Bài giảng Nghiệp vụ công tác văn thư - Chương 6: Thống kê tài liệu lưu trữ

huluutru.comCHƯƠNG VITHỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮTS. Nguyễn lệ Nhung3www.vanthuluutru.comCHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮI. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắcII. Đối tượng và đơn vị thống kêIII. Nội dung và phương pháp thống kê TLLTIV. Lập báo cáo thống kê tổng hợpV. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kêVI. KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮTS. Nguyễn lệ Nhung4www.vanthuluutru.comI. Khái niệm, mục đích,  yêu cầu, nguyên tắc1. Khái niệm2. Mục đích, ý nghĩa3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT4. Nguyên tắc thống kê TS. Nguyễn lệ Nhung5www.vanthuluutru.com1. Khái niệmThống kê TLLT là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT.TS. Nguyễn lệ Nhung6www.vanthuluutru.com2. Mục đích, ý nghĩaGiúp các CQ quản lý LT và KLT xây dựng được kế hoạch cho công tác LT: TTBS, chỉnh lý, XĐGTTLSố liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý: trên cơ sở thực tiễn, các CQ phát hiện ra những tồn tại, những vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề sai lệch ở cơ sở, những khó khăn vướng mắc trong phạm vi quản lý để xây dựng, ban hành các văn bản nhằm hướng dẫn nghiệp vụ, giúp việc quản lý công tác lưu trữ và TLLT được chặt chẽTS. Nguyễn lệ Nhung7www.vanthuluutru.com3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLTPhải cụ thểPhải phù hợp với thực tế, chính xác (phản ánh đúng số lượng, chất lượng trên thực tê)Phải kịp thời (cơ quan LT cấp trên mới đủ căn cứ để lập KH, để KL vụ việc)TS. Nguyễn lệ Nhung8www.vanthuluutru.com4. Nguyên tắc thống kêĐảm bảo sự thống nhất giữa sổ sách thống kê và thực tiễn bảo quản Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu trữ quốc gia VN TS. Nguyễn lệ Nhung9www.vanthuluutru.comII. Đối tượng và đơn vị thống kê1. Đối tượng thống kê2. Đơn vị thống kêTS. Nguyễn lệ Nhung10www.vanthuluutru.com1. Đối tượng thống kêTLLTCác công cụ tra tìm (MLHS, bộ thẻ, CSDL,)Các phương tiện bảo quản tài liệu (cặp, hộp, giá, tủ)Cán bộ lưu trữTS. Nguyễn lệ Nhung11www.vanthuluutru.com2. Đơn vị thống kêĐối với TLLT: phông, sưu tập, hồ sơ (đơn vị bảo quản), mét giá, văn bản, bó, gói...Đối với công cụ tra tìm: bộ, quyển, CSDL...Đối với trang thiết bị bảo quản: chiếc, cái...Đối với cán bộ lưu trữ: người, b/chếTS. Nguyễn lệ Nhung12www.vanthuluutru.comIII. Nội dung và phương pháp thống kê TLLT1. Sổ nhập TLLT2. Sổ xuất TLLT3. Sổ thống kê phông lưu trữ4. Mục lục hồ sơ5. Sổ đăng ký MLHSTS. Nguyễn lệ Nhung13www.vanthuluutru.com1. Sổ nhập TLLTPhạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng kho lưu trữTác dụng: Là công cụ để thống kê tình hình nhập TL vào kho LT, nó cho biết số lượng, chất lượng, thành phần TL trong KLT.Đối tượng thống kê: Toàn bộ TLLTHC được nhập vào kho LT (không phân biệt thời gian, nguồn nhập, số lượng tài liệu).TS. Nguyễn lệ Nhung14www.vanthuluutru.comMẫu sổ nhập TLLT (giáo trình trang 352)sttNgày tháng nhậpHọ tên người nộpTên cơ quan, đơn vị nộpTên phôngSố phôngNăm của tài liệuVăn bản căn cứ để nhậpSố lượng hồ sơSố cặp, hộp, bó,métTóm tắt tình hình tài liệuGhi chú123456789101112TS. Nguyễn lệ Nhung15www.vanthuluutru.com2. Sổ xuất TLLTPhạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữTác dụng:Để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ Để quản lý tài liệu được chặt chẽĐối tượng thống kê: Toàn bộ tài liệu LT hành chính được xuất ra khỏi kho LTTS. Nguyễn lệ Nhung16www.vanthuluutru.comMẫu sổ xuất TLLT (giáo trình trang 359)sttNgày thángCăn cứ xuấtXuất đi đâu, lý doSố và tên phôngMục lục sốSố lượng tài liệuGhi chú12345678TS. Nguyễn lệ Nhung17www.vanthuluutru.com3. Sổ thống kê phông lưu trữPhạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ lịch sử và 1 số kho lưu trữ hiện hành (trong kho có nhiều phông)Tác dụng: - Để thống kê số lượng các phông, các bộ sưu tập TLLT cho từng kho- Để cố định trật tự sắp xếp các phông, các bộ sưu tập trong kho- Để phản ánh khái quát tình hình tài liệu trong khoTS. Nguyễn lệ Nhung18www.vanthuluutru.com3. Sổ thống kê phông lưu trữ (tiếp theo)Đối tượng thống kê: Tất cả các phông lưu trữ và các bộ sưu tập TLLT được bảo quản trong khoTS. Nguyễn lệ Nhung19www.vanthuluutru.comMẫu sổ thống kê phông lưu trữSố phôngTên phôngThời gian bắt đầu và kết thúcSố lượng tài liệu đã chỉnh lýSố lượng tài liệu chưa chỉnh lýGhi chú123456TS. Nguyễn lệ Nhung20www.vanthuluutru.com4. Mục lục hồ sơPhạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng KLTTác dụng: - Để thống kê tất cả hồ sơ của 1 phông hoặc 1 bộ phận phông- Để cố định trật tự các HS đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại- Để tra tìm TLLTĐối tượng thống kê: Tất cả HS của 1 phông hoặc 1 bộ phận phôngTS. Nguyễn lệ Nhung21www.vanthuluutru.comMẫu mục lục hồ sơ (giáo trình trang 356)Cặp hộp sốHồ sơ sốTiêu đề hồ sơNgày tháng bắt đầu và kết thúcSố lượng tờThời hạn bảo quảnGhi chú1234567TS. Nguyễn lệ Nhung22www.vanthuluutru.com5. Sổ đăng ký MLHSPhạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng kho lưu trữTác dụng:- Để thống kê tất cả các quyển MLHS có trong 1 KLT- Để quản lý MLHS được chặt chẽ- Để tra tìm tài liệu nhanh chóngĐối tượng thống kê: Tất cả các quyển MLHS trong 1 KLTTS. Nguyễn lệ Nhung23www.vanthuluutru.comMẫu sổ đăng ký MLHS (giáo trình trang 357)SttPhông sốMục lục hồ sơ sốTên mục lục hồ sơThời gian tài liệu có trong MLSố lượng hồ sơSố tờ của MLHSSố bản MLHSThời hạn bảo quảnGhi chú12345678910TS. Nguyễn lệ Nhung24www.vanthuluutru.comIV. Lập báo cáo thống kê tổng hợpPhạm vi áp dụng: Tất cả các cơ quan lưu trữ từ TW đến cơ sởThời gian lập báo cáo: Cuối năm.Nội dung: Thống kê số liệu tổng hợp về tình hình TLLT, kho tàng, TTB bảo quản, cán bộ lưu trữ.TS. Nguyễn lệ Nhung25www.vanthuluutru.com V. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê Sổ sách thống kê là 1 loại hình TL có ở trong các phòng kho lưu trữ. Tuy không phải là TLLT nhưng chứa đựng những thông tin liên quan đến TLLT => phải quản lý và sử dụng chặt chẽQuản lý:+ Sổ sách phải được giao cho người có trách nhiệm, đáng tin cậy q/lý+ Sổ sách phải được để ở nơi an toàn (tủ, có khóa)Sử dụng: Giữ gìn sạch sẽ, không tự ý sửa chữaTS. Nguyễn lệ Nhung26www.vanthuluutru.comVI. KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc1.1 Khái niệmKiểm tra trong LT là một nội dung hoạt động quản lý nhà nước của CQ quản lý CTLT hoặc của cán bộ công chức LT có thẩm quyền để phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý những sai sót trong việc thực hiện các chính sách, chế độ và nghiệp vụ đối với TLLT và công tác LT.TS. Nguyễn lệ Nhung27www.vanthuluutru.com1.2 Mục đích, ý nghĩaGóp phần phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, bảo quản và thống kê trong LT nhằm đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời, hợp lý.Kiểm tra trình độ cán bộ LT để nắm được tình hình thực tế năng lực cán bộ làm CTLT,  có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và bổ sung kịp thời.TS. Nguyễn lệ Nhung28www.vanthuluutru.com1.2 Mục đích, ý nghĩa(tiếp theo)Kiểm tra chất lượng của mỗi HS, TL là yếu tố đảm bảo sự hoàn chỉnh của mối PLT trong toàn kho, toàn TTLT.Kiểm tra việc thực hiện các văn bản QPPL của ngành LT nhằm tìm ra những ưu điểm để phát huy, phát hiện những tồn tại cần khắc phục và đưa ra những p/án tối ưu áp dụng thống nhất trong toàn ngành LTTS. Nguyễn lệ Nhung29www.vanthuluutru.com1.3 Nguyên tắc kiểm tra- đưa ra những đánh giá xác thực để cơ quan quản lý có những quyết định điều chỉnh. => kiểm tra phải đảm báo tính chính xác và trung thực.- Kiểm tra cần đảm bảo tính khách quan để có sự so sánh giữa việc thực hiện các văn bảo quản lý của cơ quan LT này, với cơ quan LT khác để NN có những đánh giá, xếp loại đúng đắn, hợp lý.- Công tác kiểm tra gắn liền với CT thống kê, dựa và b/cáo thống kê để CT kiểm tra được thực hiện thuận lợi, khẳng định lại mức độ chính xác của công tác thống kê. Vì vậy, CT kiểm tra cần thực hiện nguyên tắc bám sát thực tế.TS. Nguyễn lệ Nhung30www.vanthuluutru.com2. Nội dung và phương pháp kiểm tra trong lưu trữ2.1 Nội dung của công tác kiểm tra- Kiểm tra cơ sở vật chất, cán bộ thực hiện CTLT của cơ quan- Kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ LT tại cơ quan- Kiểm tra việc triển khai thực hiện các văn bản QPPL về LT tại cơ quan.- Trên cơ sở đó, c/tác kiểm tra còn đưa ra những nhận xét, đánh giá, xếp loại giữa các đối tượng kiểm tra.TS. Nguyễn lệ Nhung31www.vanthuluutru.com2.2 Chế độ kiểm traKiểm tra TLLT được tiến hành theo một chế độ do cơ quan lưu trữ nhà nước quy định. Việc kiểm tra có thể được tiến hành theo hai cách - Kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ nhất định, một năm một lần hoặc hai năm một lần - Kiểm tra đột xuất do có những biến cố xảy ra như thiên tai, lũ lụt có tác động trực tiếp đến ngành hoặc khi có một văn bản mới ban hành và cần triển khai thực hiện trong toàn quốc.TS. Nguyễn lệ Nhung32www.vanthuluutru.com2.3 Phương pháp kiểm traMuốn tiến hành kiểm tra tài liệu đạt hiệu quả cao, trước hết cần nắm:+ Số lượng tài liệu thực có+ Số lượng tài liệu bị thiếu, bị mất+ Số lượng tài liệu bị hư hỏngTS. Nguyễn lệ Nhung33www.vanthuluutru.comMuốn kiểm tra việc thực hiện các văn bản mới cần nắm được:+ Các quy định trước đó về việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ LT mà đối tượng kiểm tra đang thực hiện.+ Các quy định của văn bản mới ban hành về việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ LT đang phổ biến hay bắt buộc áp dụng tại đối tượng kiểm tra.TS. Nguyễn lệ Nhung34www.vanthuluutru.comCó thể kiểm tra bằng cách:+ Đối chiếu số lượng và tình hình đã ghi trong sổ sách thống kê với tình hình TL, cán bộ thực có trong phòng, kho lưu trữ.+ Ghi lại các sai sót đã phát hiện được trong khi đối chiếu với sổ sách+ Lập biên bản kiểm tra ghi rõ: Kết quả kiểm tra (thiếu hay đủ, thiếu bao nhiêu); ý kiến của người kiểm tra; đề ra biện pháp khắc phục những thiếu sót.TS. Nguyễn lệ Nhung35www.vanthuluutru.com* Những biện pháp cần được khắc phục sau khi tiến hành kiểm traSau khi tiến hành kiểm tra cơ quan lưu trữ và cán bộ LT cần có biện pháp tích cực để khắc phục những sai sót như - tìm các tài liệu bị mất, bổ sung các TL thiếu, thu hồi TL cho mượn quá hạn, phục chế TL hư hỏng, - sửa chữa lại kho tàng, trang bị thêm phương tiện bảo quản, tuyển dụng thêm cán bộ (nếu thấy cần thiết).TS. Nguyễn lệ Nhung36www.vanthuluutru.comCÂU HỎI ÔN TẬP1. Khái niệm, mục đích ý nghĩa của thống kê trong lưu trữ?2. Các nguyên tắc thống kê trong lưu trữ?3. Nội dung và phương pháp thống kê trong lưu trữ?4. Khái niệm, mục đích ý nghĩa của kiểm trong lưu trữ?TS. Nguyễn lệ Nhung37www.vanthuluutru.comCÂU HỎI ÔN TẬP5. Các nguyên tắc kiểm tra trong lưu trữ?6. Nội dung và phương pháp kiểm tra trong lưu trữ?7. Mối quan hệ giữa công tác thống kê và công tác kiểm tra trong lưu trữ.8. Nhiệm vụ của người cán bộ lưu trữ trong việc thống kê và kiểm tra trong lưu trữ cơ quan.TS. Nguyễn lệ Nhung38www.vanthuluutru.comTHỰC HÀNH1. Xử lý tình huống khi kiểm tra và phát hiện những sai sót trong số liệu thống kê với thực tế tình hình tài liệu trong lưu trữ cơ quan.2. Xử lý tình huống khi phát hiện số liệu trong báo cáo thống kê lãnh đạo đã ký để gửi lên cấp trên không phù hợp với tình hình thực tế tại lưu trữ cơ quan.TS. Nguyễn lệ Nhung39www.vanthuluutru.com