Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho Công ty phần mềm Kế toán ASIA

quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông thường. Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ ... luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu. Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó đề tài "áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA" nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hơn. Đề tài gồm các phần: Chương I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu. Chương II: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý. Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Chương I Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA - Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA - Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội - Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA được thành lập theo giấy phép số 978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001 Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn Hưng lập nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ - Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần. - Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó có hơn 30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chuyên ngành toán tin, 4 cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán, 1 cử nhân ngoại ngữ. - Ngành nghề kinh doanh của công ty khi mới thành lập là: Sản xuất phần mềm. Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hoá công tác tài chính kế toán và quản trị kinh doanh - Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh: Cài đặt và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng. - Dịch vụ: Tư vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp. - Mục tiêu: Đạt được và giữ vững vị trí số một trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp - Phương châm: Chất lượng cao dịch vụ tốt. - Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành công của khách hàng. - Chiến lược phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA. Trong nhiều năm qua nhà nước ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối với quản trị doanh nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp. Sơ đồ các bộ phận của công ty Ban giám đốc P.kinh doanh P. Marketing P. kế toán P. tổ chức Hệ thống kinh doanh Hệ thống kĩ thuật P.kĩ thuật P.Triển khai dự án Phòng bảo hành Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 1. Ban giám đốc: Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là công ty cổ phần đứng đầu lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách kĩ thuật) có kế toán trưởng phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ máy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ và có lực lượng lao động trực tiếp. Giám đốc là người đại diện pháp nhân người điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt động của công ty. Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công, chịu trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị khi giám đốc đi vắng. 2. Phòng tổ chức: Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ công ty (tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mưu giúp Giám đốc sắp xếp tổ chức, nâng lương, khen thưởng,...) 3. Phòng kĩ thuật: Chức năng lập và quản lý các chương trình phần mềm theo nhiệm vụ được giao tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của công ty phần mềm kế toán. các chương trình do cấp trên giao, tham mưu cho giám đốc công ty về kĩ thuật nghiệp vụ, bảo dưỡng sửa chữa các chương trình phần mềm kế toán. 4. Phòng kế toán Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán thống kê và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của đơn vị. 5. Phòng kinh doanh: Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác kế hoạch kinh doanh vật tư và tài sản trung tâm. 6. Phòng marketing: Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thương mại, phát triển thị trường, tìm kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trường, dự báo biến động thị trường, tham mưu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh. 7. Phòng triển khai dự án Chức năng chuyên trách về các dự án phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu của khách hàng. 8. Phòng bảo hành Có trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu. III. sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hướng đến thế kỷ 21, ngày nay không ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh cũng như mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến quốc gia và toàn thế giới. Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông thường đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự. Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý kinh doanh. Nhưng hiện tại phòng nhân sự của công ty vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thông thường. Vì vậy đề tài đưa tin học vào quản lý nhân sự của công ty là một trong những vấn đề được công ty quan tâm. Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mới thành lập vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trường thì vấn đề còn người là khâu đầu tiên công ty quan tâm. Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế toán ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công thông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá...với thủ tục thủ công này, người quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý. Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lương thì người quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc được bao lâu, hệ số lương là bao nhiêu...tra cứu rất lâu. Hơn nữa với thủ tục thủ công như hiện nay, phòng nhân sự không thể tập trung được nhân viên. Khi người quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban...như thế nào đều không thể cập nhật nhanh. Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác quản lý nhân sự, công ty đã quyết định đưa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một quyết định đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đưa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp các thông tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn. Hệ thống được viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải quyết 3 vấn đề: Quản lý thông tin cơ bản nhân sự Quản lý thông tin nhân sự Quản lý thông tin hệ thống Chương II Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự I. Hệ thống Thông tin Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây, công tác quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhưng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết định không chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác quản lý ngày nay không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phương tiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra các quyết định. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học. đầu vào (input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). 1. Sơ đồ hệ thống thông tin Nguồn Thu thập Xử lý và lưu trữ Kho dữ liệu Đích Phân phát Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đưa dữ liệu ra. Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung. 2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Sơ đồ quản lý hệ thống Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Cấp dưới Ban lãnh đạo Đầu ra Đầu vào Thông tin ngoài vào Thông tin ra Thông tin đã được xử lý Thông tin thu thập Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý. Cấp dưới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời. Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin. Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Kiểm tra hồ sơ nhận Hồ sơ nhân viên Phân hệ quản lý nhân sự Bộ phận quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Thông tin đã xử lý Quyết định quản lý nhân sự Báo cáo tổng hợp nhân sự Hồ sơ được chấp nhận Dữ liệu quản lý Thông báo của phòng nhân sự Thông tin nhân sự Tra cứu thông tin nhân viên 3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ được trình bày ở phần sau. 4. Cơ sở dữ liệu 4.1 Hệ thống quản lý dữ liệu Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau. Bản thân kho dữ liệu (hay ngân hàng dữ liệu) cùng với con người và các phương tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu. Việc xử lý nghiệp vụ và việc ra quyết định đều phải dựa vào những hệ thống quản lý dữ liệu, vì vậy các tổ chức phải duy trì những hệ thống quản lý dữ liệu. 4.2 Mô hình dữ liệu Mô hình dữ liệu là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể, thuộc tính và những mối quan hệ giữa chúng với nhau. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình dưới đây để gắn kết các thực thể có quan hệ với nhau trong một cơ sở dữ liệu: Mô hình phấn cấp (Hierarchical Model) thể hiện mối quan hệ Cha - Con. Một thực thể cha có thể có nhiều thực thể con, nhưng mỗi thực thể con chỉ có thể có một thực thể cha. Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Một - Nhiều. Mô hình mạng lưới (Network Model) tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình phân cấp. Theo sơ đồ này thực thể cha có thể có nhiều thực thể con và ngược lại. Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Nhiều - Nhiều. Mô hình này mềm dẻo nhưng cũng có điểm yếu của nó. Kích thước và sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cho cơ sở dữ liệu trở thành rất lớn, rất cồng kềnh và dễ nhầm lẫn. Hai mô hình trên đã là nền tảng cho hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phát triển vào những năm từ 1960 đến những năm đầu 1980. Vào năm 1970, khi nhận thấy những nhược điểm của các HQTCSDL phân cấp và mạng lưới, E.F. Codd đã đưa ra mô hình quan hệ (relational model). Việc nghiên cứu để sáng lập ra mô hình quan hệ nhằm vào ba mục tiêu. Mục tiêu thứ nhất là vạch ra một đường ranh giới rõ ràng giữa các phương diện logic và vật lý của việc quản trị CSDL. Khi đó các nhà lập trình ứng dụng không cần phải để ý tới cách trình bày dữ liệu trên các phương tiện vật chất nữa. Codd gọi mục tiêu này là mục tiêu độc lập dữ liệu. Mục tiêu thứ hai là tạo ra một mô hình đơn giản mà đông đảo các nhà lập trình và những người dùng có thể hiểu được ngay. Đây là mục tiêu truyền đạt nhằm tăng hiệu suất và hiệu quả của việc trao đổi giữa người dùng và các cán bộ hệ thống thông tin quản lý. Mục tiêu thứ ba được gọi là mục tiêu xử lý tập hợp, nhằm tăng khả năng xử lý từ “lần lượt từng bản ghi” đến “đồng thời nhiều bản ghi”. Đạt được các mục tiêu này nghĩa chỉ cần viết một số ít dòng lệnh cho các chương trình ứng dụng đồng thời những người dùng và những cán bộ phân tích sẽ ít hiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp. Theo mô hình quan hệ thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể như một bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột. Có một cột đóng vai trò trường khoá hay còn gọi là trường định danh. Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất. Bảng có thể chứa các trường liến kết, chúng không phải là những trường mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác. Cấu trúc như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng. Mô hình quan hệ là mô hình được dùng phổ biến nhất hiện nay. Cơ sở dữ liệu nhân sự được tổ chức theo mô hình quan hệ. Gần đây xuất hiện mô hình dữ liệu hướng đối tượng, mô hình này được dùng kết hợp với mô hình quan hệ. Mô hình dữ liệu giúp chúng ta hiểu được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu, đây là điều hết sức cần thiết trước khi bắt tay tạo lập một cơ sở dữ liệu. Lập mô hình dữ liệu là phần việc chính của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. 5. Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Do đó phân tích viên cần phải có một phương pháp tiến hành nghiêm túc. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Trong phần 3 đã nêu ra định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế Các giai đoạn của phát triển hệ thống Phương pháp được đưa ra ở đây có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Phương pháp có các giai đoạn sau. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 5.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu. Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 5.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi. Thay đổi đề xuất của dự án. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Một số khái niệm Sơ đồ luồng thông tin (IFD) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2… 5.3 Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Thiết kế lô gíc bao gồm các công đoạn sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế xử lý. Thiết kế các luồng dữ liệu vào. Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. Hợp thức hoá mô hình logic. Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hoá. Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hoá. Khái niệm cơ bản Thực thể quản lý (Entity) Là tập hợp các đối tượng có cùng bản chất được nhà quản lý quan tâm tới. Một thực thể có thể là nhân sự (cán bộ nhân viên, giáo viên, sinh viên, người làm dịch vụ); tổ chức (ngân hàng, kho bạc); nguồn lực hữu hình (tiền, đồ dùng văn phòng phẩm). Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. Cán bộ nhân viên Quan hệ Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Nhân viên Chức vụ Có Giữa thực thể nhân viên và thực thể chức vụ tồn tại mối quan hệ: một nhân viên có thể có nhiều chức vụ, một chức vụ nhiều người nắm giữ. Số mức quan hệ Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương ứng với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@1 Quan hệ Một-Một Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Trưởng phòng Phòng công tác Lãnh đạo 1 1 Một trưởng phòng chỉ có thể lãnh đạo một phòng công tác và một phòng công tác chỉ có một trưởng phòng. 1@N Quan hệ Một - Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Nhân viên Lương Có 1 N Một nhân viên có nhiều khoản lương nhưng lương đó chỉ thuộc về một nhân viên N@M Quan hệ Nhiều-Nhiều Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Nhân viên Ngoại ngữ Có N M Một nhân viên có thể có nhiều ngoại ngữ, một ngoại ngữ có nhiều nhân viên theo học. Khả năng tuỳ chọn của quan hệ Trong thực tế có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Trong trường hợp như vậy ta gọi là quan hệ tuỳ chọn. Khách hàng Đơn hàng Đặt 1 N Dùng hình ovan nhỏ để chỉ một quan hệ tuỳ chọn Chiều của một quan hệ Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Người ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều. Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó. Ví dụ: Quan hệ “Là bạn” trong một thực thể sinh viên Sinh viên Là bạn 1 N Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. Ví dụ: Quan hệ giữa nhân viên và lương Nhân viên Lương Có 1 N Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. Nhân viên Ngoại ngữ Có N M Chức vụ M Ví dụ Các máy tính hiện nay không biểu diễn được quan hệ ba chiều (nhiều chiều) nên chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều. Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ. Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể. Ví dụ, “Mã nhân viên” là duy nhất cho mỗi nhân viên. Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. Ví dụ: Tên phòng ban, chức vụ… Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Ví dụ: thuộc tính “Mã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “Nhân viên”. Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ. Nhân viên Ngoại ngữ Có N M Chức vụ M #Mã nhân viên #Mã chức vụ #Mã ngoại ngữ #Mã nhân viên #Mã ngoại ngữ #Mã chức vụ Thuộc tính được đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong các biểu diễn về thực thể và quan hệ. Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu (ERD) sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Quan hệ hai chiều 1@1 Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phi khoá của thực thể kia. Trong trường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng. Quan hệ hai chiều loại 1@N Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ N. Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ. Quan hệ hai chiều loại N@M Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. 5.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Giai đoạn này gồm các công đoạn: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp. Đánh giá các phương án của giải pháp. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 5.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý ngoài. Những công đoạn chính của giai đoạn này là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả: + Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật. + Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Mục đích của thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết hình thức bên ngoài cho hệ thống thông tin. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra: xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá: xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT. Thiết kế các thủ tục thủ công. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra. Xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống. Cách thực hiện các thủ tục thủ công. Một số nguyên tắc: - Làm sao cho người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống.Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. - Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. - Che khuất toàn bộ phần cứng và phần mềm. - Cung cấp thông tin về tư liệu đang sử dụng trên màn hình. - Làm sao để giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng cần phải nhớ. - Sử dụng các quy tắc cơ bản về mầu sắc và ký hiệu. 5.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm, các công đoạn chính gồm: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. Thiết kế vật lý trong. Lập trình. Thử nghiệm hệ thống. Chuẩn bị tài liệu. Kết thúc giai đoạn này cần có tài liệu hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. 5.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. II. hệ thống thông tin quản lý nhân lực Đối với một hệ thống thông tin quản lý nhân lực thì nó bao gồm các nội dung sau: 1. Cập nhật dữ liệu Trong phần này nó phải cập nhật toàn bộ dữ liệu có liên quan đến nhân viên, để làm cơ sở cho quản lý sau này. Các dữ liệu cần cập nhật là: Hồ sơ nhân viên Chức vụ Chứng chỉ Lương nhân viên Trình độ Phòng ban ... 2. Xử lý dữ liệu Trên cơ sở các dữ liệu nhập vào, hệ thống phải tiến hành xử lý Các xử lý bao gồm: Xử lý lương Xử lý hồ sơ Xử lý chức vụ Xử lý phòng ban Xử lý quá trình công tác ................................ 3. Sao lưu dữ liệu Dữ liệu phục vụ quản lý nhân sự phải được lưu trữ lâu dài, bởi vì khi cần thiết dữ liệu phải cung cấp ngay cho người sử dụng. Chương trình sau khi sử dụng phải sao lưu ra đĩa mềm hoặc một thư mục khác để cất trữ. 4. Các loại báo cáo Báo cáo là phần quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho._.