Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý Doanh nghiệp FAST

LỜI MỞ ĐẦU Nhân sự là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp. Đúng như vậy, hiện nay các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình và tìm mọi biện pháp quản lý để thực hiện nó một cách nhanh nhất. Nhưng, trên thực tế khi thực hiện các biện pháp đó lại thiếu đi một vấn đề quan trọng đó là “con người”. Theo thống kê phần lớn các DN nhỏ và vừa đều chưa có kỹ năng quản trị nhân lực và đặc biệt chưa có công cụ để quản lý. Ngày nay, chúng ta đang sống trong thế giới của công nghệ thông tin. Tin học đã đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những công việc đơn giản như giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp như việc áp dụng tin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ trụ… Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lên các báo cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn. Qua quá trình thực tập tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý nhân viên của công ty. Chính vì thế em đã quyết định chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”. Trong suốt thời gian thực tập, em đã được Ban giám đốc, các anh chị trưởng, phó phòng và các cán bộ công nhân viên tận tình giúp đỡ để em từng bước thực hiện bài báo cáo này. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô – T.S Trần Thị Song Minh đã tạo điều kiện giúp đỡ em được thực tập tại công ty và hoàn thành bài báo cáo này. Trong quá trình thực hiện, chắc chắn em không thể tránh được những thiếu sót do chủ quan hoặc do hạn chế từ phía công ty. Em mong cô thông cảm và giúp đỡ em. Một lần nữa em xin cảm ơn cô T.S Trần Thị Song Minh – người trực tiếp hướng dẫn và rất nhiệt huyết giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo. Hà Nội ngày: 3/2/2007 Sinh viên: Phạm Thị Thu Huyền CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY FAST Lời nói đầu Giới thiệu chung về Công ty FAST Công ty Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (Fast Software Company) được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp. FAST được thành lập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị doanh nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho thị trường Trước năm 2003 công ty có tên là "Công ty phần mềm tài chính kế toán FAST". Từ năm 2003 công ty đổi tên thành "Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST". Tên tiếng Anh là “Fast Software Company”. Tên giao dịch là: FAST. Logo : FAST có ba trụ sở: tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, và Đà Nẵng. Vốn kinh doanh vào đầu năm 2005 là 1.700.000.000đ, được chia thành 170.000 cổ phiếu, mỗi cổ phiếu trị giá 10.000đ. Ngành nghề đăng ký kinh doanh bao gồm: Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính; Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện, điện tử); Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ; Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Chức năng nhiệm vụ Công việc của FAST đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp FAST đặt ra mục tiêu là đạt được và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. "Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt" là phương châm kinh doanh của FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Fast chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp. Với sự chuyên sâu này FAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn. 1.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm Văn phòng đại diện Đà Nẵng Giám đốc chi nhánh Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh T.P Hồ Chí Minh Phòng Triển khai hợp đồng Văn phòng và kế toán Phòng Lập trình ứng dụng Phòng kinh doanh Phòng Tư vấn và hỗ trợ khách hàng Phòng Tư vấn thiết kế Phòng tổng hợp Sơ đồ tổ chức của công ty FAST Tổ chức của công ty Mô hình tổ chức của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị; Ban Giám đốc; Phòng tổng hợp (trợ lý cho Ban giám đốc ); Phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm; Các bộ phận kinh doanh tại Hà Nội; TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng Ban lãnh đạo công ty bao gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc công ty, Giám đốc văn phòng tại thành phố Hà Nội, Giám đốc chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Trưởng văn phòng đại diện tại thành phố Đà Nẵng Hội đồng quản trị: Chức năng của Hội đồng quản trị là xác định các chiến lược phát triển dài hạn cho công ty. Hội đồng quản trị bao gồm chủ tịch hội đồng quản trị, hai phó chủ tịch hội đồng quản trị và các thành viên hội đồng quản trị Ban giám đốc: Chức năng của Ban giám đốc là điều hành thực hiện các chiến lược mà Hội đồng quản trị đã đề ra, phát triên kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công tu về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế toán. Ban giám đốc còn tham gia vào xác định chiến lược của công ty, lập kế hoạch hàng năm cho công ty và các chi nhánh. Ban giám đốc bao gồm giám đốc công ty, phó giám đốc công ty và các giám đốc của các chi nhánh. Phòng Tổng hợp: Chức năng của phòng Tổng hợp là trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, tổ chức sản xuất kinh doanh, tài chính kế toán, marketing, làm việc với các đối tác, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh, những công việc, dự án cụ thể. Phòng Tổng hợp bao gồm trợ lý giám đốc về tổ chức nhân sự, trợ lý giám đốc về tài chính kế toán, trợ lý giám đốc về marketing, trợ lý dự án. Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm: Chức năng chính của phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm bao gồm trưởng phòng, phó phòng, nhân viên phụ trách nghiệp vụ, nhân viên phụ trách sản phẩm và lập trình viên. Các chi nhánh của công ty: Chức năng của các chi nhánh là kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ trọn gói của công ty. Các chi nhánh của công ty bao gồm chi nhánh Hà Nội (FHN), chi nhánh Hồ Chí Minh (FSG), và chi nhánh Đà Nẵng (FĐN). Mô hình tổ chức của các chi nhánh bao gồm Giám đốc chi nhánh, phòng Tổng hợp, phòng Kinh doanh, phòng Tư vấn ứng dụng, phòng Lập trình ứng dụng, phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng, phòng Kế toán, phòng Hành chính, Ban Cố vấn dự án, Ban Văn thể xã hội và công đoàn. Giám đốc chi nhánh: Chức năng chính của Giám đốc chi nhánh là điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra, xây dựng các quy định, chế độ chính sách, chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế toán. Ngoài ra Giám đốc chi nhánh còn tham gia vào xác định chiến lược của công ty và lập kế hoạch từng năm cho chi nhánh. Phòng Tổng hợp: Chức năng chính của phòng Tổng hợp là xây dựng các quy trình sản xuất kinh doanh trong công ty, xây dựng mô tả chức năng nhiệm vụ của các vị trí công việc trong công ty. Phòng Tổng hợp còn xây dựng các phương án, tổ chức và thực hiện đào tạo, kiểm tra đánh giá và tuyển dụng nhân viên cho chi nhánh. Phòng Tổng hợp bao gồm trưởng phòng và từ một đến hai nhân viên. Trong trường hợp chỉ có một cán bộ phụ trách về tổ chức và đào tạo thì sẽ không lập phòng mà sẽ là cán bộ trợ lý nhân sự cho Giám đốc chi nhánh. Phòng Kinh doanh: Chức năng chính của phòng kinh doanh là tìm kiếm khách hàng, bán hàng và tổ chức các công việc quảng cáo, hội nghị và tiếp thị. Phòng kinh doanh bao gồm trưởng phòng, các nhân viên kinh doanh, các trợ lý kinh doanh về tiếp thị và trợ lý về tư vấn ứng dụng. Tùy theo điều kiện cụ thể của từng chi nhánh có thể không có trưởng phòng kinh doanh. Phòng Tư vấn ứng dụng: Chức năng chính của phòng Tư vấn ứng dụng là hỗ trợ phòng Kinh doanh trong thử nghiệm, khảo sát ban đầu, thực hiện các hợp đồng và hỗ trợ phòng Tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong việc hỗ trợ khách hàng và bảo hành khi cần thiết. Phòng tư vấn ứng dụng tiến hành khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. Đồng thời phòng Tư vấn ứng dụng còn đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, phòng tiến hành khảo sát chi tiết các yêu cầu của khách hàng, tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin, phối hợp với phòng Lập trình ứng dụng để sửa đổi, kiểm tra và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù, tiến hành cài đặt, đào tạo người sử dụng và hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. Phòng Tư vấn ứng dụng bao gồm trưởng phòng, trưởng nhóm (mỗi nhóm có từ hai đến năm nhân viên), trưởng dự án, chuyên viên tư vấn ứng dụng. Các hợp đồng sẽ được chuyền cho các nhóm thực hiện. Với các hợp đồng lớn nếu một nhóm không đủ khả năng thực hiện thì có thể lấy thêm người của nhóm khác. Đối với các hợp đồng đặc biệt thì có thể lập một nhóm dự án đặc biệt với nhân sự lấy từ các nhóm để thực hiện hợp đồng này. Phòng có một nhóm nghiệp vụ chuyên hỗ trợ cho bộ phận bán hàng trong công việc thử nghiệm và khảo sát cũng như hỗ trợ cho các nhóm khác khi hợp đồng gặp khó khăn trong quá trình thực hiện. Tùy theo đặc thù, các nhóm tư vấn có thể chia theo các sản phẩm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP), quản trị nguồn nhân lực (HRM), kế toán doanh nghiệp (Accounting)... Phòng lập trình ứng dụng: Chức năng chính của phòng Lập trình ứng dụng là lập trình theo yêu cầu cho các hợp đồng, tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng. Phòng Lập trình ứng dụng còn hỗ trợ phòng Triển khai hợp đồng thực hiện hợp đồng trong việc sửa đổi theo yêu cầu đặc thù và bảo hành chương trình sửa đổi. Phòng Lập trình ứng dụng bao gồm trưởng phòng, lập trình viên, cán bộ tư vấn nghiệp vụ (hỗ trợ nghiệp vụ cho các lập trình viên và nhân viên kiểm tra chương trình). Phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng: Chức năng chính của phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng là hỗ trợ khách hàng sử dụng chương trình và bảo hành sản phẩm. Phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng bao gồm trưởng phòng, cán bộ hỗ trợ qua điện thoại và cán bộ bảo hành. Phòng Kế toán: Chức năng chính của phòng Kế toán là kế toán và thu hồi công nợ. Phòng Kế toán bao gồm kế toán trưởng, kế toán công nợ phải thu và thủ quỹ (do một nhân viên kiêm nhiệm). Phòng hành chính: Chức năng của phòng Hành chính là thực hiện công việc văn phòng, trực tổng đài, lễ tân, lái xe và tạp vụ. Phòng Hành chính bao gồm trưởng phòng, nhân viên văn phòng, lái xe và nhân viên tạp vụ. Ban cố vấn dự án: Chức năng của Ban cố vấn dự án là xem xét và đưa ra các giải pháp cho các dự án khi bắt đầu và khi gặp khó khăn, định kỳ hàng tuần hoặc khi có yêu cầu sẽ tổ chức xem xét và đưa ra giải pháp giải quyết các vướng mắc của các dự án. Ban Cố vấn dự án bao gồm trưởng phòng Tư vấn ứng dụng (trưởng ban), trưởng phòng Lập trình ứng dụng, trưởng phòng Tư vấn và hỗ trợ khách hàng và các cán bộ kỹ thuật, nghiệp vụ và tổ chức thực hiện dự án. Ban cố vấn dự án có thể sử dụng nhân viên ở phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm và nhân viên của các chi nhánh khác. Công đoàn: Chức năng chính của Công đoàn là đại diện cho người lao động trong công ty, tập hợp các ý kiến, kiến nghị từ phía người lao động chuyển cho Ban giám đốc, Ban giám đốc xem xét và đưa vào chế độ, quy định của công ty. Công đoàn cùng Ban giám đốc giải quyết các vấn đề tranh chấp giữa ban giám đốc và người lao động, thăm hỏi người ốm đau và tổ chức quyên góp ủng hộ những người gặp khó khăn. Công đoàn bao gồm chủ tịch công đoàn và một đến hai ủy viên ban chấp hành công đoàn Ban Văn thể xã hội: Chức năng của Ban văn thể xã hội là tổ chức các hoạt động văn thể trong công ty, tổ chức các hoạt động xã hội như tham gia các phong trào của xã hội, ủng hộ người nghèo, nạn nhân của thiên tai… Ban Văn thể xã hội bao gồm trưởng ban và một đến hai thành viên. Đội ngũ nhân viên: Số lượng nhân viên của công ty phát triển rất nhanh, chỉ với 17 nhân viên năm 1998, đến nay công ty đã có hơn 150 nhân viên. - Phân bố nhân viên tại văn phòng Công ty và các chi nhánh: FHN Số nhân viên ở Hà Nội FSG Số nhân viên ở Sài Gòn FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác - Phân bố nhân viên theo các phòng ban chức năng: - Biểu đồ phát triển số lượng nhân viên qua các năm : 1.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty FAST và lý do lựa chọn đề tài Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu về hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty. Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn: - Công ty đang sử dụng phần mềm “Quản lý nhân sự”, phần mềm này đã sử dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), được viết trên ngôn ngữ Foxpro for Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF. Đây là ngôn ngữ lập trình có từ rất lâu, khả năng chạy kém, tính an toàn dữ liệu bảo mật thông tin không cao. Nhất là việc chạy trên MS DOS, nên công việc in ấn gặp rất nhiều khó khăn. - Cấu trúc cơ sở dữ liệu chưa tối ưu, lượng thông tin phải nhập rất nhiều gây khó khăn cho người sử dụng và lưu trữ tốn kém. Các báo cáo còn thiếu hoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập. - Phần mềm chưa hỗ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toán phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian. Hiện nay số lượng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại được phân bố ở các chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức tạp. Chính vì thế việc có một phần mềm “Quản lý nhân sự” phù hợp hơn là rất cần thiết đối với Công ty hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những quy định về thời gian cũng như khối lượng công việc đối với một đề tài thực tập cho nên em đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”. 1.3. Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý. Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý người ta sử dụng 2 phương pháp cơ bản sau: Phương pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phương pháp này sẽ tin học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng như thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hoá thay thế cho cấu trúc cũ. Ưu điểm: Các chức năng được tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa của thông tin. Nhược điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống. Đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua. Phương pháp tin học hoá từng phần: Phương pháp này chỉ tin học hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác. Các phân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán. Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì công việc được phát triển tương đối độc lập với nhau. Đầu tư ban đầu không lớn. Một trong những ưu điểm được đánh giá cao trong phương pháp này là không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận. Mặt khác sự thay đổi và phát triển về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng được tinh mềm dẻo. Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin. Trong thực tế người ta sử dụng kết hợp cả hai phương pháp trên nhằm giảm tối thiểu những nhược điểm của từng phương pháp. Nhưng trong quản lý kinh tế dù áp dụng theo phương pháp nào thì cũng đều phải tính đến sự phù hợp của phương pháp đó với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của hệ thống đó. Xuất phát từ thực tế về việc quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, cần thiết phải thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự bằng việc phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty và từ đó có những giải pháp tối ưu hóa cho bài toán quản lý, đó là : Thiết kế các sơ đồ luồng thông tin (IFD) , Sơ đồ chức năng (BFD) , Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống thông tin. Thiết kế giao diện. Phân tích – thiết kế cơ sở dữ liệu. Với việc sử dụng thuật toán : Giải thuật đăng nhập (Log in) vào chương trình; Giải thuật thêm một bản ghi vào tệp danh mục; Thuật toán tìm kiếm dữ liệu; Giải thuật lên báo cáo nhân sự: Và ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Foxpro 6.0 thay thế cho ngôn ngữ Fox For Dos mà Công ty đang sử dụng. CHƯƠNG II. CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1. Thông tin 2.1.1.Khái niệm thông tin Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông tin của quá trình xử lý có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lý khác. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Phản ánh Tri thức hoá Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một đối tượng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tượng trong một khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể. Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho người lãnh đạo đưa ra được những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyết định phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong một pham vi không gian và thời gian. 2.1.2. Đặc trưng của thông tin Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm hiểu các đặc trưng cơ bản của thông tin như sau: Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng của thông tin. Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất định về hệ thống ngày càng giảm. Thông tin phải được định hướng rõ ràng. Thông tin phải có tính thời điểm. Điều này có nghĩa là thông tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài. Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó. Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai trò liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống. Thông tin mang tính tương đối. Thông tin được tạo ra và truyền đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây ra. Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa các bên… đã làm cho thông tin chỉ phản ánh được một cách tương đối về đối tượng được phản ánh. 2.1.3.Vai trò của thông tin trong quản lý Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay các nhà quản lý phải hoạt động với năng suất và hiệu suất cao nhằm đạt được các mục tiêu quản lý đã đề ra. Những nguồn tài nguyên, vật lực mà họ có để sử dụng là: con người, tiền bạc, tài nguyên, năng lượng và thông tin. Mỗi nguồn tài lực này, trừ thông tin, đều có thể đếm hay đo được theo một cách nào đó, bởi vậy dễ quản lý. Thông tin thì khác: nó là vô hình nên khó có thể đo được chính xác. Mặc dù vậy, nhiều cơ quan hiên nay đang ngày càng nhận thấy rằng thông tin là một trong những nguồn tài nguyên quan trọng nhất của họ, cần thiết có biện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng một cách có hiệu lực. Hầu như trong lĩnh vực nào thông tin cũng đựơc đánh giá cao. Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin thì đã chắc thắng một nửa. Nhưng không chỉ trong chiến tranh thông tin mới quan trọng. Ngay trong hoà bình , thông tin về các xu hướng kinh tế, về thị trường, về công nghệ mới, về kỹ năng và tiềm năng của lực lượng lao động và về sở thích của khách hàng cũng đóng một vai trò quyết định trong thành công hay thất bại của công ty. Bởi vì thông tin là cơ sở cho những quyết định đúng đắn, tránh được những sai lầm do bệnh “thiếu thông tin” gây ra, chúng làm tăng khả năng trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng, tăng tốc độ phục vụ khách hàng. Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của một quyết định. Về lý thuyết, giá trị của thông tin có được nhờ sự thay đổi hành vi quyết định gây ra bởi thông tin trừ đi chi phí để nhận được thông tin đó. Ngoài bối cảnh của một quyết định, thông tin còn có tác dụng động viên, khích lệ, tăng kiến thức và kinh nghiệm của người nhận tin. Qua những khảo sát trên, càng ngày người ta cành nhận rõ giá trị của thông tin. Một nhà tài chính đã nhận xét rằng ngày nay thông tin về tiền bạc quan trọng không kém gì tiền bạc. Thông tin là một nguồn tài nguyên quý báu, phải trả giá bằng tiền cho nên phải được giữ gìn, quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả. 2.2. Hệ thống thông tin 2.2.1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xữ lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Kho dữ liệu Thu nhập Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích Như mô hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý Bộ phận kho dữ liệu Bộ phận đưa dữ liệu ra Hệ thống thông tin gồm có: Hệ thống chính thức và hệ thống không chính thức. Một hệ thống thông tin chính thức thường bao gồm một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra thì cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức. Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các hoạt động xử lý thông tin như gửi thư và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí, tạp chí. 2.2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại. * Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. Các hệ thống thông tin khác nhau có các phương pháp tiếp cận vấn đề khác nhau và có những mục đích khác nhau. Theo cách phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì ta có thể phân thành 5 hệ thống thông tin sau: - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System). Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của người nộp thuế… - Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System). Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…là các hệ thống thông tin quản lý. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System). Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tình hình. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành từ một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA (Information System for Competitive Advantage). Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở 4 loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. Theo cách phân loại trên thì Hệ thống thông tin quản trị nhân lực chính là hệ thống thông tin quản lý bởi hệ thống này trợ giúp những hoạt động quản lý nhân lực của 1 tổ chức doanh nghiệp. * Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này : Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketinh chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Như vậy hệ thống thông tin quản lý nhân lực chỉ là một trong rất nhiều hệ thống thông tin quản lý thường có trong một tổ chức doanh nghiệp. 2.2.3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin. Cùng môt hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình cùng được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình lôgic (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn người dùng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgic này. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác v._.ới hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tự nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgic là kế quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình có độ ổn định khác nhau, mô hình lôgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 2.3. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2.3.1. Phương pháp tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận. Nhưng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần thiết. 2.3.2. Phương pháp phân tích Trong phương pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logic toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động được khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này. 2.3.3. Phương pháp tổng hợp và phân tích Đây là phương pháp kết hợp đông thời cả hai phương pháp trên. Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. 2.4. Phân loại hệ thống thông tin trong quản trị nhân lực Quản trị nhân lực (Human Resource Management) liên quan đến hai vấn đề cơ bản là “quản trị” và “nguồn nhân lực”. Quản trị là quá trình làm cho những hoạt động được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua người khác. Vấn đề quản trị có sự phối hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật lãnh đạo. Về phương diện khoa học, quản trị gia thành công là người nắm vững các kiến thức và kỹ năng quản trị. Về phương diện nghệ thuật, quản trị gia thành công là người có các năng lực bẩm sinh như thông minh, có tài thuyết phục, lôi cuốn người khác làm theo…Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. Quản trị nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức và có hai mục tiêu cơ bản: Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp. Để thực hiện được công tác quản trị nhân lực có hiệu quả thì trước hết người lãnh đạo phải biết phân công và tổ chức công việc một cách khoa học, đó là việc phải hoạch định được những công việc trong ngắn hạn cũng như dài hạn. Chính vì thế hệ thống thông tin quản trị nhân lực được phân loại một cách khoa học và cụ thể hơn giúp cho người lãnh đạo dễ dàng hơn trong công tác quản trị nhân lực: 2.4.1. Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp. Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Có rất nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin về các dữ liệu nhân sự .Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và nhân lực của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ. * Hệ thống thông tin quản lý lương Trong hệ thống thông tin tài chính, phân hệ quản lý lương thực hiện thu thập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động, hệ số lương của người lao động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của người lao động. Đó là những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định. Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta có thể thực hiện lưu trữ dữ liệu với sự giảm thiểu tối đa sự trùng lặp vì vậy sẽ không có sự trùng lặp số liệu giữa hệ thống quản lý lương và hệ thống nhân sự, nhưng vẫn đảm bảo sự tương thích về mặt dữ liệu giữa hai hệ thống này, đảm bảo cung cấp các báo cáo tầm sách lược từ dữ liệu của hai hệ thống này. * Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt động của một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc được thực hiện bởi một người lao động riêng. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó. Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc ra các quyết định tuyển người. Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định sách lược phù hợp. * Hệ thống thông tin quản lý người lao động Phòng tổ chức – hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự của doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Một phần của hệ thống thông tin quản lý người lao động là tệp nhân sự . Tệp này chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp…Một phần khác của hệ thống thông tin quản lý người lao động là danh mục các kỹ năng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để bảo đảm hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thời gian lao động, nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm. * Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người Đánh giá tình hình thực hiện công việc là một quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Đối với công nhân sản xuất thực hiện theo mức lương lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lượng sản phẩm … Đối với các nhân viên, việc đánh giá có phần phức tạp và khó khăn hơn. Những đánh giá do hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người cung cấp được gọi là đánh giá biểu hiện. Dữ liệu phục vụ cho các đánh giá biểu hiện được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động phát tới cấp trên trực tiếp của người lao động, hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân người lao động và thậm chí là tới các khách hàng. Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng được sử dụng để xác định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn không bảo đảm chất lượng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phát triển một chương trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhất định các nhân công lao động. * Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể được sử dụng để lên các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ. Ví dụ, luật quản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp duy trì các thông tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi người lao động, kể cả những thông tin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp. Tổ chức doanh nghiệp có thể thực hiện được nhiều cải tiến, bằng cách sử dụng chính các thông tin dùng cho báo cáo chính phủ. Ví dụ trên cơ sở thông tin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ và an toàn lao động, có thể tính toán được chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp. Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục người lao động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định nên các yếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp. Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể xác định các bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề hay các nhà phụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; và cũng xác định những người lao động hay gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ. Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận được theo nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trường làm việc. * Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc. Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó, sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí lao động còn trống. Để chắc chắn phù hợp với các luật định của nhà nước, các thủ tục phải được lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc. Số liệu thu được qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết định phân công phải được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này. 2.4.2. Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược. Các hệ thống thông tin sách lược cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực. Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển người lao động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo hay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho người lao động. * Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc. Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần có của người công nhân để thực hiện các công việc đó. Mỗi mô tả công việc phải đặc tả được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này. Một đặc tả công việc mô tả các kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khác nhau cần thiết đối với người lao động để có thể được sắp vào vị trí làm việc như mô tả. Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẩn. Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào của hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ. Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả và đặc điểm công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý ra các quyết định sách lược như việc xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản lý thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức doanh nghiệp, tránh gây nên bất bình trong người lao động. Thông tin thu được từ hệ thống thông tin và thiết kế công việc có thể được sử dụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một số chức danh công việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có những đặc điểm chung như nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinh giảm cấu trúc công việc trong doanh nghiệp cũng như dể dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh công việc và cũng để đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp việc làm. Thông tin phân tích và thiết kế việc làm có thể được kết nối với hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đưa ra dạnh mục các vị trí việc làm còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theo trình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó. Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xác định được các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng: Cần tuyển ai và sắp xếp họ vào những công việc nào. Đồng thời những thông tin loại này cũng tạo cơ sở để xác định mức chi trả cho người lao động, để thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động. Trên thực tế, hệ thống phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực. Vậy nên, hệ thống thông tin này hỗ trợ rất nhiều quyết định sách lược liên quan đến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. * Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực. Chức năng tuyển chọn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương các vị trí công việc còn trống, xác định được từ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc. Chức năng tuyển chọn nhân lực cũng cần đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các quy định về hợp đồng và biên chế lao động. Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoá tuyển chọn nhân lực. Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý nhiều kiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch. Đó có thể là danh sách các vị trí công việc còn trống, danh sách những người lao động dự kiến đến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc; là những thông tin về kỹ năng và sở trường của những người lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiện công việc và con người lao động. Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lý kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn. * Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhiều quyết định quản trị nhân lực sách lược khác nhau, đặc biệt khi thông tin về lương thưởng và trợ cấp liên quan đến các nguồn thông tin bên ngoài và các hệ thống thông tin nhân lực khác. Các kế hoạch lương thưởng và trợ cấp có vai trò rất quan trọng trong việc tăng năng suất lao động của tổ chức. Bằng phúc lợi nguồn nhân lực, tinh thần và đời sống vật chất của người lao động được nâng cao, tạo điều kiện tăng năng suất lao động. * Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Một hoạt động quan trọng của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa và quản trị các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao chất lượng người lao động. Chương trình đào tạo do hệ thống phát triển và đào tạo cung cấp cần thoả mãn nhu cầu của các công việc được xác định bởi hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và hệ thống phân tích và thiết kế công việc. 2.4.3.Hệ thống thông tin nhân lực chiến lược Kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động chủ yếu của quản trị nhân lực mức chiến lược. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình mà thông qua nó các doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng lúc để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Các doanh nghiệp với những kế hoạch chiến lược lâu dài như: mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy hay mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa vào một sản phẩm mới đều rất cần đến những thông tin về số lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có, để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ phục vụ mục đích này của doanh nghiệp. Nó sẽ xác định các nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, điều đó đồng nghĩa với dự báo cung và cầu về nguồn nhân lực được yều cầu. Các dự báo sẽ tiến hành thực hiện ước lượng số lượng, đặc điểm và chi phí cho nguồn nhân lực để đạt được các kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Để tiến hành dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu hỏi về kế hoạch hoá sau đây: Nguồn nhân lực của doanh nghiệp phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến lược ? Nhân sự phải có kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất gì ? Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì ? Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra, cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu ? Hay nói cách khác cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi công việc ? Nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp như thế nào ? Đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược ? Còn những nguồn lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược ? Việc xác định kiểu và số lượng nhân lực cần cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo cầu về nguồn nhân lực, còn việc xác định những nguồn nhân lực có sẵn nội trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp gọi là dự báo cung nguồn nhân lực. Những dự báo kiểu này có thể được tiến hành trên mức vĩ mô hay vi mô. 2.5. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Ngày nay, với sự phát triển của đời sống xã hội ngày càng cao, đồng nghĩa với nó là công tác quản lý cũng cần phải chính xác và cụ thể hơn. Chính vì thế để tạo ra được một phần mềm đáp ứng được những yêu cầu đặt ra thì một cá nhân hay một nhóm người thì khó mà hoàn thành được. Vì vậy để nâng cao hiệu quả lao động của mổi cá nhân cũng như của toàn tập thể thì việc phân công lao động chặt chẽ là rất cần thiết. Xuất phát từ yêu cầu đó một hệ thống thông tin cũng được phân chia thành các giai đoạn khác nhau cụ thể như sau: 2.5.1. Đánh giá yêu cầu Khi có yêu cầu cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệ thống thông tin, người quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu yêu cầu phát triển hệ thống. Yêu cầu này sẽ được gửi tới lãnh đạo bộ phận tin học nếu bộ phận như thế tồn tại, hoặc đến một hãng chuyên môn trong trường hợp ngược lại. Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiều tính chính thức. Trong một số tổ chức người sử dụng phải trình bày yêu cầu của họ theo chuẩn mẫu đã được xây dựng trước; và phải chỉ rõ vấn đề mà họ thấy, nguyên nhân của chúng, giải pháp họ mong muốn và lợi ích ước tính. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời gian. Một số chuyên gia ước tính rằng trong một số trường hợp quy mô lớn thời gian đánh giá dự án chiếm 4 – 5% tổng thời gian dành cho dự án. Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì nó đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định các nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được nhữnh ảnh hưởng của chúng. Đánh giá yêu cầu gồm có các công đoạn sau: + Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Tức là làm quen với hệ thống đáng xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. + Làm rõ yêu cầu: Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. + Đánh giá khả năng thực thi: Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ thuật. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu: Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án. 2.5.2. Phân tích chi tiết * Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết: Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh gía yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Trong trường hợp thuận lợi thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành. Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt đuợc của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. * Các phương pháp thu thập thông tin trong giai đoạn phân tích chi tiết - Phỏng vấn: Phỏng vấn là một trong những công cụ đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Gặp được những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức; thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. - Nghiên cứu tài liệu Quá trình nghiên cứu tài liệu giúp ta có được những thông tin cụ thể về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dụng và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. - Sử dụng phiếu điều tra Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB động…phiếu điều tra cần phải phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở. - Quan sát Có rất nhiều điều mà không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trũ có khoá hoặc không khoá… Quan sát có thể bị khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như thường ngày. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đôi ngũ phân tích. * Mã hoá dữ liệu của giai đoạn phân tích chi tiết: Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu. Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích như là : Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng ; Mô tả nhanh chóng các đối tượng ; Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. - Định nghĩa : Mã hoá dữ liệu là một biểu diển theo ngôn ngữ quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. - Các phương pháp mã hoá cơ bản + Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống. Và mã số được xây dựng từ trái sang phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. + Phương pháp mã liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số là 999 thì người tiệp theo mang mã số là 1000. + Phương pháp mã tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có mã hoá tổng hợp. + Phương pháp mã hoá theo Xeri: Phương pháp này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái làm mã. + Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. * Các công cụ mô hình hoá Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng ( format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên tiến trình xử lý Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD + Các mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ): thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1… + Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD Luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. + Đối với việc phân rã DFD Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ. Ngày nay một số công cụ được tin học hoá, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ._.