Thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK Khoáng sản

Nam. Hơn bao giờ hết, bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề thường xuyên được đặt ra đối với các doanh nghiệp thương mại, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi mà nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt không những chỉ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước mà còn đối mặt với các doanh nghiệp nước ngoài. Chính vì vậy mà công tác quản lý kinh tế được các doanh nghiệp hết sức chú trọng theo khuôn khổ pháp luật, để có thể tồn tại được trong thế giới cạnh tranh phức tạp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức nghiệp vụ bán hàng, bán hàng là khâu quyết định trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Có bán được hàng doanh nghiệp mới đảm bảo thu hồi vốn để bù đắp các chi phí bỏ ra và xác định đúng đắn kết quả bán hàng sẽ là điều kiện tồn tại, phát triển để doanh nghiệp tự khẳng định được vị trí của mình trên thương trường. Thực tế nền kinh tế đã và đang cho ta thấy rõ điều đó. Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác bán hàng đòi hỏi các doanh nghiệp thương mại không ngừng củng cố, nâng cao, hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả để cung cấp một cách kịp thời chính xác các thông tin tình hình phát triển kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Vũ Minh Tuấn, các cô chú phòng Kế toán Công ty Xuất - Nhập khẩu Khoáng sản cùng với những kiến thức đã được học tại trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghiệp I. Do còn nhiều hạn chế về khả năng và thời gian thực tập có hạn nên trong đề tài không tránh khỏi những thiếu sót của mình. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: "Thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK Khoáng sản". Phần I: Khái quát chung về công ty XNK Khoáng sản 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty XNK Khoáng sản Xuất nhập khẩu giữ một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân nói chung đối với các ngành, các địa phương, các đơn vị kinh tế cơ sở nói riêng. Công ty XNK Khoáng sản cũng là một trong số đó. Với nhiệm vụ xây dựng nền kinh tế vững mạnh, tạo cơ sở vật chất cho công cuộc đi lên chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và là hậu phương vững chắc cho miền Nam tiến hành công cuộc kháng chiến trường kỳ. Công ty XNK Khoáng sản là một tổ chức kinh doanh XNK trực thuộc Bộ Thương mại được thành lập theo quyết định số 813TM/TCCB ngày 13/12/1962. Tiền thân của công ty là Tổng công ty XNK khoáng sản được thành lập từ ngày 5/3/1956 đến năm 1993 được đổi thành Công ty XNK Khoáng sản theo quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước số 331TM/TCCB ngày 31/3/1993 của Bộ Thương mại đăng ký thành lập doanh nghiệp Nhà nước số 108037 ngày 21/4/1994 tại trọng tài kinh tế Hà Nội. Tên công ty: Công ty XNK Khoáng sản Tên giao dịch đối ngoại: MiNEXPORT - Hà Nội Trụ sở chính: Số nhà 35 phố Hai Bà Trưng Hà Nội * Công ty có 2 chi nhánh trong nước Công ty XNK Khoáng sản tại 35-37 bến Chương Dương quận 1 Thành phố Hồ Chí Minh. Tên giao dịch nhận số 18 Cù Chính Lan - Thành phố Hải Phòng. Hiện nay công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực buôn bán, XNK * Xuất khẩu: - Khoáng sản (quặng, tinh quặng), kim loại đen, kim loại màu - Hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc, giầy dép. - Cao su, tinh dầu, hạt điều, thức ăn gia súc. * Nhập khẩu: - Kim loại đen, kim loại màu, hợp kim, hoá chất, phân bón, vật liệu xây dựng, vật liệu kết dính, sản phẩm giấy. - Hàng tiêu dùng thiết yếu và công nghệ: nhựa đường, chất dẻo, dầu nhờn, các phụ gia. - Khí công nghiệp, vật tư, thiết bị lẻ, thiết bị y tế, thiết bị âm thanh, nhạc cụ, sứ vệ sinh và phương tiện vận tải. - Máy xây dựng, vật liệu trang trí nội thất, thiết bị xếp dỡ hàng hoá. Ngoài ra công ty còn buôn bán tư liệu tiêu dùng như tủ lạnh, ti vi. Kể từ khi thành lập công ty đã dần trở nên ổn định hơn so với lúc mới thành lập, số vốn kd được bổ sung ngày càng nhiều. Nhờ số vốn này mà công ty đã bước đầu đi lên và đã đổi mới được nhiều đồ dùng phục vụ cho việc kinh doanh được thuận lợi hơn và cũng được dùng để thực hiện quá trình tái sản xuất kinh doanh, quay vòng vốn mua hàng hoá phục vụ cho việc kinh doanh được đảm bảo liên tục thuận lợi. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty XNK Khoáng sản a. Chức năng Công ty XNK Khoáng sản có chức năng XNK hàng hoá. mặt hàng kinh doanh và phạm vi hoạt động của công ty tuân theo điều lệ được Bộ Thương mại duyệt. b. Nhiệm vụ Mục đích hoạt động của công ty là thông qua hoạt động XNK (trực tiếp đẩy mạnh sản xuất hàng hoá), kinh doanh thương mại, hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nước theo luật pháp Việt Nam để phát triển hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, tạo nguồn hàng xuất khẩu góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia. Công ty có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về kinh doanh XNK… theo đúng luật pháp hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Thương mại. Ngoài ra công ty còn có nhiệm vụ xây dựng các phương án kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty. Trong những năm gần đây nhờ sự năng động và thích ứng nhanh chóng với cơ chế thị trường, công ty MiNEXPORT đã đứng vững và ngày càng phát triển nâng cao hiệu quả kinh doanh. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Công ty XNK Khoáng sản là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản và có con dấu riêng. Công ty XNK Khoáng sản là đơn vị hoạt động với quy mô lớn, tiến hành tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Công ty có tổng số nhân viên là 120 người Trong đó nhân viên quản lý có 50 người. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty XNK Khoáng sản Giám đốc Khối XNK Khối QL Chi nhánh BĐD Phòng XNK 1 - 6 Cửa hàng Phòng TC-HC Phòng TT Phòng vận tải Phòng Kế hoạch Phòng KT - TV Chi nhánh HCM Đại diện HP * Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý - giám đốc: gồm 3 người + Giám đốc: là người đứng đầu Công ty do Bộ Thương mại bổ nhiệm có nhiệm vụ tổ chức, điều hành mọi hoạt động quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của công ty. + Giúp việc trực tiếp cho Giám đóc là 2 phó giám đốc: Phó giám đốc ở Hồ Chí Minh: có trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Phó giám đốc ở Hà Nội: do giám đốc đề nghị và được Bộ Thương mại bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động kinh doanh của công ty, được uỷ quyền của giám đốc để ký kết các hợp đồng XNK, uỷ thác với các đối tác trong nước và nước ngoài. - Khối xuất nhập khẩu: Tổ chức hoạt động kinh doanh theo phương án được phê duyệt. Đề xuất, xây dựng phương án kinh doanh XNK những ngành hàng được giám đốc phân công. Tham mưu cho giám đốc về thị trường, giá cả, xu hướng phát triển của ngành đối với thị trường trong nước và nước ngoài, lập phương án kinh doanh trình giám đốc. - Các phòng quản lý: + Phòng kế hoạch: hàng năm có nhiệm vụ phối hợp các phòng kinh doanh XNK và đối ngoại để xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng phòng kinh doanh XNK. Phối hợp với phòng kế toán - tài vụ và các phòng kinh doanh XNK tham mưu cho giám đốc chỉ đạo các phòng thực hiện hoặc điều hcỉnh kế hoạch xây dựng cơ chế quản lý chung của công ty. + Phòng kế toán - tài vụ: quản lý vốn, đảm bảo đủ vốn cho các phòng kinh doanh, quản lý thu chi theo đúng chế đọ của Nhà nước, tham mưu cho giám đốc các phương thức sử dụng vốn có hiệu quả và tạo điều kiện hỗ trợ cho các phòng ban kinh doanh hoạt động có hiệu quả. + Phòng vận tải: Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, xuất khẩu, nhập khẩu quản lý hàng hoá trong kho. + Phòng thị trường: phản ánh sự biến động của giá cả thị trường một cách chính xác, kịp thời giúp cho công ty nắm bắt được thời điểm kinh doanh thích hợp, đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh. + Phòng tổ chức - hành chính quản trị: đề xuất, xây dựng phương án tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện, yêu cầu quản lý của công ty. Quản lý hồ sơ trong sự giải quyết các thủ tục về tuyển dụng, nghỉ hưu. Thực hiện các chế độ chính sách với người lao động, quản lý sử dụng con dấu theo đúng yêu cầu. - Chi nhánh và ban đại diện: + Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: chịu sự điều hành của ban giám đốc và tiến hành hạch toán kinh tế phụ thuộc. Hoạt động theo sự phân cấp quản lý của công ty và hạch toán theo hình thức báo sổ. + Đại diện ban giao nhận Hải Phòng: chủ yếu làm giao nhận hàng tại cảng Hải Phòng và báo cáo trực tiếp cho giám đốc. Báo cáo hoạt động kinh doanh Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu 2003 2004 1. Tổng doanh thu 501.425.160 711.923.575 2. Tổng lợi nhuận trước thuế 9.716.609 12.834.835,5 3. Số nộp ngân sách 3.109.315 4.107.147,5 4. Lợi nhuận sau thuế 6.607.294 8.727.688 5. Thu nhập bình quân 382.575 420.600 Phần II Phân tích tình hình tài chính tại công ty xuất nhập khẩu khoáng sản I. Khái quát về bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Khái niệm bán hàng Bán hàng là quá trình trao đổi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá, dịch vụ. Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo giá quy định hoặc giá thoả thuận. Hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại là hàng hoá mua vào để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu .Quá trình bán hàng là qía trình vận động của vốn kinh doanh tù vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán Qua đó,ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu - Về mặt hành vi: Có sự thoả thuận trao đổi giũa người mua và người bán phai giao hàng cho người mua ,người mua trả tiền hoặc cháp nhân trả tiền - Về bản chất kinh tế: Bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng hoá. Sau khi bán hàng quyền sở hữu chuyển cho người mua, người bán không còn quyền sở hữu về số hàng đã bán. Thực hiện quá trình bán hàng, đơn vị bán xuất giao cho khách hàng một khối lượng hàng hoá nhất định theo thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết và sẽ nhận lại từ khách hàng một khoản tiền tương ứng với giá bán số hàng hoá đó. Doanh thu bán hàng được hình thành đó chính là nguồn bù đắp chi phí và hình thành kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. 2. Khái niệm kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán ra (bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp) Kết quả bán hàng của Doanh nghiệp có thể lãi hoặc lỗ . Nếu chênh lệch thu nhập > chi phí thì kết quả bán hàng có lãi Nếu chênh lệch thu nhập < chi phí thì kết quả bán hàng lỗ Trường hợp thu nhập = chi phí thì kết quả bán hàng là hoà vốn . Việc xác định kết quả bán hàng được xác định vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối năm, cuối quý tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mỗi Doanh nghiệp . 3. Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của mỗi đơn vị kinh doanh. Kết quả bán hàng phụ thuộc vào quá trình hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Hoạt động của Doanh nghiệp tốt thì mới dẫn đến kết quả tốt và ngược lại. Mặt khác, kết quả bán hàng cũng có tác động đến quá trình kinh doanh của Doanh nghiệp, kết quả bán hàng tốt sẽ thúc đẩy các hoạt động của Doanh nghiệp đi lên, kết quả bán hàng xấu thì hoạt động của Doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nhưng ngừng hoạt động kinh doanh thậm chí có thể đi tới chỗ phá sản . Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để Doanh nghiệp quyết định có tiêu thụ hàng hoá nữa hay không, bán loại hàng nào và ngừng bán loại hàng nào, trị giá bán của từng loại hàng hoá ra sao. Có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả bán hàng là mối quan hệ mật thiết. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của Doanh nghiệp, còn bán hàng là "phương tiện" trực tiếp để đạt được mục đích đó . 4. Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và nó là cơ sở để xác định kết quả bán hàng . Với các Doanh nghiệp, bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí đã bỏ ra và có lãi. Xác định chính xác doanh thu bán hàng là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu Kinh tế- Tài chính, trình độ hoạt động của đơn vị và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước . Đối với người tiêu dùng công tác bán hàng đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Chỉ có thông qua bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện và được xác định về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, sự phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng mới được xác định rõ. Như vậy bán hàng là điều kiện để tái sản xuất Xã hội . Quá trình bán hàng còn ảnh hưởng đến quan hệ cân đối giữa các ngành, giữa các Doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường. Công tác bán hàng của Doanh nghiệp mà tổ chức tốt, thông suốt sẽ tác động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình kinh doanh tiến hành một cách nhanh chóng, đồng vốn được luân chuyển nhanh. Kinh doanh có lãi thì Doanh nghiệp mới có điều kiện mở rộng thị trường, nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viên trong Doanh nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng trong nền Kinh tế quốc dân. Một Doanh nghiệp được coi là kinh doanh có hiệu quả nếu có tích luỹ và toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh đều được bù đắp lại bằng thu nhập về bán hàng . Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để Doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Do đó công tác bán hàng cần phải được nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả kinh doanh đúng tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật. 5. Phân loại bán hàng - Bán buôn: Đây là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất, chế biến tạo ra sản phẩm để bán . Đặc trưng của phương thức bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Kết thúc quá trình bán hàng thì hàng hoá vẫn chưa ra khỏi quá trình lưu thông mà nó vẫn được tiếp tục chuyển bán hoặc gia công chế biến để bán. Bán hàng theo phương thức này thường bán với khối lượng lớn và có thể thanh toán trực tiếp qua trung gian Ngân hàng, bằng đổi hàng hoặc dùng hình thức mua bán chịu. Phương thức bán lẻ: Là giai đoạn cuối cùng của vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng có thể là cá nhân hay tập thể, nó phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Phương thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và bắt đầu đi vào tiêu dùng, hàng hoá bán ra với số lượng ít, thanh toán ngay và thường là tiền mặt. Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với người mua - Bán hàng xuất khẩu: Là việc các Doanh nghiệp nước ta bán hàng cho nước ngoài theo các hợp đồng đã ký kết hoặc theo các hiệp định của Nhà nước . - Bán hàng nội địa : Là việc bán hàng ở trong nước thuộc phạm vi Quốc gia . II. Phân tích hoạt động tài chính của công ty XNK Khoáng sản 1. Hoạt động tài chính của doanh nghiệp Hoạt động tài chính là một trong những hoạt động cơ bản nhất của hoạt động kinh doanh của Doanh Nghiệp nhằm giải quyết mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh được biểu hiện dưới hình thức giá trị. Hoạt động tài chính của Doanh Nghiệp là những quan hệ tiền tệ gắn liền với việc tổ chức huy động, phân phối, sử dụng và quản lý vốn trong quá trình kinh doanh. Hoạt động tài chính có quan hệ trực tiếp đối với hoạt động kinh doanh. Do vậy, các hoạt động kinh doanh đều ảnh hưởng đến tình hình tài chính và ngược lại tình hình tài chính tốt hay xấu đều có tác dụng thúc đẩy hay cản trở quá trình kinh doanh. Hoạt động tài chính của Doanh Nghiệp phải hướng các mục tiêu sau: Hoạt động tài chính phải giải quyết tốt các mối quan hệ kinh tế thể hiện qua việc thanh toán với các đơn vị có liên quan như : Ngân hàng, các đơn vị kinh tế khác. Mối quan hệ này được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu đánh giá về mặt lượng, mặt chất và thời gian. Hoạt động tài chính phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả. Nguyên tắc này phải tối thiểu hoá việc sử dụng các nguồn vốn nhưng vẫn đảm bảo quá trình kinh doanh được bình thường và mang lại hiệu quả cao. Hoạt động tài chính phải được thực hiện trên cơ sở tôn trọng pháp luật, chấp hành và tuân thủ các chế độ về tài chính tín dụng, nghĩa vụ đóng góp kỷ luật thanh toán với các đơn vị và các tổ chức có liên quan. 2. Mục đích của phân tích hoạt động tài chính Phân tích tình hình tài chính của Doanh Nghiệp hay cụ thể hóa là việc phân tích các báo cáo tài chính của Doanh Nghiệp là quá trình kiểm tra đối chiếu các số liệu, tài liệu về tình hình tài chính hiện hành và trong quá khứ nhằm mục đích đánh giá tiềm năng hiệu quả kinh doanh cũng như những rủi ro trong tương lai. Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của Doanh Nghiệp . Báo cáo tài chính rất hữu ích đối với việc quản trị của Doanh Nghiệp , đồng thời là nguồn thông tin tài chính chủ yếu đối với người bên ngoài Doanh Nghiệp. Do đó báo cáo tài chính của Doanh Nghiệp là mối quan tâm của nhiều nhóm người khác nhau: Nhà quản lý, nhà đầu tư các cổ đông, các chủ nợ, các khách hàng, các nhà cho vay tín dụng, các cơ quan chính phủ, người lao động. Mỗi nhóm người này có những nhu cầu thông tin khác nhau. Đối với chủ Doanh Nghiệp và các nhà quản trị Doanh Nghiệp mối quan tâm hàng đầu của họ là tìm kiếm lợi nhuận và khả năng trả nợ. Một Doanh Nghiệp bị lỗ liễn tục sẽ cạn kiệt nguồn lực và buộc phải đóng cửa. Mặt khác, Doanh Nghiệp không có khả năng thanh toán nợ đến hạn thì cũng buộc phải ngừng hoạt động. Đối với các chủ ngân hàng và các nhà cho vay tín dụng, mối quan tâm của họ chủ yếu hướng vào khả năng trả nợ của chủ Doanh Nghiệp . Vì vậy họ đặc biệt chú ý đến số lượng tiền và các tài khoản khác có thể chuyển nhanh thành tiền, từ đó so sánh với số nợ ngắn hạn để biết được khả năng thanh toán tức thời của Doanh Nghiệp. Bên cạnh đó các chủ ngân hàng và các nhà cho vay tín dụng cũng rất quan tâ đến số vốn chủ sở hữu, bởi vì số vốn này là khoản bảo hiểm cho họ trong trường hợp bị rủi ro Đối với các nhà cung ứng hàng hoá, dịch vụ cho Doanh Nghiệp họ phải quyết định xem có cho phép khánh thành sắp tới được mua chịu hay không, họ cần phải biết được khả năng thanh toán của Doanh Nghiệp trong hiện tại và trong thời gian sắp tới. Đối với các nhà đầu tư, mối quan tâm của họ là thời gian hoàn vốn, mức sinh lời và sự rủi ro. Vì vậy họ cần các thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kết quả kinh doanh và tiềm năng tăng trưởng của các Doanh Nghiệp Ngoài ra các cơ quan tài chính, thuế, thống kê, cơ quan chủ quản, các nhà phân tích tài chính hoạch định chính sách những người lao động... Cũng quan tâm tới thông tin tài chính của Doanh Nghiệp. Tóm lại: có thể nói mục đích quan trọng của phân tích báo cáo tài chính của Doanh Nghiệp là giúp những người ra quyết định đánh giá chính xác thực trạng tiềm năng của Doanh Nghiệp từ đó lực chọn phương án hành động tối ưu. 3. Những tài liệu được dùng trong công tác quản lý Tài Chính Là bảng cân đối kế toán (mẫu B01 - DN) và báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh (mẫu B02-DN) là những bộ phận chủ yếu được dùng khi phân tích. a) Bảng cân đối kế toán (BCĐKT) Là một báo cáo tổng hợp, BCĐKT phản ánh một cách tổng quát toàn bộ tài sản của Doanh Nghiệp theo hai cách đánh giá: vốn và nguồn vốn hình thành của Doanh Nghiệp tại thời điểm lập báo cáo. Như vậy BCĐKT nhằm mô tả sức mạnh của Doanh Nghiệp trình bày những thứ mà nó có tại một thời điểm của Doanh Nghiệp . Người ta coi BCĐKT như một bức ảnh chụp nhanh, bởi vì nó được lập vào cuối liên độ kế toán. Đây cũng chính là nhược điểm của BCĐKT khi chúng ta sử dụng số liệu của nó để phục vụ cho việc phân tích. + Về kết cấu: BCĐKT được chia làm hai phần : phần tài sản và phần nguồn vốn. - Phần tài sản phản ánh giá trị của toàn bộ tài sản hiện có tại thời điểm lập báo cáo, thuộc quyền quản lý và sử dụng của Doanh Nghiệp. + Về mặt kinh tế các số liệu ở phần tài sản phản ánh quy mô và kết cấu các loại vốn, tài sản của Doanh Nghiệp hiện có tại thời điểm lập báo cáo đang tồn tại dưới hình thức vật chất, vốn bằng tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, các khoản phải thu... Thông qua đó có thể đánh giá tổng quát quy mô tài sản, tính chất hoạt động, và trình độ sử dụng vốn. + Về mặt pháp lý, số liệu ở phần tài sản thể hiện số vốn đang thuộc quyền quản lý và sử dụng của Doanh Nghiệp. - Phần nguồn vốn phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản hiện có của Doanh Nghiệp tại thời điểm lập báo cáo. + Về mặt kinh tế, số liệu ở phần nguồn vốn thể hiện trách nhiệm pháp lý của Doanh Nghiệp đối với người cho vay về các khoản nợ phải trả đối với khách hàng về các khoản phải thanh toán, đối với chủ sở hữu về số vốn đã được đầu tư, đối với nhà nước về các khoản phải nợ, đối với cán bộ công nhân viên về các khoản phải trả... Nắm được khía cạnh kinh tế và pháp lý của các số liệu trên BCĐKT giúp chúng ta hiểu được ý nghĩa của các tỷ số phân tích. b) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (BCKQHĐKD) Là một báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh một cách tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trong một liên độ kế toán. Số liệu trong báo cáo này cung cấp những thông tin tổng hợp nhất về phương thức kinh doanh của Doanh Nghiệp trong kỳ và chỉ ra rằng, các hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận hay gây ra tình trạng lỗ vốn, đồng thời nó còn phản ánh tình hình sử dụng các tiềm năng về vốn, lao động, và kinh nghiệm quản lý kinh doanh của Doanh Nghiệp . Đây là một bản báo cáo tài chính được các nhà phân tích tài chính rất quan tâm vì nó cung cấp các số liệu về hoạt động kinh doanh mà Doanh Nghiệp đã thực hiện trong kỳ. Nó còn được sử dụng như một bản hướng dẫ để dự tính xem Doanh Nghiệp sẽ hoạt động ra sao trong tương lai. 4. Phương pháp được dùng khi phân tích thực trạng tài chính a) Phương pháp so sánh Phương pháp so sánh là phương pháp chủ yếu được dùng trong phân tích báo cáo tài chính. - So sánh số thực hiện kỳ này với số thực hiện kỳ trước để thấy rõ xu hướng thay đổi về tài chính của Doanh Nghiệp , thấy được tình hình tài chính được cải thiện hay xấu đi như thế nào để có biện pháp khắc phục trong kỳ tới. - So sánh với số thực hiện với số kế hoạch để thấy rõ mức độ phấn đấu của Doanh Nghiệp. - So sánh số thực hiện kỳ này với mức trung bình của ngành để thấy tình hình tài chính của Doanh Nghiệp đang ở tình trạng tốt hay xấu, được hay chưa được so với Doanh Nghiệp cùng ngành. - So sánh theo chiều dọc để thấy được tỷ trọng của từng loại trong tổng số ở mỗi bản báo cáo. So sánh theo chiều ngang để thấy được sự biến đổi cả về số tương đối và số tuyệt đối của một khoản mục nào đó qua các liên độ kế toán liên tiếp. b) Phương pháp chi tiết Mọi quá trình kinh doanh và kết quả kinh doanh đều có thể và cần thiết chi tiết theo nhiều hướng khác nhau nhằm đánh giá chính xác kết quả đạt được. Bởi vậy khi phân tích có thể chi tiết chỉ tiêu theo bộ phận cấu thànhd theo thời gian và theo điạ điểm. Sau đó mới tiến hành xem xét so sánh mức độ đạt được trong từng bộ phận (kỳ phân tích so với kỳ gốc) và mức độ ảnh hưởng của từng bộ phận so với tổng thể cũng như xem xét mức độ thực hiện và kết quả đạt được trong từng thời gian hay mức độ đóng góp của từng cửa hàng và kết quả chung. 5. Nội dung phân tích thực trạng quản lý tài chính - Nội dung chủ yếu của phân tích tài chính bao gồm a) Đánh giá khái quát quản lý tài chính: + Phân tích tổng số vốn và nguồn vốn + Phân tích tình hình phân bố vốn va nguồn vốn b) Phân tích nguồn vốn kinh doanh và tình hinh sử dụng vốn kinh doanh + Phân tích nguồn vốn lưu động và tình hình sử dụng vốn lưu động + Phân tích tình hình dự trữ tài sản lưu động (hàng tồn kho) c) Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán + Phân tích tình hình công nợ + Phân tích tình hình thanh toán + Phân tích tình hình thanh toán với ngân sách nhà nước d) Phân tích hiệu quả và khả năng sinh lời Bảng cân đối kế toán Đơn vị tính : đồng Tài sản 31/12/2003 31/12/2004 A. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 224.954.917 263.207.232 I. Tiền 76.616.175 90.318.694 1.tiền mặt tại quỹ 50.616.175 52.818.694 2. tiền gửu ngân hàng 26.000.000 37.500.000 3. tiền đang chuyển II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn III. Các khoản phải thu 31.748.725 38.371.770 1. Phải thu khách hàng 31.748.725 38.371.770 2. Trả trước cho người bán 3. Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 4. Phải thu nội bộ 5. Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 6. Phải thu nội bộ khác 7. Các khoản phải thu khác 8. Dự phòng phải thi khó đòi IV. Hàng tồn kho 12.558.135,5 19.123.837 1. Hàng mua đang đi đường 2. Hàng hoá tồn kho 12.558.135,5 19.123.837 3. Hàng gửi đi bán 4. Dự phòng giảm giá HTK V. Tài sản lưu động khác 104.028.881,5 115.392.931 1. Tạm ứng 68.238.636,5 91.271.972,5 2. Chi phí trả trước 35.790.245 24.120.958,5 3. Chi phí chờ kết chuyển VI. Chi Sự Nghiệp B. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 708.910.133 1.256.316.300 I. Tài sản cố định 708.910.133 1.256.316.300 1. Tài sản cố định hữu hình 708.910.133 1.256.316.300 - Nguyên giá 746.307.145 1.300.555.100 - Hao mòn lũy kế 37.397.012 44.238.800 2. Tài sản cố định thuê tài chính 3. Tài sản cố định vô hình II. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn III. Các khoản ký cược, ký qũy dài hạn Tổng tài sản 933.862.050 1519.523.523 Tổng nguồn vốn 31-12-2003 31-12-2004 A. Nợ Phải trả 393.825.265,5 418.92.150 I. Nợ ngắn hạn 266.172.750 293926.728,5 1. Vay ngắn hạn 23.914.000 39.605.600 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 49.384.225 54.106.150 3. Phải trả người bán 4. Người mua trả tiền trước 5. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 3.109.315 4107.147,5 6. Phải trả công nhân viên 1.099.237,5 2.107.600 7. Phải trả nội bộ 8. Phải trả phải nộp khác 188.665.972,5 169.000.231 I. Nợ dài hạn 127.652.515,5 187.997.421,5 1. Vay dài hạn 127.652.515,5 187.997.421,5 2. Nợ dài hạn II. Nợ khác B. Nguồn vốn chủ sở hữu 540.036.793,5 1037.599.382 I. Nguồn vốn - qũy 443.318.150,5 727.385.439,5 1. Nguồn vốn kinh doang 358.767.800 504.468.716 2. Chênh lệch đánh giá tài sản 3. Chênh lệch tỷ giá 4. Quỹ đầu tư phát triển 14.709.100 18.057.875 5. Qũy dự phòng tài chính 63.233.956,5 196.131.160,5 6. Lợi nhuận chưa phân phối 6.607.294 8.727.688 II. Nguồn kinh phí, qũy khác 96.718.643 310.213.942,5 1. Qũy dự phòng trợ cấp mất việc làm 38.019.574 135.333.409,5 2. Qũy khoa thưởng, phúc lợi 58.699.069 174.880.533 3. Qũy quản lý của cấp trên 4. Nguồn kinh phí sự nghiệp 5. Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định Tổng nguồn vốn 933.862.050 1.519.523.532 F Đánh giá khái quát tình hình tài chính của Doanh Nghiệp . Đánh giá khái quát tình hình tài chính của Doanh Nghiệp sẽ cung cấp một cách tổng quát nhất tình hình tài chính trong kỳ kinh doanh là khả quan hay không khả quan. Điều đó cho phép chủ Doanh Nghiệp thấy rõ thực chất của hoạt động kinh doanh và dự đoán được khả năng phát triển hay chiều hướng suy thoái của Doanh Nghiệp . Trên cơ sở đó có những giải pháp hữu hiệu để quản lý. Để đánh giá khái quát tình hình tài chính của Doanh Nghiệp trước tiên phải so sánh tổng tài sản và tổng số nguồn vốn giữa năm sau và năm trước. Qua so sánh có thể thấy được sự thay đổi của quy mô vốn mà Doanh Nghiệp sử dụng trong kỳ cũng như khả năng huy động vốn của Doanh Nghiệp . Tuy nhiên số tổng cộng của tài sản và nguồn vốn tăng giảm là do nhiều nguyên nhân khác nhau, do đó cần đi sâu phân tích các mối quan hệ giữa các chỉ tiêu trong bảng cân đối. - Phân tích quy mô vốn và nguồn vốn: Tài sản của Doanh Nghiệp bao gồm Tài sản cố định (TSCĐ) và tài sản lưu động (TSLĐ). Hai loại tài sản này được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn chủ sở hữu. Thật vậy để tiến hành quá trình kinh doanh, các chủ sở hữu phải có số vốn nhất định hùn vốn với nhau dưới hình thức góp vốn bằng tiền, hàng hoá, bằng TSCĐ... Như vậy theo bảng cân đối kế toán thì cân đối đó được thể hiện bằng công thức sau: Tài sản: A(I+IV) + B(1) = Nguồn vốn : B(1) Bảng 1: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tài sản: A(I+IV) + B(1) 772.884.443,5 1.44365.74584.831 Nguồn vốn 540.036.793,5 1.037.599.382 Chênh lệch 232.847.650 328.159.449 Ta nhận thấy năm 2003 và năm 2004 Tài sản A(I+IV) + B(1)>Nguồn vốn B(I) Như vậy phương trình trên chỉ mang tính lý thuyết bởi vì trên thực tế thì công ty luôn luôn trao đổi, mua bán, với khách hàng, với người cung cấp nên thường xuyên xảy ra trường hợp tài sản hiện có của công ty không cân đối với nguồn vốn chủ sở hữu. Qua phân tích ta thấy, cả năm 2003 và 2004 công ty đều thiếu vốn để trang trải cho tài sản. Để quá trình kinh doanh được diễn ra bình thường, công ty phải huy động thêm các nguồn vốn từ vay ngắn hạn, vay dài hạn và đi chiếm dụng bên ngoài (chiếm dụng trong thời hạn thanh toán là hợp lý, hợp pháp, ngoài thời gian thời hạn thanh toán là không hợp pháp). Từ trường hợp trên ta cần đổi mới: Tài sản : A(I+II+IV) + B(I+II+III+IV) = Nguồn vốn B + Vay ngắn hạn + Nợ dài hạn Bảng 2: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Tài sản : A(I+II+IV) + B(I+II+III+IV) 798.084.443,5 1.365.758.831 Nguồn vốn : B+Vay NH+Nợ dài hanh 691.603.309 1.265.202.454 Chênh lệch 106.481.134,5 100.556.377 Ta nhận thấy công ty đã huy động vốn nhưng vẫn thiếu để trang trải cho việc kinh doanh của công ty . Nhận Xét : Dù nguồn vốn được bổ sung để kinh doanh là lớn nhưng cũng chưa thể bù được số vốn cần để kinh doanh do đó công ty đã tiến hành đi vay, tháng năm 2003 số tiền vay là: 197.084.601 là năm 2004 là : 214.068.301. Mặt khác tiền đi vay sẽ tạo cho công ty lượng vốn dồi rào để kinh doanh nhưng lại tạo nên một nguy cơ là khả năng thanh toán những khoản nợ đến hạn trả trong thời gian ngắn là khá lớn. Như vậy ta thấy việc chiếm dùng vốn là một việc tốt nhưng bên cạnh đó cùng mang lại một khó khăn nhất thời cho công ty. Do vậy để có thể đáp ứng một cách nhanh nhất các khoản nợ đến hạn, công ty phải thường xuyên có một lượng lớn vốn bằng ti._.