Thực trạng công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in BTTM - Cơ quan BQP (74 Tr)

Lêi nãi ®Çu S¶n xuÊt ra cña c¶i vËt chÊt lµ c¬ së ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña x· héi loµi ng­êi. Tõ thêi nguyªn thuû, con ng­êi ®· lu«n t×m tßi s¸ng t¹o ra nh÷ng t­ liÖu lao ®éng míi ®Ó kh«ng ngõng n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. Khi x· héi b­íc sang giai ®o¹n s¶n xuÊt hµng ho¸,sù trao ®æi hµng ho¸ gi÷a nh÷ng ng­êi s¶n xuÊt trë nªn phæ biÕn vµ c¹nh tranh gi÷a hä ngµy cµng khèc liÖt. V× vËy viÖc tÝnh to¸n theo dâi s¶n xuÊt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trë nªn rÊt quan träng. Bªn c¹nh ®ã, B¸o c¸o tµi chÝnh lµ c«ng cô quan träng ®Ó qu¶n lý kinh tÕ víi chức n¨ng c¬ b¶n lµ cung cÊp th«ng tin mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ chÝnh x¸c. Ngµy nay,trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng kÕ to¸n cµng trë nªn cÇn thiÕt vµ quan träng trong c«ng t¸c qu¶n lý. C¸c doanh nghiÖp tiÕn hµnh s¶n xuÊt kinh doanh theo yªu cÇu cña chÕ ®é h¹ch to¸n kinh doanh cã sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ n­íc, ngoµi nh÷ng t­ liÖu s¶n xuÊt ra thi nh©n tè con ng­êi còng lµ nh©n tè quyÕt ®Þnh vµ rÊt quan träng víi mäi doanh nghiÖp. MÆt kh¸c chi phÝ vÒ nguyªn vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n cÊu thµnh nªn gi¸ trÞ s¶n phÈm doanh nghiÖp s¶n xuÊt ra,sö dông nguyªn vËt liÖu hîp lý còng chÝnh là tiÕt kiÖm chi phÝ vÒ nguyªn vËt liÖu. Do ®ã gãp phÇn h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng doanh lîi cho doanh nghiÖp,lµm giµu cho ®Êt n­íc và lµ ®iÒu kiÖn ®Ó c¶i thiÖn n©ng cao ®êi sèng vËt chÊt,tinh thÇn cho c«ng nh©n viªn,cho ng­êi lao ®éng trong doanh nghiÖp. KÕ to¸n ph¶n ¸nh tæng hîp ,bao qu¸t t×nh h×nh tµi chÝnh còng nh­ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh. C¸c b¸o c¸o kÕ to¸n gióp l·nh ®¹o c¸c bé phËn cã thÓ biÕt ®­îc qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ m×nh cã hiÖu qu¶ hay kh«ng. §ång thêi,th«ng qua c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n, ng­êi qu¶n lý Nhµ m¸y cã thÓ n¾m ®­îc t×nh h×nh tµi chÝnh cña m×nh mµ tõ ®ã ®­a ra ®­îc nh÷ng quyÕt ®Þnh thÝch hîp, nh÷ng biÖn ph¸p ®óng ®¾n vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña Nhµ m¸y vµ n©ng cao hiÖu qu¶ cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh (thu ®­îc lîi nhuËn h¬n n÷a). §Ó thu ®­îc lîi nhuËn cao tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh hiÖn nay,con ®­êng c¬ b¶n l©u dµi lµ ph¶i h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm doanh nghiÖp ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt th«ng qua viÖc sö dông tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu, sö dông tèi ®a c«ng suÊt m¸y, trang thiÕt bÞ vµ kh«ng ngõng n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. C«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n nguyªn liÖu, vËt liÖu lu«n ®­îc c¸c doanh nghiÖp hÕt søc quan t©m v× chóng g¾n liÒn víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. §iÒu nµy kh«ng chØ cã nh÷ng doanh nghiÖp tham gia c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng,mµ cßn c¶ ë nh÷ng doanh nghiÖp sö dông ng©n s¸ch Nhµ n­íc vµ kinh doanh ®éc quyÒn. Bëi v× trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn,c¸c doanh nghiÖp kh«ng chØ cÇn s¶n xuÊt ngµy cµng nhiÒu s¶n phÈm víi chÊt l­îng cao,mµ cßn ph¶i t×m mäi biÖn ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ,h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. S¶n phÈm mµ doanh nghiÖp s¶n xuÊt ra cã chÊt l­îng tèt,gi¸ thµnh h¹ sÏ lµ tiÒn ®Ò tÝch cùc gióp doanh nghiÖp ®Èy m¹nh tiªu thô,t¨ng nhanh vßng quay vèn, ®em l¹i lîi nhuËn cao. Tõ ®ã t¨ng tÝch luü cho doanh nghiÖp vµ n©ng cao ®êi sèng c«ng nh©n viªn. §Ó ®¹t ®­îc ®iÒu ®ã,viÖc ®Çu tiªn lµ doanh nghiÖp ph¶i tæ chøc huy ®éng c¸c lo¹i vèn cÇn thiÕt cho ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh, ®ång thêi qu¶n lý vµ sö dông vèn hiÖn cã mét c¸ch hîp lý sao cho cã hiÖu qu¶ nhÊt. Nguyªn vËt liÖu ®ãng vai trß quan träng trong toµn bé qu¶n lý cña doanh nghiÖp. ViÖc tæ chøc h¹ch to¸n nguyªn liÖu,vËt liÖu hîp lý sÏ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn cña doanh nghiÖp. MÆt kh¸c nguyªn vËt liÖu cßn lµ mét bé phËn cña hµng tån kho. Do vËy viÖc tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n vÒ nguyªn vËt liÖu lµ mét tÊt yÕu cña qu¶n lý. C¸c doanh nghiÖp ph¶i tæ chøc qu¶n lý chÆt chÏ nguyªn vËt liÖu tõ kh©u thu mua,b¶o qu¶n ®Õn kh©u sö dông ®Ó võa ®¸p øng ®Çy ®ñ nhu cÇu võa s¶n xuÊt võa chèng mäi hiÖn t­îng thÊt tho¸t. Muèn vËy c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i ¸p dông triÖt ®Ó c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý mµ kÕ to¸n lµ c«ng cô qu¶n lý ®¾c lùc cã hiÖu qu¶ c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. Nhµ m¸y in Bé Tæng Tham M­u- C¬ quan Bé Quèc Phßng lµ mét doanh nghiÖp tr5ong Qu©n ®éi. Trong nh­ng n¨m gÇn ®©y Nhµ m¸y ®· cã nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng mõng trong viÖc c¶i tiÕn c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu lµ mét vÊn ®Ò quan träng kh«ng ngõng n©ng cao c«ng t¸c qu¶n lý vµ kinh doanh cña Nhµ m¸y. XuÊt ph¸t tõ vÞ trÝ vµ tÇm quan träng, ý nghÜa thùc tiÔn nªn trong thêi gian thùc tËp t¹i Nhµ m¸y in,nhê cã sù gióp ®ì cña Ban l·nh ®¹o cïng toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong Nhµ m¸y,®ång thêi víi sù h­íng dÉn, gióp ®ì vµ chØ b¶o tËn t×nh cña c¸c ThÇy C« gi¸o, ®Æc biÖt lµ c« gi¸o h­íng dÉn, C«: NguyÔn ThÞ Thanh Loan, cïng víi sù cè g¾ng cña b¶n th©n, em ®· lùa chän t×m hiÓu vµ nghiªn cøu ®Ò tµi: “Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vÒ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in BTTM- C¬ quan BQP”. Em ®· hoµn thµnh b¸o c¸o vÒ chuyªn ®Ò tèt NghiÖp, bao gåm c¸c néi dung sau: Ch­¬ng 1: Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp. Ch­¬ng 2: Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in BTTM- C¬ quan BQP. Ch­¬ng 3: Mét sè ý kiÕn nh»m gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c ngguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in BTTM- C¬ quan BQP. KÕt luËn MÆc dï ®· rÊt cè g¾ng nh­ng do kiÕn thøc vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ nªn trong ®Ò tµi kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng sai xãt. Em kÝnh mong sù gióp ®ì cña c« gi¸o h­íng dÉn còng nh­ c¸c c« chó trong phßng kÕ to¸n cña Nhµ m¸y vµ c¸c b¹n ®Ó Chuyªn ®Ò nµy ®­îc hoµn thiÖn tèt vµ thiÕt thùc h¬n. Ch­¬ng 1 Lý luËn chung vÒ kÕ toan nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp 1.1. Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm, vai trß cña nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp: 1.1.1. Kh¸i niÖm Nguyªn vËt liÖu cña doanh nghiÖp bao gåm vËt liÖu, nhiªn liÖu, phô tïng thay thÕ, c«ng cô dông cô..... ®ã lµ tµi s¶n l­u ®éng dù tr÷ cho s¶n xuÊt kinh doanh. Trong nÒn kinh tÕ quèc d©n bÊt kú doanh nghiÖp s¶n xuÊt nµo khi tiÕn hµnh s¶n xuÊt kinh doanh ®Òu ph¶i cã ®Çy ®ñ 3 yÕu tè c¬ b¶n lµ: T­ liÖu lao ®éng, ®èi t­îng lao ®éng,søc lao ®éng. Trong c¸c yÕu tè ®ã vËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng – mét yÕu tè c¬ b¶n kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, lµ c¬ së ®Ó cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm. 1.1.2. Đặc điểm vµ vai trß của nguyên vật liÖu Vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới. Chúng rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hóa, biến đổi cả về hiện vật và giá trị. + Về hiện vật : Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiêu dùng toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. + Về mặt giá trị : Giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. +VÒ mÆt gi¸ trÞ vèn: Nguyªn vËt liÖu lµ thµnh phÇn quan träng cña vèn l­u ®éng trong doanh nghiÖp ®Æc biÖt víi vèn dù tr÷ nguyªn vËt liÖu. V× vËy viÖc t¨ng tèc ®é lu©n chuyÓn vèn l­u ®éng kh«ng thÓ t¸ch rêi viÖc dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu mét c¸ch hîp lý, tiÕt kiÖm vµ cã kÕ ho¹ch Vật liệu là những tài sản vật chất , tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý, hóa học nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản lưu động và trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm thì chi phí vật liệu cũng thường chiếm một tỷ trọng lớn. 1.2.3. Quản lý nguyên vật liệu. Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu mà trong quá trình sản xuất kinh doanh phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ. Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho các khâu khác của doanh nghiệp. Ngoài ra, phải quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực hiện kế hoạch mua theo tiến độ. Thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức kho hàng, bến bãi phải thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt. Đảm bảo an toàn cũng là một trong những yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp. Do vật trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó kế toán còn phải cung cấp những thông tin về nguyên vật liệu với tư cách là một bộ phận của chi phí thường xuyên cần bù đắp sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh để tính đúng, tính đủ giá thành. + Trong khâu dự trữ đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được mức tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, không bị ngưng trệ, gián đoạn hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.2. Phân loại, ®¸nh gi¸, qu¶n lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất sản phẩm, các doanh nghiệp có thể có thể phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu có công dụng, có tính chất lý hóa khác nhau, lại biến động tăng giảm thường xuyên, liên tục. Do đó, cần phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là việc xắp xếp các nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Trong thực tế, các doanh nghiệp thường phân loại nguyên vật liệu theo tính chất và công dụng của chúng. Theo cách này nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây : + Nguyên vật liệu chính : Bao gồm các nguyên vật liệu mua ngoài mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Tùy vào từng sản phẩm của doanh nghiệp mà nguyên vật liệu có khác nhau. + Phụ liệu : Là những nguyên vật liệu phụ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện, nâng cao tính năng và chất lượng của sản phẩm hoặc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật và nhu cầu quản lý. + Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí như: xăng, dầu để chạy máy, vËn chuyÓn … + Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa tài sản cố định của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định, đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các phụ tùng thay thế. + Thiết bị xây dựng cơ bản : Là các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. + Phế liệu và vật liệu khác : Là loại vật liệu do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định. Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến gia công và thuê ngoài gia công. Cách xác định giá trị nguyên vật liệu : + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài : Trị giá mua Trị giá thanh toán Thuế nhập khẩu Chi phí trực tiếp Thực tế = với người bán + (Nếu có) + trong khâu mua (Chưa có VAT) + Đối với nguyên vật liệu tự chế : Trị giá nguyên vật liệu = Giá thực tế đưa + Chi phí chế biến Tự chế vào chế biến + Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Giá thực tế NVL = Trị giá thực tế + Tiền công + Chi phí Mua ngoài NVL xuất gia công gia công giao nhận Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu gián tiếp dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm. 1.2.3. §¸nh giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức, hạch toán nguyên vật liệu. Việc tính giá nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn kho rất cần thiết vì nó phục vụ cho việc tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm. Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, có các cách tính giá nguyên vật liệu sau : * Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tÕ. + Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho : Giá này được xác định tùy theo từng nguồn nhập. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài : Giá thực tế NVL = Giá hóa đơn + Chi phí thu mua. Nhập kho Trong đó : Chí phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho, bãi trung gian, công tác chi phí của cán bộ thu mua, các khoản thuế, lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình thu mua và hao hụt định mức được phép tính vào giá nguyên vật liệu. Thuế phải nộp ở đây có thể nói là thuế nhập khẩu hoặc các loại thuế khác, chẳng hạn thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. + Đối với nguyên vật liệu tự chế : Trị giá thực tế = Trị giá thực tế NVL + Chi phí chế biến NVL xuất chế biến + Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến : Trí giá thực tế = Trị giá NVL + Chi phí thuê NVL xuất ngoài chế biến * Giá thực tế của vật liệu xuất kho. Với những doanh nghiệp chỉ sử dụng giá thực tế để theo dõi tình hình luân chuyển nguyên vật liệu thì phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính giá vật liệu xuất kho thích hợp. Về nguyên tắc gía thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở giá thực tế của vật liệu. Trị giá thực tế + Trị giá thực tế = Trị giá thực tế + Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ NVL nhập NVL xuất NVL tồn đầu kỳ Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho sau đây : + Phương pháp tính giá đích danh : Theo phương pháp này khi xuất lô vật liệu sẽ được tính theo giá đích danh của lô đó. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, kho quản lý nguyên vật liệu là chuyên dùng, mật độ nhập xuất ít, giá nhập được xác định ngay tại thời điểm nhập hàng cho từng lần nhập. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác nhưng lại hạn chế là khối lượng công tác kế toán lớn. + Phương pháp tính giá thực tế bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ : Theo phương pháp này, căn cứ vào giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ. Trị giá thực tế của hàng Trị giá mua thực tế Đơn giá còn đầu kỳ + của hàng nhập trong kỳ Bình quân = ——————————————————————— Số lượng hàng còn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Sau đó tính : = Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá bình quân. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại phong phú, mật độ nhập xuất lớn, giá trị trường của nguyên vật liệu có thể thay đổi đột ngột, tổ chức kho hàng tốt. Ưu điểm: Việc tính toàn giá trị của nguyên vật liệu xuất kho là tương đối hợp lý, không bị phụ thuộc vào số lần nhập kho là nhiều hay ít. Nhược điểm: Phương pháp này chỉ tiến hành cuối kỳ hạch toán. Vì vậy khối lượng công tác kế toán cuối kỳ tăng lên nhiều lần và giảm tính giám sát của kế toán. + Phương pháp nhập trước – xuất trước : Theo phương pháp này, nguyên vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau. Vì vật giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở lượng xuất và giá hóa đơn của lần nhập tương ứng còn chi phí thu mua thì phân bổ một lần cuối kỳ theo số lượng xuất và tồn cuối kỳ. Phương pháp này thường được áp dụng cho những loại nguyên vật liệu được quản lý theo lô, theo lượt, có quy định thời hạn bảo quản. Ưu điểm: Tính giá theo phương pháp nhập trước – xuất trước được thực hiện thường xuyên trong kỳ hạch toán và việc tính giá xuất là tương đối hợp lý. Nhược điểm: Khối lượng công việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết nhiều, phải tiến hành công phu. + Phương pháp nhập sau – xuất trước : Theo phương pháp này, những nguyên vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước ở trên. Phương pháp này có thể áp dụng ở những doanh nghiệp có ít doanh điểm nguyên vật liệu, giá cả nguyên vật liệu tương đối ổn định, tần số nhập xuất của mỗi loại nhiều. Ưu điểm: Công việc tính giá đơn giản hơn so với phương pháp nhập trước – xuất trước, đự¬c tiến hành thường xuyên trong kỳ hạch toán và không bị phụ thuộc vào tần số lần nhập – xuất nguyên vật liệu nhiều hay ít. Nhược điểm: Chất lượng công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả nguyên vật liệu. Trong trường hợp giá cả nguyên vật liệu biến động mạnh thì việc tính giá xuất theo phương pháp này sẽ mất chính xác và sẽ gây ra bất hợp lý. * Tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Trong thực tế hạch toán nguyên vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc hết sức phức tạp, khó khăn và mất nhiều công sức vì thường xuyên phải tính toán lại giá mua thực tế của một loại nguyên vật liệu sau mỗi nghiệp vụ xuất kho. Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán nguyên vật liệu nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác, các doanh nghiệp có thể sử dụng một giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy theo kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc hạch toán và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu theo giá hạch toán. Giá hạch toán NVL = Số lượng NVL x Đơn giá hạch toán. Nhập (xuất) (nhập) xuất Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau : - Xác định hệ số từng loại nguyên vật liệu . Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Hệ số = ————————————————————————— Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ - Xác định giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ : Trị giá thực tế của = Trị giá hạch toán của x Hệ số giá NVL xuất trong kỳ NVL xuất trong kỳ Phương pháp này áp dụng thích hợp ở những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu, đồng thời có trình độ quản lý, trình độ kế hoạch hóa tương đối tốt. Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp để tính giá nguyên vật liệu, không bị phụ thuộc vào cơ cấu nguyên vật liệu sử dụng nhiều hay ít loại và số lần nhập, xuất như các phương pháp trên. Nhược điểm: Đòi hỏi phải xây dựng được hệ thống giá hạch toán một cách khoa học, phải tổ chức hạch toán chi tiết, tỉ mỉ và khối lượng công việc vẫn bị tồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán. 1.3. Yªu cÇu, nhiÖm vô cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp §Ó qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc tiÕn hµnh b×nh th­êng, yªu cÇu c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã kÕ ho¹ch mua vµ dù tr÷ c¸c nguyªn vËt liÖu hîp lý. §èi víi doanh nghiÖp s¶n xuÊt ph¶i ®¶m b¶o viÖc cung cÊp ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¶ vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng, tiÕt kiÖm chi phÝ vËn chuyÓn, chi phÝ b¶o qu¶n ®Ó kinh doanh cã l·i Để áp dụng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau : + Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. + Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho theo chế độ quy định và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình các định mức tiêu hao nguyên vật liệu. + Phân bố hợp lý trị giá nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng chịu phí, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. + Tính toán và phản ánh chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Tãm l¹i, thực hiện tốt yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán đặt ra thì đòi hỏi quá trình hạch toán vật liệu trong c¸c doanh nghiÖp gồm những nội dung sau : - `Phân loại và lập điểm danh vật liệu. - Xây dựng các nội quy, quy chế bảo quản sử dụng vật tư. Doanh nghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tang bảo quản vật liệu. Trong kho phải trang bị đầy đủ phương tiện, các công cụ cân đo đong đếm vật tư. Vật tư trong kho được sắp xếp gọn gàng, đúng kỹ thuật và thuận lợi cho việc xuất nhập vật tư. Về nhân sự cần phải có một số nhân viên bảo vệ, thu kho hạch toán tốt ban đầu ở kho. - Xây dựng định mức vật tư cần thiết: Các định mức dự trữ vật tư tối đa, tối thiểu, các định mức vật tư cũng như các định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển, bảo quản. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp một cách hợp lý, khoa học. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu vật liệu cũng như các báo cáo về tình hình nhập – xuất – tồn kho vật liệu. - Tổ chức phân tích về tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế. 1.4. KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp 14.1. H¹ch to¸n ban ®Çu - KÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ ghi sæ. Mµ chóng tõ lµ 1 ph­¬ng ph¸p th«ngtin vµ kiÓm tra sù h×nh thµnh c¸c nghÜa vô kinh tÕ. - C¸c chøng tõ vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu bao gåm + Chøng tõ kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu sö dông + H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu + Sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu Ph­¬ng ph¸p thÎ song song Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Ph­¬ng ph¸p sè d­ 1.4.2 Tµi kho¶n sö dông · TK151 – Hµng mua ®ang ®i ®­êng: TK ngµy ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt t­, hµn ho¸ doanh nghiÖp ®· mua, ®· thanh to¸n tiÒn hoÆc ®· chÊp nhËn thanh to¸n nh­ng ch­a nhËp kho vµ hµng ®ang ®i ®­êng cuèi th¸ng tr­íc, th¸ng nµy ®· nhËp kho * KÕt cÊu cña TK: - Bªn Nî ghi: + TrÞ gi¸ vèn ®Çu t­, hµng ho¸ ®ang ®i ®­êng ( hµng ®· thuéc quyÒn së h÷ cña doanh nghiÖp) + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vËt t­, hµng ho¸ ®ang ®i ®­êng cuèi th¸ng tõ TK611 sang ( Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) - Bªn Cã ghi: + TrÞ gi¸ vËt t­, hµng ho¸ ®ang ®i ®­êng th¸ng tr­íc, th¸ng ngµy ®· vÒ nhËp kho hay ®­a vµo sö dông ngay. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng ®ang ®i ®­êng ®Çu kú sang bªn Nî TK 611 ( ph­¬ng ph¸p kª ®Þnh kú) - Sè d­ Nî: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt t­, hµng ho¸ ®ang ®i ®­êng cuèi kú · TK152 – Nguyªn vËt liÖu vµ vËt liÖu: TK nµy ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña nguyªn vËt liÖu theo gi¸ trÞ vèn thùc tÕ ( hay gi¸ thµnh thùc tÕ) * KÕt cÊu cña TK: - Bªn Nî ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu nhËp trong kú + Sè tiÒn ®iÒu chØnh t¨ng gi¸ nguyªn vËt liÖu ®¸nh gi¸ l¹i + TrÞ gi¸ hµng ho¸ thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª. + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu tån kho cuèi kú tõ TK611 sang (ph­¬ng ph¸p kª ®Þnh kú) - Bªn Cã ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu gi¶m trong kú do xuÊt dïng. +Sè tiÒn gi¶m gi¸, tr¶ l¹i nguyªn vËt liÖu khi mua + TrÞ gi¸ hµng ho¸ thiÕu ph¸t hiÖn khi kiÓm kª + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu tån ®Çu kú sang TK611( ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) - Sè d­ Nî: Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ cña nguyªn vËt liÖu tån kho cuèi kú · TK611 - Mua hµng: Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn cña hµng lu©n chuyÓn trong th¸ng * KÕt cÊu cña tµi kho¶n - Bªn Nî ghi: + TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng mua, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i nhËp kho + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn cña hµng tån kho ®Çu kú ( theo kiÓm kª) tõ TK 152, 153, 156 sang - Bªn Cã ghi: +TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng xuÊt kho, hµng mua tr¶ vµ gi¶m gi¸ hµng mua + KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng tån kho cuèi kú ( theo kÕt qu¶ kiÓm kª) sang tµi kho¶n 152, 153, 156 Tµi kho¶n nµy kh«ng cã sè d­ vµ gåm 2 tµi kho¶n cÊp 2 - TK6111 – Mua nguyªn vËt liÖu - TK6112 – Mua hµng ho¸ · TK159: dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho: TK nµy ph¶n ¸nh t×nh h×nh trÝch lËp dù phßng vµ xö lý kho¶n tiÒn ®· lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. * KÕt cÊu cña TK: - Bªn Nî ghi: Hoµn nhËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho - Bªn Cã ghi: Sè trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho tÝnh vµo gi¸ vèn hµng b¸n. - Sè d­ Cã: Ph¶n ¸nh sè trÝch lËp dù phßng hiÖn cã 1.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.4.3.1. Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu bao gồm : + Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT) + Phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT) + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08 – VT) + Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 – BH) + Hóa đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03 – BH) Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT); Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 – VT); Phiếu bán vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT)… 1.4.3.2.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lượng và giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu ở kho, ở phòng kế toán. * Sổ chi tiết vật liệu sử dụng. Tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau : + Sổ (thẻ) kho. + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. + Sổ đối chiếu, luân chuyển. + Sổ số dư. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập – xuất – tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. * Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp mà có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu : *Phương pháp ghi thẻ song song : + Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở theo từng kho, từng thứ vật liệu. Định kỳ, thủ kho gửi thẻ kho lên phòng kế toán (hoặc kế toán xuống kho nhận). + Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song được mô tả bằng sơ đồ sau : Sơ đồ 1 : Kế toán chi tiết vật liệu (Theo phương pháp thẻ song song). Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ (sổ) chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển + Tại kho : Được thực hiện như phương pháp ghi thẻ song song. + Tại phòng kế toán : Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu cho từng kho, dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này như sau : Sơ đồ 2 : Kế toán chi tiết vật liệu (Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển). Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Phương pháp “sổ số dư” : + Tại kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu về mặt số lượng. Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã được tính trên thẻ kho (về mặt số lượng) vào sổ số dư. + Tại phòng kế toán : Kế toán mở sổ số dư cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập – xuất hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, lập bảng lũy kế nhập, lũy kế xuất, rồi từ các bảng lũy kế này, lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng nhóm, từng loại vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị). Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ quỹ gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho và số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính ra giá tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu (theo chỉ tiêu giá trị) để ghi vào cột số tiền ở sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn của kế toán tổng hợp. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết theo phương pháp này được mô tả theo sơ đồ sau : Sơ đồ 3 : Kế toán chi tiết vật liệu (Theo phương pháp sổ số dư) Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ số dư Kế toán tổng hợp Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.4.4. H¹ch to¸n tổng hợp nguyên vật liệu : 1.4.4.1. H¹ch to¸n tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp mà kế toán phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật tư trong doanh nghiệp. * Tài khoản chuyên dùng. * Tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu. - Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Nguyên vật liệu phản ánh vào tài khoản này bao gồm : + Nguyên vật liệu chính. + Nguyên vật liệu phụ (phụ liệu) + Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế + Thiết bị xây dựng cơ bản + Phế liệu và vật liệu khác. - Nội dung và kết cấu : + Bên nợ : Phản ánh trị giá của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác. Phản ánh trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). + Bên có: Phản ánh trị giá vốn thực tế của ng._.uyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. Phản ánh trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) + Có số dư Nợ : Phản ánh giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. *Tài khoản 151 – hàng mua đang đi đường. - Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho. - Kết cấu : + Bên Nợ : Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa đi đường (hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp). Kết chuyển trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường cuối tháng từ tài khoản 611 sang (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Bên Có ghi: Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. Kết chuyển trị giá hàng hóa đang đi đường đầu kỳ sang bên nợ tài khoản 611 (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Tài khoản này có số dư Nợ: Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường cuối kỳ. * Tài khoản 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. -Công dụng : Tài khoản này được dùng để phản ánh các chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm, thực hiện dịch vụ, lao vụ của các ngành công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, bưu điện… kinh doanh khách sạn, du lịch, dịch vụ… - Kết cấu : + Bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ, lao vụ trong kỳ hạch toán. + Bên Có: Phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho. Kết chuyển hoặc phân bổ giá trị nguyên liệu, vật liệu thực sử dụng cho sản xuất trong kỳ vào các tài khoản có liên quan. + Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ. * Tài khoản 331 – phải trả người bán. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh theo quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ. Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 331; 111; 112; 141; 311 Tài khoản 152 TK 621 Dxxx Tăng do mua ngoài Xuất dùng để chế tạo (Tổng giá thanh toán) sản phẩm TK 151; 411; 222… TK 627; 641; 642… Xuất cho nhu cầu khác Vật liệu tăng do các ở phân xưởng phục vụ nguyên nhân khác bán hàng, quản lý, XDCB Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). TK 111; 112; 331; 141… TK 152 TK 621 Dxxx Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ TK 151 TK 627; 641; 642… Hàng đi đường kỳ trước Xuất cho chi phísản xuất chung CPBH, CPQLDN, XDCB TK 441 TK 128; 222 Nhận cấp phát tặng thưởng Góp vốn liên doanh Vốn góp liên doanh TK 642; 3381 TK 154 Thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 128; 222 TK 1381; 642 Nhận lại vốn góp liên doanh Thiếu phát hiên qua kiểm kê TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng 1.4.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. *Tài khoản chuyên dùng Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất vật liệu, công cụ, hàng hóa, thành phẩm trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Các tài khoản kế toán sử dụng : Theo phương pháp này, các tài khoản 152, 151 không được dùng để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trong kỳ mà chỉ để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611 mua hàng hóa. Tài khoản sử dụng : Tài khoản 611 Mua hàng có 2 tài khoản cấp II Tài khoản 6111 Mua nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 6112 Mua hàng hóa Công dụng : Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng Kết cấu : + Bên Nợ ghi : Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho đầu kỳ tài khoản 152 sang. + Bên Có ghi : Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ sang Ngoài ra kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp này cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này trị giá xuất kho của nguyên vật liệu được tính như sau Trị giá xuất kho = + + * Phương pháp hạch toán - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá vật tư hàng hóa đi đường và vật tư, hàng hóa tồn kho cuối kỳ trước sang tài khoản 611 – mua hàng Nợ TK 611 Mua hàng Có TK 151 Hàng mua đang đi đường Có TK 152 Nguyên vật liệu Nhập kho : Nợ TK 611 Mua hàng Nợ TK 1331 Thuế GTGT (nếu là doanh nghiệp hạch toán theo phương pháp khấu trừ) Có TK 111,112,331… (Tổng trị giá thanh toán) - Trường hợp tăng vật tư do góp vốn liên doanh. Nợ TK 611 Mua hàng Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh - Tiền triết khấu, giảm giá, hàng mua bị trả lại ghi : Nợ TK 331 Phải trả cho người bán Nợ TK 111,112 (Tổng tiền phải trả lại) Nợ TK 1331 (tương ứng với số hàng hóa bị trả lại) nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Có TK 611 Mua hàng - Cuối kỳ tính trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho, sử dụng cho sản xuất kinh doanh hoặc gửi, bán, ghi : Nợ TK 621 Chi phí NVL trực tiếp Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 157 Hàng gửi đi bán Có TK 611 Mua hàng - Trị giá vật tư, HH kiểm kê cuối kỳ được kết chuyển sang từ tài khoản 152, ghi : Nợ TK 152 Mua nguyên liệu, vật liệu. Có TK 611 Mua hàng Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 151; 152 TK 611 “Mua hàng” TK 151; 152 DĐkỳ : Ghi trị giá vật liệu Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Tồn đầu kỳ chưa sử dụng TK 111; 112; 331; 411 TK 111; 112; 331 Giá trị vật liệu, dịch vụ Giảm giá hàng mua Tăng thêm trong kỳ. hàng mua trả lại (Tổng giá thanh toán) TK 621; 627… Giá thực tế vật liệu xuất dùng Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). TK 151; 152 TK 611 TK 151; 152 DĐkỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Chưa sử dụng TK 111; 112; 331 TK 111; 112; 331 Giá trị vật liệu mua vào Giảm giá được hưởng và giá trị Trong kỳ TK 1331 Thuế GTGT Được khấu trừ TK 411 TK 138; 334; 642 Góp vốn liên doanh Giá trị thiếu hụt mất mát TK 412 TK 621; 627… Đánh giá tăng vật liệu Giá trị vật liệu xuất dùng 1.5 HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n lµ mét hÖ thèng c¸c lo¹i sæ s¸ch kÕ to¸n chøc n¨ng ghi chÐp, kÕt cÊu néi dung kh¸c nhau, ®­îc liÖn kÕt víi nhau trong 1 tr×nh tù h¹ch to¸n trªn c¬ së cña chøng tõ gèc. C¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau vÒ lo¹i h×nh, quy m« vµ ®iÒu kiÖn kÕ to¸n sÏ h×nh thµnh cho m×nh, 1 h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n kh¸c nhau - HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n bao gåm: + H×nh thøc nhËt ký chung + H×nh thøc sæ nhËt ký – Sæ c¸i + H×nh thøc sæ chøng tõ ghi sæ + H×nh thøc sæ nhËt ký – chøng tõ * Sæ nhËt ký chung: Lµ h×nh thøc kÕ to¸n ®¬n gi¶n thÝch hîp víi mäi ®¬n vÞ h¹ch to¸n, ®Æc biÖt cã nhiÒu thuËn lîi khi øng dông m¸y tÝnh trong xö lý th«ng tin. * S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n: Chøng tõ gèc Sæ nhËt ký chung Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ nhËt ký ®Æc biÖt Ghi chó: : Ghi th­êng xuyªn trong kú : Ghi ngµy cuèi kú : §èi chiÕu sè liÖu cuèi kú * Sæ nhËt ký- Sæ c¸i lµ h×nh thøc kÕ to¸n trùc tiÕp ®¬n gi¶n bëi ®Æc tr­ng vÒ sè l­îng sæ, lo¹i sæ, kÕt cÊu sæ còng nh­ ®Æc tr­ng vµ tr×nh ®é h¹ch to¸n. * S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n Sæ, thÎ chi tiÕt B¶ng kª chøng tõ gèc B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ nhËt ký – Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt Chøng tõ gèc Ghi chó: : Ghi th­êng xuyªn : Ghi ngµy cuèi kú : §èi chiÕu sæ chi tiÕt víi sæ tæng hîp * Chøng tõ ghi sæ ®­îc h×nh thµnh sau c¸c h×nh thøc: NhËt ký chung vµ nhËt ký sæ c¸i, thÓ hiÖ b­íc ph¸t triÓn cao h¬n trong lÜnh vùc thiÕt kÕ hÖ thèng sæ ®¹t môc tiªu hîp lý ho¸ cao nhÊt trong h¹ch to¸n kÕ to¸n trªn c¸c mÆt. * S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n B¶ng c©n ®èi tµi kho¶n B¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt Sæ c¸i Chøng tõ – ghi sæ Sæ ®¨ng ký CT - GS Sæ, thÎ chi tiÕt B¶ng tæng hîp chøng tõ gèc Chøng tõ gèc B¸o c¸o kÕ to¸n Ghi chó: : Ghi th­êng xuyªn trong kú b¸o c¸o : Ghi ngµy cuèi kú : §èi chiÕu sè liÖu cuèi kú * Sæ nhËt ký – Chøng tõ * S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n: B¶ng kª (1 ¸ 11) Chøng tõ gèc vµ b¶ng ph©n bæ phÝ (1 ¸ 4) B¸o c¸o kÕ to¸n B¶ng tæng hîp chi tiÕt NhËt ký – chøng tõ Sæ c¸i Sæ chi tiÕt (1 ¸ 6) vµ sæ chi tiÕt kh¸c Ghi chó: : Ghi chøng tõ vµ b¶ng ph©n bæ hµng ngµy : Ghi ngµy cuèi kú : §èi chiÕu sæ chi tiÕt vµ tæng hîp Ch­¬ng 2 Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Bé tæng tham m­u- C¬ quan Bé quèc phßng 2.1.1. §Æc ®iÓm vµ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña Nhµ m¸y in BTTM- C¬ quan BQP. 2.1.1.1. Qóa tr×nh h×nh thµnh cña Nhµ m¸y in: Theo quyÕt ®Þnh sè 845/Q§TM,ngµy 18/11/1993 cña Tæng Tham M­u Tr­ëng do Phã Tæng Tham M­u Tr­ëng Trung T­íng §ç §øc ®· ký. Trô së cña Nhµ m¸y ®­îc ®Æt t¹i: Th«n L­u Ph¸i - X· Ngò HiÖp – HuyÖn Thanh Tr× - Hµ Néi. Nhµ m¸y in lµ mét ®¬n vÞ sù nghiÖp cã thu thuéc Côc ChÝnh TrÞ- BTTM - C¬ quan Bé Quèc Phßng. Nhµ m¸y cã ®Çy ®ñ t­ c¸ch ph¸p nh©n vµ cã quyÒn tù chñ trong mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. Nhµ m¸y in nh­ c¸i tªn vèn cã cña nã chuyªn in Ên c¸c tµi liÖu, s¸ch, b¸o, t¹p chÝ, th«ng tin chuyªn ngµnh,chuyªn ®Ò phôc vô c«ng t¸c gi¸o dôc chÝnh trÞ,huÊn luyÖn vµ qu¶n lý bé ®éi cña C¬ quan Bé ®Õn c¸c ®¬n vÞ trong toµn qu©n. 2.1.1.2. Sù ph¸t triÓn cña Nhµ m¸y in Lµ mét ®¬n vÞ víi thÕ m¹nh vèn cã cña nã,Nhµ m¸y ®· kh«ng ngõng më réng s¶n xuÊt,c¶i tiÕn kü thuËt,n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng vµ chÊt l­îng s¶n phÈm,t¨ng c­êng t×m kiÕm thªm b¹n hµng míi ®Ó tõng b­íc më réng quy m«,t¹o ra lîi nhuËn ®Ó tõng b­íc c¶i thiÖn vµ n©ng c©o ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong Nhµ m¸y. Nhµ m¸y in tiÒn th©n lµ mét Nhµ m¸y chuyªn in Ên c¸c tµi liÖu,s¸ch,b¸o,t¹p chÝ,th«ng tin chuyªn ngµnh,chuyªn ®Ò phôc vô c«ng t¸c gi¸o dôc chÝnh trÞ,huÊn luyÖn vµ qu¶n lý bé ®éi cña C¬ quan Bé ®Õn c¸c ®¬n vÞ trong toµn qu©n. Ngoµi ra,Nhµ m¸y cßn in Ên mét sè bao b×,nh·n m¸c cho c¸c c¬ quan ®¬n vÞ bªn ngoµi. In Ên lµ mét trong s¸u ngµnh ®Æc doanh do Nhµ n­íc qu¶n lý víi nhiÒu quy ®Þnh chÆt chÏ, bªn c¹nh ®ã lµ nh÷ng ®ßi hái kh¾t khe cña c¬ chÕ thÞ tr­êng ®ßi hái ngµy mét cao vÒ chÊt l­îng, gi¸ thµnh san phÈm. V× vËy trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y Nhµ m¸y kh«ng ngõng c¶i tiÕn kü thuËt,t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng,c¶i c¸ch bé m¸y qu¶n lý, kÕ to¸n tµi chÝnh nh»m ®¶m b¶o th«ng tin chÝnh x¸c cho l·nh ®¹o vµ t¨ng c­êng qu¶n lý chi phÝ,h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm nhê ®ã trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y Nhµ m¸y gi÷ v÷ng æn ®Þnh,kh«ng ngõng ph¸t triÓn. Doanh thu,lîi nhuËn n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. 2.1.2. T×nh h×nh sản xuất kinh doanh của nhà máy in: Nhà máy có hai phân xưởng sản xuất chính : + Phân xưởng máy in. + Phân xưởng hoàn thiện sản phẩm sau in. Để sản xuất được thuận lợi, liên tục và kịp thời nhà máy thực hiện ba công đoạn chính : + Giai đoạn I : Chuẩn bị nguyên liệu, phụ liệu, bao bì đưa vào sản xuất. + Giai đoạn II : Quá trình sản xuất được sản xuất trên dây chuyền máy móc cho từng công đoạn theo quy định chung là quản lý hồ sơ theo từng loại, từng hợp đồng sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. + Giai đoạn III : Kiểm nghiệm và nhập kho thành phẩm. 2.1.3. Tæ chức bộ máy quản lý cña Nhµ m¸y in Bộ máy quản lý là một phần quan trọng trong công tác điều hành doanh nghiệp, Nhà máy đã nhận rõ vấn đề đó và xây dựng một bộ máy quản lý đủ mạnh có thể điều hành tốt các hoạt động tại Nhà máy. Đứng đầu nhà máy là Giám đốc – người phải chịu trách nhiệm trước Nhà Nước, quân đội, cấp trên và toàn thể công nhân viên và điều hành công ty với quyền hành cao nhất. Hai phó giám đốc : + Phó giám đốc sản xuất kinh doanh là người phụ trách các lĩnh vực về kinh tế, xúc tiến ký kết các hợp đồng về kinh tế, quyết toán c¸c hîp ®ång kinh tÕ … + Phó giám đốc về công tác Đảng, công tác chính trị. Phó giám đốc gióp cho gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c ®¶ng, c«ng t¸c chÝnh trÞ gi¸o dôc qu¶n lý t­ t­ëng ®èi víi c¸n bé CNV. Các phòng ban : Hệ thống bộ máy quản lý của Nhµ m¸y được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. Nhà máy gồm có bốn phòng ban và các phân xưởng. - Phòng kế hoạch nghiệp vụ cung tiêu – giao dịch tiếp thị : Có nhiệm vụ giao dịch và giới thiệu về sản phẩm của Nhà máy. - Phòng kế hoạch thống kê : Chịu trách nhiệm về công tác kiểm kê các loại nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ… và các thành phẩm đã hoàn thành trong hoạt ®ộng sản xuất kinh doanh… - Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm : Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát về chất lượng, kỹ thuật… của vật tư. - Ban hành chính: Chịu trách nhiệm về công tác hành chính, quản lý công văn, giấy tờ… theo dõi kiểm tra tình hình tài chính, ghi chép, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của toàn Nhà máy. - Nhà máy có hai phân xưởng chính là phân xưởng máy in và phân xưởng hoàn thiện sản phẩm sau in. Có nhiệm vụ in ấn các loại sản phẩm và hoàn thiện sản phẩm đó. Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy in Giám đốc Phòng KH nghiệp vụ cung tiêu – giao dịch tiếp thị Phó giám đốc sản xuất kinh doanh Phó giám đốc công tác Đảng, công tác chính trị Phòng kế toán thống kê Phân xưởng hoàn thiện sản phẩm sau in Phân xưởng máy in Ban tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm 2.1.4.Tæ chức công tác kế toán của Nhà máy in Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác hạch toán của Nhà máy. Đứng đầu là kế toán trưởng, toàn bộ nhân viên phòng kế toán đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Với hình thức tổ chức phân cấp quản lý tập trung từ trên xuống dưới các phân xưởng. Bộ máy kế toán gồm tám cán bộ có chức năng hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Về cơ cấu tổ chức bộ máy cụ thể như sau : - Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ các thông tin kế toán, phụ trách Chung toàn bộ các khâu công việc. - Kế toán tài sản cố định, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định, đồng thời cuối kỳ tính toán tập hợp chi phí và giá thành sản phẩm. - Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với Ngân hàng, thanh toán với người mua, người bán, tình hình thanh toán lương, bảo hiểm của công nhân viên trong Nhà máy, tình hình thu – chi – tồn quỹ tiền mặt. - Kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác kế toán tổng hợp các bộ phận. Ghi sổ cái các tài khoản từ chứng từ ghi sổ. Từ đó lập bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán và lập các báo cáo kế toán khác vào cuối kỳ hạch tan. - Kế toán tiêu thụ : Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa tại kho. - Thủ quỹ : Theo dâi tiÒn göi KB, NH, quỹ tiền mặt, theo dõi thu – chi tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy. Kế toán trưởng Kế toán tài sản cố định tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Nhân viên thống kê phân xưởng 2.1.4.1. Hệ thống sổ kế toán. Hình thức sổ kế toán hiện nay đang áp dụng tại Nhà máy là hình thức Chứng từ sổ ghi. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức này như sau : -Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ có kèm theo một hoặc nhiều chứng từ gốc và chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp. - Kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó số liệu được chuyển vào sổ cái. - Với những tài khoản cần mở sổ và thẻ kế toán chi tiết, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, cộng sổ cái tính ra số dư, số phát sinh trong tháng của chứng từ tài khoản, lấy kết quả lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu, kiểm tra, đảm bảo sự khớp đúng thì căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghí chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.1.4.2. Sổ sách hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy. - Bảng kê chi tiết nhập nguyên vật liệu, tạm ứng nguyên vật liệu và hoàn tạm ứng trên cơ sở các hóa đơn, phiếu nhập kho (tạm ứng) và hoàn tạm ứng nguyên vật liệu, kế toán tiến hành vào bảng kê chi tiết nguyên vật liệu, tạm ứng và hoàn ứng nguyên vật liệu. - Chứng từ ghi sổ : Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho, các chứng từ chi tiền thanh toán nguyên vật liệu, kế toán, lập chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Mục đích để dễ dàng đối chiếu với số phát sinh ở bảng cân đối. - Sổ cái : Được lập trên cơ sở các chứng từ ghi sổ để theo dõi khái quát tình hình nhập - xuất – tồn nguyên vật liệu về mặt giá trị. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán : Căn cứ vào các hóa đơn, phiếu nhập kho, các chứng từ chi tiết để thanh toán các khoản chi phí do kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng chuyển. - Bảng cân đối tài khoản do kế toán trưởng tập hợp. 2.1.4.3. T×nh h×nh thùc hiÖn tæ chøc c«ng t¸c tµi chÝnh: * Công tác phân cấp quản lý. Việc phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp được thực hiện tập trung, thống nhất từ trên xuống dưới. Giám đốc Nhà máy là người chịu trách nhiệm toàn bộ về con người và tài chính của Nhà máy. Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, hàng hóa với giá trị còn phòng hành chính quản trị có trách nhiệm bảo vệ tài sản, vật tư về hình thái vật chất. Việc mua sắm tài sản trong Nhà máy đều phải được ký duyệt thông qua ban giám đốc. * Công tác kế hoach hóa tài chính. Việc lập kế hoạch tài chính cho năm kế tiếp do phòng kế toán thống kê kết hợp với các phòng kế hoạch… cùng tham gia góp ý kiến. Cơ sở để lập kế hoạch là căn cứ số liệu thực tế của năm trước và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau để xây dựng kế hoạch tài chính cho năm sau. Nhà máy sẽ căn cứ vào kế hoạch tài chính đã được lập để thực hiện, lấy đó làm mục tiêu phấn đấu trong năm của Nhà máy. Các kế hoạch tài chính được xây dựng hàng năm là : + Kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch mua sắm và sửa chữa lớn TSCĐ. + Kế hoạch huy động vốn và sử dụng vốn. + Kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. + Kế hoạch phân phối lợi nhuận. * Tình hình vốn, nguồn vốn và các khoản nộp ngân sách Nhà Nước của Nhà máy. * Tình hình vốn và nguồn vốn. Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng I. Nguồn vốn 1. Nguồn vốn chủ sỏ hữu 2. Nguồn vốn huy động 29.289.453.800 13.205.286.400 10.084.167.400 45,08% 54,92% 36.260.060.000 17.525.152.000 18.734.908.000 66,73% 33,27% 4.319.866.400 2.650.741.400 21,65% -21,65% II. Tài sản 1. Tài sản lưu động 2. Tài sản cố định 16.286.833.300 13.020.620.500 55,54% 44,46% 22.242.586.000 14.017.474.000 61,34% 38,66% 5.973.753.000 996.854.000 5,8% -5,8% III. Huy động vốn 1. Vay ngắn hạn 2. Vay dài hạn 3. Các khoản phải trả 5.490.758.250 2.450.230.000 8.143.179.550 34,13% 15,23% 50,64% 6.624.564.000 3.097.184.000 9.013.160.000 33,42% 16,53% 50,05% 4.113.806.000 646.954.000 869.981.000 0,71% 1,30% -0,51% Theo số liệu trên ta thấy : + Về nguồn vốn : - Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2004 tăng so với năm 2003 là 4.319.866.400đ và tỷ trọng tăng là 21,65%. Nguồn vốn này tăng lên là do năm 2003 Nhà máy làm ăn có lãi và số lãi này được bỏ vào làm vốn kinh doanh. - Nguồn vốn huy động năm 2004 tăng so với năm 2003 là 2.650.741.400đ nhưng tỷ trọng lại giảm 21,65%. + Về tài sản : - Tài sản lưu động bình quân năm 2004 tăng so với năm 2003 là 5.973.753.000đ và tỷ trọng tăng 5,8%. Mức tăng tài sản lưu động này là để giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong việc mua sắm kinh doanh. -Tài sản cố định tănh lên là doanh nghiệp mua săm trang thiết bị đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh. + Tình hình huy động vốn : Vốn huy động của Nhà máy một phần là do Nhà máy vay ngắn hạn và vay dài hạn, một phần Nhà máy tập trung khả năng tín dụng thanh toán của bạn hàng để huy động thêm vốn đưa vào sản xuất kinh doanh. * Các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nước. Chỉ tiêu Năm Số còn phải nộp kỳ trước Số phải nộp kỳ này Số đã nộp trong kỳ Số còn phải nộp đến cuối kỳ 2003 245.336.780 3.369.671.360 3.414.529.000 200.479.140 2004 200.479.140 5.561.743.900 5.578.616.900 183.606.140 *Tình hình kiểm tra, kiểm soát tài chính : - Định kỳ, Nhà máy có ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ tiến hành kiểm tra theo quý. Ban kiểm tra, kiểm soát tiến hành kiểm tra sổ sách, tài sản, vật tư, hàng hóa và đối chiếu thực tế với sổ sách kế toán. Sau đó kiểm tra, đối chiếu nếu phát hiện thấy sai sót hoặc thiếu sót thì tùy theo từng trường hợp cụ thể, căn cứ vào các quy định để đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp và kịp thời. - Hàng ngày, Nhà máy lập báo cáo thuế gửi cho cơ quan thuế, thường xuyên và định kỳ cơ quan thuế đến kiểm tra về việc thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước. Cuối năm, Nhà máy có đoàn kiểm tra của cục thuế xuống để quyết toán thuế và nắm tình hình về sử dụng vốn ngân sách. 2.2. Thùc tr¹ng c«ng t¸c kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in. Nhà máy in BTTM – Cơ quan BQP sản xuất ra các loại sản phẩm chủ yếu là về in. Nguyên vật liệu để sản xuất ra nó là các loại giấy, bìa, kẽm và các loại hóa chất… Có quy định thời gian bảo đảm đến chất lượng. Vì vậy, để hạch toán công tác mua nguyên vật liệu và nhập kho nguyên vật liệu kế toán phải phân loại chi tiết tùy vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu. 2.2.1. Ph©n lo¹i, ®¸nh gi¸ nguyên vật liệu của Nhà máy in: 2.2.1.1. Ph©n lo¹i Nhà máy có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Nhiệm vụ chính của Nhà máy là in ấn các tài liệu, sách, báo,tạp chí, thông tin chuyên ngành, chuyên để phục vụ công tác giáo dục chính trị, huấn luyện và quản lý bộ đội của cơ quan Bộ đối với các đơn vị, đồng thời còn in bao bì, nhãn mác cho các đơn vị bên ngoài nên nguyên vật liệu của Nhà máy rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã. Để in ấn được tài liệu cần nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, có kích cỡ, kỹ thuật khác nhau từ bìa cactông, giấy Bãi Bằng, các loại mực… Chẳng hạn như giấy Bãi Bằng có giấy Bãi Bằng 79 x 109, giấy Bãi Bằng 84 x 120… Mỗi loại vật liệu đều mang kích cỡ và đặc trưng riêng. Tuy rất đa dạng, phong phú về chủng loại nhưng nguyên vật liệu ở Nhà máy lại dễ bảo quản, khó hư hỏng và ít bị hao hụt, giúp cho việc dự trữ bảo quản nguyên vật liệu ở Nhà máy dễ dàng hơn. Do nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất nên Nhà máy chủ trương quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ từ khâu thu mua tới xuất dùng cũng như trong quá trình bảo quản và quản lý. Nguyên vật liệu mua về phải đủ phiếu nhập kho kèm theo hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do đơn vị bán lập, khi xuất kho cũng phải có phiếu xuất kho và sổ thực nhập, trị giá nguyên vật liệu xuất kho, các chứng từ được lập xong phải gửi tới nơi quy định. 2.2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu ở Nhà máy in BTTM – Cơ quan BQP. Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu để ghi chép vào sổ kế toán một cách hợp lý nhất. a) Đánh giá vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu nhập kho được giao tận nơi (tại kho của Nhà máy), nghĩa là trong trường hợp này giá bán ghi trên hóa đơn là giá vật liệu nhập kho cộng với các chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, mà theo thỏa thuận trong hợp đồng Nhà máy phải chịu. Chẳng hạn với phiếu nhập kho sau : NHÀ MÁY IN BTTM TC/ QĐ/ CĐKT CƠ QUAN BQP Ngày 2/ 11/ 1996 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Số : 18 Ngày 30 tháng 9 năm 2005 Nợ :152 Có :331 Họ, tên người giao hàng : Đồng chí Khiêm. Theo HĐ số 54326 ngày 30 tháng 9 năm 2005 của công ty Ngọc Diệp…… Nhập tại kho : Đồng chí Loan. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.Từ Thực nhập 1 2 Bản kẽm 16 trg 80 x 103 Bản kẽm 8 trg 50 x 67 (50T/H) (50T/H) Tấm Tấm 15 10 15 10 2.830.000 1.415.000 42.450.000 14.150.000 Cộng 56.600.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Năm mươi chín triệu sáu trăm ngàn đồng Nhập, ngày 30 tháng 9 năm 2005 Thủ kho Người giao hàng Người viết phiếu Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Do Nhà máy là một doanh nghiệp sản xuất nên vật liệu rất phong phú về chủng loại, chất lượng. Khi đó kế toán hạch toán vật liệu nhập kho theo giá ghi trên hóa đơn của người bán cộng phí thu mua (Công tác phí, chi phí vận chuyển… ). Khi đơn vị áp dụng luật thúe giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá trị vật liệu nhập kho giá chưa có thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn. Phần thuế giá trị gia tăng được hạch toán riêng vào tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”. Như vậy trong trường hợp này giá nhập của hai loại bản kẽm 16 trang 80 x 103 và bản kẽm 8 trang 56 x 67 là : 42.450.000 + 14.150.000 = 56.600.000đ Phần thuế GTGT (5%) = 2.830.000đ được hạch toán bên nợ TK 133 tổng giá thanh toán là 59.430.000đ. Trong thực tế, với những vật liệu có thể mua được trong nước như giấy Bãi Bằng, bìa cactông… thì giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau : Giá thực tế vật liệu = Trị giá + Chi phí vận chuyển Nhập kho hóa đơn bốc dỡ Do yêu cầu ngày càng cao của một số sản phẩm mà một số nguyên vật liệu để đáp ứng cho nó ngày càng lớn. * Đánh giá vật liệu xuất kho Ở Nhà máy in áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này tương đối hợp lý và không bị phụ thuộc số lần nhập xuất ít hay nhiều. Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu tháng Và nhập trong tháng Giá bình quân 1 đơn vị = —————————————————— Nguyên vật liệu Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu tháng và Nhập trong tháng Trong thực tế khối lượng nguyên vật liệu của Nhà máy tồn kho ít do xác định được mức dự trữ hợp lý, nguyên vật liệu được nhập vàp liên tục và cũng được sử dụng ngay trong sản xuất. Do đó căn cứ vào giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất trong kỳ. 2.2.2 Yªu cÇu qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm cña nguyªn vËt liÖu mµ trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, Nhµ m¸y lu«n qu¶n lý chÆt chÏ nguyªn vËt liÖu ë mäi kh©u, tõ kh©u thu mua, b¶o qu¶n ®Õn kh©u sö dông vµ dù tr÷. Trong kh©u thu mua: Nhµ m¸y th­êng xuyªn ph¶i tiÕn hµnh mua nguyªn vËt liÖu ®Ó ®¸p øng kÞp thêi cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, chÕ t¹o s¶n phÈm vµ phôc vô cho c¸c kh©u kh¸c cña Nhµ m¸y. Bªn c¹nh ®ã, Nhµ m¸y cßn qu¶n lý c¶ vÒ khèi l­îng, quy c¸ch, chñng lo¹i, gi¸ mua, chi phÝ mua, thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua theo tiÕn ®é. §ång thêi sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm, gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng thu nhËp... ®Ó tÝch luü cho Nhµ m¸y. Trong kh©u dù tr÷: Nhµ m¸y cã kho hµng ®Ó dù tr÷, lu«n ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc liªn tôc, kh«ng bÞ ng­ng trÖ, gi¸n ®o¹n hoÆc g©y t×nh tr¹ng ø ®äng vèn do dù tr÷ qóa nhiÒu. 2.2.3. Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in: 2.2.3.1. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại Nhà máy in. * Tài khoản kế toán sử dụng : Để hạch toán tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu tại công ty, kế toán sử dụng các tài khoản sau : + Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu + Các tài khoản phản ánh phương thức thanh toán với nhà cung cấp : Tài khoản 111; 112; 113; 141; 331… + Các tài khoản phản ánh quá trình xuất kho phục vụ cho các mục đích khác nhau như : Tài khoản 621; 627; 641; 642… Nội dung và kết cấu của tài khoản nêu trên đã được trình bày ở phần trên A : “Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp”, ở phần này chỉ xin đề cập đến những tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu. * Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu tại Nhà máy in. Một trong những yêu cầu cơ bản đối với quản lý vật tư là đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh chặt ché tình hình nhập – xuất – tồn kho vât liệu theo từng thứ, từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Kế toán áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này đòi hỏi sử dụng các loại thẻ sau : Thẻ kho và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Tổ chức thực hiện được toàn bộ các công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng trước hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nhiệm vụ liên quan tới nhập xuất nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán như sau : + Tại kho : Thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày của từng chỉ tiêu số lượng, thẻ kho được mở cho từng kho, từng thứ vật liệu. Định kỳ, thủ kho gửi thẻ kho lên phòng kế toán. + Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ, (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Và thẻ kho được chuyển cho ban tài chính để đối chiếu, kiểm tra. Mẫu sổ như sau : Doanh nghiệp : Nhà máy in - BTTM THẺ KHO Mẫu số : 06/VT Tên kho : ………………………... (Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 01 – 11 – 1995 của BTC) Ngày lập thẻ : 30 – 9 – 2005 Tờ số : …38…. Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa : Bản kẽm 16 trg 83 x 103 ………………………………………………………………………………… Mã số : ………..(50T/H)…………………… Đơn vị tính : ….H….. Ngày nhập, xuất Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng NHẬP XUẤT TỒN Nhập Xuất 30 - 9 30 - 9 18 17 30 - 9 30 – 9 Số dư đầu kỳ Nhập kho Xuất kho 15 20 10 25 5 Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ 15 20 5 Cuối tháng,._.