Bài giảng Quản lý dự án xây dựng nâng cao

ái niệm dự án Dự án là gì? Dự án hiểu theo nghĩa thông thường là “điều mà người ta có ý định làm”. Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) thì: “Dự án là sự nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Theo định nghĩa này, dự án có 2 đặc tính: 1. Tạm thời (hay có thời hạn) - Nghĩa là mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu dự án đạt được hoặc khi đã xác định được rõ ràng là mục tiêu khống chế đạt được và dự án được chấm dứt. Trong mọi trường hợp, độ dài của một dự án là xác định, dự án không phải là một cố gắng liên tục, liên tiếp; 2. Duy nhất - Nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất đó khác biệt so với những sản phẩm đã có hoặc dự án khác. Dự án liên quan đến viêc gì đó chưa từng làm trước đây và do vậy là duy nhất. Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) thì dự án được xác định nghĩa như sau: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu vào kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 2 Như vậy có nhiều cách hiểu khác nhau về dự án, nhưng các dự án có nhiều đặc điểm chung như: - Các dự án đều được thực hiện bởi con người; - Bị ràng buộc bởi các nguồn lực hạn chế: con người, tài nguyên; - Được hoạch định, được thực hiện và được kiểm soát. Như vậy có thể biểu diễn dự án bằng công thức sau: = KẾ HOẠCH + TIỀN + THỜI GIAN (Vật chất, Tinh thần, Dịch vụ) Dự án đầu tư là gì? (Chỉ bao gồm hoạt động đầu tư trực tiếp) Dự án đầu tư là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt đựơc sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định. Theo một quan điểm khác thì dự án đầu tư là tổng thể các giải pháp nhằm sử dụng các nguồn tài nguyên hữu hạn sẵn có để tạo ra những lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư và cho xã hội. Dự án đầu tư có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau: - Xét trên tổng thể chung của quá trình đầu tư: dự án đầu tư có thể được hiểu như là kế hoạch chi tiết triển khai các hoạt động đầu tư nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong khoảng thời gian nhất định, hay đó là một công trình cụ thể thực hiện các hoạt động đầu tư. - Xét về mặt hình thức: dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện những mục tiêu nhất định trong tương lai. - Xét trên góc độ quản lý: dự án đầu tư là một công cụ hoạch định việc sử dụng vốn, vật tư, lao động nhằm tạo ra những sản phẩm mới cho xã hội. DỰ ÁN SẢN PHẢM DUY NHÂT Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 3 - Xét trên góc độ kế hoạch hóa: dự án đầu tư là kế hoạch chi tiết để thực hiện chương trình đầu tư xây dựng nhằm phát triển kinh tế xã hội làm căn cứ cho việc ra quyết định đầu tư và sử dụng vốn đầu tư. - Xét trên góc độ phân công lao động xã hội: dự án đầu tư thể hiện sự phân công, bố trí lực lượng lao động xã hội nhằm giải quyết mối quan hệ giữa các chủ thể kinh tế khác nhau với xã hội trên cơ sở khai thác các yếu tố tự nhiên. - Xét về mặt nội dung: dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động cụ thể, có mối liên hệ biện chứng, nhân quả với nhau để đạt được mục đích nhất định trong tương lai. Dự án đầu tư là công cụ để tiến hành các hoạt động đầu tư, do đó bên trong nó chứa các yếu tố cơ bản của hoạt động đầu tư. Trước hết, dự án đầu tư phải thể hiện rõ mục tiêu đầu tư là gì, có thể là mục tiêu dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn hoặc là mục tiêu chiến lược hay mục tiêu trước mắt. Mục tiêu trước mắt được biểu hiện thông qua các chỉ tiêu kinh tế cụ thể như năng lực sản xuất, quy mô sản xuất hay hiệu quả kinh tế. Còn mục tiêu dài hạn có thể là các lợi ích kinh tế cho xã hội mà dự án đầu tư phải mang lại. Hai là, nguồn lực và cách thức để đạt được mục tiêu. Nó bao gồm các điều kiện và biện pháp vật chất để thực hiện như vốn, nhân lực, công nghệ Ba là, với khoảng thời gian bao lâu thì các mục tiêu có thể đạt được và cuối cùng là ai có thể thực hiện hoạt động đầu tư này và kết quả của dự án. Vậy các đặc trưng chủ yếu của dự án đầu tư đó là: - Xác định được mục tiêu, mục đích cụ thể; - Xác định được hình thức tổ chức để thực hiện; - Xác định được nguồn tài chính để tiến hành hoạt động đầu tư; - Xác định được khoảng thời gian để thực hiện mục tiêu dự án. Dự án xây dựng là gì? Dự án xây dựng là cách gọi tắt của Dự án đầu tư xây dựng công trình, được giải thích trong Luật Xây dựng Việt Nam ngày 26-11-2003 như sau: Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 4 “Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định. Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở”. Như vậy có thể hiểu dự án xây dựng bao gồm hai nội dung là đầu tư và hoạt động xây dựng. Nhưng do đặc điểm của các dự án xây dựng bao giờ cũng yêu cầu có một diện tích nhất định, ở một địa điểm nhất định (bao gồm đất, khoảng không, mặt nước, mặt biển và thềm lục địa) do đó có thể biểu diễn dự án xây dựng như sau: Dựa vào công thức trên có thể thấy đặc điểm, một dự án xây dựng bao gồm các vấn đề sau: 1. Kế hoạch Tính kế hoạch được thể hiện rõ qua các mục đích được xác định, các mục đích này phải được cụ thể hóa thành các mục tiêu và dự án chỉ hoàn thành khi các mục tiêu cụ thể đã đạt được. 2. Tiền Đó chính là sự bỏ vốn để xây dựng công trình. Nếu coi phần “Kế hoạch của dự án” là phần tinh thần, thì “Tiền” được coi là phần vật chất có tính quyết định sự thành công của dự án. 3. Thời gian Thời gian rất cần thiết để thực hiện dự án, nhưng thời gian còn đồng nghĩa với cơ hội của dự án. Đây cũng là một đặc điểm rất quan trọng cần được quan tâm. 4. Đất DỰ ÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG = KẾ HOẠCH + TIỀN + THỜI GIAN + ĐẤT Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 5 Đất cũng là một yếu tố vật chất hết sức quan trọng. Đây là một tài nguyên đặc biệt quý hiếm. Đất ngoài các giá trị về địa chất, còn có giá trị về vị trí, địa lý, kinh tế, môi trường, xã hội.Vì vậy, quy hoạch, khai thác và sử dụng đất cho các dự án xây dựng có những đặc điểm và yêu cầu riêng, cần hết sức lưu ý khi thực hiện dự án xây dựng. 5. Sản phẩm của dự án xây dựng có thể là: - Xây dựng công trình mới; - Cải tạo, sửa chữa công trình cũ; - Mở rộng, nâng cấp công trình cũ. Nhằm mục đích phát triển, duy trì hoặc nâng cao chất lượng công trình trong một thời hạn nhất định. Một đặc điểm của sản phẩm dự án xây dựng là sản phẩm đứng cố định và chiếm một diện tích đất nhất định. Sản phẩm không đơn thuần là sự sở hữu của chủ đầu tư mà nó có một ý nghĩa xã hội sâu sắc. Các công trình xây dựng có tác động rất lớn vào môi trường sinh thái và vào cuộc sống cộng đồng của dân cư, các tác động về vật chất và tinh thần trong một thời gian rất dài. Vì vậy, cần đặc biệt lưu ý khi thiết kế và thi công các công trình xây dựng. 6. Công trình xây dựng Công trình xây dựng là sản phẩm của dự án đầu tư xây dựng, được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế. Công trình xây dựng bao gồm công trình xây dựng công cộng, nhà ở, công trình công nghiệp, giao thông, thủy lợi, năng lượng và các công trình khác. Công trình xây dựng bao gồm một hạng mục hoặc nhiều hạng mục công trình, nằm trong dây chuyền công nghệ đồng bộ, hoàn chỉnh được nêu trong dự án. Như vậy công trình xây dựng là mục tiêu và là mục đích của dự án, nó có một đặc điểm riêng đó là: Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 6 - Các công trình xây dựng là mục đích của cuộc sống con người, khi nó là các công trình xây dựng dân dụng như: nhà ở, khách sạn,; - Các công trình xây dựng là phương tiện của cuộc sống khi nó là các công trình xây dựng cơ sở để tạo ra các sản phẩm khác như: xây dựng công nghiệp, giao thông, thủy lợi Một cách chung nhất có thể hiểu dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng , nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ xác định. 1.1.2. Các đặc trưng cơ bản của dự án Dự án có các đặc trưng sau: 1. Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án là một hoặc một tập hợp nhiệm vụ cần được thực hiện để đạt tới một kết quả xác định nhằm thỏa mãn một nhu cầu nào đó. Dự án, đến lượt mình, cũng là một hệ thống phức tạp nên có thể chia thành nhiều bộ phận khác nhau để quản lí và thực hiện nhưng cuối cùng vẫn phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và chất lượng. Bất cứ dự án nào cuối cùng đều phải thực hiện một mục tiêu nhất định, kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà khách hàng mong muốn. Khi mục tiêu dự án đã được xác định thì khó có thể thay đổi hay sửa chữa. Tuy nhiên, nếu có sự biến đổi của hoàn cảnh dự án (hoàn cảnh bên trong và hoàn cảnh bên ngoài) thì mục tiêu dự án cũng có thể thay đổi hoặc điều chỉnh theo. Khi mục tiêu dự án có sự biến đổi về tính chất thì nó không còn là dự án ban đầu nữa mà trở thành một dự án mới. 2. Dự án có chu kỳ riêng và thời gian tồn tại hữu hạn: Nghĩa là dự án cũng phải trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc. Dự án được xem là chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, sau khi đạt được mục tiêu đề ra, tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 7 Mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động, chu kỳ hoạt động của dự án bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau: * Giai đoạn khởi đầu dự án (Initiation Phase). - Khái niệm (Conception) - Định nghĩa dự án (Definition) - Thiết kế (Design) - Thẩm định (Appraisal) - Lựa chọn (Selection) - Bắt đầu triển khai * Triển khai (Implementation Phase). - Hoạch định (Planning) - Lập tiến độ (Scheduling) - Tổ chức công nghệ (Organizing) - Giám sát (Monitoring) - Kiểm soát (Controlling) * Kết thúc (Termination Phase) - Chuyển giao (Handover) - Đánh giá (Valuation) 3. Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lí chức năng và quản lí dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng lợi dự án, nhà thầu, các nhà tư vấn, các cơ quan quản lí nhà nước Tùy theo tính chất dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Ngoài ra, giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường phát sinh các công việc yêu cầu sự phối hợp thực hiện nhưng Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 8 mức độ tham gia của các bộ phận là không giống nhau. Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. 4. Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, sản phẩm của dự án không phải là sản phẩm hàng loạt mà có tính khác biệt ở một khía cạnh nào đó. Kể cả một quá trình sản xuất liên tục cũng có thể được thực hiện theo dự án, ví dụ như dự án phục vụ một đơn hàng đặc biệt, dự án nâng cao chất lượng sản phẩm, Sản phẩm của những dự án này dù được sản xuất hàng loạt nhưng vẫn có điểm khác biết (về đơn đặt hàng, về chất lượng sản phẩm). Có thể nói sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất, lao động đòi hỏi kỹ năng chuyên môn với những nhiễm vụ không lặp lại. 5. Dự án bị hạn chế bởi các nguồn lực Mỗi dự án đều cần dùng một nguồn lực nhất định để thực hiện. Nó bao gồm nhân lực (giám đốc dự án, thành viên dự án), vật lực (thiết bị, nguyên liệu) và tài lực. Ví dụ, chúng ta muốn xây dựng một công trình nhà ở thì nguồn lực của nó bao gồm công ty xây dựng được uỷ quyền, các cửa hàng cung ứng nguyên liệu, thiết bị, máy móc phục vụ cho xây dựng công trình. Tuy cùng là một công trình xây dựng nhưng do công ty xây dựng khác nhau, cửa hàng cung ứng nguyên liệu, thiết bị, máy móc khác nhau, nguồn nhân, tài, vật lực khác nhau nên các công trình kiến trúc cũng có kiểu dáng, phong cách, chất lượng không giống nhau. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện, công ty xây dựng được uỷ quyền còn phải chịu sự ràng buộc về giá thành, phải tính toán sao cho với cái giá thấp nhất có thể tạo ra một công trình kiến trúc có chất lượng cao nhất, phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng. 6. Dự án luôn có tính bất định và rủi ro Mỗi dự án đều có tính không xác định của nó, tức là trong khi thực hiện dự án cụ thể do sự tác động của hoàn cảnh bên trong và bên ngoài nên việc thực hiện đó tất nhiên có sự thay đổi so với kế hoạch ban đầu. Dự án có thể hoàn thành trước thời gian hoặc có thể bị kéo dài thời hạn thi công. Cũng có thể do sự biến đổi về Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 9 điều kiện kinh tế nên giá thành thực hiện dự án sẽ cao hơn giá dự kiến ban đầu, thậm chí kết quả thực hiện dự án cũng không giống với kết quả dự định. Những hiện tượng trên đều là tính không xác định của dự án, đôi khi ta có thể gọi đó là tính rủi ro của dự án. Vì thế, trước khi thực hiện dự án cần phân tích đầy đủ các nhân tố bên trong và bên ngoài mà chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến dự án. Trong quá trình thực hiện mục tiêu dự án cũng cần tiến hành quản lý và khống chế có hiệu quả nhằm tránh được những sai sót xảy ra. 7. Tính trình tự trong quá trình thực hiện dự án Mỗi dự án đều là nhiệm vụ có tính trình tự và giai đoạn. Đây chính là khác biệt lớn nhất giữa dự án với nhiệm vụ công việc mang tính trùng lặp. Cùng với sự kết thúc hợp đồng và bàn giao kết quả thì dự án cũng kết thúc, vì thế dự án không phải là nhiệm vụ công việc lặp đi lặp lại và cũng không phải là công việc không có kết thúc. Ví dụ, việc xây dựng một nhà máy giày dép là một dự án nhưng quá trình sản xuất giày dép mang tính trùng lặp hàng ngày lại không được coi là một dự án. Mỗi dự án nên căn cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành quản lý hệ thống và thực hiện dự án phải có tính trình tự va giai đoạn. 8. Người ủy quyền riêng của dự án Mỗi dự án đều có người ủy quyền chỉ định riêng hay còn gọi là khách hàng. Đó chính là người yêu cầu về kết quả dự án và cũng là người cung cấp nguyên vật liệu để thực hiện dự án. Họ có thể là một người, một tập thể, một tổ chức hay nhiều tổ chức có chung nhu cầu về kết quả một dự án. Khi một công ty xây dựng xây một toà nhà cho một cơ quan nào đó thì cơ quan này chính là người ủy quyền của dự án; một nhà máy sản xuất vũ khí cho quân đội được Chính phủ cấp cho một khoản vốn để nghiên cứu, sản xuất một loại vũ khí mới thì lúc đó Chính phủ là người ủy quyền của dự án. Tuy nhiên trong một số trường hợp, người ủy quyền của dự án cũng chính là người được ủy quyền. Ví dụ, một tập đoàn doanh nghiệp bỏ ra một vốn để thành lập một nhóm dự án chuyên nghiên cứu sản xuất một loại sản phẩm mới với mong muốn trong vòng một năm, tổ dự án đó có thể cho ra đời loại sản phẩm đó. Trong Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 10 trường hợp này, tập đoàn doanh nghiệp vừa là người ủy quyền vừa là người được ủy quyền của dự án. 1.1.3. Phân loại dự án Dự án có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Bảng 1.1 phân loại các dự án thông thường theo một tiêu chí cơ bản. Bảng 1.1. Phân loại dự án STT Tiêu chí phân loại Các loại dự án 1 Theo cấp độ dự án Dự án thông thường; chương trình; hệ thống 2 Theo quy mô dự án Nhóm A; nhóm B; nhóm C 3 Theo lĩnh vực Xã hội; kinh tế; tổ chức hỗn hợp 4 Theo loại hình Giáo dục đào tạo; nghiên cứu và phát triển; đối mới; đầu tư; tổng hợp 5 Theo thời hạn Ngắn hạn (1-2 năm); trung hạn (3-5 năm); dài hạn trên (5 năm) 6 Theo khu vực Quốc tế; quốc gia; vùng; miền; liên ngành; địa phương 7 Theo chủ đầu tư Nhà nước; doanh nghiệp; cá thể riêng lẻ 8 Theo đối tượng đầu tư Dự án đầu tư tài chính; dự án đầu tư vào đối tượng vật chất cụ thể 9 Theo nguồn vốn Vốn từ ngân sách Nhà nước; vốn ODA; vốn tín dụng; vốn tự huy động của DN Nhà nước; vốn liên doanh với nước ngoài; vốn góp của dân; vốn của các tổ chức ngoài quốc doanh; vốn FDI, 1.1.4. Sự khác biệt giữa các chương trình, dự án và nhiệm vụ a. Chương trình (Program): là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án. Đôi khi về mặt thuật ngữ, chương trình được dùng động nghĩa với dự án. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 11 Hình 1.1. Phân biệt chương trình, dự án và nhiệm vụ b. Dự án (Project): là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. c. Nhiệm vụ (Task): là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án. 1.1.5. Các loại dự án a. Dự án hợp đồng (Contractual project) b. Dự án nghiên cứu và phát triển (Research & Development Project) c. Dự án xây dựng (Construction Project) d. Dự án hệ thống thông tin (Information System Project) e. Dự án đào tạo và quản lý (Management and Trainning Project) f. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) g. Dự án viện trợ phát triển phúc lợi công cộng (Public/Welfare/ Development Project). 1.2. QUẢN LÝ DỰ ÁN (Project Management) 1.2.1. Khái niệm, nội dung của quản lý dự án a. Khái niệm về quản lý dự án Chương trình 1 Chương trình 2 Chương trình i Chương trình n (Program ) Dự án 1 Dự án 2 Dự án i . Dự án n (Project) Nhiệm vụ 1 Nhiệm vụ 2 Nhiệm vụ i . Nhiệm vụ n (Task) Hệ thống (System) Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 12 Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa. Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hoá không ngừng xây dựng những dự án công trình quy mô lớn, kỹ thuật cao, chất lượng tốt. Dự án đã trở thành phần cơ bản trong cuộc sống xã hội. Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày cang cao đối với chất lượng dự án. Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án. Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư dự án phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án Bất kỳ một dự án nào cũng trải qua một số giai đoạn phát triển nhất định. Để đưa dự án qua các giai đoạn đó, đương nhiên ta phải bằng cách này hoặc cách khác, quản lý được nó (dự án). Quản lý dự án thực chất là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định. Quản lý dự án là việc áp dụng những kiến thức, kỹ năng, phương tiện và kỹ thuật trong quá trình hoạt động của dự án để đáp ứng được (hoặc vượt quá thì càng tốt) những nhu cầu và mong đợi của người hùn vốn cho dự án. Trong thực tế quản lý dự án luôn gặp vấn đề gay cấn vì những lý do về quy mô của dự án, thời gian Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 13 hoàn thành, chi phí và chất lượng, những điều này làm cho người hùn vốn khi thì vui mừng, khi thì thấp thỏm lo âu và thậm trí thất vọng. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không bị thay đồi. Ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng (kết quả hoàn thành) là những mục tiêu cơ bản và giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau (hình 1.2). Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì của một dự án, nhưng nói chung để đạt kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “ hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án. Trong lịch sử phát triển của mình, loài người đã quản lý và đã thành công với những “dự án” như Kim tự tháp Ai Cập, Vạn lý trường thành Trung Quốc, Sự cần thiết của một hệ thống phương pháp luận độc lập về quản lý dự án đã được nhận thức ở các nước phát triển phương Tây từ những năm 50 của thế kỷ XX. Băt đầu từ lĩnh vực quân sự. dần dần quản lý dự án được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh tế xã hội khác. Ngày nay, ở tất cả các nước phát triển, quản lý dự án được công nhận như một hệ thống phương pháp luận của hoạt động đầu tư. Công cuộc xây dựng đất nước của chúng ta hiện nay được đánh dấu bằng loạt các dự án lớn nhỏ, ở khắp vùng miền, khắp các lĩnh vực, khắp các cấp quản lý. Chính vì lí do đó, nghiên cứu phương pháp luận quản lý dự án mang ý nghĩa cực kỳ quan trọng: nâng cao hiệu quả của công cuộc xây dựng đất nước, nhanh chóng đưa nước ta đến đích trên con đường xây dựng chủ nghĩa xã hội. b. Tiền đề cơ bản của hệ thống phương pháp luận quản lý dự án Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 14 Những thay đổi trong quá trình phát triển của đất nước là tiền đề cho việc vận dụng hệ thống phương pháp luận quản lý dự án. Một số trong những tiền đề cơ bản đó là: - Xóa bỏ hệ thống kế hoạch hóa tập trung, xây dựng một nền kinh tế hàng hóa vận hành theo cơ chế thị trường; - Sự xuất hiện các thành phần kinh tế khác không phải kinh tế Nhà nước; - Sự thay đổi các hình thức tổ chức tương ứng với các thay đổi hình thức sở hữu và kèm theo đó là vấn đề phi tập trung hóa quản lý, phân quyền cho các cấp quản lý tại chỗ; - Quá trình chống độc quyền trong sản xuất hàng hóa; - Sự hình thành thị trường tài chính trong đó có thị trường chứng khoán; thị trường bất động sản; các hình thức đầu thầu và thị trường các dự án đầu tư, Trong bối cảnh hiện nay, vấn đề quản lý nền kinh tế ngày càng trở lên phức tạp với sự tăng lên không ngừng của các số lượng của các chủ thể quản lý, sự đa dạng của các đối tượng quản lý mà trước hết là các loại dự án đầu tư. Với khả năng kinh tế, tài chính và nguồn lực của nước ta vốn có hạn, chính sách đầu tư là phải tập trung vào các dự án thực hiện trong thời hạn ngắn, khả năng mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để giải quyết bài toàn phức tạp này thì hệ thống phương pháp luận quản lý dự án là một công cụ đã được kiểm chứng trong việc thực hiện các dự án đảm bảo chất lượng yêu cầu, trong thời hạn cho phép ngân sách có hạn đã ấn định (hình 1.2). Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 15 T ro ng k hu «n k hæ c¸ c m è i q ua n hÖ b × nh t h­êng ví i chñ ®Çu t­ Chi phÝTh êi gia n C¸c nguån lùc ChÊt l­îng Hình 1.2. Biểu tượng của hệ thống phương pháp luận quản lý c. Triển vọng phát triển nghiên cứu hệ thống phương pháp luận quản lý dự án Kinh nghiệm của Đức, Nhật, Hàn Quốc, Mỹ và nhiều quốc gia phát triển khác cho thấy rằng các phương pháp quản lý dự án là phương thuốc hiệu nghiệm thoát khỏi khủng hoảng kinh tế, là phương pháp tốt nhất giải quyết các vấn đề kinh tế- xã hội lớn đang đặt ra trong từng thời kỳ. Đây chính là công cụ quản lý tối ưu trong các hệ thống đất nước đang phát triển, khi điều kiện môi trường luôn luôn thay đổi, thiếu vắng sự ổn định kinh tế - chính trị cần thiết cho các nhà đầu tư, với sự yếu kém của hệ thống lập pháp, thị trường tài chính chưa phát triển, lạm phát chưa được kiểm soát, hệ thống thuế không ổn định Không những thế, ở các nước có nền kinh tế thị trường đã phát triển, hệ thống phương pháp luận quản lý dự án không chỉ là công cụ quản lý dự hình thành, phát triển và thực hiện các dự án với mục đích hoàn hành chúng đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng trong hạn mức chi phí cho phép và nó trở thành một cái gì đó giống như tiếng nói tập trung của khách hàng (chủ đầu tư) thôi thúc hóa mọi lỗ lực của nhà thầu để thực hiện dự án trong sự liên kết với nhà sản xuất, người cung Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 16 ứng Điều này cho phép không chỉ đơn thuần là các định chính xác mà còn ở một mức độ nào đó giảm được chi phí thực hiện dự án. Các viện, trường, các công ty, các chuyên gia hoạt động trong lĩnh vự quản lý dự án đã xây dựng các cơ cấu chuyên nghiệp cần thiết và hình thành “Thế giới quản lý dự án” bao gồm các tổ chức tầm cỡ quốc gia và quốc tế về: đầu tư, công nghiệp, xây dựng, tư vấn, kiến trúc, thiết kế v.v; tổ chức các hội nghị, hội thảo, xuất bản sách giáo khoa, giáo trình và đặc biệt thành cả thị trường các phần mềm ứng dụng trong quản lý dự án. Tổ chức quốc tế lớn nhất trong lĩnh vực này là Hiệp hội quản lý dự án quốc tế (IPMA International Project Management Association) liên kết hơn 20 nước Châu Âu và các nước khác. Hầu hết các trường đại học trên toàn thế giới đã đưa môn học chuyên ngành quản lý dự án vào chương trình giảng dạy. Tại đây người ta đã và đang đào tạo ở trình độ đại học, sau đại học, tiến sĩ và hơn nữa theo chuyên ngành quản lý dự án. Ở Việt Nam vấn đề quản lý dự án đã được chú ý từ những năm đầu 90, thể hiện trong các Luật, Nghị định của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng, đấu thầu Nhưng những kiến thức, những lý luận thu được mới chỉ dừng lại ở mức đúc rút kinh nghiệm, những hội thảo, khóa học tập huấn cán bộ hoặc một vài công trình nghiên cứu, sách tham khảo,thiếu tính hệ thống và đồng bộ. Đã đến lúc chúng ta phải quan tâm đến vấn đề quản lý dự án như một hệ thống phương pháp luận độc lập và hoàn chỉnh về quản lý nói chung và quản lý xây dựng nói riêng. d. Nội dung quản lý dự án Chu trình quản lý dự án xoay quanh 3 nội dung chủ yếu là (1) lập kế hoạch, (2) phối hợp thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và (3)giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Lập kế hoạch: Là việc xây dựng mục tiêu, xác định những công việc được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và quá trình phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự lôgic mà có thế biểu diễn dưới dạng sơ đồ hề thống. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 17 Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phần phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị và đặc biệt là điều phối và quản lý tiến độ thời gian. Nội dung này chi tiết hóa thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án. Hình 1.3. Chu trình quản lý dự án Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó cung cấp các thông tin phản hồi cho việc tái lập thiết kế hoạch dự án. Chu trình quản lý dự án được thể hiện ở hình 1.3 Chi tiết hơn, nội dung quản lý dự án có nhiều, nhưng cơ bản là những nội dung chính sau: 1. Quản lý phạm vi dự án Tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Nó bao gồm việc phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án 2. Quản lý thời gian dự án ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN -Điều phối tiến độ thời gian -Phân phối các nguồn lực -Phối hợp các nỗ lực -Khuyến khích và động viên LẬP KẾ HOẠCH -Thiết lập mục tiêu - Điều tra nguồn lực - Xây dựng kế hoạch GIÁM SÁT -Đo lường kết quả - So sánh với mục tiêu - Bác cáo - Giải quyết các vấn đề Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 18 Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng thời gian đ...các yêu cầu của hợp đồng (hoặc những thay đổi đã được hai bên đồng ý), và các sai sót được khắc phục. 3. Chuẩn bị và vận hành thử từng bộ phận của nhà máy để đảm bảo rằng việc thi công đáp ứng được mọi yêu cầu đã ghi trong hồ sơ hợp đồng. Nhà thầu lắp đặt và cung ứng máy móc phải chứng minh điều này với chủ đầu tư. 4. Chủ đầu tư và các nhà tư vấn phải hoàn thiện phần phụ lục và những chuẩn bị cuối cùng cho chương trình vận hành và duy tu bảo trì nhà máy, đồng thời phối hợp với nhà thầu để tiến hành các việc nêu trong mục 5, 6, 7, 8 dưới đây: 5. Chọn và đào tạo nhân viên vận hành và duy tu bảo dưỡng nhà máy. 6. Theo dõi các quá trình thực hiện các công việc để có thể so sánh, ước tính trong thiết kế và yêu cầu được ghi ở trong hợp đồng. 7. Thanh toán nốt số tiền còn lại theo thoả thuận của hợp đồng. 8. Chuẩn bị và hoàn tất văn bản nghiệm thu bàn giao công trình, chuyển giao nhà máy cho chủ dự án để khai thác sử dụng. Mục đích của việc tiến hành giai đoạn chạy thử toàn bộ hệ thống máy móc là để kiểm tra đảm bảo mọi công việc thi công đã hoàn hảo, theo đúng các yêu cầu đã ghi trong hợp đồng, các chỉ tiêu kỹ thuật, cũng như sự vận hành của một nhà máy hoàn thiện để chuyển giao sang cho chủ đầu tư khai thác và sử dụng. Kết thúc giai đoạn chạy thử nhà máy là một dấu hiệu chỉ rõ các hoạt động của dự án đã kết thúc và một vài khiếm khuyết sẽ được ghi thành biên bản để hoàn tất. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 35 Chứng chỉ sử dụng công trình hoặc biên bản nghiệm thu bàn giao công trình là bằng chứng để cho công trình được sử dụng an toàn. Còn việc xin chứng nhận quyền sở hữu công trình và quyền sử dụng đất trên công trình đó lại là một thủ tục pháp lý khác. 1.3.8. Bảo hành xây lắp và bảo trì công trình Hình 1.5. Vòng đời của một dự án xây dựng Bảo hành xây lắp là yêu cầu bắt buộc được luật pháp bảo hộ. Thời gian bảo hành được ghi cụ thể trong hợp đồng. Đối với các công trình xây dựng quan trọng của Nhà nước thời gian bảo hành là 24 tháng, đối với các công trình khác là 12 tháng. Giá trị bảo hành được tính từ 3-5% giá trị xây lắp, phụ thuộc vào thời gian bảo hành. Tiền bảo hành chỉ được sử dụng vào việc bảo hành và được tính theo lãi GIAI ĐOẠN TRƯỚC DỰ ÁN - Nguyên nhân làm xuất hiện dự án - Các ý tưởng ban đầu GIAI ĐOẠN I Chuẩn bị đầu tư GIAI ĐOẠN II Thực hiện đầu tư GIAI ĐOẠN III Kết thúc đầu tư GIAI ĐOẠN SAU ĐẦU TƯ - Khai thác, sử dụng - Vận hành, bảo trì KẾT THÚC DỰ ÁN - Hết thời hạn sử dụng - Sự cố, hỏng không sử dụng được - Thanh lý tài sản ( phá dỡ) Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 36 xuất ngân hàng nếu chưa sử dụng đến. Hết thời gian bảo hành nếu không sử dụng đến nhà thầu được thu về cả vốn lẫn lãi. Những công trình có vốn đầu tư nước ngoài, vốn vay thì tuỳ theo thoả thuận giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Nhà thầu không có trách nhiệm bảo trì công trình, bảo trì công trình thuộc trách nhiệm của chủ đầu tư hoặc của người quản lý sử dụng. Nhà thầu tham gia bảo trì công trình theo một hợp đồng khác. Nhiệm vụ bảo trì công trình theo các nhà quản lý dự án trao đổi, tranh luận thì không nên coi giai đoạn này nằm trong chu trình dự án, vì giai đoạn này quá dài, thời hạn bảo trì công trình được tính từ ngày nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng cho đến khi không sử dụng công trình. Thông thường bảo trì công trình được chia theo 4 cấp: - Duy tu bảo dưỡng. - Sửa chữa nhỏ. - Sửa chữa vừa. - Sửa chữa lớn. 1.4. CÁC BÊN THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN Việc thực hiện mỗi dự án đều cần có sự tham gia của nhiều bên. Thông thường, các dự án đơn giản thường có rất ít bên tham gia, còn đối với các dự án lớn thì luôn cần có sự tham gia của nhiều bên. Ví dụ, để tiến hành một buổi dạ tiệc sinh nhật thì chỉ cần chủ nhân và khách mời tham gia, nếu là một buổi tiệc lớn thì nhiều nhất chỉ có thêm người chủ trì buổi tiệc và đội biểu diễn văn nghệ. Nhưng đối với một công trình dự án có đầu tư lớn thì sẽ cần thêm rất nhiều bên tham gia, ví dụ như khách hàng, bên thiết kế, bên cố vấn Mối quan hệ giữa các bên tham gia khá phức tạp, họ thường được liên hệ với nhau bằng hình thức hợp đồng hoặc đàm phán. Bên thực hiện dự án thường phải thành lập tổ chức quản lý dự án chuyên môn để làm chức năng quản lý. 1. Khách hàng Mỗi dự án đều có khách hàng hay còn gọi là người ủy quyền riêng của mình. Khách hàng có thể là một người, hoặc một tập thể gồm hai người trở lên tạo thành, Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 37 cũng có thể là nhiều tổ chức có chung yêu cầu với kết quả dự án. Khách hàng chính là người đưa ra yêu cầu cuối cùng về kết quả dự án và cũng là người cung cấp vốn để thực hiện dự án. 2. Người được ủy quyền (người tiếp nhận dự án) Người được ủy quyền tức là người tiếp nhận dự án và là bên thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Sau khi tiếp nhận dự án, bên được ủy quyền căn cứ vào yêu cầu và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án. Trong suốt quá trình quản lý dự án từ giai đoạn bắt đầu, quy hoạch, thực hiện đến kết thúc, người được ủy quyền luôn giữ vai trò chủ đạo. Vì thế, năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án. Hiện nay, trên thế giới chủ yếu khách hàng dùng hình thức mời thầu, đấu thầu để lựa chọn nhà thầu dự án tốt nhất. 3. Bên cung ứng Bên cung ứng là người cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị, công cụ, vật dụng cho dự án. Nhằm đảm bảo thực hiện tiến độ và chất lượng dự án, mỗi nhà thầu tiếp quản dự án đều có sự cung ứng tương đối ổn định. Quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên tạo uy tín lẫn nhau giúp bên tiếp quản dự án có thể bố trí, sắp xếp nguồn lực một cách hợp lý, có hiệu quả, còn bên cung ứng cũng thu được lợi nhuận đáng kể. 4. Nhà thầu phụ Hiện nay, do nhu cầu của khách hàng ngày càng cao cũng như lượng công trình ngày càng nhiều, kỹ thuật dự án ngày càng phức tạp, vì thế sau khi nhận dự án, bên tiếp nhận dự án thường chuyển giao một số dự án nhỏ cho các nhà thầu phụ khác nhau thực hiện. Sự tham gia của các nhà thầu này sẽ phát huy được một số cách có hiệu quả năng lực bản thân, làm cho dự án có thể hoàn thành với chất lượng cao. Tuy nhiên, sự tham gia của các nhà thầu cũng tạo ra tính phức tạp trong quản lý dự án, vì thế đôi khi sự phối hợp giữa các nhà thầu phụ, giữa các nhà thầu với nhà tiếp quản dự án trở nên kém hiệu quả. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 38 Trên đây, là một số bên tham gia chính của dự án. Trong quá trình thực tế quản lý dự án sẽ phát sinh rất nhiều bên tham gia mà chúng ta không lường trước được cả về số lượng cũng như những vấn đề phức tạp trong mối quan hệ giữa các bên. Dưới đây là sơ đồ khái quát về mối quan hệ giữa các bên đương sự của dự án. Hình 1.6 : Sơ đồ về mối quan hệ giữa các bên tham gia dự án Ngoài các bên tham gia dự án còn có một số nhóm người được gọi là bên liên quan đến dự án. Đây có thể là một người hoặc một tổ chức chịu ảnh hưởng của dự án. Những tổ chức và cá nhân này có mối quan hệ về lợi ích hoặc nhiều, hoặc ít, hoặc gián tiếp, hoặc trực tiếp với dự án. Người có mối quan hệ với dự án có thể là các ban ngành hữu quan của Chính phủ, công chúng xã hội, các cơ quan truyền thông, các bạn hàng hợp tác và các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Người có mối quan hệ với dự án thường có yêu cầu và kỳ vọng khác nhau đối với dự án, mục tiêu và trọng điểm của họ thường rất khác nhau. Ví dụ, đối với mỗi dự án thì các ban ngành Chính phủ thường chú ý đến việc thu thuế và tổng lợi ích xã hội, còn công chúng lại hy vọng giảm thiểu những ảnh hưởng bất lợi về Khách hàng (Nhà đầu tư) Thỏa thuận dự án Bên cho vay vốn (Ngân hàng) Lưu thông tiền tệ Bên tiếp quản dự án Thiết kế dự án Tư vấn Bên thiết kế Cố vấn/ Tư vấn Thầu phụ dự án con Nhà thầu phụ Bên giám sát quản lý dự án Bên cung ứng Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 39 hoàn cảnh xã hội, môi trường, Đối với nhà quản lý dự án thì việc hiểu rõ yêu cầu, nguyện vọng của họ là vô cùng quan trọng, có như vậy các nhà quản lý mới có thể tiến hành quản lý, điều động những nhân tố tích cực của họ, hòa giải và loại bỏ những ảnh hưởng tiêu cực nhằm đảm bảo chắc chắn dự án sẽ thành công. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 40 Chương 2 TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 2.1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC 2.1.1. Định nghĩa tổ chức Kết quả thực hiện mục tiêu dự án phụ thuộc rất nhiều vào cơ cấu tổ chức áp dụng trong quản lý thông thường được biểu hiện là tổng hợp các bộ phận (các đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các hoạt động của dự án đến mục tiêu đã định. Về mặt ý nghĩa thông thường, tổ chức là các tổ chức xã hội và đơn vị hành chính sự nghiệp như doanh nghiệp, cơ quan, trường học, Đây là những môi trường bắt buộc mọi thành viên phải có những hoạt động hợp tác với nhau. Để có thể đạt được mục tiêu chung thì mọi người phải cùng nhau hợp tác, do vậy đã hình thành nên những tập thể gọi chung là tổ chức. Về ý nghĩa quản lý học tổ chức là việc nghiên cứu xem làm thế nào để tiến hành phân công có hiệu quả và hợp lý. Ở đây, phân công bao gồm phân công công việc, bố trí lượng công việc, phân công nhiệm vụ và sự phối hợp hỗ trợ sau phân công Vậy, căn cứ vào nguyên tắc và tiêu chuẩn nào để tiến hành phân công cụ thể? Và phân công như thế nào mới là hợp lý? Làm thế nào để hỗ trợ các hoạt động sau phân công? Tất cả đều là nội dung cơ bản để nghiên cứu lý luận quản lý. Vậy rốt cuộc tổ chức là gì và làm thế nào để định nghĩa một cách cụ thể về tổ chức? Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức. Có ý kiến cho rằng, tổ chức là một kết cấu được xây dựng theo mục tiêu chung và tiến hành phân công nhiệm vụ, xác định chức trách, trao đổi thông tin, kết hợp hỗ trợ làm việc đối với toàn bộ nhân viên trong tổ chức một cách hợp lý sao cho có thể thu được hiệu quả cao nhất khi thực mục tiêu. Cũng có ý kiến cho rằng, tổ chức là cả một quá trình hay hoạt động hình thành kết cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch chung một cách Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 41 hiệu quả. Tóm lại, tổ chức là một cơ cấu có quyền hạn và trách nhiệm, nó bao gồm 4 nội dung cơ bản sau: 1. Quyền hạn Quyền hạn là chỉ quyền lực nhất định đối với một cấp bậc nào đó. Người nắm quyền lực trong tay là người đảm nhận các công việc như chỉ huy, giám sát, điều khiển, kỷ luật, khen thưởng Quyền lực ở đây là chỉ quyền lực của một chức vụ nào đó, chứ không phải quyền lực của con người. Ví dụ như quyền lực của giám đốc, cho dù người đó là ai, khi đã được bổ nhiệm làm giám đốc thì người đó sẽ có các quyền lực tương ứng của giám đốc, một khi đã từ chức thì quyền lực bị mất theo. Điều này khác hoàn toàn với chế độ quan chức theo kiểu phong kiến ngày xưa, trọn đời làm quan, trọn đời có quyền chức. 2. Chức trách Chức trách là chỉ trách nhiệm để hoàn thành một nhiệm vụ của những người có chức vụ và địa vị tương ứng. Trong quản lý, quyền lực và chức trách là hai yếu tố tương ứng với nhau, nhận quyền lực nào thì phải có trách nhiệm tương ứng với quyền lực đó. 3. Trách nhiệm Trách nhiệm phản ánh mối quan hệ cấp trên và cấp dưới. Cấp dưới có nhiệm vụ phải báo cáo lên cấp trên nhiệm vụ và kết quả công việc mà mình đảm nhận. Cấp trên phải có trách nhiệm chỉ đạo cho cấp dưới tiến hành công việc. 4. Sơ đồ hệ thống tổ chức Sơ đồ hệ thống tổ chức là một bảng sơ đồ chi tiết phản ánh mối liên hệ giữa các chức vụ và vị trí khác nhau trong cơ cấu tổ chức. 2.1.2. Quá trình tổ chức Công tác tổ chức là một quá trình, nó bao gồm 3 bước: phân định, chia loại và hình thành kết cấu tổ chức. 1. Phân định công việc Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 42 Thực hiện mục tiêu đã định chính là nhiệm vụ chính của tổ chức. Bất kỳ một thành viên đơn lẻ nào trong tổ chức đều khó có thể hoàn thành mục tiêu chung này. Do đó, người quản lý phải biết phân tích để có thể phân chia công việc thành những nhiệm vụ, những mục tiêu nhỏ, tiếp đó dựa trên khuôn khổ đã định để tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể, từ đó hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu nhỏ, do đó yêu cầu mỗi thành viên trong tổ chức đều phải đảm nhận một phần công việc. Như vậy, với sự nỗ lực chung của các thành viên trong tổ chức, mục tiêu chung đã được thực hiện. Do đó, quá trình phân chia mục tiêu chung thành các nhiệm vụ cụ thể được gọi là phân định công việc. Nguyên tắc cơ bản để tiến hành phân định công việc: a. Nguyên tắc mục tiêu nhất quán Phải tiến hành phân định công việc và liệt kê toàn bộ công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Khi liệt kê nhiệm vụ công việc, cần phải tuân theo nguyên tắc nhất quán giữa công việc và mục tiêu, nghĩa là những công việc được liệt kê ra phải có liên quan đến mục tiêu chung, là những nhiệm vụ hoàn thành mục tiêu. Những công việc và nhiệm vụ không liên quan tới mục tiêu thì dứt khoát phải bị loại bỏ, đồng thời cũng làm giảm tối thiểu những công việc và nhiệm vụ ít liên quan đến mục tiêu. Một số nhà quản lý làm công tác tổ chức có thể còn chưa nắm vững về nguyên tắc này. Trong một thời gian dài, họ đã sử dụng nhân sự một cách tùy tiện, nhân viên ngày càng nhiều, cơ cấu tổ chức ngày càng cồng kềnh, người nhiều hơn việc, hiệu quả lại thấp. Nguyên nhân chủ yếu vẫn là do không tuân thủ nguyên tắc nhất quán. b. Nguyên tắc hiệu quả Khi tiến hành phân định công việc còn phải tuân thủ nguyên tắc hiệu quả. Khi một tổ chức tiến hành phân định công việc, nếu mục tiêu có thể được thực hiện với chi phí thấp nhất thì sẽ được cho là có hiệu quả. Đề cao hiệu quả chính là vẫn đề quan trọng trong quản lý. Lâu nay, trong vấn đề quản lý ở nước ta, lãnh đạo chỉ có thăng cấp chứ không bị hạ cấp, do đó người giữ chức vụ lãnh đạo và quản lý ngày càng nhiều, một nhiệm vụ phải phân chia cho quá nhiều người. Các tầng cấp Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 43 lãnh đạo khác nhau làm cho nhiệm vụ và chức trách đan xen không rõ ràng, dẫn đến hiệu quả công việc không cao. Nên phân định công việc tới mức độ nào? Do nhiệm vụ của các tổ chức là khác nhau, tố chất của nhân viên khác nhau, mức độ sử dụng nguồn nguyên liệu khác nhau nên việc phân định công việc không thể có mục tiêu thống nhất được. Nói chung, yếu tố làm ảnh hưởng tới mức độ phân định công việc bao gồm: Khống chế tốc độ công việc: Đối với công việc không dễ dàng khống chế thì mức độ phân định công việc sẽ rất cao. Tính phức tạp của công việc: Nếu công việc có độ phức tạp cao thì mức độ phân định công việc cũng phải cao. Đây là cơ sở của sự phân công, đối với những công việc mang tính chất phức tạp thường được giao cho các chuyên gia đảm nhận, kiểu phân công này có tác dụng hình thành độ chuyên nghiệp hóa, có tác dụng nâng cao kỹ năng, phương pháp làm việc và nâng cao hiệu quả công việc một cách rõ rệt. Công việc đòi hỏi phải có kỹ năng tốt: Nếu công việc phải yêu cầu có kỹ năng tốt thì mức độ phân định công việc cao. Khi công việc đã được phân định, chuyên gia đảm nhận công việc phải có kỹ năng cao, như vậy mới có tác dụng chuyên môn hóa, cải tiến kỹ thuật và nâng cao hiệu quả công việc. Phương pháp thực hiện công việc: Nếu phương pháp thực hiện công việc phức tạp thì mức độ phân định công việc phải cao. Công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ: Nếu công việc đòi hỏi phải có sự tập trung tinh thần và sức lực cao độ thì mức độ phân định công việc cũng phải rất cao. 2. Phân loại công việc Trong quá trính phân định nhiệm vụ và mục tiêu chung thành những mục tiêu và nhiệm vụ nhỏ, sau khi đã xác định rõ nhiệm vụ công việc cụ thể sẽ tiếp tục tiến hành phân loại đối với các công việc cụ thể sẽ tiếp tục tiến hành phân loại đối với các công việc cụ thể có liên quan hoặc gần giống nhau, tức là hình thành các bộ phận nhỏ trong tổ chức. Dưới đây là ba phương pháp phân loại công việc cơ bản Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 44 nhất, đó là phân chia bộ phận theo chức năng, theo sản phẩm (hoặc dự án) và theo khu vực. Tư tưởng phân loại công việc chính là căn cứ cơ bản để thiết kế cơ cấu tổ chức. a. Phân chia bộ phận theo chức năng Nghĩa là tiến hành phân loại công việc dựa trên cơ sở chức năng của tổ chức. Đây là biện pháp được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Chức năng cơ bản của trường học là dạy học, nghiên cứu, nhân sự, tài chính. Chức năng cơ bản của bệnh viện là chuẩn đoán, làm phẫu thuật, điều trị. Ưu điểm của việc phân chia bộ phận theo chức năng là có thể thích ứng với đặc điểm phân công theo kiểu hiện đại hóa, đó là phân công chi tiết, có thể phát huy triệt để công tác phân công. Nhân viên thường đảm nhận những công việc cụ thể, như thế sẽ phù hợp với sở trường của họ, giúp họ có thể cung cấp những kỹ năng chuyên nghiệp để nâng cao trình độ và kỹ năng, đem lại hiệu quả công việc cao. Tuy nhiên, bộ phận hóa theo chức năng cũng có nhược điểm riêng của họ. Do mỗi người được phân công công việc theo đặc điểm riêng của họ như chuyên ngành, sở thích, sở trường nên họ thường chú tâm tới mục tiêu và lợi ích của riêng bộ phận mà không quan tâm tới lợi ích và mục tiêu chung của tập thể. Cơ cấu tổ chức này khó có thể thích ứng được với môi trường làm việc thường xuyên thay đổi bởi nó thiếu khả năng nhạy bén, linh động. b. Phân chia bộ phận theo sản phẩm (hoặc theo dự án) Phân chia bộ phận theo sản phẩm nghĩa là tiến hành phân loại công việc theo tiêu chí sản phẩm hoặc dự án. Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm tương đối tập trung. Nói một cách cụ thể, phương pháp này tập hợp các hoạt động có liên quan tới hệ thống sản phẩm thành một bộ phận chung, sau đó hình thành bộ phận cụ thể hơn dựa theo chức năng. Những bộ phận theo sản phẩm hoặc dự án này có thể tiến hành hạch toán, tự chịu trách nhiệm lỗ lãi, giám đốc bộ phận đều có quyền hạn rất rộng. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 45 Ưu điểm của việc phân chia bộ phận theo sản phẩm và dự án là: người quản lý của bộ phận sản phẩm và dự án có thể tập trung toàn bộ sức lực và trí lực vào sản phẩm và dự án của mình, có thể cải tiến sản phẩm, chủng loại và quy cách theo yêu cầu của thị trường, do đó khả năng ứng biến và tính thích ứng tương đối cao. Đồng thời, phân chia bộ phận theo sản phẩm là một kiểu hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm lỗ lãi, như vậy sẽ phát huy tính tích cực của người quản lý bộ phận, đồng thời cũng làm giảm đi một phần trách nhiệm của người quản lý chung. Nhược điểm của việc phân chia bộ phận theo sản phẩm hoặc theo dự án đó là, mỗi bộ phận theo sản phẩm hoặc dự án là một đơn vị riêng tương đối độc lập, cũng giống như là một tổ chức nhỏ trong tổ chức lớn, những chức năng cơ bản có trong tổ chức lớn cũng tồn tại trong tổ chức nhỏ, như vậy không tránh khỏi sự cồng kềnh, chồng chéo trong cơ cấu tổ chức. c. Phân chia bộ phận theo khu vực Phân chia bộ phận theo khu vực là phân chia bộ phận theo phạm vi khu vực của công việc. Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp bố trí sản xuất phân tán. Đặc điểm của các phương pháp này là tập hợp các hoạt động sản xuất và nghiệp vụ tồn tại trong một khu vực thành một bộ phận, sau đó căn cứ theo hoạt động chức năng mà bộ phận có nhu cầu để hình thành bộ phận nhỏ hơn theo chức năng. Như vậy, các hoạt động và nghiệp vụ của một khu vực được tập trung giao cho một người chuyên trách quản lý. Mục đích của cơ cấu này là để tận dụng nhân lực, vật lực và trí lực sẵn có tại địa phương mà doanh nghiệp đang tồn tại. Ưu điểm của việc phân chia bộ phận theo khu vực đó là: bởi vì mỗi khu vực có điều kiện hoàn cảnh khác nhau, nếu người quản lý bộ phận biết vận dụng một cách linh hoạt điểm mạnh và điểm yếu của điều kiện hay hoàn cảnh riêng biệt thì có thể đem lại hiệu quả tối đa cho hoạt động kinh doanh theo khu vực. Hơn nữa, phân bố bộ phận theo khu vực đều là tổ chức tự chịu trách nhiệm lỗ lãi, nên nó sẽ phát huy tính tích cực của người quản lý khu vực, từ đó làm giảm gánh nặng cho người quản lý chung. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 46 Nhược điểm của bộ phận hóa theo khu vực đó là, mỗi một tổ chức phân bố theo khu vực đều trở thành một đơn vị độc lập, thêm vào đó do có khoảng cách về không gian và thời gian, nên gây ra nhiều khó khăn cho người quản lý chung trong công tác điều hành công việc. Ngoài ra, muốn tăng cường lĩnh vực quản lý thì tổng công ty phải tăng số lượng người quản lý và chi phí quản lý. 3. Hình thành cơ cấu tổ chức Trọng tâm của công tác tổ chức là xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với kế hoạch và mục tiêu, đây chính là hạt nhân và mấu chốt của công tác tổ chức. Tổ chức là một hệ thống được tạo nên bởi con người, hệ thống này bao gồm những yếu tố sau: a. Nhân viên Vừa là người quản lý tổ chức lại vừa là người bị tổ chức quản lý, do đó mối quan hệ tốt đẹp giữa con người với con người chính là điều kiện cơ bản để hình thành hệ thống tổ chức. b. Cương vị chức vụ Cương vị chức vụ là việc xác định rõ ràng chức vụ tương ứng với vị trí của mỗi người trong hệ thống tổ chức, từ đó hình thành nên cơ cấu tổ chức với nhiều tầng chức vụ khác nhau. c. Chức trách và quyền hạn Quy định những người ở cương vị khác nhau và chức vụ khác nhau đảm nhận trách nhiệm và quyền hạn khác nhau. Nguyên tắc cơ bản nhất trong quản lý đó là tính đối xứng giữa chức trách và quyền hạn. Khi đã có một số quyền hạn nhất định thì phải đảm nhận trách nhiệm tương ứng. 2.1.3. Tổ chức quản lý thông tin Phương pháp liên hệ chủ yếu trong hệ thống là liên hệ bằng thông tin, làm thế nào để đảm bảo tin tức thông suốt chính là vấn đề chủ yếu phải giải quyết trong khi thiết kế và vận hành hệ thống. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 47 Tổ chức quản lý hiện đại là một hệ thống mở. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và sức sản xuất, phương thức và quy mô hoạt động tập thể của loài người cũng thay đổi theo. Do vậy, tổ chức quản lý không thể sử dụng loại cơ cấu khép kín mà trước đây kiểu quản lý truyền thống vẫn sử dụng mà phải đi sâu vào nghiên cứu khả năng biến hóa của hoàn cảnh xã hội dựa theo nguyên tắc mở. Để đảm bảo tính khoa học của cơ cấu tổ chức quản lý và tính hiệu quả khi tiến hành, các nhà quản lý học và nhà quản lý thực tiễn đã tiến hành khảo sát và nghiên cứu không ít đối với nguyên tắc cơ bản trong tổ chức quản lý và đưa ra kết luận như sau: 1. Nguyên tắc mang tính tổng thể của hệ thống Đó là quyết định mang tính bản chất của quản lý tổ chức. Sở dĩ một tập thể bao giờ cũng có sức mạnh hơn một cá nhân là bởi vì các cá nhân sau khi liên hệ và kết hợp với nhau thì mới tạo nên được mang tính tổng thể. Do đó, vận dụng lý luận hệ thống để nghiên cứu mối liên hệ giữa các nhân tố trong hệ thống và để đảm bảo thực hiện mục tiêu quản lý tổ chức tổng thể chính là nguyên tắc mang tính tuần hoàn bắt buộc của công tác tổ chức. 2. Nguyên tắc chỉ huy thống nhất Nguyên tắc chỉ huy thống nhất là nguyên tắc cơ bản của quản lý tổ chức. Tuy rằng nó được hình thành từ tổ chức trong quân đội, nhưng tổ chức quản lý hiện đại lại có ý nghĩa chỉ đạo chung. Nguyên tắc chỉ huy thống nhất được hình thành trên hệ thống quyền hạn rõ ràng. Hệ thống quyền hạn được hình thành dựa trên mối rằng buộc bằng đường dây chỉ huy giữa cấp trên và cấp dưới. Đường dây chỉ huy là hệ thống truyền đạt thông tin chỉ huy. Nếu có bị gián đoạn thì không thể thống nhất giữa tư tưởng và hành động của toàn bộ tổ chức nhân viên. 3. Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và chức trách là phạm vi được phân định rõ ràng giữa quyền hạn và chức trách trong quản lý, mỗi vị trí công việc nào đó sẽ được giao một quyền hạn tương ứng. Từ quy luật kết cấu tổ chức, một người Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 48 nhất định ở vị trí công việc nhất định sẽ đảm nhận chức vụ nhất định, như vậy sẽ đảm bảo chức vụ tương xứng với quyền hạn và trách nhiệm, chỉ khi có chức quyền và có trách nhiệm mới có thể đưa hệ thống vào hoạt động một cách đồng đều và cân đối. Trong tổ chức quản lý, nếu có hiện tượng không cân xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm như có quyền hạn mà không có trách nhiệm, có trách nhiệm nhưng không có quyền hạn, quyền hạn vượt quá trách nhiệm, trách nhiệm vượt quá quyền hạn tất cả đều gây ra những ảnh hưởng to lớn đối với tổ chức quản lý. Nếu có quyền hạn mà không có trách nhiệm sẽ dễ gây ra những chỉ đạo sai lầm, lạm dụng quyền hạn; ngược lại, nếu có trách nhiệm nhưng không có quyền hạn thì sẽ ảnh hưởng tới tích cực, tính chủ động và tính sáng tạo của người quản lý. Cần phải đi sâu nghiên cứu chế độ quản lý và cơ cấu tổ chức, xây dựng một hệ thống tổ chức hợp pháp hoàn chỉnh có sự tương xứng giữa trách nhiệm và quyền hạn. Trong quá trình hoạt động của tổ chức quản lý, do tình hình và nhiệm vụ luôn thay đổi nên phải làm tốt công việc ủy quyền, cấp trên giao nhiệm vụ cho cấp dưới phải giao trách nhiệm rõ rang, đồng thời cũng ủy quyền tương ứng cho cấp dưới, đề phòng quyền hạn và chức trách không tương xứng sẽ làm mất đi hiệu quả của hệ thống. Cùng với việc xây dựng cơ cấu tổ chức, người quản lý phải xem xét hai vấn đề khác nữa, đó là ủy quyền và bố trí công việc cho nhân viên. Ở một vị trí công việc nhất định, phải bố trí nhân viên đảm nhận hợp lý, một chức trách nhất định phải được giao cho một quyền hạn tương ứng. 2.1.4. Tác dụng của tổ chức trong quản lý Khái niệm “tổ chức” bao gồm hai ý nghĩa: Thứ nhất là chỉ chức năng của tổ chức nghĩa là tổ chức phải tiến hành phân công hợp lý đối với nhân viên,tiến hành tổ chức có hiệu quả đối với sản xuất. Thứ hai là chỉ một đơn vị trong xã hội. Yếu tố cấu thành nên tổ chức bao gồm người lao động, nguyên vật liệu và công việc, trong đó yếu tố tinh thần là mục tiêu chung, là mong muốn được hợp tác. Hai ý nghĩa trên đây của tổ chức quản lý có mối liên hệ nội tại, muốn thực hiện chức năng của tổ chức thì phải dựa vào đơn vị xã hội, bất kỳ một đơn vị nào Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 49 trong xã hội cũng đều phải sử dụng chức năng tổ chức. Tổ chức có vị trí trung tâm trong các hoạt động quản lý và là căn cứ để sử dụng các chức năng quản lý khác. 2.1.5. Trình tự chức năng của tổ chức 1. Thiết kế Thiết kế là chỉ việc xác định cơ cấu tổ chức, bố trí chức vụ, quyền hạn và phân định chức trách dựa trên mục đích, nhiệm vụ, quy mô và hoàn cảnh của tổ chức nhằm xây dựng hệ thống tổ chức có hiệu quả. 2. Vận dụng Vận dụng là chỉ người lãnh đạo sử dụng quyền hạn được tổ chức quy định, sử dụng chức năng của tổ chức để đôn đốc chỉ đạo nhân viên cấp dưới cùng nhau thực hiện công việc, nâng cao hiệu quả của cả tổ chức. Nội dung chủ yếu bao gồm chỉ định phạm vi công việc, đặt ra tiêu chuẩn công việc, xác định hệ thống truyền bá thông tin trong tổ chức và điều khiển các đơn vị và bộ phận cấp dưới. 3. Điều chỉnh Trên cơ sở đánh giá ưu nhược điểm vốn có của hệ thống tổ chức, dựa theo những thay đổi của nhiệm vụ công việc và điều kiện khách quan để điều chỉnh hệ thống tổ chức, làm cho tổ chức ngày một hoàn chỉnh hơn. 2.2. TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC 2.2.1. Tổ chức dự án Để thực hiện một dự án nào đó của khách hàng, người được ủy quyền quản lý dự án sẽ điều động những nhân viên nhất định và huy động các nguồn lực nhất định, áp dụng hình thức tổ chức nhất định để thực hiện dự án. Tổ chức dự án, cũng giống với các tổ chức khác, đều phải có người lãnh đạo tức là giám đốc dự án, trưởng bộ phận, có chế độ quy định của tổ chức, có nhân viên, trang thiết bị, có mối quan hệ giữa các bộ phận và nhân viên cũng như tinh thần văn hóa của tổ chức Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 50 Tổ chức dự án mang tính nhất thời và ngẫu nhiên, đều được hình thành do phải thực hiện một vấn đề nào đó. Ví dụ, một doanh nghiệp nào đó vì muốn khai thác một sản phẩm nên các bộ phận liên quan đã tập hợp nhân viên, chuyên gia kỹ thuật, nhân viên thị trường, nhân viên tài chính, nhân viên quản lý, để dựng lên nhóm dự án khai thác sản phẩm mới. Nhân viên của tổ chức dự án này đều phải một mình đảm nhận hai trách nhiệm, tức là một mặt không được rời khỏi vị trí làm việc trước đây, mặt khác lại phải có trách nhiệm nghiên cứu quy hoạch sản phẩm mới. Trong giai đoạn này, trọng tâm của công việc là nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, sau khi sản phẩm mới được khai thác thì dự án cũng kết thúc. Cùng với sự phát triển của khoa học quản lý và sự nghiên cứu không ngừng trong lĩnh vực quản lý dự án, tổ chức và quản lý dự án dần dần cũng phát triển theo hướng quy phạm hóa và khoa học hóa. Dự án khai thác sản phẩm mới của một doanh nghiệp quy mô lớn không còn là một cơ cấu nhất thời và ngẫu nhiên nữa, tuổi thọ của tổ c...oại rủi ro hệ thống như sau: - Những biện pháp điều chỉnh vĩ mô không thể dự đoán trước trong lĩnh vực lập pháp; - Rủi ro giá cả, rủi ro liên quan đến thay đổi các định mức, sự thay đổi của thị trường - Thiên tai, địch họa; - Tội phạm; - Những thay đổi mang tính chính trị Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 269 e. Rủi ro nội sinh và rủi ro ngoại sinh · Các rủi ro ngoại sinh: - Các rủi ro liên quan đến sự bất ổn của nền kinh tế, nền lập pháp, liên quan đến các điều kiện đầu tư, liên quan đến vấn đề sử dụng lợi nhuận - Các rủi ro kinh tế đối ngoại như đóng cửa biên giới, hạn ngạch xuất nhập khẩu - Khả năng xấu đi của tình hình chính trị , rủi ro liên quan đến những thay đổi không thuận lợi về chính trị - xã hội của đất nước hay vùng lãnh thổ; - Điều kiện thiên nhiên, môi trường, của tỷ giá hối đoái. · Các rủi ro nội sinh: - Sự không đầy đủ và không chính xác của các tài liệu dự án (về chi phí, về thời hạn thực hiện, về tham số kỹ thuật và công nghệ); - Rủi ro sản xuất – công nghệ (MMTB hỏng hóc, không làm việc, các sai hỏng trong sản xuất); - Rủi ro liên quan đến sự lựa chọn thành viên nhóm dự án không phù hợp; - Liên quan đến tính bất định của mục tiêu, quyền lợi và sự hành xủ của các thành viên vốn đa dạng của dự án; - Rủi ro liên quan đến sự thay đổi các ưu tiên trong quá trình phát triển của tổ chức có dự án và mất sự trợ giúp, ủng hộ của lãnh đạo, cấp trên; - Liên quan đến kênh tiêu thụ và các yêu cầu trong tiêu thụ sản phẩm dự án; - Liên quan đến sự không đầy đủ và không chính xác của các thông tin về uy tín của các tổ chức thành viên dự án (khả năng không/chậm chi trả, vỡ nợ, phá vỡ các điều kiện hợp đồng) f. Theo tính chất chủ quan và khách quan - Rủi ro khách quan thuần túy con người khó can thiệp liên quan đến thiên tai, các sự cố công nghệ Để khắc phục rủi ro loại này co thể mua bảo hiểm; Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 270 - Rủi ro suy tính: liên quan đến tính toán khi ra quyết định, luôn đứng giữa cơ hội kiếm lời và nguy cơ thiệt hại, nên còn gọi là rủi ro cơ hội. Để khắc phục thông thường dung các biện pháp rào cản và dự phòng. g. Theo tính chất có thể dự báo · Không thể dự báo trước: Rủi ro kinh tế vĩ mô: - Các biện pháp điều chỉnh bất ngờ của chính phủ về chính sách thuế , xuất nhập khẩu, chính sách sử dụng đất, chính sách giá - Sự không ổn định của lập pháp trong các vấn đề kinh tế và bối cảnh kinh tế hiện hành; - Sự thay đổi tình hình kinh tế đối ngoại (đóng cửa biên giới, hạn ngạch); - Sự không ổn định chính trị, rủi ro của những thay đổi chính trị - xã hội không thuận lợi; - Sự không đầy đủ và không chính xác của thông tin về các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật; - Sự dao động của thị trường, giá cả, tỷ giá hối đoái - Rủi ro sinh thái: - Sự bất định của các điều kiện tự nhiên không thuận lợi; - Khả năng thiên tai, bão lũ; - Động đất, núi lửa. - Rủi ro xã hội và các rủi ro liên quan đến tội phạm; - Phá hoại ngầm; - Tội phạm có và không có tổ chức; - Khủng bố. · Có thể dự báo Rủi ro thị trường: - Tình hình cung ứng nguyên liệu xấu đi hoặc tăng giá; - Yêu cầu tiêu dung thay đổi; - Cạnh tranh gay gắt hơn; Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 271 - Mất chỗ đứng trên thị trường. Rủi ro hoạt động liên quan tới: - Không giữ được trạng thái làm việc tốt của các phần tử dự án; - Không đảm bảo an toàn lao động; - Làm sai mục tiêu dự án. 3. Quản lý rủi ro dự án Quản lý dự án không chỉ là xác nhận sự hiện diện của bất định, rủi ro, không chỉ là phân tích chúng cùng các mất mát, thiệt hại. Rủi ro của dự án có thể và cần thiết phải được quản lý. Quản lý rủi ro dự án là tổng hợp các phương pháp phân tích và vô hiệu hoá các yếu tố rủi ro được thực hiện trong hệ thống lập kế hoạch giám sát đầu tư và điều chỉnh dự án. Quản lý rủi ro là một chức năng/ phân hệ trong quản lý dự án. Quản lý rủi ro là việc nhận dạng, đo lường mức độ rủi ro, trên cơ sở đó lựa chọn, triển khai và quản lý các hoạt động nhằm hạn chế và khắc phục rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Bảng 7.1. Cơ cấu của hệ thống quản lý rủi ro Q uả n lý rủ i r o dự á n Xác định và nhận dạng rủi ro Phân tích và đánh giá rủi ro Lựa chọn phương pháp quản lý rủi ro Sử dụng các phương pháp đã chọn và ra QĐ trong điều kiện rủi ro Phản ứng khi xuất hiện sự kiện rủi ro Xây dựng và thực thi các biện pháp giảm thiểu rủi ro Kiểm tra, phân tích và đánh giá các hoạt động hạn chế rủi ro Quản lý rủi ro là việc chủ động kiểm soát các sự kiện tương lai dựa trên cơ sở kết quả dự báo trước các sự kiện xảy ra chứ không phải là phản ứng thụ động. Như vậy, một chương trình quản lý rủi ro hiệu quả không những làm giảm bớt xác suất xuất hiện rủi ro mà còn làm giảm mức độ ảnh hưởng của chúng đến việc thực hiện các mục tiêu của dự án Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 272 Nhiệm vụ của quản lý rủi ro theo các giai đoạn của vòng đời dự án Quản lý rủi ro là quá trình liên tục, được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của vòng đời dự án kể từ khi mới hình thành cho đến khi kết thúc dự án. Dự án thường có rủi ro cao trong giai đoạn đầu hình thành. Còn trong suốt vòng đời dự án, nhiều khâu công việc có mức độ rủi ro cao nên cần thiết phải phân chia thành nhiều giai đoạn để xem xét, phân tích rủi ro, trên cơ sở đó lựa chọn các giải pháp phù hợp nhằm giảm bớt và loại trừ rủi ro. Quản lý rủi ro được thực hiện trong suốt vòng đời của dự án. 7.5.3. Phân tích rủi ro của dự án 1. Các vấn đề cơ bản của phân tích rủi ro dự án Phân tích rủi ro dự án là các thủ tục xác định các yếu tố rủi ro và đánh giá tầm quan trọng của chúng. Về bản chất, đó là phân tích xác suất xuất hiện các sự kiện không thuận lợi có thể ảnh hưởng tiêu cực tới quá trình thực thi mục tiêu của dự án. Phân tích rủi ro dự án bao gồm đánh giá rủi ro và các phương pháp hạn chế rủi ro hay giảm thiểu các hậu quả không mong muốn do nó gây ra. Phân tích rủi ro dự án được bắt đầu từ nhận dạng và phân loại rủi ro, nghĩa là mô tả định tính và xác định những rủi ro nào thường xảy ra với dự án cụ thể, trong môi trường cụ thể với các điều kiện kinh tế, chính trị và pháp luật hiện hành. Phân tích rủi ro bao gồm phân tích định tính và phân tích định lượng. Phân tích định tính là mô tả tất cả các dạng rủi ro của dự án, các yếu tố ảnh hưởng tới mức độ rủi ro trong thực hiện những hoạt động nhất định của dự án và đánh giá về mặt giá trị các ảnh hưởng của chúng và các biện pháp hạn chế. Phân tích định lượng là xác định : - Xác suất các kết quả nhận được thấp hơn so với yêu cầu hay kế hoạch; - Mất mát, thiệt hại có thể xảy ra. a. Phân tích định lượng rủi ro dự án Phân tích định lượng là các phép tính cụ thể đo lường sự thay đổi hiệu quả dự án do ảnh hưởng của rủi ro. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 273 Phân tích định lượng rủi ro dự án bao gồm các phương pháp sau: a. Các phương pháp thống kê. Các phương pháp này yêu cầu khối lượng lớn các dữ liệu, các theo dõi ban đầu. b. Các phương pháp đánh giá của chuyên gia dựa trên cơ sở sử dụng hiểu biết của họ và có tính đến sự ảnh hưởng của các yếu tố định tính. c. Các phương pháp tương tự, dựa trên phân tích các dự án tương tự với các điều kiện thực hiện tương tự để tính toán xác suất của các thiệt hại, mất mát có thể. Các phương pháp này được áp dụng khi có cơ sở dữ liệu cần thiết cho phân tích và các phương pháp khác không áp dụng được hoặc không tin cậy bằng. Đây là phương pháp hay được dử dụng ở các nước phát triển vì trong thực tế quản lý dự án ở đó thường có đánh giá sau dự án và đã hình thành một cở sở dữ liệu đủ lớn cho sử dụng về sau. d. Các phương pháp kết hợp. Ngoài ra người ta còn sử dụng các phương pháp phân chia xác suất phức tạp (phương pháp cây quyết định), các phương pháp phân tích độ nhạy, phân tích điểm hòa vốn, phân tích các kịch bản Phân tích rủi ro là một phần quan trọng trong phân tích dự án. Trong khuôn khổ phân tích rủi ro người ta phải giải được bài toán phức tạp của 2 cố gắng ngược chiều nhau, đó là tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa rủi ro dự án. Kết quả phân tích rủi ro phải là một chương đặc biệt trong bản thuyết minh dự án. Trong chương này phải chỉ ra các loại rủi ro; cơ chế hoạt động và mức độ ảnh hưởng; các biện pháp bảo vệ cho quyền lợi của các bên nếu xảy ra rủi ro; các đánh giá rủi ro của các chuyên gia kể cả các dữ liệu họ đã sử dụng; mô tả cơ cấu phân chia rủi ro giữa các thành viên dự án theo hợp đồng kèm theo mức đền bù cho các thiệt hại, mức chi trả bảo hiểm các hướng dẫn cần thiết, các điều kiện bảo hiểm b. Phân tích định tính rủi ro dự án Trong lý luận về rủi ro người ta thường phân biệt các khái niệm về yếu tố (nguyên nhân) gây rủi ro, dạng rủi ro và dạng thiệt hại do rủi ro gây nên. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 274 Yếu tố (nguyên nhân) rủi ro là những sự kiện không có trong kế hoạch nhưng có khả năng xảy ra và ảnh hưởng đến những tính toán trong tiến trình thực hiện dự án hoặc tạo nên những điều kiện có thể dẫn đến kết cục bất định của tình huống. Có những yếu tố có thể nhận thấy trước, nhưng cũng có những yếu tố không thể dự đoán trước được. Các kết quả chính của phân tích định tính là; - Xác định các rủi ro cụ thể của dự án và nguyên nhân gây nên chúng - Phân tích hậu quả có thể do rủi ro gây nên - Đề xuất các biện pháp tối thiểu hóa thiệt hại, đánh giá về mặt giá trị của thiệt hại. Ngoài ra, trong giai đoạn này người ta còn xác định được những giá trị biên (tối đa, tối thiểu) của các thông số dự án có thể thay đổi do rủi ro. 2. Giới thiệu một số phương pháp phân tích định lượng rủi ro dự án a. Phương pháp chuyên gia Phương pháp chuyên gia được sử dụng trong giai đoạn đầu của dự án trong trường hợp khối lượng thông tin xuất phát không đủ để đánh giá định lượng hiệu quả hay rủi ro của dự án. Ưu điểm của phương pháp chuyên gia là không cần thiết phải có các thông tin chính xác ban đầu và các phương tiện công nghệ thông tin đắt tiền, tính toán đơn giản và khả năng đánh giá trước khi xác định hiệu quả của dự án. Nhược điểm của phương pháp là khó khăn trong việc mời các chuyên gia độc lập và các đánh giá của họ nhất định có mầu sắc chủ quan. Các chuyên gia được mời để đánh giá rủi ro dự án phải: - Được tiếp cận tất cả các thông tin về dự án; - Có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn cần thiết; - Không liên quan về mặt quyền lợi trong quan hệ với dự án. Các bước phân tích, đánh giá trong phương pháp chuyên gia như sau: Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 275 1. Với mỗi dạng rủi ro xác định trị số tối đa (tính theo điểm số theo thang 100 điểm) mà tổ chức/dự án có thể chấp nhận; 2. Xác lập, nếu cần thiết, điểm số bí mật phân biệt mức độ uy tín của các chuyên gia (theo thang điểm 10); 3. Rủi ro được các chuyên gia đánh giá từ góc độ xác suất hiện sự kiện (giá trị của xác suất biến thiên từ 0 đến 1) và cho điểm mức độ nguy hiểm của rủi ro đối với việc hoàn thành dự án (theo thang điểm 100); 4. Người lập dự án thu thập các đánh giá của các chuyên gia, lập thành bảng, xác định trị số bình quân của mỗi loại rủi ro; 5. So sánh số liệu thu được và trị số tối đa có thể chấp nhận được. Trên cơ sơ đó ra các quyết định tương ứng; 6. Trong trường hợp trị số thu được từ các đánh giá chuyên gia vượt quá trị số tối đa có thể chấp nhận đối với một hoặc một vài loại rủi ro thì có thể có bước tiếp theo là xây dựng tập hợp các biện pháp hạn chế ảnh hưởng của rủi ro đối với dự án. Nếu xét thấy cần thiết thì sau khi đưa ra các biện pháp hạn chế có thể lặp phân tích rủi ro một lần nữa. b. Phân tích độ nhạy * Khái niệm phân tích độ nhạy Phân tích độ nhạy của dự án là xem xét sự thay đổi của các chỉ tiêu hiệu quả khi các yếu tố có liên quan đến chúng thay đổi. Phân tích độ nhạy giúp nhận biết dự án nhạy cảm với các yếu tố nào, hay nói một cách khác, yếu tố nào gây nên sự thay đổi nhiều nhất của các chỉ tiêu hiệu quả để từ đó có biện pháp quản lý chúng trong quá trình thực hiện dự án. Mặt khác phân tích độ nhạy cho phép lựa chọn được những dự án có độ an toàn cao. Dự án có độ an toàn cao là những dự án vẫn đạt hiệu quả cần thiết khi những yếu tố tác động đến nó thay đổi theo chiều hướng không có lợi. Những yếu tố có thể thay đổi tác động đến các chỉ tiêu hiệu quả là: Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 276 - Mức lãi suất tính toán: Chọn mức lãi suất tính toán thấp làm cho các giá trị tương đương trở thành hấp dẫn mà trong thực tế mức lãi suất có thể cao hơn. - Lượng sản phẩm tiêu thụ: Nếu dự tính lượng sản phẩm tiêu thụ cao có thể mang lại doanh thu lớn và ngược lại. Chủ đầu tư có thể kiểm tra dự án với mức sản lượng dự kiến sản xuất và tiêu thụ thấp. - Giá thành sản phẩm: dự tính giá bán sản phẩm cao thì doanh thu tính được càng lớn và các chỉ tiêu đầu ra càng mang tính hấp dẫn hơn. - Các yếu tố chi phí sản xuất: Mỗi yếu tố chi phí sản xuất đều ảnh hưởng đến chỉ tiêu hiệu quả của dự án đầu tư. Để tăng tính hấp dẫn của dự án, các nhà xây dựng dự án thường giảm chi phí xuống hoặc tính toán chi phí không đầy đủ. - Chi phí vốn đầu tư: Chi phí vốn đầu tư thấp làm cho dự án hấp dẫn hơn và ngược lại. Các dự án lớn thông thường dự toán chi phí đầu tư thấp hơn nhiều so với chi phí đầu tư thực tế làm cho dự án từ chỗ có hiệu quả trở thành phi hiệu quả. - Các chỉ tiêu hiệu quả của dự án có thể là: - Giá trị tuyệt đối lợi nhuận thu được - Giá trị thu chi quy về hiên tại (NPV), giá trị thu chi quy về tương lai (NFW) - Tỷ suất thu hồi nội tại: IRR - Thời gian thu hồi vốn: (T) - Tỷ suất lợi nhuận - Điểm hòa vốn * Các phương pháp phân tích độ nhạy Phương pháp 1. Phân tích độ nhạy của từng chỉ tiêu hiệu quả với từng yếu tố có liên quan nhằm tìm ra yếu tố gây nên sự thay đổi lớn chỉ tiêu hiệu quả xem xét. Nội dung của phương pháp: - Xác định những biến chủ yếu (những yếu tố liên quan) đến chỉ tiêu hiệu quả xem xét. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 277 - Tăng giảm các yếu tố đó theo cùng một tỷ lệ % nào đó. - Đo lường tỷ lệ thay đổi của chỉ tiêu hiệu quả. Yếu tố nào gây nên sự thay đổi lớn chỉ tiêu hiệu quả đã lựa chọn thì yếu tố đó cần được nghiên cứu và quản lý nhằm hạn chế tác động xấu, phát huy tác động tốt. Phương pháp 2. Phân tích ảnh hưởng đồng thời của nhiều yếu tố (trong các tình huống xấu tốt khác nhau) đến chỉ tiêu hiệu quả để đánh giá độ an toàn của dự án. Phương pháp 3. Phân tích độ nhạy theo phía bất lợi Người ta cho các yếu tố liên quan thay đổi theo hướng bất lợi một số % nào đó (khoảng 10-20%), nếu phương án vẫn đạt hiệu quả thì nó vẫn được coi là an toàn. Độ nhạy của dự án thường được xem xét theo các tình huống tốt nhất, xấu nhất và bình thường để xem xét và quyết định cuối cùng. * Nhược điểm của phương pháp phân tích độ nhạy của dự án là: Phương pháp phân tích độ nhạy có ưu điểm là đơn giản song phương pháp này có những hạn chế khi áp dụng là: - Phương pháp phân tích độ nhạy thường phải giả thiết. - Không thể xem xét đồng thời nhiều nhân tố và các trị số trong dãy biến thiên của các yếu tố không đại diện cho yếu tố đó. - Việc giả định độc lập xem xét từng yếu tố, trong khi các yếu tố khác cố định là không phù hợp với thực tế. Đặc biệt trường hợp các yếu tố có quan hệ tương quan hàm số với nhau thì sử dụng phương pháp này dẫn tới sai số lớn. c. Phương pháp phân tích các kịch bản phát triển Phương pháp phân tích các kịch bản phát triển của dự án là một biến thể của phương pháp kỳ vọng toán học nhưng có mức độ tổng hợp cao hơn. Nó (phương pháp phân tích các kịch bản phát triển) cho phép đánh giá ảnh hưởng của cùng một lúc nhiều biến đầu vào đối với dự án thông qua xác suất của từng kịch bản. Thông thường người ta hình thành nên từ 3 đến 5 kịch bản phát triển của dự án (bảng 7.2). Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 278 Bảng 7.2. Các kịch bản phát triển của dự án Kịch bản Xác suất của kịch bản (P) Trị số kết quả (A) A x P 1. Lạc quan 0.2 100 20 2. Bình thường 0.5 70 35 3. Bi quan 0.3 40 12 Tổng 1 - å = n i ii AP 1 Theo phương pháp này, mỗi kịch bản phải có: - Tập hợp đầy đủ giá trị của các biến đầu vào; - Giá trị tính toán của các chỉ tiêu kết quả hoặc hàm mục tiêu - Xác suất của bản thân kịch bản (thông thường được xác định bằng phương pháp chuyên gia) Kết quả của phân tích các kịch bản phát triển là giá trị của trị số hàm mục tiêu đối với từng kịch bản và trị số hàm mục tiêu của cả dự án. Như vậy, theo bảng 7.2 trị số hàm mục tiêu của các kịch bản được thể hiện ở cột trị số kết quả (A), và trị số hàm mục tiêu của cả dự án là trị số kết quả kỳ vọng và bằng å = = n i ii AP 1 67 7.5.4. Phương pháp quản lý rủi ro của dự án 1. Phương pháp phân chia rủi ro Phân chia rủi ro giữa các thành viên dự án là một phương pháp xử lý rủi ro có hiệu quả. Lý thuyết cũng như thực tế cho thấy rằng càng nhiều các phần tử song song thì hệ thống càng vững chắc, càng thấp xác suất bị ngừa hoạt động. Vì vậy, phân chia rủi ro giữa các thành viên dự án nâng cao mức độ tin cậy rằng dự án sẽ đạt kết quả cuối cùng. Đồng thời, sẽ hợp lý hơn nếu trao trách nhiệm chính về một loại rủi ro nào đó cho một thành viên nhất định nào đó mà thành viên ấy có khả Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 279 năng cũng như năng lực hơn cả trong việc tính toán và kiểm soát loại rủi ro đang xét. Phương pháp phân chia rủi ro thông thường được áp dụng cho các thành viên mà hoạt động của họ ít liên quan trực tiếp với nhau. Việc phân chia rủi ro dự án cần được thực hiện trong khi lập kế hoạch tài chính của dự án và khi ký kết các hợp đồng. Cần phải hiểu rằng, việc tăng giảm rủi ro cho các thành viên dự án phải kéo theo sự thay đổi trong phân chia thu nhập từ dự án. Vì vậy trong đàm phán cần phải làm rõ các vấn đề: - Xác định khả năng cùa các thành viên dự án về ngăn ngừa và giảm thiểu hậu quả của các sự kiện rủi ro. - Xác định mức độ rủi ro mỗi thành viên dự án phải chịu. - Bàn bạc, nhất trí về mức đền bù rủi ro. - Tuân thủ nguyên tắc bình đẳng trong mối quan hệ rủi ro và thu nhập giữa các thành viên dự án. 2. Phương pháp dự phòng: Dự phòng cho các trường hợp chi phí không lường trước là một trong những biện pháp đấu tranh với rủi ro. Biện pháp này xác lập mối quan hệ giữa các rủi ro có khả năng ảnh hưởng đến giá thành dự án và lượng kinh phí cần thiết để vượt qua khó khăn trong thực hiện dự án. Giá trị của dự phòng phải lớn hơn hoặc bằng dao động của các thông số dự án theo thời gian. Nhưng đồng thời, chi phí cho dự phòng phải không lớn hơn chi phí cho việc phục hồi dự án sau rủi ro. Kinh nghiệm nước ngoài cho phép mức tăng chi phí cho dự án từ 7 đến 12% do dự phòng. Dự phòng là xác lập mối quan hệ giữa các rủi ro tiềm ẩn làm thay đổi giá thành dự án và lượng dự phòng cần thiết để khắc phục hậu quả trong quá trình thực hiện dự án. Phương tiện dự phòng có thể là tiền, thời gian, nhân công, máy móc thiết bị. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 280 Dự phòng là chi phí thêm để khắc phục rủi ro. Nhưng đồng thời khắc phục rủi ro có mục đích và có khẳ năng làm tăng lợi nhuận cho dự án. Một trong những điều kiện cần để dự án thành công là dòng thu phải luôn luôn lớn hơn dòng chi tại tất cả các bước tính toán. Với mục đích hạn chế rủi ro trong lĩnh vực tài chính cần phải thành lập một mức độ đảm bảo nhất định có tính tới các dạng rủi ro sau: - Rủi ro xây dựng dở dang, nghĩa là tại thời đoạn tính toán không có các khoản thu theo kế hoạch do công trình chưa được nghiệm thu, bàn giao, thanh toán. - Rủi ro liên quan đến giảm thu do lượng tiêu thụ bị giảm trong ngắn hạn. - Rủi ro thuế, liên quan đến vì lý do nào đó không sử dụng được quyền miễn giảm thuế hay sự thay đổi trong chính sách pháp luật về thuế. - Rủi ro liên quan đến việc thanh toán không đúng hạn của chủ đầu tư. - Để đảm bảo cho các trường hợp này cần thiết phải lập quỹ đầu dự phòng và phân phối vào đó một lượng phần trăm nhất định từ thu nhập do tiêu thụ sản phẩm. 3. Bảo hiểm Trong trường hợp thành viên dự án không đủ khả năng tự thực thi dự án khi xuất hiện sự kiện rủi ro nào đó thì cần phải tiến hành bảo hiểm rủi ro. Bảo hiểm rủi ro về bản chất là trao rủi ro cho hang bảo hiểm chịu trách nhiệm với một lượng chi phí nhất định được thống nhất trong hợp đồng bảo hiểm. Người ta có thể boả hiểm toàn bộ dự án cũng như bảo hiểm từng phần dự án như nhà cửa, vật kiến trúc, tính mạng con người, bảo hiểm xe máy thiết bị, bảo hiểm tài sản nói chung, bảo hiểm trong hợp đồng bảo hiểm. Bảo hiểm vật chất thông thường được ký kết giữa một bên là người bảo hiểm và bên kia là người được bảo hiểm. Trong đó, người bảo hiểm chịu trách nhiệm đền bù cho người được bảo hiểm hoặc một người nào đó khác được chỉ ra trong hợp đồng, khoảng thiệt hại do sự kiện rủi ro được bảo hiểm gây ra. Lượng đền bù nằm trong khoảng nhất định đã được chỉ ra trong hợp đồng. Đương nhiên, Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 281 trước hết người được bảo hiểm phải trả cho người bảo hiểm một lượng tiền nhất định tuỳ theo dạng hợp đồng bảo hiểm và đối tượng được bảo hiểm. Trong trường hợp cần thiết người bảo hiểm được quyền phân tích rủi ro thậm chí có thể thẩm định dự án. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 282 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bùi Ngọc Toàn, Quản lý dự án xây dựng - Lập và thẩm định dự án, NXB Xây dựng 2009. 2. GS.VS.I.I Madur, Quản lý dự án, NXB Ô-Mê-Ga, Maxcova 2004. 3. Maurise Hamon, Quản lý theo dự án, Trung tâm Thông tin tư liệu, Hà Nội 1966. 4. Luật đầu tư 59/2005/QH11 nước CHXHCN Việt Nam, ngày 29 tháng 11 năm 2005. 5. Nghị định 12/NĐ - CP ngày 10/2/2009 của chính phủ về Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. 6. Nhóm biên soạn Trung tâm thông tin và tư vấn doanh nghiệp, Tổ chức và điều hành dự án, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội, 2007. 7. Nguyễn Kim Định, Quản lý chất lượng và ISO 9000, TP.Hồ Chí Minh 1996. 8. Nguyễn Văn Chọn, Kinh tế đầu tư, NXB Thống kê, Hà Nội 2001. 9. Jonh S. Oakland, Quản lý chất lượng đồng bộ, NXB Thống kê, Hà Nội 1994. 10. Thế Nghĩa, Tư duy mới trong Kinh Doanh, NXB Thống kê, Hà Nội 1998. 11. Trịnh Quốc Thắng, Quản lý dự án đầu tư xây dựng, NXB Xây dựng, 2009. 12. Vũ Công Tuấn, Quản lý dự án, NXB TP. Hồ Chí Minh 1999. Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 283 MỤC LỤC MỤC LỤC Chương 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 1 1.1. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI DỰ ÁN 1 1.1.1. Khái niệm dự án 1 1.1.2. Các đặc trưng cơ bản của dự án 6 1.1.3. Phân loại dự án 9 1.1.4. Sự khác biệt giữa các chương trình, dự án và nhiệm vụ 10 1.2. QUẢN LÝ DỰ ÁN 11 1.2.1. Khái niệm, nội dung của quản lý dự án 11 1.2.2. Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án 21 1.2.3. Những trở lực trong quản lý dự án 23 1.2.4. Chức năng quản lý dự án 24 1.2.5. Các lĩnh vực quản lý dự án 24 1.2.5. Nhà quản lý dự án 26 1.3. CHU TRÌNH DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN 27 1.3.1. Giai đoạn đầu của dự án 28 1.3.2. Nghiên cứu tiền khả thi 28 1.3.3. Nghiên cứu khả thi 29 1.3.4. Giai đoạn thiết kế 30 1.3.5. Giai đoạn đấu thầu 30 1.3.6. Các hoạt động trong giai đoạn thi công 31 1.3.7. Các hoạt động trong giai đoạn vận hành thử 32 1.3.8. Bảo hành xây lắp và bảo trì công trình 33 1.4. CÁC BÊN THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN 34 Chương 2: TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 38 2.1. LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC 38 2.1.1. Định nghĩa tổ chức 38 2.1.2. Quá trình tổ chức 39 2.1.3. Tổ chức quản lý thông tin 44 2.1.4. Tác dụng của tổ chức trong quản lý 46 2.1.5. Trình tự chức năng của tổ chức 46 Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 284 2.2. TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC 47 2.2.1. Tổ chức dự án 47 2.2.2. Nguyên tắc làm việc của tổ chức dự án 48 2.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 53 2.3.1. Cơ sở để thiết kế cơ cấu tổ chức dự án 53 2.3.2. Phân định tầng lớp quản lý dự án 54 2.3.3. Phân tích loại hình của tổ chức dự án 64 2.4. LỰA CHỌN KẾT CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN 75 2.5. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN 78 Chương 3: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 86 3.1. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 86 3.3. TRÌNH TỰ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 90 3.4. QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO CÔNG VIỆC 91 3.5. CÁC MỤC TIÊU CỦA QLDAXD VÀ CÁC CHỦ THỂ .. 116 3.5.1. Các mục tiêu quản lý dự án xây dựng 116 3.5.2. Các chủ thể tham gia quản lý dự án xây dựng 118 3.6. CÁC HÌNH THỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 130 Chương 4: QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 132 4.1. MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CỦA THỊ TRƯỜNG XÂY DỰNG 132 4.1.1. Một số đặc điểm của thị trường xây dựng 132 4.1.2. Một số đặc điểm của thị trường xây dựng Việt Nam 132 4.1.3. Một số đặc điểm của giá xây dựng công trình 133 4.2. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ LẬP VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU TƯ 133 4.3. QUẢN LÝ TỔNG MỨC ĐẦU TƯ 134 4.3.1. Khái niệm 134 4.3.2. Thành phần của tổng mức đầu tư 134 4.3.3. Phương pháp xác định tổng mức đầu tư 137 4.3.4. Các căn cứ xác định tổng mức đầu tư 138 4.3.5. Quản lý tổng mức đầu tư của dự án 141 4.4. QUẢN LÝ DỰ TOÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 142 4.4.1. Khái niệm, căn cứ lập và nội dung dự toán xây dựng công trình 142 4.4.2. Dự toán chi phí xây dựng trong dự toán xây dựng công trình 143 4.4.3. Chi phí thiết bị trong dự toán xây dựng công trình 146 4.4.4. Xác định chi phí QLDA, chi phí tư vấn đầu tư XD và chi phí khác 147 4.4.5. Quản lý định mức xây dựng 148 4.4.6. Quản lý giá xây dựng công trình 149 Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 285 4.4.7. Quản lý dự toán xây dựng công trình 151 4.5. THANH TOÁN, QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ XDCT 152 4.5.1. Tạm ứng vốn để thực hiện hợp đồng xây dựng 152 4.5.2. Thanh toán hợp đồng xây dựng 153 4.5.3. Thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình 154 4.5.4. Quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình 154 4.6. QUẢN LÝ CHI PHÍ, GIÁ XDCT TẠI MỘT SỐ NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI 155 4.6.1. Tại Singapore: 155 4.6.2. Tại Anh: 155 4.6.3. Tại Mỹ 156 4.6.4. Tại Trung Quốc: 157 4.6.5. So sánh về quá trình hình thành và quản lý chi phí, giá xây dựng 158 4.7. KIỂM SOÁT, KHỐNG CHẾ CHI PHÍ THEO CÁC GIAI ĐOẠN ĐT XDCT 159 4.7.1. Khái niệm: 159 4.7.2. Mục tiêu của kiểm soát chi phí 159 4.7.3. Kiểm soát chi phí xây dựng ở giai đoạn quyết sách đầu tư 159 4.7.4. Kiểm soát chi phí thông qua việc phân tích ảnh hưởng của thiết kế 160 4.7.5. Kiểm soát chi phí thông qua công tác thẩm tra dự toán thiết kế 161 4.7.6. Kiểm soát chi phí thông qua đấu thầu 162 4.7.7. Xử lý biến động giá, chi phí xây dựng công trình 163 4.7.8. Kiểm soát chi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng 163 Chương 5: P.PHÁP SO SÁNH, LỰA CHỌN PA CỦA DỰ ÁN XD 164 5.1. P.P DÙNG MỘT VÀI CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH KINH TẾ TỔNG HỢP 164 5.1.1. Cơ sở lý luận 164 5.1.2. Hệ chỉ tiêu sử dụng để đánh giá 164 5.2. P.PHÁP DÙNG MỘT CHỈ TIÊU TỔNG HỢP KHÔNG ĐƠN VỊ ĐO 166 5.2.1. Cơ sở lý luận chung 166 5.2.2. Một số phương pháp cụ thể 169 5.3. PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ - GIÁ TRỊ SỬ DỤNG 180 5.3.1. Cơ sở lý luận chung 180 5.3.2. Nội dung của phương pháp 181 BÀI TẬP THỰC HÀNH 185 Chương 6: PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH VÀ PHÂN TÍCH KINH TẾ - Xà HỘI DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 187 6.1. Ý NGHĨA CỦA VIỆC PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 187 6. 2. PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH 188 Quản lý dự án Biên soạn: PGS.TS. Nguyễn Bá Uân Trường Đại học Thủy lợi Bộ môn Quản lý xây dựng 286 6.2.1. Khái niệm, mục đích, nội dung của phân tích tài chính 188 6.2.2. Các bước tính toán, so sánh phướng án 190 6.2.3. Dòng tiền và khả năng thanh toán của DA trong phân tích sau thuế 192 6.2.4. Đặc điểm phân tích tài chính của một số loại dự án 200 6. 3. PHÂN TÍCH KINH TẾ - Xà HỘI 204 6.3.1. Những khái niệm và vấn đề chung 204 6.3.2. Một số vấn đề về giá cả kinh tế 212 6.3.3. Xác định các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế - xã hội 217 6.3.4. Đặc điểm phân tích kinh tế xã hội của một số loại dự án 222 Chương 7: CÁC CHỈ TIÊU H.QUẢ TRONG ĐÁNH GIÁ DA ĐT 225 7.1. ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN VỚI NHÓM CHỈ TIÊU TĨNH 225 7.1.1. Chỉ tiêu chi phí cho một đơn vị sản phẩm 225 7.1.2. Chỉ tiêu lợi nhuận tính cho một đơn vị sản phẩm 225 7.1.3. Chỉ tiêu mức doanh thu của một đồng vốn đầu tư 226 7.1.4. Chỉ tiêu thời hạn thu hồi vốn đầu tư 226 7.2. ĐÁNH GIÁ DA TRƯỜNG HỢP THỊ TRƯỜNG VỐN HOÀN HẢO 226 7.2.1. Chỉ tiêu hiệu số thu chi 227 7.2.2. Chỉ tiêu suất thu lời nội tại IRR 235 7.2.3. Chỉ tiêu tỷ số thu chi (Tỷ số lợi ích/chi phí) 243 7.2.4. Chỉ tiêu thời gian hoàn vốn tính bằng phương pháp hiện giá 245 7.3. Đ.GIÁ DA T.HỢP THỊ TRƯỜNG VỐN KHÔNG HOÀN HẢO 247 7.3.1. Phương pháp dùng chỉ tiêu NFW 247 7.3.2. Phương pháp dùng chỉ tiêu suất thu lợi hỗn hợp CRR 249 7.4. PHƯƠNG PHÁP CHI PHÍ KINH TẾ TỐI THIỂU 250 7.5. PHÂN TÍCH RỦI RO 251 7.5.1. Mục tiêu và quy trình 251 7.5.2. Rủi ro dự án 252 7.5.3. Phân tích rủi ro của dự án 257 7.5.4. Phương pháp quản lý rủi ro của dự án 263 TÀI LIỆU THAM KHẢO 267