Áp dụng UML và phần mềm Rational Rose vào xây dựng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tập đoàn dệt may Việt Nam VINATEX

toàn thủ công, chưa có quy trình báo cáo kết quả, và muốn biết tình hình xử lý văn bản đến phải trực tiếp hỏi được giao xử lý. Thời gian sao chép văn bản gửi các phòng ban xử lý và tốn nhiều phiếu photo. Việc tra cứu tìm kiếm văn bản cũ rất mất thời gian và công sức của nhân viên lưu trữ. Cán bộ tại Vinatex hiện nay rất mong muốn có thể theo dõi được quá trình xử lý văn bản, in được sổ đến và sổ đi của văn bản và báo cáo xử lý văn bản; giảm được thời gian in ấn và photo tài liệu; giảm được thời gian luân chuyển văn bản đến các đơn vị xử lý; tra cứu được văn bản, hồ sơ được nhanh chóng thuận tiện. Để giải quyết tình trạng và thỏa mãn những mong muốn thiết thực đó, giải pháp hữu hiệu là tin học hóa quá trình luân chuyển và xử lý văn bản, tài liệu và hồ sơ công việc. Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được xây dựng với mục đích đó. 3.2. Mô hình hóa nghiệp vụ Sau khi phân tích từng khía cạnh cụ thể của bài toán, chúng ta đã hiểu khái quát qua về bản chất của bài toán, những vấn đề còn tồn tại, cần giải quyết mà bài toán đặt ra. Để giải quyết vấn đề đó, chúng ta cần sử dụng hệ thống các mô hình (đã trình bày ở trên) để phân tích từng khía cạnh của bài toán. Trước hết chúng ta sẽ tìm hiểu khái quát về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ đang tồn tại tại Vinatex, về cách hoạt động cơ bản, ai là người nhận thông tin, ai là người cung cấp thông tin. Ứng dụng UML vào phân tích vấn đề này, ta sử dụng những role, actor và Uses Case (UC). Mỗi một actor là một chủ thể hành động trong hệ thống (ví dụ như là : người dùng, hệ thống trả lời tự động, quản trị hệ thống…), mỗi một UC là một hành động của chủ thể ( ví dụ như người dùng đăng nhập vào hệ thống) và mỗi một actor sẽ đóng một role (vai trò) trong hệ thống. Toàn bộ những actor, UC, và role khi liên kết sẽ tạo thành những mô hình hoàn chỉnh để diễn tả toàn cảnh của hệ thống hoạt động, mà cụ thể ở đây là hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc này, gồm ba phân hệ con như sau : Quản lý văn bản đến Quản lý văn đi Quản lý hồ sơ công việc Đầu tiên, chúng ta xem xem phân hệ quản lý văn bản đến hoạt động như thế nào? Mô hình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản đến tại Vinatex hoạt động như sau : Trong phân hệ này, có 2 actor là văn thư và người dùng hệ thống. Văn thư chỉ có một UC là nhập văn bản đến, và UC này bao gồm cả UC quét văn bản và là phần mở rộng của UC Quản lý phiên bản. Actor thứ hai là người dùng hệ thống, actor có các UC sau : Phân phối văn bản và tài liệu, nhận và xử lý văn bản tài liệu, thu hồi văn bản chuyển nhầm, tra cứu công việc, tìm kiếm, xem và in báo cáo. Tiếp theo, chúng ta cùng tìm hiểu toàn cảnh hoạt động của phân hệ quản lý văn bản đi. Mô hình hoạt động của phân hệ này như sau : Phân hệ này cũng gồm 2 actor là văn thư và người dùng hệ thống. Văn thư cũng chỉ có một UC là cấp sổ phát hành văn bản đi, nhưng UC này gồm một UC bao gồm nữa là Quét văn bản. Ngược lại với văn thư, có role khá hẹp thì actor Người dùng hệ thống lại có một role rất rộng, gồm có các UC sau : Tạo văn bản tài liệu, Phân phối văn bản tài liệu, Nhận và xử lý văn bản tài liệu, tra cứu công việc, tra cứu tài liệu, xem và in báo cáo, tìm kiếm. UC tạo văn bản tài liệu là UC mở rộng của UC quản lý phiên bản. Cuối cùng ta cùng xét đến mô hình làm việc của quản lý hồ sơ công việc : Trong phân hệ này, chỉ có một actor là người dùng hệ thống. Actor này có các UC sau : tạo mới hồ sơ công việc, chỉnh sửa phân quyền hồ sơ công việc, tra cứu tài liệu, xử lý hồ sơ công việc, tìm kiếm… Trong ba phân hệ trên chúng ta đã gặp thấy được role của những người dùng hệ thống. Vậy cụ thể người dùng hệ thống là những ai, quyền hạn và chức năng của họ như thế nào đối với toàn bộ hệ thống. Để hiểu thêm vấn đề này, chúng ta cùng đi tìm hiểu mô hình hoạt động của những phân hệ không tham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra văn bản hay tài liệu mà nó thực hiện role quản trị hệ thống. Các phân hệ đó là : Phân hệ quản trị người dùng Phân hệ quản trị danh mục Phân hệ quản lý khai thác thông tin Thứ nhất, mô hình hoạt động của phân hệ quản trị người dùng được biểu diễn như sau : Quản trị người dùng được thực hiện bởi actor quản trị hệ thống. Actor này thực hiện các UC sau: quản trị nhóm, quản trị người dùng và quản trị vai trò. Ở công ty, mỗi nhân viên thuộc các phòng ban khác nhau, ở trong hệ thống mỗi phòng ban đó được thể hiện trong một nhóm. Actor quản trị người dùng thực hiện chức năng quản trị nhóm (tức là tương ứng với quản lý phòng ban ở trong thực tế) và quản trị người dùng tức là quản lý những nhân viên trong thực tế. Điều đặc biệt là quản trị hệ thống có thể quản trị vai trò của từng người dùng trong hệ thống. Quản trị vai trò là một chức năng đặc biệt, chức năng này sẽ quyết định và kiểm soát vai trò của từng nhân viên trong hệ thống. Chức năng này thể hiện tính tin học hóa hệ thống rõ nét nhất, vì trên thực tế khái niệm quản lý vai trò là một khía cạnh không được rõ ràng, nhưng trong tin học khi các hệ thống automantic thì việc đưa vai trò thành một chức năng quản lý là rất cần thiết. Điều này cũng cho thấy điểm mạnh của UML đối với các ngôn ngữ thiết kế khác. Với các ngôn ngữ thiết kế khác đây là một vấn đề rất khó giải quyết. Thứ hai, là phân hệ quản trị danh mục. Danh mục là tập hợp các tài liệu và văn bản được sắp xếp theo chủ đề. Mục đích chính của việc làm này là để tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm văn bản hay tài liệu. Mô hình hoạt động cụ thể của phân hệ này là : Phân hệ này có một actor là người dùng hệ thống, actor này có hai UC là tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa và xóa bản ghi trong danh mục và tra cứu tài liệu. Thứ ba, chúng ta cùng xem xét phân hệ quản lý khai thác thông tin. Mô hình làm việc của phân hệ này như sau : Tóm lại, sau khi nghiên cứu một loạt mô hình hoạt động của các phân hệ trong hệ thống, chúng ta đã có cái nhìn khái quát hoạt động của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại vinatex. Đây là cánh cửa đầu tiên để chúng ta tiến vào những thao tác tiếp theo trong dự án này. Với những mô hình đó, chúng ta có thể thấy, hệ thống đang tồn tại tại Vinatex, thực hiện một số chức năng cơ bản như : quản lý văn bản đến, đi, hồ sơ công việc, tra cứu, tìm kiếm, xem và in báo cáo. Chức năng là như vậy, nhưng cụ thể từng chức năng thực hiện như thế nào, hành vi thực hiện của hệ thống ra sao? Câu trả lời sẽ có trong những phần dưới đây. 3.3. Mô hình chức năng của hệ thống Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc công ty Vinatex hoạt động theo mô hình sau : Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Vinatex được xây dựng có các chức năng chính sau : Quản lý văn bản đến : quản lý thông tin và nội dung văn bản đến cũng như quy trình luân chuyển của văn bản đến Quản lý văn bản đi : quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phê duyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan Quản lý hồ sơ công việc : Quản lý các thông tin hồ sơ công việc, và các tài liệu được lưu trữ trong hồ sơ công việc Quản lý xử lý công việc thông qua hồ sơ công việc Khai thác thông tin Khai thác thông tin được quản lý trong hệ thống Cung cấp các chức năng khai thác thông tin gồm Tra cứu văn bản tài liệu Tìm kiếm văn bản tài liệu Lập và in sổ văn bản đến, đi, tờ trình công việc Thống kế VB đến, phiếu giao việc theo tình trạng xử lý Quản lý kho văn bản dùng chung : Tập hợp các văn bản, tài liệu đã có sẵn vào một kho tài liệu và chia sẻ quyền sử dụng cho toàn bộ người dùng trong hệ thống Quản trị danh mục : Quản lý các nhóm thông tin danh mục phục vụ cho việc tra cứu. tìm kiếm Quản trị người dùng Quản trị người dùng Quản trị vai trò Quản trị phòng ban Quản trị hệ thống Kiểm soát sự truy nhập Sao lưu dữ liệu định kỳ Khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu Lập báo cáo vận hành hệ thống Các chức năng này được phân vào ba nhóm : Nhóm Người dùng : gồm các chức năng tác động trực tiếp tới nghiệp vụ mà phần mềm xử lý, gồm có quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi và quản lý hồ sơ công việc Nhóm Tra cứu, tìm kiếm thông tin : là chức năng chung giành cho tất các UC, và là nhóm chức năng hỗ trợ cho nhóm chức năng người dùng Nhóm Hệ thống : là nhóm chức năng tác động sự hoạt động của hệ thống 3.4. Mô hình mô tả workflow Workflow là các luồng công việc cụ thể trong hệ thống. Luồng công việc này được phân tích ra từ trong thực tế, và được sử dụng để “định nghĩa hóa” trong sản xuất phần mềm. Trong công nghệ sản xuất phần mềm, việc định nghĩa các workflow là rất quan trọng, vì trong thực tế, các hoạt động diễn ra rất phức tạp, nhiều khía cạnh, trong khi đó, đối với tin học lại đòi hỏi tính chính xác. Để giải quyết vấn đề này, thuật ngữ workflow đã ra đời. Mô hình mô tả workflow chính là mô hình mô tả sự hoạt động của hệ thống. Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Vinatex, gồm có 2 chức năng chính tức là có 2 quy trình chính liên quan tới toàn bộ hệ thống. 3.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến Quản lý văn bản đến là quản lý thông tin, xử lý văn bản đến cũng như thông tin luân chuyển của văn bản đến 3.4.1.1. Mô hình luân chuyển 3.4.1.2. Mô tả sơ đồ quy trình Bước 1: Văn thư tiếp nhận văn bản đến Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV Vào sổ văn bản đến, quét văn bản vào chương trình Trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến phân phối văn bản Xem xét văn bản, cho ý kiến phân phối văn bản Chuyển cho Lãnh đạo các đơn vị xử lý (Trường hợp chuyển thẳng văn bản cho các đơn vị xử lý không cần xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan) đồng thời chuyển cc cho Thư ký lãnh đạo một bản để theo dõi Hoặc Chuyển cho thư ký lãnh đạo để trình Lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo Hoặc trực tiếp trình lên Phó Lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo và phân phối văn bản Bước 3: Thư ký lãnh đạo trình Lãnh đạo cơ quan xem xét văn bản đến Trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo Nhận lại văn bản từ Lãnh đạo cơ quan để chuyển cho các đơn vị xử lý Bước 4: Lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo xử lý và phân phối văn bản đến Cho ý kiến phân phối văn bản và ý kiến chỉ đạo xử lý nếu có Chuyển lại cho thư ký xử lý Bước 5: Phó Lãnh đạo cơ quan xử lý văn bản đến Nhập ý kiến chỉ đạo xử lý và ý kiến phân phối văn bản (nếu có) Chuyển cho các đơn vị xử lý Bước 6: Lãnh đạo đơn vị xử lý văn bản đến Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV Xem xét văn bản, cho ý kiến chỉ đạo xử lý Chuyển văn bản đến cho cấp phó chuyên trách Hoặc chuyển văn bản đến cho chuyên viên xử lý Hoặc tự xử lý và kết thúc quy trình xử lý tại đơn vị nhận văn bản Bước 7: Phó Lãnh đạo đơn vị xử lý văn bản đến Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV Xem xét văn bản, cho ý kiến chỉ đạo xử lý Chuyển văn bản đến cho chuyên viên xử lý Hoặc tự xử lý và kết thúc quy trình xử lý tại đơn vị nhận văn bản Bước 8: Chuyên viên nhận văn bản thực hiện giải quyết văn bản, kết thúc quy trình xử lý văn bản tại đơn vị nhận văn bản. 3.4.2. Quy trình soạn thảo, phê duyệt văn bản đi Quy trình này là quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phê duyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan. Mô hình hoạt động của quy trình như sau : 3.4.2.1. Mô hình luân chuyển 3.4.2.2. Mô tả quy trình Bước 1: Chuyên viên lập dự thảo văn bản đi Điền các thông tin dự thảo văn bản đi, gắn tệp nội dung toàn văn văn bản đi Chuyển Lãnh đạo đơn vị phê duyệt về nội dung Bước 2: Lãnh đạo đơn vị phê duyệt về nội dung văn bản đi Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV: Xem xét dự thảo của chuyên viên, có thể trực tiếp chỉnh sửa dự thảo văn bản đi hoặc nhập ý kiến chỉ đạo việc chỉnh sửa và chuyển lại cho chuyên viên chỉnh sửa Lãnh đạo đơn vị cũng có thể trực tiếp lập dự thảo văn bản đi. Bước 3: Lãnh đạo văn phòng phê duyệt về thể thức và tính pháp lý của dự thảo văn bản đi Xem xét dự thảo của đơn vị soạn thảo, có thể trực tiếp chỉnh sửa dự thảo văn bản đi hoặc nhập ý kiến chỉ về việc chỉnh sửa và chuyển lại lãnh đạo đơn vị soạn thảo xử lý tiếp Trường hợp phê duyệt, chuyển lại cho chuyên viên đơn vị soạn thảo để chuyển cho Thư ký để trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt Bước 4: Thư ký trình duyệt dự thảo văn bản đi Nhận văn bản trình Lãnh đạo cơ quan xem xét phê duyệt Nhận văn bản trả ra từ Lãnh đạo cơ quan, Trường hợp được phê duyệt chuyển lại cho đơn vị soạn thảo làm thủ tục phát hành Nhận văn bản trả ra từ Lãnh đạo cơ quan, Trường hợp không được phê duyệt chuyển cho đơn vị soạn thảo xử lý tiếp. Bước 5: Lãnh đạo cơ quan phê duyệt dự thảo văn bản đi Phê duyệt văn bản và trả lại thư ký để xử lý tiếp Ký duyệt văn bản khi đã có đấy đủ chữ ký Bước 6: Chuyển văn thư cấp số văn bản đi Chuyên viên soạn thảo/ chuyên viên làm công tác văn thư đơn vị chuyển bản giấy có chữ ký của lãnh đạo cơ quan cho văn thư làm thủ tục phát hành Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV Lãnh đạo đơn vị soạn thảo chuyển bản điện tử cho văn thư làm thủ tục phát hành Bước 7: Văn thư cơ quan cấp số văn bản đi Vào sổ văn bản đi Phát hành văn bản đi cho các đơn vị trong cơ quan để thực hiện (Khi đó các đơn vị trong cơ quan nhận được văn bản do văn thư chuyển đến thực hiện xử lý như văn bản đến của đơn vị) Trên đây là hai quy trình cơ bản được áp dụng trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại công ty Vinatex. Khi nhìn vào những mô hình này, chúng ta có thể dễ dàng hình dung sự hoạt động của hệ thống, và dữ liệu trong hệ thống sẽ luân chuyển như thế nào. Các Uses Case sẽ đóng vai trò ra sao trong hệ thống, và các actor sẽ liên kết với nhau như thế nào để hệ thống hoạt động được linh hoạt. Đồng thời đây cũng là cơ sở xây dựng phần mềm về sau. 3.5. Mô hình kiến trúc phần mềm 3.5.1. Mô hình kiến trúc chung Mô hình phần mềm được áp dụng xây dựng ở đây, là mô hình phần mềm 3 lớp : lớp giao diện, lớp xử lý và lớp cơ sở dữ liệu. Lớp giao diện là lớp tương tác với người dùng, đòi hỏi phải thân thiện và dễ sử dụng; lớp thứ hai là lớp xử lý, lớp này bao gồm các engine (“bộ máy”) để xử lý những hành động tương tác của người dùng vào hệ thống, còn lớp cuối cùng là lớp cơ sở dữ liệu, lớp chứa tất cả các dữ liệu của hệ thống, bao gồm các dữ liệu về văn bản đến, văn bản đi, văn bản hồ sơ công việc, người dùng… Trên lớp này, có một hệ thống các query xử lý sơ bộ cơ sở dữ liệu để lớp engine có thể tổng hợp, phân tích tạo thành các thông tin có ích cho người dùng. Để khái quát hóa cho mô hình phần mềm, ta có mô hình sau : Trong giai đoạn trước đây, lập trình viên thường sử dụng mô hình phần mềm với kiến trúc 2 lớp, chỉ bao gồm lớp giao diện và lớp cơ sở dữ liệu, được mô tả bằng mô hình sau : Mô hình trên mô tả cho một phần mềm gồm nhiều cơ sở dữ liệu phân tán ở nhiều nơi. Mỗi cơ sở dữ liệu là một tương tác với giao diện tầng trên giành cho người dùng. Sự thay đổi của giao diện sẽ dẫn tới thay đổi cơ sở dữ liệu, và thậm chí có thể phải thiết kế lại cấu trúc dữ liệu. Trong thực tế, cơ sở dữ liệu là đối tượng luôn luôn vận động không ngừng, và nhu cầu về sự thay đổi dữ liệu hay cấu trúc dữ liệu luôn luôn đặt ra. Và mỗi lần như thế, lập trình viên lại phải thay đổi một phần hoặc toàn bộ giao diện. Một vài lần thì không sao, nếu như thực hiện quá nhiều lần, thì người dùng sẽ cảm thấy không thể bắt kịp với những thay đổi đó, và kết quả là họ sẽ có cảm giác chán và không muốn sử dụng phần mềm đó nữa. Khi một phần mềm không được người dùng chấp nhận thì có nghĩa là chúng ta phải tính đến dự án thay thế phần mềm mới. Quá trình cứ thế diễn ra, gây tốn kém rất nhiều công sức và tiền của. Và các nhà lập trình đã nghĩ rằng cần phải có cách nào đó, tách biệt giữa cơ sở dữ liệu và giao diện người dùng mà khi thay đổi một trong hai không phải thay đổi cái còn lại. Mô hình phần mềm 3 lớp ra đời đáp ứng đòi hỏi đó. Mô hình 3 lớp có những điểm mạnh mà mô hình 2 lớp không có. Cụ thể như : Dễ sửa chữa, dễ nâng cấp, dễ backup Tiết kiệm chi phí thời gian làm việc Tăng cường hiệu quả làm việc theo nhóm lập trình Tăng cường khả năng kết nối từ xa của phần mềm Thiết kế, phân tích rất dễ dàng Tuy nhiên, bên cạnh những điểm mạnh đó, mô hình này cũng tồn tại một vài điểm yếu : Xây dựng lâu, tốn nhiều kinh phí Đòi hỏi nguồn nhân lực đồng đều, dồi dào Mặc dù vậy, trên thực tế hiện nay, các công ty phần mềm vẫn đang áp dụng mô hình này để xây dựng phần mềm trong các lĩnh vực. Đối với những phần mềm có quy mô hoạt động nhỏ, thì ta cần cân nhắc sử dụng mô hình nào cho hợp lý, còn đối với hệ thống lớn, chúng ta không nên ngần ngại áp dụng mô hình 3 lớp. Sau đây, ta cùng đi tìm hiểu từng lớp của mô hình phần mềm “Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Vinatex”. Phần mềm này cũng được xây dựng trên mô hình 3 lớp. Để dễ hình dung, ta sẽ tìm hiểu từ lớp cuối cùng trước. Đó là lớp cơ sở dữ liệu và “store produce” (chương trình xử lý sơ bộ) của nó. 3.5.2. Mô hình cơ sở dữ liệu Phần mềm eDocmanVina, như đã trình bày ở trên, gồm các chức năng chủ yếu sau : Quản lý văn bản đến Quản lý văn bản đi Quản lý hồ sơ công việc Quản lý người dùng Ứng với từng chức năng, chúng ta sẽ có những lớp cơ sở dữ liệu tương ứng. Mỗi lớp là một table, mỗi table gồm nhiều trường, các table liên kết với nhau theo nguyên tắc “kiện toàn thực thể” của lý thuyết cơ sở dữ liệu. Đối với vai trò quản trị người dùng, gồm có 3 table : NguoiDung, PhongBan, VaiTro. Table NguoiDung được mô tả như sau : Table PhongBan Table VaiTro Ba table trên đại diện cho 3 lớp, lớp người dùng được sử dụng để quản trị thông tin người dùng, lớp vai trò được sử dụng để quản trị các thông tin về vai trò hay vị trí của người dùng trong cơ quan, lớp phòng ban để quản trị các thông tin về phòng ban. Tuy nhiên mục tiêu chính của 3 lớp này đều là hướng tới quản trị người dùng, vì vậy, chúng có mối quan hệ với nhau. Quan hệ đó được biểu diễn dưới hình vẽ sau đây : Một người dùng có thể có nhiều vai trò, nhưng chỉ thuộc một phòng ban; ngược lại một phòng ban thường có nhiều người dùng và nhiều người dùng có thể có cùng nhiều vai trò. Theo lý thuyết cơ sở dữ liệu, quan hệ giữa table PhongBan và table NguoiDung là quan hệ một : nhiều, còn quan hệ giữa NguoiDung và VaiTro là quan hệ nhiều : nhiều. Bảng VanBanDen Tiếp theo đối với chức năng quản trị văn bản đến, lớp trực tiếp tác động đến chức năng này là lớp VanBanDen. Lớp VanBanDen gồm tập hợp rất nhiều trường thể hiện thuộc tính của văn bản đến, một đối tượng điều chỉnh của hệ thống. Cụ thể các trường như sau : Trong lớp VanBanDen có những thuộc tính là thuộc tính cơ bản của nó như : Số đến, Số ký hiệu hay Nội Dung, nhưng cũng có những thuộc tính là thuộc tính ngoại lai, tức là những thuộc tính được truy xuất từ bảng khác. Các bảng này gồm có : Bảng LoaiSo Bảng LoaiVanBan Bảng DoMat Bảng DoKhan Bảng NoiLuu Bảng NoiGui Bảng CongViec Mối quan hệ giữa các bảng trong quản trị văn bản đến Đối tượng văn bản đến là một trong 3 đối tượng chính cần điều chỉnh của phần mềm. Để quản trị được văn bản đến, ta thấy rằng cần có rất nhiều các lớp hỗ trợ. Tương tự như vậy đối với văn bản đi và hồ sơ công việc, ta cũng có những thiết kế cơ sơ dữ liệu, bao gồm nhiều lớp, tác động trực tiếp. Văn bản đi Đối với văn bản đi, thì các lớp không có gì khác nhiều so với văn bản đến. Hai lớp khác duy nhất đó là NoiNhan, và DvST. Bảng NoiNhan Bảng DvST Bảng VanBanDi Mối quan hệ giữa các bảng trong hệ quản trị văn bản đi Hồ sơ công việc Hồ sơ công việc là một đối tượng rất đặc biệt, nó là tập hợp rất nhiều lớp. Trong hồ sơ công việc các lớp liên kết rất chặt chẽ với nhau, và mỗi lớp đều có những thuộc tính rất riêng. Bảng HoSoCongViec Bảng TinhTrang Bảng DoQuanTrong Bảng LinhVuc Mối quan hệ giữa các lớp trong quản trị hồ sơ công việc Tóm lại, sau khi nghiên cứu một loạt các lớp được sử dụng trong hệ thống, chúng ta đã có cái nhìn tổng thể về hệ thống dữ liệu của hệ thống. Tuy nhiên, dữ liệu cũng chỉ là những con số khô khan, để biến dữ liệu thành các thông tin bổ ích đối với người dùng, chúng ta cần xây dựng một hệ thống các xử lý. Hệ thống các xử lý này được biểu hiện thông qua các modul. 3.5.3. Hệ thống modul của phần mềm 3.5.3.1. Thuật toán Đăng nhập 3.5.3.2. Thuật toán tìm kiếm 3.5.3.3. Thuật toán Thêm dữ liêu 3.5.3.4. Thuật toán Sửa dữ liệu 3.5.3.5. Thuật toán Xóa dữ liệu 3.5.3.6. Thuật toán In báo cáo Những thuật toán trên đây là những modul cơ bản, xuyên suốt phần mềm. Độ chính xác của các modul này ảnh hưởng rất lớn đến sự hoạt động của phần mềm, cũng như quá trình xử lý các database. Xử lý chính xác database mới cung cấp cho người sử dụng những thông tin chính xác.Bên cạnh những yếu tố tác động đến hoạt động của phần mềm, thì còn một yếu tố khác cũng đóng vai trò quan trọng trong công việc này. Đó là người dùng. Người dùng vừa đóng vai trò là người nhận thông tin, vừa đóng vai trò là người cung cấp thông tin. Để tương tác với người dùng, phần mềm sử dụng một hệ thống các giao diện. Giao diện người dùng phải thân thiện, dễ hiểu, đảm bảo tính linh hoạt trong sử dụng. Hệ thống giao diện của phần mềm được trình bày ở phần dưới đây. 3.5.4. Hệ thống giao diện phần mềm 3.5.4.1. Form Main 3.5.4.2. Form Đăng nhập c.Form Quản trị người dùng 3.5.4.2. Form Tạo mới văn bản đến 3.5.4.4. Form Tạo mới văn bản đi 3.6. Test hoạt động của phần mềm Test hoạt động của phần mềm là giai đoạn đưa ra những kịch bản test. Hệ thống trước khi được đưa vào sử dụng cần phải được test cẩn thận. Nếu quy trình test thực hiện không tốt thì hệ thống khi đi vào thực tế, sẽ gặp nhiều lỗi và khó được người dùng chấp nhận.Trong khuôn khổ một chuyên đề thực tập, với quy mô phần mềm được giới hạn hơn trong thực tế, vì thế công việc chủ yếu thực hiện ở giai đoạn này, chính là bắt lỗi phần mềm. Cụ thể tất cả các chức năng của phần mềm được sử dụng và bắt lỗi. 3.7. Triển khai cài đặt phần mềm Triển khai hoạt động phần mềm là quy trình đưa phần mềm vào thực tế, và tiến hành cài đặt hệ thống cơ sở vật chất cho phần mềm hoạt động, hay người ta thường gọi với thuật ngữ “cấu hình phần cứng”. Trong khuôn khổ chuyên đề, phần mềm chưa có điều kiện được áp dụng trong thực tế. Tuy nhiên, chúng ta có thể đưa ra cấu hình phần cứng yêu cầu để tham khảo về cách hoạt động của phần mềm. 3.7.1. Mô hình cài đặt hệ thống 3.7.1. Yêu cầu về phần cứng Để có thể vận hành được hệ thống, phải có các hệ thống phần cứng sau: Yêu cầu về máy chủ, máy trạm YC máy chủ, máy trạm Cấu hình tối thiểu (hoặc tương đương) Cấu hình đề xuất (tương đương hoặc mạnh hơn) Máy trạm Bộ vi xử lý Pentium 2, 400Mhz Bộ nhớ 128MB RAM 512MB RAM Đối với máy Văn thư cần tối thiểu 256MB RAM Ổ cứng 20GB 40GB Máy chủ Bộ vi xử lý Intel® Pentium® 4 Processor 3,2 GHz Bộ nhớ 2GB RAM 3GB RAM Ổ cứng 40GB 120GB * 10GB trống để chạy chương trình * Dung lượng ổ cứng để lưu trữ dữ liệu: 30GB (Có thể tăng thêm ổ cứng để hỗ trợ lưu trữ về sau dự tính: 15GB lưu trữ / 1năm) Card mạng tốc độ 100 Mbps tốc độ 100 Mbps Có ổ CDROM Các thiết bị hỗ trợ khác: Máy Quét (Scanner): Thiết bị quét ảnh, tài liệu dạng văn bản (hard copy), dùng để chuyển đổi các văn bản, tài liệu, ảnh, … thành tài liệu dạng số hóa để có thể lưu trữ trong hệ thống. Máy in (Printer): Thiết bị dùng để in các văn bản dạng số hóa thành các văn bản, tài liệu dạng hard copy (không bắt buộc). 3.7.2. Yêu cầu về phần mềm Để có thể vận hành được hệ thống, phải có các phần mềm sau đây: Máy trạm: Hệ điều hành Microsoft Windows 2000 trở lên. Trình duyệt IE 5.5 hoặc cao hơn, dùng để các máy trạm có thể làm việc, thao tác với dữ liệu thông qua mạng LAN, Internet, Leased Phone Line. Các ứng dụng văn phòng khác như Microsoft Office 97 hoặc cao hơn (không bắt buộc) dùng để thao tác với các dữ liệu dạng văn bản đã được số hóa. Máy chủ: Hệ điều hành Microsoft Windows 2000 hoặc cao hơn (Microsoft Windows 2000 Advance Server, Microsoft Windows 2003 Advance Server). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) Microsoft SQL Server 2000 hoặc Microsoft SQL Server 2005 dùng để lưu trữ, quản trị các thông tin dữ liệu của toàn hệ thống. Web Server là Microsoft Internet Information Server (IIS) hoặc Microsoft Personal Web Server dùng để vận hành các ứng dụng Web, trao đổi các trang web, các scripts, các file, … với các máy trạm thông qua HTTP. Tường lửa (FireWall), có thể dùng bất kỳ ứng dụng FireWall nào, dùng để bảo vệ mạng nội bộ hay máy tính cá nhân khỏi sự xâm nhập trái phép khi gia nhập Internet. Trình quét virus (Anti Virus), có thể dùng bất kỳ các ứng dụng Anti virus nào đang có, khuyến nghị nên dùng Norton Anti Virus Corporate 7.6 hoặc cao hơn. 3.7.3. Yêu cầu về truyền thông Mạng (Network): Local Area Network (LAN): Là hệ thống được thiết kế để có thể liên kết các máy trạm với nhau hoặc các máy trạm với máy chủ. KÊT LUẬN Sau một thời gian thực tập, em đã xây dựng thành công phần mềm “quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tập đoàn diệt may Vinatex”. Phần mềm này ra đời đã đáp ứng một số yêu cầu của tập đoàn đặt ra về vấn đề quản lý văn bản và quy trình xử lý hồ sơ công việc. Khối lượng công việc đã giảm hẳn, khả năng lưu trữ tìm kiếm tăng lên, đồng thời khả năng lưu trữ văn bản tiện dụng hơn, nhanh chóng hơn và đảm bảo tính chính xác hơn. Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã nghiên cứu thành công quá trình luân chuyển văn bản, gồm văn bản đến, văn bản đi hay hồ sơ công việc; những quy định của nhà nước về quản lý văn bản và đặc biệt là nghiệp vụ văn thư cơ quan - vấn đề rất cần thiết trong thực tiễn sắp tới. Phần mềm “quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại công ty Vinatex” được đề cập trong đề án của em, là một phần trong hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong thực tế.Em hi vọng phần mềm cũng có tính khả thi trong thực tế, với cấu hình hệ thống như đã trình bày trong phần ba của đề tài. Kết thúc giai đoạn thực tập, một lần nữa em xin cảm ơn anh Kim Văn Diệp – cán bộ hướng dẫn thực tập tại công ty CMCSoft và cô Trần Thị Thu Hà – giáo viên hướng dẫn em trong thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Cấu trúc dữ liệu và giải thuật – PGS.TS Hàn Viết Thuận – Đại học Kinh tế Quốc dân 2. Bài giảng Công nghệ phần mềm – PGS.TS Hàn Viết Thuận – Đại học Kinh tế Quốc dân 3. Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1, 2 – ThS. Trần Công Uẩn – Đại học Kinh tế Quốc dân 4. Kĩ thuật lập trình Visual Basic trong 21 ngày - Ngọc Anh Thư – NXB Giáo dục 5. Giáo trình Nhập môn UML – Vũ Chí Bình – NXB Minh Khai 6. Kỹ nghệ phần mềm – Cách tiếp cận của người thực hành – Roger S.Pressman – NXB Giáo dục 7. Trang web : www.cmc.com.vn và www.cmcsoft.com.vn PHỤ LỤC Phụ lục 1 : Code modul đăng nhập chương trình Private Sub CmdOK_Click() Dim strSQL As String Dim bHople As Boolean strSQL = " SELECT MaND,TenND,Matkhau FROM NguoiDung " Set rs = New ADODB.Recordset rs.Open strSQL, cn, adOpenStatic, adLockOptimistic If rs.BOF = True Then MsgBox "Khong doc duoc thong tin trong co so du lieu" rs.Close cn.Close Exit Sub End If rs.MoveFirst bHople = False Do While (Not rs.EOF) And (Not bHople = True) If (rs!TenND = TxtND.Text And rs!Matkhau = TxtMK.Text) Then bHople = True Else rs.MoveNext End If Loop If bHople = False Then MsgBox " Mat khau hoac ten dang nhap sai! Moi nhap lai" Else Me.Hide 'TxtND.Text = "" TxtMK.Text = "" End If rs.Close 'cn.Close End Sub Private Sub cmdThoat_Click() Me.Hide End Sub Private Sub Form_Load() Me.Top = CInt(Me.ScaleHeight / 2) + CInt(Me.Height / 2) Me.Left = CInt(Me.ScaleWidth / 2) + CInt(Me.Width / 2) 'MsgBox End Sub Phụ lục 2 : Mẫu sổ văn bản đến TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM Ngày ……tháng…….năm…. (1) SỔ VĂN BẢN ĐẾN Từ ngày …đến ngày…/ hoặc Từ số …. đến số (2) Loại sổ:…………(3) Tổng số văn bản…………(4) Đơn vị hoặc Cá nhân: ………(5) Ghi chú: Định dạng chung Fort chữ: Times New Roman Cỡ chữ: 14 Định dạng trang Cách trên (Top) : 2.5 cm Cách dưới (Bottom): 2.5 cm Căn trái (Left): 3 cm Căn phải (Right): 2 cm Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu VB Ngày tháng VB Trích yếu nội dung Đơn vị/người nhận Ghi chú 26/10/2006 01 Bộ công nghiệp 20/BCN-VP 25/10/2006 V/v giới thiệu chữ kỹ của Chánh văn phòng VP(CT) 26/10/2006 02 Bộ công nghiệp 21/BCB-TDTP 25/10/2006 Yêu cầu gửi báo cáo sản xuất kinh doanh quý 3 TGĐ(CT); KH(CT) Ghi chú: Định dạng chung Fort chữ: Times New Roman Cỡ chữ: 12 Định dạng trang Cách trên (Top) : 2.5 cm Cách dưới (Bottom): 2.5 cm Căn trái (Left): 3 cm Căn phải (Right): 2 cm ._.