Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng

LỜI NÓI ĐẦU Trong thùc tr¹ng kinh tÕ ViÖt Nam hiÖn nay, khi nÒn kinh tÕ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ héi nhËp s©u réng víi kinh tÕ quèc tÕ th× c¸c doanh nghiÖp trong n­íc còng ®· cã nh÷ng b­íc tiÕn ®¸ng kÓ. ChÝnh s¸ch më cöa vµ khuyÕn khÝch kinh doanh cña Nhµ n­íc ®· t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c¸c doanh nghiÖp ngµy cµng tiÕn xa h¬n n÷a, nh­ng bªn c¹nh ®ã còng gÆp kh«ng Ýt khã kh¨n ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i biÕt n¾m b¾t vµ tËn dông kÞp thêi c¸c c¬ héi. Ngµnh x©y dùng c¬ b¶n lµ mét trong nh÷ng ngµnh s¶n xuÊt vËt chÊt cña nÒn kinh tÕ quèc d©n, nã chiÕm vÞ trÝ quan träng trong qu¸ tr×nh x©y dùng c¬ së vËt chÊt kü thuËt. Cïng víi sù n¨ng ®éng cña nÒn kinh tÕ, sù khuyÕn khÝch kinh doanh cña Nhµ n­íc vµ sù th«ng tho¸ng cña hµnh lang ph¸p lý, hÖ thèng doanh nghiÖp ViÖt Nam ®· cã sù ph¸t triÓn ®¸ng kÓ vÒ quy m«, vÒ sè l­îng còng nh­ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng. Cïng víi sù ph¸t triÓn chung cña toµn doanh nghiÖp lµ sù kiÖn toµn cña hÖ thèng kÕ to¸n. Bé phËn kÕ to¸n cã nhiÖm vô ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c mäi ho¹t ®éng kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh, lµ n¬i tËp trung xö lý c¸c th«ng tin cÇn thiÕt. Ngoµi ra, kÕ to¸n cßn lµ c«ng cô ®¾c lùc cña nhµ qu¶n lý trong c¸c qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh. Nh­ vËy, ta cã thÓ thÊy ®­îc vai trß cña hÖ thèng kÕ to¸n víi mçi doanh nghiÖp nãi riªng vµ toµn bé nÒn kinh tÕ nãi chung. Khi x· héi ngµy cµng ph¸t triÓn, yªu cÇu vÒ tr×nh ®é qu¶n lý ngµy cµng cao, kÕ to¸n ngµy cµng kh¼ng ®Þnh vai trß cña m×nh lµ c«ng cô ®¾c lùc phôc vô cho qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc s¶n xuÊt cña nÒn kinh tÕ, trong ®ã cã c¶ ngµnh x©y dùng c¬ b¶n. Lµ mét sinh viªn chuyªn ngµnh KÕ to¸n – KiÓm to¸n, sau mét thêi gian ®µo t¹o vµ theo yªu cÇu cña ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o t¹i tr­êng §¹i häc Kinh TÕ Quèc D©n, em ®· tham gia t×m hiÓu thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i C«ng ty TNHH x©y dùng QuyÕt Th¾ng. Trong thêi gian kiÕn tËp, d­íi sù h­íng dÉn nhiÖt t×nh cña Th¹c sÜ Hµ Ph­¬ng Dung, cïng víi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸c anh chÞ trong bé phËn kÕ to¸n cña C«ng ty, em ®· thu nhËn ®­îc rÊt nhiÒu kiÕn thøc thùc tÕ bæ Ých. §ît kiÕn tËp nµy lµ c¬ héi tèt cho em t×m hiÓu thùc tÕ c¸c quy tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i C«ng ty, ®ã lµ nh÷ng kinh nghiÖm quý b¸u gióp em trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c sau khi tèt nghiÖp. Trªn c¬ së tiÕp xóc víi c¸c sè liÖu tµi chÝnh – kÕ to¸n cô thÓ trong c¸c n¨m gÇn ®©y, em ®· hoµn thµnh b¶n B¸o c¸o kiÐn tËp víi c¸c néi dung c¬ b¶n sau ®©y : Ch­¬ng I : Tæng quan vÒ C«ng ty TNHH x©y dùng QuyÕt Th¾ng Ch­¬ng II : Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n tai C«ng ty TNHH x©y dùng QuyÕt Th¾ng Ch­¬ng III : §¸nh gi¸ thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n t¹i C«ng ty TNHH x©y dùng QuyÕt Th¾ng Do kiÕn thøc cßn nhiÒu h¹n chÕ vµ thêi gian thùc tÕ cã h¹n nªn chuyªn ®Ò cña em cßn nhiÒu h¹n chÕ vµ thiÕu sãt. V× thÕ em mong nhËn ®­îc nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp phª b×nh cña c« gi¸o h­íng dÉn Th¹c sÜ Hµ Ph­¬ng Dung vµ c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n cña C«ng ty. Qua ®©y em xin göi lêi c¶m ¬n ch©n thµnh ®Õn c« gi¸o h­íng dÉn Th¹c sÜ Hµ Ph­¬ng Dung ®· tËn t×nh chØ b¶o vµ gióp ®ì em trong qu¸ tr×nh lµm chuyªn ®Ò nµy, gióp em hoµn thµnh chuyªn ®Ò ®óng thêi gian vµ khèi l­îng mong muèn. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! Chương I: Tổng quan về Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng 1.1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng Công ty xây dựng Quyết Thắng là công ty TNHH được thành lập ngày 26 tháng 02 năm 2000, với giấy phép kinh doanh số 2602000003 do sở kế hoạch và đầu tư Thanh Hoá cấp. Trụ sở chính của Công ty đặt tại Phố Cửa Hà, xã Cẩm Phong, huyện Cẩm Thuỷ, tỉnh Thanh Hoá. Trong nh÷ng ngµy ®Çu thµnh lËp, C«ng ty ®· gÆp kh«ng Ýt khã kh¨n do thÞ tr­êng kinh doanh nhá hÑp, víi sè vèn cßn Ýt ái, tr×nh ®é s¶n xuÊt kü thuËt vµ tr×nh ®é qu¶n lý cßn h¹n chÕ. Do ®ã, C«ng ty chñ yÕu tËp trung x©y dùng nh÷ng c«ng tr×nh d©n dông cã quy m« nhá. Tuy vËy, víi nh÷ng nç lùc kh«ng ngõng v­¬n lªn tõ trong khã kh¨n cña Ban Gi¸m §èc vµ tËp thÓ ng­êi lao ®éng, C«ng ty TNHH x©y dùng QuyÕt Th¾ng ®· kh¾c phôc thµnh c«ng nh÷ng khã kh¨n trªn. HiÖn nay, C«ng ty ®· ®ñ lùc l­îng ®Ó ®¶m ®­¬ng x©y dùng c¸c c«ng tr×nh nhµ cao tÇng, x©y dùng tÊt c¶ c¸c c«ng tr×nh d©n dông, nhµ ë cã yªu cÇu cao c¶ vÒ kü thuËt vµ thÈm mü. Bên cạnh việc xây lắp dân dụng đã trở thành thế mạnh của công ty thì hoạt động nhận thầu những công trình điện, đường, trường, trạm có quy mô lớn ngày càng giữ vai trò quan trọng và cốt yếu trong cơ cấu sản xuất kinh doanh của công ty. Kh«ng dõng l¹Ø ë ®ã, víi môc tiªu më réng quy m« doanh nghiÖp, ®a d¹ng ho¸ lÜnh vùc vµ ngµnh nghÒ kinh doanh, C«ng ty hiÖn ®ang xóc tiÕn thö nghiÖm vµ ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh c«ng b­íc ®Çu ë mét sè lÜnh vùc. Nhận thấy nhu cầu thị trường ngày càng lớn về xăng dầu phuc vụ đi lại, công ty đã mở thêm mảng kinh doanh xăng dầu và cũng đã có nhiều kết quả khả quan. Hiện nay, công ty đang thực hiện thử nghiÖm và tiến tới tiếp cận thị truờng khoáng sản và vật liệu xây dựng. Sản phẩm gạch tuynen của công ty được tiêu thụ ở hầu khắp các tỉnh thành trong cả nước. Cho đến nay, kể từ ngày thành lập công ty xây dựng Quyết Thắng đã đi vào hoạt động dược 10 năm với chức năng, nhiệm vụ chính là xây lắp dân dụng trên một số lĩnh vực chủ yếu như sau: -Xây lắp điện: Xây lắp đường dây và trạm biến áp đến 35 KV; -Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi; -Kinh doanh xăng dầu, dịch vụ thương mại; -Kinh doanh dịch vụ vận tải; -Khai thác, thu mua, chế biến khoáng sản (quặng sắt) để tiêu thụ trong nước và xuất khẩu; -Sản xuất vật liệu xây dựng (gạch tuynen). HiÖn nay, C«ng ty TNHH x©y dùng QuyÕt Th¾ng ho¹t ®éng trªn c¬ së c¸c nguyªn t¾c sau: -Tæ chøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh theo ®óng quy ®Þnh cña ph¸p luËt, nh÷ng quy ®Þnh chung cña c«ng ty ®· ghi trong ®iÒu lÖ c«ng ty; -C«ng ty TNHH x©y dùng QuyÕt Th¾ng ho¹t ®éng trªn c¬ së lÊy ch÷ tÝn lµm ®Çu, kÕt hîp víi viÖc h¹ch to¸n chÝnh x¸c c¸c chi phÝ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh»m tiÕt kiÖm chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh, t¨ng lîi nhuËn; -Gi¸m ®èc trùc tiÕp chØ ®¹o c«ng ty, tù t×m ®èi t¸c kinh doanh, ®¶m b¶o tù chñ trong qu¸ tr×nh t×m kiÕm vµ huy ®éng vèn, khai th¸c kh¶ n¨ng trong vµ ngoµi doanh nghiÖp; -T×m kiÕm c¸c nguån tµi trî vÒ vèn còng nh­ c¸c nguån tµi trî kh¸c trong ®Þa bµn tØnh vµ c¸c tØnh b¹n, trong n­íc còng nh­ n­íc ngoµi; -§¶m b¶o chÕ ®é b×nh ®¼ng, giao ®óng ng­êi, ®óng viÖc, n©ng cao c¶i tiÕn trang bÞ kü thuËt trong m«i truêng lµm viÖc, ®Æc biÖt lµ ë c¸c tæ ®éi s¶n xuÊt. -§¶m b¶o an toµn cho ng­êi lao ®éng, b¶o ®¶m c¸c quyÒn lîi cña ng­êi lao ®éng th«ng qua ho¹t ®éng cña tæ chøc c«ng ®oµn, thùc hiÖn ®óng c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc vÒ lao ®éng vµ tiÒn l­¬ng; -Hoµn thµnh tèt nghÜa vô víi Nhµ n­íc; -B¶o ®¶m kh¶ n¨ng t¨ng tr­ëng vµ më réng lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Trong nh÷ng ngµy ®Çu thµnh lËp, ®éi ngò nh©n viªn còng nh­ c¸n bé qu¶n lý cña C«ng ty cßn Ýt vÒ sè l­îng, h¹n chÕ vÒ tr×nh ®é qu¶n lý còng nh­ tay nghÒ s¶n xuÊt. §iÒu nµy g©y ra kh«ng Ýt khã kh¨n cho viÖc më réng vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. Tuy nhiªn, víi sù lín m¹nh trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty còng kh«ng ngõng gia t¨ng vµ ph¸t triÓn vÒ chÊt l­îng. HiÖn nay, C«ng ty cã gÇn 100 lao ®éng bao gåm c¶ lao ®éng qu¶n lý vµ lao ®éng s¶n xuÊt, víi 20 nh©n viªn lµm viÖc trong c¸c phßng ban chøc n¨ng, cßn l¹i lµ c¸c c«ng nh©n thi c«ng trªn c«ng tr­êng ®­îc chia lµm 4 tæ ®éi s¶n xuÊt. Kh«ng nh÷ng t¨ng vÒ sè l­îng, nh©n viªn C«ng ty cßn cã tr×nh ®é chuyªn m«n t­¬ng xøng víi phÇn c«ng viÖc mµ m×nh ®¶m nhËn. C¸c nh©n viªn lµm viÖc trong c¸c phßng ban chøc n¨ng ®Òu tèt nghiÖp tõ c¸c tr­êng §¹i häc vµ Cao ®¼ng trong c¶ n­íc. Tr×nh ®é tay nghÒ cña c«ng nh©n s¶n xuÊt còng ®­îc ®Æc biÖt chó träng. Do ®Æc thï vµ yªu cÇu c«ng viÖc nªn sè l­îng nh©n viªn C«ng ty chñ yÕu lµ lao ®éng nam. Ban l·nh ®¹o cña C«ng ty còng ®Æc biÖt quan t©m ®Õn ®êi sèng vËt chÊt vµ tinh thÇn cña nh©n viªn.. Nh÷ng tiÕn bé trªn ®· gãp phÇn ®¸ng kÓ vµo sù ph¸t triÓn cña c«ng ty ngµy nay. Với chức năng và nhiệm vụ nh­ vËy, cùng với khả năng vốn có và sự cộng tác giúp đỡ của Nhà nước và các cơ quan ban ngành địa phương, công ty xây dựng Quyết Thắng đã không ngừng bảo toàn và phát triển nguồn vốn sản xuất kinh doanh, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao mức sống cho cán bộ công nhân viên, góp phần xây dựng huyện miền núi Cẩm Thuỷ nói riêng và tăng trưởng, phát triển kinh tế - xã hội, thực hiện mục tiêu công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước nói chung. §iÒu nµy cã thÓ ®­îc chøng minh qua mét sè chØ tiªu kinh tÕ cña C«ng ty trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y. Cô thÓ ®ã lµ : BiÓu I.1 : Mét sè chØ tiªu kinh tÕ cña C«ng ty TNHH x©y dùng QuyÕt Th¾ng giai ®o¹n 2008 - 2010 §¬n vÞ : 1.000® ChØ tiªu N¨m 2008 N¨m 2009 Quý I 2010 Tæng tµi s¶n 23.390.700 24.069.600 24.244.800 TS ng¾n h¹n 9.415.700 11.128.500 10.428.200 TS dµi h¹n 13.975.000 12.941.100 13.816.600 Tæng nguån vèn 23.390.700 24.069.600 24.244.800 Nî ph¶i tr¶ 8.500.000 9.015.500 9.141.850 Vèn chñ sá h÷u 14.890.700 15.054.100 15.102.950 Tæng doanh thu 56.128.690 75.062.198 24.117.515 Tæng chi phÝ 55.950.120 74.816.518 24.069.015 Nép ng©n s¸ch 49.999,6 68.790,4 13.580 Lîi nhuËn sau thuÕ 128.570,4 176.889,6 34.920 1.2. Đặc điểm kinh doanh. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm thị trường kinh doanh của công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng 1.2.1. Đặc điểm kinh doanh Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng nói chung có đặc điểm là bao gồm những hoạt động nhằm tạo ra các tài sản cố định mà chủ yếu và quan trọng nhất là các công trình sử dụng lâu dài trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân thông qua các hình thức như: Xây dựng mới, cải tạo mở rộng, sửa chữa lớn, khôi phục. Cũng giống như các đơn vị xây dựng khác, quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Quyết Thắng cũng có một số đặc điểm sau: -Loại hình sản xuất trong xây dựng là sản xuất đơn chiếc nhưng tính chất sản xuất sản phẩm không ổn định và cũng không lặp đi lặp lại theo chu kỳ nhất định. -Các yếu tố của quá trình sản xuất thường đa dạng, phức tạp mà lại không ổn định, thường xuyên phải di động. Chính vì vậy gây rất nhiều khó khăn cho quá trình sản xuất như việc ổn định địa điểm sản xuất, tốn kém về chi phí di chuyển các lực lượng sản xuất, gây ra sự mất ổn định trong đời sống sinh hoạt và các nhu cầu khác của con người. Do đó mà việc tổ chức quản lý phải biết cách phối hợp, điều hoà hợp lý giữa các khâu tuyển dụng cho đến đào tạo, bồi dưỡng. -Vì tất cả các sản phẩm xây dựng thường có quy mô lớn, cấu tạo phức tạp nên cần có nhiều bộ phận tham gia sản xuất. Điều này đòi hỏi công tác quản lý phải biết cách phối hợp, điều hoà hợp lý giữa các khâu để đạt đến mục tiêu cuối cùng là đưa sản phẩm vào sử dụng. -Hoạt động sản xuất chịu nhiều ảnh hưởng của thời tiết vì phần lớn các sản phẩm xây dựng nằm ở ngoài trời. -Sản phẩm có quy mô lớn, thời gian thi công lâu dài, vốn đầu tư là rất lớn. Trong quá trình thi công xây dựng thì toàn bộ vốn đầu tư vào xây dựng chưa có khả năng sinh lời cho nền kinh tế quốc dân nên dẫn đến nguồn vốn bị ứ đọng, chính vì vậy mới có trường hợp công trình quy mô tương đương nhau nhưng ở những thời gian và không gian thi công khác nhau thì lợi nhuận thu được cũng khác nhau. Qua đây ta có thể thấy chu kỳ để tạo ra một sản phẩm xây dựng cơ bản là rất lâu dài và phụ thuộc vào nhiều yếu tố chi phối như thời tiết, khả năng cung ứng vốn và vật tư, nhân lực thi công… 1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Vì chuyên thi công những công trình, hạng mục công trình xây dựng cơ bản nên công ty đã thực hiện phương thức khoán gọn từng công trình, hạng mục công trình cho các đội sản xuất trực thuộc công ty sau khi đã ký kết được hợp đồng xây dựng cơ bản với chủ đầu tư. Một công trình, hạng mục công trình công ty có thể khoán gọn cho nhiều đội sản xuất, mỗi đội chịu trách nhiệm thi công phần việc khoán của mình. Tiến độ thi công công trình thực hiện đến đâu có biên bản nghiệm thu khối lượng, giá trị sản lượng thực hiện hoàn thành. 1.2.3. Đặc điểm thị tr­êng kinh doanh Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng có trụ sở và địa bàn hoạt động chủ yếu ở huyện Cẩm Thuỷ - một huyện miền núi nghèo của tỉnh Thanh Hoá. Do đó, thị trường kinh doanh của công ty nhìn chung là nhỏ hẹp. Trong những ngày đầu thành lập, đặc điểm này đã gây cho công ty không ít khó khăn, hoạt động chủ yếu của công ty là xây dựng dân dụng, sản phẩm làm ra có hàm lượng kỹ thuật thấp. Tuy nhiên, Công ty đã khắc phục thành công những khó khăn đó và vươn lên là doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực xây lắp. Hiện nay, với sự quan tâm đầu tư đúng mức của lãnh đạo tỉnh Thanh Hoá, nền kinh tế của huyện Cẩm Thuỷ đã có nhiều khởi sắc. Cùng với đó, thị trường kinh doanh của Công ty cũng trở nên rộng lớn hơn. Để có cơ sở định hướng kinh doanh, Ban Giám Đốc Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng đã tìm hiểu và đưa ra đánh giá cụ thể về thị trường kinh doanh. Theo đó, thị trường kinh doanh của Công ty có nhiều mặt mạnh như rộng lớn, giàu tiềm năng và dễ tính. Tuy nhiên, cũng như đặc điểm chung của thị trường nông thôn, thị trường mà Công ty khai thác cũng vướng phảI nhiều hạn chế. Hệ thống tín hiệu thị trường như giá cả thị trường và nhu cầu thi trường hoạt động kém hiệu quả, gây khó khăn cho việc ra các quyết đinh kinh doanh của Công ty. Chẳng hạn, một công trình đã đI vào thi công nhưng những bất ổn về giá và lượng trên thị trường vật liệu xây dựng có thể dẫn đén việc công trình bị ngừng thi công hay thi công nhưng không đạt được hiệu quả đề ra ban đầu. Bên cạnh đó, sự thành lập và đI và hoạt động của nhiều Công ty kinh doanh trong ngành xây dựng cũng tạo ra sự cạnh tranh không nhỏ, gây nhiều khó khăn cho Công ty…. 1.3. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Như đã trình bày ở trên, ngành xây dựng cơ bản nói chung và Công ty TNHH Quyết Thắng nói riêng có đặc điểm là sản xuất vật chất mang tính công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm xây lắp là các vật kiến trúc, các công trinh, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc và thời gian thi công dài. Quá trình thi công phải trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại có đặc điểm kỹ thuật riêng. Do vậy cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn quy phạm kỹ thuật trong khảo sát, thiết kế và thi công các công trình. Xuất phát từ đặc điểm của sản xuất cũng như đặc điểm về tiêu chuẩn quy phạm kỹ thuật mà quá trình thi công các công trình được tiến hành theo các bước công trình sau: Giai ®o¹n kh¶o s¸t – thiÕt kÕ Giai ®o¹n thi c«ng c«ng tr×nh Giai ®o¹n hoµn thiÖn c«ng tr×nh Giai ®o¹n nghiÖm thu vµ bµn giao c«ng tr×nh Qu¸ tr×nh thi c«ng mãng Qu¸ tr×nh thi c«ng t­êng bao Qu¸ tr×nh thi c«ng m¸i S¬ ®å I.1 : Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm 1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty xây dựng Quyết Thắng Để đảm bảo cho quá trình tổ chức quản lý hoạt động, SXKD một cách hiệu quả thì bộ máy quản lý ở công ty Xây dựng Quyết Thắng được tổ chức theo cơ cấu phòng ban trực tuyến mỗi một bộ phận được bàn giao một số công việc cụ thể và mọi quan hệ quyền hành được phân định với một cấp trên trực tuyến, hoạt động nhanh chóng không phải qua khâu trung gian. Trong công ty giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất , các phòng ban tổ đội phải chịu trách nhiệm thi hành theo quyết định của giám đốc và báo cáo tình hình trực tiếp tại công ty. Có thể khái quát bộ máy quản lý công ty theo sơ đồ sau: Giám Đốc Đội vận tải và quản lý thiết bị Đội XD công trình dân dụng Đội xây dựng giao thông Đội xây lắp điện Phó giám đốc kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch-kỹ thuật-dự thầu Phòng kinh tế thị trường Phó giám đốc kinh doanh Các đội sản xuất S¬ ®å I.2 : C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Nh­ vËy, c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty ®­îc tæ chøc theo m« h×nh trùc tuyÕn, chøc n¨ng ®øng ®Çu lµ Ban Gi¸m §èc, d­íi lµ c¸c phßng chøc n¨ng vµ c¸c ®éi s¶n xuÊt. *Ban Gi¸m §èc: Gåm 3 ng­êi -Giám đốc công ty : Là người đứng đầu trong quản lý cơ cấu và tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là người đại diện cho công ty trước pháp luật, là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước mọi hoạt động và kết quả SXKD của công ty, là người đại diện và thay mặt cho cán bộ công nhân viên công ty với tư cách pháp nhân đầy đủ để ký kết các hợp đồng và phân phối thu nhập. Gi¸m ®èc C«ng ty quyÕt ®Þnh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y trong C«ng ty sao cho cã hiÖu qu¶. Trong ho¹t ®éng cña m×ng, Gi¸m ®èc C«ng ty ph¶i t«n träng vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho nh©n viªn d­íi quyÒn - Phó giám đốc kỹ thuật : lµ ng­êi phô tr¸ch vÒ mÆt kü thuËt, cïng víi Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c«ng viªc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty ®ång thêi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mÆt kü thuËt, vËt t­ cña c¸c c«ng tr×nh tr­íc Gi¸m ®èc. -Phã gi¸m ®èc kinh doanh : lµ nguêi phô tr¸ch kinh doanh, cïng víi Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh c«ng viÖc s¶n xuÊt cña C«ng ty , tham m­u cho Gi¸m ®èc c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn lÜnh vùc kinh doanh cña C«ng ty, ph©n tÝch c¸c thay ®æi cña m«i tr­êng kinh doanh cã ¶nh h­ëng ®Õn kh¶ n¨ng sinh lêi cña c¸c c«ng tr×nh, th¶o luËn víi gi¸m ®èc ®Ó ®­a ra chiÕn l­îc kinh doanh.... Phó giám đốc kỹ thuật và phó giám đốc kinh doanh là người đại diện trực tiếp của giám đốc với đầy đủ tư cách và trình độ khoa học kỹ thuật , kiến thức kinh doanh , năng lực nghề nghiệp để điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh và tham mưu báo cáo với giám đốc công ty. *C¸c phßng ban chøc n¨ng: Gåm 4 phßng - Phòng tổ chức hành chính : Cã nhiệm vụ lập và theo dõi , giám sát về số lượng và việc thực hiện nghiêm chỉnh chế độ giờ giấc công tác , làm việc của cán bộ công nhân viên công ty; §iÒu hµnh t¨ng gi¶m nh©n sù, tiÒn l­¬ng vµ c¸c chÕ ®é cña ng­êi lao ®éng; Triển khai các nhiệm vụ cho các bộ phận ban đội, soạn thảo các văn bản gửi lên cấp trên; Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên công ty. - Phòng tài vụ ( Kế toán – tài chính ): Cã nhiệm vụ thu thËp, ghi chÐp, xö lý vµ ph¶n ¸nh toµn bé c¸c th«ng tin kinh tÕ tµi chÝnh trong néi bé doanh nghiÖp; kiÓm tra, gi¸m s¸t ho¹t ®éng kinh doanh; cấp phát và giám sát chặt chẽ các chi tiêu , hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh của công ty , ban giám đốc kết hợp với phòng tài vụ thông qua thông tin kế toán cung cấp để phụ trách việc ký kết các hợp đồng kinh tế xây lắp. - Phòng kinh tế thị trường : Tổ chức cập nhật ban đầu các thông tin về thị trường , giúp công ty lên các kế hoạch cung ứng sản phẩm xây lắp về: chất lượng , kết cấu , quy cách... phù hợp với nhu cầu thị hiếu, thời đại. - Phòng kế hoạch- kỹ thuật – dự thầu: Có chức năng tập hợp tất cả các thông tin về kinh tế kỹ thuật , luật pháp về xây dựng cơ bản về tiêu chuẩn kỹ thuật ; lËp kÕ ho¹ch thi c«ng c¸c c«ng tr×nh; kh¶o s¸t, thiÕt kÕ vµ gi¸m s¸t kü thuËt trong thi c«ng; kiÓm so¸t qu¸ tr×nh cung cÊp vËt t­ cho c¸c c«ng tr×nh; thiết lập đơn giá và xây dựng cách tính giá thành để chỉ đạo kịp thời trong công tác đấu thầu. * Các tổ chức sản xuất dưới cơ sở bao gồm bốn đội, các đội xây dựng trực thuộc công ty không có tư cách pháp nhân; Về cơ cấu cứ một đội có một kỹ sư XD là đội trưởng phụ trách chung mọi hoạt động trong đội. C¸c ®éi s¶n xuÊt trùc tiÕp thùc hiÖn nhiÖm vô thi c«ng c¸c c«ng tr×nh do ®éi tr­ëng nhËn nhiÖm vô d­íi sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña Phã gi¸m ®èc kü thuËt cïng víi sù gi¸m s¸t vµ phèi hîp cña c¸c phßng chøc n¨ng. Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là việc tuyển chọn và xác định số lượng nhân viên kế toán phù hợp với phân công nhiệm vụ của từng bộ phận trong guồng máy kế toán chung, xây dựng quy trình hạch toán kế toán ứng với từng phần hành kế toán, lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị và quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa bộ phận kế toán với các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán cũng như đặc điểm hoạt động của Công ty thì Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Quy mô phòng kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung vừa gọn nhẹ, vừa đảm bảo tính linh hoạt trong việc xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Sơ đồ khái quát tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng: kế toán tổng hợp Kế toán trưởng kế toán kho kế toán tiền lương-kế toán ngân hàng thủ quỹ S¬ ®å II.1 : Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n Nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên trong bộ máy kế toán như sau: *Kế toán trưởng: Có chức nănh quản lý hoạt động của phòng kế toán cũng như của các đội sản xuất, là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán ở Công ty; tham mưu tình hình tài chính, các hoạt động tài chính của doanh nghiệp cho Giám Đốc; định kỳ phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ Giám Đốc và các đối tượng có nhu cầu liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như kiểm toán, cơ quan thuế…. *Kế toán tổng hợp (kế toán phó): là người đứng sau kế toán trưởng trong việc quản lý điều hành, trong những trường hợp cần thiết là người thay mặt kế toán trưởng giám sát điều hành hoạt động của phòng kế toán; phụ trách việc ghi chép, kiểm tra các nhiệm vụ thanh toán, tiến hành cập nhật số liệu các hoá đơn mua hàng, thanh toán với ngưòi bán, thanh toán với khách hang, định kỳ lập báo cáo thuế GTGT đầu vào; tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành và xác định lãi lỗ, giúp kế toán trưởng lên các báo cáo sổ sách kế toán tổng hợp, lập quyết toán năm. *Kế toán tiền lương kiêm kế toán ngân hang: chịu sự thừa hành công việc của kế toán trưởng theo dõi trên một số tài khoản phản ánh tình hình tiền vay, tiền gửi, lãi tiền vay, lãi tiền gửi; thanh toán các khoản lương thưởng, phụ cấp, tạm ứng, BHXH, BHYT…cho công nhân viên. *Kế toán kho: chịu sự điều hành của kế toan trưởng, có nhiệm vụ hang ngày, hang tháng cập nhật số liệu vào hoá đơn, chứng từ kiên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu, các loại công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, lên tổng hợp nhập xuất để đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho; theo dõi các tài khoản liên quan đến tài sản cố định như nguyên giá TSCĐ, khấu hao TSCĐ. *Thủ quỹ: là người có chức năng nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt khi có các hoá đơn chứng từ thu chi đảm bảo tin cậy đồng thời ghi vào sổ quỹ. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán 2.2.1. Chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty Cùng với việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý trong công ty thì bộ máy kế toán cũng được tinh chế và kiện toàn nhằm đảm bảo tốt công tác hạch toán kế toán được toàn diện, chính xác. Doanh nghiÖp ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n theo quyÕt ®Þnh sè 15/2006/Q§-BTC ngµy 20/03/2006, th«ng t­ sè 161/2007/TT-BTC ngµy 31/12/2007 cña bé tµi chÝnh. -Niên độ kế toán doanh nghiệp áp dụng từ ngày 1/1đến hết ngày 31/12 cùng năm; -Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ (Việt Nam đồng); -Hình thức ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ; -Phương pháp kế toán tài sản cố định theo phương pháp phân loại +Mçi TSC§ ®­îc qu¶n lý theo 3 chØ tiªu gi¸ trÞ lµ nguyªn gi¸, gi¸ trÞ hao mßn vµ gi¸ trÞ cßn l¹i; +Phương pháp khấu hao theo QuyÕt ®Þnh sè 203/2006/Q§-BTC, tÝnh khÊu hao theo ph­¬ng ph¸p ®­êng th¼ng; -Phương pháp kế toán hàng tồn kho: +Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; +Đánh giá hàng xuất theo phương pháp nhập trước xuất trước; 2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ 2.2.2.1. Hệ thống chứng từ mà doanh nghiệp sử dụng: Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp và hợp lệ. Trên cơ sở kế toán nắm rõ những nguyên tắc cơ bản trong việc lập chứng từ, ghi chép chứng từ, ghi sổ kế toán và lưu trữ bảo quản chứng tõ thì phòng kế toán của công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán một cách đầy đủ và hợp lệ. Cụ thể Công ty đã sử dụng các nhóm chứng từ sau: *Lao động tiền lương: -Bảng chấm công; -Bảng thanh toán tiền lương; -Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội; -Hợp đồng làm khoán; -Phiếu báo làm thêm giờ; -Bảng phân bổ lương và bảo hiểm xã hội; -Hợp đồng thuê khoán ngoài; -Biên bản điều tra tai nạn lao động. *Hàng tồn kho: -Phiếu nhập kho; -Phiếu xuất kho; -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá; -Hoá đơn GTGT; -Hoá đơn cước vận chuyển; -Thẻ kho. Ngoài ra doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn sau: -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức; -Biên bản kiểm nghiệm vật tư; -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. *Nhóm tiền tệ: -Phiếu thu (có 3 liên); -Phiếu chi (có 2 hoặc 3 liên); -Giấy đề nghị tạm ứng; -Giấy thanh toán tiền tạm ứng; -Bảng kiểm kê quỹ. *Nhóm TSCĐ: -Biên bản giao nhận TSCĐ; -Thẻ TSCĐ; -Biên bản thanh lý TSCĐ; -Biên bản đánh giá TSCĐ. *Nhóm sản xuất: -Phiếu theo dõi ca máy thi công; -Hợp đồng thuê máy thiết bị; -Biên bản nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành. 2.2.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ: Các đội trưởng quản lý theo dõi tình hình lao động của công nhân, tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tình hình sử dụng máy thi công ở đội sản xuất của mình, lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền công…theo khối lượng thi công rồi gửi về phòng kế toán làm căn cứ cho việc tập hợp chi phí sản xuất. Sau khi hoạt động kinh tế phát sinh và hoàn thành, kế toán thu thập các chứng từ ban đầu chuyển về phòng kế toán và mở sổ theo dõi lương, vật tư, sổ công lao động và sổ chi phí sử dụng từng công trình để cung cấp thông tin cho việc hạch toán được chính xác. Phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại, xử lý các chứng từ ghi sổ, tổng hợp cung cấp thông tin cho việc quản lý và phân tích kinh tế. 2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp được chi tiết đến cấp 4. Trong đó, cấp 1, cấp 2 được trình bày theo chế độ của Bộ Tài Chính; cấp 3, cấp 4 được doanh nghiệp chi tiết cho phù hợp với việc hạch toán, tình hình kinh doanh cũng như đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Nhìn chung, do đây là doanh nghiệp thuộc loại nhỏ và vừa nên hệ thống tài khoản không khác gì mấy so với chế độ của Bộ Tài Chính. 2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán 2.2.4.1. Hình thức sổ kế toán Nhằm đảm bảo phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của Công ty, phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán của Công ty, Công ty TNHH xây dựng Quyết Thắng áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Với đặc điểm chung là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái các tài khoản. Các loại sổ tổng hợp mà Công ty đang sử dụng: -Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: ghi chép các nghiệp vụ theo trình tự thời gian; -Sổ cái: ghi chép các nghiệp vụ theo tài khoản; -Bảng cân đối số phát sinh. Công ty mở các sổ kế toán chi tiết: -Sổ chi tiết tài khoản 133; 131; 141; 331; 631; 622; 623; 627; 154; 311; 335… -Sổ theo dõi bảo lãnh dự thầu; -Sổ theo dõi tăng giảm TSCĐ… 2.2.4.2. Quy trình ghi sổ kế toán: Hiện tại Công ty áp dụng quy trình ghi sổ kế toán như sau: 1/ Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì tiến hành phân loại, tổng hợp vàlập chứng từ ghi sổ; 2/ Các chứng từ liên quan đến tiền mặt thì thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ cùng các chứng từ thu chi cho kế toán, kế toán tổng hợp số liệu và lập chứng từ ghi sổ; 3/ Căn cứ vào số liệu ở chứng từ ghi sổ để ghi vào ssổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi sổ cái các tài khoản liên quan; 4/ Các chứng từ phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết cụ thể thì căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. 5/ Cuối tháng, căn cứ vào thông tin trên sổ cái các tài khoản, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh. 6/ Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu các thông tin trên sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết, thông tin trên bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân đối số phát sinh và thông tin trên bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Nếu các thông tin đảm bảo chính xác và khớp đúng, kế toán căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác nhằm phục vụ nhu cầu quản lý của Ban Giám Đốc và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng liên quan. Quy trình trên được mô tả như trong sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ hạch toán chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu S¬ ®å II.2 : Quy tr×nh ghi sæ kÕ to¸n 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Báo cáo tài chính của Công ty gồm hệ thống các báo cáo bắt buộc và các báo cáo quản trị. Trong đó: *Các báo cáo bắt buộc bao gồm: -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; -Bảng cân đối tài khoản; -Bảng cân đối kế toán; -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; -Thuyết minh báo cáo tài chính. *Các báo cáo quản trị bao gồm: -Báo cáo dự toán về kết quả kinh doanh theo tháng, quý, năm; -Báo cáo kết quả kinh doanh gửi cho từng bên đối tác. Sau thời điểm kết thúc mỗi quý, phòng kế toán lấy số liệu ở Bảng cân đối số phát sinh và các bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Do áp dụng hệ thống báo cáo quý cho nên tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong quý của Công ty được tổng hợp và theo dõi thường xuyên. Chính vì vậy, ban lãnh đạo Công ty cũng nắm bắt được tình hình tài chính một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra những quyết định đúng đắn đem lại kết quả cao cho Công ty. Báo cáo tài chính do người phụ trách kế toán của Công ty lập và gửi lên Ban Giám Đốc. Các báo cáo cũng sẽ được gửi cho các bên liên quan như đơn vị chủ đầu tư, bên tư vấn xét thầu, tư vấn giám sát và các cơ quan chức năng có thẩm quyền như cơ quan thuế, ngân hàng (nếu có nhu cầu vay vốn) v.v… 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành chủ yếu tại Công ty 2.3.1. Kế toán phần hành thu mua nguyên vật liệu 2.3.1.1. Các thủ tục, chứng từ kế toán áp dụng Tại các đội sản xuất, do địa bàn hoạt động rộng khắp, các công trình có quy mô lớn nhỏ, tính chất khác nhau, hơn nữa hình thức hoạt động của Công ty là khoán theo định mức chi phí, do đ._.