Bàn về chế độ hạch toán phương thức tiêu thụ qua cửa hàng đại lý

o cho một bên thứ ba làm đại lý của doanh nghiệp để bán hộ. Khi hàng hoá này được tiêu thụ, doanh nghiệp phải trả cho bên đại lý một khoản hoa hồng cho dịch vụ được cung cấp. Bên nhận đại lý là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tiêu thụ sẽ giúp sản phẩm của doanh nghiệp được tiêu thụ nhanh chóng với kết quả cao. Vì thế, bán hàng qua đại lý được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, việc sản phẩm, hàng hoá khi được tiêu thụ sẽ được ghi nhận ở hai đơn vị là bên nhận đại lý và bên giao đại lý dẫn đến khó khăn trong việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng giữa các bên. Về vấn đề này, chế độ kế toán đã có những hướng dẫn cụ thể. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn nhiều bất cập nảy sinh, trong đó có việc mâu thuẫn với các quy định về thuế giá trị gia tăng. Với mong muốn đóng góp ý kiến để việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng qua đại lý phù hợp hơn với thực tế và tránh mâu thuẫn với các quy định pháp luật khác, em chọn đề tài “Bàn về chế độ hạch toán phương thức tiêu thụ qua cửa hàng đại lý” để làm đề án môn học. Phạm vi nghiên cứu là các doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đề tài bao gồm 2 phần chính: Phần 1:Cơ sở lý luận về chế độ hạch toán phương thức tiêu thụ sản phẩm qua cửa hàng đại lý Phần 2: Thực trạng và kiến nghị về chế độ hạch toán tiêu thụ sản phẩm tiêu thụ sản phẩm qua các cửa hàng đại lý Tuy đã rất cố gắng nhưng đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp quý báu của các thầy cô giáo, cũng như của các bạn sinh viên để hoàn thiện hơn bài nghiên cứu của mình. Em xin chân thành cảm ơn! 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẾ ĐỘ HẠCH TOÁN PHƯƠNG THỨC BÁN HÀNG QUA ĐẠI LÝ 1.1 Một số khái niệm chung 1.1.1 Tiêu thụ Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của một chu trình sản xuất kinh doanh thông thường, trong đó người bán chuyển giao sản phẩm, hàng hoá hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Kết quả tiêu thụ phản ánh kết quả tổng hộp quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Công tác bán hàng được tổ chức tốt tạo điều kiện sản phẩm, hàng hoá được tiêu thụ nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ thu hồi được vốn đầu tư của mình, đồng thời kinh doanh có lãi. Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá được tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau: - Phương thức tiêu thụ trực tiếp: tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại phân xưởng sản xuất (không qua kho) của doanh nghiệp. Sản phẩm, hàng hoá khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và đơn vị bán mất quyền sỡ hữu số hàng này. - Phương thứ chuyển hàng theo hợp đồng: Theo phương thức này, bên bán chuyển hàng cho bên mua theo thời điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc sỡ hữu của bên doanh nghiệp. Khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng được chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng này mới được coi là tiêu thụ. - Phương thức bán hàng qua đại lý: Là phương thức tiêu thụ gián tiếp thông qua một cơ sở nhận làm trung gian bán hàng. Theo phương thức này, bên bán chuyển giao hàng cho cơ sở đại lý, số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vể số hàng được chuyển giao thì số hàng chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. Bên bán phải trả cho bên nhận đại lý khoản hoa hồng về dịch vụ đại lý. - Phương thức bán hàng trả góp: Theo phương thức này, khi hàng được giao cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ. Việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo cách thức trả góp, tức là một phần tiền hàng sẽ được người mua thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng, số tiền còn lại sẽ được người mua trả dần và phải chịu một tỷ lệ lãi suất theo thoả thuận. Thông thường số tiền trả ở các kỳ bằng nhau, bao gồm một phần doanh thu gốc và lãi trả chậm. Trong các phương thức trên, bán hàng qua đại lý là một phương thức được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến. Sau đây chúng ta sẽ đi tìm hiểu chi tiết về phương thức này. 1.1.2 Phương thức bán hàng qua đại lý 1.1.2.1 Khái niệm Là phương thức tiêu thụ gián tiếp thông qua trung gian bán hàng là một cơ sở nhận làm đại lý. Trong đó: Bên giao đại lý: Là bên thuê một cơ sở (gọi là bên đại lý) tiêu thụ hộ thành phẩm hoặc hàng hoá và chấp nhận trả thù lao cho bên nhận đại lý theo thoả thuận giữa hai bên. Bên đại lý: Là cơ sở cung cấp dịch vụ đại lý, hưởng thù lao đại lý theo hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Quan hệ giữa hai bên được quy định chi tiết trong hợp đồng đại lý. Hợp đồng đại lý là hợp đồng mà các bên có sự thoả thuận trong đó bên nhận đại lý được sự uỷ quyền của bên giao đại lý cam kết nhân danh bên giao đại lý thực hiện một hay nhiều giao dịch vì lợi ích của bên giao đại lý để được nhận một khoản tiền thù lao nhất định do bên đại lý trả. Để đảm bảo lợi ích của mình, bên giao đại lý có quyền yêu cầu bên đại lý thực hiện tốt các giao dịch đã tham gia với người thứ ba là khách hàng, có quyền yêu cầu bên đại lý phải giao cho mình toàn bộ kết quả công việc mà bên đại lý đã hoàn thành. Bên giao đại lý có nghĩa vụ phải trả tiền thù lao cho bên đại lý và phải thanh toán cho bên đại lý những chi phí cần thiết mà bên đại lý đã chi tiêu khi thực hiện giao dịch với ngưòi thứ 3 và phải chịu những thiệt hại do trở lực khách quan gây ra cho tài sản của mình đã giao cho bên đại lý thực hiện giao dịch với bên thứ 3. Bên đại lý có thể là công dân hoặc pháp nhân, có nghĩa vụ thực hiện một hoặc nhiều giao dịch một cách có lợi cho bên giao đại lý. Một cơ sở có thể đồng thời bán nhiều loại sản phẩm, hàng hoá của nhiều doanh nghiệp hoặc chỉ làm đại lý cho một doanh nghiệp. Trong trường hợp đó, bên đại lý không được phép tiến hành tiêu thụ các sản phẩm khác. Một số đại lý có thể là đầu mối tiêu thụ và kiêm nhiệm vụ bảo hành. Đại lý được hưởng thù lao theo các cách khác nhau tuỳ vào hợp đồng đại lý. 1.1.2.2 Các loại đại lý: Tuỳ theo mối quan hệ giữa bên nhận đại lý và bên giao đại lý mà xuất hiện các hình thức đại lý khác nhau. Xét trên góc độ kế toán, liên quan đến cách thức tính và hưởng thù lao đại lý người ta phân thành 2 loại chính: 1. Đại lý hưởng hoa hồng: là hình thức đại lý mà bên đại lý thực hiện việc mua, bán hàng theo giá mua, giá bán do bên giao đại lý ấn định để được hưởng hoa hồng. Mức hoa hồng được tính theo tỷ lệ phần trăm do các bên thỏa thuận trên giá mua, giá bán hàng hóa. Lưu ý quan trọng là phải tính đến thuế đã hay chưa bao gồm trên giá hưởng hoa hồng của đại lý. Căn cứ vào loại sản phẩm, hàng hoá nhận đại lý, ký gửi, người ta phân đại lý hưởng hoa hồng làm 2 loại: *) Đại lý bán đúng giá quy định hưởng hoa hồng là dịch vụ bán vé xổ số, máy bay, bảo hiểm, bưu điện, hàng hoá, dịch vụ… không chịu thuế GTGT. Đây là các mặt hàng có tính chất đặc biệt và không chịu thuế GTGT như: vé xổ số, thẻ nạp điện thoại… Trong một số trường hợp, đại lý có thể bán với giá thấp hơn giá thoả thuận để gia tăng doanh số bán từ đó đạt được mức lợi nhuận cao hơn. Kết quả tiêu thụ được tập trung tại bên giao đại lý là số hàng bán ra và giá thoả thuận trong hợp đồng. Thù lao được hưởng là hoa hồng tính trên phần doanh số bán được. *) Đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng là sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT Giá bán của các mặt hàng cố định được ghi rõ trong hợp đồng. Do đây là mặt hàng chịu thuế GTGT nên bên đại lý ngoài việc tiêu thụ hộ sản phẩm,hàng hoá đồng thời phải kê khai nộp thuế GTGT của hàng bán ra. Thù lao cho bên đại lý là hoa hồng tính trên phần hàng tiêu thụ được và hoa hồng này chịu thuế GTGT. 2. Đại lý bao tiêu sản phẩm, dịch vụ: là hình thức đại lý phổ biến mà bên đại lý thực hiện việc mua, bán trọn vẹn một khối lượng hàng theo giá do bên giao đại lý ấn định để được hưởng thù lao theo quy định của công ty mở đại lý. Mức thù lao mà đại lý được hưởng là mức chênh lệch giữa giá mua, giá bán thực tế so với giá do bên giao hàng cho đại lý ấn định hoặc thỏa thuận. Đại lý phải chịu phần chênh lệch giá Ngoài các hình thức đại lý trên, còn có một hình thức đại lý khác: - Đại lý độc quyền: là hình thức đại lý mà tại một khu vực nhất định, có thể là trên quy mô toàn quốc hay quy mô khu vực (thí dụ khu vực 3 nước Đông Dương), bên giao đại lý chỉ giao cho một đại lý độc quyền việc mua, bán một hoặc một số mặt hàng. - Tổng đại lý mua bán hàng hóa: là hình thức đại lý mà bên đại lý tổ chức một hệ thống đại lý trực thuộc để thực hiện việc mua bán hàng hóa cho bên giao đại lý. Tổng đại lý đại diện cho hệ thống đại lý trực thuộc. Các đại lý trực thuộc hoạt động dưới sự quản lý của tổng đại lý và với danh nghĩa của tổng đại lý. Trong phạm vi bài viết này chỉ xét đến 3 hình thức đầu. 1.2 Chế độ hạch toán phương thức bán hàng qua đại lý 1.2.1 Quy định kế toán hiện hành về hạch toán phương thức bán hàng qua đại lý Việc hạch toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo phương thức bán hàng qua đại lý tuân theo các quy định trong chế độ kế toán ban hành, trước hết là các Chuẩn mực kế toán. Trong đó có các chuẩn mực kế toán liên quan trực tiếp là Chuẩn mực kế toán số 14 về Doanh thu và thu nhập khác được quy định trong Quyết định số 149/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc công bố và ban hành bốn (04) Chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1); Chuẩn mực kế toán số O1 về Chuẩn mực chung được quy định trong Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 về việc công bố và ban hành bốn (04) Chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 2). Hai quyết định này được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số 161/2208/TT-BTC ngày 31/12/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện 16 chuẩn mực kế toán đã ban hành theo các quyết định trên. Việc hạch toán cũng tuân theo các quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ truởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán Việt Nam. 1.2.2 Chứng từ sử dụng Phương thức bán hàng qua đại lý sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: 1.2.2.1 Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi ( mẫu số 01-BH) Mẫu bảng này được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Bảng này được dùng để phản ánh tình hình thanh toàn hàng đại lý ký gửi giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng, là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng đại lý thanh toán tiền và ghi sổ kế toán. Bảng này do bên đại lý lập thành 3 bản: Bản 1 và 2 : Lưu tại bên đại lý, do bộ phận bán hàng hoặc cung tiêu giữ 1 bản, 1 bản giao cho bộ phận kế toán làm chứng từ thanh toán và ghi sổ kế toán. Bản 2: Giao cho bên giao đại lý Bảng thanh toán hàng bán đại lý liệt kê các loại hàng đại lý, ký gửi đã tiêu thụ được chi tiết về tên, quy cách, phẩm chất sản phẩm hàng hoá và đơn giá của từng loại. Đơn giá thanh toán là đơn giá ghi trong hợp đồng bán hàng đại lý, ký gửi giữa bên có hàng và bên nhận hàng. 1.2.2.2 Hoá đơn giá trị gia tăng ( mẫu số 01 GTKT-3LL) Mẫu hoá đơn được ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hoá đơn này được sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn do người bán hàng lập khi bán hàng và được lập làm 3 liên. Liên 1: màu đỏ, lưu tại bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ Liên 2: màu tím, giao cho khách hàng Liên 3 : màu xanh, lưu nội bộ Trên Hoá đơn giá trị gia tăng ghi rõ thông tin ct của đơn vị bán hàng và người mua hàng,về hàng tiêu thụ (số lượng, đơn giá bán và thuế suất thuế GTGT…) Ngoài ra, trong quá trình bán hàng mỗi bên còn sử dụng các chứng từ sau: Bên giao đại lý: Phiếu xuất kho hàng đại lý ký gửi Bên đại lý: Thẻ quầy hàng (mẫu số 02-BH) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (mẫu số 02-GTGT, kèm theo tờ khai thuế GTGT)…. 1.2.3 Tài khoản sử dụng: Hạch toán bán hàng qua đại lý ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng các tài khoản chính sau: 1.2.3.1 Tài khoản 157 “Hàng gửi bán” Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp nhờ bán đại lý, ký gửi. Bên Nợ: - Giá trị sản phẩm, hàng hoá đem gửi bán. Bên Có : - Giá trị sản phẩm, hàng hoá đem gửi bán đã được chấp nhận thanh toán. - Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại. Số dư Nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. Tài khoản 157 có thể mở chi tiết cho từng loại hàng gửi bán. 1.2.3.2 Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm doanh thu. Từ đó tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. Bên Nợ: - Số thuế phải nộp (Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán trong kỳ. - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bị trả lại - Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và được ct thành 5 tài khoản cấp 2: +) Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hoá đã xác định là tiêu thụ. Tài khoản 5111 được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh vật tư hàng hóa. +) Tài khoản 5112: Doanh thu bán các thành phẩm: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng thành phẩm và bán thành phẩm đã được xác định là tiêu thụ. Tài khoản này chủ yếu dùng cho các doanh nghiệp sản xuất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, ngư nghiệp, lâm nghiệp. +) Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng dịch vụ, lao vụ đã hoàn thành, đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là tiêu thụ. Tài khoản 5113 chủ yếu dùng cho các ngành, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như giao thông vận tải, thương mại, bưu điện, dịch vụ công cộng, du lịch. +) Tài khoản 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. +) Tài khoản 5115: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư. 1.2.3.3 Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Tài khoản này dùng để theo dõi giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ, lao vụ xuất bán trong kỳ. Giá vốn của hàng bán có thể là giá hoàn thành công xưởng thực tế của sản phẩm xuất bán hay gía thành thực tế của lao vụ, dịch vụ cung cấp hoặc giá mua thực tế của hàng hoá mua vào. Tài khoản 632 được dùng cho các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để xác định giá vốn của sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ. Bên Nợ: - Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo hoá đơn. Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ vào Tài khoản xác định kết quả. Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư. 1.2.3.4 Tài khoản 003 “Hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công” Tài khoản dùng để theo dõi giá trị hàng hoá nhận đại lý, ký gửi Tài khoản 003 là loại tài sản ngoại bảng, ghi đơn. Ghi Nợ 003: giá trị hàng hoá nhận đại lý, ký gửi. Ghi Có 003: phản ánh giá trị hàng nhận đại lý, ký gửi đã tiêu thụ hoặc xuất trả lại bên giao đại lý. Cùng với các tài khoản nêu trên trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như Tài khoản 155, 154; Tài khoản 512, 521, 531; Tài khoản 635, 641, 642,… 1.2.4 Phương pháp hạch toán 1.2.4.1 Tại bên giao đại lý: *) Xuất hàng cho bên đại lý: Kế toán lập Phiếu Xuất kho hàng đại lý ký gửi kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Căn cứ trên chứng từ đã lập về hàng gửi bán đại lý, kế toán phản ánh giá vốn của hàng đã xuất: Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán. Có TK 155: Thành phẩm Có TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang *) Khi bên đại lý gửi bảng thanh quyết toán cho doanh nghiệp về số hàng đại lý đã tiêu thụ được, kế toán lập Hoá đơn GTGT cho số hàng đã tiêu thụ. Đồng thời tiến hành ghi sổ: Phản ánh giá vốn của hàng đại lý đã tiêu thụ: Nợ TK 632: Có TK 157: Phản ánh doanh thu của hàng đại lý đã tiêu thụ: Nợ TK 131(ct đại lý): Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Só thuế GTGT phải nộp *) Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với bên đại lý và Hoá đơn GTGT về hoa hồng cho cơ sở làm đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131: Hoa hồng phải trả cho bên đại lý. *) Khi nhận tiền do đại lý thanh toán : Nợ TK 111, 112: Tổng giá thanh toán – Hoa hồng Có TK 131 1.2.4.2 Tại bên đại lý: a) Đại lý bán đúng giá quy định hưởng hoa hồng là dịch vụ bán vé xổ số, máy bay, bảo hiểm, bưu điện, hàng hoá, dịch vụ… không chịu thuế GTGT: *) Khi nhận hàng do bên giao đại lý giao, căn cứ vào giá thoả thuận trong hợp đồng: Nợ TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi *) Khi bán hàng cho khách hàng: Nợ TK 111,112,131(khách hàng)… Toàn bộ số tiền bán hàng ký gửi. Có TK 331(ct bên giao đại lý) : Số tiền phải trả cho bên giao đạilý. Đồng thời ghi đơn Có TK 003: Giá trị hàng đại lý đã tiêu thụ. *) Tính số hoa hồng được hưởng: Nợ TK 331(ct bên giao đại lý): Có TK 511: Hoa hồng bán hàng được hưởng *) Khi thanh toán tiền hàng cho bên chủ hàng: Nợ TK 331( bên giao đại lý): Tổng giá thanh toán - hoa hồng Có TK 111,112 TK 331 Toàn bộ tiền hàng thu được TK 511 TK 111,112 Hoa hồng bán hàng được hưởng Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng TK 003 Sơ đồ hạch toán bán hàng đại lý, ký gửi (Không phải nộp thuế GTGT của hàng bán đại lý và hoa hồng được hưởng) b) Đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng là sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT: *) Khi nhận hàng do bên giao đại lý giao, căn cứ vào giá ghi trong hợp đồng, ghi: Nợ TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi *) Khi bán hàng cho khách hàng: kế toán lập Hoá đơn GTGT, và ghi: Nợ TK 111,112,131(khách hàng)… Giá bán ghi theo hợp đồng đại lý Có TK 331( ct bên giao đại lý) : Giá bán chưa có thuế Có TK 3331: thuế GTGT của hàng bán đại lý Đồng thòi ghi đơn: Có TK 003: Giá trị hàng đại lý đã tiêu thụ. *) Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán lập Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi và gửi về cho bên giao đại lý để các cơ sở này lập hoá đơn cho hàng hóa bán ra. *) Khi nhận được Hoá đơn GTGT của hàng đã tiêu thụ của bên giao đại lý: Nợ Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có Tài khoản 331(bên giao đại lý) : Phải trả cho người bán *) Phản ánh số hoa hồng được hưởng: Nợ Tài khoản 131: Có Tài khoản 511: Hoa hồng chưa có thuế GTGT Có Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng *) Khi thanh toán cho bên chủ hàng: Nợ Tài khoản 331( bên giao đại lý): Tổng giá thanh toán-hoa hồng Có Tài khoản 111,112 TK 133 Giá bán chưa thuế GTGT TK 111 TK 3331 Thuế GTGT của hoa hồng TK 331 TK 511 Thuế GTGT của hàng tiêu thụ Thu tiền bán hàng đại lý Thuế GTGT hàng đại lý Hoa hồng chưa thuế GTGT Thanh toán tiền cho bên giao đại lý Sơ đồ hạch toán bán hàng đại lý, ký gửi (Phải nộp thuế GTGT của hàng bán đại lý và hoa hồng được hưởng) *) Ngoài ra các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả hoạt động kinh doanh tương tự như các đơn vị khác. Khi bán hàng đại lý, ký gửi, nếu có phát sinh chi phí bán hàng mà bên đại lý phải chịu thì được hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng: Nợ TK 641 Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ nếu có Có TK 111, 112, 131… 2.THỰC TRẠNG VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CHẾ ĐỘ HẠCH TOÁN PHƯƠNG THỨC TIÊU THỤ QUA ĐẠI LÝ 2.1 Đánh giá về tình hình hạch toán phương thức bán hàng qua đại lý 2.1.1 Ưu điểm: Việc quy định hạch toán phương thức tiêu thụ qua cửa hàng đại lý như trên nhìn chung dễ hiểu và dễ áp dụng. Cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở hai bên được quy định cụ thể và không bị chồng chéo, trùng lặp. Điều này đã đảm bảo được một nguyên tắc kế toán quan trọng là nguyên tắc kế toán về doanh thu và thời điểm ghi nhận doanh thu của các bên được quy định trong Chuẩn mực kế toán số 14 về Doanh thu và thu nhập khác. Theo đó: Đối với bên giao đại lý: Chuẩn mực kế toán số 14 về Doanh thu và thu nhập khác đã chỉ rõ nguyên tắc ghi nhận doanh thu là: Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Đây chính là nguyên tắc thận trọng trong việc ghi nhận doanh thu. Với bên giao đại lý, việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu là quan trọng vì doanh thu là lợi ích kinh tế của đơn vị nhưng đơn vị này không trực tiếp nhận khoản doanh thu này mà giao cho bên đại lý thực hiện giao dịch tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Do đó, doanh thu chỉ được ghi nhận được bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi của bên đại lý, là cơ sở chứng thực số hàng đã được tiêu thụ. Căn cứ vào Bảng này, kế toán tiến hành lập Hoá đơn GTGT cho hàng bán ra và tiến hành ghi sổ doanh thu. Đối với bên đại lý: Chuẩn mực kế toán số 14 đề cập đến nguyên tắc tiếp theo là : Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được. Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu. Như vậy, đơn vị đại lý chỉ là người tiêu thụ hộ sản phẩm, hàng hoá cho bên giao đại lý, số tiền thu được từ việc bán hàng không phải là doanh thu của đại lý mà chỉ là số tiền đại lý thu hộ cho bên chủ hàng. Doanh thu của đại lý chỉ là tiền hoa hồng được hưởng. Bên đại lý sẽ có hoa hồng khi tiêu thụ được sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp. Vì thế, ngay khi bán hàng bên đại lý tính được phần doanh thu do cung cấp dịch vụ của mình. Tuy nhiên, đại lý không được ghi nhận khoản doanh thu này ngay lúc đó. Toàn bộ số tiền đại lý thu được vẫn là khoản thu hộ cho bên giao đại lý. Chỉ khi nhận được Hoá đơn GTGT về hoa hồng do bên giao đại lý phát hành , đại lý mới được ghi nhận doanh thu. Tổng doanh thu cung cấp dịch vụ (bao gồm cả thuế GTGT) sẽ được bù trừ vói khoản phải trả cho bên giao đại lý. 2.1.2 Nhược điểm a) Về việc sử dụng Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” và Tài khoản 331 “phải trả người bán” trong việc ghi nhận các nghiệp vụ thanh toán giữa bên giao đại lý và bên đại lý. Tài khoản 131 và Tài khoản 331 được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán giữa hai bên có quan hệ mua bán với nhau. Với phương thức bán hàng qua đại lý, đặc điểm cơ bản của nó là việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá được thực hiện qua một cơ sở trung gian được gọi là đại lý. Như vậy, đại lý không phải là người mua hàng hoá của doanh nghiệp mà chỉ là đơn vị nhận nhiệm vụ bán hộ sản phẩm, hàng hoá cho doanh nghiệp. Hàng đại lý được công nhận là đã tiêu thụ không phải khi giao cho bên đại lý mà khi người mua hàng tại cơ sở đại lý chấp nhận thanh toán cho số hàng này. Số tiền khách hàng thanh toán thực chất là một khoản thu hộ mà bên đại lý thu để chuyển cho bên giao đại lý. Do bên đại lý không phải là người mua sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp nên doanh nghiệp không thể sử dụng Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” để phản ánh số tiền phải thu từ việc tiêu thụ hộ hàng đại lý của bên đại lý. Do bên đại lý không mua sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp nên đại lý cũng không thể sử dụng Tài khoản 331 “Phải trả người bán để ghi nhận số tiền thu được từ hoạt động bán hộ sản phẩm, hàng hoá của mình và tình hình thanh toán với doanh nghiệp sau đó. Như vậy, việc sử dụng hai tài khoản nói trên không phản ánh đúng bản chất mối quan hệ giữa bên giao đại lý và bên đại lý. b) Về đại lý bao tiêu sản phẩm, dịch vụ: Đây là một hình thức đại lý khá phổ biến trong thực tế. Theo hình thức này, đại lý thực hiện việc mua, bán trọn vẹn một khối lượng hàng theo giá do bên giao đại lý ấn định để được hưởng thù lao theo quy định của công ty mở đại lý. Mức thù lao mà đại lý được hưởng là mức chênh lệch giữa giá mua, giá bán thực tế so với giá do bên giao hàng cho đại lý ấn định hoặc thỏa thuận. Như vậy, số tiền mà đại lý thu được từ hoạt động bán hàng bao gồm hai phần: Một phần là khoản thu hộ bên giao đại lý , được tính bằng số lượng hàng bán ra nhân với đơn giá thoả thuận trong hợp đồng. Phần còn lại là khoản lãi hoặc lỗ của đại lý. Nếu lãi, đó là doanh thu đại lý thu được từ việc cung cấp dịch vụ đại lý. Nếu lỗ, đó là khoản chi phí đại lý phải chịu. Điều này dẫn đến tính phức tạp trong việc ghi sổ của bên đại lý so với các hình thức đại lý khác. Việc hạch toán của bên đại lý cần phân chia và thể hiện rõ các khoản doanh thu của từng bên. Tuy nhiên, các quy định kế toán chưa hướng dẫn thống nhất, cụ thể phương pháp hạch toán nghiệp vụ này, dẫn đến hạch toán không thống nhất giữa các cơ sở đại lý. 2.2 Kiến nghị về phương pháp hạch toán phương thức bán hàng qua đại lý. Sau đây là một số kiến nghị về phương pháp hạch toán phương thức bán hàng qua đại lý nhằm khắc phục những hạn chế nêu trên 2.2.1 Về việc sử dụng Tài khoản 1388 và Tài khoản 3388 thay thế cho Tài khoản 131 và Tài khoản 331 để phản ánh quan hệ đại lý giữa bên giao đại lý và bên nhận đại lý. 2.2.1.1) Nguyên nhân Do những hạn chế trong các quy định kế toán về hạch toán phương thức bán hàng qua đại lý nêu trên, cần dùng một cặp Tài khoản khác thay thế cho Tài khoản 131 và Tài khoản 331. Việc lựa chọn cặp tài khoản thay thế phải đảm bảo phản ánh được bản chất quan hệ đại lý giữa hai bên. Số tiền thu được từ việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của đại lý thuộc về doanh nghiệp, là một khoản phải trả của đại lý đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, do quan hệ giữa hai bên không phải là quan hệ giữa người mua và bán nên đại lý sẽ theo dõi khoản tiền này như một khoản phải trả khác thông qua Tài khoản 338 “ Phải trả khác”- chi tiết cấp 4 là Tài khoản 3388 Tương tự, bên giao đại lý sẽ theo dõi khoản tiền hàng phải thu từ đại lý như một khoản phải thu khác thông qua Tài khoản 138“ Phải thu khác”-ct là Tài khoản 1388 Riêng với khoản tiền hoa hồng: Đây là doanh thu cung cấp dịch vụ của bên đại lý, trong đó doanh nghiệp đóng tư cách là người “mua dịch vụ” và đại lý là bên “bán dịch vụ”. Vì thế, quan hệ thanh toán giữa hai bên về khoản tiền này vẫn được ghi nhân qua cặp Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” và Tài khoản 333 “Phải trả người bán”. 2.2.1.2) Nội dung và kết cấu của TK 1388 và TK 3388: *) TK 1388 Tài khoản này phản ánh số tiền hàng gửi bán đã tiêu thụ phải thu bên đại lý. +) Bên Nợ: Số tiền hàng gửi bán phải thu bên đại lý +) Bên Có: Số nợ phải thu đại lý đã thu được. Số dư Nợ: Số tiền hàng gửi bán còn phải thu bên đại lý. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đại lý. *) Tài khoản 3388 “Phải thu khác” Tài khoản này được dùng để phản ánh số tiền hàng đại lý, ký gửi đã tiêu thụ phải trả bên giao đại lý. +) Bên Nợ: Số tiền hàng đại lý đã tiêu thụ phải trả cho bên giao đại lý. +) Bên Có: Thanh toán tiền hàng đại lý đã tiêu thụ cho bên giao đại lý. Số dư Có: Số tiền hàng đại lý đã tiêu thụ còn phải trả. 2.2.2) Phương pháp hạch toán: 2.2.2.1) Bên giao đại lý *) Xuất hàng cho bên đại lý: Kế toán lập Phiếu Xuất kho hàng đại lý ký gửi kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Căn cứ trên chứng từ đã lập về hàng gửi bán đại lý, kế toán phản ánh giá vốn của hàng đã xuất: Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán. Có TK 155: Thành phẩm Có TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang *) Khi bên đại lý gửi bảng thanh quyết toán cho doanh nghiệp về số hàng đại lý đã tiêu thụ được, kế toán lập Hoá đơn GTGT cho số hàng đã tiêu thụ. Đồng thời tiến hành ghi sổ: Phản ánh giá vốn của hàng đại lý đã tiêu thụ: Nợ TK 632: Có TK 157: Phản ánh doanh thu của hàng đại lý đã tiêu thụ: Nợ TK 1388(ct đại lý): Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Só thuế GTGT phải nộp *) Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với bên đại lý và Hoá đơn GTGT về hoa hồng cho cơ sở làm đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131: Hoa hồng phải trả cho bên đại lý. *) Khi nhận tiền do đại lý thanh toán : Nợ TK 111, 112: Tổng giá thanh toán – Hoa hồng Nợ TK 131 Có TK 1388 (ct đại lý) 2.2.2.2) Bên đại lý: a) Đại lý bán đúng giá quy định hưởng hoa hồng là dịch vụ bán vé xổ số, máy bay, bảo hiểm, bưu điện, hàng hoá, dịch vụ… không chịu thuế GTGT: *) Khi nhận hàng do bên giao đại lý giao, căn cứ vào giá thoả thuận trong hợp đồng: Nợ TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi *) Khi bán hàng cho khách hàng: Nợ TK 111,112,131(khách hàng)… Toàn bộ số tiền bán hàng ký gửi. Có TK 3338 (ct bên giao đại lý) : Số tiền phải trả bên giao đại lý. Đồng thời ghi đơn : Có TK 003: Giá trị hàng đại lý đã tiêu thụ. *) Tính số hoa hồng được hưởng: Nợ TK 331(ct bên giao đại lý): Có TK 511: Hoa hồng bán hàng được hưởng *) Khi thanh toán tiền hàng cho bên chủ hàng: Nợ TK 331( bên giao đại lý): Tổng giá thanh toán - hoa hồng Có TK 111,112 Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng Hoa hồng bán hàng được hưởng TK 3338 Sơ đồ hạch toán bán hàng đại lý, ký gửi (Không phải nộp thuế GTGT của hàng bán đại lý và hoa hồng được hưởng) TK 131 Toàn bộ tiền hàng thu được TK 511 TK 003 Bù trừ nợ phải trả TK 111,112 b) Đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng là sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT: *) Khi nhận hàng do bên giao đại lý giao, căn cứ vào hợp đồng: Nợ TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi *) Khi bán hàng cho khách hàng: kế toán lập Hoá đơn GTGT, và ghi: Nợ TK 111,112,131(khách hàng)… Giá bán theo hợp đồng đại lý Có TK 3388 (ct bên giao đại lý) : Giá bán chưa có thuế Có TK 3331: thuế GTGT của hàng đại lý Đồng thời ghi đơn Có TK 003: Giá trị hàng đại lý đã tiêu thụ. *) Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán lập Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi và gửi về cho bên giao đại lý để các cơ sở này lập hoá đơn cho hàng hóa bán ra. *) Khi nhận được Hoá đơn GTGT của hàng đã tiêu thụ của bên giao đại lý: Nợ Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3388 (ct bên giao đại lý) : Phải trả cho người bán *) Phản ánh số hoa hồng được hưởng: Nợ TK 131(ct bên giao đại lý): Có TK 511: Hoa hồng chưa có thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng *) Khi thanh toán cho bên chủ hàng: Nợ Tài khoản 3388 (ct bên giao đại lý): Tổng giá thanh toán - hoa hồng Có Tài khoản 111,112 Có Tài khoản 131(ct bên giao đại lý) Sơ đồ hạch toán bán hàng đại lý, ký gửi c) Đại lý bao tiêu sản phẩm, dịch vụ: Nguyên tắc sử dụng các tài khoản tương tự như đối với hình thức đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng là sản phẩm dịch vụ chịu thuế GTGT. *) Khi nhận hàng do bên giao đại lý giao, căn cứ vào giá thoả thuận, ghi: Nợ TK 003: Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi *) Khi bán hàng ._.