Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trợ giúp quản lý học sinh tại Trường Trung học cơ sở Cộng hòa

ện thuận lợi cho em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đến các anh chị tại công ty phần mềm Quảng ích, các anh trong phòng Lập trình đã tạo điều kiện tốt nhất về trang thiết bị, một số tài liệu liên quan và đặc biệt là anh Trương Minh Hợp trưởng phòng lập trình đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành đề tài đúng tiến độ thời gian. Hà Nội, tháng 5 năm 2004 Lời mở đầu Xã hội loài người đang trải qua thời kì sôi động nhất của lịch sử phát triển, thời kì của đổi mới, phát triển và hội nhập. Cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật và sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn tới thay đổi sâu sắc trong lĩnh vực kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội. Đó là việc ứng dụng tin học và các thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác quản lí, xã hội. Đó là các chương trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, kế toán tự động, quản lý đất đai, quản lý thư viện, quản lý sách, quản lý học sinh... Việc sử dụng các chương trình này cho thấy hiệu quả to lớn, mang lại hiệu suất cao trong công tác quản lí. Đồng thời chúng cũng giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và trường học tiếp cận với các công nghệ thông tin hiện đại như tự động hoá văn phòng, điều khiển tự động, truyền và khai thác số liệu v.v...tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao năng suất và chất lượng của công việc. Tin học ngày càng được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Nó không ngừng được củng cố và phát triển nhằm phát huy tối đa chất lượng và số lượng thông tin luân chuyển và lưu trữ. Các dữ liệu được lưu trữ trên máy tính, các xử lý được tự động hoặc bán tự động làm cho công việc quản lý trở nên dễ dàng và đem lại hiệu quả cao hơn. Sự áp dụng ngày càng rộng rãi công nghệ thông tin vào trong đời sống xã hội đã tạo ra sự biến đổi không ngừng về mọi mặt của đời sống xã hội. Dù là đi muộn hơn một bước nhưng việc tin học hoá trong trường học là vô cùng quan trọng và đang diễn ra hết sức sôi động, bước đầu đã đem lại hiệu quả khả quan trong công công tác quản lý, đã tạo điều kiện nâng cao chất lượng của việc giảng dậy và học tập. Trong trường học nghiệp vụ quản lý học sinh được diễn ra thường xuyên, nhăm thực hiện việc quản lý các thông tin về học sinh trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường. Việc thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ này ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng giảng dậy của nhà trường. Hiện nay việc thực hiện bằng tay quy trình này tốn rât nhiều thời gian, thậm chí đôi khi còn có những nhầm lẫn. Với mong muốn giảm bớt công việc của người quản lý, nâng cao chất lượng quản lý trong ngành giáo dục. Trong thời gian thực tập, em đã được sự định hướng, giúp đỡ của các anh trong phòng lập trình, em đã tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề quản lý học sinh. Đồng thời trường trung học cơ sở Cộng Hoà đã tạo điều kiện thuận lợi trong khi em khảo sát và lấy số liệu. Được sự đồng ý của giáo viên trực tiếp hướng dẫn, em đã quyết định lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trợ giúp quản lý học sinh tại Trường Trung học cơ sở Cộng hoà” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình. Ngoài lời nói đầu, kết luận và phần tài liệu tham khảo, kết cấu của đề tài bao gồm 3 chương: Chương I: Giới thiệu về công ty cổ phần phần mềm Quảng ích và lý do chọn đề tài Chương II: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý. Chương III: Phân tích hệ thống thông tin quản lý học sinh Do thời gian thực tập có hạn và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên việc phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống sẽ không thể tránh khỏi thiếu sót. Chương trình không thể đáp ứng một cách đầy đủ nhu cầu và các nghiệp vụ quản lý học sinh tại trường trung học cơ sơ Cộng Hoà. Vì vậy rất mong được sự chỉ bảo hướng dẫn của cô giáo, KS.Hồ Bích Hà, sự góp ý của các thầy cô và toàn thể các bạn những người quan tâm đến vấn đề này. Nhằm mục đích hoàn thiện và phát triển hệ thống sau này được ngày càng tốt hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo KS.Hồ Bích Hà cùng toàn thể các thày cô bộ môn Tin học kinh tế đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Đồng thời, em cũng xin cảm ơn anh Trương Minh Hợp-Trưởng phòng lập trình cán bộ hướng dẫn thực tập và các anh trong phòng lập trình, cùng các anh chị trong công đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình thực tập tại công ty. Em chân thành cảm ơn. Chương I Tổng quan về công ty cổ phần phần mềm quảng ích I tổng quan về công ty phần mềm quảng ích 1. Quá trình hình thành 1.1 Giới thiệu chung: Công ty TNHH Quảng ích được thành lập vào năm 2000, theo quyết định của Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Hà Nội. Kể từ khi thành lập, Quảng ích không ngừng mở rộng các kênh phân phối sản phẩm, dịch vụ và phát triển sản xuất. Đến nay, Quảng ích đã thực sự khẳng định được vị trí của mình trong làng IT Việt nam. Doanh thu Quảng ích không ngừng tăng lên, đội ngũ nhân viên ngày một lớn mạnh cả về chất và lượng, công nghệ không ngừng được cập nhật tiên tiến, chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao. Để phục vụ tốt hơn nữa cho chiến lược phát triển bền vững của công ty, tháng 5 năm 2003, Công ty TNHH Quảng ích đã được chuyển thành Công ty Cổ phần Phần mềm Quảng ích. 1.2 Trụ sở giao dịch của Công ty: Số 112/68 Nguyên Hồng - Đống Đa - Hà nội. Tel: 84-4-7733501, 7734484 Fax: 84-4-7733418 Giám đốc điều hành: Trần Quốc Uy Số nhân viên Công ty: 22 nhân viên Số nhân viên tin học: 12 nhân viên 1.3. Ngành nghề kinh doanh: - Phát triển và ứng dụng Website, các phần mềm hệ thống cho mọi đối tượng, mọi lĩnh vực hoạt động xã hội. - Cung cấp các thiết bị phần cứng và các thiết bị văn phòng khác của các hãng nổi tiếng thế giới như: COMPAQ, IBM, TOSHIBA, DELL. - Dịch vụ tư vấn, đào tạo, hướng dẫn sử dụng và chuyển giao các ứng dụng CNTT. 1.4 Cơ cấu tổ chức a/ Hệ thống phòng ban Ban Giám Đốc Trung tâm phần mềm Trung tâm Kinh doanh phân phối cung Phòng dịch vụ, bảo hành Phòng kế toán Phòng hành chính tổng hợp Phòng biên tập viên 2 báo điện tử: vn-asean.com và quangich.com BAN GIáM ĐốC P. Hành chính tổng hợp Trung tâm Phần mềm P. Dịch vụ Bảo hành P. Kế toán Trung tâm Kinh doanh Phân phối P. Biên tập viên b/ Sơ đồ phòng ban 1.5 Cơ cấu nhân sự Đội ngũ nhân viên của Công ty đều là những người có năng lực trình độ, không những chỉ giỏi về công nghệ thông tin mà còn hiểu biết sâu sắc nhiều hoạt động của nhiều ngành nghề khác nhau, giúp cho Quảng ích luôn hiểu khách hàng cần gì và đưa ra các giải pháp bằng công nghệ để giải quyết vấn đề của khách hàng. 2 Qúa trình phát triển 2.1 Quá trình hình thành các phòng ban a/ Phòng biên tập viên Để phục vụ cho chiến lược mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh - phát triển, tháng 2 năm 2003, Quảng ích thành lập phòng “Biên tập viên”. Đây là phòng có chức năng phục vụ riêng cho tờ báo điện tử VN-ASEAN (www.vn-asean.com) của công ty. Một trang thông tin phong phú, sống động và hữu ích, đề cập tới tất cả các vấn đề của khối ASEAN như: văn hoá, chính trị, kinh tế, khoa học, đến tình hình cập nhật nóng hổi diễn ra tại các nước trong khu vực. b/ Trung tâm Kinh doanh - phân phối - Trung tâm đã mạnh dạn đầu tư vào việc kinh doanh dự án và đã thu được những kết quả rất khả quan. - Thành quả đầu tiên là đạt được thị phần đáng kể trong thị trường dự án ở Việt nam và có các khách hàng chiến lược cho mục tiêu phát triển lâu dài. - Bằng việc cung cấp hàng loạt các sản phẩm CNTT chất lượng cao của các hãng hàng đầu thế giới như: COMPAQ, IBM. INTEL, NOVELL, với dịch vụ hoàn hảo, trung tâm phân phối và bán lẻ nhanh chóng trở thành địa chỉ tin cậy của khách hàng - Trung tâm đã thiết lập được một kênh phân phối rộng khắp, và chặt chẽ với tất cả các mạng lưới khách hang trong cả nước. c/ Trung tâm phần mềm (QSD) - Do nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin của toàn xã hội, định hướng chủ đạo của QSD là tập trung vào phát triển các ứng dụng thương mại điện tử, các hệ thống website phục vụ cho các cơ quan Đảng, các tỉnh và thành phố. - Trung tâm đã đầu tư rất nhiều vào nghiên cứu và thu được nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng các ứng dụng cho hệ thống các cơ quan Đảng, các tỉnh và thành phố. - Cung cấp rộng rãi các ứng dụng quản lý trên mã nguồn mở, MS SQL Server... - Thiết lập các ứng dụng cho việc thu thập và tìm kiếm trên trang Web và hàng loạt các platforms. - Ngoài ra, QSD đã triển khai các hợp đồng ứng dụng phát triển và tích hợp hệ thống trong các lĩnh vực quản lý kinh doanh và sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Các thành viên của QSD là những chuyên gia có kinh nghiệm được các hãng nổi tiếng như: Microsoft, Oracle cấp chứng chỉ đã hoàn thiện thành công các dự án cho các khách hàng từ khối cơ quan quản lý cho đến khối doanh nghiệp. Hai trung Tâm: Trung tâm Kinh Doanh Phân Phối và Trung Tâm Phần Mềm luôn sát cánh bên nhau đã chứng tỏ thế mạnh của Quảng ích. Liên tục hỗ trợ lẫn nhau để phát triển và phấn đấu trở thành mũi đột phá của công ty nói riêng và nền công nghệ thông tin Việt Nam nói chung. d/ Hệ thống kỹ thuật và bảo hành Với gần 10 nhân viên, hệ thống kỹ thuật của Quảng ích bao gồm: TSI (Hệ thống tích hợp) và trung tâm bảo hành. Nhiệm vụ của hệ thống kỹ thuật là: - Nghiên cứu máy tính và mạng - Tư vấn và cung cấp giải pháp tổng thể cho khách hàng - Tham gia vào các dự án theo từng bước (triển khai giải pháp, dịch vụ sau bán hàng, đào tạo user và admin) - Cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp cho các khách hàng - Cung cấp dịch vụ sau bán hàng - Bảo hành (Trung tâm bảo hành) 2.2Chiến lược của Quảng ích Thế kỷ 21 là thế kỷ của công nghệ thông tin, quá trình phát triển toàn cầu bắt đầu từ nửa cuối thế kỷ 20 và không ngừng phát triển. Nhiệm vụ tối quan trọng mà Quảng ích phải thực hiện để theo kịp xu thế phát triển hiện này là tăng cường tốc độ phát triển của công nghệ thông tin, Đó là sự chuẩn bị tích cực để ngành công nghệ thông tin của Việt Nam theo kịp với các nước khác trên thế giới. Mục tiêu của công ty là cung cấp hệ thống giải pháp thông tin tổng thể từ mạng backbone, hệ thống E-mail, và chương trình quản lý ứng dụng cơ sở dữ liệu, lưu trữ văn bản và hệ thống tìm kiếm. Mục đích chính của công ty là phát triển thị trường công nghệ thông tin trong nước góp phần thúc đẩy tốc độ tăng trưởng của ngành công nghệ thông tin- một lĩnh vực kinh doanh đang phát triển mạnh ở Việt Nam, tập trung vào xây dựng và phát triển các ứng dụng giải pháp tổng thể cho hệ thống ngân hàng, bưu điện, viễn thông và các doanh nghiệp, cơ quan Đảng, các tỉnh thành phố.... Quảng ích luôn mong muốn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ IT hoàn hảo được chứng tỏ trong chất lượng sản phẩm, chất lượng giải pháp, chất lượng dịch vụ. Đáp ứng được những mục tiêu này có nghĩa là Quảng ích luôn lựa chọn những phương thức phát triển công nghệ và phần mềm phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Chiến lược kinh doanh sắp tới cũng như lâu dài của công ty là đưa Quảng ích trở thành một công ty phần mền hùng mạnh, chiếm thị phần đáng kể trong thị trường phần mềm ở Việt Nam, để đạt được điều đó công ty không chỉ bởi sức mạnh vật chất mà còn cả sức mạnh tinh thần. Trong chiến lược phát triển con người, Quảng ích luôn tạo cơ hội cho nhân viên phát triển, tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh để cho các thành viên của công ty đều luôn phải cố gắng và cùng phát triển, luôn chia sẻ lợi nhuận của công ty cho tất cả các thành viên. Lợi nhuận của công ty là lợi nhuận của từng cá nhân và góp phần phục vụ phát triển đất nước. Bằng sức mạnh vật chất và tinh thần, Quảng ích thực sự hoà nhập vào một kỷ nguyên mới, vào xu thế phát triển của kinh doanh thương mại điện tử ở Việt Nam. 2.3 Định hướng phát triển Với mong muốn: những sản phẩm mà Công ty đem lại cho khách hàng không chỉ đơn giản là những công cụ khoa học - công nghệ tiên tiến, mà là một hệ thống giải pháp tổng thể đem lại hiệu quả tối ưu cho mọi hoạt động của khách hàng. Luôn cùng khách hàng đi đến thành công với phương châm không chỉ dừng lại ở bán sản phẩm cho khách hàng mà còn mong muốn sản phẩm được khách hàng dùng một cách hữu ích. Sản phẩm và dịch vụ mang lại lợi ích cho khách hàng chính là mục tiêu và lợi thế cạnh tranh để phát triển kinh doanh lâu dài. Trong điều kiện trình độ nghiệp vụ, trình độ tổ chức và trình độ tin học hiện nay của khách hàng chính của chúng ta còn hạn chế, để mong muốn nói trên thực hiện thì chúng ta phải cùng làm việc sát cánh với khách hàng cho đến khi thành công. Mục tiêu tiếp theo của chúng tôi là: + Liên tục cập nhật, tiếp thu, ứng dụng và chuyển giao các công nghệ tiên tiến nhất của thời đại. + Xây dựng và phát triển các sản phẩm với độ chuẩn hoá cao, hướng tới sự đồng nhất, có thể giao tiếp trong nhiều môi trường, độ thân thiện với người dùng tối đa, dễ sử dụng với mọi trình độ: từ căn bản, chuyên viên kỹ thuật, chuyên gia... + Thiết lập mạng lưới khách hàng ngày càng rộng rãi và bền vững + Danh sách dự án ngày càng được bổ sung + Đội ngũ nhân viên không ngừng tăng phát triển và lớn mạnh cả về chất và lượng. + Doanh thu không ngừng tăng lên để làm cơ sở tái mở rộng sản xuất. Mục đích là: + Góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền CNTT nước nhà. + Đồng thời, đáp ứng cho chính nhu cầu ứng dụng để phát triển nền kinh tế xã hội trong nước, tạo sức bật cho nội lực quốc gia trước khi tiến tới định hướng xuất khẩu. II. tổng quan về đề tàI nghiên cứu 1. Cơ sở lý luận đề tài Nhiều năm gần đây lĩnh vực Công nghệ thông tin đã và đang phát triển mạnh và ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn. Sự phát triển của Công nghệ thông tin dường như luôn đi kèm với sự phát triển của đất nước, nó biểu hiện cho sự phát triển kinh tế, là hiện thân của một cơ quan, tổ chức có bộ máy lãnh đạo và nhân viên có trình độ cao. Nó đang là mối quan tâm hàng đầu của tất cả mọi người trên thế giới và là lĩnh vực mũi nhọn để phát triển đất nước. Việc ứng dụng máy tính vào các cơ quan, công sở, trường học... để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập kỷ 70. Để có thể làm việc tốt thì yêu cầu phải có đội ngũ cán bộ công nhân viên có tri thức, am hiểu về máy tính và các phần mềm máy tính. Vì vậy máy tính nhanh chóng xuất hiện ở mọi nơi, Trường học thì đã có khoa đào tạo về công nghệ thông tin, các môn tin học được chú trọng giảng dạy. Cùng với việc đó thì việc máy tính có mặt trong từng gia đình để phục vụ cho công việc của cán bộ và phục vụ cho việc học tập của học sinh, sinh viên là một vấn đề hết sức dễ hiểu. Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới, Việt Nam, một trong những nước đang phát triển, có tốc độ tăng trưởng kinh tế tương đối nhanh (năm 2003 Việt Nam có mức tăng trưởng GDP đứng thứ hai trên thế giới) thì vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các đơn vị thường chỉ quan tâm tới máy móc phần cứng (hardware) còn xem nhẹ phần mềm (software), chỉ sử dụng phầm mềm xử lý dữ liệu có sẵn (như Lotusr, Excell) hoặc nếu có trang bị chương trình quản lý dữ liệu thì chỉ có tính cục bộ. Trong thời đại lĩnh vực thông tin ngày càng phát triển như hiện nay thì ngoài các kiến thức được học trong trường mỗi người còn cần phải luôn quan tâm đến các thông tin, tin tức về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội... Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng và ngày càng không thể thiếu đối với toàn ngành khác nói chung và với mỗi doanh nghiệp nói riêng. Việc tin học hoá trong trường học cũng là vấn đề cấp bách đặt ra nếu muốn chất lượng của giáo dục được nâng cao. Các nghiệp vụ trong trường học như việc lưu trữ các văn bản, thông tin, việc quản lý điểm, tính điểm... trở nên rất tốn kém và mất rất nhiều thời gian, có khi còn có những sai sót nếu lưu trữ trên giấy, tính điểm thủ công, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm được chi phí lưu trữ thông tin về mặt thời gian và tiền bạc. Sau một thời gian học tập và nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phần phần mềm Quảng ích, được sự định hướng của anh Trương Minh Hợp trực tiếp hướng dẫn và các anh trong phòng lập trình. Đồng thời được sự đồng ý của giáo viên hướng dẫn thực tập, KS. Hồ Bích Hà em quyết định lựa chọn đề tài để nghiên cứu trong giai đoạn thực tập chuyên nghành là: “ Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý học sinh tại Trường Trung học cơ sở Cộng hoà” 2. Mục đích và ý nghĩa của đề tài đối với cơ quan thực tập Trong những năm gần đây Việt Nam là một trong những nước có nền kinh tế có tốc độ tăng trưởng nhanh trên thế giới. Nằm trong xu thế phát triển đó một doanh nghiệp dù là quốc doanh hay tư nhân, dù kinh doanh trong bất kỳ một lĩnh vực nào công nghiệp, nông nghiệp, dịch vụ… thì vấn đề đầu vào và đầu ra cho sản phẩm của mình cũng luôn được đặt nên hàng đầu. Không nằm ngoài xu hướng đó các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực tin học nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất phần mềm nói riêng cũng luôn tìm cho mình một hướng đi thích hợp để có thể tồn tại và phát triển. Quảng ích một công ty phần mềm non trẻ, mới được thành lập vào năm 2000 nhưng với chiến lược đúng đắn Quảng ích đã không ngừng phát triển và đã có trỗ đứng trong ngành tin học Việt Nam. Mới được thành lập việc cạnh tranh trong lĩnh vực kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng… là rất khó bởi trong các lĩnh vực đó đều đã có các công ty có uy tín như công ty phân mền kế toán FAT, FPT… ý thức được điều đó Quảng ích đã đi vào khai thác thác thị trường hoàn toàn mới mẻ và vô cùng rộng lớn đó chính là trường học và các cơ quan hành chính ở huyện uỷ tỉnh uỷ. Quảng ích phát triển các phần mềm quản lý học sinh, quản lý giáo viên, quản lý thư viện, phát triển các web trong trường học, trong tỉnh uỷ… . Với phần mềm mở Quản lý học sinh đã được triển khai ở nhiều trường trung học phổ thông ở Hải Dương, Hưng Yên, Thái Bình, Nam Định, Bắc Ninh. Quản lý học sinh khối trung học cơ sở đang là hướng đi sắp tới của công ty. Mặc dù cùng là Quản lý học sinh, nhưng quản lý ở các cấp khác nhau là khác nhau chính vì thế đề tài quản lý học sinh khối trung học cơ sở cho công ty thấy được các nhìn sơ lược về vấn đề này. Do đã khảo sát thực tế cho nên đề tài đã áp dụng theo các quy chế mới, chính vì vậy ý nghĩ lớn nhất của đề tài đối với cơ quan thực tập là làm giảm bớt thời gian khảo sát của công ty trong quá trình xây dựng phần mền Quản lý học sinh khối trung học cơ sở. 3. Chức năng chính của chương trình Sản phẩm cuối cùng của đề tài là một phần mềm giúp cho việc quản lý học sinh một cách hiệu quả. Chương trình giúp giải quyết các nghiệp vụ quản lý học sinh diễn ra thường xuyên trong trường học như: Quản lý thông tin về học sinh, tính điểm, tổng kết đánh giá… . Phần mền này sẽ giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm, thời gian liên quan đến công việc quản lý nhưng vẫn đảm bảo nâng cao chất lượng của quản lý. Đáp ứng mong muốn đó chương trình được xây dựng với các chức năng: + Cập nhật các danh mục + Cập nhật thông tin về học sinh + Cập nhật thông tin về giáo viên + Cập nhật điểm + Tìm kiếm học sinh theo các tiêu chí khác nhau + Thống kê, báo cáo 4. Ngôn ngữ sử dụng Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của chương trình. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình dựa trên nhiều yếu tố khách quan và chủ quan như: khả năng của người sử dụng, thói quen của người sử dụng, yêu cầu về môi trường làm việc nhu cầu thực tế của công việc đòi hỏi người làm chương trình phải lựa chọn ngôn ngữ thích hợp... . Trong thời gian học tập tại trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân bọn em đã được tìm hiểu môn Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000, thực tế ở cơ quan thực tập chủ yếu sử dụng ngôn ngữ lập trình VisualBasic. Chính vì vậy đề tài thực tập tốt nghiệp của em được thực hiện trên ngôn ngữ Visual Basic với Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Đây là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (Object Oriented Programing Language) được Microsoft xây dựng và phát triển, là một ngôn ngữ mới có nhiều tính năng ưu việt dễ sử dụng với nhiều hỗ trợ sử dụng. Ngôn ngữ Visual Basic đã được cải tiến và phát triển đến phiên bản thứ 5 và trở thành một hệ thống mở. Nó có khả năng sử dụng cơ sở dữ liệu của các phần mềm Quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như: Microsoft Access, Visual Foxpro, Database, Oracle ... Và đặc biệt là sử dụng các cơ sở dữ liệu của SQL Server dành cho các ứng dụng trên mạng. Ngoài ra, ngôn ngữ Visual Basic còn có các ưu điểm vượt trội so với các ngôn ngữ lập trình khác như sau: + Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nên khi thiết kế ta có thể nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để sử dụng thiết kế những ứng dụng có giao diện rất đẹp tạo cảm giác gần gũi , dễ hiểu, dễ sử dụng cho người dùng. + Việc xây dựng, thiết kế chương trình có thể xác định được thời gian cần thiết để thực hiên vì được thiết kế theo từng module, đảm bảo cho yêu cầu xây dựng chương trình trong thời gian ngắn đáp ứng kịp thời nhu cầu về tiến độ. + Dễ thực hiện , dễ bảo trì và phát triển trong tương lai. Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu Microsoft Access là hệ quản trị dữ liệu được dụng phổ biến và thông dụng nhất hiện nay nó cho phép tạo lập và lưu trũ dữ liệu ở qui mô lớn. Dễ tra cứu bảo trì. Đặc biệt với các thư viện liên kết động với đặc tính mở của nó thông qua ADO và ADOBC. Access cho phép làm việc với nhiều ngôn ngữ lập trình thông dụng và mạnh nhất hiện nay. Chương II Phương pháp luận về Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin I.Hệ thống thông tin 1. Khái niệm Hệ thống thông tin : Hệ thống là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thua thập, lưu trữ, xử lí và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) dược chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). 2.Phương pháp tiếp cận Trong môn học Hệ thống thôn tin chúng ta đã biết để xxây dựng một hệ thống thông tin thì phảI xem xét đến các đối tượng trong hệ thống, các yếu tố và các nhân tố toạ thành hệ thống đó. Quan điểm trên được thực tiễn chứng minhvà nay đã trở thành một luận điểm khoa học. Nhưng vấn đề này mới chỉ thực sự quan trọng trong vài năm gần đây nhờ sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, dậc biệt là sự phát triển của tin học. Chính quan điểm nghiên cứu này giúp chúng ta có cái nhìn khách quan hơn, sát thực hơn khi tiến hành nghiên cứu một vấn đề nào đó. Hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam tin học đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi ngành kinh, nó trực tiếp tham gia hay nó là công cụ hỗ trợ các hoạt động quản lý, kinh doanh, bán hàng… Trong lĩnh vực quản lý thì việc tin học hoá đang là yêu cầu bức thiết được đặt ra để nâng cao năng lực quản lý. Theo quan điểm hệ thống thì một đơn vị kinh tế hay một đơn vị hành chính sự nghiệp đều được cấu thành từ những hệ thống sau: Hệ thống lãnh đạo Hệ thống thông tin trợ giúp Hệ thống thực hiện Thông tin vào Thông tin vào Thông tin vào Thông tin ra Thông tin ra Thông tin ra Với sơ đồ hệ thống trên hệ thống thông tin lãnh đạo đóng vai trò là hệ thống trung tâm có chức năng chính là ra các quyết định. Thông qua hệ thống thông tin trợ giúp (thu thập, xử lý và truyền số liệu) hệ thống thực hiện sẽ hiện thực hoá các quyết định tưc là đưa ra các kết quả từ các quyết định ở trên. Từ đó ta có thể thấp được vai trò của từng hệ thống trong hệ thống tổng thể, các hệ thống này không thể tách rời nhau mà nó phải đan xen cùng tồn tại, nó bổ xung và là mệnh đề của nhau. Tuy nhiên máy tính không thể ra được các quyết định, đồng thời nó cũng không phái là đố tượng sử dụng kết quả cuối cùng. Vì thế mục tiêu của quá trình tin học hoá công tác quản lý thực chất chỉ là tin học hoá các chức năng thu thập, xử ly và truyền số liệu nhằm đem lại hiệu quả cao nhất tronh quá trình quản lý. Đây chỉ là một phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin, bước tiếp theo trong qúa trình nghiên cứu hệ thống thông tin là tìm hiểu một số phương pháp xây dựng hệ thống thông tin. 3. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin 3.1 Phương pháp tổng hợp. Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo lôgíc toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó và đảm bảo khi tích hợp các mảng thành hệ thống hoàn chỉnh thì hệ thống vẫn hoạt động tốt. Ưu điểm : Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm : Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần thiết. 3.2 Phương pháp phân tích Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm : Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm : Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào sử dụng. 3.3 Phương pháp làm mẫu. Đây là phương pháp nhanh chóng tạo ra một mô hình làm việc thực nghiệm của hệ thổng để người sử dụng xem xét và đánh giá. Thông qua giao tiếp với bản mẫu người sử dụng có thể phát triển tư duy, đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống sẽ được xây dựng trong tương lai. Bản mâu chính là mô hình của hệ thông, khi đã được khách hàng chấp nhận thì cán bộ lập trình làm mịn và xây dựng phần mềm hoàn chỉnh. Ưu điểm: Do không tiến hành xây dựng phần mền ngay do đó sẽ giảm tối thiểu những chi phí do sự phát triển sai lệch, đồng thời phái triển được tư duy của khác hàng từ đó xây dựng được phần mền đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Nhược điểm: Khi làm bản mẫu khôngchặt chẽ thì phần mềm sẽ không đảm bảo kỹ thuật, khó khăn cho công tác bảo trì sau này. Nó có thể khó ăn nhập với cơ sở dữ liệu, hay hệ thống phục vụ nhiều người dùng. 3.4 Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống. Vòng đời phát triển của hệ thống là một phương phát phát triênư từ khá sớm để xây dựng hệ thống thông tin và đến nay vẫn được sử dụng rộng rãi. Phương pháp này quan niệm rằng hệ thống thông tin có một vòng đời tương tự như một tổ chức bất kì: có giai đoạn bắt đầu, có giai đoạn phát triển và có giai đoạn kết thúc. Theo phương pháp này, quá trình phat triển hệ thống thông tin có 6 giai đoạn: Xác định dự án, nghiên cứu hệ thống, t hiết kế, lập chương trình, cài đặt và triển khai. Mỗi giai đoạn gồm các hoạt động cơ bản cần được hoàn thành trước khi bát đầu giai đoạn sau. Các giai đoạn thực hiện lần lượt với một sự phân công lao động rõ ràng giữa người sử dụng và các chuyên gia kỹ thuật. II. Phân tích hệ thống Trong giai đoạn nay chúng ta sử dụng các công cụ chủ yếu sau : +Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram). +Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram). + Mô hình dữ liệu ( Data Mode ). +Mô hình quan hệ ( Relation Mode). 1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD). Mục đích của BFD : Tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Một BFD đầy đủ gồm : +Tên chức năng. +Mô tả có tính chất tường thuật. +Đầu vào của chức năng. +Đầu ra của chức năng. +Các sự kiện gây ra sự thay đổi. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc. 2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin - Điều khiển Tài liệu 3. Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD ). Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc : DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng. - Tài liệu : Đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố là đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. - Phân tích DFD : Để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Thiết kế : Phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới. Một số các ký pháp thường dùng : -Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên của một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ. Tên tiến trình Tiếp nhận phiếu điều tra Mỗi tiến trình trong DFD được bao trong một vòng tròn và mỗi tiến trìnhphải có chức năng biến đổi thông tin. Nghĩa là có chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại, bổ sung tạo thông tin mới. VD: Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tương ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau. - Dòng dữ liệu : Là việc chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Tên dữ liệu VD: Dòng thông tin về cơ sở hành chính. - Kho dữ liệu: Bên trong là tên kho Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD biểu diễn cho thông tin cần được lưu trữ trong 1 khoảng thời gian. Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu. Tác nhân ngoài: là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống như._.