Bàn về kế toán hàng tồn kho trong Doanh nghiệp

đoạn quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đó có kế hoạch về tài chính cho việc mua sắm cung cấp hàng tồn kho cũng như điều chỉnh kế hoạch về tiêu thụ. Vì thế công tác kế toán hàng tồn kho nói chung và phương pháp kế toán hàng tồn kho nói riêng có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp . Trước yêu cầu phát triển của nền kinh tế và xu hướng hội nhập quốc tế , vấn đề đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác quản lý và hạch toán kế toán càng trở nên cần thiết. Với mục tiêu đó, chúng ta đã và đang nghiên cứu dần từng bước hoàn thiện hệ thống hạch toán kế toán. Đã có bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam ra đời và nhiều văn bản, quyết định, thông tư được ban hành quy định, hướng dẫn việc hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp . Vì những lý do trên, khi thực hiện đề án môn học lần này, em quyết định chọn đề tài "Bàn về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp" với mong muốn góp thêm ý kiến hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho và hạch toán kế toán nói chung . Nội dung đề án gồm ba phần chính : Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp Chế độ kế toán hàng tồn kho hiện hành Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Em xin được cám ơn cô giáo TS. Phạm Thị Bích Chi đã hướng dẫn, giúp đỡ em thực hiện đề tài này. Bài viết của em có thể còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý, sửa chữa của cô Phần I: Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho, vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho là bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất, dự trữ cho lưu thông hoặc đang trong quá trình chế tạo ở doanh nghiệp . Đây là bộ phận tài sản chiếm tỉ trọng lớn và có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001quy định hàng tồn kho là những tài sản : Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường ; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ . Trong những bộ phận của tài sản lưu động, hàng tồn kho luôn được đánh giá đặc biệt quan trọng do các yếu tố sau: Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý. Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp mình. Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy áo ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm. Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác. Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng. Hàng tồn kho là bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất, nó là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Cũng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 thì hàng tồn kho được phân loại như sau: (6*)Ngoài cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành như trên người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại. Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể chia làm hai loại: - Tồn kho một kỳ: bao gồm các mặt hàng chỉ được dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng. - Tồn kho nhiều kì: gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kỳ. Tóm lại tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Bất kỳ lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. Tuỳ từng loại doanh nghiệp, các loại hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau. Đối với các laọi hình doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí..thì hàng tồn kho chủ yếu là các công cụ, dụng cụ, phụ tùng và các phương tiện vật chất kỹ thuật dùng vào hoạt động kinh doanh. Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công việc đó. Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời. Hàng tồn kho chủ yếu của họ là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tayngười tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như tròn lĩnh vực sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để chế biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. Yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Ba vấn đề cơ bản về quản lý tài chính trong doanh nghiệp bao gồm: dự toán vốn đầu tư dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lưu động. Trong đó quản lý tài sản lưu động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng như các quyết định tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp. Vì vậy công tác quản lý tài sản lưu động đóng vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài sản nói chung. Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ và mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp. Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, thậm chí dẫn đến phá sản. Quản lý hàng tồn kho – một bộ phận của tài sản lưu động có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp. Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngược nhau là: cung ứng, dự trữ đồng bộ kịp thời đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây truyền sản xuất, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào; ngoài ra đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ nguyên vật liệu còn ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Ngược lại hàng tồn kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan đến dự trữ chung. Vì vậy bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích do thỏa mãn nhu cầu của sản xuất và nhu cầu người tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất, phải thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ hàng tồn kho đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Chế độ kế toán hàng tồn kho hiện hành. 2.1. Yêu cầu kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Thông tin kịp thời và chính xác vể hàng tồn kho là một yêu cầu quan trọng đối với quản lý. Vì thế đặt ra yêu cầu hoàn thiện hệ thống phương pháp hạch toán, nâng cao hiệu quả công tác kế toán hàng tồn kho. Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong các doanh nghiệp. Nhà nước nên sớm nghiên cứu đưa ra các giải pháp đồng bộ nhằm hoàn thiện hệ thống hạch toán kế toán nói chung và kế toán hàng tồn kho nói riêng . Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho phải được tiến hành trên nguyên tắc : Một là , đảm bảo sự thống nhất giữa cơ chế quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước với hệ thống kế toán. Hai là, đảm bảo sự phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam trong cơ chế thị trường . Ba là, phù hợp với các chuẩn mực, thông lệ quốc tế được thừa nhận. Nội dung cơ bản của việc hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho bao gồm : Cải tiến hệ thống tài khoản và quy trình hạch toán hàng tồn kho khoa học, hợp lý hơn, có tính thống nhất cao, bảo đảm việc thu thập thông tin nhanh nhạy, tiết kiệm chi phí . Có biện pháp nâng cao độ chính xác của các phương pháp kế toán hàng tồn kho , nhất là đối với phương pháp kiểm kê định kỳ . Có như vậy thì việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho mới thực sự đem lại lợi ích và có ý nghĩa thiết thực . 2.2. Chuẩn mực kế toán Việt Nam về kế toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho nhập, xuất, tồn kho được ghi sổ theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế của hàng nhập kho bao gồm : chi phí mua , chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại . - Chi phí mua: Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản tròn quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan có liên quan trực tiếp tới viêc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. - Chi phí chế biến: bao gồm những chi phí có liên hệ trực tiếp đến sản xuất phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. - Chi phí liên quan trực tiếp khác: bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí chế biến và chi phí mua hàng tồn kho như chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể. Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho như: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường; chi phí bảo quản trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản thuộc chi phí mua; chi phí bán hàng; chi phí quản lý doanh nghiệp; chi phí cung cấp dịch vụ. Giá thực tế hàng xuất kho , tồn kho được xác định theo một trong các phương pháp sau : (9*)- Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này áp dụng với doanh nghiệp có số ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.- Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kì và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo kỳ hoặc mỗi khi nhập lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): được áp dụng dựa trên giả định hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hang nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. - Phương pháp nhập sau xuất trước(LIFO): được áp dụng dựa trên giả định hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được sản xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này giá trị hàng xuất kho được tính theo giá lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 2.3. Chế độ kế toán hàng tồn kho hiện hành. 2.3.1. Phương pháp kế toán hàng tồn kho Hàng tồn kho rất phong phú và đa dạng , tùy theo đặc điểm của mỗi loại mà có các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau . Có loại hàng tồn kho được theo dõi, kê khai theo mỗi lần nhập, xuất . Có loại được theo dõi bằng cách kiểm kê một cách định kỳ.Trên cơ sở hai phương pháp quản lý hàng tồn kho đã hình thành hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp nào là tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành. Chế độ kế toán Việt Nam quy định mỗi doanh nghiệp được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán trên. 2.3.1.1. Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là phương pháp theo dõi một cách thường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Điều này có nghĩa là tất cả các nghiệp vụ mua, bán, nhập, xuất hàng tồn kho đều được ghi chép trực tiếp lên các tài khoản hàng tồn kho ngay khi nghiệp vụ này phát sinh. Khi khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị hàng tồn kho kế toán ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho, đối ứng Có các tài khoản liên quan tương ứng. Khi xuất kho để sử dụng hay tiêu thụ kế toán ghi Có các tài khoản hàng tồn kho, đối ứng Nợ các tài khoản liên quan. Số dư trên Nợ các tài khoản hàng tồn kho phản ánh giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ hoặc tồn cuối kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là có độ chính xác cao, theo dõi, phản ánh một cách liên tục thường xuyên các thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật . Nó cho phép tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho . Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. Tuy nhiên với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng cho sản xuất kinh doanh hay các mục đích khác thì việc áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. 2.3.1.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Theo phương pháp này , hàng tồn kho biến động tăng , giảm trong kỳ được theo dõi trên một tài khoản riêng là tài khoản 611 -"Mua hàng" . Các tài khoản hàng tồn kho chỉ theo dõi giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ và cuối kỳ . Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho từ các tài khoản hàng tồn kho về TK 611 (chi tiết cho từng loại hàng tồn kho). Trong kỳ , giá trị hàng mua được tập hợp bên Nợ TK 611. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ về các tài khoản hàng tồn kho, đồng thời xác định tổng giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ theo công thức : Giá trị hàng tồn kho xuất kho trong kỳ = Giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ + Tổng giá trị hàng tồn kho tăng thêm trong kỳ - Giá trị hàng tồn kho tồn cuối kỳ Phương pháp này có ưu điểm là giảm được khối lượng công việc ghi chép tuy nhiên độ chính xác không cao. Độ chính xác của phương pháp phụ thuộc rất lớn vào điều kiện kho bãi, bảo quản... Đây là phương pháp thích hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán . 2.3.2. Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp. 2.3.2.1. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán hàng tồn kho kế toán sử dụng các tài khoản : - Tài khoản 151 _ Hàng mua đang đi đường - Tài khoản 152 _ Nguyên, vật liệu - Tài khoản 153 _ Công cụ, dụng cụ - Tài khoản 154 _ Chi phí sản xuất,kinh doanh dở dang - Tài khoản 155 _ Thành phẩm - Tài khoản 156 _ Hàng hoá 1561 _ Giá mua hàng hoá 1562 _ Chi phí thu mua hàng hoá - Tài khoản 157 _ Hàng gửi bán - Tài khoản 632 _ Giá vốn hàng bán - Tài khoản 611 _ Mua hàng (dùng cho phương pháp kiểm kê định kỳ) 6111 _ Mua nguyên, vật liệu 6112 _ Mua hàng hoá - Tài khoản 631 _ Giá thành sản xuất ( dùng cho phương pháp kiểm kê định kỳ) Với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên các tài khoản hàng tồn kho ( TK 151 đến TK 157 ) dùng để theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng tồn kho theo giá thực tế . Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất. Tại các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm : nguyên liệu,vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm . Dòng lưu chuyển chi phí tại doanh nghiệp sản xuất có thể biểu hiện qua sơ đồ sau : Nguyên, vật liệu Lao động Chi phí sản xuất chung Sản phẩm dở dang Thành phẩm Giá vốn hàng bán Cách thức hạch toán từng loại hàng tồn kho này như sau : Hạch toán vật liệu, dụng cụ: Theo phương pháp kê khai thường xuyên: Trong kỳ , khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị vật liệu ,dụng cụ tồn kho như mua ngoài, nhập vật liệu, dụng cụ tự chế hay thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh, đánh giá tăng, kiểm kê thừa … kế toán ghi Nợ tài khoản 152, 153 theo giá thực tế, đối ứng Có các tài khoản liên quan. Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị vật liệu ,dụng cụ kế toán ghi Có tài khoản 152, 153 và đối ứng Nợ các tài khoản liên quan . Trường hợp mua hàng, nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng, chứng từ phản ánh chi phí thu mua và các chứng từ khác để ghi tăng giá trị hàng tồn kho : Nợ TK 152,153: Trị giá mua và chi phí thu mua Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có ) Có TK liên quan (111,112, 331…) : Tổng giá thanh toán Trường hợp được hưởng giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại kế toán ghi giảm giá thực tế vật liệu dụng cụ tồn kho: Nợ TK 111,112,331,1388…: Giá thanh toán Có TK 152,153 : Số giảm giá, hàng mua trả lại Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng( nếu có) Khi xuất vật liệu, dụng cụ cho sản xuất kinh doanh, kế toán ghi : Nợ TK 621, 627, 641, 642, 142… Có TK 152, 153 Các trường hợp tăng, giảm hàng tồn kho khác được phản ánh theo sơ đồ hạch toán sau : Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 331, 111, 112… TK 152, 153 TK 111,112,331… Giảm giá được hưởng, hàng mua trả lại Tăng do mua ngoài Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) TK 151 TK 621,627,641, 642,142… Hàng đi đường kì trước Xuất cho sản xuất kinh doanh TK441 TK 154 TK 642,3381 TK128,222 TK 1381, 642… TK 412 Nhận cấp phát,tặng thưởng, vốn góp liên doanh Thuê ngoài gia công, chế biến Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê Nhận lại vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng TK 1331 DĐK: xxx Theo phương pháp kiểm kê định kỳ : Quá trình hạch toán vật liệu dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ được tiến hành theo trình tự sau : Đầu kỳ , kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn từ các tài khoản 151, 152, 153 sang tài khoản 6111(chi tiết cho từng loại hàng tồn kho ): Nợ TK 611(6111) Có TK 151, 152, 153 Trong kỳ kế toán căn cứ các hoá đơn, chứng từ mua hàng để phản ánh giá thực tế vật liệu dụng cụ mua vào : Nợ TK 611(6111) : Trị giá hàng mua và chi phí thu mua. Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán Nếu phát sinh các khoản giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất , kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331… Có TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ tương ứng Có TK 611(6111) :Giá thực tế hàng mua Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu dụng cụ tồn kho, kế toán kết chuyển giá trị vật liệu dụng cụ tồn cuối kỳ về các tài khoản 151, 152, 153 Nợ TK 151, 152, 153 Có TK 611(6111) Giá trị vật liệu dụng cụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh được xác định bằng cách lấy tổng phát sinh bên Nợ tài khoản 6111 trừ đi số phát sinh Có tài khoản 6111 rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng (theo mục đích sử dụng hay tỷ lệ định mức) Nợ TK 621, 627, 641, 642, 142… Có TK 611(6111) Tổng hợp chi phí sản xuất : Theo pháp kê khai thường xuyên : Cuối kỳ, kế toán kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng: Nợ TK 154. Có TK 621, 622, 627 Nếu phát sinh các khoản giảm trừ chi phi như phế liệu thu hồi, vật tư chưa sử dụng hết nhập kho…kế toán ghi giảm chi phí : Nợ TK 152,138… Có TK 154 Khi sản phẩm hoàn thành nhập kho hoặc gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp , kế toán phản ánh giá thành sản phẩm hoàn thành : Nợ TK 155, 157, 632 Có TK 154 Theo phương pháp kiêm kê định kỳ: Theo phương pháp kiểm kê dịnh kỳ việc tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành phẩm được thực hiên trên tài khoản 631 "Giá thành sản xuất ". Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang từ tài khoản 154 về tài khoản 631 : Nợ TK 631 Có TK 154 Cuối kỳ, các chi phí sản xuất được kết chuyển về tài khoản 631 : Nợ TK 631 Có TK 621,622,627 Căn cứ kết quả kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang , kết chuyển về tài khoản 154 : Nợ TK 154 Có TK 631 Căn cứ vào bảng tính giá thành, phản ánh tổng giá thành sản phẩm lao vụ hoàn thành trong kỳ : Nợ TK 632 Có TK 631 Hạch toán thành phẩm: Theo phương pháp kê khai thường xuyên : Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm từ bộ phận sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến kế toán gi theo giá thành thực tế : Nợ TK 155 Có TK 154 Khi xuất kho thành phẩm để tiêu thụ hay gửi bán, kế toán ghi : Nợ TK 632: Tiêu thụ trực tiếp Nợ TK 157 : Gửi bán Có TK 155 Đồng thời ghi bút toán phản ánh doanh thu đối với hàng tiêu thụ : Nợ TK 111,112,131…:Tổng giá thanh toán . Có TK 511 : Doanh thu thuần. Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra (nếu có). Các trường hợp tăng, giảm khác hạch toán tương tự như đối với vật liệu, dụng cụ. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ về tài khoản 632: Nợ TK 632 Có TK 155,157 Trong kỳ , căn cứ các chứng từ phản ánh nhập , xuất, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ , kê toán ghi : - Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại : Nợ TK 631 Có TK 632 - Phản ánh tổng giá thành sản phẩm,dịch vụ đã hoà thành nhập kho trong kỳ, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp: Nợ TK632 Có TK 631 Cuối kỳ , căn cứ kết quả kiểm kê hàng tồn kho chưa tiêu thụ, kế toán tiến hành kết chuyển giá trị sản phẩm , dịch vụ chưa tiêu thụ cuối kỳ Nợ TK 155, 157 Có TK 632 Đồng thời xác định và kết chuyển giá vốn hàng bán đã xác định là tiêu thụ trong kỳ theo công thức : Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ = Giá vốn hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ + Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất trong kỳ - Giá vốn hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ Nợ TK 911 Có TK 632 2.3.2.3. Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp kinh doanh thương mại với hai hoạt động chủ yếu là hoạt động mua hàng hoá và hoạt động bán hàng hoá cho người tiêu dùng hay các đơn vị trung gian . Theo phương pháp kê khai thường xuyên: Đối với các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá hàng mua và chi phí thu mua được hạch toán riêng . Do đó tài khoản 156 " Hàng hoá " dược chi tiết thành 1561 "Giá mua hàng hoá ". 1562 "Chi phí thu mua hàng hoá ". Quá trình hạch toán tiến hành như sau : Khi mua hàng hoá nhập kho kế toán căn cứ hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan ghi : Nợ TK 156(1561) : trị giá mua Nợ TK 153(1532) : tri giá bao bì tính riêng (nếu có) Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có). Có Tl liên quan (111,112,331…) : tổng giá thanh toán Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh , ghi: Nợ TK 156(1562) tập hợp chi phí thu mua. Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK liên quan (111,112,331…) Các khoản giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại hạch toán tương tự như đối với doanh nghiệp sản xuất . Khi tiêu thụ kế toán phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ : Nợ TK 632 Có TK 156(1561) Đồng thời phản ánh doanh thu của hàng tiêu thụ : Nợ TK 111,112,131…: Tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 333(3331) : Thuế GTGT đầu ra(nếu có) Theo phương pháp kiểm kê định kỳ : Đầu kỳ , kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ Nợ TK 611(6112) Có TK 156 , 157, 151. Trong kỳ kinh doanh , phản ánh trị giá hàng tăng thêm : Nợ TK 611(6112): Giá thưc tế hàng mua ( trị giá mua và chi phí thu mua). Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có). Có TK111,112,331… Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê , xác định hàng đã tiêu thụ hay chưa tiêu thụ cuối kỳ : - Kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ : Nợ TK 151,156,157. Có TK 611(6112). - Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ : Nợ TK 632. Có TK 611(6112). Các bút toán phản ánh doanh thu tương tự như đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phần III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp. 3.1. Kinh nghiệm kế toán hàng tồn kho ở một số nước. 3.1.1. Kế toán mỹ: Trong kế toán Mỹ, quá trình hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ về cơ bản giống như kế toán Việt Nam . Ngoài ra nhằm đơn giản bớt công việc ghi chép đồng thời vẫn nắm được các thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật, các công ty thường sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên sửa đổi(modified perpetual inventory system). Theo phương pháp này, kế toán trong doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lượng hàng tồn kho tăng giảm trong kỳ chỉ theo số lượng trên sổ chi tiết cho từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp có thể giảm công sức ghi chép và vẫn có thể xác định được mức độ tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào của quá trình kinh doanh, tránh được sự thiếu, hụt mất mát hay tồn đọng quá nhiều về hàng tồn kho . 3.1.2. Kế toán Pháp : Theo chế độ kế toán của Pháp thì các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho . Theo phương pháp kiểm kê định kỳ số tiền khi mua mua vật tư, hàng hoá kế toán ghi ngay vào chi phí trong kỳ (TK 601 "Mua nguyên, vật liệu", TK 602 "Mua các loại dự trữ sản xuất khác", TK 607 "Mua hàng hoá " ) . Do đó, cuối kỳ cần kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho để xác định số chênh lệch giữa tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ . Trên cơ sở đó diều chỉnh số tiền mua vật tư, hàng hoá trong kỳ về trị giá vật tư hàng hoá xuất dùng . Trị giá hàng xuất trong năm = Trị giá vật tư, hàng hoá mua vào + Trị giá hàng tồn đầu năm -- Trị giá hàng tồn cuối năm Chi phí thực tế Đã ghi vào chi phí Chênh lệch tồn kho Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK liên quan (531,512,401…) TK "Mua hàng" (601,602,607) TK "Kết quả niên độ(12) Kết chuyển chi phí Mua hàng TK "Hàng tồn kho" (31,32,37 ) TK "Chênh lệch tồn kho"(603) Kết chuyển giá trị tồn kho đầu năm Điều chỉnh tăng chi phí Điều chỉnh giảm chi phí Kết chuyển giá trị tồn kho cuối năm DĐK:*** Về nguyên tắc, phương pháp kê khai thường xuyên chỉ sử dụng trong kế toán phân tích . Tuy nhiên nếu các doanh nghiệp muốn theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất tồn kho trên sổ kế toán thì hệ thống kế toán Pháp cũng cho phép các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho . Theo phương pháp này, các bút toán phản ánh việc mua hàng, kết chuyển tồn kho (đầu kỳ và cuối kỳ), kết chuyển thu nhập, điều chỉnh chênh lệch vẫn được thực hiện như phương pháp kiểm kê định kỳ. Nhưng khi mỗi lần nhập, xuất hàng kế toán ghi như sau : Khi nhập hàng vào kho, ghi Nợ TK "Hàng tồn kho" Có TK "Chênh lệch tồn kho" Khi xuât kho để sử dụng hay bán, ghi Nợ TK "Chênh lệch tồn kho" Có TK " Hàng tồn kho" TK "Chênh lệch tồn kho"(603) TK "Hàng tồn kho"(31,32,37 ) DĐK:*** Xuất Nhập Sơ đồ hạch toán : 3.2. Đánh giá chế độ và chuẩn mực kế toán hàng tồn kho hiện hành. Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam hiện nay có quy định nội dung, phương pháp ghi chép trên các tài khoản liên quan đến quá trình hạch toán hàng tồn kho. Quy định về hạch toán hàng tồn kho theo các phương pháp như hiện nay cơ bản đã đáp ứng ở mức độ nhất định yêu cầu công tác hạch toán, quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, phản ánh của kế toán cũng như công tác kiểm tra. Hệ thống phương pháp này cũng thể hiện sự vân dụng có tính chọn lọc các mô hình, chuẩn mực, nguyên tắc và thông lệ kế toán quốc tế vào Việt Nam . Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nói trên, quy định phương pháp kế toán hàng tồn kho hiện nay vẫn tồn tại những điểm chưa hợp lý, dẫn đến việc áp dụng trong thực tế gặp một số khó khăn lúng túng. Cụ thể là : 3.2.1. Thiếu nhất quán về nội dung hạch toán giữa hai phương pháp. Đối với các doanh nghiệp thương mại, cần hạch toán riêng khối lượng hàng hoá mua vào và chi phí thu mua để từ đó xác định được chỉ tiêu khối lượng hàng hoá luân chuyển và chi phí lưu thông của hàng luân chuyển ( bao gồm chi phí thu mua, bảo quản và tiêu thụ ). Tuy nghiên, việc hạch toán riêng chi phí thu mua và tính phân bổ chi phí mua hàng cho hàng hoá đã tiêu thụ và hàng hoá còn lại cuối kỳ mới chỉ quy định cho các doanh nghiệp thương mại áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên . Theo phương pháp này, tài khoản 156 "Hàng hoá " được chi tiết thành tiểu khoản : - 1561 " Giá mua hàng hoá " - 1562 " Chi phí thu mua hàng hoá ". Còn đối với doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, giá trị hàng mua và chi phí thu mua cùng được phản ánh vào tài khoản 611(6112) " Mua hàng hoá " . Như vậy, là đã có sự không thống nhất về quy định kế toán chi phí thu mua hàng hoá và phản ánh trị giá thực tế của hàng hoá mua vào trên các tài khoản kế toán tổng hợp. 3.2.2. Hệ thống tài khoản và quy trình hạch toán còn rườm rà phức tạp Một trong nhưng yêu cầu của việc xây dựng hệ thống tài khoản là đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý, tiện lợi cho việc hạch toán hàng ngày cũng như quyết toán định kỳ, sao cho số lượng tài khoản ít nhất có thể cung cấp nhiều thông tin thiết thực và bổ ích cho quản lý kinh doanh . Tuy nhiên, việc quy định hệ thống tài khoản, phương pháp hạch toán phân biệt giữa hai phương kế toán hàng tồn kho như hiện nay làm cho hệ thống tài khoản thêm cồn._.