Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Quế Phương

LỜI MỞ ĐẦU Hội nhập kinh tế thế giới đặc biệt từ khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO, các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt với nhiều thách thức. Trước tình hình đó để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp phải có những phương pháp quản lý có hiệu quả tình hình sản xuất kinh doanh. Công tác kế toán với nhiệm vụ cơ bản là cung cấp thông tin về kinh tế tài chính cho những người ra quyết định; là công cụ có hiệu quả trong việc cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các tài liệu về cung ứng, dự trữ và sử dụng tài sản từng loại trong quan hệ với nguồn hình thành từng loại tài sản đó, góp phần bảo vệ tài sản; giám sát tình hình kinh doanh của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả tình hình kinh doanh, hiệu quả nguồn vốn; theo dõi tình hình huy động và sử dụng, giám sát tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế, các nghĩa vụ với Nhà nước, với các đơn vị bạn. Bởi những lý do đó mà công tác kế toán có vai trò quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, cũng chính vì vậy mà công tác kế toán được đặt lên hàng đầu trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Công tác hạch toán tại các doanh nghiệp rất đa dạng, tùy theo quy mô, lĩnh vực hoạt động, đặc điểm sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà công tác kế toán tại doanh nghiệp đó cũng có sự khác nhau. Thời gian kiến tập tại công ty TNHH Quế Phương em đã học hỏi và thu nhận được nhiều kinh nghiệm thực tế quý báu về việc vận dụng những chuẩn mực, chế độ kế toán tại công ty, đặc biệt là về cái nhìn tổng quát về tình hình phát triển và hình thành của công ty. Xuất phát từ nhận thức quan trọng của công tác hạch toán và quản lý cùng với thời gian kiến tập tại công ty em đã được các anh chị ở công ty và cô giáo TS. Nguyễn Thu Liên tận tình giúp đỡ, em đã có thể hiểu sâu sắc về công ty nói chung, công tác kế toán nói riêng. Những kiến thức tích lũy trong quá trình kiến tập em xin được trình bày trong báo cáo kiến tập này. Nội dung báo cáo gồm 3 phần: Chương I: Tổng quan về công ty TNHH Quế Phương. Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty TNHH Quế Phương. Chương III: Đánh giá tổ chức kế toán tại công ty TNHH Quế Phương. Do đây là lần đầu tiên em tiếp xúc với việc tìm hiểu công việc thực tế và hạn chế về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình tìm hiểu, trình bày, đánh giá về công ty TNHH Quế Phương nên em rất mong sự đóng góp của các thầy cô và các bạn để báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo, TS. Nguyễn Thu Liên, các anh chị phòng Kế toán tại công ty TNHH Quế Phương đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUẾ PHƯƠNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Quế Phương tiền thân là Tổ hợp hướng nghiệp dệt may nhân đạo, được thành lập từ năm 1997. Năm 2006, Công ty đã chuyển đổi từ Tổ hợp hướng nghiệp dệt may nhân đạo thành Công ty TNHH một thành viên với tên gọi Công ty TNHH Quế Phương. Tên giao dịch của Công ty là : Que Phuong company limited (QUE PHUONG CO.,LTD). Trụ sở chính: Km 16 Thị trấn Trạm Trôi – Hoài Đức – Hà Nội. Số điện thoại: (04) 33.861.123 Fax: (04) 33.862.058 Công ty TNHH Quế Phương là loại hình Công ty TNHH một thành viên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh bao bì. Khi mới thành lập, với 30 công nhân – chủ yếu là con em các cán bộ cựu chiến binh huyện Hoài Đức và các khu vực lân cận, một nhà xưởng cũ nát và một dàn máy sản xuất bao bì cùng với đội ngũ cán bộ còn chưa am hiểu nhiều về ngành sản xuất bao bì, Tổ hợp hướng nghiệp dệt may nhân đạo đã vấp phải rất nhiều khó khăn và thách thức. Đứng trước một mặt hàng mới mẻ và sự cạnh tranh của thị trường, tập thể cán bộ công nhân viên Tổ hợp với ý chí vươn lên đã mạnh dạn bắt tay vào sản xuất với phương trâm vừa làm vừa rút kinh nghiệm, vừa làm vừa ổn định sản xuất. Ban quản lý Tổ hợp lúc đó đã họp bàn và đồng tâm nhất trí chọn mặt hàng sản xuất bao bì làm mặt hàng chủ đạo cho Tổ hợp. Đây là loại sản phẩm có khả năng phát triển bởi lẽ nóp phục vụ nhu cầu nội địa đến các mặt hàng xuất khẩu. Theo thời gian, Với chức năng và nhiệm vụ của mình Tổ hợp ngày càng phát triển với sự tăng lên nhanh chóng về sản lượng sản phẩm, số lượng công nhân viên, số lượng khách hàng quan tâm và hợp tác. Và để mở rộng sản xuất kinh doanh, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường năm 2006 Tổ hợp đã chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên với tên gọi mới là Công ty TNHH Quế Phương. Sau hơn 10 năm hoạt động kinh doanh, trải qua nhiều thăng trầm và biến động nhưng với đường lối phát triển đúng đắn, sự đoàn kết một lòng cộng với những nỗ lực không biết mệt mỏi của toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ trên cả hai phương diện kinh tế và xã hội. Đơn vị đã nhiều lần được nhận bằng khen các cấp, và luôn được vinh danh là đơn vị dẫn đầu về doanh số do các đối tác trong và ngoài nước bình chọn. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1.2.1. Đặc điểm lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 1.2.1.1. Đặc điểm lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh Để đạt hiệu quả cao trong quá trình sản xuất, việc tổ chức sản xuất phải hết sức khoa học và cân đối, sản xuất như thế nào để khai thác tối đa các yếu tố vật chất trong sản xuất, tận dụng hết máy móc, yếu tố vật tư, nguyên vật liệu. Do đặc điểm sản xuất có tính dây chuyền, sản phẩm ở khâu trước là nguyên liệu cho khâu sau nên việc bố trí sản xuất phù hợp sẽ tiêt kiệm vật tư, tiết kiệm hao phí sức lao động. Ngoài ra việc bố trí sản xuất hợp lý còn có tác dụng là tận dụng máy móc tạo ra sản phẩm mới, sản phẩm phụ trợ làm giảm chi phí sử dụng máy, đáp ứng yêu cầu của công ty là hạ giá thành sản phẩm. Nguyên liệu là một trong những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất và yếu tố đầu ra. Đó không phải là vấn đề quá phức tạp, song lại đòi hỏi cung ứng kịp thời đúng chủng loại để đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Do sản phẩm của công ty là bao bì may công nghiệp nên nguyên liệu đầu vào chủ yếu là hạt nhựa các loại như: hạt trắng, hạt xanh, hạt đỏ...; vật liệu phụ như: tẩy, bột màu,...; nhiên liệu như: xăng, dầu,... Trước đây phần lớn nguyên liệu được nhập khẩu nhưng nay Công ty đã thay thế đầu vào từ các nguồn trong nước: từ các công ty hạt nhựa Việt Nam. Việc nhập khẩu chủ yếu đối với công cụ, dụng cụ và phụ tùng thay thế do vấn đề phù hợp thiết bị công nghệ. Do đó giá mua vào của nguyên vật liệu phụ thuộc vào thị trường nội địa. Sản phẩm chủ yếu của công ty là bao bì dùng cho nhu cầu xuất khẩu và nội địa. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty tập trung ở các tỉnh phía Bắc. Công ty sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng của các bạn hàng chính là: Công ty cơ điện và vật liệu nổ 31 – Nhà máy Z131 Quốc phòng; Công ty cơ khí hóa chất 13; Công ty điện cơ hóa chất 15; Công ty CP giống cây trồng TW; Viện công nghệ Xạ Hiếm; Công ty CP Khoáng sản Hòa Bình; Công ty CP TM Sài Gòn; Tổng công ty muối... Ở thị trường miền bắc, đối thủ cạnh tranh lớn nhất của công ty là Xí nghiệp thương mại và bao bì Hà Nội và Công ty sản xuất bao bì liên doanh Việt Nam – Daewoo. Những công ty này có lợi thế hơn so với công ty về nguyên vật liệu, giá bán, tiến độ, thời điểm cung cấp... Do đó, họ có thể hạ giá thành, giảm giá bán sản phẩm, tạo sự cạnh tranh quyết liệt với công ty. 1.2.1.2. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Thành phẩm được sản xuất ra phải đảm bảo yêu cầu về chất lượng, số lượng, đúng thời gian quy định, mẫu mã, chủng loại. Như vậy quy trình sản xuất sản phẩm của công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, sản phẩm được trải qua nhiều giai đoạn sản xuất kế tiếp nhau. Các mặt hàng mà công ty sản xuất có vô số kiểu cách, chủng loại khác nhau. Song tất cả đều phải trải qua các giai đoạn như: kéo sợi, dệt, cắt, may, viền miệng…. Riêng với những mặt hàng có yêu cầu in ấn thì trước khi may phải trải qua giai đoạn in ấn ở phân xưởng sản xuất kinh doanh phụ. Ta có thể thấy được quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở Công ty TNHH Quế Phương như sau: Nguyên vật liệu (Hạt) Kéo sợi thánh sợi chỉ Dệt thành manh Cắt manh In ấn May bao và viền miệng Thành phẩm nhập kho Sơ đồ I.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩmở Công ty TNHH Quế Phương Đặc điểm tổ chức sản xuất Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất bao bì theo quy trình công nghệ khép kín từ kéo sợi chỉ, dệt, cắt, may, in ấn.... bằng các máy móc thiết bị công nghệ tiên tiến, hiện đại chuyên dùng với một số lượng sản phẩm tương đối lớn. Nguyên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm là hạt nhựa với một số lượng nguyên phụ liệu như: bột màu, tẩy, hạt AH... Tính chất sản xuất của các loại hàng trong công ty là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, loại hình sản xuất hàng loạt, số lượng lớn, chu kỳ sản xuất ngắn. Điều này ảnh hưởng đến tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất sản phẩm và đặc điểm quy trình công nghệ, Công ty tiến hành tổ chức sản xuất theo các tổ sản xuất chuyên trách, mỗi tổ đảm nhiệm một công việc riêng nhưng có mối liên hệ khăng khít, phối hợp với nhau chặt chẽ. Bộ phận sản xuất chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách tổ chức – sản xuất và phòng Kế hoạch sản xuât, bao gồm 5 tổ: Tổ chỉ, tổ dệt, tổ cắt may, tổ in lưới và tổ cơ khí. Tổ chỉ: Dưới sự điều hành của trưởng ca, công nhân đảm bảo các công việc sau: Xuất, nhập NVL và sản phẩm theo yêu cầu sản xuất, ký nhận vào phiếu xuất, nhập kho để làm căn cứ cho đỉểm và tính lương. Thực hiện công việc đúng quy trình (Trộn, xả, đổ nguyên liệu, lấy màng, đưa qua lô quấn, kéo và lên sợi, thay ống, xuống dàn). Tổ dệt: Dưới sự điều hành của trưởng ca, công nhân đảm bảo các công việc sau: Xuất, nhập NVL và sản phẩm theo yêu cầu sản xuất, ký nhận vào phiếu xuất, nhập kho để làm căn cứ cho đỉểm và tính lương. Thực hiện đúng các thao tác kỹ thuật đảm bảo chất lượng của manh dệt. Manh phải đúng và đủ kích cỡ, các sợi chỉ ở đầu cây và thoi phải đúng độ dày mỏng theo yêu cầu. Tổ cắt may: Dưới sự điều hành của trưởng ca, công nhân đảm bảo các công việc sau: Xuất, nhập NVL và sản phẩm theo yêu cầu sản xuất, ký nhận vào phiếu xuất, nhập kho để làm căn cứ cho đỉểm và tính lương. Thường xuyên kiểm tra kích thước, trọng lượng, loại bao cắt ra đảm bảo đúng tiêu chuẩn. Tổ cơ khí: phụ trách các vấn đề về điện, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị trước, trong và sau khi sản xuất để đảm bảo máy móc thiết bị vận hành tốt. 1.2.2. Một số chỉ tiêu tài chính của công ty Giai đoạn đầu sau khi thành lập, do việc đầu tư trang thiêt bị, hệ thống kho vận còn lạc hậu, bộ máy nhân sự ít ỏi và đối mặt với trở ngại trong việc định vị thị trường, tìm kiếm khách hàng, lựa chọn sản phẩm…, công ty gặp không ít khó khăn, thậm chí không có lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, với sự mở rộng quy mô kinh doanh, đầu tư cơ sở hạ tâng kho bãi, thiết bị vận chuyển cộng với sự hoạt động nhiệt tình, năng động của bộ máy cán bộ, nhân viên có năng lực và trình độ chuyên môn cao, Công ty đã có những bước chuyển mình rõ rệt, dần tạo được chỗ đứng trong lòng người tiêu dùng. Số liệu báo cáo cho thấy, công ty đã hoạt động hiệu quả và khởi sắc từ những năm 2000 trở lại đây. Dưới đây là một số thành tựu mà công ty đạt được qua ba năm hoạt động gần đây: Đơn vị tính: VNĐ Biểu số I.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Quế Phương trong 3 năm (2007 – 2009). Biểu số I.2: ROA VÀ ROE của công ty TNHH Quế Phương giai đoạn 2007 - 2009 Bảng số liệu phân tích trên cho thấy, doanh thu của công ty tăng liên tục trong 3 năm 2007 – 2009, trong đó, doanh thu năm 2008 tăng 9,9% so với năm 2007; nhưng lợi nhuận ròng tăng 37,62%, đẩy cao tỷ lệ ROA, ROE nguyên nhân là do chi phí bán hàng giảm 26,71% trong khi doanh thu vẫn tăng. Chứng tỏ công tác tiêu thụ được thực hiện tốt. Mặt khác trong năm 2008 tổng TSCĐ giảm mạnh nên cũng đẩy ROA và ROE tăng lên. Vào thời điểm 6 thàng cuối năm 2008, tình hình kinh tế có nhiều biến động thất thường về giá cả do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, ví vậy nhiều doanh nghiệp trong nước đã gặp khó khăn trong việc sản xuất kinh doanh, công ty TNHH Quế Phương cũng không phải là ngoại lệ. Đứng trước nguy cơ sụt giảm thị phần do giảm sút đơn đặt hàng từ những đối tác quen thuộc, ban lãnh đạo công ty đã đưa ra những điều chỉnh hợp lý về giá cả và chính sách ưu đãi nhằm tăng doanh số tiêu thụ. Chính vì thế, lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp vẫn giữ mức tăng trưởng khá cao, cụ thể chỉ tiêu này tăng 37,62% so với năm 2007. Bước vào năm 2009, công ty đã mở rộng sản xuất, sắm thêm dây truyền sản xuất hiện đại làm tổng TSCĐ tăng, công ty cũng đã chớp thời cơ ký thêm được hợp đồng với một số khách hàng mới làm doanh thu tiêu thụ năm 2009 của công ty tăng 38.2% so với năm 2008, giá vốn hàng bán tăng 37,42%, tuy cùng tăng nhưng dấu hiệu đáng mừng là giá vốn tăng chậm hơn doanh thu. Chi phí bán hàng giảm không đáng kể trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp tăng hơn 61% làm lợi nhuận ròng giảm, thêm vào đó TSCĐ tăng làm cả ROA và ROE đều giảm. Như vậy tình hình tài chính của công ty trong 3 năm gần đây đã và đang chuyển biến theo hướng tích cực mặc dù chưa được hoàn thiện. Cơ cấu tài sản biến động dần phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp sản xuất. Tài sản được tăng cường đầu tư đổi mới, quy mô sản xuất kinh doanh được mở rộng, chứng tỏ công ty đang chuyển mình mạnh mẽ. 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Ban giám đốc có Giám đốc, 2 Phó Giám đốc và bộ máy giúp việc cho Ban Giám đốc gồm các trưởng phòng, các nhân viên thuộc các phòng ban trong Công ty. Dưới đây là sơ đồ thể hiện mô hình quản lý của Công ty TNHH Quế Phương: Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phụ trách Kinh doanh Phã gi¸m ®èc Phụ trách Tổ chức – Sản xuất Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Kế hoạch sản xuất Phòng TC - HC Sơ đồ I.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Quế Phương Chỉ đạo trực tiếp Phối hợp trong công việc Theo sơ đồ trên ta thấy bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng. Mỗi bộ phận, phòng ban đều có những chức năng, nhiệm vụ riêng, đều chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc mà người đứng đầu là Giám đốc Công ty – người chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty và phải báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh cho Ban Giám đốc Công ty. Trợ giúp cho giám đốc là phó giám đốc và phụ trách các bộ phận trong Công ty để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời, các bộ phận, phòng ban lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh cũng như trong toàn Công ty. Nhìn chung, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Quế Phương khá chặt chẽ và hợp lý. Tổng số công nhân viên của công ty là 157 người, trong đó có 30 người làm nhân viên thuộc bộ phận quản lý, 127 người là công nhân trực tiếp sản xuất. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty: Ban Giám đốc: Giám đốc: Công ty thực hiện chế độ một thủ trưởng theo ủy quyền của Ban Giám đốc Công ty. Giám đốc là người đại diện cho Công ty trong các quan hệ bên ngoài, có quyền quyết định thực hiện sản xuất kinh doanh, tổ chức nhân sự, tài chính kế toán của Công ty theo chế độ hiện hành của nhà nước và điều lệ Công ty. Phó giám đốc: Là người giúp việc cho Giám đốc thực hiện những hoạt động của mình, đồng thời thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động của Công ty khi Giám đốc vắng mặt. Hệ thống các phòng ban bao gồm: Phòng kinh doanh: Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty và thực hiện các thao tác nghiệp vụ giúp việc cho Ban Giám đốc trong việc chỉ đạo công tác kinh doanh thương mại. Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về mặt quản lý tài chính và công tác quản lý kinh doanh, luôn đảm bảo nhu cầu về vốn theo đúng chế độ để phhục vụ cho việc triển khai mọi hoạt động của Công ty theo đúng yêu cầu, chức năng và chế độ kế toán hiện hành. Phòng kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tiến độ và chất lượng hàng hóa. Phòng tổ chức – hành chính: Thực hiện công tác quản lý và sử dụng lao động, quản lý hành chính làm hậu cần về phương tiện kinh doanh và cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của Công ty, tổ chức thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên làm công tác tiền lương, nâng bậc lương, khen thưởng – kỷ luật, nghĩa vụ quân sự. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH QUẾ PHƯƠNG 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Trong hệ thống hoạt động của công ty, bộ máy kế toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Chính vì thế, công tác tổ chức bộ máy kế toán được công ty hết sức quan tâm nhằm đảm bảo cho bộ phận này hoạt động đúng chức năng và mang lại hiệu quả nhất. Bộ máy kế toán của công ty được chia thành những bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện chức năng đối với từng phần hành kế toán của công ty. Các bộ phận này nằm dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, đồng thời có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có sự tương tác qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí lệ thuộc, chế ước lần nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công tạo lập mối liên kết chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo phương pháp tập trnng. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện thông qua sơ đồ sau : Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán, TSCĐ Thủ quỹ Kế toán VL, CCDC, tiền lương Kế toán chi phí sản xuất và giá thành, thành phẩm, tiêu thụ Sơ đồ II.1 : Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Quế Phương Dưới đây là chức năng và nhiệm vụ của các mắt xích trong bộ máy kế toán của công ty : Kế toán trưởng: là thành viên của Ban giám đốc, là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất (có lợi cho doanh nghiệp mà vẫn hợp pháp), phân chia nhiệm vụ và quyền hạn truy xuất thông tin trong công tác sử dụng phần mềm kế toán của kế toán viên, ký duyệt việc lập các báo cáo tài chính cuối quý, cuối năm. Kế toán phụ trách các phần hành kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ và kế toán tiền lương Kế toán Vật liệu và công cụ dụng cụ: phan ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến vật liệu, CCDC nhỏ cung cấp thông tin phục vụ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Kế toán lương: có nhiệm vụ tính tiền lương và công, tiền thường và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán phụ trách các phần vốn bằng tiền, thanh toán, TSCĐ: Kế toán vốn bằng tiền: Hàng ngày, phản ảnh tình hình thực thu chi và tổng quỹ tiền mặt. Thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Phản ánh tình hình tăng, giảm số và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt thanh toán với đối tác, các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng. trong kỳ hàng ngày nhập liệu cho các phiếu thu, chi, giấy báo Nợ, Có của ngân hàng, cuối kỳ in các báo cáo như Sổ quỹ tiền mặt, Bảng kê thu – chi… Kế toán TSCĐ: theo dõi, quản lý, phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ. Kế toán phụ trách các phần chi phí sản xuất và giá thành, thành phẩm, tiêu thụ: Kế toán chi phí sản xuất và giá thành: tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời về các chi phí phát sinh theo các yếu tố: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: có trách nhiệm phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập kho và xuất kho thành phẩm, theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm theo từng loại kể cả về số lượng và giá trị, phản ánh chính xác tình hình thu hồi tiền, công nợ, thanh toán công nợ, xác định kết quả của việc tiêu thụ sản phẩm. Thủ quỹ : Có nhiệm vụ lĩnh tiền mặt tại ngân hàng về nhập quĩ, thu tiền mặt bán hàng và thu các khoản thanh toán khác, chi tiền mặt, theo dõi thu, chi quĩ tiền mặt hàng ngày. Mọi khoản chi của thủ quỹ đều phải được cấp trên có thẩm quyền phê duyệt, thủ quỹ ghi phiếu chi và chuyển cho kế toán rồi đối chiếu số liệu sau đó ghi thông tin vào sổ quỹ. 2.2. Vận dụng chế độ kế toán tại công ty 2.2.1. Chính sách kế toán chung Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định sô 15/2006/QD- BTC ngày 20/03/2006. Theo đó: Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tế sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng ( VND ) Nguyên tăc hạch toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ, vàng, đá quý : Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định giá trị theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán theo phương pháp giá bình quân gia quyển cả kì dự trữ. Phương pháp tình khấu hao TSCĐ hữu hình: Doanh nghiệp tính khấu hao TSCĐ hữu hình theo phương pháp đường thẳng. Thời gian để tính khấu hao được xác định theo Quyết định số 203/2006/QĐ-BTC như sau: Nhóm tài sản Thời gian khấu hao (Năm) Nhà xưởng, vật kiến trúc 06 - 20 Máy móc thiết bị 05 – 10 Phương tiện vận tải 06 – 10 Dụng cụ quản lý 03 – 05 Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (VAT): Thuế Giá trị gia tăng được tính theo Phương pháp khấu trừ. Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát sinh một giao dịch hàng hoá được xác định trên cơ sở đáng tin cậy và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi có bằng chứng về tỷ lệ dịch vụ cung cấp được hoàn thành tại ngày kết thúc niên độ kế toán. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập hoãn lại: Thuế thu nhập Doanh nghiệp được tính ở mức 28% lợi nhuận kế toán trước thuế đối với những báo cáo tài chính trước năm 2008 và ở mức 25% cho báo cáo tài chính các quý, báo cáo tài chính cuối năm kể từ 01/01/2009 tương ứng với thời điểm có hiệu lực của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ tại công ty Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 15/2006/QD – BTC ngày 26/03/2006. Áp dụng theo quyết định này hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm các loại chứng từ trong các lĩnh vực: Lao động tiền lương gồm các chứng từ như: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền thưởng, Bảng phân bổ lương – BHXH, Bảng tổng hợp chi trả lương-BHXH, BHYT … Hàng tồn kho gồm các chứng từ như: phiếu nhập kho, hóa đơn mua hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng hóa, bảng kê mua hàng,.. Tiền tệ gồm các chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền , giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng,… Tài sản cố định gồm các chứng từ như: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, … Công ty TNHH Quế Phương tập hợp chứng từ phát sinh hàng ngày và được luân chuyển theo 4 bước: Lập chứng từ: chứng từ được lập khi có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới hoạt động của công ty và chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra chứng từ: trước khi được dùng để ghi sổ các chứng từ kế toán sẽ được kiểm tra về các mặt như: nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, số liệu kế toán được phản ánh trên chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp (chữ ký , con dấu,…). Ghi sổ: sau khi kiểm tra chứng từ kế toán tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ và ghi vào sổ liên quan tới các chứng từ đó. Bảo quản và lưu trữ chứng từ: công ty bảo quản chứng từ kế toán trong phòng hồ sơ của xí nghiệp trong các tủ đựng chứng từ. Công ty lưu trữ chứng từ ít nhất là 5 năm kể từ ngày lập chứng từ. Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Ghi sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ Sơ đồ II.2: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công ty TNHH Quế Phương 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty Hầu hết là TK kế toán theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ban hành ngày 26/03/2006. Tuy nhiên để vận dụng tốt hơn và phù hợp với phần mềm kế toán của công ty, công ty đã tạo thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3. Bộ phận kế toán Công ty hiện sử dụng hai phương pháp mã hóa cơ bản để phân cấp tài khoản trong kế toán máy ở là mã hóa phân cấp (sử dụng dãy số kéo dài về phía phải để chi tiết cho đối tượng) và mã hóa tổng hợp, loại mã hóa kết hợp của mã hóa phân cấp với mã hóa gợi nhớ (sử dụng tên viết tắt của đối tượng để đại diện cho đối tượng đó). Phân cấp theo phương pháp mã hóa phân cấp thường được kế toán Công ty áp dụng cho các tài khoản trên bảng Cân đối kế toán, bao gồm: tiền mặt, hàng tồn kho, nợ ngắn hạn dài hạn, vốn chủ sở hữu…Ví dụ : TK tiền mặt là 111 có hai TK chi tiết là TK tiền mặt Việt Nam- 1111 và TK tiền mặt nước ngoài - 1112. Phân cấp theo phương pháp mã hóa tổng hợp được dùng với các tài khoản công nợ chi tiết cho các khách hàng hoặc các tài khoản cấp 3 của tài khoản tiền gửi để chi tiết cho các ngân hàng. Ví dụ: TK 1121- tiền gửi ngân hàng VNĐ có TK chi tiết là TK 1121AGR - tiền gửi VNĐ Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam. Về nguyên tắc phân cấp, việc phân cấp tài khoản được bộ phận kế toán Công ty xác định dựa theo một số tiêu thức sau: với các tài khoản liên quan đến tiền gửi ngân hàng thì phân cấp chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng ngân hàng (chủ yếu là các ngân hàng trên địa bàn Hà Nội); với các tài khoản công nợ chi tiết đến tài khoản cấp 3 cho từng khách hàng thường xuyên (như các đại lý của Công ty ở Hà Nội và các tỉnh thành miền Bắc), khách hàng có ít giao dịch sẽ được gộp vào một tài khoản cấp 3 chung cho khách lẻ, tài khoản hàng hóa chi tiết cho từng loại hàng. Các tài khoản còn lại sử dụng theo hệ thống tài khoản chuẩn của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC đã đề cập ở trên. 2.2.4. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ tại công ty Hình thức áp dụng là sổ Nhật ký chung (Hạch toán trên phần mềm kế toán). Các mẫu sổ được thiết kế theo đúng hình thức và kết cấu quy định và phù hợp với phần mềm kế toán. Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký đặc biệt Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Sơ đồ II.3: Tổ chức sổ kế toán tại công ty TNHH Quế Phương(Hình thức nhật ký chung) Hiện tại, công ty áp dụng phần mềm kế toán MISA, được thiết kế dựa trên đặc diểm tình hình hoạt động kinh doanh đặc thù của công ty. Quy trình đối với việc nhập liệu và in báo cáo trên phần mêm này được thể hiện qua sơ đồ sau đây : Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Phần mềm vi tinh Sổ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng hoặc cuối kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ II.4 : Trình tự váo sổ liệu kế toán trên máy tínhtại công ty TNHH Quế Phương 2.2.5. Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo tại công ty Công ty đang áp dụng hệ thống báo cáo kế toán theo quyết định số 15/2006/QD – BTC ban hành ngày 26/03/2006 bao gồm các bảng báo cáo chính sau : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối kế toán: được lập căn cứ vào số dư trên các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế tóan chi tiết trên các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 và các TK ngoài bảng và dựa vào bảng cân đối kế toán của niên độ trước. Báo cáo kết quả kinh doanh: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh của năm trước và các sổ chi tiết các TK từ loại 5 đến loại 9, sổ chi tiết các loại thuế phải nộp nhà nước. Thuyết minh báo cáo tài chính: được lập dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán của kỳ báo cáo và dựa trên thuyết minh báo cáo tài chính của năm trước. Các báo cáo kế toán này được lập vào giữa niên độ và cuối niên độ và được trình lên Ban Giám đốc Công ty và các cơ quan thuế vào cuối mỗi quý. Ngoài 3 loại báo cáo trên, công ty còn lập các biểu sau trong Báo cáo tài chính : Tờ khai quyết toán thuế TNDN Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước Bên cạnh báo cáo thuế(nhằm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước ), công ty còn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị nhằm thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. Để phù hợp với quy mô hoạt động, doanh nghiệp tổ chức hoạt động kế toán quản trị theo hình thức kết hợp. Theo hình thức này thì kế toán viên phụ trách phần hành kế toán nào sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị của cùng phần hành kế toán đó. Các báo cáo quản trị được lập định kì theo tháng, quý, hoặc năm. Dưới đây là một số báo cáo quản trị được lập chủ yếu trong doanh nghiệp : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo cách ứng xử của chi phí cho từng quý và cho cả năm. Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng sản phẩm, từng công ty thành viên (Báo cáo bộ phận). Báo cáo bán hàng, mua hàng. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và năng suất lao động Báo cáo chi tiết nợ vay, nợ phải thu phải trả theo thời hạn thanh toán và tên khách hàng. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, các phần hành kế toán chủ yếu của công ty TNHH Quế Phương bao gồm: kế toán chi phí sản xuất và giá thành, kế toán thành phẩm và tiêu thụ, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định,…Trong khuôn khổ của bài báo cáo này, tôi xin trình bày về tổ chức của phần hành kế toán chi phí sản xuất và giá thành, kế toán thành phẩm và tiêu thụ đồng thời phân tích phần hành kế toán vốn bằng tiền dựa trên số liệu phát sinh cụ thể tại doanh nghiệp. 2.3.1. Kế toán chi phí sản xuất – giá thành tại công ty 2.3.1.1. Thủ tục, chứng từ kế toán chi phí sản xuất – giá thành tại công ty Các hóa đơn, chứng từ sử dụng để hạch toán CP sản xuất – giá thành : Phiếu yêu cầu sản xuất, Giấy đề nghị xuất vật tư, Phiếu xuất ._.