảo bằng các mức lương thoả đáng, nó sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng những người lao động với mục tiêu và lợi ích doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa người chủ doanh nghiệp với người cung ứng sức lao động, làm cho người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt động của doanh nghiệp. . Các nhà kinh tế gọi đó là “phản ứng dây chuyền tích cực “ của tiền lương. Ngược lại, nếu doanh nghiệp trả lương không hợp lý, hoặc vì mục tiêu lợi nhuận thuần tuý, không chú ý đúng mức đến lợi ích của người lao động, thì nguồn nhân công có thể bị kiệt quệ về thể lực, giảm sút về chất lượng, làm hạn chế các động cơ cung ứng sức lao động. Quản lý lao động và tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp, nó là nhân tố giúp cho doanh nghiệp hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất-kinh doanh của mình. Tổ chức hạch toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng xuất lao động và hiệu suất công tác. Đồng thời cũng tạo cơ sở cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động. Tổ chức tốt công tác hạch toán lao động tiền lương giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt quỹ tiền lương, bảo đảm việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, kích thích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời củng tạo được cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác 1.1.3. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian, theo sản phẩm…. ); tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học ; các loại tiền thưởng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, thêm giờ…). Trong quan hệ với quá trình sản xuất –kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lương của doanh nghiệp như sau: - Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ, bao gồm : tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất. - Tiền lương phụ: là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, thời gian trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất. Việc phân chia quỹ tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa nhất định trong công tác hạch toán, phân bổ tiền lương theo đúng đối tượng và trong công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương ở các doanh nghiệp. Về nguyên tắc quản lý tài chính, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương, như: chi quỹ lương theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất – kinh doanh trên cơ sở các định mức lao động và đơn giá tiền lương hợp lý được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đối với doanh nghiệp kinh doanh chưa có lãi, chưa bảo toàn vốn thì tổng quỹ tiền lương doanh nghiệp được phép chi không vượt quá lương cơ bản tính theo số lượng lao động thực tế tham gia vào quá trình sản xuất –kinh doanh, hệ số và mức lương cấp bậc theo theo hợp đồng, mức phụ cấp lương theo quy định của Nhà nước. Đối với doanh nghiệp kinh doanh có lãi, đạt được tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước cao, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước lớn thì được phép chi quỹ lương theo hiệu quả đạt được của doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo các điều kiện sau: +Bảo toàn được vốn và không xin giảm khấu hao hoặc giảm các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước. +Tốc độ tăng quỹ tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng tỷ suất lợi nhuận trên vốn Nhà nước cấp. 1. 1. 4. Các hình thức trả lương. Việc vận dụng hình thức tiền lương thích hợp nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và người lao động, lựa chọn hình thức tiền lương đúng đắn còn có tác dụng đòn bẩy kinh tế, khuyến khích người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao năng suất lao động, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân công để hạ giá thành sản phẩm. Trong doanh nghiệp nước ta hiện nay, các hình thức trả lương chủ yếu được áp dụng là: - Hình thức trả lương theo thời gian. - Hình thức trả lương theo sản phẩm. *. Hình thức trả lương theo thời gian Hình thức tiền lương theo thời gian thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo thời gian làm việc, theo ngành nghề và trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỹ thuật, huyên môn của người lao động. Tuỳ theo tính chất lao động khác nhau mà mỗi ngành nghề cụ thể có một thang lương riêng: thang lương nhân viên cơ khí, thang lương công nhân lái xe, thang lương nhân viên đánh máy, …Trong mỗi thang lương lại tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật, chuyên môn mà lại chia thành nhiều bậc lương, mỗi bậc lương lại có một mức tiền lương nhất định. Đơn vị để tính tiền lương thời gian là lương tháng, lương ngày hoặc lương giờ. Lương tháng được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương. Lương tháng thường được áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. Lương ngày là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lương ngày được tính bằng cách lấy mức lương tháng chia cho số ngày làm việc theo tháng theo chế độ. Lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp hưởng lương thời gian, tính trả lương cho những người lao động trong những ngày hội họp, học tập hoặc làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH. Mức lương giờ tính bằng cách lấy mức lương hang ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. Lương giờ thường được áp dụng để trả lương cho người lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng theo sản phẩm. Nhìn chung hình thức trả lương theo thời gian có mặt hạn chế là mang tính bình quân, nhiều khi không phù hợp với kết quả lao động thực tế của người lao động. Vì vậy, chỉ những trường hợp nào chưa đủ điều kiện thực hiện hình thức trả lương sản phẩm mới phải áp dụng tiền lương theo thời gian. *. Hình thức tiền lương theo sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành. Đây là hình thức tiền lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt năng suất lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động góp phần tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Trong việc trả lương theo sản phẩm thì điều kiện quan trọng nhất là phải xây dựng được các định mức kinh tế -kỹ thuật để làm cơ sở cho việc xây dựng đơn giá tiền lương đối với từng loại sản phẩm, từng công việc một cách hợp lý. Hình thức trả lương theo sản phẩm còn tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể ở từng doanh nghiệp mà vận dụng theo từng hình thức cụ thể sau đây: - Hình thức tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế. Với hình thức này, tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm quy định, không chịu bất cứ một sự hạn chế nào. Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho lao động trực tiếp. - Hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp: thường được áp dụng để trả lương cho người lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất như lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị…Tuỳ lao động của họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nhưng lại gián tiếp ảnh hưởng đến năng suất của lao động trực tiếp, nên có thể căn cứ vào kết quả của lao động trực tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ để tính lương sản phẩm cho lao động gián tiếp. - Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng, có phạt: Theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp, người lao động còn được hưởng trong sản xuất như thưởng về chất lượng sản phẩm tốt, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư. Trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư trên định mức quy định hoặc không đảm bảo đủ ngày công quy định. . thì có thể phải chịu tiền phạt trừ vào thu nhập của họ. - Hình thức tiền lương sản phẩm thưởng luỹ tiến:Theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn có một phần thưởng được tính trên cơ sở tăng đơn giá tiền lương ở các mức năng suất cao. Hình thức tiền lương này có tác dụng kích thích người lao động duy trì cường độ lao động ở mức tối đa, nhưng hình thức này sẽ làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, cho nên, nó chỉ được sử dụng trong một số trường hợp cần thiết như khi cần phải hoàn thành gấp một đơn đặt hang hoặc trả lương cho người lao động làm việc ở những khâu khó nhất để bảo đảm tính đồng bộ cho sản xuất. - Hình thức khoán khối lượng hoặc khoán việc. Hình thức này áp dụng cho những công việc lao động giản đơn, có tính chất đột xuất như bốc dỡ nguyên vật liệu, hang hoá, sửa chữa nhà cửa …Trong trường hợp này, doanh nghiệp xác định mức tiền lương trả cho từng công việc mà người lao động phải hoàn thành. - Hình thức khoán quỹ lương :là dạng đặc biệt của tiền lương sản phẩm được sử dụng để trả lương cho những người làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp. Theo hình thức này, căn cứ vào khối lượng công việc của từng phòng ban, doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lương. Quỹ lương thực tế của từng phòng ban phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được giao. Tiền lương thực tế của từng nhân viên vừa phụ thuộc vào quỹ lương thực tế của phòng ban, vừa phụ thuộc vào số lượng nhân viên của phòng ban đó. 1. 2. Các khoản trích theo lương 1. 2. 1. Bảo hiểm xã hội Theo tổ chức lao động quốc tế ILO thì bảo hiểm xã hội được hiểu là sự bảo vệ của xã hội đối với con người thông qua việc huy đông các nguồn đóng góp đẻ trợ cấp cho họ nhằm khắc phục những khó khăn về kinh tế do bị ngừng hoặc giảm thu nhập gây ra, đẻ góp phần ổn định cuộc sống gia đình và bản thân, tạo ra sự an toàn trong xã hội. Quỹ bảo hiểm xã hội là quỹ dung để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức… Như vậy, bảo hiểm xã hội thực chất là một phương pháp phân phối lại thu nhập bằng các chính sách cụ thể của Nhà nước nhằm góp phần cân bằng thu nhập bị mất hoặc bị giảm từ hoạt động nghề nghiệp bằng khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, quỹ này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Người sử dụng lao động phải nộp 15% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn 5% trên tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp đóng góp(trừ vào thu nhập của họ). Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp họ bị ốm đau, tai nạn lao động…được tính toán trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ(có chứng từ hợp lệ )và tỷ lệ trợ cấp BHXH. Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng người và lập bảng thanh toán để làm cơ sở thanh toán với cơ quan quản lý quỹ Mức trích BHXH = Tổng số tiền lương * Tỷ lệ trích phải trả. BHXH Mức đóng góp BHXH = Tổng số tiền * Tỷ lệ nộp của người lao động lương phải trả BHXH 1. 2. 2. Quỹ bảo hiểm y tế. Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản khám chữa bệnh, tiền viện phí, thuốc thang. . cho người lao động khi ốm đau, sinh đẻ. . Người lao động khi được mua thẻ bảo hiểm y tế họ sẽ yên tâm hơn trong lao động sản xuất, tuỳ trong trường hợp, sảy ra ốm đau sẽ được khám, chữa bệnh và được cấp thuốc có chi phí thấp hơn nhiều so với trường hợp không có bảo hiểm y tế. Từ đó tạo ra tâm lý thoải mái trong lao động sản xuất đối với người lao động, nhờ đó năng suất lao động sẽ được nâng lên rõ rệt. Theo chế độ hiện hành các doanh nghiệp phải thực hiện quỹ BHYT bằng 3% tổng quỹ lương, trong đó doanh nghiệp phải chịu 2%(tính vào chi phí sản xuất-kinh doanh)còn người lao động trực tiếp nộp 1% (trừ vào thu nhập của họ). Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy, khi trích BHYT, các doanh nghiệp phải nộp BHYT (qua tài khoản của họ ở kho bạc). Mức trích = Tổng số tiền lương * Tỷ lệ trích BHYT phải trả BHYT Mức nộp BHYT = Tổng số tiền lương * Tỷ lệ nộp của người lao đông phải trả BHYT 1. 2. 3 Kinh phí công đoàn Kinh phí công đoàn là nguồn kinh phí nhằm đảm bảo cho sự hoạt động liên tục của tổ chức công đoàn trong doanh nghiệp. Tổ chức này hoạt động nhằm bảo vệ lợi ích của người lao động tạo cho người lao động có vị thế thuận lợi hơn, từ đó nâng cao ý thức, trách nhiệm của người lao động và nâng cao năng suất la động. Đồng thời tổ chức này cũng bảo vệ quyền lợi của phía chủ lao động Theo chế độ tài chính hiện hành, kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và doanh nghiệp phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất –kinh doanh ) Mức trích = Tổng số tiền lương * Tỷ lệ trích KPCĐ phải trả hàng tháng KPCĐ Thông thường, khi trích được kinh phí công đoàn thì một nửa doanh nghiệp phải nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. 1. 2. 4 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là quỹ dung để trợ cấp cho người lao động phải nghỉ việc theo chế độ. Mức trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quy định hiện hành như sau: +Mức trích quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm từ 1%-3% trên quỹ tiền lương làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp. + Mức trích cụ thể do doanh nghiệp tự quyết định tuỳ vào khả năng tài chính của doanh nghiệp hang năm. +Khoản trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ của doanh nghiệp. +Trường hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người la động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính thì toàn bộ phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Thời điểm trích lập quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm là thời điểm khoá sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính năm. II KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG THEO CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HIỆN HÀNH 2. 1 Chứng từ kế toán 2. 1. 1 Chứng từ lao động Chứng từ cơ cấu lao động :bao gồm các quyết định liên quan đến việc thay đổi cơ cấu lao động như:quyết định tuyển dụng lao động, quyết định bổ nhiệm, bãi miễn lao động, quyết định sa thải lao động, quyết định khen thưởng, kỷ luật. . Chứng từ hạch toán thời gian lao động bao gồm: bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, phiếu làm ca 3. . Chứng từ hạch toán kết quả lao động :gồm phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành. 2. 1. 2 Chứng từ tiền lương Bảng thanh toán tiền lương do kế toán tiền lương lập hang tháng từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng thanh toán tiền lương cần ghi rõ khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền mà người la động được lĩnh. Bảng này là chứng từ để tính lương và trả, phân bổ lương và chi phí và là căn cứ để trả lương cho người lao động. Ngoài ra, còn một số chứng từ khác như:bảng phân phối thu nhập theo lao động, các chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động 2. 2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 2. 2. 1 Kế toán tiền lương 2. 2. 1. 1 Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động la TK 334 "phải trả CNV”. Nội dung của TK này như sau: Bên Nợ -Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động. -Các khoản trừ vào thu nhập của người lao động -Kết chuyển tiền lương công nhân, viên chức chưa lĩnh Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động. Trường hợp cá biệt, TK 334 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho người lao động TK 334 có thể chi tiết theo nội dung từng khoản thu nhập phải trả cho người lao động, nhưng tối thiểu cũng phải chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 3341 ”Thanh toán lương”: Dùng để phản ánh các khoản thu nhập có tính chất lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động TK 3348 ”Các khoản khác” Dùng để phản ánh các khoản thu nhập không có tính chất lương, như trợ cấp từ quỹ BHXH, tiền thưởng trích từ quỹ khen thưởng. . mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động. 2. 2. 1. 2 Phương pháp hạch toán Khi phân bổ tiền lương và các khoản có tính chất lương vào chi phí sản xuất –kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 622-Phải trả cho la động trực tiếp Nợ TK 627-Phải trả nhân viên phân xưởng Nợ TK 641-Phải trả nhân viên bán hang Nợ TK 642-Phải trả cho nhân viên QLDN Có Tk 334-Tiền lương, tiền thưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lương mà doanh nghiệp trả cho CNV Với các ghi chép vào tài khoản như trên thì tiền lương và các khoản phải trả cho CNV trong kỳ nào được tính vào chi phí của kỳ đó. Theo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí sản xuất và kết quả sản xuất thì cách làm này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có thể bố trí cho người lao động trực tiếp nghỉ phép tương đối đều đặn giữa các kỳ hạch toán hoặc không có tính thời vụ. Trường hợp những doanh nghiệp sản xuất không có điều kiện để bố trí cho lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán hoặc có tính thời vụ thì kế toán phải dự tính tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất theo kế hoạch của họ để tiến hành trích trước tính vào chi phí của các kỳ hạch toán theo số dự toán. Mục đích của việc làm này là không làm giá thành sản phẩm thay đổi đột ngột khi số lượng lao động trực tiếp nghỉ phép nhiều ở một kỳ hạch toán nào đó hoặc bù đắp tiền lương cho họ trong thời gian ngừng sản xuất có kế hoạch. Cách tính khoản tiền lương nghỉ phép năm của người lao động trực tiếp để trích trước vào chi phí sản xuất như sau: Mức trích trước tiền = Tiền lương chính phải trả * Tỷ lệ trích lương của LĐTT theo KH cho LĐTT trong kỳ trước TL nghỉ phép, ngưng SX theo KH năm của LĐTT Tỷ lệ trích trước = Tổng số TL chính KH năm của LĐTT Khi trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất có kế hoạch của lao động trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 622 Có TK 335 Khi có lao động trực tiếp nghỉ phép, hoặc do ngừng sản xuất có kế hoạch phản ánh tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho họ, kế toán ghi; Nợ TK 335 Có TK 334 Phản ánh khoản thụ cấp, trợ cấp tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng như trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH, tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng. . phải trả cho người la động. kế toán ghi: Nợ TK 4311 - Tiền thưởng thi đua trích từ quỹ khen thưởng Nợ TK 4312 - Tiền trợ cấp trích từ quỹ phúc lợi Nợ TK 338 (3383) -Tiền trợ cấp từ quỹ BHXH Có TK 334 Phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động như tiền tạm ứng thừa, BHXH, BHYT mà người la động phải nộp, thuế thu nhập. kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 141 -Tiền tạm ứng thừa Có TK 138 - Tiền phạt, tiền bồi thường phải thu Có TK 338 – Thu hộ các quỹ BHXH, BHYT( Phần người lao động phải đóng góp ) Có TK 333 – Thu hộ thuế thu nhập cá nhân cho Nhà nước Khi thanh toán cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 111 – Trả bằng tiền mặt Có TK 112 -Trả bằng chuyển khoản Nếu doanh nghiệp đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán với người lao động nhưng vì một lý do nào đó, người lao động chưa lĩnh, kế toán lập danh sách để chuyển thành số giữ hộ: Nợ TK 334 Có TK 338(3388) Khi thanh toán số tiền trên với người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 338(3388) Có TK 111, 112 Hạch toán tổng hợp tiền lương và tình hình thanh toán với người lao động thể hiện qua sơ đồ sau:  TK111, 112 TK 334 TK 621 Thanh toán thu nhập choNLĐ TL, Tiền thưởng Phải trả cho LĐTT TK 335 TK 138 TLNP thực tế Trích trước phải trả cho LĐ TL NP của LĐTT TK 627 TL, Tiền thưởng Phải trả cho NVPX TK 141 Khấu trừ khoản tạm ứng thừa TK 641 TL, Tiền thưởng Phải trả cho NV bán hàng TK 338 Thu hộ cho cơ quan khác TK 642 hoặc giữ hộ NLĐ TL, Tiền thưởng phải trả cho NVQLDN TK431 Tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho NLĐ TK 3383 Khấu trừ khoản phải thu khác BHXH phải trả cho NLĐ 2. 2. 2 Kế toán các khoản trích theo lương 2. 2. 2. 1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương kế toán phải sử dụng các tài khoản cấp 2 sau đây: TK 3382”Kinh phí công đoàn” Bên nợ: Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị, hoặc nộp KPCĐ cho công đoàn cấp trên Bên có : Trích KPCĐ tính vào chi phí sản xuất-kinh doanh Số dư bên Có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi Số dư bên Nợ: KPCĐ vượt chi TK 3383”BHXH” Bên nợ : BHXH phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ Bên có: Trích BHXH vào chi phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động Số dư bên có : BHXH chưa nộp Số dư bên nợ : BHXH chưa được cấp bù TK 3384”BHYT” Bên nợ : Nộp BHYT Bên có : Trích BHYT tính vào chi phí sản xuất –kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động Số dư bên có : BHYT chưa nộp TK 3353”Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm” Bên nợ: Chi tiêu quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Bên có: Trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Số dư bên có: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hiện còn. 2. 2. 2. 2 Phương pháp hạch toán Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi : Nợ TK 622, 627, 642. . Phần tính vào chi phí của doanh nghiệp Nợ TK 334 -Phần trừ vào thu nhập của người lao động Có TK 338 (3382, 3383, 3384) Phản ánh phần BHXH trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 338(3383) Có TK 334 Phản ánh chi tiêu KPCĐ tại đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 338(3382) Có TK 111, 112. . Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 338(3382, 3383, 3384) Có TK 111. 112 Trường hợp nhận cấp phát quỹ BHXH trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 111. 112 Có TK 338(3383) Khi trích quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm, ghi : Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 3353 - Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm Khi chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm cho người lao động, kế toán ghi; Nợ TK 3353 -Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm Có TK 111, 112 Trường hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc làm trong năm tài chính thì phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, khi chi ghi; Nợ TK 642 –Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 111, 112 Sơ đồ Hạch toán tổng hợp quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111, 112 TK 3382, 3383, 3384 TK 621 Nộp cho cơ quan quản lý quỹ Trích theo TL của LĐTT TK 627 Trích theo TL của NVPX TK 334 tính vào chi phí BHXH phải trả cho NLĐ TK 641 trong doanh nghiệp Trích theo TL của NV bán hang tính vào chi phí TK 642 TK 111, 112, 152… Trích theo TL của NVQLDN Chi tiêu KPCĐ tính vào chi phí tại doanh nghiệp TK334 Trích theo TL của NLĐ trừ vào thu nhập của họ TK 111, 112 Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH Hạch toán tổng hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm TK 111, 112 TK 3353 TK 642 Trả tiền trợ cấp mất việc Trích quỹ dự phòng trợ làm cho NLĐ cấp mất việc làm Trả tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi không còn số dư quỹ dự phòng 2. 3 Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác có liên quan. Tổ chức sổ kế toán tốt sẽ đảm bảo thực hiện rõ rang chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán để từ đó giúp kế toán và các nhà quản lý trong doanh nghiệp giám sát, quản lý các đối tượng lao động thông qua quy trình ghi sổ kế toán đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm lao động kế toán trong sổ sách. Tuỳ thuộc đặc điểm của mỗi doanh nghiệp về quy mô, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lĩnh vực kinh doanh, trình độ kế toán. . mà doanh nghiệp có thể chọn một trong số bốn hình thức sổ:Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ cho phù hợp Giả sử doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ “Nhật ký chung” để tổ chức hạch toán, ghi sổ tổng hợp thì trình tự ghi sổ của doanh nghiệp sẽ được kế toán tiến hành như sau: Hàng ngày, kế toán tiền lương căn cứ vào các chứng từ lao động tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cùng những chứng từ có liên quan để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chứng từ gốc. Sau đó, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi trên nhật ký chung để ghi Sổ cái các tài khoản 334, 335, 338 NHẬT KÝ CHUNG Năm:. . Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang 15/3 20/3 PC20 PC235 15/3 20/3 Chi lương ứng kỳ I cho công nhân viên CHi nộp BHXH cho cơ quan quản lý cấp trên …………………. . V V 334 111 3383 111 165 500 1650 500 Cộng chuyển sang trang sau Ngày ……. tháng……. năm …. Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng ( Ký tên, đóng dấu) SỔ CÁI Năm :……. . Tên tài khoản :………… Số hiệu:…………. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ …………………. . Số dư cuối kỳ Ngày……. . tháng…. . năm……… Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký tên, đóng dấu) Cuối tháng (quý, năm) kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, số liệu này ._.