Tổ chức Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty In Thương mại & dịch vụ Du Lịch

suốt vạch ra cho mình một phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Không những tồn tại mà còn phải phát triển, phải có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp rất nhiều câu hỏi, sản xuất cái gì ? sản xuất như thế nào? sản xuất cho ai? Làm thế nào để sản phẩm sản xuất ra được thị trường chấp nhận, thu hút thị hiếu tiêu dùng ngày một cao của xã hội với chất lượng cao nhất mà giá cả lại hợp lý và hấp dẫn. Hướng tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cần phải không ngừng đổi mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quản lý điều hành sản xuất, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối với các yếu tố liên quan đến quá trình sản suất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu (NVL) và khai thác được thị trường tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn. Thực tiễn đã chứng minh, một trong những công cụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, đó chính là hạch toán kế toán. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL thường chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng giá thành sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL là rất cần thiết nhằm cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời và toàn diện giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề ra các biện pháp quản lý NVL nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói chung một cách khoa học, chặt chẽ hợp lý và hiệu quả. Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành nâng cao hiệu quả. Tổ chức kế toán NVL cũng là một trong những điều kiện chủ yếu để tăng cường vai trò của kế toán nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần In Thương Mại và Dịch vụ du Lịch, thấy rõ được tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, tính phức tạp khó khăn của công tác kế toán NVL được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Thạc sĩ Dương Nhạc và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán của Công ty , tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thương mại và dịch vụ Du Lịch.” Nội dung của chuyên đề gồm ba chương: Chương I: - Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: - Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thương mại và dịch vụ Du lịch. Chương III: Những vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty in Thương mại và những giải pháp. chương I Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất: 1- Khái niệm và đặc điểm của NVL: Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm. Song không phải đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ những đối tượng lao động do tác động bởi lao động có ích của con người tạo ra và có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo sản phẩm mới trở thành NVL. Chẳng hạn như than đá, dầu khí khi chưa khai thác còn nằm trong lòng đất thì mới chỉ là đối tượng lao động, nhưng khi được khai thác để cung cấp cho ngành công nghiệp làm nhiên liệu đốt thì mới được gọi là nguyên vật liệu. Chính vì vậy mà NVL là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao dộng có ích của con người tác động tới. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể của sản phẩm hay nói cách khác giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào sản phẩm mới tạo ra. 2- Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất NVL có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất. Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, NVL chính là yếu tố đầu vào không thể thiếu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, đúng tiến độ kế hoạch và có hiệu quả. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm do vậy có thể nói số lượng và chất lượng NVL có tác động trực tiếp có tính chất quyết định đến số lượng và chất lượng sản phẩm. NVL có đúng số lượng và chất lượng tốt, đúng quy cách mới góp phần tạo ra những sản phẩm tốt cả về chất lượng và số lượng hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất vạch ra. Đồng thời, việc giảm chi phí NVL một cách hợp lý mà không ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm giúp việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. NVL có tầm quan trọng trong quá trình sản xuất và có ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Vì vậy các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ trong tất cả các khâu, từ khâu thu mua cho đến khâu sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm triệt để mà vẫn đạt hiệu quả cao. 3- Yêu cầu quản lý đối với NVL Trong từng khâu luân chuyển của NVL từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý là không giống nhau: -Khâu thu mua: đòi hỏi quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá cả hợp lý, cả về chi phí mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Khâu bảo quản tại kho: Phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị các phương tiện cân đo, đong đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL phù hợp với quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp, tránh hư hỏng, mất mát, lãng phí hao hụt NVL -Khâu dự trữ: Phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đưọc diễn ra bình thường. Không dự trữ quá nhiều gây ra tình trạng ứ đọng vốn cũng không dự trữ quá ít làm gián đoạn sản xuất. -Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí NVL đã đề ra, đồng thời trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Từ những yêu cầu đặt ra cho thấy việc tăng cường quản lý NVL là rất cần thiết, công tác quản lý NVL cần phải không ngừng cải tiến cho phù hợp với thực tế sản xuất của mỗi doanh nghiệp, và để quản lý NVL được tốt thì việc tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết. 4- Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL 4.1. Vai trò của kế toán NVL Kế toán NVL là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Kế toán NVL có phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập – xuất – tồn cũng như về đơn giá thu mua NVL cả về kế hoạch và thực tế để căn cứ vào đó lập kế hoạch cung ứng vật tư, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đề ra những biện pháp quản lý thích hợp. Tổ chức công tác kế toán NVL chính xác, kịp thời không những là cơ sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn giúp các nhà quản trị doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động. 4.2- Nhiệm vụ của kế toán NVL. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, để thực sự là công cụ quản lý sắc bén và có hiệu lực, kế toán NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: -Thực hiện việc đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp. - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. -Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL thực tế đưa vào sử dụng, từ đó phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng cho các đối tượng tập hợp chi phí. -Tham gia kiểm kê và đánh giá lại NVL theo chế độ qui định, tham gia phân tích đánh giá trình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán. II- Nội dung kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất. 1- Phân loại NVL Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều các loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định. Tùy theo yêu cầu quản lý NVL trong từng doanh nghiệp mà thực hiện việc phân loại cho phù hợp. Thông thường có các cách phân loại NVL sau đây: * Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh thì NVL được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Bán thành phẩm mua ngoài cũng được coi là NVL chính. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong sản xuất, chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hay tăng chất lượng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gói sản phẩm như các loại thuốc tẩy... - Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải của doanh nghiệp. - Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp hoặc không cần lắp...dùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp. - Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại vật liệu trên gồm phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất, thu hồi được từ việc thanh lý tài sản cố định . . . Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà mỗi loại NVL trên lại được chia thành các nhóm một cách cụ thể. * Căn cứ vào nguồn gốc NVL thì toàn bộ NVL của doanh nghiệp mà từng loại vật liệu nêu trên được chia thành NVL mua ngoài và NVL tự chế biến, gia công. * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm... 2- Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những phương pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Phương pháp đánh giá NVL hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán NVL trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ mà yêu cầu quản lý và hạch toán đề ra. Về nguyên tắc, NVL phải được đánh giá theo giá gốc, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá gốc, khi xuất kho cũng phải xác định giá gốc xuất kho theo những phương pháp qui định. Giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí vận chuyển và các chi phí khác có liên quan. Chi phí mua bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp trong quá trình vận chuyển mua NVL và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL do mua không đúng qui cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. Nguyên liệu, vât liệu và công cụ dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được tính giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán hàng bằng được cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên vật liệu được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được. Theo qui định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá gốc. Tuy nhiên trước đây theo giá thực tế nhiều doanh nghiệp áp dụng trị giá thực tế để ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán tình hình nhập xuất.Nhưng hiện nay theo chế độ mới ban hành thì nguyên vật liệu phản ánh theo giá gốc còn đơn giản hơn nhiều tình hình nhập, xuất kho. 2.1- Đánh giá NVL theo giá gốc 2.1.1 Đánh giá NVL theo giá gốc nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá gốc của NVL nhập kho được xác định như sau: Đối với NVL mua ngoài nhập kho: - Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế = Giá hóa đơn + chi phí thu - Chiết khấu giảm giá mua ngoài (chưa có VAT) mua thực tế ( Nếu có) - Doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế NVL = Giá hoá đơn + Chi phí thu – Chiết khấu giảm giá Mua ngoài ( đã có VAT) mua thực tế (Nếu có) Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến: Trị giá thực tế = Trị giá thực tế N VL + Chi phí gia công NVL nhập kho xuất gia công chế biến chế biến Đối với NVL gia công chế biến: Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu (đi và về) Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất thuê gia công chế biến Số tiền thuê gia công phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công + + = Đối với NVL nhập kho từ nguồn liên doanh liên kết thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. 2.1.2-Đánh giá NVL theo giá thực tế xuất kho NVL thường được thu mua và nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng khác nhau. Vì thế khi xuất kho NVL, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế NVL xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo đúng phương pháp tính giá thực tế xuất kho NVL đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. Để tính giá thực tế của NVL xuất kho, theo chuẩn mực 02 có 4 phương pháp sau: Tính theo chuẩn mực 02 bình quân gia quyền: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Đơn giá NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ thực tế = bình quân Số lượng NVL + Số lượng NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó tính giá NVL xuất kho theo công thức: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Đơn giá bình quân - Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý theo dõi NVL theo từng lô hàng. Khi xuất kho NVL thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của từng lô hàng để tính giá thực tế xuất kho. - Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là số NVL nào nhập kho trước thì được xuất trước và NVL tồn lại cuối kỳ là NVL được nhập kho cuối cùng. Theo phương pháp này thì giá trị NVL xuất kho được tính theo giá của lần nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, còn giá trị của NVL tồn kho được tính theo giá của lần nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp này thích hợp với điều kiện giá cả ổn định, đảm bảo thu hồi vốn cho doanh nghiệp trong trường hợp đơn giá thực tế của từng lần nhập kho có xu hướng giảm dần. - Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp nhập sau xuất trước áp dụng dựa trên giả định số NVL nhập kho sau thì được xuất trước và NVL còn lại cuối kỳ là NVL được nhập trước. Theo phương pháp này thì giá trị NVL xuất kho được tính theo giá của lần nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của NVL tồn kho được tính theo giá của lần nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp đơn giá thực tế NVL từng lần nhập kho có xu hướng tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và ít tồn kho. 3-Tổ chức kế toán chi tiết NVL 3.1-Chứng từ kế toán sử dụng Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về NVL. Các chứng từ về kế toán NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm NVL (Mẫu 05-VT) - Hoá đơn GTGT ( Mẫu 01 GTKT-3 LL) - Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03-BH) - Hoá đơn bán hàng ( Mẫu 01a –BH) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 –VT) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo qui định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán như: - Phiếu xuất NVL theo hạn mức ( Mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm nghiệm NVL ( Mẫu 05-VT) - Phiếu báo NVL còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT) Và các chứng từ khác tuỳ tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Các chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui định. 3.2-Sổ kế toán chi tiết NVL Tổ chức kế toán chi tiết NVL, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp để sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho ( Mẫu 06-VT) - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư 3.3- Các phương pháp kế toán chi tiết 3.3.1- Phương pháp ghi thẻ song song (xem sơ đồ 1.1 phần phụ lục) - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Thẻ kho do kế toán NVL lập và giao cho thủ kho để ghi chép mỗi loại NVL vào một thẻ kho. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ NVL về phòng kế toán. ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ NVL. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Để có số liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết NVL vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL theo từng nhóm, loại NVL. Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, quản lý chặt NVL Nhược điểm: ghi chép nhiều, trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng. 3.3.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (xem sơ đồ 1.2 phần phụ lục) ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng NVL ở từng kho dùng cho cả năm, được ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu kế toán phải lập bảng kê chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Khối lượng ghi chép giảm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng Nhược điểm: Ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng. Chức năng kiểm tra của kế toán bị hạn chế do chỉ kiểm tra một lần vào cuối tháng. 3.3.3-Phương pháp ghi sổ số dư (xem sơ đồ 1.3 phần phụ lục) ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt số lượng. Cuối tháng sử dụng sổ số dư để ghi số tồn kho cuối tháng. ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng loại NVL vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL kế toán lập bảng kê nhập, xuất. Rồi lập bảng luỹ kế bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL theo chỉ tiêu giá trị. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng. Ưu điểm: Không bị ghi trùng lắp giữa thủ kho và kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc tiến hành dàn đều trong tháng. Nhược điểm: Chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền ở phòng kế toán nên khi cần thông tin về nhập, xuất, tồn phải dựa vào thẻ kho. Việc kiểm tra gặp nhiều khó khăn. 4- Tổ chức kế toán tổng hợp NVL 4.1-Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Theo phương pháp này, Việc nhập, xuất, tồn kho NVL, sản phẩm, hàng hoá . . . được phản ánh thường xuyên liên tục trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có chứng từ nhập, xuất kho. Việc xác định trị giá NVL xuất dùng căn cứ vào chứng từ xuất kho khi đã được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp này được áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao. * Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng một số tài khoản sau: Tk 152 – “nguyên vật liệu”: Dùng theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng, giảm qua kho của doanh nghiệp theo giá trị thực tế. Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ. Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Dư nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có thể mở các tài khoản cấp 2, 3 cụ thể: TK 1521: NVL chính TK 1522: NVL phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1528: NVL khác Kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, Tk 112, Tk 113, Tk 627, Tk 621, Tk 642, . . . Phương pháp kế toán tổng hợp các trường hợp tăng giảm NVL Trường hợp doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Trường hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT, khi nhập kho vật liệu do mua ngoài kế toán ghi Nợ TK 152 Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112,331 sơ đồ tăng giảm nguyên vật liệu( sơ đồ 1.4) 4.2- Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Phương pháp KKĐK là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên tình hình nhập, xuất NVL trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với các xí nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có qui mô nhỏ, hệ thống quản lý nghiệp vụ phải chặt chẽ. * Tài khoản kế toán sử dụng Tk 152: Dùng kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611. Tk 611: Dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật tư hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Ngoài ra kế toán NVL theo phương pháp KKĐK cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác giống như phương pháp KKTX. Công thức xác định trị giá thực tế NVL xuất dùng trong kỳ: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế NVL xuất = NVL tồn + NVL nhập - NVL tồn Dùng trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ * Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (sơ đồ 1.5) Trường hợp doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc doanh nghiệp không thuộc diện chịu thuế GTGT thì khi nhập kho hàng mua về kế toán ghi: Nợ TK 611 Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112,331 chương II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty in thương mại và dịch vụ du lịch I/ Đặc điểm, quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần in Thương mại và Dịch vụ Du lịch. 1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty được thành lập vào ngày 26/3/1997. Trụ sở chính tại: Số 553 - Kim Mã - Hà Nội Công ty đã đăng ký kinh doanh số 0103003084 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 26/3/1997 Công ty hoạt động theo cơ chế thị trường, khối lượng sản phẩm in của công ty đều do TLĐLĐVN đặt, về số lượng báo in, chủng loại sản phẩm, các loại nguyên vật liệu đầu vào, công ty thực hiện công việc in với công suất khá cao (80% công suất thiết kế ). Lực lượng công nhân ở đây tương đối lớn, sản phẩm chủ yếu là Báo, tạp chí, nhãn mác. Trước đây là một công ty Trách nhiệm hữu hạn hoạt động với qui mô vừa và nhỏ nhưng cho đến tháng 3/ 1999 công ty đã cổ phần hoá và đổi tên thành công ty cổ phần in Thương mại và dịch vụ du lịch. Sau khi cổ phần hoá công ty đã thu hút được nhiều công nhân viên có tay nghề giỏi vào làm tại công ty làm nền cho sự đầu tư mở rộng nền kinh tế phù hợp với tình hình của đất nước. Ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã không ngừng phấn đấu, học hỏi và sáng tạo để nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường và thị hiếu độc giả. Trong những năm gần đây, công ty đã đạt được một số thành tựu sau : Stt Nôi dung Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 01 Doanh thu 21.215.401.161 31.033.845.731 38.490.000.000 02 Quỹ lương và trả công 3.003.357.000 3.656.300.000 5.400.000.000 03 Thuế thu nhập 243.127.896 276.007.544 285.000.000 04 Nộp cấp trên 154.994.034 122.656.000 130.000.000 05 Lợi nhuận để lại 228.652.746 286.200.033 299.340.000 06 Thu nhập bình quân ( người/ tháng ) 950.000 1.100.000 1.300.000 Qua số liệu ở trên ta thấy công ty đã không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cải thiện đời sống cho công nhân viên tăng nguồn thu ngân sách và tạo việc làm cho nhân viên trong công ty. 2/ Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty : ( xem sơ đồ 2.1) - Giai đoạn chế bản: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và đặc tính của tài liệu để sắp xếp các thông tin văn bản và hình ảnh trên trang in để chế bản tạo ra bản in mẫu chuẩn bị cho quá trình in hàng loạt. - Giai đoạn in hàng loạt : Giai đoạn này nhận bản in từ phân xưởng chế bản điện tử, kết hợp giấy in, bản in, mực in, . . . tiến hành in hàng loạt trên các máy in offset để tạo trang in. Các trang in sẽ được kiểm tra chất lượng để loại bỏ ngay các trang in không đạt yêu cầu. - Giai đoạn hoàn thiện ấn phẩm: Giai đoạn này nhận các trang in từ giai đoạn chế bản đưa lên các máy cẳt, dỗ tạo ra các trang in nhỏ hơn để đưa vào gấp thành các tay in của ấn phẩm. Tương ứng với ba giai đoạn của công nghệ in OFFSET, cơ cấu sản xuất của công ty được chia làm ba phân xưởng chính: - Phân xưởng chế bản: Có nhiệm vụ tạo ra các bản in mẫu, được sắp xếp theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình tiếp theo. Công việc của phân xưởng này đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao. - Phân xưởng in OFFSET: Từ những bản in mẫu, thực hiện công đoạn in trên giấy và chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm. - Phân xưởng đóng sách: Có nhiệm vụ hoàn trỉnh sản phẩm đã in, đóng gói, kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm. Cả ba phân xưởng trên được đặt dưới sự điều hành và giám sát chung của phòng kỹ thuật cơ điện. 3/ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, công ty cổ phần in Thương mại đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với quy mô sản xuất và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Ban Giám đốc P.kế toán tài vụ P. kỹ thuật cơ điện, K hoạch VT P. tổ chức cán bộ Phòng chế bản Phòng in offset Phòng đóng sách P.vi Tính P.bình bản P. phơi bản P Toshiba Tổ Coromas P. máy màu Tổ gấp xén và KCS Tổ lồng báo Tổ sách Giám đốc P.kế toán tài vụ P. kỹ thuật cơ điện, K hoạch VT P. tổ chức cán bộ Phòng chế bản Phòng in offset Phòng đóng sách P.vi Tính P.bình bản P. phơi bản P Toshiba Tổ Coromas P. máy màu Tổ gấp xén và KCS Tổ lồng báo Tổ sách Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ thông tin phối hợp * Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban: - Giám đốc: Là người có quyền quyền quyết định cao nhất trong công ty. Giám đốc công ty do các cổ đông bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên, trước pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện các chính sách tiền lương đối với người lao động. Ngoài ra còn thực hiện công tác bảo hộ lao động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với người lao động. - Phòng kế hoạch vật tư: Là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lượng sản phẩm, về thời gian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thụ vật tư cho quá trình sản xuất. Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng làm công tác sản xuất. Xác định nhu cầu tiêu dùng của thị trường, kiểm tra khai thác nguồn hàng. - Phòng kế toán tài vụ: Tham mưu cho Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồn vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của Công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm theo quy định. - Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất tới từng bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện. Chịu trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị cho toàn công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn. 4/ Tổ chức công tác kế toán ở công ty 4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp vừa, hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân trên cơ sở lý luận từ thực tiễn tế, công ty đã lựa chọn và tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sản xuất và tổ chức quản lý của công ty. Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều tập trung tại phòng kế toán, ở các phân xưởng công ty không tổ chức kế toán riêng. Mọi chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán tài vụ của công ty để xử lý và hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho công tác tài chính của công ty, công ty chưa sử dụng kế toán máy mà chỉ sử dụng kế toán thủ công Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng như yêu cầu quản trị đặt ra, số lượng nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 5 người, mỗi người có một chức năng nhiệm vụ riêng. - Kế toán trưởng: Đồng thời cũng là trưởn._.