Bài thuyết trình - Microsoft access 2010

A CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010 Chương 1 Access 4. Các thành phần của Access 6. Cách tạo CSDL trong Access 3. Khởi động chương trình 2. Giới thiệu Access 2010 1. Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL 7. Quản lý CSDL 8. Giao diện người dùng 5. Các đối tượng chính trong Access 3 1.1 Giới thiệu Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ ( RDMS - Relational Database Management System) và là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền. Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010 Chương 1 1.1.1 Access là gì: Database (Cơ Sơ Dữ Liệu) Access là gì? Access làm gì? Ứng Dụng của Access? 4 Access cung cấp hệ thống cơng cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chĩng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng. 1.1.2 Access làm những gì: Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách cĩ tổ chức trên máy tính, tạo ra các ứng dụng mà khơng cần lập trình. 1.1.3 Những ứng dụng của Access: Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu Cĩ thể dùng để xây dựng trọn gĩi những phần mềm quản lý qui mơ vừa và nhỏ. D ùng để quản lý dữ liệu cho phép người dùng đăng nhập vào rồi xem, tìm kiếm, sửa, xĩa, chia sẻ... Tạo các ứng dụng về quản lý mà khơng cần phải là một nhà phát triển . VD: Quản lý Sinh Viên, Quản Lý Bán Hàng, Quản Lý Nhân Viên... 5 1.1.3 Những ứng dụng của Access: QUẢN LÝ THƯ VIỆN QUẢN LÝ SINH VIÊN QUẢN LÝ HỌC VIÊN QUẢN LÝ NHÀ HÀNG 6 Cơ sở dữ liệu Access( CSDL) là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 “tổ chức” nào đĩ (ví dụ dữ liệu Sinh Viên) được lưu giữ trong máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức theo mơ hình dữ liệu. 4. Cơ sở dữ liệu(Database) là gì? Tìm hiểu? 1.1.4 Cơ sở dữ liệu (CSDL): Các tiêu chuẩn của 1 Cơ sở dữ liệu: Khơng cĩ sự dư thừa thơng tin. Phản ánh đúng đắn hoạt động của tổ chức Đảm bảo an tồn dữ liệu (vì được nhiều người sử dụng) Cĩ sự độc lập giữa CSDL và các chương trình để đảm bảo cho việc bảo trì Hiệu quả sử dụng tốt: khai thác trên các máy khác nhau cho kết quả như nhau. 7 Cĩ rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau, ngồi Access cịn cĩ: MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix... Hệ quản trị cơ sở dữ liệu  ( D atabase M anage m ent S ystem - DBMS ), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu. 5. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là gì? Đặt ra câu hỏi? 1.1.5 Hệ quản trị CSDL: ? ? ? ? 8 1.2 Giới thiệu Microsoft Access 2010 1.2.1 Lịch sử phát triển: 9 Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi tab chứa một nhĩm các lệnh cĩ liên quan. Các thao tác sử dụng ít đi, đơn giản hơn so với phiên bản trước Giao diện của Access 2010 cũng đã thay đổi khá là thân thiện với người sử dụng. Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database. Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất cả các lệnh áp dụng cho tồn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các lệnh từ menu File . 1.2.2 Access 2010 cĩ gì mới? 10 1.3 Khởi động Access 2010 Cửa sổ chương trình MS Access 2010 K hởi động chương trình MS Access bằng một trong hai cách sau: 1. Start -> (All) Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010. 2. Click đúp chuột trái vào biểu tượng MS Access 2010 trên Desktop . 11 1.4 Các thành phần trong cửa sổ khởi động Chú ý : Thanh Quick Access chỉ hiển thị khi bạn đang mở một Cơ sở dữ liệu (CSDL) bất kỳ. Thanh Quick Access : hiển thị bên trái của thanh tiêu đ ề , mặc đ ịnh thanh Quick Access gồm các nút cơng cụ Save, Undo, 1.4.1 Thanh Quick Access 12 Bên phải của Quick Access chứa nút Customize , giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access, Nhấp vào Show Below the Ribbon : Để hiển thị Thanh Quick Access dưới Ribbon .( Hình 3) 1.4.1 Thanh Quick Access 13 Muốn thêm , xĩa, nút lệnh vào Quick Access : File/option/ Quick Access toobar ( Hình 2) Nhấp Add để thêm Nhấp Remove để xĩa Nhấp OK để lưu 1.4.1 Thanh Quick Access 14 Là một cửa sổ được chia thành 3 khun g: 1. Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File 2. Khung giữa chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn cĩ thể tạo mới. 3. Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu. . 1 2 3 1.4.2 Vùng làm việc: 15 Dưới thanh tiêu đề, Thanh dài hiển thị các nút lệnh Home, Create... được gọi là Ribbon Ribbon được chia thành từng nhĩm khác nhau Mỗi nhĩm hiển thị tiêu đề con bên dưới mỗi nhĩm Để thiết lập thuộc tính mỗi nhĩm nhấp vào T hu nhỏ kích thước của Ribbon bằngcách click nút Minimize The Ribbon 1.4.3 Thanh Ribbon: 16 Cửa sổ Properties giúp bạn cĩ thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo đối tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng của đối tượng đĩ. Cửa sổ Properties được chia thành năm nhĩm : Format : Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng Data : Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tượng. Event : Gồm các sự kiện (event) của đối tượng. Other : Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars , All : Gồm tất cả các thuộc tính trong bốn nhĩm trên . 1.4.4 Cửa sổ Properties: 17 Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu . Từ khung Navigation Pane, bạn cĩ thể mở bất kỳ Table, Query , Form, Report , Macro , hoặc Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng . 1 Ẩn hiện khung cửa sổ Nagvigation Pane 2 Ẩn hiện đối tượng 3 Hiển thị đối tượng 4 Danh sách các đối tượng Thanh Navigation Pane khi bị ẩn: 1.4.5 Thanh Navigation Pane 18 1.5 Các đối tượng chính trong Access 2010 Table (Bảng) Module (Lập trình) ACCESS (Cơ sở dữ liệu) Query (Truy vấn) Form (Biểu mẫu) Macro (Tập lệnh) Report (Báo cáo) 19 Table: Là đối tượng dùng để lưu dữ liệu. Một bảng bao gồm cột và hàng Cột hay cịn gọi là trường (Field) Hàng hay cịn gọi là bản ghi (Record) VD: Quan sát bảng Khách Hàng dưới đây: Bảng cĩ 5 trường: Mã KH, Tên cơng ty, Địa Chỉ, Thành phố, SĐT. Table Query Form Macro Module Report 1.5.1 Table (Bảng) 20 Query: là cơng cụ được sử dụng để trích rút dữ liệu theo những điều kiện được xác định, tập dữ liệu trích rút cũng cĩ dạng bảng biểu. VD: Quan sát truy vấn dưới đây: Truy vấn trên trích rút ra thơng tin các sản phẩm theo Mã KH. Table Query Form Macro Module Report 1.5.2 Query (Truy vấn) 21 Form: Là đối tượng thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu giúp xây dựng các thành phần giao tiếp giữa người sử dụng với chương trình . VD: Quan sát Form dưới đây: Table Query Form Macro Module Report 1.5.3 Form ( Biểu mẫu) 22 Report: Là cơng cụ được sử dụng để tạo báo cáo dữ liệu được lấy từ các bảng (Table) hoặc từ truy vấn ( Queries ). VD: Quan sát Report dưới đây: Table Query Form Macro Module Report 1.5.4 Report ( Báo cáo) 23 Marco: Là đối tượng định nghĩa một hoặc nhiều hành động (thao tác) mà Access sẽ thực hiện một lần khi chạy. VD: Quan sát Macro dưới đây: Table Query Form Macro Module Report 1.5.5 Macro ( Tập lệnh) 24 Module: Là ngơn ngữ lập trình hoạt động theo các sự kiện, trên nguyên tắc của lập trình cấu trúc, nhằm xây dựng các ứng dụng một cách linh hoạt trên nền các đối tượng của Access. VD: Quan sát Module dưới đây: Table Query Form Macro Module Report 1.5.6 Lập trình Module 25 1.6 Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Access 2010 Thực hiện: Menu File -> New - > B lank Database -> Create 1.6.1 Tạo một cơ sở dữ liệu rỗng (Blank Database) File name: nhập tên cho Cơ Sở Dữ Liệu Đuơi mở rộng của Access 2010 là .accdb Nếu khơng chỉ định đường dẫn thì CSDL được lưu mặc định vào thư mục Document Để chỉ định thư mục lưu ta chọn Brows và nhấp vào Create để tạo CSDL 26 Thực hiện: Tại cửa sổ khởi động/ New/Sample Template/CSDL cĩ sẵn/Create 1.6.2 Tạo một cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template) Trong khung File name nhập tên CSDL. C lick vào nút Brows để chỉ định vị trí lưu tệp tin Click vào Create để tạo CSDL. 27 1.7 Quản lý Cơ Sở Dữ Liệu Access 2010 Recent: hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu được mở gần nhất . Số tập tin hiển thị trong danh sách này mặc định là 9 Cĩ thể thay đổi bằng các cách sau: 1.7.1 Recent Tại cửa sổ làm việc của Acces, chọn tab File. Chọn Options/Client Settings Trong mục Display, thay đổi giá trị của thuộc tính “Show This Number of Recent Documents” Nhập số bản ghi muốn hiển thị 28 Để mở một cơ sở dữ liệu đã cĩ ta thực hiện một trong các cách sau : Cách 1: Tại cửa sổ khởi động chọn File/Open.../chọn tệp tin cở sở cần mở/Open Cách 2: nhấp double click vào tệp CSDL cần mở 1.7.2 Mở một cơ sở dữ liệu (Open) Open: mở CSDL mặc định bình thường. Open Read Only: mở CSDL ở chế độ chỉ đọc, khơng chỉnh sửa. Open Exclusive: mở chế độ bảo mật. Open Exclusive Read Only: chế độ chỉ đọc và bảo mật. 29 Để đĩng một cơ sở dữ liệu đang chạy ta thực hiện cách sau : Tại cửa sổ khởi động , File -> Close Database Để đĩng chương trình Access ta thực hiện cách sau: Tại cửa sổ khởi động, File -> Exit (Alt+F4) hoặc ấn nút (X) 1.7.3 Thốt khỏi cơ sở dữ liệu (Exit) 30 Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ sở dữ liệu sẽ tăng lên , khi xĩa một đối tượng thì vùng nhớ của nĩ sẽ rỗng, nhưng khơng sử dụng được . 1.7.4 Thu gọn và chỉnh sửa CSDL (Compact & Repair) Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại. Cách thực hiện: - Mở cơ sở dữ liệu cần thu gọn và chỉnh sửa - Chọn Menu File - Click nút Compact & Repair Database 31 Cĩ thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel , Word , Pdf 1.7.5 Xuất dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export) Cách thực hiện: Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác. Chọn tab External Data. Trong nhĩm cơng cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất dữ liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access Click nút Browse chỉ định vị trí xuất dữ liệu. Click OK hồn tất việc export dữ liệu. 32 Cĩ thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, Access, vào cơ sở dữ liệu hiện hành. 1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import) Cách thực hiện: Chọn tab External Data Trong nhĩm lệnh Import & Link , chọn ứng dụng mà bạn muốn chép dữ liệu. Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access: 33 1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import) Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút Excel trong nhĩm lệnh Import & Link Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse để tìm tập tin Excel )-> Open-> OK , sau đĩ thực hiện theo các bước hướng dẫn của Access: + Chọn sheet chứa dữ liệu cần chép -> Next . + Chọn dịng làm tiêu đề cho bảng -> Next . + Chỉ định thuộc tính cho các field -> Next . + Chọn cách tạo khĩa cho bảng: Let Access add primary key: Access tự tạo khĩa. Chose my own primary key: Bạn chỉ định khĩa. No primary key: Khơng tạo khĩa + Nhập tên cho bảng -> Finish + Access hiển thị thơng báo cho biết hồn tất quá trình import một file Excel thành một bảng trong Access a. Nhập dữ liệu từ Excel vào Access (Import) 34 Cĩ thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, Access, vào cơ sở dữ liệu hiện hành. 1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import) Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data , click nút Access trong nhĩm lệnh Import & Link Chọn tập tin Access chứa dữ liệu cần chép (Click nút Browse để tìm tập tin Access)- >Open. Chọn tùy chọn “ Import table, query, form, report, macro and modules into the current database” để chỉ định vị trí lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện hành->OK Trong cửa sổ Import object , chọn đối tượng cần chép. Cĩ thể chọn nhiều đồng thời đối tượng hoặc chọn tất cả bằng cách click nút Select All->OK . b. Nhập dữ liệu từ Access vào CSDL hiện hành: 35 Cách thực hiện: + Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách: File-Open- Open Exclusive. + Chọn tab File, Chọn lệnh Info Click nút set Database Password 1.7.7 Bảo Mật trong Access 2010 (Password) + Nhập Password 2 lần , OK a. Tạo mật khẩu bảo mật CSDL: 36 Cách thực hiện: + Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách: File-Open- Open Exclusive. + Chọn tab File, chọn lệnh Info-Click nút UnSet DatabasePassword. . 1.7.7 Bảo Mật trong Access 2010 (Password) + Nhập Password để gỡ bỏ , OK b. Gỡ bỏ mật khẩu trong CSDL: 37 1.8 Giao diện người dùng trong Access 2010 Click tab Create trên thanh Ribbon. Trong nhĩm cơng cụ của từng đối tượng,chọn cách tạo tương ứng 1.8.1 Tạo mới một đối tượng : 1.8.2 Thiết kế lại một đối tượng: Nếu đối tượng đang đĩng: + Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại. + Chọn Design view. Nếu đối tượng đang mở + Click nút Design View 1.8.3 Xem nội dung trình bày của một đối tượng: Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View + Click nút View. Nếu đối tượng đang đĩng: + Click phải trên tên đối tượng cần xem. + Chọn Open. 38 Click phải chuột trên đối tượng cần xĩa, Chọn mục delete trên Menu Popup. Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút trên thanh cơng cụ. 1.8.4 Xĩa một đối tượng 1.8.5 Đổi tên đối tượng: Click phải chuột trên đối tượng, chọn rename, Hoặc nhấn F2 Nhập tên mới. 1.8.6 Sao chép một đối tượng: Click phải chuột lên thành viên cần chép Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard. Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database. Nhập tên cho đối tượng sao chép. Đối với kiểu đối tượng Table , ta cĩ thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép + Structure only: Sao chép cấu trúc + Structure and data : Sao chép cấu trúc và dữ liệu 39 Chức năng Link trong Acces để duy trì mối liên kết với dữ liệu nguồn. Nếu dữ liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng liên kết sẽ thay đổi theo và ngược lại . Cách thực hiện: Tương tự như chức năng Import, nhưng trong cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy chọn “Link to data source by creating a link table”- Chọn bảng muốn link- OK 1.8.7 Chức năng Link 1.8.8 Chọn giao diện người dùng trong Access 2010 : Access 2010, bạn cĩ sự lựa chọn của việc sử dụng các giao diện truyền thống hoặc loại giao diện mới cĩ dạng các tab. 40 Tabbed Documents là giao diện lý tưởng cho người dùng làm việc với nhiều hơn một đối tượng tại một thời điểm. Trong giao diện này form và report khơng thể nằm trên đầu trang của một khác và người dùng cĩ thể xem tất cả các điều khiển trên một đối tượng giao diện người dùng mà khơng cần phải di chuyển một đối tượng trong đường đi. 1.8.9 Tabbed Documents 41 Overlapping Windows cĩ lợi thế hơn. Do sự đa dạng của việc thiết lập thuộc tính BorderStyle và khả năng loại bỏ các nút Min, Max, và Close. Với giao diện Overlapping Windows, bạn cĩ thể dễ dàng buộc người dùng tương tác với một form tại một thời điểm. 1.8.10 Overlapping Windows 42 C huyển sang dạng Overlapping Windows ta thực hiện như sau: 1.8.11 Chuyển từ giao diện Tabbed Documents sang Overlapping Windows Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab File- chọn lệnh Options . Trong cửa sổ Access options, chọn Current Database . Trong mục Document- Window Options - Chọn Overlapping Windows-OK Thốt khỏi Access và khởi động lại .   43 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CƠNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Thiết kế và cài đặt Cơ sở dữ liệu Chương 2 1 Thiết kế các Bảng và xác định các mối quan hệ 2 . Cài đặt các Bảng lên đĩa thơng qua Access 2 3 3. Thiết lập các mối quan hệ giữa các Bảng 44 2.1 Phân tích CSDL 2.1.1 Đặt vấn đề Trong một xí nghiệp, hàng ngày người ta xuất vật tư theo phiếu xuất kho: Cùng một người nhận vật tư, nhưng ở phiếu khác thì ta phải ghi lặp lại tên và địa chỉ của họ . Nếu cĩ thêm vật tư M3, M4, v.v.. thì cấu trúc trên bị thiếu cột, nghĩa là cấu trúc trên khơng phù hợp nữa, mặt khác rất lãng phí để ghi tên trường mã vật tư . Bởi vậy phải biết phân tích CSDL để đưa ra được bảng hợp lý Ta thấy cấu trúc bảng trên cĩ những điều khơng hợp lý như sau: 45 Để phân tích tốt phải hiểu được CSDL là gì ? Đĩ là một mơn học riêng (dành cho chuyên ngành) Ở đây ta chỉ dùng trực giác để xây dựng một cách tương đối, đáp ứng nhu cầu ứng dụng ngay của Access mà thơi. 2.1.1 Đặt vấn đề 46 Giả sử bạn cần quản lý một cửa hàng bán hàng hĩa trong thành phố. Bạn hãy phân tích và thiết kế một CSDL nhằm thực hiện các yêu cầu quản lý thực tế. Đĩ là quản lý các nhân viên trong cửa hàng , các sản phẩm, các khách hàng, các hố đơn Theo trực giác chúng ta cần gì? NHÂN VIÊN : Mỗi một nhân viên cần cĩ thơng tin gì? SẢN PHẨM : Mỗi sản phẩm cần cĩ gì để quản lí KHÁCH HÀNG : Mỗi khách hàng cần cĩ thơng tin gì ? HĨA ĐƠN : Mỗi một hĩa đơn cần cĩ những gì? CHI TIẾT HĨA ĐƠN : Một chi tiết hĩa đơn cho biết gì? 2.1.1 Giải quyết vấn đề 47 1 Mỗi trường trong bảng phải mơ tả một loại thơng tin duy nhất. 2 Mỗi bản ghi cĩ một số trường tối thiểu, nhờ nĩ mà khơng cĩ các bản ghi trùng nhau. (số trường tối thiểu đĩ gọi là khố cơ bản) 3 Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khố cơ bản hay cịn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (điều này được gọi là phụ thuộc hàm) Cĩ thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khố cơ bản) mà khơng ảnh hưởng đến mọi trường khác 4 2.1.2 Một số các quy tắc về xây dựng CSDL 48 1 Mỗi trường trong bảng phải mơ tả một loại thơng tin duy nhất. Giả sử ta cĩ một phiếu xuất kho như sau: Ta thấy mã vật tư 1 và vật tư 2 đều mơ tả một loại thơng tin là mã vật tư vậy tại sao ta khơng để chung là mã vật tư 2 Mỗi bản ghi cĩ một số trường tối thiểu, nhờ nĩ mà khơng cĩ các bản ghi trùng nhau. (số trường tối thiểu đĩ gọi là khố cơ bản) Để xây dựng bảng Nhân Viên ta xây dựng gồm: Ta thấy cĩ hai bản ghi thơng tin giống hệt nhau vậy làm cách nào để phân biệt Hãy thêm mã nhân viên sẽ giúp chúng ta khác phục điều này Họ tên Giới tính Ngày sinh Địa chỉ Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội Hà Thi Tú Nu 13/4/1974 Hà Nam Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội Mã NV Hoten Giới tính Ngày sinh Địa chỉ 01 Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội 02 Hà Thị Tú Nu 13/4/1974 Hà Nam 03 Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội 3 Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khố cơ bản hay cịn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (điều này được gọi là phụ thuộc hàm) Ta thấy Họ tên , giới tính, ngày sinh, địa chỉ liên quan đến Mã NV giúp cho thơng tin nhân viên rõ ràng Mã NV Họ tên Giới tính Ngày sinh Địa chỉ 01 Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội 02 Hà Thị Tú Nu 13/4/1974 Hà Nam 03 Lê Anh Nu 12/2/1977 Hà nội Ta gọi Mã NV là khĩa cơ bản Khơng thể thêm vào một trường chẳng hạn Số lượng vào bảng này vì chẳng liên quan gì đến Mã NV cả 4 Cĩ thể thay đổi được một trường bất kỳ (trừ các khố cơ bản) mà khơng ảnh hưởng đến mọi trường khác Ở bảng Phiếu Kho bên cạnh nếu dịng 1 ta vơ tình gõ sai tên người nhận là Lê Anh Quân thì: Địa chi Lê Anh Quân chỉ cĩ là 13 Hàng Bài khơng cĩ Lê Anh Quân nào ở 35 Tràng Thi Thực ra Địa Chỉ là phụ thuộc vào Người Nhận . Do đĩ ta nên tách bảng Phiếu Kho thành 2 bảng: Phiếu và Địa Chỉ như bên: Bảng Phiếu Bảng Địa Chỉ Bảng 1: Danh mục Khách Hàng (KHACHHANG): Bảng 2: Danh mục Sản Phẩm (SANPHAM): Bảng 3: Danh mục Nhân Viên (NHANVIEN): Để rõ hơn về vấn đề này chúng ta phải hiểu Bảng là gì? Hãy hình dung bài tốn CSDL vừa phân tích gồm các bảng 2.2 Cài đặt dữ liệu lên các bảng trong Access 53 Bảng 4: Hĩa đơn (HOADON): Bảng 5: Chi tiết hĩa đơn (CTHD): Một cơ sở dữ liệu Access bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu cĩ quan hệ chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý 2.2 Cài đặt dữ liệu lên các bảng trong Access 54 2.3 Thiết kế các bảng và xác định mối quan hệ Dựa vào số liệu thống kê trên ta xây dựng Bảng. T ìm hiểu cấu trúc của một bảng và cách tạo một bảng trong Access 55 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CƠNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Làm việc với Bảng (Table) Chương 3 Các thao tác với Bảng Khái niệm Bảng Cách tạo Bảng Các kiểu dữ liệu Các thuộc tính Bảng 1 Hiệu chỉnh cấu trúc Bảng 5. Hiệu chỉnh cấu trúc của Bảng 6. Tạo các quan hệ giữa các Bảng trong cùng CSDL 2 Thao tác CSDL 7. Cách nhập dữ liệu cho Bảng 8. Các thao tác với Bảng ở chế độ Datasheet 3 56 3.1 Các khái niệm 3.1.1 Khái niệm về bảng trong Access Bảng ( Table ):  Là thành phần cơ bản , đối tượng chính trong cơ sở dữ liệu Access. Đ ây là đối tượng quan trọng nhất, dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng lưu trữ thơng tin về một đối tượng đang quản lý . Một bảng gồm cĩ nhiều cột ( F ield s ) và nhiều hàng ( R ecord s ). 57 3.1.1 Khái niệm về bảng trong Access Cột (Field) : Mỗi field (field hoặc cột) trong một bảng chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất, nĩ lưu trữ một thuộc tính của đối tượng.Trong một bảng phải cĩ ít nhất một field. Dịng (Record): Là một thể hiện dữ liệu của các field trong bảng. Trong một bảng cĩ thể cĩ khơng cĩ record nào hoặc cĩ nhiều records. Trong một bảng thì dữ liệu trong các record khơng được trùng lắp. Bảng (Table) Record(Bản ghi) Field (Cột) 58 3.1.2 Khái niệm Các Khĩa trong Bảng Khĩa chính (Primary Key): Trường khố cĩ tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng với nhau. Trường khố cĩ thể chỉ 01 trường, cũng cĩ thể được tạo từ tập hợp nhiều trường (gọi bộ trường khố). Khi một Field hoặc nhiều field kết hợp được chỉ định là khĩa chính thì Access sẽ tự động tạo chỉ mục cho chúng . Khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự động kiểm tra khĩa chính và khơng cho phép trùng lắp, và khơng rỗng. 59 3.2 Khái niệm Các Khĩa trong Bảng Khĩa phụ ( Foreign Key): Khĩa ngoại là một field hay một nhĩm các field trong một record của một bảng, trỏ đến khĩa chính của một record khác của một bảng khác. Thơng thường , khĩa ngoại trong một bảng trỏ đến khĩa chính của một bảng khác. Dữ liệu trong field khĩa ngoại phải tồn tại trong field khĩa chính mà nĩ trỏ tới. Khĩa ngoại dùng để tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. 60 3.2.1 Tạo bảng bằng chức năng Table Design 3.2 Cách tạo bảng trên thanh Ribbon click tab Create, trong nhĩm lệnh Table click nút lệnh Table Design xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần: F ield Name:  định nghĩa các trường trong bảng Data Type:   chọn kiểu dữ liệu để lưu trữ dữ liệu của Trường tương ứng . Description :   dùng để chú thích ý nghĩa của trường. Field Properties:  thiết lập các thuộc tính của trường, gồm cĩ hai nhĩm Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access 61 3.2.1 Tạo bảng bằng chức năng Table Design Nhập tên field trong cột F ield Name ( Tên trường ) Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type . ( Kiểu dữ liệu) Chú thích cho field trong cột Description.( Ghi chú thích) Chỉ định thuộc tính cho trường trong khung Field Properties (Thuộc tính) Đặt trỏ tại field được chọn làm khĩa chính (hoặc chọn các trường đồng thời làm khĩa ). Click nút   Primary key  trên thanh cơng cụ Table (Table Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key . Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các cơng việc sau: Bước 3:  Xác định khĩa chính cho bảng: 62 3.2.1 Tạo bảng bằng chức năng Table Design Bước 4: Lưu bảng vừa tạo bằng cách: Click vào nút Save trên thanh Quick Access . Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as như hình (trong trường hợp Table mới tạo, chưa đặt tên). Lưu ý:  Nếu bảng chưa được đặt khĩa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thơng báo: Nhấn nút  Cancel  để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khố chính cho bảng. Nhấn nút  No  để lưu mà khơng cần đặt khĩa chính, cĩ thể đặt sau. Nhấn nút  Yes  để Access tự tạo khố chính cĩ tên là ID, kiểu Autonumber . 63 3.2.2 Tạo bảng trong chế độ Datasheet View : Cĩ thể tạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chế độ DataSheet View như sau: Trong cửa sổ làm việc của Access: Chọn tab  Create  trên thanh Ribbon, trong nhĩm lệnh Table Click nút Table , xuất hiện bảng mới ở chế độ Datasheet View . Thanh Ribbon chuyển sang tab Field với nhĩm lệnh   Add & Delete  giúp bạn chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng. Nhập tên cho Field mới. 64 3.3 Các kiểu dữ liệu trong Bảng (Data Type) Trong Access mỗi Field cĩ thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau: Kiểu dữ liệu Dữ liệu Kích thước Text Văn bản Tố i đa 255 ký tự Memo Văn bản nhiều dịng Tối đa 65.535 ký tự Number Kiểu số 1,2,4 , 8 byte Date/Time Ngày tháng 8 byte Currency Tiền tệ, mặc định $ 8 byte AutoNumber Số tự động tăng dần 4 byte Yes/No Kiểu logic, Yes/No; True/False 1 bit OLE Object Dữ liệu kiểu đối tượng 65 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.1 Field Size ( kích thước của trường) Dữ liệu kiểu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc định là 50 ký tự . Dữ liệu kiểu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự . Đối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con, giới hạn kích thước kiểu Number chính là xác định kiểu con Quy định kích thước của field, tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu. Chỉ cĩ hiệu lực với các Field cĩ kiểu là Text hoặc Number. 66 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.2 Decimal Places : Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trong trường hợp số cĩ dạng single, double). Đối với kiểu Currency, Fixed, Percent luơn luơn decimal places là 2. 67 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.3 Format a. Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Text ( văn bản) Ký tự định dạng Tác dụng @ Chuỗi ký tự > Chuỗi văn bản chữ in hoa < Chuỗi văn bản chữ thường ‘’Chuỗi ký tự’’ Chuỗi ký tự nằm sau 2 dấu ‘ \ Ký tự nằm sau dấu \ [Black], [Yellow], [Red] Màu chữ ( Màu đen, màu vàng, đỏ) [Green], [Blue], [White] Xanh, xanh biển, trắng Định dạng Dữ liệu nhập Hiển thị >[Red] Thiên yết THIÊN YẾT 68 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.3 Format b. Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Number Ký tự Tác dụng General Number Hiển thị đúng như số nhập vào Currency Cĩ dấu phân cách, thập phân và ký hiệu tiền tệ Fixed Giống như định dạng trong máy tính và số lẻ phụ thuộc vào phần Decimal ( thập phân) Standard Giống như Fixed thêm cĩ dấu phân cách hàng ngàn Percent Hiển thị phần trắm (%) Scientific Hiện thị dạng khoa học. Định dạng Dữ liệu nhập Hiển thị Currency 235.5 $235.50 69 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.3 Format c. Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Số Ký tự Tác dụng . (period) Dấu chấm thập phân .(comma) Dấu chấm ngăn cách 0 Số (0-9) # Số hoặc khoảng trắng (blank) $ Dấu $ % Phần trăm E+E+e+e- Số dạng khoa học Khoảng trắng (blank) Khoảng trắng Định dạng Dữ liệu nhập Hiển thị % 0.02 2% 70 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.3 Format d. Các ký tự định dạng kiểu ngày tháng (Data/Time) Ký tự Hiển thị Ví dụ General Ngày , giờ 1/08/2014 12:30:45PM Long Date Thứ , ngày , tháng , năm Friday, 28 Octorber 2014 Medium Date Ngày – tháng – năm 15-03-2014 Short Date Ngày / tháng/ năm 28/10/14 Long time Giờ - phút – giây AM/PM 05:02:35 AM Medium Time Giờ - phút AM/PM 05:02 AM Short Time Giờ - phút 15:10 71 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.3 Format e. Định dạng dữ liệu kiểu Yes/No Định dạng Ý nghĩa Yes/No Đúng / Sai True/False Đúng / Sai On/foff Đúng / Sai Chuỗi ký tự định dạng kiểu yes/no gồm 3 phần: First; Second; Third. First :  bỏ trống, định dạng trong mục này khơng ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No. Second :  field hợp nội dung field mang giá trị đúng. T hird :  field hợp nội dung field mang giá trị sai. 72 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.4 Input Mask ( mặt nạ nhập dữ liệu) Quy định khuơn định dạng dữ liệu. Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đĩ. Quy định khuơn định dạng dữ liệu. Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đĩ . Những field cùng lúc qui định thuộc tính Format và Input Mask, Access sẽ hiển thị theo dạng qui định trong Format khi hiển thị dữ liệu. Tuy nhiên nếu điều chỉnh dữ liệu thơng qua biểu mẫu, Access dùng dạng thức qui định trong Input Mask . Các ký tự dùng định dạng trong Input Mask. 73 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.4 Input Mask ( mặt nạ nhập dữ liệu) Các ký tự dùng định dạng trong Input Mask . Ký tự Ý nghĩa 0 Vị trí bắt buộc nhập, nhập các số 0-9 cho phép nhập dấu 9 nhập các số 0-9 cho phép nhập dấu # Vị trí khơng bắt buộc nhập, Nhập số 0-9, khoảng trắng, +,- L Bắt buộc nhập ký tự chữ A-Z ? Khơng bắt buộc nhập, ký tự chữ và số A Bắt buộc nhập các ký tự chữ và số a Khơng bắt nhập các ký tự chữ và số & bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ hoặc khoảng trắng C Khơng bắt buộc nhập nhập ký tự bất kỳ hoặc khoảng trắng 74 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Properties ) 3.4.5 Validation rule (Quy tắc hợp lệ) : Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập liệu. Nếu dữ liệu khơng thỏa điều kiện cho trước, Access xuất hiện trên màn hình một thơng báo chứa dịng văn bản quy định ở Validation text. Trong Validation Rule cĩ các phép tốn sau: Phép tốn so sánh: > , =, Phép tốn quan hệ: OR; AND; NOT Phép tốn về chuỗi: tốn tử Like (giống như).Cĩ thể sử dụng tốn tử Like kèm với các ký tự thay thế như : Dấu *: thay thế tất cả các ký tự. Dấu #: thay thế các ký tự số. Dấu ?: thay thế ký tự tại vị trí cĩ dấu ?. 75 3.4 Các thuộc tính của Trường (Field Prop...rm Form Header : C hứa nội dung tiêu đề Form Form Footer : C hứa nội dung của phần cuối Form Detail : Chứa nội dung chính của Form, hiện thị nội dung trong dữ liệu nguồn của Form hoặc các control đưa vào từ toolbox 158 Chọn form cần thiết lập thuộc tính. Click nút  Properties Sheet. Chọn thuộc tính. Các thuộc tính trong Properties Sheet được hiển thị theo từng nhĩm 5.2.3.4 Thiết lập các thuộc tính của Form 159 5.2.3.5 Các thuộc tính quan trọng trong nhĩm Format Thuộc t í nh Cơng d ụ ng Caption T ạ o ti ê u đ ề c ho f o r m . De f ault view Thi ế t l ậ p d ạ ng hi ể n th ị c ủ a f or m . - Single Fo r m ch ỉ h i ể n t h ị m ộ t Rec o r t ạ i m ộ t t h ờ i đ i ể m - Continuo u s Fo r m: hi ể n th ị c á c reco r d li ê n ti ế p n h au. - Datasheet h i ể n th ị d ữ l i ệ u d ạ ng b ả n g. Scroll Bar Thi ế t l ậ p c h ế độ hi ể n t h ị thanh c u ộ n. Record Selectors B ậ t/t ắ t tha n h ch ọ n r ec o rd. Navigation Buttons B ậ t/t ắ t c á c n ú t d u y ệ t r e cord. Dividing l ines B ậ t/t ắ t c á c đ ư ờ ng k ẽ p h â n c á ch c á c p h ầ n c ủ a f or m . Auto Cent e r T ự đ ộ ng hi ể n t h ị f orm ng a y gi ữ a m à n h ì nh. Border S t y l e Ch ọ n ki ể u đ ư ờ ng vi ề n c ủ a f or m . Min Max botton B ậ t/t ắ t n ú t Max/ M in. Close Bu t ton B ậ t/t ắ t n ú t close f o r m . Picture Alig n m ent Canh v ị tr í cho c á c pic t ure tr ê n f o r m . 160 5.2.3.6 Các thuộc tính quan trọng trong nhĩm Data Thuộc t í nh Cơng d ụ ng Record S o urce Ch ọ n d ữ li ệ u ngu ồ n ch o f or m . Filter Khai b á o đ i ề u ki ệ n l ọ c. Order b y Khai b á o f ield c ầ n s ắ p x ế p s ố li ệ u. Allow f ilter Cho ph é p / kh ơ ng c ho p h é p l ọ c c á c r e cord. Allow Edi t s Cho ph é p/ kh ơ ng cho p h é p ch ỉ nh s ử a. Allow A d ditions Cho ph é p nh ậ p th ê m c á c record h a y kh ơ ng. 161 5.3 Sử dụng Form Một Form khi thiết kế xong cĩ ba dạng Layout view : Cho phép xem những gì trơng giống như Form của bạn, sắp xếp lại các field, và áp dụng định dạng Design view : Cho phép tinh chỉnh lại Form, nhưng khơng nhìn thấy dữ liệu thực. Form view : Thực hiện các thao tác trên dữ liệu thơng qua Form 162 5.3.1 Tìm kiếm và chỉnh sửa một record - Mở form ở dạng form view. - Chọn tab  Home   trên thanh Ribbon. - Đặt trỏ trong field chứa dữ liệu cần tìm, Click nút  Find  trong nhĩm lệnh Find. Xuất hiện cửa sổ Find and Replace . ♦ Find What :  nhập giá trị cần tìm. ♦ Look in :  Phạm vi tìm kiếm. ♦ Search :  Hướng tìm. ♦ Match :  Chọn cách so trùng giá trị nhập trong ơ Find What với giá trị trong field chứa dữ liệu cần tìm. 163 a) Sử dụng form để tìm kiếm một record b) Thay thế hoặc chỉnh sửa dữ liệu Khi đã tìm thấy record cần tìm, bạn thực hiện chỉnh sửa thì giá trị sau khi chỉnh sửa sẽ cập nhật xuống bảng. Nếu cần thay thế giá trị thì chọn tab Replace trong cửa sổ Find and Replace . Nhập giá trị cần thay thế trong ơ Replace with. Click nút  Replace  hoặc  Replace All  nếu cần thay tất cả giá trị trong bảng. 164 Khi làm việc trên form, để thêm một record mới bạn thực hiện như sau: Mở form ở chế độ form view. C lick nút  New Record  trên thanh Navigation button bên dưới cửa sổ form. Form sẽ chuyển đến record trống, cho phép bạn nhập dữ liệu. Tuy nhiên khi nhập dữ liệu phải thỏa mãn các ràng buộc trong cơ sở dữ liệu. 5.3.2 Thêm một record 165 Di chuyển đến record cần xĩa. T rong nhĩm lệnh Record trên thanh Ribbon, chọn lệnh  Delete  → chọn  Delete Record . Tuy nhiên khi xĩa record phải xem xét ảnh hưởng đến các Record quan hệ. 5.3.3 Xĩa một record 166 Mở form ở dạng Form view. Trong nhĩm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon, click nút  Advanced , Chọn lệnh  Filter by Form . Form chuyển sang dạng Filter. 5.3.4 Lọc dữ liệu trên form 167 - Click nút  combobox của field   chứa giá trị chọn điều kiện lọc. - Nếu cĩ nhiều điều kiện thì bạn chọn tab  OR  bên dưới cửa sổ Filter, chọn điều kiện lọc tiếp theo. - Click nút  Toggle Filter   để thực hiện lọc. - Click nút  Toggle Filter  để bỏ lọc. 168 5. 4 . Tùy biến form trong chế độ Desing view : 5. 4.1 . Thêm một control vào form : Để thêm một control vào form ta làm các bước như sau: Chuyển form sang dạng Design view, Thanh Ribbon chuyển sang Form Design Tools. Chọn tab  Design , trong nhĩm Control, chọn các control. Drag chuột vẽ vào form tại bất kỳ vị trí nào mà bạn mong muốn. 169 - Đối với các control cĩ sự trợ giúp của Control Wizard thì cĩ thể thiết kế bằng hai cách: Design hoặc Wizard bằng cách bật tắt nút  Control Wizard . 170 5. 4.2 . Các loại form control : 171 172 5. 4.2. Các loại form control : a ) Canh lề cho các control Chọn các control cần canh lề và thực hiện một trong các cách như sau: - Click phải và chọn  Align , sau đĩ chọn một trong các kiểu canh lề trên submenu. - Chọn tab  Arrange  trên Form Design Tools. - Trong nhĩm lệnh Sizing & Ordering, click nút  Align  và chọn một trong các kiểu canh lề trong Submenu. 5.4.3 Định dạng các control trên form 173 b) Hiệu chỉnh kích thước và khoảng cách giữa các control trên form Chọn các control cần hiện chỉnh. Chọn tab  Arrange  trên Form Design Tools. Trong nhĩm lệnh Sizing & Ordering, click nút  Size/Space . Chọn lệnh hiệu chỉnh thích hợp. 174 - Chọn control cần thiết lập thuộc tính. - Click nút  properties  Sheet trong nhĩm lệnh Tools trên thanh Ribbon. 5.4.4 Thiết lập thuộc tính cho control 175 5. 5.1 . Command button : a) Tạo bằng wizard Chọn button trong nhĩm Controls, drag chuột vẽ vào form. Xuất hiện cửa sổ Command button Wizard. Trong khung Categories chọn nhĩm lệnh. 5.5 Cách tạo các control cĩ hỗ trợ của chức năng Wizard 176 ♦ Record Navigation:  chứa các lệnh di chuyển giữa các record như: Go T o First Record :  di chuyển đến record đầu, Go To Last Record :  di chuyển đến record cuối, Go To Next Record :  di chuyển đến record kế record hiện hành, Go To Previous Record :  di chuyển đến record trước record hiện hành. Các lệnh này thường dùng để tạo thanh navigation buttons trên form. 177 ♦ Record Operations:  gồm các lệnh thêm record hoặc xĩa record như: Add New Record :  Thêm record mới. Delete Record :  Xĩa record. Duplicate Record :  Tạo các record cĩ giá trị trùng ở tất cả các field. Print Record : In mẩu tin hiện tại Save Record :  lưu những thay đổi trước khi chuyển đến record tiếp theo. Undo Record :  Hủy sự thay đổi sau cùng. 178 ♦ Form Operations:  gồm các lệnh về form CloseForm :  đĩng form hiện hành. Print Current Form :  in form hiện hành. Open Form :  Mở một form khác. ♦ Report Operations:  gồm các lệnh về Report Open Report :  mở report. Preview Report :  xem một report trước khi in. Print Report :  in report. ♦ Application:  gồm lệnh liên quan đến ứng dụng như Quit Application. ♦ Miscellaneous:  chứa những lệnh tổng hợp : R un Query , Run Macro .. . Chọn lệnh cho nút trong khung Action, click  Next . C họn Text hoặc Picture hiển thị trên nút, click  Next . Đặt tên cho nút,  Finish . 179 b) Tạo bằng design Tắt nút wizard. Chọn nút button trong nhĩm controls. Drag chuột vẽ vào form. Gán lệnh bằng cách click phải trên nút, chọn  Build event . Chọn   Macro builder , Trong khung New Action, chọn lệnh  Close Window . Điền các argument vào các khung. ♦ Object type:  Form ♦ Object name:  Nhập tên form. 180 a) Tạo bằng wizard Chọn cơng cụ option group trong nhĩm Controls . Xuất hiện cửa sổ Option group Wizard. Nhập nhãn cho các option, click  Next . Chọn/khơng chọn option mặc định, click  Next . Nhập giá trị cho các option, mặc định, option đầu tiên sẽ cĩ option value là 1, click  Next . 5.5.2 Option Group 181 Chọn vị trí lưu trữ giá trị của option group, click  Next . Chọn loại option trong option group và style cho option group, các option này cĩ hình dạng khác nhau nhưng chức năng là giống nhau, click  Next . Nhập nhãn cho Option group, click  Finish . 182 b) Tạo bằng design Tắt nút  Control Wizard . Click nút  Option group   trong nhĩm Controls vẽ vào form. Chọn loại Option vẽ vào trong khung của Option group. Mở Properties Sheet của Option group và thiết lập các thuộc tính sau: ♦ Control source :  chọn field chứa dữ liệu nguồn cho option group. ♦ Lần lượt chọn từng option và gán giá trị cho thuộc tính option value. 183 a) Tạo bằng wizard: Chọn cơng cụ Combo box/List box trong nhĩm Controls. Drag chuột vẽ vào form, xuất hiện cửa sổ Combo box Wizard với hai lựa chọn ứng với hai chức năng của combo box: 5.5.3 Combobox và Listbox 184 - Nếu chọn I want the combo box to get the values from another table or query thì sau khi click Next để thực hiện bước tiếp theo ta chọn bảng chứa dữ liệu nguồn cho Combo box, dữ liệu nguồn cĩ thể là Table hoặc Query, click  Next . 185 - Chọn field chứa dữ liệu đưa vào Combo box, click nút để chọn một field hoặc click nút để chọn nhiều field, click  Next . 186 - Chọn field sắp xếp (cĩ thể bỏ qua), mặc định các field đã được sắp xếp, click  Next . 187 Điều chỉnh độ rộng của cột dữ liệu trong combo box. Hide key column (recommended): ẩn hoặc hiện cột khĩa. Mặc định mục Hide key column được chọn (cột khĩa bị ẩn), nếu muốn combo box hiển thị field khĩa thì bỏ check, click  Next . Chọn field chứa giá trị của combo box, click  Next . 188 Nhập nhãn cho combo box, click  Finish . Nếu chọn I will type in the values that I want, thì sau khi chọn xong, click  Next . Nhập số cột trong ơ Number of columns, Nhập giá trị cho các cột trong combo box, click  Next . Nhập nhãn cho combo box, click  Finish . 189 b) Tạo bằng Design: Tắt nút  wizard . Click nút  combo box  trong nhĩm Controls drag chuột vẽ vào form. Sử dụng Properties Sheet để thiết lập các thuộc tính sau: 190 Ví dụ:  Tạo form hĩa đơn lấy dữ liệu nguồn từ bảng HoaDon, khi tạo combo box MaKH ta thiết lập các thuộc tính sau: 191 Access 2010 nhận ra các quan hệ khi tạo một form mới từ một bảng cha. Nếu bảng cha cĩ nhiều bảng con thì Access chỉ hiển thị các record trong một bảng, nĩ sẽ chọn bảng đầu tiên mà nĩ tìm thấy. Ví dụ : B ảng HOADON và bảng SANPHAM trong cơ sở dữ liệu QL BAN HANG . Khi tạo form từ bảng HOADON thì nĩ sẽ hiển thị danh sách các SAN PHAM quan hệ trong bảng SANPHAM . 5.6 Form và những bảng liên kết 192 Subforms là khơng thể thiếu cho việc hiển thị thơng tin từ hai bảng khác nhau hoặc các truy vấn trên cùng một form. Thơng thường, subforms được sử dụng khi dữ liệu nguồn trong main cĩ quan hệ một-nhiều với dữ liệu nguồn của subform. Nhiều record trong subform được liên kết với một record trong mainform. Access sử dụng các thuộc tính LinkMasterFields và LinkChildFields của subform để lựa chọn các record trong subform cĩ liên quan đến mỗi record trong mainform. 5.6.1 Subform control 193 a) Tạo bằng Wizard: - Tạo main form: dữ liệu nguồn của main form thường là thơng tin ở bảng cha, do đĩ dạng form thường là những dạng hiển thị một record tại một thời điểm như columnar. Mở main form ở chế độ Design . Bật nút  control Wizard . Chọn cơng cụ SubForm/SubReport trong nhĩm Controls vẽ vào Form, xuất hiện cửa sổ SubForm Wizard với hai tùy chọn: 194 Use existing Tables and Queries  (sử dụng bảng và các query làm dữ liệu nguồn cho subform) → Next . Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho sub form, trong bảng hoặc query phải cĩ field liên kết với main form →  Next . Chọn field liên kết với subform →  Next . Nhập tên cho subform →  Finish . Use an existing form: sử dụng form cĩ sẵn làm subform. Chọn form làm subform →  Next . Nhập tên cho SubForm →  Finish . 195 b) Tạo bằng Design: Nếu dữ liệu nguồn của subform được lấy từ nhiều bảng thì phải tạo query, trong query phải chứa field liên kết với main form (link child filed). Dạng của subform thể hiện quan hệ n, do đĩ thường chọn dạng  Datasheet  hoặc  Tabular . Mở main form ở chế độ design, chọn cơng cụ subform/Subreport trong nhĩm Controls drag chuột vẽ vào main form. Mở Properties Sheet và thiết lập các thuộc tính : 196 Source object :  Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Subform, hoặc chọn form nếu đã thiết kế form để làm subform. Link child field :  nhập tên của field trong subform liên kết với main form. Link master field :  nhập tên field của main form liên kết với subform. Khi chỉ định thuộc tính Source Object cho Subform thì form xuất hiện với dạng mặc định được quy định trong thuộc tính Default view. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng một form hồn tồn riêng biệt để bạn cĩ thể tùy biến nĩ . 5. 6.3 . Tạo ơ tính tốn trong subform : Khi tạo một subform, bạn cĩ thể muốn hiển thị subform thơng tin tổng hợp ở dạng tổng thể. Ví dụ, bạn cĩ thể tính tổng tiền của các Hĩa đơn . 5.6.2 Hiệu chỉnh Subform 197 Ví dụ:  Cần hiển thị tổng thành tiền cho tất cả hĩa đơn của mỗi khách hàng. 198 Trước khi đặt ơ tính tốn tổng hợp dữ liệu trên Mainform thì giá trị của nĩ phải được tính trong Subform. Ơ tính tốn tổng hợp dữ liệu phải được đặt trong phần footer của Subform . Ví dụ:   Tính tổng thành tiền của các hĩa đơn . 199 - Sau đĩ, trên Mainform bạn chèn một text box với ControlSource được thiết lập giá trị như sau: Trong đĩ: - SubformName :  là tên của Subform. - ControlName_inSubform :  tên của ơ tính tốn tổng hợp dữ liệu trong Subform. 200 Tab control là một cơng cụ cho phép bạn cĩ thể hiển thị nhiều nội dung trên một khơng gian hạn chế, bằng cách các tổ chức nội dung cần hiển thị trên từng trang riêng biệt. Tab control khơng phải là lựa chọn tốt vì nhược điểm của nĩ là cần phải click chuột để di chuyển từ tab này sang tab khác. 5.7 Tab control 201 Trong Form Design Tools trên thanh Ribbon. Chọn   Design , trong nhĩm Controls, click nút  Tab Control . Vẽ tab control vào form tại vị trí thích hợp. Thêm tất cả các trang cần thiết. 5.7.1 Sử dụng Tab Control 202 a) Thêm và xĩa tab - Khi tạo mới một tab control thì luơn mặc định cĩ hai trang bạn cĩ thể thêm hoặc xĩa bằng cách Click phải chọn  Insert  hoặc  Delete Page . b) Tạo nhãn cho các tab Chọn tab muốn tạo nhãn. Mở Properties Sheet. Chọn thuộc tính caption: nhập nhãn cho các trang. 5.7.2 Hiệu chỉnh Tab Control 203 c) Sắp xếp lại thứ tự tab - Sắp xếp thứ tự của các trang bằng cách click phải trên tab → chọn  Page Order - Chọn  Page   → click nút  Move Up/Move Down . d) Đặt các control vào trang - Chọn trang thích hợp. - Chọn control trong Navigation pane , drag chuột đưa vào trang. 204 Access 2010 giới thiệu một dạng form mới là Navigation form, là một form cĩ một navigation control mà nĩ cĩ thể hiển thị một hoặc nhiều form và report, navigation control cĩ nhiều tab giúp bạn cĩ thể di chuyển nhanh đến bất kỳ một form khác, hoặc form dạng Main/Sub . 5.8 Navigation Form 205 5. 8.1. Tạo Single level Navigation Form : Trong nhĩm lệnh Forms trên thanh Ribbon, click nút  dropdown Navigation . Chọn dạng Navigation, gồm các dạng: Horizontal Tabs. Vertical Tabs, Left. Vertical Tabs, Right. Horizontal Tabs, 2 levels Horizontal Tabs and Vertical Tabs, Left. Horizontal Tabs and Vertical Tabs, Right 206 Navigation form xuất hiện trong chế độ Design view với sự kết hợp của hai control: một control subform rỗng và lớn và một navigation. 207 Để thêm một navigation button vào form, click chọn một form trong Navigation Panel của Access và drag chuột kéo form vào navigation control (Chế độ Layout View ) 208 Để thay đổi nhãn của Navigation button, bạn double click vào nhãn và nhập tên mới. Tạo khoảng cách giữa các navigation button bằng cách chọn Form Layout Tools, chọn tab  Arrange → Control Padding , chọn loại khoảng cách. 209 Trong nhĩm lệnh Forms trên thanh Ribbon, click nút  dropdown Navigation . Chọn dạng Navigation: Horizontal Tabs, 2 levels Xuất hiện một Navigation Form ở chế độ Layout view với sự kết hợp của ba control: một control subform rỗng và lớn và hai navigation control. Tạo tiêu đề cho level1 bằng cách double click vào khung  [Add New]  → Nhập tiêu đề. Thêm submenu cho tiên đề này bằng cách drag chuột kéo form từ trong navigation pane vào submenu. 5.8.2 Tạo Two level Navigation Form 210 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CƠNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Thiết kế báo cáo ( Report) Chương 6 6.1 Cách tạo Report 6.1.1 Tạo bằng lệnh Report 6.1.2 Tạo Report bằng chức năng Winzard 6.1.3 Tạo Report bằng Design 6.2 Tạo Report cĩ phân nhĩm 6.2.1 Sử dụng Total Query 6.2.2 Report Grouping 6.2.3 Sub Report Chức năng Report là cơng cụ tạo Report nhanh và dễ dàng, thường dùng để tạo những Report đơn giản cĩ dữ liệu nguồn từ một bảng hoặc một query . Để tạo bằng chức năng Report ta phải chọn dữ liệu nguồn cho Report 6.1 Cách tạo Report 212 6.1.1 Tạo bằng lệnh Report Click nút  Report  trong nhĩm lệnh Report trên thanh Ribbon. Xuất hiện report dạng Tabular ở chế độ Layout. 213 6.1.2 Tạo bằng chức năng Wizard: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhĩm lệnh Reports, click nút  Report Wizard . Chọn  Table/Query  làm dữ liệu nguồn cho Report. Chọn các field hiển thị trên Report trong khung Available Field click nút để chọn một field và click nút để chọn nhiều field. Click  Next . Nếu report lấy dữ liệu nguồn từ một bảng thì bỏ qua bước này, ngược lại nếu dữ liệu lấy từ nhiều bảng thì chọn field kết nhĩm. Click  Next . 214 6.1.2 Tạo bằng chức năng Wizard: Chọn field mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu cho report. Cĩ thể sắp xếp kết quả trong report bằng cách kết hợp tối đa là 4 field Chọn field mà bạn muốn Nhĩm(Grouping) dữ liệu cho report. Sau khi chọn field cần Nhĩm chọn Next 215 6.1.2 Tạo bằng chức năng Wizard: Chọn dạng Report. Layout :  gồm 3 dạng: + Columnar. + Tabular. + Justified . Orentation: gồm 2 dạng + Portrait: trang dọc + Landscape: trang ngang 216 6.1.2 Tạo bằng chức năng Wizard: Nhập tiêu đề cho report Chọn lựa: Preview: xem trước báo cáo Modify: sửa và thiết kế báo cáo Nhấp Finish để tạo báo cáo 217 6.1.3 Tạo bằng chức năng Design: Chọn  Table/Query  làm dữ liệu nguồn cho report . Chọn tab  Create  trên thanh Ribbon, trong nhĩm lệnh Reports, click nút  Report Design . Xuất hiện cửa sổ thiết kế report và field list chứa các field trong dữ liệu nguồn của report. Cách tạo: Lần lượt drag chuột kéo các field trong field list hoặc các control trong nhĩm lệnh  Controls  trên thanh Ribbon thả vào Report 218 6.1.3 Tạo bằng chức năng Design: Các thành phần trong cửa sổ thiết kế Report: Page Header/Footer Report Header/Footer Detail Group Header Footer Một Report gồm các thành phần : 219 6.1.3 Tạo bằng chức năng Design: Page Header/Footer:  Chứa tiêu đề đầu trang và cuối trang. Nội dung đặt trong phần Page Header/Footer sẽ xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang. Các nội dung thường đặt trong Page Header/Footer . Page Numbers, logo, Title, Date and Time 220 6.1.3 Tạo bằng chức năng Design: Page Header/Footer:  Chứa tiêu đề đầu trang và cuối trang. Nội dung đặt trong phần Page Header/Footer sẽ xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang. Page Numbers: chèn số trang Logo: chèn logo báo cáo Title: tiêu đề cho trang báo cáo Date and Time: ngày và thời gian Các nội dung thường đặt trong Page Header/Footer: 221 6.1.3 Tạo bằng chức năng Design: Report Header/Footer:   Tiêu đề đầu và cuối report, nội dung đặt trong Report Header/Footer chỉ xuất hiện ở phần đầu của trang đầu tiên và phần cuối trang của trang cuối cùng. Các nội dung thường đặt trong Report Header/Footer. Cơng thức tính tốn, thống kê dữ liệu. 222 6.1.3 Tạo bằng chức năng Design: Detail:  chứa nội dung chính của report, hiển thị dữ liệu trong dữ liệu nguồn dưới dạng các textbox bound control, mỗi textbox là một field dữ liệu hoặc các textbox dạng unbound control dùng để tạo thêm field mới . Group Header/Footer (Các report cĩ phân nhĩm):  đối với các report cĩ phân nhĩm giống như form dạng main-sub thì ngồi các phần cơ bản cịn cĩ thêm phần kết nhĩm là group header/Footer. Nội dung trong phần group header/Footer là tiêu đề của nhĩm . Thống kê dữ liệu theo nhĩm. 223 6.1.3 Tạo bằng chức năng Design: Để hiệu chỉnh report, ta mở report ở chế độ design view . Chọn các control muốn hiệu chỉnh . Mở  Properties Sheet , chọn thuộc tính đê hiệu chỉnh Cách hiệu chỉnh tương tự như đối với form. Hiệu chỉnh Report 6.2 Tạo Report cĩ phân nhĩm 224 Sử dụng Total Query Sử dụng Report Grouping Sử dụng Sub Report 6.2.1 Sử dụng Total Query Trong trường hợp này, report khơng chứa phần chi tiết mà chỉ chứa các ơ thống kê dữ liệu: Sum, Avg, Min, Max trong phần Detail của report. Cách thực hiện như sau: Tạo Total Query, trong query chọn field làm tiêu chuẩn thống kê, field chứa dữ liệu thống kê và chọn phép thống kê Tạo Report , sử dụng Total query đã tạo ở trên. 225 6.2.1 Sử dụng Total Query Ví dụ:  Tạo report tính tổng số lượng và tổng tiền đã bán của từng sản phẩm Tạo report, sử dụng Total query đã tạo ở trên. 226 6.2.2 Report Grouping Report grouping giúp bạn cĩ thể tổ chức khối lượng lớn các thơng tin vào các nhĩm. Với cách này report sẽ thể hiện dữ liệu chi tiết trong từng nhĩm và cĩ thể thêm nhiều cấp độ nhĩm theo các tiêu chí khác nhau. Cách tạo như sau: Trên thanh Ribbon, chọn tab  Create , trong nhĩm lệnh Reports, click nút  Report Design . Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report, thanh Ribbon chuyển sang tab  Design 227 6.2.2 Report Grouping Trong Properties Sheet, chọn  Tab Data , tại thuộc tính Record source, chọn  Table/Query  làm dữ liệu nguồn cho Report. Click nút  Group& Sort  trong nhĩm lệnh  Grouping & Totals . 228 6.2.2 Report Grouping Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện khung Group, Sort and Total bên dưới cửa sổ thiết kế. Click nút  Add a group  để chọn field kết nhĩm, chọn field kết nhĩm trong field list, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh Group header. 229 6.2.2 Report Grouping Khung Group, Sort and Total cĩ dạng như hình: Mở thanh group footer và thực hiện các phép thống kê bằng cách click nút  More , cửa sổ Group, Sort and Total cĩ dạng: 230 6.2.2 Report Grouping Click nút  with no Total  để mở menu Totals: Total On:  chọn field chứa dữ liệu thống kê. Type:  Chọn phép thống kê. Show Grand Total:  Đặt ơ thống kê trong phần report header/footer. Show group subtotal as % of Grand Total:  Đặt ơ thống kê trong phần report header/footer. Show subtotal in group header:  Đặt ơ thống kê trong phần group header. Show subtotal in group footer:  Đặt ơ thống kê trong phần group footer. Chọn vị trí đặt các ơ thống kê bằng cách check vào các ơ: 231 6.2.3 Sub Report Subreport cĩ tác dụng tương tự như Report grouping . Sự khác biệt duy nhất là tạo các report trong hai phần riêng biệt: Main Report và SubReport. 232 6.2.3 Sub Report Tạo   Main Report , dữ liệu nguồn thường là bảng cha . Tạo  Sub Report , dữ liệu nguồn phải chứa field liên kết với Main Report . Đưa Sub Report vào Main Report cĩ thể dùng cơng cụ SubForm/SubReport trong nhĩm lệnh  Controls . Thiết lập thuộc tính  Link child Fields  và  Link master Fields . Cách tạo: TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CƠNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Tự động hĩa ứng dụng bằng Marco Chương 7 Marco là gì? Cách tạo và thực thi Marco Marco Autoexec Xây dựng hệ thống menu bằng Marco 234 Giả sử ta cĩ một cơng việc gồm 4 thao tác: Mở một bảng để sửa (giả sử cĩ tên BanHang) Mở một Form ứng vơí bảng đĩ để vào dữ liệu Mở một Report ứng với bảng đĩ In Report đĩ Bình thường ta thao tác từng cơng việc một, hết một cơng việc, đĩng lại và mở cơng việc khác cứ như thế cho đến hết . Nhưng cịn một cách khác là xử lý bốn cơng việc trên một cách tự động bằng cơng cụ mà ta hay gọi là Macro. Giả sử xây dựng một form với nút đĩng form bằng cách tạo nút trên form và xây dựng một macro để đĩng form sau đĩ gán macro cho sự kiện Click của nút. 7.1 Marco là gì? 235 Cách tạo: Chọn tab  Create  trên thanh Ribbon, trong nhĩm lệnh Macro & Code, click nút  Macro 7.2 Cách tạo và thực thi Marco Xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro với các thành phần: Khung bên trái dùng để chọn các action trong Macro. Khung bên phải chứa các Action theo nhĩm và các đối tượng trong cơ sở dữ liệu đã được gán macro. 236 Chọn  Action  trong khung Add New Action. Ứng với những Action khác nhau thì xuất hiện các ơ cho bạn chọn hoặc nhập các argument tương ứng. 7.2.1 Cách tạo Marco Ví dụ:  khi chọn  Action  là GotoRecord thì sẽ xuất hiện các Argument như hình. Tiếp tục chọn  Action  tiếp theo bằng cách click  Add new Action . 237 Đối với macro khơng gán cho sự kiện của một đối tượng cụ thể thì chọn tên macro và click nút  run  để thực thi hoặc double click vào tên macro, thường dùng cho các macro chứa các lệnh  Open . Ví dụ:  macro mở form. Đối với macro mà chỉ cĩ thể thực thi khi tác động vào một đối tượng cụ thể trên form hoặc report thì sau khi tạo và lưu macro thì phải gán macro cho sự kiện của đối tượng cụ thể. Các thực hiện. Mở form hoặc report chứa đối tượng cần gán macro. Click phải trên đối tượng chọn  properties , hoặc chọn đối tượng → Mở  properties Sheet . 7.2.2 Thực thi Marco Chọn tab  Event , chọn sự kiện (event). Trong danh sách xổ xuống chọn tên  Macro . 238 Actions:  Trong Access 2010 action được chia thành nhĩm theo chức năng . Events:  Sự kiện tác động lên đối tượng để thực thi macro. 7.2.3 Các Actions và Events thơng dụng 239 Macro Autoexec là macro tự động thực thi khi chương trình được khởi động và cĩ tên là autoexec. Macro autoexec thường dùng để mở form giao diện, khi ứng dụng được khởi động thì form giao diện tự động mở ra đầu tiên. Để thực hiện ta tạo một macro autoexec chứa action OpenForm, Form name là tên form giao diện, tên macro là autoexec. 7.3 Marco Autoexec 7.4 Xây dựng hệ thống menu bằng Marco Một ứng dụng hồn chỉnh thường cần đến hệ thống menu để liên kết các thành phần thành một hệ thống. Ví dụ:  hệ thống menu trong chương trình quản lý hĩa đơn. 240 Trong Access 2010, menu do người dủng tạo được tổ chức thành nhĩm giống như nhĩm lệnh trên thanh Ribbon đặt trong tab Add-In . Tạo menu cấp 1:  chính là Main Menu dùng action Addmenu với các Argument như sau : Menu Name:  tên các menu trong menu cấp 1.   Menu Macro Name:  tên macro để tạo menu cấp 2.   StatusBar Text:  Dịng văn bản xuất hiện trên thanh status bar khi menu được chọn. Giả sử Main menu gồm 4 Menu. 7.4.1 Tạo Marco cho hệ thống menu 241 Tạo macro cho menu cấp 2: Macro này cĩ tên trùng với tên được đặt trong mục  Menu Macro Name  của macro cấp 1, mỗi menu là một macro. 7.4.1 Tạo Marco cho hệ thống menu Trong menu chính cĩ bao nhiêu menu con thì tạo bấy nhiêu macro. 242 Để đưa menu vào hoạt động thì cần phải cĩ một form chính của chương trình, khi form này được mở thì hệ thống menu sẽ được kích hoạt: Mở form chính ở chế độ design. Click phải trên form →  properties . Chọn tab  Other 7.4.2 Đưa menu vào chương trình Tại thuộc tính Menu bar, nhập tên macro cấp1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CƠNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Module – Lập trình trong Access Chương 8 Tổ chức, hoạt động chương trình trong Access Thủ tục đáp ứng sự kiện Tạo và thực hiện thủ tục và hàm Các phép tốn, hàm, biến, biểu thức Một số lệnh về lập trình Đối tượng, biến đối tượng và cách xử lý 244 Chương trình con cĩ hai dạng: Thủ tục hoặc hàm. Mỗi chương trình con là một dãy các lệnh để thực hiện một cơng việc nào đĩ. Một chương trình cĩ thể cĩ rất nhiều chương trình con. a. Chương trình con dạng thủ tục : B ao gồm các thành phần: Đầu thủ tục, thân thủ tục và kết thúc thủ tục. 1. Đầu thủ tục cĩ dạng: [Private] Sub [(] 2 . Thân thủ tục Thân thủ tục nằm sau đầu thủ tục. Thân thủ tục chứa các lệnh để giải quyết một cơng việc nào đĩ (các lệnh cụ thể bạn sẽ tìm hiểu sau). 3. Kết thúc thủ tục Để báo cho máy tính biết kết thúc một thủ tục, ta viết dịng lệnh : End Sub 8.1 Tổ chức và hoạt động của chương trình trong Access [Private] Sub [(] End Sub 245 b. Chương trình con dạng hàm (Funtion) Cũng như thủ tục, hàm cũng cĩ cấu trúc ba phần: Đầu hàm, thân hàm và kết thúc hàm. Dạng tổng quát như sau: 8.1 Tổ chức và hoạt động của chương trình trong Access [Private] Function [(] End Function Sau đây là một số ví dụ: Ví dụ1 : Lập trình hiển thị câu chào: “Chào bạn đã đến với lập trình Access ” Bước 1: Chọn Create chọn New chọn Macro & code , sau đĩ cửa sổ để bạn soạn thảo chương trình (hay cịn gọi là cửa sổ Code) hiện ra như sau: 246 Bước 2: Bạn gõ vào cửa sổ Code các lệnh (bạn cứ gõ rồi sau sẽ hiểu lệnh đĩ là gì?) như hình sau : Bước 3 : C hạy chương trình: Chọn Run/Run Sub. Sau khi chạy chương trình, kết quả như hình sau : Giải thích : Lệnh MsgBox (“Chao ban da den voi lap trinh Access”) sẽ đưa ra một thơng báo như hình trên. Ta cĩ thể gọi đây là lệnh hiển thị dữ liệu cũng được. Khi đưa ra kết quả trên chương trình tạm dừng và nếu bạn chọn OK thì chương trình sẽ chạy tiếp và thực hiện lệnh sau lệnh MsgBox (...). 8.1 Tổ chức và hoạt động của chương trình trong Access 247 Ví dụ 2: Vào 2 số nguyên, tính tổng và hiển thị tổng của hai số đĩ. Bạn gõ vào cửa sổ Code như hình sau: Khi chạy chương trình, máy yêu cầu bạn gõ từ bàn phím giá trị a như giao diện sau: 8.1 Tổ chức và hoạt động của chương trình trong Access 248 Đến đây nếu bạn gõ vào số 5 và chọn OK (Hay ấn Enter) thì số nguyên 5 sẽ lưu vào biến a. Máy lại đưa ra giao diện: Và nếu bạn gõ vào số 4 và chọn OK thì máy sẽ lưu số nguyên 4 vào biến b. Tiếp tục máy sẽ tính tổng và đưa kết quả là 9 như hình sau: 8.1 Tổ chức và hoạt động của chương trình trong Access 249 Giải thích: Lệnh : Dim a As Integer Nghĩa là: Biến (Dim) a là (As) nguyên (Integer). Bạn khai báo biến a là nguyên , để máy sử dụn