Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long (73tr)

ổ chức sản xuất kinh doanh hạch toán với mục tiêu lớn nhất là thu được nhiều lợi nhuận. Để có thể cạnh tranh và phát triển, tất yếu doanh nghiệp phải có nhiều biện pháp cải tiến chất lượng, mẫu mã sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm. Quản lý, điều chỉnh chi phí sản xuất là cở sở cho việc điều chỉnh giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản để tạo nên sản phẩm, khoản mục chi phí nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng đáng kể trong giá thành sản phẩm, do đó lại phải đặt ra yêu cầu quản lý, sử dụng nguyên vật liệu như thế nào để sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Để có được điều này, trong quá trình sản xuất nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, doanh nghiệp phải quan tâm đúng mức đến công tác kế toán nguyên vật liệu và đảm bảo có chất lượng, hiệu quả. Các biện pháp đưa ra để chống lãng phí nguyên vật liệu và làm tăng nguồn lực sản xuất sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại Nhà máy nhựa Thăng Long, qua việc tìm hiểu tình hình sản xuất kinh doanh cũng như tổ chức công tác kế toán của nhà máy. Em biết được vai trò quan trọng của nguyên vật liệu, đồng thời kế toán nguyên vật liệu là công cụ không thể thiếu đối với công việc quản lý nguyên vật liệu. Trong quá trình thực tập, nhờ sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán và sự hướng dẫn của giáo viên, em đã chọn và hoàn thành đề tài chuyên đề tốt nghiệp : “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long". Từ việc vận dụng lý thuyết kế toán nguyên vật liệu vào tình hình thực tế kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Nhựa Thăng Long và đề ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, em trình bày chuyên đề theo 3 phần chính là: Chương I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Nhựa Thăng Long. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Nhựa Thăng Long. Do những hiểu biết còn hạn chế và thời gian không cho phép nên dú đã hết sức cố gắng, nội dung chuyên đề sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong và cám ơn sự góp ý của các thầy cô giáo cùng toàn thể cán bộ phòng kế toán của nhà máy Nhựa Thăng Long đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Chương I Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường 1.1.1 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Quá trình sản xuất muốn tiền hành được trước hết cần có đủ 3 yếu tố: đối tượng lao động, tư liệu lao động, và sức lao động. Một trong ba yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới là nguyên vật liệu. Không thể tiến hành sản xuất nếu không có nguyên vật liệu, đồng thời việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ kịp thời hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất, hơn nữa chất lượng sản phẩm như thế nào cũng còn chịu sự chi phối rất lớn của chất lượng nguyên vật liệu, tức là nếu chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo thì chất lượng sản phẩm cũng kém, tất yếu ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Vậy hạ giá thành lại bắt nguồn từ vấn đề tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu. Vì thế, việc tập chung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trong thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm., và trong chừng mực nào đó nó còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Về mặt giá trị, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động. Do đó, việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý gắn liền với việc tăng tốc độ luân chuyển vốn kinh doanh. Từ vai trò, vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, chúng ta thấy rằng, viẹc quản lý nguyên vật liệu phải quản lý chặt chẽ ở tất cả các mặt : số lượng, chất lượng, chủng loại, giá mua, chi phí mua... Và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện không thể thiếu được trong quản lý nguyên vật liệu nhằm cung cấp kịp thời, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất, từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. 1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 1.1.2.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Lịch sử xã hội loài người đã chứng minh rằng, con người đã biết lao động sản xuất, tạo ra của cải ngay từ nền sản xuất sơ khai, đến tự cung tự cấp, đến sản xuất hàng hoá quy mô lớn. Ngày nay, trong nề kinh tế thị trường, các doanh nghiệp sản xuất chính là những đơn vị trực tiếp tạo ra của cải vật chất, cung cấp sản phẩm, lao vụ, dịch vụ, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của toàn xã hội. Để tiến hành sản xuất, các doanh nghiệp cần phải có các yếu tố đầu vào là: đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động. Đối tượng lao động là những vật ở trong tự nhiên mà con người tác động và biến đổi nó theo mục đích của mình. Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động dưới dạng vật hoá là nguyên vật liệu. Vì vậy, nguyên vật liệu được hiểu là một trong ba yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở cấu thành thực thể sản phẩm, tức là giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá thành sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Và trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất tạo ra sản phẩm. Đặc điểm của nguyên vật liệu thể hiện về mặt hiện vật ở chỗ, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái hiện vật ban đầu trong quá trình sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch một phần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Thể hiện về mặt giá trị, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tà sản lưu động, là một phần của toàn bộ vốn kinh doanh. 1.1.2.2 Yêu cầu về quản lý Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào muốn hoạt động sản xuất đạt hiệu quả cao thì điều đầu tiên phải làm tốt công tác giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành bên cạnh nhiều biện pháp khác. Từ ý nghĩa vô cùng quan trọng của nguyên vật liệu dã đề cập ở trên, chúng ta thấy, một yêu cầu tất yếu cần đặt ra là: Phải quản lý nguyên vật liệu, quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu, đó là yếu tố khách quan và là yêu cầu trong kinh doanh của nền kinh tế thị trường nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao. Nguồn nguyên vật liệu mặc dù rất giàu có trong tự nhiên nhưng nó không phải là vô tận. Do đó, con người đã có kế hoạch khai thác, sử dụng hợp lý nguồn nguyên vật liệu từ thiên nhiên. Ngày nay, các doanh nghiệp thì có kế hoạch thu mua, dự trữ một cách hợp lý, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh cả về số lượng lẫn chất lượng, chủng loại cũng như giá trị. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua tới khâu bảo quản sử dụng. Nhu cầu xã hội ngày càng tăng đò hỏi một khối lượng nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất, đáp ứng khối lượng sản xuất cũng ngày càng tăng. Tuy nhiên, trong điều kiện nước ta hiện nay, việc cung ứng nguyên vật liệu vẫn chưa dủ đáp ứng dủ cả về số lượng và chất lượng. Hơn nữa việc nhập ngoại một số nguyên vật liệu lại gặp khó khăn trong quá trình thanh toán ngoại tệ, làm cho vấn đề quản lý nguyên vật liệu đặt ra ngày càng phải chặt chẽ và tiết kiệm triệt để. Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động và trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang phát triển, nguồn cung cấp nguyên vật liệu chưa ổn định nên yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu phải chặt chẽ ở tất cả các khâu. Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá, công dụng, mức độ tỷ lệ khấu hao vào sản phẩm khác nhau. Để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, các doanh nghiệp phải thường xuyên thu mua, trong quá trình này phải quản lý về khối lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách. Kế hoạch thu mua cần theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, cần phải bảo quản nguyên vật liệu sau khi mua về nhằm tránh mất mát, hư hao. Để đảm bảo an toàn cho công tác bảo quản, đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo sao cho dễ nhập, dễ xuất và kiểm tra. Trong quá trình đưa nguyên vật liệu vào sử dụng, phải xác định được mức tiêu hao nguyên vật liệu một cách chính xác và tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất. Mỗi doanh nghiệp sản xuất có đặc điểm sản xuất khác nhau nên nguyên vật liệu đưa vào sản xuất cũng khác nhau, phải vận dụng quản lý phù hợp với thực tế doanh nghiệp. Nếu thực hiện một cách dập khuôn máy móc, tiết kiệm quá định mức cho phép thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó, cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, cần phải dự trữ một lượng nguyên vật liệu hợp lý, tức là phải tính toán làm sao để khối lượng dự trữ đó không thừa cũng không thiếu mà vừ đủ cho sản xuất, tránh được tình trạng ứ đọng vốn cũng như đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục. Trong nhiều năm trở lại đây, hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng đã được sự hỗ trợ rất lớn của máy vi tính. Từ khi các doanh nghiệp nhanh chóng đưa vào áp dụng hệ thống máy tính cũng như cài đặt các phần mềm kế toán đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho công tác kế toán. Do đó, việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp ít nhiều đã giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng, quản lý sản xuất nói chung hoạt động rất có hiệu quả. 1.1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Nếu như kế toán là công cụ quản lý giúp cho việc quản lý kinh tế tài chính đạt hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất. Tính chính xác của hạch toán kế toán nguyên vật liệu trực tiếp ảnh hưởng đến tính chính xác của hạch toán giá thành. Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và vai trò của kế toán trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp, chúng ta có thể khái quát những nhiệm vụ của kế toán như sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất, tiền tồn kho nguyên vật liệu, tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu mua về nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua ở các mặt : số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị... nhằm đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất. - áp dụng đúng đắn các phương pháp và kỹ thuật hạch toán nguyên vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập và luân chuyển), mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Thực hiện hạch toán đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo thồng nhất trong công tác quản lý kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lý, dự trữ, sử dụng vật liệu, kiểm tra tình hình nhập xuất, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu; tính toán xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất, phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao và các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ nhà nước đã quy định, lập báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích kinh tế về tình hình thu mua, dự trữ, quản lý nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí, hạ chi phí sản xuất toàn bộ. 1.2 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.2.1 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu * Sự cần thiết của việc phân loại, đánh giá nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nguyên vật liệu rất lớn, nhất là đối với doanh nghiệp sản xuất. Vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cách, kích cỡ, chất lượng khác nhau, để sử dụng có hiệu quả, hạch toán chính xác, quản lý tốt nguyên vật liệu, đòi hỏi phải nhận biết từng thứ, loại nguyên vật liệu. Do đó, cần thiết phải làm công tác phân loại vật liệu. Bên cạnh đó, vật liệu được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, giá mua khác nhau, chi phí thu mua vận chuyển cũng khác nhau, trong kỳ vật liệu còn được xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Cho nên, trong khi theo dõi về mặt số lượng và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho, để đảm bảo yêu cầu trung thực và thống nhất, doanh nghiệp phải đánh giá nguyên vật liệu, tức là xác định giá trị của chúng theo các nguyên tắc nhất định. 1.2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là nghiên cứu, sắp xếp, bố trí các loại nguyên vật liệu có cùng tiêu thức phân loại (ví dụ: nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm) thành các thứ, nhóm, loại khác nhau. Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau có sự phân loại vất liệu khác nhau, nhưng nhìn chung, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vật liệu, người ta chia nguyên vật liệu thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là những loại vật liệu mà trong quá trình gia công chế biến, sản xuất cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ cho quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức. - Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu tồn tại ở thể rắn, thể lỏng hoặc khí, được sử dụng trong công nghệ sản xuất sản phẩm, máy móc, thiết bị hay phương tiện vận tải phục vụ cho quá trình sản xuất. - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết máy, phụ tùng máy móc dùng để sửa chữa thay thế các phu tùng máy móc bị hỏng. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Gồm cá loại thiết bị, phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản, cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu tạo ra trong quá trình chế tạo sản xuất sản phẩm hoặc là phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Phân loại theo tiêu thức này, doanh nghiệp nắm bắt nội dung kinh tế của từng loại để có kế hoạch bảo quản phù hợp trong công tác quản lý và kế toán chi tiết từng loại nguyên vật liệu. + Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu gia công Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác Phân loại theo tiêu thức này doanh nghiệp sẽ nắm bắt được nguồn cung cấp vật tư cũng như xác định được chính xác trị giá vốn thực tế của vật tư (Mức chi phí nguyên vật liệu, Tổng giá thành sản phẩm). + Căn cứ vào mục đích sử dụng và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất Nguyên vật liệu dùng ngoài sản xuất Theo cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm được mục đích sử dụng vật tư và phân bổ chính xác chi phí nguyên vật liệu cho đối tượng chịu chi phí. 1.2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu Về nguyên tắc, nguyên vật liệu hiện có ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ sách kế toán và báo cáo kế toán phải làm theo trị giá thực tế (giá hoá đơn + các chi phí). Việc đánh giá vật liệu nhập – xuất – tồn kho là điều hết sức cần thiết để tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm. * Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá thực tế: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu bao gồm: giá mua + chi phí thu mua, vận chuyển, gia công, chế biến... Đối với nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập và từng trường hợp nhập kho mà trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định khác nhau. + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua trên hoá đơn (bao gồm các khoản thuế không được hoàn lại) cộng với chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, thuê kho bãi...) trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có). Trong đó, giá mua được chia làm hai trường hợp: - Nếu vật liệu thu mua để sản xuất sản phẩm chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trên hoá đơn GTGT là giá chưa có thuế GTGT. - Nếu doanh nghiệp tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua là tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT. + Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế nguyên vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các khoản chi phí liên quan (chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp) cộng với số tiền phải trả cho bên nhận gia công chế biến. + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do tự chế: giá vốn thực tế là nguồn giá nguyên vật liệu xuất chế biến cộng với các chi phí chế biến. + Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: giá thực tế vật liệu là giá do hội đồng liên doanh xác định. + Đối với nguyên vật liệu do nhà nước hoặc cấp trên cấp: trị giá thực tế nguyên vật liệu được xác định theo giá ghi trên sổ của người cấp hoặc trên biên bản giao vốn cộng các chi phí phát sinh trong quá trình nhập kho. + Đối với nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi: là giá thị trường ước tính giá trị còn sử dụng được tại thời điểm nhập kho. Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Khi nhập, nguyên vật liệu được nhập theo nhiều nguồn khác nhau nên khi xuất kho, kế toán phải tính trị giá mua thực tế của từng nguyên vật liệu, từng lần xuất kho theo phương pháp đã đăng ký áp dụng, được trình bày trên thuyết minh báo cáo tài chính và được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán. Tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của mình, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho dưới đây: + Tính theo phương pháp bình quân gia quyền: giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá trị trung bình của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nguyên vật liệu nhập trong kỳ: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng xuất kho * Đơn giá bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ + Tính theo phương pháp đích danh: phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu ổn định và nhận diện được. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. + Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước: phương pháp này phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất để tính số thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho của lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho, số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập sau. Vậy trị giá nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của các lần mua vào sau cùng. + Tính theo phương pháp nhập sau xuất trước: theo phương pháp này, cũng xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập và giả thiết: hàng nào nhập kho sau thì xuất trước nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới đến lần lượt các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Vậy trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho được tính theo giá nguyên vật liệu nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Thông qua giá trị thực tế của nguyên vật liệu, biết được chi phí thực tế nguyên vật liệu sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu thông qua đó biết được hao phí lao động quá khứ trong giá thành sản phẩm. Tuy vậy, mỗi phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trên đều có nội dung, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ cán bộ kế toán cũng như yêu cầu quản lý của mình để đăng ký phương pháp tính đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán. 1.2.2 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.2.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi kế toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi hơn cho việc quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh doanh. Nguyên vật liệu có nhiều loại, mỗi loại có nhiều nhóm, thứ quy cách khác nhau. Để phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất phải tiến hành tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà còn theo từng loại nhóm thứ. Kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa sổ sách và hiện vật theo từng loại, từng nhóm vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Yêu cầu của kế toán chi tiết là phải phản ánh kịp thời, chính xác về tình hình nhập-xuất-tồn của từng vật liệu về cả số lượng, chất lượng và giá trị. ở kho, thủ kho là người trực tiếp quản lý nhập xuất bảo quản nguyên vật liệu, ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán, kế toán thông qua chứng từ để phản ánh, kiểm tra tình hình nhập xuất, dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán và thủ kho là những người trực tiếp quản lý tình hình nhập -xuất -tồn kho nguyên vật liệu. Mối quan hệ giữa thủ kho và kế toán trong việc sử dụng, luân chuyển các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi chép, theo dõi tình hình nhập -xuất -tồn nguyên vật liệu làm hình thành nên các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán. Để thực hiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán và thủ kho có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau: 1.2.2.1.1 Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, thủ kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán phải mở thẻ kế toán vật liệu kế toán để chi chép về mặt số lượng và giá trị. ở kho, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập –xuất – tồn kho, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối cùng, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Sau đó tập hợp và phân loại chứng từ rồi giao cho phòng kế toán thông qua phiếu giao nhận chứng từ. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho lập báo cáo biến động về vật tư từng nhóm và gửi về phòng kế toán. ở phòng kế toán, sử dụng sổ chi tiết kế toán vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất – tồn hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu tương tự thẻ kho nhưng có thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị cho từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày, sau khi nhận được các chứng từ ở thủ kho, kế toán phải kiểm tra, hoàn thành chứng từ rồi ghi chép trên sổ chi tiết. Định kỳ, tiến hành kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết, cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với kế toán tổng hợp. Để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Phương pháp thẻ song song có ưu điểm là đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng: thường thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, tình hình nhập xuất vật liệu không thường xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán viên còn chưa cao. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song qua sơ đồ: Thẻ kho Bảng kê N - X-T Sổ chi tiết VL Chứng từ xuất Chứng từ nhập 1. 2.2.1.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Số đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê xuất 1.2.2.1.3 Phương pháp ghi sổ số dư Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu, tình hình nhập, xuất thường xuyên, đã xây dựng được đơn giá hạch toán và hệ thống danh điểm vật liệu, kế toán viên có trình độ cao. Ghi chú: Ghi hàng ngày định kỳ. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu. Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng kê luỹ kế xuất Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày định kỳ. Ghi cuối tháng. Kiểm tra, đối chiếu. Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê luỹ kế nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng kê luỹ kế xuất Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Sổ số dư 1.2.2.1.4 Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu Mọi hiện tượng kinh tế sảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được ban hành. Trên cơ sở chứng từ, kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định bán hàng theo Quyết định 1141/TC/QĐ/GĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho: Mẫu số 01 – VT Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 – VT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Mẫu số 08 – VT Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Mẫu số 04 – BT Hoá đơn cước vận chuyển : Mẫu số 03 – BT Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các loại chứng từ kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức: Mẫu số 04 – VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Mẫu số 05 – VT Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Mẫu số 07 – VT Đối với những chứng từ kế toán bắt buộc, doanh nghiệp phải lập kịp thời, đầy đủ, đúng quy định về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác số liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh tổng hợp kịp thời của các bộ phận có liên quan. Hiện nay, trong điều kiện hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng hệ thống kế toán máy, công tác tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở cho hệ thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần đảm bảo tính hợp lý, dễ kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận kế toán liên quan. Cuối cùng, chứng từ kế toán nguyên vật liệu được chuyển về máy tính, nhân viên kế toán nguyên vật liệu để tiến hành nhập liệu. 1.2.2.2 Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở rộng các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập- xuất- tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hoá thông tin theo chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống các loại vật liệu, thành phẩm trên các tài khoản và sổ kế toán có các chứng từ nhập – xuất hàng tồn kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp không ghi chép thường xuyên, liên tục tình hình nhập- xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi giá trị hàng tồn kho định kỳ và cuối tháng căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Sổ chi tiết VL Thẻ kho Bảng kê nhập xuất tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Phạm vi áp dụng: trường hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu không thường xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán viên còn chưa cao. 1.2.2.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này được áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao. Các tài khoản kế toán đều phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. * Tài khoản kế toán sử dụng: + Tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu: TK này dùng để theo dõi, phản ánh số liệu có và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2 chi tiết theo từng nhóm, loại, thứ nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, bao gồm: TK 1521 : nguyên vật liệu chính TK 1522 : nguyên vật liệu phụ TK 1523 : nhiên liệu TK 1524 : phụ tùng thay thế._. TK 1525 : thiết bị XDCB TK 1528 : vật liệu khác + TK 151 – hàng mua đang đi đường: TK này dùng để phản ánh, theo dõi các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua và chấp nhận thanh toán nhưng đến cuối tháng chưa nhập về kho doanh nghiệp cũng như số hàng tháng trước đã về doanh nghiệp tháng này. + TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: TK này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ, tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ TK 1332: thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ + TK 331 – Phải trả cho người bán: TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. TK 331 được mở chi tiết cho từng đối tượng. Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, 112, 621, 627, 641, 642, 632... * Chứng từ kế toán sử dụng: - Chứng từ nhập, xuất kèm theo các chứng từ gốc - Biên bản kiểm kê có liên quan * Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ sau: Giá trị NVL sử dụng không hết và phế liệu thu hồi nhập kho TK621 TK152 TK111,112,331 Giá vốn thực tế NVL xuất dùng trực tiếp SXSP Nhập kho NL do mua ngoài Giá trị NVL xuất dùng cho QLSX, BH, QLDN Hàng nhập kho đi đường kỳ trước TK151 TK621,641,642 TK3331 TK3333 TK154 TK157 Thuế GTGT hàng NK TK133 Giá trị NVL gửi bán Thuế nhập khẩu TK632 TK1381 Giá trị NVL gửi bán Kiểm kê thiếu NVL Giá trị NVL hao hụt sau bồi thường Nhập kho NVL tự SX hoặc thuê gia công TK154 TK128,222 Nhận lại NVL đưa đi góp vốn LD TK128,222 Xuất NVL cho tự chế, thuê gia công chế biến Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL TK411 Trị giá NVL đi góp vốn liên doanh TK 412 CL giảm CL tăng Kiểm kê phát hiện NVL thừa TK3381 CL tăng do đánh giá lại NVL TK412 CL giảm do đánh giá lại NVL Giá trị NVL xuất cho mượn không tính lãi TK1388 TK412 Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiều nguồn khác nhau: mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh. Trong mọi trường hợp, kế toán phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhập kho, lập chứng từ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ lập, hoá đơn bán hàng, các chứng từ liên quan khác, kế toán phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vật liệu nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với người bán. Cuối tháng, tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra đối chiếu với số liệu kế toán. Vật liệu giảm chủ yếu do xuất dùng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, phục vụ quản lý quá trình sản xuất trong phạm vi phân xưởng, bộ máy quản lý, bán hàng,... và các nhu cầu: góp vốn liên doanh, cho thuê, nhượng bán,... Kế toán phải kịp thời phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu, tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng và phân bổ đúng vào các đối tượng sử dụng. Vật liệu có thể được đánh giá lại trong một số trường hợp sau: Khi có quyết định của nhà nước về đánh giá lại tài sản Khi đem góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần Trong quá trình kinh doanh, do có sự biến động về giá cả thực tế tức là doanh nghiệp sẽ có một khoản thiệt hại. Vì vậy, kế toán cần ước tính được phần giá trị vật tư có thể bị giảm giá để lập dự phòng. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Theo tinh thần của chuẩn mực kế toán hàng tồn kho, trường hợp số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, được ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Ngược lại, số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập: Nợ TK 159 Có TK 632 1.2.2.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Việc phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ là trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ số vật liệu tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính trị giá nhập, xuất kho: - + = Trị giá thực Trị giá thực TG thực tế NVL TG thực tế tế vật liệu xuất tế NVL tồn đầu nhập trong kỳ NVL tồn cuối kỳ Hàng ngày, việc nhập vật liệu được phản ánh ở TK 611 – mua hàng * Tài khoản kế toán sử dụng: + TK 611 – mua hàng: phản ánh giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng Tài khoản này không có số dư và có 2 tài khoản cấp 2: TK 6111 : mua nguyên liệu vật liệu TK 6112 : mua hàng hoá Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản ở phương pháp kê khai thường xuyên: TK 151, 152, 133, 331, 111, 112... * Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ sau: Kết chuyển giá trị NVL tồn cuối kỳ Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ TK151,152 TK611 TK151,152 TK111,112,331 TK111,112,141,331 Chiết khấu giảm giá được hưởng, hàng mua bị trả lại Nhập kho NVL do mua ngoài TK133 Cuối kỳ, kết chuyển số NVL dùng vào sản xuất, QL, bán hàng Giá trị NVL xuất bán Giá trị NVL mất mát khi đã được bồi thường Kiểm kê phát hiện thiếu NVL CL giảm do đánh giá lại NVL Giá trị NVL nhận góp vốn liên doanh CL tăng do đánh giá lại NVL Thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng NK TK412 TK412 TK1381 TK632 TK411 TK3333 TK621,627,641,642 TK3331 1.2.2.2.3 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các sổ kế toán phù hợp trong các hình thức sổ kế toán sau: Nhật ký chung Nhật ký chứng từ Nhật ký sổ cái Chứng từ ghi sổ Theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ kế toán chi tiết TK 331 Theo hình thức Nhật ký chứng từ: Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5 NKCT số 6 : ghi có TK 151 theo dõi tình hình mua vật tư đang đi đường Bảng phân bổ số 2: phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng Sổ cái các TK 151, 152, 611... Theo hình thức Nhật ký chung: Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Nhật ký chi tiền, thu tiền Sổ cái TK 151, 152, 611. Sổ chi tiết TK 331... Nói chung, mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin khác nhau. Trong điều kiện ứng dụng các phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp thì hình thức kế toán Nhật ký chung và chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế hoạch trên máy. Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hoá thông tin tương ứng với từng hình thức kế toán, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, chương trình phần mềm kế toán sẽ xử lý và hệ thống hoá thông tin kế toán tự động trên máy. Thông thường, quá trình xử lý và hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình. Các tài liệu gốc được cập nhật voà máy tính thông qua thiết bị nhập và được lưu giữ trên thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu chi tiết, từ các tệp chi tiết được chuyển vào các tệp cơ sở cái để hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng đối tượng quản lý. Định kỳ, các sổ cái được xử lý để lập báo cáo kế toán: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán Xử lý tự động theo chương trình Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy: Quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động: Chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết Tệp sổ cái Tệp số liệu tổng hợp tháng Báo cáo sổ sách kế toán Nhập dữ liệu Tổng hợp dữ liệu cuối tháng chương II Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa thăng long 2.1 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh tại nhà máy nhựa thăng long 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy nhựa Thăng Long Nhà máy nhựa Thăng Long, địa chỉ: Km 6 - Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội, là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty Nhựa Việt Nam. Nhà máy được thành lập ngày 15/ 07/ 1994, do đồng chí Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ký quyết định thành lập. Những năm đầu kể từ khi được thành lập, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn. Nhà máy được thành lập trong điều kiện không được cấp vốn, mọi chi phí đều phải đi vay và chịu lãi, hơn nữa đầu năm 1996, Tổng Công ty Nhựa Việt Nam đã điều động toàn bộ hệ thống thiết bị sản xuất của nhà máy vào Tp.HCM, buộc toàn bộ CBCNV của nhà máy phải nghỉ việc. Đứng trước tình hình đó, Nhà máy đã được Bộ Công nghiệp, UBND TP Hà Nội và Ngân hàng Công thương Việt Nam tạo điều kiện để nhà máy phục hồi trở lại bằng việc cho nhà máy vay : 200.000 USD để nhập 2 dây chuyền thiết bị hiện đại của Đài Loan, được tự động hoá từ khâu cấp nguyên liệu đến ra sản phẩm. Nhờ nỗ lực vượt khó, sau khi nhận 2 dây chuyền trên, chỉ trong 1 tháng nhà máy đã đưa vào sản xuất và phát huy được hiệu quả. Nhà máy liên tục hoàn thành kế hoạch năm sau cao hơn năm trước và đảm bảo thu nhập ổn định cho CBCNV. Thành công này đã tạo được uy tín với cấp trên và với các đối tác. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Năm 1996, Tổng Công ty nhựa Việt Nam điều động toàn bộ hệ thống thiết bị sản xuất của nhà máy vào Sài Gòn và nhà máy phải đầu tư toàn bộ từ đầu. Để bắt kịp trình độ công nghệ tiên tiến trên thế giới, nhà máy đã quyết định đầu tư những máy móc thiết bị mới, hiện đại với mức độ tự động hoá cao. Vì vậy máy móc thiết bị của nhà máy rất đồng bộ và được vận hành tốt. Hiện nay, tất cả các máy móc thiết bị của nhà máy đang được huy động để sản xuất sản phẩm với công suất tương đối cao. Đặc điểm của các dây truyền công nghệ này là có thể sản xuất được nhiều loại sản phẩm nhựa khác nhau, và khi thay đổi việc sản xuất sản phẩm này sang sản xuất sản phẩm khác không đòi hỏi phải thay đổi nhiều bộ phận của dây truyền công nghệ mà chỉ cần thay đổi khuôn sản phẩm, còn bộ phận ép phun hoàn toàn không thay đổi. Nhờ vậy, danh mục sản phẩm của nhà máy ngày càng đa dạng. Các loại sản phẩm của nhà máy có thể kể ra là: - Két bia 20 chai - Két bia 24 chai - Két nước ngọt 35 chai - Chậu đại - Thùng 80 lít - Ghế đẩu ( Cao + thấp) - Cánh quạt, thân quạt - Hộp kem - Các đồ gia dụng khác Ngoài các sản phẩm truyền thống như két bia, két nước ngọt, thùng, chậu... Những năm gần đây, nhà máy đã nhận những đơn đặt hàng để sản xuất các loại sản phẩm mới như : mắc áo, cánh quạt, thân quạt, hộp kem... Đặc biệt các sản phẩm hộp kem, cánh quạt và thân quạt chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng sản lượng của nhà máy. Hầu hết máy móc thiết bị của nhà máy được nhập từ Đài Loan và Nhật Bản, đây là hai quốc gia đi đầu trong lĩnh vực các sản phẩm nhựa .Các loại máy móc thiết bị chủ yếu được nhà máy sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất và chế tạo sản phẩm là: - Máy ép phun UF 550, UF 240, UF 110, 255T. - Máy lạnh KT 1000 - Cẩu trục 8 tấn - Máy trộn NL - Máy nghiền phế liệu - Máy nén khí - Máy trộn cao tốc IKEGAI - Máy nén khí IKEGAI - Máy ép 250T - Máy ống *) Quy trình công nghệ sản xuất: Chu kỳ sản xuất một sản phẩm của dây chuyền công nghệ được thực hiện như sau: Sau khi nguyên liệu (các hạt nhựa), bột màu và các chất làm bóng được đưa vào máy trộn, máy trộn sẽ tự động trộn nguyên liệu, trong một khoảng thời gian theo quy định (30 phút), sau đó nguyên liệu sẽ được hút lên phễu chứa. Trước khi nguyên liệu từ phễu chứa đi vào xilanh, nguyên liệu sẽ được sấy khô. Nguyên liệu được hoá lỏng trong xi lanh và phun vào khuôn. Trong khuôn sản phẩm được định hình nhờ khuôn và bộ phận làm lạnh. Sau một thời gian định hình, sản phẩm được tự động đẩy ra khỏi khuôn, tiếp đó sản phẩm được hoàn thiện và đóng kiện. Cùng với thời gian định hình sản phẩm, xilanh lại tiếp tục quay lấy keo để thực hiện tiếp chu kỳ sản xuất mới. Một chu kỳ sản xuất một sản phẩm có thời gian từ 30 giây đến 1 phút, tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm và đặc điểm của sản phẩm. Chu trình sản xuất sản phẩm của dây truyền công nghệ: Kiểm tra chất lượng Máy trộn Cân định lượng Bột màu, chất làm bóng Nguyên liệu (Hạt nhựa) Phễu chứa Sấy khô Quay lấy keo vào Xilanh Hoá lỏng (t˚) Phun nhựa vào khuôn Làm lạnh (4˚C) Đóng khuôn định hình sản phẩm Đóng kiện Máy làm lạnh Hoàn thiện sản phẩm Đẩy sản phẩm Mở khuôn * Những biện pháp quản lý nhà máy sử dụng: Để nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Nhà máy nhựa Thăng Long đã sử dụng các biện pháp sau: - Rút ngắn khoảng cách giữa nơi cung cấp nguyên vật liệu cho dây chuyền bằng cách pha trộn nguyên liệu ngay tại phân xưởng. Công việc này được thực hiện bằng máy pha trộn tự động, ngoài ra còn tận dụng những công nhân tạm thời nhàn dỗi tại phân xưởng. Với biện pháp này nhà máy tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc vận chuyển nguyên vật liệu. - Nhà máy lắp đặt các dây chuyền sản xuất chủ yếu là tự động hoá, cho nên nhà máy đã sử dụng các biện pháp tăng năng lực sản xuất của máy, rút ngắn thời gian sản xuất một sản phẩm như : đảm bảo đủ nguyên liệu và liên tục cho máy, đồng thời cài đặt các thông số kỹ thuật (như : nhiệt độ, áp suất...) hợp lý cho từng loại sản phẩm, giảm tỷ lệ phế phẩm. - Ngoài ra nhà máy còn rút ngắn chu kỳ sản xuất sản phẩm bằng cách sử dụng máy làm lạnh, làm cho sản phẩm định hình nhanh và sản phẩm được tự động đưa ra khỏi khuôn. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh Nhà máy nhựa Thăng Long tổ chức bộ máy quản lý, điều hành theo mô hình trực tuyến. Mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Tổ chức quản lý của nhà máy thống nhất từ trên xuống dưới, mọi hoạt động được chỉ đạo từ giám đốc tới các phòng ban điều hành và tới các phân xưởng, các ca sản xuất, các tổ đội. Bộ máy quản lý của nhà máy gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ quản lý là những người có năng lực nên hoạt động khá linh hoạt. Toàn bộ hoạt động của nhà máy đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc, giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc, các trưởng phòng tài chính kế toán và trưởng phòng kế hoạch nghiệp vụ. Các trưởng phòng đồng thời là các tham mưu cho giám đốc, các thông tin được quản lý và kiểm tra chặt chẽ, việc xử lý thông tin cũng nhanh chóng, thuận tiện. Vì vậy các quyết định quản lý được đưa ra luôn kịp thời với các tình huống kinh doanh. P. Giám đốc Giám đốc P. Kế hoạch nghiệp vụ P. Kế toán Phân xưởng sản xuất Bộ fận KD Bộ fận điều hành SX Bộ fận văn thư Bộ fận KCS Bộ fận kỹ thuật Bộ fận vật tư Bộ fận nhà ăn Bộ fận bảo vệ Tổ công nghệ Tổ cơ điện Tổ in Tổ chế biến nguyên liệu Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý nhà máy nhựa Thăng Long: 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở nhà máy nhựa Thăng Long Phòng tài chính kế toán đặt dưới sự điều hành trực tiếp của giám đốc nhà máy. Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho giám đốc về kế hoạch tài vụ, kế hoạch lưu chuyển tiền tệ, kế hoạch sản xuất, nộp ngân sách, chỉ đạo thực hiện và theo dõi tình hình kế toán của đơn vị. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng là người điều hành theo dõi, quản lý và chịu trách nhiệm về các lĩnh vực tài chính kế toán, thuế, ngân hàng, và pháp lý trước ban giám đốc. Nhà máy nhựa Thăng Long là một đơn vị hạch toán độc lập, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập chung. Sơ đồ bộ máy kế toán tại nhà máy nhựa Thăng long Kế toán trưởng Kế toán thanh toán, công nợ, kế toán lương, kế toán tổng hợp Kế toán vật tư, công nợ phải trả, thủ quỹ Phòng tài chính kế toán bao gồm 3 nhân viên : + Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về công tác kế toán tài chính. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, phụ trách chung các hoạt động, ký các lệnh thu - chi, giấy đề nghị tạm ứng, chỉ đạo phương thức hạch toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ các hoạt động của phòng. + Kế toán theo dõi vật tư, nguyên vật liệu mở sổ TK 151, 152 Theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến nguyên vật liệu. Đồng thời là thủ quỹ kiêm kế toán công nợ phải trả mở sổ theo dõi TK 331; các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến các khoản phải trả người bán và quản lý tiền mặt của nhà máy. + Kế toán tổng hợp đồng thời theo dõi các vấn đề liên quan đến thanh toán của nhà máy và kế toán tiền lương, công nợ. Mở sổ theo dõi chi tiết các TK 627, 641, 642, 334, 131. Cuối kỳ báo cáo (tháng, quý, năm). Kế toán thực hiện tổng hợp các thông tin và lập báo cáo tài chính. * Chính sách kế toán áp dụng tại nhà máy Nhà máy nhựa Thăng Long bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/ 01 kết thúc vào 31/ 12 cùng năm. Nhà máy hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Theo thông tư 116/1999/ QĐ - BTC ngày 31/ 12/ 1999 của Bộ Tài chính quy định trích khấu hao theo phương pháp tuyến tính và khung thời gian sử dụng các loại TSCĐ nên nhà máy phải căn cứ vào tình hình TSCĐ của mình thực hiện vào tính khấu hao theo quy định. Đơn vị sử dụng tiền tệ : Đồng Việt Nam Phương pháp chuyển đổi tiền tệ : Tỷ giá thực tế Hiện nay, nhà máy đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ và đã ứng dụng chương trình kế toán máy giúp cho việc tính toán nhanh và chính xác hơn. Hệ thống sổ kế toán bao gồm: - Sổ kế toán chi tiết các tài khoản; sổ chi tiết vật tư, thành phẩm, công nợ. - Sổ tổng hợp các tài khoản - Sổ tổng hợp vật tư, thành phẩm, công nợ. Hiện tại nhà máy đang sử dụng hệ thống TK kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp: Loại TK 1 : Tài sản lưu động gồm TK 111, 112, 131, 133, 141, 152, 153 ... Loại TK 2 : Tài sản cố định gồm TK 211, 214 Loại TK 3 : Nợ phải trả TK 311, 331, 333, 334, 338 Loại TK 4 : Nguồn vốn chủ sở hữu TK 411, 421, 431 Loại TK 5 : Doanh thu TK 511, 531, 532 Loại TK 6 : Chi phí kinh doanh TK 632, 641, 642 Loại TK 7 : Thu nhập hoạt động khác TK 711 Loại TK 8 : Chi phí hoạt động khác TK 811 Loại TK 9 : Xác định kết quả kinh doanh TK 911 Ngoài ra nhà máy còn mở một số TK cấp II, Cấp III để theo dõi chi tiết như : TK 152 có các TK cấp 2: 1521, 1522, 1524, 1525, 1527 ... TK 641 có các TK cấp 2 : 6412, 6412 TK 642 có các TK cấp 2 : 6421, 6422 2.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở nhà máy nhựa Thăng Long 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của nhà máy nhựa Thăng Long Mỗi một doanh nghiệp khi thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh đều phải thực hiện các công đoạn từ mua nguyên vật liệu, đến sản xuất và bán các sản phẩm hàng hoá ra thị trường. Các công đoạn này có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhưng mua nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng, nó quyết định tới chất lượng, số lượng, giá thành và thời gian sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên mỗi loại sản phẩm hàng hoá lại đòi hỏi những loại nguyên vật liệu đặc trưng khác nhau. Nhà máy nhựa Thăng Long chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa công nghiệp theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu thị trường. Sản phẩm nhựa tuỳ theo mục đích sử dụng mà có các thuộc tính khác nhau, độ cứng, độ bền, độ mềm dẻo và các thuộc tính lý hoá học khác... Các tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành và quy trình sản xuất khác nhau quy định khác nhau đối với từng loại sản phẩm nên đòi hỏi chủng loại nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất phải phù hợp với từng loại sản phẩm. Các nguyên vật liệu này dịch chuyển toàn bộ giá trị một lần vào giá trị sản phẩm khi tham gia vào quá trình sản xuất. Trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng lớn nhất: 80% trong đó có những sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 95% tổng chi phí nguyên vật liệu.Trong kỳ, nhà máy sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi sự thay đổi của nguyên vật liệu cũng đều làm cho giá thành của sản phẩm thay đổi. Trong công tác mua nguyên vật liệu, các doanh nghiệp luôn chú ý đến việc lựa chọn phương thức thu mua sao cho tổng chi phí mua nguyên vật liệu là nhỏ nhất. Nguyên vật liệu của nhà máy nhựa Thăng Long sử dụng là các hạt nhựa cao cấp và các phụ gia khác, cho nên hầu hết phải nhập từ nước ngoài. Vì vậy khi mua nguyên vật liệu cũng gặp những khó khăn không nhỏ về giao dịch và kiểm tra nguyên vật liệu. Tuy nhiên đối với các loại nguyên vật liệu này, nhà máy đã tìm được rất nhiều nguồn cung cấp ở nước ngoài: Hàn Quốc, Thái Lan, Nhật, Singapore, Arập, Đức... và trong những năm qua nhà máy đã có các quan hệ mua bán với các hãng của các quốc gia trên, nên nhìn chung việc mua nguyên vật liệu của nhà máy không gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa phương thức mua của nhà máy sử dụng chủ yếu là thư tín dụng ( L/ C ) và chuyển khoản, cho nên việc mua nguyên vật liệu trở nên đơn giản hơn nhiều. Bên cạnh đó, nhà máy sử dụng hình thức mua theo giá CIF ( Cost, insurance and preight). Trong điều kiện của nền kinh tế nước ta còn đang phát triển và ngành hàng hải nước ta còn non yếu, ngoài ra còn có những yếu tố từ phía nhà máy. Cho nên, trong giai đoạn hiện nay, nhà máy chọn mua theo phương thức L/ C, chuyển khoản và hình thức mua theo giá CIF, nhà máy thường mua với khối lượng lớn nên giảm được giá mua và phí vận chuyển. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là bảo quản nguyên vật liệu như thế nào? Từ những đặc điểm trên cho thấyviệc quản lý nguyên vật liệu là hết sức cần thiết và phải tổ chức chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ. Đây là yêu cầu khách quan của công tác quản lý vật tư sản xuất và cũng là một tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quản kinh tế kỹ thuật của nhà máy nên đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Để quản lý việc bảo quản nguyên vật liệu dự trữ, nhà máy xây dựng công tác quản lý kho rất chặt chẽ, nhà kho được đặt ngay tại nhà máy, và được quản lý bởi thủ kho và các nhân viên. Để quản lý việc nhập - xuất nguyên vật liệu, nhà máy sử dụng bảng quyết toán vật tư theo từng tháng, quý, năm để theo dõi lượng nguyên vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm để quy ra chỉ tiêu phân bổ các nguyên vật liệu khác, đồng thời quản lý mức độ tồn kho nguyên vật liệu để xác định chính xác mức nguyên vật liệu cần dự trữ. Nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu ở nhà máy nhựa Thăng Long luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. Cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch thu mua và thực hiện kế hoạch thu mua nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục và có hiệu quả cao. Việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất được thực hiện tốt làm cho tình trạng ngừng sản xuất do thiếu vật tư không thể xảy ra. * Các biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu: Để khuyến khích, động viên công nhân sản xuất không ngừng nâng cao tay nghề và nâng coa chất lượng sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao trong sản xuất, nhà máy đã ban hành quy chế thưởng phạt. Theo đó, nhà máy sẽ khên thưởng những công nhân có năng suất lao động cao và làm ra những sản phẩm tốt, tiết kiệm nguyên vật liệu, đồng thời phạt đối với những công nhân sản xuất ra những sản phẩm không đạt chất lượng, lãng phí nguyên vật liệu. Cụ thể như sau: - Thưởng từ 5 - 10% đơn giá lương sản phẩm đối với tất cả những công nhân lao động, trong tháng liên tục đạt năng suất cao, chất lượng tốt, đảm bảo đúng định mức tiêu hao và tỷ lệ phế phẩm không vượt quá 1%. - Phạt cảnh cáo đối với những công nhân sản xuất ra những lô hàng không đạt tiêu chuẩn từ 1 - 3 %. Nếu lô hàng không đạt tiêu chuẩn từ 3 - 6%, thì những sản phẩm đó sẽ không được tính lương, và công nhân sản xuất sẽ phải bồi thường 30% giá trị nguyên liệu. Nếu tỷ lệ phế phẩm của lô hàng không đạt chất lượng lớn hơn 10%, thì công nhân phải bồi thường toàn bộ lô sản phẩm đó. Nhờ vào chính sách mua và biện pháp quản lý phù hợp, những năm gần đây nhà máy đã hạ được giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại nhà máy nhựa Thăng Long 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu lại có vai trò, công dụng tính chất lý, hoá học khác nhau. Do đó, việc phân loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Tại nhà máy nhựa Thăng Long, nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh có khối lượng lớn, chủng loại phong phú, đa dạng, để tổ chức tốt công tác quản lý có hiệu quả cũng như công tác kế toán, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo từng nhóm, trong từng nhóm lại phân chia từng thứ, loại vật liệu riêng. Việc phân chia này giúp công tác hạch toán, quản lý nguyên vật liệu ở nhà máy được rõ ràng, cụ thể, chính xác. - Nguyên vật liệu chính: Gồm những loại tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu chính ở nhà máy được cung cấp hầu hết từ các hãng nước ngoài theo hợp đồng như : Hạt nhựa GPPS, hạt nhựa PEHD, nhựa ABS, nhựa HIPS, ... - Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm, làm cho sản phẩm bền hơn cả về chất lượng và hình thức như : Hạt màu đỏ, bột mầu tím, xà phòng, dầu hoả, mực, nhũ ... - Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: xăng, dầu diezen,... - Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu được sử dụng nhằm thay thế, sửa chữa phương tiện máy móc, thiết bị : vòng bi, dây cuaroa, xăm lốp ôtô, ... - Thiết bị XDCB: là những vật liệu dùng cho sửa chữa, xây dựng công trình như : ximăng, sắt, thép... 2.2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị nguyên vật liệu theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực và thống nhất. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán của nhà máy để doanh nghiệp hạch toán vật liệu một cách đúng đắn, chính xác, có hiệu quả. Nhà máy nhựa Thăng Long đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá thực tế. a) Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Nhà máy nhập từ nguồn vật liệu mua ngoài là chủ yếu, không có tự chế và thuê gia công. Kế toán sử dụng giá thực tế để ghi sổ và giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn GTGT của đơn vị bán, phương pháp khấu trừ do đó giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá chưa có thuế GTGT. Phần thuế GTGT của vật liệu đầu vào được khấu trừ, công ty kê vào sổ kê thuế GTGT đầu vào. Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn ( chưa có thuế GTGT ) + Thuế không được hoàn lại + Chi phí mua (nếu có) - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại Ví dụ: Theo hoá đơn số 0014338 ngày 28/ 2/ 2004 mua 3000 Kg nhựa PP Y130 của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long - 563A Minh Khai, Hà Nội, với đơn giá 14.363,64 đồng/ kg. Giá mua ghi trên hoá đơn là 43.090.920 đồng. Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi tiền mặt số 0121 ngày 29/ 2/ 2004 là 100.000 đồng. Vậy giá thực tế của 3000 kg nhựa PP Y130 là: 43.090.920 + 100.000 = 43.190.920 đồng b) Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO). Theo phương pháp này ta biết được ngay giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho nên trong tháng khi xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán theo dõi được cả về mặt số lượng và giá trị trên các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Đơn giá NVL xuất kho = Đơn giá NVL nhập kho Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được xác định căn cứ vào sổ chứng từ vật liệu, trên cơ sở theo dõi chi tiêt số lượng và đơn giá của từng lô hàng nhập- xuất. Hàng ngày, các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu được thủ kho lưu lại, theo định kỳ được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán phân loại thành phiếu nhập riêng và ghi sổ theo dõi vật tư sản xuất, theo dõi tình hình thanh toán với người bán, so sánh đối chiếu với kế toán công nợ. Phiếu xuất ghi riêng vào sổ chi tiêt tương ứng voái từng loại nguyên vật liệu xuất, được tập hợp vào bảng kê, cuối kỳ lập báo cáo tồn kho. 2.2.3 Tổ chức kế toán nhập nguyên vật liệu Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu đều phải được lập đủ chứng từ kế toán, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu, đảm bảo đúng những thủ tục đã được quy định. Tại nhà máy nhựa Thăng Long, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài. Khi nguyên vật liệu về đến nhà máy, giai đoạn nhập kho sẽ dược nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lượng và quy cách vật liệu. Ban kiểm nghiệm vật tư xem xét nội dung hoá đơn, nếu đảm bảo đúng nội dung hoá đơn, đúng hợp đồng đã ký thì đồng thời nhập kho nguyên vật liệu. Sau khi có sự đồng ý của Phòng KCS thì cán bộ phòng kế hoạch nghiệp vụ căn cứ vào hoá đơn và số lượng nguyên vật liệu thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, thủ kho mới được nhập kho. Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo cho việc bảo quản nguyên vật liệu cũng như theo dõi viêc xuất kho. Trình tự nhập kho nguyên vật liệu như sau : Nguyên vật liệu Bộ phận KCS Phòng kế hoạch nghiệp vụ Nhập kho Để hiểu rõ hơn về quá trình nhập nguyên vật liệu, ta có thể đi vào một ví dụ cụ thể sau: Ngày 07/03/2004 nhà máy mua hạt nhựa của Nhà máy nhựa Tân Phú, nhận được chứng từ sau: Biểu số 01: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT - 3LL Liên 02 (Giao khách hàng) CL/ 2004 Ngày 07 tháng 03 năm 2004 0006677 Đơn vị bán hàng : Nhà máy nhựa Tân Phú Địa chỉ : 323 Luỹ Bán Bích, phường 19, Quận Tân Bình, TP. HCM Mã số thuế : 03003819660011 Đơn vị mua hàng : nhà máy nhựa Thăng Long Địa chỉ : 360 đường Giải Phóng, quận Thanh Xuân, Hà Nội Mã số thuế : 03003819660041 Hình thức thanh toán : thanh toán sau STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạt HDPE 2008J Kg 10.000 14.580 14.580.000 Cộng tiền hàng: 14.580.000 Tiền thuế GTGT ( thuế suất thuế GTGT 10%): 1.458.000 Tổng tiền thanh toán: 16.038.000 (Viết bằng chữ: Mười sáu triệu không trăm ba mươi tám ngàn đồng chẵn) Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, trước khi vật liệu nhập kho phòng KCS kiểm tra chất lượng đúng với hợp đồng mua bán. Sau đó phòng KCS lập “ Biểu kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu mua vào” và ghi kết quả vào biên bản kiểm nghiệm. Biểu số 02: Biểu kiểm tra chất lượng nguyên liệu mua vào BM-KT-01-05 01-09-2003 STT Ngày Tên vật tư ĐV._.