Tổ chức công tác hạch toán Kế toán vật liệu ở xí nghiệp may Xuất khẩu Lạc Trung (68tr)

đến giá thành sản phẩm. Do đó, quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn luôn được các doanh nghiệp quan tâm. Do đặc điểm của công nghệ sản xuất của Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung nên tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành tương đối lớn, vì vậy một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu. Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty luôn phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng. Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý sẽ đưa ra được những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao. Xuất phát từ vấn đề lý luận và yêu cầu thực tiễn đặt ra, em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác hạch toán kế toán vật liệu ở xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung", nhằm mục đích vận dụng lý luận để tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra những ưu, nhược điểm trong công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu, để từ đó rút ra kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung. Kết cấu của chuyên đề gồm: *Phần I: Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung *Phần II: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung * Phần III: Một số ý kiến đề xuất về công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Vũ Việt giảng viên khoa kế toán giảng viên Học viện Tài chính đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Do thời gian ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên việc nghiên cứu và xây dựng đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của Xí nghiệp để chuyên đề này được hoàn chỉnh hơn. Hà Nội, tháng 12 năm 2003 Sinh viên Nguyễn Quang Hoà Chương I Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác hạch toán kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I/ Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1. Đặc điểm vị trí của vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất - Khái niệm vật liệu : vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất. tiêu hao toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì. - Đặc điểm, vị trí vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất : vật liệu là cơ sở cật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, vì thế nó là yếu tố không thể thiếu được của mỗi quá trình sản xuất. Trong các doanh nghiệp sản xuất , chi phí vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Xét về mặt hiện vật, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định, nên khi tham gia vào sản xuất , giá trị của vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì. Có thể nói vật liệu là yếu tố quan trọng quyết định cả về số lượng và chất lượng của sản phẩm. Hơn nữa nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản lưu động, do việc sử dụng nguyên vật liệu một các hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần làm tăng tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đặc điểm trên cho thấy vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tăng cường công tác quản lý vật liệu là một yêu cầu không thể coi nhẹ trong các doanh nghiệp sản xuất . 2. ý nghĩa và yêu cầu quản lý vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất Một doanh nghiệp phải luôn nâng cao chất lượng , mẫu mã sản phẩm để tạo khả năng cạnh trên thị trường. Do vậy, vật liệu cung cấp cho sản xuất cùng không ngừng được nâng cao cả về chất lượng và chủng loại. Vấn đề cần đặt ra là làm thế nào sử dụng vật liệu kiết kiệm nhưng vẫn đạt hiệu quả kinh tế cao, muốn thế cần phải có hệ thống quản lý vật liệu ở tất cả các khâu: từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng. - ở khâu mua: cần phải quản lý về số lượng , qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . - ở khâu bảo quản : Tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với kỹ thuật, tránh gây lãng phí, tổn thất. - Khâu dự trữ : cần phải có một số lượng dự trữ nhất định đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ hay gián đoạn, nhưng cũng tránh tình trạng dự trữ quá mức gây ứ đọng vốn. - Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý , tiết kiệm trên cơ sở các định mức , dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật tư trong giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp . Do vậy, trong khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tư hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật tư hàng hoá nhập xuất, trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ yêu cầu của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và bán hàng. - Tổ chức kế toánphù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu . Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ thẻ kế toán chi tiết thực hiện hạch toán vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp qui định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán cung cấp thông tin, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh . II/ Nội dung tổ chức công tác kế toán vật liệu 1. Phân loại vật liệu Nhằm tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán chi tiết từng thứ vật liệu đảm bảo sử dụng hiệu quả vật liệu trong sản xuất kinh doanh , phục vụ cho kế toán quản trị, cần phải tiến hành phân loại vật liệu theo những tiêu thức thích hợp. - Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất , nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mới. + Vật liệu phụ: vật liệu phụ chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, bảo quản sản phẩm.. + Nhiên liệu là loại nhiên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho hoạt động của các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như xăng dầu.. + Phụ tùng thay thế bao gồm: các loại phương tiện được sử dụng trong công việc xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: là các lọai vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. - Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán : + Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp - Căn cứ vào nguồn gốc vật liệu : + Vật liệu do mua ngoài. + Vật liệu tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài chế biến. + Vật liệu nhập do nhận vốn góp liên doanh. Tuỳ thuộc vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà có cách phân loại khác nhau, phù hợp với nhu cầu quản lý, thực hiện tốt việc sử dụng vật liệu có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. 2. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Vật liệu phải được đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm hoặc là gia công chế biến tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có được một số vật tư, hàng hoá đó. a/ Đánh giá vật liệu theo trị giá vốn thực tế - Giá thực tế nhập kho: Trong doanh nghiệp sản xuất , vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như sau: + Đối với vật liệu mua ngoài = + + - ở doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế giá trị gia tăng thì giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng mua trả lại (nếu có). ở doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế GTGT trực tiếp thì giá trị mua thực tế là giá trị thanh toán trừ đi các khoản giảm giá, hàng mua trả lại. + Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến: Trị giá vốn Giá thực tế Các chi phí thực tế vật liệu = của vật liệu xuất + gia công nhập kho gia công chế biến chế biến + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn Giá thực tế Các chi phí Số tiền phảI trả thực tế vật liệu = vật liệu xuất + vận chuyển + Cho người nhận nhập kho thuê ngoài gia công bốc dỡ gia công + Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá trị do hội đồng liên doanh đánh giá. + Vật liệu khác được đánh giá theo giá ước định. - Giá thực tế xuất kho: Để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp dước đây cho phù hợp với đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ quản lý. - Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ = x Trị giá vốn thực tế Số lượng vật liệu Đơn giá thực tế vật liệu xuất kho xuất kho vật liệu tồn đầu kỳ - Tính theo đơn giá bình quân: Đơn giá bình quân = = x - Tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, giả thiết số vật liệu nào nhập kho trước thì xuất kho trước và lấy trị giá mua thực tế của vật liệu đó để tính. - Tính theo phương pháp nhập sau, xuất trước. Theo phương pháp này phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giá trị vật liệu thực tế xuất kho để tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. - Theo giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật tư theo từng lô. Khi xuất kho vật liệu thuộc lô nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế vật liệu xuất kho. b/ Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp mua vật tư thường xuyên có sự biến động về giá cả, số lượng, chủng loại, tình hình nhập xuất diễn ra nhiều thì việc xác định giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất là rất phức tạp. Vì thế doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để tính toán trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp xây dựng, không có tác dụng giao dịch bên ngoài. Việc nhập xuất kho hàng ngày thực hiện theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán tính giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Bước 1: Xác định hệ số giá. Trị giá thực tế của NVL + Trị giá thực tế của NVL H = tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá hạch toán NVL + Trị giá hạch toán của NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Bước 2: Tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán và hệ số giá. = x Hệ số giá (H) 3/ Kế toán chi tiết vật liệu Kế toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán chi tiết theo từng loại. nhóm vật liệu về cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị được tiến hành cả ở kho và bộ phận kế toán theo từng kho. a/ Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính . Các chứng từ kế toán nguyên vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT ) - Phiếu xuất kho (mẫu 01-VT ) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH ) - Hoá đơn cước vận chuyển ( mẫu 03- BH ) - Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTGT ) - Hoá đơn bán hàng (mẫu 02- GTGT ) Ngoài ra doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 01-VT ) - Biên bản kiểm nghiệp vật tư ( mẫu 05- VT ) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07-VT ) b/ Sổ chi tiết vật liệu Tuỳ theo phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau: - Sổ ( thẻ kho ) - Số ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Số sổ đối dư. c/ Nội dung các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu Để tránh sự ghi chép trùng lắp và quản lý có hiệu quả nguồn vật liệu kế toán có thể áp dụng một trong ba hình thức kế toán chi tiết vật liệu sau: - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư. Tại kho : Dù theo phương pháp nào thì việc hạch toán chi tiết tại kho đều thực hiện trên thẻ kho. Thẻ kho mở cho từng loại vật liệu. Tại phòng kế toán : Căn cứ vào phiếu nhập , phiếu xuất vật liệu và các chứng từ liên quan, kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi sổ theo phương pháp đã chọn theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa số đã ghi với thẻ kho và số liệu kế toán đã tổng hợp. Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết chứng từ nhập chứng từ xuất Bảng kê vật tư tổng hợp N-X-T - Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Đối chiếu kiểm tra Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê xuất Số đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Chứng từ nhập Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Số số dư Bảng kê tổng hợp N - X - T Bảng luý kế nhập Bảng kê nhập Chứng từ nhập 4/ Kế toán tổng hợp vật liệu a/ Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên các tài khoản kế toán, sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Tài khoản sử dụng: TK 152 - nguyên liệu, vật liệu . Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế. Tài khoản này có thể mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. b/ kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp định kỳ: Phương pháp này kế toán sử dụng tài khoản 611 “ mua hàng “ để phản ánh giá trị của vật tư mua vào và nhập kho trong kỳ. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: TK 151.152 TK 611 TK 151,152 Kết chuyển giá trị vật liệu Kết chuyển giá trị vật liệu tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK 111.112.141.331.311 TK 111.112.138 Mua vật liệu nhập kho Chiết khấu mua hàng TK 133 hàng mua trả lại Thuế GTGT TK 333 (3333 ) TK 621 Thuế nhập khẩu Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho sxkd TK 411 TK 632 Nhận vốn góp liên doanh Xuất bán TK 412 TK 111.138.334 Chênh lệch tăng do Thiếu hụt, mất mát TK 412 TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm  3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ thể lệ kế toán của Nhà nước vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, cũng như điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán để lựa chọn, vận dụng hình thức sổ kế toán thích hợp. Các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức sổ kế toán nhật ký chung. - Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. a/ Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ chứng từ gốc: Phiếu nhập Phiếu xuất Hoá đơn ... Sổ KT liên quan Chứng từ ghi sổ Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán: -Báo cáo tài chính -BC tình hình N-X-T Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng  b/ Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung chứng từ gốc: Phiếu nhập Phiếu xuất Hoá đơn ... Sổ KT liên quan Chứng từ ghi sổ Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán: -Báo cáo tài chính -BC tình hình N-X-T Sổ cái tài khoản Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng c/Hệ thống sổ kế toán trong hình thức nhật ký chứng từ Kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trên các sổ kế toán sau: - Sổ chi tiết TK 331 "Phải trả cho người bán" - Nhật ký chứng từ số 5 - Các nhật ký chứng từ số 1, NKCT số 2, sổ chi tiết tạm ứng, sổ chi tiết tiền vay ... Đối với kế toán tổng hợp xuất vật liệu, hạch toán các nghiệp vụ xuất được phản ánh trên bảng phân bổ số 2. Sổ này dùng để phản ánh trị giá thực tế của vật liệu được phân bổ vào các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng phân bổ số 2 ghi vào bảng kê số 4, bảng kê số 5. Cuối tháng, số liệu tổng cộng của các bảng kê trên được ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Trình tự ghi số kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. chứng từ gốc: Phiếu nhập Phiếu xuất Hoá đơn ... Sổ KT liên quan Chứng từ ghi sổ Báo cáo kế toán: -Báo cáo tài chính -BC tình hình N-X-T Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư NKCT số 5 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê CPSX NKCT liên quan Sổ cái tài khoản Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Chương II Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung I-/ Đặc điểm chung về Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung. 1- Lịch sử hình thành phát triển và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong quá trình đổi mới đi lên của đất nước, cơ chế kinh tế chuyển từ quản lý tập trung sang hoạch toán kinh tế độc lập. Cũng như tất cả các ngành kinh tế khác, ngành dệt may cũng tự mình vươn lên từ con số đáng kinh ngạc. Từ chỗ là sản phẩm thứ yếu, ngày nay sản phẩm của ngành dệt may đã trở thành sản phẩm trọng điểm trong chiến lược phát triển kinh tế từ nay đến năm 2005 của nước ta. Hoà nhập với xu hướng chung, tháng 9 năm 1989. Xí nghiệp may nội thương trực thuộc Công ty vải sợi may mặc miền Bắc – Bộ thương mại được thành lập với trụ sở chính ở số 2A Lạc Trung (nay đổi thành 79 Lạc Trung) Hai Bà Trưng – Hà Nội. Ban đầu chức năng chủ yếu của Xí nghiệp là chuyên may sẵn các mặt hàng Complete Veton, quần áo sơ mi, quần áo trẻ em… Phục vụ cho tiêu dùng trong nước – chủ yếu là ở miền Bắc. Song trong quá trình hội nhập và phát triển, Xí nghiệp đã chuyển sang gia công hàng may mặc phục vụ cho sản xuất. Chính vì lẽ đó mà tháng 12 năm 1991 Bộ thương mại đã quyết định đổi tên Xí nghiệp may nội thương thành Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung (tên giao dịch là: TEXTACO). Được thành lập vào thời kỳ đất nước đang trên con đường đổi mới trong nền kinh tế thị trường sôi động và đầy khó khăn thử thách, lại phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều đơn vị may mặc khác đã có thâm niên kinh nghiệm và uy tín trên thị trương như Xí nghiệp may Đức Giang, may Thăng Long, may 10… Cùng với sự tham gia của nhiều sản phẩm ngoại nhập trên thị trường. Xí nghiệp vẫn giữ vững và ngày càng phát triển tạo được uy tín, mở rộng thị trường sang nhiều nước Đông Âu như BaLan, CHDC Đức, Liên Xô cũ, Hà Lan và một số nước trong khu vực Châu á như Malaysia, Hồng Kông, Nam Triều Tiên… với sự năng động sáng tạo của mình Xí nghiệp đã nắm bắt kịp thời đáp ứng được yêu cầu của thị trường. Qua đó đã tự khẳng định mình và thực hiện được nhiệm vụ chức năng chính là gia công hàng xuất khẩu với mặt hàng chủ yếu là áo sơ mi, quần âu nam, áo jacket, quần short, quần áo trẻ em Xí nghiệp đã chủ động vươn lên đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, tổ chức lại sản xuất tạo chất lượng sản phẩm đạt chất lượng cao có uy tín trên thị trường. 2- Tổ chức bộ máy quản lý SXKD của Xí nghiệp Bộ máy quản lý của Xí nghiệp được sắp xếp khá tinh giản với mô hình trực tuyến – chức năng. Xí nghiệp là đơn vị sản xuất kinh doanh do Công ty thành lập đứng đầu là giám đốc Xí nghiệp, do giảm đốc Công ty bổ nhiệm, có trách nhiệm điều hành hoạt động của Xí nghiệp theo đúng quy chế chung của Công ty. Giúp việc cho ban giám đốc có các phòng ban chức năng và nhiệm vụ được tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Xí nghiệp Giám Đốc Phó giám đốc Hành chính Phó giám đốc Sản xuất Phòng KH - KD Phòng KT - KCS Phòng KT - TC Phòng TC - HC Nhà ăn Bảo vệ, vệ sinh Phòng y tế Nhân viên kinh tế tại phân xưởng Quản đốc phân xưởng Tổ trưởng SX Kho Xí nghiệp Cửa hàng giới thiệu sản phẩm  Các phòng ban chức năng gồm: - Phòng kế hoạch kinh doanh - Phòng kế toán tài chính - Phòng kỹ thuật (KCS) - Phòng tổ chức hành chính Các phòng ban này có trách nhiệm theo dõi hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tiến độ sản xuất, các quy trình, quy phạm, các tiêu chuẩn và định mức kỹ thuật, kinh tế, các chế độ quản lý tài chính giúp ban giám đốc điều hành Xí nghiệp. Ngoài ra còn có các nhân viên bảo vệ, nhân viên bán hàng ở cửa hàng Với sự sắp xếp hợp lý như trên, bộ máy quản lý của Xí nghiệp vừa gọn nhẹ, mà lại phát huy ưu điểm của hai kiểu quản lý. Chính vì vậy mà ban giám đốc có thể quản lý trực tiếp mọi hoạt động sản xuất của từng phân xưởng và nhận được các thông tin phản hồi từ phía người lao động không phải qua các khâu trung gian. Từ đó giải quyết kịp thời mọi phát sinh đồng thời các công việc liên quan đến việc triển khai kế hoạch sản xuất được bàn bạc, thảo luận và đi đến một giải pháp tốt nhất, thống nhất tránh tình trạng chỉ đạo theo kiểu “một thủ trưởng”. 3- Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Đặc điểm về quy trình sản xuất sản phẩm là một trong những căn cứ quan trọng để xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm. Sản phẩm của xí nghiệp may xuất khẩu chủ yếu phục vụ cho tiêu dùng trong và ngoài nước, các sản phẩm chủ yếu là áo sơ mi, quần jaya, quần short, áo Jarket nên chúng đều có những quy trình sản xuất cơ bản theo sơ đồ sau: Để sản xuất sản phẩm, đầu tiên nguyên liệu được đưa cho các phân xưởng dựa trên dây chuyền sản xuất của từng phân xưởng nguyên vật liệu chính sau khi đưa về các phân xưởng, tại phân xưởng tổ cắt sẽ thực hiện việc cắt theo mẫu và được đưa dến các tổ để may. Những sản phẩm sau khi được thu hoá sẽ đem đi giặt và đóng gói theo yêu cầu của đơn đặt hàng. Nguyên vật liệu trực tiếp Phân xưởng I Phân xưởng II Phân xưởng III Tổ chức cắt, phục vụ Các tổ may Tổ thu hoá Tổ hoàn thiện 4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. a- Tổ chức bộ máy kế toán Để đảm bảo nguyên tắc gọn, nhanh, tạo điều kiện thuận lợi để các nhân viên kế toán tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, đáp ứng được nhu cầu kinh doanh một cách hợp lý. Xí nghiệp may xuất khẩu TEXTACO áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung và tiến hành công tác hoạch toán kế toán theo hình thức “ nhật ký chứng từ ” và phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được bố trí theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Nhóm tài chính Nhóm NVL – TSCĐ Nhóm tổng hợp Thủ quỹ Bộ phận tài chính Kế toán thanh toán tiền mặt Kế toán TSCĐ và CCDCLĐ nhỏ Kế toán NVL Kế toán NL phụ tùng bao bì Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán CFSX và GTSP Kế toán tiêu thụ Kế toán tập trung Tại phòng kế toán của Xí nghiệp thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở các phân xưởng không tổ chức kế toán riêng mà chỉ có bố trí các nhân viên hoạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn thu thập ghi chép vào sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi phân xưởng phục vụ yêu cầu quản lý của phân xưởng. Cuối kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc kế toán trong Xí nghiệp. Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng, tiếp đó là phó phòng kế toán. Thủ quỹ được đặt dưới sự chỉ đạo của giám đốc Xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thông tin kế toán trong phạm vi toàn Xí nghiệp thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu, chế độ hoạch toán và chế độ quản lý tài chính giúp giám đốc Xí nghiệp tổ chức thông tin và phân tích hoạt động kinh tế. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự chuyên môn hoá lao động của các cán bộ kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc đIểm tổ chức sản xuất quản lý yêu cầu trình độ quản lý, bộ máy kế toán của Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung được tổ chức theo các nhóm sau: * Nhóm tài chính - Bộ phận tài chính: có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính của Xí nghiệp, thực hiện việc kiểm tra tài chính trong nội bộ Xí nghiệp, lập và ghi chép sổ chi tiết TK 136,TK 336. Cuối năm lập bảng giải trình kết quả sản xuất kinh doanh - Bộ phận kế toán tiền mặt: Viết phiếu thu, chi, nhập nhật ký chứng từ số 1 căn cứ vào TK 112 phát hành séc, uỷ nhiệm chi, cuối quý lập nhật ký chứng từ số 2. - Thủ quỹ: Giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ kế toán thanh toán tiền mặt cuối tháng lập quỹ báo cáo tiền mặt. * Nhóm TSCĐ và NVL bao gồm: - Bộ phận kế toán TSCĐ, CC - DC: theo dõi các khoản phải thu, phảI trả thanh toán với người bán, theo dõi TSCĐ, CC – DC ghi nhật ký cho TK 112, 241, 411. Lập phiếu kế toán theo dõi các khoản phải thu, phải chi. Cuối tháng lập nhật ký ghi có TK 136, 138, 333, 338… theo dõi các khoản thanh toán với người bán, căn cứ vào TK 111, 112, 315 đối ứng ghi nợ TK 131 trả trước tiền hàng. - Bộ phận kế toán NVL: phu trách TK 1521, 1522 hoạch toán chi tiết theo phương pháp ghi song song. Cuối quý hợp số liệu lập báo cáo nhập xuất tồn và nộp cho bộ phận kế toán khác. * Nhóm kế toán tổng hợp - Bộ phận kế toán tiền lương: nhận bảng thanh toán tiền lương gửi lên cân đối tổng hợp số liệu lập bảng cân đối thanh toán cho toàn Xí nghiệp. Căn cứ vào quy định về khoản quỹ lương theo doanh thu đối với các phòng ban và các phân xưởng kế toán xác định được tỷ lệ tiền lương được hưởng theo doanh thu của từng đơn vị bộ phận. Cuối quý lập “báo cáo tiền lương”, “bảng phân bổ tiền lương” - Bộ phận kế toán kế toán tổng hợp CFSX và tính ghía thành sản phẩm: hàng tháng nhận báo cáo từ các phân xưởng (phiếu theo dõi bàn cắt) tổng hợp lập “phiếu theo dõi bàn cắt”.Tổng hợp phiếu chế biến bán thành phẩm và số lượng vải tiêu hao vào “báo cáo tổng hợp chế biến”cho từng phân xưởng. Nhận số liệu từ các bộ phận kế toán khác đưa vào giá thành lên biểu CFSX chung cho toàn Xí nghiệp. - Bộ phận kế toán tiêu thụ thành phẩm: theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm ghi sổ chi tiết TK155. Hàng quý vào bảng kê 8 và lập báo cáo nhập – xuất – tồn thành phẩm. Tính giá trị hàng hoá gửi đi ghi sổ chi tiết TK131 cuối quý lập sổ “tổng hợp thanh toán” , “lập báo cáo kết quả kinh doanh”. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Lập nhật ký chứng từ số 7, lập nhật ký chứng từ số 10 cho các TK 141, 336… 421, 411, 431… Căn cứ vào các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái “lập bảng cân đối tài khoản”, “bảng tổng kết hàng quý”. b- Hình thức và sổ kế toán áp dụng ở Xí nghiệp sản xuất may xuất khẩu Lạc Trung Sổ sách trong hình thức này gồm có: + Sổ Nhật ký chứng từ: Sổ này được mở hàng tháng cho 1 hoặc một số TK có nội dung kinh tế giống nhau và liên quan theo nhu caàu quản lý. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của TK đối ứng với các TK Nợ liên quan. + Sổ Cái: Mở cho từng TK tổng hợp và cho cả năm chi tiết theo từng tháng gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. + Bảng kê: Ghi Nợ TK 111, 112; Bảng kê hàng gửi bán… + Bảng phân bổ: Những khoản chi phí phát sinh thường xuyên. + Sổ kế toán chi tiết: bắt buộc có các sổ sau: - Theo dõi thanh toán (TK131, 136, 141, 144, 244, 331…) - Chi tiết tiêu thụ (TK 511, 512) - Chi tiết đầu tư chứng khoán (TK 121, 221) - Sổ chi tiết (TK 521, 531, 632, 711, 811…) Sơ đồ 04: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Bảng phân bổ (1-4) Bảng kê(1-11) Sổ chi tiết Chứng từ gốc Nhật ký -chứng từ Sổ cái Bảng tổnghợp chi tiết Báo cáo Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (quý) Đối chiếu II/ Thực trạng về công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp may xuất khẩu Lạc Trung 1/ Đặc điểm vật liệu của Xí nghiệp 80% sản phẩm sản xuất ra là hàng gia công ( sản xuất trên nguyên liệu của khách mang đến ) . Xí nghiệp chỉ có nhiệm vụ gia công sản phẩm và hưởng tiền gia công sản phẩm đó. Đối với nguyên vật liệu mà bên đặt hàng gia công, kế toán nguyên vật liệu không tổ chức đánh giá giá trị nguyên vật liệu mà chỉ theo dõi về mặt số lượng. Phần vật liệu này kế toán không hạch toán vào giá thnàh sản phẩm. Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công, Xí nghiệp cũng đặc biệt coi trọng sáng tạo trong lao động, khuyến khích sản xuất hàng F.O.B (Xí nghiệp tự mua nguyên vật liệu trong nước , tổ chức sản xuất và bán sản phẩm ). 2/ Phân loại vật liệu. Căn cứ vào công dụng kinh tế của vật liệu trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu của Xí nghiệp được phân loại như sau: + Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như vải ngoài, vải lót, mex, xốp, bông.. + Vật liệu phụ ( phụ liệu ) : có tác dụng trong quá trình sản xuất như là tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm như chỉ , cúc, khoá .. + Nhiên liệu: Cung cấp nhiệt lượng cho quá trính sản xuất kinh doanh như chạy đIện máy, là, dầu máy khâu.. + Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc để thay thế sửa chữa các máy móc thiết bị như kim máy khâu, bàn đạp, dao cắt.. + Bao bì : là loại vật liệu dùng để đóng gói sản phẩ._.