Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ - Dụng cụ và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội

hì chi phí nguyên vật liệu là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, tới lợi nhuận của Doanh nghiệp. Do vậy các Doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, đây là một biện pháp hữu hiệu nhất để giảm chi phí giá thành từ đó tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp. Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội là Công ty chuyên cung cấp vật tư cho nghành Bưu Điện nên Công ty luôn phải tiếp xúc với việc quản lý các biến động, tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Công ty ngày càng làm ăn phát đạt và thịnh vượng. Do Công ty đã biết áp dụng phương pháp quản lý thích hợp mà đặc biệt là công tác hạch toán nguyên vật liệu một cách quy củ, hiện đại. Sau thời gian thực tập tại Công ty, nhận thấy vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Xuất phát từ bối cảnh chung đó, em chọn đề tài: “Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội” Chuyên đề bao gồm 2 phần: Phần I: Thực trạng công tác hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội. Phần II: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, công cụ - dụng cụ và nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội. Phần I Thực trạng công tác hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội. --------------------------- I. Khái quát chung về Công ty: 1. Quá trình hình thành và phát triển: Công ty Dịch vụ vật tư Bưu Điện Hà Nội (Công ty DVVT BĐHN) có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là: Hanoi Post anh Telecommunication Material Service Company (viết tắt là HPTMS) là một trong những công ty mạnh thuộc nghành Bưu chính Viễn thông và trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn Thông Việt Nam. Tên gọi chính thức: Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội. Trụ sở chính: Số 811 - Đường Giải Phóng. Điện thoại: 6643807 – 6643795 Fax: 84-4-6643806 Được thành lập từ những yêu cầu cấp thiết về việc cung ứng vật tư cho các đơn vị thành viên của Bưu Điện Hà Nội, Công ty DVVT BĐHN có quá trình hình thành và phát triển qua các giai đoạn khác nhau: - Để đáp ứng những đòi hỏi về nhu cầu thông tin và góp phần giúp Bưu điện thành phố Hà Nội thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh của mình, năm 1987 Công ty cung ứng vật tư đã được thành lập thuộc quyền quản lý của Bưu điện thành phố Hà nội, đơn vị trực thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông. Với chức năng là đơn vị phụ trợ cho khối sản xuất kinh doanh chính của Bưu điện thành phố Hà nội, Công ty Cung ứng vật tư có nhiệm vụ tổ chức mua sắm trang thiết bị, cung ứng các loại vât tư chủ yếu để đáp ứng nhu cầu duy tu, sửa chữa và phát triển mạng lưới của bưu điện thành phố Hà Nội. - Tháng 6 năm 1992, do yêu cầu khách quan để tạo điều kiện cho khách hàng được thuận tiện và nhanh chóng trong việc chuyển dịch và đặt mới các thiết bị thông tin , hợp lý hoá sản xuất, Công ty phát triển và cung ứng vật tư Bưu điện Hà nội được thành lập trên cơ sở Công ty cung ứng vật tư cũ và bộ phận phát triển thuê bao của Công ty điện thoại( trực thuộc Bưu Điện Hà nội). Trước đây, công ty cung ứng vật tư chỉ là đơn vị cung ứng không tham gia trực tiếp vào các công tác phát triển thuê bao nên việc cung ứng vật tư không chủ động. Khi đó vật tư thường bị ứ đọng hoặc nhiều khi không cung cấp kịp thời cho các đơn vị thi công và bán ra ngoài cho các đơn vị khác trong ngành. Công ty phát triển và cung ứng vật tư Bưu điện đã có kế hoạch vật tư sát hơn, phục vụ cho việc phát triển mạng lưới thuê bao. Đồng thời giải quyết công ăn việc làm hài hoà, hợp lý giữa khối vật tư và khối phát triển, ổn định được thu nhập cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. - Đầu năm 1997, Công ty phát triển và cung ứng vật tư được tách ra làm hai bộ phận, trong đó, một bộ phận là Công ty dịch vụ vật tư Bưu điện Hà nội và nó được mang tên như vậy cho đến nay. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty DVVT BĐHN: - Xuất khẩu, nhập khẩu kinh doanh, đại lý vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính viễn thông và các dịch vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép. - Sản xuất, cung ứng vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính viễn thông phục vụ nhu cầu phát triển mạng lưới Bưu chính viễn thông của BĐHN, cụ thể là: + Xuất nhập khẩu, kinh doanh đại lý vật tư, thiết bị chuyên ngành bưu chính viễn thông và các dịch vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép. + Đại lý bán và hoà mạng điện thoại di đọng Mobi Phone và Vina Phone + Lắp đặt hoà mạng tổng đài. + Cung cấp, bảo hành, sửa chữa các loại thiết bị viễn thông. 3. Đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty DVVT BĐHN: Là đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc BĐHN, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty DVVT BĐHN được phân theo hai khối: Thứ nhất là mảng Bưu chính viễn thông: thực chất đây là hoạt động theo nhiệm vụ của BĐHN giao cho Công ty DVVT BĐHN. Theo đó, Công ty chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời thiết bị, vật tư cho việc phát triển hệ thống viễn thông BĐHN (Bao gồm hệ thống tổng đài, hệ thống mạng ngoại vi). Đối với mảng kinh doanh này, Công ty không thực hiện hạch toán doanh thu và xác định kết quả mà Bưu điện Hà Nội trực tiếp thực hiện công việc này, và chỉ giao kế hoạch chi cho công ty. Thứ hai là mảng kinh doanh khác: Ngoài mảng Bưu chính viễn thông, Công ty còn được BĐHN giao kế hoạch doanh thu kinh doanh khác, bao gồm: kinh doanh thiết bị đầu cuối, lắp đặt tổng đài PABX, sản xuất và bán dây thuê bao, doanh thu vận chuyển, phí uỷ thác và hoa hồng đại lý, trong đó doanh thu về dây thuê bao có tỷ trọng lớn nhất, chiếm khoảng 50% tổng doanh thu thực hiện của Công ty. Công ty đáp ứng toàn bộ nhu cầu về dây thuê bao của tất cả các bộ phận thuộc Bưu Điện Hà Nội. Trong chỉ tiêu kế hoạch doanh thu kinh doanh khác của BĐHN do Tổng công ty Bưu chính viễn thông giao, Công ty chịu trách nhiệm chủ yếu. Đối với mảng kinh doanh này, công ty thực hiện hạch toán và xác định kết qủa hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, Công ty không trực tiếp thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước mà lợi nhuận thu được (nếu có) từ các hoạt động này, sẽ được nộp lên Bưu Điện Hà Nội 80%, còn 20% công ty giữ lại để phân bổ vào các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi nhằm chi tiêu cho các hoạt động cải thiện đời sống của cán bộ, công nhân viên của công ty. 4. Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình phát triển của Công ty trong một vài năm trở lại đây: Biểu 1.1: Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình phát triển của Công ty Stt Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch +/- % 1 Tổng tài sản trđ 56.350 60.910 +4.560 +7% 2 Khối lượng sản phẩm km 9.782 10.926 +1.144 +10% 3 Tổng doanh thu thực hiện trđ 10.103 10.307 +204 +7% 4 Lợi nhuận trước thuế trđ 1.344 1.438 +94 +7% 5 Nộp BĐHN trđ 1.126 1.200 +74 +6% 6 Thu nhập bình quân đ/ng/th 1.600.000 1.800.000 +200 +11% 5. Quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh của công ty: Với tên gọi là Công ty dịch vụ vật tư Bưu điện, hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu là cung cấp vật tư thiết bị cho ngành Bưu điện và cung cấp dịch vụ điện thoại, nối mạng, hoà mạng. Tuy nhiên, thực tế có một mảng kinh doanh đem lại trên 50% doanh thu cho công ty đó là sản xuất và kinh doanh dây thuê bao. Đây là mặt hàng mà công ty mới chỉ bắt tay vào sản xuất mấy năm gần đây nhưng đã đem lại lợi nhuận không nhỏ cho Công ty và đóng vai trò chủ yếu trong cơ cấu tổ chức kinh doanh sản xuất của công ty. Công ty đã đầu tư xây dựng một xưởng vật liệu chuyên sản xuất dây thuê bao. Xưởng vật liệu gồm nhà xưởng, kho... với công nghệ hiện đại được nhập chủ yếu từ Hà Lan, Nhật. Nguyên vật liệu được Công ty thu mua ở những nhà cung cấp có uy tín, chất lượng, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật do sản phẩm yêu cầu. Có thể khái quát quy trình sản xuất của xưởng vật liệu như sau: Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất dây thuê bao Mobil đặt NVL Bộ phận bọc dây Bộ phận làm lạnh dây Bao gói sản phẩm Đánh cuộn dây Mobil quấn dây Sản phẩm sẽ được sản xuất ra theo quy trình này sẽ được hạch toán, xác định chi phí, giá thành rồi tổ chức tiêu thụ, bán ra cho cả các thành viên nội bộ Bưu điện Hà nội, cả cho thị trường trong và ngoài nước. 6. Đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập Công ty đã nhanh chóng tổ chức sắp xếp lại các đơn vị trực thuộc, tinh giản tối đa bộ máy quản lý gián tiếp, kết hợp việc sử dụng cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản, chính quy nhưng còn ít kinh nghiệm với những cán bộ có bề dày kinh nghiệm trong ngành, nghề. Hiện nay, để phù hợp với đặc điểm của mình công ty đã phân bố bộ máy quản lý ra làm hai khối: khối chức năng và khối sản xuất, đều được đặt dưới sự điều hành chung của Ban giám đốc. + Ban giám đốc. Bao gồm: Giám đốc: Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, là người điều hành cao nhất ở công ty, chịu trách nhiệm trước Bưu điện Hà Nội và pháp luật về quản lý điều hành doanh nghiệp của Công ty trong phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ. Phó giám đốc: là người giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao. Các phòng ban chức năng của Công ty bao gồm: + Mảng Bưu chính Viễn thông: Phòng Tổng hợp, phòng Cung ứng, phòng Kế toán tài chính, Đội kho vận, Đội Bảo vệ. + Mảng kinh doanh khác: Phòng Xuất nhập khẩu, Trung tâm Dịch vụ khách hàng và Xưởng vật liệu. Các đơn vị trực thuộc Công ty có mối quan hệ công tác chặt chẽ cùng phối hợp hoạt động theo sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc công ty để hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh do Bưu điện Hà Nội giao. Có thể khái quát bộ máy quản lý của công ty như sau: Giám đốc P.Giám đốc Khối BC-VT Khối KD khác Phòng xuất nhập khẩu Trung tâm DVTM Xưởng vật liệu Phòng cung ứng Phòng Kế toán tài chính Đội kho vận Đội bảo vệ Phòng tổng hợp Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty DVVT BĐHN 7. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty DVVT BĐHN: Đặc điểm bộ máy kế toán: Để thực hiện một cách có hiệu quả công tác kế toán và thực hiện được các mục tiêu quản lý tài chính kế toán, hiện nay công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung, toàn bộ công việc kế toán tập trung tại phòng kế toán và được phân công, bố trí và sắp xếp hợp lý, bao gồm: 1 kế toán trưởng và 9 nhân viên. Mỗi cán bộ đều có chức năng và những nhiệm vụ riêng, đảm đương những phần hành cụ thể riêng: Kế toán trưởng: đồng thời là trưởng phòng Kế toán tài chính, có nhiệm vụ chỉ đạo nghiệp vụ và tổ chức phòng kế toán tài chính; chịu trách nhiệm quản lý chung phòng Kế toán - tài chính, đảm bảo công việc được thực hiện một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả; Phó phòng kế toán: đồng thời cũng là kế toán tổng hợp, thực hiện tổng hợp tất cả các số liệu phát sinh của các phần hành kế toán do các kế toán viên thực hiện; hàng quý lập các báo cáo quyết toán, ký và trình kế toán trưởng và Giám đốc kiểm tra và ký; sau đó, nộp lên Bưu Điện Hà Nội. Ngoài ra, phó phòng kế toán còn phụ trách theo dõi các hợp đồng ngoại và thanh toán quốc tế. Kế toán thanh toán tiền mặt: theo dõi việc thu chi tiền mặt; theo dõi các tài khoản (TK) kế toán 111, TK 141, TK 334,... Kế toán ngân hàng: theo dõi các hoạt động thanh toán với ngân hàng và các tài khoản: TK 112, TK 113, TK 144. Kế toán theo dõi thanh toán với người bán: theo dõi phần nhập vật tư và thanh toán với người bán; theo dõi các tài khoản: TK 151, TK 152, TK 153, TK 155, TK 156; các tài khoản: TK 331, TK 13634 (Tài sản cố định) Kế toán theo dõi thanh toán với người mua: theo dõi phần xuất vật tư và thanh toán với người mua và các tài khoản: TK 131, TK 136, TK 138. Kế toán sản xuất phụ: theo dõi các bộ phận: Vật tư bán ngoài tự khai thác; Đại lý Vina Phone; Lắp đặt tổng đài; Dịch vụ vận chuyển, sửa chữa, dây thuê bao; Kế toán máy vật tư: có nhiệm vụ truyền các số liệu liên quan đến vật tư vào máy tính từ các hoá đơn và các chứng từ liên quan khác như Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,... Thủ quỹ: quản lý tiền mặt; thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại quỹ trên cơ sở sổ chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ theo quy định. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được mô tả ở sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty DVVT BĐHN Kế toán trưởng Phó Kế toán trưởng (Kế toán tổng hợp) Kế toán Tiền mặt Kế toán Ngân hàng Kế toán Vật tư Kế toán Thanh toán Thủ Quỹ Đặc điểm công tác hạch toán kế toán tại Công ty: Công ty áp dụng kế toán bằng máy vi tính, tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để ghi sổ kế toán của Công ty được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho... Niên độ kế toán Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán xử lý nghiệp vụ trên Chứng từ ghi sổ đồng thời nhập dữ liệu vào máy vi tính. Tất cả các dữ liệu này được chuyển vào kho dữ liệu sau khi được xử lý bằng phần mềm của chương trình máy tính, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào các danh mục liên quan như sổ chi tiết tài khoản đã được chi tiết thành tiểu khoản. Theo hình thức chứng từ ghi sổ, Công ty không sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 133 và tài khoản 333: là đơn vị phụ thuộc, không trực tiếp thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước nên thuế giá trị gia tăng (GTGT) phát sinh được được khấu trừ được tập hợp ở tài khoản 13635 và thuế GTGT phải nộp được tập hợp ở tài khoản 33635; cuối kỳ, bù trừ chênh lệch giữa hai TK 13635 và TK 33635, nếu dư nợ TK 13635 là số được cấp, nếu dư có TK33635 - Các tài khoản liên quan đến dự phòng và các quỹ (trừ quỹ phúc lợi và khen thưởng), bởi vì, Bưu Điện Hà Nội sẽ trực tiếp trích lập và quản lý các tài khoản này sau khi đã tập hợp kết quả kinh doanh từ các đơn vị phụ thuộc, trong đó có cả Công ty dịch vụ vật tư. - Tài khoản 413: Tài khoản này cũng được Bưu Điện Hà Nội quản lý, ở các đơn vị phụ thuộc chỉ sử dụng tài khoản 13638 và tài khoản 33638. - Tài khoản 211,212, 213 và 214: là đơn vị trực thuộc BĐHN, công ty không thực hiện theo dõi hạch toán TSCĐ trên sổ kế toán, Công ty chỉ thực hiện việc theo dõi trên thẻ TSCĐ để phục cho công tác kiểm kê cuối kỳ và TSCĐ của Công ty được phản ánh vào tài khoản 13634 - Phải thu về vốn đầu tư. Công ty không có tài sản cho thuê hay tài sản đi thuê nên Công ty cũng không sử dụng tài khoản 212. Về việc trích khấu hao TSCĐ, cũng giống như mọi đơn vị phụ thuộc khác của Bưu điện Hà nội, Công ty chỉ sử dụng tài khoản 33638 để hạch toán, và do đó công ty cũng không sử dụng tài khoản 009, tài khoản này cũng do Bưu Điện Hà Nội quản lý và sử dụng để tái đầu tư tài sản cố định. - Tài khoản 157: Thành phẩm của Công ty sau khi sản xuất xong sẽ được xuất bán theo yêu cầu vật tư của các đơn vị khác nên tài khoản này không được sử dụng. - Các tài khoản về đầu tư và góp vốn liên doanh.... Các báo cáo tổng hợp mà Công ty sử dụng gồm có: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Bảng cân đối số phát sinh tài khoản kế toán Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố Giá thành sản xuất sản phẩm dịch vụ Sản lượng doanh thu, thuế GTGT … II. Đặc điểm và quản lý vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT - BĐHN: 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty: Bên cạnh các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ Bưu chính Viễn thông, Công ty còn có một mặt hàng chủ lực do Công ty tự sản xuất đó là sản phẩm dây thuê bao. Đây là một lĩnh vực kinh doanh mang lại nhiều lợi nhuận cho Công ty. Từ khi mở rộng hoạt động kinh doanh, Công ty đã tìm cho mình một hướng đi mới để phù hợp với sự phát triển quy mô của Công ty. Nhận thấy sự phát triển như vũ bão của lĩnh vực thông tin liên lạc (đặc biệt ở mảng điện thoại viễn thông), nhu cầu dây thuê bao để lắp đặt, kết nối các mạnh điện thoại sẽ trở nên cấp thiết. Mà dường như trong lĩnh vực này thị trường còn bỏ ngỏ. Do đó, Công ty đã quyết định đầu tư vào hoạt động kinh doanh mới mẻ này. Dựa trên cơ sở hạ tầng là: nhà xưởng, kho bãi rộng rãi và có nguồn vốn dồi dào, Công ty bắt tay vào sản xuất dây thuê bao. Qua mấy năm đi vào sản xuất, Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội đã trở thành một trong những Công ty đi đầu trong lĩnh vực sản xuất mặt hàng này. Công ty đã đứng vững được trên thị trường và ngày càng làm ăn có lãi. Doanh thu của dây thuê bao luôn đạt khoảng 50% tổng doanh thu của Công ty. Tuy nhiên, để có thể sản xuất ra được khối lượng sản phẩm lớn như vậy, Công ty phải có sự chuẩn bị khá chu đáo ở tất cả các khâu, các quy trình sản xuất. Và điều quan tâm mấu chốt của Công ty là vấn đề đầu vào: Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại Công ty chiếm khoảng 78,38% trên tổng tài sản. Điều này đủ cho chúng ta thấy rằng khả năng sản xuất của Công ty là rất lớn. Sản lượng hàng năm về dây thuê bao của Công ty đạt khoảng trên 10,000,000 m/năm. Thông qua bảng giá thành sản xuất dây thuê bao tháng 11/2002 ta có thể dễ dàng đánh giá được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất dây thuê bao của Công ty: Biểu 2.1: Bảng giá thành sản xuất dây thuê bao tháng 11/2002 Đơn vị tính: Đồng STT Khoản mục Tồn đầu kỳ PS trong kỳ Tồn cuối kỳ Giá thành Toàn bộ Đơn vị 1 NVL chính 13.293.888 380.696.471 40.266.921 353.723.438 2 Vật liệu phụ 232.545 232.545 3 Bao bì 1.591.645 889793 1.163.843 1.317.595 4 Lương 12.253.213 12.253.213 5 BHXH 747.720 747.720 6 KHTSCĐ 3.796.260 3.796.260 7 Điện 1.376.000 1.376.000 8 Ăn ca 1.966.500 1.966.500 9 Bảo hộ LĐ 4.933.170 4.933.170 10 Chi tiền mặt 205.000 205.000 11 Phân bổ 558.559 558.559 Tổng 14.885.533 108.095.013 41.430.764 381.110.000 460 Với sản lượng mỗi năm lớn như trên thì khối lượng nguyên vật liệu cần để đem vào sử dụng quả là lớn. Do đó, muốn thu được lợi nhuận thì Công ty cần phải quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả. Vì chỉ cần hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm sẽ hạ thấp giá thành sản phẩm, góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sử dụng vốn từ đó tăng lợi nhuận. Để có thể sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì vấn đề được đặt ra ở đây là Công ty phải quản lý tốt tất cả các khâu từ mua sắm, dự trữ, bảo quản...đặc biệt điều này không thể tách rời việc kế toán vật liệu của Công ty phải thực hiện tốt các nhiệm vụ chức năng của mình. 1.1. Đặc điểm và phân loại vật liệu tại Công ty: Sản phẩm của Công ty chỉ duy nhất là mặt hàng dây thuê bao, cho nên chủng loại nguyên vật liệu cần để sản xuất không phải là nhiều. Nếu xét trên góc độ cấu thành sản phẩm thì chỉ có khoản 10 loại nguyên vật liệu, phụ kiện cấu thành. Nhưng dây thuê bao là sản phẩm dùng để phát triển nên đòi hỏi độ chính xác và tiêu chuẩn kỹ thuật cao, mang đặc thù của nghành Bưu Điện nên chất lượng của nguyên vật liệu cũng phải tương xứng, có đầy đủ các điều kiện kỹ thuật do nghành quy định. Nhìn sản phẩm đầu ra của Công ty ta có thể thấy được nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm là dây xoắn đôi, dây thép và vỏ nhựa bọc bên ngoài. Đây là những nguyên vật liệu dễ bảo quản, ít bị hư hỏng trong thời gian dài. Ngoài ra còn có một số loại nhiên liệu như mỡ, dầu mỡ, dầu hoả, dầu nhờn. Các loại nhiên liệu này dễ gây cháy nổ nhưng chiếm lượng không đáng kể nên được bảo quản ở một khu vực riêng để dễ bề kiểm soát. Để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh thì nguyên vật liệu của Công ty bao gồm những loại sau: * Nguyên vật liệu chính: Gồm có 3 loại: Dây xoắn đôi Dây mạ kẽm Hạt nhựa PVC Dây xoắn đôi: Là 1 trong 3 loại nguyên vật liệu chính có kích thước là f 0,5 Dây xoắn đôi chiếm tỷ trọng cao nhất so với 2 loại nguyên vật liệu chính khác trong chi phí sản phẩm. Chiếm khoản 42,24% giá thành sản phẩm Như vậy, chi phí dây xoắn đôi chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Mặt khác, sản phẩm dây thuê bao đòi hỏi dây xoắn phải có chất lượng cao và số lượng đòi hỏi nhiều nên trị giá của nguyên vật liệu này sẽ rất lớn, điều kiện mua hàng không dễ dàng nên đòi hỏi phải được hạch toán chặt chẽ, đảm bảo các định mức dự trữ, bảo quản... để có thể hạ thấp được giá thành. Dây mạ kẽm và hạt nhựa PVC: cũng là nguyên vật liệu chính cần thiết để tạo ra sản phẩm. Tuy tỷ lệ nhỏ hơn so với dây xoắn đôi trong tổng chi phí, nhưng chúng cũng chiếm đến 44,8% trong giá thành sản phẩm. Những nguyên vật liệu này dễ bảo quản và các đơn vị trong nước có khả năng đáp ứng được yêu cầu. Nhưng giá thành của các loại nguyên vật liệu chính này còn khá cao nên Công ty cần khảo sát thị trường, tìm đối tác làm ăn có lợi để hạ bớt chi phí nguyên vật liệu. * Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu phụ của Công ty là màng PP đóng gói, dây buộc bằng ni-lon... Tuy chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong giá thành sản phẩm nhưng có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm. * Nhiên liệu: Nhiên liệu được sử dụng trực tiếp vào sản xuất có tác dụng làm tăng nhiệt lượng cho sản xuất gồm: Mỡ, Dầu hoả, Dầu nhờn, Xăng,... * Phế liệu thu hồi: Gồm những vật liệu thải ra trong quá trình sản xuất của Công ty và được thu hồi lại để sử dụng cho công việc khác hoặc đem bán như: dây rối, nhựa thải,... * Phụ tùng thay thế: Bao gồm nhiều chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị mà Công ty mua sắm dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc thiết bị.Những phụ tùng này luôn được nhập từ nước ngoài để phù hợp dây chuyền công nghệ của Công ty 1.2. Tổ chức quản lý vật liệu. Để phục vụ cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu cần phải có đầy đủ nhà kho, bảo đảm đúng kỹ thuật và an toàn. Việc tổ chức bảo quản, nhập xuất vật liệu ở kho là một khâu vô cùng quan trọng để bảo đảm công việc sản xuất được liên tục. Thấy được tầm quan trọng của công việc này, Công ty đã thành lập Đội kho vận: Phụ trách quá trình thu mua, vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu từ nơi cung cấp đến nơi sản xuất. Đội kho vận này có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, tiếp nhận, bảo quản, cấp phát nguyên vật liệu. Trang thiết bị trong kho khá hiện đại phục vụ công tác kiểm tra vật liệu như các thiết bị cân, đo, đong, đếm hay máy kiểm tra kỹ thuật, chất lượng nguyên vật liệu mua về. Nhà kho rộng rãi, thoáng mát. Nguyên vật liệu được sắp xếp theo từng loại riêng để dễ quản lý. Ngoài ra để bảo quản nguyên vật liệu trong kho, Công ty đã đầu tư những thiết bị hiện đại để tránh cho nguyên vật liệu không bị hư hỏng như: lắp đặt máy điều hoà không khí, phun thuốc chống mối mọt, xử lý hoá chất các loại mốc, nấm, hệ thống phòng cháy chữa cháy... Trên cơ sở những điều kiện bảo quản, thu mua tốt như vậy, để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả hơn, phòng Cung ứng sẽ căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh lập kế hoạch thu mua nhập kho nguyên vật liệu cũng như xuất kho nguyên vật liệu đem vào sử dụng một cách hợp lý nhất. Phòng Cung ứng lập các định mức dự trữ, định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong từng tháng để tránh việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu mà vẫn đáp ứng được nhu cầu sản xuất. Điều này sẽ đem lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho Công ty. Vì việc tính toán được định mức dự trữ hợp lý sẽ tránh được ứ đọng vốn lưu động trong kho, nhưng vẫn có thể đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất khi có sự biến động về nguyên vật liệu trên thị trường hay sự tăng giảm của các đơn đặt hàng dây thuê bao. Để nâng cao chất lượng của công tác bảo quản, dự trữ, thu mua nguyên vật liệu, hàng năm Công ty tái đầu tư, mua sắm thêm các máy móc thiết bị hiện đại, cải tạo nâng cấp các cơ sở vật chất, kho tàng, nhà xưởng. Với cơ sở vật chất tốt, đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật như vậy, đã giúp cho Công ty rất nhiều trong việc quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác. 1.3. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty DVVT- BĐHN: 1.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu nhập từ bên ngoài, không có nguyên vật liệu tự chế nên công tác đánh giá nguyên vật liệu đòi hỏi phải chính xác và thống nhất trong toàn Công ty. Phương pháp tính thuế GTGT áp dụng ở Công ty là phương pháp khấu trừ thuế, nên toàn bộ vật tư hàng hoá dịch vụ đầu vào được tính giá thực tế là giá không bao gồm thuế GTGT. Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Giá trị thực tế của Giá mua ghi Chi phí Các khoản vật liệu mua ngoài = trên hoá đơn + thu mua - giảm giá nhập kho của người bán thực tế được hưởng Trong đó, chi phí thu mua bao gồm: chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật tư từ nơi thu mua về đơn vị, công tác phí cho cán bộ đi thu mua, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức, tiền thuê kho bãi, tiền phạt lưu kho, lưu bãi... Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế Giá xuất nguyên Chi phí vật liệu = vật liệu thuê + thuê gia nhập kho gia công công Đối với phế liệu thu hồi nhập kho: giá trị nguyên vật liệu được tính bằng giá thực tế hoặc giá thực tế trực tiếp có thể sử dụng được của số phế liệu đó. 1.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Vì nguyên vật liệu của Công ty có tính cách biệt nên giá trị nguyên vật liệu xuất kho của Công ty được tính theo phương pháp thực tế đích danh. Theo phương pháp này, vật liệu nhập kho theo giá mua nào thì xuất sử dụng theo giá đó mà không quam tâm đến thời gian nhập. Do Công ty áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên rất thuận lợi tính giá nguyên vật liệu xuất kho. 1.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty DVVT - BĐHN: Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ sự biến động của vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho ban lãnh đạo và được thưc hiện ở hai nơi: Đội kho vận và phòng kế toán. Tại Công ty Dịch vụ Vật tư - Bưu Điện Hà Nội, hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện theo phương pháp thẻ song song. ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh và theo dõi vật tư, nguyên vật liệu của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật tư, thủ kho sẽ phản ánh và ghi vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số lượng vật tư tồn kho của từng loại vật tư, nguyên vật liệu trên thẻ kho. ở phòng Kế toán Công ty: Căn cứ vào các chứnh từ nhập xuất vật tư, nguyên vật liệu như hoá đơn, các phiếu nhập, xuất vật tư từ phòng Cung ứng đưa sang. Kế toán vật tư sẽ kiểm tra, phản ánh và nhập vào máy tính (Công ty có chương trình quản lý máy vật tư, nguyên vật liệu trên máy tính). Sau đó sẽ in ra thẻ kho, phản ánh vào sổ chi tiết, căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn, phản ánh chi tiết và chính xác tình hình nhập xuất tồn của từng chủng loại nguyên vật liệu, ghi phiếu ghi sổ và kiểm tra đối chiếu hàng tháng với thẻ kho chi tiết của thủ kho hàng tháng. Hàng tháng cùng với báo cáo quyết toán quý, Công ty phải tiến hành kiểm tra chi tiết từng chủng loại vật tư, nguyên vật liệu để báo cáo Bưu Điện thành phố Hà Nội. Do đó, vật tư, nguyên vật liệu của Công ty được theo dõi và ghi chép rất chính xác, đầy đủ và kịp thời. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Công ty DVVT - BĐHN có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Phiếu nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết vật tư hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Phiếu xuất Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Trên đây là những đặc điểm về nguyên vật liệu hiện có tại Công ty. Có thể nói công tác tổ chức các khâu bảo quản, mua sắm dự trữ của Công ty như vậy là rất tốt, đáp ứng được các yêu cầu để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu. 2. Đặc điểm và quản lý công cụ - dụng cụ tại Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội: Công cụ - dụng cụ ở Công ty Dịch vụ Vật tư Bưu Điện Hà Nội là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào tài sản cố định. ở Công ty, công cụ - dụng cụ được hạch toán giống như nguyên vật liệu. Tuy nhiên, công cụ – dụng cảu Công ty có đặc điểm giống tài sản cố định. Công cụ - dụng cụ của Công ty tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh trong quá trình sử dụng, chúng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị công cụ - dụng cụ cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị công cụ - dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Hiện tại công cụ - dụng cụ tại Công ty được chia làm 2 loại: Công cụ - dụng cụ sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất kinh doanh. Bao bì luân chuyển sử dụng được nhiều lần để bao gói nguyên vật liệu mua vào hoặc sản phẩm bán ra. Sau mỗi lần luân chuyển bao bì sẽ được thu hồi lại. III. Hạch toán thu mua và nhập kho vật liệu, công cụ - dụng cụ tại Công ty DVVT BĐHN: 1. Hạch toán thu mua nguyên vật liệu tại Công ty DVVT BĐHN: 1.1. Phương thức mua nguyên vật liệu: Dây thuê bao là sản phẩm đặc thù của nghành Bưu Điện, do đó nguyên vật liệu cần để sản xuất cũng phải đáp ứng được yêu cầu về tính chất, yêu cầu kỹ thuật do nghành quy định. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài thông qua tổ chức đấu thầu. Căn cứ vào kế hoạch đấu thầu, Công ty thành lập tổ chuyên viên giúp việc đấu thầu để tiến hành theo trình tự, thủ tục đấu thầu theo quy định của Nhà nước. Khi lựa chọn được nhà thầu, Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế mua vật tư trong đó quy định rõ các điều khoản số lượng, chất lượng, giá cả, thời hạn thanh toán, phương thức, địa điểm giao hàng, các điều kiện ưu đãi khác... Tổ chức tiến hành thu mua thông qua đấu thầu cho phép Công ty lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, địa điểm thời gian giao hàng theo yêu cầu của Công ty, phương thức thanh toán thuận lợi. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của nguyên vật liệu chuyên nghành nên chỉ có ít nhà cung cấp đáp ứng tiêu chuẩn hồ sơ mời thầu. Qua tìm hiểu thị trường, Công ty ký kết hợp đồng kinh tế với: Công ty Thương mại Dịch vụ nhựa, Công ty TNHH Tân Tiến Đạt, Công ty Xăng dầu Việt Nam, Cửa hàng 101 Hàng Chiếu,... Trong quá trình triển khai thực hiện các hợp đồng kinh tế, phòng Kế toán - Tài chính có nhiệm vụ thực hiện việc chuyển tiền theo điều khoản thanh toán đã ký kết trên cơ sở giấy đề nghị chuyển tiền của phòng Cung ứng. 1.2. Chứng từ._.